Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Skaun kommune Arkivsak: 16/161 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Buvik skole, møterom Møtedeltakere: Roy Michelsen Arne Morten Johnsen Georg Heggelund Oddrun Husby Ann-Sølvi Valås Myhr Forfall: Andre møtende: Jan Yngvar Kiel, Rådmann Arve Gausen, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Torbjørn Brandt, Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS (konsek) Kopi: Ordfører, Rådmann, Frode Singstad, Arve Gausen, postmottak Skaun kommune, postmottak RMN Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Torbjørn Brandt på telefon , eller e-post: torbjorn.brandt@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Roy Michelsen (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Brandt Førstekonsulent, Konsek

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 29/16 Godkjenning av møteprotokoll 30/16 Orientering og enhetsbesøk ved Buvik skole 31/16 Orientering tilsynsrapport Buvik skole 32/16 Orientering tilsynsrapport sosiale tjenester for brukere år 33/16 Orientering fra rådmannen møteoffentlighet, dokumentinnsyn og habilitetsinnsigelser. 34/16 Forvaltningsrevisjon saksbehandling i byggesaker 35/16 Referatsaker 36/16 Aktuelle saker fra utvalgene 37/16 Eventuelt 38/16 Forslag til plan for forvaltningsrevisjon

3 Godkjenning av møteprotokoll Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/161-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget.

4 Orientering og enhetsbesøk ved Buvik skole Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/156-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning Som et ledd i å gjøre seg kjent med kommunens virksomhet vedtok kontrollutvalget i sak 14/16 å besøke enheter i Skaun kommune. I forbindelse med kontrollutvalgets møte besøker utvalget Buvik skole. Før ordinær saksbehandling vil kontrollutvalget få en omvisning på skolen. Ledelsen ved skolen vil orientere om virksomheten, spesielle satsningsområder og eventuelle utfordringer m.m. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget og ta redegjørelsen til orientering. Utvalget må vurdere om det er behov for videre oppfølging med bakgrunn i informasjon gitt i forbindelse med enhetsbesøket.

5 Orientering tilsynsrapport Buvik skole Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/156-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Tilsynsrapport for Buvik skole Saksutredning Fylkesmannen har gjennomført tilsyn ved Buvik skole. Tilsynet var ikke rettet mot kommunens system for å kontrollere om bestemmelsen på et aktuelt område blir oppfylt. Tilsynet var rettet mot det arbeid som gjøres på skolen. Fylkesmannen påpeker i tilsynsrapporten at Skaun kommunen skal, som en del av oppfølgingen etter tilsynet, vurdere sine rutiner med bakgrunn fylkesmannens konklusjoner. Det vises til rapporten for fylkesmannens konklusjoner. Fylkesmannen har konkludert med at det på tilsynstidspunktet for alle undersøkte områder, unntatt ett, var og er tilfredstillende rutiner og praksis. Fylkesmannen påpeker at Buvik skole hadde, ved tilsynstidspunktet, mangelfulle rutiner knyttet til evaluering av iverksatte tiltak. Skolen hadde heller ikke klare ansvarsforhold knyttet til evaluering av iverksatte tiltak rettet mot elever med svake ferdigheter i lesing og regning. Skolen har i brev av 8. september 2015 redegjort for tiltak som sannsynliggjør at denne praksisen nå er i tråd med de rettslige krav presentert ovenfor. Kontrollutvalget behandlet saken (se sak 28/16) i møtet den og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmann orientere om fylkesmannens tilsynsrapport om Buvik skole i neste møte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget om å ta rådmannens redegjørelse til orienteringen. Skulle de fremkomme nye opplysninger anbefaler sekretariat at utvalget vurderer om det er nødvendig med videre oppfølging.

6 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Bjørn Rist / Oppvekst- og utdanningsavdelingen Deres dato Deres ref / Skaun kommune Postboks BØRSA Tilsyn med Skaun kommune - Buvik skole - endelig tilsynsrappoprt Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført tilsyn med Skaun kommune, ved Buvik skole. Temaet for tilsynet var skolens arbeid med tidlig innsats på årstrinn, jf. opplæringsloven 1-3, andre ledd. Vedlagt oversendes endelig tilsynsrapport. Av rapporten framkommer rettslige krav, samt våre observasjoner, vurderinger og konklusjoner. Skolen og kommunen har i etterkant av foreløpig rapport gjennomført tiltak for å rette lovstridig praksis. Dette er dokumentert gjennom egenerklæring og dokumentasjon. Fylkesmannen gir, med bakgrunn i skolens egenerklæring, ingen pålegg. Med bakgrunn i at de nye rutinene ikke nødvendigvis er implementert i organisasjonen, vil Fylkesmannen likevel vurdere om det er behov for oppfølgingstilsyn. Fylkesmannen takker Skaun kommune og Buvik skole for et veldig godt samarbeid i forbindelse med tilsynet. Rapporten er offentlig og vil bli lagt ut på vår hjemmeside i nær framtid. Med hilsen Jostein Magne Krutvik (e.f.) ass.utdanningsdirektør Bjørn Rist seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 1 vedlegg Kopi: Buvik skole Ørabakken BUVIKA E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

7 2

8 3 Endelig tilsynsrapport - Skaun kommune og Buvik skole Tema: Tidlig innsats på trinn

9 4 Forord Tema for dette tilsynet, tidlig innsats, reguleres i opplæringsloven 1-3, andre ledd. Bestemmelsens første ledd medfører en generell plikt for kommuner og skoler til å sørge for en tilpasset opplæring på alle trinn. Bestemmelsens andre ledd innebærer at tilpasningen særlig skal rettes mot elever med svake ferdigheter i regning og lesing på årstrinn. Fylkesmannen er innforstått med at skoleeier kan utvise et stort forvaltningsmessig skjønn i arbeidet med å oppfylle de forpliktelsene som tilligger bestemmelsen om tidlig innsats. Tilsyn alene kan derfor ikke sikre alle elever en skolehverdag med best mulig innlæring av grunnleggende ferdigheter i lesing og regning. Fylkesmannen er likevel av den oppfatning, at tidlig innsats på disse områdene er så vesentlig for å sikre en god skole, at vi ønsker at også tilsyn kan være med å realisere intensjonene bak bestemmelsen. Den gode lærer og det gode personale har stor faglig kompetanse, men like viktig er det at læreren/personalet vet hvor elevene står faglig sett. Tilsyn med tidlig innsats er ett virkemiddel som kan bidra til at alle elever mestrer skole og fritid.

10 5 Kapittel 1 Kommunens ansvar Selv om opplæringsloven legger ansvaret på skoleledelsen og det pedagogiske personalet når det gjelder den daglige gjennomføringen av bestemmelsen om tidlig innsats, er det likevel skoleeier som har det overordnede ansvaret. Dette ansvaret er hjemlet i opplæringsloven Skoleeier blir her gitt en plikt til å ha et forsvarlig system for å sikre at lovkrav blir fulgt opp. Det er dermed kommunen som må sikre at skolene tilbyr de tjenestene og aktivitetene som beskrives i loven. Skoleeier er derfor adressat for eventuelle pålegg om endring. Dette tilsynet har ikke hovedsakelig vært rettet mot kommunens system for å kontrollere om bestemmelsen på området blir oppfylt. Fokus har vært rettet mot det arbeid som gjøres på skolen. Kommunen skal imidlertid, som en del av oppfølgingen etter tilsynet, vurdere sine rutiner med bakgrunn i de konklusjoner Fylkesmannen har gjort. Avgrensing av tilsynet Tilsynsrapporten gir ikke en vurdering av skolen som helhet. Tilsynet avgrenser seg til å vurdere regeletterlevelsen knyttet til opplæringsloven 1-3, andre ledd.

11 6 Kapittel 2 Rettslig grunnlag for tilsynet Etter opplæringsloven 14-1 gis Fylkesmannen hjemmel til å føre tilsyn med offentlige skoler. Kommuneloven har utfyllende bestemmelser om dette i kapittel 10A, jf. 60c. Tilsynsmyndigheten skal i denne sammenheng ha tilgang til skoleanlegg og dokumentasjon. Gangen i tilsynet o Varsel om tilsyn, der kommunen og skolen pålegges å sende inn redegjørelse og dokumentasjon, datert 16. april 2015 o Fylkesmannen mottok dokumentasjon og redegjørelse fra kommunen 11. mai 2015 o Åpningsmøte og intervju på Buvik skole 21. mai 2015 o Foreløpig rapport, datert 12. juni 2015 o Frist for tilbakemelding på forhåndsvarsel om vedtak og foreløpig rapport, 10. september 2015 o Endelig tilsynsrapport datert 21. september 2015

12 7 Kapittel 3 - Skoleeiers plikter i arbeidet med tidlig innsats Rettslige krav Kommunen skal, etter opplæringsloven andre ledd, etablere et forsvarlig system som sikrer at alle krav i opplæringsloven blir oppfylt. I forarbeidene til bestemmelsen legges følgende føringer for skoleeiers system: Systemet skal være egnet til å avdekke forhold som er i strid med lov og forskrift. Dette forutsetter jevnlig resultatoppfølging og vurdering av om lovverket etterleves. Systemet skal sikre at det blir satt i verk hensiktsmessige tiltak for å gjenopprette lovlig tilstand dersom lovbrudd avdekkes. Skoleeierne står fritt til å utforme system som er tilpasset lokale forhold. Skoleeier skal ha et system som sikrer at det utvikles rutiner på skolene; det vil si rutiner som sikrer at skolens plikt til å arbeide med tidlig innsats på årstrinn blir ivaretatt. Skoleeier skal i tillegg ha rutiner for å innhente informasjon/dokumentasjon slik at skoleeier kan vurdere skolenes arbeid med tidlig innsats, samt ha rutiner for å følge opp eventuelt mangelfullt arbeid med tidlig innsats på skolene. Dokumentasjon og vurdering Skaun kommune gir skolen(e) øremerkede midler til arbeidet med tidlig innsats. Dette framkommer av de dokumenter som er forelagt Fylkesmannen i dette tilsynet. Kommunen gir imidlertid ingen eksplisitte føringer med hensyn til bruken av disse midlene. Buvik skole bruker de øremerkede midlene til en generell styrking av lærertettheten på 1. og 4. trinn og til to ressurslærere med tidlig innsats som spesifikt arbeidsområde. Kommunen har i sin Veileder tidlig innsats/spesialundervisning tydeliggjort prosedyrer for tidlig innsats i grunnskolen. Her blir det også søkt å skape en felles forståelse for hva som ligger i tidlig innsats. Kommunen har i sitt styringskort krav om at rektorene skal rapportere når det gjelder lese- og regneferdighet, samt resultat fra nasjonale prøver blant annet på 5. trinn. Fylkesmannen vil gi ros for det fokus Skaun kommune har hatt på tidlig innsats i de siste år. Fylkesmannens konklusjon Skaun kommune hadde, ved tilsynstidspunktet, tilforlatelige rutiner knyttet til arbeidet med å sikre tidlig innsats på trinn, slik plikten er beskrevet i opplæringsloven 1-3, andre ledd. Fylkesmannen vil likevel peke på at de utfordringer denne rapporten gir for den enkelte skole, bør følges opp også på kommunalt nivå. Kapittel 4 - Skolens plikter i arbeidet med tidlig innsats

13 8 Rettslige krav - Skolens arbeid med kartlegging av elevresultater Skolen må ha rutiner som sikrer at elever med svake ferdigheter i lesing og regning blir identifisert. Rutinene må sikre identifisering av elever med svake ferdigheter i matematikk/lesing og norsk/regning på trinn. Skolen må ha klare ansvarsforhold knyttet til rutinene. Dokumentasjon og vurdering Skolens arbeid med tidlig innsats skal preges av en kollektiv og forutsigbar praksis. Dette krever at skolen legger godt til rette for å skape et tolkningsfelleskap blant personalet. Skolens organisering og møteplasser Skolens «ledergruppe/plangruppe» består, i tillegg til rektor, av to avdelingsledere og én teamleder. Ledergruppen møtes én gang i uka. Inneværende skoleår har skolen tre team; 1.-3., 4.-5 og Fylkesmannen er ikke forelagt særskilte ansvarsbeskrivelser for avdelingslederne/teamleder. Skolen har flere møteplasser. Hver uke starter med et kort informasjonsmøte. I tillegg har skolen fellestid (1,5 timer) der hele personalet samles. Fellestiden nyttes til ulike faglige temaer, men mye av tiden i det siste har gått med til skolens utbyggingsplaner. Skolen har i tillegg temamøter én dag i uken. Skolen bruker LP-modellen (læringsmiljø og pedagogisk analyse) i sitt arbeid med læringsmiljøet. Skolen har to ansatte (ressurslærere) som jobber spesifikt med tidlig innsats overfor elevene. De har en ressurs på ca. 10 timer hver i uka. Skolens virksomhetsplan beskriver skolens visjon, mål, tiltak og aktiviteter. Den danner grunnlaget for arbeidsplanen til de ulike årstrinnene, og er dermed styrende for skolens drift. Skolens arbeid med tidlig innsats Leseopplæringa har de siste årene vært et viktig satsningsområde for alle barneskolene i Skaun. Det har vært satset bredt på skolering/kursing av de ansatte, og det har vært et mål å sette leseopplæringa inn i et system som sikrer at alle elever får de ferdighetene som er nødvendig for å klare seg i samfunnet. Skolens ansatte har deltatt i poenggivende videreutdanning i matematikk og norsk. Skolen har ikke faggrupper i norsk og matematikk. Skolens praksis er at kontaktlærerne underviser elevene i matematikk, engelsk og norsk uavhengig av formell fagkompetanse. Skolen gjennomfører de forskriftsmessige kartleggingsprøvene i lesing og regning på barnetrinnet. Kartleggingsprøvene fra Utdanningsdirektoratet er synliggjort i skolens Oversikt over prøver og i Prosedyrer «Tidlig innsats» grunnskolen i Skaun kommune. Prøvene avholdes i mars/april. I tillegg gjennomfører skolen de valgfrie kartleggingsprøvene i regning på 1. og 3. trinn. Ansvaret for å gjennomføre disse kartleggingsprøvene ligger først og fremst hos kontaktlærer, men de to lærerne som har avsatt ressurs for å jobbe særlig med

14 9 temaet tidlig innsats gjennomfører også ulike kartlegginger. Rektor sikrer at kartleggingsprøvene blir gjennomført. Resultat fra prøvene skal settes inn i skolens «svartperm». Permen fungerer blant annet som en sikring av at kartleggingsprøvene blir gjennomført. I tillegg til de nasjonalt initierte kartleggingsprøvene gjennomføres det egeninitierte kartleggingsprøver på trinn relatert til ferdigheter i lesing og regning (Carlsten, M-tester, Damms kartleggingsprøver, kapittelprøver, Multi elektroniske prøver, Lus-kartlegging, kartlegging av bokstavkunnskap og leseferdigheter med mer). Denne praksisen er delvis beskrevet i skolens Oversikt over prøver og delvis i dokumentet Bedre styring Ansvar for gjennomføring og etterarbeid er synliggjort i dokumentene. Intervju stadfester at skolens lærere er kjent med de egeninitierte kartleggingene og ansvaret den enkelte har for kartleggingen. I tillegg til kartlegging gjennom tester, framgår det av intervju at elevsamtaler og veiledet lesing viktige tiltak for å sikre tidlig innsats. Skolen har med andre ord etablert rutiner som kan sikre gjennomføring av både de forskriftsfestede og de frivillige kartleggingsprøvene. Skolen har overføringsmøter med barnehagen for barn som skal starte på 1. årstrinn. Skolens spesialpedagogiske koordinator og rektor møter her ansatte ved barnehagene. Skolen har ingen føringer for hvilke opplysninger som skal overføres til skolen. Skolen får ikke overført testresultater, eksempelvis fra TRAS, i disse møtene. Overføringsinformasjonen blir i liten grad brukt for å iverksette tiltak ved overgangen til skolen; foruten for barn med spesialpedagogiske behov. Intervju avdekker at tidlig innsats knyttet til lesing og regning i liten grad berøres i overføringsmøtene. Skolen gjennomfører interne overføringsmøter mellom trinn/lærer som overtar elevgrupper. Denne praksisen er ikke beskrevet i skolens rutiner med tanke på form og innhold. Gjennom intervju framkommer det at overføringsmøtene er veldig generelle i sin tilnærming, men all informasjon fra kartleggingsprøver er tilgjengelig (i «svartpermen») for lærer som overtar elevgruppe. Lærere oppfordres til å bruke denne informasjonen. Lærerne på de ulike trinnene diskuterer metodevalg og undervisningsform uformelt. Skolen har imidlertid ingen føringer på at slikt samarbeid skal skje og ingen felles metodikk for lese- og regneopplæringen. Skolen mangler med andre ord et system som sikrer elevene en opplæring med faglig progresjon og felles metodikk. Både ledelse og lærere uttrykker ønske om felles metodikk. I norsk og matematikk har skolen bestemt bruk av felles læreverk fra 1. til 7. trinn. Skolen har retningslinjer for framgangsmåte for løsning av matematikkoppgaver. Skolen har en praksis der kontaktlærerne følger en klasse i to til tre år. Intervju avdekker at elevene derfor kan møte ulike undervisningsmetoder ved bytte av lærer. Fylkesmannens konklusjon

15 Buvik skole hadde, ved tilsynstidspunktet, rutiner knyttet til arbeidet med å identifisere elever med svake ferdigheter i lesing på alle trinn fra Skolen hadde relativt klare ansvarsforhold knyttet til denne kartleggingen. Skolen hadde rutiner knyttet til arbeidet med å identifisere elever med svake ferdigheter i regning fra trinn, men bevisstheten rundt elevenes ferdigheter i regning/kompetanse i matematikk var ikke like stor som lesing/norsk. Skolen hadde relativt klare ansvarsforhold knyttet til denne kartleggingen. 10

16 11 Rettslige krav - Skolens arbeid med analyse av kartlagte resultater Skolen må ha rutiner som sikrer at resultater fra kartlegginger blir vurdert. Det skal ikke fattes enkeltvedtak etter denne bestemmelsen. Rutinene må likevel sikre at det konkluderes med om det er behov for særlige tiltak knyttet til elever som er identifisert med svake ferdigheter i lesing og regning. Hvor svake ferdighetene må være for å utløse handlingsplikten må avgjøres ut fra en skjønnsmessig vurdering, men det forutsettes at skolens personale har diskutert og kommet fram til en felles forståelse av dette. Terskelen for å sette i verk tiltak i den ordinære opplæringen, skal, etter denne bestemmelsen, ikke være høg. Skolen må ha klare ansvarsforhold knyttet til rutinene. Dokumentasjon og vurdering Skolen har skriftlig rutine som sikrer at resultatene fra ulike kartleggingsprøver blir diskutert og at det blir konkludert om hvem som har behov for ekstra tiltak. Dette framkommer i dokumentet Oversikt over prøver og i oppfølgingsskjemaet Resultater, oppfølging og evaluering kartleggingsprøver ( ). Likeledes er dette området også berørt i dokumentet som beskriver Tiltaksmodellen, men her kommer det ikke like tydelig fram. Det synes derfor å være rimelig enighet i personalet om hvor svake lese- og regneferdighetene må være for å utløse skolens plikt i henhold til bestemmelsen. Resultat fra kartleggingsprøver blir diskutert på det trinn hvor de gjennomføres og i møte mellom kontaktlærer, spesialpedagogisk rådgiver og rektor. Kontaktlærer er ansvarlig for at analyse/diskusjon foretas. Ansvarsforholdet er beskrevet i dokumentet Oversikt over prøver. De ulike trinn rapporterer til ressurslærerne antall elever som scorer under bekymringsgrensen på kartleggingsprøver. Intervju avdekker at dette i stor grad skjer i tilknytning til lesing, i mindre grad i tilknytning til regning. Prøveresultatene, inklusive resultatene fra nasjonale prøver, er diskutert i fora der alle trinn og lærere er representert. Intervju avdekket likevel at møtene i liten grad brukes til å utveksle informasjon mellom trinn når det gjelder elevprestasjoner i lesing og regning. Det framkom i intervju at resultatene fra nasjonale prøver først og fremst blir benyttet som utgangspunkt for tiltak på 5. trinn. Resultatene fra nasjonale prøver på 5. trinn er resultatet av arbeidet de fire første årene på skolen. Fylkesmannen vil derfor ta til orde for at resultatene i langt større grad også blir en tilbakemelding til lærerne på småskoletrinnet. Mange kartleggingsprøver avholdes sent i skoleåret. Skolen har ikke rutiner som sikrer at elevresultatene/konklusjonene blir gjort kjent for lærerne som har ansvar for de samme elevene det påfølgende skoleåret. Lærere som ønsker resultater fra kartleggingsprøver gjort på andre trinn/av andre lærere, kan imidlertid finne slik informasjon i skolens dokumenter og ved å henvende seg til ressurslærerne. Fylkesmannens konklusjon Buvik skole har rutiner knyttet til arbeidet med å vurdere/analysere resultater fra kartlegginger av elevenes ferdigheter i lesing og regning. Skolen kunne også vise til rutiner som skal sikre at det konkluderes med om det er behov for særlige tiltak knyttet til elever som er identifiserte med svake ferdigheter i lesing

17 12 og regning. Skolen hadde klare ansvarsforhold knyttet til vurdering/analyse av kartleggingsresultater. Rettslige krav - Skolens arbeid med gjennomføring av tiltak Skolen må ha rutiner som sikrer at det iverksettes målrettede tiltak for å bedre ferdighetene i lesing og regning. Skolen må sikre at tiltak som settes inn knyttes til enkeltelever med svake ferdigheter i lesing og regning. En generell styrking knyttet til plikten om tidlig innsats er viktig, men er ikke nok til å fylle bestemmelsen. Dersom ekstra lærerressurser settes inn, eller ved omdisponering av eksisterende ressurser, må skolen vurdere om det er behov for lærere med særlig kompetanse innen lese- og regneopplæring. Skolen må ha klare ansvarsforhold knyttet til rutinene. Dokumentasjon og vurdering Skaun kommune bidrar med øremerkede midler til skolens arbeid med tidlig innsats. Midlene fra skoleeier brukes til styrking av lærertettheten på 4. trinn (matematikk), til ekstra pedagog på 1. trinn, og til to lærere med spesialpedagogisk utdanning med særlig ansvar for tidlig innsats. Buvik skole har hatt, og har, stort fokus på leseopplæringen og norskfaget. Intervju avdekket at skolen ikke har hatt, eller har, like stor oppmerksomhet på matematikkfaget og regneopplæringen. Skolens tiltak overfor elever som har utfordringer i norsk/lesing er i stor grad rettet mot enkeltelever. Skolen har tiltak som tilpassede lekser, stasjonsundervisning (i noen grad), veiledet lesing og lesefres. Skolens tiltak overfor elever som har utfordringer i matematikk/regning er ikke like målrettet som i norsk/lesing. Intervju avdekker at enkeltelever plukkes ut til intensive kurs i lesing, men i mindre grad i regning. I første rekke har skolen faste rutiner knyttet til at lesefres skal iverksettes overfor elever som er identifisert som svake lesere. Intervju avdekker at stasjonsundervisning gjennomføres veldig ulikt på trinnene, avhengig av den enkelte lærers preferanser og kompetanse. Fylkesmannen er kjent med at skolen ønsker å utvikle intensivt kurs for elever som trenger ekstra oppmerksomhet i begynneropplæringen i regning. Fylkesmannen ble, ved tilsynsbesøket, presentert tiltaket Lesefres, herunder tilbud til elev/foreldre der de skal signere for om man ønsker tiltaket velkommen, eller om man ikke gjør det. Fylkesmannen har følgende kommentar til en slik praksis. Lesefres er et pedagogisk tiltak for å tilpasse opplæringen så godt som mulig til enkeltelever for dermed å øke elvenes kompetanse i lesing. Den praksis skolen har, der foreldre kan si nei til et slit tiltak, anbefales ikke. Hvis skolen mener tiltaket er til det beste for eleven, og det er faglig/pedagogisk begrunnet så bør ikke skolen gi foreldre mulighet til å motsette seg tiltaket. Foreldre kan ikke si nei til tilpasset opplæring så lenge det er innenfor skolens metodiske frirom. Kommunen har i brev av 8. september 2015 gjort det klart at denne praksisen opphører. Med bakgrunn i de kartleggingene som er beskrevet ovenfor, identifiserer lærerne på de enkelte trinn elever som scorer under bekymringsgrensen i lesing og regning, og vurderer tiltak for disse elevene. Hvis det er behov for tiltak av

18 13 mer omfattende karakter, synes det som om skolen har få reelle muligheter til å få ekstra ressurser fra skoleeier. Omfattende tiltak fordrer derfor omdisponering av tilgjengelige ressurser på skolen. Slike grep avklares på det enkelte trinn i samarbeid med skolens ledelse. Resultater fra de nasjonale prøvene på 5. trinn er, i seg selv, en indikator på arbeidet som gjøres på 1. til 4. trinn. Skolen har ingen rutiner som sikrer at resultater fra kartleggingsprøvene blir sammenholdt med resultater fra de nasjonale prøvene i regning og lesing. Resultater fra de nasjonale prøvene har blitt presentert for og diskutert av lærerne på trinn. Skolens svake og varierende resultater på de nasjonale prøvene i lesing og regning har skolen ingen entydige forklaringer på. Skolen vurderer selv at arbeidet med de grunnleggende ferdighetene (her lesing og regning) først og fremst knyttes til fagene matematikk og norsk; og at andre fag i liten grad støtter opp om ferdighetstreningen i lesing og regning. Fylkesmannens konklusjon Buvik skole har rutiner knyttet til arbeidet med å sikre målrettede tiltak for elever med svake ferdigheter i lesing noe mindre i regning. Skolen hadde også klare ansvarsforhold knyttet til tiltak som ble rettet mot elever med svake ferdigheter i lesing noe mindre i regning.

19 14 Rettslige krav - Skolens arbeid med evaluering av iverksatte tiltak Skolen må ha rutiner som sikrer at effekten av iverksatte tiltak blir vurdert. Skolen må ha klare ansvarsforhold knyttet til rutinene. Dokumentasjon og vurdering Skolen har skriftlige rutiner som skal sikre at iverksatte tiltak, knyttet til tidlig innsats, blir evaluert. Dette framkommer i dokumentet Prosedyrer tidlig innsats grunnskolen i Skaun kommune. Det framkommer også implisitt i kommunens Tiltaksmodell og i skolens dokument Resultater, oppfølging og evaluering kartleggingsprøver. Skolen har imidlertid ikke spesifikt sett på kompetansen til lærere som settes inn på tiltak rettet mot enkeltelever for å vurdere effekten av tiltak. Skolen har, til tross for rutinebeskrivelser om evaluering av tiltak, ingen rutiner for å gjenta kartleggingsprøver for elever som er identifisert med svake ferdigheter i lesing og regning (retesting). Intervju avdekker at slik retesting blir gjort av enkelte, men rutinene er ikke nedfelt og derfor ikke forstått på samme måte av alle lærerne. Carlstentestene gjennomføres hvert år (1.-3.), og fungerer derfor som en retest, men dette er ikke knyttet opp mot enkeltelever og effektvurdering av igangsatte tiltak. Intervju avdekker at effektvurdering av tiltak rettet mot enkeltelever gjøres i den daglige undervisningen. Det er ingen klar ansvarsfordeling knyttet til dette arbeidet. Skolen har, som nevnt tidligere, ingen rutiner som sikrer at de nasjonale prøvene på 5. trinn nyttes for å vurdere skolens opplæring i lesing og regning. Skolen har heller ikke en praksis som viser at resultatene fra nasjonale prøver vurderes opp mot elevenes lese- og regneferdigheter. Fylkesmannens konklusjon Buvik skole hadde, ved tilsynstidspunktet, mangelfulle rutiner knyttet til evaluering av iverksatte tiltak. Skolen hadde heller ikke klare ansvarsforhold knyttet til evaluering av iverksatte tiltak rettet mot elever med svake ferdigheter i lesing og regning. Skolen har i brev av 8. september 2015 redegjort for tiltak som sannsynliggjør at denne praksisen nå er i tråd med de rettslige krav presentert ovenfor.

20 15 Kapittel 5 Krav om retting Ingen.

21 16 Kapittel 6 - Anbefalinger Fylkesmannen anbefaler at skolen videreutvikler muligheten til intensive kurs/tiltak for elever med svake ferdigheter i regning. Fylkesmannen anbefaler at skolen evaluerer igangsatte tiltak med samme redskap som man identifiserte enkeltelevers behov (retesting), og at det utarbeides felles rutiner for dette. Fylkesmannen anbefaler at skolen sikrer kontinuitet og progresjon i leseog regneopplæringen ved å enes om felles metodikk. Fylkesmannen anbefaler at lærerne på småskoletrinnet tar del i drøftinger av resultat fra nasjonale prøver - og at resultatene vurderes opp mot den metodikk skolens lærere bruker i lese- og regneopplæringen. Slik får lærerne på de laveste trinnene mulighet til å korrigere egen undervisning. Dette kan på sikt bidra til å gjenskape gode resultater.

22 17 Vedlegg 2 - Dokumenter Dokumenter fra skoleeier/skole Redegjørelse fra rektor om skolens praksis knyttet til temaet Tidlig innsats Skolens virksomhetsplan Plan for kartleggingsprøver Plan for vurderingsarbeidet Spesialpedagogisk veileder for Skaun kommune Samtak-plan for Skaun kommune Fordeling av timetallsressurser ved Buvik skole Fordeling av timetallsressurser for Skaun kommune Plan for overgang barnehage skole Kartleggingsresultater for elevene i klasse våren 2013 og høste 2013 Dokumenter fra skolen i etterkant av besøket Tre eksempler på skriftlige elevvurderinger gjort i tilknytning til elevenes halvårsvurderinger Skolens retningslinjer for framgangsmåte for løsning av matematikkoppgaver Utkast til lese- og skriveplan i alle fag på alle trinn Redigert utgave av rutiner for arbeidet med nasjonale prøver Dokumenter fra Fylkesmannen Resultat fra nasjonale prøver i lesing og regning Tall fra Grunnskolens informasjonssystem (GSI) 2012

23 Orientering tilsynsrapport sosiale tjenester for brukere år Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/156-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedlegg Foreløpig rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav til personer mellom 17 og 23 år Saksutredning I Foreløpig rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav til personer mellom 17 og 23 år ble det påpekt følgende avvik: Skaun kommune sikrer ikke at tjenesten opplysning, råd og veiledning utover økonomisk råd og veiledning er tilgjengelig for unge mellom 17 og 23 år. Skaun kommune sikrer ikke at tildeling av økonomisk stønad til personer mellom17 og 23 er forsvarlig. Kontrollutvalget behandlet saken (se sak 28/16) i møtet den og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om påpekte avvik i fylkesmannens tilsynsrapport om sosiale tjenester i Nav for personer i neste møte. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon I tilfelle avvikene er lukket ber sekretariatet utvalget om å ta rådmannens redegjørelse til orienteringen. Er avvikene ikke lukket eller det fremkommer nye opplysninger anbefaler sekretariat at utvalget vurderer om det er nødvendig med videre oppfølging.

24 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Foreløpig rapport fra tilsyn med sosiale tjenester i Nav til personer mellom 17 og 23 år ved Skaun kommune Virksomhetens adresse: 7353 Børsa Tidsrom for tilsynet: Kontaktperson i virksomheten: Carl-Tore Ellingsen Næss Sammendrag Formålet med det landsomfattende tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med Nav, er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrer forsvarlige sosiale tjenester til unge mellom 17 og 23 år. Det vil si om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år, at tildeling av tjenestene er forsvarlig, og at oppfølgingen av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenestene er forsvarlig. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet avdekket 2 avvik: Avvik 1: Skaun kommune sikrer ikke at tjenesten opplysning, råd og veiledning utover økonomisk råd og veiledning er tilgjengelig for unge mellom 17 og 23 år. Avvik 2: Skaun kommune sikrer ikke at tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 er forsvarlig. 1

25 Dato: Merete Olufsen Bondø revisjonsleder Grethe Lindseth revisor 2

26 Innhold Sammendrag Innledning Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Gjennomføring Hva tilsynet omfattet Funn Regelverk Vurdering av virksomhetens styringssystem Dokumentunderlag Deltakere ved tilsynet

27 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Skaun kommune i perioden Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (Nav) etter sosialtjenestelovens 9. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, intervjuer og andre undersøkelser. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Skaun kommune er en av nabokommunene til Trondheim og har ca innbyggere. Kommunen har hatt en jevn økning i folketallet de siste årene. Kommunens administrasjonssenter ligger i Børsa. Nav-kontoret har til sammen 11 ansatte. Nav leder deltar i rådmannens enhetsmøter og rapporterer i hovedsak på økonomi. Det foreligger en virksomhetsplan for Nav for Det gjennomføres regelmessige interne møter i kontoret med blant annet kontormøter og sosialteam for drøftinger av saker. Det foreligger informasjon om tjenestene opplysning, råd og veiledning, økonomisk rådgivning, og økonomisk stønad på kommunens hjemmesider. Mottaket i Nav-kontoret er betjent 3 dager pr. uke. De øvrige dager er satt av til saksbehandling og samtaler. Mottaket skal gi enkel informasjon ut fra det henvendelsen gjelder, tar i mot og gir bistand til søker for å fremme søknader med mere. Sakene fordeles til saksbehandler som kaller inn søker til samtale for videre kartlegging. Kontoret har som praksis at søkere raskt gis tilbud om timeavtale. Søknader om krisehjelp behandles som hovedregel samme dag som den mottas. 4

28 Nav Skaun har utarbeidet en ny rutine for «Mottak, behandling, arkivering og oppfølging av brukere som mottar økonomisk stønad». Det foreligger prosedyre for registrering av avvik, saksbehandling av avvik samt avvikslogg. Ansvaret for oppfølging av ungdom ligger til den enkelte saksbehandler og til OTkontakt. Omfanget og hyppighet av oppfølgingen som gis varierer fra bruker til bruker. Der bruker er i tiltak, følger Nav i mindre grad opp. Det mottas rapport fra ekstern oppfølger etter endt tiltak. Det samarbeides med Helsestasjon for unge, Videregående skole og Psykisk helse om bruker i aldersgruppen 17 til 23 år. Nav-kontoret har svært lite, og sjelden kontakt med kommunens barnevernstjeneste. Kommunens delegasjonsreglement vedtatt viser ikke at det er gitt delegasjon fra rådmannen til Nav-leder. 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt Åpningsmøte ble avholdt Intervjuer 7 personer ble intervjuet. Sluttmøte ble avholdt Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. 4. Hva tilsynet omfattet Tema for tilsynet var kommunens plikt til å tilby og å yte sosiale tjenester til personer mellom 17 og 23 år. Tilsynet er delt i 3 områder: 1. Om kommunen sikrer at de sosiale tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er tilgjengelige for personer mellom 17 og 23 år. - Herunder om det finnes informasjon om tjenestene, om det gis informasjon og veiledning til den enkelte, og at ungdommene ikke avvises når de henvender seg. 2. Om kommunen sikrer at tildeling av tjenestene opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 år er forsvarlig. - Herunder krav til kartlegging, vurdering og beslutning, brukermedvirkning og individuell vurdering. 3. Om kommunen sikrer at oppfølging av personer mellom 17 og 23 år som mottar tjenesten opplysning, råd og veiledning og økonomisk stønad er 5

29 forsvarlig. - Herunder plikten til å legge til rette for brukermedvirkning, og om ansvaret for å samarbeide og samhandle med relevante tjenesteytere om ungdom mellom 17 og 23 år ivaretas, der det anses nødvendig. Rapporten omhandler kun en del av Nav Skauns virksomhet, og er derfor ikke en samlet vurdering av de sosiale tjenestene ved Nav-kontoret. Rapporten tar også bare utgangspunkt i det som var kontorets praksis på tidspunktet for gjennomføringen av tilsynet. 5. Funn Avvik 1: Skaun kommune sikrer ikke at tjenesten opplysning, råd og veiledning utover økonomisk råd og veiledning er tilgjengelig for unge mellom 17 og 23 år. Avviket bygger på følgende observasjoner: - Informasjon og gjennomgang av saker viser at det ikke er gitt spesifikk informasjon om tjenesten opplysning, råd og veiledning til gruppen til gruppen år. Det er heller ikke forelagt søknader fra brukere om tjenesten med unntak av henvisning til gjeldsrådgivning. - Det informeres kun om tjenestene økonomisk råd og veiledning og økonomisk stønad i møter med den enkelte søker og til aktuelle samarbeidspartnere. - Ansvaret for å sikre at den informasjon som gis til søkere og samarbeidspartnere er riktig, er ikke plassert. Dette er avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven 5,17, 18, 19 jfr. 4. Forvaltningsloven 11 og 23. Kommentar til avvik 1: Når det gjelder tjenesten opplysning, råd og veiledning har ikke Fylkesmannen sett at det er gitt spesifikk informasjon om denne tjenesten til personer mellom 17 og 23 år i samtaler mellom veileder og bruker. Fylkesmannen har fått opplyst at veiledningen som gis er arbeidsrettet, og for å gi bruker informasjon om hvilke rettigheter og muligheter som finnes på dette området. Informasjon som gis, slik det er presentert for tilsynet, er alminnelig veiledning i henhold til forvaltningsloven 11. Opplysning, råd og veiledning i henhold til sosialtjenestelovens 17, er motivasjons- og endringsarbeid med sikte på å hjelpe bruker til å mestre hverdagen sin og for å bli selvhjulpen. Dette innebærer at det kan gis opplysning, råd og veiledning på flere livsområder enn økonomi, som for eksempel familie, fritid, bolig med mere. Tjenesten opplysning, råd og veiledning er særlig viktig for å fange opp unge som har utfordringer så tidlig som mulig, for å bidra til positiv utvikling med mål om sosial og økonomisk trygghet og aktiv deltakelse i samfunnet. Det er et krav i sosialtjenesteloven 41 andre ledd, jf. Forvaltningslovens 23 at det skal fattes vedtak om opplysning, råd og veiledning når det gis slik 6

30 veiledning ut over det som må anses som alminnelig veiledning i medhold av forvaltningsloven 11. Vedtak på tjenesten vil gi forutsigbarhet for brukerne, det vil sikre etterprøvbarheten og ivareta brukernes rettsikkerhet og klagemuligheter. Avvik 2: Skaun kommune sikrer ikke at tildeling av økonomisk stønad til personer mellom 17 og 23 er forsvarlig. Avviket bygger på følgende observasjoner: - Det kreves at søker møter til samtale i forbindelse med behandling av økonomisk stønad. - I de sakene hvor det er innhentet dokumentasjon i form av kontoutskrift, har søker lagt frem dette for 3 mnd. Det fremgår av krav til dokumentasjon på kommunens hjemmeside at dette skal gjøres. - I enkelte av de tilsendte sakene er det gitt avslag på søknad om økonomisk stønad på grunn av manglende dokumentasjon. Sakene viser ikke at det er gjort en vurdering av søknaden på bakgrunn av tilgjengelig informasjon. - Kommunens veiledende satser for boutgifter innvilges som hovedregel etter sats for ungdom som bor i foreldrehjemmet. Det er ikke gitt en begrunnelse for hvorfor satsen er lagt til grunn selv om søker opplyser og dokumenterer at husleien er høyere. Det gis heller ikke avslag på det overskytende beløpet før saken tas til behandling. - I enkelte saker der det er dokumentert høyere husleie enn vedtatt sats, krever Nav at det fremlegges ny husleiekontrakt med oppdatert husleie. - Stønad til livsopphold innvilges etter «satser for økonomisk sosialhjelp til livsopphold» uten at det vises til en individuell vurdering om hvorfor og om beløpet er tilstrekkelig. - Det fremkommer ikke av sakenes opplysninger om det er foretatt en kartlegging av om søker har andre utgifter som skal legges til grunn for en individuell vurdering. - Evt. fremtidige søknader fremstår som forhåndsbehandlet ved at vedtakene inneholder standardteksten «du kan ikke påberegne ytterligere hjelp til samme formål innenfor samme periode». - I en sak er fremtidige tiltakspenger lagt til grunn som inntekt før denne er mottatt. Søker er innvilget krisehjelp til livsopphold i påvente av utbetaling, uten at det er vurdert om dette er tilstrekkelig. Søknad om dekning av husleie i samme sak er ikke besvart. - Utbetalt lønn for en tid tilbake, legges til grunn som inntekt fremover i tid, uten at det er gjort en vurdering av den faktiske situasjonen på søknadstidspunktet og fremover. - I flere saker hvor det er satt krav om å dokumentere boutgifter før søknaden kan behandles, innvilges økonomisk stønad fra den dagen dokumentasjon innleveres og ikke fra søknadsdato. - Økonomisk stønad til for eksempel tannlege og klær som i en konkret situasjon hører inn under sosialtjenesteloven 18, innvilges etter Utbetaling av husleie til andre foretas uten at det foreligger dokumentasjon på samtykke, eller vedtak om utbetaling til andre. - Det foretas stans eller reduksjon i innvilget økonomisk stønad uten forhåndsvarsel og/eller at det er fattet vedtak om dette. 7

31 - Søkere som er skoleelever regnes som studenter. Dette gjelder også elever som er ferdige på videregående skole. Skoleelever gis ikke rett til økonomisk stønad, og får informasjon om at de må forvente å ha mindre til livsopphold enn andre sosialhjelpsmottakere. - Vedtakene viser at det settes vilkår etter sosialtjenesteloven 20 og 23, og uten at kravene til saksbehandling som følge av loven er fulgt. Brudd på vilkår fører til stans uten ytterligere varsel, og det foreligger ingen vurdering av om det er en sammenheng med vedtaket og om vilkårene er urimelig byrdefulle for mottaker. - Liste over dokumentasjon som skal ligge ved søknad om økonomisk stønad som ligger på kommunens hjemmeside inneholder faktiske feil og er ikke oppdatert med den reviderte som foreligger i mottaket i Nav. - I vedtakene under punkt klage informeres bruker om at saken sendes til Fylkesmannen for vurdering. - Det fremgår av søknadsskjema for økonomisk sosialhjelp at Nav kan kreve refusjon i bostøtte. - Der det gis opplysning, råd og veiledning i vedtak om økonomisk stønad, vises det ikke til 17. Opplysning, råd og veiledningen er av en informerende karakter og sitat fra rundskriv, mer enn veiledende for å nå lovens formål. - Det gis tilbud om økonomisk råd og veiledning, hvorpå søker må ta kontakt dersom det er ønskelig Dette er avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven 4, 17, 18 og 19, 20, 41 og sosialtjenestelovens 5 om internkontroll med tilhørende forskrift 4 Kommentar til avvik 2: Nav Skaun har som praksis at det foretas en kartlegging av søkerens behov. Det fremkommer derimot ikke om det kartlegges om søker har andre behov som det skal tas med i vurderingen. Kontoret har kort saksbehandlingstid og vedtak innvilges som hovedregel for en måned av gangen. Dette for å opprettholde kontakten med brukere. Vedtak om økonomisk stønad inneholder en beskrivelse av søkernes situasjon, men økonomisk stønad innvilges i hovedsak med utgangspunkt i kommunens veiledende satser, og ikke etter konkrete og individuelle vurderinger av hjelpebehov, stønadsbeløp og stønadsform. Det er derfor en fare for at utmålt stønad som innvilges, ikke er tilstrekkelig i alle saker. Det er igjennom tilsynet avdekket at enkelte deler av søknad om stønad ikke er behandlet, at søknader avslås på grunn av feil fakta, og at faktisk situasjon på søknadstidspunktet ikke er lagt til grunn for vurdering. Det er videre avdekket at stønad til husleie innvilges fra dato hvor dokumentasjon er innlevert, og saksbehandlingsreglene for vilkår ikke er fulgt. Ved at saksbehandlingsreglene ikke følges ved tildeling av økonomisk stønad, er det derfor en stor risiko for at tjenestene ikke tildeles i henhold til lov om forskrift. 8

32 6. Regelverk Sosialtjenesteloven. Forvaltningsloven. Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltningen. Rundskriv Hovednr. 35 Sosialtjenesteloven. 7. Vurdering av virksomhetens styringssystem Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen pålegger kommunen å ha styring og kontroll med tjenesteytingen. Hensikten er å sikre forsvarlige tjenester, og at krav i sosiallovgivningen blir overholdt. Kravene til styring og kontroll innebærer blant annet at kommunen skal avklare ansvarsforhold, utarbeide nødvendige rutiner og instrukser, og sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse. Kommunen skal også sørge for at sårbare områder i tjenesteytingen avdekkes, og at feil i tjenesteytingen fanges opp, slik at svikt kan rettes opp og forebygges. Kommunen må dessuten overvåke at rutiner og instrukser følges, og at internkontrollen fungerer som forutsatt. Skaun kommune gir informasjon om tjenestene økonomisk stønad og opplysning, råd og veiledning, men det informeres ikke konkret om tjenesten opplysning, råd og veiledning til brukere eller samarbeidspartnere. Det er derfor tilsynets vurdering at denne tjenesten ikke er tilgjengelig i Skaun kommune. Kommunens internkontroll har heller ikke avdekket at denne tjenesten ikke er tilgjengelig, og at det ikke er fattet vedtak på denne tjenesten. Kommunen praktiserer ingen aldersgrense for å søke om de to tjenestene. Mottaket gir informasjon ut fra det henvendelsen gjelder, og kontoret har en kjent praksis for behandling av søknader om økonomisk stønad og gjeldsrådgivning. Det innhentes opplysninger fra andre, og det benyttes samtykkeskjema. Det er opplyst at tolk kan benyttes ved behov. Det kartlegges i liten grad om brukere har behov for andre ytelser, noe som gjenspeiler seg i de forelagte sakene. Vedtakene viser i hovedsak at kommunens veiledende satser for livsopphold og boutgifter benyttes ved tildeling av økonomisk stønad, noe som ikke er i samsvar med regelverket. Fylkesmannen har igjennom tilsynet avdekket at saksbehandlingsreglene for tildeling av økonomisk stønad ikke følges ved at blant annet reglene for bestemmelsene om bruk av vilkår, evt. fremtidige søknader er forhåndsbehandlet, fremtidig inntekt er lagt til grunn, det mangler vurdering av den faktiske situasjonen på søknadstidspunktet og utstrakt bruk av kommunens veiledende satser. Nav-kontoret og kommunens må derfor vurdere sin internkontroll, og iverksette tiltak som sikrer at det foreligger styring slik at det påses at vedtakene som fattes er riktige. Internkontrollen må jevnlig gjennomgås for å kontrollere om kartlegging, vurdering og beslutning i tjenestene gjennomføres i tråd med reglene i sosialtjenesteloven og i forvaltningsloven. Oppfølging av brukere er lagt til den enkelte veileder i kontoret. Innholdet i oppfølging er ikke beskrevet, men det er opplyst at det gis opplysning, råd og veiledning knyttet til at bruker skal komme i arbeid. Det fremkommer ikke om brukere får denne tjenesten på andre livsområder enn gjeldsrådgivning. 9

33 Kontoret har derfor et forbedringspotensial i å tydeliggjøre hva tjenesten oppfølging inneholder og tilby denne tjenesten til ungdom søker om dette og der Nav har avklart at det er behov for en slik tjeneste. Tilsynet viser at Skaun kommune har mangler i sitt system for internkontroll på det undersøkte området. Kommunens internkontroll har ikke avdekket at tjenesten opplysning, råd og veiledning ikke er tilgjengelig og at det ikke fattes vedtak på tjenesten utover økonomisk rådgivning. Kommunen har heller ikke avdekket at tildeling av økonomisk stønad ikke skjer i henhold til kravene i lov og forskrift. Mangler i styringen av praksis og manglende systematisk gjennomgang av styringssystemene fører til en stor risiko for at tjenestene som gis, ikke er individuelt tilpasset ut fra brukernes behov. 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen: Oversikt over ansatte i Nav Skaun Økonomirapport 1. tertial 2015 Nav Skaun Satser for økonomisk sosialhjelp Skaun kommune Rutine mottak, behandling, arkivering og oppfølging av brukere som mottar økonomisk stønad av Prosedyre for Henvendelse vedr. gjeldsproblemer av Prosedyre for registrering av avvik av Prosedyre for saksbehandling av avvik av Skjema for Avvikslogg Nav Skaun Saksbehandlingsskjema for avvik, korrigerende og forebyggende tiltak Virksomhetsplan 2015 Nav Skaun Samarbeidsavtale Skaun kommune og Nav Sør-Trøndelag Delegeringsreglement Skaun kommune av Kommuneplanens samfunnsdel vedtak med notat fra Socio m.m. Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket: Fullmakt til gjeldsrådgiver Henvisningsskjema til gjeldsrådgiver Generell fullmakt Skjema for oversikt over aktuell dokumentasjon Økonomirapport 2. tertial 2015 Nav Skaun Rutine for mottak, behandling, arkivering og oppfølging av brukere som mottar økonomisk stønad av brukermapper Observasjoner i Modia, Gosys og Socio Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen: Varsel om tilsyn av Diverse eposter om utarbeidelse av program og tilrettelegging av tilsynet. Brev av med program for tilsynet. 10

34 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Ingrid Rostad Eriksen Veileder X X X Carl-Tore E. Næss Leder X X X Eldbjørg Aune Veileder X X X Ragnhild Bjørnelv Veileder X X X Erik Eide Rådgiver X X X Marit Storlimo Veileder X X X Åsmund Larsen Gjeldsrådgiver X X X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Juridisk rådgiver Daniel Bergamelli Seniorrådgiver Grethe Lindseth Seniorrådgiver Merete O. Bondø 11

35 Orientering fra rådmannen - møteoffentlighet, dokumentinnsyn og habilitetsinnsigelser. Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE Arkivsaknr 15/156-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget vedtok i møtet den i sak 21/16 følgende(uthevet under): Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om reglement og rutiner ved lukking av møter, etterlevelse av møteoffentlighet, dokumentinnsyn og behandling av habilitetsinnsigelser for politiske utvalg i neste møte. Kontrollutvalget ber sekretariatet gjennomføre en enkel forundersøkelse om behandlingen av lukking av møter, etterlevelse av møteoffentlighet, dokumentinnsyn og habilitetsinnsigelser, er i tråd med gjeldende regelverk til neste møte. Sekretariatet har gått igjennom møtedokumenter og protokoller for kommunestyret, formannskap og plan og miljøutvalget i samtlige møter for Det er viktig å bemerke at sekretariatets enkle undersøkelse har vært begrenset til en gjennomgang av møtedokumenter og protokoller. Sekretariatet har ikke vært i møtene eller snakket med noen av møtedeltakerne. Sekretariatet har registrert ytterst få tilfeller hvor protokolleringen ikke er i tråd med gjeldene lov eller forskrift eller god forvaltningsskikk. Sekretariatet har registrert tilfeller hvor: Lukking av møte, uten at det protokolleres hjemmel. Dokumenter som er unntatt offentlighet, uten at det protokolleres hjemmel. Saksfremlegg eller vedlegg mangler og uten at disse er oppgitt å være unntatt offentlighet. Sekretariatet merker seg at det kun ved en anledning gang ble reist spørsmål om habiliteten til ett eller flere medlem i disse tre utvalgene for Dette kan ha helt naturlige forklaringer, men da sekretariatet ikke selv vært tilstede i møtene er det vanskelig å si om det har vært tilfeller hvor det har vært reist habilitetsinnsigelser, men hvor disse ikke har blitt protokollert. Statistisk sett er 1 habilitetsinnsigelse i 3 utvalg i samtlige møter for 2016 lavt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariats vurdering er at det i all hovedsak føres korrekte protokoller i Skaun kommune og at saksbehandling i møtene skjer etter gjeldene bestemmelser. Det er

36 funnet kun noen få tilfeller hvor protokollering og saksbehandling avviker fra lov, forskrift og god forvaltningsskikk. Sekretariatet anbefaler utvalgets medlemmer å vurdere om rådmannens redegjørelse gjør det nødvendig med videre oppfølging eller om utvalgets medlemmer kan ta redegjørelsen til orientering.

37 Forvaltningsrevisjon saksbehandling i byggesaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/144-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget ber revisor ta med seg innspill gitt i møtet og at revisor legger frem prosjektplan til neste møte. Vedlegg Særutskrift av møtebok - Bestilling forvaltningsrevisjon saksbehandling i byggesaker Saksutredning Kontrollutvalget vedtok å bestille forvaltningsrevisjon av saksbehandling og oppfølging av byggesaker i Skaun kommune i sak 27/16 i møte den Det vises til vedlegg særutskrift av møtebok i sak 27/16. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariat anbefaler kontrollutvalgets medlemmer til å gi innspill og stille spørsmål til revisor.

38 Bestilling forvaltningsrevisjon saksbehandling i byggesaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/144-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av saksbehandling og oppfølging av byggesaker, med særskilt fokus på behandling av dispensasjonssøknader og ulovlighetsoppfølging i Skaun kommune. Behandling: Omforent tilleggsforslag. Kontrollutvalget ber Revisjon-Midt Norge IKS om å legge frem en skisse til innretning til neste møte. Vedtak: Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av saksbehandling og oppfølging av byggesaker, med særskilt fokus på behandling av dispensasjonssøknader og ulovlighetsoppfølging i Skaun kommune. Kontrollutvalget ber Revisjon-Midt Norge IKS om å legge frem en skisse til innretning til neste møte. Saksutredning Det er opp til kontrollutvalget å vurdere om det ønsker å bestille en forvaltningsrevisjon og hvilket området det ønsker å se nærmere på. Sekretariatet foreslår å bestille en forvaltningsrevisjon av saksbehandling og oppfølging av byggesaker. Det er i plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt av kommunestyret, den i sak 23/15 å gi dette området andre prioritet. Kontrollutvalget har allerede gjennomført forvaltningsrevisjon av kommunale tjenester i Nav, som var første prioritet. I plan for forvaltningsrevisjon står det følgende om Saksbehandling og oppfølging av byggesaker (uthevet). Saksbehandling og oppfølging av byggesaker Skaun er en vekstkommune med stort antall nye byggesaker. Høyt trykk på utbygging stiller store krav til kommunen når det gjelder effektivitet og kvalitet i saksbehandling samt oppfølging og håndheving av saker og planer. Hvordan kommunen forholder seg til vedtatte planer og dispensasjoner har også et viktig

39 demokratisk aspekt, og er et område som ofte medfører høyt konfliktnivå. Det kan for eksempel være aktuelt å se på områder som kvalitet, effektivet og likebehandling i saksbehandling, overholdelse av tidsfrister, klagesaker, overholdelse av tilsynsplikt og dispensasjonspraksis. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Sekretariatet er klar over at kommunenes ressurs til å avdekke mulige ulovligheter er begrensede. Det som er interessant å se nærmere på er i de tilfeller hvor det foreligger positiv kunnskap om ulovligheter og kommunens oppfølging av disse, jf. Pbl ledd 2. pkt. Som tilsynsmyndighet har kommunene plikt til å følge opp saker der kommunen har positiv kunnskap om ulovligheter, mens det i langt mindre grad stilles krav til at kommunen selv skal føre tilsyn for å avdekke ulovligheter. Det påligger tiltakshaver at bygg oppføres i tråd med gjeldene lov og forskrift. Sekretariatet mener det er av interesse å se nærmere på både omfanget av dispensasjonssøknader og behandling av disse. Det er fra lovgiver gitt rom for utøvelse av politisk skjønn i dispensasjonssøknader. Utøvelse av politisk skjønn som ivaretar plangrunnlaget bør ikke problematiseres eller være gjenstand for revisjon. Det som er av betydningen er i de saker hvor det utøves politisk skjønn som vesentlig tilsidesetter lovens formålsbestemmelse. Jf. Pbl Videre om fordelene med å innvilge dispensasjon er klart større enn ulempene etter en samlet vurdering. Det bør videre undersøkes om det ved dispensasjon fra loven og forskrifter til loven legges særlig vekt på dispensasjonens konsekvenser for helse, miljø, sikkerhet og tilgjengelighet. Spesielt viktig er det å se om det dispenseres fra pbl. 1-8 som setter forbud mot tiltak mv. langs sjø og vassdrag. I denne sammenheng hvorvidt dette skjer i tråd med eller i strid med rådmannens innstilling til vedtak. Videre er det av interesse å se på de saker hvor vedtak har blitt påklaget og opphevet av fylkesmannen og hvordan kommunen forholder seg til dette. Likebehandling av innbyggerne er selvsagt et viktig punkt, men sekretariatet mener at dette punktet bare bør inntas om det er rom for det innenfor de rammer som avsettes til prosjektet. Det samme gjelder saksbehandlingstider/frister og foreløpig svar. Kontrollutvalgets konklusjon I henhold til plan for forvaltningsrevisjon er byggesaksbehandling gitt andre prioritet. Da første prioritet er gjennomført er det sekretariatets vurdering at kontrollutvalget bør bestille en forvaltningsrevisjon innenfor saksbehandling og oppfølging i byggesaker. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler derfor kontrollutvalget å slutte seg til igangsetting av et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler byggesaksbehandling. Sekretariatet foreslår å benytte gjenstående timer for forvaltningsrevisjon 2016 og en ikke uvesentlig del av timeressursen for 2017 til gjennomføring av prosjektet. Endelig ressursramme og tidspunkt for levering avklares nærmere når RMN legger frem en prosjektplan.

40 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Skaun kommune /16 Saksbehandler Torbjørn Brandt Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 16/161-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Bernt svarer - Kan ikke hindre at ansatte møter politikere Bernt svarer - Kan ikke saksøke rådmann eller politikere Bernt svarer - kan ikke stoppe omkamp Protokoll Representantskapet Konsek Protokoll Representantskapet RMN Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Bernt svarer Kan ikke hindre at ansatte møter politikere 2. Bernt svarer Kan ikke saksøke rådmann eller politikere 3. Bernt svarer Kan ikke stoppe omkamp 4. Protokoll Representantskapet Konsek Protokoll Representantskapet RMN

41 Kan ikke hindre at ansatte møter politikere Rådmannen kan ikke nekte politikere å besøke skoler og barnehager for å få kunnskap, eller å nekte ansatte å snakke med dem, understreker jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Krav om at de tilsatte skal være «lojale» mot rådmannen og folkevalgt ledelse og ikke «lekke» informasjon eller ytre meninger som går på tvers av vedtatt strategi og rammer, er dypt udemokratisk, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. En kommunestyrerepresentant hadde som folkevalgt besøkt skoler og barnehager i kommunen for å tilegne seg kunnskap. Dette var gjort avtale om dette på forhånd. Politikeren ble da innkalt «på teppet» hos rådmannen som hevdet at slike besøk måtte avklares med ham på forhånd. I nabokommunen sa rådmannen nei til at folkevalgte kunne møte virksomhetsledere og personalet på skoler og barnehager. Kan en rådmann legge slike begrensninger på de folkevalgtes mulighet til å skaffe seg informasjon på denne måten? Bernt svarer For det første og for ordens skyld: Det er helt klart at rådmannen ikke har noen som helst instruksjonsmyndighet overfor de folkevalgte. De snakker med hvem de vil når de vil. Det tror jeg ingen oppegående rådmann vil benekte. Men folkevalgte som tar kontakt med tilsatte i kommunen, må være tydelig på at dette gjør de som enkeltpersoner som ledd i sitt verv som folkevalgte, og ikke på vegne av kommunestyret eller annet folkevalgt organ. Kommunikasjon mellom folkevalgte organer og tilsatte må gå «tjenestevei», ellers vil styrings- og ansvarsforhold kunne bli uklare. Også ulike typer mer eller mindre uformelle «høringsbesøk» av folkevalgt organ må klareres med rådmannen, som imidlertid ikke har noen vetorett hvis et organ ønsker dette som ledd i sin saksbehandling og kontroll. Det som er det sentrale diskusjonstemaet, er hvorvidt rådmannen eller politisk ledelse kan legge restriksjoner på hvem kommunalt tilsatte snakker med om egen virksomhet. Svaret på det er at tilsatte i kommunen som alminnelig utgangspunkt her rett til å snakke om forholdene på egen arbeidsplass med hvem de ønsker, så lenge dette ikke innebærer krenkelse av taushetsplikt overfor pasienter, brukere, elever eller andre private parter. Det kan legges begrensninger på når og hvor slike samtaler kan finne sted, typisk fordi det forstyrrer virksomheten i arbeidstiden, eller fordi det er problematisk om folkevalgte eller andre kommer inn på institusjon eller liknende utenfor ordinær besøkstid eller utenfor angitte fellesarealer. Men utover det kan ikke ledelsen forby at den enkelte tilsatte samtaler og gir informasjon om generelle forhold ved virksomheten, herunder også om problemer som knytter seg til organisering eller budsjettmessige rammer. Krav om at de tilsatte skal være «lojale» mot rådmannen og folkevalgt ledelse og ikke «lekke» informasjon eller ytre meninger som går på tvers av vedtatt strategi og rammer, er dypt udemokratisk. Velgerne, og enda mer de folkevalgte, må ha tilgang til mest mulig fullstendig informasjon om kvaliteten på kommunale tjenestetilbud, og ikke være avhengig av mer eller mindre «friserte» versjoner fra ledelsens side. Dette har Sivilombudsmannen understreket i flere sammenhenger de siste årene.

42 Du kan ikke saksøke rådmann eller politikere Det er bare i helt spesielle tilfeller det er mulig å fremme søksmål mot rådmannen og enkeltpolitikere som følge av et vedtak i kommunestyret, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. Den enkelte folkevalgte eller saksbehandler i administrasjon vil i prinsippet kunne bli personlig ansvarlig i tillegg til kommunen, men det vil bare være aktuelt i helt ekstreme tilfeller, forklarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. I en sak om en dobbeltfakturering til en kommune fra et aksjeselskap konkluderte kommuneadvokaten i en utredning til kommunestyret som følger: «De som har opptrådt på vegne av [selskapet] kan etter min mening ha opptrådt straffbart». Kommuneadvokaten mente at dobbeltfaktureringen kunne være brudd på bestemmelsene i straffeloven om bedrageri eller uaktsomt bedrageri. Kommunestyret vedtok etter dette å anmelde daglig leder, styreleder og selskapet til politiet for å få avklart dette. Selskapet hevder at det ikke hadde gjort noe ulovlig. Daglig leder og styreleder saksøker kommunen, styreleder i det interkommunale revisjonsselskapet, lederen i kontrollutvalget i kommunen, gruppeleder for det største partiet i kommunestyret. og rådmannen, med krav om erstatning for økonomisk tap for selskapet på grunn av omdømmetap. Spørsmålet er: Kan man saksøke enkeltpolitikere som utgjorde en del av flertallet ved et vedtak i et folkevalgt organ? Kan rådmann eller kommuneadvokat saksøkes? Bernt svarer Nei, det kan man normalt ikke. Kommunen som sådan er ansvarlig for alle vedtak truffet av folkevalgte organer og for alle tjenestehandlinger av tilsatt administrasjon. Den enkelte folkevalgte eller saksbehandler i administrasjon vil i prinsippet kunne bli personlig ansvarlig i tillegg til kommunen, men det vil bare være aktuelt i helt ekstreme tilfeller f.eks. ved korrupsjon, bevisst grovt misvisende framstilling av faktum, eller utilbørlig press på folkevalgte eller saksbehandlere.

43 Kan ikke stoppe omkamp En ordfører kan ikke nekte kommunestyret å ta omkamp i kontroversielle saker når et flertall krever at saken blir behandlet på nytt, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Spørsmål I et kommunestyremøte ble det med ni mot åtte stemmer sagt nei til et forslag om sammenslåing med to nabokommuner. En av dem som stemte mot var varamedlem som opprinnelig var innvalgt for et parti for sammenslåing, men som siden hadde skiftet partitilhørighet. Senere krevde ni av kommunestyremedlemmene at saken måtte settes opp på saklisten til neste kommunestyremøte. De viste til kommuneloven 32 nr. 1: «Møte i folkevalgte organer skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av organet selv, kommunestyret eller fylkestinget, og ellers når organets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det.» Ordføreren, som var mot sammenslåing, avviste å ta opp saken på nytt. Han viste til Kommunaldepartementet som i en annen sammenheng har uttalt at bestemmelsen i 32 ikke åpner for omkamp om avgjorde saker, og særlig ikke når det ikke foreligger nye opplysninger. Kan ordføreren å nekte å føre saken på sakslisten? Bernt svarer Etter min oppfatning er det ganske klart at ordfører ikke kan nekte at denne saken blir ført opp på saklisten i møtet. Kommuneloven gir en tredel av det folkevalgte organet rett til å kreve en sak ført opp på saklisten i neste møte, om nødvendig i et ekstraordinært møte, og ordføreren kan ikke blokkere dette fordi han mener det er en «omkamp». Kommunaldepartementet har riktignok uttalt (sak 11/1296) det legger til grunn «at bestemmelsen må anses å være en unntaksbestemmelse, og at den er ment å ha begrenset rekkevidde», at det «er ikke intensjonen å åpne for en alminnelig adgang til politisk «omkamp» etter at saken avgjort», og at dette «spesielt må gjelde dersom det ikke foreligger nye opplysninger i saken etter at denne er behandlet». Som begrunnelse for denne innskrenkende tolkningen av lovens regel viser departementet til kommunelovutvalgets utredning (NOU 1990:13 s. 375), uten at jeg kan se hvor man mener å finne støtte for denne lovforståelsen her. Kommunelovutvalget uttaler tvert imot samme sted: «Har kommunestyre, fylkesting eller minst 1/3 av organets medlemmer forlangt ekstraordinært møte til behandling av en konkret sak, må denne selvsagt føres opp på dagordenen. Av dette følger at også at kommunestyret, fylkestinget eller minst 1/3 av medlemmene i stedet kan forlange en sak oppført på dagsordenen på neste ordinære møte.» Det er etter dette ganske åpenbart at ordfører ikke har noen vetorett i en slik situasjon, og at han ikke kan unnlate å føre saken opp på saklisten når slikt krav er framsatt. Om det ikke er gjort i innkallingen, må feilen rettes opp så raskt som mulig, senest ved møtets begynnelse.

44 Ordførers rett til å nekte realitetsvedtak i sak som ikke var oppført på saklisten innkallingen til møtet, kan heller ikke gjelde her. Den tar sikte på situasjoner der ordfører mener en sak som reises først i møtet, må utsettes for å få en forsvarlig saksutredning. Det er åpenbart ikke tilfelle i denne saken, og ordfører kan selvsagt ikke bruke denne vetoretten når han selv er årsaken til at saken ikke er oppført i innkallingen. Omkampargumentet er dermed klart rettslig uholdbart og også saklig dårlig begrunnet. Hvis flertallet i det folkevalgte organet mener saken nå må være ferdig utdebattert og endelig avgjort, kan det etter kommuneloven 34 nr. 1, første setning, avskjære det det mener er en hensiktsløs omkamp ved «med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten», også på ubestemt tid. Hvorvidt krav om at sak der det er truffet vedtak føres opp til behandling på nytt, er en unødig omkamp, eller om det grunn til å gå ny runde i det folkevalgte organet, avgjør kommunestyret selv med alminnelig flertall. Hvis kommunestyret godkjenner dagordenen til møtet uten å ta uttrykkelig stilling til om denne saken skal være med, er det en avgjørelse som kan bringes inn for fylkesmannen av tre eller flere kommunestyremedlemmer, etter reglene i kommuneloven 59.

45 Møteprotokoll - Representantskapet Møtedato/tid: kl 10:00-11:00 Møtested: Quality Hotel Panorama, Tiller Møtende medlemmer og varamedlemmer: Berit Flåmo Jostein Tetlie Bjørg Reitan Bjørgvik Jahn Harry Kristiansen Vibeke Mehlum Berit Ingeborg By Jon P. Husby, leder John Lernes Arnstein Trøite Odd Gulbrandsen Kåre Lian Svanem, vara Jomar Aftret, vara Egil Hestnes, vara Forfall: Aina Bogen Gunnar Krogstad Kjell Inge Selbekk Kristian Torve Odd Vårvik, vara Pål Sture Nilsen Stine Estenstad, vara Frøya Hemne Hitra Malvik Meldal Orkdal Skaun Snillfjord Selbu Tydal Agdenes Klæbu STFK Midtre Gauldal Melhus Agdenes STFK Midtre Gauldal Klæbu Melhus Andre møtende: Arvid Hanssen, daglig leder Helge Bjørn Bæverfjord, styremedlem Inga Balstad, styreleder Jan Ole Sund, nestleder styret Torbjørn Berglann, styremedlem Arkivsak: 16/122 Merknader: 13 av 15 deltakerkommuner og 82,2 % av stemmene var tilstede. Representantskapet var derfor vedtaksdyktig. Det fremkom ingen merknader til møteinnkalling og saksliste. 1

46 2

47 Sak 08/16 Revidering av reglement for godtgjøring til styret Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet vedtar fremlagte forslag til nytt reglement for godtgjøring til styret. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet vedtar fremlagte forslag til nytt reglement for godtgjøring til styret. Sak 09/16 Strategiplan Konsek for perioden Saken behandlet i Møtedato Saknr Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet vedtar strategiplan for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet vedtar strategiplan for Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 3

48 Sak 10/16 Konsekvenser av fylkessammenslåing Saken behandlet i Møtedato Saknr Styret /16 Representantskapet /16 Innstilling til representantskapet Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Representantskapet ber styret gå i dialog med Komsek Trøndelag IKS om mulig sammenslåing av selskapene og fremme forslag for representantskapet senest i april Styret gis fullmakt til å vurdere eventuelt behov for ekstraordinært representantskap tidligere. Representantskapet mener det bør åpnes for at andre kommuner i fylket gis anledning til å slutte seg til samarbeidet, under forutsetning av at dette ikke forsinker fremdriften. 4

49 MØTEPROTOKOLL REPRESENTANTSKAPET I REVISJON MIDT-NORGE IKS MANDAG KL 12:30 14:00, QUALITY HOTELL, TILLER. Medlemmene ble innkalt til møte i brev Sakspapirer utsendt Følgende møtte: Berit Flåmo leder Frøya kommune Hans Bernhard Meland Agdenes kommune Geir Rostad Hemne kommune Bjørg Reitan Bjørgvik Hitra kommune Jomar Aftret Klæbu kommune Vibeke Mehlum Meldal kommune Randi Eikevik Malvik kommune Sivert Moen Midtre Gauldal kommune Knut Even Wormdal Orkdal kommune Arnstein Trøite Selbu kommune Jon P. Husby Skaun kommune John Lernes Snillfjord kommune Knut Fagerbakke Sør-Trøndelag fylkeskommune Odd Gulbrandsen Tydal kommune Forfall: Gunnar Krogstad nestleder Melhus kommune (vara har også meldt forfall) Styret: Hans S.U. Wendelbo styreleder Torbjørn Måsøval Frode Singstad Andre: Inge Storås Daglig leder Arvid Hanssen KonSek Representasjon i møtet: 14 representanter med 87,60 % av stemmene. Møtet godkjent. To representanter til å underskrive protokollen: Jon P. Husby og Randi Eikevik For øvrig ingen merknader til innkalling og saksliste. SAK 07/16 ORIENTERINGER FRA DAGLIG LEDER Vedtak; Orienteringene tas til etterretning Arkivkode: documents/selskap/representantskapet/2016/2/ protokoll.docx Hovedkontor Postadresse: Telefon: Hjemmeside: Statens Hus Sandenveien 5 E-post: post@revisjonmidtnorge.no 7300 Orkanger 7300 Orkanger Org.nr.: mva Bankgiro: