KONKURRANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR ELEKTROTENESTER OG ELEKTROMATERIELL

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG RAMMEAVTALE FOR ELEKTROTENESTER OG ELEKTROMATERIELL Konkurranse med forhandling Tilbodsfrist: 03. september 2010 kl Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 1

2 Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 2

3 1 OPPDRAGET 1,1 Oppdragsgjevar er Hareid kommune v. Område kommunale bygg, v. områdeleiar Øyvind Amdam Mailadresse: tlf.: eller ,2 Føremål og omfang Oppdragsgjevar ynskjer å inngå rammeavtale på kjøp av elektrotenester og elektromateriell. Rammeavtalen skal omfatte alt elektroarbeid til kommunale bygg og kommunale bustadar. En del arbeider for tele/data utføres av kommunens eigne mannskaper, og kommunen forbeholder seg retten til å unnta dette når kommunen ønsker det. Andre sektorar i kommunen har opsjon på å nytte avtalen i samband med påkomande vedlikehaldsoppdrag innanfor sektoren. Tilbydar må i tilbodet eventuelt ta atterhald om denne opsjonen. Eit eventuelt atterhald vil ikkje påverke tildeling av kontrakt. Omfanget for avtalen er om lag kr kroner pr år. Årleg omsetnad vil kunne variere utifrå faktisk behov for elektrikartenester innanfor området Kommunale bygg og kommunale bustadar Avtalen vil gjelde i 2 år med opsjon på 2 årlege forlengingar der kommunen avgjer om opsjonen skal nyttast. Vi vil nytte vedlagte kontrakt. 1,3 Kunngjeringar. Anbodsførespurnaden vert kunngjort på Innstilling vert kunngjort til dei som leverar tilbod. 1,4 Tilleggsopplysningar, oppdragsgivar sin kontaktperson. For nærmare oppklaring av våre ynskjer, ta kontakt med oppdragsgjevar. Dersom tilbydaren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gjev tilstrekkeleg rettleiing, kan han be om tilleggsopplysningar på e-post til : oyvind.amdam@hareid.kommune.no Alle spørsmål / tilleggsopplysningar skal vere merka: TILBOD RAMMEAVTALE ELEKTRO i emnefeltet. Dersom det kjem ein førespurnad om tilleggsinformasjon i samband med konkurransegrunnlaget, og dette er framsett i tilstrekkeleg tid før tilbodsfristen, skal oppdragsgjevar sitt svar sendast til alle som har motteke konkurransegrunnlaget, seinast 6 dagar før tilbodsfristen. 1,5 Rettingar, tillegg eller endringar i konkurransegrunnlaget Oppdragsgjevaren har rett til å gjere rettingar, tillegg og endringar av konkurransegrunnlaget, som ikkje er av vesentleg karakter, heilt fram til fristen for levering av tilbod går ut. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 3

4 Rettingar, tillegg eller endringar skal omgåande sendast til alle som har motteke konkurransegrunnlaget. Opplysningane som oppdragsgjevaren gjev på førespurnad frå ein leverandør, skal også gjevast omgåande til alle dei andre leverandørane. Dersom rettingane, tillegga eller endringane, som er nemnde i første ledd kjem så seint at det er vanskeleg for leverandøren å ta omsyn til det i tilbodet, skal det fastsetjast ei forlenging av tilbodsfristen. Alle leverandørar som har meldt si interesse på skal varslast om forlenginga. 2 ALMINNELIGE REGLAR FOR GJENNOMFØRINGA AV KONKURRANSEN 2,1 Reglar for konkurransen Konkurransen er regulert av lov om offentlige innkjøp av 16. juli 1999 med tilhøyrande forskrift. Konkurransen følgjer del I og II i forskrifta. Konkurransen føreset at dette er ei bygge- og anleggskontrakt. 2,2 Prosedyre. Denne anskaffinga følgjer prosedyren for kjøp etter forhandling. Oppdragsgjevar vil berre forhandle med leverandørar som ikkje er avvist etter punkt 5.3 eller 5.4. Oppdragsgjevar tek atterhald om å gjennomføre forhandlingane i fleire fasar, og redusere talet på tilbod som det vert forhandla om. Avskaling, ein første reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingane. Eventuell reduksjon vil skje på bakgrunn av tildelingskriteria. Det er høve til å forhandle om endringar eller suppleringar av alle sider ved tilboda, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjonar. 2.3 Offentleg innsynsrett Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) av , med endring som trådde i kraft 01. januar 2009, gir rett til å unnta tilbod og protokoll frå offentleg innsyn, inntil valet av leverandør er gjort. Etter at kontrakt er tildelt, er tilboda offentlege. Oppdragsgjevar skal likevel ikkje offentleggjere til dømes forretningsløyndomar. Tilbyder må sjølv i tilbodsbrevet opplyse kva deler av tilbodet og kva opplysningar som han ynskjer skal vere unntatt offentlegheit. Vi vil etter eiga vurdering avgjere kva som må vere unntatt offentligheit. 2.4 Teieplikt Oppdragsgjevar og hans tilsette plikter å hindre at andre får tilgang, eller kjennskap, til opplysningar om tekniske installasjonar, framgangsmåtar eller drifts- og forretningstilhøve som det vil vere grunnlag for å halde hemmeleg av konkurransemessige Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 4

5 omsyn. 3 KRAV TIL LEVERANDØR 3.1 Generelt Føremålet med å stille krav til leverandørane sine kvalifikasjonar er å sikre at leverandøren er i stand til å oppfylle ein kontrakt. Tilbydar kan bli avvist dersom dokumentasjon og referansar viser at dette ikkje er sannsynleg. Dersom leverandøren er klar over at opplysningane etter kvalifikasjonskrava kan gi uvisse om leverandøren si evne til å oppfylle ein kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon leggast ved tilbodet. Alle krav må vere oppfylt for at leverandør skal bli kvalifisert. 3.2 Obligatoriske og ufråvikelege krav. Skatteattestar Norske leverandørar skal legge fram skatteattestar for meirverdiavgift og skatt (skjema RF-1244) som dokumenterer at føretaket ikkje skuldar skatt eller meirverdiavgift. Attestane skal ligge føre innan tilbodsfristen, og dei skal ikkje vere eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfristen. Leverandør som ikkje er etablert i Noreg, kan levere tilsvarande dokumentasjon frå myndigheitene i det landet leverandøren er etablert. HMS-eigenerklæring Leverandørar som skal utføre arbeid i Noreg, skal legge fram ei eigenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt, vil oppfylle, lovbestemte krav i Noreg når det gjeld helse, miljø og sikkerheit. Eigenerklæringa skal ligge føre innan tilbodsfristen. Skjema for HMS-eigenerklæring følgjer som vedlegg 2. Leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav 1: Dokumentasjon Det vert kravd at leverandøren har eit lovleg etablert føretak a) Firmaattest frå Brønnøysundregisteret skal leggast ved tilbodet b) Firma som er registrert i fagleg register utanfor Noreg, skal legge ved annen dokumentasjon som vil vere relevant for å legitimere leverandøren si organisatoriske og juridiske stilling. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav 2: Dokumentasjon Det vert kravd tilstrekkeleg økonomi for å kunne gjennomføre den aktuelle kontrakten Det skal leggast ved tilbodet utdrag frå leverandøren sitt årsrekneskap, årsmelding og revisjonsmelding for siste år. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 5

6 Generelt om dokumentasjon Leverandørane må vere førebudd på at oppdragsgjevar kan be om tilleggsdokumentasjon dersom dette verte vurdert som naudsynt. 3.3 Forskrift om løns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar Det vert i kontrakten stilt krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglane i forskrift om lønnsog arbeidsvilkår i offentlige kontraktar av Leverandørar og underleverandørane deira plikter å ha lønns- og arbeidsvilkår som ikkje er dårligare enn det som følgjer av gjeldande landsomfattande tariffavtale, eller det som elles er normalt for vedkommande stad og yrke. Oppdragsgivar har rett til innsyn i dokument og rett til å foreta andre undersøkingar som gjer det mulig for oppdragsgivar å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravet til lønns- og arbeidsvilkår vert halde. Sjå kontraktsvilkår, punkt KRAV TIL TILBODET 4,1 Tilbodets utforming og levering. 1 Tilbodet skal vere skriftleg, og skal innehalde eit dagsett tilbodsbrev, underteikna og stempla med verksemda sitt namn. 2 Tilbodet skal vere merka: Tilbod rammeavtale elektro 3 Tilbodet skal leverast i lukka sending 4 Tilbodet skal vere på norsk 5 Tilbodet kan leverast direkte til leveringsadressa, eller sendast med post 6 Tilbodet må ikkje leverast via e-post eller faks før tilbodsfristen går ut. 7 Tilbodet skal leverast i eitt eksemplar. Prisliste for materiell skal leggast ved tilbodet - kan også leveras elektronisk i Excel format på f.eks minnepenn. Må IKKJE sendast på e-post. Tilbodsdokumentet skal gje svar på krava våre i konkurransegrunnlag og vedlegg og byggjast opp som vist nedanfor: Framfor skiljeark: Tilbodsbrev, signert av firmarepresentant. Eventuelle atterhald skal tydeleg kome fram av tilbodsbrevet. Skiljeark 1: Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon på oppfylling av kvalifikasjonskrava. Skiljeark 2: Svar på kravspesifikasjon Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 6

7 Kravspesifikasjonsskjema (vedlegg 1) i utfylt stand. Utfyllande opplysningar/dokumentasjon som gjeld svar i kravspesifikasjonen (husk å henvise til slik utfyllende dokumentasjon i sjølve kravspesifikasjonen). Skiljeark 3: Prisskjema Prisskjema (vedlegg 3) i utfylt stand. Utfyllande opplysningar og dokumentasjon som gjeld svar i skjema (husk å henvise til slik utfyllende dokumentasjon i skjemaet). Skiljeark 4: Andre opplysningar Opplysningar som ikkje passer inn under dei andre skiljearka, skal plasserast her. 4,2 Tilbodsfrist. Innleveringsfristen er fredag 03. september 2010, kl ,3 Vedståingsfrist: 3 månader frå innleveringsfristen. 4,4 Tilbodet leverast til: Hareid kommune v/ Øyvind Amdam Rådhuset 6060 HAREID Konvolutten skal merkast med Tilbod rammeavtale elektro 4,5 Atterhald. Eventuelle atterhald må vere klart og eintydig formulert i tilbodsbrevet. Det må gå klart fram kva atterhalda gjeld og kva økonomiske konsekvensar desse vil kunne få. Det er imidlertid ikkje høve til å ta atterhald mot grunnleggande element i tilbodsgrunnlaget. 4,6 Alternative tilbod. Vert ikkje akseptert 4,7 Tilbod på delar av oppdraget. Tilbod på delar av oppdraget vert ikkje akseptert. 4,8 Endre og tilbakekalle tilbod. Oppdragsgivar kan endre innhaldet i kravspesifikasjon inntil 6 dagar før innleveringsfrist. 4.9 Tilbods- og prisoppsett Tilbods og prisoppsettet går fram av vedlegg 3. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 7

8 5 BEHANDLINGA AV TILBODA 5,1 Registrering av tilboda. Mottakar fører på dato for mottak av tilboda, etter kvart som dei kjem inn. På førespurnad skal oppdragsgjevaren gje skriftleg stadfesting på at tilbodet er motteke. Det vil verte ført protokoll for anskaffinga. 5,2 Tilbodsopning. Tilbodsopninga finn stad på Hareid rådhus rett etter at tilbodsfristen er ute. Opninga skal verte utført av minst to representantar for oppdragsgjevaren. Det skal skrivast protokoll frå opninga av tilboda. Leverandøren har ikkje rett til å være til stade ved opninga. 5,3 Avvising av leverandør Oppdragsgjevaren har plikt til å avvise leverandørar som ikkje har sendt inn tilbodet innan fastsette fristar, samt leverandørar som ikkje oppfyller dei fastsette og kunngjorde kvalifikasjonskrava. Oppdragsgjevaren kan avvise leverandørar som ikkje har sendt inn anna etterspurt dokumentasjon. 5,4 Avvisning av tilbod. Oppdragsgjevaren pliktar å avvise tilbodet når det: ikkje er levert innan fastsette fristar på grunn av atterhald eller feil, uklare eller ufullstendige tilbod, eller liknande som kan skape tvil om korleis tilbodet skal vurderast i høve dei andre tilboda. Oppdragsgjevaren kan avvise tilbodet når det: ikkje inneheld alle dei opplysningar, oppgåver, prøver mm. som er kravd ikkje gjev opp prisen, slik som føresett i konkurransegrunnlaget verkar unormalt lavt prisa i høve produktet det er gjeve tilbod på ikkje er underteikna 5,5 Retting av openbare feil. Dersom oppdragsgjevaren vert merksam på openbare feil i tilbodet, skal desse rettast, dersom det ikkje er tvil om korleis feilen skal rettast. 6 AVGJERDA AV KONKURRANSEN 6,1 Avlysing av konkurransen og totalforkasting. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 8

9 Oppdragsgivar kan ved sakleg grunn avlyse konkurransen. 6,2 Kriteria for tildeling Tildelinga vert gjort på grunnlag av kva tilbod som økonomisk sett er det mest fordelaktige, basert på følgjande kriterium: Pris 70 % Kvalitet og kompetanse 30 % Nærare om tildelingskriteria: Pris: Ved vurderinga av tildelingskriteriet pris vert det lagt til grunn dei prisane som er gitt opp i prisskjemaet, jfr. Vedlegg 3, og med den interne vektinga som går fram der. Kvalitet og kompetanse Som ein del av vurderinga av kompetanse, vil vi sjå på i kva grad tilbydar har utført tilsvarande oppdrag som det vi ber om. Det skal leggast ved liste over referansar der tilbydar har hatt likande avtaler med eller der tilbydar over tid har hatt omfattande leveransar. Tilbydar skal i tilbodet legge fram dokumentasjon på alle godkjenningar, sertifiseringar, autorisasjonar etc som tilbydar har. Omfanget og breidda her vil bli vurdert og vektlagt under dette kriteriet. Det vil og bli lagt vekt på at tilbydar har nok ressursar til å gjennomføre oppdraget. I dette ligg både talet på tilsette som vert stil til rådvelde for oppdraget, men også den kompetansen og breidda i kompetanse som desse tilsette har. Som dokumentasjon skal det leggast ved CV for dei aktuelle personane. Kopi av sertifikat etc. kan innhentast dersom kommunen finn dette naudsynt. Vektinga av tildelingskriteria skal skje på følgjande vis; I vurderinga blir tilboda gitt poeng frå 1 til 10 for kvart av kriteria. Det tilbodet med den høgaste samanlagde poengsummen, vert vurdert som det mest fordelaktige tilbodet. NB! Det er leverandøren sin rett og plikt å sjå til at det vert sendt med relevant dokumentasjon som gjer oppdragsgjevar i stand til å vurdere tilbodet i forhold til dei oppgjevne tildelingskriteria. All informasjon som er nødvendig for å vurdere kjøpet skal gå fram av tilbodsbrev. Det skal ikkje være nødvendig å lese vedlagt brosjyremateriell for å finne nødvendig informasjon for kjøpet. Eventuelle avvik frå kravsspesifikasjonen må også gå klart fram av tilbodsbrevet. 6,3 Innstilling på kontraktstildeling. Oppdragsgjevaren si avgjerd om kven som får tildelt kontrakt, skal vere skriftleg, og sendast alle deltakarane samstundes i rimeleg tid før kontrakt vert inngått. Med kontrakt vert inngått meiner ein tidspunktet då begge partar underteiknar kontrakten. Meldinga Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 9

10 skal innehalde ei grunngjeving for valet og gje ein frist for eventuell innlevering av klage over vedtaket. Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: HMS-erklæring Vedlegg 3: Tilbods og prisskjema Vedlegg 4: Avtaledokument Vedlegg 5: Kontraktsvilkår Vedlegg 6: Forretningsrutinar Vedlegg 1: Kravspesifikasjonen Tilbydar må ha eit teneste- og produktsortiment som er tilstrekkeleg til å dekke oppdragsgjevar sitt behov i perioden. Alt arbeid skal utførast i samsvar med dei til ein kvar tid gjeldande lover og forskrifter. For alle oppdrag skal ein fagarbeidar stå ansvarleg for oppdraget. Tilbydar skal tilby standardiserte produkt frå anerkjende produsentar med god kvalitet. Det skal leggast fram prisliste frå tilbydar i elektronisk format. Tilbydar skal ha 24 timars betjent beredskapsordning og skal rykke ut når oppdragsgjevar har behov for assistanse. For enkeltprosjekt der kostnadene vert vurdert til meir enn kr ,- eks. mva for arbeid og materiell, tar kommunen atterhald om å kunne be om pris frå fleire leverandørar. Det vert føresett at telefonhenvendingar til leverandør samt mindre rådgjevingstenester vert utført utan at dette vert fakturert. Tenestebeskrivelse Tenesten omfatter elektrikertenester som mindre renovering, modernisering, utbedringer etter internkontroller etc. Oppdragene inkluderer blant annet (ikke utfyllende liste): Generelle elkraftinstallasjoner. Ombygging og utvidelse av el-fordelere. Mindre modernisering av automatikk for tekniske anlegg. Revidering av tegninger og skjema i forbindelse med dokumentasjon. Montering, omlegging og utvidelse av data spredenett. Det kreves erfaring med, og utstyr til, å finne jordfeil i elektriske anlegg. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 10

11 Rammeavtalen gjelder utførelse inkl. nødvendige materialer for å utføre tjenesten. Leverandøren må derfor kunne levere materiell og sørge for at dette er på plass på oppdragsadresse ved oppdragets start. Rammeavtalen gjelder også levering av diverse materiell til kommunens bygg der kommunens egne resurser selv står for montering. Eksempelvis tele/data utstyr. Alle oppdrag skal bekreftes mottatt via e-post til med kopi til Samsvarserklæring om at planlegging/utførelse av installasjoner er i samsvar med sikkerhetskrav i gjeldende forskrift skal alltid oversendes til eier av anlegget. Det må være spesifisert hvilket anlegg det gjelder og hvor på anlegget det er utført arbeid for å kunne bruke dette senere/finne frem. Før igangsettelse av oppdrag skal kostnadsoverslag basert på avtalte enhetspriser foreligge, samt opplysninger om når oppdraget skal starte og forventet ferdigstillelse. Dersom leverandøren ikke kan utføre tjenesten som avtalt, er leverandøren forpliktet til å sørge for at et annet autorisert firma utfører jobben innenfor avtalens betingelser. Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal oppdragsgiver få beskjed om dette uten ugrunnet opphold, med opplysninger om årsaken, samt ny leveringsdato. Ved utført oppdrag/ferdigstillelse skal søppel og annet avfall være bortkjørt. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 11

12 Vedlegg 2: HMS-erklæring EIGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHEIT Denne stadfestinga gjeld: Firma Adresse. Postnr./-stad Land.. Det vert med dette stadfesta at denne verksemda arbeider systematisk for å oppfylle krava i helse-, miljøog sikkerheitslovgjevinga og med det tilfredsstiller krava i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerheitsarbeid i verksemda (Internkontrollforskrifta) fastsett ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhald av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidarvern og arbeidsmiljø o.a. Det vert stadfesta at verksemda er lovlig organisert i samsvar med gjeldande skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder tilsette sine faglige og sosiale rettar. Det vert akseptert at oppdragsgjevar etter førespurnad vil bli gitt rett til å gå gjennom og rett til verifikasjon av verksemda sine system for ivaretaking av helse, miljø- og sikkerheitsarbeid. Dagleg leiar (sign.) Dato:... Det vert med dette stadfesta at det er sett i verk systematiske tiltak for å oppfylle ovannemnde krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgjevinga. Representant for dei tilsette: (sign.) Dato: * For utanlandske oppdragstakarar gjelder følgjande: Det vert med dette stadfesta at det ved utarbeiding av tilbodet er tatt omsyn til helse-, miljø- og sikkerheitslovgjevinga som følgjer av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerheitsarbeid i verksemder (Internkontrollforskrifta), fastsett ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhald av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidarvern og arbeidsmiljø o.a.. Det vert akseptert at oppdragsgjevar etter førespurnad får rett til å gå gjennom og rett til verifikasjon av verksemda sine system for ivaretaking av helse, miljø- og sikkerheitsarbeid. Forpliktande underskrift Dagleg leiar (sign.) Dato:.... Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 12

13 VEDLEGG 3: TILBODSSKJEMA FOR ELEKTROTENESTER - HAREID KOMMUNE Prisar For alle timeprisar som er gjevne opp, skal det inkluderast: 1 Arbeidskostnader 2 Sosiale kostnader 3 Administrasjon, inkl. adm. av eigne underleverandørar(ul)/underentreprenørar(ue) 4 Transport/ køyrekostnader/ reisetid etc. 5 Forteneste 6 Alle direkte og indirekte kostnader Nr Beskriving Vekting Tilbyrders tilbod 1 Har firmaet ei døgnkontinuerleg Ja Nei beredskapsordning?: 2 Timepris arbeidsleiar/ingeniør 25 % Kr.pr.time 3 Timepris fagarbeidar/montør 25 % Kr.pr.time 4 Timepris hjelpearbeidar 5 % Kr.pr.time 5 Timepris lærling 5 % Kr.pr.time 6 Rådgjevingsteneste 5 % Kr.pr.time 7 Utrykkingstillegg: 10 % Kveld: Natt: Helg: Heilagdag: Kr.pr.time Kr.pr.time Kr.pr.time Kr.pr.time 8 Responstid: Ordinære oppdrag: Utrykkingsoppdrag/Hasteoppdrag etter ord. arb.tid: 9 Rabatt på materialar og utstyr ihht prisbok frå tilbyder. Prisliste skal leggast ved tilbodet - i Excel eller anna elektronisk format. 10 Enhetsprisar for typiske oppdrag (egen oppstilling) (Alle prisar gjevast opp i Norske kr eks mva) 20 % 5 % Firmaets kontaktperson: Timer Timer % % Dato: Signatur Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 13

14 Enhetsprisar for diverse typiske oppdrag: Post Beskrivende tekst Mngd Pris Sum 001 EKSTRA DOBBEL JORDET STIKK MONTERT I EKSISTERENDE KABELGATE AV PLAST Det bes om pris på ekstra utvidelse med jordet stikk-kontakt i eksisterende kurs for bruk til pc og lignende. Maksimal lengde for utvidelse er 2,5 meter pr stikk. Pris skal beregnes komplett enhetspris med oppmøte, utstyr og alle kostander med arbeid, kjøring osv. Det skal oppgis pris på levering og montering av første stikk, og pris pr ekstra stikk utover første montering PRIS FØRSTE MONTERING/LEVERING 1 stk. 002 PRIS MONTERING/LEVERING UTOVER FØRSTE (2., osv) EKSTRA TELE/DATA PUNKT MONTERT I EKSISTERENDE KABELGATE AV PLAST Det bes om pris på ekstra utvidelse/forlengelse med kontakt i eksisterende kurs for bruk til pc og lignende. Maksimal lengde for utvidelse er 15 meter pr punkt. Pris skal beregnes komplett enhetspris med oppmøte, utstyr og alle kostander med arbeid, kjøring osv. Det skal oppgis pris på levering og montering av første stikk, og pris pr ekstra stikk utover første montering Stk utove r 1.. PRIS FØRSTE MONTERING/LEVERING 1 stk. PRIS MONTERING/LEVERING UTOVER FØRSTE (2., osv) GENERELT FOR POST 1 OG 2 ER AT DERSOM DET BESTILLES ABEIDER SOM GJELDER BEGGE POSTENE, SÅ SKAL DET BEREGNES BETALING FOR 1. OPPMØTE ETTER ETT AV PUNKTENE ETTER DEN POST SOM BETALER BEST, DERETTER BEREGNES UTVIDELSESPUNKT MED DET ANTALL SOM LEVERS/MONTERES. Stk utove r UTSKIFTING AV EKSISTERENDE 2 X 36 W LYSARMATUR TIL TILSVARENDE MED T5 RØR PÅ SAMME PLASSERING pr stk. 004 UTSKIFTING AV EKSISTERENDE 2 X 18 W LYSARMATUR TIL TILSVARENDE MED T5 RØR PÅ SAMME PLASSERING pr stk. 005 UTSKIFTING AV EKSISTERENDE 2 X 58 W LYSARMATUR TIL TILSVARENDE MED T5 RØR PÅ SAMME PLASSERING pr stk. 006 UTSKIFTING AV EKSISTERENDE 3 X 36 W LYSARMATUR TIL TILSVARENDE MED T5 RØR PÅ SAMME PLASSERING pr stk. Eventuelt tillegg for oppmøte: stk. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 14

15 GENERELT FOR POSTENE ER AT DETTE GJELDER FOR UTENPÅLIGGENDE ARMATURER OG ARMATURER I SYSTEMHIMLING. 007 FORLENGELSE AV KABELGATE I PLAST MED DELT GATE FOR STRØM OG TELE/DATA. Pris pr 2 meter 2 mtr. 008 UTVIDELSE/FORLEGELSE AV EKSISTERENDE KANALNETT I PLAST (DIM. 70 x 100mm) PR 2,5meter eller nærmeste standard lengde. stk. 009 UTVIDELSE MED NYE 16amp KURSER I EKSISTERENDE EL.TAVLE Det forutsettes at det er plass til utvidelse i eksisterende tavle på eksisterende skinne. Ved utvidelser som trenger større ombygginger i tavlen benyttes avtale timesatser og materiellsatser. Posten skal innheolde komplett ferdig montering, klar for påmontering av kursfremlegget. stk. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 15

16 Vedlegg 4 : Avtaledokument Rammeavtale om elektrotenester og materiell mellom Hareid kommune og heretter kalla Kunden heretter kalla Leverandør 1) Det er i dag inngått avtale mellom Kunden og Leverandøren om elektrotenester og elektromateriell. 2) Avtalen omfattar elektrotenester og materiell til reparasjonar, vedlikehald og mindre installasjonar i kommunale bygg. For enkeltprosjekt der kostnadene vert vurdert til meir enn kr ,- eks. mva for arbeid og materiell, tar kommunen atterhald om å kunne be om pris frå fleire leverandørar. Ved kjøp av anna elektromateriell der det ikkje vert kravd elektrikar til installasjonen, står kommunen fritt til å nytte andre leverandørar. 3) Avtalen består av følgjande dokument: - Dette avtaledokumentet - Konkurransegrunnlaget med vedlegg. - Tilbodet frå Leverandøren - Ev. andre dokumenter som uttrykkeleg vist til her, sjå bilag.. I forhold til Leverandøren sitt tilbod gjeld ingen atterhald i høve konkurransegrunnlaget med mindre anna er eksplisitt angitt her i dette avtaledokumentet. Merknader til dette:... 4) Avtalen er skriven i to eksemplar, der partane har kvart sitt.., den For Kunden: For Leverandøren: Kontaktperson for kunden. Kontaktperson for leverandøren: Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 16

17 Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 17

18 Vedlegg 5: Standard kontraktsvilkår - Elektrotenester 1. DEI STANDARD KONTRAKTSVILKÅRA SITT VIRKEOMRÅDE OG AVTALEN SINE PARTAR Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 18

19 1.1. Standard kontraktsvilkåra sitt virkeområde Desse standard kontraktsbestemmelsane gjeld mellom Hareid kommune (heretter kalla Oppdragsgjevaren) og den parten som tar på seg å utføre handverktenester (heretter kalla Tenesteytaren) på ting eller eigedom Partsrepresentantar og fullmaktsforhold Kvar av partane skal utpeike ein person (representant) som representerer dei. Namna på representantane skal gå fram av kontrakten. Utskifting av representanten skal varslast skriftleg. Før varslingsreglene er følgde, skal partane ikkje følgje instruksar frå en annen partsrepresentant enn den til ei kvar tid nemnde partsrepresentant i kontrakten. Partane sine representantar har fullmakt til å opptre på partane sine vegne i alle spørsmål som angår kontrakten og som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget utan unødvendige opphald. Partane kan ikkje forplikte kvarandre overfor tredjemann utan særskilt fullmakt Tenesteytar sin dokumenterte kompetanse Tenesteytar må ha dei alle formelle godkjenningane som vert kravd innan sitt arbeidsfelt og for dei oppgåvene som Tenesteytar skal utføre Tenesteytar sitt ansvar for og rett til å bruke undertenesteytarar - identifikasjon Tenesteytar har rett til å la deler av sine kontraktsforpliktingar bli utført av undertenesteytarar. Tenesteytar svarer for sine tilsette og undertenesteytarar som han nyttar for å gjennomføre oppgåvene sine etter kontrakten. Hans ansvar etter kontrakten overfor Oppdragsgjevar vert ikkje endra ved bruk av undertenesteytarar. Tenesteytar skal i kontrakten gje opp kva undertenesteytarar han vil bruke og kva deler av oppdraget han vil la utføre av desse. Tenesteytar skal sikre at undertenesteytarar har dei nødvendige faglege kvalifikasjonane. Dersom Tenesteytar ikkje har faste samarbeidspartnarar, må Tenesteytar ha rutinar for å sikre at Tenesteytar knyter til seg kompetente undertenesteytarar eller andre personar for å utføre oppgåver dei blir tillagt. Oppdragsgjevar kan nekte å godkjenne val av undertenesteytarar dersom han har sakleg grunn til dette. Utskifting av undertenesteytarar etter at kontrakt er inngått, føreset Oppdragsgjevar sitt skriftlege førehandssamtykke med mindre anna er avtala Overdraging Tenesteytar kan ikkje overdra sine plikter etter kontrakten utan at Oppdragsgjevaren har samtykka skriftleg på førehand 2. KONTRAKTEN Med mindre anna er avtala, består kontrakten av følgjande dokument: a) avtaledokumentet, samt eventuelle endringsavtaler; Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 19

20 b) Oppdragsgjevaren sitt konkurransegrunnlag, tilbodsførespurnad eller tinging; c) Tenesteytaren sitt tilbod eller ordrestadfesting; d) desse standard kontraktsvilkåra. Ved motstrid gjeld dokumenta i nemnde rekkefølgje. 3. PARTANE SITT SAMARBEID OG SINE PLIKTER 3.1. Samarbeidsplikt Partane skal samarbeide lojalt under gjennomføringa av oppdraget. Partane skal i tide underrette kvarandre om forhold som dei bør forstå vil få betyding for oppdraget Oppdragsgjevaren sin medverknadsplikt Oppdragsgjevaren skal medverke til Tenesteytaren si gjennomføring av oppdraget. Medverknaden skal skje i samsvar med det som er avtala og for øvrig slik lojal opptreden tilseier. Oppdragsgjevaren skal bidra med eventuelt grunnlagsmateriale som han rår over, og fatte dei vedtaka som er nødvendige for gjennomføringa av oppdraget Rekningsarbeid Dersom det ved rekningsarbeid er avtala eit øvre tak for oppdraget, enten i form av talet på timar eller pris eller det er gitt tidsfrist for gjennomføringa av oppdraget, skal Tenesteytaren legge tilrette arbeidet slik at desse grensene vert haldne. Tenesteytaren pliktar for eiga rekning å gjennomføre oppdraget innanfor dei rammer som går fram av oppdragsavtalen Teieplikt Tenesteytaren har teieplikt i samsvar med bestemmelsane i lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Forøvrig har partane teieplikt om opplysningar som kjem fram om den andre parten sin forretningsmessige eller personlege forhold når det ligg føre ei berettiga interesse i at opplysningane ikkje blir spreidde. Dette skal ikkje vere til hinder for at slike opplysningar vert gjevne til andre når dette er nødvendig for gjennomføringa av oppdraget. Tredjemann skal i så fall innformerast om teieplikta si HMS ansvarleg Tenesteytaren er ansvarleg for at gjeldande lover og forskrifter for helse, miljø og sikkerheit vert følgde på oppdragsstaden. Tenesteytaren plikter å ha eit internkontrollsystem som sikrar at dette regelverket vert følgd Arbeidskle Tenesteytaren sine tilsette og undertenesteytarane må bære arbeidskle med synlig firmalogo eller annen synlig identifikasjon når dei utfører arbeid på Oppdragsgjevar sin eigedom Verktøy Tenesteytaren skal halde alt nødvendig verktøy. Verktøyet må tilfredsstille alle krav til HMS-regelverket. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 20

21 3.8. Lagring av materiell og verktøy Tenesteytaren har ansvaret for lagring av materiell og verktøy. 4. FORSIKRING Tenesteytaren plikter å ha ansvarsforsikring. Forsikringa skal gjelde samtlege oppdrag Tenesteytaren tar på seg etter rammeavtalen eller enkeltavtaler og skal gjelde for heile perioden rammeavtalen gjelder. Forsikringa skal dekke erstatningsansvar innanfor dei beløpsgrensene som er avtala. Dersom beløpsgrenser ikkje er avtala, plikter Tenesteytaren å teikne ansvarsforsikring som er dekkande i forhold til dei skadane som kan oppstå med utgangspunkt i oppdraget sitt omfang og art. 5. OPPDRAGET 5.1. Oppdragets omfang Oppdraget omfattar dei ytingane som går fram av kontrakt eller tinging. Oppdraget omfattar deltaking på møter og synfaringar som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget i samsvar med kontrakten Utføring av oppdraget Tenesteytaren skal utføre oppdraget rasjonelt og med god fagleg standard. Han skal ivareta Oppdragsgjevaren sine interesser med tilbørlig omsorg og opplyse om vesentlege forhold ved tenestene sine eigenskapar eller hensiktsmessigheit som Tenesteytaren måtte kjenne til og som Oppdragsgivaren har grunn til å rekne med å få Oppdraget si framdrift Tenesteytaren skal utføre oppdraget i samsvar med dei tidsfristane som er avtala i kontrakten. Dersom Oppdragsgivaren ber om det, skal Tenesteytaren utarbeide ein framdriftsplan for arbeida sine. Planen skal vise korleis dei avtalte tidsfristane skal kunne haldast, og skal fortløpande justerast for eventuelle fristforlengingar eller forseringar. Med mindre anna er uttrykkeleg avtala skal tidsfristar angitt i Tenesteytaren sin framdriftsplan sjåast på som avtalte. Er fristar ikkje gitt opp i kontrakten, skal Tenesteytaren starte opp utføringa av oppdraget utan ugrunna opphald etter at kontrakten er inngått, og gjennomføre oppdraget med rimeleg framdrift og utan unødig avbrot. Tenesteytaren skal utan ugrunna opphald skriftleg varsle Oppdragsgjevaren dersom fristar eller rimeleg framdrift ikkje kan følgjast Materialar Med mindre anna er avtala omfattar oppdraget levering av materialar som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget i samsvar med kontrakten 5.5. Lover, forskrifter og offentlige vedtak Tenesteytaren skal utføre oppdraget i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og enkeltvedtak. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 21

22 Tenesteytaren skal i samråd med Oppdragsgivaren halde nødvendige kontakt med offentlege myndigheiter og hjelpe til med innhenting av nødvendige løyver. Det vert i kontrakten stilt krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglane i forskrift om lønnsog arbeidsvilkår i offentlege kontraktar av MANGLAR VED TENESTA 6.1. Når ligg mangel føre? Det ligg føre en mangel dersom tenestea avvik frå det som er avtala, eller dersom tenesta ikkje fører til det resultatet som Oppdragsgjevaren kan krevje etter punkta 5.2 og Retting Oppdragsgjevaren kan krevje at Tenesteytaren rettar manglar for eiga rekning og risiko, dersom dette kan skje utan å påføre Tenesteytaren urimeleg kostnad og ulempe. Tenesteytaren kan krevje å få utført slik retting når Oppdragsgivaren ikkje har særleg grunn til å setje seg mot dette. Rettinga skal gjerast innan ein rimeleg frist sett av Oppdragsgjevaren. Dersom retting ikkje er gjort innan fristen, kan Oppdragsgjevaren krevje at Tenesteytaren betalar dei nødvendige kostnadane til retting utført av ein annan tenesteytar Prisavslag Består mangelen i at ein del av oppdraget ikkje er utført, og blir ikkje denne retta, kan Oppdragsgjevaren krevje eit forholdsmessig avslag i prisen. I staden for prisavslag kan Oppdragsgjevaren heve avtalen dersom formålet med tenesta blir vesentleg forfeila som følgje av mangelen Erstatning Oppdragsgjevaren kan krevje erstatning for direkte tap som følgje av mangelen. Dersom Tenesteytaren, eller nokon han svarer for, har utvist aktløyse, kan Oppdragsgjevaren krevje erstatning også for indirekte tap. Oppdragsgjevaren skal søke å førebygge og avgrense skadeverknadane av Tenesteytaren sin feil. Kan deler av mangelen skuldast forhold hos Oppdragsgjevaren, eller har han ved aktløyse medverka til det økonomiske tapet, vert Tenesteytaren sitt ansvar redusert forholdsmessig Oppdragsgjevaren sin reklamasjon Oppdragsgjevaren må innan rimeleg tid påberope seg mangel som han blir kjent med under utføringa av oppdraget. Etter at oppdraget er avslutta, kan Oppdragsgjevaren berre påberope seg manglar som reklamerast innan rimeleg tid etter at han har oppdaga eller burde ha oppdaga den. Med mindre anna er avtala, kan reklamasjon ved arbeid på ting ikkje setjast fram seinare enn 2 år etter at oppdraget er avslutta. Dersom resultatet av tenesta er meint å vare vesentleg lenger enn 2 år, samt ved arbeid på fast eigedom, er lengstefristen 5 år. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 22

23 Reklamasjonsfristane gjeld ikkje dersom Tenesteytaren ved garanti eller annan avtale har tatt på seg ansvar for manglar i lengre tid, eller viss mangelen skuldast forsett eller grov aktløyse. 7. FORSEINKING 7.1. Når ligg forseinking føre? Det ligg føre forseinking dersom oppdraget ikkje er utført innan avtala fristar Dagmulkt og erstatning Oppdragsgjevaren kan krevje dagsmulkt dersom Tenesteytaren er forseinka. Tenesteytaren skal betale dagsmulkt etter dei satsane som går fram av kontrakten. Dersom anna ikkje ar avtala, er dagsmulkta 2 av kontraktspris eller forventa honorar, eksklusiv meirverdiavgift, minimum 1.000,- pr. kvardag. Kravet på dagsmulkt forfell til betaling når forseinkinga oppstår og sluttar å løpe når det som skal utførast innan tidsfristen, er utført. Val av dagsmulkt skal ikkje vere til hinder for at Oppdragsgivaren i tillegg krev erstatning for å få dekka tap som viser seg å bli større enn det som dekka av dagsmulkta. Betalt dagsmulkt skal gå til frådrag i erstatning i den utstrekning den er kompensasjonsrelevant. Oppdragsgjevaren skal søke å førebygge og avgrense skadeverknaden av Tenesteytaren si forseinking Opplysningsplikt Oppdragsgjevaren skal opplyse Tenesteytaren om forhold som han bør forstå er av betyding for gjennomføringa av oppdraget. 8. PRIS OG BETALING 8.1. Pris for oppdraget Prisane er eksklusiv meirverdiavgift, men inklusiv emballasje, toll, skattar og andre avgifter. Prisane er fritt levert den enkelte brukerstaden. Dersom spesialpris eller prisendring gir gunstigare pris enn avtalen, gjeld lågaste pris. Prisane kan berre regulerast kvar 12. månad, 1. gong den 1. august 2011, og då i samsvar med ISO Entrepriseindeks Lønn ( ). Basis er indeksen i juni Vert det endring i skattar og avgifter slik at dette verkar inn på prisen, skal denne, etter avtale bli endra tilsvarande. Prisen inkluderer Tenesteytaren sin nødvendige utgifter i samband med oppdraget. Tilsvarande gjeld Tenesteytaren sine utgifter til deltaking på møter og synfaringar som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget, med mindre anna er avtalt. Tenesteytaren sine utgifter til lokale reiser, herunder reiser mellom forretningsadresse/lager og arbeidsstad, er inkludert i Tenesteytaren sine timesatsar eller fastpris Betaling Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 23

24 Generelt Tenesteytaren sine fakturaer skal spesifiserast og dokumenterast slik at dei kan kontrollerast av Oppdragsgjevaren. Utlegg og honorar for endringar skal spesifiserast særskilt. Oppdragsgjevaren kan krevje nødvendig dokumentasjon for kontroll av oppgåvene Betaling ved fastpris Dersom anna ikkje er avtalt, forfell ikkje krav på betaling før oppdraget er sluttført. Er det avtalt avdragsvis betaling av honoraret, kan Tenesteytaren krevje avdrag av kontraktssummen etter kvart som arbeidet vert utført. Avdrag kan krevjast på grunnlag av det som er utført i løpet av ein kalendermånad med mindre anna er avtala. Betaling skjer på grunnlag av dei spesifiserte fakturaene. Betaling av avdrag inneber ingen godkjenning av grunnlaget for vedkomande faktura Betaling etter medgått tid (rekningsarbeid) Rekningsarbeid skal gjennomførast rasjonelt og forsvarlig. Timepris for rekningsarbeid går fram av kontrakten. Med mindre anna er skriftleg avtala skal Tenesteytar kun føre timar frå det tidspunktet han har kome fram og starta oppdraget på det avtala arbeidsobjektet og fram til det tidspunktet han reiser frå arbeidsobjektet. Annan tid, for eksempel verkstadtid, må spesifiserast særskilt. Køyring til og frå verkstad vert heller ikkje godtgjort med mindre dette er avtala særskilt. Tenesteytaren skal dersom Oppdragsgjevaren ber om det, gje eit skriftleg kostnadsoverslag for oppdraget. Han skal utan ugrunna opphald varsle Oppdragsgjevaren dersom det er grunn til å tru at overslaget vil bli vesentlig overskrede. Dersom anna ikkje er avtala, kan Tenesteytaren krevje fortløpande betaling for det rekningsarbeidet som er utført i løpet av en kalendermånad. Betaling skjer på grunnlag av faktura og spesifiserte oppgåver. Dersom Oppdragsgjevaren meiner at dei spesifiserte oppgåvene ikkje stemmer med det som faktisk er utført, må han sende skriftleg varsel til Tenesteytaren innan 30 dagar etter at han mottok dei. Varslar ikkje Oppdragsgjevaren innan fristen, vert oppgåvene lagt til grunn for oppgjeret. Dette gjeld ikkje dersom oppgåvene er feil som følgje av grov aktløyse hos Tenesteytaren, eller dersom Oppdragsgjevaren ikkje forstod eller burde forstå at dei spesifiserte oppgåvene ikkje stemmer med det som faktisk er utført. Utgifter Tenesteytaren har hatt, kan berre krevjast refundert dersom det er avtala i kontrakten, eller det går fram av godkjente endringsmeldingar Betalingsfrist Oppdragsgjevaren har betalingsfrist på 30 dagar Oppdragsgjevaren sin tilbakehaldsrett Oppdragsgivaren kan halde tilbake så mykje av betalinga at han har tilstrekkeleg sikkerheit til dekning av eit spesifisert og grunngjeve krav. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 24

25 Er eit erstatningskrav omtvista, kan tilbakehaldsrett eller motrekning ikkje finne stad dersom Tenesteytaren stiller tilfredstillande sikkerheit i form av ein garanti frå bank eller annan finansinstitusjon. Som tilfredstillande sikkerheit skal også reknast erklæring frå forsikringsselskap om at den påståtte skaden er dekka av forsikringa Sluttfaktura og sluttoppgjør Tenesteytaren skal sende sluttfaktura innan rimeleg tid og seinast 3 månader etter at oppdraget er avslutta. Sluttfakturaen skal omfatte alle Tenesteytaren sine krav. Krav som ikkje er medtatt i sluttoppgjeret, kan ikkje krevjast seinare. Tenesteytaren kan likevel ta spesifisert atterhald om seinare endring av sluttsummen dersom grunnlaget for utrekninga av kravet ikkje ligg føre i tide Betalingsmisleghald Ved forseinka betaling kan Tenesteytaren krevje forseinkingsrente etter lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinka betaling. 9. AVBESTILLING Oppdragsgjevaren kan avbestille heile eller deler av oppdraget. Avbestillinga skal skje skriftleg og snarast mulig etter at vedtak om dette er gjort. Tenesteytaren har krav på betaling for den delen av oppdraget som er utført og for sitt påreknelege tap som følgje av avbestillinga. Det skal likevel ikkje betalast erstatning for tapt forteneste dersom den avbestilte delen av oppdraget ikkje kjem til utføring. Tenesteytaren plikter å avgrense sitt tap som følgje av avbestillinga. 10. TVISTAR Dersom det oppstår tvist om tolkinga av avtalen, skal tvisten søkast løyst ved forhandlingar. Fører ikkje forhandlingane fram, kan kvar av partane bringe tvisten inn for dei ordinære domstolane. Vedlegg 6: Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 25

26 HAREID KOMMUNE FORRETNINGSRUTINER FOR BYGGEFASE OG LIKNANDE LEVERANSAR INNHALD: 1. GENERELT KORRESPONDANSE FAKTURAER ATTESTASJONSRUTINER GENERELT Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 26

27 Desse forretningsrutinane er utarbeidde til bruk ved prosjekt der Hareid kommune står som byggherre. Forretningsrutinane skal følgjast av alle partar i byggjesaka. Forretningsrutinane har generell gyldigheit og kan berre fråvikast unnataksvis for spesielle prosjekt. Det skal i så fall føreliggje ein uttrykkjeleg avtale om dette. Kopiar av forretningsrutinane blir sendt til dei involverte partar. 2. KORRESPONDANSE 1. All korrespondanse skal vere merka med anlegget sitt namn og kva sak brevet omhandlar. Dersom brevet omhandlar fleire saker, skal dette klart gå fram av overskrifta. Korrespondansen skal vere datert og skal alltid sendast pr. post dersom ikkje anna er spesielt avtalt. E-post kan nyttast i tillegg ved spesielle hastesaker. 2. All korrespondanse skal ha påskrift om kven som har fått kopi. 3. Kopi av all korrespondanse blir send prosjektleiar og byggjeleiar dersom oppdraget blir administrert av innleidd konsulent eller liknande. Når der ikkje er innleidd konsulent, har prosjektansvarleg funksjonen som prosjektleiar/byggjeleiar. 4. Arkitekt, rådgivande ingeniørar, entreprenørar og leverandørar får berre kopi av korrespondanse i dei tilfella der dei er direkte involverte i saka. 5. Prosjektansvarleg - PAL (Hareid kommune) blir tilsende kopi etter nærmare vurdering/avtale. 3. FAKTURAER Fakturaene blir adresserte og sende til: Hareid kommune Fakturamottak Område kommunale bygg Rådhusplassen HAREID Alle fakturaer skal påførast: 1 Ressursnummer 2 Prosjektnamn og nummer 3 Entreprisenamn og nummer 4 A-konto, LPS eller tilleggsfaktura Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 27

28 Som hovudregel skal alle fakturaer ha 30 dagars forfallstid for at kommunen skal rekkje å ekspedere fakturaen gjennom kontrollsystema sine. Berre i spesielle tilfelle blir kortare forfallstid akseptert. NB! Alle fakturaer som ikkje er påførde ressursnummer vil bli returnert avsendar utan behandling. På grunn av konteringa skal det lagast/leverast eigne fakturaer for: a. Kontraktsarbeid. Fakturaene blir nummererte kontinuerleg A1, A2 osv. Følgjande opplysningar skal gå fram av avdragsfakturaene (også ved utbetaling i samsvar med faktureringsplan): 1 Kontraktssum ekskl. mva. 2 Totalt utført ekskl. mva. 3 Frådrag for garanterande sum 4 Tidlegare utbetalt 5 Til utbetaling i denne perioden 6 Frådrag for eventuelt forskot 7 Fakturasum ekskl. mva. 8 Meirverdiavgift 9 Fakturasum I vedlegg til avdragsfakturaene skal det leverast dokumentasjon med omsyn til status for dei respektive postar i skildringa. 1 Postnummer med tekst. 2 Kontrakt si mengd og einheitspris 3 Akkumulert utførd mengd og sum 4 Mengd og sum utførde i perioden b. Bestilte/rekvirerte arbeid. Fakturaene blir nummererte kontinuerleg T1, T2 osv. Faktura skal påførast eintydig referanse til bestilling/rekvisisjon og skal vedleggjast kopi av denne samt andre nødvendige bilag, eventuelt attesterte timelister. Dersom oppdraget er avtalt utført på timebasis, skal timelister vedleggjast. Dersom dette manglar, kan faktura returnerast/ bli avvist. Kvar faktura skal berre omhandle ei bestilling/rekvisisjon dersom ikkje anna er Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 28

29 spesielt avtalt med byggjeleiar. Det skal alltid sendast kredittnota på bestilte/rekvirerte endringsarbeider som medfører frådrag til kontrakten. c. Lønns- og prisregulering. Fakturaene blir nummererte kontinuerleg P1, P2 osv. Fakturering skal dersom ikkje anna er avtalt i kontrakten eller spesielt avtalt skje kvar månad på basis av avdragsfakturaene. Grunnlaget for fakturering av lønns- og prisregulering er avgrensa av kontraktsummen justert for bestilte og rekvirerte endringar. 4. ATTESTASJONSRUTINER 1. Entreprenøren sender fakturaene til Hareid kommune si fakturaadresse, påført ressursnummer og prosjekt/entreprise. Fakturaadressa er: Hareid kommune Fakturamottak Rådhusplassen Hareid 2. Faktura som ikkje inneheld ressursnummer til bestillar frå Hareid kommune, blir returnert til leverandør utan vidare behandling. 3. Fakturaene med tilstrekkeleg referanse til bestillar blir elektronisk behandla i Hareid kommune sitt rekneskapssystem for attestasjon og tilvising for utbetaling til leverandør. Anbodskonkurranse - rammeavtale for elektrotenester og elektromateriell, Hareid kommune side 29