ÅRSBERETNING 2009, Enhetenes beretninger

Transkript

1 07 Rådhuset Brannvesenet Biblioteket Arendal voksenopplæring Kulturskolen Birkenlund skole Arendal International School Asdal skole Stuenes skole Nedenes skole Stinta skole Sandum skole Roligheden skole Eydehavn skole Flosta skole Løddesøl skole Moltemyr skole Myra skole Nesheim skole Rykene skole Sandnes skole Strømmen oppvekstsenter Tromøybarnehagene Hisøy barnehageenhet Barnehager Sentrum Øst Stinta barnehageenhet Jovannslia/ Lia barnehageenhet Øyestad barnehageenhet Omsorg Vest Omsorg Øst Psykisk helse & rus Mestring & rehabilitering Aktivitet & service NAV Legevakten Hisøy skole VEDLEGG: DEFINISJONER STYRINGSINDIKATORER

2 2 ÅRSBERETNING 2009, Enhetenes beretninger

3 Enhet Enhetsleder 07 Rådhuset Ole Andreas Hopstock, Trond Aslaksen, Nils Halvorsen, Reidun Midtun og Aslaug Hustadnes Styringskart Styringskartet for Rådhusenheten er svært mangelfullt for 2009, og vi har derfor valgt å ikke presentere dette i årsberetningen. Dette har sammenheng med at enheten ble omorganisert fra De nye enhetene i Rådhuset har etter dette jobbet med å etablere sine egne styringskart og egne indikatorer under brukerperspektivet. Vi har derfor hatt lite fokus på styringskartet til den gamle enheten. Medarbeidertilfredshetsundersøkelsen som ble gjennomført i oktober 09 ble strukturert etter de nye enhetene. Vi har derfor ikke noe samlet resultat for rådhusenheten når det gjelder medarbeiderperspektivet. Når det gjelder økonomiperspektivet er dette grundig omtalt i teksten under Økonomi Rådhusenheten hadde et innsparingskrav på ca 26 millioner i budsjett 2009, spesifisert ved: Dugnad 2010: Kr. 10,987 mill Flatt kutt 1,5 %: Kr. 4,2 mill Bystyrets vedtak om generelt kutt: Kr. 9 mill Bystyrets vedtak om kutt på IKT/telefoni-kostnader: Kr. 2,5 mill Årsresultatet viser at gjennom en aktiv oppfølging gjennom hele året det ble oppnådd en innsparing på ca 13,5 mill, bla. 3,1 mill ved å holde stillinger vakante. De vesentlige avvikene er kommentert og forklart til slutt i beretningen under Enhetens satsingsområder og under Andre sentrale utfordringer. Organisasjon Rådhusenheten ble fra splittet opp i 6 nye enheter (enhetsleder i parentes): Administrasjonsenheten (Trond Aslaksen) Publikum og service (Reidun Midtun) Kommunalteknikk og geodata (Ole Andreas Hopstock) Helse barn og unge (Aslaug Hustadnes) Barnevern (Nils Halvorsen) Kultur hvor også de tidligere enhetene biblioteket og kulturskolen ble inkludert, sammen med kulturnettverket (Kristin Lundby) Byggnettverket ble lagt til en ny enhet/kommunalt eiendomsforetak (leder Øystein Sangvik) Helsenettverket ble lagt til ny kommunalsjef for Helse og omsorg (Torill Skår), skole- og barnehagekontoret ble lagt til ny kommunalsjef for Oppvekst (Roar Aaserud), mens medarbeiderne i Plan og utvikling og byggesak ble lagt til kommunalsjef for kultur, miljø og næring (Geir Skjæveland). 3

4 Budsjett og regnskap for 2009 ble ikke endret ihht ny organisasjon fra Budsjett og regnskap for 2010 er imidlertid tilpasset den nye organisasjonen. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,4 Brutto inntekter ,4 Netto utgifter ,7 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Utførte årsverk 534,9 500,7* *reduksjon p.g.a. overføring enhet 75-NAV Regnskap 2009 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Det samlede resultatet for rådhusenheten samlet sett ble 12,5 mill.kr i De viktigste avvikene forklares nærmere nedenfor. 07-SERIEN (kompetanseheving og lønnsutgifter til ansatte i nettverk, dvs. de som har arbeidssted på rådhuset) Regnskap 2009 Rev.bud.2009 Avvik 2009 %forbr SUM UTGIFTER , , ,00 96,72 SUM INNTEKTER , , ,00 94,15 NETTO UTGIFTER , , ,97 92,75 Kommentarer 07-serien hadde et underforbruk på netto driftsutgifter i forhold til budsjett på i overkant av 3,1 mill.kr i Dette er etter at enheten har innfridd en rammereduksjon på totalt 7,5 mill.kr. Rådhusenhetens hovedstrategi i Dugnad 2010, var innsparing på lønn ved å holde vakante stillinger ledig. Oversikten viser at enheten har lykkes med denne strategien. Underforbruket har flere forklaringer: Lavere lønnsutgifter fordi stillinger har blitt holdt vakante hele eller deler av året Lavere lønnsutgifter fordi det har vært vanskelig å få rekruttert personer til ledige stillinger. Merinntekt på refusjon sykepenger med 0,5 mill. kroner i forhold til budsjett 08-SERIEN (driftsutgifter og inntekter, samt lønnsutgifter til ansatte som er tilknyttet rådhusenheten, men som har arbeidssted utenfor rådhuset, samt en del kommuneovergripende fellesutgifter) 4

5 Regnskap 2009 Rev.bud.2009 Avvik 2009 %forbr SUM UTGIFTER , , ,00 111,09 SUM INNTEKTER , , ,00 112,19 NETTO UTGIFTER , , ,52 103,69 Kommentarer 08-serien hadde et betydelig underskudd på 31,1 mill. kroner i Dette utgjorde en overskridelse på 3,69% av budsjettet. Følgende områder hadde vesentlig merforbruk/mindreinntekt i endelig regnskap for 2009 i forhold til justert budsjett for 2009: AL 08 Trafikksikkerhet og transportsystemer AL 09 IKT Strategi og systemoppfølging AS 34 Telefoni og datakommunikasjon AS 64/65 Regnskap/innfordring AK 81 Veidrift PL 53 Omtaksering eiendomsskatt Park/idrett og kultur (samlet avvik) AK 12 Boligkontoret Byggvedlikehold/vaktmester/renhold (samlet avvik) AK Barnevern Skole og barnehagekontoret (samlet avvik) Områdene med merforbruk kommenteres nærmere til slutt i beretningen under Enhetens satsingsområder og under Andre sentrale utfordringer. Følgende områder hadde vesentlig mindreforbruk/merinntekt i endelig regnskap for 2009 i forhold til justert budsjett for 2009: Lavere utgifter til OU-midler (KS) Lavere utgifter til person- og skadeforsikring Lavere utgifter knyttet til felles service/leasingavtaler/konsulenttjenester Lavere utgifter knyttet til diverse tilskudds- og overføringsordninger Bruk av rådhusenhetens disposisjonsfond for å redusere underskuddet i enheten SERIEN (politiske aktiviteter, lederlaget, lederlagets prosjekter, samt diverse aktiviteter) Regnskap 2009 Rev.bud.2009 Avvik 2009 %forbr SUM UTGIFTER , , ,00 75,07 SUM INNTEKTER , , ,00 161,63 NETTO UTGIFTER , , ,41 94,89 5

6 Kommentarer 92-serien består av sektorovergripende prosjekter, diverse potter til fordeling samt også noen rene driftskapitler - lederlag, politisk sekretariat m.v. 92-serien er gjort opp med et overskudd på 15,4 mill kroner som vesentlig skyldes besparelse på lønnsavsetningspotten. Satsingsområder for rådhusenheten, i henhold til HP 2009: I årsberetningen har vi valgt å ta utgangpunkt i enhetens satsingsområder slik de er presentert i Handlingsprogrammet for Bakgrunnen for dette er omorganiseringen pr da enheten ble splittet i 7 nye enheter pluss 2 staber. Driftsåret ble på denne måten splittet og dette gjør rapporteringsarbeidet noe vanskeligere. Handlingsprogrammet for 2009 angir følgende satsingsområder for Rådhusenheten: Døgnåpen forvaltning /kommunens IKT satsing Døgnåpen forvaltning har vært et sentralt mål for Arendal kommune i flere år. Vi kom i 2009 et steg nærmere dette målet. Gjennom felles ikt satsing med de øvrige eierne av IKT Agder og selskapet, har Arendal kommune fått nytt system for kommunale eiendomsgebyrer, ny innbyggerportal, sak/arkiv system, nytt system for kompetanseregistrering, ansettelser, fakturaskanning og styringsinformasjon. I 2010 vil også nytt lønnssystem og ansattportal realiseres. Dette er utdypet ytterligere i årsberetningens del 1. IKT hadde i 2009 et merforbruk på 5.2 mill.kroner. Viser til 2. tertial 2009 der prognostisert merforbruk var på kr I tillegg kom det uventede ekstrakostnader på ca 1.3 mill.kroner knyttet til oppsigelse av Notes lisenser ved overgang til Outlook. Dette som et ledd i harmonisering av IKT- systemene og felles IKT- satsting. Merforbruket innenfor IKT vises i korte trekk i tabellen under: Merforbruk drift Lisensutgifter admin Drift mellomvare Felles prosjektledelse Etterbetaling lisenser Notes Sum Omdømmebygging /kommunikasjonsstrategi Arbeidet med en kommunikasjonsstrategi er først og fremst materialisert i kommunens nye innbyggerportal. Portalen er bygd opp over prinsippet om at kommunen skal informere aktivt og åpent om sin virksomhet. Innbyggerne skal enkelt kunne orientere seg i forhold til sine behov og interesser. Informasjon er et lederansvar, og det er satt i gang et arbeid for å sikre at ledere på alle nivåer tar portalen i bruk i forhold til egen informasjon og tjenester. 6

7 På grunn av arbeidet med portalen ble det ikke brukt ressurser på å utarbeide et eget strategidokument. Arbeidet er imidlertid igangsatt og en kommunikasjonsstrategi skal bidra til: et strukturert og bevisst forhold til at kommunikasjon er et strategisk virkemiddel i kommunen at ekstern og intern kommunikasjon er åpen, aktiv, konsistent og lett tilgjengelig at media får enkel tilgang til personer og stoff, og at kommunen har god tilgang til lokal media som informasjonskanal i saker som gjelder befolkningen at informasjonsberedskap er god, både i krisesituasjoner og i andre situasjoner som avviker fra normal drift at kommunen styrker sitt omdømme gjennom dialog med befolkning og brukere I løpet av 2009 tok kommunen i bruk sosiale medier i form av Facebook og Twitter. Gjennom disse kanalene ønsker kommunen å være tilgjengelig for de av våre innbyggere som bruker disse mediene, og dermed senke terskelen for å komme i dialog med eller gi innspill til kommunen. Arendal kommune deltar i Prosjekt Omdømme Sørlandet i regi av Agderrådet. Kommunen deltok også i Omdømmebarometeret Sør. Arbeidet med å styrke kommunens omdømme er en integrert del av tjenesteproduksjon og daglig kommunikasjonsvirksomhet. Boligbygging I alt er det igangsatt/ferdigstillet ca 250 boliger. Antall byggesaker som ble behandlet er sunket med ca 7 %. Det er behandlet 981 saker. Antall saker som ble behandlet innenfor fristen på 3 måneder er sunket noe. Men det er satt inn mer ressurser i siste del av året for å avhjelpe situasjonen. Utvikling av arealer for boliger og næring Antall reguleringsplaner som har vært til behandling holder seg relativt jevnt. Det er behandlet i alt 20 planer, fordelt med omkring fem planer i tilknytning til næring og offentlige formål og de øvrige som boligområder. Aktiviteten i de nye boligområdene har vært litt laber fra starten av året. Den tok seg imidlertid opp ut over sommeren. Det har vært boligbygging i ti områder i løpet av året. Områdene ligger fordelt i hele kommunen, med hovedtyngden konsentrert i vestre del av kommunen. Utvikling av nye næringsområder har vært noe svakere enn normalt. Det er gjennomført 400 forretninger etter delingsloven. I tillegg er det gjennomført 36 seksjoneringer etter seksjoneringsloven. Det er gjennomført et stort oppryddingsarbeid i Matrikkelen før Matrikkelloven ble satt i kraft Boliger bostedsløse Det er fortsatt store utfordringer rundt boligtilbud til bostedsløse. Det er blant annet igangsatt en prosess for å skaffe en leverandør (ideell organisasjon/non-profitt) av boliger og tjenester overfor de bostedsløse Videre er det søkt og innvilget midler fra Husbanken i størrelsesorden kr i forbindelse med at Arendal kommune er invitert inn i et mer forpliktende samarbeid med Husbanken. Dette samarbeidet kalles Pilotkommuneprogrammet. I tillegg søkes det om prosjektmidler fra Fylkesmannen. Det er i tillegg vedtatt at det skal etableres et eiendomsforetak (kommunalt foretak) i kommunen for å bedre kunne håndtere utfordringene rundt vedlikehold og drift av 7

8 eiendomsmassen til kommunen. Mange prosesser går parallelt og målet er at disse skal bidra til at jobben med å avskaffe bostedsløshet i kommunen lettere lar seg gjennomføre. Målet må være at bostedsløsheten i kommunen avvikles i løpet av handlingsplanperioden. Boligkontoret hadde et samlet underskudd i 2009 på ca. kr. 3,2 mill.kr. Dette er omtalt og forklart i tertialrapport II 2009 og skyldes bla. Manglende finansiering ved omlegginger vedr. Natthjemmet. Infrastruktur ny plan for VA sektoren Bystyret behandlet i sitt møte 29. januar ny tiltaksplan for VA-sektoren. Planen bygger på vedtatte handlingsplaner for vannforsyning og avløp for perioden 2004 til Endringen knytter seg først og fremst opp til viktige tiltak for utbedring av vannforsyning og avløpsutbygging til utviklingsområdene i Barbu og de nye næringsarealene ved Stoa. For øvrig dekker planen opp tiltakene for sanering av gamle vann- og avløpsledninger slik det er vedtatt i hovedplanen. Den årlige investeringsrammen ble økt til 80 millioner årlig. Av større bygg og anlegg som ble påbegynt/fullført i marken i løpet av 2009 kan nevnes: VA-anlegg Høgedal Solborg VA- anlegg Skare - Skarestrand VA - sanering Strømsbusletta Dampen (Etappe 3) VA-anlegg Vestregate Blødekjær - Parkveien VA-anlegg Nyli Ringvei VA-anlegg Neset- Batteriet (Del av Nesheia) VVA-anlegg Engene VA- anlegg Krøgenesveien VA-anlegg Helle inkl. fjerning av kloakkpumpest. Rore vannbehandlingsanlegg; 2 Nye Spylepumper Luktreduksjon på RA-Saulekilen Rehabilitering kloakkpumpestasjoner. Diverse utskifting/rehabilitering VA-ledninger VA-anlegg Kilsundskogen inkl.fjerning av 1 stk. kloakkpumpestasjon Avløpsledning Østenbulia VA-Torsbudalen-Langsæ VA-Kloppene I budsjettarbeidet for 2010 ble imidlertid investeringsrammen redusert til 40 millioner kroner. Barn og unge Helsesøstertjenesten har i 2009 hatt et strevsomt år. Det har vært flere tilfeller av alvorlig sykdom i faggruppen. Ved mangel på ressurser har helsestasjonstjenesten med barna 0-6 år blitt prioritert. Det har medført at noen skoler i perioder har fått manglende tilstedeværelse av helsesøster. Helsestasjonstjenesten har fokusert på å finne barn og familier som trenger hjelp tidligst mulig. Det gjelder for eksempel barn som lever i familier med rus, vold og psykisk sykdom. I denne sammenhengen er det viktig å jobbe godt tverrfaglig. Arendal kommune har i 2009 vært med i et 8

9 nasjonalt prosjekt kalt Modellkommuneprosjektet.(det går til 2014) Hovedmålet er å utvikle gode tverrfaglige samarbeidsmodeller for familier som har barn 0-6 år som lever med rus, vold og psykisk sykdom. Faggruppene som er med i prosjektet er jordmor, helsesøster, barnevern, PPT, psykiatrisk sykepleier og Barn og familieteamet. Ved årets slutt gjennomgikk helsesøstrene og jordmødrene opplæring i bruk av EPDS-skjema. Det er et kartleggingsverktøy som skal brukes for å finne deprimerte gravide og/ eller spedbarnsmødre, for å kunne tilby de støttesamtaler slik at de kommer seg ut av depresjonen. Det er svært viktig for spedbarnets utvikling. I skolehelsetjenesten har psykisk helse vært et fokusområde. Det har i 2009 spesielt vært fokus på seksuelle overgrep mot barn og unge. Barnevernet melder om en fordobling av bekymringsmeldinger i perioden Alle disse familiene er helsestasjonen/skolehelsetjenesten vanligvis i kontakt med. Fra helsestasjonen har det vært en dobling i meldinger til barnevernet i 2009 mot Både helsestasjonstjenesten og skolehelsetjenesten jobber etter nasjonale retningslinjer. I november og desember gikk det mye tid til vaksinering mot svineinfluensa. Helsesøstrene tok ansvar for planlegging og gjennomføring av vaksinering av alle kommunens barn fra 6.mndr. t.o.m. 16 år. Røde Kors medlemmer hjalp til ved de åpne vaksinasjonsdagene rundt i kommunen. Helsestasjon for ungdom har ved utgangen av 2009 avsluttet et 3 årlig prosjekt med utvidet tilbud t.o.m. 24 år. Fra 2010 ble tilbudet permanent. Jordmortjenesten Har ila blitt tilgjengelig ved alle kommunens 4 helsestasjoner. De aller fleste gravide i Arendal går nå til svangerskapskontroll hos kommunejordmødrene. Jordmødrene har jobbet tverrfaglig for å hjelpe gravide med ekstra utfordringer,(modellkommuneprosjektet) det kan være unge mødre, eller de som sliter med rus og /eller psykiske problemer. Det er fremdeles mange utfordringer for å få fanget opp gravide rusmisbrukere tidlig nok. Barn og familieteamet prioriterer barn og unge med psykiske lidelser, og barn og unge i høyrisikogrupper, der forebyggende tiltak og tidlig intervensjon kan ha størst effekt. Teamet har jobbet med barn og unge i enesamtaler og/eller familiesamtaler hvor foreldre og søsken har vært med. Problemstillingene de har jobbet med har variert både i forhold til omfang og alvorlighetsgrad. Det har vært en klar overvekt av problemstillinger knyttet til problemer i familien (f.eks. skilsmisse), og problemer knyttet til foreldrerollen/ oppdragelse og barnets adferd. Det har og kommet barn og unge med selvskading, selvmordstanker, vold, rus og psykisk sykdom i familien. Barn og familieteamet har og gjennomført ulike gruppetilbud, for eksempel. gruppe for barn der mor eller far er psykisk syk og forebyggende jentegruppe for jenter med stort skolefravær Teamet er ambulerende, men p.t. med base på Kilden. Det er behov for andre lokaler. De ansatte i enheten har gitt uttrykk for god trivsel og fornøydhet med egen arbeidsplass i 2009 (MTU). Logopedtjenesten har måttet gi et redusert tilbud siste halvdel av Grunnen er at 2 logopeder (100 % stillinger) sluttet i løpet av sommeren. Fra høsten har vi hatt tre logopeder, alle i 60 % stilling. De skal dekke alle barnehager og skoler i kommunen. Det har vist seg å være vanskelig og få nye logopeder. 9

10 I barneverntjenesten har satsingen i 2009 i stor grad vært preget av å gi et forsvarlig tilbud til både de barna og familiene vi allerede yter hjelp til, og de nye vi har fått melding om. Budsjettet ble overskredet med 3,5 millioner, med følgende hovedårsaker (avvik over 0,5 mill): Merforbruk på godtgjøring til kommunale fosterhjem kr.0,7 mill, Økt betaling til statlige fosterhjem/institusjoner/beredskapshjem: kr.3,6 mill. (herunder prisstigning på kommunal egenandel kr , ikke kompensert i budsjett 2009og en enkeltstående institusjonsregning fra Bufetat 2007/2008 på kr. 1,2 mill) Merforbruk på hjelpetiltak til barn som bor utenfor eget hjem kr.1,0 mill Overdimensjonert inntektspost refusjon fra andre kommuner: kr. 0,5 mill Juridisk og sakkyndig bistand + reiseutgifter kr. 0,5 mill På den andre siden ble det oppnådd innsparinger på følgende tiltak: Barneverntiltak i familien (forebyggende): Opphold i private institusjoner: kr. 1,4 mill. kr. 0,9 mill Trenden fra tidligere år med stadig økende saksmengde har vedvart i 2009: Det har blitt arbeidet med 650 barn i 2009, mot 626 barn i 2008 og 528 i 2007 Det har kommet 410 bekymringsmeldinger i 2009, mot 359 i 2008 og 291 i Totalt antall vedtak om nye tiltak i 2009: mot 136 i 2008 og 92 i 2005 Nye vedtak om plassering i fosterhjem/institusjon i 2009: 83, mot 76 i 2008 og 64 i 2005 Pr var det 413 aktive saker, mot 327 på samme tidspunkt i 2008 og 274 i Denne trenden har vedvart siden Det har i perioden bl.a. vært en fordobling i antall bekymringsmeldinger (188 i 2005). Den økte arbeidsmengden har gitt medarbeiderne et stort arbeidspress gjennom hele året. Det ble oppsummert mot slutten av året at vi nå har nådd tålegrensen mht. nye meldinger og nye saker. En videre økning i en uforutsigbar saksmengde vil øke en helserisiko for medarbeiderne, samt manglende forsvarlighet i tjenestene som skal ytes til barn og familier. Dette gjelder både hvor lenge de må vente til en undersøkelse er gjennomført og til eventuelle tiltak er iverksatt, samt hvilken oppfølging de får underveis. Det har vært en reduksjon i antall hastevedtak, fra 52 i 2008 til 39 til Det har også vært en reduksjon i fylkesnemdsaker, fra 32 til 25 (20 i 2005) og antall henvendelser til barnevernvakta, fra 216 i -08 til 191 i 09. Både trivsel og innsatsvilje har likevel vært på et svært høyt nivå, noe både MTU 2009, nærværsstatistikk (95,9 % nærvær), aktivitetsnivå og arbeidsmengde viser klart. Arendalsmodellen har blitt tydeliggjort gjennom barnehageprosjektet, et utviklingsprosjekt mellom barnevernet og barnehagene i Asdal-området, med fokus på tidlig intervenering i forhold til barn og familier som trenger hjelp. Dette gjøres gjennom styrking av kunnskapene til medarbeiderne i barnehagene til å oppdage symptomer på problemer (bekymringsbarometer), bruk av kartleggingsverktøy (Firfotingen) og samtaler med barn og foreldre som har det vanskelig. Denne arbeidsmåten skal nå videreføres til andre barnehager og til skoler. Det har bl.a. vært en økning i meldinger fra barnehagene fra 10 i 2008 til 21 i 2009 og fra helsestasjonene, 24 i 2009 mot12 i 2008, skolene 42 mot 50 i Politiet og mor/far er likevel de som gir flest meldinger, henholdsvis 79 og 50 i

11 Fylkesmannen hadde tilsyn sommeren 2009 angående håndtering av meldinger og undersøkelser i barneverntjenesten. Det ble gitt 3 avvik, som har blitt gjennomgått og avvikene lukket. Ungdomsteamet har hatt en stor aktivitet i 2009, og har åpenbart blitt et bedre kjent og etablert tilbud for samarbeidende tjenester samt for ungdom og foresatte. Det har vært en jevn økning i antall henvendelser og klienter. Antall ungdomskontrakter nådde en topp på 34 aktive kontrakter ved årsskiftet. Totalt ble det jobbet med 100 ungdommer ved årsskiftet. Folkehelse Folkehelsearbeidet har i 2009 hatt fokus på tobakk, ernæring og fysisk aktivitet. Det er igangsatt røykesluttgrupper for gravide og småbarnsforeldre og det er gitt støtte til start av tobakksforebyggende arbeid på noen videregående skoler. I tillegg er det igangsatt et prosjekt kalt: Arendal kommune - en røykfri arbeidsplass. Flere frivillige organisasjoner har fått folkehelsemidler til rydding og merking av turstier og opptrykk av brosjyrer om disse. Områder i kommunen der behovet var størst ble prioritert. Folkehelsearbeidslaget har fordelt aktivitetsmidler til fysisk aktivitet i regi av frivillig sektor til mange gode prosjekter, og de som retter seg mot de minst aktive ble prioritert. Folkehelsearbeidslaget har i løpet av året kommet med innspill til ulike kommunale planer. Helsekilden er kommunens frisklivssentral lokalisert på Myratunet. Dit har mennesker som ønsket livsstilsendring og hjelp til å komme i gang med røykeslutt, endring av kosthold eller fysisk aktivitet blitt henvist fra lege. Tilbudet har hatt begrensede ressurser tilgjengelig, men har tilbudt motivasjonssamtaler, enkelte egne tilbud og oversikt over aktuelle tilbud i Arendal kommune. Arbeidsmiljø Medarbeidertilfredshetsundersøkeslen (MTU) er et av kommunens viktigste virkemidler for å kartlegge og forbedre arbeidsmiljøet i kommunen. Undersøkelsen gjennomføres annet hvert år, og skal resultere i konkrete tiltak på hver enhet. Sist undersøkelse ble gjennomført høsten Nedenfor vises resultatene på spørsmålet om hvor, alt i alt, fornøyde medarbeiderne var med egen arbeidsplass. Svarene er for rådhusenheten, men fordelt på de nye enhetene. Øvrige enheter er samlet svar for alle de andre enhetene men unntatt omsorg og oppvekst. Vi ser at medarbeiderne jevnt over er svært godt fornøyd med egen arbeidsplass, og at resultatet gjennomgående er bedre enn i I tillegg til resultater på MTU, fokuserer vi på nærværstallene for enheten i 2009: 11

12 Rådhusenheten hadde et nærvær på 92 % i Disse resultatene er i tråd med de overordnende målsettingene for nærvær i Arendal kommune i Handlingsprogrammet for Dersom en deler fraværet inn i korttidsfravær og langtidsfravær, viser oversikten et korttidsfravær på 1,8 % og langtidsfravær på 6,2 % for hele Likestilling Dette omtales utfyllende i Årsberetning, del1. Næringsutvikling Arendal kommune arbeider aktivt for å tilrettelegge for verdiskaping og næringsutvikling. Arendal ble kåret til Norges 4. beste næringslivskommune av Duun & Bradstreet i Tall for 2009 er ennå ikke kommet. De viktigste feltene er: 1. Arealtilrettelegging slik at både nye og etablerte bedrifter kan utvikle seg optimalt. 2. Etablererveiledning og stimulering av nye ideer og bedrifter. 3. Skape miljøer for innovasjon og nytenking. 4. Stimulere næringslivet til å være med å ta samfunnsansvar. Arealtilrettelegging Gjennom kommuneplanen og reguleringsplaner tilrettelegges det nå for nye kommunale næringsområderi Stoa - Agderparken. Dette er meget viktig å få på plass så raskt som mulig slik at vi kan tilby nye og etablerte bedrifter de beste betingelsene for videre utvikling. Vi har i lang tid eksportert bedrifter til våre nabokommuner. Tilgjengelige kommunale næringsarealer er et konkurransefortrinn - som vi må få på plass igjen. ( Vi levde i mange år godt på den tilretteleggingen som ble gjort på 60 og 70 tallet på Stoa). Vi har gode arealer til spesiell bruk, havnerelaterte områder på Eydehavn og kontor industri i Barbu og på Vindholmen. Det gjenstår å få på plass Stoa Agderparken. Etablererveiledning Etablerersenteret IKS som betjener kommunene Arendal, Grimstad, Froland og Tvedestrand, fungerer meget godt blant annet i samarbeid med Fylkekommunen og Grundersenteret i Aust- Agder. Vi registret vel 60 nye bedrifter i Etableresenteret legger frem egen årsmelding. Skape miljøer for innovasjon og nyskaping. I 2009 ble ideen om veksthuset The new green deal etablert. Det åpner 20 mars Stimulere næringslivet til samfunnsansvar. Mange prosjekter innenfor dette området er utviklet eller var under utvikling i Nettverket med næringslivet og den nye Arendal Næringsforening fungerer bedre og bedre. Av større prosjekter har vi Gullknapp flyplass, arbeidet med innspill til kommuneplanen, Arendal By AS som er under stiftelse, Kunnskapshavna som nå startes opp i 2010 i FN bygget. 12

13 Kommunens miljøsatsing Arendal kommune vedtok oktober 2008 en klimahandlingsplan med 18 punkter. Finansiering av prosjektene var delvis avhengig av budsjettbehandlingen. Arbeidslaget AL 07 Miljø og Bærekraftig utvikling har ansvaret for gjennomføring av arbeidet. Budsjettet for 2009 gav et smalt spillerom for iverksetting av de ulike punktene i planen. Utfasing av oljekjeler til biovarme, samt tilrettelegging for miljøfyrtårnsertifisering ble finansiert noe. Smalt budsjett gir utfordringer, samtidig som det blir fart i arbeidet med å finne penger utenfra. Det har i 2009 vært fokus på å jobbe med de punktene det har vært mulig å finne ekstern finansiering og der det har vært noen midler til rådighet. Miljøfyrtårn i kommunens virksomheter: 5 virksomheter ble i 2009 sertifisert. ELIM, Røed, Nyskogen, Plankemyra og Biblioteket. Alle gav positiv tilbakemelding på nytten av sertifiseringen ved overrekkelsen. Enhetsleder Ola Eiksund rapporterte at biblioteket sparte kwh elektrisitet etter energigjennomgang. FN-by Klimapartner: Under paraplyen FN-byen startet Arendal kommune, GRID og Aust- Agder Fylkeskommune opp FN-By klimapartner. Prosjektet ble finansiert av Aust-Agder fylkeskommune. Etter 1. års drift har nettverket som jobber med regionens bedrifter og klimautfordringer 20 deltagere av store og små bedrifter med 6000 ansatte og 7 mrd. I turnover. Prosjektet blir i 2010 regionalt og vil inkludere Vest-Agder. Les mer om arbeidet på ag Transport: Arendal kommune søkte om kr. til etablering av 10 ladepunkter for ladbare biler fra Transnova. Vi fikk full uttelling og ladestasjonene er i dag i drift, men ikke offisielt åpnet. CDM-prosjekt Mwanza: Klimakvoteprosjektet ble etablert med støtte fra Aust-Agder fylkeskommune i samarbeid med Agderrenovasjon, og CO2focus. Forprosjektet ble finansiert av NORAD og viser at prosjektet er økonomisk gjennomførbart. Prosjektet har ført til en styrking av MIC-prosjektet som kommunen har jobbet med over flere år. Klimanøytrale Arendal: Arbeidet med å bli klimanøytral i henhold til FNs definisjon har vært krevende, men også høstet gode tilbakemeldinger. FNs miljøprogram har i en case study, som ble lansert under klimatoppmøtet i København, lansert Arendal som en utfordrer for å være verdens hovedstad for Klimanøytralitet. I desember ble arbeidet med klimanøytralitet bekreftet av Forbrukerombudets veiledning om bruk av klimapåstander i markedsføringen. Undervisningsopplegg for Arendalsskolen KlimAvis: KlimAvisprosjektet er finansiert av Statens forurensningstilsyn og arbeidet ble kronet med elevtur til klimatoppmøte i København i desember. Resultatet ble en 8 siders innstikksavis i eksemplarer til Agderposten lørdag 5. desember. Uten samarbeid med bibliotekene, Hisøy skole og Agderposten ville prosjektet aldri kunne blitt gjennomført. Resultatet kan besøkes på Livskraftige kommuner verktøynettverket: Arendal kommune er med i KS sitt Livskraftige kommuner prosjekt. Målet med dette prosjektet er å utvikle og jobbe fram et digitalt verktøy for at alle norske kommuner skal kunne formidle informasjon om kommunens arbeide med miljø og bærekraftig utvikling. Verktøyet ble lansert under Arendalskonferansen LED prosjekt Bjelland, Tromøy: En av Norges første veistrekninger med LED-lys ble åpnet i september 2009 på Bjelland. Med støtte fra ENOVA har Otera, Statens vegvesen og Arendal kommune stablet prøveprosjektet på beina. Halvårsrapporteringen viser en halvering av forbruk av elektrisitet på LEDarmaturer enn på de vanlige veilysarmaturene. Videre drift vil avsløre om 13

14 en dyrere investering i LED vil lønne seg, da både forbruk, varighet og vedlikehold på LED er lavere enn konvensjonelle armaturer. Grønne konferanser: Arendal kommune har gjennom året mange konferanser og arrangementer. Turistsjefen kom med en forretningsidè om et konsept for grønne konferanser. Sammen med bransjen jobber Arendal kommune med å tilby mer miljøvennlige konferansepakker enn tidligere. Fokus på energi, transport, kommunikasjon, avfall, mat og overnatting gjennom en konferanseopplevelse gir deltageren følelsen av en gjennomførthet av konferansen som er å oppfatte som mer bærekraftig. Prosjektet har fått støtte fra næringsfondet. Arrangementer: Det har vært samarbeidet om og holdt flere arrangementer med miljø, energi og klimafokus i Earth hour, klimapartnerskapets frokostseminarer, byggseminar, EVS Vikingrally, Internasjonale dager med mer. Arendal kommune har også blitt representert i mange ulike sammenhenger blant annet under FNs miljøprograms møte for verdens miljøvernministere i Nairobi. Sammen med de store festivalene jobbes det kontinuerlig med miljø og miljøinformasjon. Beredskap Vårt samfunns sårbarhet øker. Ikke minst på bakgrunn av det stadig økende behovet for kraft, tele- og informasjonsteknologi. Men Norge er også et robust samfunn med sterke samfunnsstrukturer og et velorganisert samfunn som er tillittsbasert, men med faste ansvarsrammer. Årets øvelse ble planlagt til høsten 2009 og skulle handle om pandemi. Det ble i stede en reell sak når utbruddet av influensaen A(H1N1) kom til Norge og det ble iverksatt nasjonal pandemiberedskap. Arendal kommune har sammen med alle andre norske kommuner fulgt folkehelseinstituttets anbefaling og råd og samarbeidet med Fylkeslegen og Fylkesmannens beredskapsavdeling. Gjennomføring av massevaksinasjon, råd, informasjon og veiledning i hele det forebyggende helseapparatet har fungert godt. Hele hendelsen med A(H1N1) skal oppsummeres i en evaluering i løpet av våren Nye ROS-analyser (risiko og sårbarhetsanalyser) for kommunens beredskap skulle ha vært gjennomført i 2009 men dette har det ikke vært kapasitet til å følge opp. Også ROS-analyser for Klimasårbarhet har vært et ønske at skulle gjennomføres, men det ventes på en NOU for Klimatilpassning som skal være ferdig november Arbeidet med sektorvis beredskap pågår kontinuerlig men i varierende styrke og grad. Kommunens ulike enheter skal ha rutiner på plass for å møte en eller flere mulige kriser på best mulig måte. 14

15 Andre sentrale utfordringer Under dette punktet kommenteres andre sentrale utfordringer og oppgaver som ligger under Rådhusenheten men som ikke spesifikt framgår som satsingsområder i henhold til Handlingsprogrammet for Under dette punktet kommenteres og forklares også ytterligere noen økonomiske avvik for 08 området som ikke er kommentert og forklart over Bevillinger: Viser til omtale i del 1. Godtgjøring politikere: Vedtak om økning av politikergodtgjørelse uten parallell økning i budsjettet medførte over 1 million i merforbruk. Budsjettet er justert for 2010 slik at det gir rom for godgjøring vedtatt i Telefoni: Merforbruk på kr 1,1 millioner skyldes økt bruk av mobiltelefoni. Regnskap/Innfordring Regnskapet viser et negativt avvik på ca kr Dette er tidligere meldt og kommentert i tertialrapport II og det skyldes at innføringen av fakturagebyr ikke gav den budsjetterte merinntekten. Grunnen til dette er at i det opprinnelige grunnlaget var det tatt med all fakturering men ved nærmere gjennomgang ble det klart at det ikke var lovmessig grunnlag for dette. Kultur: Generelt kan sies at regnskapet går i balanse innen det enkelte arbeidslag med en besparelse. Men noen enkeltunntak gjør at nettverket har et samlet underskudd på ca. 1 mill. De største avvikene er: Idrettsparken / Underdekning kr Skyldes bortfall av inntekter. Er kommentert i tertialrapport, men aldri hensyntatt. Dette er tidligere inntekter fra støttespillere/sponsorer og annen leieinntekt som må erstattes alternativt må anlegget stenges i perioder dvs. stenge skøytebanen i 1,5 mnd. Det kan heller ikke automatsk gjøres pga bindinger i tippemidler. Varmeanlegg Myra / Underdekning kr Skyldes levering av vannbåren varme basert på bruk av strøm som energibærer og underfakturering til bruker for 2009, hjemlet i bystyrevedtak. Dette er også meldt inn og må dekkes med tilførte midler, noe som ikke er blitt gjort. Munkehaugen Kultursenter / Underdekning kr Skyldes i hovedsak uforutsette utgifter og merdrift i forbindelse med ombygging. Kulturvern / Ikke brukt kr Overført fra fond for å redusere underskuddet på enheten. 15

16 Fritidstilbud og støttekontakter / Underdekning kr Det viser seg vanskeligere/tar lengre tid å overføre fra 1:1 støttekontakttjeneste til aktivitet gruppe. I tillegg har vi mange brukere med krav på tilbud, men som i dag ikke får, enn det budsjettet legger opp til. Greier vi å gi alle som har krav et tilbud, vil nok budsjettet ytterligere overskrides, selv om det er billigere med gruppeaktivitet. Dette er også meldt i tertial, og mulig dette må tas opp som egen sak i Østre Agder overformynderi Østre Agder overformynderi ble etablert 2. mars 2009 med Arendal som vertskommune og Tvedestrand, Vegårshei og Åmli som medlemskommuner. Ved oppstarten hadde Arendal 184 myndlinger og 165 hjelpevergetrengende, Tvedestrand 15 myndlinger og 15 hjelpevergetrengende, Vegårshei 11 myndlinger og 10 hjelpevergetrengende og Åmli 2 myndlinger og 9 hjelpevergetrengende Østre Agder overformynderi har i 2009 oppnevnt hjelpeverger for 30 nye personer. Ved utgangen av år 2009 var det totalt 226 myndlinger og 234 hjelpevergetrengende 1 person er umyndiggjort og det er 16 mindreårige asylsøkere som har fått oppnevnt hjelpeverge. Forvaltningskapital er på ca 80 mill. Korrekt tall får vi ikke før regnskapet for år 2009 er klart medio Kommunal oppreisningsordning for tidligere barnehjemsbarn Innen søknadsfristen var det registrert 72 søknader. Oppreisningsutvalget har i løpet av 2009 gjort 50 vedtak. 17 søknader er innvilget og det er utbetalt kr til hver i oppreisning. Til sammen utgjør dette kr Det er utbetalt i honorar og godtgjøring i 2009 på kr Det gjenstår 22 søknader å behandle i Situasjonen ved Dokumentsenteret Vi har ved flere anledninger i 2009 opplevd at vi ikke har klart å være tilfredsstillende à jour med registrering av innkommet post til dokumentsenteret. Dette har resultert i økt press og en vanskelig situasjon for saksbehandlere og ledere og det har også bidratt til at svartiden til noen av de som henvender seg til kommunen har blitt forlenget. Situasjonen for de som jobber ved dokumentsenteret har til tider vært svært vanskelig stort arbeidspress og misfornøyde interne og eksterne kunder. Årsaken til problemene er sammensatte og flere, men noen viktige forklaringer er: Problemer med IKT-systemene (særlig scanningen), overgangen til nytt sak-/arkivsystem (mye ekstra arbeid og flere av de ansatte har levert tunge bidrag inn i dette prosjektet) og i perioder redusert bemanning (sykemeldinger og ubesatte vakanser). Det jobbes når med rutiner og systemer slik at problemene vi har hatt i 2009 skal løses bedre i framtiden. Situasjonen ved Servicesenteret Situasjonen ved servicesenteret har vært preget av høyt sykefravær og utstrakt bruk av vikarer. Det har til tider vært vanskelig å gi fullgod service til innbyggerne. Resultatet av Forbrukerrådets servicetest var nedslående og det er iverksatt tiltak som: Oppdatering av databaser med oversikt over ansatte. Etablering av rutinebeskrivelser for tjenester som utføres ved servicesenteret for å sikre at alle gir lik informasjon og at vikarer får nødvendig opplæring. 16

17 Møte med enhetsledere i rådhuset med fokus på informasjon og samhandling internt Møte mellom servicesenteret og kontaktpersoner i rådhuset Informasjon og service vil være tema på ledersamling i mai Bostøtte og startlån er nye tjenester i servicesenteret. Dette er svært positivt mottatt både av innbyggere og medarbeidere. Tilskudd private barnehager Dette er kommentert under del I Kommunale veier Det må pekes på at driften av veinettet gjennom en årrekke har ført til merforbruk. I 2009 var merforbruket mer enn 5 millioner kroner. Dette skyldes i første rekke utgifter langt ut over det budsjetterte til snørydding, kravet om renhold langs veiene, spesielt bygatene i sommerhalvåret og økte utgifter til drift og vedlikehold av veilyset. Det øvrige vedlikeholdet av veiene er forsømt. I 2009 var kronebeløpet i bevilgningen til veidrift av samme størrelse som det som ble bevilget til formålet i ved kommunesammenslåingen i Med regjeringens tiltakspakke iverksatte vi en rekke tiltak for i alt kr innenfor drift og vedlikehold av det kommunale veinettet. Det ble blant annet gjennomført et større asfalteringsprogram, omfattende kantrydding, enkelte fjellsikringsarbeider og andre utbedringstiltak på veinettet. Beløpet som ble benyttet til disse tiltakene i år er på et nivå som burde være tilgjengelig hvert år for at standarden på det kommunale veinettet kan holdes på et forsvarlig nivå. Parkering Parkeringsbudsjettet er praktisk talt i balanse. Antall korttidsparkeringer i sentrum har gått noe ned. Antall ileggelser er nokså stabile. Men antall klager har gått ned. Det kan gi et bilde av at håndhevingen er på et akseptabelt nivå. Ved sykdom og fravær nedprioriteres imidlertid håndhevingen, mens service overfor publikum søkes opprettholdt gjennom prioritering av drift og vedlikehold av parkeringsutstyret. Trafikksikkerhet og transportsystemer Under dette punktet inngår utbetaling av skoleskyss. Selv med en klar tideling etter de gjeldende kriteriene er det er merforbruk på skoleskyss. Nye beregningssystemer for tildeling er under utarbeidelse og vil kvalitetssikre utbetalingene ytterligere. Men om systemet vil føre til mindre utbetaling, er enda uvisst. Drift- og vedlikehold kommunale bygninger Regnskapet gjøres opp med et underskudd på ca. 1 mill. Dette skyldes blant annet økte strømutgifter. Som det tidligere er rapportert om, er vedlikeholdsmidlene til den kommunale bygningsmassen svært begrenset. Nettverket har i år berget seg ved svært stram prioritering og ved at en del presserende oppgaver kunne løses ved bruk av de ekstraordinære statlige tiltaksmidlene som kommunen fikk tildelt i

18 Drift og forvaltning av vannforsynings- og avløpsanleggene Etter gjennomføring av ROS-analyse av uønskede hendelser på vannforsyningssektoren, er det utarbeidet en omfattende beredskapsplan for vannforsyning. Planen er et viktig redskap for å sikre vannforsyningen både med hensyn til kvalitet på vannet og sikkerhet i funksjonalitet. Vår egen oppfølging av internforskriften for matvarer (IK mat) er ferdig for vannbehandlingsanlegget. Det arbeides videre med ledningsnett og basseng. Arbeidet på avløpssektoren preges av utskifting av utstyr og pumper i kloakkpumpestasjonene. I tillegg er det iverksatt opprusting av utstyr og moderniseringer av tekniske installasjoner i RA Saulekilen. Det er planlagt utbedring av eldre og utslitte komponenter, samt en utvikling av nye prosesser som blant annet mottak av slam. Kommunen har i 2009 fått 400 nye vannabonnenter og 455 nye abonnenter på avløp. Dette skyldes både tilkobling av eiendommer fra nye boliger og tilkobling av eiendommer i områder der kommunen har lagt nye vann og avløpsanlegg i tilknytning til arbeidet med å sanere utslipp til sjøen. I denne sammenhengen arbeides det også kontinuerlig med pålegg om tilknytning der tilkobling ikke skjer på frivillig basis. Videreutvikling av gebyrsystemene har pågått i hele året. Det er krevende å få de tekniske modulene til å fungere tilfredsstillende sammen med administrasjonsmodulen og økonomisystemet. Vi har en målsetting om at systemene skal være i full drift innen juni GIS/Geodata GIS og geodataarbeidet har høy prioritet, spesielt med hensyn til å tilrettelegge for digital informasjon for innbyggerne, profesjonelle brukere utenfor egen organisasjon og til eget bruk i kommunen. Av rene kartforvaltningsoppgaver har vi i 2009 tilrettelagt for ny standard for kartdata, SOSI 4.0. Dessuten pågår det en kontinuerlig ajourføring kartverket; grunnkart, vann og avløpsdata og planbase. Det selges også digitale kartdata, spesielt til profesjonelle kartbrukere. Av GIS- oppgaver kan nevnes etablering av fagmoduler innenfor kommunal forvaltning, temakartproduksjon og avtale om geodatasamarbeid med Froland kommune som ble inngått sept I tillegg har vi gått inn i et nasjonalt pilotprosjekt om geointegrasjon. Omtaksering eiendomsskatt Utgiftene til omtakseringen har et merforbruk på kr Grunnen til merforbruket skyldes at endelig tilbud på gjennomføringen ble noe høyere enn budsjettert. I tillegg ble det vesentligste av takseringsarbeidet gjennomført i 2009 og dermed fakturert i løpet av året. 18

19 Enhet 10 - Brannvesenet Enhetsleder Ove Frigstad (2009) Styringskart Resultater fra Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten 2009 var år 2 i samarbeidsprosjektet Østre Agder Brannvesen. 7 kommuner har fått et felles brannvesen med Arendal som vertskommune. Både 2008 og 2009 har gitt oss store utfordringer i form av store hendelser som har forstyrret etableringen/oppstarten. Myklandsbrannen i 2008 og oljevernaksjonen Full City i Brannsjef Jan Kongsvik sluttet sommeren 2009 og det ble ikke ansatt ny brannsjef før Varabrannsjef Ove Frigstad ble konstituert og fungerte som brannsjef resten av 2009, noen som med førte at bemanningen i forebyggende avdeling ble redusert og aktiviteten der etter. Ny mannskapsbil ankom stasjonen i Arendal sommeren 09, ny lift er bestilt og vil bli levert Arendal i aug./sept Tvedestrand stasjon fikk ny tankbil og Åmli, Vegårshei og Gjerstad stasjoner har bestilt nye mannskapsbiler for levering høsten

20 Kommentarer til Styringskartet Brukere Det finnes ikke målinger av brukertilfredshet. Men hendelsen med oljevernaksjonen Full City ga oss mange positive tilbakemeldinger fra brukere og publikum og vi opplever oss som en godt respektert enhet. Medarbeidere Årets undersøkelse viser forbedringer siden undersøkelsen høsten -07. Der er fortsatt klare forbedringspotensialer som vi vil jobbe med fremover. Nærværsprosenten er vi fornøyd med, men fravær korttid er mindre bra. Ny brannstasjon er på planleggingsstadiet og dette ansees som et tiltak som vil bety mye for medarbeidertilfredshet. Prosesser, rutiner og verktøy IK-opplæring vil bli et satsningsområde i Økonomi: Der er ikke tilfredsstillende resultater i Det er derimot vedtatt en økning på 1 konstabel på hvert vaktlag fra 2010, noe som vil forbedre resultatene på vikar/overtidsbruk. Der er svikt på inntektssiden og aktiviteter for å forbedre dette er iverksatt. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,2 Brutto inntekter ,5 Netto utgifter ,2 *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Regnskapet viser et merforbruk på 2,6 mill kroner. Der er benyttet 1,2 mill kroner av disposisjonfondet slik at reelt merforbruk er på ca 3,8 mill kroner. Ca 1,6 mill kroner ( etterslep fra Myklandsbrannen og ca 1,4 mill kroner er for sent innkomne refusjonskrav fra andre kommuner i ØABV samarbeidet) skulle vært ført på 2008 regnskapet. Vikarer og overtidsbruk 20

21 pga 4 manglende stillinger viser merforbruk på ca 1 mill. kroner. Der er merforbruk på ca 3,0 mill kroner samlet for alle øvrige stasjoner, inkl. tidligere nevnt beløp på 1,4 mill kroner. Av overskridelsene skal de øvrige kommuner dekke til sammen 43,6 %. Det nevnes at i henhold til pkt 17. i samarbeidsavtalen avregnes etterslep mellom budsjett og regnskap ett driftsår to driftsår senere. Der er svikt i inntjenning ved Risør stasjon hvert år og i henhold til samarbeidsavtalen skal både samarbeidsform og fordelingsnøkkel evalueres nå i Det anbefales at dette arbeidet starter så tidlig som mulig i 2010 slik at budsjettering og fordeling for 2011 kan bli mer korrekt. Personelløkninga er 1 stilling ved Risør stasjon og økning på 3 feiere i henhold til samarbeidsavtalen. 21

22 Enhet Enhetsleder 13 Biblioteket Ola Eiksund Styringskart Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Fra sommeren 2009 er biblioteket en del av den nye kulturenheten. Formålet med omorganiseringen er bl. a. å gjøre den samlede innsatsen på kulturfeltet mer synlig både for kommunens innbyggere og våre omgivelser regionalt og nasjonalt. Økonomi 2009 var økonomisk utfordrende for alle enheter i Arendal kommune og dette speiler situasjonen også for Arendal bibliotek. Bibliotekets budsjett/rammer er hovedsakelig bundet opp i faste utgifter, og har derfor lite handlingsrom når kutt må gjennomføres. I 2009 har mediekontoene tatt dramatiske kutt, og strømutgiftene har forsterket den vanskelige situasjonen for medieinnkjøp. Situasjonen forsterkes kraftig av endringer i samarbeidet med Aust-Agder bibliotek og kulturformidling (AAbk, tidligere fylkesbiblioteket). (Se videre kommentarer til driftsresultat) Styringskartene Fornøyde brukere: Bibliotekets brukerundersøkelse februar 2009 viste meget gode resultater for opplevd servicenivå og tilfredshet med brukertilbud. Brukerundersøkelser er et viktig og nødvendig verktøy for å måle hvor fornøyd brukerne er med eksisterende tjenester, men også som kanal for brukernes konstruktive forslag til forbedringer. Biblioteket har som mål å gjennomføre brukerundersøkelser annethvert år. 22

23 Indikatoren for antall besøk pr innbygger viser tall for Biblioteket leverer hver vår statistikk til ABM-utvikling (statens direktorat for arkiv, bibliotek og museumsektoren), men endelige tall foreligger ikke før i slutten av mars Vi vet likevel allerede nå at besøkstallene viser en meget positiv utvikling med økning på over 10 %, noe som tilsvarer et perioderesultat på ca. 5,9. Medarbeidere: Indikatorene for arbeidsmiljø viser gode resultater. Flere langtidssykemeldte er gradvis tilbake i vanlig jobb. Kortidsfraværet er stabilt. Indikatorer for opplevd kompetanse viser en meget god utvikling, men biblioteket har fortsatt utfordringer for å bedre indikatorene for kjennskap til HMS-håndbok og avviksrapportering. Det er planlagt konkrete tiltak for dette. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,3 Brutto inntekter ,4 Netto utgifter ,4 *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Driftsresultat 2009 Med bakgrunn i signaler fra St. meld. 23 ( ): bibliotekmeldinga og i statsbudsjettet endres AAbk s oppgaver. Dette har konkrete og meget merkbare økonomiske konsekvenser for Arendal bibliotek gjennom endringer i rutiner og gradvis bortfall av midler til fellessamling (dette siste er en ordning der Arendal bibliotek, som fylkets største bibliotek, har samarbeidet med fylkesbiblioteket om en fellessamling som en viktig ressurs for alle bibliotek i fylket). Som del av denne omleggingen ble midlene til denne fellessamlingen (i 2009 utgjorde dette samlet kr til medieinnkjøp og personalressurs) overført Arendal bibliotek, og er slik for første gang blitt en del av bibliotekets regnskap (tidligere er den økonomiske delen av dette samarbeidet ført i Aabk s regnskap). Dette medfører at inntektssiden i bibliotekets regnskap for 2009 er sterkere enn beregnet, og har i praksis gitt biblioteket en ekstra stor utfordring i å forklare den reelle situasjonen når det gjelder medieinnkjøp. I 2008 hadde biblioteket et mediebudsjett på over kr. i tillegg kom den delen som AAbk bidrog med til fellessamling (ca.kr ). I 2009 er det totale mediebudsjettet redusert til kr , inkl kr. fra AAbk til fellessamlingen. I praksis er mediebudsjettet i 2009 halvert! Mediekontoene har måtte ta ytterligere kutt gjennom året bl.a. som resultat av økte strømutgifter. 23

24 Samtidig med den vanskelige økonomiske situasjonen viser brukerindikatorene for besøk og utlån en meget positiv utvikling. Besøket økte mer enn 10 %, mens utlånet gikk opp mer enn 5 %. Dette er en av grunnene til biblioteket har valgt å ta kuttene på mediekontoene for slik å skjerme de rammefaktorene som ville påvirke åpningstider og andre generelle tjenester. For 2010 blir denne situasjonen ytterligere forsterket gjennom at AAbk gradvis vil avvikle det økonomiske samarbeidet om fellessamlingen. Merforbruk 2009 Den økonomiske situasjonen medførte stort fokus på å holde driften innenfor det som var en meget stram økonomisk ramme. Vi følte vi at vi hadde rimelig kontroll helt til strømutgiftene kom. Regnskapet for 2009 viser et merforbruk på eller ca. 1,4 % - dette tilsvarer merutgiften på strøm. Budsjettet for 2009 hadde ingen buffer, slik at også denne ikke forutsatte ekstrautgiften måtte dekkes innen frie poster, altså mediekontoene. 24

25 Enhet Enhetsleder 23 Arendal voksenopplæring Marie Tveiten Styringskart Resultater er for Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Antall deltakere i norskopplæringen har også økt i Totalt hadde norskavdelingen ved overgangen til 2010 ca 600 deltakere, fordelt på ca 300 på dagtid, ca 100 i kveldsklasser og ca 200 asylsøker. Dette medfører større inntekter, men også økte utgifter fordi det må tilsettes flere lærere. Konsekvensen av flere klasser og flere deltakere er plassmangel. Se kommentarer til styringskartet. Flere arbeidsinnvandrere, asylsøkere og personer med familiegjenforening medfører også flere deltakere i grunnskolen, som nå har flere elever enn noen gang tidligere. Skolen har 3 fulldelte klasser på dagtid og det kan bli behov for flere klasser fra høsten av. Arendal voksenopplæring er 25

26 i god dialog med fylkeskommunen om inntak og tilbud til minoritetsspråklige ungdommer i videregående skole. Kveldsklassene holder seg stabile. Opplæring i bedrifter, Basiskompetanse i arbeidslivet BKA, er en relativ ny aktivitet som også medfører utvidelse av totalvirksomheten. Henvendelser og søknader til Spesialpedagogisk avdeling øker. Det er og blir en utfordring å gi voksne som har krav på slik opplæring et riktig tilbud. Lovverket tolkes ulikt fra kommune til kommune. Kunnskapsdepartementet har blant annet derfor lagt fram NOU 2009:18 Rett til læring som har vært ute på høring. Denne omhandler også voksenretten til spesialundervisning. Arendal voksenopplæring vil gjennomgå innstillingen når den foreligger. Skolen vil vurdere egen praksis sett i forhold til anbefalinger/ nye styringssignaler i Rett til læring. Økt elevtall har medført et stort press på administrasjonen samt rådgiverfunksjonen. I løpet av våren 2010 bør en gå gjennom organiseringen og ressursbruk. Kommentarer til styringskartet Norskavdelingen: Ved Arendal voksenopplæring deltar over 90 % av de som her rett og plikt til norskopplæring. Målsetting fra IMDi for 2009 var 70 %. Dette medfører at skolen også har flere som gjennomfører de 300 obligatoriske timene og flere som går opp til eksamen og består eksamen. Samlet sett er resultatene for norskavdelingen i 2009 godt over landsgjennomsnittet. Grunnskolen har flere elever med liten skolebakgrunn og/eller elever som kommer til Norge sent på ungdomstrinnet. Det medfører at de ikke får samme tid som norske ungdommer i grunnskolen. Vårt mål er at de får nok kunnskaper til å mestre videregående skole. I følge tilbakemelding fra fylkeskommunen og en undersøkelse, ser skolen ut til å arbeide i riktig retning. Spesialpedagogisk avdeling skal gjennomføre en brukerundersøkelse våren Undersøkelsen om medarbeidertilfredshet har slått negativt ut med hensyn til spørsmålet: I hvilken grad er du fornøyd med de fysiske forholdene i jobben din på arbeidsplassen? Det virker da selvmotsigende at de ansatte ikke kjenner til HMS- systemet. Årsaken til dette er todelt. Mange nye lærere har ikke fått gjennomgått HMS-håndboka. Avviksmeldingene bruker vi ikke så mye fordi det hadde tatt motet fra oss. Jo, større fokus på den fysiske elendigheten i hverdagen, dess mer fortvilte ville de ansatte bli. Vårt mål for HMS-arbeidet var for et par år siden: å overleve i hverdagen, holde humøret oppe og jobbe for en framtid i Sørlandet Kunnskapshavn Læresenteret og Kunnskapshavna er blitt utsatt. Da det i høst og tidlig vinter ble satt fokus på den miljømessige tilstanden i bygningen, samt at det oppsto nye problemer, ble det utført en full HMS- gjennomgang av lokalene. 26

27 Rapport er sendt AMU som sak til møtet Stikkord i rapporten er: Bygningene (5 ulike avtaler og innganger) passer ikke til opplæring av klasser og grupper Dårlig luftkvalitet Vanskelig renhold Sanitære forhold ikke tilpasset antall brukere Og til slutt i vinter - lekkasjer Til tross for at det fysiske miljøet ikke er akseptabelt, synes de ansatte å være godt fornøyde med sin arbeidsplass. De bidrar selv til et positivt arbeidsmiljø. Det viser både den kommunale undersøkelsen om medarbeidertilfredshet og skolens HMS gjennomgang. Sykefraværet var i 2009 innenfor akseptable rammer, noe som igjen kan indikere at medarbeiderne trives på jobb. Det er likevel viktig å påpeke at dersom bygningsmessige forhold ikke bedrer seg på sikt, kan dette endre seg. Tidligere undersøkelser har vist at de ansatte opplever sin egen kompetanse som god. I 2009 var resultatet noe lavere. Det skyldes antagelig at skolen har tilsatt 12 nye lærere. Selv om disse er dyktige og har etterspurt fagkompetanse, er det nytt for dem å arbeide i en voksenopplæring som har andre oppgaver og rutiner enn ordinær grunnutdanning. Norskavdelingen og tilskudd til norskopplæring styrer inntekter og utgifter. Som tidligere nevnt i tertialrapporter og årsrapporter, består økonomistyringen ved Arendal voksenopplæring i å få inn flest mulig inntekter, dernest å sette opp klasser og grupper på en slik måte at ressursene blir effektivt utnyttet. Målet er et så godt tilbud som mulig, innenfor bygningens fysiske rammer og innenfor gitte økonomiske rammer. Det er en utfordring å ha oversikt til en hver tid. Administrasjonen vet ikke når nye deltakere med rett til opplæring kommer og hvor mange som kommer. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,4 Brutto inntekter ,1 Netto utgifter ,2 *Regnskap

28 Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk ,3 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Som nevnt under økonomistyring øker statstilskuddet til norskopplæring i takt med antall brukere. Det er forklaringen på økte inntekter hvert år. Årsaken til overskuddet er en effektiv utnyttelse av ressursene. Arendal voksenopplæring var i 2008 og 2009 vært med i det sentrale beregningsutvalget til IMDi. Resultatene her viste at vi på landsbasis også benyttet ressursene på en god måte. Den største begrensende faktor for videre effektivisering er bygget med mange små rom som begrenser fleksibiliteten tallene viser imidlertid et for høyt overskudd. Det skyldes at refusjon fra Tvedestrand kommune som kjøper tjenester av oss, er godskrevet 2009 med to hovedregninger på hver ca kr , i stedet for en. Antall årsverk har økt kraftig som en konsekvens av økt antall deltakere i norskopplæringen. 28

29 Enhet Enhetsleder 24 Kulturskolen Ole- Bjørn Gullbring Styringskart Resultater er for Kommentarer til Styringskartet Aktivitet Kulturskolens aktivitet mht. undervisningstilbud har i 2009 vært noe redusert pga. langtidssykemeldte lærere og ved at det ikke er satt inn vikarer i enkelte av deltidsstillingene. Det er fortsatt høy aktivitet på utadrettet virksomhet og deltakelse i samarbeids- og utviklingsprosjekter både i kommunen og i samarbeid med de andre kulturskolene i begge Agderfylkene gjennom utviklings- og interesseorganisajonen Norsk kulturskoleråd. Resultater Kulturskolen har noe redusert undervisningstilbud i forhold til tidligere, men har oppnådd gode resultater i forhold samarbeidsforhold og utviklingsarbeid i den nye kulturenheten, i samarbeid med fritidskulturlivet i kommunen og med andre kulturskoler/kommuner på Sørlandet. Organisatoriske hendelser Med bakgrunn i omorganisering opphørte kulturskolen som egen enhet fra og tilhører nå Enhet for kultur. I samarbeid med enhetsleder, Arendal bibliotek og kulturnettverket er det nå sterkt fokus på å synliggjøre, løfte og samkjøre kulturlivet i kommunen. Arbeidet er kommet godt i gang i høstsemesteret

30 Økonomiske hendelser Fom vil kulturskolens økonomi inngå i den nye enheten og vil rapportere til enhetsleder. Dette arbeidet startet i 2009 etter omorganiseringen og opprettelsen av den nye kulturenheten. Brukere/kvalitet Kulturskolen foretok i 2009 en nettbasert brukerundersøkelse som gir positive resultater mht. at brukerne får den tjenesten de betaler for. Brukertilfredsheten med å møte kvalifiserte lærere er meget god. For lag og foreninger som kor, korps og orkestre, som kjøper elevplasser og dirigenttjenester, ble undersøkelsen umulig å svare på, noe som vil bli forbedret ved utarbeidelse av neste brukerundersøkelse. Også svarprosenten vil kunne bli forbedret ved neste brukerundersøkelse. Medarbeidere inkl. nærvær Medarbeidertilfredshetsundersøkelsen ved kulturskolen gir i undersøkelsen i 2009 gode resultater både mht. et inkluderende og et aksepterende arbeidsmiljø. Trivselen på arbeidsplassen er økt betraktelig og lokalitetene for alle avdelinger er nå gode. Det arbeides aktivt med å forbedre arbeidsforholdene ute på skolene både mht. romplaner og akustiske forhold. Langtidsfraværet er i positiv utvikling, mens korttidsfraværet er noe for høyt. Det arbeides jevnlig med tilbakeføring av langtidssykemeldte lærere. Prosesser/hms Kulturskolens HMS-utvalg har i 2009 utarbeidet en tiltaksplan for nærværsarbeidet. Dette inkluderer oppfølging av langtidssykemeldte i nært samarbeid med Nav Arbeidslivssenter Aust- Agder. I tillegg er det arbeidet med Handlingsplan for skoler og barnehager, hvor det er lagt inn forbedringstiltak, noe som er svært viktig for lærere med desentralisert undervisning. Rutiner for internkontroll er blitt forbedret og antall ansatte som kjenner HMS-boka og avvikssystemet er sterkt forbedret i MTU-undersøkelsen for 2009 i forhold til undersøkelsen i Økonomi Med bakgrunn i kommunens anstrengte økonomi har kulturskolen hatt betydelige rammereduksjoner også i Dette er en negativ faktor og økningen i elevenes skolepenger har ikke kompensert for dette. Det har vært arbeidet med å finne balansepunktet for nivået på skolepengesatsene slik at ingen unnlater å søke om plass med bakgrunn i for høye skolepengesatser, noe som er svært viktig for at Arendal kommune skal ha et kulturskoletilbud for alle som ønsker å benytte seg av tilbudet. 30

31 Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,4 Brutto inntekter ,3 Netto utgifter ,0 *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk 17,7 17,3 15,42 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Kulturskolen leverer et regnskap i balanse for 2009 med noe bruk av fondsmidler og redusert undervisningstilbud pga. langtidssykemeldinger. Ikke alle deltidsstillinger er dekket opp med vikarer, noe som gir seg utslag i sykepengerefusjon. Etter kraftige nedskjæringer i 2008 og 2009 er skolens økonomi sterkt presset og oppsparte midler er snart oppbrukt. 31

32 Enhet Enhetsleder 25 Birkenlund skole Guttorm Fevang Styringskart Resultater er fra Kommentarer til organisatoriske og økonomiske hendelser samt styringskartet De økonomiske rammene i 2009 har vært stramme. Skolen har også hatt nedgang i elevtall (fra 493 og til 468). Til sammen har dette ført til et behov for å tilpasse aktiviteten til budsjettrammen. Dette har vi ikke klart fullt ut (se ytterligere kommentarer på slutten) har også vært preget av at skolen er blitt ombygd. Dette har medført trange fysiske forhold, en del oppfølging av byggeprosessen og planlegging av hvordan vi skal ta i bruk det nye. 32

33 Styringsindikatorene som omhandler brukerne viser stort sett tilfredsstillende og forventede resultater. Unntaket er punktene om elevmedvirkning, da det var forventet en større forbedring. Skolen har i 2009 prioritert opplæring innenfor basisfagene. Dette har skjedd ved deltakelse i Leseprosjektet Østre Agder, deltakelse i kursrekken om Grunnleggende matematikkopplæring og styrking av antall undervisningstimer innenfor disse fagene på ungdomstrinnet. Skolens HMS-utvalg har utarbeidet et system for skolen. Dette omhandler primært lokale prioriteringer for vårt arbeid, nærværsarbeid og avviksrapportering. Dette har bidratt til å øke fokuset på HMS, og bedret indikatorene som omhandler fravær og medvirkning. Likevel har vi uløste utfordringer innenfor korttidsfravær. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,6 Brutto inntekter ,0 Netto utgifter ,7 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 51,39 53,8 54,02 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 32,75 35,53 36, 96 - herav årsverk til Arendalsmodellen 2 2 2,5 * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Det har vært et merforbruk ved enheten i 2009 som utgjør kroner (2,7 prosent). Grunnen til dette merforbruket er 2 delt. For det første er det begått en planleggingsfeil, ved at enhetsleder har trodd det ville komme høyere inntekter enn hva som var reelt. For det andre har enheten ikke klart å redusere aktiviteten raskt nok. Dette skyldes flere forhold, blant annet ved at endringene har skjedd samtidig som det skal gis et forsvarlig tilbud til elevene, de fysiske forutsetningene i skolebygget i 2009 har hatt begrensninger og ved at endringer i personalet skal skje på en forsvarlig måte. Tallene viser også at vi har klart å dreie ressursbruken slik at det er størst vekst innenfor rubrikken antall årsverk undervisningsstillinge 33

34 Enhet Enhetsleder 26 Arendal International School Bente Pedersen Styringskart Resultater er fra Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten - Den største endringen i 2009 var at AIS flyttet fra Tyholmen til His. Lokalene i FN-huset fungerte bra i oppstartsfasen, men i utviklingen av en internasjonal skole som søker offisiell godkjenning i det krevende IB-systemet, var flyttingen helt avgjørende. På His har vi fått 34

35 personalrom, arbeidsrom for lærere, parkeringsplass, bibliotek, spesialrom til flere fag, gymsal og et godt uteområde. - Flyttingen medførte at vi mistet noen elever pga lengre skolevei. I løpet av året har nye flyttet til og skolen har per dato 96 elever. Elevtallet vil variere noe da det hvert år vil gå ut en 10.klasse, mens vi kun tar inn en halv førsteklasse (første og andre klasse går sammen, tredje og fjerde, femte og sjette, fra syvende en klasse per trinn) markerte også første avgangskull fra AIS og deres videre skolegang til IB-linja Arendal videregående skole. - Oppretting av stillingen som assisterende rektor med fokus på kompetanseheving har også vært et viktig steg i forhold til å bygge en skolekultur for livslang læring. - Flyttingen medførte mange ekstrakostnader; reparasjoner på lokalene vi reiste fra, større lokaler krever mer utstyr bl.a nye pulter og bord. Vi var heldige og arvet mye fra Strømmen skole. I lokalene i byen var strøm inkludert i husleien og lå utenfor vårt budsjett. På His fikk vi kommunale avgifter og strømregning uten å ha budsjettert med det. Inntekter fra gjesteelever er lagt til annen del av oppvekst, men var budsjettert inn hos oss. Manglende/ikke tilstrekkelige tilskudd fra næringslivet er den viktigste faktoren for at økonomien ble slik den ble. Kommentarer til Styringskartet - AIS scorer godt på de fleste parametre i styringskartet, bortsett fra elevmedvirkning på fjorårets 7. trinn. Dette berodde på en misforståelse og er tatt tak i. - Arbeidsspråket på AIS er engelsk. Alle dokumenter og håndbøker i kommunen finnes kun på norsk. Dette er en stor utfordring for kommunen, og derav det lave scoret for HMS/avvikrapporteringssystemet. - Nærværet er høyt og arbeidsmiljøet er godt. - Merforbruket på enheten skyldes det som er nevnt i fjerde strekpunkt over. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,2 Brutto inntekter ,8 Netto utgifter ,3 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 8,75 10,14 12,5 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 5,45 3,03 8,5 - herav årsverk til Arendalsmodellen

36 * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Angående årsverk lærerstillinger. Vi har flere pedagoger ansatt enn det som fremgår av listen, men disse er i andre stillingskoder; assisterende rektor, fagleder, lærer uten godkjent utdanning. Merforbruket ved AIS skyldes i hovedsak mindre støtte fra næringslivet enn det som var budsjettert. Det har vist seg meget krevende å få inn støtte fra deler av næringslivet. AIS sin sprekk på utgiftsiden tilsvarende 480 tusen skyldes faktorer som er nevnt over, nemlig flytting fra byen til His og alle ekstrautgifter rundt det. På lønnssiden holdt vi budsjettet akkurat på 100%. 36

37 Enhet Enhetsleder 27 Asdal skole Jon Erik Bakke Styringskart Resultater er fra 2009 Spesielle organisatoriske hendelser i enheten Tone Hatteland er tilsatt som ny avdelingsleder på ungdomstrinnet fra skoleåret Avdelingsleder Liv Rostøl på ressurssenteret har permisjon dette skoleåret uten at det er satt inn vikar. Hun har beholdt noen lederoppgaver, øvrige lederoppgaver er enten fordelt mellom rektor og teamledere eller lagt på is dette skoleåret. 37

38 Rektor har sammen med tre representanter fra ressurssenteret gjennomført en sammenliknende undersøkelse ved 11 forsterkede skoler i 4 fylker for å vurdere driften ved ressurssenteret. En rapport med forslag til endringer er oversendt kommunalsjefen for oppvekst. Kommentarer til Styringskartet Brukere/kvalitet: Både elev- og foreldreundersøkelsene samt skolens egne trivselsundersøkelser viser at elever og foreldre har god opplevelse av skolemiljøet. Når det gjelder læringsutbytte så har skolen generelt svake resultater, med unntak av leseog regneferdigheter på 2. trinn. Følgende tiltak er igangsatt: På barnetrinnet satses det på LUS og tidlig innsats i leseopplæringen med ekstra lesekurs for svake lesere på 2. og 3. trinn. Dette er gjennomført til og med årets 4. trinn, slik at vi forventer bedre resultater på nasjonale prøver fra og med neste skoleår. På ungdomstrinnet gjennomgår ledelsen karakterstatistikken i skriftlige fag med lærerne etter hvert semester for å vurdere hvordan læringsutbyttet kan økes. Resultatene fra Nasjonale prøver på 8. trinn er fordelt på hvilke barneskoler elevene kommer fra, noe som viser tydelige forskjeller skolene i mellom. Dette er formidlet til ledelsen ved skolene. Ungdomstrinnet har også utfordringer i forhold til store klasser (snitt på 28 elever pr klasse), minimalt med midler til styrkingstiltak og stor andel av elevmassen som sliter med hjemmesituasjonen (ca 10 %). Oppvekstmedarbeideren gjør et godt arbeid med denne gruppa. Medarbeidere inkl nærvær og prosesser/hms: Enheten har et noe høyt korttidsfravær. Tilbakemeldinger fra personalet om økt arbeidspress og trange rammer kan være medvirkende årsak til dette. For øvrig viser indikatorene gode resultater I MTU 2009 var det ingen områder som markerte seg som spesielt utfordrende for enheten. Tiltak som er eller vil bli igangsatt: - Ulike trivselsfremmede tiltak i hverdagen (markeringer, hyggesamlinger, o.l.). - Samtaler med personer med stort fravær, i samarbeid med Agder Arbeidsmiljø. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,2 Brutto inntekter ,77 Netto utgifter ,0 *Regnskap

39 Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 57,61 60,18 68,98 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 35,69 38,32 40,64 - herav årsverk til Arendalsmodellen 2,00 3,00 3,00 * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning. I tabellen er det brukt GSI tall pr Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Enheten hadde et betydelig netto underskudd på nesten 2,3 mill. Imidlertid kan underskuddet i stor grad forklares med feil og uforutsette endringer i forhold til budsjettet: En tildelingsmodell for ressurssenteret ble utarbeidet våren 2009 og ble brukt til konsekvensjustering av ressurssenterets budsjett i juni En feil i regnearket gjorde at ressurssenterets fikk for lite tildelt: 1,1 mill Samlet var byggomkostningene (hovedsakelig energiutgifter) i 2009 på vel 2,5 mill, noe som er mer enn en tredobling siden 2005 (0,76 mill). Enhetsleder mener at det ikke er grunnlag for en slik mangedobling og har derfor bedt om hjelp fra økonominettverket til å gjennomgå regnskapet for drift av byggene. Uforutsett økning i energiutgiftene fra 2008 til 2009 utgjorde: 0,7 mill To feilføringer i lønnsregnskapet har gitt enheten en ekstra utgift i 2009: Først ble en ansatt ved Asdal skole feilaktig lønnet av Stuenes skole høsten 2008, noe som ble tilbakebetalt i 2009, deretter er Asdal skole feilaktig blitt belastet med lønnsutgifter for Moltemyr skole høsten 2009, noe som først vil bli rettet opp i ,4 mill Mindre refusjoner enn budsjettert samt reduserte SFO-inntekter (på tross av økte satser fra august 2009), til sammen: 0,5 mill Innsparing pga ulike sparetiltak (hovedsakelig på lønn): - 0,4 mill = samlet netto merforbruk: 2,3 mill Økningen i utførte årsverk skyldes økt elevtall, mest på ressurssenteret, men også i ordinær skole. 39

40 Enhet Enhetsleder 28 Stuenes skole Wenche Jacobsen Liberg Styringskart Resultater er fra Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Ledelsesstrukturen ved skolen er noe endret og avdelingslederoppgaver er delt mellom 4 personer. I tillegg til å ha lederansvar med ansvar for daglig drift, har avdelingsledere også undervisning, koordinering av spesialundervisning, trinnlederfunksjon og dataansvar/opplæring i databruk. Ledelsen er ikke utvidet i stillingsprosent/størrelse men organiseringen av oppgavene 40

41 er delt på flere personer. Med en slik organisering, opplever vi å kunne ivareta alle oppgaver og sikre helheten på en bedre måte. I 2009 har det vært skifte av 2 SFO ledere. Kommentarer til Styringskartet Oppnådde resultat på nasjonale prøver, kartleggingsprøver og eksamen er bra. Særlig gjelder dette engelsk 5. trinn og eksamen i norsk og matematikk på 10. trinn. Skolen har som hovedmålsetting å bedre resultatene i kjernefagene, norsk engelsk og matematikk. Satsningen har gitt gode resultater og vi har hevet nivået. Elever er organisert i mestringsgrupper ut fra tilpasset opplæring og kompetansenivå. Denne organiseringen synes å gi et positivt resultat. Matematikk har i flere år vært et satsningsområde og eksamensresultatet for 2009 har skolen all grunn til å være stolt av. Stuenes ungdomstrinn har fra august 2009 vært pilotskole for Lektor II prosjektet, et program for å styrke realfagene og bidra til økt rekruttering til realfag gjennom samarbeid skole og næringsliv. Skolen har et samarbeid med National oilwell Varco, Elkem Solar, Universitet i Agder UIA og Naturfagsenteret. LUS (leseutviklingsskjema) er kommunal satsning hvor Stuenes er kommet med dette skoleåret. Det jobbes med å styrke elevenes leseferdigheter på alle trinn. 2 av lærerne på B- trinn tar videreutdanning i leseopplæring ved UIA. Planleggingsdag og personalmøter er brukt til tema klasseromsledelse. Lærere har blitt kurset av Brusetkollen skole og ressurssenter i regi av Østregionens kompetansesenter. Elever og foreldre opplever et godt skolemiljø og høy grad av medvirkning. Stuenes skole har et engasjert personale, som står på i en svært travel hverdag for at elever skal få et godt læringsutbytte og et godt skolemiljø. Familieklassen på barnetrinn er et tilbud til elever og deres foresatte. Familieklassen har vært i drift i flere år med svært gode resultat. Oppvekstmedarbeider og fritidsmedarbeider gjør en solid innsats for barn og unge. Mekkeklubb, dansegrupper, leksehjelp har vært organisert, som et tilbud på ettermiddagstid. Elever har fullført trafikkalt grunnkurs og båtførerkurs. Skolen har startet et avisprosjekt med egen redaksjon, journalister og fotografer. Prosjektet har inngått et samarbeid om utgivelse/trykking med Agderposten. Moland oppvekstteam (MOT) er veldrevet og har faste møter annenhver uke. Oppvekstmedarbeider og rådgiver har i 2009 drevet 3 ART- grupper, 2 på barnetrinn og 1 på ungdomstrinn. Medarbeidere opplever et godt og inkluderende arbeidsmiljø og sykefraværet er lavt. Dette på tross av svært dårlige fysiske arbeidsforhold, noe som har hatt mye fokus i

42 FAU, Samarbeidsutvalget og Saltrød og Eydehavn oppvekstforum (SEOPP) er aktive fora hvor fokus er å sikre en god skole og et godt oppvekstmiljø for barn og unge. I 2009 har SEOPP og FAU arbeidet aktivt for renovering av Stuenes skole. Opplevd egenkompetanse hos personale er høy. Det gjelder datakunnskaper og fagkompetanse. HMS arbeidet i 2009 har hatt fokus på HMS håndbok, handlingsplaner og avviksrapportering. Når det likevel er lavt skår på avviksrapportering, kan det skyldes manglende informasjon til nytilsatte. Resultatet er imidlertid betraktelig hevet fra Når det gjelder økonomistyring viser indikator mindre inntekter i forhold til budsjett. Her lyser det rødt med 77,3 %. Det ble budsjettert med inntekt på 1. mill. fra eget disposisjonsfond, derfor vises dette avviket. Skolen hadde en høyere inntjening i forhold til budsjett på refusjon sykepenger. Reduksjon i inntekter er relatert til SFO foreldreinnbetaling. Antall brukere er redusert, slik at det ble kr mindreinntekt i foreldreinnbetaling. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,5 Brutto inntekter ,7 Netto utgifter ,5 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk ,32 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* ,7 - herav årsverk til Arendalsmodellen ** 3,6*** * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning ** Høst 2008 har årsverk til Arendalsmodellen vært 2.6. Vakanse i PPT *** 2009 har hatt vakanse i PPT. 42

43 Enhet Enhetsleder 29 Nedenes skole Svein Line Styringskart Resultater er fra Kommentarer til styringskartet - Fornøyde elever og foreldre. Det arbeides målrettet og godt med klassemiljø og trivsel på skolen. Resultatene fra 7. og 10. trinn nådde ikke helt opp til det som kanskje er ønskelig, så vi har ekstra fokus på de spesielle utfordringene som vi finner på disse trinnene dette skoleåret. 43

44 Det er en klar og stor utfordring å få høyere svarprosent på foreldreundersøkelsen. Vi gikk ut med massiv informasjon og etter vår mening brukte vi mye energi på å få foreldrene til å svare. Det ser ut til at vi må høyne kreativiteten betraktelig for å få svarprosenten opp på et akseptabelt nivå. - Godt Læringsutbytte. Vi har fokus på stadig å forbedre læringsutbytte i alle fag. Resultatene på nasjonale prøver er meget bra og i Fedrelandsvennen blir vi nevnt som en av de skolene i Aust-Agder med best resultater både på 5. og 8.trinn. - Medarbeidere. Aksepterende og inkluderende arbeidsmiljø. Her skårer vi meget bra, så det er viktig at vi også i fremtiden har fokus på arbeidsmiljøet ved enheten. Korttidsfraværet er noe høyt, men det har sin forklaring i ting som ikke henger sammen med arbeidsmiljøet. - Prosesser, rutiner og verktøy. Gode rutiner for internkontroll. Her har vi absolutt et forbedringspotensiale, så HMS utvalget har satt i gang en storstilt aksjon for å informere både om HMS håndboken og avviksrapporteringssystemet. - Økonomi. Økonomien er kommentert under posten sentrale nøkkeltall. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,9 Brutto inntekter ,7 Netto utgifter ,0 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 40,46 44,5 44,6 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 33,79 34,25 34,17 - herav årsverk til Arendalsmodellen 1,5 1,8 1,5 44

45 * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Vi har samme antall stillinger i 2009 som i Bemanningen ligger på grensen til det vi føler er forsvarlig ut i fra den elevmassen vi har. Økonomien er med andre ord fortsatt stram, men ved et minimalt forbruk utenom lønnsutgifter så kom vi i mål med et merforbruk på noe over Utstyr og inventar i form av bøker og pulter trenger fornying. Utearealene har også i høyeste grad behov for ansiktsløfting. så her har vi noen økonomiske utfordringer i Gjennomgang av bygningsmassen (Stærk & co) høsten 2009 viser at både b- og u-trinn sårt trenger vedlikehold og opprustning. Dette kommer også klart til uttrykk i medarbeiderundersøkelsen høsten Budsjettet salderes ved bruk av fondsmidler. 45

46 Enhet Enhetsleder 30 Stinta skole Harald Rosenvinge Styringskart Resultater er fra Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Stinta skole hadde i 2009 et merforbruk lik 2,1 %, dette selv om inntektene ble høyere enn forventet. Merforbruket er i hovedsak knyttet til økte lønnskostnader, som er relatert til undervisningstilbud for elever med rettigheter etter Opl.l. 5. Antall 1:1 elever som har rettigheter etter Opl.l 5 har økt fra 9 til 17 elever. 46

47 Utfordringene relatert til undervisningstilbud for elever med særskilte rettigheter søkes også løst gjennom organisatoriske grep og andre tiltak knyttet til undervisningen, som gruppeorganisering, "Senter"-virksomhet, Miljøhus etc. Med bakgrunn i at denne elevgruppen, grunnet tilflytting m.m., nå er økt til over tjue elever, vil det bli gjort et innspill i forbindelse med 1. tertial 2010, relatert til økonomiske rammer. Status pr. dato gjør det vanskelig å få til forsvarlige undervisningstilbud. Mangelfull bemanning relatert til nevnte utfordringer, skaper nå konsekvenser både for klasse- / læringsmiljø og for personalet. Det er en alvorlig situasjon både for skolen og for nevnte elevgruppe, at lønnskostnader nå må skjæres ned for at skolen skal gå balanse etter budsjett for Kommentarer til styringskartet Brukere/ kvalitet Opplevd trivsel og medvirkning er god både for elever og foreldre. Skolen samarbeider med FAU om tiltak, for å øke deltakelsen ved foreldreundersøkelser. Skolen har de siste årene arbeidet bevisst opp mot nasjonale prøver, kartlegging og eksamen. Vi har ennå ikke fått uttelling på alle felt, og viderefører faglig fokus gjennom deltakelse i både matte- og leseprosjekt. Stinta skole har et sterkt og godt tilbud til minoritetsspråklige elever og foreldre. Dette arbeidet høster stor anerkjennelse, både lokalt og på landsnivå. Dette bør nevenes spesielt, da det ikke framkommer av styringskartet. Annen internasjonal satsing gjennom, Comenius, FN-sambandet (UNICEF) har gjort at Stinta skole april 2010 er tildelt to av seksten mulige plasser på landsnivå, ved en større konferanse ved FN i New York. Medarbeidere inkl nærvær og prosesser/hms Med bakgrunn i resultatene vedrørende HMS-arbeid i MTU høsten 2009, er det satt i verk tiltak og opplæring våren Det vises til skolen handlingsplan for HMS-arbeid og HMS-revisjon fra høst Skolen har 2009 et nærvær under 90 %. Deler av fraværet er relatert til private forhold, men det er likevel nødvendig å legge til at noe av langtidsfraværet nå kan relateres til slitasje, knyttet til å måtte arbeide innenfor svært trange rammer. De fysiske forhold ved skolen er gode, men store elevgrupper med krevende elever, gir personalet store utfordringer. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,5 Brutto inntekter ,7 Netto utgifter ,1 *Regnskap

48 Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 51,8 56,8(*) 59,4 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 38,7 42,1(*) 43,1 - herav årsverk til Arendalsmodellen 3,7 3,7 3,7 * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning (*) økningen er relatert til undervisning av fremmedspråklige elever. Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Som det framkommer av kommentarene over så har antall årsverk lærere, assistenter, barne- og ungdomsarbeidere økt, for å kunne håndtere økte utfordringer i elevgrunnlaget. Det var forventet refusjoner fra UDI lik høst Disse midlene var tenkt å skulle dekke opp nevnte merforbruk, imidlertid mottar skolen ikke dette beløpet før våren 2010, og vi fikk et tilsvarende overforbruk Utfordringen for 2010 blir da å justere ned driften ut fra driftsresultatet 2009, og sikre at forbruk/refusjoner balanserer. 48

49 Enhet Enhetsleder 31 Sandum skole Olav Homdrom Styringskart Resultater er fra Kommentarer til styringskartet - Brukere / kvalitet På Sandum jobber vi målrettet hver dag for å sikre at hver enkelt elev blir sett og hørt, og opprettholde den høye trivselsfaktoren blant elevene. Det jobbes systematisk med å utvikle elevenes sosiale ferdigheter gjennom bruk av Art som metode. Samarbeidet med foreldrene oppleves som godt og her ligger ambisjonsnivået høyt. Vi har fokus på styrking av de grunnleggende ferdigheter i norsk, engelsk og matematikk, skolehjem samarbeid, elevsamtaler og utvidet UTV, samt kosthold og mosjon. - Medarbeidere Medarbeidertilfredsheten er bra, og vi tilrettelegger for et aksepterende og inkluderende arbeidsmiljø. Fravær langtid er høyt, men dette er ikke jobbrelatert. Kortidsfraværet er meget lavt på 0,6%. 49

50 - Prosesser, rutiner og verktøy Her har vi et forbedringspotensiale på antall ansatte som kjenner Hms Håndboken, og dette vil vi jobbe målrettet med i 2010 gjennom å sette av tid til gjenomgang av Hms boken. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,3 Brutto inntekter ,5 Netto utgifter ,1 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk ,68 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* herav årsverk til Arendalsmodellen * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Vi hadde et mindreforbruk på 2,1 %, eller kr , dette er i hovedsak en merinntekt på refusjon sykelønn i forhold til budsjettert. 50

51 Enhet Enhetsleder 32 Roligheden skole Hans G. Toreskaas Styringskart Resultater er fra Kommentarer til Styringskartet Enheten har siden høsten 2009 arbeidet spesielt med å styrke elevenes leseferdigheter på alle trinn. Skolen deltar i det interkommunale leseprosjektet. Skolen arbeider også med klasseledelse og personalet bruker ART-metodikk på en systematisk måte. 51

52 Enheten har høyt totalt nærvær, men har noe høyt korttidsfravær. HMS utvalget er aktivt og enheten har godt samarbeid med NAV og Agder arbeidsmiljø. Som bystyret er gjort kjent med er de fysiske forholdene ved skolen svært lite tilfredsstillende. Romforholdene hindrer en god og rasjonell organisering av opplæringen og går ut over medarbeidernes trivsel på arbeidsplassen. Styringsindikatorene viser at læringsutbyttet er ganske tilfredstillende i forhold til kommunale målsettinger. Eksamensresultatene for 2009 var imidlertid svakere enn forventet. Videre tiltak i forhold til klasseledelse og sterkere fokus på leseferdigheter og leseforståelse vil kunne bidra til å forbedre dette. Skolen har et godt samarbeid med foreldre gjennom foreldremøter, FAU og samarbeidsutvalg. Det er imidlertid vist seg vanskelig å oppnå høy deltakelse på foreldreundersøkelsen. For 2010 har skolen iverksatt nye tiltak for å forbedre svarprosenten. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,7 Brutto inntekter ,7 Netto utgifter ,0 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 56,5 57,9 57,6 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 40,4 42,6 41,5 - herav årsverk til Arendalsmodellen 3,0 3,0 2,9 * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Enheten har hatt et merforbruk på 1,5 million i forhold til budsjett og en tilsvarende merinntekt. Dette skyldes i hovedsak flere gjesteelever med behov for betydelig spesialpedagogisk hjelp. I tillegg har skolen forestått lønnskjøring for en medarbeider i Ungt entreprenørskap. Dette er utgifter som ikke var budsjettert, men som ble refundert i sin helhet. Enheten har holdt seg innenfor tildelt nettoramme for Antall årsverk holder seg stabilt. 52

53 Enhet Enhetsleder 36 Eydehavn skole May Dypdalen Styringskart Resultater er for Kommentarer til Styringskartet 2009 har vært et spennende og aktivt år på Eydehavn skole. Staben er stabil med få utskiftninger av pedagoger, men det har vært to skifter av Sfo-leder i løpet av året. Vi har derfor valgt å ikke ha egen SFO- leder, men dette lederansvaret ivaretas av enhetsleder og det merkantile av skolens saksbehandler. SFO ved skolen bemannes nå med 4 fagarbeidere på 34 barn. Våre resultater på de nasjonale prøvene og de obligatoriske kartleggingsprøvene er bra, men de kan bli bedre. Vi er opptatt av at resultatene også brukes i kartleggingsarbeidet i forhold til den enkelte elev, vurdering og videre arbeid med eleven, og derfra knyttet opp mot arbeidet med fagene i gruppa generelt. Skolens nærværsresultat er ikke så høyt som ønsket, men dette skyldes langtidsfravær som ikke er relatert til forhold på skolen. Av skolens 12 pedagoger er 7 mellom 55 og 62 år, det utgjør over en 50% stillingsreduksjon på grunn av nedsatt undervisningsplikt i forhold til alder på vår enhet. Det merkes godt på en liten 53

54 skole, og vi jobber med konstruktiv bruk av denne ressursen på enheten. Aktuelle områder er satsning på ART- prosjektet vårt, tilrettelegging og gjennomføring av helskole-art fra høsten 2010, ansvar for spesialrom og utstyr, rydding og generell tilrettelegging, blant annet i forbindelse med leseutviklings-kartleggingen av elevene ved skolen. (LUSleseutviklingsprosjekt). Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,7 Brutto inntekter ,8 Netto utgifter ,2 *Regnskap Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Enheten har et merforbruk i 2009, som dekkes opp av fondsmidler. Årsaken til dette er at reduksjoner i utgiftene ble foretatt fra , og at det derfor er en litt for kort periode til å rette opp hele skjevheten. Utfordringene er mange. Vi har 7 elever med vedtak om 1:1 oppfølging. Det er ressurskrevende å tilfredsstille foreldrenes krav i forhold til spesialundervisning. Hvis det i tilrådningen står 152 årstimer, mener mange at eleven da skal ha 4 timer alene i uka med spesialpedagog, mens de pedagogiske vurderingene i forhold til læringsutbytte sier at eleven også bør være i liten gruppe, av og til i klassen eller i aldersblandet gruppe. Vi har valgt å ha to ART-grupper med 30 timers program også i år. Tilbudet har gått til elever på trinn og vi har ei gruppe for trinn og ei for trinn. Sosial kompetanseheving er viktig for alle. Neste år satser vi på Helskole-art, og forbereder nå dette, det krever også økonomiske ressurser. Her får vi hjelp og støtte fra lærere ved Sandnes skole, det er timer vi også må betale for. I tillegg finansierer vi videreutdanning i norsk for en av våre lærere, dette som et ledd i forsterket leseopplæringsprosjektet. Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 14,0 19,8 17,75 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 9,3 11,50 - herav årsverk til Arendalsmodellen * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning 54

55 Vi har en redusert bemanning i forhold til at eneheten har kuttet 25% lærerstilling, og at vi ikke har SFO-leder. Den merkantile stillingen er redusert med 10 %, til 50% nå. I tillegg kommer det faktum at nedsatt leseplikt p.g.a alder gir færre undervisningstimer for syv av våre pedagoger. Vi har i år 157 elever, en reduksjon på 13 i forhold til fjoråret. Her på Eydehavn har vi en fantastisk stab, engasjerte foreldre og elever vi kunne tenke oss å tenne enda litt mer! Fortsatt er enheten preget av visjonære, løsningsorienterte, fleksible og entusiastiske ansatte, elever og foreldre. Vår musikaltradisjon avløses i år av en musikalsk forestilling med elevene i trinn. Vi fortsetter å sette fokus på elevenes muligheter for læring. Dette er et godt sted å være! 55

56 Enhet Enhetsleder 37 Flosta skole Casper C. Schoombie Styringskart Resultater er for Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Vi har hatt store organisatoriske utfordringer både i skolen og SFO. Når det gjelder skolen så er det først og fremst å sørge for at undervisningen er i tråd med det som lovverket omtaler som pedagogisk forsvarlig ift gruppestørrelse. Vi har en klasse med en elev med sansetap som krever en 2-deling det meste av tiden for å kunne ivareta overnevnte, og en klasse med 31 elever etter et pålegg fra fylkesmannen. Til tross for at skolen er nybygd tar den ikke hensyn til paralleller på samme årstrinn, dvs ett klasserom pr/ trinn. Det medfører at forholdsvis mange elever er på konstant vandring etter ledige arealer. En forutsetning for at dette i det hele tatt lar seg gjennomføre er at vi må bruke flere pedagoger på disse trinnene for å få kabalen til å gå opp. De økonomiske rammene har ikke gitt oss anledning til å utvide det totale antallet pedagoger ved 56

57 skolen, så vi har dessverre vært nødt til å flytte ressurser fra småskoletrinnet til mellomtrinnet. Dette er stikk i strid med hva vi ønsker, og dessuten ikke helt i samsvar med nasjonale føringer og intensjoner. Når det er sagt, har jeg lyst til å berømme de ansattes pågangsmot og utrettelige innsats for til enhver tid søke etter løsninger for både å skape et godt læringsmiljø og bidra til gode læringsprosesser for alle elever. SFO har vært gjennom en tøff nedbemanning i høst, hovedsakelig pga færre barn som benytter seg av SFO. Vi har måttet redusere med 1,3 årsverk, og det hersker liten tvil om at dette er et resultat av omleggingen av betalingssatsene. Etter omleggingen har gruppen krympet fra 65 til 39 SFO-barn. Foresatte har gitt klare tilbakemeldinger på at det ikke skyldes kvaliteten på tilbudet, men at det oppleves som for dyrt. Økonomi, se Sentrale nøkkeltall Kommentarer til Styringskartet Brukere/ kvalitet: o Vi ønsker en høyere oppslutning på foreldreundersøkelsen. o Elevenes tilbakemeldinger vdr trivsel er ihht målsetningen, mens vi har fortsatt har noe å gå på ift opplevd elevmedvirkning. Elevrådet vil spille en viktig rolle i dette arbeidet. o Når det gjelder læringsutbytte er resultatene gode innenfor 2. Klasse, mens nasjonale prøver i 5. Klasse ikke er tilfredsstillende. Sistnevnte er gjenstand for oppmerksomhet og tiltak. Vi er bl.a med i den kommunale satsningen ifm Leseprosjektet/ LUS for å bedre resultatene innenfor lesing. Medarbeidere: o Flosta skole har høyt nærvær. o Styringsindikatorene viser at ansatte opplever Flosta skole som en god og medvirkningsorientert arbeidsplass hvor en både blir sett og hørt! Økonomi: o Se Sentrale nøkkeltall Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,1 Brutto inntekter ,6 Netto utgifter ,0 *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk 17,5 17,93 15,58 57

58 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 11,5 11,96 10,87 - herav årsverk til Arendalsmodellen 0 0 * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Ved første øyekast ser regnskapet ut til å være i overensstemmelse med budsjettet, men regnskapet er balansert med ,- ved bruk av skolens disposisjonsfond. Merforbruket skyldes i all hovedsak : et betydelig inntektstap på SFO bl.a. som en konsekvens av færre barn ift økte satser på SFO utgifter til skolelokaler (deriblant strømutgifter) Til sammen utgjør disse to tingene ca ,-. Dette har det vært svært vanskelig å gjøre noe med, og da særlig fordi inntektstapet for SFO først gjorde seg gjeldene høsten At ikke regnskapet viser tilsvarende merforbruk, er at vi har greid å redusere kostnadene innenfor skoledriften noe mindre vikarbruk, samt noe vakanse. Når det gjelder årsverk har vi sammenlignet med 2008 en nedgang som skyldes redusert bemanning på SFO og vakanse i skolen. 58

59 Enhet Enhetsleder 40 Løddesøl skole Astrid Hagen Krog Styringskart Resultater er for Kommentarer til Styringskartet Brukere: Vi har økt fokus på elevtrivsel og elevmedvirkning på 7.trinn i forhold til periodemål. Det samme gjelder for deltakelse i foreldreundersøkelsen, som er relativt lav. Læringsutbytte: Det viktigste tiltaket i forhold til leseferdighet er aktivitet knyttet til Leseprosjektet. Lesing er et satsingsområde som får spesiell oppmerksomhet. Dette innebærer at det blir lagt vekt på økt kompetanse blant undervisningspersonalet og økt elevinnsats innenfor fagområdet. Det er utarbeidet en handlingsplan for leseopplæring. Denne er også knyttet til de obligatoriske kartleggingsprøvene, samt Nasjonale prøver. Det er gjennomført kurs i matematikk for trinn i kommunal regi. Medarbeidere: 59

60 Vi arbeider videre med å forbedre rutiner for HMS/internkontroll. Sykefraværet er ikke relatert til forhold på arbeidsplassen. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,9 Brutto inntekter ,0 Netto utgifter ,4 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 9,7 10,0 9,7 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 5,8 5,8 ** 6,3 - herav årsverk til Arendalsmodellen herav bemanning relatert til spes.ped.tiltak og 2 1,6 2,2 oppfølging av barn med spesielle behov * Årsverk tilsatt i lærerkodene ** Her er trukket fra rektor adm. Og lærerbemanning til spes.ped tiltak. Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Totalt sett var det overskudd i regnskapsåret Vedrørende brutto inntekter: Det ble budsjettert med lavere inntekter vedrørende sykepenger enn regnskapstallene for regnskapsåret 2009 viser. Vikarbruken har vært sterkt begrenset. Merknad: Skole og barnehage var organisert som Løddesøl oppvekstsenter frem til Løddesøl skole og Løddesøl barnehage ble da delt i 2 selvstendige enheter. Barnehagedelen av regnskapet/budsjettet til Løddesøl oppvekstsenter ble overført til Øyestad barnehageenhet, mens resterende regnskap/budsjett ble overført til Løddesøl skole. 60

61 Enhet Enhetsleder 41 Moltemyr skole Egil Mjåvatn Styringskart Resultater er for Hovedmålet for enheten er i samsvar med Kunnskapsløftet (K- 06). Enheten har fokus på et godt læringsmiljø for elevene med sterk vekt på leseferdighet. Lese for livet Skolen var en av fire skoler i Arendal som sammen med kommunene i øst- regionen startet et omfattende leseopplæringsprosjekt. Dette har nå også resten av skolene i Arendal blitt med på. Fokus på brukervennlighet og brukermedvirkning. 61

62 Fremme åndsfrihet og toleranse. Vektlegge IKT som verktøy i undervisningen med bruk av læringsplattform (IT `learning) Videreutvikle en felles og helhetlig pedagogisk tenkemåte. Være en god arbeidsplass for alle ansatte. Bedre integreringen av flerkulturelle barn. Videreutvikle ordningen med mottaksklasse for skolene i østregionen. Moltemyr er en av to mottaksskoler i Arendal. Omdømmebygging gjennom bevisst og aktiv satsing på bruk av media. Holde fokus på Arendalsmodellen og oppvekstområdet Revidere og videreutvikle overgangsrutinene internt i skolen og mellom skole og barnehage Sammen med foresatte arbeide aktivt og målrettet mot et mobbefritt skolemiljø. Enhetens viktigste utfordringer og satsingsområder i året som kommer med grunnlag i erfaringene fra 2009: Helhetlig pedagogisk tenkemåte Klasseledelse Fortsette omdømmebyggingen Systemarbeid relatert til a) elevenes ferdigheter b) rutiner og prosedyrer c) Utvikle gode systemer\ rutiner for TPO (tilpasset opplæring) for alle elever i tråd med målene i K- 06. Videreutvikle skolens læringsplattform (It `learning) og Skolearena (vurderingssystem på nett) Gjennomføre etter og videreutdanning av lærere i Leseutviklings prosjektet og implementere dette. Implementere skolens nye anti mobbeverktøy Kommentarer til Styringskartet Som det fremgår av styringsindikatorene over oppnås mange av de målsetningene som kommunen og enheten sammen har satt seg for driften. Det totale sykefraværet i perioden er på 6,5%, med et korttidsfravær på 2,5%. Høst 09 fikk Moltemyr et innslag av Svineinfluensa som bidro til å trekke kortidsfraværet opp. Enheten jobber aktivt og kontinuerlig med å redusere sykefraværet og har et nært samarbeid med både NAV og Agder Arbeidsmiljø. I regi av HMS utvalget utprøves stadige nye tiltak, som for eksempel nødkonvolutten, dette som et tiltak for ytterligere å bedre nærværet og øke trivselen. På Moltemyr er det et tett samarbeid med foreldre/ foresatte i både SU og FAU. Enheten har imidlertid en utfordring i å få opp svarprosenten på foreldreundersøkelsen. En av hovedutfordringene i så måte ligger på at skolen for tiden har elever fra 28 forskjellige landområder med ulikt språk. Totalt har skolen drøye 26% tospråklige. Elevtrivsel og elevmedvirkning skårer også høyt. Elevrådet disponerer egne midler og administrerer diverse utlån. Vi vil forøvrig få henlede oppmerksomheten på det særdeles gode eksamensresultatet i norsk hovedmål, der enheten hadde et snitt på drøye 3,9. Med den elevsammensetningen skolen har, må dette sies å være særdeles tilfredsstillende. 62

63 Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,5 Brutto inntekter ,6 Netto utgifter ,2 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 50,1 56,21** 53,8 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 35,15 38, herav årsverk til Arendalsmodellen 2,2 2,3 2,4 * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning ** Økningen knytter seg til barn med spesielle behov, fordelt på lærerårsverk, vernepleiere og assistenter både i skole og SFO. Skolen har hatt sivilarbeider deler av året som ikke er med i regnestykket. Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Regnskapet over viser et mindreforbruk på 327 tusen kroner. Inntekter: Økt noe mer enn forventet, dels som en konsekvens av at SFO har klart å opprettholde antall barn mens satsene ble økt ( ). Videre har refusjoner økt noe mer enn budsjettert dette som en konsekvens av langtidssykemeldte. Utgifter: Noe større utgifter til vikarer som selvsagt må ses i sammenheng med langtids- sykefraværet. Det har imidlertid vist seg at det ved en inkurie er blitt feilført lønn på en lærer ansatt på Moltemyr slik at Asdal skole er blitt belastet lønn med kr. Det reelle mindreforbruket på enheten når dette er korrigert, er på 139 tusen kroner som utgjør et mindreforbruk på i underkant av 0,5%! Antall årsverk er redusert noe. I hovedsak er dette en konsekvens av rammekuttet på 1,5% vedtatt i bystyret i desember

64 Enhet Enhetsleder 42 Myra skole Anna Hjeltnes Styringskart Resultater er for Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten 2009 har vært et spesielt år for elever, foreldre og medarbeidere på Myra skole. Fra å ha et godt og stabilt personale, ble det full utskiftning i lederstillingene, i noen av lærerstillingene og barneog ungdomsarbeiderstillingene i Det ble ansatt ny rektor fra juni 09, ny SFO- leder fra august 09 og ny fagleder fra oktober 09. Da den nye faglederen var på plass, startet vi utprøving av en ny ledelsesmodell der fagleder er ansatt i en 60 % stilling rettet mot skole og en 40% stilling rettet mot SFO. SFO-leder er ansatt i en 60 % stilling og i en 40 % stilling som lærer. Effekten er at skole og SFO har blitt en bedre helhet for elevene som benytter seg av SFO i tillegg til skole. Fra august-09 reduserte vi med en lærerstilling og en 50 % barne- og ungdomsarbeiderstilling knyttet til skole. 64

65 Vi har, spesielt høsten 2009, ikke satt inn vikar for lærere og barne-og ungdomsarbeidere i skolen før etter arbeidsgiverperioden. Vi gjennomførte også innkjøpsstopp de siste månedene i Gjennom prosjektet Fra ord til handling og Fritt valg 10-årssatsingen for likestilling på Sørlandet mottok vi prosjektmidler som kom godt med for å gå i balanse. Vi har omsider fått reparert vannkjelen som førte til merutgifter til oppvarming. Kommentarer til Styringskartet Brukere/kvalitet: Fornøyde elever og foreldre: Resultatene fra elevundersøkelsen viser at vi har et akseptabelt resultat når det gjelder elevenes trivsel. Elevmedvirkning viser også et godt resultat. Ved hjelp av midler fra prosjektet Fritt valg, har vi etablert en miljøgruppe for elever fra 5. til 7.trinn. Barne og familieteamet har gjennomført samtalegrupper for elever på 7.trinn. Vi gjennomfører elevrådsmøter en gang i mnd. Resultatet fra foreldreundersøkelsen viser også godt resultat for opplevd foreldremedvirkning, men svarprosenten på foreldreundersøkelsen var svært lav i Det blir arbeidet med tiltak for å oppnå en annen svarprosent. Godt læringsutbytte: Alt i alt gjorde vi det dårligere på kartleggingsprøver og nasjonale prøver i 2009 enn året før. Vi har arbeidet systematisk med lav-, middels- og høy måloppnåelse i fagene norsk, regning og engelsk. Læringssamtalene (elevsamtalen) har blitt gjennomført som en del av undervisningen. Prosjektet Fra ord til handling med fokus på læringssamtalen ble avsluttet i september Fra høsten 2009 har vi satset på Tidlig hjelp er god hjelp med fokus på 1. og 2. trinn. FLL (First lego league) har vært et satsningsområde for de eldste elevene (7.trinn). Vi har benyttet midlene fra prosjektet Fritt valg. I arbeidet med FLL får elevene spesielt brukt både matematikk, teknologi og design. En gruppe elever fra 7. trinn deltok på FLL konkurransen i Grimstad høsten 2009 der de vant sammenlagt. Denne elevgruppa konkurrerte videre i Sverige sammen med skoleelever fra de nordiske landene. Myra skole deltar i Leseprosjektet der vi vektlegger kartlegging av elvenes leseferdigheter (LUS) og gjennomfører lesekurs med grupper av elever. Medarbeidere: Aksepterende og inkluderende arbeidsmiljø: Medarbeidertilfredshet, medvirkning og opplevelse av å bli sett og hørt av nærmeste leder ligger over akseptabelt resultat ved måling høsten Nærværsfaktoren ligger under akseptabelt nivå. Det er spesielt langtidsfraværet som utgjør denne nærværsfaktoren. 1. halvår 2009 hadde vi flere langtidssykemeldte. Vi prøver å arbeide proaktivt med det psykososiale arbeidsmiljøet. Gjennom tiltak i tiltaksplanen for nærværsarbeid prøver vi å skape et aksepterende og inkluderende arbeidsmiljø. Vi har gjennomført to trivselsundersøkelser i tillegg til MTUen i Fremtidsrettet kompetanseutvikling: Medarbeiderne på Myra skole har en god opplevelse av egen kompetanse. 65

66 Erfaringsdeling var en av hovedmålsetningene i prosjektet Fra ord til handling (IUP-prosjektet). Vi har prøvd å vektlegge erfaringsdeling i våre ukentlige møter. Vi har deltatt i etter- og videreutdanning i 2009 i tråd med satsningsområdene våre. Myra skole ble partnerskole med UIA i Dette har gitt og vil gi oss både verdifull erfaring og kompetanse. Gode rutiner for internkontroll: Vi har arbeidet systematisk for å få til gode rutiner rundt HMS/nærværsarbeidet. Vi har hatt møter i HMS/nærværsutvalget i gang i mnd. Arbeidsmiljøutvikling er også tema på personalmøtene en gang i mnd. Økonomi: God økonomistyring: Myra skole har vektlagt å ha god økonomistyring i Det ble budsjettert med bruk av fondsmidler. Vi benyttet mindre av fondsmidler enn planlagt. Indikatorene for god økonomistyring viser 3,6 % merutgifter i forhold til budsjettet, men 20,2 % i merinntekter i forhold til budsjettet. Medarbeiderne har blitt både informert og har deltatt i økonomiske prioriteringer, slik at vi sammen har hjulpet hverandre med å holde oss innenfor gitte rammer når vi ser samlet på utgifter og inntekter. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,6 Brutto inntekter ,2 Netto utgifter ,0 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 22,5 26,7 25,2 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 16,5 18,0 17,0 - herav årsverk til Arendalsmodellen * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Tre stillinger som barne- og ungdomsarbeidere ble ikke tatt med i rapporteringen regnskap Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Myra skole har gått i balanse i 2009 ved hjelp av merinntekter foreldrebetaling SFO, refusjon sykelønn, prosjektmidler og bruk av disposisjonsfond. 66

67 Enhet Enhetsleder 44 Nesheim skole Helene Kløcker Styringskart Resultater er for Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Budsjettnedgang fra 2008 til 2009 utgjorde Konsekvensene ble store på en fådelt skole. Eksisterende tildelingsmodell gav oss ressurser til fem klasser fremfor seks som var det som ble forutsett. Merforbruk på budsjettet var en konsekvens av dette i forhold til innkjøp av materiell, opprettholde tilbud rundt elever med enkeltvedtak, nye elever med stort behov for spesiell tilrettelegging og minoritetsspråklige elever. Tiltross for dette har vi høsten 2009 organisert flere av trinnene sammen i et høyere antall undervisningstimer enn ved tidligere år. Eks 6. og 7.klasse 32 elever i enkelte fag. Dette for å redusere på pedagogressurser høsten

68 Kommentarer til Styringskartet Brukere: Styringsindikatorene innenfor temaet brukere viser gode resultater. Resultatene basert på obligatoriske kartleggingsprøver og nasjonale prøver på 5.trinn er som forventet ut i fra elevgruppen som kartlegges/måles. Opplevd elevmedvirkning baserer seg på tre spørsmål som ligger bak indikatoren. To av dem går på elevenes opplevelse av elevrådets innsats og opplevelsen av om skolen tar elevenes forslag alvorlig. Vi fokuserer på elevmedvirkning via elevråd og skolemiljøutvalg og foretar en grundig gjennomgang av elevrådets funksjon og muligheter i forhold til opplæringsloven 9a og b elevenes psykiske og fysiske arbeidsmiljø. Vi har en utfordring mht til elevmedvirkning. Våre viktigste satsingsområder er: Begynneropplæring innenfor lesing og skriving, øke leseferdighetene og leseforståelsen til alle elevene. Målsetningen i fremtiden er at denne satsingen også skal kunne sees i styringsinformasjonen i forhold til kartleggingsprøvene. Tidlig innsats er et prioritert området for Nesheim skole. Det skal prioriteres mht til ressurser innenfor dette feltet både i forhold til kompetanse og ferdigheter hos ansatte, kartleggingsverktøy (LOGOS) og annet materiell, bokinnkjøp til mediateket og timer til elever. Vi har et meget godt samarbeid med foreldre noe indikatorene viser og som vi ønsker å opprettholde. Medarbeidere: Nærvær og HMS Nesheim skole har høyt nærvær. Det understrekes at vi har et godt arbeidsmiljø og høy trivsel blant ansatte. Alle ansatte har deltatt i utarbeidelsen av vår egen Arbeidsmiljølov. Den sier oss hva som er viktig for at vi alle skal trives på jobben. Har utarbeidet tiltaksplan for nærvær. Vi har vår egen HMS håndbok som ligger lett tilgjengelig på vårt intranett Its learning. God utvikling fra målinger 2007 mht til HMS og avvikssystemer. Fokus virker! Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,7 Brutto inntekter ,0 Netto utgifter ,4 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 12,51 12,85 12,20 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 7,34 8,11 7,80 - herav årsverk til Arendalsmodellen

69 Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Merforbruket er basert på utgifter knyttet til ART opplæring av trenere, økte utgifter minoritetsspråklige elever, behov for læremidler eks. oppdatert lærebokverk i engelsk på klassetrinn 5. 7.trinn engelsk. Det var ikke mulig mht til forutsigbare konsekvenser, å skjære ytterligere i de faste kostnadene som lønn til ansatt dvs. det var ikke mulig å redusere ytterligere antall elevtimer til eleven! Av den grunn ble merforbruk en realitet i Tildelingen fra 2008 til 2009 ble redusert med kroner tilsvarende en lærerstilling som utgjør 26 elevtimer pr uke. På en fådelt skole får dette store konsekvenser og utgjorde en økonomisk reduksjon på 8% i

70 Enhet Enhetsleder 46 Rykene skole Astrid Hagen Krog Styringskart Resultater er for Kommentarer til Styringskartet Brukere / kvalitet: Skolen har økt fokus på oppslutning om foreldreundersøkelse. Det er gjennomført kurs for personalet i matematikk for 1. 4.trinn i kommunalt regi. Skolen deltar i Leseprosjektet. Medarbeidere / nærvær: Barnehagen har hatt både lang- og korttidsfravær. Skolen har langtidsfravær i 50 % stilling. Fraværet er ikke knyttet til forhold på arbeidsplassen. Vi har svært lite korttidsfravær. 70

71 Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,5 Brutto inntekter ,9 Netto utgifter ,3 Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 14,2 15,1 14,3 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 9,1 9,4 9,1 - herav årsverk til Arendalsmodellen herav årsverk andre 5,1 5,7 5,2 Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Barnehagen: Rykene oppvekstsenter ble fra omorganisert, og Rykene barnehage ble en del av Øyestad barnehageenhet. Barnehagedelens budsjett viser et underskudd de første 7 månedene, som delvis kan forklares med mindre statstilskudd enn det som ble lagt til grunn i budsjettet. Vikarutgifter og utgifter til elektrisitet er også medvirkende til underskuddet i barnehagen. Utgifter: Vi har redusert både lærer- og assistentårsverk i skolen, samt assistentårsverk i SFO, i størst utstrekning fra høstterminens start. Tiltak for å redusere utgiftene på lønnsbudsjettet i vårterminen var begrenset, det første tiltaket ble iverksatt fra april. Dette skjedde i forbindelse med en permisjon. Reduksjonene var i hovedsak knyttet til endringer i enkeltvedtak i skole og SFO, samt reduksjoner knyttet til funksjoner som kontaktlærere og IKT ansvarlig. Vi har fått økte utgifter knyttet til seniortiltak. Skolens vikarutgifter var lave store deler av året, men økte i forbindelse med at vi har lærere på videreutdanning og etterutdanning knyttet til Leseprosjektet. SFO har nesten ingen vikarutgifter, da de har en intern organisering ved fravær. Det er skolens lønnsbudsjett som er den største utfordringen for budsjettbalansen, med relativt store reduksjoner i budsjettrammene. Det er vanskelig å iverksette tilstrekkelige tiltak som får helårseffekt. Mulighetene for timereduksjoner er nå svært begrenset. Inntekter: Vi hadde et lite overskudd på skolens driftsposter. Vi hadde også noe overskudd på foreldrebetalingen i SFO. 71

72 Enhet Enhetsleder 47 Sandnes skole Synnøve Solheim Pedersen Styringskart Resultater er for Kommentarer til Styringskartet Vi jobber mot at Helskolearten skal føre til bedre trivsel og opplevd medvirking hos elevene. I elevrådet drøfter vi ulike saker som angår skolehverdagen. Vi ønsker et enda bedre skole-hjem samarbeid. Resultatene på de nasjonale prøvene var gledelig gode i år særlig i engelsk. Vår deltagelse i LUS-prosjektet håper vi vil bidra til at leseferdighetene øker. Nærværsprosenten er akseptabel, men vi jobber hele tiden å forbedre den. Langtidsfraværet skyldes somatiske lidelser. Korttidsfraværet er lavt og det er vi veldig fornøyde med. Det er gledelig å konstatere at trivselen fortsatt er veldig høy på enheten - selv om kravene og utfordringene er store. Vår satsning på Helskoleart og elevgrupper med ART har ført til mye 72

73 endringer i timeplaner for de ansatte, men det ser ikke ut til å ha påvirket fraværet i noen grad. Flere ansatte tar videreutdanning ved siden av jobben. Det er også gledelig at de ansatte føler høy opplevd egen kompetanse. Vi har bl.a. en ukentlig HMS - samling i 15 minutter. Vi håper det vil føre til bedre kjennskap til HMS. Sentrale nøkkeltall 1000kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,3 Brutto inntekter ,2 Netto utgifter ,6 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 21,8 25,5 25,47 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 14,2 19,5 16,74 - herav årsverk til Arendalsmodellen * Et årsverk er veilederne våre fra Larvik Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Som nevnt i 2. tertial gjorde vi opp overforbruket fra 2008 på Vi ble i tillegg trukket Rammekuttet på 1,5 % utgjorde ca ,-. Vi hadde håpet å få inn nok midler til å dekke satsningen på ART-prosjektet, men vi har ikke fått det. Vi har dekket utgiftene til veilederne fra Larvik i to år. Flere enheter i kommunen har brukt dem på personalseminar, til veiledning av ART-grupper osv. Vi fikk midler fra fylkesmannen og fondsmidler. Vi har fått EU-midler til å dekke utveksling av lærere og elever, men ikke truffet riktig EU-program eller statlige program - for å få dekket veilederne. Vi har lært opp fire ansatte to ved vår enhet og to ved Sandum skole - i Helskoleartmodellen. Regnskapet for 2008: Pr : ,- Regnskapet for 2009: Pr : ,- Akkumulert underskudd fra 2008: ,- Netto underskudd 2009: ,- 73

74 Måloppnåelse I forbindelse med prosjektet En skole for fremtiden ønsket vi å snu en negativ utvikling ved å styrke begynneropplæringa i matematikk og norsk, styrke den sosiale kompetansen og implementere Helskoleart ved skole og sfo. Forskerne ved UiA dokumenterer utviklingen og foreløpige funn viser mye høyere effektivitet i klasserommene, mindre konflikter og mindre korttidssfravær blant de ansatte. I USA viser forskning at systematisk arbeid med sosial kompetanse fører til bedring av de akademiske resultatene. Det vil bli spennende å se om det vil gjelde i vårt nærmiljø også. 74

75 Enhet Enhetsleder 50 Strømmen oppvekstsenter Øystein Dalsmo Styringskart - skole Resultater er for

76 Styringskart - barnehage Resultater er for 2009, med unntak av brukerperspektivet som er fra 2008 Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Det har vært et turbulent år med flytting i midlertidige lokaler for både barnehage og skole inntil vi flyttet inn i helt nye og flotte lokaler i august Hele oppvekstsenteret har de to siste årene jobbet spesielt med å styrke barns leseferdigheter. Vi deltar i prosjektet: Forsterket leseopplæring. I barnehagen kaller vi prosjektet: Leseforberedende språkprosjekt. Kommentarer til Styringskartet Svarprosenten for foreldreundersøkelsen i skolen er lav. Vi jobber for å øke denne. Brukerne gir tilbakemelding om at de er fornøyd med barnehagetilbudet. Jeg må berømme foreldre og ansatte spesielt i barnehagen som har hatt et slitsomt år med mye flytting og svært trange lokaler i byggeperioden. Fraværet i skolen er lavt. I barnehagen er langtidsfraværet høyt. Det jobbes aktivt med å få redusert dette. Vi har et godt samarbeid med NAV og Agder Arbeidsmiljø IKS. 76

77 Det er satt i verk opplæring av personalet i hvordan de kan gjøre seg kjent med HMS-håndboka på nett og orientert om bruk av avviksrapporteringssystemet. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,5 Brutto inntekter ,4 Netto utgifter ,4 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk (skole og barnehage) 30,88 31,2 38,88 - herav årsverk lærere i undervisningsstillinger* 9,6 10,4 10,48 - herav årsverk til Arendalsmodellen - herav grunnbemanning i barnehage 12,0 12, herav bemanning relatert til spes.ped.tiltak og 2,0 2,0 2,5 oppfølging av barn med spesielle behov * Årsverk tilsatt i lærerkodene 7961 Lærer, 7962 Adjunkt, 7963 Adjunkt med tilleggsutdanning, 7965 Lektor og 7966 Lektor med tilleggsutdanning Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Barnehagen økte fra 54 plasser til 80 plasser. Vi har hatt fullt belegg i hele høst. Økningen av barn førte til større statstilskudd enn beregnet fra enhetens side. Vi fikk siste del av statstilskuddet ved årsskiftet 2009/10. Dette forklarer mindreforbruket. Utvidelsen av barnehagen har også medført økninger i stillinger ved oppvekstsenteret. 77

78 Enhet Enhetsleder 53 Tromøybarnehagene Gunn Alice Andersen Styringskart Resultater er for 2009, med unntak av brukerperspektivet som er fra 2008 Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Det har ikke vært noen spesielle organisatoriske hendelser, utover at vi har et sterkt fokus i vår enhet i forhold til fornuftig organisering av fire hus med felles ledelse. Dette sees i sammenheng med rammeplanens sterke fokus på kvalitet og et kompetent personale. De kommunale barnehagene har gjennomgått en lovlighetskontroll fra Fylkesmannen angående reduksjon av ledelsesressursen. Bystyrevedtaket fra mars 2009 oppheves. Kommentarer til Styringskartet Brukerne gir tilbakemeldinger på at de er fornøyde med barnehagetilbudet. Samarbeidsutvalget har jevnlig møter gjennom året. Vi har satt i gang ART grupper i begge barnehagene som hører til Sandnes skole. Hele enheten har videreført prosjektet Fra ord til handling ved å bruke læringssamtaler og utviklingssamtaler gjennombarnehageåret. Dette er nedfelt i vår årsplan som også har et sterkt fokus på hverdagen i barnehagen og rammeplanens fagområder. 78

79 Vi har gode resultater i personalgruppa i forhold til et aksepterende og inkluderende arbeidsmiljø. Personalet har også god score på opplevd kompetanse. Når det gjelder nærvær så har vi hatt en del korttidsfravær. Det har blitt satt i gang tiltak og ved års slutt har dette bildet endret seg. Gode rutiner for internkontroll er det fortsatt i enheten, men at vi scorer lavere enn sist kan ha med at vi har fått nye ansatte som ikke har fått en god nok innføring i avvikssystemet vårt. HMS utvalget har satt fokus på dette, slik at alle skal føle seg sikre på HMS-rutiner og rapporteringssystemer. Vi har et mindreforbruk/overskudd på kr Overskuddet skyldes nytt inntak av barn i januar. Dette ville kunne skape et ekstra handlingsrom for enheten, men også et positivt fokus på å ta unna ventelistene i kommunen. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,6 Brutto inntekter ,0 Netto utgifter ,0 *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk 24 25,40 25,7 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Planlagte årsverk er 24,1 %, økte utførte årsverk skyldes styrking i forhold til barn med særlige behov. 79

80 Enhet Enhetsleder 54 Hisøy barnehageenhet Jørn Størkson Styringskart Resultater er for 2009, med unntak av brukerperspektivet som er fra 2008 Hisøy barnehageenhet har i 2009 drevet i tråd med planer og pedagogiske satsingsområder. Nedenfor er midlertidige endringer i bemanningen i 2009 med varighet til kommentert. Kommentarer til styringskartet Brukere: Enheten har resultater som er lik eller bedre enn periodemålene. Det er vi meget godt fornøyd med. Medarbeidere: Sett i forhold til indikatorene, så er det samlede nærværet 1,4 % bedre enn periodemålet totalt sett. Det er positivt. Synkende langtidsfravær er hovedårsaken til den positive utviklingen. Korttidsfraværet ligger noe høyere enn periodemålet. Det skal kommenteres at dette periodemålet 80

81 er ambisiøst. Nærværet vil fortsatt ha et stort fokus fremover gjennom arbeid med enhetens tiltaksplan i Nærværsprosjektet. Resultatene på noen av indikatorene indikerer at de må vies oppmerksomhet fremover. Det gjelder spesielt kjennskapet til HMS-håndboken. Det skal tas opp i enhetens HMS-utvalg. Økonomi: Enheten har, som det ble lagt opp til i budsjettvedtaket, brukt kr. fra disposisjonsfondet til å balansere budsjettet. Det er også brukt noe midler fra disposisjonsfondet til å dekke kalkulerte merutgifter til lønn, vikar, inventar/utstyr og matvarer. På den måten er regnskapet brakt i balanse. Dette har vært en planlagt og styrt bruk av fondsmidler. Med minkende disposisjonsfondsmidler vil spesielt vikarutgiftene bli en stor utfordring fremover hvis budsjettmidlene blir av samme størrelse som nå. At inntektene ble noe høyere enn budsjettert, skyldes i all hovedsak økning i satsene for statstilskudd. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,6 Brutto inntekter ,5 Netto utgifter ,0 *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk 22,20 23,80* 24,30* Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) * Enheten økte bemanningsressursen midlertidig fra september -08 med varighet til juli -09 med 1,15 årsverk i forbindelse med inntak av et nytt barn med funksjonshemming. Enheten brukte egne midler fra disposisjonsfond til å dekke deler av utgiftene (40 % av hel fagarbeiderstilling). Resten ble dekket via Barnehage- og skolekontoret. Enheten / Fagerheim barnehage er tilført 1,5 årsverk som dekkes via Barnehage- og skolekontoret for perioden med bakgrunn i det samme som er nevnt ovenfor. I tillegg bruker enheten egne midler fra disposisjonsfond til å dekke utgiftene til 20 % ekstra førskolelærerressurs i perioden november

82 Enhet Enhetsleder 55 Barnehager Sentrum Øst Anne Bjørg Martinussen Styringskart Resultater er for 2009, med unntak av brukerperspektivet som er fra 2008 Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Det har dette året vært fokus på sikkerhet vedrørende utelekeplassene i Barnehager Sentrum Øst, Gullfakse, Møllers Asyl og Lillebo. Foreldrerepresentantene har hatt en brevkampanje til ordfører/politikere der de har meldt sin bekymring angående sikkerheten ved utelekeplassene. Kommunen har hatt systemrevisjon fra Direktoratet for Sikkerhet og Beredskap og det er avdekket feil og mangler ved enhetens uteområder. Kommunen har innført skjerpende rutiner for regelmessig kontroll både i vernerunder og årlig sakkyndige kontroller. Barnehagene i enheten har behov for oppgradering av både bygninger utvendig og til dels også innvending, samt oppgradering av uteområdene. Gullfakse har påbegynt renovering av sin utelekeplass og arbeidet forventes å være ferdig våren Lillebo og Møllers Asyl har gjennomgått sikkerhetskontroll. Lekeutstyr som er en fare for barns sikkerhet og helse vil bli fjernet våren Her foreligger ingen konkrete planer for 82

83 nyanskaffelser og kan medføre at utelekeplassene på Lillebo og Møllers Asyl vil stå nærmest uten lekeapparater. Enheten har i tillegg til dette hatt fokus på det fysiske innemiljø i barnehagene. Enheten har gått til anskaffelse av nytt inventar og lekeutstyr. Møllers Asyl har fått ny kjøkkeninnredning og nytt bad. Toalett på Gullfakse er under utarbeidelse. Midler til dette er hentet fra enhetens eget budsjett og fond. De kommunale barnehagene har gjennomgått en lovlighetskontroll fra Fylkesmannen ang. reduksjon i ledelse. Bystyrevedtak mars 2009 oppheves og enheten har gått tilbake til 160 % administrasjon og ledelse. Kommentarer til Styringskartet Brukerne gir tilbakemelding at de er fornøyd med barnehagetilbudet og at de opplever respektfull behandling (viser her til brukerundersøkelsen fra 2008). Enheten har et aktivt SU som sikrer foreldres medbestemmelse. Tilstedeværelsesprosenten ligger under det som er målsetningen vår. Enheten har god oppfølging av sykemeldte og tilrettelegger for ansatte som har behov for tilrettelegging. Enheten har utarbeidet plan for å øke nærværet i enheten. Vi har et nært samarbeid med NAV, IA og Agder arbeidsmiljø. Enheten har også jobbet aktivt med kompetanseheving for alle ansatte både når det gjelder IKT opplæring og innenfor fagområdet vårt. Vi har etablert fagteam på tvers av barnehagene og yrkes grupper møtes hver mnd. for faglig refleksjon og utvikling. Møllers Asyl barnehage har deltatt i prosjekt for skole og barnehage, fra ord til handling, kunnskapsløftet. Vi har videreført prosjektet ved å ta i bruk læringssamtaler og utviklingssamtaler gjennom barnehageåret. Medarbeiderundersøkelse MTU-2009 viser at medarbeiderne trives godt i jobben og blir sett og hørt av nærmeste leder. Vi har gode resultater i personalgruppa i forhold til et aksepterende og utviklende læringsmiljø. MTU 2009 viser at andelen av de ansatte som kjenner til avvikssystemet og håndboka i Arendal kommune har økt. Dette har vært et av satsningsområdene etter forrige MTU. HMS utvalget har dette året jobbet med interne rutiner og internkontroll. Enheten har dette året søkt om å bli miljøfyrtårnsertifisert. Søknaden er ikke godkjent da enkelte avvik ikke er lukket. Vi vil ikke kunne bli sertifisert før uteområdene våre kan godkjennes i forhold til gjeldende regelverk og forskrifter. 83

84 Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,2 Brutto inntekter ,9 Netto utgifter ,0 *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk 25,10 25,10 27 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Enten har fått økte inntekter i form av statstilskudd. Barnehagene i enheten har stort behov for oppgradering og renovering både ute og inne. Ekstrainntekter 2009 har gått til dette formålet. Enheten har som det ble lagt opp til i budsjettvedtaket brukt kr fra disposisjonsfondet for å balansere budsjettet årsverk er enhetens grunnbemanning. Enheten har hatt en økt bemanningsressurs på 1,9 årsverk. Dette er stillinger knyttet opp mot barn med funksjonshemninger og barn med særlige behov. Kostnader til disse stillingene blir refundert fra NAV og Arendal kommune. 84

85 Enhet Enhetsleder 56 Stinta barnehageenhet Sigrun Therese Lundberg Styringskart Resultater er for 2009, med unntak av brukerperspektivet som er fra 2008 Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Strømsbuåsen barnehage åpnet 17. august 2009 i helt nye lokaler. Den nye barnehagen har gjort det mulig å drive mer fleksibelt enn tidligere i forhold til inntak av barn og ressursutnyttelse. Kapasitetsøkningen førte til økt statstilskudd på kr ,-. Det forklarer det høye overskuddet i regnskapet. Størsteparten av dette overskuddet skulle vært brukt til en ekstra pedagogstilling, men den ble først opprettet nå i 2010 på grunn av usikkerhet i om vi i startfasen ville få fylt opp alle plassene og utnyttet kapasiteten i den nye barnehagen fullt ut. Gåsungen barnehage er snart 20 år og har trengt sårt til oppussing. Vi har nå fått innvendig trapp opp til Grendehuset. Her har vi fått nytt personalrom og et stort fellesrom for barna. Vi har også fått helt nytt kjøkken som i disse dager er på plass. Det gamle personalrommet og et lite lager er blitt et fint møterom ved å fjerne veggen mellom rommene. Det betyr at Gåsungen barnehage har fått en skikkelig oppgradering. Det som gjenstår nå en del oppussing/maling som må tas etter hvert. 85

86 De kommunale barnehagene har gjennomgått en lovlighetskontroll fra Fylkesmannen angående reduksjon av ledelsesressursen. Bystyrevedtaket fra mars 2009 oppheves og det føres tilbake 10 % ledelsesressurs til enheten. Kommentarer til Styringskartet Brukerundersøkelsen fra 2008 ble gjennomført i en periode hvor det var planlagt store endringer i enheten (flytting av Regnbuen barnehage til Tommeliten, og senere bygging av ny barnehage på Strømsbuåsen) og resultatet er påvirket av dette. Brukerne gir i dag klare tilbakemeldinger i den daglige kontakten på at de er fornøyde med tilbudet. Vi har en godt utviklet og oppegående hjemmeside for enheten ( og gjennomfører i disse dager en brukerundersøkelse for å kartlegge hvor fornøyde foreldrene er med denne. Vi gjennomfører jevnlige foreldresamtaler, foreldremøter og samarbeidsutvalgsmøter i barnehagene. Medarbeiderne har vært gjennom store endringer i forhold til oppstart av Strømsbuåsen barnehage. Det har vært en krevende prosess for alle, og vi ser at vi lykkes etter hvert. Endring tar tid, og vi jobber kontinuerlig for å finne de beste løsningene for den nye barnehagen og for enheten samlet. Vi har jobbet med interne rutiner for internkontroll og har laget prosedyre- og beredskapspermer til barnehagene. Vi må jobbe videre med å gjøre dette godt nok kjent for alle som jobber i enheten. Den største utfordringen er å gi god nok informasjon og opplæring til nyansatte og vikarer. Fraværsstatistikken viser en god utvikling i enheten. Korttidsfraværet er litt høyt i forhold til periodemålet, men likevel innenfor et akseptabelt nivå. Jeg ser at disse tallene ikke er konstante, men i stadig endring. Det er naturlig at det vil gå litt opp og ned i forhold til dette, men vi jobber med nærvær og enhetens tiltaksplan i forhold til Nærværsprosjektet, med fokus på arbeidsglede for de som er på jobb. Parallelt med dette er det tett oppfølging av de sykemeldte. HMS-utvalget har 10 møter i året. Det økonomiske overskuddet er forklart ovenfor og viser at overskuddet kommer av økte inntekter. Inngangspartiet i Strømsbuåsen barnehage er overfylt med sand som er brukt som underlag til lekestativene. Dette har vist seg å være en svært dårlig løsning, så sanden må byttes ut med gummimatter våren Det hadde vært et ønske å kunne bruke en del av overskuddet til dette. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,5 Brutto inntekter ,3 Netto utgifter ,6 *Regnskap

87 Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk 21,9 21,9 25,9 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Vi økte i utgangspunktet kapasiteten med 14 småbarnsplasser i Strømsbuåsen barnehage, noe som krevde opprettelse av fire nye stillinger i enheten. Enhetens grunnbemanning er på 23,6 årsverk og 2,3 årsverk er knyttet opp mot barn med særskilte behov. For å kunne utnytte barnehagens kapasitet i forhold til fleksibelt inntak av barn er det behov for en ekstra pedagogstilling i tillegg til de fire nyopprettede stillingene. Dette skulle egentlig ha vært på plass i fra oppstart i høst, men p.g.a. usikkerhet i forhold til hvor mange nye plasser det var behov for i enheten ble det holdt igjen på denne stillingen. For å redusere ventelistene i kommunen (jf. Lovfestet rett til barnehageplass) må vi drive fleksibelt for å gi plass til flest mulig barn. Dette krever opprettelse av en ekstra pedagogstilling i En økning i årsverk må kunne gjennomføres innenfor gitte rammer, noen som økte inntekter viser er mulig. 87

88 Enhet Enhetsleder 57 Jovannslia/ Lia barnehageenhet Janne Andersen Styringskart Resultater er for 2009 med unntak av brukerperspektivet som er fra Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten 1. august 2009 ble Jovannslia og Lia barnehage slått sammen til en enhet med felles leder. Det er gjort budsjettjusteringer fra denne datoen. Den nye enheten Jovannslia/Lia barnehageenhet har beholdt Moltemyr barnehageenhet sitt gamle ansvarsnummer nr 57. Barnehageåret 2009/2010 har Jovannslia barnehage utvidet barnehagen med 9 plasser. For å opprettholde denne driften høsten 2010 må det foretas branntekniske utbedringer på bygget i løpet av våren Det er dialog med Eiendom om dette arbeidet. De kommunale barnehagene har gjennomgått en lovlighetskontroll fra Fylkesmannen angående reduksjon av ledelsesressursen. Bystyrevedtak fra mars 2009 oppheves. 88

89 Kommentarer til Styringskartet Brukerne gir tilbakemeldinger om at de er fornøyde med barnehagetilbudet. Enheten kom dårligst ut på brukermedvirkning. Vi har fokus på dette gjennom foreldresamtaler, foreldremøter, gjennom samarbeidsutvalgsmøter og gjennom den daglige kontakten med foreldrene. Medarbeiderundersøkelsen viser at de ansatte trives godt. De opplever medvirkning og opplevelse av å bli sett og hørt av nærmeste leder. Nærværsprosenten er lavere enn målsetting. Vi har fokus på nærvær gjennom handlingsplan for nærvær; der trivsel og trygghet er fokusområder. Vi har tett oppfølging av sykemeldte og vi har et nært samarbeid med Nav og Agder Arbeidsmiljø. Andelen som kjenner til avviksrapporteringssystemet har økt siden sist måling. Det må vies oppmerksomhet til HMS- håndboken. Kjennskap til denne kommer dårlig ut på undersøkelsen. Enheten har økte inntekter i form av statstilskudd og sparte utgifter til styrerstilling i Lia barnehage våren Dette er hovedsakelig årsaken til enhetens overskudd. For å få til utbedringer på det branntekniske anlegget i Jovannslia barnehage er det tenkt at enheten bidrar med ca for å få den godkjenningen vi trenger. Enheten har fokus på god økonomistyring. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,3 % Brutto inntekter ,9 % Netto utgifter ,9 % *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk 16,2 17,4 33,4 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Planlagte årsverk for 2009 er 29,73. Økning i årsverk skyldes sammenslåing av barnehagene, økning i antall plasser i Jovannslia barnehage og styrking i forhold til barn med spesielle behov. 89

90 Enhet Enhetsleder 63 Øyestad barnehageenhet Gjertrud Halle Styringskart Resultater er for 2009, med unntak av brukerperspektivet som er fra 2008 Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten 1.august 2009 ble Rykene, Nedenes og Løddesøl slått sammen til en ny enhet, med felles leder. Det ble gjort budsjettendringer fra samme dato. Det ble overført budsjett midler fra Rykene og Løddesøl til ansvarsnummer 63, tidligere Nedenes barnehage. Til sammen utgjorde rammen for Øyestad barnehageenhet kr Til sammenligning hadde Nedenes barnehageenhet fått en ramme for 2009 på kr Den nye enheten ble utvidet med 3 avdelinger og fikk utvidet sin budsjettramme med ca. kr Denne rammen lå mellom 1.5 mill 2.0 mill. under andre barnehageenheter i kommunen som er sammenlignbare. Enheten hadde ved årets slutt et mer for bruk på ca Dette mer forbruket skyldes lønnsmidler til spesialpedagog i 40% stilling samt ekstra førskolelærer i 80 % stilling, som ikke ble kompensert fra barnehage- skolekontoret i 2009, men ble overført til 2010 budsjettet. De kommunale barnehagene har gjennomgått en lovlighetskontroll fra Fylkesmannen angående reduksjon av ledelsesressursen og reiseavstand mellom avdelingene. Bystyrevedtaket fra mars 2009 oppheves. 90

91 Kommentarer til Styringskartet Det har ikke blitt gjennomført noen bruker undersøkelse i Men ut fra undersøkelsen i 2008 ligger enheten noe under på 3 av periodemålene. Enheten kom dårligst ut på brukermedvirkning. Vi har i den senere tiden hatt fokus på dette gjennom foreldresamtaler, samarbeidsutvalgsmøter og i den daglige kontakten med foreldre. Medarbeiderundersøkelsen viser at ansatte i Øyestad barnehageenhet trives godt, og at vi i 2009 hadde et høyt nærvær, 94.3 %. Vi må fortsatt ha fokus på HMS- håndboken og avviksrapporteringssystemet, her skårer enheten alt for lavt. Vi har jobbet med å utarbeide beredskapsplaner og prosedyrebeskrivelser. Merutgiftene i forhold til budsjett skyldes grunner tidligere nevnt i årsmeldingen. Ellers var 2009 et år uten rom for nyinvesteringer / oppgradering av noe slag. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,8 Brutto inntekter ,8 Netto utgifter ,0 *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Økning i årsverk skyldes sammenslåing av barnehagene. Øyestad barnehageenhet er den eneste kommunale barnehageenheten som ikke har fått tilført lønnsmidler til spesialpedagog. Men har i 2009 fått lønnsmidler til dette gjennom barnehageskolekontoret. 91

92 Enhet Enhetsleder 64 Omsorg Vest Per Øyvind Larsen Styringskart Resultater er for 2009 unntatt resultater for brukerundersøkelsen som er fra Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Omsorg Vest ble en ny enhet f.o.m samtidig med at hele enhetsstrukturen innen omsorgstjenestene ble endret. Den nye enheten består av Plankemyra, Røed og Nyskogen bo og omsorgssenter, tre hjemmesykepleieteam som gir tjenester til brukere som bor vest for Barbuelva, samt nattpatruljen som gir hjemmesykepleie på natt til brukere i hele kommunen. Strukturendringen har vært krevende i et år med store økonomiske utfordringer, men endringen oppleves i hovedsak som svært positiv. Kommentarer til Styringskartet Brukere/kvalitet: Det har ikke vært gjennomført brukerundersøkelse for noen av enhetens brukergrupper i

93 Antall avvik innenfor kvalitet på tjeneste økte betydelig i løpet av året. Hovedårsaken forklares med økt arbeids- og tidspress. Medarbeidere: Nærværstallene for enheten er så mye som 7,1 % lavere enn målsettingen på 92 %. Det er særlig langtidsfraværet som har økt. Reduksjonen i nærværstallene sammenlignet med 2008 har nok flere årsaker. Betydelig økt asrbeidspress, mindre muligheter for tilrettelegging, samt større press på teamlederstillingene med mindre muligheter for individuell forebygging og oppfølging vurderes som de viktigste. Det er utarbeidet tiltaksplan på det enkelte team. Det er veldig positivt at ansatte opplever høy grad av medarbeidertilfredshet på egen arbeidsplass (resultat 5,2 / mål 4,7) og at ansatte opplever å bli sett og hørt av nærmeste leder (resultat 5,0 / mål 4,7). Opplevelse av medvirkning ligger bare 0,1 % under målet på 4,7 %. Prosesser: Ansatte i enheten har mye bedre kjennskap til avvikssystemet enn ved forrige måling, og resultatet ligger nå bare 1,9 % poeng under målet på 90 %. Avvikshåndtering var et viktig satsningsområde i 2009 og vil videreføres til Antall ansatte som kjenner til håndboka er så mye som 32,2 % lavere enn målsettingen på 90 %. Nedbemanninger og høyt arbeidspress medførte at arbeid og fokus med håndbøkene måtte nedprioriteres i Håndbøker og prosedyrer er imdletid et av satsningsområdene for enheten i 2010 og det knytttes forventninger til at den nye håndboka blir mer brukervennlig enn den eksisterende. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,3 Brutto inntekter ,0 Netto utgifter ,0 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 204,5 Andel ansatte i enheten i deltidsstillinger (under 14,3 % 40% stilling) 93

94 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Enheten avleverer 2009 regnskapet med et underskudd på 1,3 mill kr. Enheten hadde ved inngangen til driftsåret et uløst sparekrav pålydende 14,0 mill kr. Enhetens uløste sparekrav skyldes blant annet foreslåtte tiltak som ikke har fått politisk tilslutning, samt boliggjøring som ikke har latt seg gjennomføre i tråd med planen. Ref. 1. tertial Omsorg vest har hatt flere elementer som har forsterket enhetens utfordring ytterligere. Kort oppsummert har dette vært: et betydelig økt antall brukere i hjemmesykepleien, jmf. produksjonstall for 2009 har antall brukere økt gjennom året med over 9 %, estimert tid med over 15 %. manglende kompensasjon for flere år med prisstigning økte strømutgifter uforutsette kostnader i forbindelse med innføring av mulitidoseprosjektet høy skadefrekvens på leasingbilene Det ble iverksatt omfattende tiltak ved inngangen til 2009 med mål om å kunne bringe enheten i balanse ved utgangen av året. Tiltakene er behørig omtalt både ved 1. og 2. tertial Kort oppsummert var sparetiltakene som følger: halvering i antall faste sykevikarstillinger, nedbemanning i hjemmesykepleien og ved institusjonene til et forsvarlig nivå, reduksjon i nattpatruljen (hjemmesykepleie på natt) tilsvarende 3,55 årsverk, reduksjon av 2 plasser ved lindrende avdeling (halvårseffekt), avvikling av dobbeltrom ved Nyskogen og Røed Bos til sammen 3,8 årsverk, samt sterkt begrenset innkjøp og kursdeltakelse. Alle disse tiltakene har gitt svært gode resultater og sammen med økte inntekter gitt så stor uttelling at enheten nesten klarte å komme i balanse ved utgangen av Et varslet merforbruk ved 2. tertial på 5,4 mill kr er redusert til et merforbruk på 1,3 mill kr. 94

95 Enhet Enhetsleder 65 Omsorg Øst Agnethe Tholle Styringskart Resultater er for Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Fra januar 2009 ble nye Omsorg Øst etablert som ny omsorgsenhet etter ny organisering av hele omsorgssektoren. Enheten har tjenestene sykehjem, bokollektiv, hjemmesykepleie og dagsentere. I østre del av kommunen. Ved inngangen til 2009 ble følgende målsettinger for enheten satt: Videreutvikle myndiggjorte medarbeidere. Myndiggjorte medarbeidere. Fordeling av oppgaver og ansvar. Skape felles kultur og mål. Miljøskapende arbeid i teamene fundert på oppgaver, løsninger og dialog. 95

96 Service og brukerrettet arbeid med holdninger. Brukerdialog og brukerforum. Større fokus på møte med de pårørende. Ressursstyring utover økonomi som for eksempel kompetansefokus, rett person på rett plass. Kvalitet: Det er i 2009 etablert nytt Kvalitetsutvalg på enheten. Kvalitetsutvalget har overvåket kvaliteten på tjenestene i et brukerperspektiv og behandlet avviksrapporter basert på kvalitetsavvik meldt av ansatte. Under vises utviklingen på kvalitetsavvik. Utvikling kvalitetsavvik 2009: Meldte avvik 1. tertial tertial tertial 09 A: Stress / tidspress B: Vold / trakassering C: Ergonomi D: Medisinske / biologiske forhold E: Annet Kat. A Kat. B Kat. C Kat. D Kat. E 1. Tert. 2. Tert. 3. Tert. Som det fremgår i tabellen er det en økning i meldte kvalitetsavvik p.g.a. stress / tidspress. Avvik som gjelder medisinske og biologiske forhold strever man med å få ned. Disse avvik har vært tema på samtlige kvalitetsutvalgsmøter med tanke på å sikre internkontrollsystemer og ansattes melderutiner. En del meldte avvik er feil som er oppfanget i teamenes internkontrollsystemer slik at bruker ikke er berørt. Fra 2010 endres praksis slik at den type avvik ikke skal meldes. I 2010 skal det lages ROS analyser og ny kvalitetsplan for enheten. HMS: Enheten etablerte i 2009 nytt HMS-utvalg. HMS-utvalget har hatt fokus på arbeidsmiljø og nærvær og fulgt opp avviksrapportering i tråd med vedtatte rutiner. Utvikling HMS-avvik 2009 Meldte avvik 1. tertial tertial tertial 09 A: Stress /tidspress B: Vold / trakassering C: Ergonomi D: Medisinske / biologiske forhold E: Annet

97 Kat. A Kat. B Kat. C Kat. D Kat. E 1. Tert. 2. Tert. 3. Tert. Avvik i kat. A: Har sin hovedforklaring i den stramme økonomistyring og redusert innleie av vikarer og vakante stillinger gjennom hele året. Avvik i kat. B: Kan forklares med at man over tid hadde en utagerende bruker på en av institusjonene i enheten. Avvik i kategori D: Det er positivt å registrere at det ikke er noen avvik i 3. tertial Medarbeidetilfredshetsundersøkelsen viser at de fleste er tilfredse med arbeidsmiljøet og at de opplever å bli sett og hørt av sin nærmeste leder. Enheten må jobbe mer med å få alle ansatte kjent med håndboka. Nærvær: Korttidsfraværet var i ,2 % og langtidsfraværet var 8,9 %. Samlet nærvær var 88,9 %. Mål for året var 92 % nærvær dette har man ikke oppnådd. I HMS rapportene er det meldt om økt opplevelse av arbeidspress dette er omtalt under punkt HMS i denne rapporten. Alle team er engasjert i nærværsprogrammet og alle har i høst laget handlingsplan for sine team. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,6 Brutto inntekter ,6 Netto utgifter ,1 *Regnskap Ressurser Utførte årsverk Regnskap 2007 Regnskap 2008 Regnskap ,50 årsverk Andel ansatte i enheten i deltidsstillinger (under 40 % stilling) 19,2 % 97

98 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Enheten avleverer 2009 regnskapet med et underskudd på 5,4 mill kr.. Enhetens uløste sparekrav ved inngangen til året skyldtes blant annet foreslåtte tiltak som ikke fikk politisk tilslutning. Rådmannen har så langt ikke funnet grunnlag for å fremme alternativt forslag til nedlegging av Flosta Bokollektiv (rådmannens del 1, tertialrapport ), dette forhold utgjør ca. 2 mill. kr av enhetens underskudd. Videre har ikke boliggjøringen latt seg gjennomføre i tråd med planen, ref. 1. tertial Videre har Omsorg øst hatt elementer som har forsterket enhetens utfordring ytterligere. Manglende kompensasjon for flere år med prisstigning. Økte strømutgifter som følge av ny avtale. Uforutsette kostnader i forbindelse med innføring av mulitidoseprosjektet samt høy skadefrekvens på leasingbilene. Økte transportutgifter som følge av flere oppdrag i enheten For å kompensere for dette ble det derfor iverksatt omfattende tiltak ved inngangen til og gjennom 1. halvdel av 2009 for å kunne bringe balanse i enheten ved utgangen av året. Tiltakene er behørig omtalt både ved 1.og 2. tertial Vi vil allikevel trekke frem følgende tiltak: Enheten har reversert bruken av faste sykevikarstillinger i hjemmesykepleien og ved institusjonene. Avvikling av 4 dobbeltrom ved Saltrød og Færvik Bo-og omsorgssenter er gjennomført og avvikling av Kongshavntunet. I tillegg har enheten kjørt med redusert bemanning gjennom store deler av året ved å holde stillinger / vakter ledig. Ved å gå under oppsatt turnus får enheten en rask og reell innsparing.. Alle disse tiltakene har gitt resultater. Enheten har en positiv utvikling og resultatet forbedret seg i takt med at tiltakene slo inn. Et varslet merforbruk ved 2. tertial på 7,1 mill kr er redusert til et merforbruk ved årets slutt på 5,4 mill kr (2 mill. av dette beløpet skyldes Flosta bokollektiv som måtte videreføres i siste halvår av 2009) 98

99 Enhet Enhetsleder 66 Psykisk helse & rus Tora Halvorsen, Ellen Kopstad Styringskart Resultater er for Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten. Ny enhet i 2009 som består av Boteam Øst (Saltrød botilbud og Eydehavn bofellesskap), Boteam Vest (Ørbæk og Boa) og Team behandling, oppfølging og aktivitet (Psykiatrisk sykepleiertjeneste, Miljøarbeidertjenesten, Feltsykepleien, Fengselshelsetjenesten, Moland dagsenter, Langsæ dagsenter, Brukerstyrt senter og Tredje etasje). Fra høsten 2009 ble His Senter og Velkommen til fellesskapet overført fra Nav til Psykisk helse&rus. Den tidligere tjenestekoordinatorstillingen opphørte ved ny organisering. Driften av enheten finansieres i stor grad av statlige tilskudd og prosjektmidler, og det må årlig søkes om midler samt rapporteres på tidligere tilskudd. Dette er både tidkrevende og tidvis komplisert. Høsten 2009 ble Rusplanen for Arendal kommune vedtatt politisk. Enheten har medvirket i arbeidet med boliger til bostedsløse. 99

100 Enhetens ansvarsområde er komplisert med en ressurskrevende brukergruppe. Dette har gitt store økonomiske og organisatoriske utfordringer. Det har vært krevende å få oversikt og struktur i enheten. Enhetsleder har også ansvar for enhet Aktivitet&Service. Kommentarer til styringskartet Brukere/kvalitet: Det er ikke gjennomført brukerundersøkelser i Medarbeidere: Nærværet er for lavt i fht målsetningen. De ansatte i enheten har mange utfordringer i fht en krevende jobbsituasjon med blant annet trusler og vold. Det er et kontinuerlig fokus på dette og det gjennomføres systematisk veiledning for ansatte. I fengselshelsetjenesten har de fast ansatte vært sykmeldte store deler av året og driften har vært basert på dyktige vikarer. Opplevelsen av å bli sett og hørt av nærmeste leder scorer gult, og kan ha sammenheng med tidspresset og manglende tilgjengelighet som teamlederne opplever i fht til sin lederfunksjon. Prosesser: Det er gledelig at det scores grønt på kjennskap til avvikssystemet, og det brukes også aktivt av de ansatte i enheten. Håndbøker og prosedyrer er et av satsningsområdene for kvalitetsutvalget. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,1 Brutto inntekter ,5 Netto utgifter ,5 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 77,3 Andel ansatte i enheten i deltidsstillinger (under 5 % 40% stilling) Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Enheten avleverer 2009 regnskapet med et overskudd på 0,2 mill kr. Til tross for at enhetene startet året med et uløst sparekrav på ca 2,0 mill kr og svært begrensede økonomiske ressurser har enheten gradvis tilpasset de økonomiske rammer. Enheten har løst de 100

101 ulike utfordringer blant annet ved å holde ledige stillinger vakante i perioder. I tillegg er innleie av vikarer ved fravær og permisjoner redusert til et minimum. Enheten fikk i tillegg overført en kostnadskrevende bruker. Dette opplegget kostet enheten 4,3 mill kr og 3,0 mill kr ble kompensert gjennom forskjellige kommunale ordninger. Enheten måtte allikevel bære 1,3 mill av dette av egen ramme. 101

102 Enhet Enhetsleder 67 Mestring & rehabilitering Ragnhild Vignes Styringskart Resultater er for Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Mestring & Rehabilitering ble en ny enhet f.o.m samtidig med at hele enhetsstrukturen innen omsorgstjenestene ble endret. Den nye enheten består av botilbud, dagtilbud og avlastning for personer med utviklingshemning, autisme og multifunksjonshemning, samt rehabilitering, korttid- og avlastningstilbud og andre avdelinger for eldre og/eller personer med ulike funksjonshemninger på Arendal bo- og rehabiliteringssenter. Strukturendringen har vært krevende i et år med store økonomiske utfordringer, men endringen oppleves i hovedsak svært positivt med hensyn til å få en bedre samordning av tjenester til funksjonshemmede med til dels store sammensatte behov. Kommentarer til Styringskartet Brukere: Det har ikke vært gjennomført brukerundersøkelse for noen av enhetens brukergrupper i

103 Medarbeidere: Nærværstallene for enheten er 3 % lavere enn målsetting. Det jobbes med tiltak på den enkelte arbeidsplass jfr. tiltaksplan som er utarbeidet på det enkelte team. I 2010 setter enheten særlig fokus på Vold og trusler. Dette vil omhandle oppfølging overfor arbeidsmiljø med utfordrende adferd, vold og trusler, samt forbygging og bearbeiding av hendelser. Dette arbeidet er igangsatt av enhetens HMS-utvalg og støttes av midler fra NAV. Lederteamets arbeidssituasjon og oppgaver har vært/ er en viktig del av HMS-arbeidet i enheten. Det følges opp i 2010 med ulike tiltak for å bedre teamledernes hverdag. Det er veldig positivt at ansatte opplever høy grad av medarbeidertilfredshet på egen arbeidsplass (resultat 5,2 / mål 4,7) og at ansatte opplever å bli sett og hørt av nærmeste leder (resultat 4,9 / mål 4,7). Opplevelse av medvirkning ligger litt under målet (resultat 4,6 / mål 4,7). Dette vil vi sette fokus på bl.a. gjennom innføring av fleksibel arbeidstidsordning i enheten. Prosesser Ansatte i enheten har god kjennskap til avvikssystem. Håndbøker og prosedyrer er et av satsningsområdene for kvalitetsutvalget. Fortsatt meldes om manglende kjennskap til Håndboka. Vi håper den nye løsningen vedr håndbok blir mer brukervennlig enn den eksisterende. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,2 Brutto inntekter ,5 Netto utgifter ,3 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 215,0 Andel ansatte i enheten i deltidsstillinger (under 13,7 % 40 % stilling) Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Enheten avleverer 2009 regnskapet med et underskudd på 1,7 mill kr. 103

104 Enheten hadde ved inngangen til driftsåret et uløst sparekrav pålydende 3,7 mill kr. I tillegg fikk enheten ansvaret for et barn med behov for avlastning/støttekontakt i regi av barnevernstjenesten. Enhetens uløste sparekrav skyldes blant annet foreslåtte tiltak som ikke har fått politisk tilslutning samt boliggjøring som ikke har latt seg gjennomføre i tråd med planen. Ref. 1. tertial Det ble iverksatt omfattende tiltak for å kunne bringe balanse i enheten ved utgangen av Tiltakene er omtalt både ved 1. og 2. tertial Til tross for at enhetene satt inn flere tiltak av klarte ikke enheten å komme i balanse. Dette er for øvrig i tråd med det varslede merforbruket gjennom 2. tertial Enheten har benyttet 0,8 mill fra disposisjonsfond. (rest) 104

105 Enhet Enhetsleder 68 Aktivitet & service Tora Halvorsen, Ellen Kopstad Styringskart Resultater er for Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten 2009 er første år i den nye enheten Aktivitet&Service, som består av Stab/støtte, Hjemmehjelpstjenesten, Kjøkken/Vaskeri/Renhold, Kultur og aktivitet i omsorg og Tjenestekontoret. Demensrådgiver og 2 HR medarbeidere er også plassert i stab hos enhetsleder. I tillegg har enhetsleder ansvaret for enhet Psykisk helse&rus. Samling av alle kjøkken under en leder oppleves som en styrking av tjenesten, og det jobbes godt for å få en jevn og høy kvalitet på tilbud og service. Det samme gjelder for renhold og vaskeri. De somatiske dagsentrene har også fått felles ledelse og man vil kunne dra veksel på hverandres kompetanse på en bedre måte. Det har vært utfordringer i transporttjenesten grunnet stor økning i antall oppdrag, samtidig som man forsøker å få tjenesten og det organisatoriske under kontroll. Enhetens sparekrav har medført en reduksjon på tre årsverk i hjemmehjelpstjenesten. Antall hjemmehjelpsoppdrag har ikke blitt tilsvarende redusert og en har ikke oppnådd økonomisk. Stillinger har vært holdt vakante i enheten der det har vært vanskelig å få inn kvalifisert vikarer, f.eks i stab/støtte. 105

106 Kommentarer til Styringskartet Brukere/kvalitet: Brukerne opplever å bli møtt med respekt, men det scores gult på brukertilfredsheten. Brukere opplever å få innvilget færre timer enn før og kun til det man ikke selv kan utføre. Dette kan innvirke på scoren. Medarbeidere: Nærvær: Lavt korttidsfravær, høyt langtidsfravær. Mange i enheten har tungt fysisk arbeid over mange år, som gir slitasjeskader. Agder Arbeidsmiljø brukes aktivt inn i nærværsarbeidet for å finne løsninger, og man har også med hell byttet arbeidsplass innen enheten. Stab/støtte og Tjenestekontoret opplever større tidspress og større volum i oppgaver. Det er ikke lett å få inn kvalifiserte vikarer ved sykdom på disse arbeidsplassene. Prosesser/HMS: Alle teamledere har avvik og nærvær på programmet på personalmøter. Alle teamledere kjenner til håndboken og kommunens øvrige styringsinformasjon. Avviksbehandling er en del av HMS/kvalitetsutvalgsarbeidet i enheten. Økonomi: Kostøret er for lavt og er vedtatt justert for Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,2 Brutto inntekter ,7 Netto utgifter ,4 *Regnskap Ressurser Regnskap Regnskap Regnskap Utførte årsverk 115,7 Andel ansatte i enheten i deltidsstillinger (under 11,05 % 40% stilling) Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Enheten avleverer 2009 regnskapet med et underskudd på 1,8 mill kr. 106

107 Enheten hadde ved inngangen til driftsåret et uløst sparekrav pålydende 3,1 mill kr. Enhetens uløste sparekrav skyldes blant annet foreslåtte tiltak som ikke har fått politisk tilslutning samt boliggjøring som ikke har latt seg gjennomføre i tråd med planen. Ref. 1. tertial Det ble iverksatt omfattende tiltak for å kunne bringe balanse i enheten ved utgangen av Tiltakene er omtalt både ved 1. og 2. tertial 2009, men kan kort beskrives som følgende: Redusert 1 årsverk miljøarbeider, redusert 3 årsverk i hjemmehjelpsteamet, redusert omsorgslønn med 0,2 mill kr. I tillegg har enheten tilstrebet et aktivitetsnivå som står i forhold til de ressurser som har vært tilgjengelig. Dette har medført en gradvis tilnærming til balanse og til tross for at enheten ikke klarer målsettingen om balanse for inneværende år er trenden positiv og vil videreføres inn i Enheten varslet gjennom 2. tertial et merforbruk på 1,0 mill kr. 107

108 Enhet Enhetsleder 75 NAV Geir Svendsen NAV Arendal har hatt et krevende år i Finanskrisen med stor økt ledighet og stor tiltaksaktivitet har utfordret enheten. Dette har også medført økt behov for sosialhjelp for en del brukere. NAV Arendal har på tross av dette hatt en fin utvikling og er stolte over å ha håndtert utfordringene på en god måte. Virkeområdet til NAV er omfattende og på en del områder samsvarer ikke personalressursen med forventningene til tjenestenivå. Styringskart Resultater er for Kommentarer til Syringskartet Økonomi Enhetens resultat med et mindreforbruk på 0,7 % var bedre enn forventet. Effekten av finanskrisen er fortsatt økende når det gjelder sosiale konsekvenser. Denne forsinkelsen gjør at antall som trenger bistand i en vanskelig livssituasjon nok vil øke videre i 2010, noe som ble styrket ved at antall arbeidsledige økte mot slutten av Flyktning. Arendal bosatte 66 flyktninger i 2009 eksklusive familiegjenforeninger. Det var 91 personer i arbeid via introduksjonsprogrammet. En del flyktninger som ikke kommer i jobb etter de 2 årene introduksjonsprogrammet varer kan gå videre til kvalifiseringsprogrammet. Samlet gikk flyktningområdene noe uventet med ca 1,8 mill i overskudd, mye grunnet stor bosetning i desember Kr 0,7 mill av disse ble overført til flyktningfondet i NAV, de resterende 1,1 mill ble satt på bundet fond utenfor NAV. Flyktningfondet er på 3,3 mill pr Planlagt bruk i 108

109 2010 vil redusere fondet til 1,6 mill og dette er i minste laget i forhold til fondets funksjon som buffer opp mot bosetting av flyktninger. Forsvinner bufferfunksjonen vil man måtte ta et negativt resultat som underskudd. KVP, hadde 114 brukere i tiltaket i snitt i Tiltaket er hovedsakelig finansiert av statlig tilskudd (ca 8,5 mill) og statlig refusjon individstønad (3,1 mill). Kommunens egenandel var ca 0,7 mill. Antatt sparte sosialhjelpsutgifter er ca 6.0 mill. Mange av brukerne går videre til jobb eller utdanning slik målsetningen er. Veiledende satser var uendret fra 2008 og var med på å holde utgiftene nede på sosialhjelpsutbetalingene til livsopphold. Boutgiftene økte med 6,2 % og var med på å dra opp utgiftsnivået til sosialhjelp. Totalt ble enheten tilført 2,25 mill til økt sosialhjelp som følge av finanskrisen. Videre ble enheten kompensert med 0,8 mill til den årlige justeringen av grunnbeløpet i folketrygden. Grunnbeløpet er knyttet til utbetalinger i Kvalifiseringsprogrammet og Introduksjonsprogrammet. Organisasjon His og VTF er kommunale arbeidstiltak primært brukt opp mot kvalifiseringsprogrammet. På bakgrunn av henvendelse fra Riksrevisjonen ble disse prosjektene i bystyresak i juni 2009 overført til enhet for rus og psykisk helse. Bakgrunnen var at tiltaksplassene ble kjøpt av NAV Arendal og denne dobbeltrollen med kjøp og administrasjon ikke var ønskelig. Bosetting av mindreårige flyktninger ble skilt ut som prosjekt og lagt direkte under rådmannen for vurdering av endelig organisering opp mot andre enheter knyttet til barn og unge. Prosjekt RAAD (fra Rus til Arbeid, Aktivitet og Deltagelse) ble etablert med forprosjekt i oktober for å finne alternative veier ut av rusavhengighet i tillegg til den tradisjonelle behandlingen via Helseforetakene. Henvendelsene i forbindelse med Gjeldsrådgivning er økende. NAV Arendal har 1 årsverk til dette for å jobbe opp mot gjeldsordningsloven. Gjeldsrådgivning må ikke forveksles med økonomirådgivning som alle veiledere ved NAV gir. Mot slutten av året fikk NAV innvilget prosjektmidler fra Husbanken til 1 stilling på årlig basis i inntil 3 år. Enheten har god styring på den delen av økonomien som er styrbar, samt gode analyser av samfunnsutviklingen og mindre styrbare parametre. Enheten har et eget HMS-utvalg som følger opp HMS arbeidet med planer, rapporter og tiltak. Det rapporteres til hoved AMU i begge styringslinjer. 109

110 Livsopphold + boutgifter pr. mnd Jan Febr Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des SNITT 2007 SNITT 2008 SNITT 2009 Kommenterer til Sosialhjelpsstatistikken: Den store variasjonen i den grafiske framstillingen beror blant annet på hoved utbetalingsdag for måneden. Regnskapssystemet gjør at det noen ganger kommer utbetalinger for 2 mnd. innenfor samme måned. Trenden for 2009 var at det ble litt færre brukere med sosialhjelp som hovedinntekt og litt flere med supplerende sosialhjelp. Dette medførte totalt sett lavere utbetalinger i snitt enn i Dette på tross av totalt sett flere brukere, høyere boutgifter (6,2 %) og finanskrise. Årsaken til dette er at NAV har mange tiltak og virkemidler, og har nådd målet om å få flere over på statlige arbeidsrettede tiltak. Antall i tiltak har aldre vært høyere. Det har også vært en svært stram vurdering og stilt vilkår om at alt annet skal være prøvd før sosialhjelp kommer til anvendelse. NAV Arendal stiller krav til brukerne dette er å ta brukerne på alvor og behandle dem respektfullt. Vi mener også at dette er godt faglig og samfunnsmessig arbeid. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,9 Brutto inntekter ,6 Netto utgifter ,7 *Regnskap

111 Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk 37,6 34,9 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Det er etablert gode økonomistyringsrutiner på enheten. Det er likevel mange konjunkturbaserte faktorer som fører til økte utgifter som f. eks arbeidsledighet, strøm og boligkostnader, samt bankene sin utlånsvilje og renter. De økte inntektene har spesielt med mottak av flyktninger å gjøre, men høy andel av statlige refusjoner har også bidratt til et godt resultat og som har kompensert for økte utgifter. Årsaken til reduksjon i årsverk er blant annet at His og VTF ble skilt ut. De 34,9 årsverkene er de enheten har budsjettmessig dekning for. 111

112 Enhet Enhetsleder 80 Legevakten Arnhild Glendrange Lund Styringskart Resultater er for Kommentarer til Styringskartet Ad. Forsvarlig behandling: LV har ikke hatt noen klagesaker på medisinsk grunnlag med medhold fra Fylkeslegen. Totalt antall klager i 2009 har vært 11, hvorav to er fra tidligere år. Ni av klagene er avsluttet, mens to ikke er ferdigbehandlet. Totalt antall henvendelser i 2009 var (telefoner/konsultasjoner/sykebesøk), og antall klager utgjør 0,011 %. Legevakten hadde tilsyn fra Helsetilsynet 18. og 19. november. Tilsynsområdene var: kommunikasjon, informasjon og samhandling; - internt i legevakten, - mellom legevakten og andre samarbeidspartnere, - rutiner og praksis for dokumentasjon og journalføring Prosedyrer og praksis for håndtering av henvendelser og mottak av pasienter - herunder fastsettelse av hastegrad og prioritering 112

113 Det ble ikke konstatert avvik eller gitt merknader ved tilsynet. Noen forslag til forbedringer skal jobbes videre med i Legevakten var i perioder av 2009 uten lege på dagtid. Dette var i overgangen fra en lege sluttet til en ny var på plass, og i forbindelse med fravær pga. sykdom og kurs. Vakante vakter på dagtid er ekstra utfordrende, da vikartilgangen er vesentlig mindre enn på andre tider av døgnet. Det er nå inngått en avtale om at turnuslegene i legevaktens distrikt, kan benyttes ved planlagt fravær eller lengre sykefravær, hvis annen vikar ikke er mulig. Ved akutt, uforutsett sykdom av kort varighet (1-2 dager), vil en fortsatt kunne oppleve at daglegevakten er uten lege. Ad. Fravær/nærvær: Legevakten hadde flere langtidssykemeldinger i 2009 pga alvorlig sykdom. Det er imidlertid avdekket flere feil med fraværsstatistikken, slik at det reelle tallet ikke er så høyt som det framkommer i styringskartet. Legevakten har et godt arbeidsmiljø, som det jobbes kontinuerlig med å opprettholde. Dette kan være medvirkende til det lave korttidsfraværet. Sentrale nøkkeltall 1000 kr Økonomi Rev. Avvik Regnskap Regnskap Regnskap budsjett i kr i % Brutto utgifter ,8 Brutto inntekter ,3 Netto utgifter ,1 *Regnskap Regnskap Regnskap Regnskap Ressurser Utførte årsverk 14,7 14,7 14,7 Kommentarer til sentrale nøkkeltall (inkl årsverk) Ad. Økonomi: Inntektene i form av egenandel og refusjon fra trygdekontoret på dag og natt, har vært mindre enn budsjettert. Noe av årsaken er at legevakten var uten daglege flere uker i Overgrepsmottaket ble også i 2009 finansiert av fond. For 2010 er dette lagt inn i budsjettet. Lønnsøkningen og økning i beredskapsgodtgjøringen til legevaktskjørende leger, var ikke lagt inn i budsjettet for 2009, noe som medførte overskridelse på disse postene. Legevaktens fond ble brukt for å redusere underskuddet for 2010, men er nå tomt. Underskuddet etter bruk av fond vil bli delt på de deltagende kommuner i For Arendals vedkommende 113

114 dekkes merforbruket av lønnskompensasjonen, slik at Arendal kommer ut med kr i mindreforbruk. Ad. Årsverk: Antall årsverk har vært uendret de siste årene, men 0,2 stilling er ikke hjemlet, men tatt av fond og må legges inn i neste års budsjett. 114

115 Enhet Enhetsleder 82 Hisøy skole Niels Songe - Møller Styringskart Resultater er for Spesielle organisatoriske og økonomiske hendelser i enheten Enheten hadde fra 2008 et merforbruk på nærmere 3 millioner kroner. Det ble gjort et omfattende arbeid med nedbemanning med tanke på å rette dette opp i I skolesektoren er det imidlertid ikke store økonomiske grep man kan gjøre i januar (midt i et skoleår). Derfor måtte hovedkuttet tas fra 1.august Da ble det gjort en omfattende nedbemanning (8,5 årsverk), mest på 115