Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo

Transkript

1 Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo Til: Fra: Fakultetsstyret Dekanen Sakstype: O-sak Møtesaksnr.: O-3 Møtenr. 2/2011 Møtedato: 15. april 2011 Notatdato: 31. mars 2011 Arkivsaksnr.: Saksbehandler: Harald Mohn Jenssen Avslutning av prosjektet Norsk Ordbok 2014 Bakgrunn Prosjektet Norsk Ordbok 2014 nærmer seg nå en sluttfase. Dekanen ønsker å orientere fakultetsstyret om utfordringer knyttet til avslutningen av prosjektet. For nærmere informasjon om prosjektet vises også til nettstedet for Norsk Ordbok ( Norsk Ordbok 2014 (NO 2014) er en heldekkende vitenskapelig ordbok over det nynorske skriftmålet og de norske dialektene. Verket skal omfatte 12 bind. Det faglige arbeidet startet i 1930 og i 2002 var det kommet ut fire bind. For å ferdigstille prosjektet til grunnlovsjubileet i 2014 ga daværende Kultur- og kirkedepartementet i 2002 tilsagn om å dekke lønnskostnadene forutsatt at prosjektet ble trappet opp i tråd med en fremlagt plan og UiO forpliktet seg til å dekke alle øvrige kostnader (lokaler, infrastruktur og driftskostnader). Avtalen ble inngått av daværende statsråd Ellen Horn og daværende rektor Kåre Norum. Saken ble behandlet i Kollegiet (Universitetsstyret) Det ble i saksfremlegget forutsatt at UiOs merkostnader knyttet til opptrappingen av prosjektet i det vesentlige finansieres ved økt basistildeling til HF-fakultetet i prosjektperioden. Prosjektet ble tilført 1 mill kr ekstra i 2002, og det ble forutsatt at det i basisbevilgningen til HF skulle innarbeides 1,5 mill kr fra og med 2003 og ut prosjektperioden. Denne forutsetningen ble fulgt opp ved fordelingen for Det ble i saksfremlegget presentert et samlet budsjett frem til Det var forutsatt at instituttet selv skulle dekke lønns- og driftskostnader for fire ansatte, mens redaksjonelle stillinger finansiert av Kulturdepartementet skulle trappes opp fra 3 til 24 fra 2002 til For perioden var det beregnet en samlet innsats på 344 redaksjonelle årsverk og et samlet budsjett på 177,3 mill kr (prisnivå pr vår 2002). Opptrappingsplanen er blitt fulgt opp, men noe justert slik at prosjektet nådde full drift fra 2008 og departementet da finansierer 24 redaksjonelle årsverk i tillegg til fire som finansieres av ILN. Bevilgningen fra departementet for 2011 er 15,1 mill kr. Prosjektet har for 2012 søkt Kulturdepartementet om 16,1 mill

2 2 som inkluderer en økning på ett redaksjonelt årsverk. Bevilgningen er da forutsatt å ligge på samme nivå til og med Driftstilskudd fra UiO Som nevnt ble det fra 2003 innarbeidet 1,5 mill kr i HFs ramme og dette beløpet er fordelt videre til ILN som tilskudd til NO Etter innspill fra Norsk Ordbok tildelte UiO midlertidig et ekstra øremerket tilskudd til prosjektet med kr i 2006, kr i 2007 og kr i Det ekstra tilskuddet kom i stand på bakgrunn av at universitetet fikk problemer med å oppfylle forutsetningen om selvfinansiering av driftskostnader. Departementets tilskudd til lønn ble trappet opp fra 6,1 mill kr i 2003 til 13,6 mill kr i 2008 og de øvrige driftskostnadene økte i takt med opptrappingen av lønnskostnader og personalinnsats. I 2009 falt det ekstra øremerkede tilskuddet fra UiO sentralt bort, men etter nytt innspill fra prosjektet/iln besluttet universitets- og fakultetsledelsen at UiO skulle tildele og HF i ekstra driftstilskudd for For perioden fra og med 2010 til og med 2014 har UiO behandlet saken på nytt og vedtatt å tildele prosjektet i ekstra årlig tilskudd. Dette øremerkede tilskuddet kommer i tillegg til de 1,5 mill som ble innarbeidet i HFs ramme fra Etter fakultetets vurdering er det etter dette ikke grunnlag for å søke UiO sentralt om ytterligere økning av driftstilskuddet til prosjektet. Det operative ansvaret for å gjennomføre prosjektet innenfor disse rammene ligger på prosjektet og ILN. Instituttet er prosjekteier og dermed økonomisk ansvarlig. Plan for fremdrift og finansiering siste fire år Fremdrift og utgivelser Prosjektet er så langt gjennomført med god kontroll uten forsinkelser i forhold til fremdriftsplanen. Bind 8 ble utgitt november Bind 9 ble også ferdig til avtalt tidspunkt og ble lansert i februar Bind 10 skal utgis i 2012, bind 11 i 2013 og bind 12 i For bind 9 11 er produksjonstiden 1 år og tre måneder og det ligger 35 redaktørårsverk bak hvert bind. Bind 12 har en produksjonstid på 1 år og 5 måneder. Bøkene utgis på Det Norske Samlaget, som har ansvaret for det forlagsmessige. Prosjektet har utviklet en effektiv arbeidsmetodikk, og arbeidsrutinene er nøye tilpasset framdriftsplanen og tilgangen på personalinnsats. Den videre fremdriftsplanen er imidlertid svært stram, og prosjektet er avhengig av stabil finansiering og drift. Etterbruk, nettutgave, eierskap ILN er i dialog med Det Norske Samlaget om de langsiktige rettighetene til elektronisk utgave av Norsk Ordbok. Utgivelsesavtalen mellom Det Norske Samlaget og Universitetet i Oslo er fra 1981, og på det tidspunktet var ikke elektroniske rettigheter en relevant problemstilling. Det tas sikte på å få på plass en avtale om rettighetene til den elektroniske utgaven av ordboka innen Bind 6 til 12 er produsert fullelektronisk. I 2010 ble det satt i gang grunnlagsarbeid for et prosjekt som gjelder revisjon og elektronisk tilrettelegging av bind 1 til og med 5. Dette prosjektet er eventuelt tenkt igangsatt etter Prosjektet har planlagt å lage nytt nettsted for Norsk Ordbok i løpet av året og legge ut en elektronisk utgave av ordboka her. Nettversjonen er planlagt lansert høsten 2011.

3 3 Ordboka og de digitale ressursene som er bygget opp i løpet av prosjektperioden har et interessant potensiale for gjenbruk, men etterorganisering og vedlikehold er ikke endelig avklart. Det vil være en oppgave for instituttet å arbeide videre med dette. Prosjektet knytter an til målsettinger i strategisk plan 2020 for HF når det gjelder langsiktig kunnskapsutvikling, eksternt samarbeid og digital formidling. Risikofaktorer Fremdriftsplanen er basert på punktlig levering på grunnlag av en beregnet produksjonstid og årsverksinnsats pr bind. Det er derfor ikke noe å gå på tidsmessig. Det er en risiko for kutt i bevilgningen fra Kulturdepartementet, da det bevilges for ett år om gangen og departementets prioriteringer og rammer kan endre seg. Prosjektet kan vise til at det er levert resultater i samsvar med forutsetningene. Prosjektledelsen er derfor ikke veldig bekymret for kutt i bevilgningen forutsatt at produksjonsplanen fortsatt holdes. et for årene 2012, 2013 og 2014 er imidlertid basert på at den årlige bevilgningen økes fra 15,1 til 16,1 mill kr. Økningen inkluderer midler til en ekstra redaktørstilling. Denne forutsetningen er meget usikker. I 2011 har prosjektet vedtatt et budsjett med underskudd på 0,75 mill kr. Dersom bevilgningen fra departementet videreføres på samme nivå som i 2011 vil prosjektet få problemer med å balansere økonomien. (Se budsjettoppstilling på neste side). Tap av nøkkelpersonell kan medføre tap av tid. Det kreves ett års opplæring for å kvalifisere nye redaksjonsassistenter. Assistenthjelp er en knapphetsfaktor, og prosjektet har budsjettert med betydelige kurs- og opplæringstiltak for å kvalifisere nye redaksjonsassistenter til redaktørstillinger. Det kan være en økt risiko for tap av nøkkelpersonell mot slutten av prosjektet. Flere prosjektansatte har opparbeidet fortrinnsrett til tilsvarende stillinger ved UiO. Fakultetet vil vurdere omplasseringsmuligheter våren Mangel på driftsmidler er en risikofaktor Dersom lønnsmidler må omdisponeres til driftsmidler vil det bli vanskeligere å holde fremdriftsplanen. Driftsbudsjettet for gjenstående prosjektperiode er i utgangspunktet i balanse. Tabellen på neste side viser langtidsbudsjett for utarbeidet av prosjektet. Det er også vist regnskapstall for 2009 og Kostnadene til Drift og tjenester er spesifisert i egen tabell i vedlegg. et er i tilnærmet balanse, men vi understreker at det er usikkerhet knyttet til tallene, spesielt bevilgningen fra Kulturdepartementet. Prosjektet har de tre årene hatt balanse mellom inntekter og forbruk for hvert år sett isolert, men overført et ubrukt beløp på ca 1 mill kr akkumulert tidligere. I 2010 sett isolert er forbruket større enn inntektene. Indirekte driftskostnader til infrastruktur mv er i utgangspunktet ikke er tatt med i denne oppstillingen, dvs. at budsjettet ikke er fullstendig. UiO har beregnet at indirekte kostnader pr årsverk utgjør ca kr når alle kostnader tas med. Det er nederst i tabellen vist indirekte prosjektkostnader basert på årsverk. Disse kostnadene utgjør ca 6 mill kr pr år. Universitetets egenfinansiering er tilsvarende større når finansiering av indirekte kostnader medregnes.

4 4 Tabell Norsk Ordbok langtidsbudsjett Lønns- og prisnivå pr høst 2010 benyttet for alle år Beløp i 1000 kr Inntekter og kostnader vist som positive beløp Post Regnskap 2009 Regnskap Sum Overført fra foregående år Inntekter Kulturdep ILN (fin. avtalte årsverk) UiO ekstra (HF ekstra 200' i 2009) HF ekstra 200 Viderefordelt beløp fra HFs ramme Sum inntekter og overført Lønskostnader Lønn vitenskapelig personale Lønn administrativt personale Løslønn Sum lønnskostnader Drift og tjenester Sum kostnader Resultat isolert for året Akkumulert resultat Årsverk 29,0 29,0 30,4 29,6 29,5 29,2 119 Indirekte kostnader (anslag) Sum kostnader inkl ind. kostn Inntekter De faste tildelingene fra ILN og Kulturdepartementet dekker de faste lønnskostnadene ved prosjektet, og det forutsettes at inntekter til lønn blir prisjustert. Lønnsøkning er derfor ikke lagt inn i budsjettet, som er basert på lønnsnivå pr mars Bevilgning fra departementet for 2011 er 15,1 mill kr, en økning på 2,7 % fra Prosjektet har for 2012 søkt om økning til 16,1 mill kr, som inkluderer en økning fra 24 til 25 årsverk. Prosjektet søkte også for 2010 og 2011 om tilsvarende økning av antall finansierte årsverk uten at dette ble innfridd av departementet. Det er derfor meget usikkert om departementet vil tildele midler til en ekstra redaktørstilling fra ILN finansierer etter avtale 2,4 årsverk til erstatning for tidligere ansatte ved instituttet som var forutsatt å jobbe fulltid på prosjektet, men har sluttet. Beløpet dekkes fra 2010 som øremerket beløp fra fakultetet.

5 5 UiO har som nevnt gitt tilsagn om et fast årlig tilskudd på I tillegg tildeler HF et beløp beregnet til 1,574 mill i 2011 (midler tidligere innarbeidet i HFs ramme). Både dette beløpet og beløpet som kompenserer for 2,4 årsverk vil bli videreført med justering for prisvekst, men skjermes ikke for kutt dersom HF får kutt i budsjettrammen. Kostnader Driftskostnadene er budsjettert på grunnlag av erfaringstall hittil i prosjektet og planer for aktiviteten de siste fire årene. Bundne kostnader utgjør vel 50 % av driftsbudsjettet. Dette omfatter: Lokalleie og drift ved NTNU Kjøp av adm. tjenester fra ILN (avtale) Finansiering av en teknisk stilling ved EDD Sum bundet: Prosjektet omfatter fire redaksjonelle årsverk er plassert ved fagmiljøet ved NTNU. Dette medfører ekstra kostnader til lokaleleie, reiser og drift for denne delen av redaksjonen. Det ligger imidlertid politiske føringer fra departementet om at prosjektet skal omfatte fagmiljøer andre steder i landet, og dette gjør det problematisk å overføre stillingene til Oslo. Dersom de fire stillingene skulle dekkes i Oslo ville det dessuten kreve ekstra utgifter til opplæring av nye redaksjonsassistenter. De øvrige postene på driftsbudsjettet kan justeres til en viss grad. Kompetanseutvikling er en betydelig post ( pr år), men prosjektet prioriterer midler til kvalifisering av både eksisterende medarbeidere og nye assistenter for å sikre tilstrekkelig bemanning. Prosjektet legger også vekt på å profilere seg utad ved å delta aktivt i sammenhenger hvor dette er naturlig. Kostnader til utskifting av stasjonære PC-er i 2011 dekkes av HFs IT-seksjon, som låner ut maskiner til prosjektet for gjenværende prosjektperiode. Maskinene vil etter dette ble gjenbrukt. Ordningen har redusert prosjektets kostnader med om lag Konklusjon Prosjektets langtidsbudsjett for går nå i balanse. Det er imidlertid risiko for at Kulturdepartementet ikke vil øke bevilgningen til prosjektet i 2012, men videreføre bevilgningsnivået fra 2011 i prosjektets tre siste år. Dette vil svekke inntektssiden i budsjettet med ca 3 mill kroner i og forverre prosjektets økonomi. Prosjektet må derfor være forberedt på å gå gjennom kostnader og produksjonsplan med sikte på å balansere økonomien dersom departementet lar være å øke tilskuddet fra 2011 til ILN har som prosjekteier det økonomiske ansvaret for prosjektet.