Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukermidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene

Transkript

1 67339_Rapport21_2005_Omslag.qxp :11 Side A Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 21/ Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukermidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

2 67339_Rapport21_2005_Omslag.qxp :11 Side B Rapport 21/2005 Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2004 Evaluering av bydelers forvaltningspraksis. Utprøving av Kommunekompasset i Bydel St. Hanshaugen-Ullevål 2/2004 Statlige tilskudd 3/2004 Er nøkkeltallene i KOSTRA pålitelige? Pleie og omsorg i fem bydeler i /2004 Vedlikehold av skolebygningene. Erfaringer med ansvarsdelingen mellom skolene og Undervisningsbygg 5/2004 Intern kontroll i og rundt IT-systemer. Samlerapport /2004 Kjøp og salg av sykehjemsplasser mellom bydelene 7/2004 Saksbehandling i Trafikketaten 8/2004 Intern kontroll i økonomiforvaltningen. Samlerapport /2004 Styringsinformasjon i eldreomsorgen i bydelene Grorud og Romsås 10/2004 Kjøp av sykehjemstjenester. Tilrettelegging for styring, kontroll og oppfølging U. Off., jf off. l. 6, 1. ledd punkt 2, bokstav a 11/2004 Oslo kommunes kjøp av sykehjemstjenester fra privat leverandør. Tilrettelegging for styring, kontroll og oppfølging av tjenesteleveransen U. Off., jf off. l. 6, 1. ledd punkt 2, bokstav a 12/2004 Friluftsetatens inntekter 13/2004 Midtåsen sykehjem. En gransking av avtaler og økonomi 14/2004 Styringsinformasjon i sosialtjenesten. Bydel Søndre Nordstrand 15/2004 Styringsinformasjon i hjemmetjenesten. Bydel Sagene 16/2004 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg KF. Fokus på gjennomføringsfasen 17/2004 Tilsyn i bydelene 18/2004 Effektiv rapportering med KOSTRA? 19/2004 Bydelenes bruk av omsorgslønn 20/2004 Kommunenes rutiner for håndtering av nye regler for kompensasjon av merverdiavgift. 21/2004 Serviceerklæringer i hjemmetjenesten i Bydel Bjerke. 22/2004 Sykefravær i PRO-sektoren. Rutiner og tiltak i Bydel Nordre Aker. 23/2004 Barn i fosterhjem: Bydelenes tilsyn 24/2004 Gerica i pleie og omsorgssektoren 25/2004 Kvalitet i skolen: Elevenes kompetansenivå i basisfag i ungdomsskolen 26/2004 Rapportering av måloppnåelse i grunnskolen 27/2004 Legevakten gjennomgang av interne kontrollrutiner knyttet til økonomi og regnskap 28/2004 Samkjøpsavtaler - beslutningsgrunnlag og utnyttelse 29/2004 Barn i fosterhjem: Bydelenes oppfølging og kontroll 30/2004 Barne- og familieetatens godkjenning og kvalitetskontroll av barneverninstitusjoner. Oppfølging av rapport 15/2003 1/2005 Regelverk produksjon og forvaltning 2/2005 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk. 3/2005 Legevakten bruk av overtid 4/2005 Selvkost lovpålagt renovasjon 5/2005 Selvkost Vann- og avløpsavgift 6/2005 Evaluering av forvaltningspraksis i Bydel Stovner 7/2005 Intern kontroll: effekt prosjektets delleveranse innkjøp/faktura/regnskap 8/2005 Kvalitet i sykehjem Langerud sykehjem 9/2005 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport 10/2005 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Boligbygg Oslo KF 11/2005 Bedre utnytting av KOSTRA 12/2005 Serviceerklæringer i Samferdselsetaten 13/2005 Intern kontroll i og rundt IT-systemer 14/2005 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF 15/2005 Økonomisk styring og kontroll i Bydel Norstrand 16/2005 Delegasjon av myndighet 17/2005 IKT - status og erfaringer i grunnskolen 18/2005 Turnusplanlegging og utbetaling av t-tillegg i sykehjem 19/2005 Økonomisk styring og kontroll i Bydel Søndre Nordstrand 20/2005 Bydelenes samarbeid med og oppfølging av eldresentrene For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se

3 67339_Rapport21_2005_Omslag.qxp :11 Side C

4 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukemidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene Forord Denne rapporten er et resultat av en forvaltningsrevisjon om frivillig forvaltning av beboernes og brukernes økonomiske midler i sykehjem og i hjemmetjenesten. Praksis for forvaltningen er vurdert opp mot Oslo kommunes interne regler på dette området. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune etter kommuneloven av 25. september 1992 med endringer av 12. desember Formålet med forvaltningsrevisjon er med virkning fra 1. juli 2004 nedfelt i kommuneloven 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).» Formålet med forvaltningsrevisjon er å sette et kritisk søkelys på nåsituasjonen og avdekke eventuelle svakheter, mangler og muligheter for forbedring og videreutvikling av den kommunale virksomhet. Dette prosjektet er gjennomført av Linda H Haugland som prosjektleder og Lars Jørgensen som prosjektmedarbeider. Vi vil takke for responsen vi har fått på våre henvendelser til sykehjemmene, hjemmetjenestene og bestillerkontorene. 6. oktober 2005 Johnny Pedersen avdelingsdirektør Linda H Haugland prosjektleder Kommunerevisjonen 1

5 Forvaltningsrevisjonsrapport 21/ Kommunerevisjonen

6 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukemidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene Innhold Hovedbudskap... 5 Sammendrag Innledning Bakgrunn Problemstillinger Revisjonskriterier Datainnsamling og metode Frivillig forvaltning av beboermidler i sykehjem Instruksens omfang og virkeområde Følger sykehjemmene instruksen? I hvilken grad omfatter instruksen institusjonsbeboere i Oslo? Gis det tilbud om frivillig forvaltning? Er avtalen mellom brukerne/pårørende og institusjonen skriftlig? Forplikter arbeidstakerne seg skriftlig til å følge instruksen? Har sykehjemmet forsvarlige rutiner for forvaltning av beboeres økonomiske midler? Foretas det vurderinger av beboernes tilstand av lege i forhold til egendisponering/ legevedtak? Benyttes det et internt kontrollsystem som kan etterprøve forvaltningen av beboermidler? Rapporteres omfanget av frivillig forvaltning til bydelsdirektør? Oppbevares økonomiske midler for beboere som ikke ønsker frivillig forvaltning? Blir penger og verdisaker borte? Oppsummering Konklusjoner Anbefalinger Forvaltning av brukermidler i hjemmetjenesten Håndtering av beboermidler ved innkjøp Har hjemmetjenestene rutiner for behandling av brukernes penger ved innkjøp? Oppbevaring og forvaltning av brukernes midler Vurderes brukernes behov for hjelp til oppbevaring og forvaltning av økonomiske midler? Gis det informasjon til brukerne om muligheten til å få hjelp til oppbevaring og forvaltning? Har hjemmetjenestene rutiner for oppbevaring og forvaltning? Hvordan håndteres behovet for frivillig forvaltning? Oppsummering Konklusjoner Anbefalinger Tilbakemeldinger på foreløpig rapport fra Byrådsavdeling for velferd og tjenester og andre Tilbakemelding fra Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester Kommunerevisjonen vurderingen av kommentarene over Tilbakemelding fra Bydel Stovner, Bydel Østensjø og Lilletøyen sykehjem Kommunerevisjonen vurderinger av kommentarene over...20 Referanser...21 Vedlegg 1 Synspunkter og ideer til oppdatering av instruksen Vedlegg 2 Listen over de 49 sykehjemmene og antall beboerer på frivillig forvaltning april Vedlegg 3 Spørreskjema til sykehjemmene Vedlegg 4 Spørreskjema til bestillerkontorene Vedlegg 5 Spørreskjema til hjemmetjenestene Vedlegg 6 Tilbakemelding fra Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester inklusive brevet til bydelene av og sosialavdelingens rundskriv fra Vedlegg 7 Tilbakemelding fra Bydel Stovner Vedlegg 8 Tilbakemelding fra Bydel Østensjø Vedlegg 9 Tilbakemelding fra Lille Tøyen Sykehjem Vedlegg 10 Tilbakemelding fra Bydel Bjerke Kommunerevisjonen 3

7 Forvaltningsrevisjonsrapport 21/ Kommunerevisjonen

8 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukemidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene Hovedbudskap 39 av totalt 49 sykehjem i Oslo følger i all hovedsak bestemmelsene i instruksen om frivillig forvaltning av beboermidler. De resterende 10 sykehjemmene følger ikke instruksen. I hjemmetjenestene er instruksen bare delvis fulgt. Eldre og andre som trenger hjelp til økonomisk forvaltning blir i overveiende grad henvist til sosialtjenesten. Sosialtjenesten omfattes ikke av instruksen om forvaltning av brukermidler. Det eksisterer ingen felles regler, rutiner eller kontrollsystemer for sosialtjenestens ordninger for frivillig forvaltning av klientmidler. Sammendrag Oslo kommune har over beboere på sykehjem og brukere av hjemmetjenesten. Noen eldre kan permanent eller periodevis få problemer med å håndtere sin egen økonomi og ofte vil da pårørende tre støttende til. Kommunen tilbyr ordninger for frivillig forvaltning for å bistå eldre med å håndtere sin egen økonomi. Beboere på sykehjemmene tilbys hjelp til oppbevaring og innkjøp og hjemmeboende kan få hjemmetjenesten til å ordne med innkjøp. Instruks for forvaltning av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon og brukere av tjenester utenfor institusjon ble innført Foreliggende forvaltningsrevisjon ble bestilt av kontrollutvalget som ville følge opp arbeidet med å implementere instruksen. Kommunerevisjonen har revidert om sykehjemmene og hjemmetjenestene følger instruksen i sin forvaltning av beboer- og brukermidler. Revisjonen bygger på spørreundersøkelse blant 79 ledere ved 49 sykehjem, 15 hjemmetjenester og 15 bestillerkontor. Revisjonen viste at 39 av 49 sykehjem i Oslo benyttet instruksen og en femtedel av langtidsbeboerne benytter ordningen med frivillig forvaltning. Sykehjemmene oppgir å følge instruksen stort sett når det gjelder forvaltningen, men har fire forbedringsområder når det gjelder mer overordnede rutiner. Dette gjelder særlig i forhold til intern kontroll og rapportering. Halvparten av sykehjemmene oppgir at de har hatt tilfeller der penger/verdisaker er blitt borte i løpet av de tre siste årene. Hjemmetjenestene oppgir at instruksen stort sett følges når det gjelder håndtering av brukermidler ved innkjøp. Utover dette forsøker de fleste hjemmetjenestene å unngå å håndtere brukernes penger, selv om instruksen åpner for slike ordninger. Likevel henviser de fleste av bestillerkontorene og hjemmetjenestene brukerne til andre instanser for hjelp, ofte til sosialtjenesten. Sosialtjenesten utfører derfor noen av de oppgavene som instruksen beskriver at hjemmetjenesten kan utføre. Kommunerevisjonen mener at sosialtjenesten ikke tilbyr en tilsvarende tjeneste som den instruksen beskriver for hjemmetjenesten. I tillegg fant revisjonen at det ikke er laget noen felles regler, kontrollsystemer eller foretatt revisjoner av hvordan sosialtjenesten håndterer den frivillige forvaltningen de utfører for ca klienter. Revisjonen anbefaler at: Kommunen aktivt sikrer at alle sykehjemmene følger instruksen, også de 10 privatdrevne sykehjemmene som ikke følger instruksen i dag. Kommunen sikrer at sykehjemmene følger instruksen og spesielt punktene om interne kontrollrutiner og rapportering til bydelsdirektør. I tillegg bør rutiner for dokumentasjon skjerpes for tilbud som gis og arbeidstakernes forpliktelser til å følge instruksen. Videre bør kommunen presisere hva kravene til et internt kontrollsystem for frivillig forvaltning bør omfatte i sykehjemmene. Kommunen bør også klargjøre hvilken hensikt og nytte kravet om rapportering av omfanget av frivillig forvaltning i sykehjemmene har. Kommunen avklarer om det er tilfredsstillende at sosialkontoret dekker de behovene for økonomisk forvaltning som brukere av hjemmetjenesten har eller om praksis eller instruks en skal endres. Kommunen vurderer å prioritere arbeidet med å regulere sosialtjenestens frivillige forvaltning av klienters/brukeres økonomi. Kommunerevisjonen 5

9 Forvaltningsrevisjonsrapport 21/ Innledning Oslo kommune har ca beboere i sykehjem og over brukere av hjemmetjenesten 1. Mange av disse kan tidvis eller på permanent basis, ha vansker med å skjøtte sin egen økonomi. Når beboere på sykehjem eller brukere av hjemmetjenesten får behov for hjelp til å utføre innkjøp, oppbevare penger og holde oversikt over egen økonomi, vil det være flere mulige måter å ordne slik hjelp på. Ofte vil det være pårørende som ordner med det økonomiske. Det er over 770 sykehjemsbeboere som har legevedtak på at de ikke kan disponere sine egne midler. Sykehjemmene er pålagt å føre regnskap for deres økonomi, og regnskapene revideres årlig. I tillegg er det i overkant av 900 beboere på sykehjem som benytter seg av ordningen med frivillig forvaltning. Oslo kommune tilbyr frivillig forvaltning til beboere i institusjon som trenger hjelp til å håndtere sin økonomi. Ordningen med frivillig forvaltning kan også tilbys brukere av hjemmetjenesten. Frivillig forvaltning vil som regel innebære at sykehjemmet, eller hjemmetjenesten hjelper til med å foreta innkjøp, oppbevare penger, kvitteringer, sette opp regnskap etc. Ordningen gjelder bare beløp fra folketrygden. For å regulere forvaltningen av beboer- og brukermidler har Oslo kommune utarbeidet: Instruks for forvaltning av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon og brukere av tjenester utenfor institusjon. Instruksen trådte i kraft 1. januar 2003 (byrådssak nr. 1508/02) som et tillegg til gjeldende lover og forskrifter. Denne rapporten er et resultat av en forvaltningsrevisjon som vurderer om ordningen med frivillig forvaltning i sykehjemmene og hjemmetjenestene i Oslo er i overensstemmelse med instruksens intensjoner og krav. 1.1 Bakgrunn Det finnes fire forskrifter som på overordnet nivå sier noe om institusjoners disponering av beboeres kontantytelser fra folketrygden 2. Helse og omsorgsdepartementet oppgir at de arbeider med en koordinering av disse forskriftene. I første omgang gjelder det brukerbetaling og ikke forvaltning av beboer og brukermidler. Instruksen for forvaltning av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon og brukere av tjenester utenfor institusjon, heretter kalt instruksen, er i tråd med forskriftene og gir detaljerte retningslinjer på 1. Årsstatistikk for bydelene 2004, tabellene 3-1 4A og 3-5 A området. Instruksen er også ment å hindre at det begås misligheter eller oppstår ubegrunnede mistanker mot ansatte. Instruksen ble godkjent av bystyret Arbeidet med å utarbeide instruksen hadde pågått siden Da instruksen ble innført erstattet den følgende rutiner og retningslinjer: Rutine for forvaltning og regnskapsføring av pasientmidler ved sykehjem på Oslo kommunes helseplan under Kontoret for eldreomsorg fra Nye retningslinjer for hjemmetjenestens håndtering av brukernes midler vedtatt av byrådet , sak 2295/94. Kontrollutvalget, som fører løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av bystyret, hadde i mange år etterlyst slike retningslinjer. Grunnlaget for denne rapporten var kontrollutvalgets ønske om å følge arbeidet med implementeringen av instruksen. Nedenfor er vedtaket fra da saken ble behandlet i kontrollutvalgets møte , sak 6: Kommunerevisjonen bes om et par år å foreta en evaluering av ordningene med frivillig disponering som instruksen omfatter. Det har vært innrapportert flere mislighetssaker i de senere årene mot brukere av kommunale omsorgstjenester. Kommunen ønsket å redusere risikoen for misligheter ved å bedre reguleringen av området. I 2003 var 3 av totalt 9 misligheter som ble avdekket og innberettet til kontrollutvalget, begått mot brukere av hjemmetjenesten eller beboere i boliger for psykisk utviklingshemmet. For 2004 var 6 av totalt 11 mislighetssaker begått mot brukere av enten hjemmetjenesten eller beboere i sykehjem. Ved behandling av samlerapport for mislighetssaker innberettet i 2003 på møte , sak 21, fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Kontrollutvalget ser med bekymring på at det synes som om det i økende grad begås misligheter mot personer under kommunens omsorg, og at rutinene og kontrollen her er svakere enn ellers. 2. Forskrift til folketrygdloven om disponering av kontantytelser fra folketrygden til trygdede i helseinstitusjoner for langtidspasienter m.v. Forskrift til kommunehelsetjenesteloven om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie. Forskrift til spesialhelsetjenesteloven om disponering av kontantytelser fra folketrygden til trygdede i privat forpleining. Forskrift til sosialtjenesteloven kap. 6 om disponering av kontantytelser fra folketrygden under opphold i bolig med heldøgns omsorgstjenester. 6 Kommunerevisjonen

10 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukemidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene 1.2 Problemstillinger Følgende problemstillinger vil bli belyst: 1. Praktiseres ordningene med frivillig forvaltning av beboer/brukermidler i henhold til instruksen i sykehjemmene og i hjemmetjenestene i Oslo kommune? 2. Hvilke synspunkter har sykehjemmene og hjemmetjenestene på ordningen med frivillig forvaltning av beboermidler? 3. Finnes det eventuelle forbedringsområder? Avgrensinger Instruksens kapittel 2.1 og 3.1 angir dens virkeområde med henvisninger til forskjellige lover (se referanser). Enkelt fremstilt omfatter instruksen alle sykehjem og boformer for heldøgns omsorg, hjemmetjenester og tjenester til psykisk utviklingshemmede. Kommunerevisjonen har valgt å rette undersøkelsen mot hjemmetjenestene og sykehjemmene som Oslo kommune benytter fordi dette er de to største sektorene som omfattes av instruksen. I denne revisjonen har vi blant annet foretatt følgende avgrensinger. Undersøkelsen omfatter ikke: Forvaltning av midler for psykisk utviklingshemmede som bor i egne boliger under tilsyn. Det er ca. 740 personer som bor i slike samlokaliserte/ selvstendige boliger i Oslo. Personer som har legevedtak om at de ikke kan disponere sine egne midler. Dette gjelder ca. 770 beboere. Sykehjemmet er pålagt å føre regnskap for beboernes midler og regnskapene blir revidert årlig av privat revisjon eller av Kommunerevisjonen. Andre institusjoner for eksempel for barn, ungdom eller for personer med rusproblemer. 1.3 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er den målestokk vi vil vurdere praktiseringen av ordningene med frivillig forvaltning etter. Kriteriene kan være utledet fra forskjellige kilder som lover, forskrifter, instrukser og skjønn. Hovedgrunnlaget for kriteriene i denne undersøkelsen er Instruks for forvaltning av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon og brukere av tjenester utenfor institusjon (byrådssak 1508/02). Instruksen inneholder føringer for: sykehjemmenes frivillige forvaltning av beboermidler og hjemmetjenestens rutiner for innkjøp, oppbevaring og forvaltning av økonomiske midler til brukere av hjemmetjenestene. Instruksen spesifiserer blant annet hvordan sykehjemmene skal gi tilbud om frivillig forvaltning til beboerne. Den presiserer at det skal inngås skiftlig avtale med aktuelle beboere. Videre, er det blant annet satt krav til at arbeidstakere skriftlig skal forplikte seg til å følge instruksen, og at de skal vurdere om beboerne er i stand til å forstå instruksen. Det er også satt føringer til hvordan beboernes midler skal håndteres, at omfanget skal rapporteres og systemet etterkontrolleres. For hjemmetjenesten har instruksen blant annet spesifiserte krav til behandling av brukernes midler og kvitteringer ved innkjøp. Hjemmetjenesten kan gi tilbud om frivillig forvaltning til brukere som av særlig grunner ikke klarer å disponere egne midler, eller der bruker anmoder om slik bistand. Instruksen setter krav til hvordan forvaltningen skal håndteres av hjemmetjenesten. 1.4 Datainnsamling og metode De sentrale elementene i prosjektets metode er standard for forvaltningsrevisjon. Når formål og problemstillinger for undersøkelsen er valgt utvikles revisjonskriteriene. Deretter kartlegges og beskrives praksis. Beskrivelsen av praksis blir så analysert og vurdert opp mot revisjonskriteriene. Dette leder frem til revisjonens konklusjoner og eventuelle anbefalinger. Spørsmålsundersøkelse til 79 ledere og verifisering av datamaterialet Datainnsamlingen er gjennomført ved 49 sykehjem, både kommunale, private og konkurranseutsatte inngår i materialet. I tillegg har vi samlet inn data fra hjemmetjenesten og bestillerkontorene (eller tilsvarende) i hver av de 15 bydelene. Til sammen har vi kontaktet 79 ledere ved 49 sykehjem, 15 hjemmetjenester og 15 bestillerkontor. Revisjonen har ikke gjort egne observasjoner av hvordan den økonomiske forvaltningen utføres av de ulike aktørene. Dette er en breddekartlegging hvor respondentenes beskrivelser av egen praksis på området er kartlagt. I løpet av april 2005 ringte vi alle sykehjemmene og snakket med bestyrer/daglig leder, evt. ansvarlig for forvaltningen av beboermidler (Vedlegg 3). Svarene fikk respondentene til gjennomsyn og de verifiserte svarene ble returnert til oss. Av de 49 sykehjemmene vi intervjuet, mottok vi bekreftede svar fra 46. Av de tre sykehjemmene vi ikke fikk bekreftelser fra, var det ene kommunalt og de to andre private. Kommunerevisjonen 7

11 Forvaltningsrevisjonsrapport 21/2005 I løpet av mai 2005 ringte vi de 15 lederne for hjemmetjenestene i Oslo og fikk svarene bekreftet via e-post fra alle (vedlegg 5). Lederne på de 15 bestillerkontorene (eller tilsvarende) svarte på spørsmålene via e- Sykehjemmene Er instruksen kjent for sykehjemmene? Gis det tilbud om frivillig forvaltning? Er avtalen mellom brukere/pårørende og institusjon en skriftlig? Forplikter arbeidstakere seg skriftlig til å følge instruksen? Har sykehjemmet forsvarlige rutiner for frivillig forvaltning? Foretas det vurderinger av beboernes tilstand av lege i forhold til egendisponering/legevedtak? Benyttes det et internt kontrollsystem som kan etterprøve forvaltningen av beboermidler? Rapporteres omfanget av forvaltningen til bydelsdirektør? Oppbevares økonomiske midler for beboere som ikke ønsker frivillig forvaltning? Blir penger og verdisaker borte? post uten telefonsamtale i forkant (vedlegg 4). Vi mottok e-post svar fra alle bestillerkontorene. Vi konsentrerte spørsmålene om følgende områder: Hjemmetjenestene Har hjemmetjenestene rutiner for behandling av brukernes penger ved innkjøp? Vurderes brukernes behov for hjelp til oppbevaring og forvaltning av økonomiske midler? Gis det informasjon til brukerne om muligheten til å få hjelp til oppbevaring og forvaltning? Har hjemmetjenesten rutiner for oppbevaring og forvaltning? Hvordan håndteres behovet for frivillig forvaltning? I denne rapporten opererer vi for enkelhets skyld med begrepet «sykehjem» og ikke begrepet «institusjon» slik det benyttes i instruksen. Begrepet «sykehjem» tydeliggjør at det er institusjoner for byens eldrebefolkning som omfattes av denne undersøkelsen. Listen over de 49 sykehjemmene vi har intervjuet finnes i vedlegg 2. Andre kilder til informasjon og verifikasjon av disse For å finne hvilke sykehjem som hadde avtale med kommunen om å bruke instruksen innhentet vi alle kontraktene for sykehjemsdrift mellom kommunen og de ikke- kommunale sykehjemmene (kapittel 2). Siden sosialkontorene har ordninger for forvaltning av klientmidler har vi innhentet informasjon om denne, omfanget av den og reglene som styrer den. Informasjonen er verifisert (kapittel 3). 8 Kommunerevisjonen

12 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukemidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene 2. Frivillig forvaltning av beboermidler i sykehjem Sykehjemmene må følge instruksens kapittel 2 som omhandler forvaltning av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon. 2.1 Instruksens omfang og virkeområde Undersøkelsen omfatter alle 49 sykehjemmene som Oslo kommune benytter. De 49 sykehjemmene hadde i april 2005 til sammen 4594 beboere på heldøgns langtids omsorg og pleie. Totalt 774 beboere var på såkalt legevedtak, dvs. de kan ikke disponere sine egne midler og har overlatt forvaltningen til sykehjemmet. Sykehjemmet har regnskaps- og revisjonsplikt for denne forvaltningen. I tillegg var 911 beboere under frivillig forvaltningsordning 3. Sykehjemmene i Oslo kommune kan grupperes slik: Det er til sammen 28 kommunale sykehjem (kommunalt eiet og drevet). Kommunen har 12 private sykehjem (privat eiet og drevet). Disse er fordelt på to hovedtyper av kontrakter inngått med Oslo kommune. Avtalen med Handels og servicenæringen omfatter 7 sykehjem og avtalen med Kirkens Bymisjon omfatter 5 sykehjem. Det er totalt 9 konkurranseutsatte sykehjem (drevet av private aktører eller Kommunal konkurranse KF 4. Disse er eiet av kommunen eller private). Dette gir følgende fordeling: 12 9 Sykehjemmene i Oslo 28 Kommualteiet og drevet sykehjem (kommunale) Privateiet og drevet sykehjem (private) Konkurranseutsatt sykehjem (konkurranseutsatte) Instruksen gjelder institusjonsbeboere, men det står også at den skal gjelde for kommunale arbeidstakere 5. Fordi kommunen ikke har instruksjonsrett overfor privatdrevene sykehjem må bestemmelsene sikres i avtaler som sykehjemmene har med kommunen. Kommunerevisjonen undersøkte kontraktene som Oslo kommune har med de privatdrevene sykehjemmene og fant at det er formuleringer som hjemler krav om at instruksen skal benyttes. En standardformulering som går igjen i de fleste kontraktene er følgende: Leverandøren skal utføre oppdraget i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og enkeltvedtak, samt oppdragsgivers krav og kvalitetsmål for pleie og omsorgstjenester. Instruksen er nevnt særskilt i én kontrakt, i noen er den vedlagt. I andre kontrakter kan vi ikke se tegn til at instruksen nevnes eller er blitt kommunisert til oppdragstaker. Gjennomgangen av kontraktene med de privatdrevene sykehjemmene viser at disse sykehjemmene skal følge regler som gjelder i kommunen. Det er varierende praksis med hensyn til hvordan kommunen instruerer de privatdrevene sykehjem om å følge instruksen. 2.2 Følger sykehjemmene instruksen? Instruksens kapittel 2 om forvaltning i institusjon setter krav til hvordan sykehjemmene bør tilby og utføre frivillig forvaltning av beboernes midler. Av disse har vi valgt ut de viktigste som kriterier i denne undersøkelsen. I rapporten er undersøkelsen presentert etter samme struktur. Først siteres kriteriet, deretter beskrives faktaene om sykehjemmenes praksis slik det fremkommer i spørreundersøkelsen. Tilslutt følger revisjonens vurderinger I hvilken grad omfatter instruksen institusjonsbeboere i Oslo? Kriterium Figur 1, Antall sykehjem i Oslo delt i grupper etter eierskap og driftansvarlig Instruksen gjelder institusjonsbeboere i Oslo kommune Tallene er oppgitt av sykehjemmene selv 4. Driverne av de konkurranseutsatte hjemmene er, Oslo Kommunale Konkurranse KF, Actica Omsorg AS (Attendo Care AS), Stiftelsen Kirkens Bymisjon, Norlandia Omsorg AS, Capio Omsorg AS, Pluss Omsorg og Rehabilitering AS, Medisinsk Vikarbyrå AS 5. Instruksen Utledet fra Byrådssak 1508/2 s 1 Kommunerevisjonen 9

13 Forvaltningsrevisjonsrapport 21/2005 Praksis Oslo kommune har ca beboere på 49 sykehjem. 39 sykehjem bekrefter at de bruker instruksen. Totalt 10 sykehjem, 9 private 7 og 1 konkurranseutsatt 8, svarte at de ikke kjenner instruksen, og at de ikke har mottatt den. Imidlertid opplyste samtlige av de 10 sykehjemmene som oppga at de ikke har mottatt instruksen, at de hadde ordninger for frivillig forvaltning og gode rutiner for dette. De oppga gjennomsnittlig å ha en like stor andel beboere på frivillig forvaltning som de øvrige sykehjemmene. De 10 sykehjemmene oppga imidlertid å ha et gjennomsnittlig lavere antall beboere på legevedtak, enn de øvrige sykehjemmene. Vurdering Det er gått to og et halvt år etter at instruksen ble innført og revisjonen registrerer at 39 av totalt 49 sykehjem bruker den. Det er kommunen som har ansvaret for å sikre at alle sykehjemmene mottar og implementerer instruksen slik at sykehjemsbeboerne i Oslo får tilbud om frivillig forvaltning. Instruksen må også gjelde de 10 privatdrevene sykehjemmene som oppgir at de ikke har mottatt den Gis det tilbud om frivillig forvaltning? I det følgende vil vi presentere praksisen med frivillig forvaltning av beboermidler hos de 39 sykehjemmene (28 kommunale, 8 konkurranseutsatte og 3 private) i Oslo som oppgir at de er kjent med instruksen. Kommunerevisjonen har i denne undersøkelsen ikke gått nærmere inn på hvordan frivillig forvaltning praktiseres av de 10 sykehjemmene som oppgir at de ikke har mottatt instruksen. Kriterier Institusjonen skal gi tilbud om frivillig forvaltning. Dersom beboer ikke ønsker tilbudet, må avdelingsleder kunne dokumentere at tilbudet er gitt. 9 Praksis Totalt oppga 37 av de 39 sykehjemmene at de benyttet instruksen og ga tilbud om frivillig forvaltning til beboerne. De to sykehjemmene som oppga at de ikke brukte den er spesielle i den forstand at det ene er et lite sykehjem med kun 15 somatiske plasser. Det andre sykehjemmet er byomfattende og har stort gjennomtrekk blant beboerne. Begge disse hjemmene har således kun korttidsbeboere. Tilbud om frivillig forvaltning ble stort sett bare gitt til langtidsbeboere ved sykehjemmene. Når det gjelder hvorvidt sykehjemmene dokumenterer at tilbud om frivillig forvaltning er gitt til beboerne, oppga 10 sykehjem at de har en kvitteringsordning som dokumenterer at tilbud er gitt, og evt. akseptert eller avslått. De 27 hjemmene som oppgir å gi tilbud har forskjellige typer registreringer på dette, men ingen har eksplisitt dokumentasjon på at tilbud er gitt til hver av beboerne. Vurdering Kommunerevisjonen konstaterer at alle sykehjemmene hvor instruksen er relevant, oppgir å gi tilbud om frivillig forvaltning til beboerne i henhold til instruksen. Når det gjelder kravet om at sykehjemmene skal kunne dokumentere at tilbud om frivillig forvaltning er gitt til beboerne, er det rimelig at dette ikke er et krav om å dokumentere beboernes avslag på tilbudet. Sykehjemmene bør etter revisjonens mening foreta registreringer av at tilbud om frivillig forvaltning er gitt for hver beboer med dato og navn på beboeren. Sykehjemmenes praksis på området er ikke oppfylt siden kun 10 hjem oppga eksplisitt at de dokumenterer at tilbud om frivillig forvaltning gis Er avtalen mellom brukerne/pårørende og institusjonen skriftlig? Kriterium Ved innflytting skal det inngås en skriftlig avtale med beboer, pårørende, hjelpeverge eller annen fullmektig dersom ordningen er ønskelig. Avtalen gjøres på standard skjema 10. Praksis Totalt var det 37 av 39 sykehjem som oppga at de inngår skriftlige avtaler med beboerne når disse takker ja til ordningen med frivillig forvaltning. Vurdering 7. Sagenehjemmet, Frognerhjemmet, Grefsenhjemmet, Nordberghjemmet, Vålerenga bo- og servisesenter, Ensjøtunet boog servicesenter, Bekkelagshjemmet, Kaialund sykehjem og Cathinka Guldberg-senteret 8. Madserud sykehjem 9. Instruksen Instruksen Revisjonen merker seg at de fleste sykehjemmene inngår skriftlige avtaler med beboere/pårørende som vil benytte ordningen med frivillig forvaltning. Det er viktig at beboere/pårørende er godt informert om ordningen 10 Kommunerevisjonen

14 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukemidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene og at det lages skriftlige avtaler som regulerer hva forvaltningen omfatter og hvordan den praktiseres Forplikter arbeidstakerne seg skriftlig til å følge instruksen? Kriterium Arbeidsgiver har ansvaret for at arbeidstakere som omfattes av instruksen blir informert om bestemmelsene før den tas i bruk. Arbeidstaker skal skriftlig forplikte seg til å følge instruksen 11. Praksis 8 av 39 sykehjem oppgir at de ansatte som omfattes av instruksen har blitt informert om bestemmelsene i instruksen og skriftlig forpliktet seg til å følge disse. Totalt 28 sykehjem svarte at arbeidstakere som omfattes av instruksen ikke har forpliktet seg til å følge denne skriftlig. De øvrig 3 sykehjemmene opererte med uklare svar på dette punktet. Vurdering Kommunerevisjonen tolker instruksen slik at arbeidsgiver skal informere alle ansatte som har med beboernes penger å gjøre. Aktuelle arbeidstakere skal deretter skriftlig forplikte seg til å følge instruksen. Revisjonen konstaterer at bare 8 sykehjem etterlever instruksen på dette punktet. Revisjonen presiserer at instruksens krav ikke oppfylles ved at ansatte signerer på et generelt grunnlag om å følge gjeldende regler, for eksempel ved ansettelse. Den skriftlige forpliktelsen til å følge instruksen om frivillig forvaltning bør skje etter opplæring. tilgang til safe og nøkkelrutiner. Stort sett følger sykehjemmene de samme rutiner for frivillig forvaltning som for beboere på legevedtak. Også når det gjelder regnskapsføring oppgir sykehjemmene at de følger de samme rutinene for frivillig forvaltning som for den pliktige forvaltningen (de på legevedtak). Imidlertid revideres regnskapene for begge kategorier i de private sykehjemmene. I de kommunale sykehjemmene blir ikke regnskapene under frivillig forvaltning revidert. Vurdering Revisjonen konstaterer at alle sykehjemmene oppgir at de har etablert forsvarlige rutiner for frivillig forvaltning av beboernes økonomiske midler. Kommunerevisjonen mener det hadde vært mer betryggende om også regnskapene for beboere under frivillig forvaltning i de kommunale sykehjemmene hadde blitt revidert årlig Foretas det vurderinger av beboernes tilstand av lege i forhold til egendisponering/legevedtak? Kriterium Avdelingsleder er ansvarlig for at det foretas vurdering av beboer og at det eventuelt fattes vedtak av lege 14. Praksis Alle sykehjemmene svarte at de løpende, med faste intervaller eller etter innmeldte behov, foretar vurderinger av beboernes tilstand når det gjelder evnen til å skjøtte egen økonomi Har sykehjemmet forsvarlige rutiner for forvaltning av beboeres økonomiske midler? Kriterium Det skal etableres forsvarlige rutiner for forvaltning av beboeres økonomiske midler som blant annet skal inneholde skriftlig delegasjon av ansvaret 12, og nøkkelrutiner til låsbare skap/safe om hvem som skal ha nøkler og oppbevaring og kontroll av disse 13. Praksis Alle de 39 sykehjemmene oppga at de har etablert forsvarlige rutiner for forvaltning av beboernes økonomiske midler gjennom skriftlig delegasjon av ansvar, 11. Instruksen Kriteriet er hentet fra instruksen Kriteriet er hentet fra instruksen Vurdering Revisjonen merker seg at sykehjemmene oppgir at de fortløpende vurderer beboernes tilstand med henblikk på deres forutsetninger for å forvalte egen økonomi. Hyppigheten av slike vurderinger og måten dette gjøres på varierer imidlertid Benyttes det et internt kontrollsystem som kan etterprøve forvaltningen av beboermidler? Kriterium Virksomhetene skal selv etablere et internkontrollsystem som kan etterprøve at instruksen følges Instruksen Instruksen 1.6 Kommunerevisjonen 11

15 Forvaltningsrevisjonsrapport 21/2005 Praksis 21 av 39 sykehjem oppgir at de har ulike former for interne kontrollsystemer for forvaltningen av beboermidder. 18 sykehjem oppgir at de ikke har rutiner som tilfredsstiller et internt kontrollsystem. Vurdering og anbefaling Revisjonen registrerer at den interne kontrollen som skal sikre at instruksen følges, ikke er tilfredsstillende ivaretatt av mange sykehjem. Kommunerevisjonen ser at sykehjemmene har varierende forståelse av hva som menes med et internt kontrollsystem på dette området. Med internt kontrollsystem menes her kontrolltiltak som gjennomføres og dokumenteres for å kvalitetssikre at aktuelle bestemmelser/rutiner i instruksen følges. Kravene til hva et internt kontrollsystem på dette området bør omfatte bør presiseres overfor sykehjemmene Rapporteres omfanget av frivillig forvaltning til bydelsdirektør? Kriterium I januar hvert år skal forvaltningsansvarlig gi rapport via tjenestevei til etatssjefen/ bydelsdirektøren om omfanget av oppbevaring og forvaltning foregående år 16. Praksis 17 av 39 sykehjem oppgir at de rapporterer omfanget av frivillig forvaltning av beboermidler til bydelsdirektøren. De øvrige 22 sykehjemmene oppgir at de ikke rapporterer på dette. Vurdering og anbefaling Kommunerevisjonen registrerer at over halvparten av sykehjemmene ikke rapporterer omfanget av den frivillige forvaltningen av beboermidler til sin bydelsdirektør. Hensikten med denne rapporteringen går ikke klart fram av instruksen. Revisjonen anbefaler at det klargjøres hvilken hensikt og nytte kravet om rapportering på dette området skal fylle Oppbevares økonomiske midler for beboere som ikke ønsker frivillig forvaltning? Kriterium Dersom beboer ikke ønsker frivillig forvaltning, kan institusjonen oppbevare økonomiske midler for vedkommende. Midlene skal overleveres forvaltningsansvarlig personlig og oppbevares sammen med øvrige økonomiske midler i safe eller låsbart skap 17. Praksis 24 av 39 sykehjem oppgir at de oppbevarer økonomiske midler for beboere som ikke ønsker frivillig forvaltning. 15 sykehjem oppgir at de ikke oppbevarer økonomiske midler for beboere for lengre perioder av gangen. Vurdering Litt over halvparten av sykehjemmene tilbyr oppbevaring av økonomiske midler for beboerne. Kommunerevisjonen ser at det er et behov for trygg oppbevaring av sykehjembeboeres økonomiske midler, men også av beboeres verdisaker som for eksempel smykker Blir penger og verdisaker borte? Kriterium Bruken av instruksen skal hindre tyveri og underslag av beboermidler og sikre at dette eventuelt blir oppdaget raskt 18. Praksis 21 av 39 sykehjem oppga at penger/verdisaker har blitt borte i løpet av de siste 3 årene. I alt 7 av sykehjemmene oppga at de har hatt tilfeller som resulterte i politianmeldelser og/eller personalsaker. Ett av disse sykehjemmene oppga at de hadde hatt 5 forhold som alle resulterte i politianmeldelser. Ett sykehjem oppga at de avviksrapporterer når penger eller verdisaker er savnet. 29 sykehjem mener at bruken av instruksen i stor grad bidrar til å hindre misligheter. 5 sykehjem oppga at bruken av instruksen i liten grad hindrer misligheter. De øvrige sykehjemmene oppgir at de ikke vet i hvilken grad instruksen bidrar, eller de har ikke besvart spørsmålet. 16.Instruksen Instruksen Kriteriet er hentet fra byrådssak 1508/02, s2. 12 Kommunerevisjonen

16 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukemidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene I alt 34 sykehjem mener at bruken av instruksen i stor grad bidrar til å sikre de ansatte mot ubegrunnede mistanker om misligheter. De øvrige 5 har ikke besvart spørsmålet. Vurdering At 21 sykehjem melder om manglende penger/verdisaker viser at forvaltning av beboermidler er et risikoområde for misligheter. Når det meldes om at penger/ verdisaker er forsvunnet, kan det være vanskelig å vurdere om man står overfor en potensiell mislighet eller sviktende hukommelse hos bruker. At over halvparten av sykehjemmene oppgir at penger og verdisaker har blitt borte i løpet av de tre siste årene tyder, etter Kommunerevisjonens oppfatning på, at slike meldinger tas alvorlig ved disse sykehjemmene. At noen sykehjem opplever at instruksen ikke hindrer misligheter kan skyldes at det finnes flere typer misligheter på dette området. En type tyveri kan være fra skuffer og skap på rommet til den enkelte beboer. En annen type mislighet kan skje i forbindelse med forvaltningen av beboermidler. Etterfølgelse av instruksen bidrar bare til å avdekke denne sistnevnte typen misligheter. Leilighetstyverier fra skuffer og skap kan best sikres ved fysiske sikringsmidler og ikke gjennom etterfølgelse av instruksen. Et stort flertall av sykehjemmene mener at instruksen bidrar til å sikre ansatte mot ubegrunnede mistanker om misligheter. Kommunerevisjonen slutter seg til denne vurderingen. Instruksen plasserer ansvaret for de forskjellige oppgavene innen frivillig forvaltning. Avtaler om slik forvaltning skal være skriftlig. Forvaltningen har blitt mer oversiktlig og dokumentert etter innføringen av instruksen. 2.3 Oppsummering Undersøkelsen omfatter 49 sykehjem med ca langtidsbeboere og av disse har ca. 900 (20 %) beboere frivillig forvaltning av sine økonomiske midler. Instruksen som regulerer ordningen med frivillige forvaltning, gjelder for kommunale arbeidstakere. Oslo kommune må avtale med privatdrevne sykehjem for at også de skal benytte instruksen. I undersøkelsen oppga 10 av sykehjemmene at de ikke hadde mottatt instruksen. Av de 49 sykehjemmene som Oslo kommune benytter for sin eldrebefolkning, reviderte vi derfor 39. Revisjonen av de 39 sykehjemmenes praksis for forvaltning av beboermidler påviste at: De fleste sykehjemmene oppga at de gir beboerne tilbud om frivillig forvaltning og lager skriftlige avtaler med de som takker ja (2.2.2 og 2.2.3). Alle sykehjemmene oppga at de har etablert forsvarlige rutiner for frivillig forvaltning av beboernes økonomiske midler. (2.2.5) Alle sykehjemmene oppga at de vurderer beboerne med henblikk på deres forutsetninger for å forvalte egne økonomiske midler (2.2.6). I liten grad kan sykehjemmene dokumentere at tilbud om frivillig forvaltning er gitt til hver enkelt beboer (2.2.1) De færreste av sykehjemmene har rutiner som sikrer at arbeidstakerne som omfattes av instruksen forplikter seg skriftlig til å følge denne (2.2.4) Halvparten av sykehjemmene oppga at de ikke har tilfredsstillende intern kontroll på dette området (2.2.7) Under halvparten av sykehjemmene rapporterer om omfanget av frivillig forvaltning til etatssjef/bydelsdirektør (2.2.8). I tillegg merker revisjonen seg at: Instruksen har ikke et eksplisitt krav om at sykehjemmene skal gi beboerne mulighet for oppbevaring av økonomiske midler og bare litt over halvparten av sykehjemmene oppgir at de tilbyr denne tjenesten. Instruksen omfatter ikke verdisaker. (2.2.9) Instruksen plasserer ansvar og bidrar til en skjerpet kontroll med forvaltningen av beboernes midler. Over halvparten av sykehjemmene i undersøkelsen oppgir at penger/verdisaker har blitt borte de siste tre årene. Like mange av sykehjemmene mener at bruken av instruksen hindrer misligheter. Undersøkelsen viser også at aktørene mener at instruksen bidrar til å hindre ubegrunnede mistanker om misligheter mot ansatte og forebygge underslag fra beboere som har overlatt forvaltningen av sine midler til sykehjemmene. Kommunerevisjonen forstår at frivillig forvaltning gir beboere og brukere muligheten til å skjøtte sin økonomi lenger enn de ellers ville makte. På grunn av mislighetene som rapporteres, ser revisjonen at håndtering av beboermidler er et risikoområde både for beboerne som er i kommunens omsorg, og de ansatte som skal håndtere deres økonomi. Med unntak av de 10 utelatte sykehjemmene som ikke følger instruksen, vurderer Kommunerevisjonen at sykehjemmenes ordning med frivillige forvaltning stort sett følger instruksen. De løpende rutinene synes imidlertid å være bedre ivaretatt enn de mer overordnede rutinene i forhold til interne kontroller, arbeidstakeres forpliktelser og årlig rapportering til bydelen. Kommunerevisjonen 13

17 Forvaltningsrevisjonsrapport 21/ Konklusjoner Oslo kommune innførte Instruks for forvaltning av økonomiske midler tilhørende beboere i institusjon og brukerer av tjenester utenfor institusjon Revisjonen av sykehjemmenes bruk av instruksen viser at: En av fem langtidsbeboere i sykehjemmene benytter seg av ordningen med frivillig forvaltning. Omfanget viser at det er et stort behov for denne tjenesten. Av de 49 sykehjemmene som Oslo kommune benytter, er det 10 privatdrevne sykehjem som ikke har mottatt og instruksen om frivillig forvaltning av beboermidler og derfor heller ikke følger den. Instruksen følges i stor grad av de øvrige 39 sykehjemmene som har mottatt den. 2.5 Anbefalinger Revisjonen anbefaler at: Kommunen bør sørge for at alle sykehjemmene følger instruksen, også de 10 privatdrevne sykehjemmene som ikke følger instruksen i dag Kommunen bør sørge for at sykehjemmene i større grad følger instruksens bestemmelser om dokumentasjon om at tilbud om frivillig forvaltning er gitt 19 arbeidstakeres forpliktelse 20 internkontrollrutiner 21. rapportering til bydelsdirektør 22. Kommunen bør presisere hva kravene til et internt kontrollsystem for frivillig forvaltning bør omfatte Kommunen bør klargjøre hvilken hensikt og nytte kravet om rapportering av omfanget av frivillig forvaltning har 19. Instruksen pkt Instruksens pkt Instruksens pkt Instruksens pkt Kommunerevisjonen

18 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukemidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene 3. Forvaltning av brukermidler i hjemmetjenesten Instruksens kapittel 3 omhandler forvaltning av midler utenfor institusjon og gjelder hjemmetjenesten. Hjemmetjenesten i Oslo er organisert etter bestiller- utførermodellen. Bestillerkontoret, også kalt søknadskontret evt. andre betegnelser, foretar et førstegangsbesøk hos nye brukere og vurderer behovene som brukeren har for hjelp. Bestillerkontoret fatter vedtak om hvilke tjenester og omfanget av disse som brukerne skal få. Tjenestene kan bestå av hjemmesykepleie, praktisk bistand, ergoterapi etc. Praktisk bistand omfatter for eksempel hjelp til rengjøring, innkjøp og matlagning. Hjemmetjenesten utfører bestillerkontorets bestilling og har avsvaret for å melde tilbake til bestillerkontoret når brukernes behov endrer seg. Bestillerkontoret fatter da et nytt vedtak og bestillingen til hjemmetjenesten endres. Kravene i instruksen til forvaltning av brukermidler utenfor institusjon er delt i følgende tre hovedområder. Enkeltstående innkjøp Uttak i bank/betaling av regninger Oppbevaring og forvaltning av brukermidler. Betaling av regninger og uttak i bank skal ikke utføres av arbeidstakere uten godkjenning fra arbeidsgiver og signatur fra brukeren. Vi har valgt å revidere hvordan rutinene for innkjøp og oppbevaring og forvaltning praktiseres av hjemmetjenestene i Oslo. 3.1 Håndtering av beboermidler ved innkjøp Innkjøp som gjøres av hjemmetjenesten gjelder i all hovedsak mat. Brukere som jevnlig trenger hjelp til innkjøp får som regel avsatt fast hjemmehjelpstid til dette. I tillegg oppstår det ikke-planlagte behov, og alle bydelene oppgir at hjemmehjelpere av og til må hjelpe til med innkjøp hvis brukerne midlertidig ikke er i stand til dette selv Har hjemmetjenestene rutiner for behandling av brukernes penger ved innkjøp? Kriterium Ved mottak av penger skal arbeidstaker og bruker kvittere for beløpet. Begge har hver sin kvittering. Etter innkjøpet skal bruker signere for mottak av restbeløp og kjøpekvitteringer 23. Videre skal avdelingsleder påse at gjenpart av kvitteringene samles og oppbevares i beboers mappe i 10 år 24. Innkjøp på vegne av bruker skal ikke overstige kr per dag. Unntaksvis kan det gjøres innkjøp for større beløp, med arbeidsgivers forhåndsgodkjenning 25. Praksis Alle de 15 hjemmetjenestene bekreftet å ha rutiner for å gjøre enkeltinnkjøp for brukerne. Rutinene omhandler bruk av kvitteringer og oppbevaring av disse. I tillegg har de fleste av bydelene laget ordninger med lokale kjøpmenn som kjører varene hjem til brukerne. Brukerne betaler da ofte selv via giro eller kontant. Til sammen 9 hjemmetjenester oppgir at de har et system hvor hjemmehjelperne skriftlig søker på standard skjema om tillatelse til å foreta innkjøp for beboere, når beløpet overstiger kr To av disse oppgir at de ikke er i tråd med instruksen fordi de bruker 1000 kroners grensen per innkjøp og ikke per dag. Hele 6 hjemmetjenester oppgir at de ikke har egen godkjenningsrutine for innkjøp på over kr Fire av disse oppgir at de ikke trenger en slik rutine fordi innkjøpene ikke koster mer enn kr eller at det bestilles varer som brukeren selv gjør opp for. Vurdering Kommunerevisjonen konstaterer at alle hjemmetjenestene bekrefter at de har rutiner for behandling av brukernes penger for enkeltstående innkjøp. Vi ser at de fleste av bydelenes hjemmetjenester har fått til ordninger hvor lokale kjøpmenn tar opp bestillinger og kjører varer hjem til brukerne. På denne måten kan hjemmehjelpstiden eventuelt benyttes til andre viktige gjøremål for brukeren og beløpsgrensen på innkjøpsrutinen mindre relevant. 3.2 Oppbevaring og forvaltning av brukernes midler Til forskjell fra instruksens krav om at sykehjemmene skal gi tilbud om frivillig forvaltning, er føringene til hjemmetjenestene langt svakere. Instruksen sier: Bestemmelsene omfatter hjelp til enkeltstående innkjøp samt tilbud til oppbevaring og forvalting av øko- 23.Kriteriet er hentet fra instruksens Kriteiret er hentet fra instruksens Kriteiret er hentet fra instruksens3.2 Kommunerevisjonen 15

19 Forvaltningsrevisjonsrapport 21/2005 nomiske midler, der bruker/klient har anmodet om slik bistand 26. Kommunen kan gi tilbud om forvaltning av økonomiske midler til brukere som av særlig grunner ikke klarer å disponere egne midler 27. Når bruker av særlige grunner ikke klarer å disponere egne midler eller anmoder om slik bistand kan hjemmetjenestene tilby hjelp til oppbevaring og forvaltning av økonomiske midler. For å revidere om instruksens intensjoner oppfylles av hjemmetjenestene har vi valgt å stille følgende spørsmål: 1. Vurderes brukernes behov for hjelp til oppbevaring og forvaltning av egne midler? 2. Informerer hjemmetjenestene eller bestillerkontorene brukerne/pårørende etc. om muligheten de har for å få hjelp til oppbevaring og forvaltning, slik at brukerne/pårørende har grunnlag for å anmode om bistand? 3. Har hjemmetjenestene ordninger for oppbevaring og forvaltning av brukernes midler? 4. Er det behov for hjelp til oppbevaring og forvaltning av brukernes midler? Hvordan og hvem håndterer dette behovet? Vurderes brukernes behov for hjelp til oppbevaring og forvaltning av økonomiske midler? Kriterium Bestillerkontoret og hjemmetjenesten bør ha rutiner for å vurdere om brukeren har behov for hjelp til oppbevaring og forvaltning av egne midler 28. Praksis 8 av 15 bestillerkontor oppgir at de vurderer brukernes behov for oppbevaring og forvaltning av egne midler. Rutinene for dette er muntlige. 7 bestillerkontor oppgir at de ikke foretar slike vurderinger. 11 av 15 hjemmetjenester svarte at de hadde rutiner for å melde fra om de oppdager at en bruker har problemer med å skjøtte sin økonomi. Undersøkelsen avdekket at det gis meldinger til opptil 7 forskjellig instanser, og i sjelden grad til bestillerkontoret når det avdekkes behov som hjemmetjenesten ikke kan dekke. 26. Instruksen Instruksen Kriteriet er utledet fra instruksen 3.4 Vurdering Kommunerevisjonen konstaterer at 8 av bestillerkontorene vurderer brukernes behov og at 11 hjemmetjenester viser brukerne videre når de trenger hjelp til å forvalte sin økonomi. I mange tilfeller vil behovet for hjelp bli synlig over tid og da er det viktig at hjemmetjenesten har rutiner som sikrer at hjemmehjelper foretar vurderinger av dette og melder alle endringer i behov til bestillerkontoret Gis det informasjon til brukerne om muligheten til å få hjelp til oppbevaring og forvaltning? Kriterium Bestillerkontoret og eller hjemmetjenesten bør informere brukerne om muligheten de har for å få hjelp til oppbevaring og forvaltning. (Ellers vil ikke brukerne anmode om slik bistand) 29. Praksis 11 av 15 bestillerkontor oppgir at de muntlig gir informasjon til brukerne om muligheten de har til å få hjelp til forvaltning av egne midler. Det er til sosialkontoret de fleste henviser brukerne til. 4 bestillerkontor bekrefter at de ikke gir denne informasjon til brukerne. 11 av 15 hjemmetjenester oppga at de hadde rutiner for å melde fra om de oppdager at en bruker har problemer med økonomien. I svarene beskriver hjemmetjenestene hvilke instanser som de henviser til. De fleste oppga flere forskjellige instanser; 7 hjemmetjenester oppga at de henviste til sosialkontoret, 3 til lege, 2 til pårørende, 1 til hjelpeverge, 1 til sosionom, 1 til overformynderiet som ordner hjelpeverge og 1 at de registrerte brukernes behov i Gerica. Av de resterende 4 hjemmetjenestene svarte 1 at de skulle innføre rutiner på dette feltet, de 3 andre unnlot å svare. Vurdering Kommunerevisjonen merker seg at 11 av bestillerkontorene informerer brukerne om mulighetene de har til å få hjelp til frivillig forvaltning, og at 4 ikke gjør det. I tillegg er det 11 hjemmetjenester som oppgir å ha rutiner for å henvise brukerne videre for slik hjelp. Kommunerevisjonen ser at de fleste brukerne som har behov for frivillig forvaltning får informasjon om denne muligheten, men vi konstaterer at det er ulik praksis på dette området. 29.Kriteriet er utledet fra instruksen Kommunerevisjonen

20 Evaluering av ordningen med frivillig forvaltning av beboer/brukemidler i sykehjemmene og hjemmetjenestene Har hjemmetjenestene rutiner for oppbevaring og forvaltning? Kriterium Avdelingsleder er ansvarlig for at det etablerers forsvarlige rutiner for forvaltningen av brukers økonomiske midler 30. Praksis 2 hjemmetjenester oppga at de har rutiner for å hjelpe brukerne med deres økonomi og at ordningene til sammen omfatter 8 personer. Rutinene gjelder trygg oppbevaring, kvitteringer og regnskapsoversikt. Begge hjemmetjenestene forteller at de gjør dette bare når det ikke finnes andre muligheter. De øvrige hjemmetjenestene sa at de ikke hadde ordninger for oppbevaring og forvaltning. Da instruksen ble innført ble det i Byrådssak 1508/02 annonsert at det var utarbeidet egne standardskjemaer tilpasset til ulike forvaltningssituasjoner som skulle lette tjenestestedenes arbeid med forvaltningen. Disse er ikke distribuert. Vurdering Kommunerevisjonen registrerer at det bare er 2 hjemmetjenester som har rutiner for å tilby brukerne oppbevaring og forvaltning og at dette til sammen omfatter 8 personer. Denne ordningen innebærer at sosialtjenesten håndterer klientens inntekter (for eksempel fra trygden) og betaler de faste utgiftene (husleie, avdrag på lån etc.) og gir klientene det resterende i lommepenger. Dette gjelder alle typer brukere av sosiale tjenester og ikke bare brukere av hjemmetjenestene. Når det gjelder hvilke regler som styrer hvordan disse klientmidlene skal håndteres har verken staten eller kommunen så langt regulert dette området. Kvalitetshåndboken i sosialtjenesten har heller ingen krav til hvordan forvaltningen bør foregå. Vurdering Instruksens intensjon var at hjemmetjenestene skulle kunne tilby hjelp til oppbevaring og forvaltning for sine brukere. I praksis ser vi at aktuelle brukere for det meste henvises til sosialtjenesten for slik hjelp. Kommunerevisjonen mener at det ikke er tilfredsstillende at frivillig forvaltning for ca klienter/brukere ikke er underlagt krav fra staten eller kommunen, eller regulert i Kvalitetshåndbok for sosialtjenesten. Håndteringen av penger for personer som ikke selv makter å passe på midlene sine, bør være underlagt kontroll. Kommunerevisjonen har ikke revidert sosialtjenestenes ordninger for frivillig forvaltning av klientmidler, men forventer at det finnes lokale bydels- eller kontorrutiner og egne internkontroller som følger opp denne forvaltningen. 11 av bestillerkontorene gir informasjon til brukerne om muligheten til frivillig forvaltning, mens bare 2 av hjemmetjenestene faktisk har ordninger for slik forvaltning. Dette tyder på at forvaltning og oppbevaring er noe hjemmetjenestene helst ikke befatter seg med. Det ble også bekreftet i revisjonens samtaler med hjemmetjenestene Hvordan håndteres behovet for frivillig forvaltning? Siden brukere som har behov for hjelp til å ivareta sin egen økonomi vises videre av hjemmetjenesten er det naturlig for revisjonen gå utover de ordningene som reguleres i instruksen for å se på hvordan behovet for frivillig forvaltning blir ivaretatt. Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester (VST) oppgir at det er ca personer som benytter ordningen med frivillig forvaltning ved sosialtjenesten 31. Slik Kommunerevisjonen bedømmer det, er ikke sosialkontorenes håndtering av klientmidler helt sammenlignbart med tilbudet for oppbevaring og forvaltning som kan utføres av hjemmetjenesten i henhold til instruksen. Instruksen legger vekt på at brukerne skal ha tilgang til egne midler 32 og forvaltningen vil sannsynligvis foregå med utgangspunkt i brukernes hjem. Sosialtjenesten tilbyr ordninger hovedsakelig til personer som trenger hjelp til å fordele pengene sine og sikre at faste regninger blir betalt før klienten mottar det overskytende til fri disposisjon. 3.3 Oppsummering 30.Instruksen Tallet er 4 år gammelt, fra da kommunen fikk ny hovedbankforbindelse 32.Instruksen 3.4 Oslo har brukere av hjemmetjenesten fordelt på 15 bydeler. Hjemmetjenesten er organisert etter en bestiller-utførermodell slik at bestillerkontoret vedtar hvilke tjenester som hjemmetjenesten skal utføre. Instruksen beskriver forvaltning av brukermidler ved innkjøp, bankuttak, betaling og ved oppbevaring og forvaltning. Kommunerevisjonen 17