SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap /13 KAMO Kommunestyret /13 KAMO

Transkript

1 KONGSVINGER KOMMUNE SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap /13 KAMO Kommunestyret /13 KAMO Saksansv.: Torleif Lindahl Arkiv:K1-216 : Arkivsaknr.: 13/136 SAMMENSLÅING GLÅMDAL REVISJON IKS OG HEDMARK REVISJON IKS Vedlegg: Utskrift representantskapets vedtak _Ny selskapsavtale for Hedmark Revisjon IKS.pdf _Selskapsavtale_Behandlet av representantskapet pdf Saksopplysninger: Glåmdal revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS drøftet høsten 2012 mulighetene for å utrede et forpliktende samarbeid mellom revisjonsselskapene lokalisert i Kongsvinger og Løten. Glåmdal revisjon IKS er eid av kommunene Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler og Åsnes. Hedmark Revisjon IKS er eid av Hedmark fylkeskommune og kommunene Elverum, Engerdal, Hamar, Løten, Ringsaker, Stange, Stor-Elvdal, Trysil og Åmot. Begge selskapene er opprettet i samsvar med Lov om interkommunale selskaper av nr. 6. Forpliktelser i forhold til eierforholdet er nedfelt i selskapsavtaler for selskapene, og i selskapsavtalene fremgår det hvilke eierandel den enkelte eier i dag har. Selskapene har pr hhv. 9,5 årsverk og 18 årsverk, fordelt på regnskapsrevisorer og forvaltningsrevisorer. Det er over tid bygd opp god formell- og realkompetanse i de to selskapene, som samlet per i dag har ansatte med følgende utdanningsbakgrunn: Bachelor i revisjon / registrerte revisorer urister Master i offentlig politikk og ledelse Siviløkonomer / Bedriftsøkonom Sosialantropolog Økonomer / kommunalkandidat Revisjonsselskapene reviderer primært eierkommunene, men har også revisjon av interkommunale selskap, kommunale foretak, interkommunale samarbeid, kirkelige fellesråd, menighetsråd, stiftelser og beboer- og pasientregnskap. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll utføres i kommuner iht. bestilling fra kontrollutvalgene i eierkommunene. Hos Hedmark Revisjon IKS startet drøftingene i de besluttende organene våren 2012 i forbindelse utarbeidelse av selskapets strategiplan for perioden Selskapets ledelse og styre kom fram til at selskapet var for lite til å møte de fremtidige utfordringene. Dette

2 gjelder i forhold til selskapets muligheter for å rekruttere nye medarbeidere i et marked der nyutdannede har forventninger til å kunne jobbe i et større faglig miljø enn det selskapet i dag kan tilby. I tillegg er selskapet sårbart i forhold til å kunne betjene bestillinger fra kontrollutvalg og kunder ved ledighet i stillinger og permisjoner. Selskapet ser også at kontrollutvalgenes bestillinger spenner over et større fagfelt enn tidligere, noe som medfører at selskapet må være i besittelse av en bredere kompetanse. For dagens ansatte vil en større organisasjon gi muligheter for større grad av spesialisering. I tillegg er det større muligheter for å videreutvikle dagens kompetansemiljøer innenfor offentlig revisjon vedrørende regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Selskapene ser det også som en stor fordel å ha bransjekunnskap om offentlig forvaltning og politiske beslutningsprosesser. Videre er det viktig å ha en sterk offentlig revisjon som er uavhengig av kommunens leverandører, jf. bl.a. lov om offentlige anskaffelser, forvaltningslovens bestemmelser om habilitet og uavhengighet. Selskapets styre og ledelse ser derfor behov for å få til et forpliktende samarbeide med en eller flere andre kommunale revisjonsenheter som drives i egenregi. De fremtidige utfordringene for Glåmdal revisjon IKS er i utgangspunktet de samme som for Hedmark Revisjon IKS. Styret og daglig ledelse har begynt å se på mulighetene for å få til samarbeid med andre enheter, enten i Akershus og/eller Hedmark. I løpet av høsten 2012 er det imidlertid utarbeidet en utredning som anbefaler etablering av en felles revisjon for 13 kommuner på Romerike. Siden dette arbeidet nærmer seg sluttfasen synes det mindre aktuelt å innlede et samarbeid mot Romerike i denne omgang. Da Glåmdal revisjon IKS mottok en henvendelse fra Hedmark Revisjon IKS, ble derfor dette alternativet vurdert som det mest aktuelle ut fra dagens situasjon. Når enkelte av eierkommunene til Glåmdal revisjon IKS i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2013 vedtok at de ønsket å få redusert utgiftene til tilsyn og kontroll, ble behovet for å få vurdert andre løsninger for Glåmdal revisjon IKS også mer påkrevd. Ved en eventuell sammenslåing med andre omkringliggende kommunale revisjonsenheter vil selskapet kunne dra ut stordriftsfordeler slik at kommunenes samlede utgifter til tilsyn- og kontroll kan reduseres. Imidlertid vil også en reduksjon av kommunenes utgifter til revisor fordre at kommunene selv må styrke/utvikle sin egen internkontroll. I tillegg vil det kreve at kommunene alltid har en god nok kvalitet og dokumentasjon til årsregnskapet som avlegges, at attestasjonsoppgaver forelegges revisor til avtalt tid og at administrasjonen i større grad må forventes å delta i kontrollutvalgets bestilling av f.eks. forvaltningsrevisjoner, særskilte bestillinger og gi redegjørelser til utvalgene. Styrene i de to selskapene gav i september 2012 sin tilslutning til at en arbeidsgruppe bestående av de daglige lederne og de ansattes representant ble nedsatt for å utrede sammenslåing. I tillegg ble det besluttet at styrelederne i de to selskapene skulle være styringsgruppe. Representantskapet i Hedmark Revisjon IKS gav sin tilslutning til utredningsarbeidet i møte den 20. september 2012 i forbindelse med behandling av selskapets strategiplan. Saken ble satt opp i representantskapet i Glåmdal revisjon IKS den 26. oktober 2012, men saken ble utsatt til neste møte.

3 Styret i Hedmark Revisjon IKS behandlet saken på nytt i møte den 13. desember Styret konkluderte med at det ville avvente Glåmdal revisjon IKS avklaring med eierkommunene mht. videre eierskap i eksisterende selskap. Med bakgrunn i budsjettvedtak i kommunestyrene i Kongsvinger og Sør-Odal om reduksjon i utgifter til tilsyn og kontroll, tok daglig leder i Glåmdal revisjon IKS, etter avtale med ordfører Øystein Østgaard i Kongsvinger, initiativ til å avholde et eiermøte (møte med ordførere) for de 7 kommunene den 21. januar Dette for å få deres syn på å få utredet et samarbeid mellom Glåmdal revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS i regi av selskapet. Eiermøtet gav sin tilslutning til å få gjennomført en utredning. Vurdering: Prosjektgruppen som har utredet sammenslåing har vurdert hvilke faktorer som vil være kritiske for at et nytt selskap skal lykkes. Økonomi, nærhet til revisor og kompetanse er det viktigste for eierne. I tillegg er det viktig at det etableres en organisasjon med minst mulig administrasjon. Kommunene vil ved fusjon av de to selskapene samlet sett få redusert sine revisjonsutgifter til finansiell revisjon. Reduksjonen skal skje ved at revisjonsarbeidet ytterligere effektiviseres og ved gjennomføring av kostnadsreduksjon. Kostnadsreduksjon skal skje ved nedbemanning gjennom naturlig avgang og ved å utnytte stordriftsfordelene en sammenslåing vil gi. Det forutsettes at kommunens nærhet til revisor videreutvikles og styrkes, slik at alle kommuner i et nytt stort selskap har den nødvendige nærhet både til oppdragsansvarlig og utøvende revisor. Nærhet i denne sammenheng betyr at revisor er tilgjengelig på telefon, e-post osv., og at kommunen kan bestille møter og oppdrag hos revisor på kort varsel. Kommunene vil som i dag ha faste utøvende revisorer å forholde seg til. Det er viktig at revisjonsenhetene legger til rette for at kvalifiserte personer vil søke til kommunal revisjon, og at dyktige medarbeidere blir fordi de har interessante og utfordrende oppgaver. Dette kan sikres gjennom at den kommunale revisjonsenheten gis stabile og forutsigbare rammebetingelser. Uten slike stabile og forutsigbare rammebetingelser fra eierne, vil det bli utfordrende å drive virksomheten optimalt til kundenes beste. Bred kompetanse særlig i forhold til kommunale regnskapsprinsipper, kommunal forvaltning og tjenesteproduksjon skal brukes som en ressurs for alle kundene i selskapet. Glåmdal revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS er enige om at enhetene sammen er bedre stilt i en konkurransesituasjon ved at selskapene ikke har anledning til å påta seg andre oppdrag enn dem som knyttes direkte til eierkommunene. Slått sammen vil enhetene bli mer kostnadseffektive og utnytte spisskompetansen mer optimalt enn hver for seg. En større enhet vil derfor gi kommunene en kvalitativt bedre revisjonsordning enn dagens to selskaper hver for seg. De ansattes representanter som har vært med i utredningen slutter seg til dette. Ved å etablere et sterkt interkommunalt revisjonsselskap som kan betjene kommunene med en bred kompetanse i egenregi, er det lagt opp til at arbeidsplasser blir værende i regionen. Man får også et revisjonsfaglig miljø som har spesialisert seg på kommunale regnskapsprinsipper og kommunal tjenesteproduksjon. I tillegg reduseres selskapenes sårbarhet ved permisjoner, sykdomsfravær og vakanser i stillinger. Alle kommunene vil i det nye selskapet bli fakturert iht. inngåtte oppdragsavtaler om revisjon. Alle oppdrag vil bli fakturert i forhold til medgått tid, og ordningen som kommunene i Glåmdal har hatt med delvis avregning iht. folketall (40 %) avvikles.

4 Siden det er mange eiere i selskapet, er det utarbeidet en felles eieravtale som gir føringer for hvordan felles eierstrategi bør utformes. Behandling i styre og representantskap Utkast til rapport om sammenslåing av Glåmdal Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS forelå i mars Styrene i de to selskapene behandlet utkastet i møter hhv den og Representantskapet i Glåmdal tok stilling til endelig rapport datert i møte den , hvor det ble fattet vedtak med følgende innstilling til kommunestyrene: Kommunene gir sin tilslutning til og ønsker å delta i en sammenslåing av Hedmark Revisjon IKS og Glåmdal revisjon IKS fra Prosessen gjennomføres i samsvar med intensjonene i utredningen datert Kontrollutvalgssekretariatet for kommunene i Glåmdal utarbeidet i etterkant av dette møte en saksfremstilling til kontrollutvalgene om valg av ny revisjonsordning fra Kontrollutvalgene i Glåmdal innstilte overfor kommunestyrene at de skulle vedta det samme som representantskapet hadde besluttet. Kommunestyrene i de 7 kommunene gav samtlige sin enstemmige prinsipielle tilslutning til sammenslåing i møter ultimo juni Med bakgrunn i representantskapets vedtak kom styreleder og daglig leder i etterkant av styremøte frem til at arbeidsgruppen burde møtes for å arbeide frem et forslag til et budsjett for en sammenslått virksomhet. Representantskapet i Hedmark Revisjon IKS ble orientert om utredningen i møte den Representantskapet tok utredningen og statusrapport på arbeidet til orientering. Representantskapet i Hedmark Revisjon IKS registrerte at Glåmdal Revisjon IKS har et høyere kostnadsnivå og en annen kostnadsfordeling enn Hedmark Revisjon IKS, og at styret må arbeide med å få avklart dette før det anses aktuelt for Hedmark Revisjon IKS å gå videre med en sammenslåing. Representantskapet ba om å bli presentert for et budsjett for et sammenslått selskap og hvilke endringer det medfører for kommunene i forhold til eierskap i nåværende selskap. I etterkant av disse to representantskapsmøtene har det vært avholdt styremøter og dialogmøter mellom styrene, og etter møter den er styrene enige om de økonomiske forutsetningene for sammenslåing. Det medfører bl.a. at selskapet i en 3 års periode opererer med forskjellige timepriser (selvkost), hhv. kr 725 på oppdrag i nåværende Hedmark Revisjon IKS og kr 850 for oppdrag i nåværende Glåmdal revisjon IKS. Prisdifferensieringen tilskrives forskjellig kostnadsnivå og utfaktureringsgrad, og et krav fra styret i Hedmark Revisjon IKS om at en økning i timeprisen ikke kan begrunnes i en sammenslåing. Styret i Glåmdal revisjon IKS behandlet i møte den forslag til selskapsavtale og eieravtale, og styret gav sin tilslutning til at denne kunne oversendes representantskapet i Glåmdal revisjon IKS. Representantskapet gav sin tilslutning til ny selskapsavtale og eieravtale i møte den Styret i Hedmark Revisjon IKS behandlet i møte den forslag til selskapsavtale og

5 eieravtale, samt budsjett for 2014 og økonomiplan for perioden Styret gav sin tilslutning til ny selskapsavtale og eieravtale, og saken ble oversendt representantskapet i Hedmark Revisjon IKS. Representantskapet ga sin tilslutning til sammenslåing den I forkant var det avholdt et eiermøte, der ordførere fikk tilkjennegi sitt syn på sammenslåingen. Anbefalinger Styrene og representantskapene i de to selskapene anbefaler at det etableres et felles interkommunalt selskap for revisjon av Hedmark fylkeskommune, kommunene i Glåmdal, i Sør-Østerdal og på Hedmarken ved at Glåmdal Revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS slås sammen til ett selskap. Selskapet organiseres som et interkommunalt selskap (IKS) i samsvar med Lov om interkommunale selskap av nr. 6. Kommunene får eierandeler i Hedmark Revisjon IKS som tilsvarer den enkelte kommunens prosentvise andel av kommunenes egne brutto driftsinntekter for regnskapsåret Tilsvarende får kommunene samme ansvarsdel både i forhold til eksisterende og fremtidige forpliktelser. Selskapets navn blir Hedmark Revisjon IKS. Hovedkontoret blir i Løten, men selskapet vil også ha kontor i Kongsvinger. Eventuelle oppdragsavtaler om revisjon med nåværende selskap videreføres i nytt selskap, og tas opp til reforhandling i forhold til det som i dag er avtalt kontraktsperiode. 6 Rådmannens INNSTILLING 1. Selskapsavtale for Hedmark Revisjon IKS godkjennes slik representantskapet har vedtatt denne. 2. Ved å være medeier i selskapet forplikter kommunen seg til å kjøpe revisjonstjenester fra selskapet, jf. kommuneloven De ansattes pensjonsrettigheter videreføres i det nye selskapet. 4. Ordfører gis myndighet til å signere selskapsavtalen Formannskap FS-052/13 Innstilling: 1. Selskapsavtale for Hedmark Revisjon IKS godkjennes slik representantskapet har vedtatt denne. 2. Ved å være medeier i selskapet forplikter kommunen seg til å kjøpe revisjonstjenester fra selskapet, jf. kommuneloven De ansattes pensjonsrettigheter videreføres i det nye selskapet. 4. Ordfører gis myndighet til å signere selskapsavtalen. Innstillingen er enstemmig Kommunestyret KS-105/13

6 Vedtak: 1. Selskapsavtale for Hedmark Revisjon IKS godkjennes slik representantskapet har vedtatt denne. 2. Ved å være medeier i selskapet forplikter kommunen seg til å kjøpe revisjonstjenester fra selskapet, jf. kommuneloven De ansattes pensjonsrettigheter videreføres i det nye selskapet. 4. Ordfører gis myndighet til å signere selskapsavtalen. Vedtaket var enstemmig.