Når omdømmet trues krisehåndtering i praksis. Kyrre Eggen og Hans-Christian Vadseth

Transkript

1 Når omdømmet trues krisehåndtering i praksis Kyrre Eggen og Hans-Christian Vadseth 20. Mai 2015

2 Når omdømmet trues Hva vi skal snakke om 01 Introduksjon 02 Case 1: Telefon fra journalist 03 Case 2: Intern oppdagelse intern varsling 04 Case 3: Økokrim på døra 05 Hva kan vi lære? 2

3 Introduksjon Krisesituasjoner har ofte både omdømmemessige og juridiske sider Illustrere gjennom tre caser Målsettinger og strategier for å håndtere casene Hva kan lære av casene? 3

4 Case 1: Telefon fra DN Onsdag kl 15:15 får Pål Thoresen, adm dir i den suksessrike teknologibedriften Future telefon fra den erfarne DN journalisten Knut Gravnes. Gravnes forteller at de jobber med en sak til lørdagens DN om patentrettigheter og virksomheters utnyttelse av unge forskere. Gravenes sier at Futures X-patent, grunnlaget for bedriftens suksess de siste årene, ble funnet opp av tidligere forskningsassistent Hasmir Hassan, og ikke Futures teknologidirektør Professor Lars Hansen. Gravnes viser til at to eksperter har konkludert med at Futures patentsøknad er sammenfallende med Hassans dr. grad. Gravnes ber om et intervju med Thoresen og Hansen kl 12 neste dag. Thoresen sier at han ikke kjenner til saken og ber om å få ringe tilbake til Gravnes i løpet av ett par timer. Når Thoresen kontakter Hansen for å få informasjon om hva dette kan dreie seg om reagerer Hansen emosjonelt. Han forteller at han var veileder for Hassans dr.grads prosjekt ved NTNU og at Hassan for to år siden var engasjert som forskningsassistent hos Future. Ifølge Hansen var Hassan helt udugelig og psykisk ustabil. Hansen fortalte bla om en episode hvor en tidligere kvinnelig ansatt følte seg truet av Hassan. Hansen sier at Hassan ikke hadde en eneste original tanke og at Hansen for å få Hassan ut av virksomheten praktisk talt måtte skrive Hassans dr. grad. Hva bør Thoresen gjøre? 4

5 Målsettinger og strategier Case 1 Hva er realistiske målsettinger? Saken vil neppe forsvinne Realistisk mål 1: Få saken utsatt til neste lørdag Realistisk mål 2: Få saken til å bli mer balansert ved å få gitt en samlet fremstilling av Futures versjon Hvilke umiddelbare tiltak bør gjøres? Skaffe seg tid Skaffe informasjon om DNs case og hva DN bygger på Fremskaffe dokumentasjon for Futures versjon Hva slags strategi bør velges? Angripe kilden Hassan? Angripe Media? Faktabasert argumentasjon mot påstandene i DNs sak. Hvem bør uttale seg? Professor Hansen? Adm dir? Pressetalsmann? Advokat? Hvordan bør man forholde seg til DN? 5

6 Case 2: Intern varsling Rigo er et fremgangsrikt olje service selskap med base i Stavanger, som er eid av det amerikanske oppkjøpsfondet Rig Star. Rig Star kjøpte ut selskapets grunder for to år siden, den ikke ukjente og svært karismatiske mangemillionæren Finn Kvarsnes, også kjent for sin bestselger "Climb high without failing a guide to high risk investments". Rigo genererer betydelige inntekter fra sitt samarbeid med det statseide Nigerian Oil Company (NOC). Per Klausen, nyansatt Chief Compliance Officer i Rigo mottar en anonym e-post via selskapets nyopprettedede interne varslingssystem. I e-posten gis det en detaljert beskrivelse av hvordan den 10-årige samarbeidsavtalen med NOC ble til. Det hevdes at adm dir i NOC foreslo at Kvarsnes skulle benytte konsulentselskapet NigRig i forhandlingene om samarbeidsavtalen. NigRig mottok visstnok et suksesshonorar på 5% av kontraktsverdien, anslagsvis 5 millioner dollar når kontrakten ble undertegnet. Videre hevdes det at sønnen til direktøren i NOC eier 60% av NigRig. Varsleren, som hevder han har skriftlig dokumentasjon, sier at han forventer at Rigo rydder opp. Klausen tar opp spørsmålet med juridisk direktør og adm dir i Rigo. Han foreslår umiddelbart å varsle Økokrim. Både adm dir og juridisk direktør er mer nølende. De peker begge på de potensielt svært skadelige konsekvensene en slik sak kan ha for selskapet. Hva bør selskapet gjøre? 6

7 Målsettinger og strategier Case 2 Risikoanalyse hva risikerer virksomheten? Kommersielt Rettslig Omdømmemessig Hva er realistiske målsettinger? Strategier Realistisk mål 1: Avklare om det er noe som helst hold i saken Realistisk mål 2: Analysere de forskjellige risiki og deres prioritet Realistisk mål 3: Gjennomtenkt analyse av sannsynlige hendelsesforløp og mulige risikoreduserende tiltak Intern undersøkelse Ekstern undersøkelse Medieberedskap Varsle myndighetene? 7

8 Case 3 CFO Aina Penge i elektrokjeden Kjempekjøp er alltid først på jobb. Denne dagen står det åtte personer og venter utenfor inngangsdøren til kontoret. De er fra Økokrim og Skatt Øst, og presenterer Penge for en ransakingsordre, og informerer om at Kjempekjøp er mistenkt for omfattende avgiftsunndragelse knyttet til import av hvite- og brunevarer. Idet Penge presenteres for ransakingsordren, ser hun også at det blir tatt bilder. Det er E24.no som er på stedet med fotograf og journalist. Penge må følge de åtte fra Økokrim og Skatt sør inn i lokalet, hvor de starter med å beslaglegge alle pc er i lokalet, og i tillegg begynner å pakke alle ringpermer fra Penges og CEOs kontor i kasser. De andre ansatte blir holdt igjen på utsiden etter hvert som de kommer på jobb, og Penge får heller ikke kontakte CEO og informere om razziaen. Etter fire timer forlater de åtte etterforskerne lokalene, og bærer med seg pc er og kasser med dokumentasjon. På utsiden er nå også DN, VG, Aftenposten, Finansavisen, TV 2 Nyhetskanalen og NRK til stede og filmer utbæringen. Hva bør selskapet gjøre i denne situasjonen? 8

9 Målsettinger og strategier Case 3 Hva er realistiske målsettinger? Realistisk mål 1: Ikke tape mer troverdighet Realistisk mål 2: Fremstå som ansvarlig i sakens utvikling Realistisk mål 3: Få oversikt over faktum og implikasjoner Strategier og tiltak Nøytrale (ikke konkluderende) uttalelser som skaper inntrykk av ansvarlighet og troverdighet Vurdere hvem som skal være talsmann. Selskapsrepresentanter? Advokat? Begge? Kommunikasjon med ansatte, kunder og samarbeidspartnere Iverksette prosesser for rasket mulig å få oversikt over faktum og rettslige implikasjoner de samme personene kan ikke gjøre alt - skille kommunikasjonsprosess fra faktumavklaring 9

10 Hva kan vi lære? Hvordan krisen håndteres er ofte viktigere enn krisen Forberedelse hjelper Risikovurdering Krisehåndteringsplan Tid gjennomtenkt respons Skaffe seg tid uten å virke unnvikende Hvem bør treffe beslutninger 10

11 Konsekvens Risikovurderingen Sannsynlighet 11 11

12 Eksempel på scenario : Lovbrudd av ansatt Handling Varsling Målgruppe Avsender Budskap Fakta OBS Finn fakta! Sjekke om vi har hatt tilsv saker før, og om vedk. kan ha vært involvert Sjekke arbeidskontrakt Mobilisere juridisk kompetanse Vurdere suspensjon Vurdere politianmeldels e 12 Ledelse og styre HR og evt. økonomifunksj on Nærmeste overordnede Ved påvist lovbrudd eller suspensjon: Kommunikasjo n Varsle evt. forulempet tredjepart (eks ved svindel: leverandør/kun de Linjen Ved evt medieoppmerk somhet: Alle medarbeidere Adm dir Evt. kom Dette er en personalsak / politisak som vi ikke kan kommentere. Bedriften samarbeider med politiet for å finne ut hva som har skjedd. Vi setter i gang et arbeid for å gå igjennom våre rutiner for å forhindre at noe liknende kan skje i fremtiden. Formuleringer fra arbeidskontrakt Personalhåndboken Notater fra ansettelsesprosess, referan-sesjekk etc To hensikter: 1. Tar deg inn i situasjonen 2. Viktige prinsippavklaringer er diskutert på forhånd Nulltoleranse mot brudd på svindel automatisk politianmeldels e

13 Planleggingen Planlegging Risikoanalyse Planer Sjekklister Revisjon Kultur Kompetanse Kriseledelse Øvelser Evaluering Krisehåndtering 24x7x365 Kapasitet Erfaring Organisering av krisearbeidet 13 Utkast Wiersholm

14 Hva kan vi lære? Hvilke argumenter og strategier virker/virker mindre bra? Troverdighet essensielt Ta tak i, ikke unngå, problemet Saklig argumentasjon basert på dokumenterbare fakta virker. Viktigheten av å forstå medias rolle: Skylde på kilde og/eller media fungerer ofte dårlig som selvstendig strategi. Kildens manglende troverdighet bør aldri være hovedargumentet Motangrep fungerer ofte dårlig: tidsapektet (for dårlig tid til planlegging), motangrep fra den som er gjenstand for kritikk vil sjelden virke troverdig. Motangrep fra uavhengige eksperter kan derinot fungere. 14

15 De vanlige feilene Feil operativ ledelse Drives fra skanse til skanse Overdreven tro på egne vurderinger Handler for raskt Rives med av spillet 15

16 Når omdømmet trues krisehåndtering i praksis Kyrre Eggen og Hans-Christian Vadseth 20. Mai 2015