Eierstrategi og retningslinjer for samhandling mellom kommunale foretak og basisorganisasjonen Steinkjer kommune

Transkript

1 Eierstrategi og retningslinjer for samhandling mellom kommunale foretak og basisorganisasjonen Steinkjer kommune 1

2 Innhold 1. Bakgrunn og rammebetingelser Rolleavklaringer Styret Kommunestyret Daglig leder Rådmannen Overordnet strategi for kommunens eierstyring av kommunale foretak Vedtekter og eierstrategi Eierstyring Nærmere om styre for kommunale foretak Godtgjøring Styremøtene Offentlighet Opplæring av styremedlemmer Rapportering til offentlige myndigheter Habilitet Samfunnsansvarlig forretningsdrift og tjenesteproduksjon Budsjett- og økonomiplan/årsbudsjett Budsjett og økonomiplan Avkastning og eieruttak Disponering av overskudd Budsjettrapportering Tertialrapporter Årsregnskap og årsberetning Finansreglement Økonomireglement Målstyring Arbeidsgiverpolitikk Felles arbeidsgiverpolitikk Hovedavtalen (HA) og Hovedtariffavtalen (HTA) Lovbestemte utvalg og funksjoner

3 Partssammensatt utvalg Arbeidsmiljøutvalg (AMU) AKAN Inkluderende arbeidsliv Hovedverneombud Lovpålagte bedriftshelsetjenester (BHT-tjeneste) Pensjon Forsikring Internkontroll/HMS Omdømme og profilering Kommunikasjonspolitikk og etiske retningslinjer Administrative støttefunksjoner/fellestjenester Regnskap og lønn IKT Innkjøp Arkiv- og dokumenthåndtering Telefoni Personaltjenester Forholdet til kommunens øvrige administrasjon Kontaktperson for foretaket Ledermøter Tjenestekjøp fra basisorganisasjon Årshjulsaktiviteter Implementering og revidering av eierstrategien og retningslinjene for samhandling

4 1. Bakgrunn og rammebetingelser Steinkjer kommune har p.t. to kommunale foretak (KF): Steinkjer kommuneskoger - Ogndalsbruket KF (org.nr ) Steinkjerbygg KF (org.nr ) Kommunale foretak (KF) reguleres av bestemmelser i kommunelovens kap. 11. Etablering av kommunale foretak benyttes særlig for virksomhet som ikke bør eller kan organiseres som aksjeselskap, og hvor det vil kunne være hensiktsmessig å organisere virksomheten utenfor den kommunale forvaltningen. Organisasjonsformen kan bare benyttes av en kommune og bare for virksomheter som eies av kommunen fullt ut. Det følger av kommunelovens 61 at det kommunale foretaket ikke er et eget rettssubjekt, men er en del av kommunen som juridisk enhet. Dette innebærer at det ikke er noe rettslig skille mellom kommunens økonomi og foretakets. Kommunen vil være direkte ansvarlig for de forpliktelser foretaket påtar seg. Kommunale foretak som organisasjonsform tar sikte på å etablere en balanse mellom behovet for kommunal styring og kontroll på den ene side og frihet for foretaksledelsen på den andre. I en slik sammenheng er det særlig 67 og 72 som er sentrale. 67 omhandler styrets myndighet. Følgende står i pkt. 1: 1. Foretaket ledes av styret, som har myndighet til å treffe avgjørelse i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret påser at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens eller fylkeskommunens økonomiplan og årsbudsjett og andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyre eller fylkesting. 67 gir foretakets styre betydelig kompetanse, men innskrenker samtidig denne i forhold til vedtak fattet av kommunestyret. 67 uttrykker kommunestyrets myndighet til å gi overordnede føringer og rammer for foretakets virksomhet. 72 omhandler forholdet til kommunens administrasjon. I pkt. 1-2 står følgende: 1. Administrasjonssjefen har innenfor styrets myndighetsområde ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets leder. Administrasjonssjefen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksetting av en sak skal utsettes til kommunestyret eller fylkestinget har behandlet saken. 2. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret eller fylkestinget, skal administrasjonssjefen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Administrasjonssjefens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. Etter kommunelovens 23 nr. 1 er administrasjonssjefen den øverste leder for den samlede kommunale administrasjonen. I 72 nr. 1 første punktum gjøres derimot et unntak fra dette utgangspunktet, slik at administrasjonssjefens myndighetsområde ikke omfatter kommunale foretak. 72 uttrykker på den ene siden foretakets selvstendige rolle, men samtidig administrasjonssjefens mulighet til å utsette iverksettelsen av en sak til den er behandlet av kommunestyret. Kommunelovens kapittel 11 regulerer særskilt kommunale foretak som organisasjonsform. Det finnes også forskrifter som regulerer kommunale foretak spesielt (økonomiområdet). Dessuten vil 4

5 kommunale foretak på lik linje med andre selskaper og organisasjoner måtte forholde seg til en rekke andre lover og forskrifter på ulike saksområder, eks. arbeidsmiljøloven, forvaltningsloven m.fl. Lovverk og vedtekter gir kommunale foretak stor grad av selvstendighet og fristilling i forhold til den øvrige kommuneorganisasjonen. Daglig leder av foretaket står ansvarlig overfor foretakets styre og foretakets styre rapporterer til kommunestyret (foretaksmøte). Kommunale foretak samhandler i mange sammenhenger nært med kommunens basisorganisasjon/administrasjon. Årsaken til den løpende og nære samhandlingen skyldes i første rekke følgende: Kommunale foretak er en del av kommunen som juridisk enhet og er således en del av kommunen som konsern. Kommunale foretak skal drives i samsvar med kommunens økonomiplan samt vedtak og retningslinjer fastsatt av kommunestyret, jfr. kommunelovens 67. I vedtektene til kommunale foretak kan foretakene pålegges å benytte kommunens styringssystemer. Foretakene har ofte en utførerrolle hvor kommunens basisorganisasjon har en bestillerfunksjon og/eller kommunale foretak leverer kommunale tjenester. Steinkjer kommune skal være en aktiv, forutsigbar og langsiktig eier av foretak og selskap som inngår i kommunens eierportefølje. Steinkjer kommune gjorde i 2010 vedtak i sak om eierskapspolitikken. Dette var et ledd i profesjonalisering av Steinkjer kommunes eierstyring, primært med fokus på aksjeselskapene. De kommunale foretakene er en del av kommunen som rettssubjekt. Dette krever en nærere samhandling mellom foretakene og den kommunale organisasjonen enn hva som er tilfelle for andre selskapsformer. For å sikre forutsigbarhet og klarhet i rolleforståelse, ansvarsforhold og myndighet for foretakenes styrende organ samt den administrative og politiske ledelsen i kommunen anses det derfor hensiktsmessig å spesifisere/utdype eierstrategien overfor foretakene. Som en del av eierstrategien spesifiseres/struktureres samhandlingen mellom foretakene og kommunen gjennom felles retningslinjer. Retningslinjene for samhandling må balansere den selvstendige rollen et kommunalt foretak har i henhold til eksisterende lovverk sett i forhold til behovet for forutsigbar og standardisert samhandling i løpende oppgaveløsning. Samtidig må retningslinjene være så klare at de i minst mulig grad blir gjenstand for tolkning og ulik forståelse. Det er et mål at retningslinjene skal være et redskap som både de kommunale foretakene og kommunens basisorganisasjon ser nytten av å ha. 2. Rolleavklaringer Styret i et kommunalt foretak er direkte underordnet kommunestyret. Daglig leder er igjen direkte underordnet styret. I forarbeidene til lov om endringer i kommuneloven anses en klar rolle- og ansvarsfordelingen mellom kommunestyret, rådmannen, styret og daglig leder for å være en helt sentral forutsetning for å kunne etablere kommunalt foretak (KF) som en velfungerende organisasjonsmodell. Formålsparagrafen bør følgelig angi klare rammer for foretakets virksomhet. Dette for å unngå tvil om kompetanseforholdet mellom styret og andre kommunale organer. En 5

6 presist angitt ytre ramme for foretakets virksomhet vil kunne forhindre tvil knyttet til hvilket organ i den kommunale organisasjonen som har ansvar og myndighet i enkeltsaker. I det følgende blir det redegjort for partenes myndighet og ansvar med den hensikt å tydeliggjøre partenes roller. 2.1 Styret Kommunale foretak (KF) skal ledes av et styre og en daglig leder, jf. kommunelovens 64. Både styret og daglig leder er obligatoriske organer. Styrets ledelsesansvar gjelder ikke bare den rent forretningsmessige siden av virksomheten, men generelt forvaltningen av de verdier kommunen har overført til foretaket. Styrets ledelsesansvar er både en rett og en plikt. Styret kan ikke overføre beslutningsmyndighet i visse saker til kommunestyret med mindre saken er av en slik karakter at den etter lov, vedtekter eller instruks hører under kommunestyrets myndighetsområde. Kommunelovens 67 angir styrets myndighet. Styret har myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styret skal også påse at virksomheten drives i samsvar med foretakets formål, vedtekter, kommunens økonomiplan og årsbudsjett samt andre vedtak eller retningslinjer fastsatt av kommunestyret. Styret har videre myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og treffe avgjørelser i personalsaker. Kommunestyret delegerer slik myndighet med hjemmel i kommunelovens 24 nr. 1. Denne myndighet kan følgelig ikke legges til rådmannen med mindre det fastsettes i vedtektene at styret ikke skal ha denne myndigheten. Styret representerer foretaket utad og inngår avtaler på kommunens vegne innenfor foretakets formål, jf 73. Representasjonsretten følger direkte av loven og kan ikke fratas styret gjennom vedtekter eller instruks. Kommunestyret kan imidlertid instruere styret om utøvelsen av representasjonsretten. Bestemmelsen begrenser ikke ordførerens representasjonsrett etter kommunelovens 9 nr. 3 annet punktum, som også omfatter foretakene. Representasjonsretten må i utgangspunktet utøves av styremedlemmene i fellesskap. Dette vil i praksis innebære at samtlige styremedlemmer må skrive under på avtaler som styret inngår på vegne av foretaket. Styret har imidlertid adgang til å legge representasjonsretten til et enkeltstående styremedlem, flere styremedlemmer i fellesskap eller til daglig leder. Kommunestyret kan innskrenke styrets myndighet til å delegere representasjonsretten gjennom vedtektene. Kommunelovens 65 fastsetter at styret skal bestå av minst tre medlemmer. Loven fastsetter ingen øvre grense for antallet styremedlemmer. Kommunestyret velger selv styret samt styrets leder og nestleder. Kommunestyrets valgmyndighet kan ikke delegeres. Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer og varamedlemmer velges blant de ansatte. Valgperioden for styremedlemmene er to år med mindre annet er fastsatt i vedtektene. Valgperioden kan ikke settes lengre enn fire år, dvs. kommunevalgperioden. Loven begrenser ikke gjenvalg av styremedlemmer. Kommunestyret kan når som helst foreta nyvalg av de medlemmer som er valgt av kommunestyret. Daglig leder kan ikke være medlem av styret, jf 65. Styret skal i henhold til lovens 67 nr. 3 føre tilsyn med daglig leders ledelse av virksomheten. Styret plikter å iverksette tiltak hvis det er forhold 6

7 som tyder på at det er svikt i daglig leders ledelse av virksomheten. Styrets tilsynsoppgave overfor daglig leder vil kunne undergraves hvis daglig leder selv er medlem av styret. Den 01. januar 2010 trådte det i kraft nye valgbarhetsbegrensninger i kommunelovens 65 nr. 2.3 Den inntatte bestemmelsen medfører at rådmannen og rådmannens stedfortreder utelukkes fra valg til styret i kommunale foretak. I forarbeidene til lovendringen grunngis bestemmelsen ut ifra behovet for å styrke rådmannens kontroll med foretak etablert med hjemmel i kommunelovens kapittel 11. Med rådmannens stedfortreder siktes det til de personer som har fullmakt til å beslutte utsatt iverksettelse etter lovens 72 nr. 1 annet punktum. Det vil si personer som trer inn i rådmannens fullmakter i rådmannens fravær. Rådmannen kan imidlertid være styremedlem i foretak som inngår i et rettssubjekt hvor vedkommende ikke innehar rollen som rådmann. Kommunelovens 68 fastsetter forretningsorden for styremøtene i kommunale foretak (KF). Lovens kapittel 6 om saksbehandlingsregler i folkevalgte organer gjelder ikke for foretakene, jf 29 nr. 4. Bestemmelsene i 36 og 38a kommer imidlertid til anvendelse. Valg av styre skjer etter reglene om forholdsvalg og avtalevalg i lovens 36 og 38, jf 35 nr. 4. Steinkjer kommunestyre har fastsatt i foretakenes vedtekter at styremøtene skal holdes for åpne dører. 2.2 Kommunestyret Steinkjer kommunestyre er direkte overordnet styret i et kommunalt foretak og utgjør således foretakets generalforsamling. Kommunestyret kan på ulike måter innskrenke styrets myndighet. Bestemmelsene i lovens kapittel 11 tilsier at innskrenkninger i styrets normalkompetanse som følger av loven og foretakets formål må angis positivt. Kommunestyret kan i henhold til lovens 69 innskrenke styrets myndighet ved å ta inn bestemmelser i vedtektene om at visse vedtak må godkjennes av kommunestyret. Uten en slik godkjenning av styrets vedtak vil ikke vedtaket være bindende for kommunen. Bestemmelsen gir kommunestyret anledning til å føre en noe nærmere kontroll med visse typer av saker. Kommunestyret kan også innskrenke styrets myndighet gjennom generelle og individuelle instrukser. Styret har ansvaret for å påse at slike instrukser følges opp i forhold til daglig leder. Steinkjer kommunestyre forutsetter at foretakenes økonomiske disposisjoner holdes innenfor de budsjettrammer som foretaket er direkte eller indirekte underlagt. Kommunestyret vil dermed påvirke styrets beslutningskompetanse ved å vedta foretakenes budsjettrammer og budsjettfullmakter i kommunens budsjett. Styrets myndighet begrenses videre av kommunens økonomiplan ved at styret ikke kan foreta økonomiske disposisjoner som endrer vesentlige elementer i økonomiplanen. Styret kan heller ikke inngå kontrakter som vil påføre kommunen utgifter i et tidsrom utover økonomiplanens gjeldende planperiode, jf 44 nr 2. Det er Steinkjer kommunestyre som har beslutningsmyndighet i slike saker. 7

8 2.3 Daglig leder Kommunale foretak (KF) skal ha en daglig leder som ansettes av styret, jf 70. Daglig leder er direkte underordnet styret og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret gir. Styret har et leder- og tilsynsansvar overfor daglig leder, jf 67 nr. 3. Bestemmelsen bør ses i sammenheng med lovens 72 nr. 1 som tilsier at rådmannen ikke har instruksjons- eller omgjørelsesmyndighet overfor daglig leder innenfor styrets myndighetsområde. I et kommunalt foretak er det daglig leder som innenfor rammen av 71 har den administrative myndigheten. Daglig leders overordnede er foretakets styre. Daglig leders myndighet følger av kommunelovens 71. Daglig leder forestår den daglige ledelse av foretaket. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter foretakets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Hvilke saker som er av uvanlig art eller stor betydning vil bl.a. avhenge av foretakets formål og størrelse samt virksomhetens art. I følge forarbeidene til loven vil en disposisjon som isolert sett ikke er av stor betydning, likevel kunne falle utenfor daglig leders myndighetsområde dersom den er så langt på siden av foretakets kjernevirksomhet at den må karakteriseres som uvanlig. Når det skal vurderes hvorvidt en sak er av stor betydning er det ikke bare økonomiske kriterier som vil være aktuelle. Spørsmål som potensielt kan være politisk kontroversielle vil normalt høre inn under styrets myndighetsområde. Beslutningsmyndighet i saker av uvanlig art eller stor betydning kan imidlertid delegeres til daglig leder i enkelttilfeller. En slik delegasjon skal kun foreligge i særskilte saker. I følge forarbeidene til loven er det ikke anledning til å delegere til daglig leder en generell myndighet til å avgjøre saker av uvanlig art eller stor betydning. Det forutsettes således at saken er kjent for styret på forhånd og at daglig leder får særskilt fullmakt til å avgjøre den. Daglig leder har også beslutningsmyndighet i saker av uvanlig art eller stor betydning dersom styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for foretaket eller kommunen som helhet. Hvorvidt dette vilkåret er oppfylt vil i følge forarbeidene til loven avhenge av en konkret vurdering av bl.a. hvilke konsekvenser det vil kunne få for foretaket/kommunen dersom beslutningen utsettes til styret kan treffe en avgjørelse selv. I uttrykket vesentlig ligger det at ulempen eller faren for at en ulempe skal oppstå må være av ekstraordinær karakter for at vilkåret skal være oppfylt. Styret skal varsles så snart som mulig når daglig leder har fattet en beslutning etter delegasjon eller på selvstendig grunnlag i tråd med 71 nr. 3 annet punktum. Daglig leder skal sikre at det utøves en tilfredsstillende internkontroll i foretaket. Daglig leders ansvar for foretakets virksomhet er langt på vei analogt med rådmannens ansvar for administrasjonens virksomhet. Daglig leder skal påse at foretaket drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser samt at foretaket er gjenstand for betryggende kontroll. Kommunelovens 71 nr. 2 pålegger daglig leder et særskilt ansvar i forhold til å sørge for at foretakets bokføring er i samsvar med lov og forskrifter og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte. Daglig leder har ansvaret for den interne administrative kontroll med foretakets virksomhet, herunder ansvar for å etablere rutiner som sikrer at regnskapene gir tilstrekkelig 8

9 informasjon om forvaltningen av midlene, at rutiner for inn- og utbetalinger er betryggende mv. Styret har et overordnet ansvar for å påse at slike rutiner er etablert. Daglig leder representerer foretaket utad i saker som faller innenfor daglig leders myndighet etter 71, jf 73 nr 3. Daglig leder har dermed myndighet til å representere foretaket utad innenfor den daglige ledelse. Daglig leder har ikke uten særskilt fullmakt myndighet til å representere foretaket i saker som er av uvanlig art eller stor betydning. Styret kan imidlertid med hjemmel i 73 nr 2 første punktum gi slik fullmakt i enkeltsaker. Kommunestyret kan bestemme at ledere av kommunale foretak skal ansettes på åremål. Åremålsperioden skal være på minst seks år, jf koml. 24 andre ledd. 2.4 Rådmannen Kommunelovens 72 angir foretakets forhold til kommunens øvrige administrasjon. I det følgende vil det redegjøres for bestemmelsene som inngår i 72 samt eventuelle merknader til paragrafen som framkommer i forarbeidene til lovens kapittel Forholdet til kommunens eller fylkeskommunens øvrige administrasjon 1. Administrasjonssjefen har innenfor styrets myndighetsområde ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder. Administrasjonssjefen kan likevel instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret eller fylkestinget har behandlet saken. 2. Før styret treffer vedtak i sak som skal behandles av kommunestyret eller fylkestinget, skal administrasjonssjefen være gitt anledning til å uttale seg om saken. Administrasjonssjefens uttalelse skal legges frem for styret ved dets behandling av saken. Nr. 1 første punktum fastslår at rådmannen ikke har instruksjons- eller omgjørelsesmyndighet overfor foretakets daglige leder innenfor styrets myndighetsområde. I følge forarbeidene til lovens kapittel 11 innebærer denne bestemmelsen et unntak fra rådmannens myndighet etter kommunelovens 23 nr. 1. Rådmannen er i henhold til 23 nr. 1 den øverste leder for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret fastsetter. Rådmannen kan heller ikke delegere myndighet til daglig leder på en måte som vil gi grunnlag for instruksjons- eller omgjørelsesmyndighet. Nr. 1 annet punktum vil igjen utgjøre et unntak fra nr. 1 første punktum. Bestemmelsen gir rådmannen myndighet til å instruere foretakets ledelse om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. Bestemmelsen må ses i sammenheng med nr. 1 første punktum som fastslår at det er kun kommunestyret som har instruksjons- og omgjørelsesmyndighet i forhold til styrets vedtak. Er rådmannen av den oppfatning at en sak er av en slik karakter at den bør forelegges kommunestyret, vil et vedtak om utsatt iverksettelse kunne være et første skritt for å muliggjøre en politisk behandling. Kommunestyrets omgjørelsesmyndighet vil i praksis kunne være avkortet dersom et vedtak allerede er iverksatt. Rådmannen har i henhold til nr. 1 annet punktum en generell adgang til å forelegge for kommunestyret vedtak fattet av foretakets ledelse. Kommuneloven setter således ingen begrensninger for hvilke vedtak/saker som rådmannen kan fremme for kommunestyret. Det vil 9

10 følgelig være opp til rådmannens skjønn i forhold til når rådmannen ønsker å benytte seg av myndigheten til å utsette iverksettelsen av et vedtak i tråd med nr. 1 annet punktum. Når rådmannen har truffet et vedtak om utsatt iverksettelse kan ikke vedtaket effektueres før kommunestyret har behandlet saken og eventuelt gitt sin tilslutning til saken. Rådmannen har som i den øvrige kommunale forvaltningen møte- og talerett i foretakets styre, jf 23 nr 3. Ordføreren har likeledes møte- og talerett i styret etter 9 nr 4. I henhold til lovens 68 nr 7 har styret adgang til å fatte vedtak i saker som ikke er oppført på sakslisten dersom det er fulltallig. Vedtak om å ta opp slik sak til behandling må fattes enstemmig. Rådmannen skal imidlertid varsles før saken behandles av styret. Til grunn for denne bestemmelsen ligger behovet for å ivareta rådmannens adgang til å kreve utsatt iverksettelse av et vedtak, jf 72. Bestemmelsene i nr. 2 regulerer rådmannens myndighet ved kommunestyrets behandling av saker som angår foretaket. Dette kan være saker som skal godkjennes av kommunestyret etter lovens 69 eller saker som skal forelegges kommunestyret i tråd med instruks eller særskilt lovbestemmelse. Før foretakets styre behandler en slik sak skal den forelegges rådmannen slik at vedkommende får anledning til å uttale seg om saken. Foretakets daglige ledelse har et ansvar for å påse at sakene som forelegges styret og folkevalgte organer er forsvarlig utredet. Dersom rådmannen velger å gi en uttalelse skal denne legges frem for styret ved dets behandling av saken. Rådmannen vil således kunne gi styret informasjon om sitt syn på saken slik at styret også kan ta dette med i sin vurdering. Rådmannen har videre et ansvar for å legge til rette for politisk styring av de kommunale foretakene, Herunder utrede og fremme saker som angir prinsipper for kommunens eierstyring samt strategier for kommunens eierskap. Rådmannen skal påse at saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtakene blir iverksatt, jf kommunelovens 23 andre ledd. Rådmannen har ingen formell rolle knyttet til eierstyringen av foretakene. Steinkjer kommunestyre har et overordnet ansvar for å forvalte verdier som er lagt til foretakene på vegne av kommunens innbyggere. Eierstyring av foretakene utøves følgelig utelukkende av Steinkjer kommunestyre med mindre kommunestyret har delegert slik myndighet i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Rådmannen skal ivareta sin rolle overfor foretakene i tråd med bestemmelsene i kommunelovens 72. Styret og den daglige ledelsen i foretakene har et selvstendig ansvar for å legge til rette for at rådmannen kan ivareta dette ansvaret på en effektiv måte. De kommunale foretakene har en rekke kontaktpunkter opp mot ulike avdelinger i kommunen og derigjennom også rådmannen som øverste leder av den samlede kommunale administrasjonen. For å sikre en adekvat informasjonsutveksling mellom den øverste administrative ledelsen i kommunen og ledelsen i foretakene, skal rådmannen ha minimum ett årlig kontaktmøte med hvert av foretakene. Kontaktmøtene med foretakene har ingen formell funksjon. Foretakene skal oversende sakslister, saksdokumenter og protokoller fra styremøtene til rådmannen. Sakslister og saksdokumenter skal oversendes rådmannen uten ugrunnet opphold og senest 6 dager i forkant av styremøtene. 10

11 3. Overordnet strategi for kommunens eierstyring av kommunale foretak Med bakgrunn i tidligere vedtatte eierskapspolitikk fastslås at: Steinkjer kommune skal være en aktiv og profesjonell eier av kommunale foretak. Tiltak: Før en mulig selskapsdannelse skal selskapsformen vurderes grundig. Det bør foreligge en analyse av hva eier kan oppnå ved å opprette et selskap fremfor å drive aktiviteten innenfor en kommunal etatsorganisering. Steinkjer kommune skal være en tydelig eier som angir klare mål og strategier for foretakenes virksomhet og kommunens eierstyring. Vedtektene i selskapene skal utformes slik at tilstrekkelig eierstyring sikres. Det skal være en klar og presis eierstrategi for hvert enkelt selskap, godt forankret hos det enkelte styremedlem. Det skal være åpenhet knyttet til foretakenes virksomhet og kommunens eierstyring. Steinkjer kommune skal gjennomføre ulike opplæringstiltak som gir folkevalgte kompetanse og informasjon knyttet til rammene for styring av kommunale foretak. Steinkjer kommune skal avklare forventninger og sikre informasjonsutveksling mellom foretakene og den politiske/administrative ledelsen i kommunen gjennom eiermøter. Steinkjer kommune skal sikre at foretakene gis tilfredsstillende rammevilkår. Det enkelte foretak skal gjøres i stand til å ivareta oppgavene som er tillagt foretaket gjennom formålet. Steinkjer kommune skal oppnevne styremedlemmer som har kompetanse og kapasitet til å ivareta styrevervet på en tilfredsstillende måte. Styresammensetningen skal være tilpasset foretakenes situasjon, virksomhet og behov. Steinkjer kommune skal tilby grunnleggende opplæring i styrearbeid for medlemmer og varamedlemmer av styrene i kommunale foretak. Kommunens vedtatte arbeidsgiverpolitikk og arbeidsgiverhåndbok skal være førende for foretakenes arbeidsgiverrolle. Steinkjer kommune skal ha klare retningslinjer for foretakenes anvendelse av administrative støttefunksjoner/fellestjenester. Steinkjer kommune skal være en forutsigbar og langsiktig eier av kommunale foretak. Tiltak: Steinkjer kommune skal utforme eierstrategier som uttrykker langsiktige forventninger og mål for foretakenes virksomhet. Steinkjer kommune skal bidra til å skape forutsigbarhet ved å avklare roller, ansvar og myndighet for foretakenes styrende organ. Bestillerenhetene i Steinkjer kommune skal inngå langsiktige avtaler med foretakene for å skape forutsigbarhet knyttet til oppdragsvolum. Steinkjer kommune skal etablere langsiktige og forutsigbare retningslinjer for disponering av foretakenes overskudd. Den kommunale organisasjonen skal legge til rette for forutsigbarhet i samhandlingen med 11

12 foretakene i bl.a. budsjett-, regnskaps- og rapporteringsprosesser. Steinkjer kommune skal stille klare krav til foretakenes tjenesteproduksjon. Tiltak: De kommunale foretakenes tjenesteproduksjon skal utføres i tråd med lover og forskrifter som regulerer virksomhetsområdene. Steinkjer kommune forventer at tjenesteproduksjonen er nyskapende og tilpasningsdyktig, herunder at tjenestetilbudet utvikles i tråd med endringer i kommunens og brukernes behov. De kommunale foretakene skal kontinuerlig søke å identifisere og implementere tiltak som kan bidra til å effektivisere tjenesteproduksjonen. Bestillerenhetene i kommunen skal inngå avtaler med foretakene som inneholder klare og etterprøvbare krav til tjenestenes kvalitet. Steinkjer kommune skal stille krav til at oppdrag som evt utføres for andre offentlige eller private aktører ikke skal ha en negativ innvirkning på tjenesteleveransene overfor kommunen, herunder at tjenesteleveransene er stabile og at kvaliteten er konsistent. De kommunale foretakene skal bidra til å minimere transaksjonskostnader knyttet til inngåelse og oppfølging av avtaler med bestillerenhetene. Steinkjer kommune skal stille krav til foretakenes økonomistyring og personalpolitikk. Tiltak: De kommunale foretakene skal ha en betryggende økonomistyring. De kommunale foretakene skal kontinuerlig utvikle virksomheten med sikte på å sikre en kostnadseffektiv tjenesteproduksjon. De kommunale foretakenes virksomhet skal medfører en lav økonomisk risiko for kommunekassen. De kommunale foretakene skal iverksette effektive tiltak for å forhindre at det forekommer kryssubsidiering. Steinkjer kommune skal avklare foretakenes ansvar og myndighet i utøvelsen av kommunens arbeidsgiverpolitikk. Steinkjer kommune forventer at lønnsutviklingen i foretakene er i samsvar med den generelle lønnsutviklingen i kommunen. Foretakene skal fremme likestilling i forhold til ansatte og i utøvelse av virksomheten Steinkjer kommune skal stille krav til foretakenes personalforvaltning. Foretakene skal bl.a. regelmessig kartlegge medarbeidertilfredshet. De kommunale foretakene skal ha en betryggende internkontroll. Foretakene skal følge kommunens retningslinjer for internkontroll og HMS-arbeid. 12

13 De kommunale foretakene skal integrere samfunnsansvar i forretningsdriften. Tiltak: De kommunale foretakene skal utarbeide og følge opp etiske retningslinjer. De etiske retningslinjene skal stille like høye krav til de ansattes atferd som kommunens etiske standard. De kommunale foretakene skal implementere tiltak som bidrar til at målsettingene i kommunens klima- og miljøpolitikk realiseres. De kommunale foretakene skal sette brukerne av tjenestene i fokus. De kommunale foretakene skal vektlegge sosiale og miljømessige hensyn i anbudsprosesser. 4. Vedtekter og eierstrategi Kommunestyret oppretter (og nedlegger) kommunale foretak. For hvert enkelt foretak må kommunestyret selv fastsette vedtekter. Vedtektene skal inneholde foretakets formål. Formålet angir den ytre rammen for den kompetansen kommunestyret har lagt til foretaket og er dermed bestemmende for den virksomhet foretaket skal drive. Kommunelovens bestemmelser om vedtekter ( 63) angir minimumskravene til vedtektenes innhold. Bestemmelsen er ikke til hinder for at vedtektene også kan regulere andre forhold. Kommunen skal ha en eierstrategi for det enkelte foretak. Eierstrategien utformes av eier, men i dialog med foretakets styrende organer. Eierstrategien skal uttrykke eiers hensikt med foretaket, uttrykt gjennom tydelige strategier og overordnede målsettinger som eier har for selskapet. Selskapets styre og administrasjon skal legge opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor eierstrategien som ytre ramme. 5. Eierstyring 5.1 Nærmere om styre for kommunale foretak Kommuneloven sier at kommunestyret skal oppnevne styre for kommunale foretak, og loven gir også nærmere bestemmelser vedrørende foretakets styre. I vedtatte eierskapspolitikk fremgår flg: 6. Premisser for valg av styremedlemmer Følgende legges til grunn for oppnevning av styremedlemmer i kommunale selskap: a) Det legges vekt på helhetlige og gode grep omkring de enkelte styrene, hvor kompetanse relatert til virksomhetens hovedområde og behov, en god kjønnsbalanse, jf kommunelovens og aksjelovens bestemmelser, god kjennskap til kommunal virksomhet og tilknytning til politisk miljø vektlegges. Ingen folkevalgte jar plikt til å ta på seg styreverv b) Kommunalt oppnevnte styremedlemmer skal gis tilbud om styreopplæring tidlig i perioden. 13

14 7. Godtgjøring for styreverv Kommunestyret gir føringer for fastsetting av årlig godtgjøring for styreverv i heleide og deleide kommunale selskap, etter innstilling fra valgnemda. Dette skal være førende for Steinkjer kommunes representant ved generalforsamling i heleide selskap, samt retningsgivende for Steinkjerkommunes representant sine innspill ang styrehonorar i deleide selskap. Kommunestyret gir føringer for følgende goddtgjøringer: a) Fast godtgjøring for styreleder b) Fast godtgjøring for styremedlemmer c) Møtegodtgjørelse Det understrekes at sammensetningen av styrer i kommunale foretak (KF) reguleres hovedsakelig av kommunelovens 65; 1. Foretaket skal ha et styre bestående av minst tre medlemmer. 2. Daglig leder og administrasjonssjefen eller dennes stedfortreder kan ikke være medlem av styret. 3. Et flertall av de ansatte ved foretaket kan kreve at inntil en femtedel av styrets medlemmer og varamedlemmer velges blant de ansatte. I følge forarbeidene til lovens kapittel 11 vil styret i et kommunalt foretak være et kommunalt organ som omfattes av kommunelovens kapittel 2. Følgende bestemmelser i 14 nr. 2 og 3 vil derfor være gjeldende; Den som har tapt sin stemmerett eller foretar revisjon for vedkommende kommune er utelukket fra valg til også andre folkevalgte organer enn nevnt i nr. 1, jf nr. 2. Den som er ansvarlig for regnskapet i et kommunalt foretak er utelukket fra valg til styret for foretaket, jf nr. 3. Styret, herunder styrets leder og nestleder, velges av kommunestyret selv, jf 65. Kommunestyrets valgmyndighet kan ikke delegeres. Videre gjelder reglene om forholdstallsvalg og flertallsvalg i kommuneloven og 38a, jf 35 nr 4, ved kommunestyrets valg av styremedlemmer. Kravene til kjønnsbalanse, jf og 38a, vil følgelig gjelde for styrene i kommunale foretak. Det anbefales at 1. vara blir invitert til styremøtene for på den måten å sikre best mulig kompetanse og kontinuitet. Foretakene kan selv avgjøre hvorvidt det er formålstjenlig å innkalle 1. vara til styremøtene selv om det ikke er meldt forfall. Valg og sammensetning av styret er et av eiers styringsvirkemidler. Eier har myndighet til å velge styremedlemmer, og ved manglende måloppnåelse kan styret bli skiftet ut. Kommunens hovedanliggende er å rekruttere kompetente medlemmer til styrene i foretakene. Det vil i utgangspunktet ikke være avgjørende om styremedlemmene rekrutteres fra den politiske ledelsen, administrasjonen eller blant personer i annen virksomhet. Folkevalgte vil kunne tilføre styrene viktig kompetanse. Rolleklarhet skal imidlertid være en faktor i sammensetningen av styrene. Kommunelovens 65 vil delvis begrense oppnevnelsen av administrative ledere til styrene i kommunale foretak. Steinkjer kommune skal ikke oppnevne avdelingsledere eller ledere av stabsfunksjoner til styrene i de kommunale foretakene. Dette for å hindre uklare rapporteringslinjer for de ansatte i administrasjonen. Styrets sammensetning må avstemmes i forhold til virksomhetens strategiske og forretningsmessige karakter. Det er viktig at styret er bredt sammensatt og innehar kunnskap som vil være viktig innenfor foretakets ansvarsområde. God kjennskap til offentlig forvaltning og politikkutøvelse er også viktig. 14

15 De arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene som organiserer ansatte i foretaket, oppfordres til å bli enige om en prosess for hvordan valg av og blant de ansatte skal organiseres. Dersom de ikke kommer til enighet skal forholdstallsprinsippet komme til anvendelse, jf HA del B 4. Antall medlemmer i styret fremgår av vedtektene for det enkelte foretaket. Foretakene kan ta initiativ til å etablere datterselskap. Daglig leder i et kommunalt foretak kan være representert i styret til et datterselskap. 5.2 Godtgjøring Det fremheves at Kommunal- og regionaldepartementet i 2009 fastsatte gjennom forskrift at styret i et kommunalt foretak ikke kan være med å fastsette sin egen godtgjøring. Kommunestyret fastsetter selv godtgjøringen til medlemmer av styret i et kommunalt foretak, jf endringer i forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak 24. august 2006 nr første ledd. Formålet med den ovennevnte forskriftsendringen er å unngå mistanker om at styrene påvirker sin egen godtgjøring. Godtgjøringen til styremedlemmene skal ligge på et moderat nivå og være basert på selskapets økonomi, styrets arbeidsbelastning, styrerisiko og styremedlemmenes kompetansemessige bidrag til selskapene. 5.3 Styremøtene Styremøtene i de kommunale foretakene skal være åpne, men kan lukkes hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette, jf kommunelovens 31. Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Møtene skal kunngjøres. 5.4 Offentlighet Det forutsettes at eventuelle unntak fra innsynsretten som fremkommer av offentleglova med forskrift tolkes strengt av foretakenes styrende organ. Foretakene oppfordres til å gjøre sakslister, saksdokumenter og møteprotokoller tilgjengelige på internett i tråd med bestemmelsene i forskrift til offentleglova. Sakstyper som uansett skal unntas offentlighet er saker underlagt lovbestemt taushetsplikt og saker hvor personvernhensyn eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette, herunder saker av tungtveiende forretningsmessig karakter for foretakene. 5.5 Opplæring av styremedlemmer I eierstrategien vedtatt høsten 2010 fremgår det i pkt 2b at "Kommunalt oppnevnte styremedlemmer skal gis tilbud om styreopplæring tidlig i perioden". 15

16 Det presiseres at det er kommunens ansvar å tilby tilby medlemmene av kommunetyret (generalforsamlingen) opplæring og informasjon om bestemmelsene i kommunelovens kapittel 11, herunder rammene for styring av de kommunale foretakene. Steinkjer kommune skal også tilby grunnleggende opplæring i styrearbeid for medlemmene av styrene i de kommunale foretakene. Opplæringen av de folkevalgte og styremedlemmene skal gjennomføres minst en gang hver valgperiode og ikke senere enn seks måneder etter at styremedlemmene er oppnevnt av kommunestyret. Opplæringstiltakene skal videre følges opp etter to år. Steinkjer kommune forventer også at styrene selv vurderer egen kompetanse opp mot kommunens mål og strategier for foretaket. Styret skal hvert år foreta en egenevaluering i forhold til kompetanse og utført arbeid. Foretakene skal videre legge til rette for ekstern styreopplæring og gjennomføre egne styreseminarer med fokus på ansvar, oppgaver og roller. Styrene bør også fastsette instruks og utarbeide en årsplan for eget arbeid. Resultatene fra egenevalueringen skal rapporteres til eierorganet i form av årsrapporter eller gjennom eiermøter. 5.6 Eiermøter Kommuneloven fastsetter at det kun er kommunestyret som kan fatte vedtak som reduserer foretakets myndighet eller instruerer dem. For å lette styringsdialogen avholdes årlige eiermøter mellom formannskapet og foretaket. Eiermøtene er ikke hjemlet i kommuneloven og i den grad møtene medfører instruksjon av foretaket må dette vedtas i kommunestyret i etterkant av eiermøtet. Eiermøtene vil være en arena for dialog og benyttes til: implementering av den foretaksspesifikke eierstrategien arena for avklaring av målforståelse og forutsetninger for å nå målene informasjon Styret og daglig leder for de kommunale foretakene inviteres til møtet og skal presentere resultat og regnskap for foregående år, angi utfordringer og rammebetingelser for foretaket videre og svare på spørsmål. 5.7 Rapportering til offentlige myndigheter For å få sammenlignbare nøkkeltall kommuner imellom uavhengig av organisering/selskapsdannelse, må både basisorganisasjonen og kommunale foretak (gjelder også IKS) rapportere økonomi- og tjenestedata gjennom KOSTRA rapporteringen. Foretak som ikke driver næringsvirksomhet rapporterer til staten etter forskrift 15. desember 2000 nr om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner. Frister for rapportering framgår av Årshjul for kommunale foretak. 16

17 6. Habilitet Kommunelovens, offentlighetslovens og forvaltningslovens bestemmelser om habilitet skal følges ved behandling av saker i de kommunale foretaksstyrene. Kommunelovens 40 nr. 3 og forvaltningslovens kap. II angir habilitetsregler for folkevalgte og offentlige tjenestemenn. Kommunelovens 40 nr. 3 viser til reglene i forvaltningslovens kap. II og angir videre enkelte særregler. Habilitetsreglene har til hensikt å sikre korrekte avgjørelser samt å opprettholde tilliten til den offentlige forvaltningen, herunder opprettholde tilliten til dem som treffer avgjørelser og beskytte beslutningstakerne mot at det sås tvil om deres upartiskhet og troverdighet. Habilitetsreglene i forvaltningsloven gjelder både for offentlige tjenestemenn og folkevalgte. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge grunnlaget for eller treffe avgjørelse i en forvaltningssak. Habilitetsreglene er ikke begrenset til saker som innebærer utøvelse av offentlig myndighet. Offentlig forretningsdrift omfattes også av reglene. Forvaltningslovens 6 første ledd oppstiller flere nærmere spesifiserte forbindelser mellom vedkommende tjenestemann eller folkevalgt og sakens parter. Foreligger det forhold som er beskrevet i 6 første ledd, kan det uten videre konstateres at den offentlige tjenestemannen eller folkevalgte er inhabil til å tilrettelegge grunnlaget for en avgjørelse eller treffe avgjørelse i den aktuelle forvaltningssaken. Inhabilitet inntrer automatisk for tjenestemenn og folkevalgte som også er ledere eller medlemmer av styre eller bedriftsforsamling i offentlige heleide selskaper, når saker hvor selskapet er part skal behandles i folkevalgte organer eller administrasjonen. Lovendringen innebærer imidlertid unntaket i en selskapssammenheng, jf ny 6 første ledd bokstav e annet punktum. Inhabilitet vil ikke inntre automatisk for en person som utfører tjeneste eller arbeid for et selskap som er fult ut offentlig eid og dette selskapet, alene eller sammen med andre tilsvarende selskaper eller det offentlige, fullt ut eier selskapet som er part i saken. Denne videreføringen vil ha begrenset betydning for kommunesektoren, men vil likevel være av betydning for et kommunalt eid konsern. Kriteriene i forvaltningslovens 6 første ledd er ment å skulle være frie for subjektiv skjønnsutøvelse og er følgelig relativt enkle å anvende. Inhabilitet vil inntre automatisk i tilfeller som dekkes av 6 første ledd. Reglene i 6, første ledd er supplert av en skjønnsmessig regel i 6 andre ledd, som fanger opp andre særegne forhold som kan være egnet til å svekke tilliten til tjenestemannens eller den folkevalgtes upartiskhet. Her vektlegges om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part. 7. Samfunnsansvarlig forretningsdrift og tjenesteproduksjon Steinkjer kommunes eierskap skal fremme samfunnsansvarlig forretningsdrift (etikk) og en bærekraftig samfunnsutvikling (miljø), jf kommunens eierskapspolitikk. De kommunale foretakene forestår tjenesteproduksjon som finansieres med kommunale midler. Foretakene forvalter også betydelige verdier på vegne av kommunen. Foretakene vil således utøve samfunnsansvar gjennom å sikre en effektiv tjenesteproduksjon og en rimelig avkastning på den 17

18 investerte kapitalen. Steinkjer kommune forventer imidlertid at foretakenes samfunnsansvar også omfatter etiske, miljømessige og sosiale aspekter ved virksomheten. Foretakene står overfor krav og forventninger fra omgivelsene og internt i organisasjonen om å integrere samfunnsansvar i forretningsdriften. Eiere, ansatte, brukere, leverandører mv. vil alle ha ulike forventninger til foretakenes utøvelse av samfunnsansvaret. Samfunnsansvar er også et dynamisk begrep som endrer meningsinnhold i takt med utviklingen ellers i samfunnet. Begrepet relateres ofte til foretakenes personalpolitikk, kvalitet på tjenester, foretakenes effektivitet, miljøhensyn, åpenhet, brukermedvirkning, forretningsetikk mv. Etablering av etterprøvbare indikatorer samt rapportering og formidling av måloppnåelse er forutsetninger for å kunne anvende samfunnsansvaret i en strategisk sammenheng. De kommunale foretakene kan integrere samfunnsansvar i forretningsdriften uten at dette får negative konsekvenser for deres evne til å produsere kostnadseffektive tjenester. Det vil nødvendigvis ikke være et motsetningsforhold mellom en kostnadseffektiv tjenesteproduksjon og en etiske forsvarlig forretningsdrift. Foretakene kan tvert imot styrke konkurranseevnen gjennom å bedre omdømmet. Det forutsettes at kommunens klima og miljøpolitikk er en naturlig del av foretakenes arbeid, og at det ansvar og de forpliktelser som kommunen påtar seg også gjelder foretakene. Kommunens arbeid med kommunedelplan for klima og miljø følges opp med delmål, strategier og tiltak og foretakene har, på linje med kommunens øvrige enheter, et generelt ansvar for å bidra til at målene i planen nås. Steinkjer kommune med tilhørende virksomheter skal gå foran som et godt eksempel ved å skape en bevisstgjøring rundt miljøspørsmål blant de ansatte og iverksette tiltak tilpasset den enkelte virksomhet som kan bidra til at målet om lavest mulig klimautslipp og et godt miljø oppnås. 8. Budsjett- og økonomiplan/årsbudsjett 8.1 Budsjett og økonomiplan Steinkjer kommunestyre skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan for de fire neste budsjettår samt innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Kommunestyrets budsjettvedtak skal omfatte hele kommunens virksomhet, jf kommunelovens 46 nr. 2. Budsjettvedtaket gir bindende økonomiske rammer for underordnede organ, jf kommunelovens 47. At rammene er bindende innebærer at de ikke kan overskrides uten at kommunestyret på forhånd har foretatt de nødvendige endringer i årsbudsjettet. Kommunestyret vedtar også finansieringen av investeringene og eventuelle låneopptak. Lån tas opp i offentlige og private finansinstitusjoner, samt i sertifikat- og obligasjonsmarkedet. Etter kommunestyrets behandling av budsjett og økonomiplan skal styret for de kommunale foretakene utarbeide spesifisert budsjett for foretaket innenfor de rammer kommunestyret har 18

19 vedtatt (jfr. 2 i Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak). Særbudsjettet skal sendes Fylkesmannen til orientering straks det foreligger, og ikke senere enn 1. mars i det året budsjettet gjelder for, jf forskriftens 5. Særbudsjettet skal oversendes til eier innenfor samme tidsfrist. Foretakenes budsjettarbeid innpasses i kommunens framdriftsplan for årsbudsjett og årlig rullering av økonomiplanen. Særbudsjettene skal settes opp i henhold til forskriftens krav om innhold og utforming. Forskriftens 3 angir krav til særbudsjettets deler og innhold for foretak som benytter kommunelovens regnskapsprinsipper. De kommunale foretakenes budsjettarbeid innpasses i Steinkjer kommunes framdriftsplan for årlig rullering av økonomiplanen. Tidsfrister for foretakenes budsjettarbeid framgår av Årshjul for kommunale foretak. 8.2 Avkastning og eieruttak Krav til avkastning og utbyttepolitikk er viktige styringsredskaper i den samlede eieroppfølgingen av de kommunale foretakene. Avkastning fra virksomheten kan kanaliseres til eier på tre måte: renter på lån til foretaket, eieruttak, kapitalnedsettelse og verdiøkning av virksomhetens egenkapital. Utbyttepolitikk er langsiktige retningslinjer for hvordan avkastningen skal disponeres, dvs. hvor mye som skal utbetales til eieren og hvor mye som skal beholdes i foretaket. Steinkjer kommunes formål med eierskapet vil danne rammer for eieruttaket. Gjennom kommunestyrets årlige budsjettvedtak og rullering av økonomiplan besluttes eieruttak fra de kommunale foretakenes. Foretakenes verdivekst skal synliggjøres og danne utgangspunkt for utbetaling av eieruttak. Likevel skal eiers kapitalbehov og eiers mulighet for alternativ investering vektlegges i en totalvurdering av nivået på eieruttaket. 8.3 Disponering av overskudd Når et foretak har et regnskapsmessig overskudd (mindreforbruk) vil det være aktuelt å tilbakeføre en andel av overskuddet til kommunekassen. Steinkjer kommune skal sikre at foretakene gis tilfredsstillende rammevilkår. En eventuell overføring av midler til kommunekassen skal derfor vurderes opp mot foretakets soliditet. I situasjoner hvor det vil være aktuelt med en tilbakeføring av midler til kommunekassen skal foretakene beholde en andel av overskuddet. Dette bl.a. for å muliggjøre en videre styrking av soliditeten og en egenfinansiering av investeringer som kan effektivisere driften. Disponering av overskudd i kommunale foretak vedtas av kommunestyret gjennom behandlingen av årsregnskap og årsberetning for de kommunale foretakene. 19

20 8.4 Budsjettrapportering Foretakenes styre skal gjennom budsjettåret legge frem rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter/innbetalinger og utgifter/utbetalinger i henhold til kommunestyrets vedtatte rammer for foretaket. Foretakenes rapportering innarbeides i kommunes tertialrapporter som forelegges kommunestyret for behandling. Den faste rapporteringen fra styret til eier skjer gjennom tertialrapportene og årsregnskap/årsberetning. Frister for rapporteringen fremgår av Årshjulet for kommunale foretak, og styret må fremme konkret forslag om endringer i de vedtatte drifts- og investeringsrammene dersom dette anses nødvendig. 8.5 Tertialrapporter 4 i Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak setter krav til budsjettrapportering og økonomistyring for daglig leder og styret. De kommunale foretakenes rapportering innarbeides i Steinkjer kommunes tertialrapporter til hovedutvalg, formannskap og kommunestyre. Frister for foretakene framgår av Årshjul for kommunale foretak. Styret må videre rapportere umiddelbart dersom det framkommer større avvik i forhold til eiers forutsetninger og målsettinger. Tiltak for å oppfylle eiers krav skal synliggjøres. 8.6 Årsregnskap og årsberetning De kommunale foretakene har plikt til å utarbeide særregnskap og årsberetning i tråd med nærmere bestemmelser gitt i kapittel 3 i Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Bestemmelsene angir blant annet konkrete krav til særregnskapets innhold og noteopplysninger. Frister for årsregnskap og årsberetning er regulert i forskriftens 16, og innpasses i Årshjul for kommunale foretak. Særregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret selv senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Særregnskapet skal være avlagt av foretakets styre innen 15. februar året etter regnskapsåret. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars året etter regnskapsåret. Årsberetningen skal foreligge til behandling i bystyret samtidig med at særregnskapet skal behandles. Foretakenes særregnskap og årsberetning behandles som en del av kommunens årsregnskap og årsberetning. I tillegg til egen beretning skal de kommunale foretakene omtales i Steinkjer kommunes årsmelding. Tidsfrister for innspill framgår av Årshjul for kommunale foretak. 20

21 8.7 Finansreglement Steinkjer kommunestyre vedtok den 12. desember 2012 revidert finansreglement for Steinkjer kommune. Hensikten med reglementet er å gi rammer og retningslinjer for hvordan kommunens finansforvaltning skal skje ved å definere det risikonivå som er akseptabelt for - forvaltning av ledig likviditet - forvaltning av låneporteføljen Reglementet gjelder for Steinkjer kommune og virksomheter i kommunale foretak etter Kommuneloven kap. 11 og interkommunalt samarbeid etter Kommuneloven Økonomireglement Steinkjer kommunestyre vedtok den 21. september 2016 revidert økonomireglement for Steinkjer kommune. Reglementet er vedtatt av kommunestyret med hjemmel i lov av 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner, og forskrift av 15. desember 2000 om årsbudsjett med merknader. Reglementet gjelder for folkevalgte organer og administrasjonen (herunder kommunale foretak etter kommunelovens kapittel 11). 9. Målstyring Steinkjer kommune bruker målstyring i styringen av kommunens ressurser. For å oppnå en styring som er balansert i forhold til ulike og viktige områder er målstyringen inndelt i fokusområder. De kommunale foretakene må benytte tilsvarende målstyring (kommunens styrings og rapporteringssystem) i planlegging og rapportering til eier. De kommunale foretakene må utvikle sine egne styringsindikatorer. Disse må avstemmes mot kommunens overordnede mål. De kommunale foretakene skal ha metoder for måling av brukertilfredshet. Dette skal fortrinnsvis skje i form av brukerundersøkelser, men andre relevante målemetoder kan vurderes i samråd med basisorganisasjonen. I tillegg skal kommunens medarbeiderundersøkelse benyttes. Resultatene rapporteres til eier fra de kommunale foretakene. Resultatene vil bli presentert i Steinkjer kommunes årsmelding. De kommunale foretakene vil i denne sammenheng også inngå i en samlet fremstilling av resultater for Steinkjer kommune som juridisk enhet. Styringsbrev Eier skal utarbeide og oversende et styringsbrev til hvert av de kommunale foretakene for kommende år. Styringsbrevet omfatter årsspesifikke forhold som: årshjul for kommunale foretak budsjettrammer og -forutsetninger målstyring 21

22 rapportering arbeidsgiverpolitikk omdømme og profilering dialog med eier 10. Arbeidsgiverpolitikk Alle kommunale foretak er underlagt gjeldende lovgivning, Hovedavtale, Hovedtariffavtale og overordnet arbeidsgiverpolitikk. De kommunale foretakene (KF) er en del av kommunen som rettssubjekt. Arbeidsgiveransvaret tilligger følgelig Steinkjer kommune. Kommunes arbeidsgiverpolitikk reguleres av gjeldende lover og forskrifter samt inngåtte avtaler. Strategier og retningslinjer for utøvelse av arbeidsgiverpolitikken er nedfelt i kommunes personalhåndbok. Styret i et kommunalt foretak har i henhold til kommunelovens 67 første ledd, myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som gjelder foretaket og dets virksomhet. Styrets myndighet etter første ledd omfatter også myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker, i den utstrekning annet ikke er bestemt i vedtektene Felles arbeidsgiverpolitikk Kommunestyrets til enhver tid gjeldende arbeidsgiverpolitikk for Steinkjer kommune legges til grunn. Steinkjer kommunes arbeidsgiverhåndbok skal være førende for arbeidsgiverrollen. Basisorganisasjonen og de kommunale foretakene skal i fellesskap utvikle verktøy og legge til rette for implementering av kommunens vedtatte arbeidsgiverpolitiske strategi. Felles arbeidsgiverpolitikk skal sikre en konsernstrategi og en bred forståelse av at Steinkjer kommune er èn arbeidsgiver Hovedavtalen (HA) og Hovedtariffavtalen (HTA) De kommunale foretakene er medlem av Kommunenes Sentralforbund (KS) gjennom sin tilhørighet til Steinkjer kommune. Medlemskapet omfatter også KS arbeidsgivervirksomhet. Foretakene er således bundet av den til enhver gjeldende Hovedavtale og Hovedtariffavtale. Styret i foretaket er delegert myndighet til å fastsette lønn og gjennomføre forhandlinger iht HA del A 4-7. Arbeidstakerorganisasjonenes hovedtillitsvalgte representerer alle sine medlemmer i de kommunale foretakene og i basisorganisasjonen. Avtale om frikjøp for hovedtillitsvalgte er inngått på bakgrunn av medlemstall både i basisorganisasjonen og de kommunale foretakene. 22

23 10.3 Lovbestemte utvalg og funksjoner Partssammensatt utvalg Reguleres etter Hovedavtalens Arbeidsmiljøutvalg (AMU) Arbeidsmiljøloven (AML) 7-1 pålegger arbeidsgiver å opprette et AMU. De kommunale foretakene skal være representert i sentralt AMU. Det velges én representant fra de kommunale foretakene til AMU. Det skal etableres et eget underutvalg av AMU i de kommunale foretakene iht AML 7-1 pkt. 2. Lokalt AMU skal ivareta pålagte oppgaver iht AML AKAN Utvalgets arbeid omfatter også de kommunale foretakene Inkluderende arbeidsliv Underskrevet samarbeidsavtale mellom Steinkjer kommune og NAV Nord-Trøndelag om et mer inkluderende arbeidsliv, omfatter også kommunens foretak Hovedverneombud I alle virksomheter skal det velges verneombud jfr. AML 6-1. I det enkelte foretaket skal det således velges et eget verneombud. I virksomheter med mer enn ett verneombud skal det være minst ett hovedverneombud jfr. 6-1 pkt. 3. I Steinkjer kommune er det valgt ett hovedverneombud. Hovedverneombudet har ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet. Dette inkluderer de kommunale foretakene Lovpålagte bedriftshelsetjenester (BHT-tjeneste) Kjøp av lovpålagte BHT-tjenester i henhold til AML 3-3 skal samordnes. Det inngås en felles innkjøpsavtale som ivaretar de til enhver tid lovpålagte grupper Pensjon Alle ansatte i de kommunale foretakene er medlemmer av tilsvarende pensjonskasse som ansatte i Steinkjer kommune Forsikring De til enhver gjeldende avtaler knyttet til personforsikringer i Steinkjer kommune gjelder også for alle ansatte i de kommunale foretakene Internkontroll/HMS De kommunale foretakene skal ha systemer for internkontroll/hms som tilfredsstiller gjeldende lover og forskrifter, samt kravene nedfelt i arbeidsgiverpolitisk dokument for Steinkjer kommune. Daglig leder har et overordnet ansvar for å utvikle og følge opp systemene i samarbeid med de ansatte. Styret skal påse at det er implementert systemer som er i tråd med de ovennevnte kravene. 23

24 Daglig leder skal avgi periodiske rapporter til styret som redegjør for HMS-arbeidet og utøvelsen av internkontroll i foretaket. Styret har et særskilt ansvar for å følge opp sykefraværet, herunder påse at det iverksettes tiltak for å sikre et lavest mulig sykefravær. 11. Omdømme og profilering De kommunale foretakene utøver kommunal tjenesteproduksjon og forvaltning. Foretakene blir assosiert med konsernet Steinkjer kommune og er like viktige som resten av organisasjonen når det gjelder å bygge kommunens omdømme. Foretaket skal derfor i sin markedsføring og profilering synliggjøre at de er en del av Steinkjer kommune. Steinkjer kommune har et eget grafisk profilprogram (Steinkjerprofilen). Dette omfatter kommunevåpen, logoer, skrifttyper, fonter, ulike profilelementer, mal for brevark, konvolutter, visittkort osv. Dette profilprogrammet skal ligge som en ramme også for de kommunale foretakenes arbeid med profilering og markedsføring. Foretaket kan likevel i samråd med administrasjonssjefen gjøre tilpasninger som gir foretaket særegenhet og gjenkjennelighet. Det er også mulig, med veiledning fra basisorganisasjonen, å utvikle en egen logo for foretaket. Det må gjøres nærmere avtale om bruk og plassering av slike logoer. De kommunale foretakene skal som hovedregel ha egen hjemmeside. Foretakets hjemmeside skal ha lett synlig og tilgjengelig link til kommunens hjemmeside. Tilsvarende kobling skal være fra kommunens hjemmeside til ulike kommunale foretaks hjemmeside. Foretakets hjemmeside skal utvikles i samråd med administrasjonssjefen og skal ha layout og oppbygning som svarer til det som ligger til grunn for Steinkjer kommunes hjemmeside. De kommunale foretakene sin hjemmeside skal umiddelbart synliggjøre at dette er en del av konsernet Steinkjer kommune. Hovedregelen er at Steinkjer kommune er ett konsern, med en profil som er gjenkjennelig. De kommunale foretakene er ellers underlagt prinsippene for Steinkjer kommunes administrative kommunikasjonspolicy. 12. Kommunikasjonspolitikk og etiske retningslinjer For å sikre god intern og ekstern kommunikasjon er det viktig med en overordnet strategi som hele organisasjonen har eierskap til. Steinkjer kommunes kommunikasjonspolitikk ble vedtatt av formannskapet den , og skal være overordnet strategi for kommunikasjonsarbeidet i hele organisasjonen. Kommunens kommunikasjon skal være aktiv, åpen og målgruppeorientert, og skal brukes som et strategisk virkemiddel for å nå kommunens målsettinger. Kommunens kommunikasjon skal også være enhetlig og tydelig. Samhandling på tvers er vesentlig. For å lykkes i kommunikasjonen med kommunens innbyggere, er det vesentlig at kommunikasjonsansvaret er tilstrekkelig avklart mellom Steinkjer kommune og foretakene. 24

25 Steinkjer kommune har utarbeidet etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte i kommunen. Etiske retningslinjer, herunder en bevisstgjøring rundt etiske problemstillinger, har bl.a. til hensikt å klargjøre hva som er rett og galt i gitte situasjoner. Det er de faktiske handlingene og holdningene som danner grunnlaget for kommunens omdømme i befolkningen. De etiske retningslinjene er en del av kommunens økonomireglement og gjelder således også for de kommunale foretakene. 13. Administrative støttefunksjoner/fellestjenester Kommunale foretak er en del av Steinkjer kommune som organisasjon og juridisk enhet. Rådmannen forutsetter at de kommunale foretakene som en hovedregel benytter kommunens styringssystemer og fellesfunksjoner innenfor økonomi/regnskap, innkjøp, arkiv, ikt, personal m.v. Når de kommunale foretakene mottar tjenester fra kommunen skal det inngås avtaler knyttet til tjenesteleveransen. Avtaler som definerer nivået på tjenesteleveransen vil kunne skape en felles forståelse i forhold til omfang, kvalitet, leveringsbetingelser, prioriteringer, forpliktelser og ansvar. Avtalene vil således kunne gi økt forutsigbarhet for foretakene og medføre at de tjenesteytende enhetene kan disponere ressursene på en mer effektiv måte. De kommunale foretakene skal som hovedregel kjøpe tjenester som ytes av Steinkjer kommune. Hvis et foretak mottar fellestjenester vederlagsfritt fra kommunen samtidig som foretaket driver konkurranseeksponert virksomhet vil dette kunne ha en konkurransevridende effekt. Kommunens tjenesteyting vil således kunne gi grunnlag for mistanke om ulovlig offentlig støtte. Et vederlag vil også kunne gi økt effektivitet gjennom å synliggjøre kostnadene knyttet til tjenesteleveransene og derigjennom regulere foretakenes etterspørsel etter tjenestene Regnskap og lønn De kommunale foretakene er selv ansvarlig for sitt regnskap, jfr. punkt 4.3. Lønn- og regnskapstjenester til foretaket består i hovedsak av systemtilgang, lønnskjøring, bilagsbehandling, fakturabehandling, avstemming og årsoppgjør. Hovedregelen er at slike tjenester leveres av Inn-Trøndelag regnskap og lønn. De kommunale foretakene skal følge kravene til lover og forskrifter samt god regnskapsskikk. De kommunale foretakene er pliktig til å følge rutiner og retningslinjer som Steinkjer kommune til enhver tid fastsetter innen regnskapsområdet IKT De kommunale foretakene skal som hovedregel kjøpe sine IKT-tjenester fra Inn-Trøndelag IKT. Inn-Trøndelag IKT gir Steinkjer kommune som helhet stordriftsfordeler gjennom store kontrakter og tett integrasjon mellom basisorganisasjonens og foretakenes systemer. 25

26 Inn-Trøndelag IKT skal gi sikker levering og drift av de IKT-systemer som de kommunale foretakene kjøper. Inn-Trøndelag IKT skal bistå de kommunale foretakene i arbeidet med å anskaffe nye IKTsystemer. De kommunale foretakene kan anskaffe IKT-systemer fra andre leverandører enn Inn-Trøndelag IKT, dersom dette etter en faglig og kostnadsmessig vurdering er nødvendig av hensyn til foretakets oppgaveløsning. Foretaket skal likevel konsultere Inn-Trøndelag IKT før anskaffelse finner sted. Dersom foretaket har eller anskaffer IKT-system fra annen leverandør enn Inn-Trøndelag IKT, skal Inn-Trøndelag IKT ha som målsetting å drifte også dette systemet Innkjøp De kommunale foretakene er underlagt lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. Kommunale foretak er selv ansvarlig for sine anskaffelser og at disse er utført iht. gjeldende lover og forskrifter. De kommunale foretakene skal følge de maler, rutiner og retningslinjer for anskaffelser som gjelder for basisorganisasjonen. Foretaket samordner i størst mulig grad sine innkjøp med innkjøpene i basisorganisasjonen. Dette for at kommunen som helhet/konsern skal være i stand til å utnytte de fordeler en har ved større innkjøp. Dersom foretaket binder opp sine innkjøpsvolumer i egne avtaler, gjøres dette i dialog med basisorganisasjonen Arkiv- og dokumenthåndtering De kommunale foretakene er underlagt arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiv, og administrasjonssjefen har etter forskriften til arkivloven et overordnet ansvar for arkivarbeidet i Steinkjer kommune. De kommunale foretakene skal følge de veiledninger og bestemmelser som også gjelder for kommunens virksomheter når det gjelder arkiv- og dokumentbehandling, samt posthåndtering. De kommunale foretakene skal også benytte seg av kommunens felles sak- og arkivsystem til ordinær postregistrering og saksbehandling. Kommunens sak- og arkivsystem er godkjent av Riksarkivaren etter Noark-standarden iht bestemmelsene i arkivforskriften. De kommunale foretakene registreres med egen postadresse og besøksadresse. Foretaket må selv sørge for posthåndtering og arkivering. Post til foretaket som blir sendt til kommunen sentralt skal uten opphold sendes videre til de kommunale foretakene for åpning og arkivering Telefoni Inn-Trøndelag IKT skal levere og drifte telefonitjenester for de kommunale foretakene. De kommunale foretakene skal som hovedregel registreres med eget telefonnummer. Det skal legges til rette for at kommunens sentralbord kan viderestille samtaler direkte til de kommunale foretakene. 26

27 13.6 Personaltjenester De kommunale foretakene er selv ansvarlig for utøvelse av personaltjenestene i henhold til gjeldende lovgivning, Hovedavtale, Hovedtariffavtale og overordnet arbeidsgiverpolitikk. Administrasjonssjefen skal gi råd og veiledning samt utarbeide og ajourholde overordnede retningslinjer og rutiner. De kommunale foretakene skal som hovedregel kjøpe tjenester fra basisorganisasjonen. 14. Forholdet til kommunens øvrige administrasjon 14.1 Kontaktperson for foretaket Daglig leder i de kommunale foretakene utpeker kontaktpersoner for de kommunale foretakene i Steinkjer kommune. Kontaktpersonen skal ivareta behov for løpende kontakt mellom foretakets ledelse og eier. De kommunale foretakene skal oversende saksliste, saker og protokoll fra styremøtene til rådmannen. Dette følger av kommunelovens 72 hvor rådmannen gis mulighet til å komme med uttalelse til styresaker samt å utsette iverksettelsen av saker i påvente av kommunestyrebehandling Ledermøter Daglig leder i de kommunale foretakene skal inviteres til rådmannens møter/samlinger med kommunens avdelingsledere/enhetsledere der dette anses som hensiktsmessig Tjenestekjøp fra basisorganisasjon For de tjenester som de kommunale foretakene kjøper av kommunens basisorganisasjon, skal det i basisorganisasjonen oppnevnes kontaktpersoner på fagområdet som har til oppgave å bistå foretaket ved spørsmål om tjenestene. 27

28 15. Årshjulsaktiviteter Det er utarbeidet et Årshjul for Steinkjer kommune. Med dette som utgangspunkt utarbeides det et Årshjul for kommunale foretak som viser de sentrale aktiviteter med frister som gjelder for samhandlingen mellom de kommunale foretakene og basisorganisasjonen. Dette vil kunne bidra til å gi økt forutsigbarhet og styrke samhandlingen mellom foretakene og den kommunale organisasjonen. Årshjulet regulerer i særlig grad plan- og rapporteringsarbeidet og oversendes de kommunale foretakene så tidlig som mulig hvert år. Aktivitet: Milepæler: Tidsfrist: Handlings- og økonomiplan Årsbudsjett Særbudsjett Budsjettrapportering Særregnskap Årsberetning Rapportering til offentlige myndigheter Eiermøter Årsbudsjett og økonomiplan behandles samlet av kommunestyret Fastsettes av foretakets styre. Oversendes Fylkesmannen til orientering. Foretakenes styre og daglige ledelse rapporterer i tråd med gjeldende forskrift. Rapporteringen innarbeides i kommunenes tertialrapporter. Fastsettes av styret og oversendes kommunen for behandling av kommunestyret. Fastsettes av styret og oversendes kommunen for behandling av kommunestyret. Årsberetning og særregnskap skal behandles samlet. Foretakene skal rapportere til offentlige myndigheter i tråd med forskriftene Det skal avholdes årlige kontaktmøter mellom foretakene og kommunalutvalget. Dokumentene skal behandles innen utgangen av kalenderåret. Det utarbeides egen framdriftsplan (budsjettrundskriv). Oversendes senest 1. mars det året budsjettet gjelder for. Det utarbeides egen framdriftsplan knyttet til tertialrapportene. Særregnskapet skal være avlagt fra styret innen 15. februar. Det skal behandles av kommunestyret senest 6 mnd. etter regnskapsårets slutt. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars året etter regnskapsåret. Følger framdriftsplan for behandling av kommunens samlede regnskap og årsberetning. Tidsfrister følger av de aktuelle forskrifter. Eiermøtene skal avholdes i løpet av første halvår, men etter at styret har avlagt særregnskap. 28

29 Kontaktmøter mellom bestiller- og utførerenhetene Det skal avholdes faste kontaktmøter mellom partene som et ledd i den ordinære kontraktsoppfølgingen og for å styrke samhandlingen mellom partene. Plan for kontaktmøtene vil bl.a. reguleres av Hovedavtalen og de tilhørende oppdragsavtalene. 16. Implementering og revidering av eierstrategien og retningslinjene for samhandling Steinkjer kommunestyre er foretakenes eierorgan. Det er kun kommunestyret som har myndighet til å fatte vedtak som er bindende for foretakene, med mindre kommunestyret har delegert slik myndighet i tråd med gjeldende lover og forskrifter. En strategi som er vedtatt av kommunestyret vil følgelig utgjøre en bindende instruks som styret og daglig leder har et ansvar for å følge opp. Rådmannen har også et ansvar for å påse at strategiene følges opp. Strategiene skal revideres minst en gang hver valgperiode og ellers etter behov. Eierstrategiene skal revideres i løpet av det første året i en ny valgperiode. 29