Innkalling av Valstyret

Transkript

1 Masfjorden kommune Innkalling av Valstyret Møtedato: Møtestad: Møtetid: 11:00-12:00 Eventuelle forfall må meldast til Anne Kristin Rafoss per tlf , sms til eller per epost til Varamedlemmer møter berre etter nærare avtale. 005/2015 Godkjenning av innkalling og sakliste 006/2015 Godkjenning av møtebok 007/2015 Godkjenning av vallister til kommunestyrevalet /2015 Førehandsrøysting ved kommunevalet 2015 og val av røystestader 009/2015 Oppnemning av røystestader og opningstid ved kommunevalet /2015 Oppnemning av røystestyre i samband med kommunevalet /2015 Referatsak 1 Rekruttering av valgmedarbeidere til valget i Orientering om kyrkjevalget brev til kommunane 23. april 2015 Karstein Totland, ordførar møteleiar Anne Kristin Rafoss sekretær

2 Sakspapir Saksbehandlar Arkiv ArkivsakID Anne Kristin Rafoss 15/306 Saknr Utval Type Dato 005/2015 Valstyret PS Godkjenning av innkalling og sakliste Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Innkalling og sakliste vert godkjend Saksopplysningar:

3 Sakspapir Saksbehandlar Arkiv ArkivsakID Maud Sleire Holmaas 15/306 Saknr Utval Type Dato 006/2015 Valstyret PS Godkjenning av møtebok 32T Protokoll - Valstyret Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Møtebok vert godkjend. Saksopplysningar:

4 Sakspapir Saksbehandlar Arkiv ArkivsakID Anne Kristin Rafoss FE /335 Saknr Utval Type Dato 007/2015 Valstyret PS Godkjenning av vallister til kommunestyrevalet T Politiske lister frå EVA til kommunevalet 2015 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Følgjande listeframlegg til kommunevalet 2015 ver godkjent: Arbeidarpartiet Framstegspartiet Høgre Kristeleg Folkeparti Miljøpartiet dei Grøne Senterpartiet Venstre Listeframlegga vert lagt ut till offentleg ettersyn på desse stadane: Heimesida Kommunehuset Nordbygda senter Nærbutikken på Haugsvær Overskriftene på dei godkjende vallistene vert kunngjort i lokalavisene med opplysningar om kvar listene er lagt ut. Saksopplysningar: Bakgrunn Den 14.september er det kommunestyre- og fylkestingval. Fristen for å levere inn listeframlegg til kommunevalet var sett til 31.mars kl 12:00 Fakta Vallova fastset alle krav til listeforslag til kommuneval i kap 6 6-1, 6-2, 6-3 og 6,4. Vallova fastset alle krav til handsaming samt offentleggjering av listeforslaga i 6-6 og 6-7.

5 Det kom inn 7 listeframlegg innan fristen. Vurdering Alle listeframlegga er innafor reglane når det gjeld innsendingsfrist, partinamn, underskrifter av minst 2 personar, fødselsdato, årstal på kandidatane, samt fødselsdato og adresse på dei som har skrive under lista. Ved gjennomgang av listene fann ein at ein person var ført opp på 2 lister; Ap og KrF. Vedkommande person vart tilskriven og innan ei kort frist beden om å velje kva liste han ville stå på. Utan tilbakemelding innan fristen, ville rådmannen har ført han opp på den lista som kom først til kommunen. I dette tilfelle var det Arbeidarpartilista som vart stempla inn først. Vedkommande svara innan fristen og ga melding om at han ville stå på KrF-lista. Tillitsvalt i Arbeidarpartiet vart då tilskriven og beden om justere lista etter at kandidat nr 7 måtte strykast. Etter lovverket hadde Ap tre alternativ: å sette inn ein nytt namn på 7.plass å flytte alle kandidatar fom nr 8 opp ein plass å flytte alle kandidatar fom nr 8 opp ein plass og sette inn eit nytt namn på siste plass Ap valde siste alternativ og sende og med erklæring frå han som no står på siste plass om at han er spurt og er villig til å stå på lista slik lova krav. Rådmannen har justert Arbeidarpartilista etter desse opplysningane. Alle kandidatane som står på lister til kommunevalet er tilskrive og fått opplysning om på parti si liste dei står på kva plass dei står på fritaksgrunnar Det har kome ei skriftleg erklæring frå kandidat nr 9 på Høgrelista om at ho ikkje ønskjer å stå på denne lista til kommunevalet Tillitsvalt i Høgre vart kontakta pr telefon og fekk informasjon om at Høgrelista må endrast sidan kandidat nr 9 ønskjer å bli stroken. Etter lovverket hadde H tre alternativ: å sette inn ein nytt namn på 9.plass å flytte alle kandidatar fom nr 10 opp ein plass å flytte alle kandidatar fom nr 10 opp ein plass og sette inn eit nytt namn på siste plass Høgre valde andre alternativ. Rådmannen har justert Høgrelista etter denne opplysningen. Konklusjon Etter endringane gjort greie for over, vert listene lagt fram for valstyret til godkjenning før dei vert kunngjort.

6 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Listeforslag Kommunestyrevalget 2015 i Masfjorden Listeforslag: Arbeidarpartiet Status: Til behandling i valstyret Kandidatnr. Namn Fødselsår Bustad Stilling 1 Torill Torsvik Størkersen Hosteland 2 Arthur Reidar Sjursen Matredal 3 Ragnvald Tangedal Hosteland 4 Hildegunn Bjånes Matredal 5 Bjørn Egil Nordland Haugsvær 6 Britt Inger Myhr Masfjordnes 7 Elin Kjersti Eikemo Haugsvær 8 Morten Sleire Hosteland 9 Merethe Rugseth Haugsvær 10 Endre Tynning Nystrand Hosteland 11 Turid Rekve Hosteland 12 Anders Duesund Haugsvær 13 Erlend Birkeland Hosteland 14 Liv Dyregrov Hosteland 15 Birger Alias Wergeland Hosteland 16 Anita Birgitte Solheim Haugsvær 17 Linda Vågseth Hosteland 18 Odd Helge Birkestrand Masfjordnes 19 Harald Bjarne Birkeland Hosteland 20 Malmfred Helge Haukeland Hosteland :04:38 Lister og kandidatar Side 1

7 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Listeforslag Kommunestyrevalget 2015 i Masfjorden Listeforslag: Framstegspartiet Status: Til behandling i valstyret Kandidatnr. Namn Fødselsår Bustad Stilling 1 Janne-Judith Kvamsdal Sandnes 1972 Solheim 2 Olav Ørjan Daae 1969 Frøyset 3 Bjarte Kvinge Tvedt 1981 Andvik 4 Jostein Kvamme Duesund 1977 Solheim 5 Tone Asmussen Daae 1964 Frøyset 6 Willy Borge 1959 Skjelsundet 7 Morten Ove Gullaksen 1966 Duesund 8 James Philip Palmer 1987 Hosteland 9 Cato Eide 1987 Hope 10 Erlend Kvamsdal 1982 Skjelsundet 11 Geir Inge Hosteland 1971 Hosteland 12 Marion Kristine Bartlett 1942 Rambjørgsvik 13 Geir Sigurd Tvedt 1960 Sørkvingo 14 Sigfrid Hjertås 1948 Ytre Haugsdal 15 Kåre Tresnes 1954 Arekletten 16 Ruth Sleire 1932 Lauveid 17 Målfrid Petra Søvik Ynnesdal 1933 Hosteland 18 Tone Høydal Duesund 1980 Solheim :04:38 Lister og kandidatar Side 2

8 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Listeforslag Kommunestyrevalget 2015 i Masfjorden Listeforslag: Høgre Status: Til behandling i valstyret Kandidatnr. Namn Fødselsår Bustad Stilling 1 Karstein Jon Totland Masfjordnes 2 Frode Langhelle Matredal 3 Lene Hansen Kvamsdal Hosteland 4 Bjarte Andvik Masfjordnes 5 Halvard Werner Gullaksen Hosteland 6 Beate Irmelin Matre Matredal 7 Kurt Henning Oppedal Haugvær 8 John Torgeir Torsvik Hosteland 9 Bjarte Dyrkolbotn Matredal 10 Atle Nordland Masfjordnes 11 Bente Dagny Holmaas Halland Hosteland 12 Vebjørn Haugsdal Masfjordnes 13 Thor-Ole Vågene Hosteland 14 Jolaug Haugsvær Masfjordnes 15 Ørjan Langhelle Haugsvær 16 Elisabeth Sleire Hosteland 17 Terje Myrvang Hosteland 18 Astrid Daae Kristiansen Masfjordnes 19 Martin Peter Matre Matredal 20 Venke Fredheim Ekren Masfjordnes 21 Henning Atle Fredriksen Hosteland :04:38 Lister og kandidatar Side 3

9 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Listeforslag Kommunestyrevalget 2015 i Masfjorden Listeforslag: Kristeleg Folkeparti Status: Til behandling i valstyret Kandidatnr. Namn Fødselsår Bustad Stilling 1 Siri Tangedal Kratzmeier Hosteland 2 Jon Hope Haugsvær 3 Rolf Anton Gerweck Hosteland 4 Ruth Mjanger Masfjordnes 5 Ellen Margrete Fotland Andvik Masfjordnes 6 Janne Kristin Haugsvær Haugsvær 7 Inger Jåstad Matredal 8 Svein Gunnar Sivertsen Masfjordnes 9 Lovise Olaug Matre Hosteland 10 Silje Vågseth Kjetland Matredal 11 Jon Martin Skauge Masfjordnes 12 Ståle Daae Matredal 13 Grethe Elin Daae Lahti Masfjordnes 14 Eli Tangedal Areklett Hosteland 15 Kristin Andvik Masfjordnes 16 Torstein Skuggedal Masfjordnes 17 Martin Steinestø Haugvær 18 Lillian Andvik Masfjordnes 19 Rognald Johannes Matre Matredal 20 Helen Andvik Masfjordnes 21 Vigdis Vågseth Kristoffersen Haugvær 22 Helge Gustav Andvik Masfjordnes :04:38 Lister og kandidatar Side 4

10 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Listeforslag Kommunestyrevalget 2015 i Masfjorden Listeforslag: Miljøpartiet Dei Grøne Status: Til behandling i valstyret Kandidatnr. Namn Fødselsår Bustad Stilling 1 Arne Erik Berg 1961 Matredal 2 Helga Nyhavn Matre 1989 Matredal 3 Magne Helge Sleire 1959 Hosteland 4 Maria Aasgard Tveranger 1993 Masfjordnes 5 Tom-Eddie Borge 1974 Hosteland 6 Ragnhild Tveranger 1973 Masfjordnes 7 Ingrid Charlott Minna Nielsen 1952 Masfjordnes 8 Åshild Krige 1980 Hosteland :04:38 Lister og kandidatar Side 5

11 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Listeforslag Kommunestyrevalget 2015 i Masfjorden Listeforslag: Senterpartiet Status: Til behandling i valstyret Kandidatnr. Namn Fødselsår Bustad Stilling 1 Geir Egil Haugsvær Haugsvær 2 Wenche Dåe Hosteland 3 Jan Helge Torsvik Masfjordnes 4 Laila Furebotn Haugsvær 5 Laila Haukeland Hosteland 6 Hans Daae Masfjordnes 7 Åsmund Kjetland Matredal 8 Heidi Langøy Romarheim Hosteland 9 Jan Olav Fosse Matredal 10 Kathrine Storsæter Haugsvær 11 Knut Audun Areklett Hosteland 12 Rigmor Søvik Hosteland 13 Lars Elling Haugsvær Haugsvær 14 Eva Langøy Kvamsdal Hosteland 15 Tone Vågseth Haugsvær 16 Solveig Grimsland Matredal 17 Jan Steinar Høsteland Hosteland 18 Perla Gabatbat Gjerde Masfjordnes 19 Ivar Håkon Haukeland Hosteland :04:38 Lister og kandidatar Side 6

12 Kommunestyre- og fylkestingsvalget 2015 Listeforslag Kommunestyrevalget 2015 i Masfjorden Listeforslag: Venstre Status: Til behandling i valstyret Kandidatnr. Namn Fødselsår Bustad Stilling 1 Egil Kvingedal 1967 KHMS leder 2 Øystein Bolset Strand 1989 Student 3 Per-Einar Langhelle 1979 Lærar 4 Tove Kristin Sleire Tistel 1971 Kreftsjukepleiar 5 Marianne Ulvatn 1971 Næringsdrivande 6 Magnar Ulvatn 1945 Næringsdrivande 7 Kristian Skjelanger Kvinge 1990 Fagarbeidar 8 Britt Elisabeth Nordland 1966 Lærar 9 Ingun Haugsdal 1958 Fagarbeidar 10 Jarle Haugsvær 1964 Nestleiar 11 Frode Haugsvær 1966 Næringsdrivande 12 Ivar Holmaas 1964 Lensmann :04:38 Lister og kandidatar Side 7

13 Sakspapir Saksbehandlar Arkiv ArkivsakID Anne Kristin Rafoss FE /324 Saknr Utval Type Dato 008/2015 Valstyret PS Førehandsrøysting ved kommunevalet 2015 og val av røystestader Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Førehandsrøysting ved kommunevalet 2015 vert lagt opp slik: Kommunehuset: 10.aug 12.sept 09:00 15:00 Butikken på Kvingo laurdag 5.sept 10:00 15:00 Butikken på Haugsvær Sjukeheimen laurdag 5.sept laurdag 5.sept 10:00 15:00 10:00 15:00 Biblioteket på Hosteland tysdag 8.sept 13:00 19:00 Kommunehuset Biblioteket på Matre onsdag 9.sept tordag 10.sept Tilbod om ambulerande røysting vert gjeve i veke :00 19:30 13:00 18:00 Rådmannen får fullmakt til å justere på opningstidene viss opningstider på butikkane eller biblioteka endrar seg. Saksopplysningar: Bakgrunn Vallova fastset at tidlegrøysting ved kommunevalet skal vere i perioden 1.juli til den ordinær førehandsrøystinga startar, jf vallova 8-1, pkt (4). Vallova fastset at førehandsrøysting ved kommunevalet skal vere i perioden 10.august til 12.september, jf vallova 8-1 pkt (1) og (2). Vallova fastset at førehandsrøystinga skal gå føre seg i eigna og tilgjengelege lokale, jf vallova 8-3 pkt (1). Det er og fastsett i lova at det skal vere førehandsrøysting på helse- og sosialinstitusjonar. Andre førehandsrøsytingsstader vert der valstyret bestemmer, jf vallova 8-3 pkt (2). Vallova fastset at dei som grunna sjukdom eller uførhet ikkje kan avgje stemme ved

14 førehandsrøysingsstadane eller på valtinget, kan søke valstyret om å avgje førehandstemme der dei oppheld seg (ambulerande røysting), jf vallova 8-3, pkt (6). Fakta Ved kommunevalet i 2011 var det mogeleg å førehandsrøyste på alle skulane i tillegg til kommunehuset i heile førehandsperioden. Til stortingsvalet i 2013 var det ei lovendring som kravde to røystemottakarar på kvar plass og det gjorde at ein for 2 år sidan berre hadde førehandsrøysting på kommunehuset i heile peroden. Ein kompenserte med ein langdag i biblioteka sine opningstider og ein langdag på kommunehuset i tillegg til ein laurdag på sjukeheimen. Vurdering Tidlegrøysting Tidlegrøysting vert berre mogeleg på kommunehuset. Den som vil tidlegrøyste må avtale dag på førehand sidan røysteperioden er i ferietida. Dvs at ein ikkje kan krevje å få tidlegrøyste viss ein berre møter opp utan avtale. Rådmannen reknar med at ein skal kunne ta i mot tidlegstemmer i 3 av 5 vekedagar i sommarvekene. Førehandsrøysting Førehandsrøystingsopplegget i samband med stortingsvalet for 2 år sidan fungerte godt bortsett frå langdagen på kommunehuset. Det vart då bestemt at langdagen skulle vere ein fredag for å prøve å fange opp vekependlarar, men svært dårleg frammøte gjer at ein går bort frå denne løysinga i år. I staden vel ein å foreslå langdag på kommunehuset ein vanleg vekedag. Langdagar i biblioteket si opningstid vert vidareført Kommunane er oppmoda om å oppsøke veljarane der dei ferdast; gjerne i kjøpesenter. Rådmannen meiner at ein i år kan prøve førehandsrøysting ein laurdag i butikkane for tidlegere røystekrinsar Haugsvær og Kvingo i tidsrommet 10:00 15:00. Førehandsrøysting ein laurdag på sjukeheimen vil bli vidareført og rådmannen rår til at ein har ope i tidsrommet 10:00 15:00 der og. Ambulerande røysting Tilbod om ambulerande røysting vert vidareført slik som tidlegare år. Konklusjon Førehandsrøysting ved kommunevalet 2015 vert lagt opp slik: Kommunehuset: 10.aug 12.sept 09:00 15:00 Butikken på Kvingo laurdag 5.sept 10:00 15:00 Butikken på Haugsvær laurdag 5.sept 10:00 15:00 Sjukeheimen laurdag 5.sept 10:00 15:00 Biblioteket på Hosteland tysdag 8.sept 13:00 19:00 Kommunehuset onsdag 9.sept 09:00 19:30 Biblioteket på Matre tordag 10.sept 13:00 18:00

15 Tilbod om ambulerande røysting vert gjeve i veke 36.

16 Sakspapir Saksbehandlar Arkiv ArkivsakID Anne Kristin Rafoss FE /325 Saknr Utval Type Dato 009/2015 Valstyret PS Oppnemning av røystestader og opningstid ved kommunevalet 2015 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: På valdagen 14.september 2015 held Masfjorden kommune valting på følgjande stader: Hosteland røystekrins Masfjordnes røystekrins Matre røystekrins Nordbygda skule Kommunehuset Matre skule Opningstida for valtinget vert frå kl 11:00 til kr 18:00 Saksopplysningar: Bakgrunn Den 14.september 2015 er det kommunestyre- og fylkestingval. Det er og soknerådsval den dagen. Valstyra i kommunane er frå Kommunal- og regionaldepartementet blitt oppmoda om å samarbeide med sokneråda for å tilrettelegge valet, sjølv om det er sokneråda sjølve som har ansvaret for all tilrettelegging for deira val. Fakta Følgjande vedtak vart gjort i kommunestyret den som sak 020/2014: Røystestader i Masfjorden kommune frå og med kommunestyrevalet i 2015 vert slik: Hosteland røystekrins Masfjordnes røystekrins Matre røystekrins. Opningstid for valtinget har i mange år vore frå 11:00 18:00. Vurdering Valtinget på Nordbygda skule, Matre skule og kommunehuset er godt innarbeidd. Sammarbeidet med soknerådsvalet for 4 år sidan fungerte og bra då dei fekk tilgang til eigna

17 lokaler like i nærleiken av der kommunestyre- og fylkestingsvalet vart gjennomført. Opningstidene for valtinget er godt innarbeidd og fungerer greitt. Rådmannen rår til at ein gjennomfører årets val på same måten som for 4 år sidan. Konklusjon Sjå framlegg til vedtak.

18 Sakspapir Saksbehandlar Arkiv ArkivsakID Anne Kristin Rafoss FE /329 Saknr Utval Type Dato 010/2015 Valstyret PS Oppnemning av røystestyre i samband med kommunevalet 2015 Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Røystestyra i Masfjorden kommune i samband med kommunevalet 2015 vert sett saman slik: Hosteland røystekrins Liv Oda Dale Arne Riisnes Marta Midtbø Stian Søvik Laila Solhaug Reknes Alf Holmaas Helland Masfjordnes røystekrins Gunnar Andvik Lovisa Midtbø Frank Kvinge Kjetil Fjellby Mary Hope Berit Torsvik Matre røystekrins Dina Dyrhovden Arnold Matre Reidun Kvamsdal Ivar Duesund Marit Steinestø Magnhild Rørtveit leiar nestleiar medlem medlem varamedlem varamedlem leiar nestleiar medlem medlem varamedlem varamedlem leiar nestleiar medlem medlem varamedlem varamedlem Rådmannen får fullmakt til å oppnemne ny medlemmer skulle det bli behov for det.

19 Saksopplysningar: Bakgrunn Den 14.september 2015 er det kommunestyre- og fylkestingval. Masfjorden kommune held den dagen valting på Hosteland skule, Matre skule og på kommunehuset. For kvart valting må det oppnemnast eit røystestyre. Eit røystestyre må vere på minimum 3 personar. Når det gjeld valfunskjonærar er det opp til kommunen å fastsetje kor mange personar ein treng i vallokalet for å kunne gjennomføre eit valting. Fakta Vallova fastset at kandidat som er oppført på valliste ved kommunestyrevalet ikkje kan oppnemnst il stemmemottakar eller valfunksjonær i vallokalet i eigen kommune, jf vallova 9-3, pkt (4). Vurdering Det er viktig å få røynde folk i røystestyra som har vore med på dette før. Det er alltid noko nytt i vallova, også når det gjeld røystemottaking i krinsane. Difor er det lagt vekt på å sette saman røystestyret med folk som har kjennskap til rutinene i eit valting saman med nye folk som kan få praktisk opplæring slik at det heile tida vil vere kontinuitet i krinsane. Arbeidet i røystestyret vert godtgjort etter kommunale satsar for møtegodtgjersle og diett. Tapt arbeidsforteneste må dokumentarast. Rådmannen sitt forslag er at kvart røystestyre er på 4 personar med 2 varamedlemmer. Skulle det vise seg at så mange melder fråfall når valdagen er der at valstyret ikkje vert fulltallig, ber rådmannen om fullmakt til å oppnemne nye personar til valstyret. Konklusjon Sjå framlegg til vedtak.

20 Sakspapir Saksbehandlar Arkiv ArkivsakID Anne Kristin Rafoss 15/306 Saknr Utval Type Dato 011/2015 Valstyret PS Referatsak 1, Rekruttering av valgmedarbeidere til valget i , Orientering om kyrkjevalget brev til kommunane Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Referatsaker vert tekne til orientering Saksopplysningar:

21 Statsråden Kommunene v/ valgstyrene Deres ref Vår ref Dato 15/ Rekruttering av valgmedarbeidere til valget i 2015 Det følger av valgloven 9-3 (4) og kommuneloven 14 (4) at kandidater som er oppført på valgliste ved kommunestyrevalget eller fylkestingsvlaget ikke kan oppnevnes til stemmemottaker, valgfunksjonær eller medlem av stemmestyret i valglokalene i vedkommende kommune/fylke. Etter at denne lovendringen ble vedtatt, har flere kommuner måttet skifte ut valgmedarbeidere med lang erfaring. Rekruttering av dyktige valgmedarbeidere blir for mange kommuner en mer krevende oppgave enn tidligere, og jeg vil understreke hvor viktig det er at kommunene håndterer denne utfordringen på en god måte. I evalueringen av stortingsvalget 2013, publisert i høringsnotat av , uttalte departementet at vi vil informere og veilede kommunene i rekrutteringsarbeidet i forkant av kommunestyre- og fylkestingsvalget Jeg vil med dette brevet fremheve betydningen av arbeidet med rekruttering av valgmedarbeidere. Nye kanaler for rekruttering Jeg vil oppfordre kommunene til å utforske nye kanaler for rekruttering av stemmestyremedlemmer og andre valgfunksjonærer. Å involvere innbyggerne i Postadresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon: Telefaks: Org. nr.:

22 gjennomføringen av valg kan føre til økt interesse rundt og tillit til valg. Med god opplæring kan engasjerte borgere gjennomføre oppdraget som stemmestyremedlem eller valgfunksjonær, uavhengig av tidligere politisk erfaring. Kommunene kan for eksempel legge ut informasjon på kommunale nettsider eller sette inn en annonse i lokalavisen. Slik informasjon kan også gis på det lokale biblioteket eller servicetorget. Det er viktig å øke engasjementet og valgdeltakelsen, spesielt blant yngre velgere. Jeg anbefaler derfor kommuner som har videregående skoler å ta kontakt med avgangsklassene og inngå en dialog om mulig samarbeid på valgdagen. Interkommunal dialog Kommuner kan også med fordel innlede et samarbeid med andre kommuner for å utveksle erfaringer fra arbeidet med å rekruttere valgmedarbeidere. Kommunene har ulike rekrutteringsstrategier, og det kan være nyttig å utveksle slik informasjon med andre kommuner. Følg også med på Valgmedarbeiderportalen for mer informasjon og tips om rekruttering. Jeg ønsker dere lykke til med valggjennomføringen! Med hilsen Jan Tore Sanner Side 2

23 Kommunene v/ valgstyret Deres ref Vår ref Dato 15/ Orientering om kirkevalget 2015 Departementet vil minne om at det skal avholdes kirkevalg samtidig med kommunestyre- og fylkestingsvalg i Det skal velges representanter både til menighetsråd og bispedømmeråd. Departementet vil i dette brevet informere generelt om gjennomføringen av kirkevalget og forholdet til gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalg. Regelverk for kirkevalget Kirkevalget består av valg til menighetsråd og bispedømmeråd, som samlet utgjør Kirkemøtet i Den norske kirke. Kirkevalget reguleres av regler fastsatt av Kirkerådet med hjemmel i kirkeloven. På kirkens nettsider ligger et rundskriv fra Kirkerådet til lokale kirkelige kontorer om kirkevalget Her finnes også valghåndbok for valgmedarbeidere, samt regelverk og veiledninger for arbeidet med kirkevalget. Stemmerett ved kirkevalget har medlemmer av Den norske kirke. Stemmerettsalderen ved høstens kirkevalg er 15 år. Kirkerådet sender ut egne valgkort til alle stemmeberettigede ved kirkevalget. Valgkortet til kirkevalget vil skille seg klart ut fra valgkortene til kommunestyreog fylkestingsvalget. Disse sendes også i lukket konvolutt. Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Sissel Lian NO-0032 Oslo Org no. postmottak@kmd.dep.no

24 Ansvaret for gjennomføring av kirkevalget Kirken er selv ansvarlig for organisering og tilrettelegging av kirkevalget. Kirkerådet har ansvar for det overordnede regelverket. Menighetsrådene har ansvaret for gjennomføringen av kirkevalget på lokalt nivå. Menighetsrådet fungerer som valgstyre. De har ansvar for at kirkevalget blir gjennomført i samsvar med regelverket, og bestemmer sted for stemmegivning, oppnevner valgfunksjonærer, skaffer materiell og sørger for opptelling av stemmesedler. Tidspunkt for kirkevalget Kirkevalget skal gjennomføres samtidig med kommunestyre- og fylkestingsvalget mandag 14. september. Det enkelte menighetsråd kan vedta at det lokalt skal avholdes valg også søndag 13. september. Det skal også være mulig å avgi forhåndsstemme til kirkevalget i perioden 10. august 11. september. Forhåndsstemmegivningen skal ikke tilknyttes forhåndsstemmegivningen ved kommunestyre- og fylkestingsvalget. Forhåndsstemmegivning kan finne sted etter gudstjenester i perioden, og ellers der menighetsrådene bestemmer. Sted for stemmegivning ved kirkevalget Menighetsrådet fastsetter hvor stemmeginingen skal foregå ut fra lokale forhold og muligheter. Etter kirkeloven skal kirkevalget finne sted i umiddelbar nærhet av kommunens valglokaler. Kommunen kan stille lokaler til disposisjon til avholdelse av kirkevalg. Der kirken ligger i umiddelbar nærhet til valglokalet, kan kirken eller et annet kirkelig lokale benyttes. Det kan være aktuelt å etablere færre valglokaler til kirkevalget enn til kommunestyre- og fylkestingsvalget. Kirkevalget kan, der det er naturlig, legges til samme lokaler som kommunestyre- og fylkestingsvalget. Kommuner som ikke har egnede lokaler til å huse begge valg samtidig er ikke pålagt å legge til rette for dette. I tilfeller der lokaler for kirkevalget legges i umiddelbar nærhet til valglokalene som benyttes ved kommunestyre- og fylketingsvalget, er det viktig at det inngås et samarbeid mellom menighetsrådene og valgstyrene. Det er viktig at kirkevalget er tydelig adskilt fra kommunestyre- og fylkestingsvalget. Som hovedregel anbefales det at Side 2

25 valgene ikke avholdes i samme rom. Spesielt egnede større rom kan brukes til begge valg dersom de lett kan innredes på en måte som unngår sammenblanding av valgene. Adskillelsen skal sikre at velgerne ikke blir forvirret eller føler seg presset til å stemme ved begge valg. Det skal ikke være noen tvil hos velgeren om hvilket valg det stemmes ved. Dette kan oppnås ved hjelp av tydelig skilting og god informasjon, i tillegg til fysisk adskillelse av valgene ved for eksempel bruk av to ulike innganger. Det må være separate avlukker og avkryssingsbord. Stemmesedlene til hvert valg må legges ut på en slik måte at det ikke oppstår fare for sammenblanding. Personene som utfører oppgaver i forbindelse med kirkevalget skal ikke utføre oppgaver ved kommunestyre- og fylkestingsvalget. Både menighetsrådet og valgstyret/stemmestyret er ansvarlige for å sikre at det ikke oppstår uklarheter eller sammenblanding mellom valgene. Samarbeid mellom kommunenes valgmyndigheter og menighetsrådene Kommunene er formelt sett ikke forpliktet til å bistå menighetsrådene med gjennomføringen av kirkevalget. Departementet anbefaler allikevel at kommunene innleder et samarbeid med menighetsrådene i forbindelse med valggjennomføringen. Representanter fra kirken vil selv kunne ta kontakt med kommunene for å drøfte samarbeidsrutiner rundt organisering og informasjon ved valgene. Kommunenes bistand til avviklingen av kirkevalget skal ikke gå utover gjennomføringen av kommunestyre- og fylkestingsvalget. Det er kirken som er ansvarlig for å sørge for at velgere blir informert om forhold rundt gjennomføringen av kirkevalget, herunder tid og sted for forhåndsstemmegivningen og rutiner for endring på stemmeseddelen. Dersom kommunen ønsker å bistå med personell til stemmemottak ved kirkevalget, bør det pekes ut forskjellige personer enn de som har tilsvarende oppgaver ved kommunestyre- og fylkestingsvalget. Bruk av samme stemmemottaker til begge valg øker faren for sammenblanding av valgene. Kommunene vil kunne stille valgurner og stemmeavlukker til disposisjon for menighetsrådene, dersom dette kan gjøres uten at det skaper vansker for avviklingen av kommunestyre- og fylkestingsvalget. Side 3

26 Ved å legge valglokalene for kirkevalget i tilknytning til valglokalene for kommunestyre- og fylkestingsvalget legger man opp til en ordning der velgeren står i fokus. Med en slik ordning kan velgerne avgi stemme til begge valg uten større praktiske vansker. Forutsetningen for en slik organisering er at valgene holdes klart adskilt fra hverandre. Velgeren skal selv avgjøre om de vil stemme ved begge valg. Det er derfor viktig at menighetsrådene etablerer gode rutiner lokalt og sørger for god opplæring av de som tar i mot stemmer til kirkevalget. Med hilsen Siri Dolven (e.f.) fung. avdelingsdirektør Sissel Lian førstekonsulent Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi til: Kirkerådet Side 4