Veiledning i bruk av RefLex

Transkript

1 Veiledning i bruk av RefLex For skolene Fotograf Jannecke Sanne Normann

2 Veiledning i bruk av RefLex for skolene Hensikt med veiledningen Hensikten med dokumentet er å gi veiledning i hvordan dere kan bruke RefLex til å vurdere og få oversikt over om egen praksis er i samsvar med regelverket. Veiledningen er delt opp ut fra aktiviteter før, under og etter at dere har vurdert egen praksis. Denne veiledningen er ment som et supplement til veiledningen direkte i verktøyet for de som ønsker en mer helhetlig og grundig innføring i bruken av verktøyet for skolen. I tillegg har vi utviklet en egen brukermanual som viser hvordan dere manøvrerer og bruker de ulike funksjonene i verktøyet. Innhold Hva RefLex er og hvordan få tilgang?... 3 Fase 1: Forberede gjennomføringen... 3 Fase 2: Gjennomføre egenvurderingen... 3 Fase 3: Analysere gjennomførte egenvurderinger... 4 Fase 4: Følge opp funnene... 5 Fase 5: Når Fylkesmannen åpner tilsyn... 5 Fase 6: Videre oppfølging av temaet... 6

3 Hva RefLex er og hvordan få tilgang? RefLex er et verktøy hvor skolene (grupper av lærere og ledelsen) kan vurdere om egen praksis er i samsvar med kravene i lover og forskrifter. Dette kaller vi å gjennomføre en egenvurdering for å vurdere etterlevelsen av regelverket. Verktøyet skal bidra til bedre kunnskap om hvilke krav regelverket setter til skolenes praksis, rutiner og oppfølging. Skolene og skoleeier får oversikt over og kan sammenligne egenvurderinger fra ulike grupper på skolen. Skoleeier kan i tillegg sammenligne vurderinger fra flere skoler. Verktøyet gir skolene og skoleeier et grunnlag for å sette inn tiltak der skolene har mangler i etterlevelsen av regelverket. RefLex dekker ved lanseringen et utvalg av opplæringslovens krav fra temaene i Felles nasjonalt tilsyn : Skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen. Utdanningsdirektoratet vil fortløpende legge inn flere tema i verktøyet. Dere får tilgang til RefLex gjennom pålogging via UBAS på lik linje med flere andre verktøy fra Utdanningsdirektoratet (for eksempel ståstedsanalysen). Innlagt data vil i utgangspunktet bare være tilgjengelig for den aktuelle skole. Skal skoleeier få tilgang må skoleleder gi tilgang til egenvurderingene i RefLex. Fylkesmannen vil kun få tilgang til besvarelsene dersom dere velger å benytte RefLex ved tilsyn. Fase 1: Forberede gjennomføringen I RefLex finner dere temaene, egenvurderingsspørsmålene og en kort forklaring til spørsmålene. Valg av tema og tidspunkt for å gjennomføre egenvurderingen kan dere gjerne knytte til satsinger eller utviklingsarbeid som skolen deltar i. Velg gjerne tema for å kartlegge områder der dere er usikre på om skolens praksis er i samsvar med regelverket. Skoleeier kan gi dere i oppdrag å gjennomføre egenvurderinger i et tema, eller dere velger å gjennomføre vurderingene på eget initiativ. Før dere starter med egenvurderingen, må skoleleder eller skoleeier avklare rammene for gjennomføringen. Med rammer for egenvurdering menes blant annet hvilke grupper på skolen som skal gjennomføre vurderingen. Dersom lærerne skal delta, må det avklares om de skal svare ut fra praksis for skolen samlet eller ut fra praksis på gjeldende årstrinn, fagseksjon eller lignende. Det navnet de oppgir på egenvurderingen, bør reflektere oppdelingen, og skoleleder kan angi hvilke navn som skal brukes. Personnavn på de som besvarer egenvurderingen skal ikke legges inn i RefLex. Rammene må videre angi hvor omfattende utfylling av egenvurderingen skal være: Skal dere bare svare ja eller nei, eller skal dere i tillegg gi en redegjørelse eller legge ved dokumentasjon? Gjelder dette for alle, eller bare utvalgte spørsmål? Dersom flere grupper gjennomfører egenvurderingen, må det samordnes hvem som eventuelt skal legge ved dokumentasjon. Det er nyttig å gjennomgå temaet og spørsmålene i fellesskap på skolen før gjennomføringen for å sikre felles forståelse, ta nødvendige avklaringer og forklare hensikten med vurderingen. NB! Skolen må opprette de som skal svare for ledergruppen(e) eller lærergruppene som UBAS bruker dersom de ikke allerede er opprettet. Brukere som får rollen skoleleder i UBAS, kan se og sammenligne alle egenvurderingene på skolen, mens de med lærerrollen kun ser sin egen vurdering. Fase 2: Gjennomføre egenvurderingen Enkelte tema er kun tilgjengelige for brukere med rollen skoleleder. Dette er typisk tema hvor pliktene kun påhviler skoleleder. 3

4 Når du svarer som lærer på vegne av en gruppe lærere, bør gruppen sette av tid til å diskutere og reflektere over skolens praksis før du registrerer svarene. Dere bør ha fått beskjed fra skoleleder om dere skal svare for den praksis som er i den gruppen dere representerer, eller for praksis for skolen samlet. Det er mulig å ta en utskrift av egenvurderingen og dele ut til alle lærerne på forhånd slik at alle er forberedt før møtet. Som skoleleder kan du i RefLex sjekke status på egenvurderingen for å se om egenvurderingene er påbegynt eller fullført. Flere på en skole kan har rolle skoleleder i RefLex, men det kan være hensiktsmessig at rektor er den siste som registrerer egenvurdering, spesielt i de tilfeller der kommunen skal ha tilgang til vurderingene fra skolen. Rektor kan da lese gjennom de andre fullførte egenvurderingene før du gjennomfører din vurdering. På den måten kan rektor eventuelt gi kommentarer dersom andre grupper har andre svar/begrunnelser enn de du selv gir. Vær oppmerksom på at dersom det er flere personer som svarer med rollen skoleleder, vil det være det siste svaret i den innledende oppsummeringen som regnes som skoleledelsens svar fra skolen. Når personer med rollen skoleleder går gjennom fullførte egenvurderinger fra andre grupper på skolen, kan du oppdage at det er gjort feil eller at egenvurderingen er mangelfull. Dersom dette skal rettes, må du åpne vurderingen for at brukeren kan redigere den på nytt. Dersom dere lurer på hva spørsmålene betyr/innebærer, kan dere klikke på? symbolet og få en kort forklaring av sentrale begreper i spørsmålet. Dere får da en lenke til det lovgrunnlaget som kravet i spørsmålet er hentet fra. I innledningen til hvert tema er det en lenke til eventuelt veiledningsmateriell for temaet. Innledningen gir en kort oversikt over hva temaet inneholder og sentrale huskeregler ved utfyllingen. NB! RefLex skal ikke inneholde opplysninger som direkte eller indirekte bidrar til å identifisere en person. Dersom dere oppdager slike opplysninger i gjennomførte egenvurderinger, må skoleleder gi redigeringstilgang tilbake til brukeren. Dersom kommunen allerede er gitt tilgang til egenvurderingen, må dere be kommunen returnere den slik at brukeren får slettet/sladdet opplysningene. Dere får en automatisk generert e postmelding til skolens postboksadresse når kommunen har returnert vurderingen. Fase 3: Analysere gjennomførte egenvurderinger Det er bare de som har rollen «skoleleder» i UBAS, som kan se alle egenvurderingene på skolen og foreta sammenligner for å analysere skolens utfordringer. For at regelverket skal være implementert på skolen, må både ledelse og lærere kjenne til og følge retningslinjer og regelverk. Det er derfor relevant å se på hvilke områder/spørsmål der det er forskjell i vurderingene på skolen. Dere kan se forskjellen mellom ledelse og lærergruppene i de grafiske fremstillingene over ja og nei svar. Dere kan sammenligne valgte grupper på skolen spørsmål for spørsmål eller velge oppsummering for å bare se på spørsmålene med ja eller nei svar. Dersom dere har bedt om redegjørelse på spørsmålet, kan dere ut fra begrunnelsene ta stilling til om det er sannsynliggjort at de ulike gruppene følger regelverket for dette spørsmålet, eller om det fortsatt kan reises tvil om praksis. Ut fra dette bør dere ha notert og kunne gi svar på følgende: Hvilke spørsmål/tema fra enkeltgruppers praksis bør følges opp? Hvilke spørsmål/tema fra skolens praksis som helhet bør følges opp? 4

5 Oppgir gruppene noen årsak til at de mener skolen som helhet, eller den delen av skolen de representerer, ikke følger regelverket? (Forutsatt at de er bedt om å gjøre det). NB! Dere må vurdere om egenvurderingene skal arkiveres. Dette må vurderes både ut fra arkivloven og egne ønsker. Alle vurderingene vil bli automatisk slettet etter ett år i RefLex. RefLex har enkel funksjonalitet for å eksportere / laste ned egenvurderinger og vedlegg. Fase 4: Følge opp funnene Analysen i fase 3 skal ha gitt dere svar på hvilke områder/spørsmål som har flest mangler i etterlevelsen av regelverket, og eventuelt om dette gjelder skolen som helhet, eller for enkelte deler av skolen. På bakgrunn av denne analysen må dere vurdere hvilke tiltak som er aktuelle, og hvordan de bør gjennomføres. Noen ganger vil egenvurderingene fra skolen inngå i en større vurdering totalt for kommunen. Dere kan da selv bli bedt om å ta tak i områder der det er manglende etterlevelse av regelverket, eller skoleeier kan iverksette tiltak når utfordringen gjelder flere skoler. Slike tiltak kan for eksempel være felles rutiner for alle skoler i kommunen/fylkeskommunen på et område. Noen ganger vil utfordringene være slik at dere må initiere en mer langsiktig prosess for å endre praksis, og endringene kan i tillegg kreve stor innsats fra både skoleleder og lærere. Det finnes flere nasjonale utviklingsprogram som dere i samarbeid med skoleeier kan vurdere om det er aktuelt å delta i (Vurdering for læring, Veilederkorps, Ungdomstrinn i utvikling). Noen ganger kan manglende etterlevelse av regelverket skyldes spesielle forhold på skolen som dere ønsker en grundigere oppfølging fra skoleeier for å kunne løse. Etter at tiltakene har virket, kan skolen gjennomføre en egenvurdering der dere på nytt svarer på egenvurderingsspørsmålene. Skoleleder kan for eksempel be om at dere i svarene redegjør for hva som er endret siden sist vurdering eller om effekt av tiltakene. I RefLex kan dere innen ett år sammenligne gammel og ny egenvurdering fra skolen. Dere må ta stilling til om tiltakene har virket slik at dere kan konkludere med om dere følger regelverket. Fase 5: Når Fylkesmannen åpner tilsyn Når Fylkesmannen åpner tilsyn med en skoleeier, er undersøkelsene ofte på skolenivå. Avhengig av hvilken type tilsyn dette er, kan skolen bli bedt om å fylle ut en egenvurdering. Det er skoleeier som velger om dere skal benytte RefLex til å sende inn egenvurderinger og dokumentasjon. Ved å bruke RefLex, får dere en oversikt over skolens vurdering og innsendt dokumentasjon. Med dokumentasjon menes her både en redegjørelse der dere begrunner svarene på egenvurderingsspørsmålene og dokumenter som underbygger svar og redegjørelse. NB! Dersom det er aktuelt med endringer i egenvurderingen og dokumentasjonen som er åpnet for Fylkesmannen, må dere kontakte Fylkesmannen slik at de kan returnere vurderingen til skolen for redigering. Det samme gjelder dersom dere skal legge inn tilleggsdokumentasjon i tilsynet. I noen tilfeller vil det være vanskelig å sladde opplysningene uten at viktig informasjon går tapt for Fylkesmannen. I slike tilfeller må dere sende over opplysningene på en annen måte enn via RefLex. 5

6 Fase 6: Videre oppfølging av temaet Forholdene på skolene kan ha endret seg over tid. Dere bør derfor jevnlig følge opp om ulike deler av skolen har en praksis som er i samsvar med regelverket. Dersom det er foretatt vesentlige endringer i regelverket i et tema, kan en ny egenvurdering vise om endringen er implementert på skolen. Det er viktig å samordne kartlegginger og vurderinger internt slik at egenvurderinger blir en naturlig del av virksomheten og at dere unngår dobbeltarbeid. 6

7 Telefon