Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti

Transkript

1 Kontrollutvalet i Lærdal Møtedato: Møtetid: Kl. 13: Møtestad: Rådhuset Saksnr.: 18/14 20/14 Møtebok Følgjande medlem møtte Olav Grøttebø Siv Rysjedal Anders Haugen Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Guri Olsen Gerd Skalle Kari Blåflat Jens Rikheim Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Olav Grøttebø Frå sekretariatet møtte: Richard Nesheim Frå n møtte: Reidar Johnsen Frå SF Revisjon møtte: Andre: Dokument utlevert i møtet: - Referat frå møte mellom kontrollutvalsleiar, sekretær og rådmann Framlegg til vedtak i del av sak 19 - Skriv frå Hadle Blikra: Sak for kontrollutvalet sak 19/14 vedlegg nr 13 alkoholpolitisk handlingsplan og praktisering av kommunalt skjenkeløyve for arrangement 23. november Avtale mellom Lærdal og Bringa Utvikling - Utskrift av e-post frå styreleiar i Bringa Utvikling AS Synfaring: Merknader: Underskrifter:

2 Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 18/2014 Godkjenning av møtebok O 19/2014 Skriv og meldingar saker til oppfølging O 20/2014 Møteplan 2015 O Sak 18/2014 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Lærdal Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2014 Framlegg til vedtak: Møtebok frå møtet vert godkjent KONTROLLUTVALET KON-18/14 VEDTAK: Møtebok frå møtet vert godkjent Samrøystes

3 Møtebok Kontrollutvalet i Lærdal Sak 19/2014 Skriv og meldingar saker til oppfølging Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2014 Refererte skriv og meldingar: Saker til orientering: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Lærdal 2. tertialrapport Lærdal Møtebok sak 67/14 frå styret: kjøp av revisjonstenester Leiar i kontrollutvalet Olav Grøttebø/Ordførar Jan Geir Solheim Kontrollutvalet- Generell informasjon til styret og orientering om møteprotokoll Skriv til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel Arne Sanden Fleire e-postar til kontrollutvalet med oppmoding om at kontrollutvalet bidreg til at alle dokument i økonomiplanarbeidet vert gjort offentleg og tilgjengeleg for ålmenta Arne Sanden Notat om framdrift i økonomiplanprosessen som er vedlegg i e- post frå Arne Sanden (sjå over) Arne Sanden Avgjerd om møteoffentlighet i Nes Kommue (vedlegg til e-post frå Arne Sanden 28.10, jamfør over) Hadle Blikra Orientering om avtale mellom Lærdal og Bringa Utvikling AS (med vedlegg) Hadle Blikra Orientering og oppmoding om ytterlegare tiltak frå kontollutvalet (med vedlegg) Åge Årdal Bærekraftpiloten sakshandsaming i kontrollutvalet Arne Sanden Tilskot og internkontroll Hadle Blikra Kommuneforvaltninga i Lærdal si handsaming av personsensitive dokument Arne Sanden Oppfølging av saker Lærdal v/kommunalsjef Margun Thue Notat til kontrollutvalet

4 Arne Sanden Framleis store feil i Kostra-rapporteringa Arne Sanden Manglande skriftleg økonomirapportering Skriv med kopi til kontrollutvalet: Nr. Dok. Dato Avsendar/mottakar Tittel Arne Sanden/Lærdal Krav om innsyn Arne Sanden/Lærdal Klage på avslag om innsyn i økonomiplandokumentet Arne Sanden/Lærdal Klage på avslag om innsyn Arne Sanden/Lærdal Klage på vedtak / Arne Sanden/Lærdal Klage på avslag om innsyn (05.11) Oppmoding om oversending (04.11) Saker til oppfølging: Dette er saker kontrollutvalet har gjort vedtak i, som føreset oppfølging frå administrasjonen. Sakene vil bli tatt vekk frå lista når kontrollutvalet har fått tilfredstillande tilbakemelding. Sak Oversikt over tilskot som n har krav på og korleis dette blir følgt opp. Konkret gjeld dette tilsagn om tilskot frå Lærdal Energi, samt utsegn om støtte frå Fortidsminneforeningen. Vurdering av om skjenkeløyve 23. november er eit brot på alkoholpolitiske verkemiddel, samt om gjeldande alkoholpolitiske handlingsplan er vedteken i samsvar med gjeldande retningslinjer Status Kontrollutvalet fekk i møtet orientering frå administrasjonen om at Fortidsminneforeningen har gitt tilbakemelding om at dei ikkje løyver noko tilskot. Dei har vore positive til prosjektet, men har ikkje gitt eit tilsagn på tilskot. Det vart og orientert om at tilskotet frå Lærdal Energi no truleg blir utbetalt. Viser til skriv frå kommunalsjef, vedlegg 13 Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet tek tertialrapporten for 2. tertial til vitande. Vidare oppfølging av andre skriv vert å ta stilling til i møtet.

5 KONTROLLUTVALET Orienteringssaker i møtet: Rådmannen skulle i møtet orientere om status på n si praktisering av offentleglova. På grunn av møte med statsministeren i Oslo, måtte rådmannen melde forfall og han gav difor ei orientering til leiar i kontrollutvalet og sekretær før møtet. Sekretæren refererte orienteringa: Ein har jobba med å betre praktiseringa av offentleglova. Det er utarbeida retningslinjer for innsynskrav og det er utarbeida retningslinjer for sakshandsaming. Retningslinjene for sakshandsamarane er no til revidering. Kommunen har hatt ein dialog med Fylkesmannen rundt korleis desse rutinane skal sjå ut. Rådmannen gav utrykk for at n har valt å tolke regelverket formalistisk. Første spørsmål; finst det eit dokument? I tilfelle ja, så blir det sendt ut. I tilfelle nei, vert det avslag. Ein ser likevel at det har vore tilfelle der ein skulle hatt eit dokument og at det har vore manglar ved kva som har vore arkivert. Kommunen har vurdert å halde kurs i offentleglova, med støtte frå Fylkesmannen. Men Fylkesmannen har gitt tilbakemelding om at dei er skeptiske til å halde kurs pga fare for rolleblanding. Når det gjeld å svare på innsynskrav har tempoet betra seg og ein er på rett veg. Men det er framleis ein heil del å gå på og ein må mellom anna jobba med å få ein betre systematikk på kva som er svart på. Når det gjeld personopplysningar som kom fram i eit referat frå formannskapet så var dette ein glipp. Opplysningane er no fjerna. Det vart vidare orientert om fylgjande saker: - Tertialrapport 2/2014 og utsikter for resten av året - Vurdering av skjenkeløyve m.v. jamfør tidlegare sak i KU, jamfør vedlegg 13 - Status tilskot frå Fortidsminneforeningen og Lærdal Energi - Organisering av rekneskapsføringa knytt til Sogn LMS - Avtale med Bringa Utvikling AS, jamfør brev frå Hadle Blikra,: Her er avtalen revidert i samsvar med ordlyden i vedtaket i styret. Den reviderte avtalen er ikkje underskriven, men er sendt inn til Husbanken. - Oppfølginga av sluttrapport for Berekraftpiloten. Ressursbruken til n er innanfor totalbudsjettet for prosjektet på 1,5 mill. kr for n sin del. Det skal vere eiga sak med framlegging av prosjektrekneskap for prosjektet i styret i desember.

6 KON-19/14 VEDTAK: 1. Kontrollutvalet tek skriv og orienteringar i møtet til vitande. 2. Kontrollutvalet viser til klager frå Arne Sanden på manglande innsyn i dokument knytt til økonomiplanarbeidet. Frå administrasjonen si side får kontrollutvalet opplyst at det ikkje føreligg møtereferat og at ein såleis ikkje har noko dokument å senda ut. Resultatet av prosessen er samla i eit dokument, som er sendt til Arne Sanden og noko anna dokument er ikkje laga. Rådmannen har orientert om at det er sett ned 4 arbeidsgrupper, kvar med ein politisk leiar, som har jobba med å bringe fram grunnlagsdokumentasjon for budsjettprosessen. Kontrollutvalet viser til uttale frå Sivilombudsmannen i sak 2013/2672 der spørsmålet om kor tid eit møte der politisk nivå deltek er underlagt reglane om offentleg møte. I sak 2013/2672 viser ein til eit tilfelle i Nes der det er avhelde "budsjettseminar" for dei folkevalde. Sivilombudsmannen meiner det er begrunna tvil om denne type seminar fell utanfor reglane om møteoffentlegheit. På den andre sida vert det i saksutgreiinga til Sivilombudsmannen vist til at "som en tommelfingerregel kan vi kanskje legge til grunn at samlinger der folkevalgte utgjør hovedtyngden av deltakerne til stede..må anses som et folkevalgt organ i denne forstand". I Lærdal n har det, så vidt kontrollutvalet er orientert, ikkje vore avhalde møte der eit fleirtal av deltakarane er folkevalte og dette kan tale for at møta som har vore haldne i denne prosessen ikkje er offentlege. Men organiseringa n har valt i budsjettprosessen er likevel, slik kontrollutvalet ser det, ikkje i samsvar med rettleiinga i økonomiplanlegging som er gitt ut av kommunaldepartementet. Her står det om plan for økonomiplanarbeidet at "denne planen bør være forankret politisk, ha tydelige skiller mellom politisk og administrativt ansvar og roller." Kontrollutvalet vil difor rå til at ein før neste års økonomiplanarbeid evaluerer måten arbeidet med førebuing til ny økonomiplan har vore organisert og då ser spesielt på korleis ein skal sikre tydelige skiller mellom politisk og administrativ ansvar. 3. Kontrollutvalet viser til brev frå Hadle Blikra med spørsmål knytt til avtale mellom Lærdal og Bringa Utvikling AS. Innhaldet i den framlagte avtalen var ikkje i samsvar med vedtaket i styret i juni. Kontrollutvalet er tilfreds med at det no er lagt fram ny revidert avtale, som er i samsvar med styrevedtaket og at vi har fått stadfesta at denne avtalen er sendt inn til Husbanken for vidare handsaming. 4. Kontrollutvalet viser til spørsmål om ytterlegare tiltak frå kontrollutvalet i høve til handsaming av innsynskrav etter offentleglova. Kontrollutvalet har fått ei orientering frå rådmannen knytt til praktiseringa av lova. I orienteringa går det fram at n har forbetringspotensiale i høve til at ein i ein del saker manglar skriftlege dokument. Vidare at ein må jobba vidare med å få eit

7 system for kva som faktisk er besvart. Kontrollutvalet vil sterkt oppmode om at ein held fram med å forbetre oppfølginga av offentleglova, slik at innbyggjarar ikkje må sende innsynskrav via sivilombudsmannen. 5. Kontrollutvalet viser til orienteringa om sluttrekneskap for prosjektet berekraftig reiseliv. Orienteringa viser at den kommunale ressursbruken var innanfor det som var budsjettert til prosjektet. Vidare registrerer kontrollutvalet at endeleg prosjektrekneskap skal handsamast av styret i desember. Kontrollutvalet har i tidlegare vedtak gitt tilbakemelding om at n må betre systemet for prosjektoppfølging. Kontrollutvalet har elles ikkje fleire kommentarar til saka. 6. Kontrollutvalet viser til skriv frå Arne Sanden knytt til tilskot og internkontroll. Kontrollutvalet gjorde i sak 10/14 fylgjande vedtak: "Vidare vil kontrollutvalet sterkt tilrå at administrasjonen går gjennom sine rutinar for oppfølging av tilskot som n har søkt på. Det bør lagast rutinar som sikrar at utbetaling av tilskot vert følgt opp til rett tid. " Kontrollutvalet vil fylgje opp i høve til administrasjonen at slike rutinar vert innført. Elles viser kontrollutvalet til at byggerekneskapen for barnehagen er revidert og godkjent. 7. Kontrollutvalet viser til at det i møtebok frå sak i formannskapet kom fram sensitive personopplysningar. Rådmannen har orientert om at dette var ein beklageleg feil, som no er retta. Kontrollutvalet ser alvorleg på at personopplysningar underlagt teieplikt vert offentleggjort i møtebøker. Ein vil be om at ein skjerpar inn rutinane for å sikre at personsensitive data ikkje står i offentlege dokument før desse vert publisert. 8. Kontrollutvalet tek orienteringa frå kommunalsjef Margun Thue til vitande. I den alkoholpolitiske handlingsplanen, punkt 7, heiter det: - Det skal ikkje gjevast skjenkeløyve ved arrangement for barn og unge Kontrollutvalet ser slik på saka: a. Kontrollutvalet viser til orienteringa frå kommunalsjef. I forhold til ns handlingsplan burde løyve ikkje vore gjeve då dette var eit arrangement for unge (aldersgrense 16 år). b. Formannskapet som kontrollorgan for alkohollova har ikkje handsama henvendingane frå Blikra. c. Handlingsplanen har blitt rullert av n sitt forvaltningsutval i mai 2012 og ikkje blitt rullert av styret i perioden. Etter delegasjonsreglementet ligg ei slik rullering til styret. 9. Kontrollutvalet ber administrasjonen om å gi ei tilbakemelding til sekretariatet i høve til om løyvde midlar til forstudie ny teknologi Lærdal sjukehus er utbetalt og om prosjektet er avslutta.

8 10. Kontrollutalet ber rekneskapsansvarleg i n om å gje tilbakemelding til sekretariatet i høve til innspel om feil i KOSTRA-rapporteringa. 11. Kontrollutvalet vil invitere styreleiar eller dagleg leiar i Okken Kraft til neste møte for å få ei orientering om verksemda og for å få klargjort kva informasjon foretaket skal gje til n gjennom året. Samrøystes Sak 20/2014 Møteplan 2015 Møtebok kontrollutvalet i Lærdal Sakshandsamar Møtedato Saknr Richard Nesheim /2014 Framlegg til vedtak: Kontrollutvalet går gjennom og reviderer vedlagte utkast til møteplan for KONTROLLUTVALET KON-20/14 VEDTAK: Kontrollutvalet vedtek møteplanen for 2015 med følgjande endring. Det første møtet vert flytta til den 25. februar. Samrøystes Møtet slutt Handsaming etter møtet: Den vart det klargjort at det i "Forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak" står fylgjande i 4, fjerde ledd: "Foretakets styre skal gjennom budsjettåret legge frem rapporter for styret eller fylkestinget som viser utviklingen i inntekter/innbetalinger og utgifter/utbetalinger i henhold til styrets eller fylkestingets vedtatte rammer til foretaket" I fylgje merknadane til 4 betyr dette at det skal rapporterast minst to gonger per år. Medlemene i kontrollutvalet har etter framlegg frå leiar per e-post gitt samrøystes tilbakemelding om at ein ber styret i Okken Kraft KF om å fylgje opp at denne rapporteringa vert gjennomført. Vidare at møteboka vert sendt til styret, formannskap og styret i Okken Kraft KF, til orientering.