Møteinnkalling. Eventuelle forfall meldes til tlf eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtedato: Møtested: Rådhus IA Formannskapsalen Tidspunkt: 13:00 Eventuelle forfall meldes til tlf eller Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksdokumentene er lagt ut til ettersyn på kommunens hjemmeside Saksnr Tittel PS 15/23 Kommunereformprosess - orientering om arbeidet i prosessen PS 15/24 Beredskap i Harstad kommune PS 15/25 Revisjon av retningslinjer for startlån PS 15/26 Investeringsbudsjettet - tidsforskyvning mellom budsjettår 2014 og 2015 PS 15/27 Deling av grunneiendom - gnr 97 bnr 170 Grøtavær. Klage PS 15/28 Klage på byggesaksgebyr - oppføring garasje - gnr/bnr: 125/214, Bjarkøy Harstad, 4. mars 2015 Marianne Bremnes ordfører Side1

2 Side2

3 Saksdokument Saksmappenr: 2015/707 Saksbehandler: Hugo Thode Hansen Arkivkode: 002 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /23 Kommunestyret KOMMUNEREFORMPROSESS - ORIENTERING OM ARBEIDET I PROSESSEN Vedlegg: Prosjekt- og prosessplan for Harstad mfl. Mal for status- og utfordringsbilde Vedtak fra felles formannskapsmøte Referat fra møte i styringsgruppen Ingress: Ibestad, Kvæfjord, Skånland, Evenes, Tjeldsund, Lødingen og Harstad drøfter nå muligheten for å etablere en felles kommune. Prosessen er forankret gjennom kommunestyrevedtak i alle kommuner og gjennom likelydende vedtak i alle formannskap etter felles formannskapsmøte den Formannskapet og kommunestyret orienteres med dette om arbeidet i prosjektet. Rådmannens tilrådning: Harstad kommunestyre tar redegjørelsen gitt i saksframlegget til orientering. Saksframlegg: Ibestad, Kvæfjord, Skånland, Evenes, Tjeldsund, Lødingen og Harstad drøfter nå muligheten for å etablere en felles kommune. Prosessen er forankret gjennom kommunestyrevedtak i alle kommuner og gjennom likelydende vedtak i alle formannskap etter felles formannskapsmøte den Organisering av prosessen Prosessen er organisert med en styringsgruppe bestående av ordfører, varaordfører og opposisjonsleder i hver av de 7 kommunene. Ordførerne utgjør styringsgruppens arbeidsutvalg. Ved forfall fra medlemmer i styringsgruppen kan ordfører utpeke en annen fra kommunen til å møte. Ordføreren i Harstad leder styringsgruppen. Prosjektgruppen består av rådmennene i kommunene. Rådmannen i Harstad kommune leder styringsgruppen og Harstad kommune ivaretar sekretariat og prosjektledelse. I prosjektorganisasjonen kan det også være aktuelt å trekke på ressurser i de andre kommunene. Hver kommune bærer sine utgifter. Kommunene er enige om å gjennomføre utredninger og utarbeidelsen av et intensjons- og beslutningsgrunnlag med interne ressurser. Alternativet ville valgt å sette denne delen av arbeidet ut på anbud. Kommunene har valgt en utredning basert på interne ressurser for å sikre et beslutningsgrunnlag i tråd med egne behov og forventninger. Den valgte løsningen vil ventelig også sikre et sterkere eierforhold til arbeidet. Dette er svært ressurskrevende ikke minst for Harstad kommune som har påtatt seg ansvaret for sekretariat og prosjektledelse. Side3

4 Fremdriftsplan Prosessen er delt i 4 faser med hver sin milepæl. Fase 1 går fram til juni 2015 og har som milepæl at de kommuner som har flere alternativ, og som ønsker å velge bort noen, skal få beslutningsgrunnlag for dette. I fase skal det avholdes 4 møter. Tema for disse er: Møte Overordnede målsettinger og ambisjonsnivå for ny kommune Møte Kommunen som samfunnsutvikler Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Møte Prinsipper for framtidig tjenestetilbud i ny kommune Prinsipper for fremtidig administrativ organisering Overordnet om personalpolitikk Møte Økonomisk potensial for en fremtidig kommune Avsluttende og oppsummerende møte fase 1. Fase 2 strekker seg fra oktober 2015 til mars Milepælen er et beslutningsgrunnlag for danning av en felles kommune. Fase 3 er beslutningsfasen. Den strekker seg fra mars 2016 juni I denne tidsperioden skal den enkelte kommune beslutte om de ønsker å være med å danne en ny felles kommune. Målet er å sende en søknad om danning av en ny felles kommune innen juni Fase 4 er implementeringsfasen. Den strekker seg fra høsten 2016 til en ny kommune trer i funksjon Denne fasen vil ha to stadier. Fra juni 2016 til juni 2017 blir en vente fase, hvor det videre løpet etter at kongelig resolusjon foreligger planlegges. Senest i juni 2017 skal den kongelige resolusjonen foreligge. Når denne er på plass vil fellesnemnda bli konstituert og overta ansvaret for den videre prosess fra styringsgruppen og kommunestyrene. Det vil da bli en interimsperiode på 2 ½ år før en ny kommune trer i funksjon. Styringsgruppens arbeid Det vises til referat fra det første møtet i styringsgruppen. Tema for dette var overordnede prinsipper for kommunereformprosessen og mål for en ny kommune. I tillegg ble forventningene til de ulike deltakerne forsøkt avstemt. Formannskap og kommunestyre vil bli fortløpende orientert om prosessen. Hugo Thode Hansen Rådmann Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. Side4

5 PROSJEKT- OG PROSESSPLAN Bakgrunn Ibestad, Kvæfjord, Skånland, Evenes, Tjeldsund, Lødingen og Harstad kommuner har alle gjennom vedtak i kommunestyrene uttrykt vilje til å utrede de 7 kommunene som en ny fremtidig kommune. 5 av de 7 kommunene som inngår i dette alternativet har også andre alternativer som de i ulik grad er involvert i og er i prosess med. Det er derfor nødvendig å gi et grunnlag for vedtak i disse 5 kommunene om valg av alternativ å utrede på nivå endelig vedtak om eventuell ny kommune. Målsetting Målsettingen er: Milepæl 1: Innen 1. juli 2015 å ha et intensjonsgrunnslag som gir grunnlag for valg av utredningsalternativ for de kommuner som ønsker å begrense antall strukturalternativ. Milepæl 2: Innen utgang av mars 2016 å ha grunnlag for endelig beslutning i den enkelte kommune om etablering av en eventuell ny felles kommune. Målet er å gi best mulig beslutningsgrunnlag for en ny felles kommune bestående av dagens Ibestad, Kvæfjord, Skånland, Evenes, Tjeldsund, Lødingen og Harstad kommuner. Utredning Kommunene er enige om å gjennomføre en utredning og en politisk prosess om intensjons- og beslutningsgrunnlag basert på interne ressurser. Hver kommune dekker sine utgifter til reiser, opphold, møtegodtgjørelser og for personell som bidrar inn i utredningsprosessen. Utgangspunktet for utredningen er vedlagte utkast til disposisjon, for milepæl 1 gis styringsgruppen fullmakt til å fastsette hvilke elementer som skal inngå i beslutningsgrunnlaget. Organisering Prosjektet organiseres slik: Styringsgruppe bestående av ordfører, varaordfører og opposisjonsleder fra deltakerkommunene.. Ordførerne i de 7 kommunene, med varaordførerne som varamedlemmer utgjør styringsgruppens arbeidsutvalg.. Styringsgruppen ledes av ordføreren i Harstad kommune. Rådmennene har møte- og uttalerett i styringsgruppens møter, men ikke stemmerett. Prosjekt- og prosessplan Harstad mfl 1 Side5

6 Styringsgruppens hovedoppgave er å føre politiske forhandlinger om dannelsen av en eventuell ny kommune. Styringsgruppen skal også sikre god politisk forankring av prosessen i den enkelte kommune. Prosjektgruppen består av rådmennene i de 7 kommunene. Rådmannen i Harstad kommune leder prosjektgruppen. Prosjektet kan opprette referanse- og arbeidsgrupper grupper etter behov. Medbestemmelse, involvering i egen kommune og folkehøring Fasen frem til sommeren 2016 bestående av milepæl 1 og 2 gjelder valg av fremtidig alternativ for en eventuell ny kommunestruktur. Dette er et strategisk valg. I denne fasen er det opp til den enkelte kommune å organisere og ivareta medbestemmelse, involvering i egen kommune og høring av innbyggerne. Prosjektet vil etter beslutninger etter milepæl 1 vurdere å etablere felles infobase med internettportal og bruk av sosiale medier. Det vil samtidig bli vurdert utarbeiding av felles kommunikasjonsstrategi. Framdrift Det er enighet om å følge løp 2 i kommunereformen hva angår tidspunkt for endelig beslutning. Tidsplanen for prosessen mellom de 7 kommunene er som følger: Fase 1 Milepæl 1 (våren 2015) Kommunene blir enige om et felles prosjekt gjennom: Fellesmøte ordførere og rådmenn juni 2014 Politiske behandling i de enkelte kommuner av kommunereformen generelt og denne prosessen spesielt i høsten 2014 Desember 2014: Fellesmøte ordførere og rådmenn basert på tilslutning til prosessen fra kommunestyrene Desember 2014/januar Rådmennene utarbeider forslag til organisering og fremdrift for det videre arbeid. Januar 2015: Forslaget drøftes med ordførerne. 9. februar 2015: Forslaget til videre prosess behandles i et felles formannskapsmøte. Innen 1. juli 2015: Beslutningsgrunnlag omtalt som milepæl 1. Fase 2 Milepæl 2: Utredning av endelig beslutningsgrunnlag I perioden sommer 2015 mars 2016 Prosjekt- og prosessplan Harstad mfl 2 Side6

7 Kommunene gjør en egen analyse basert på statusbilde fra Fylkesmannen i Troms og egne vurderinger. Det utarbeides et felles statusbilde for de 7 kommunene basert på analysen til Fylkesmannen i Troms og kommunenes eget arbeid. Kommunen som tjenesteyter Kommunen som myndighetsutøver Kommunen som samfunnsutvikler Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Fremtidig administrativ organisering Overordnede retningslinjer for personalbehandling Økonomisk potensial for en fremtidig kommune Formalia o Navn på ny kommune o Kommunevåpen o Kommunesenter/Administrasjonssted Hva må/bør avklares i implementeringsfasen juni , dvs etter at kongelig resolusjon foreligger (juni 2017) Møteaktiviteter: Møte 1 februar 2015 De elementer som styringsgrupper har fastsatt, jf. foran, og: Overordnede målsettinger og ambisjonsnivå for ny kommune. Møte 2 mars 2015 De elementer som styringsgrupper har fastsatt, jf. foran, og: Kommunen som samfunnsutvikler Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Møte 3 mai 2015 De elementer som styringsgrupper har fastsatt, jf. foran, og: Prinsipper for framtidig tjenestetilbud i ny kommune Fremtidig administrativ organisering Overordnet om personalpolitikk Møte 3 a) juni 2015 Økonomisk potensial for en fremtidig kommune Avsluttende og oppsummerende møte fase 1. På det oppsummerende møtet for milepæl 1 legges det opp til en bredere representasjon fra Prosjekt- og prosessplan Harstad mfl 3 Side7

8 hver enkelt kommune. Milepæl 2: Møte 4 oktober 2015 Kommunen som samfunnsutvikler Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Møte 5 november 2015 Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Fremtidig administrativ organisering Møte 6 desember 2015 Fremtidig administrativ organisering Overordnede retningslinjer for personalbehandling Møte 7 januar 2016 Overordnede retningslinjer for personalbehandling Møte 8 februar 2016 Formalia o Navn på ny kommune o Kommunevåpen o Kommunesenter/Administrasjonssted o Lokalisering av fellesadministrative ressurser Møte 9 februar 2016 Formalia, forts. o Fellesnemnd Hva må/bør avklares i implementeringsfasen høst , dvs etter at kongelig resolusjon foreligger (juni 2017) Møte 10 mars 2016 Avsluttende møte Prosjekt- og prosessplan Harstad mfl 4 Side8

9 Fase 3 Beslutningsfasen Mars mai 2016: Beslutning om kommunesammenslåing i den enkelte kommune Mai-Juni 2016: Utarbeidelse av søknad om kommunesammenslåing basert på vedtak i de respektive kommunestyrer. Fase 4 - Implementering Høst Forberede kommunesammenslåing Juni 2017: Kongelig resolusjon En eventuell ny kommune trer i funksjon Prosjekt- og prosessplan Harstad mfl 5 Side9

10 Statusbilde og utfordringsbilde for kommunene Evenes, Harstad, Ibestad, Kvæfjord, Lødingen, Skånland og Tjeldsund Side10

11 Innhold Innledning... 5 Sammendrag Regjeringens mål for kommunereformen Mål og intensjon for 7 kommuneutredningen Kriterier for god kommunestruktur Demografiske og sosioøkonomiske forhold Befolkningsutvikling Befolkningssammensetning Bosettingsmønster internt i kommunen Levekår Avstand, kommunikasjon og senterfunksjoner Arbeidsmarked Kommuneøkonomi Økonomisk status og utvikling Enhetskostnader innenfor tjenestene Eiendomsskatt, gebyrer og avgifter Kommunens rolle som tjenesteyter Kommunens organisering Organisasjonskart Interkommunalt samarbeid Tverrsektorielt samarbeid i kommunen Planlegging, administrasjon og virksomhetsstyring Barnehage Grunnskole Barnevern Sosiale tjenester i Nav Pleie og omsorg og kommunehelse Pleie- og omsorgstjenesten Kommunehelse Side11

12 Fastlege- og legevaktordning Forebygging: Helsestasjons- og skolehelsetjeneste Psykisk helsearbeid og rusarbeid Samhandlingsreformen Tekniske tjenester Kultur og kirke Kommunens rolle som myndighetsutøver Kommunens rolle som samfunnsutvikler Kommunen som demokratisk arena Økonomisk potensial for kommunealternativet Gebyrnivå Eiendomsskatt Kostnader til administrasjon og styring med innsparingspotensiale På kort sikt På lang sikt Nytt inntektssystem Statlige økonomiske virkemidler Fremtidig fylkestilknytning Formalia Navn på ny kommune Kommunevåpen Kommunesenter Samisk språk og kultur Lokalisering av fellesadministrative funksjoner Politisk organisering Målsettinger Skisse til styringsmodell Administrativ organisering Målsettinger Skisse til styringsmodell Vurderinger av nye oppgaver Nye oppgaver, ekspertutvalget og stortingsmeldingen Informasjon og kommunikasjon Innbyggerhøring på sammenslåingsalternativene Side12

13 20 Retningslinjer for personalbehandling Oppsummering og konklusjoner Kilder Vedlegg Vedlegg 1: Prosessplan... Feil! Bokmerke er ikke definert. Vedlegg 2: Organisering av 7 kommunersutredningen... Feil! Bokmerke er ikke definert. Vedlegg 3: Generelt om kriteriene for god kommunestruktur Side13

14 Innledning Regjeringen Solberg la 14. mai 2014 frem Prop. 95 S ( ) Kommuneproposisjonen Regjeringen ønsker å flytte makt og ansvar til større og mer robuste kommuner. Målet er et lokaldemokrati som kan ivareta velferd og sikre verdiskapning og trivsel. Regjeringen er opptatt av at kommunene må ha kraft til å møte de utfordringene som venter. Det er utfordringer knyttet til demografi, velferd og kompetanse og evne til å utvikle gode og attraktive lokalsamfunn. Et første steg i prosessen med å utrede mulige sammenslåinger vil være å skaffe en oversikt over hvor kommunen selv står og å kartlegge styrker, svakheter og de viktigste utfordringene som kommunen står overfor. I denne sammenheng har Fylkesmannen utarbeidet et forslag til mal for hvordan kommunene kan lage et slikt statusbilde med en vurdering av kommunens styrker, svakheter og viktigste utfordringer innenfor de fire ulike rollene som kommunene skal ivareta. Formålet med statusbildet er å gi en oversikt over hvor kommunen(e) står i dag når det gjelder demografisk utvikling, økonomisk status og kommunens rolle som tjenesteyter, myndighetsutøver, samfunnsutvikler og demokratisk arena, sett hen til de nevnte kriteriene. Malen inneholder sentrale spørsmål som kommunen bør ta stilling til, og relevant statistikk for den enkelte kommune. I tillegg til ovennevnte mal og statistikker vil Fylkesmannen bidra med en kort vurdering av kommunen innenfor de forskjellige tjenesteområdene og rollene. Sammendrag Oppsummering av rapportens hovedkonklusjoner. 1 Regjeringens mål for kommunereformen 1. Gode og likeverdige tjenester til innbyggerne Større kommuner med bedre kapasitet og kompetanse vil legge til rette for gode og likeverdige tjenester over hele landet. Større fagmiljø vil gi mer stabile arbeidsmiljø, bredde i kompetansen og en bredere tiltaksportefølje, særlig i små og spesialiserte tjenester. 2. Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling Kommunesektoren skal bli bedre i stand til å løse nasjonale utfordringer. Reformen skal bedre forutsetningene for en styrket og samordnet lokal og regional utvikling i alle deler av landet både når det gjelder arealbruk, samfunnssikkerhet- og beredskap, transport, næring, 5 Side14

15 miljø og klima, og også den sosiale utviklingen i kommunen. Det er ønskelig at kommunegrensene i større grad tilpasses naturlige bo- og arbeidsmarkedsregioner. 3. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner Større kommuner vil ha større ressursgrunnlag og kan også ha en mer variert befolknings- og næringssammensetning. Det gjør kommunene mer robuste overfor uforutsette hendelser og utviklingstrekk. Bærekraftige og økonomisk robuste kommuner vil legge til rette for en mer effektiv ressursbruk innenfor begrensede økonomiske rammer. 4. Styrke lokaldemokratiet og gi større kommuner flere oppgaver Større og mer robuste kommuner kan få flere oppgaver. Dette vil gi økt makt og myndighet til kommunene, og dermed økt lokalt selvstyre. Større kommuner vil også redusere behovet for interkommunale løsninger. Færre og større kommuner som gjennomfører en velferdspolitikk i henhold til nasjonale mål, vil redusere behovet for statlig detaljstyring. Kommunene vil slik få større frihet til å prioritere og tilpasse velferdstilbudet til innbyggernes behov. Ved behandlingen av kommunereformen 18. juni 2014 sluttet Stortinget seg til Regjeringens mål. Stortingsflertallet har understreket at det er et utredningsansvar for alle kommuner. Dette er å forstå slik at alle kommuner skal gå gjennom prosessen med å diskutere og vurdere sammenslåing, samt gjøre vedtak innen våren 2016, i tråd med det tidsløp som er skissert i kommuneproposisjonen. Regjeringens ekspertutvalg har anbefalt ti kriterier for god kommunestruktur som er rettet mot kommunene, og to kriterier som er rettet mot staten. Kriteriene angir hva som skal til for at en kommune på en god måte skal kunne ivareta sine fire roller som tjenesteyter, myndighetsutøver, samfunnsutvikler og demokratisk arena, og oppgaveløsningen knyttet til disse. Kriteriene ivaretar samfunnsmessige hensyn som strekker seg ut over den enkelte kommunegrense, og er anbefalt som grunnlag for å vurdere kommunenes oppgaveløsning i dag og for å vurdere en framtidig kommunestruktur. 2 Mål og intensjon for 7 kommuneutredningen Utrede konsekvenser av kommunestrukturendringer og redusere utredningsalternativer i planperioden. 7 kommunesamarbeidet ETS Ofoten Vesterålen Annet Harstad X Kvæfjord X X (for deler av kommunen) 6 Side15

16 Ibestad X X (samtaler med Salangen) Skånland X X Tjeldsund X X X Evenes X X X Lødingen X X X(også aktuelt å vurdere en sammenslåing mot Vågan og Hadsel) Det er et mål i denne fasen at antall mulige alternative kommunesammenslåingsalternativ reduseres/snevres inn. Dette slik at mest mulig realistiske dialoger og videre prosesser kan gjennomføres. 3 Kriterier for god kommunestruktur Kriterier rettet mot kommunene er som følger: 1. Tilstrekkelig kapasitet 2. Relevant kompetanse 3. Tilstrekkelig distanse 4. Effektiv tjenesteproduksjon 5. Økonomisk soliditet 6. Valgfrihet 7. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder 8. Høy politisk deltakelse 9. Lokal politisk styring 10. Lokal identitet 4 Kartlegging og analyse demografiske og sosioøkonomiske forhold 4.1 Befolkningsutvikling Kommunens vurdering 7 Side16

17 Årlig utvikling i absolutte tall, og prosentvis årlig utvikling sett i forhold til utviklingen for Troms og landet som helhet Befolkningssammensetning etter alder Fødselsoverskudd/underskudd, netto flytting og inn-/utvandring Flytting mellom kommuner 4.2 Befolkningssammensetning Kommunens vurdering Befolkningsframskrivinger til 2020, 2030 og 2040 Befolkningssammensetning etter alder til 2020, 2030 og 2040 Antall yrkesaktive pr. pensjonist 4.3 Bosettingsmønster internt i kommunen Kommunens vurdering Andel av befolkningen som bor i tettsteder Folketallsutviklingstrekk internt i kommunen Flytting 4.4 Levekår Kommunens vurdering Utdanningsnivå i kommunen Arbeidsledighet Andel innvandrere, andel enslige forsørgere Uførepensjonister Folkehelseprofil 4.5 Avstand, kommunikasjon og senterfunksjoner Kommunens vurdering Gjennomsnittlig reisetid til kommunesenteret Avstander mellom kommunesentre i regionen Bredbånd 4.6 Arbeidsmarked 5 Kartlegging og analyse kommuneøkonomi 8 Side17

18 Beskrivelse av kommunenes økonomiske situasjon. 5.1 Økonomisk status og utvikling Inntekter nivå og sammensetning Utgifter fordeling pr sektor Skatteinntekter pr innbygger Økonomisk soliditet netto driftsresultat, lånegjeld, disposisjonsfond. Underliggende økonomisk balanse faktorer som avdragsutsettelser, premieavvik, momskompensasjon mv. Økonomiplan : utvikling i nøkkeltall Hvordan er kommunens investeringsbehov og investeringsevne i årene fremover? I hvilken grad gir kommunens økonomiplan svar de på de økonomiske utfordringene fremover i tid? Fylkesmannens vurdering av økonomisk utvikling og status 5.2 Enhetskostnader innenfor tjenestene Brutto driftsutgifter pr bruker av tjenesten 5.3 Eiendomsskatt, gebyrer og avgifter Oversikt over eiendomsskatt og brukerbetalinger 6 Kartlegging og analyse kommunens rolle som tjenesteyter Regjeringens kriterier: Samfunnsmessige hensyn Kriterier Kvalitet i tjenestene Tilstrekkelig kapasitet 9 Side18

19 Effektiv bruk av samfunnets ressurser Likeverdighet Relevant kompetanse Effektiv tjenesteproduksjon Økonomisk soliditet Valgfrihet 6.1 Kommunens organisering Hvordan er kommunen organisert? Organisasjonskart Strukturelle endringer som er gjort senere år, både organisatorisk og innenfor de ulike tjenestene. Sykefravær blant ansatte, totalt og pr tjeneste (tall kan eventuelt også vises under hver tjeneste) Samisk forvaltningsområde Interkommunalt samarbeid Oversikt over interkommunale samarbeid som kommunen deltar i. Har tjenester organisert som interkommunalt samarbeid spesielle utfordringer med tanke på tjenestekvalitet, kostnad, rekruttering, styring og kontroll, informasjon eller dialog mellom vertskommune og de(n) andre kommunen(e) Tjeneste Type samarbeid (interkommunalt samarbeid eller vertskommunesamarbeid) Ansvarlig leverandør (kommune/selskap) Samarbeidskommuner Kommune 1 Kommune 2 Andre involverte Tverrsektorielt samarbeid i kommunen Hvordan fungerer det tverrsektorielle samarbeidet i kommunen, jf. bl.a. Sjumilssteget? 6.2 Planlegging, administrasjon og virksomhetsstyring 1. Organisering av planoppgaver: 10 Side19

20 Hvordan er kommunens planoppgaver organisert i dag? Hvordan er kommunens kompetanse og kapasitet innenfor planlegging? 2. Status for kommunens overordnede planarbeid: Hva er status på kommunal planstrategi, kommuneplanens samfunnsdel og kommuneplanens arealdel? Hvordan ser kommunen på mulighetene for å utøve overordnet planlegging i fremtiden? Antall dispensasjonssaker knyttet til arealbruk? I hvilken grad er de ulike sektorene ivaretatt i kommunens planarbeid? o Hvilke særskilte utfordringer har kommunen knyttet til forvaltning og ivaretakelse av sektorene miljø, landbruk, reindrift, klima, folkehelse, universell utforming, barn og unge (oppvekst) og samfunnssikkerhet i planlegging? Folkehelse: o Har kommunen utarbeidet oversikt over befolkningens helse og faktorer som påvirker den? o Inneholder kommuneplanens samfunnsdel mål og strategier som gjelder hensyn til befolkningens helse? o Har kommunen samfunnsmedisinsk kompetanse og annen folkehelsefaglig kompetanse? Samfunnssikkerhet og beredskap: o Hva er status for helhetlig risiko og sårbarhetsanalyse og overordnet beredskapsplan etter sivilbeskyttelsesloven? o Hvor robust er kommunen med tanke på å håndtere uforutsette hendelser? 3. Administrasjon og virksomhetsstyring: Hvordan er kommunens kompetanse og kapasitet innenfor administrasjon og virksomhetsstyring, herunder budsjett, økonomiplan, økonomirapportering og regnskap? Fylkesmannens vurdering av tjenesten 6.3 Barnehage Hvordan er tjenesten organisert i dag? Har kommunen spesielle styrker, svakheter eller utfordringer innenfor barnehagetjenesten, sett hen til kriteriene for å ivareta rollen som tjenesteyter? Hvordan ser kommunen på mulighetene for å levere barnehagetjenester i fremtiden? Hvordan er rekrutteringen av barnehagelærere og assistenter? 11 Side20

21 Sentrale funn i brukerundersøkelser Sykefravær blant ansatte Antall barnehager (kommunale og private) Antall stillinger/årsverk. Andel av netto driftsutgifter/budsjettets størrelse. Antall barn 1-2 år og 3-5 år og utvikling siste 10 og 5 år og prognosene neste 10/20 år. Dekningsgrad: Andel barn 1-2 år med barnehageplass i forhold til antall innbyggere 1-2 år og andel barn 3-5 år med barnehageplass forhold til antall innbyggere 3-5 år. Andel ansatte med barnehagelærerutdanning Andel ansatte med annen pedagogisk utdanning Andel styrere og pedagogiske ledere med godkjent barnehagelærerutdanning Andel assistenter med barne- og ungdomsarbeiderfag, barnehagelærer- eller annen pedagogisk utdanning. Brutto driftsutgifter pr barn i kommunal barnehage Fylkesmannens vurdering av tjenesten 6.4 Grunnskole Hvordan er tjenesten organisert i dag? Har kommunen spesielle styrker, svakheter eller utfordringer innenfor grunnskoletjenesten, sett hen til kriteriene for å ivareta rollen som tjenesteyter? Hvordan ser kommunen på mulighetene for å levere grunnskoletjenester i fremtiden? Antall grunnskoler (kommunale og private) Antall elever 6-12 år og år, utvikling siste 10 og 5 år og prognosene neste 10/20 år Antall stillinger/årsverk. Antall elever pr kommunal skole Gjennomsnittlige grunnskolepoeng (elevenes læringsutbytte) Andel elever med direkte overgang fra grunnskole til videregående opplæring Andel lærere som er 50 år og eldre, og antall lærere som er 60 år og eldre. Andel lærere med universitets-/høgskoleutdanning og pedagogisk utdanning Andel lærere med videregående utdanning eller lavere Gjennomsnittlig gruppestørrelse årstrinn Spesialundervisning Nasjonale prøver Elevenes læringsmiljø: Resultater fra elevundersøkelsen (mobbing etc.) Andel innbyggere 6-9 år i kommunal og privat SFO Statistikk om pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) 12 Side21

22 Fylkesmannens vurdering av tjenesten. 6.5 Barnevern Hvordan er tjenesten organisert i dag? Har kommunen spesielle styrker, svakheter eller utfordringer innenfor barnevernstjenesten, sett hen til kriteriene for å ivareta rollen som tjenesteyter? Hvordan ser kommunen på mulighetene for å levere barnevernstjenester i fremtiden? Antall brukere Barn med undersøkelse ift. innbyggere 0-17 år. Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-22 år Stillinger med fagutdanning pr 1000 barn 0-17 år Andel barn med tiltak per med utarbeidet plan Andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder (over flere år) System for brukerundersøkelser i barnevernstjenesten (Ja/nei) Fylkesmannens vurdering av tjenesten 6.6 Sosiale tjenester i Nav Hvordan er tjenesten organisert i dag? Har kommunen spesielle styrker, svakheter eller utfordringer innenfor sosialtjenesten, sett hen til kriteriene for å ivareta rollen som tjenesteyter? Hvordan ser kommunen på mulighetene for å levere sosialtjenester i fremtiden? Antall sosialhjelpsmottakere ift. innbyggere Stønad pr. mottaker. Fylkesmannens vurdering av tjenesten 13 Side22

23 6.7 Pleie og omsorg og kommunehelse Pleie- og omsorgstjenesten Hvordan er pleie- og omsorgstjenesten organisert i dag? Har kommunen er godt dimensjonert omsorgstrapp i tråd med målsetningene i samhandlingsreformen? Vil kommunen ha etablert kommunal akutt døgnenhet (KAD) før 1. januar 2016? Har kommunen spesielle styrker, svakheter eller utfordringer innenfor pleie- og omsorgtjenesten, sett hen til kriteriene for å ivareta rollen som tjenesteyter? Hvordan ser kommunen på mulighetene for å levere pleie- og omsorgstjenester i fremtiden? Antall stillinger/årsverk Utvikling antall innbyggere år og 80 år og over siste 10 og 5 år prognosene neste 10/20 år Legetimer og fysioterapitimer pr uke. pr. beboer i sykehjem og akutt døgnenhet Antall mottakere av pleie- og omsorgstjenester Andel årsverk i brukerrettede tjenester med fagutdanning Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/fagutdanning fra videregående skole Demens tilbud til demente. Utfordringer Utvikling i antall ressurskrevende tjenester (antall brukere mv.): Bestille tall fra Helsedirektoratet om utvikling i antall brukere og tilskudd/egenandel. Forklare utvikling (økning i antall vedtak eller nye brukere) Brutto driftsutgifter pr mottaker av hjemmetjenester Brutto driftsutgifter, institusjon, pr kommunal plass Fylkesmannens vurdering av tjenesten Kommunehelse Hvordan er den samfunnsmedisinske tjenesten organisert i dag? Antall kommuneoverlegestillinger i kommunen eller de kommunene man samarbeider med? Hvor mange er godkjente spesialister i samfunnsmedisin? Har kommunen spesielle styrker, svakheter eller utfordringer innenfor kommunehelsetjenesten, sett hen til kriteriene for å ivareta rollen som tjenesteyter? Hvordan ser kommunen på mulighetene for å levere kommunehelsetjenester i fremtiden? Fastlege- og legevaktordning Legeårsverk pr innbyggere, (fastleger) Egen eller interkommunal legevakt? Vakthyppighet for leger i turnus 14 Side23

24 Andel spesialister i allmennmedisin blant fastleger og legevaktsleger Turnover, rekruttering, vikarbruk Forebygging: Helsestasjons- og skolehelsetjeneste Kapasitet og kompetanse innenfor helsestasjons- og skolehelsetjenesten Årsverk for helsesøstre Legeårsverk i helsestasjon og skolehelsetjeneste Psykisk helsearbeid og rusarbeid Hvordan er arbeidet med psykisk helse og rus? Andel netto driftsutgifter for sosialtjenestens om går til tilbud til personer med rusproblemer Årsverk av psykiatriske sykepleiere per innbyggere Årsverk av personer med videreutdanning i psykisk helsearbeid per innbyggere Andel nyinnflyttede med psykiske lidelser Andel nyinnflyttede rusmiddelbrukere Samhandlingsreformen Status og utfordringer knyttet til gjennomføring av reformen. Folkehelse: Ny folkehelselov Fylkesmannens vurdering av tjenesten 6.8 Tekniske tjenester Hvordan er tjenestene organisert i dag - vei, vann og avløp, renovasjon, brann og redning, landbruksforvaltning,kart og oppmåling. Har kommunen spesielle styrker, svakheter eller utfordringer innenfor tekniske tjenester, sett hen til kriteriene for å ivareta rollen som tjenesteyter? Hvordan ser kommunen på mulighetene for å levere tekniske tjenester i fremtiden? Hvordan er tilgang på nødvendig kompetanse? Hva er fornyingstakten i vann- og avløpsnettet? 15 Side24

25 Fylkesmannens vurdering av tjenesten 6.9 Kultur og kirke Hvordan er tjenestene organisert i dag (kulturskole, kino, bibliotek, idrett, lag og foreninger, kirke)? Har kommunen spesielle styrker, svakheter eller utfordringer innenfor kultur- og kirketjenesten, sett hen til kriteriene for å ivareta rollen som tjenesteyter? 7 Kartlegging og analyse kommunens rolle som myndighetsutøver Samfunnsmessige hensyn Kriterier Rettssikkerhet Tilstrekkelig kapasitet Relevant kompetanse Tilstrekkelig distanse Kommunene utøver myndighet på flere områder. Det innebærer at kommunen fatter vedtak i medhold av lover og forskrifter og bestemmelser i kommunens egne planer. Saksbehandlingen skal både være forsvarlig og effektiv. Kravet til forsvarlig saksbehandling er et grunnleggende forvaltningsrettslig prinsipp, og skal ivareta partenes interesser i alle faser av saksbehandlingen. Formålet er at saker som tas opp til behandling skal få et mest mulig riktig utfall. Effektivitet er grunnleggende i kommunens myndighetsutøvelse. Både innbyggerne, kommunen, næringslivet og samfunnet for øvrig er avhengig av at forvaltningssaker behandles innen en fornuftig tidsramme, og med en grundighet som står i forhold til sakens omfang og kompleksitet, og slik at innbyggerne får avgjort sine rettskrav innen rimelig tid. Hvordan vurderer kommunen sin kapasitet og kompetanse når det gjelder sin oppgave som myndighetsutøver innenfor de ulike myndighetsområder? (Plan- og bygningsloven, miljø/forurensning, landbruk, barnehage etc.) Hvordan ser kommunen på mulighetene for å ivareta myndighetsrollen på en god måte i fremtiden? Har kommunen gode rutiner og systemer for myndighetsutøvelse, og i hvilken grad blir disse etterlevd i praksis? Hvordan er tilgangen på juridisk kompetanse i dag? På hvilke juridiske områder har kommunen kjøpt tjenester i 2014? Hvordan er saksbehandlingstidene og kvaliteten på saksbehandlingen? Hva er omfang av klagesaker, og fordeling pr. forvaltningsområde? 16 Side25

26 Har kommunen utfordringer knyttet til habilitetsrelaterte problemstillinger? Er det utfordringer knytte til offentleglova mht. innsyn og svar på henvendelser? Samlet bilde av kommunen 17 Side26

27 8 Kartlegging og analyse kommunens rolle som samfunnsutvikler Samfunnsmessige hensyn Helhetlig ivaretakelse av areal- og transportinteresser tilpasset klima- og miljøhensyn Tilrettelegging for positiv utvikling i lokalsamfunnet og storsamfunnet Kriterier Funksjonelle samfunnsutviklingsområder Tilstrekkelig kapasitet Relevant kompetanse Kommunenes rolle som samfunnsutvikler dreier seg om langsiktig arealbruk og utbyggingsmønster, utbygging av infrastruktur, steds- og sentrumsutvikling, næringsutvikling, miljø og folkehelse i videste forstand. Rollen favner videre enn de oppgavene en kommune er pålagt å utføre gjennom lover og forskrifter, og er i stor grad basert på samarbeid med og mobilisering av aktører i og utenfor egen kommune. Hvordan er arbeidet med samfunnsutvikling organisert i kommunen i dag? I hvilken grad har kommunen kapasitet og kompetanse om samfunnsutvikling? Hvordan ser kommunen på mulighetene for å ivareta samfunnsutviklerrollen på en god måte i fremtiden? På hvilke samfunnsutviklingsområder har kommunen kjøpt konsulenttjenester i 2014? Hvordan er situasjonen i kommunen når det gjelder næringsutvikling og sysselsetting, og hvor ser man sitt utviklingspotensial på disse områdene? Hvordan utfører kommunen sin rolle som tilrettelegger for næringsvirksomhet? Klarer kommunen å etablere samarbeid, og støtte lokale initiativer, med innbyggere, bedrifter, entreprenører, ildsjeler og frivillige organisasjoner i kommunens samfunnsutviklingsarbeid? Hvordan er markedet for boliger og fritidsboliger i kommunen? Hva gjør kommunen med hensyn til stedsutvikling og det å skape attraktivitet i egen kommune (areal og bygninger, ulike typer stedlige tilbud, stedlig identitet, kultur og omdømme)? Arbeidsmarked Utvikling i antall arbeidsplasser over tid Arbeidsplasser fordelt på næring Arbeidsplasser i offentlig/kommunal/privat sektor Pendlingsomfang og pendlingsstrømmer Heltid/deltid Kommunens vurdering 18 Side27

28 Næringsliv Spesielle fortrinn og utfordringer Relevant statistikk 9 Kartlegging og analyse kommunen som demokratisk arena Samfunnsmessige hensyn Betydningsfulle oppgaver og rammestyring Lokal politisk styring Levende lokalt folkestyre Aktiv lokal politisk arena Kriterier Høy politisk deltagelse Lokal politisk styring Lokal identitet Hvordan fungerer lokaldemokratiet i kommunene i dag, og hvilke utfordringer har man på dette området? Hvordan er valgdeltakelsen? Hvilke partier er representert og hvordan er aktiviteten i partiorganisasjonene? I hvilken grad har den kommunale administrasjonen nødvendig kompetanse og kapasitet til å utarbeide gode beslutningsgrunnlag for de folkevalgte? Hvordan oppleves styringen av tjenester som er underlagt interkommunalt samarbeid, sett i et lokaldemokratisk perspektiv? Hvilke opplevelser har man av det økonomiske og politiske handlingsrommet i kommunene, og hva har dette å si for det politiske engasjementet? Hvordan er rekrutteringen og engasjementet for å drive politisk arbeid, jf. nominasjonsprosessen til kommunevalg 2015? I hvilken grad opplever politikerne at de har regional tyngde og slagkraft overfor fylkeskommunale og statlige myndigheter? Hvordan er det politiske samarbeidsklimaet på tvers av kommunegrensene? Hva viser eventuelle undersøkelser som kommunen har gjort mht. innbyggernes identitet til bygd, kommune og region? Hvordan drives lokalpolitisk styring-overordnet styring eller detaljstyring? Hvordan er forholdet mellom saksmengde og tid til å drive lokalpolitikk i kommunestyret? Er det en aktiv lokalpolitisk arena (f eks via frivillige foreninger, aksjoner)? KMD er i gang med å utarbeide en egen veileder om lokaldemokrati, og har bedt Kompetansesenteret for Distriktsutvikling (KDU) om innspill til dette. Innholdet vil bli publisert på nett utover vinteren og våren. En samlet veileder skal publiseres primo juni Side28

29 10 Økonomisk potensial for kommunealternativet Si litt om sentrale virkemidler, reformstøtte og engangsstøtte, utfasing av inndelingstilskuddet. Med dagens IS, hva er innsparingsbehovet etter utfasing. KS prognosemodell Gebyrnivå (Ut fra dagens innsats på området) Vann: Avløp: Renovasjon: Beløp,- Litt tekst som omtaler endringer i gebyrer Eiendomsskatt Bør vise på økonomisk potensial ved full utnyttelse og også politisk intensjon for framtidig nivå Kostnader til administrasjon og styring med innsparingspotensiale På kort sikt På lang sikt 10.4 Statlige økonomiske virkemidler Departementet vil, i henhold til bestemmelsene i inndelingsloven, dekke engangskostnader ved sammenslåing etter en fast modell hvor det ytes mellom millioner kroner avhengig av antall innbyggere og antall kommuner i de ulike sammenslåingene. Med en omfattende kommunereform vil departementet gjøre dekningen av engangskostnader mer forutsigbar for kommunene, og unngå mange og tidkrevende søknadsprosesser. Det legges opp til at alle kommuner som slår seg sammen i reformperioden får dekket engangskostnader etter en standardisert modell. ( 15 Ved samanslåing av kommunar eller fylke og deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, gir staten delvis kompensasjon for eingongskostnader som er direkte knytte til desse prosessane. I ein overgangsperiode gir staten også kompensasjon for bortfall av rammetilskot.) 20 Side29

30 Kommuner som får nasjonale vedtak om sammenslåing i reformperioden får reformstøtte fra staten. Dette for å lette overgangen til ny og større kommune. Utbetalingen blir gitt uten ytterligere søknad fra kommunene. Reformstøtten varierer fra 5-30 millioner kroner avhengig av den nye kommunestørrelsen og tildeles etter en standardisert modell. Nye sammenslåtte kommuner beholder inndelingstilskuddet i noen år. Det vil si at basistilskudd og eventuelle regionalpolitiske tilskudd i rammeoverføringene beholdes som om det fortsatt er samme antall kommuner som før sammenslåingen. Dette beholdes i 15 år før det trappes ned over 5 år. Regjeringen har bestemt at inndelingstilskuddet for kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, skal ta utgangspunkt i inntektssystemet slik det er i KMD har meldt at de vil sende ut et lovforslag på høring, som innebærer at kommunens låneopptak og langsiktige låneavtaler i den nærmeste tiden må godkjennes av fylkesmannen. Dette for å hindre strategiske tilpasninger eller disposisjoner i forkant av reformen. Departementet har også opplyst at de vil utrede en lovhjemmel som gir mulighet til å pålegge interkommunalt samarbeid for å få større fagmiljø i de tilfeller der kommuner grunnet avstander ikke vil slå seg sammen. %98konomiske%20virkemidler%20i%20kommunereformen.pdf?epslanguage=nb 11 Nytt inntektssystem Forslag til nytt inntektssystem kommer i kommuneproposisjonen våren Det er gitt signaler om at inntektssystemet blir lagt om slik at dette er med å underbygge regjeringens målsetting om færre, større og mer robuste kommuner. Man kan derfor ikke tillegge dagens inntektssystem avgjørende betydning inn i vurderingen av hvilke kommuner som bør slå seg sammen. 12 Fremtidig fylkestilknytning Ibestad, Kvæfjord, Evenes, Tjeldsund, Skånland, Lødingen og Harstad kommuner er enige om at disse 7 kommunene må tilhøre samme fylkeskommune/region i fremtiden. Dette uavhengig av hvordan kommunestrukturen i området blir seende ut i fremtiden. Dette for å skape grenser som samsvarer med hvordan folk i området lever sine liv og hvor de etterspør offentlige tjenester. 13 Formalia nytt kommunealternativ 13.1 Navn på ny kommune (Kriterium: Best egnet for profilering av ny kommune) 13.2 Kommunevåpen (Kriterium: Nytt, eller velge ut fra estetiske kvaliteter og/eller symbol som kommunene ønsker å bli identifisert med?) 21 Side30

31 13.3 Kommunesenter Harstad Samisk språk og kultur 14 Lokalisering av fellesadministrative funksjoner 15 Politisk organisering nytt kommunealternativ 15.1 Målsettinger 15.2 Skisse til styringsmodell 16 Administrativ organisering - nytt kommunealternativ 16.1 Målsettinger 16.2 Skisse til styringsmodell 17 Vurderinger av nye oppgaver Ekspertutvalget for kommunereformen ble satt ned i januar 2014 og har foreslått prinsipper og kriterier for en ny nasjonal kommuneinndeling. Utvalget er satt sammen av erfarne forskere og praktikere, som til sammen representerer en allsidig og god kompetanse på hele kommunesektoren. 22 Side31

32 Ekspertutvalget har levert sin sluttrapport til regjeringen i desember Rapporten inneholder en vurdering om kommunene skal få enda flere oppgaver, og i hvilke type oppgaver. Dette blir lagt fram i en Stortingsmelding våren Nye oppgaver, ekspertutvalget og stortingsmeldingen 18 Informasjon og kommunikasjon God informasjon, dialog og medvirkning er en svært viktig suksessfaktor i reformen. Det er viktig og riktig at lokalsamfunnet får muligheten til å delta i og medvirke til planleggingen av fremtidens kommune, og uansett utfallet skal man ha opplevd prosessen som åpen og inkluderende. Dette gjelder blant annet folkevalgte, ansatte, tillitsvalgte, innbyggerne, næringsliv, frivillige organisasjoner nabokommuner med mer. Informasjonsarbeidet må tilpasses framdriften i prosjektet. Det er viktig at relevant informasjon gjøres tilgjengelig så fort den foreligger. Involvering forutsetter informasjon og innbyggerne må møtes gjennom de kanaler de benytter. Tillitsvalgte og ansatte involveres og informeres gjennom hele prosessen. Når det gjelder innbyggerne er kommunikasjon, informasjon og møter/arrangement på ulike måter viktig. Av paragraf 10 i inndelingsloven går det fram at innbyggerne bør høres før kommunestyrene gjør vedtak om sammenslåing. Slike høringer kan skje ved folkeavstemming, opinionsundersøkelser, folkemøter eller lignende. I forkant av reformarbeidet skal det utarbeides et status og utfordringsbilde av Fylkesmannen i samarbeid med aktuelle kommuner. En utredning som gir kommunene et godt faktagrunnlag for videre arbeid Innbyggerhøring på sammenslåingsalternativene Når sammenslåingsalternativene er klare bør det i regi av samarbeidskommunene gjennomføres en innbyggerundersøkelse, alternativt en folkeavstemming. KMD skal utarbeide en innbyggerundersøkelse som kommunene kan velge å bruke i arbeidet. Å bruke denne som utgangspunkt, vil etter departementets syn gi kommunestyrene et bredere og bedre beslutningsgrunnlag enn hva som er mulig i en rådgivende folkeavstemming. (Inndelingsloven 10. Innbyggjarhøyring - Kommunestyret bør innhente innbyggjarane sine synspunkt på forslag til grenseendring. Høyringa kan skje ved folkerøysting, opinionsundersøking, spørjeundersøking, møte eller på annan måte.) En innbyggerundersøkelse er å foretrekke framfor en rådgivende folkeavstemming i denne reformen. 23 Side32

33 19 Retningslinjer for personalbehandling 20 Oppsummering og konklusjoner 1. Tilstrekkelig kapasitet 2. Relevant kompetanse 3. Tilstrekkelig distanse 4. Effektiv tjenesteproduksjon 5. Økonomisk soliditet 6. Valgfrihet 7. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder 8. Høy politisk deltakelse 9. Lokal politisk styring 10. Lokal identitet Fylkesmannen vil evt. utarbeide tabeller med oppsummering av SSB/KOSTRA-baserte indikatorer innenfor de ulike kriteriene. 24 Side33

34 21 Kilder Statistikk er hentet fra: SSB KOSTRA (KOmmune STat- RApportering) Utdanningsdirektoratet Folkehelseinstituttet 25 Side34

35 Side35 26

36 Vedlegg Prosjekt- og prosessplan (se eget vedlegg) 27 Side36

37 Vedlegg 3: Generelt om kriteriene for god kommunestruktur Samfunnsmessige hensyn Kvalitet i tjenestene Effektiv bruk av samfunnets ressurser Likeverdighet Rettssikkerhet Helhetlig ivaretakelse av areal- og transportinteresser tilpasset klima- og miljøhensyn Tilrettelegging for positiv utvikling i lokalsamfunnet og storsamfunnet Betydningsfulle oppgaver og rammestyring Lokal politisk styring Levende lokalt folkestyre Aktiv lokal politisk arena Kriterier Tjenesteyting Tilstrekkelig kapasitet Relevant kompetanse Effektiv tjenesteproduksjon Økonomisk soliditet Valgfrihet Statlig rammestyring Myndighetsutøvelse Tilstrekkelig kapasitet Relevant kompetanse Tilstrekkelig distanse Samfunnsutvikling Funksjonelle samfunnsutviklingsområder Tilstrekkelig kapasitet Relevant kompetanse Demokratisk arena Høy politisk deltakelse Lokal politisk styring Lokal identitet Bred oppgaveportefølje Statlig rammestyring Ekspertutvalget har anbefalt ti kriterier som er rettet mot kommunene, og to kriterier som er rettet mot staten. Kriteriene angir hva som skal til for at en kommune på en god måte skal kunne ivareta sine fire roller og oppgaveløsningen knyttet til disse. Kriteriene ivaretar samfunnsmessige hensyn som strekker seg ut over den enkelte kommunegrense, og anbefales som grunnlag for å vurdere kommunenes oppgaveløsning i dag og for å vurdere en framtidig kommunestruktur. Kriterier rettet mot kommunene: 1. Tilstrekkelig kapasitet 2. Relevant kompetanse 3. Tilstrekkelig distanse 4. Effektiv tjenesteproduksjon 5. Økonomisk soliditet 28 Side37

38 6. Valgfrihet 7. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder 8. Høy politisk deltakelse 9. Lokal politisk styring 10. Lokal identitet Kriterier rettet mot staten: 1. Bred oppgaveportefølje 2. Statlig rammestyring Nærmere om kriteriene 1. Tilstrekkelig kapasitet Kommunene må ha en tilstrekkelig kapasitet både faglig og administrativt for å kunne løse oppgavene på en effektiv og god måte. Tilstrekkelig kapasitet henger nært sammen med tilgang til relevant kompetanse. Å få én stilling med god fagkompetanse vil ikke gi grunnlaget for et godt fagmiljø. Til det trenger man også kapasitet til å behandle en viss mengde saker, ha god kontroll og oversikt, og til å utvikle fagområdene. 2. Relevant kompetanse I tillegg til tilstrekkelig kapasitet, er også relevant kompetanse avgjørende for å sikre sterke fagmiljøer og en god administrasjon. Dette innebærer også at det må være en bredde i kompetansen. Manglende kapasitet og kompetanse er også fremhevet som utfordringer for at kommunen skal ivareta sine roller som samfunnsutvikler og myndighetsutvikler. Innenfor kommunens rolle som demokratisk arena kan en kommunal administrasjon med kompetanse og kapasitet til å utarbeide gode beslutningsgrunnlag for de folkevalgte bedre den politiske styringen og utnytte det lokalpolitiske handlingsrommet. Av hensyn til lokaldemokratisk styring er det avgjørende at kommunen selv kan sikre tilstrekkelig kapasitet og kompetanse og ikke er avhengig av samarbeid eller hjelp fra andre. 3. Tilstrekkelig distanse Kommunene må ha en slik størrelse at det er tilstrekkelig distanse mellom saksbehandler og innbyggerne. Dette for å sikre likebehandling og at det ikke tas utenforliggende hensyn i myndighetsutøvelsen, samt at innbyggerne sikres de rettigheter de har etter loven. I tillegg skal 29 Side38

39 habilitetsreglene sikre tilliten til kommunene og beskytte den enkelte saksbehandler mot utidig press. 4. Effektiv tjenesteproduksjon Større kommuner vil legge bedre til rett for økt rammestyring fra statens side og dermed økt mulighet for å tilpasse tjenestetilbudet til lokale forhold. Større kommuner kan gi bedre utnyttelse av potensielle stordriftsfordeler. Bosettingsmønsteret i kommunen og hensynet til innbyggernes ønske om nærhet til tjenestene kan gjøre det vanskelig å hente ut stordriftsfordeler på alle tjenester i kommunen. Men det vil trolig være effektiviseringsgevinster på enkelte områder slik som i den overordnede styringen og planleggingen i sektoren. 5. Økonomisk soliditet En viktig forutsetning for at kommunene skal kunne tilby sine innbyggere gode velferdstjenester er at kommunene har god kontroll på økonomien og kan håndtere uforutsette hendelser. Kommuner med sunn økonomi, som sørger for å ha et økonomisk handlingsrom, kan i større grad håndtere uforutsette hendelser uten at det får direkte konsekvenser for tjenestetilbudet til innbyggerne. Små kommuner er mer sårbare enn større kommuner i slike situasjoner, fordi de har et mindre budsjett å omdisponere innenfor. 6. Valgfrihet Innbyggerne vil i større grad kreve flere valgalternativer innenfor tjenestene. Større kommuner kan tilby en større bredde i tilbudet til sine innbyggere, som vil være vanskelig å tilby i små kommuner. 7. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder Kommunene må ha en inndeling som er mest mulig funksjonell for de områder det er nødvendig å se i sammenheng for å sikre helhetlige løsninger, særlig på areal- og transportområdet. De siste tiårene har det vært en vedvarende regional integrasjon gjennom pendling og tettstedsutvikling, slik at kommunene i stadig mindre grad utgjør en funksjonell enhet. Denne utviklingen vil fortsette. Særlig i byområder gjør behovet for mer funksjonelle samfunnsutviklingsområder at kommunene bør vurdere sammenslåing. Erfaring tilsier at kommunene hver for seg har sterke insentiver for å ivareta egne behov og at de felles løsningene ikke blir optimale, verken i planleggingen eller i implementeringen av planene. I mindre sentrale strøk vil kriterier som kapasitet og kompetanse om samfunnsutvikling være viktigere når kommunesammenslåing skal vurderes. 8. Høy politisk deltakelse Det er viktig å ha et aktivt lokaldemokrati med valgmuligheter både i forbindelse med stemmegivningen og at innbyggerne har mulighet til å få sin stemme hørt mellom valgene. Større 30 Side39

40 kommuner legger i dag i større grad tilrette for deltakelse mellom valgene, og de har oftere ulike former for medvirkningsorgan. På noen indikatorer scorer de minste kommunene høyest valgdeltakelsen ved lokalvalg er størst i de minste kommunene og flere innbyggere i små kommuner har vært i kontakt med ordfører enn i større kommuner. Men analyser viser at for noen av disse indikatorene har resultatet mer å gjøre med kjennetegn ved innbyggerne enn at kommunen er liten. 9. Lokal politisk styring Det er avgjørende for lokal politisk styring at den kommunale administrasjonen har nødvendig kompetanse og kapasitet til å utarbeide gode beslutningsgrunnlag for de folkevalgte. Kommunene bør ha mulighet for en hensiktsmessig lokal organisering og prioritering, og ikke være nødt til å organisere sin tjenesteproduksjon i interkommunale ordninger for å levere lovpålagte velferdstjenester. 10. Lokal identitet Det er etter utvalgets vurdering to dimensjoner som spiller inn på dette området, og som kommunene bør vurdere i spørsmålet om sammenslåing: opplevd tilknytning til et område og felles identitet med andre områder. Antakelsen om at noe av dagens nærhet vil forsvinne ved større kommuner, enten det gjelder til kommunehuset, lokalpolitikerne eller tjenester, vil med stor sannsynlighet bli opplevd som problematisk og utfordrende av de berørte innbyggerne. En slik opplevelse vil kunne bli forsterket dersom dagens politiske og administrative system ikke tilpasses nye forutsetninger. Resultatet vil kunne bli et svekket lokalt demokrati. Utvalget tar også som utgangspunkt at det vil være lettere å gjennomføre sammenslåinger med kommuner som i stor grad opplever å ha interkommunal identitet, enn mellom kommuner som ikke har det. 11. Bred oppgaveportefølje Utvalget mener at det er sentralt at kommunene fortsatt har ansvar for en bred oppgaveportefølje. Utvalget tar til følge signalene fra regjeringen om at nye robuste kommuner skal tilføres flere oppgaver, og mener i utgangspunktet at flere oppgaver under lokalpolitisk kontroll vil kunne styrke lokaldemokratiet. Etter utvalgets oppfatning er imidlertid det sentrale for kommunens ivaretakelse av sin rolle som demokratisk arena at kommunene allerede i dag ivaretar betydningsfulle oppgaver. 12. Statlig rammestyring Etter utvalgets vurdering er det viktig at den statlige styringen blir avpasset slik at det lokale demokratiske handlingsrommet tillater at lokale preferanser i størst mulig grad blir bestemmende for hvordan tildelte oppgaver ivaretas, og for fordelingen av ressurser mellom ulike oppgaver. En kommunestruktur med større og mer robuste kommuner vil etter utvalgets vurdering redusere dagens behov for detaljert statlig styring. 31 Side40

41 Saksprotokoll Saksmappenr: 2015/707 Saksbehandler: Hugo Thode Hansen Arkivkode: 002 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /14 PROSJEKT- OG PROSESSPLAN - KOMMUNEALTERNATIVET HARSTAD M.FL. Behandling Formannskapene : Marianne Bremnes ønsket velkommen til samlingen. Robert Isaksen innledet med bakgrunn for reformen, behov, sentrale mål, økonomiske momenter, Fylkesmannens oppdrag, samt status for prosessene i Nordland. Jan Peder Andreassen orienterte om status for prosessene i Troms. Rådmannens tilrådning ble enstemmig vedtatt. Vedtak Formannskapet : Formannskapet vedtar foreliggende forslag til prosjekt- og prosessplan for kommunealternativet Harstad m.fl. Rett utskrift: May Unni Ertsås-Olsen Sekretær Interne kopimottakere: Marianne Bremnes Side41

42 Referat fra møte i styringsgruppen for kommunereformen Mandag den 23. februar på Thon hotell Harstad kl ble det avholdt møte i styringsgruppen for kommunereformprosjektet mellom Ibestad, Kvæfjord, Skånland, Evenes, Tjeldsund, Lødingen og Harstad kommuner. Følgende møtte: Ibestad: Ordfører Dag Sigurd Brustind Varaordfører Roy-Helge Andreassen Opposisjonsleder Jim Kristiansen Kvæfjord: Skånland: Evenes: Tjeldsund: Lødingen: Harstad: Ordfører Torbjørn Larsen Varaordfører Karin Eriksen Opposisjonsleder Ola Danielsen Ordfører Einar Aune Varaordfører Tor Einar Fagereng Opposisjonsleder Helene Berg Nilsen Ordfører Svein Erik Kristiansen Varaordfører Petter Paulsen Opposisjonsleder Svein Nilsen Ordfører Bjørnar Pettersen Varaordfører Bjørn Hanssen Ordfører Anita Marthinussen Opposisjonspolitiker Kurt Olsen Ordfører Marianne Bremnes Formannskapsmedlem Hege Fredheim-Kildal (for varaordfører Jan Fjellstad) Fra administrasjonene møtte: Roe Jenset, rådmann Ibestad kommune Merete Hessen, administrasjonssjef Kvæfjord kommune Torbjørn Simonsen, rådmann Skånland kommune Bjørn Tore Sørensen, økonomisjef Skånland kommune Steinar Sørensen, rådmann Evenes kommune Bente Solvang, controller Tjeldsund kommune Arne Mæhre, assisterende rådmann Lødingen kommune Side42

43 Hugo Thode Hansen, rådmann Harstad kommune Roald Andersen, stabssjef Harstad kommune Møteleder: Sekretariat: Marianne Bremnes, styringsgruppens leder Hugo Thode Hansen, prosjektgruppens leder Team for møtet: Avklaring av forventninger til prosessen Prinsipper for kommunereformprosessen Mål for en ny kommune Styringsgruppens leder Marianne Bremnes ønsket velkommen og foretok opprop. Det var enighet om at ved forfall fra noen av kommunenes representanter kunne kommunen møte med en annen folkevalgt. Rådmann Hugo Thode Hansen innledet med en presentasjon basert på materiale fra sammenslåingsprosessen mellom Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner. Deretter ble først forventninger til den videre prosess drøftet. Møtet gikk deretter over til å drøfte prinsipper for prosessen og mål for en ny kommune. Etter drøftelser i plenum ble styringsgruppen og deltakere fra administrasjonene inndelt i grupper. Resultatene fra gruppearbeidet følger vedlagt. Konklusjon: Før neste møte utarbeides et utkast til prinsipper for prosessen og mål for en ny kommune. Dette sendes på høring til styringsgruppens medlemmer som kommer med sine tilbakemeldinger. Endelig utkast godkjennes på neste møte i styringsgruppen. Ansvarlig for utarbeidelse av utkast er prosjektgruppenes leder. Harstad, den 27. februar Hugo Thode Hansen Prosjektgruppens leder Side43

44 Gruppe 1 Overordnede prinsipper Likeverdige parter i prosessen Raus og romslig Kartlegge og utnytte strategiske fortrinn Målsettinger ny kommune Innbyggernes behov i sentrum, fokusområde Kaka må bli større Tilby høyere utdanning - kompetanse som ny kommune trenger. Også på videregående nivå. Bygge videre på gammel kunnskap (ex.: Skipsindustri) Videreutvikle det vi er god på markedsføre og synliggjøre potensial for ny kommune. Gruppe 2 Prinsipper for prosessen Ulik, men likeverdig Tillit Åpen og ærlig kommunikasjon Alle må høres, men alle kan ikke få det helt som de vil Løsningsorientert Hva er vi (fortrinn) og hva har vi muligheter til å bli (potensiale) Målsettinger for en ny kommune Gode og likeverdig tilbud i hele kommunen Nærhet til basistjenester som helse og omsorg, barnehage og skole Tilstrekkelige beredskapsplaner og beredskapsløsninger fra dag 1 Videreutvikle attraktive lokalsamfunn rundt om i kommunen høy politisk deltakelse med et aktivt lokaldemokrati og tydelige medvirkningsorganer lokal politisk styring der man søker en størst mulig grad av lokal organisering av lovpålagte velferdstjenester tilstrekkelig kapasitet innenfor de ulike virksomhetsområdene relevant kompetanse med sterke fagmiljøer, god ledelse samt god internkontroll tilstrekkelig distanse for å skape objektivitet mellom saksbehandlere og innbyggere gjøre hverdagen enklere for innbyggerne effektiv tjenesteproduksjon hvor gevinst av stordriftsfordeler skal benyttes til å gi bedre tjenester for innbyggerne økonomisk soliditet Side44

45 valgfrihet, med en bredde i tjenestetilbudet funksjonelle samfunnsutviklingsområder med god infrastruktur og tettstedsutvikling et næringsliv som ivaretar og skaper nye arbeidsplasser en styrket regional konkurransekraft Gruppe 3 Prinsipper for prosessen Verdier i prosessen skal preges av Raushet Åpenhet Tillit Gjennomsiktlighet Gjensidig forståelse og respekt En ny kommune skal etableres og driftes med utg pkt i hver av de gamle kommunenes tradisjoner, fortrinn sterke sider og utfordringer. Utvikling av nærdemokrati skal gis høg prioritet. Samarbeidet om sammenslåing skal preges av likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted. Mål for kommunestrukturarbeidet 7 kommuner Overordnet mål: Lik tilgjengelighet for tjenester MÅL 1: STYRKING AV LOKALDEMOKRATIET Med dette forstås at en kommunesammenslåing skal bidra til: God lokalpolitisk innflytelse over spørsmål av betydning for kommunen og innbyggerne. MÅL 2: ET GODT OG TILGJENGELIG TJENESTETILBUD OG ADMINISTRASJON Med dette forstås at en kommunesammenslåing skal bidra til: Gode og brukerorienterte kommunale tjenester. God og tilgjengelig kommunal administrasjon med kapasitet og kompetanse til å yte service til innbyggerne. Tjenestetilbudet skal være geografisk nær der folk bor og administrasjonen skal ikke være mindre tilgjengelig enn i dag. MÅL 3: EFFEKTIV RESSURSBRUK OG FRIGJØRING AV RESSURSER TIL TJENESTEYTING Med dette forstås at en kommunesammenslåing skal bidra til: Større kostnadseffektivitet i den kommunale oppgaveoppgaveløsningen/tjenesteproduksjonen Overføring av ressurser (økonomisk og personalmessig) fra administrasjon til direkte tjenesteproduksjon. Side45

46 MÅL 4: GOD SAMORDNET SAMFUNNSPLANLEGGING Med dette forstås at en kommunesammenslåing skal bidra til: En mer helhetlig areal- og transportplanlegging slik at natur- og miljøressursene i hele området kan forvaltes på en bærekraftig måte. En helhetlig og bærekraftig kommunal tilrettelegging for utvikling av eksisterende næringsliv og etablering av ny næringsvirksomhet. Gruppe 4 Prinsipper for prosessen - Det skal etableres 1 NY kommune - Avklare forventninger til tjenestetilbud - God forankring i alle kommunestyrer og dialog med innbyggerne - Realistiske forventinger, tydelighet og ærlighet til prosessen - Felles mediestrategi selge produktet og skape eierskap og entusiasme Mål for en ny kommune - Utnytte styrken i en større kommune/gjøre seg synlig i et regionalt/nasjonalt perspektiv - Bygge sterke fag/kompetansemiljø til oppgaveløsning - Tilrettelegging av gode lokalsamfunn som utvikles av innbyggerne - Realisere stordriftsfordeler og dermed øke innsatsen i tjenesteproduksjonen - Tung/sterk satsning på næringsutvikling i hele den nye kommunen - Nærhet til tjenestetilbud Gruppe 5 Overordnede prinsipper Alle blir hørt, likeverdighet, ingen blir overhørt mao demokratisk prosess Snarlig avklaring på vegen videre Alle må holde tidsfristen Gjensidig raushet, og dette gjelder ikke bare Harstad kommune Forståelse for hverandres ståsted Mål Gode og stabile tjenester til alle deler av kommunen Relevant kompetanse med sterke fagmiljøer God ledelse og god internkontroll Solid og kompetent kommune Styrke objektiviteten gjennom å være en større enhet Den nye kommunen skal være bedre i stand til å påta seg nye oppgaver Større gjennomslagskraft for utvikling av næringslivet. Side46

47 Side47

48 Kommunereform Harstad mfl Hugo Thode Hansen Rådmann Side48

49 Utredning fase 1Planer og strategier 4 møter Skal gi grunnlag for retningsvalg (milepæl 1) for de som har flere alternativer - og ønsker å velge bort noen - og danne grunnlag for fase 2 Fase 2 fortsetter i oktober med de kommuner som fortsatt vil være med Side49

50 Fase 1 Møte 1 Overordnede målsettinger og ambisjonsnivå for ny kommune Møte 2 Kommunen som samfunnsutvikler Kommunen som demokratisk arena/modeller for fremtidig politisk organisering Møte 3 Prinsipper for framtidig tjenestetilbud i ny kommune Fremtidig administrativ organisering Overordnet om personalpolitikk Møte 4 Økonomisk potensial for en fremtidig kommune Avsluttende og oppsummerende møte fase 1. Side50

51 Prinsipper for sammenslåingsprosessen eksempel SAS Sandefjord, Andebu og Stokke kommuner er ulike, men likevel likeverdige. En ny kommune skal etableres, driftes og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de gamle kommunenes tradisjoner, fortrinn, sterke sider og utfordringer. Struktur, organisasjonskultur og systemer skal vektlegges, og utvikling av nærdemokrati skal gis høy prioritet. Samarbeidet om sammenslåing skal preges av likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted. Den nye kommunen ligger sentralt i Vestfold med grense til flere kommuner. Det kan være behov for å foreta grenseendringer etter at det er avklart om sammenslåingen gjennomføres. Spørsmålet om eventuelle grenseendringer håndteres i samsvar med gjeldende vedtak i kommunestyrene i Stokke og Andebu. Side51

52 Mål for den nye kommunen eksempel SAS Stortingets mål for kommunereformen er blant annet å styrke lokaldemokratiet og gi større kommuner flere oppgaver. Videre skal innbyggerne sikres gode og likeverdige tjenester, og kommunene skal være bærekraftige og økonomisk robuste. Kommunene skal ha et helhetlig og samordnet samfunnsutviklingsperspektiv. Den nye kommunen skal sikre tilstrekkelig kapasitet innenfor de ulike virksomhetsområdene relevant kompetanse med sterke fagmiljøer, god ledelse samt god internkontroll tilstrekkelig distanse for å skape objektivitet mellom saksbehandlere og innbyggere lokal identitet med nærhet til basistjenestene gjøre hverdagen enklere for innbyggerne Side52

53 Mål for den nye kommunen eksempel SAS forts effektiv tjenesteproduksjon hvor gevinst av stordriftsfordeler skal benyttes til å gi bedre tjenester for innbyggerne økonomisk soliditet valgfrihet, med en bredde i tjenestetilbudet funksjonelle samfunnsutviklingsområder med god infrastruktur og tettstedsutvikling et næringsliv som ivaretar og skaper nye arbeidsplasser en styrket regional konkurransekraft høy politisk deltakelse med et aktivt lokaldemokrati og tydelige medvirkningsorganer lokal politisk styring der man søker en størst mulig grad av lokal organisering av lovpålagte velferdstjenester Kommunenes planverk skal gjelde inntil nytt, felles planverk blir vedtatt i ny kommune. Side53

54 Oppgave gruppearbeid Formuler kort et utkast til overordnede prinsipper for sammenslåingsprosessen Formuler punktvis målsettinger for «den nye kommunen» Drøft hva som ligger i formuleringene for prinsipper og målsettinger felles forståelse er viktig Side54

55 Gruppe 1: Gruppeinndeling Einar, Steinar, Roe, Ola, Svein og Oskar Gruppe 2: Bjørnar, Torbjørn L, Hugo, Arne M, Tor Einar og Karin Gruppe 3: Dag Sigurd, Anita, Merete, Roald og Helene Gruppe 4: Svein Erik, Hege, Bente, Bjørn Tore og Roy Helge Gruppe 5: Marianne, Torbjørn S, Kurt, Petter, Jim og Bjørn Side55

56 Saksdokument Saksmappenr: 2015/1537 Saksbehandler: Roald Andersen Arkivkode: X20 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /24 Kommunestyret BEREDSKAP I HARSTAD KOMMUNE Vedlegg: Vedlegg: 1 ROS analyse Harstad kommune 2 Beredskapsplan 3 ROS analyse arealplan Ingress: Rådmannen ønsker med dette å orientere formannskapet og kommunestyret om rådmannens arbeid med beredskap i kommunen. Rådmannens tilrådning: Formannskapet er orientert om kommunens beredskapsarbeid med status beredskapsplan, helhetlig ROS analyse for kommunen samt ROS- analyse for kommuneplanens arealdel. Saksopplysninger Risiko- og sårbarhetsanalyse Harstad kommune har gjennomført delanalyser innen blant annet følgende sektorer: Oppvekst, herunder med rektorer/enhetsledere i skoler og barnehager Pleie- og omsorgsenheter med enhetsledere EKOM Strøm Vann Klima og natur Hovedfunn samt forslag til risikoreduserende tiltak fra delanalysene er sammenfattet i helhetlig ROS- analyse (vedlagt). Kommunen har i tillegg gjennomført en ROS- analyse for kommuneplanens arealdel. Vedlagt er siste versjon. Den er ikke endelig. Kommunen avventer bl.a. en tilbakemelding fra Fylkesmannen på metodikk og temavalg. Deretter skal dokumentet legges ut til offentlig ettersyn. Overordnet beredskapsplan Kommunens overordnede beredskapsplan er ajourført i Planen ligger i kommunens kvalitetssystem, tilgjengelig via beredskapsportalen på kommunens intranettside (utviklet i 2014). Tiltakskort (huskelister) er utarbeidet for flere aktuelle situasjoner, men bør også utvikles videre. De som bør gis høyest prioritet er: Handling ved langvarig bortfall av strøm Handling ved bortfall av EKOM Handling ved større ulykker (mange skadde) Side56

57 Fagplaner beredskap Kommunen har velfungerende planer både for helse- og oppvekst som begge har vært øvd i løpet av 2014/15. Oppvekstsektoren har iverksatt gjennomgang av planverk for skoler og barnehager i samarbeid med politiet i Harstad. Målsettingen er å utarbeide et enhetlig planverk med tiltakskort før oppstart av nytt skoleår i august mnd Utover dette, finnes det også beredskapsplaner for vannforsyning/vannsikkerhet som ble ajourført i Beredskapssystemer Harstad kommune har gjort betydelige system- og tiltaksinvesteringer innen beredskap siden primo De viktigste investeringer er: - Web portal beredskap - ROS- analyseverktøy fra Kvalitetslosen - Krisestøtteverktøy DSB-CIM - Krisetelefonisystem - Satellittelefoner (i prosess) - Reservetelefoner med NETCOM abonnement - Formannskapsalen - Nødstrøm rådhus (i prosess) - Seighet/sikkerhet innen IKT Trening og øving Harstad kommune har gjennomført 4 øvelser i 2014 samt håndtert flere «skarpe» situasjoner. I 2015 har det allerede vært 2 reelle situasjoner. Det har vist seg at beredskapen har fungert i henhold til plan og beredskapsmål. Tilsyn Rådmannen viser til at Fylkesmannen i Troms har varslet tilsyn med kommunal beredskapsplikt den Tilsynet skal sikre at kommunens oppfølgning av beredskapsplikt er forsvarlig og tilstrekkelig for å ivareta krav i lov og forskrift. Vurdering Områder som bør videreutvikles er: - Utarbeide relevante tiltakskort - Utarbeide enhetlige beredskapsplaner innen oppvekst - Bruke systemene i det daglige Hugo Thode Hansen Rådmann Stabssjef Roald Andersen Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. Side57

58 1 Helhetlig risiko- og sa rbarhetsanalyse Harstad kommune Øvelse «Bussvelt» 27. mars 2014 Harstadhallen rigget som «avlastingssykehus» Side58

59 2 Kapittel 1 Innledning, metode, deltakere Innledning Lov om kommunal beredskapsplikt av 25. juni 2010 fastslår at alle kommuner er forpliktet til å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS- analyser). Forskrift om kommunal beredskapsplikt pålegger kommuner å gjennomføre en helhetlig ROS- analyse som skal forankres i kommunestyret. Målsetting Overordnet målsetting med ROS- analysen er å avdekke risiko og vurdere risikoreduserende tiltak og dermed skape en barriere for hindre at uønskede hendelser skal påvirke driften, og dermed tjenestemottaker på en negativ måte. Se plansjen «Betryggende kontroll» under. Prosessen plasserer ansvar, og gjør det mulig å styre risiko. Definisjoner Risiko: Risiko uttrykker den fare som uønskede hendelser representerer for mennesker, miljø, økonomiske verdier og samfunnsviktige funksjoner. Risiko er et resultat av sannsynligheten (frekvensen) for og konsekvensene av uønskede hendelser. 1 Sårbarhet: Sårbarhet er et utrykk for et systems evne til å fungere og oppnå sine mål når det utsettes for påkjenninger. 2 Uønskede hendelser: Uønskede hendelser er hendelser som avviker fra det normale, og som har medført eller kan medføre tap av liv eller skade på helse, miljø og materielle verdier. 3 Krise: En krise kan defineres som en hendelse som har potensial til å true viktige verdier og svekke en organisasjons evne til å utføre viktige funksjoner. En krise kan være en tilstand som kjennetegnes av at samfunnssikkerheten eller andre viktige verdier er truet, og at håndteringen utfordrer eller overskrider kapasiteten og/eller kompetansen til den organisasjonsenheten som i utgangspunktet har ansvaret for denne. 4 1 Kvalitetslosen. 2 Veileder for kommunal risiko- og sårbarhetsanalyser, s Veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt. Februar Side59

60 3 Metode Metoden som nyttes er beskrevet i ISO som structured what if technique SWIFT metoden. Analysen følger ikke fullt ut DSB sin veileder «Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen» da denne ble utgitt lenge etter at flere tunge analyser allerede var gjennomført. Veilederen er dessuten utgitt uten å være tilstrekkelig implementert. Hovedtrekkene i veilederen er imidlertid fulgt. Ved neste revisjon av kommunens ROS- analyse bør man søke å følge den nye veilederen fullt ut. Analysen i Harstad kommune bygger på følgende hovedtemaer: - Liv og helse. - Ulykker og katastrofer. - Systemsvikt. - Klima og natur. - Terror og kriminalitet. Temaene er videre inndelt i undertema som til sammen skal sikre en helhetlig tilnærming etter at de har blitt koblet til kommunens organisasjon. Kommunen velger de undertema som er relevante, beskriver verstefallsscenarier og vurderer deretter sannsynlighet og konsekvens av scenariet. Sannsynlighet (S) multiplisert med konsekvens (K) gir risikoen for at scenariet vil oppstå. Før analysen igangsettes må akseptabelt risikonivå settes. Skadereduserende tiltak må treffes for scenarier som faller utenfor den akseptable grensen. Deretter foretas analysen på nytt for samme scenario. Fig. 1. Koblingen mellom tema og organisasjon. Etter at koblingen mellom organisasjon og tema er foretatt, gjennomføres analysene som beskrevet. Analysene gjennomføres i Kvalitetslosens analyseverktøy og lagres i sikrede elektroniske arkiv. Fig. 2. Analysemodellen. 4 Veiledning til forskrift om kommunal beredskapsplikt. Februar Side60

61 4 Usikkerhet Denne analysen er ikke en vitenskapelig analyse. For flere analyseområder finnes det ikke statistisk materiale eller annen vitenskapelig dokumentasjon som kan underbygge analyseresultatet. Det vil således være usikkerhet knyttet til de forskjellige gruppers vurdering av risiko. Gruppene er imidlertid satt sammen med så bred og god kompetanse som mulig. Deltakere i analysen Internt i Harstad kommune Kommuneoverlege m/stab Enheter innen helse Tildelingsenhet Enheter skole Enheter barnehager IKT enheten DRU enheten ABY enheten Harstad Brann&Redning Eksternt Hålogaland kraft Telenor Norges Vassdrag og Energidirektorat Bakgårdfestivalen Festspillene i Nord-Norge Politiet Statoil Fuel & Retail AS/Gangsås tankanlegg Kapittel 2 - Analyse Liv og helse Liv og helse er videre inndelt i undertema smitte og stråling. Smitte Innenfor smittefeltet er pandemi vurdert å ha det største skadepotensiale. Det er ikke foretatt noen vurdering av sannsynligheten for pandemiutbrudd, da Harstad må forholde seg til overordnede nasjonale vurderinger, som samlet sett vurderer risikoen som høy for at Norge vil bli rammet av pandemi. Vår analyse fokuserer derfor på kommunens evne til å takle et pandemiutbrudd. Analysen bekrefter langt på vei at pandemiberedskapen i Harstad er god, og at systemer og planer er ajourført og øvd. Analysen har avdekket behov for å treffe tiltak for å sikre behandlingen av pasienter som blir utskrevet fra sykehus samt å forbedre evnen til å behandle pandemisyke utenfor sykehus. Anbefalte tiltak: - Utarbeide beredskapslister med eksternt personell fra frivillige organisasjoner og pensjonerte helsearbeidere. - Utarbeide innkallingsplan for helsepersonell i Harstad kommune. - Etablere kommunal infeksjonsavdeling på Helsehuset. - Øke sengekapasiteten ved sykehjemmene. Krever egen analyse i for å stadfeste behovet for senger, lagring og økonomi. Risikoen for at det vil oppstå mangel på vaksine i forbindelse med en pandemi er vurdert som høy. Det anbefales derfor å iverksette følgende tiltak: Side61

62 5 - Tydelige/alternative prioritetsnøkler må utarbeides. - Harstad kommune bør ta dette opp med Fylkesmannen i Troms (FMTr). I kommunens kriseplan er Harstadhallen kommunens primære evakueringssenter. Hallen vil også bli nyttet som vaksinasjonssted ved pandemi. Hallen er sårbar i ved strømbrudd, da den ikke har/er klargjort for nødstrøm, og det anbefales derfor at nødstrømssystem blir etablert snarest. Det er en viss fare for at vitale samfunnsfunksjoner vil får redusert kapasitet eller bli satt helt/delvis ut ved en pandemi, og det anbefales at dette tas høyde for i kommunens driftsplaner. En god informasjons- og kommunikasjonsplan er i denne sammenhengen avgjørende. Risikoen for luftbåren smitte (legionella), matbåren smitte, smitte via dyr og vannbåren smitte er vurdert som lav, og synes ikke å ha potensiale til å kunne skape en uhåndterbar krisesituasjon. Stråling Stråling er videre inndelt i radioaktiv stråling og radonstråling. Radioaktiv stråling I nasjonalt risikobilde for 2013 slår man fast at «Sannsynligheten for at en alvorlig atomhendelse skal inntreffe og ramme Norge vurderes som lav. Men hvis en atomulykke først inntreffer kan konsekvensene bli svært alvorlige.» Norge har i dag permanent beredskap mot atomhendelser. Målsettingen for den nasjonale beredskapen er at alle potensielle hendelser skal kunne håndteres, uansett sannsynlighet. Dersom en atomhendelse inntreffer vil Harstad forholde seg til de råd som gis fra nasjonal myndighet i forhold til skadested, sikringstiltak av forurenset område, rensing, råd om innendørs opphold, evakuering, bruk av jodtabletter, bruk av tilfluktsrom, helsemessig oppfølging, tiltak i næringsmiddelproduksjon, kostholdsråd samt andre dosereduserende tiltak. Harstads beredskap omfatter nødvendig lager av jodtabletter samt distribusjonsmetode. Radonstråling Harstad kommune har siden 1999 gjennomført systematiske radonmålinger. Siste utførte måling er foretatt i samtlige skoler og barnehager i Trinn 2 målinger pågår og/eller er allerede utført. Med grunnlag fra tidligere målinger er det stor sannsynlighet for at de fleste skoler og barnehager vil komme under tiltaksgrensen. Dersom ventilering ikke gir tilfredsstillende effekt vil ytterligere tiltak bli iverksatt. Med referanse til råd fra Statens strålevern, er det anbefalt at alle private husstander utfører målinger og iverksetter tiltak ved behov. Med dette som utgangspunkt, iverksettes det ikke ytterligere ROS- analyse på dette området. Ulykker og katastrofer Brann Brann i tett befolkede områder samt i bygg med mange mennesker, herunder pleie- og omsorgsboliger er vurdert til å ha et stort skadepotensial, og vil kunne skape en alvorlig beredskapssituasjon for Harstad kommune. På enkelte lokasjoner har brannetaten vurdert samlet risiko til å være over akseptabel risikogrense, og har anbefalt følgende tiltak: Side62

63 6 Harstad sykehus - Gjennomføre bli-kjent øvelser - Gjeninnføre brannvakt (tidligere teknisk vakt) - Full sprinkling - Økt forebyggende innsats Grottebadet - System for internopplæring av personalet - Punktsprinkling av brannutsatte punkt - Rele for å dekke sambandsbehovet til røykdykkere - Økt tilsyn/kontroll Helse- og omsorgsboliger generelt - Branndører med pumpe og magnet - Økt forebyggende arbeid - Ansvarsavklaring ift. snørydding av rømningsveier Klubbholmen - Brannteknisk gjennomgang - Brannvarslere gjøres individuelle - Nettbasert brannvernopplæring - Gjennomgang/endring av interne rutiner, herunder revisjon av instruks, overlappingsrutiner samt oppfølging etter nyansettelser Hotell - Sprinkelanlegg der hvor dette mangler - Økt forebyggende innsats Punkthuset - Brannalarmanlegg for tidlig varsling - Røykevakuering av trapperom - Røykskillende konstruksjoner holdes i orden - Sterkere lokal forskrift som muliggjør tilsyn Trebebyggelsen i sentrum - Sprinkelanlegg der hvor det mangler - Sterkere lokal tilsynsforskrift - System for utalarmering - Vertikale skiller mellom hus - Revisjon av brannberedskapsplan for sentrum Harstad Brann&Redning vil i ta initiativ for å analysere hjemmelsgrunnlaget for sterkere lokale forskrifter for å sikre nødvendig tilsyn. Ulykker/uhell på sjøen Sør-Troms kommunene Salangen, Gratangen, Skånland, Ibestad, Harstad og Kvæfjord har delegert myndighet i henhold til Forurensingslovens 43 til Sør-Troms interkommunale utvalg mot akuttforurensing (IUA). Denne myndigheten innebærer å forvalte kommunenes ansvar ut til 4 n.m. av grunnlinjen. Beredskapen opprettholdes gjennom vedlikehold av planverk, materiell og utstyr samt årlig øving og trening. Det er verdt å merke seg at ansvaret for oljevernberedskapen ikke er delegert selv om myndigheten er delegert. IUA legger til grunn egen ROS- analyse for sitt planverk. P.t. er det kun Harstad kommune v/brannsjef (Nestkommanderende i IUA) som har deltatt på ROS- analyse. Dette er utvilsomt en svakhet i oljeberedskapen i Sør-Troms og bør rettes på slik at ansvaret i henhold til forurensingsloven blir reell. Andre typer ulykker til sjøs er foreløpig ikke ROS- analysert av Harstad kommune. Side63

64 7 Ulykker på vei Det er foreløpig ikke foretatt ROS- analyse av ulykker på vei. Olje/gass: Statoil Fuel & Retail AS/Gangsås tankanlegg Anlegget følger de kvalitets- og miljøstyringsdirektiver som er fastsatt av Statoil Fuel & Retail Norge AS, og drifter i henhold til International Organization for Standardization (ISO) standarder, og er sertifisert for ISO 9001 og I tillegg har organisasjonen en rekke andre sertifikater som til sammen skal sikre forsvarlig drift. Anlegget har oppdatert risiko- og sårbarhetsanalyse, beredskapsplan og nødvendige tiltakskort. Selskapets egen vurdering av risiko viser at aktuelle farer ved tankanlegget er lekkasje og utslipp av oljeprodukter fra rør og tanker, og lekkasje ved lasting av tankbil og lossing av tankbåt. Oljeproduktene kan antennes etter et utslipp, og en eventuell brann vil ha innvirkning på området rundt tankanlegget. Røyk fra en brann kan forurense omgivelsene. Et oljeutslipp kan i ytterste konsekvens forurense luft i tillegg til jord og sjø. Sannsynligheten for at en større hendelse kan inntreffe er vurdert som meget liten». Oppdaterte tiltakskort med rutinebeskrivelser forefinnes for de fleste scenarier. Dette bidrar til å redusere konsekvensene dersom en ulykke likevel skulle skje. Arrangement I festivalbyen Harstad gjennomføres det årlig store arrangement med blant annet Festspillene i Nord-Norge og Bakgårdsfestivalen. Foruten dette gjennomføres det en mengde arrangement knyttet til musikk, idrett og næringsliv. Dette er private arrangement, hovedsakelig i private etablissement hvor arrangør samt bygg- og gårdeiere har ansvar for å drifte innenfor gjeldende lovkrav. Risikovurdering er en viktig del av dette ansvaret. Festspillene i Nord-Norge: ROS analyse gjennomføres årlig sammen med blålysetatene. Analysen viser at den største risikoen ved arrangementet er knyttet til utearrangementene på Harstad kai og ved Laugen/Trondenes historiske senter samt ungdommens kulturmønstring. En rekke av risikoreduserende tiltak blir iverksatt, herunder grundig opplæring av vaktmannskaper. Brann i telt og lavou har det største skadepotensialet, og det er derfor lagt spesiell vekt på skadeforebyggende tiltak i nært samarbeid med Harstad Brann & Redning og politiet. Restrisiko etter tiltak er vurdert som lav. Bakgårdsarrangementet På lik linje med Festspillene har Bakgårdsarrangementet utarbeidet ROS- analyse og beredskapsplanverk. Begge blir revidert og gjennomgått årlig forut for arrangementet. ROSanalysen og beredskapsplan er «outsourcet» til Ramsund Orlogsstasjon som ledd i opptrening og skolering av vaktmannskaper. Brann og alkoholrelaterte ulykker/skader har størst skadepotensiale og det er derfor lagt spesiell vekt på skadeforebyggende tiltak i nært samarbeid med Harstad Brann & Redning og politiet. Restrisiko etter tiltak er vurdert som lav. Oppvekstsektoren I kommunal regi er det først og fremst arrangement innenfor oppvekstsektoren (skoler og barnehager) som gir størst utfordring. Rektorer/enhetsledere er spesielt bekymret for transport av unger på buss og kontroll med unger under utearrangement. Foreslåtte tiltak er i hovedsak knyttet til oppdatering av interne rutiner. Se vedlegg. Side64

65 8 Systemsvikt Elforsyning Forsyningssikkerheten i Harstad kommune er sårbar og påvirkes av en rekke eksterne og interne forhold, herunder bortfall av overliggende nett, effektmangel (kortvarig mangel på stabilitet i nettet), energimangel på grunn av lav fyllingsgrad i magasiner, feil i HLKs interne nett, sjøkabelhavari og terroranslag. Av disse scenarier er det bortfall av overliggende nett samt feil i HLKs interne nett som er vurdert til å ligge utenfor akseptabelt risikonivå. Bortfall av overliggende nett. Arbeidet med nytt stamnett fra Balsfjord til Hammerfest forventes igangsatt i 2015 etter endelig godkjenning fra Olje- og energidepartementet. Etter at nytt nett er på plass i perioden vil risikoen for bortfall av overliggende nett bli sterkt redusert. Frem til dette er på plass er sannsynligheten for bortfall vurdert som høy, mens konsekvensen er vurdert som middels, og dermed utenfor akseptabelt risikonivå. Følgende risikoreduserende tiltak er derfor foreslått: - Etablere/revidere tiltaksplaner ved bortfall. - Anskaffe nødstrømsaggregat til alle prioriterte helseinstitusjoner. - Nytte bortfall av strøm som scenario for øving og trening. De samme tiltak er foreslått for å avbøte eventuelle feil i HLKs eget nett. Eventuell etablering av ny hovedtrafo i Harstad vil gi størst risikoreduserende effekt. Vannforsyning Følgende områder er analysert: - Feil på styringssystemer. - Forgiftning av vannkilder, primært drivstoff. - Terror og trussel om terror mot produksjonsanlegg og vannkilde. Risiko knyttet til ovennevnte faktorer er vurdert som lav, og begrunnes med god redundans, moderne vannverk og gode driftsrutiner. Som et ytterligere risikoreduserende tiltak vil likevel tiltakskort for kommunal beredskapsvakt bli revidert. Tele og data Vårt samfunn blir stadig mer automatisert og digitalisert gjennom bruk av avanserte datasystemer. Harstad kommune er intet unntak på dette området, og man ser en rask utvikling mot at tjenesteleveranser innen alle fagfelt blir stadig mer automatisert og digitalisert. På telesiden er mobiltelefoni og voice over IP i ferd med å ta over for fasttelefoni som vil bli avviklet i løpet av få år. Mobile bredbåndsløsninger tar mer og mer over for faste løsninger etter hvert som hastigheten og tilgangen øker. Det er ellers viktig å merke seg den gjensidige avhengigheten mellom tele- og data og elforsyning. Tele- og data kan ikke operere over tid uten elektrisitet og motsatt. Følgende områder er analysert: Bortfall av telekommunikasjon som følge av: - Bortfall av elektrisitet. - Brukerfeil. - Kabelbrudd. - Overspenning. - Terror. Av disse er det bare risikoen for bortfall av telekommunikasjon som følge av strømutfall vurdert til å ligge utenfor akseptabel risikogrense, og det anbefales derfor å iverksette følgende tiltak: - Harstad kommune anskaffer noen ekstra SIM-kort fra annen leverandør. - Harstad kommune utarbeider tiltakskort «prosedyre ved bortfall av mobilnett». Gjennom Sør-Troms IUA har Harstad Brann og redning anskaffet et antall satellittelefoner som skal sikre telekommunikasjon ved lengre avbrudd samt sikre kommunikasjon til områder hvor mobil dekningsgrad ikke er så god. Telenor jobber på sin side med å utvide batteriback- up til 4 timer også for mindre viktige basestasjoner. Side65

66 9 Terroranslag mot telesentraler i vårt område ble listet som mulig scenario, men ble ikke videre analysert med begrunnelse i overordnede nasjonale vurderinger. Klima og natur Faktorene nedenfor er allerede vurdert i forbindelse med kommunens ROS- analyse for kommende arealplan. I plansammenheng er hovedmålsettingen å unngå å etablere ny bebyggelse i områder som allerede er spesielt utsatt. I samfunnssikkerhetsanalysen er problemstillingen knyttet til eksisterende bygg, eiendom og infrastruktur som ligger utsatt til dersom fremtidige klimatiske prognoser slår til. Faktagrunnlaget er likt for begge analysene. Flom/skred/ras I følge overordnede klimarapporter må i fremtiden påregnes hyppigere og kraftigere nedbør, med økt fare for flom skred, ras og flom. Mindre bratte områder samt områder som tidligere ikke har vært utsatt må vurderes i lys av endrede klimatiske forutsetninger. Harstad kommune har beredskapsplan for vårflom, men har ikke blitt revidert de siste årene. Det anbefales derfor følgende tiltak: Befaring av bekker, spesielt i tettbygde strøk, inkl. beskaffenhet til rør Nøyaktig GPS registrering Visualisering på kart Vurdering av skred/rasfare knyttet til små vassdrag, spesielt i bebygde områder Revisjon av planverk Risiko for flom med alvorlig skade på viktig infrastruktur knyttet til Bergselva og Ervikelva er både på grunn av elveløp og tilstøtende bebyggelse vurdert som lav. Havnivåstigning I følge Bjerknesrapporten av 2009 er sannsynligheten for at havnivåstigning kombinert med stormflo vil nå et nivå mellom høydekote 2,5m 3,5m er vurdert som høy innenfor en 100 års periode. Dette vil medføre at store deler av Harstad sentrum vil bli oversvømt, kjellere vil bli fylt med vann og infrastruktur i bakken vil bli påvirket. Den økonomiske konsekvensen av dette er høyst usikker, men det må påregnes at både offentlige og private aktører vil bli påført betydelige økonomiske utgifter. Det hersker imidlertid stor usikkerhet rundt omfanget av skader, og det anbefales videre utredninger. Med det grunnlaget som i dag forefinnes, anbefales følgende tiltak: Hensynssoner legges inn i arealplanen Utsatte områder må visualiseres på kart hvor kritisk infrastruktur er inntegnet. Terror og kriminalitet Uforutsigbare menneskelige handlinger I henhold til vedlagte risikomatriser er det analysert mange mulige, ulike scenarier innenfor både oppvekstsektoren, helsesektoren og kommunens administrasjon. Samlet risiko er vurdert som lav for at dette skal føre til en katastrofe for Harstadsamfunnet. Andre, alvorlige scenarier som har krevd vurdering av risikoreduserende tiltak er: - bruk av kniv mot medelever og lærere - dødsulykke som følge av kjøring i skolegård - slåssing - brannstiftelse - kidnapping av barn Justis- og beredskapsdepartementet har i samråd med Kunnskapsdepartementet utarbeidet en veileder for alvorlige skolehendelser. Denne veilederen skal implementeres i løpet av 2015 og lede Side66

67 10 frem til reviderte beredskapsplaner og scenariotilpassede tiltakskort (planer) for skoler og barnehager. Hensikten med disse er å sørge for riktig handling ved et verstefallsscenario. Dette til tross for at risikoen for de mest alvorlige hendelsene i skoler og barnehager på nåværende tidspunkt er vurdert som lav i Harstad. Korrupsjon 5 Harstad kommune har etablert gode kontrollrutiner for å avverge og avdekke korrupsjon. Kommunens verdihåndbok og etiske retningslinjer støtter opp om dette. Til tross for gode rutiner kan ikke korrupsjon utelukkes, og risikoen vurderes som moderat. For å redusere muligheten for korrupsjon ytterligere vil følgende tiltak bli iverksatt: revisjon av innkjøpssystemet bedre informasjon internt og eksternt skape økt bevissthet ved aktiv bruk av etiske retningslinjer og verdihåndboka på alle ledelsesnivå kursing/sertifisering av innkjøpere sette korrupsjon på dagsorden ved årlig medarbeidersamtale 5 Wikipedia: «Korrupsjon (utledet fra å korrumpere, latin corrumpere) er å bestille eller motta bestikkelser i form av gaver eller tjenester, for at en person i en maktrolle skal gi en annen person fordeler utenom reglene.» Side67

68 Kapittel 3 - Risikobilde Harstad kommune 11 Side68

69 Kapittel 4 Risikoreduserende tiltak 12 Tema Undertema Ansvar Anbefalte tiltak Liv&helse Pandemi Kommuneoverlegen Utarbeide beredskapslister med eksternt personell fra frivillige organisasjoner og pensjonerte helsearbeidere. Liv&helse Pandemi Kommuneoverlegen Utarbeide innkallingsplan for helsepersonell i HK. Liv&helse Pandemi Kommuneoverlegen Etablere kommunal infeksjonsavdeling på Helsehuset. Liv&helse Pandemi Kommuneoverlegen Øke sengekapasiteten ved sykehjemmene. Behov for senger, lagring og økonomi utredes. Liv&helse Pandemi Kommuneoverlegen Utarbeide tydelige/alternative prioritertslister for vaksinering. Liv&helse Pandemi Kommuneoverlegen Vaksineberedskapen tas opp med FMTr. Liv&helse Pandemi Kommuneoverlegen Nødstrøm til Harstadhallen. Liv&helse Pandemi Kommuneoverlegen Driftsplaner i HK må ta høyde for redusert drift under en pandemi. Kjerneoppgaver må prioriteres. Systemsvikt Pasienter faller ut av vindu/veranda Enhetsleder omsorg nord Anskaffe alarmer (ut av seng/rom/vindu). GPS, høyere rekkverk Systemsvikt Vannforsyning DRU Tiltakskort for døgnbemannet vakt revideres Systemsvikt Tele og data Rådmann Anskaffe kontantkort fra NETCOM Systemsvikt Tele og data Rådmann Tiltakskort "prosedyre ved bortfall av mobilnett" Systemsvikt Elforsyning Rådmann Anskaffe nødstrømsaggregat til prioriterte avdelinger og enheter Systemsvikt Elforsyning Rådmann Øve og trene på scenarier med bortfall av elektrisitet Systemsvikt Elforsyning Rådmenn/enhetsledere Etablere/revidere tiltaksplaner for bortfall av strøm for kriseledelsen og samtlige enheter i kommunen Terror&kriminalitet Brann Rektorer Videoovervåking av brannutsatte områder Terror&kriminalitet Voldsepisoder Rektorer Styrke samarbeidet skole, politi, hjem Terror&kriminalitet Kjøring i skolegården Rektorer Terror&kriminalitet Kidnapping av barn Rektorer/barnehageledere Fysisk avstengning av skolegårder, skilting, info, tas opp i rådsorganer Økt sikring i uteområdene, sjekklister, mottakssystem nytt personale, møte med Manpower, videoovervåking av utsatte områder, vikaroppfølging, skape økt årvåkenhet hos personalet Side69

70 Terror&kriminalitet Person m/våpen truer til seg medikamenter Enhetsleder omsorg sør Terror&kriminalitet Voldtekt Enhetsleder omsorg sør Terror&kriminalitet Vold/omsorgssvikt mot pasienter Terror&kriminalitet Korupsjon ØKO Enhetsleder omsorg nord Terror&kriminalitet Korupsjon Enhetsledere 13 Rutiner for låsing av dører innskjerpes, prosedyre ved hendelse gjennomgås. Gjennomgang av låsesystem, herunder vurdering av hotellås. Gjennomgang etiske retningslinjer, registrering av risikopasienter Kontrollav tjenesten, opplæring ift. pasientbehandling, vandels/sedelighetsattest av ansatte, treffpunkt med vikarer og assistenter ØKO igangsetter et arbeid for å vurdere innkjøpssystemet i HK, inkl. antall innkjøpere, avropere m.m. Informasjon internt og eksternt i forhold til regelverket i HK Terror&kriminalitet Korupsjon Enhets- og avdelingsledere Økt bevissthet gjennom dialog om korrupsjon på alle ledelsesnivå samt med ansatte i HK. Etiske retningslinjer og verdihåndboka nyttes aktivt. Terror&kriminalitet Korupsjon ØKO Kursing av innkjøpere (sertifisering) Terror&kriminalitet Korupsjon Enhets- og avdelingsledere Registrering og samtale om korrupsjon i forbindelse med årlig medarbeidersamtale. Ansatte med flere jobber er her spesielt utsatt. Terror&kriminalitet Gjengopprør Rektorer Foreldresamarbeid, ekstern ekspertise, løftes til rådmann, sosialpedagogisk plan, økt tilsyn Terror&kriminalitet Innbrudd for å skaffe narkotika Enhetsleder omsorg Stangnes Rutine for korrekt handling hos ansatte Terror&kriminalitet Terror&kriminalitet Psykiatrisk pasient begår voldtekt Alvorlig skole/barnehagehendelse Politiet Enhetsleder omsorg Stangnes Bytte låsesystem, voldtekt en naturlig del av støttesamtaler Revidere beredskapsplaner og utarbeide tiltaksplan (tiltakskort) Terror&kriminalitet Psykiatrisk pasient begår drap Enhetsleder omsorg Stangnes Kjøp av spesialisthelsetjeneste, nytt låssystem, seksjonering av avd. D (forsterket enhet) Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Gjennomføre bli kjent øvelser Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Gjeninnføre brannvakt (tidligere teknisk vakt) Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Full sprinkling Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Økt forebyggende innsats Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef System for internopplæring av personalet Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Punktsprinkling av brannutsatte punkt Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Rele for å dekke sambandsbehovet til røykdykkere Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Økt tilsyn/kontroll Side70

71 Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Branndører med pumpe og magnet Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Økt forebyggende arbeid Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Sprinkelanlegg der hvor dette mangler Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Økt forebyggende innsats Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Brannalarmanlegg for tidlig varsling Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Røykevakuering av trapperom Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Røykskillende konstruksjoner holdes i orden Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Sterkere lokal forskrift som muliggjør tilsyn Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Sprinkelanlegg der hvor det mangler Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Sterkere lokal tilsynsforskrift Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef System for utalarmering Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Vertikale skiller mellom hus Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Brannteknisk gjennomgang Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Brannvarslere gjøres individuelle Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Nettbasert brannvernopplæring Ulykker&katastrofer Brann Enhetsleder omsorg Sør Gjennomgang/endring av interne rutiner, herunder revisjon av instruks, overlappingsrutiner samt oppfølging etter nyansettelser Ulykker&katastrofer Brann Enhetsleder Bygg&Eiendom Ansvarsavklaring ift. snørydding av rømningsveier Ulykker&katastrofer Brann Brannsjef Revisjon av brannberedskapsplan for sentrum Ulykker&katastrofer Bussulykke Rektorer Skolen skal alltid ha voksen med i buss Ulykker&katastrofer Bussulykke Rektorer Voksen kontrollerer på- og avstigning Ulykker&katastrofer Bussulykke Rektorer Voksen påser riktig bilbeltebruk Ulykker&katastrofer Bussulykke Rektorer Årlig samarbeidsmøte med busselskap Ulykker&katastrofer Elev savnet under arrangement Rektorer Alltid minimum 2 voksne Ulykker&katastrofer Elev savnet under arrangement Rektorer Avtalefestede rutiner Ulykker&katastrofer Elev savnet under arrangement Rektorer Mobilavtale mellom elever og voksne Ulykker&katastrofer Elev savnet under arrangement Rektorer Oppdatert instruks for klassetur Ulykker&katastrofer Elev savnet under arrangement Rektorer Ett sete med belte pr elev Ulykker&katastrofer Elev savnet under arrangement Rektorer Vurdering av isforhold før ferdsel på islagte vann Ulykker&katastrofer Akutt forurensing på sjø Harstad havn ROS analyse med IUA deltakerkommuner 14 Side71

72 Ulykke med Ulykker&katastrofer passasjerfartøy Politiet RoS analyse med IUA deltakerkommuner Ulykker&katastrofer Masseskade på vei Poilitiet ROS analyse og utarbeidelse av tiltaksplan (kort) Ulykker&katastrofer Flom, skred, ras ABY Befaring av bekker, spesielt i tettbygde strøk, inkl. beskaffenhet til rør Klima&natur Flom, skred, ras ABY Nøyaktig GPS registrering Klima&natur Flom, skred, ras ABY Visualisering på kart Klima&natur Flom, skred, ras ABY Vurdering av skred/rasfare knyttet til små vassdrag, spesielt i bebygde områder Klima&natur Flom, skred, ras ABY Revisjon av planverk Klima&natur Havnivåstigning ABY Hensynssoner på kart Klima&natur Havnivåstigning ABY Visualisering på kart med infrastruktur 15 Side72

73 1 Beredskapsplan Harstad kommune - Hoveddel Revidert: Side73

74 2 Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn Kriseledelsen i Harstad kommune Fullmakter Rapportering Varsling av krise Varslingslister Evakueringsplan Evakuerings- og pårørendesenter Krisetelefon Informasjons- og medieplan Ressursoversikt Tilgang til planen Revisjon Vedlegg Fagplaner Eksterne planer Side74

75 3 1. Bakgrunn a. Lovgrunnlag - Kommuneloven. - Lov om kommunal beredskapsplikt av 25. juni K.res Fylkesmannens instruks for samfunnssikkerhet og beredskap. - Forskrift om kommunal beredskapsplikt med hjemmel i lov av 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret. - Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) av 24. juni 2011 nr. 29. b. Hensikt I henhold til lovgrunnlaget er kommunen ansvarlig for å ivareta sikkerheten for sine innbyggere og beskytte samfunnskritisk infrastruktur gjennom systematisk beredskapsarbeid. I dette ligger kartlegging av uønskede hendelser i en helhetlig kommunal risiko- og sårbarhetsanalyse samt utvikling av relevante beredskapsplaner. Beredskapsplanen skal være et verktøy for den kommunale kriseledelsen for å takle uønskede hendelser på best mulig måte. Planen skal øves jevnlig og oppdateres hvert år. c. Målsetting Målet med beredskapsplanen er å sikre koordinert, strukturert og rask handling uansett når, hvor og hvorledes en uønsket hendelse inntreffer i kommunen, herunder: - Ivareta innbyggernes sikkerhet, liv og helse. - Sikre samfunnskritisk infrastruktur, tjenesteyting og materielle verdier. - Ivareta informasjonsbehovet til kommunens innbyggere. - Begrense skadevirkninger. - Raskt re-etablere normalsituasjon. d. Risiko- og sårbarhetsanalyse sammenhengen med beredskapsplanen I henhold til lovkravene skal kommunen gjennomføre helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for å avdekke hvilke uønskede hendelser som kan oppstå, og iverksette risikoreduserende tiltak. Beredskapsplanen skal ivareta korrekt prosedyre og handling dersom en uønsket hendelse likevel inntreffer. Side75

76 4 e. Regional samordning Fylkesmannen har, som statens representant i fylkene, et særskilt ansvar for samfunnssikkerhet- og beredskap i fred, krise og krig. Han skal også bidra til samfunnssikkerhet og beredskap på kommunalt nivå, og fører tilsyn med underlagte kommuner. Ved behov vil Fylkesmannen samordne regionale tiltak gjennom Fylkesberedskapsrådet. Harstad kommune har, gjennom prosjektet Sikkerhet i Sør-Troms, en koordinerende rolle i forbindelse med utvikling ROS- analyser og beredskapsplaner for de kommuner som faller innenfor regionrådet. I tillegg, støtter Harstad Lenvik og Bardu kommuner innenfor tilsvarende oppgaver. 2. Kriseledelsen i Harstad kommune a. Hovedoppgaver - Sikre liv og helse. - Sikre samfunnskritisk infrastruktur og materielle verdier. - Prioritere bruk, og støtte politiet med kommunale ressurser (vedlegg 4). - Forestå koordinering med politi og brann- og redningstjenesten. - Forestå befolkningsvarsel/varsel av pårørende i samråd med politiet og sivilforsvaret. - Etablere evakuerings- og pårørende senter i samråd med politiet. - Koordinere og samordne med Fylkesmannen og andre relevante offentlige etater. - Koordinere og samordne med frivillige organisasjoner. b. Lokalisering - Operasjonsrom kriseledelse: Formannskapssalen i Harstad rådhus. - Reserve: Brannstasjonen i Harstad. - Krisetelefonsentral: Møterom Areal- og byggesaker (ABY). - Pressekonferanser: Kantine. c. Sammensetning og kontaktinformasjon for kriseledelsen i Harstad kommune Kontaktinformasjonen for kommunen er lagt inn i DSB-CIM. Listen ajourføres fortløpende. Utdrag fra databasen i vedlegg 1. d. Organisering og bemanning Kriseledelsen settes sammen og organiseres etter behov, hvor krisens type og omfang er styrende. Kriseledelsen må være forberedt på at kommuneoverlege, havnesjef og Side76

77 5 brannsjef blir innkalt til lokal redningssentral (LRS) hos politiet i Harstad. Ved behov må forannevnte stille stedfortreder i kriseledelsen. Videre må kriseledelsen være forberedt til å stille liaison til politiet. Ved langvarige kriser blir det behov for å organisere kriseledelsen i skift. Enhetsledere i kriseledelsen skal derfor utpeke fast stedfortreder. Stedfortreder for ordfører og rådmann: Fast Stedfortreder Ordfører Varaordfører Rådmann Ass rådmann e. Prinsipper for krisehåndtering Harstad kommune legger til grunn prinsippene ansvar, nærhet, likhet og samvirke for krisehåndteringen i kommunen. Kommunen legger også til grunn viktigheten av å mobilisere tilstrekkelige ressurser så raskt som mulig (bedre med for mye i tide enn for lite for sent). Ansvar: Den som har ansvar i det daglige (normalsituasjon) skal også ha ansvaret når en krise rammer. Likhet: Organisering som benyttes ved kriser skal være mest mulig lik den daglige organiseringen. Nærhet: En krise skal håndteres på lavest mulig nivå. Samvirke: Samvirke med relevante sivile og offentlige instanser. f. Roller og oppgaver i kriseledelsen Generelt Medlemmer i kriseledelsen er ansvarlige innen egne fagfelt og skal bidra til felles situasjonsforståelse og beslutningsgrunnlag. Forholdet mellom rådmannen og ordfører er det samme i en beredskapssituasjon som til daglig. Ordfører Ordfører er øverste leder og har totalansvaret for kommunens kriseledelse/krisehåndtering, og er kommunens talsperson. Ordføreren må være forberedt på å uttale seg til media, i samråd med rådmann. Side77

78 6 Rådmann Rådmannen er operativ leder av kommunens kriseledelse. Han/hun skal sørge for effektiv utnyttelse av kommunens samlede ressurser i forbindelse med en krise. Han/hun er videre ansvarlig for informasjon til kommunens ansatte. Beredskapsleder Beredskapsleder skal yte lederstøtte til rådmannen og sørge for effektiv drift og samordning av kriseledelsen. Beredskapsleder skal være forberedt på å stille som liaison hos politiet. Lederstøtte informasjon- og media Lederstøtte informasjon- og media skal støtte ordfører og rådmann med informasjonsog mediesaker, herunder tilrettelegge for pressekonferanser, lage utkast til pressemeldinger, lage utkast til mediebudskap samt holde ledelsen oppdatert på medieoppslag. Lederstøtten vil også omfatte informasjon internt til kommunens ansatte. Kommuneoverlege Se pkt. 8. Ivareta kommunens helseberedskap og være forberedt på å etablere evakuerings- og pårørendesenter. Leder for krisetelefonikrisetelefon Se pkt. 9. Etabler og drift krisetelefonsystemet. Enhetsleder administrasjonsenheten Enheten skal understøtte kriseledelsen med sekretærtjenester, rekvisita, møterom, mat og drikke. Loggførere Loggførere skal betjene krisestøtteverktøyet DSB-CIM, herunder registrere hendelser, føre logg, håndtere meldinger, føre rapporter, besvare telefon m.v. g. Politiets rolle I en krisesituasjon har politimesteren, i henhold til politilovens 27 tredje ledd, ansvar for å beslutte, iverksette og koordinere tiltak for å avverge farer og begrense skader. Når en ulykke eller katastrofe er i akuttfasen vil det bli opprettet skadestedsledelse i tilknytning til skadestedet, ledet av politiet. Midlertidig skadestedsledelse kan bekles av andre inntil politiet har overtatt. Ved behov for omfattende koordinering og understøttelse av en ulykke/katastrofe, kan politimester velge å etablere lokal redningssentral (LRS). Kommuneoverlegen og brannsjef er medlem av LRS, og vil kunne tiltre denne. Kommunen kan også velge å være representert i LRS med liaison for å sikre nødvendig koordinering av innsats. Side78

79 7 3. Fullmakter I en krisesituasjon har ordfører og rådmann fullmakt (Sak i kommunestyret 121/2001) til å disponere inntil 2 millioner kroner til følgende formål: - Nødvendig hjelp til kriserammede til forpleining m.v. - Skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø. - Hjelp ved akutt behov for opprydding, og utbedring av materiell skader og funksjonsforstyrrelse. - Omdisponering av kommunalt personell og maskiner/utstyr til nødvendige hjelpetiltak, samt foreta nødvendig kommunal myndighetsutøvelse i samsvar med situasjonen. Ved akutte behov, når det ikke er tid eller anledning til å sammenkalle bevilgende folkevalgt organ, kan ordfører/rådmann gå ut over forhåndsgodkjent ramme. Regnskap over utgifter skal føres og fremlegges folkevalgt organ ved første mulighet. Beslutning om å etablere kriseledelse vil normalt bli foretatt av rådmannen. I tilfelle hvor han/hun ikke er tilgjengelig kan beslutning om å etablere kriseledelse tas av medlemmene av kriseledelsen, og rådmannen varsles så snart som mulig. 4. Rapportering a. All rapportering utføres elektronisk i DSB-CIM. b. Etablering av kriseledelse skal rapporteres til: - Fylkesmannen. - Politiet. - Andre aktuelle utenforliggende myndigheter. c. Annen rapportering - Kommunen avgir fortløpende rapport til Fylkesmannen. - Medlemmer av kriseledelsen rapporterer fortløpende til rådmannen om utviklingen innenfor eget ansvarsområde. - Daglig situasjonsrapport sendes til Fylkesmannen. 5. Varsling av krise Varsel om en krisesituasjon kan komme fra mange forskjellige kilder, enten via personer som er direkte/indirekte berørt/rammet eller fra personer utenfor som registrerer/oppdager krisen. Når en krise oppstår skal varsel foregå slik: - Nødetatene (110, 112 og 113). Side79

80 8 - Ansvarlig leder. - Ordfører, rådmenn, beredskapsleder. - Varsel til hele/deler av kriseledelsen. 6. Varslingslister Automatiserte varslingslister er etablert i DSB-CIM. Papirkopi er tilgjengelig i beredskapsperm hos beredskapsleder. Ved behov for varsling vil servicedeskloggførere bistå med varsling gjennom Unified Messaging System (UMS) i DSB-CIM. 7. Evakueringsplan Vedlegg Evakuerings- og pårørendesenter a. Erfaringene fra 22. juli peker på viktigheten av å utvikle planer for og øve etablering og drift av evakuerings- og pårørendesenter. Hensikt er å yte adekvat psykologisk førstehjelp når en krise inntreffer. b. Ansvar Politiet beslutter om evakuerings- og pårørendesenter skal opprettes. Helseforetakene yter faglig bistand på forespørsel, men politiet har ansvaret for å koordinere arbeidet. Sykehusene har ansvar for pårørende til pasienter som er innlagt hos dem. Kommuneoverlegen har, etter beslutning fra politiet, ansvar for etablering og drift av evakuerings- og pårørende senter ved hjelp av psykososialt, støtte og omsorgsteam. c. Administrativt ansvar Omfatter: Valg av sted i samråd med politiet. Forlegning og forpleining. Grupperom. Registrering og mottak. Sikkerhet. Mediehåndtering. d. Hovedprinsippene for driften av evakuerings- og pårørendesenter Møte de rammede med empati og forsikre at de er i sikkerhet (om mulig også bekrefte at familie/venner er i sikkerhet). Ivareta basale behov (varme, beskyttelse, tørre klær, mat, drikke, hvile, søvn osv.). Side80

81 9 Formidle informasjon om normale kroppslige og psykiske reaksjoner. Formidle saklig informasjon om hendelsen. Sosial ivaretakelse, helst ved gjenforening med familie eller venner. Berolige dem som har kraftige reaksjoner. Kartlegge og imøtekomme individuelle behov, ta hensyn til kulturelle forskjeller. Det finnes ikke én støttestrategi som passer for alle. Understøtte de rammedes egne mestringsmekanismer. e. Lokalisering Kommunen har i dialog med politiet valgt ut og lagt planer for å etablere evakuerings- og pårørendesenter på Rica Grand hotell (Nordic hall), aktivitetssenteret på Sama og i Harstadhallen. Stedet for hendelsen/ulykken samt logistikk er imidlertid styrende for politiets beslutning om hvor senteret skal etableres. f. Prinsippskisse 9. Krisetelefon Kommunens krisetelefonnummer er Ved større hendelser, kriser/ulykker vil kommunen etablere og bemanne egen krisetelefon utenom kommunens ordinære sentralbordsystem. Hensikt Hensikten er å sikre at informasjonsbehovet, spesielt til pårørende, blir dekket på en profesjonell og skånsom måte. Lokalisering Teamet etableres i møterom ABY R1A. Side81

82 10 Organisering Teamet består av 6 personer under ledelse av fagkoordinator personal. Vedlegg 5. Oppgaver: - koordinering med kriseledelse og politi - kommunisere korrekt og entydig informasjon på en hensynsfull og profesjonell måte. 10. Informasjons- og medieplan Vedlegg Ressursoversikt Vedlegg Tilgang til planen Beredskapsplanens hoveddel er tilgjengelig på kommunens hjemmeside samt på beredskapssiden på intranett Revisjon Planen skal revideres årlig. 14. Vedlegg: a. Vedlegg 1. Org og bemanning kriseledelse b. Vedlegg 2. Evakueringsplan. c. Vedlegg 3. Informasjons- og medieplan. d. Vedlegg 4. Ressursoversikt. e. Vedlegg 5. Krisetelefon. I tillegg til ovennevnte vedlegg, understøttes planen av diverse tiltaksplaner (huskelister). Tiltaksplanene er tilgjengelig i beredskapsmappe i papirformat samt på DSB-CIM. 15. Fagplaner (utarbeides av enhetsledere/faginstans som selvstendig plan). a. Beredskapsplan for skoler. b. Beredskapsplan for barnehager. c. Plan for helsemessig og sosial beredskap. d. Smittevernplan. e. Plan for brann- og redningstjenesten. f. Plan for regional fagsentral for redningstjeneste og RVR. Side82

83 11 g. Beredskapsplan mot flom. h. Beredskapsplan for vannforsyning. i. Beredskapsplan for avløp. j. IKT-beredskapsplan. 16. Eksterne planer: a. Havne- beredskapsplan. b. Beredskapsplan mot akuttforurensing i Sør-Troms. c. Fylkesmannens atomulykkesberedskap. Hugo T Hansen Rådmann Harstad kommune Sturla Bangstad Beredskapsleder Harstad kommune Side83

84 Kommuneplanens arealdel ROS-analyse Utkast pr Side84

85 Forord Denne ROS-analysen ble gjennomført i forbindelse med rullering av kommuneplanens arealdel i Harstad kommune Arbeidet ble ledet av John Tonheim fra KvalitetsLosen AS, som sammen med Ove Gunnar Systad har skrevet rapporten. Øystein Kanstad, Ingeniør Areal og byggesak tjenesten i Harstad kommune, og prosjektleder Sturla Bangstad har vært KvalitetsLosens kontaktpersoner i Harstad Kommune Avbøtende tiltak og forslag til bestemmelser er utredet og konkretisert av Harstad kommune, Arealog byggesakstjenesten. Prosessleder KvalitetsLosen John Tonheim Harstad desember KvalitetsLosen AS 2 Side85

86 Innhold 1 Formål Avgrensning Arbeidsopplegg og systematikk Resultat Resultat grafisk Resultat tabell og graf Oppsummering Vedlegg 1 Scenario Vedlegg 2 Deltakerliste Vedlegg 3 Matrise for sannsynlighet og konsekvens Vedlegg 4 Referanser KvalitetsLosen AS 3 Side86

87 1 Formål Samfunnssikkerhetshensyn er forsterket i den nye plan- og bygningsloven, med krav om risiko- og sårbarhetsanalyser ved utarbeidelse av planer for utbygging jf Formålet er å gi grunnlag for å forebygge risiko for skade og tap av liv, helse, miljø og viktig infrastruktur, materielle verdier mv. Kommunen som planmyndighet vil påse at risiko- og sårbarhetsanalyse gjennomføres for et planområde. Denne ROS-analysen er utført på et overordnet nivå, og innebærer en kartlegging av farer og potensiell risiko. Analysen er en grovanalyse som gir et oversiktsbilde, og vil være utgangspunkt for videre analyser/utredninger og utarbeidelse av en revidert kriseplan. I analysen er uønskede hendelser identifisert og det er avklart hvilke uønskete hendelser/scenario som kan ivaretas gjennom kommuneplanens arealdel direkte, hvilke forhold som bør utredes videre og hvilke forhold som bør ivaretas i andre sammenhenger. Analysen skal vise alle risiko- og sårbarhetsforhold som har betydning for arealbruken. Risiko og sårbarhet kan på den ene siden knytte seg til arealet slik det er fra naturens side, f.eks. at det er utsatt for flom eller havnivåstigning. Det kan også oppstå som en følge av hvordan arealene brukes. Resultatet av ROS-analysen vil få praktisk betydning ved at resultatene innarbeides i aktuelle planer. Når det knytter seg fare, risiko eller sårbarhet til visse arealer, eller bestemt bruk av arealer, blir dette markert i kommuneplanens arealdel. Dette gjøres ved bruk av hensynssone i kartdelen og-, eller bestemmelser til kommuneplanens arealdel. 1.1 Avgrensning Følgende scenarier er ikke vurdert i denne ROS analysen siden disse er behandlet i andre undersøkelser/prosesser. Scenario Begrunnelse Henvisning Radon Krav om tiltak settes i Bestemmelser i KPA og TEK-10 bestemmelser i kommuneplanen. Dette blir videre ivaretatt i byggesaksbehandlingen. Støy Det skal lages eget støykart for Harstad. Kartlegging iht. planprogram for kommuneplanens arealdel Terror Ikke relevant for arealros. Temaet tas opp i helhetlig ROS Bortfall av strøm/energi Ikke relevant for arealros. Temaet tas opp i helhetlig ROS KvalitetsLosen AS 4 Side87

88 2 Arbeidsopplegg og systematikk Arealdelens Risikovurdering blir gjennomført ved bruk av en standard metode for å avdekke risiko (sannsynlighet og konsekvens) av hendelser som kan oppstå i geografiske områder. Metoden som benyttes er kjent fra teorien som ISO 31000, og NS5814, standard for Risikostyring. Gjennomføring av Risikovurdering etter ISO sikrer deltagelse og refleksjon rundt tema som påvirker et fagområde. I dette tilfelle Arealplanlegging. Som grunnlag for Risikovurdering ligger Harstad Kommune sitt plankart. Kartet skal benyttes for å vurdere risiko som må tas hensyn til i videre arealplanlegging. Plankartet ble inndelt i 4 soner som deltakerne benyttet ved gjennomføring av analysen. Figur 1 Harstad kommune KvalitetsLosen AS 5 Side88

89 Sone Vest Sone Nord Sone Sentrum Sone Sør KvalitetsLosen AS 6 Side89

90 Hver sone ble analysert med bakgrunn i forhåndsdefinerte scenarier som: - Risiko for flom og havnivåstigning - Risiko for ras - Osv. Komplett liste over scenario finnes i vedlegg 1. Inviterte deltagere (se vedlegg 2) ble inndelt i grupper der alle fikk mulighet til å vurdere risiko i kartdelen. Risiko er definert som produktet av sannsynlighet X konsekvens 1. Alle grupper vurderte risikoen for at de forhåndsdefinerte scenariene skulle inntreffe innenfor hvert kartutsnitt. Gruppene arbeidet etter prinsippene av SWIFT- metoden 2. Gruppen skrev hvert scenario på en GUL Post-It lapp og påførte en verdi for Sannsynlighet og Konsekvens. Lappen ble deretter festet på kartet. Det ble benyttet en standard klassifisering av sannsynlighet og konsekvens, se vedlegg 3. Når alle scenario var gjennomgått for et aktuelt kartområde (Sone), påførte gruppen forslag til avbøtende tiltak 3 for scenarier med høy risiko. Forslag til avbøtende tiltak ble skrevet på en BLÅ Post-IT lapp og festet på tilhørende GUL lapp i kartet. Slik jobbet gruppene seg gjennom alle scenario i hver sone. 1 R=SxK 2 Strukturert What-If 3 Tiltak som reduserer enten sannsynlighet eller konsekvens (eller begge) KvalitetsLosen AS 7 Side90

91 Deltagerne arbeider i grupper, for å drøfte Risiko som kan oppstå i hver sone. Avdekket Risiko festes på kartet med Post-It lapper. Resultatet fra analysen ble fortløpende overført til et datasystem som visualiserte Risikobildet for hver Sone. Eksempel på visualisert Risikobilde: Farger representerer ulike verdier for risiko: Rød farge Gul farge = Høy risiko = Middels risiko Grønn farge = Liten risiko. Systemet beregner gjennomsnitt av alle vurderingene og plotter resultat i rett fargegruppe. KvalitetsLosen AS 8 Side91

92 3 Resultat 3.1 Resultat grafisk Alle analyser som ble gjennomført ble registrert i kommunens ROS-verktøy. Det overordnede risikobildet for Harstad kommune blir visualisert i matriser som vist i matrise under (Figur 8). Bildet viser alle scenario i henhold til vurdering på sannsynlighet og konsekvens. Sannsynlighet er horisontal akse og konsekvens er vertikal akse. Dersom sirkler er fylt med mørk blå farge vil dette indikere at flere av senarioene har samme vurdering. Hvis sirkel ikke har fyll indikerer det at det er kun ett senario som har denne sannsynligheten og konsekvensen. I den elektroniske versjonen av analysen, i ROS-verktøyet, vil kommunen kunne klikke på sirkler for å se hvilke senarioer som ligger der. Figur 4 Harstad kommune Figur 3 Sone Vest Figur 2 Sone Nord Figur 6 Sone Sør Figur 5 Sone Sentrum Hver av de små figurene viser resultatet fordelt på de ulike geografiske områdene. KvalitetsLosen AS 9 Side92

93 3.2 Resultat tabell og graf Alle scenario ble vurdert i forhold til sannsynlighet og konsekvens. I ROS-verktøyet blir disse faktorene vurdert sammen for å gi en risikofaktor. I tabellene under vises de ulike senarioene i de enkelte sonene i forhold til de verdier som ble oppgitt i risikoanalysene. For at det skal kunne gradere risikobildet i forhold til høy og lav risiko er risikoverdien fargelagt fra grønn til rød. For risikoverdien er terskler for farger satt slik: Risiko < 5 Risiko > 5 og < 10 Risiko >10 Sannsynlighet/Konsekvens 1 2 Sannsynlighet/Konsekvens 2-3 Sannsynlighet/Konsekvens 4 5 er vist med nyanser av grønn farge er vist med nyanser gul farge er vist med nyanser rød farge er vist med nyanser av grønn farge er vist med nyanser av gul farge er vist med nyanser av rød farge Harstad kommune Senario Gjennomsnitt av Sannsynlighet Gjennomsnitt av Konsekvens Gjennomsnitt av Risikoverdi 01. Trafikkulykke/Kjøretøyvelt 2,92 3,21 9, Ulykker ved transport av farlig gods 2,17 4,08 8, Oljelekkasje 3,83 3,83 14, Dambrudd 0,88 2,00 2, Eksplosjon 1,20 4,40 4, Skred fast fjell 3,17 3,33 11, Stein skred, Stein sprang 3,00 4,00 12, Løsmasse skred 07a. Flom skred 2,50 2,50 6,50 07b. Jordskred 2,40 2,60 6,60 07c. Kvikkleire 1,25 3,50 4, Snøskred 3,67 3,22 12, Hensyn til forsvaret 2,80 2,60 8, Drikkevannskilde 2,20 3,80 8, Avfallsdeponi og fyllplass 3,00 3,20 10, Havnivåstigning + stormflo 5,00 3,00 15, Flom 3,33 3,00 10,50 Totalt 2,71 3,25 9,08 KvalitetsLosen AS 10 Side93

94 3.3 Scenario og avbøtende tiltak Risiko kan reduseres enten ved å redusere Sannsynlighet eller ved å redusere konsekvens. I ROS-analysene kom de ulike gruppene med forslag til avbøtende tiltak for å redusere risiko for ulike senarioene. I de underliggende tabeller vil en se de avbøtende tiltak som de respektive grupper mente burde bli tatt med i det videre arbeidet. Tiltakene er fordelt i henhold til de 4 geografiske områder. Noen av tiltakene som er foreslått kan brukes på tvers av sonene, mens noen vil være geografisk knyttet til den sonen de er vurdert i. Eksempler på slike avbøtende tiltak vil være Harstadpakken og Nye fergeleier. Forslag til avbøtende tiltak vil kunne bli brukt i kommunens videre planarbeid. 11 Side94

95 DRØFTING AV AVBØTENDE TILTAK, KONKLUSJON: Med utgangspunkt i resultater i ROS-analysen har administrasjonen i Harstad kommune skrevet en konkret vurdering og hvordan de ulike hendelsene som analysen peker på skal ivaretas med avbøtende tiltak. Det er tatt utgangspunkt i ROS-analysen, oppsummering på side 31. Det er i ROS-analysen fra Kvalitetslosen anbefalt at hendelser med risikoverdi fra 9 og oppover blir tatt med videre. Administrasjonen har foretatt noen justeringer og sammenslåinger av hendelser. Dette gjelder hendelsene «Steinskred», «Steinsprang», «Steinras» og «Skred i fast fjell» (6, 6a, 6b og 6c). Likeså er hendelse, «Havnivåstigning» slått sammen med hendelse «Havnivåstigning + stormflo» (hendelse 14). Videre er hendelsene «Eksplosjon» og «Virksomheter knyttet til farlig stoffer» slått sammen til «Storulykkesbedrifter» Følgende hendelser må følges opp i helhetlig ROS: Oljelekkasje Hendelse 3 Risikoverdi 14,83 Avfallsdeponi/fyllplasser Hendelse 11 Risikoverdi 10,20 Trafikkulykke/kjøretøyvelt Hendelse 1 Risikoverdi 9,42 På bakgrunn av lokal kunnskap er det tatt med to hendelser som hadde risikoverdi under 9, men som administrasjonen vurderer, bør utredes særskilt. Dette gjelder hendelsene «Hensyn til forsvaret» og «Drikkevannskilder». Begge med risikoverdi på 8,6. Følgende hendelser er tatt med videre i Areal-ROS: Hendelse nr. Risikoverdi Havnivåstigning 14 15,0 Oljelekkasje 3 14,8 Snøskred og sørpeskred 8 12,9 Steinskred, steinsprang 6 12,0 Flom 15 10,5 Avfallsdeponi/fyllplasser 11 10,2 Trafikkulykke/kjøretøyvelt 1 9,4 Hensyn til forsvaret 9 8,6 Drikkevannskilde 10 8,6 KvalitetsLosen AS 12 Side95

96 Følgende er ikke tatt med videre: Dette begrunnes med at hendelsene ble vurdert til lav risikoverdi fra arbeidsmøte 11 og 11 desember Ulykker ved transport av farlig gods 2 8,7 Jordskred 7B 6,6 Flomskred 7A 6,5 Storulykkesbedrifter 12, 13 og 5 4,8 Kvikkleire 7C 4,5 Løsmasseskred 7 3,0 Dambrudd 4 2,0 KvalitetsLosen AS 13 Side96

97 HAVNIVÅSTIGNING + STORMFLO. Hendelse 14 Risikoverdi: ,0 Sannsynlighet: 1-5 5,0 Konsekvens: 1-5 3,0 Hvor: Sannsynligheten er lik for hele kommunen. Sentrum får de største konsekvensene. Områdene nedenfor Fjordgata, Strandgata, og langs Havnegata sårbart. Andre områder er utfylte arealer langs Seljestadfjæra, Russevika, Mercur og Stangnes syd. Type risiko: Samfunn, økonomi, bygninger og infrastruktur Hva utløser hendelsen Naturfare. Klimaendringer, der klimaet blir våtere, varmere og mere vind. Ny bebyggelse under fremtidig nivå for stormflo. Eksisterende informasjon Bjerknesrapporten 2009 DSB Veileder. Håndtering av havnivåstigning i kommunal planlegging Vurdering: Prognoser for fremtidens stormflonivå i Harstad: Gjentaksintervall stormflo, høyeste tall for usikkerhet (Bjerknes-rapporten 2009): Kommune Målepunkt 20-års flo 100-års flo 200-års flo 1000-års flo HARSTAD Harstad Det anbefales at en legger til grunn at sikkerhet mot havnivåstigning og stormflo ivaretas ved å følge anbefalinger fra Bjerknes-rapporten av Det anbefales videre at en planlegger ut fra et «føre var prinsipp», noe som betyr at en må ta sikte på størst usikkerhet i prognosene, og at sikkerheten kan ivaretas med å bruke prognoser for 200 års gjentakelsesintervall. Dette betyr at en kan forvente at fremtidig stormflo vil kunne nå opp til kote 312 centimeter over NN1954. Avbøtende tiltak: Hovedprinsippet i planleggingen bør som grunnlag legge opp til bruk av gjentakelseintervall på 200 år for havnivåstigning og stormflo. I følge gjeldende kunnskap i dag, utgjør dette 312 centimeter over NN1954 (nullpunkt for norske landkart). Drift- og utbyggingstjenesten som har ansvar for kommunale avløp og har vurdert hendelsen og hva som skal til for å ivareta fremtidig stormflo. Det anbefales at det legges til grunn et «føre var prinsipp». For å ivareta en framtidig stormflo må det rettes et særskilt fokus på tiltak under kote 5. For reguleringsplaner og tiltak etter pbl 1.6 som berører for areal under kote 5 meter (NN1954) skal det dokumenteres hvordan tilfredsstillende, langsiktige flomhensyn (stormflo) er ivaretatt i planlegging og utforming. KvalitetsLosen AS 14 Side97

98 Alle konstruksjoner, tekniske installasjoner og infrastruktur under nivået for 200 års stormflo (kote 3,1 meter over NN1954) skal bygges slik at de tåler tidvis oversvømmelse med sjøvann. Av hensyn til planlegging av avløp må en ta utgangspunkt i at det skal være tilstrekkelig fall fra sluk og ut til påkoblingspunkt. Drift og utbyggingstjenesten krever at fallet må være 90 cm. Fall for å ivareta hendelsen bør det ikke anlegges sluk under kote 4. Bygg med sluk under kote 4,0 (NN1954) skal sikres mot tilbakeslag. Dette kan gjøres ved tilbakeslagsventiler eller eget pumpeanlegg. Pumpeanlegg og/eller tilbakeslagsventil skal eies og driftes privat. Gjeldende VA krav kan tilpasses oppdaterte klimaprognoser, dette forankres i kommunale VA normer Kartfestes: Nei KvalitetsLosen AS 15 Side98

99 OLJELEKKASJE. Hendelse 3 Risikoverdi: ,8 Sannsynlighet: 1-5 3,8 Konsekvens: 1-5 3,8 Hvor: Hele kommunen Type risiko: Miljø, helse og økonomi Hva utløser hendelsen: Virksomhetsbasert fare og naturfare. Graving i grunn Endret bruk av areal Naturpåkjenninger Eksisterende informasjon: Ingen informasjon om private oljetanker Miljøstatus Troms kartinnsyn om forurenset grunn Vurdering: Det finnes mange private oljetanker som ikke er i bruk, disse bør registreres og kartfestes. En slik oversikt kan lede ut i en egen handlingsplan for tømming og avslutning av slike anlegg. Handlingsplan må ivaretas i helhetlig ROS. Avbøtende tiltak: Registrering av private oljetanker. Kart må oppdateres. Handlingsplan må følges opp i helhetlig ROS. Kartfestes: Nei KvalitetsLosen AS 16 Side99

100 SNØSKRED OG SØRPESKRED. HENDELSE 8 Risikoverdi: ,9 Sannsynlighet: 1-5 3,7 Konsekvens: 1-5 3,2 Hvor: Bratte parti innenfor hele kommunen. Særlig utsatt er sone nord og sør. Type risiko: Mennesker, liv og helse Materiell, infrastruktur Samfunn Miljø Hva utløser hendelsen: Naturfare. Ny bebyggelse og infrastruktur i skredutsatte områder. Eksisterende informasjon: NVE skredatlas (NGI aktsomshetskart) NVE-Atlas Vurdering: Må unngå ny bebyggelse innenfor faresone for skred. Viktig også å ivareta hensyn ved endret bruk. Avbøtende tiltak: Det skal benyttes NGI sitt faresonekart over snø- og steinsprang. Utløsning- og utløpsområde danner grunnlaget for hensynssone eller temakart med bestemmelser om krav til detaljkartlegging på utforming av detaljregulering. Utbygging i godkjente områder i gjeldende kommuneplan krever detaljundersøkelse. Undersøkelse må gjennomføres med bakgrunn i krav i TEK10 og NVE veileder. Detaljundersøkelsen må gjennomføres av kompetent personell og forslag om avbøtende tiltak skal være redegjort i planbestemmelsene før planforslaget legges ut til offentlig ettersyn. Kartfestes: Ved nye tiltak og endret arealbruk, skal NGI sitt faresonekart over snø- og steinsprang legges til grunn. KvalitetsLosen AS 17 Side100

101 Skjermdump av NVE-atlas, utsnitt av Harstad. NB. Korrekt avkryssing i bokser til venstre «NGI snø- og steinskred» og «jord- og flomskred». KvalitetsLosen AS 18 Side101

102 STEINSKRED, STEIN SPRANG. Hendelse 6, 6b og 6c Risikoverdi: ,0 Sannsynlighet: 1-5 3,0 Konsekvens: 1-5 4,0 Hvor: Bratte parti innenfor hele kommunen. Særlig utsatt er sone vest og nord. Spesielt utsatte områder er; Aun, Fylkesveg 2 ned til Aun. Kasfjorden og Grytøya. Type risiko: Mennesker, liv og helse Samfunn Miljø Hva utløser hendelsen Naturfare Ny bebyggelse i skredutsatte områder. Eksisterende informasjon NVE skredatlas (NGI aktsomshetskart) Vurdering: Må unngå ny bebyggelse innenfor faresone for skred. Viktig også å ivareta hensyn ved endret bruk. I materialet viser steinskred en større risikoverdi enn steinsprang. Dette fordi konsekvensen anses større ved steinskred enn steinsprang. Vi har valgt å behandle disse hendelsene samlet, samme avbøtende tiltak. Avbøtende tiltak: Det skal benyttes NGI sitt faresonekart over snø- og steinsprang. Utløsning- og utløpsområde danner grunnlaget for hensynssone eller temakart med bestemmelser om krav til detaljkartlegging på utforming av detaljregulering. Utbygging i godkjente områder i gjeldende kommuneplan krever detaljundersøkelse. Undersøkelse må gjennomføres med bakgrunn i krav i TEK10 og NVE veileder. Detaljundersøkelsen må gjennomføres av kompetent personell og forslag om avbøtende tiltak skal være redegjort i planbestemmelsene før planforslaget legges ut til offentlig ettersyn. Kartfestes: Ved nye tiltak og endret bruk, skal NGI sitt faresonekart over snø- og steinsprang legges til grunn. KvalitetsLosen AS 19 Side102

103 Skjermdump av NVE-atlas, utsnitt av Harstad. NB. Korrekt avkryssing i bokser til venstre «NGI snø- og steinskred». KvalitetsLosen AS 20 Side103

104 FLOM. HENDELSE 15. Risikoverdi: ,5 Sannsynlighet: 1-5 3,3 Konsekvens: 1-5 3,0 Hvor: Langs vassdrag i hele kommunen. Særlig gjenlagte bekker i sentrumsområder. Breivika, Ruggevika og Harstadbotn. En må være oppmerksom på Bergselva, Ervikelva og Årbogelva. Type risiko: Bygninger, infrastruktur, materiell og miljø. Hva utløser hendelsen: Naturfare Store nedbørsmengder, særlig i mildværsperioder om vinteren. Ved gjenlegging av bekker øker risiko og konsekvens. Eksisterende informasjon: Det er ikke utarbeidet flomsonekart for Harstad. Det må da brukes informasjon fra historiske hendelser og lokal kunnskap. Vurdering: Hendelsen er knyttet til bekker og elver som får opphopning av vann, sørpe og/eller løsmasser m.m. særlig i forbindelse med sterk nedbør og snøsmelting. Flomhendelse skjer da i lavereliggende areal i forhold til vassdrag. Hendelsens risikoverdi forsterkes ved lukking av vassdrag. Avbøtende tiltak: Hensynssone langs vassdrag skal vurderes. Skal opprettholde byggegrense til vassdrag i bestemmelser. Det bør settes en bestemmelse på byggeforbudssone på 50 meter langs vann og vassdrag, og minimum 20 meter langs bekker. Bekker bør ikke legges i rør. Kartfestes: Settes som hensynssone eller kun i bestemmelser. KvalitetsLosen AS 21 Side104

105 AVFALLSDEPONI/FYLLPLASS. HENDELSE 11. Risikoverdi: ,2 Sannsynlighet: 1-5 3,0 Konsekvens: 1-5 3,2 Hvor: Hele kommunen Type risiko: Miljø, helse og økonomi Hva utløser hendelsen: Virksomhetsbasert fare. Graving i forurenset grunn. Eksisterende informasjon: Kartinnsyn på «utslipp og forurensing» og forurenset grunn. Vurdering: Det finnes registreringer på en del forurensinger i grunn. Det er grunn til å tro at det finnes flere fyllinger som ikke er registrert. Disse bør registreres og kartfestes. Avbøtende tiltak: Gjeldende kartverk «Miljøstatus Troms forurenset grunn» må fortsatt oppdateres. Hendelsen må ivaretas i egen handlingsplan og det settes ikke avbøtende tiltak i areal- ROS. Må følges opp i helhetlig ROS. Kartfestes: Nei KvalitetsLosen AS 22 Side105

106 TRAFIKKULYKKE/KJØRETØYVELT. HENDELSE 1. Risikoverdi: ,4 Sannsynlighet: 1-5 2,9 Konsekvens: 1-5 3,2 Hvor: FV2-Elgsnes er svært bratt og oppleves som svært usikker. Få ulykker registrert. FV1-Ervik-Møkkland. Dårlig tilrettelagt for myke trafikanter. Få ulykker registrert. E-10 Gullberget. Svært bratt, dårlig autovern og smal veg. En del ulykker. Eller ser vi at det er de mest trafikkerte veiene som har hatt mange ulykker. Type risiko: Liv og helse, økonomi og materiell. Hva utløser hendelsen: Virksomhetsbasert fare Kombinasjon av stor trafikkmengde, smal veg, stor fart og myke trafikanter. Eksisterende informasjon: Som bakgrunn for vurderinger om trafikkmengde og trafikkulykke kan SVV sin betaversjon av vegkart brukes: Legg inn «trafikkmengde» og «trafikkulykke» KvalitetsLosen AS 23 Side106

107 Vurdering: Ved ny arealbruk må det redegjøres for hvordan trafikksikkheten ivaretas. Vegstrekningen bør skredsikres. Vegstrekningen FV1 Ervik-Møkkland bør oppgraderes med gang- og sykkelveg. Avbøtende tiltak: Vegstrekningen bør oppgraderes. Ved ny arealbruk må det redegjøres for hvordan trafikksikkheten ivaretas. Må ivaretas i bestemmelser. Kartfestes: Nei KvalitetsLosen AS 24 Side107

108 HENSYN TIL FORSVARET. HENDELSE 9. Risikoverdi: ,6 Sannsynlighet: 1-5 2,8 Konsekvens: 1-5 2,6 Hvor: Åsegarden, Trondenes, Sørlimarka og Stangnesodden med omkringliggende areal. Type risiko: Areal og brukerkonflikt Hva utløser hendelsen: Virksomhetsbasert fare. Ny bebyggelse og ny/endret bruk av arealer innenfor forsvarets båndlagte områder. Eksisterende informasjon: Forsvarets bygningstjeneste. Vurdering: Det er behov for tilstrekkelig dialog i saker der nye tiltak planlegges innenfor restriksjonsområder. Avbøtende tiltak: Areal må avsettes som øvingsområde i plankart. Forsvaret involveres sterkere i prosesser vedr. arealbruk. Kartfestes: Øvingsområde avsettes som hensynsone på plankart. KvalitetsLosen AS 25 Side108

109 DRIKKEVANNSKILDE. HENDELSE 10. Risikoverdi: ,6 Sannsynlighet: 1-5 2,2 Konsekvens: 1-5 3,8 Hvor: Hele kommunen. Særlig fokus på vannforsyningskilden Storvann Nord med nedslagsfelt, tekniske anlegg, hovedrørgate og tuneller. Type risiko: Mennesker, liv og helse. Miljø og økonomi. Hva utløser hendelsen: Virksomhetsbasert fare. Utbygging i nedslagsfelt, over og nær rørgate. Utbygging nær drikkevannstuneller. Må holde fokus på at risiko for forurensing av drikkevann må reduseres. Eksisterende informasjon: Gjeldende kommuneplan, arealdel. Harstad kommune, Drift- og utbyggingstjenesten. Mattilsynet. Vurdering: Det er viktig at endringer i vannverkene blir lagt inn i plankart. Gamle som ikke er i bruk skal tas bort. De som skal bevares som beredskap må merkes som hensynssone. Nye rørgater og tuneller legges inn som hensynssoner. Avbøtende tiltak: Nedslagsfelt, vassdrag med rørgate og tuneller må settes som hensynsone med bestemmelser. Kartfestes: Settes som hensynssone og i bestemmelser og retningslinjer. KvalitetsLosen AS 26 Side109

110 4 Oppsummering I ROS arbeidet har det vært vurdert 20 scenario som alle er blitt drøftet av den fagkompetanse som deltok i arbeidet. Resultatet av ROS analysene er visualisert i fargekart og i tabellform. I det videre arbeidet med Kommuneplanens Arealdel er det Scenario med Risikoverdi fra 9 til 15 som er særlig viktig å ta hensyn til i den videre planleggingen: Scenario Risikoverdi 14. Havnivåstigning + stormflo 15, Snøskred 12, Havnivåstigning 12,33 06a. Fjell skred, Stein skred, Stein sprang 12,00 06b. Stein skred 12, Skred fast fjell 11, Flom 10, Avfallsdeponi og fyllplass 10, Trafikkulykke/Kjøretøyvelt 9,42 06c. Steinsprang 9,00 Hensyn til forsvaret 8,6 Drikkevannskilde 8,6 Disse senario er viktig å vurdere i forbindelse med detaljplanlegging og byggesaksbehandling i kommunen. For å sikre at ROS-analysen også ivaretas gjennom detaljplanlegging og byggesaksbehandling i kommunen, foreslås det å utforme en retningslinje eller bestemmelse i Kommuneplanens arealdel som viser til den utførte ROS-analysen. Forslag til en slik retningslinje/bestemmelse kan være: Forslag til nye utbyggingsområder skal vurderes i egne analyser som dokumenterer at hensynet til risiko og sårbarhet er ivaretatt. 27 Side110

111 Vedlegg 1 Scenario Scenario 1. Trafikkulykke/Kjøretøyvelt 2. Ulykker ved transport av farlig gods 3. Oljelekkasje 4. Dambrudd 5. Eksplosjon 6. Skred fast fjell a. Fjell skred, Stein skred, Stein sprang 7. Løsmasse skred a. Flom skred b. Jordskred c. Kvikkleire 8. Snøskred a. Sørpeskred 9. Hensyn til forsvaret 10.Drikkevannskilde 11.Avfallsdeponi og fyllplass 12.Storulykkesbedrifter 13.Virksomheter knyttet til farlig stoffer KvalitetsLosen AS 28 Side111

112 Vedlegg 2 Deltakerliste Gruppe Navn Avd. Institusjon Observatør Sturla Bangstad Harstad kommune Observatør Stig Tore Rennemo Fylkesmannen i Troms Prosessleder John Tonheim KvalitetsLosen AS Prosessleder Ove Gunnar Systad KvalitetsLosen AS Gruppe 1 Svein Tore Engen Politiet, Harstad Geir Pedersen Politiet, Harstad Arne Bohinen Hålogaland Kraft Ove Frantzen Brann- og redningstjenesten. Harstad kommune Gruppe 2 Asbjørg Fyhn Samferdsel- og miljø, Troms Fylkeskommune Tyra M Saudland Økonomi- og utviklingsenheten, Harstad kommune Torgeir Larsen Harstad Havn KF Rannveig Kildal Ramtvedt Økonomi- og utviklingsenheten, Harstad kommune Håvard Wang Drift- og utbyggingstjenesten, Harstad kommune Elleke Bergersen-Wartena Drift- og utbyggingstjenesten, Harstad kommune Gruppe 3 Anita Andreassen NVE, Narvik Odd Arnold Gråbrekk Forsvarsbygg Geir Kåre Bendiksen Areal og byggesak, Harstad kommune Øystein Kanstad Areal og byggesak, Harstad kommune Gruppe 4 Helga Instanes Statens Vegvesen, Harstad Geir Bye Samferdsel- og miljø, Troms fylkeskommune Hans Martin Nygård Areal og byggesak, Harstad kommune Børge Weines Areal og byggesak, Harstad kommune KvalitetsLosen AS 29 Side112

113 Vedlegg 3 Matrise for sannsynlighet og konsekvens Sannsynlighet 1 Utelukket Mindre enn en gang hvert 50. år 2 Lav Mellom en gang hvert 25. år og 50. år 3 Middels Mellom en gang hvert 5. år og 25. år 4 Høy Mellom en gang hvert 1. år og 5. år 5 Katastrofe Mer enn en gang per år Konsekvens 1 Ingen Ingen personskade Ingen/Ubetydelig/Ufarlige skader på miljø (Luft, Jord og Vann) Ingen/Ubetydelig/Ufarlige skader på materielle verdier og økonomiske forhold Ingen/Ubetydelig stans samfunnsviktige funksjoner og kritisk infrastruktur Ingen/Ubetydelig stans i drift/produksjon/tjenesteyting. Ingen negativ betydning for troverdighet/omdømme. 2 Lav Få og små personskader uten behov for legebehandling Mindre skader på miljøet med restitusjonstid < 1 år. Mindre skader på materielle verdier og økonomiske forhold Stans i mindre enn 6 timer i samfunnsviktige funksjoner og kritisk infrastruktur Stans i mindre enn 6 timer i drift/produksjon/tjenesteyting. Mindre negativ betydning for troverdighet/omdømme. 3 Middels Mindre personskader, behov for legebehandling men med uten varige konsekvenser Middels skade på miljøet med restitusjonstid inntil 5 år. Middels skade på materielle verdier og økonomiske forhold Stans mellom 6-24 timer i samfunnsviktige funksjoner og kritisk infrastruktur Stans mellom 6-24 timer i drift/produksjon/tjenesteyting. Middels negativ betydning for troverdighet/omdømme. 4 Høy Alvorlig skadde med behov for legebehandling og med varig personlige konsekvenser eller dødsfall personer rammet Alvorlig skader på miljøet med restitusjonstid inntil 15 år. Alvorlige skader på materielle verdier og økonomiske forhold Stans mellom timer i samfunnsviktige funksjoner og kritisk infrastruktur Stans mellom timer i drift/produksjon/tjenesteyting. Høy negativ betydning for troverdighet/omdømme. 5 Katastrofalt Omfattende personskade eller død. Flere enn 10 personer rammet Omfattende og uopprettelige skader på miljø med restitusjonstid > 15 år. Omfattende skader på materielle verdier med uopprettelig konsekvens og økonomiske forhold Stans i mer enn 48 timer i samfunnsviktige funksjoner og kritisk infrastruktur Stans i mer enn 48 timer i drift/produksjon/tjenesteyting. Katastrofal negativ betydning for troverdighet/omdømme. KvalitetsLosen AS 30 Side113

114 Vedlegg 4 Referanser Veiledere: DSB, Veileder for samfunnssikkerhet i arealplanlegging, DSB og Statens Kartverk, GIS i samfunnssikkerhet og arealplanlegging: Vestlands-prosjektet, Rapporter: DSB og Bjerknessenteret, Havnivåstigning. Estimater av framtidig havnivåstigning i norske kystkommuner, 2009 (revidert utgave). Fylkesmannen Troms, Fylkes-ROS Troms, NVE, Planlegging og utbygging i fareområder langs vassdrag, NVE, rapport: Flomsonekart NGU, rapport: Kvartærgeologisk kartlegging som grunnlag for leirundersøkelser NGU, rapport: ROS fjellskred i Troms: status og analyser fra feltarbeid i Kartinnsynsløsninger: Elvis(elvenett) NGU arealis ISO 31000:2009 Risikostyring - Prinsipper og retningslinjer Veileder for kommunale risiko- og sårbarhetsanalyser(1994) (Direktoratet for sivilt beredskap) Veileder for kommunale risiko- og sårbarhetsanalyser (2008) Riksantikvaren askeladden Andre nettsteder: KvalitetsLosen AS 31 Side114

115 Saksdokument Saksmappenr: 2015/980 Saksbehandler: Trine Ingfrid Marie Normann Arkivkode: 252 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /25 Kommunestyret REVISJON AV RETNINGSLINJER FOR STARTLÅN Vedlegg: Forslag til reviderte retningslinjer for startlån (endringer markert med rød farge) Forskrift om startlån fra Husbanken, Ingress: Harstad kommunes retningslinjer for tildeling av startlån bør tilpasses Husbankens forskrifter til enhver tid og bør derfor revideres. Siste revidering var den Rådmannens tilrådning: Kommunestyret vedtar vedlagte reviderte retningslinjer for tildeling av startlån. Saksopplysninger Harstad kommunestyre vedtok i sak 124/03, den reviderte retningslinjer for tildeling av startlån fra Harstad kommune. Det har ikke vært noen revideringer siden den gang. Det kom nye forskrifter om startlån fra Husbanken, revidert den Harstad Kommunes nåværende retningslinjer har mangler i forhold til Husbankens siste kunngjorte forskrifter. Vurdering Harstad kommunes retningslinjer bør i høyest mulig grad reflektere Husbankens forskrifter til enhver tid. Revideringen som gjøres medfører ikke endring av praktiseringen av ordningen med startlån, men er i hovedsak en presisering og tilpasning til Husbankens forskrift om startlån. Hugo Thode Hansen Rådmann Jan Dag Stenhaug Bygg- og eiendomssjef Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ingen signatur Side115

116 Retningslinjer for startlån fra Harstad kommune Vedtatt av kommunestyret i sak 1/03, (Revidert i sak 124/03, og i sak xxx/15, xxx.2015) 1 Formål Startlån er behovsprøvd, og skal bidra til at husstander med varige boligetableringsproblemer skal få mulighet til å skaffe seg en nøktern og høvelig bolig. Behovsprøvingen gjøres på søkerens/husstandens brutto inntekt og på boligens størrelse og standard. 2 Hvem kan få lån Lån kan gis til: Husstander som omfatter person som er fysisk eller psykisk funksjonshemmet og den nye boligen vil passe vesentlig bedre enn dagens bolig er økonomisk vanskeligstilte (spesielt: barnefamilier, enslige forsørgere, flyktninger, uføre) HARSTAD KOMMUNE 1 Side116

117 er unge og i etableringsfasen trenger refinansiering for å beholde bolig med barn i husstanden. ikke har sparepotensiale Startlån gis til personer som er eller skal bosette seg i Harstad kommune. Det er ikke krav om at søkeren allerede bor i kommunen. 2.1 Funksjonshemmede Kommunen kan gi startlån til husstander med fysisk eller psykisk funksjonshemmet medlem for å etablere seg i bolig som passer for husstanden. Boligen må være godt tilpasset behovene til husstanden, også over tid. Lån til funksjonshemmede er ikke økonomisk behovsprøvd. 2.2 Økonomisk vanskeligstilte husstander Husstander med svak økonomi og andre vanskeligstilte grupper kan få startlån til etablering i nøktern bolig. Forutsetningen er at husstanden har problemer med å få lån i det private kredittmarkedet, eller er avhengig av å få rimeligere lånevilkår enn de ellers kan oppnå. Det er den totale situasjonen til husstanden som er avgjørende. Lånesøknad i egen bank skal dokumenteres og vedlegges søknaden. Hovedkriteriet for økonomisk vanskeligstilt er: lav(e) inntekter som ikke dekker utgiftene og som fremkommer av Kommunens SIFO beregning. Startlånet kan også innvilges til overtakelse av boligen hvis det er snakk om samlivsbrudd, og søker er best tjent med å bli boende i boligen (dette fjernes) 2.3 Unge i etableringsfasen Unge som skal etablere seg for første gang og etablere seg i en nøktern bolig, kan få startlån fra kommunen. Med unge menes i denne sammenhengen personer mellom 18 og 35 år. Forutsetningen er at husstanden har problemer med å få private lån, eller er avhengig av å få rimeligere lånevilkår enn de ellers kan oppnå. Videre legges det vekt på hvor sterkt behov husstanden har for å få løst boligbehovet. Sparepotensiale og opparbeidet egenkapital skal tas med i vurdering av søknaden. 2.4 Refinansiering Det kan gis startlån til refinansiering hvis det er den beste løsningen for husstanden å bli boende i boligen, og refinansiering er en forutsetning for å få til en tilfredsstillende løsning både på søkers boligsituasjon og økonomiske situasjon over tid. Dette gjelder i tilfeller med barn i husstanden og hvor andre finansieringsmuligheter er prøvd. HARSTAD KOMMUNE 2 Side117

118 2.5 Mangler sparepotensiale For å få innvilget startlån må det ikke foreligge sparepotensiale, som gjør at startlån ikke er nødvendig. Dette i de tilfeller hvor man har fått, eller har gode muligheter for å få innvilget lån via egen bank etter noen få år med sparing. Dette vil vurderes i hvert enkelt tilfelle og vil fremkomme på kommunens SIFO beregning. Gjelder ikke søknad fra funksjonshemmede, som ikke er økonomisk behovsprøvd. 3 Generelt Søker skal levere dokumentasjon fra egen/ekstern bank, på lånesøknad og utfallet av denne søknaden. Dersom lånet innvilges helt eller delvis, skal det leveres et finansieringsbevis fra banken. Kommunen gir alltid en skriftlig godkjenning om at lånesøker vil få startlån hvis søker finner en egnet bolig et såkalt Forhåndstilsagn. Harstad kommune forutsetter at lånesøker har økonomisk evne til å betjene lånet og at dette kan dokumenteres. Søknaden kan bli avslått hvis kommunen mener lånesøker ikke vil klare framtidige betalingsforpliktelser. Det gis ikke startlån til lånesøkere som er under tvangsforfølgning på grunn av misligholdt kommunalt lån. Det gis normalt heller ikke nytt lån til søker som har hatt startlån eller etableringslån tidligere. 4 Hva det kan gis lån til Lån kan gis til kjøp av nøktern og egnet brukt bolig. eller til oppføring av ny nøktern bolig. Videre kan det gis startlån til kjøp av bolig i borettslag. 4.1 Krav til boligen Boligen skal ikke være vesentlig større enn hva et nøkternt behov for den aktuelle husstanden tilsier. Boligen skal være rimelig og nøktern i forhold til prisnivået på stedet, og det er en forutsetning at boligen ikke er dyrere enn at søker kan klare å betjene boutgiftene over tid og fortsatt ha nødvendige midler igjen til livsopphold. HARSTAD KOMMUNE 3 Side118

119 4.2 Lån til utbedring Startlån fra kommunen kan gis til mindre utbedringsarbeider kostnadsberegnet opp til kr ,-. 5 Låneutmåling Startlån gis normalt som topplån der privat bank og/eller Husbanken gir grunnfinansieringen. I særlige tilfeller kan det innvilges startlån til fullfinansiering. Hvis det gis startlån til refinansiering, vil lånebeløpet maksimalt være lik eksisterende boliggjeld under forutsetning av at denne er innenfor 90 prosent av antatt omsetningsverdi. 5.1 Fullfinansiering i kombinasjon med tilskudd For særlig vanskeligstilte grupper, som kan få innvilget boligtilskudd til hel eller delvis dekning av egenkapitalen ved kjøp av boliger, kan prosjektet fullfinansieres i kombinasjon med startlån. 6 Sikkerhet for lånet Lånet skal være sikret med pant i eiendommen eller i rettigheter til eiendommen (festerett og borett). Ved samfinansiering betinges det normalt pant med prioritet etter grunnfinansieringen. Ved fullfinansiering med startlån betinges det 1.prioritets pant i eiendommen. Er tomta festet, skal festekontraktens varighet svare til resten av lånets løpetid + 5 år, eller det skal framgå av festekontrakten at denne ikke kan utløpe så lenge det hviler startlån på eiendommen. 7 Rente og avdragsvilkår Rente- og avdragsvilkårene fastsettes av departementet og Kommunen etter retningslinjer vedtatt av Stortinget. Som regel er det ikke aktuelt å gi startlån med avdragsfri periode. Dette skyldes at startlånet ofte dekker så stor andel av kostnadene ved kjøpet at det ikke er behov for dyr tilleggsfinansiering. HARSTAD KOMMUNE 4 Side119

120 Normalt gjelder følgende vilkår: - inntil 25 år nedbetalingstid ved fullfinansiering - inntil 25 år nedbetalingstid ved toppfinansiering - inntil 30 år nedbetalingstid for unge førstegangsetablerere - Husbankens rente til en hver tid med tillegg av 0,25% - ingen avdragsfri periode - månedlige terminer. 8 Søknad og saksgang Hvis det søkes om lån til en konkret bolig skal det foreligge en godkjent takst i søknadspapirene. Kommunen forbeholder seg retten til å innhente ytterligere opplysninger. Ved søknad om lån fra funksjonshemmede, skal det framgå om boligen er godt tilrettelagt for søkerens behov og om det finnes alternative løsninger på boligproblemet. Videre skal det framgå hvorfor nåværende boforhold er uegnet for søker. Har søker fått forhåndsgodkjenning om at de vil få startlån, sendes kopi av kjøpekontrakt, takstpapirer og andre opplysninger om aktuell bolig direkte til kommunen, som kontrollerer at boligen er i samsvar med forutsetningene i godkjenningsbrevet. Hvis søker er i tvil om kjøpet vil bli godtatt, bør boligopplysningene legges fram for kommunen før kjøpekontrakten inngås. 9 Klageadgang Det er anledning til å klage på kommunens vedtak om tildeling, utmåling, avvisning og avslag på lån. Klagen må være skriftlig. Klagen må begrunnes og skal nevne det vedtaket det klages over og hvilken endring som ønskes. Klagefristen er tre uker fra underretning om vedtaket er kommet fram. Hvis klagen ikke gis medhold, sendes den til kommunens klagenemnd for avgjørelse. 10 Diverse bestemmelser 10.1 Startlån mer enn en gang Startlån kan normalt bare gis en gang til samme husstand. Kommunen kan imidlertid bevilge nytt startlån dersom boligen ikke lenger er egnet fordi det har inntruffet en ny funksjonshemming i husstanden, eller det har oppstått en vesentlig forverring av funksjonshemmingen som ikke kunne vært forutsett ved den første søknaden. HARSTAD KOMMUNE 5 Side120

121 Startlån kan også innvilges til overtakelse av bolig etter samlivsbrudd selv om den som overtar boligen har hatt startlån tidligere. Det forutsettes at søkeren for øvrig fyller kriteriene for tildeling av startlån. Dette gjelder i kun i tilfeller der det er barn i husstanden Overføring av startlån til ny bolig Et startlån kan overføres til en annen bolig under forutsetning av at den nye boligen er tilpasset og godt egnet i forhold til nye behov. Videre forutsettes det at kommunen godtar kostnadene og pantesikkerheten for den nye boligen. HARSTAD KOMMUNE 6 Side121

122 Side122

123 Side123

124 Side124

125 Side125

126 Saksdokument Saksmappenr: 2015/1377 Saksbehandler: John G. Rørnes Arkivkode: Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /26 Kommunestyret INVESTERINGSBUDSJETTET - TIDSFORSKYVNING MELLOM BUDSJETTÅR 2014 OG 2015 Vedlegg: Budsjettreguleringsskjema Ingress: Kommunestyret vedtok i desember 2014 budsjettendringer av investeringsbudsjettet for 2014 basert på forventet fremdrift i prosjektene. Endringene gjaldt tidsforskyvning mellom budsjettår 2014 og Endringenes konsekvens for budsjett 2015 reguleres i denne sak, som også tar hensyn til prosjektenes faktiske fremdrift ved avslutning av regnskapsår Alle endringer skjer innenfor totale rammer vedtatt tidligere av kommunestyret, og har ingen driftsmessige konsekvenser. Rådmannens tilrådning: 1. Harstad kommunestyre vedtar endring i investeringsbudsjettet for 2015 med bakgrunn i tidsforskyving av budsjettet fra Harstad kommunestyre vedtar endring i investeringsbudsjettet for 2015 med bakgrunn i regnskapsresultatet for Harstad kommunestyre vedtar budsjettregulering i henhold til vedlagte budsjettreguleringsskjema Saksopplysninger I kommunal og regionaldepartements veileder: Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap», presiseres følgende: Investeringsbudsjettet er ettårig og ikke årsuavhengig i forhold til prosjektets levetid. Årlige bevilgninger er nødvendige og investeringsbudsjettet må reguleres ved behov for å tilfredsstille lovens krav til balanse og realisme. Forskyvning fra 2014 til 2015 Utgifter: Følgende endringer av utgiftsbudsjettet 2015 er nødvendig pga vedtatte forskyvninger fra 2014 til 2015: Inv.nr. Navn Beløp Trådløst nettverk Velferdsteknologi Investeringstilskudd Harstad kirkelige fellesråd Kjøp av prestebolig Kila skole utebelysning Enovaprosjekt energiøkonomisering Side126

127 Inv.nr. Navn Beløp Flytting musikkbinger Boliger for vanskeligstilte Sletta barnehage ventilasjonsanlegg Parkeringsautomat fornying Sama: Visma drift og vedlikehold Vann: Bergselvdammen-skogveien Vann: Årnes-Stornes Vann: Mølnholtet vannledning Vann: Ruggevik trykkøkning Vann: Breivikhaugen trykkøkning Vann: VP Margrethe Jørgensensvei Vann: VP Byskillet Vann: VH Hagebyveien Avløp: Mercurveien Avløp: Mølnholtet avløp Avløp: VP Margrethe Jørgensensvei Avløp: VP Byskillet Avløp: VP Hagebyveien Renovasjon: Kjøp av eiendom til rene masser Forskyvning fra 2014 til 2015 Inntekter: Følgende endringer av inntektsbudsjettet 2015 er nødvendig pga vedtatte forskyvninger fra 2014 til 2015: Inv.nr. Navn Beløp Flytting musikkbinger Parkeringsautomat fornying Forskyvning fra 2015 til 2014 Utgifter: Følgende endringer av utgiftsbudsjettet 2015 er nødvendig pga vedtatte forskyvninger fra 2015 til 2014: Inv.nr. Navn Beløp Aktivitetssenteret Sama renovering kjøkken Lokal veipakke 2011/ Annet: Det ble vedtatt å overføre 1 mill kroner fra prosjekt Bersodden sykehjem til nytt prosjekt innkjøp av hagemøbler samt noe restarbeider. Det ble også vedtatt å overføre kr ,- fra prosjekt barnehage i Gullhaugen til eget prosjekt til arbeid med fortau/avkjørsel mot St.Olavsgt. som av praktiske grunner må avventes til arbeidet med veipakken kommer til dette området. Inv.nr. Navn Beløp Bergsodden sykehjem restarbeider og utemøbler Gullhaugen barnehage fortau/avkjørsel mot St.Olavsgt Justering av investeringsbudsjett 2015 på bakgrunn av regnskapsresultat 2014: Investeringsbudsjettet har i 2014 vært justert ihht forventet fremdrift. Det reelle forbruket i 2014 avviker allikevel noe fra det planlagte på en del prosjekter. Side127

128 For at totalbudsjettet for perioden sammen med regnskapet tidligere år skal samsvare med prosjektenes ramme, er det nødvendig å justere budsjett 2015 i henhold til regnskapsresultatet i Alle endringene gjøres innenfor totalrammen på prosjektet. Med bakgrunn i regnskap 2014 har følgende prosjekt ikke brukt finansieringen fullt ut og har behov for tilsvarende finansiering i 2015 når det gjelder utgifter: Inv.nr. Navn Beløp Ombygging Harstad felleskjøkken Harstad felleskjøkken, biler og utstyr Velferdsteknologi - utstyr Helsehuset/lokalmedisinsk senter Barnehage i Fagerlia Flytting musikkbinger Aktivitetssenteret Sama - renovering kjøkken Nye Harstad skole Boliger for vanskeligstilte Vann: Fornying St.Olavsgt.sør Vann: Mercurvegen Vann: Bergselvdammen - Grunnvannet Vann: Fornying Skaret - Seljestadveien (tidl.hans Egedesgt.) Vann: Stangnesveien del II Vann: Sørvik-Fauskevåg byggetrinn II Vann: Vika-Årnes, sjøledning Vann: Bergselvdammen - Skogvegen Vann: Fornying 570 m Grøtavær Vann: Årnes - Stornes Vann: Mølnholtet vannledning Vann: Ruggevik Trykkøkning Vann: VP Kanebogen Vann: VP Samakrysset Avløp: Fornying St. Olavsgt Avløp: Fauskevåg avløpsledninger Avløp: Fauskevåg RA Avløp: Fauskevåg PS Avløp: Fornying Skaret - Seljestadveien (tidl.hans Egedesgt.) Avløp: Stangnesveien del II Avløp: Mølnholtet avløp Avløp: VP Kanebogen Avløp: VP Samakrysset Avløp: Avløpsrensing Sør Med bakgrunn i regnskap 2014 har følgende prosjekt hatt lavere inntekt enn budsjettert og har behov for tilsvarende økning av inntektsbudsjettet i 2015: Inv.nr. Navn Beløp Harstad felleskjøkken, biler og utstyr Flytting musikkbinger Vann: Fornying St.Olavsgt.sør Følgende prosjekt hadde forbruk utover budsjettet i 2014 og må reduseres sitt budsjett i 2015 når det gjelder utgifter: Inv.nr. Navn Beløp Enovaprosjekt - energiøkonomisering Rådhus 1B: Renovering fasader Oppgradering kommunale bygg Side128

129 Inv.nr. Navn Beløp Sørvik skole - tilpasning rullestolbruk Sørvik skole - Inntaktskabler og el-tavler Sletta barnehage - ventilasjonsanlegg Lokal veipakke St. Olavsgt. - Fortau Trygghetsalarmer - innkjøp digitale Med bakgrunn i regnskap 2014 har følgende prosjekt hatt høyere inntekter enn budsjettert og har behov for tilsvarende reduksjon av inntektsbudsjettet i 2015: Inv.nr. Navn Beløp St. Olavsgt. - Fortau Vurdering I hht kommunal og regionaldepartements veileder: Budsjettering av investeringer og avslutning av investeringsregnskap», er det nødvendig å gjøre de ovennevnte endringene i budsjett 2015 på investeringsprosjektene. Endringene påvirker ikke prosjektenes totalramme og har heller ingen driftsmessige konsekvenser. Hugo Thode Hansen Rådmann Stabssjef Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. Side129

130 Saksdokument Saksmappenr: 2014/3450 Saksbehandler: Tommy Jenssen Arkivkode: 97/170/L33 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /27 KLAGE PÅ GJENNOMFØRT OPPMÅLINGSFORRETNING - GNR 97 BNR 170 GRØTAVÆR. Vedlegg: Vedlegg: 1 Klage_på_avslag_om_oppmålingsforretning_ REKVISISJON AV OPPMÅLINGSFORRETNING GNR.97 BNR Rekvisisjon av oppmålingsforretning m/vedlegg 4 Vedr rekvisisjon oppmålingsforretning - gnr 97 bnr 170 Grøtavær 5 Oppmåling - gnr 97 bnr 170 Grøtavær - Mangelfull saksbehandling 6 Oppmåling - gnr 97 bnr 170 Grøtavær 7 SØKNAD OM OPPMÅLING 97/170 Ingress: 97/170 ble i sak 13/1597 fradelt 97/19 etter godkjent reguleringsplan Matrikkelbrev utsendt ble ikke påklaget og grense mot sjø går slik reguleringsplan viser ved middels høyvannslinje rekvireres det ny oppmåling utenfor denne linja til marbakken. Vedtak gir avslag på oppmåling mellom da dette er utenfor regulert fritids eiendom. Rådmannens tilrådning: 1. Det vises til klage datert fra Føyen advokatfirma. 2. Klagen tas ikke til følge. 3. Klagen oversendes Fylkesmannen i Troms for endelig avgjørelse. Side130

131 Saksopplysninger Avklaring på om rekvisisjon var klage på forrige delingssak oppmåling eller krav om ny oppmåling er nå avklart. Ved brev datert (vedlegg 6) bemerkes det at søknad om ny oppmåling ikke er å anse som en klage på oppmålingssak 13/1597. Advokatkontoret Føyen påpeker i sin klage at 97/170 i dag ikke samsvarer med det underliggende privatrettslige grunnlaget og at saken bør behandles som en areal overføring, fradeling av restparsell hoved bølet til 97/170.De mener at kartvedlegg til deling av eiendom 97/19, datert 25. februar 2013 viser at eiendommen skal fradeles til marbakken. Vurdering I svarbrev fra Harstad kommune datert på søknaden datert står det følgende: «Det er å bemerke at eiendomsretten ut i sjø likevel gjelder selv om eiendommen er oppmålt til middelvannstand.» Den som eier langs strandlinja har visse rettigheter men dette er ikke det samme som full eiendomsrett. Plan og bygningsloven 26-1 tilsier at eiendommer skal etableres i tråd med gjeldene reguleringsplan. Skal en ha full eiendomsrett ved denne strandlinja må dette være regulert slik i gjeldene plan. På reguleringsplanen har naboer forholdt seg til planbestemmelser og plankart til middels høyvannslinje. Skal eiendommen trekkes lengre ut må det søkes om reguleringsendring eller dispensasjon fra gjeldene plan. At kart vedlagt søknad om deling av 97/19, datert viser en grense ved marbakken har ingen betydning så lenge reguleringsplanen hjemler hvor langt ut mot sjøen eiendommen skal matrikkelføres etter deling. Matrikkellovens 33 har og bestemmelse om at ved oppretting av ny matrikkelenhet eller arealoverføring skal grensene være i samsvar med kommunalt løyve etter plan og bygningsloven. Kommunalt løyve gis gjennom 26-1 i plan og bygningsloven. Søknaden om oppmålingsforretning mellom middels høyvanns linje og marbakken avslås med begrunnelse i lovbestemmelser i plan og bygningsloven 26-1 og matrikkelloven 33. Hugo Thode Hansen Rådmann Enhetsleder Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. Side131

132 Side132

133 Side133

134 Side134

135 Areal- og byggesakstjenesten Deres ref.: Deres dato: Saksbehandler: Arnt Hoff Telefon: Vår dato: Vår ref.: 2014/3450 / 97/170 JKL-Holding AS Postboks BILLINGSTAD REKVISISJON AV OPPMÅLINGSFORRETNING GNR.97 BNR.170 Viser til rekvisisjon av oppmålingsforretning gnr.97 bnr.170. Vi er i tvil om dette er en klage på oppmålingssaken sak 13/1597. Det ønskes tilbakemelding om dette er å anse som en klage, eller om det er en søknad om fradeling av sjøarealer til eiendommen. Saken legges i bero til svar foreligger. Matrikkelbrev og melding om tinglysing for eiendommen 97/170 ble sendt rekvirent med frist på 4 uker for klageadgang. Frist for klagerett er dermed oversteget. Fritidseiendommen ble fradelt i henhold til delingsvedtak og vedtatt reguleringsplan for deler av Grøtavær. Det er å bemerke at eiendomsretten ut i sjø likevel gjelder selv om eiendommen er oppmålt til middelvannstand. Med hilsen Jan-Inge Lakså Enhetsleder Arnt Hoff Saksbehandler Besøksadresse: Asbjørn Selsbanesgt. 9 Postadresse: 9479 Harstad Telefon: E-post: postmottak@harstad.kommune.no Hjemmeside: Side135 Organisasjonsnr: EHF til 9908: Bankonto: SpareBank1 Nord-Norge

136 Side 136

137 Side137

138 Side 138

139 Side 139

140 Side140

141 Side141

142 Side142

143 Areal- og byggesakstjenesten Deres ref.: Deres dato: Saksbehandler: Tommy Jenssen Telefon: Vår dato: Vår ref.: 2014/3450 / 97/170 JKL-Holding AS Postboks BILLINGSTAD OPPMÅLING - GNR 97 BNR 170 GRØTAVÆR - MANGELFULL SAKSBEHANDLING Viser til Deres brev datert Vi beklager at det har oppstått en misforståelse ved innsendt søknad om oppmåling datert Først ble dette oppfattet som en klage på oppmålingsforretning i sak 13/1597, der 90/170 ble matrikkelført 3. mars og tinglyst 7. mars I Deres svarbrev datert bemerkes det at det søkes om ny oppmålingsforretning og at søknad om ny oppmåling ikke er å anse som klage på oppmålingssak 13/1597. Vi beklager på det sterkeste at dette svarbrevet har blitt oversett og besvart før nå. Så til selve søknad om oppmålingsforretning datert :Jmfr. bestemmelser i plan og bygningsloven (pbl) 26-1 skal opprettelse av ny eiendom eller endring av eiendom ikke gjøres slik at det er i strid med denne lov, forskrift eller plan. Rekvisisjon om oppmålingsforretning behandles etter reglene i plan og bygningsloven 20-1 bokstav m (søknadspliktige tiltak). Eiendommen er i Reguleringsplan for Deler av Grøtavær, planident 497, vedtatt avsatt til fritidsbebyggelse. Omsøkte tiltak er i hht pbl 20-1 definert som et tiltak som krever søknad og godkjenning. Tiltaket er i strid med overordnet plan og det kreves derfor enten reguleringsendring eller dispensasjon fra gjeldende reguleringsplan for at tiltaket skal kunne gjennomføres.det vises til bestemmelsene i plan og bygningsloven kapitel 19. Viser og til søknad om «Dispensasjon til oppfylling av masser for erosjonssikring Gnr. 97 Bnr. 170», datert i sak 14/3545 besvart med utgående brev dat Dette svarbrevet sier at tiltaket krever dispensasjon fra gjeldene reguleringsplan og denne saken er ikke behandlet ferdig. Det bes om at Dere som tiltakshaver samordner prosessen med de 2 omsøkte tiltak og anbefaler søknad om reguleringsendring på plan nr. 497, for å få planomrisset regulert ut til marbakken. Matrikkellovens bestemmelser om 16 ukers frist for å gjennomføre oppmålings sak trer i kraft etter at vedtak er fattet etter plan og bygningslovens bestemmelser og oppmålingsgebyret er betalt. Oppmålingsgebyr faktureres når delingsvedtak er fattet. Med hilsen Jan Inge Lakså Enhetsleder Arnt Hoff Fagkoordinator oppmåling Vedlegg: 1 Brev sak 14/3545-krav om disp. fra reguleringsplan. Besøksadresse: Asbjørn Selsbanesgt. 9 Postadresse: 9479 Harstad Telefon: E-post: postmottak@harstad.kommune.no Hjemmeside: Side143 Organisasjonsnr: EHF til 9908: Bankonto: SpareBank1 Nord-Norge

144 Side144 2

145 Side145

146 Side146

147 Areal- og byggesakstjenesten AREAL- OG BYGGESAKSTJENESTEN DELEGERT SAK: 15/124 Saksbeh: Tommy Jenssen Saksnr: 2014/3450 Dato Arkiv: 97/170 Avgj. av: Enhetsleder SØKNAD OM OPPMÅLING 97/170 Viser til rekvisisjon om ny oppmåling 97/170 datert /170 ble i delingssak 13/1597 matrikkelført og tinglyst Dette var en sak vedrørende deling av 97/19 etter godkjent reguleringsplan for deler av Grøtavær - vedtatt Planutvalget fattet delingsvedtak 6/ der det ble gitt delingstillatelse iht. søknad. Fradelt eiendom matrikkelført som Gnr. 97 Bnr. 170 går derfor så langt ut mot sjøen som fritidseiendommen er regulert i godkjent plan til middels høyvannslinje. Det søkes nå om oppmåling mellom middels høyvannslinje og marbakken ved strandlinja til eiendom 97/170. Det omsøkte området er utenfor reguleringsplanen deler av Grøtavær vedtatt I plan og bygningsloven kapittel 26 står det: «26-1. Opprettelse og endring av eiendom Opprettelse av ny grunneiendom, ny anleggseiendom eller nytt jordsameie, eller opprettelse av ny festegrunn for bortfeste som kan gjelde i mer enn 10 år, jf. lov om eigedomsregistrering, eller endring av eksisterende eiendomsgrenser, må ikke gjøres på en slik måte at det oppstår forhold som strider mot denne lov, forskrift eller plan. Opprettelse eller endring som nevnt i første punktum, må heller ikke gjøres slik at det dannes tomter som er uegnet til bebyggelse på grunn av sin størrelse, form eller plassering etter reglene i denne lov.» Søknaden om oppmålingsforretning innebærer i søknad datert at fritidseiendom 97/170 skal trekkes ut til marbakken og matrikkelføres etter dette. Dette inngår i Pbl 26-1 som «endring av eksisterende eiendomsgrenser» mot sjøen. Slik endring av grense skal etter denne paragraf ikke stride mot gjeldene reguleringsplan. Om grensen for fritidseiendommen skal trekkes lengre ned mot sjøen må enten reguleringsplanen endres eller det må søkes dispensasjon fra eksisterende plan. Side147

148 I matrikkelloven 33 står det blant annet: «33.Oppmålingsforretning I forretning som gjeld oppretting av ny matrikkeleining eller arealoverføring, skal dei nye grensene merkjast i marka i samsvar med kommunalt løyve etter plan- og bygningslova.» Harstad kommune kan ikke trekke nedre avgrensing av 97/170 ned til marbakken. Grense mellom 97/170 og sjøen vil da være i strid med gjeldene reguleringsplan. Med hjemmel i delegasjonsreglement Harstad kommune Kapittel 24 - Matrikkelloven, pkt og kapitel 29 - Plan og bygningsloven pkt. 29-2, samt bestemmelser i plan og bygningsloven av , 26-1 og matrikkelloven av , 33 fattes følgende Vedtak: 1. Med hjemmel i plan og bygningsloven 26-1 og matrikkelloven 33 avslås søknaden datert om oppmålingsforretning 97/170 ut til marbakken. Dette vedtaket kan påklages innen tre uker iht. matrikkelloven 46 og forvaltningsloven 29.Klagefristen gjelder fra dette vedtaket er mottatt i posten. Eventuelle klager sendes til fylkesmannen i Troms via Harstad kommune. Jan-Inge Lakså Enhetsleder Arnt Hoff Fagkoordinator oppmåling Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. Utskrift til: Føyen advokatfirma DA Postboks OSLO JKL-Holding AS v/ Jan Lindberg Stasjonsveien BILLINGSTAD 2 Side148

149 Saksdokument Saksmappenr: 2013/848 Saksbehandler: Heine Martinsen Arkivkode: 125/214/L40 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet /28 KLAGE PÅ BYGGESAKSGEBYR- OPPFØRING GARASJE- GNR/BNR: 125/214, BJARKØY Vedlegg: 1. Klage på byggesaksgebyr, datert Fakturagrunnlag for byggesaksgebyr, datert Vedtak i delegert sak 14/891, datert Utdrag fra Harstad kommunes gebyrregulativ 2012 Ingress: Tiltakshaver Terje Mickelborg klager på byggesaksgebyr han mottok fra Harstad kommune for byggesaksbehandling i forbindelse med oppføring av garasje på Bjarkøy. Klagen går ut på at tiltakshaver mener Harstad kommune skulle ha benyttet Bjarkøy kommunes gebyrregulativ for 2012 for å fastsette gebyrets størrelse, og ikke Harstad kommunes gebyrregulativ for Tiltakshaver ber om at faktura krediteres og at nytt byggesaksgebyr beregnes etter Bjarkøy kommunes gebyrregulativ for Administrasjonen tilrår Formannskapet til å ikke ta klagen til følge. Rådmannens tilrådning: 1. Det vises til klage mottatt på byggesaksgebyr for søknad om tillatelse til tiltak oppføring garasje. 2. Klagen tas ikke til følge. Gebyret opprettholdes. 3. Fastsetting av gebyrets størrelse er ikke et enkeltvedtak. Dette vedtaket er endelig og kan ikke påklages ytterligere. Saksopplysninger Areal- og byggesakstjenesten Harstad kommune mottok søknad om tillatelse til tiltak oppføring av garasje på eiendommen gnr/bnr: 125/214 Tore Hund-veien 5, Bjarkøy. Søknaden var mottatt hos Bjarkøy kommune Søknaden er behandlet av Harstad kommune i delegert sak: 14/891, datert Søknaden er behandlet med beregning av et bruksareal på 101 m 2 og er gebyrlagt i henhold til kapittel 4 i Harstad kommunes gebyrregulativ for 2012, kr. 9956,-. Dette gebyret, og i tillegg det faktum at Harstad kommunes gebyrregulativ for 2012 er blitt benyttet for å fastsette gebyrets størrelse er blitt påklaget av tiltakshaver Terje Mickelborg. Klagen er innkommet Vurdering Tiltakshaver skriver i sin klage: «Det fremgår ikke av tilsendt faktura pålydende kr ,- hvordan man er kommet frem til dette beløpet eller hvilket gebyrregulativ som er brukt.» Side149

150 Kommentar: Forskrift om gebyrer og betalingsregulativ for saksbehandling i Harstad kommune, Kap. 4.1 hjemler hvordan gebyret utregnes. Det ville være urimelig å kreve at forskriften skal gjengis i fakturateksten eller med gebyret. Gebyret er regnet ut etter gjeldende satser for Tiltakshaver skriver videre i sin klage: «Min søknad om tiltak ble levert til Bjarkøy kommune den 17/ Både i Bjarkøy kommunes gebyrregulativ for 2012 og Harstad kommunes gebyrregulativ står det at man skal betale byggesaksgebyr etter det regulativ som gjelder når søknaden mottas av kommunen» Tiltakshaver ber om at tilsendt faktura krediteres og at nytt byggesaksgebyr beregnes etter Bjarkøy kommunes gebyrregulativ for Kommentar: Søknaden er levert Bjarkøy kommune i 2012 og overtatt av Harstad kommune i forbindelse med kommunesammenslåingen i Saksbehandlingen er i sin helhet foretatt av Harstad kommune som mottok tiltakshavers søknad og som har gebyrlagt behandlingen av søknaden i henhold til gebyrregulativ gjeldende i Harstad kommune for Det finnes ikke hjemmelsgrunnlag som gir Areal- og byggesakstjenesten i Harstad kommune mulighet til å velge å benytte gebyrregulativ politisk vedtatt i annen kommune enn Harstad kommune. For Areal- og byggesakstjenesten vil kostnadene knyttet til behandling av denne type søknader være de samme uavhengig av hvor i Harstad kommune tiltaket befinner seg. Behandling av søknader om tiltak i "gamle Bjarkøy kommune" gebyrlegges på samme måte som ellers i Harstad kommune. Administrasjonens kommentar: Administrasjonen er pålagt å forholde seg til gebyrregulativet som til enhver tid er gjeldende i Harstad kommune. Hugo Thode Hansen Rådmann Jan-Inge Lakså Enhetsleder Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. Side150

151 Areal- og byggesakstjenesten AREAL- OG BYGGESAKSTJENESTEN DELEGERT SAK: 14/891 Saksbeh: Heine Martinsen Saksnr: 2013/848 Dato Arkiv: 125/214 Avgj. av: Enhetsleder SØKNAD OM TILTAK ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN OPPFØRING GARASJE- GNR/BNR: 125/214, BJARKØY Det foreligger søknad om tiltak angående oppføring av garasje på eiendommen gnr/bnr: 125/214, Bjarkøy. Tiltaket omhandler oppføring av frittstående garasje med loftsetasje sør for enebolig på eiendommen. Tiltaket oppføres med ytre mål 9m x 7m og 40 graders saltak med mønehøyde 7,7m. Tiltaket medfører bebygd areal på 63 m 2 og bruksareal på 101 m 2. Videre omhandler tiltaket riving av eksisterende uthus med BRA 38 m 2. Ny garasje oppføres med samme plassering som bygget som rives. Tiltaket er nabovarslet og det foreligger ingen merknader. På innsendte plantegninger fremgår det at garasjedelen utgjør 42 m2 av bruttoarealet på 1.plan. I henhold til TEK10 Byggteknisk forskrift 11-8 settes det som et vilkår for tillatelsen at garasjedelen utføres som en egen branncelle med minimum brannmotstand EI 30. Eksisterende bygning som skal rives, og omsøkte bygning som skal oppføres har plassering nært kommunal VA- ledning i grunnen. Det settes som et vilkår for tillatelse til tiltaket at bygget plasseres med avstand minimum 3 meter fra VA-ledning i grunnen. I henhold til delegeringsreglementets punkt 29.3 fattes følgende Det vises til søknad datert VEDTAK: Med hjemmel i plan- og bygningsloven 20-2 og Byggteknisk forskrift 11-8 godkjennes søknaden på følgende vilkår: 1) Garasjedelen skal ikke ha bruttoareal større enn 50 m 2 og skal utføres som en egen branncelle med minimum brannmotstand EI 30. 2) Bygget skal plasseres med avstand minimum 3 meter fra VA-ledning i grunnen. Dette vedtaket kan påklages innen 3 uker i henhold til plan- og bygningsloven 1-9 og forvaltningsloven. Jan-Inge Lakså Enhetsleder Side151

152 Utskrift til: Terje Mickelborg Tore Hund-veien BJARKØY 2 Side152

153 org Tore Hundveicn Bjarkøy Harstad kommune Areal og byggesakstjenesten 9479 Harstad KLAGE PÅ BYGGESAKSGEBYR, DELEGERT SAK 14/891. Det vises til mottatt faktura, nr , for byggesaksgebyr angående tiltak oppføring av garasje på gnr. 125 bnr. 214 på Bjarkøy. Det fremgår ikke av tilsendt faktura pålydende kr ,- hvordan man er kommet frem til dette beløpet eller hvilket gebyrregulativ som er brukt. Min søknad om tiltak ble levert til Bjarkøy kommune den 17/ Både i Bjarkøy kommunes gebyrregulativ for 2012 og Harstad kommunes gebyrregulativ står det at man skal betale byggesaksgebyr etter det regulativ som gjelder når søknaden mottas av kommunen. Det bes om at tilsendt faktura krediteres og at nytt byggesaksgebyr beregnes etter Bjarkøy kommunes gebyrregulativ for Bjarkøy, den 6/ Med hilsen J.. 1.f f f- ~ V,{: t mg /':,g.//«x Terje Miekelborg Side153

154 Side154