Retningslinjer for The Gathering 2014

Transkript

1 Dette dokumentet inneholder KANDUs ønsker og retningslinjer for gjennomføring av The Gathering. Dokumentet er hovedmåten KANDU instruerer ledelsen for TG, og etterlater etter dette daglig drift og selve gjennomføringen av arrangementet til ledergruppen som helhet. Hovedmål Basert på tilbakemeldinger fra forrige års Ledergruppe og deltakere har KANDUs styre utarbeidet et sett med hovedmål for retningen vi ønsker The Gathering skal utvikle seg i. 1. TG skal opprettholde underholdningsalternativer og fokusere på kreativitet. Styret ønsker varierte kreative aktiviteter som får deltakerne bort fra plassene sine. 2. The Gathering skal fortsatt være et sted hvor det er fokus på å ha et tilbud som utvikler deltagernes kunnskaper innen de områder som naturlig hører til på TG. 3. En skal ha viktig informasjon ut til deltakere om ting som skjer på angitte måldatoer. Dette gjelder selvsagt bare informasjon som er relevant for deltagerne. 4. Tema for TG2015 skal være klar innen starten av TG2014. Logodesign og design/profileringsmanual skal være klar før starten av fellesferien Måldatoer For å skape mer forutsigbarhet til Ledergruppa, er enkelte måldatoer foreslått på forhånd. Disse datoene kan endres dersom det er sterke grunner for dette etter dialog mellom styret og ledergruppen. Innen 1. oktober 2013 Budsjett oversendt til Styret for godkjenning. Innen 1. desember 2013 Ordinære billetter legges ut for salg, med 14 dagers varsel. Innen 1. februar 2014 Statusgjennomgang av retningslinjene. Innen 2. April 2014 Tema for TG 2015 ferdigstilt. (2 uker før TG) Innen 16. April 2014 TG starter Innen 20. April 2014 TG avsluttes Innen 4. Mai 2014 Tidspunkt for intern debrief fastsatt senest 14 dager etter The Gathering. Styret innkaller til debrief. Innen 4. Mai 2014 Åpne for søknader til neste års Ledergruppe. Søknadsfristen løper til og med 15. juni (8 uker etter TG). Innen 25. Mai 2014 Bilag bør leveres fortløpende, og skal leveres senest innen denne datoen. (5 uker etter TG). Innen 1. Juni 2014 Debrief internt i ledergruppen. (6 uker etter TG) Innen 8. Juni 2014 Siste frist for å levere rapport og delta på debrief. (1 uke etter intern debrief) Innen 15. Juni 2014 Søknadsfrist for neste års Ledergruppe (8 uker etter TG) Innen 22. Juni 2014 Styret leverer tilbakemelding på debrief. For de posisjoner hvor rapport ikke er levert og debrief ikke er gjennomført, kan Styret velge å utlyse stillingene på nytt. (9 uker etter TG) Innen 20. Juni 2015 Logodesign- og profileringsmanual for TG2015 ferdigstilt. Innen 29. Juni 2014 Neste års Ledergruppe annonseres (10 uker etter TG) Innen 1. september 2015 Pre-kickoff hvor gammel og ny TG ledelse møtes. Innen 1. september 2015 Styret sender format på informasjon av debrief, og hvordan man ønsker debreifene skal se ut for neste års The Gathering. Detaljmål Det stilles like store krav til detaljmålene, som overnevnte hovedmål. Flertallet av disse kravene har også blitt nevnt på en eller annen måte tidligere år. 1. KANDUs ressurser, derunder møtelokaler, regnskapsfører og lignende stilles tilgjengelig for Ledergruppa. Enhver bruk av disse tjenestene må reserveres. 2. Alle sponsorer / partnere som profileres i TG/Kandu materiale, logoer, rulletekst etc. skal defineres i avtaler. 3. Alle som kjøper adgang til arrangementet skal ha registrert personalia som navn, adresse, Side 1 av 2

2 postnummer, fødselsår, epostadresse, telefonnummer. For alle som kjøper billett (med/uten PC) som inkluderer medlemskap i KANDU skal det innhentes signatur fra personen. Denne informasjonen skal være tilgjengelig innen en måned etter endt arrangement. 4. Alle KANDU-organer skal under TG ha samme plikter og rettigheter som annet TG-crew. Logistikkmessige (mat o.l.) goder må organet selv dekke utgiftene til, og bestilling av dette må være gjort innen 3 uker før arrangementet. Plikten til å melde behovene ligger hos de respektive organene. 5. Alle i Ledergruppa skal levere rapport, evt. stille med stedfortreder i sitt sted dersom de ikke kan delta på debrief-møte selv. 6. KANDU skal profileres i kanaler der det er hensiktsmessig. 7. Økonomien til The Gathering skal tilstrebes å gå i overskudd for å oppnå positiv langsiktig likviditet og ta igjen de siste års underskudd. 8. Det skal innen debrief av TG 2014 utarbeides planer for å se på muligheten for vekst i antall deltakere, inkludert positive og negative konsekvenser av dette. 9. Det skal aktivt arbeides med tiltak som forbedrer mattilbudet på The Gathering. 10. Det skal opprettholdes et godt og synlig sovetilbud for deltakerne. 11. Styret kan kalle inn til fysisk møte i Ledergruppa ved behov. Definisjon av strukturen for toppledelse ved The Gathering 2014 The Gatherings ledergruppe består av fem personer med ansvar for respektive fagområder, deltakerombud, crewombud, koordinator og en økonomiansvarlig. De i Ledergruppen med fagområde, deltakerombud og koordinator blir valgt av Styret. Crewombudet blir valgt av crewet fra sist avholdte TG mens gjennomføringa utføres av Styret. Ledergruppen velger økonomiansvarlig, dette gjøres innen 15. november. Dersom ledelsen ikke utfører denne plikten kan Styret tre inn og utnevne en økonomiansvarlig. Økonomiansvarlig skal være kasserer for TG, og skal være underlagt ledelsen i fellesskap. Økonomiansvarlig skal ha full innsynsrett og kontroll over The Gatherings økonomi i forkant, under og etter arrangementet. Ansvarsovertagelse for fagområder kan først inntreffe etter inneværende arrangement er ferdigstilt. Alle i ledergruppen har ansvar for sitt fagområde frem til ny leder er på plass. Utestående saker må fullføres eller overleveres til ny leder. Om personen er den samme, har denne fremdeles ansvar for hendelser som inntraff ved forrige arrangement selv om man har fått videreført sitt verv for en ny periode. Innkalling til møter i Ledergruppen skal sendes til alle i Ledergruppen samt Styret og Kontrollkomiteen. Personer i Ledergruppen har møte- og talerett mens de resterendes talerett er begrenset til de emner hvor det er relevant. Som eksempel har Kontrollkomiteen talerett i saker som omhandler tolkning av regler, bestemmelser og vedtekter. Innkallinger skal inneholde saksliste. Protokoll fra alle møter skal sendes alle med møterett senest ti dager etter avholdt møte. Det skal avholdes minst et møte i måneden hvor de med stemmerett også har møteplikt med mulighet til å sende erstatter ved forfall. De fem i ledergruppen med fagområdeansvar har stemmerett ved alle saker. For vedtak kreves 3/5 flertall. Ombudene har ikke stemmerett, men kan kreve at en sak blir vurdert om igjen. Ved revurdering av sak må det være 4/5 flertall for vedtak og bestemmelse. Ledergruppen kan velge å utvide stemmerett til også å gjelde koordinator. Side 2 av 2

3 The Gathering (heretter «TG») skal ha en økonomiansvarlig for å håndtere alle økonomiske saker. Økonomiansvarlig skal være underordnet Ledergruppa som helhet og rapporterer direkte til Ledergruppa, og i særskildte tilfeller til Styret. Økonomiansvarlig er TGs utførende hånd på økonomisiden og er ansvarlig for at arbeidet skjer i tråd med budsjett og økonomisk regelverk samt relevant lovverk. Økonomiansvarlig skal inneha de nødvendige prokura og tilganger for å utføre sine oppgaver. Likeså innehar personer i Ledergruppa begrensa signaturrett for sitt budsjettseksjon oppad til kroner per tilfelle så lenge avtalene/bestillingene er innenfor aktuell budsjettposts rammer. Avtaler som er flerårige og/eller er på kr eller mer må godkjennes av Styret før de er gyldige. Det skal likeså innhentes tilbud fra minst to leverandører for alle avtaler som overstiger kr eller går over mer enn ett år. Alle grenser er inklusive offentlige avgifter. Økonomiansvarlig skal til enhver tid synliggjøre arrangementets økonomiske status for Ledergruppa og Styret, minst hver måned fram til to måneder etter TGs gjennomføring. Denne rapporten skal inneholde en kort oppsummering av arbeidet og eventuelle utfordringer, budsjettkontroll og oversikt over status for fakturaer som er sendt fra KANDU på vegne av TG. Økonomiansvarlig kan nedsette en økonomigruppe, og kan fritt organisere denne, herunder struktur og sammensetning, inkludert delegering av arbeidsoppgaver. Det skal opparbeides et skyggeregnskap som skal være tilgjengelig kontinuerlig for Ledergruppa og KANDU-styret, for eksempel i form av nettbasert regneark. KANDU skal stå for fakturering av sponsorer, og sponsoravtale må være godkjent av økonomiansvarlig før avtalen er gyldig. Sponsorer eller leverandører som tidligere har misligholdt betaling av fakturaer knyttet til TG må betale sine utestående forpliktelser før sponsorer kan benytte seg av en nyinngått avtale. For leverandører og Sponsorer som innen de to siste år har misligholdt innbetalinger bør det vurderes om disse skal innbetale deler av verdien opp mot 75% på nyinngått avtale, før denne kan tre i kraft. Denne vurderingen gjøres av Ledergruppa. Det skal tilstrebes at de fleste leverandører betales etter leveranse er gjort. TG skal ha god kontroll over alle verdier som tilføres arrangementet, både pengeverdier, utstyr og tjenester. Dette inkluderer god økonomistyring, logistikksystem og oversikt over utstyr og tjenester levert av arrangementets samarbeidspartnere, både før, under og etter arrangementet. Det skal utvikles rutiner som sikrer at våre verdier forvaltes på en sikker og oversiktlig måte. Dette inkluderer: Rutine for å samle oversikt over verdier som tilfaller organisasjonen eller som blir kjøpt inn i tilknytning til arrangementet, herunder eksempelvis hardware-sponsing, pengesponsing med videre, og en oversikt over hvor dette benyttes, eksempelvis premier, internt bruk eller annet. Besørging for utleveringer av premier, herunder rutine for uthending og dokumentering (skjemaer for bekreftelse av mottak m.v.) av pengepremier og større hardware-premier. Økonomiansvarlig ansvarsområder 1. Ansvar for at økonomiarbeidet på TG går effektivt og utføres i tråd med budsjett, økonomisk reglement og aktuelt lovverk samt sunn og etisk regnskapsskikk. 2. Særskilt ansvar for å rapportere alle avvik fra økonomisk reglement til Styret. Dette gjelder dog ikke eksempelvis skjemaer som er fylt ut feil som returneres avsender og tilsvarende avvik som ikke er endelige. 3. Regelmessig rapportering til Ledergruppa og Styret. 4. Håndtering av kontantkassa og armbånd. 5. Holde TGs bankkonti i balanse og med redegjørelse for alle kostnader som påføres. 6. Alle kostnader som belastes TG skal være dokumenterte og redegjort. 7. I samråd med Core:Logistics håndtere utdeling av creweffekter, spesifikt betaling for disse. 8. For å sikre en smidig og effektiv prosess med behandlingen av budsjettet, kan Ledergruppa involvere Side 1 av 2

4 KANDUs økonomiansvarlig for utformingen av budsjettet, for å sikre at dette er i tråd med KANDUs økonomiske reglement og hensiktsmessig oppstilt. Økonomiansvarlig oppgaver 1. Økonomiansvarlig skal sette seg inn i aktuelle regelverk og bistå andre crew som håndterer verdisaker og/eller kontantbeholdning som medfører belastning i regnskapet slik at disse crewene har nødvendig informasjon om rutiner. 2. Økonomiansvarlig skal være et sørvisorgan for personer og crew på TG som belaster regnskapet med kostnader, herunder håndtering av forskudd, refundering av utlegg og tilknyttede oppgaver. Økonomiansvarlig skal tilstrebe at disse prosessene er lette og minst mulig tidskrevende. 3. Økonomiansvarlig skal ved behov for bankkort få dette utstedt og sørge for å kreve inn bilag knytta til alle kjøp. 4. Økonomiansvarlig skal i samråd med KANDU besørge fakturering av sponsorer og legge til rette for en effektiv oppfølgning av disse i samråd med sponsoransvarlig på TG. 5. Økonomiansvarlig er ansvarlig for alle armbånd og skal utarbeide rutiner i samråd med relevante parter (Info:Desk, Security og sponsorkontakt) om avhending og oppgjør. 6. Økonomiansvarlig er ansvarlig for at alle bilag er kontert fortløpende. Alt av bilag, herunder signaturbøker, skal være overlevert KANDU for overtakelse av ansvaret innen en uke etter avsluttet TG. 7. Økonomiansvarlig skal tilrettelegge for effektiv og enkel utlevering av kontantpremier. Frikjøpsordningen Av innsamlet pengespons for TG innbetalt til KANDU innen 10. juli det respektive år, settes det av en prosentandel som benyttes til kompensasjon for tapt arbeidsinntekt og reelle dokumenterte utgifter. Denne prosentandelen fastsettes av Ledergruppen, men kan ikke overstige 20% av pengespons som er innbetalt til KANDU innen 10. juli det respektive året. Prosentandelen skal behandles som en del av budsjettarbeidet for The Gathering. Som kompensasjon for tapt arbeidsinntekt og utgifter til sponsorarbeid eller andre ikke planlagte møter m.v. på The Gathering fra og med 2013, kan det kompenseres for tapt arbeidsinntekt og reelle dokumenterte utgifter i forbindelse med dette arbeidet. Ordningen kan omfatte alle som jobber frivillig med The Gathering, men Ledergruppen må godkjenne hvem som motta kompensasjon. Ledergruppen er også å etterse at sum ut ikke overstiger fastsatt prosentandel av pengespons. Alternativt avkortes utbetalinger for alle tilsvarende. Taket settes til frikjøp med inntil kroner ,- per person + dekning av dokumenterte relevante utgifter. For tapt arbeidsinntekt kan det gjøres frikjøp per dag for maksimalt kroner Dette er fastsatt tilsvarende LT 41. Timer av en normalarbeidsdag fastsettes tilsvarende. Det forutsettes at den som mottar frikjøp er i lønnet arbeid og har et reelt tap i arbeidsinntekt. Arbeid som skjer under opprigg, gjennomføring eller nedrigg for The Gathering kompenseres ikke.samlet totalbeløp for alle personer omfattet av ordningen skal ikke være større enn prosentandelen fastsatt under arbeidet med budsjettet for The Gathering, og ikke over 20% av pengespons innbetalt til KANDU innen 10. juli det respektive år. Dersom totalbeløpet overstiger dette, reduseres alle sine utbetalinger tilsvarende likt. For å motta frikjøp og dekning for relevante dokumenterte utgifter, må skjema være utfylt og godkjent av Ledergruppen. Beløp utbetales innen 24 juli. Side 2 av 2

5 Koordinator for The Gathering 2014 Koordinator for The Gathering 2014 Koordinator skal være en administrativ støttefunksjon for Ledergruppa. Koordinator velges av, og rapporterer til Styret. Rapportene skal inneholde status på overordnede oppgaver ut ifra gjeldende status i prosjektstyringsverktøy og innspill fra Ledergruppa. Koordinator skal være pådriver for å kvalitetssikre prosesser i gjennomføringen av The Gathering. Koordinators ansvarsområder 1. Koordinator har eierskap til prosjektstyringsverktøyet. 2. Koordinator har ansvaret for ledergruppens rapportering til KANDU-Styret. 3. Koordincoator er kontaktpunkt for Chillout inn i The Gathering-ledelsen. Kontaktpunktet kan delegeres til andre om det er hensiktsmessig. 4. Kartlegging av prosesser. Koordinator skal være pådriver for, og bistå med, evaluering og raffinering av prosesser. 5. Koordinator kan være ansvarlig for nye prosesser i en innføringsfase før disse avhendes til ny prosesseier. Koordinators oppgaver 1. Koordinator skal påse at alle møter i ledergruppen og andre TG organer gjennomføres og har ansvaret for å sende innkalling til de som har møterett. 2. Koordinator skal booke møterom og sikre at ressurser som kreves for møtet er tilgjengelig. 3. Koordinator har ansvaret for at det blir skrevet referat fra møtene (enten ved å gjøre det selv, eller at det utpekes en referent). 4. Koordinator har ansvaret for å sikre at referater fra møtene distribueres til de som skal motta disse. 5. Koordinator har ansvaret for å skrive og sende rapport til Styret hver måned. Den utvidede ledergruppen leverer innhold til rapporten, men koordinator er ansvarlig for utforming og endelig innhold. 6. Koordinator er ansvarlig for prosjektstyringsverktøyet og skal påse at Ledergruppen bruker prosjektstyringsverktøyet og at disse får nødvendig informasjon inn i dette verktøyet. Koordinator skal også være en pådriver for at resten av prosjektet under ledergruppe-nivå bruker verktøyet der det er hensiktsmessig. 7. Koordinator skal fordele innkommende oppgaver/henvendelser som ikke naturlig faller inn under et av fagområdene, og har ansvar for disse sakene inntil de er ferdig behandlet, er avhendet til et medlem av ledergruppen eller Økonomiansvarlig. Side 1 av 1