Elektrisk og mekanisk utrustning til kraftverk Instruks til tilbyder

Transkript

1 Tromsø kommune, Vann og Avløp Simavika kraftverk Elektrisk og mekanisk utrustning til kraftverk

2 C For utsendelse VKa/SOSim JBM/ALi YnJoh C For gjennomsyn hos oppdragsgiver VKa/SOSim JBM/ALi YnJoh Rev. Dato: Beskrivelse Utarbeidet Fagkontroll Godkjent Dette dokumentet er utarbeidet av Norconsult AS som del av det oppdraget som dokumentet omhandler. Opphavsretten tilhører Norconsult. Dokumentet må bare benyttes til det formål som oppdragsavtalen beskriver, og må ikke kopieres eller gjøres tilgjengelig på annen måte eller i større utstrekning enn formålet tilsier. Norconsult AS Pb. 626, NO-1303 Sandvika Vestfjordgaten 4, NO-1338 Sandvika n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 2 av 13

3 Innhold Tilbudsforutsetninger Utvelgelse av Tilbyder Bekreftelse på mottak av forespørselsdokument Forespørselens innhold Beliggenhet Historikk Forbehold og rekognosering Bindingstid Konfidensialitet Spørsmål og avklaringer Merking og innlevering av tilbud Tilbudsåpning Utfylling av tilbudet Krav til dokumentasjon / Kvalifikasjonskrav Skatter og avgifter Organisatorisk og juridisk stilling HMS egenerklæring Firmaattest Regnskap Kapasitet Organisering og nøkkelpersonell Evalueringskriterier Pris Kvalitet Leveringstid Referanser Forhandlingsrett Informasjon til tilbydere 13 n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 3 av 13

4 1 1.1 TILBUDSFORUTSETNINGER Anskaffelser til Kjøperen er regulert av Lov om off. anskaffelser av 16. juli 1999 med Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene av 07. april 2006, nr Anskaffelsesprosedyre for denne forespørselen er: Åpen konkurranse med forhandling. 1.2 UTVELGELSE AV TILBYDER De Tilbyderne som mottar denne forespørselen har meldt sin interesse på bakgrunn av en kunngjørelse i DOFFIN. 1.3 BEKREFTELSE PÅ MOTTAK AV FORESPØRSELSDOKUMENT Tilbyder skal bekrefte mottakelsen av forespørselsdokumentene, og bekrefte at han har til hensikt å sende inn et tilbud (alternativt ikke gi tilbud). Bekreftelse skal gis innen 5 arbeidsdager etter mottagelsen av forespørselsdokumentene. n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 4 av 13

5 1.4 FORESPØRSELENS INNHOLD Forespørselsdokumentene omfatter følgende: Instruks til Tilbyder Avtaledokument (utkast) AKB/1988 Vedlegg A: Leveringsomfang Vedlegg B: Vederlag Vedlegg C: Fremdriftsplan Vedlegg D: Administrative Bestemmelser Vedlegg E: Kjøperens Dokumenter Vedlegg F: Kjøperens Ytelser Vedlegg H: Underleverandører Vedlegg I: Leverandørens Dokumenter Bilag til Vedlegg E o o o o o Technical Specification - Electromechanical Equipment General Technical Requirements, Turbine Deliveries for Hydropower Plants General Technical Requirements, Generator Deliveries for Hydropower Plants Paint Specifications for Mechanical Hydropower Equipment, EnFO Publication no: Generelle Elektriske Spesifikasjoner Norconsult tegninger o Tegning nr. 102 Småkraft Simavika. Oversiktstegning o Tegning nr. B1 Kraftstasjon Simavika. Plan. o Tegning nr. B2 Kraftstasjon Simavika. Snitt A-A og B-B. o Tegning nr. E-101 Enlinjeskjema Simavika n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 5 av 13

6 1.5 BELIGGENHET Det planlagte kraftverket skal ligge på Ringvassøya i Tromsø kommune, Troms fylke, og skal utnytte fallet mellom Damvannet og Kvalsundet. 1.6 HISTORIKK Tromsø Kommune fikk 24. juni 2010 konsesjon for bygging av nytt Simavika kraftverk. Dammen og vannveien er plassert i konsekvensklasse 2. Byggestart er planlagt i løpet av høsten 2012, og antatt byggetid er 1 år. Kraftverket skal bygges i tilknytting til eksisterende vannverk og tilløpsrøret skal kobles til eksisterende vannforsyningsrør. 1.7 FORBEHOLD OG REKOGNOSERING Tilbyder skal på grunnlag av forespørselsdokumentet med vedlegg, gjøre seg kjent med forholdene på stedet som kan ha betydning for tilbudet. Tilbyder skal selv innhente tilleggsinformasjon, eventuelt gjøre avtale om befaring dersom dette er nødvendig for fastsettelse av pris. Unnlatelse på dette punkt berettiger ikke tillegg dersom Tilbyder ikke har tatt skriftlig forbehold. Dersom Tilbyder oppdager feil i tilbudsgrunnlaget, utelatelser eller uklarheter som kan ha betydning for prissetting eller ferdigstillelsesdato, skal Kjøperen varsles umiddelbart. n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 6 av 13

7 1.8 BINDINGSTID Tilbudet skal være bindende i 90 dager fra tilbudsfristens utløp. 1.9 KONFIDENSIALITET Opplysninger gitt i forespørselen er å betrakte som konfidensielle, og skal bare brukes for utarbeidelse av tilbud. Tilbyder har ikke lov til å gjøre kjent for 3. part opplysninger gitt i dokumentet uten skriftlig tillatelse fra byggherrer SPØRSMÅL OG AVKLARINGER Alle henvendelser vedrørende forespørselen skal rettes skriftlig til Norconsult AS ved: Norconsult AS Kopi til Tromsø kommune, Vann og Avløp Kontaktperson: Victoria Karlsson Telefon: / victoria.karlsson@norconsult.com Adresse: Pb. 626, 1303 Sandvika, Vestfjordgaten 4, 1338 Sandvika Kontaktperson: Tor-Inge Kjeldsen Telefon: / tor.inge.kjeldsen@tromso.kommune.no Kontakt rettet mot andre personer under tilbudsfasen og fram til eventuell avtale skal ikke finne sted, og vil kunne føre til diskvalifisering av tilbyder MERKING OG INNLEVERING AV TILBUD Tilbudet skal bestå av: Tilbudsbrev Dokumentasjon som spesifisert i kapittel 1.11 Tilbudet skal sendes inn på elektronisk form per e-post, og skal være merket: "Tilbud Simavika Kraftverk - Elektromekanisk utstyr" Tilbudsfristen er onsdag 8. august 2012 kl Tilbudet skal sendes til: iht. kapittel 1.10 Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristen, kan avvises som for sent innkommet. n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 7 av 13

8 1.12 TILBUDSÅPNING Det vil ikke bli holdt offentlig anbudsåpning. Tilbyder kan ikke være til stede ved åpning av tilbudet. n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 8 av 13

9 1.13 UTFYLLING AV TILBUDET Alle tilbudsposter i følgende vedlegg skal besvares: Vedlegg A: Leveringsomfang Vedlegg B: Vederlag Vedlegg C: Fremdriftsplan Vedlegg H: Underleverandører Vedlegg I: Leverandørens Dokumenter I tillegg skal følgende tilbudsdokumenter vedlegges: Bilag 1 Skatteattest Bilag 2 HMS egenerklæring Bilag 3 Firmaattest Bilag 4 Regnskap Bilag 5 Kompetanse og kapasitet Bilag 6 Organisasjon og nøkkelpersonell Bilag 7 Liste over avvik og forbehold til konkurransegrunnlaget Bilag 8 Tidsplan Bilag 9 Dokumenter listet opp under Bilag i Vedlegg I Leverandørens Dokumenter Bilag 10 Dokumentasjon om beredskap, lagerhold, utrykningstid og mulighet for fjerndiagnostikk relevant for garantiarbeid og service knyttet til Leveransen. Utarbeidelsen og utsendingen av tilbud skjer på tilbyders regning. For å komme i betraktning i forbindelse med tilbudsvurderingen skal vedlagte skjemaer for priser og data i sin helhet fylles ut. Tilbudet skal være på norsk (eventuelt svensk) og komplett iht. forespørselen. Tilbudet skal inneholde fullstendige opplysninger, vedlagt tekniske underlag slik at teknisk utførelse av leveransen kan vurderes. Tilbudet skal inneholde datablad for alle tilbudte deler. Det tilbys leveranse til fast pris. Hvis tilbyderen mener å kunne oppnå en teknisk eller økonomisk gunstigere utførelse av leveransen ved å fravike forespørselens betingelser, står det fritt å fremkomme med alternative tilbud i tillegg til hovedtilbudet. n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 9 av 13

10 1.14 KRAV TIL DOKUMENTASJON / KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som settes til Tilbyderen for å sikre at han har de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten og derfor kunne delta i konkurransen. Tilbydere som ikke fyller kvalifikasjonskravene vil ikke få sine tilbud vurdert. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene skal vedlegges i Bilag 1, 2, 3, 4 og Skatter og avgifter Tilbyderen skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. Dersom det fremgår skatte- og/eller avgiftsrestanser av attestene, praktiseres det at Tilbyderen blir avvist fra konkurransen. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfeller hvor Tilbyderen er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. Tilbyder skal vedlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Attestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor Tilbyderen har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Attestene skal ikke være eldre enn seks måneder Organisatorisk og juridisk stilling Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak HMS egenerklæring Tilbyderen skal tilfredsstille lovbestemt krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Tilbyder skal vedlegge HMS-egenerklæring med tilbudet iht. Forskrift om offentlige anskaffelser Firmaattest Tilbyder skal vedlegge firmaattest eller tilsvarende dokument for registrering av virksomheten fra det land der Tilbyderen er registrert Regnskap Tilbyder skal vedlegge årsregnskap for de siste tre år eller tilsvarende dokumentasjon av foretakets omsetning, resultat og soliditet. For foretak yngre enn 3 år vedlegges regnskap for de år det foreligger Kapasitet Tilbyder skal vedlegge følgende dokumentasjon på sin kapasitet for å utføre oppdraget: Oversikt over bemanning som Tilbyder har tilgjengelig for å utføre arbeidet. Oversikt over utstyr som Tilbyder har tilgjengelig for å utføre arbeidet. n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 10 av 13

11 Organisering og nøkkelpersonell Tilbyder skal beskrive hvordan gjennomføringen av arbeidet er tenkt organisert og bemannet. Dette skal dokumenteres i form av et organisasjonskart som viser alle nøkkelfunksjoner, med navn på funksjonene og navn på personene som skal fylle dem. Følgende funksjoner skal minst fremgå: Leder i Tilbyderens faste organisasjon som leder for oppdraget rapporterer til Leder for oppdraget, med ansvar for å gjennomføre oppdraget i sin helhet i henhold til kontrakt Leder på byggeplass Prøveingeniører/idriftsettere Det skal også leveres resymé (CV) for hver person som er planlagt å skulle fylle en nøkkelfunksjon. Gjelder også personer hos underleverandører dersom disse innehar nøkkelfunksjoner. Resymé skal inneholde: Fullt navn Fødselsår Utdannelse Nåværende stilling i egen organisasjon Relevant erfaring Språkkunnskaper n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 11 av 13

12 1.15 EVALUERINGSKRITERIER Tilbudet må oppfylle alle vilkårene i forespørselen. Kjøperen vil basere tildeling av leveransen på en samlet vurdering av det økonomisk og teknisk mest fordelaktige tilbudet som oppfyller de oppsatte kravene, evaluert ut fra følgende rangerte kriterier: Kriterium Dokumentasjon Vekting [%] Priser 40 % Kontraktspris Vedlegg B Timepriser, regningsarbeid Vedlegg B Hjelpearbeidere Vedlegg B Virkningsgrad Vedlegg A Avvik og forbehold Bilag 7 Kvalitet 30 % Teknisk løsning Vedlegg I Oppfyllelse av kravene i spesifikasjonen Vedlegg I Vedlegg A Bilag 9 Leveringstid Vedlegg C Bilag 8 15 % Referanser Bilag 5 15 % Pris Målet er lavest mulig pris. I evalueringen av pris vil det bli tatt hensyn til følgende elementer: Timepriser og regningsarbeid. Følgende timeforbruk er antatt for evalueringen: Prosjektleder 20 timer Montør 80 timer Prosjektingeniør 40 timer Teknisk spesialist 20 timer Prøveingeniør 40 timer n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 12 av 13

13 Kvalitet Behov av hjelpearbeidere (antall personer og timer, med en timepris på 500 NOK). Virkningsgrad. Verdien av garantert veid turbinvirkningsgrad multiplisert med tilhørende generatorvirkningsgrader er NOK pr. promille. Oppdragsgivers vurdering av prisvirkning av ev. avvik og forbehold som ikke er av en karakter som gjør at tilbudet blir avvist. Vurderingen vil bli basert på en worst-case betraktning. Målet er best mulig funksjonalitet, levetid og tilretteleggelse for drift og vedlikehold. Vurdering av teknisk løsning, kavitasjonsgaranti og materialvalg etc. opp mot kravene i spesifikasjonen Leveringstid Målet er å levere til angitt tid iht. avtaledokument. For hver ukes forlenget leveringstid legges NOK til totalsummen Referanser Vurdering ut fra relevante referanser fra lignende oppdrag, referanseliste for tilsvarende leveranser de siste 5 år, med omfang og oppdragsgiver FORHANDLINGSRETT Basert på evalueringskriteriene velger Kjøperen ut den eller de leverandører som har det for Kjøperen beste tilbudet og inngår forhandling med den/disse. Kjøperen kan frem til eventuell kontraktstildeling og uten nærmere begrunnelse vedta ikke å gå videre med forberedelsen for eller gjennomføringen av arbeidsomfanget som er beskrevet i forespørselen INFORMASJON TIL TILBYDERE Alle Tilbydere vil etter avsluttet evaluering bli tilskrevet med opplysninger om hvem som vil bli tildelt kontrakten og med hvilken begrunnelse. Tilbyderne vil da få 10 arbeidsdager til eventuelle innsigelser. n:\800\vannkraft\simavika\elmek forespørsel\instruks til tilbyder simavika.docx Side 13 av 13