Vedlegg 1: INTERN VARSLINGSLISTE

Transkript

1 Vedlegg 1: INTERN VARSLINGSLISTE Den som kjem til ein ulykkesstad, skal - Prøve å redde liv, avgrense skade og om nødvendig sikre skadestaden - NHH har hjartestartar: ring for assistanse - Ved brann/branntilløp: straks starte sløkkingsforsøk med tilgjengeleg utstyr Brann: Nødnummer 110 Politi: Nødnummer 112 Ambulanse: Nødnummer 113 Vakttelefon NHH (24t): Beredskapsleiing Namn Funksjon Telefon Mobil Privat Adresse heim Viserektor Gunnar E. Christensen Beredskapsleiar Lyngbøkollen 81, 5164 LAKSEVÅG Leiar - seksjon for eigedomsforvalting Erik Lundberg Skadestadkontakt Wallemsvikveien 38 b 5164 LAKSEVÅG Leiar for HR-avdelinga Beate Thomassen Leiar for studieadministrativ avdeling Jorun Gunnerud Leiar for kommunikasjonsavdelinga Kristin Risvand Mo Leiar seksjon for arkiv Signe P. Morvik Beredskapskoordinator Kristine S. Stenhaug Rektorat Personell (tilsette) Personell (studentar) Bønesheien BØNES Wolffsg BERGEN Informasjon Florvågbakken FLORVÅG Sekretær Farbotslia MORVIK Koordinator Bregnestien 2a 5141 FYLLINGSDALEN Namn Funksjon Telefon Mobil Privat Adresse heim Frøystein Gjesdal Rektor Sandvikslien 5, 5037 Bergen Sunniva Whittaker Prorektor Nyhaugveien 12 A, 5067 Bergen Gunnar E. Christensen Viserektor Lyngbøkollen 81, 5164 Laksevåg Helge Thorbjørnsen Viserektor Nubbebakken 18 B, 5022 Bergen 1

2 Nestansvarlege Namn Funksjon Telefon Mobil Privat Adresse heim Assisterande adm. direktør Beredskapsleiar Bønesheien 136, 5154 BØNES Klas Rønning Driftsleiar Arvid Fredheim Skadestadskontakt Skarholmen 24, 5302 STRUSSHAMN Rådgivar Sylvi K. Larsen Personell (tilsette) Christinegård 31, 5037 BERGEN Leiar seksjon for informasjon og service Inger Marie Milde Mediekontakt Hallvard Lyssand Personell (studentar) Lokketovegen 1, 5136 MJØLKERÅEN Informasjon Amalie Skrams vei 29, 5036 BERGEN Førstekonsulent i leiingssekretariatet Torunn Fantoft Sekretær Bråtet 309, 5154 BØNES Kontaktinformasjon institutt Institutt Namn Telefon Mobil Privat Institutt for finans (FIN) Jøril Mæland Karin S. Thorburn Mette Franck Johnsen Institutt for føretaksøkonomi (FOR) Institutt for fagspråk og interkulturell kommunikasjon (FSK) Institutt for rekneskap, revisjon og rettsvitskap (RRR) Institutt for samfunnsøkonomi (SAM) Institutt for strategi og leiing (SOL) Frode Sættem Leif Sandal Kristin R. Teigland Anne Kari Bjørge Marita Kristiansen Tove Skaar Trond Bjørnenak Katarina Kaarbøe Maja Dame Frode Steen Alexander Cappelen Trude Gudmundset Paul Gooderham Herbjørn Nysveen Paal Fennell

3 Kontaktinformasjon for den administrative leiargruppa elles Namn Avdeling Telefon Mobil Privat John A. Andersen Internasjonale relasjonar Svenn-Åge Dahl Avdeling for eksternt retta verksemd Linda Rud Forskingsadministrativ avdeling Klas Rønning Avdeling for styring, økonomi og drift NHHS 2013 Namn Avdeling e-post Mobil Vakthavende 24t Kristoffer Landmark Marø Leiar Arne Tjora Økonomiansvarleg Anniken Fossum Informasjonsansvarleg Trygve Lehne Eksternansvarleg Lars Joachim K. Hagen Internansvarleg Peder Nikolai S. Engesæth Fagpolitisk ansvarleg My Malene Mjaaland Prosjektansvarleg Kristine Devold Marknadsansvarleg Pål Fosland Leiar av Vaktkorpset Cathrine Gavlen Organisasjonssekretær

4 Vedlegg 2: EKSTERN VARSLINGSLISTE VED KRISER Institusjon/bedrift Funksjon Telefon Mobil Brannvesenet Brann, akutt nødnr. 110 Brannvesen avd. Bergen Sentralbord Politi Politi, akutt nødnr. 112 Hordaland politidistrikt Døgnopen politivakt Nærmaste politidistrikt Finn nærmaste politidistr Helsevesen Medisinsk nødhjelp 113 Legevakt avd. Bergen AMK-sentral, alternativt nødnr Legevakt avd. Bergen Døgnopen akutthjelp Sandviken Sykehus Døgnbemanna sentralbord Helse Bergen HF Haukeland Universitetssjukehus Sentralbord Vaktselskap G4S Secure Sentralbord Solutions AS SiB Administrerande direktør Per Kristian Knutsen Assisterande direktør Per Kristian Knutsen (midl.) SiB-ansvarleg for oppfølging av studentar i krise Direktør for studenthelse og veiledning Hege Råkil SiB Lehmkuhlhallen SiB Studentbustader SiB Barnehagar SiB Hatleberg studentbustader Studentprest Rengjøring ISS Statsbygg (eier av nybygget) Sentralbord Idrettssjef Bård Johansen Driftsleiar SiB: Olav Handeland Sentralbord Adm. dir. Per Kristian Knutsen Sentralbord Barnehagesjef Rune Fitje Vaktmeister Petter Wiik Oppfølging studentar/pårørande Marie Grindheim Inge Høyland Sentralbord Renate Bårtvedt Haugland Hovudkontor, Oslo Administrerande direktør Harald Vaagaasar Nikolaisen Bergen kommune 24t vaktsentral Helsevernetaten Sentralbord Utanriksdepartementet Sentralbord Kunnskapsdepartementet Sentralbord, Universitets- og høyskoleavdelingen Ekspedisjonssjef Toril Johansson Sjømannskyrkja Hovudkontor Hovudredningssentral Sør-Noreg Alarm Aksjonar/spørsmål Giftinformasjonssentralen Info v/akutt forgifting Miljødirektoratet Akutt forureining:

5 Vedlegg 3: BRANNVERN VED NHH Brannvernleiar NHH: Arvid Fredheim, tlf , mobil Brannvernleiar nybygg - byggeherrerepresentant: Trond Gaarder (Statsbygg), mobil Branninstruks: Etasjevaktar: Rømmingsveg: Møteplass: Sløkkingsutstyr: Brann/branntilløp: Alle tilsette skal ha oppslått branninstruks på sin arbeidsplass (vedlegg 4). I tillegg er det utarbeidd instruks for bruk av bygg utover ordinær kontortid på norsk (vedlegg 8) og engelsk. Etasjevaktar skal ha kjennskap til brannvern ved høgskulen og ved brann/brannøving sørgje for at tilsette og studentar mest mogeleg effektivt forlèt sin arbeidsstad. Etasjevaktar rapporterer til brannvernleiar og deltar i påfølgande augeblikkelege evaluering ved resepsjonen i høgblokka. Liste over etasjevaktar ved NHH i vedlegg 6. Branninstruks for etasjevakt i vedlegg 5. Alle tilsette skal vite om aktuelle rømmingsvegar. Rømmingsvegar skal alltid være ryddige og framkommelege. Alle tilsette har ansvar for at gjenstandar ikkje blir plassert til hinder for rømmingsvegar. NB: EIN SKAL IKKJE BRUKE HEIS Øvre parkeringsplass ved Helleveien. Alle tilsette skal vite om manuelle brannmeldarar og brannsløkkingsutstyr. Ved brann og branntilløp skal ein starte sløkkingsforsøk med tilgjengelig utstyr så raskt som mogeleg. Dersom ein ikkje lykkast med sløkkingsforsøket, skal ein utløyse brannmeldar. Alarmen går direkte til brannvesenet. Etasjevakt eller brannvernleiar ringer brannvesenet på nødnummer 110 og informerer om situasjonen. Brannvern kurs: NHH er pålagt å gjennomføre brannvernopplæring for alle tilsette i høve til brannvernlova 3.3. Brannvernkurs blir arrangert etter behov. Kurset har ein teoretisk og ein praktisk del og tar om lag to timar. Deltaking skal bli dokumentert på eige skjema for brannvernopplæring. Informasjon om kursdato kan ein få av brannvernleiar: tlf Ved brannalarm må alle gå sikraste veg ut av bygningen. For personar med særskilde behov skal ein gjere bruk av evakueringsstol. Evakueringsstol er tilgjengelig i 4. og 6. etasje i høgblokka og i 2. etasje i servicebygget. 5

6 Vedlegg 4: BRANNINSTRUKS Brannvarslarar og sløkkingsutstyr Brannvarslarar og ulikt sløkkingsutstyr er installert i kvar etasje og i alle korridorar i servicebygget, høgblokka, blokk A og blokk B. I nybygget kor Statsbygg er byggherrerepresentant og NHH er brukarrepresentant, er det eit system med overrislingsanlegg og brannslangar. Sjå eigen branninstruks frå Statsbygg. Alle personar har plikt til å merke seg følgjande: Kvar utstyret er plassert og korleis utstyret fungerer Kvar rømmingsvegane er Retningsliner ved brann og branntilløp Dersom det er mogeleg: Start sløkkingsforsøk. Dersom sløkkingsforsøket ikkje er vellykka: Utløys manuell brannvarslar. Ved brannvarsling Alle personar som ikkje har oppgåver tilknytt berging og sløkkingsarbeid skal straks forlate bygningen. Heis skal ein ikkje bruke! Alle personar skal samlast på fastsett møteplass for registrering, som er på øvre parkeringsplass ved Helleveien. Ingen må forlate området eller gå inn i bygningen utan samtykke frå brannvernleiar eller brannvesenet. Møteplass Øvre parkeringsplass ved Helleveien. 6

7 Vedlegg 5: BRANNINSTRUKS FOR ETASJEVAKTER Dagleg: 1. Sjå til at du til ein kvar tid veit kvar rømmingsvegane er og kvar brannvarslarar og sløkkingsutstyr er plassert. 2. Informer tilsette og vikarar om branninstruks for bygget. 3. Meld frå til brannvernleiar om defekt utstyr og materiell som kan forårsake brann. 4. Sørg for at rømmingsvegane aldri er blokkert. 5. Innarbeid kontrollrutinar for å hindre at brann oppstår når arbeidsplassen er forlate. 6. Kontakt brannvernleiar dersom det i etasjen er personar som trenger assistanse ved rømming. Dette gjeld og ved besøk. Ved brann og brannalarm: 1. Ved tilløp til brann: Start sløkking dersom det er mogeleg. 2. Dersom sløkkingsforsøket ikkje lykkast, løys ut brannvarslar og ring brannvesenet på nødnummer Dersom det er mogeleg, start evakueringa av personar i ditt område. 4. Dersom det er mogeleg, sjekk at vindauge og dører er lukka. 5. Sjå til at ingen går inn i bygningen att, før det er gitt klarsignal frå brannvernleiar eller brannvesenet. 6. Gå til møteplass og registrer deg og meld frå om status for ditt ansvarsområde. Møteplass for etasjevakter: Møteplass for etasjevakter er ved inngang B til høgblokka. 7

8 Vedlegg 6: ETASJEVAKTER Brannvernleiar NHH: Arvid Fredheim (driftsleiar) mobil: Nybygg NHH: Byggherrerepresentant Trond Gaarder (Statsbygg) mobil: A-blokk Område Etasje Etasjevakter Merknader Studentlokale, NHHS sine grupperom Kjellar Seksjon for eigedomsforvalting For tilsette i seksjon for eigedomsforvalting, vil han/ho som er på jobb til ein kvar tid ha brannvakt Kontorkorridor, Campus, Klubben, Aula B-blokk U., 1. og 2. Seksjon for eigedomsforvalting Område Etasje Etasjevakter Avdeling for eksternt retta verksemd, Studieadministrativ avdeling, pc-rom, trykkeri U. Hanne Refvik Monica Ludvigsen Lena Håre Studieadministrativ avdeling, auditorium, postrom 1. Inger Dagestad Eikeland Høgblokka (C-blokk) Område Etasje Etasjevakter Studieadministrativ avdeling, rektorat, møterom og Stupet 1. Ellinor Ryssevik Guro Mjanger Ledelsessekretariat, direktorat, Forskningsadministrativ avdeling, 2. Torunn Fantoft Espen Dahle Studieadministrativ avdeling, seksjon for arkiv HR-avdeling, seksjon for personaladm. og organisasjonsutvikling (HR) Institutt for finans (FIN) 3. Kari Hansen Kristin Hjermann Institutt for finans (FIN) 4. Mette Franck Johnsen Vigdis Sæterdal Institutt for finans (FIN) Institutt for foretaksøkonomi (FOR) 5. Stein Fossen Endre Bjørndal Institutt for foretaksøkonomi (FOR) 6. Olga Pushkash Charlotte Vårdal Rundhovde Institutt for foretaksøkonomi (FOR) 7. Turid Gabrielsen Per Erik Manne Institutt for regnskap, revisjon og rettsvitskap (RRR) 8. Oddleif Torvik Carmen Olsen Institutt for regnskap, revisjon og rettsvitskap (RRR) 9. Rafael Heinzelmann Maja Dame For tilsette i seksjon for eigedomsforvalting, vil han/ho som er på jobb til ein kvar tid ha brannvakt 8

9 Nybygget (D-fløy) Område Etasje Etasjevakter Merknader Studentareal: Aud. Max, kollokvierom, grupperom etc. U. Seksjon for eigedomsforvalting Tilsett som har vakt Lesesalar, grupperom SiB-kantine 1. Seksjon for eigedomsforvalting Liv Austrheim Tilsett som har vakt, kantinetilsett Institutt for fagspråk og interkulturell kommunikasjon (FSK) Institutt for samfunnsøkonomi (SAM) 2. Tove Præsttun Skaar Sally Tveit Bjørn Lorens Basberg Ingrid Hoem Sjursen Institutt for strategi og leiing (SOL) SNF AS 3. May-Britt Rød Hallgeir Sjåstad Kellis Akselsen Anne Kristin Wilhelmsen Frode Skjeret Nybygget (E-fløy) Område Etasje Etasjevaktar Merknader Underetasje (studentareal: Aud. max, kollokvierom, grupperom) U. Seksjon for eigedomsforvalting Tilsett som har vakt Grupperom, lesesal, auditorium 1. Thale Stub (s) Guro Lystad (s) Alex Hsi (s) Phu Minh Nguyen (s) Ismail Sjaldajev (s) Nicolai Resch (s) Studentar tilsette som brukarstøtte. Se eigen vaktplan for H2013 Kristian Svergja (s) Hege Fauskanger (s) Johannes Krokeide Kolberg (s) Håvard Hageberg Baunan (s) Institutt for samfunnsøkonomi (SAM) Kontor Statsbygg 2. Sissel Jensen Simen Aardal Ulsaker Institutt for strategi og leiing (SOL) Seksjon for IT 3. Seidali Kurmollaiev Paal Fennell Jan Vidar Håtuft Nils H. Netteland 9

10 Servicebygget (S): Område Etasje Etasjevaktar Merknader Seksjon for eigedomsforvalting Kjellar Seksjon for eigedomsforvalting Tilsett som har vakt Leiingssekretariat, seksjon for verksemdstyring, Studia SiB-kantine U. Frank Mortensen Arne Iversen Therese Tvedt Bibliotek 1. Fredrik Andersen Kavli Kari Fjose Håvard Hageberg Baunan (s) Phu Minh Nguyen (s) Ismail Sjaldajev (s) Kine Fondevik (s) Kristian Svergja (s) Vis Chen (s) Vegar Skaret (s) Johannes Krokeide Kolberg (s) Guro Lystad (s) Hege Fauskanger (s) Alex Hsi (s) Ingrid Helen Kronborg (s) Avdeling for styring, økonomi og drift, seksjon for økonomi, Nøkkelkortansvarleg (HR), Kommunikasjonsavdelinga 2. Sigbjørn Råsberg Roy Myklebust Hallvard Lyssand To frå administrasjo nen. Tolv studentar tilsette som brukarstøtte i tida frå kl til kl Laurdag kl Se eigen vaktplan H

11 Vedlegg 7: BRANNINSTRUKS FOR BRUK AV STUDENTAREALA Instruks for arrangementsansvarleg Namn på bygningane: NHH Helleveien 30 Underteikna har motteke og sett seg inn i gjeldande branninstruks, instruks knytt til særskilde oppgåver, betening av brannalarmsentral, plassering/type handsløkkeutstyr, rømmingsvegar og nødutgangar. Det er ikkje tillate å sleppe inn fleire personar enn det lokalet er godkjent for. Før opning av lokalet skal eg kontrollere: At rømmingsvegane er ryddige og merkinga intakt. At alt sløkkeutstyr er intakt, lett tilgjengeleg og godt synleg. At beteninga er kjende med gjeldande branninstruks og kan bruke tilgjengeleg handsløkkeutstyr. Ved brann skal eg: Sløkke brannen, dersom det er mogeleg. Ringe brannvesenet på nødnummer 110. Sette i verk evakuering av personar. Møte og informere brannvesenet ved brannsentralen. Ved utløyst brannalarm skal eg: Lese av brannsentralen, angitt stad skal kontrollerast før klokkene blir stilt tilbake. Sette i verk evakuering av personar (blir gjort av betening, sjå instruks). Få/motta oversikt over at alle er ute av bygget/lokalet. Motta og informere brannvesenet. Kontrollere etter stengetid: At alle elektriske apparat er avslått. At alle levande lys er sløkt. At det ikkje er gjenstandar som kan forårsake brann i lokalet. Dersom det blir oppdaga forhold som har tyding for branntryggleiken, skal ein legge fram skriftleg rapport til brannvernleiar. Etter ei uønskt hending/branntilløp skal ein legge fram skriftleg rapport til brannvernleiar. Bergen, (dato) Brannvernleiar Arrangementsansvarleg 11

12 Vedlegg 8: INSTRUKS FOR BRUK AV BYGNING UTOVER ORDINÆR ARBEIDSTID Gjeld for: NHH Helleveien Som brukar av bygningen har du plikt til å innrette deg etter denne instruksen. 2. Gjer deg kjend med branninstruks, rømmingsvegar, brannsløkkingsutstyr og kvar næraste manuelle brannvarslar er plassert (raud boks). 3. Dersom bygningen må evakuerast: Du har plikt til å hjelpe andre personar som treng hjelp til å komme ut, om det er mogeleg. 4. Ved bombetrussel, brann og andre situasjonar som kan sette liv og helse i fare: Utløys manuell brannvarslar for å evakuere bygningen. Ring brannvesen og politi og informer. Brann: 110 Politi: 112 Ambulanse: Dersom bygningen har mista hovudvasstilføring, strømtilføring utover 15 minutt og ved andre uavklarte hendingar utover ordinær arbeidstid: Ring NHH sin vakttelefon: Ring vaktselskap G4S: Når du forlèt arbeidsplass/område: Sørg for at det ikkje er forhold som kan forårsake brann. Om nødvendig, ring Ved evakuering skal alle brukarar møte ved B-inngangen til høgblokka, rapportere og få informasjon frå brannvesen og politi. Brannvernleiar NHH: Arvid Fredheim, telefon / Byggherrerepresentant i nybygg, NHH: Trond Gaarder (Statsbygg), mobil

13 Vedlegg 10: OPPGÅVENE TIL SENTRALBORDET 1. Dersom sentralbordet som fyrste instans får melding om ein krisesituasjon, skal det straks varsle vidare. 2. Ved ein akutt situasjon som krev aksjon frå brannvesen, politi eller ambulanse, skal sentralbordet straks varsle desse på det aktuelle nødnummeret: Brann: 110 Politi: 112 Ambulanse: Så snart nødnummeret er ringt, skal sentralbordet gjennomføre varsling i samsvar med den interne varslingslista. Dersom ein ikkje får kontakt med den fyrste personen på lista, skal ein halde fram på lista til ein har fått kontakt med ein av medlemmene i beredskapsleiinga. 4. Sentralbordbeteninga skal forsikre seg om at medlemmet i beredskapsleiinga set i verk den vidare varslinga, slik at ein unngår mistydingar. Kriseberedskap Dersom det oppstår ein krisesituasjon som fører til at NHH set i verk kriseberedskapsplanen, skal sentralbordet gå fram slik: 1. Skadestadkontakten varslar leiaren for sentralbordet. Sentralbordbeteninga skal straks og utan opphald reise til NHH og bemanne sentralbordet. Beredskapsleiinga skal informerast med ein gong sentralbordet er betent. 2. Sentralbordet skal aldri gi fakta- eller personopplysningar i og om krisesituasjonen over telefon. Alle førespurnader om situasjonen skal ekspederast vidare til kriseinformasjonsstaben. 4. Ved kriseberedskap vert det, etter behov, oppretta fleire telefonliner som interne og eksterne førespurnader kan rettast til. Sentralbordet vurderer førespurnaden og ekspederer samtalen til eitt av desse telefonnummera: Type førespurnad Skal ekspederast til Telefonnummer Førespurnader frå offentlege myndigheiter eller frå Beredskapsleiinga NHH-tilsette som er involverte i aksjonen Førespurnader frå pårørande til studentar eller Pårørandetelefon tilsette som ein trur er omfatta eller ramma av krisesituasjonen Førespurnader frå media Kriseinformasjonsstab Generelle interne eller eksterne førespurnader om krisesituasjonen eller dersom sentralbordet er usikker på kven som ringjer Kriseinformasjonsstab

14 Vedlegg 11: OPPGÅVER OG ANSVAR I BEREDSKAPSLEIINGA Funksjon Oppgåver Beredskapsleiar - Leier beredskapsgruppa - Varslar rektor og informasjonssjef, personellansvarleg(e) - Vedtek å etablere mottakssenter, pårørandetelefon og/eller pårørandesenter - Varslar aktuelle samarbeidsinstitusjonar (SiB, UiB, Høgskolen i Bergen, Bergen kommune m. fl.) - Skaffar og fordeler dei ekstra ressursane som situasjonen krev Skadestadkontakt - Varslar sentralbordet - Set i verk beredskapsplanen til Avdeling for styring, økonomi og drift, seksjon for eigedomsforvalting - Skaffar beredskapsleiinga oversikt over aktuelle bygg - Held kontakt med NHH sin plassansvarlege - Held kontakt med NHH sin nøkkelmann Informasjon - Varslar NHHS ved leiar/nestansvarleg og/eller informasjonsansvarleg - Varslar eiga avdeling og set i verk beredskapsplanen til avdelinga - Opprettar og driftar kriseinformasjonssenter - Er ansvarleg for ekstern og intern kommunikasjon i samråd med kriseleiinga og rektoratet Personell 1 - Varslar eiga avdeling og set i verk beredskapsplanen til avdelinga (studentar) - Får oversikt over studentar og hjelper ev. politiet med oversikt over skadde og andre som er råka, ev. deira pårørande - Varslar Studentsamskipnaden (SiB) for helsetenester mv. - Kontaktar institutta i samband med studentar - Opprettar kontakt med pårørande til studentar - Etablerer og betener pårørandetelefon for studentar/tilsette - Etablerer og betener mottakssenter for studentar/tilsette - Yter personale til pårørandesenter for studentar/tilsette Personell 2 (tilsette) - Varslar eiga avdeling og set i verk beredskapsplanen til avdelinga - Får oversikt over gjester/tilsette og hjelper ev. politiet med oversikt over skadde og andre som er råka, ev. deira pårørande - Varslar SiB helsetenester - Kontaktar institutta i samband med tilsette - Etablerer og betener pårørandesenter for studentar/tilsette - Etablerer og betener kvilerom for tilsette - Yter personale til mottakssenter for studentar/tilsette og til pårørandetelefon for studentar/tilsette Sekretær/loggansvar - Fungerer som sekretariatet til beredskapsleiinga med særleg ansvar for loggføring - Ansvar for praktisk tilrettelegging i beredskapsrom - Kontakt med støttefunksjonar Beredskapskoordinator - Under arbeid. Beredskapskoordinator vart medlem av beredskapsleiinga frå jamfør mandat for styringsgruppa for samfunnssikkerheit og beredskap. 15

15 Vedlegg 12: KOMMUNIKASJONSSTRATEGI OG INFORMASJONSBEREDSKAP VED KRISER All krisekommunikasjon skal vere i tråd med verdigrunnlaget og det strategiske fundamentet til NHH. Målet med alle eksterne og interne kommunikasjonstiltak under ei krise er: å få fram tilgjengeleg og frigitt informasjon så raskt og effektivt som mogeleg for å bidra til å redusere uvisse blant dei som er råka å la verdiar som openheit og relasjonsbygging vere styrande når det praktiske informasjons- og kommunikasjonsarbeidet skal gjennomførast å halde oppe tillit og truverd i målgruppene gjennom aktiv og målretta kommunikasjon med omverda Kommunikasjonsstrategiske spørsmål som beredskapsleiinga må ta stilling til: Kva er målet med kommunikasjonstiltaka? Kva bodskap skal formidlast? Kven / kva for instansar er mottakarane? Kven er dei rette avsendarane av bodskapen? NHH eller andre? I kva rekkjefølgje skal det informerast? Media eller tilsette først? Kva kanalar skal brukast? Når skal informasjonen gå ut? Hugs at det ved brann og ulykker er politi/innsatsleiing/sjukehus som eig krisa i startfasen. NHH skal aldri gå først ut med opplysningar om at ulykka har skjedd, eller med personlege opplysningar om dei som er råka. Kriseinformasjonsstaben er lokalisert like ved beredskapsleiinga og skal organiserast med desse funksjonane: Kommunikasjonssjef (inngår i kriseleiinga) Fast nestansvarleg/nestleiar Ansvarleg for interninformasjon/paraplyen Mediekontakt Medieovervaking Ansvarleg for ekstern informasjon / krisenettstad på NHH.no All kontakt med media skal loggførast. Kanalar og målgrupper Prioriterte målgrupper for kommunikasjon må vurderast i ulike fasar. Aktuelle målgrupper: Studentar/tilsette Pårørande Naboar Media Myndigheiter og samarbeidspartnarar I ein krisesituasjon skal NHH særleg prioritere to kanalar ut mot det eksterne publikummet: NHH.no Media gjennom pressemeldingar, direkte kontakt og eventuelt pressekonferansar All skriftleg, frigitt informasjon skal leggjast ut på NHH.no. Nettsida skal vere hovudreferansen for journalistar og pårørande og skal brukast strategisk for å spreie informasjon og avlaste sentralbordet og andre avdelingar. 16

16 NHH skal prøve å gi ut mest mogeleg lik informasjon til alle. Når det er praktisk mogeleg, skal ein gi informasjonen til faste, felles og på førehand varsla tidspunkt. Det kan dempe medietrykket noko. Mediekontakt Tett medieoppfølging i den innleiande fasen bidreg til å skape tillit og sikre at NHH vert oppfatta som ei truverdig informasjonskjelde. NHH skal vere proaktive i forhold til media og så raskt som mogeleg komme med nødvendig informasjon. Ver førebudd på å måtte svare på spørsmål om hendinga (kva har skjedd?) skadeomfanget (kven er ramma?) kva NHH gjer no årsak og skyld tryggleik konsekvensar for dei som er ramma konsekvensar for NHH og dei tilsette 17

17 Vedlegg 13: SJEKKLISTE VED ULYKKER/DØDSFALL MELLOM DEI TILSETTE, STUDENTAR OG GJESTER Beredskapsleiinga er ansvarleg for å vurdere desse aktivitetane: Innleiande fase Koordinere innsats med politi/redningsteneste, helsevesen og andre sentrale instansar (sjå telefon-/varslingsliste) Bemanne sentralbordet utanom kontortid Kalle inn ressurspersonar på avdelingsnivå (sjå telefon-/vaktlister på avdelingsnivå) Skaffe personopplysningar (kontakt med politi, personopplysningar frå personalarkiv, FS og NHHS) Koordinere intern informasjonsflyt (varsle ramma avdelingsleiarar/kollegaer) Varsle Arbeidstilsynet Peike ut kontaktperson for pårørande. Kontakt med pårørande skal alltid avklarast med politiet (pårørandetelefon, pårørandesenter, transport, husvære o.a.) Ha kontakt med ekstern krisehjelp (sjå telefonliste over eksterne samarbeidspartnarar, Studieadministrativ avdeling) Studentrelatert: - Haukeland Universitetssjukehus - Legevakt: Livskrisehjelpa - Legevakt: Mottakssenter for seksuelle overgrep - Studentprest - SiB: Leiar for velferdsdivisjonen Tilsettrelatert: - Haukeland Universitetssjukehus - Legevakt - Prest - Krisepsykolog Klargjering av rom og fasilitetar for presse, pårørande, politi/redningsteneste (sjå vedlegg 9 for romoversikt) Heise flagg på halv stang ved dødsulykker Oppfølgingsfase Generelt Framleis ha kontakt med helsevesenet Ha kontakt med SiB velferdsdivisjonen (ressursar: prest, psykolog, lege, sosionom, bustadformidlar) Organisere ei samling for dei som har vore særleg involverte i organisering, informasjon og omsorgsarbeid Følgje opp tilsette og studentar for å arbeide med sorgreaksjonar Ved dødsfall (tilsette, studentar og gjester) Minnestund, eventuelt i samråd med pårørande Minnebord (kontakt Studieadministrativ avdeling) Stille minutt Avlyse forelesingar/arrangement Informasjon til Paraplyen Heise flagg på halv stong ved bisetjingar Kondolansetelegram, -kort og -blomar til pårørande Krans til bisetjing Representere i gravferd, blomar til gravferda, kondolansebrev 18

18 Invitere dei pårørande til ulykkesstaden og til å sjå arbeids-/studiemiljøet til den omkomne Følgje opp dei pårørande når det gjeld forsikring o.l. Ajourføre aktuelle personalregister, FS og adresselister Ta hand om elektronisk lagra informasjon Tillegg ved ulykker/dødsfall mellom dei tilsette eller mellom studentane i utlandet Kontakt med ambassaden/konsulatet i utlandet Kontakt med UD Kontakt med Sjømannskyrkja (sentralt i Noreg) Tillegg ved ulykker/dødsfall mellom utanlandske studentar Kontakt med ambassaden/konsulatet i Noreg Kontakt med UD 19

19 Vedlegg 14: BEREDSKAP VED EKSKURSJONAR Generelle føresegner Beredskapskoordinator ved NHH skal bli varsla om planlagde ekskursjonar/gruppereiser så snart dato er fastlagt. I tillegg skal beredskapskoordinator, studiesjef og Kjernestyret (NHHS), så tidlig som mogeleg få tilsendt: namn på ekskursjonen namn og mobilnummer til reiseleiarar og ev. daghavande avreise og framkomsttid til Bergen deltakarliste med namn og mobilnummer, samt telefonnummer til minst éin pårørande namn og mobilnummer til reiseleiar(ar), samt telefonnummer til minst éin pårørande kontaktinformasjon til ev. turoperatør adresse og telefonnummer til hotell/overnattingsstad reiserute dersom deltakarane reiser samla Når to reiseleiarar deltar på ekskursjonen, må ansvarsfordelinga mellom dei to avklarast i god tid og begge må, med tanke på ein krisesituasjon, ha tilgang til all reiseinformasjon og nyttige telefonnummer for den aktuelle staden. Når berre ein reiseleiar deltar, må det før avreise bli oppnemnd ein ansvarleg mellom studentane som overtar leiinga, dersom det skulle skje noko med leiar. Vedkomande må få tilgang til same informasjon som reiseleiar har (lista over) samt viktige telefonnummer på destinasjonen: telefonnummer til lege på den aktuelle staden telefonnummer til politi på den aktuelle staden telefonnummer til den næraste norske ambassaden telefonnummer til NHHS og NHH si beredskapsleiing Reiser i regi av NHHS Under alle studentekskursjonane i regi av NHHS skal det vere oppnemnd ein reiseleiar, som fungerer som beredskapsleiar og øvste ansvarlege for gruppa. Reiseleiar er gruppa sin kontaktperson mot NHH og NHHS. For større ekskursjonar som femner om meir enn 20 personar, skal det i tillegg skal det utnemnast ein daghavande for kvar dag. Ved over 40 deltakarar skal det også utnemnast ein assisterande daghavande. Daghavande er ansvarleg på staden og har siste ordet, dersom det oppstår ein kritisk situasjon. Daghavande og assisterande skal ikkje nyte alkohol på vakt. Leiinga i NHHS skal orienterast så snart situasjonen tillèt det. NHHS orienterer NHH sin beredskapsleiar (normalt administrerande direktør) som følgjer saken opp i Noreg. 20

20 Vedlegg 15: BEREDSKAP VED STORE ARRANGEMENT/KONFERANSAR 1. Varsling/kommunikasjon: Før arrangementet: Når datoane for konferansen er klare, må konferansen meldast inn til beredskapsleiinga ved NHH. Dette gjerast på e-post til Under arrangementet: Alle uønskte hendingar skal varslast til beredskapsleiinga ved NHH når den akutte situasjon er under kontroll, jf. NHHs beredskapsplan, vedlegg 1. Telefonnummer: Beredskapsleiar Gunnar E. Christensen, tlf / Vakttelefon NHH: Vaktselskap G4S: Teknisk hjelp: Ambulanse: 113 Politi: 112 Brann: Uønskte hendingar; førebygging og tiltak Ved større konferansar/arrangement vil ein ROS-analyse gi følgjande risiko: Risiko Førebygging Tiltak Brann/brannalarm (stor risiko/middels konsekvens) Akutt sjukdom/dødsfall (middels risiko/middels til stor konsekvens) Identifisere brannrisiko ved arrangementet Gå tilsynsrundar Ha gul vest tilgjengeleg for arrangør Informere deltakarar om evakueringsprosedyrar Kartlegge fyrstehjelpsutstyr og kompetanse i fyrstehjelp/hjertestartar under arrangementet. Gjere alle i arrangørstaben kjent med innhaldet i NHHs beredskaps/fyrstehjelpsfolder og varslingsrutinar. Sette i verk evakuering i høve til prosedyrar. Ved særlig kaldt vêr/langvarig evakuering, må mellombels lokale innandørs tas i bruk i Lehmkuhlhallen. Ambulanse skal alltid varslast fyrst på tlf Deretter sette i verk nødvendig fyrstehjelp. 21

21 Uønskte personar (liten risiko/middels konsekvens) Strømbrot (middels risiko/stor konsekvens) Uvær/trafikkproblem (stor risiko/middels konsekvens) Matforgifting (middels risiko/stor konsekvens) Arrangør bør på førehand drøfte mogelegheiter for at uønskte personar kan vere til stades. Uønskte personar kan utgjere ein risiko for forstyrring i arrangementet, tjuveri og truande åtferd. Andre tiltak: 1) Utpeike ein ansvarshavande vakt for arrangementet 2) Ha oversikt/kontroll over mogelegheitene til å komme til og frå arrangementet 3) Bruke konferansemerker som ein kan kjenne att (for eksempel deltakarskilt) 4) Foreta kontrollrundar i området Arrangør må på førehand drøfte korleis arrangementet kan påverkast av kortare eller lengre strømbrot. Det kan vere ulike konsekvensar avhengig av kva tid på året og kva tid på døgnet brotet finn stad. Alternative lokaler bør vurderast. Arrangør bør på førehand drøfte reserveløysingar om føredragshaldarar/deltakarar er forhindra frå å møte pga. uvær eller særlige trafikale problem. Bruke sikre leverandører av mat/drikke. Drøfte førebygging med leverandør. Dersom det er uønskte personar på arrangementet skal disse visast bort av arrangør/ansvarshavande vakt. Dersom personen verkar truande eller er vanskeleg å kommunisere med, skal det tilkallast hjelp frå NHH si vakttelefon på Ved alvorlege tilfelle tilkallast politiet på tlf. 112 Bidra til at arrangementet kan halde fram på best mogeleg måte. Bidra til at arrangementet kan halde fram på best mogeleg måte. Kontakte Mattilsynet snarast råd ved to eller fleire tilfelle. Varsle og sette i verke NHHs beredskapsplan ved større omfang. 22

22 Vedlegg 16: LOGGSKJEMA Telefonlogg Dato/tid Namn på innringjar Kva det gjeld / tiltak Logg for avgjerder og tiltak i beredskapsarbeidet Dato/tid Ansvarleg Kva det gjeld / tiltak 23

23 Vedlegg 17: REVISJONSSKJEMA Oppdateringar, revisjon og øvingar Dato/tid Ansvarleg Kva (øving, revisjon, oppdatering) Arvid Fredheim Har oppdatert etasjevakter i hovudbygget Erik Lundberg Har oppdatert varslingsliste Steinar Larsen Har oppdatert etasjevakter Merino Kristin Risvand Mo Justert kapittel 2 Varslingsrutinar NHHS Kristin Risvand Mo Kapittel 3.1, tekst fjerna: Ved alvorlege krisesituasjonar er rektor alltid med i beredskapsleiinga. Dette går fram av setninga over Askeland/Larsen Oppdatert etasjevakter Merino og NHH Kristin Risvand Mo Kapittel 5: Fjernet avsnitt om kva for kanalar vi prioriterer eksternt. Gjentaking i vedlegg Kristin Risvand Mo Kapittel 2 : Lagt til tekst om evakuering Lehmkuhlhallen Larsen/Askeland/Lundberg/Rundhovde Etasjevakter og vedlegg 1 og 2. Risvand Kristin Risvand Mo Endra kapittel 3.0 (nøkkelmann/plassansvarleg) Endra vedlegg 1, Signe P. Morvik Oppdatert nynorsken Signe P. Morvik Lagt til oppdatert vedlegg 1 og 6 og endr. nynorsken Signe P. Morvik Oppdatert vedlegg 1 med namn og tlf for vaktkorpset NHHS og vedlegg 8 med nytt vaktselskap Signe P. Morvik Oppdatert Heilunds priv. tlf. og tatt ut Mørch frå SOL Signe P. Morvik Oppdatert vedlegg 1, 6, 7, 8 og 12. Lagt til Foreløpig pandemiplan som vedlegg Signe P. Morvik Oppdatert vedlegg 1, 2, 6 og Kristin Risvand Mo Oppdatert kap 3, samt vedlegg 1, 2, 4, 5, 6 og 12 (kun språk) Kristin Risvand Mo Ny beredskapsleiar, kap 3+ vedlegg 1. Samt endra term frå skadestadsleiing til innsatsleiing. Des mars 2011 Fredheim/Risvand Mo/Lundberg Revidert kap 1,2,3 + nye brannvernskjema og vedlegg August 2011 Risvand Mo/Mikkelsen/Lundberg Vedlegg 1+2, intern telefonliste + etasjevakter Januar 2012 Risvand Mo/Brunner/ Lundberg/ Kap3, vedlegg 1+2+6, nytt vedlegg 15 Fennell August 2012 Kristine S. Stenhaug Oppdatert vedlegg 1, 2 og 6 September 2013 Kristine S. Stenhaug Revidert kap. 3 og 3.1. beredskapsleiinga, nytt rektorat etc., revidert vedlegg 1 og 2. Oktober 2013 Kristine S. Stenhaug Korrekturlest heile planen samt alle vedlegg. Endra innhald i tråd med innflytting i nybygg og utflytting frå Merinobygget og i tråd med endringar etter administrativ omorganisering. Omsatt vedlegg 4-8 til 24

24 November 2013 Kristine S. Stenhaug nynorsk. Tatt ut vedlegg 18: Ekstra intern telefonliste og vedlegg 19: Pandemiplan. Revisjon av heile planen. Tatt i bruk NHH si nye profil på framsida og for heile dokumentet. Integrert at beredskapskoordinator vart medlem av beredskapsleiinga frå jamfør mandat for styringsgruppa for samfunnssikkerheit og beredskap. 25