Spørreskjema for tilbakemeldinger fra bruker om drift- og vedlikeholdspersonalet sitt arbeid

Transkript

1 Hordaland Fylkeskommune Økonomiavdelinga Eigedomsseksjonen Spørreskjema for tilbakemeldinger fra bruker om drift- og vedlikeholdspersonalet sitt arbeid 1 INNLEDNING... SPØRREUNDESØKELSEN... 3 OM UNDERSØKELSEN... REKTORENS TILBAKEMELDINGER... 3 INFORMASJON FRA EIENDOMSSEKSJONEN... 3 DRIFTSLEDER... DRIFTSLEDERORDNING

2 1 Innledning I 7 ble drift- og vedlikeholdspersonalet overført fra skole til Eiendomsseksjonen. Det er nå gått år siden ordningen ble innført. Eiendomsseksjonen ønsker derfor å gjennomføre en spørreundersøkelse for å kartlegge brukers erfaring med drift- og vedlikeholdspersonalet sitt arbeid. Hensikten med undersøkelsen er å finne ut hva vi er god på og hva vi er mindre god på. Dette for å kunne utføre arbeidet på byggene våre på en slik måte at verdiene i bygningsmassen blir godt ivaretatt og samtidig som vi server skolen på en god måte. Spørreundesøkelsen Eigedomsseksjonen har sammen med representanter for rektorkollegium i Hordaland fylkeskommune utformet spørreundersøkelsen. Kopi av spørreskjemaet er vedlagt i rapporten. Undersøkelsen ble sendt på e-post datert.. til samtlige 7 rektorer ved Hordaland fylkeskommune med svarfrist... Det ble sendt ut 1 purring mens undersøkelsen pågikk, dvs. dagen før utløpt frist. Det ble sendt ut - 3 purringer til skoler som ikke har tilbakesendt undersøkelsen. Vi fikk til sammen tilbakesendt alle skoler - 7 skoler. Det gir en svarprosent på %. 3 Om undersøkelsen Undersøkelsen vi har gjennomført er en systematisk kartlegging av brukers erfaringer med drift- og vedlikeholdspersonalet sitt arbeid om følgende 3 hovedtema: Informasjon fra eiendomsseksjonen Driftsleder Driftslederordningen Under hvert enkelt tema har vi lagt inn en åpen spørsmål hvor rektor beskriver gode forslag til forbedringer. Undersøkelsen omfattet åpne spørsmål (spørsmål, 13, 1 og 1). Åpne spørsmål gir den enkelte anledning til å kommentere, utdype og begrunne svarene som er gitt, og med forbedringsforslag. De åpne spørsmålene brukes ikke til å analysere og gruppere svarene som den enkelte rektorene har gitt, men de er tatt med fordi de representerer en unik mulighet for å lære for alle involverte parter. Nedenfor er det gjort en forenklet statistisk grafer samt kort resymé av åpne spørsmålene.

3 Rektorens vurderinger Informasjon fra eiendomsseksjonen 1. Får skolen informasjon om bygningsmessige arbeid som skal utføres? Antall svar / 9 % % 17 % % % 1 3. Får skolen særskilt informasjon om bygningsmessige arbeid som kan føre til støy eller støv? Antall svar / 9 % % 17 % % % Får skolen informasjon i god tid for å omplassere / omdisponere til annet klasserom dersom arbeidet medfører støy eller støv? Antall svar / 9 % % 1 % 13 % % 7 3

4 . Får skolen informasjon om at personell fra administrasjonen i eiendomsseksjonen skal på befaring/kontroll på skolen sammen med driftsleder? Antall svar 7 / % 1 19 % 3 % 13 % 13 %. I hvilken form ønsker skolen å motta informasjon om at personell fra eiendomsseksjonen skal på befaring/kontroll på skolen? Antall svar 7 / % E-post Telefon Oppmøte adm E-post Telefon Oppmøte adm 9 % % %. Beskriv gode forslag til forbedringer som kan gjøres i forholdet mellom eiendomsseksjonen og rektor. Kort beskrivelse av tilbakemelding fra rektor: Bedre kommunikasjon og tettere dialog mellom eigedomsseksjonen, driftsleder og skolen. Det er bedre med for mye informasjon enn for lite. Faster rutiner med noen felles møter, der ulike problemstillinger kunne bli tatt opp. Årlig statusmøter mellom skole og eigedomsseksjonen. Tilbakemeldinger på utbedringer og vedlikehold som eigedomsseksjonen tenker gjennomføres. Bedre informasjon om driftslederoppgaver. For mye muntlig informasjon, bør journalføres. Informasjon skolen får kommer fra driftsleder og ikke fra eigedomsseksjonen. God dialog og felles fokus til det beste for skolen og ikke henges oss opp i antall timer til driftsleder.

5 Driftsleder 7. Får skolen informasjon fra eiendomsseksjonen om at driftsleder er syk? Antall svar / 9 % 3 % % 11 % 3 % 1 3. Får skolen informasjon når driftsleder er syk (med sykemelding)? Antall svar 3 / 91 % 1 7 % 11 % % 3 % 9. Får skolen informasjon når driftsleder avpasserer? Antall svar 7 / % % 3 % 9 % 19 %

6 . Får skolen informasjonen dersom en annen driftsleder vikarierer for skolens driftsleder? (Ved driftsleders sjukdom er det mening at en driftsleder frå en annen skole i regionen skal ta seg av viktige oppgaver som skal utføres på skolen) Antall svar 3 / 91 % 1 19 % 1 % 3 % 11. Føler skolen at ordningen med vikarer fungerer? Antall svar 1 / 7 % 1 13 Delvis 3 % % %. Eiendomsseksjonen har anbefalt at driftsleder bør være observatør på skolenes vernerunder/amu-møter. Fungerer dette? Antall svar / 9 % % 19 % 11 % 1 9

7 13. Beskriv gode forslag til forbedringer som kan gjøres i forholdet mellom driftsleder og rektor. Kort beskrivelse av tilbakemelding fra rektor: Tidligere beskrivelse over hva rektor kan be driftsleder gjøre i de timene rektor disponere. Faste driftsmøter hvor ting kan drøftes og hvor det kan settes opp en handlingsplan. Ønsker tilgang til Plania slik at det går an å følge opp og være orientert om utført/planlagt arbeid. Tilbakemelding på det arbeidet som vært utført. Ledelse ved skolen må få vite hva slags plan driftsleder har når det gjelder vedlikehold, plutselig har en starte malingsarbeid uten at skolen er informert. Bedre informasjon og dialog. Driftslederordning. Driftslederordningen tilsier at rektor disponerer driftsleder timer per uke. Fungerer dette? Antall svar 3 / 91 % 7 % 19 % % Driftslederordningen tilsier at rektor disponerer driftsleder timer per uke. Fungerer dette? Hvis nei, hva er du misfornøyd med vedrørende disponeringen av driftsleder? Kort beskrivelse av tilbakemelding fra rektor: Ivaretaking av tidligere vaktmesteroppgaver som vedlikehold av inventar og utstyr, bære ut boss/annet avfall. Misfornøyd med arbeidstiden til driftsleder fra kl:.3 til.3. Dette er lite hensiktsmessig. Hvem bestemmer arbeidstiden? timer er for liten. Mange oppgaver i skolen er overlatt til rektor/lærer med den nye modellen, f.eks rydding av stoler og bord ved et arrangement. Andre rektorer mener at skolen må selv utføre noen arbeidsoppgaver til driftsleder. Driftsleder er en viktig person på/for skolen, og rektor bør ha arbeidsgiveransvaret (slik det var tidligere). Det er for lite tid til skolens disposisjon, tallet bør fordobles. Det er mange gjøremål på en skole og det er driftsleder som er den som naturlig bør håndtere saker som det ikke blir tid til innenfor de timene. Ellers er vi fornøyd med driftsleder og det arbeidet han gjør på skolen. En bør bruke skjønn ut i fra situasjonen. God dialog og felles fokus til det beste for skolen må være retningsgivende. Vi må ikke henges oss opp i et antall timer. Skuta skal i fra A til B, vi er i samme rederi. Dette fungerer bedre nå enn tidligere. Men behovet er tidvis mye større enn denne ressursen. Dersom alle skoler uansett størrelse har timer, blir det ulik behandling av skolene. Vi har måttet hyre inn en ekstra person på timebasis for å dekke noe av behovet. 7

8 . Planen med den nye organiseringen av driftsledere regionsvis har vært at de ulike skolene skal dra nytte av ulik kompetanser/faglig bakgrunn som driftslederne har, og at en kan gå sammen om dugnadstiltak når det er nødvendig. Har dette fungert ved din skole? Antall svar 3 / 91 % % 3 % % 17. Hvor fornøyd er du med driftsordningen totalt sett? (sett kun et kryss) Antall svar / 9 % Svært misfornøyd Lite fornøyd Delvis fornøyd Ganske fornøyd 11 Svært fornøyd % 17 % 1 % 3 % 3 % 3 Svært misfornøyd Lite fornøyd Delvis fornøyd Ganske fornøyd Svært fornøyd 1. Beskriv hva du er mest fornøyd med driftsordningen. Kort beskrivelse av tilbakemelding fra rektor: Driftsleder har kunnskaper om bygget. Klar ansvarsfordeling, hver sitt budsjett/regnskap. Det var et mål at driftsordningen skulle ivareta bygningsmassen på en god måte og serve skolen på en god måte. Vi har nedslitte bygninger med et stort behov for vedlikehold og ettersyn. Vi kan ikke se at vår skoles behov blir ivaretatt godt nok. Vi synes også tidsressurs er for knapp til å ivareta godt de daglige arbeidsoppgaver som vaktmester hadde tidligere. Er fornøyd med driftsleder enn med driftsordningen. Samarbeid med driftsleder. At det bygningsmessige ansvaret ikke ligger hos rektor. Innhold og oppgaver i driftslederfunksjonen er klare for driftsleder, men rimelig uklare for rektor, avdelingsledere og lærere. Mange gir uttrykk for frustrasjon over at vaktmester-rollen er borte,

9 og føler det er vanskelig å få hjelp til viktige støttefunksjoner som tideligere var plassert hos vaktmester. Det er imidlertid viktig å skille mellom person og funksjon i denne sammenhengen. Daglig tilstederværelse av drift hindrer forfall. At vi faktisk har driftsleder på huset hver dag slik at vi unngår Bergen Kommune tilstander. Ønsker mer status av planlagt oppgaver. 9