Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding Årsmelding Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Årsmelding 2012. Årsmelding 2012. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS"

Transkript

1 Årsmelding 2012 Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS SAK 2013/11-4 Side 1 av 16

2 Innhold 1. Innledning... 3 Generelt... 3 Styrets sammensetning... 3 Ansatte... 4 Eksterne administrative tjenester... 4 Økonomi Årsplan Høringsuttalelser Arkivdanning, arkivplanlegging Kurs Informasjonsvirksomhet Sensitive arkiver Arkivlokaler Eldre og avsluttede arkiver Etablering og drift av arkivdepot Forespørsler om eldre arkivmateriale Depot for elektroniske arkiver Intern drift Personal og organisasjonsutvikling HMS og sykefravær Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc Side 2 av 16

3 1. Innledning Generelt Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS ble stiftet i Selskapet eies av alle kommunene i fylket og Vest-Agder fylkeskommune. Formålet med selskapet er å arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for bruk. Kjerneoppgavene til IKAVA er rådgivning innenfor arkivdanning og arkivplanlegging, dessuten kurs og informasjonsvirksomhet, ordning og tilgjengeliggjøring og formidling av eldre og avsluttede arkiver og drift av arkivdepot, herunder også bevaring av elektroniske arkiver. IKAVA har 4,5 faste stillinger. IKAVA leier kontorer og depotplass i Arkivsenter sør på Presteheia i Kristiansand og er samlokalisert med Statsarkivet i Kristiansand. I tillegg leier IKAVA depotlokaler i Sørlandsparken. Et styre på fem medlemmer er ansvarlige for driften av selskapet. Styret for IKAVA har fortsatt fokusert på selskapets kjerneoppgaver rådgivning og veiledning i arkivdanning, samt drift av depot og formidling. I 2012 har IKAVA tatt i bruk nye leide depotlokaler, slik at IKAVA nå har tilstrekkelig kapasitet til eiernes arkivmateriale som skal oppbevares i godkjent depotlokaler. I 2012 har IKAVA arbeidet mye med sikker overføring av arkivmateriale fra eierne til depotet. Selskapet har hatt god måloppnåelse for selskapets langtidsplan og for arbeidsplanene for den enkelte eierkommune. Representantskapet er selskapets øverste styringsorgan, årets representantskapsmøte ble avholdt 16. mars Styrets sammensetning Styret i 2012: Rådmann Evy-Anni Evensen, Lyngdal kommune, styreleder, (fylkesrådmann i Telemark fylkeskommune fra 1.august) Leder dokumentsenter Grete Gavelstad, Kristiansand kommune, nestleder Leder servicekontor Sindy Herstøl, Lindenes kommune Rådmann Hans Stusvik, Marnardal kommune Arkivar Oddleif Lian, Statsarkivet i Kristiansand Ansattes representant Turid Holen (inntil 31. juli 2012), Tormod Engebu (fra 1. august) Sekretær arkivsjef Varamedlemmer: Rådmann Ivan Sagebakken, Hægebostad kommune Organisasjonssjef Monica Nordnes, Søgne kommune Formannskapssekretær Birger Øyulvstad, Åseral kommune Styret har avholdt 6 styremøter. Styret har i løpet av året blant annet behandlet årsmelding, regnskap med revisjonsberetning, budsjett og virksomhetsrapporter. Side 3 av 16

4 Ansatte Kjetil Reithaug, arkivsjef (i permisjon fra 1. august 2012 til 1. august 2013) Turid Holen, arkivsjef vikariat fra 1. august, rådgiver fra 1. januar til 31. juli. Bård Raustøl, rådgiver Tormod Engebu, rådgiver Merethe M. Johansen, rådgiver vikariat fra 8. oktober 80 % stilling (20 % omsorgspermisjon) Betty D. Stensgård, sekretær 50 % Engasjementer, i hovedsak i ekstraordinære ordnings- og skanningsprosjekter: Betty D. Stensgård Sissel Kaberg Linn Edvartsen Alen Maglic Eva Astrup Lia Torgrim Olsen Eksterne administrative tjenester Regnskap og lønn er ivaretatt av Vest-Agder fylkeskommune. Revisjon er ivaretatt av fylkesrevisor. Økonomi IKAVA finansieres av et årlig tilskudd fra eierkommunene basert på folketallet, med et minimums- og maksimumsbeløp og et eget beløp fra fylkeskommunen. I tillegg til fellestjenester, får eierne individuelle tjenester tilpasset størrelsen på tilskuddet. Tilskuddet indeksreguleres i henhold til lønnsog prisnivå for øvrig. For 2012 var tilskuddet kroner 35,20 per. Innbygger og utgjorde totalt 4,4 millioner. Representantskapet vedtok i 2008 en fast økning i eiertilskuddet for å dekke innflytting i nye lokaler. Økningen i tilskudd er satt til oppbygging av et eget fond. Dette fondet holdes adskilt fra IKAVAs disposisjonsfond som er bygd opp gjennom avsetning av midler fra tidligere års regnskapsoverskudd. Disposisjonsfondet var ved inngangen av 2012 på ,- og disposisjonsfondet for redusert husleie på ,- Det ble i forbindelse med leie av lokaler til depot gjort styrevedtak på investering i kompaktreoler, som skulle finansieres fra disposisjonsfondet for redusert husleie. Dette er ikke budsjettert i investeringsregnskapet for 2012, fordi avtalen om leie av depotlokaler ikke var klar ved utarbeidelse og vedtak av budsjettet for Det er også etter styrevedtak investert i en avansert bokskanner, som er finansiert med merverdiavgiftskompensasjon og generelt disposisjonsfond. For 2012 var det budsjettert et overskudd på ca. kr ,- tilsvarende økningen av tilskuddet fra eierne til depotlokaler. Dette overskuddet blir ikke realisert fordi økningen i tilskudd fra eierkommunene er brukt til økte husleiekostnader. Merforbruket innenfor lønn og sosiale tjenester skyldes ordnings- og skanningsoppdrag for eierkommunene, som kommer i tillegg til IKAVAs ordinære drift. Prosjektene er selvfinansierte og Side 4 av 16

5 dekkes inn av overføringer med krav til motytelser. Dette er flere småprosjekter som ikke var avtalt når budsjettet for 2012 ble vedtatt. Renteinntektene for 2012 beløper seg til kr ,-. I balansen er store deler av posten Annen kortsiktig gjeld innbetalt av eierkommuner for påbegynte ordningsprosjekter. Disse midlene er bundet opp til ordningsprosjekter i 2013, eventuelt senere. IKAVA hadde pr. årsslutt innestående 3,091 mill. i kr. i bank, og av dette utgjorde bundne skattetrekksmidler kr ,-. Driftsregnskapet er gjort opp med et mindreforbruk/ overskudd på kr ,-. Av overskuddet er kr ,- overført til investeringsregnskapet. Dette utgjør 60 % av momsrefusjonen på investeringene, og tilbakeføres til investeringsregnskapet i tråd med gjeldende retningslinjer. Gjenstående overskudd på kr , - overføres til disposisjonsfond og disposisjonsfondet for redusert husleie. IKAVA s styre har vedtatt at kr ,- av overskuddet i driftsregnskapet avsettes i disposisjonsfondet for redusert husleie, mens resterende beløp på kr ,- er tillagt det generelle disposisjonsfondet. Ved årsskiftet er det disposisjonsfondet på kr ,- Disposisjonsfondet for redusert husleie er på kr ,-. Se note 3 i regnskapet. Representantskapet vedtok i 2005 at møtegodtgjørelsen for IKAVAs styre skal følge fylkeskommunes satser for styreleder og medlemmer. Det vil si for tiden 1.444,- kr pr. møte og et tillegg på 1000,- til leder pr. møte. Styret anser IKAVAs økonomi for tilfredsstillende for nåværende aktivitetsnivå. Side 5 av 16

6 2. Årsplan Arbeidsplanen for ble vedtatt av representantskapsmøtet Mange av arbeidsmålene har et fireårsperspektiv, fordi arbeidsoppgaver som oppdatering av arkivplaner, kursvirksomhet, drift av depot og ordning av arkiver er kontinuerlige arbeidsoppgaver. Arbeidsmålene for 2012 er i hovedsak oppnådd. Enkelte av arbeidsmålene er blitt vektlagt forskjellig ut fra behovet hos den enkelte eierkommune. IKAVA arbeider etter den generelle arbeidsplanen som suppleres av arbeidsplaner for den enkelte eierkommune. En del av tjenestene går til tjenester som er felles oppgaver for alle eierne. En del er presisert i en årlig arbeidsplan for den enkelte kommune, og går til den enkelte eier og består av et bestemt antall dagsverk beregnet ut fra den enkelte eiers innskudd. Administrasjonen rapporterer arbeidet med arbeidsplanene til styret. I 2012 ble 94,2 % av de planlagte arbeidsoppgavene utført, dette er en økning i gjennomføringsprosenten fra Dette vurderes som et akseptabelt resultat. IKAVA har hatt utskiftninger i den faste staben i 2012, noe vakanse, samt opplæring av flere nye medarbeidere. I tillegg til oppgaver som er fastsatt arbeidsplanen , har IKAVA i 2012 gjennomført flere prosjekter med arkivordning og skanning for eierkommunene. Prosjektene er selvfinansiert og utføres i tillegg til IKAVAs ordinære drift. 3. Høringsuttalelser IKAVA utarbeidet høringsuttalelse til forslag til regelverk for bevaring og kassasjon i kommuner og fylkeskommuner lagt fram av Riksarkivaren. Dette er sentralt regelverk for kommunene og er en lenge etterspurt revisjon av gjeldende regelverk. Det nye regelverket bygger på andre prinsipper enn det gjeldende. Kommunale og fylkeskommunale funksjoner er kartlagt og gir grunnlaget for vurdering av dokumentasjonen etter fire bevaringskriterier. Forslaget til nytt regelverket fastsetter bevaringspåbud på bakgrunn av disse bevaringskriteriene. Kommunene må selv avgjøre om og i hvilken utstrekning det skal utføres kassasjon på øvrig arkivmateriale. Dette stiller store krav til kommunene. IKAVA har i samarbeid med arkivlederne invitert de enkelte faglederne i kommunen til diskusjon og til å peke på eventuelle feil og mangler ved utkastet. Det har kommet flere innspill fra kommunene i forbindelse med høringsutkastet. IKAVA stiller i sin høringsuttalelse spørsmål ved hvordan kassasjon skal kunne utføres hensiktsmessig i elektroniske arkivsystemer. IKAVA påpeker også manglende bevaringspåbud av viktig rettighetsdokumentasjon. IKAVAs høringsuttalelse ble sendt til eierkommunene i god tid før fristen slik at kommunene kunne slutte seg til uttalelsen i sin helhet eller deler av denne. IKAVA har også utarbeidet høringsuttalelse til Kristiansand kommunes kulturstrategi IKAVA uttrykker ønske om sterkere profilering av IKAVA som kommunens depot og formidlingstjeneste for kommunens eldre og avsluttede arkiver i kommunens kulturstrategi. IKAVA ønsker at IKAVA løftes frem som en kulturinstitusjon på linje med museum og bibliotek under punktet Synliggjøring av kulturarven og byens historiske arkiver. Side 6 av 16

7 Orientering om IKAVA i kommunestyrer og formannskap IKAVA tok initiativet til å orientere om selskapet i eierkommunenes kommunestyrer. Framstøtet ble gjort i forbindelse med at kommunestyrene skulle vedta rutinemessig revidert eieravtale for IKAVA og velge representant til IKAVAs representantskap. I tillegg var det etter valget en del nye kommunestyrerepresentanter. Dette førte til at IKAVA orienterte om IKAVA i kommunestyrene i Mandal, Lindesnes, Kvinesdal, Sirdal og Vennesla og i formannskapet i Kristiansand kommune. 4. Arkivdanning, arkivplanlegging Arkivdanning og arkivplanlegging inngår i IKAVAs tjenester for eierne. Planlegging og organisering av dokumentasjonen på de ulike fagområdene i kommunene skal sikre at lovverk overholdes, fremme effektiv dokumentforvaltning og sikker bevaring av arkivene. Antall bøker innbundet: 243 Eksterne oppdrag: Kristiansand kino Holding AS - Opplæring i journalføring og offentlighetsvurdering. Generelle henvendelser Mye av IKAVAs tid går med til å besvare generelle henvendelser. Dette gjelder hvordan arkivene skal håndteres ved omorganiseringer, eller spørsmål om kassasjon og innsyn for å nevne noen eksempler. Dette er nyttig og utfordrende. I mange tilfeller er det kommunespesifikke utfordringer vi bistår med, mens en del problemstillinger gjelder alle kommunene samtidig. Av og til utvikler henvendelsene seg til saker som må behandles mer inngående og spørsmålene løftes ut av egen organisasjon før klare retningslinjer foreligger. Pr i dag avventer IKAVA en redegjørelse fra miljødepartementet om hvilke konsekvenser ny matrikkellov får for kommunenes rutiner for journalføring og offentlighetsvurdering av nabolister. IKAVA også bistått kommunene med rettledning angående journalføringsplikt ved bruk av Infoland, en nettjeneste mange kommuner har tatt i bruk for salg av eiendomsinformasjon. Arkivplan Et viktig arbeidsverktøy og grunnlagsdokument for god dokumenthåndtering og bevaring er kommunens arkivplan. En arkivplan skal være en oppdatert plan som til en hver tid beskriver hvilke arkiv kommunen har, hvordan arkivene dannes og hvordan kommunene håndterer dokumentasjon fra opprettelse til bortsetting. Alle offentlige organer ble pålagt å ha en oppdatert arkivplan i arkivforskriften (1999). De aller fleste av IKAVAs eiere bruker det web-baserte verktøyet arkivplan.no til utarbeiding av arkivplan. Enkelte kommuner har i 2012 fått godkjent sin arkivplan, og IKAVA bistår flere kommuner i kommende år med å ferdigstille og periodisere sin arkivplan. Arbeidet med oppdatering pågår kontinuerlig slik at informasjon om organisatoriske endringer, rutinebeskrivelser og ikke minst tilvekst i oversikten over arkiv og elektroniske system er oppdatert i den enkelte kommunes arkivplan. Elektroniske arkiver Løsninger som tilfredsstiller Noark-5- standarden leveres nå både av leverandører av de tradisjonelle sak/arkivsystemer, og leverandører av fagsystemer med mulighet for bruk av Noark-5-kjerne. IKAVA bistår gjerne kommunene ved oppgraderinger og endringer av sak/arkivsystemer. Vi understreker også at vi som depot for kommunene må involveres ved endringer og oppgraderinger. Integrasjon mellom fagsystem og sak/ arkivsystem kan være en løsning for å sikre et godt arkivsystem. En del kommuner har enheter som ønsker og planlegger overgang fra papir til fullelektronisk arkiv. IKAVA Side 7 av 16

8 bistår med råd og veiledning for å finne de beste løsningene. IKAVA har deltatt fast i prosjektgruppe i Farsund kommune som planlegger en integrasjonsløsning mellom sak/arkivsystem og skolefagsystem. Utgangspunktet er at kommunen ønsker et fullelektronisk elevarkiv med lagring i sak/ arkivsystemet. Dokumentproduksjonen foregår til dels i fagsystem og i tillegg tilrettelegger man for innsyn i deler av elevarkivet via fagsystem. Arbeidet fortsetter i IKAVA vil bruke erfaringer og økt kunnskap om skoledokumentasjon i våre andre eierkommuner. I løpet av året har vi gitt enkelte kommuner råd og veiledning i forbindelse med oppgradering av Noark-systemer, fagsystemer og elektroniske pasientjournaler og de forskrifter og den standarden de er forventet å følge (EPJ-standarden). Mange nye fagsystemer leveres nå med støtte for bruk av Noark-5-kjerne. Denne kjernen skal kunne sikre at arkiveringsfunksjonene i systemet legger til rette for uttrekk og langtidsbevaring av arkivverdig informasjon. Vi arbeider for at kommunene skal ta i bruk slike systemer på riktig måte og under riktige forutsetninger. En Noark-5-kjerne er ikke et vidundermiddel for å sikre elektronisk arkivering. Det trengs fremdeles en grundig gjennomgang av dokumentproduksjon, oppsett og rutiner. Dette er et område vi forsøker å få kommunene til å benytte og utnytte IKAVAs fagkompetanse på. IKAVA har bistått i innkjøp av nytt fagsystem for individuell plan. Systemet er en nettløsning (nettsky-arkitektur) som skal sikre tilgang til relevant informasjon på området. Prosessen fortsetter i Kommunene som deltar i DDV (Det digitale Vest-Agder) har i 2012 samarbeidet om et felles ekommuneprosjekt. IKAVA har kommet med innspill til dette arbeidet. IKAVA har orientert om sin rolle som depot for kommunenes elektroniske arkiver, for IKVAVA krever dette et godt samarbeid med ikt-ansvarlige i kommunene. I tillegg har IKAVA orientert om selskapets Bilde 1 - Fra Fædrelandsvennen 6. juni 2012 kompetanse ved innkjøp av nye elektroniske fagsystemer og/eller integrasjonsløsninger. IKAVAs fokus er å sikre gode løsninger for fullelektronisk arkiv også for fagsystemer. Arkivfaglig kvalitetssikring av elektronisk langtidsbevaring og god dokumentfangst bør ha høy prioritet. Side 8 av 16

9 Økt bevissthet om fordelene ved et godt drevet arkiv bidrar til at andre enn eierkommunene våre også ønsker IKAVAs kompetanse velkommen. Flere ulike typer offentlige virksomheter tar arkivansvaret på alvor og ber om arkivfaglig bistand fra IKAVA. 5. Kurs IKAVA tilbyr hvert år felleskurs for eierne for å bistå med kompetanseheving. I 2012 ble det avviklet følgende kurs: Grunnkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap for saksbehandlere, ledere og nyansatt arkivpersonale. Det ble avviklet 2 kurs med til sammen 39 deltagere. Elevarkivkurs Kurs i grunnleggende arkivkunnskap med vekt på dokumentproduksjon og arkiv i grunnskole og videregående skole. Det ble avviklet 2 kurs med til sammen 49 deltagere. Kurs i offentleglov Kurs om innsyn i offentlig dokumentasjon, gjennomgang av offentleglova med forskrifter. Det ble avviklet 2 kurs med til sammen 41 deltagere. Kurs i ikt-kunnskap for arkiv og journalføring av spesielle dokumenttyper Dette er et nyutviklet kurs for arkivmedarbeidere. Øvrig kurstilbud: Grunnleggende kurs i arkiv og klient/pasientarkiv Spesialkurs i ordning av eldre arkiver NOARK-5 kurs Grunnkurs i arkiv og dokumentasjon for PPT-kontor Dokumentasjon i interkommunale løsninger Fagsystemer oppgraderinger, nyanskaffelser Periodisering av NOARK-4/NOARK-5 systemer Dokumentasjon og arkiv i barnevern Dokumentasjon og arkiv i NAV Seminar for arkivpersonale Seminar om arkivplan.no Kurs for kommunestyre i offentleglov og forvaltningslov Temaene var lagring i nettsky, NOARK-5 og utvikling av innsynsløsning for elektronisk arkiv. Kurset ga også en orientering om status på IKAVAs arbeid med bevaring av elektroniske systemer. Det ble også gjennomgått journalføring av spesielle dokumenttyper, for eksempel anbud, sosiale medier og meldinger via meldingsløftet. IKAVA orienterte om ulike måter å få fullelektronisk arkiv for fagsystemer ved hjelp av Noark-4/Noark-5. Kurset hadde 21 deltagere. I alt deltok 150 personer på IKAVAs kurs. Dette er en nedgang fra fjorårets 219 deltagere. Innlegg/foredrag utenfor IKAVA: Innlegg på LLPs (Landslaget for lokal- og privatarkiv) årsmøte/seminar: Har vi bruk for LLP ved Reithaug Innlegg/debattledelse på Kommunearkivkonferansen i Kongsberg om rettighetsdokumentasjon med tittelen: Innsyn og idéutveksling ved Holen. Side 9 av 16

10 6. Informasjonsvirksomhet Kontaktkonferanse Årets kontaktkonferanse for arkivlederne ble arrangert på Hotel Ernst i Kristiansand. Hovedfokus i år var gjennomgang av Riksarkivarens høringsforslag til nye bevarings- og kassasjonsregler for kommunal og fylkeskommunal sektor. Gro Hendriksen, arkivar fra Riksarkivet, var invitert til å gjennomgå forslaget til nytt regelverk. Dette var et godt utgangspunkt for at arkivlederne ble invitert til å gjennomgå forslaget til regelverk i egen kommune og deretter gi innspill til en felles høringsuttalelse utformet av IKAVA. I tillegg tok vi opp et tema som kommunene hadde etterspurt, da ny matrikkelov har skapt usikkerhet om offentlighetsvurdering og journalføringsrutiner for dokumenttyper i byggesaker. Arkheion IKAVA er deleier i bladet Arkheion. Arkheion er et landsdekkende fagmagasin for kommunale arkivinstitusjoner og bladet kommer ut to ganger i året. Bård Raustøl fra IKAVA sitter i redaksjon og har vært redaktør siden Utstillinger Utstillingsserien i foajeen på Arkivsenter sør Månedens dokument fortsatte i IKAVA har blant annet stilt ut dokumenter angående formannskapsjubileet 1837, en karttegning fra Mandal og et dokument om julebidrag til fattige i Kristiansand. IKAVAs utstilling om Kristiansand bys arkiver står fortsatt i stort monter i foajeen. Artikler i aviser IKAVA har bidratt med to lengre kommentarer/synspunkt i Fædrelandsvennen i Bård Raustøl skrev om kommunenes 175 årsjubileum i forbindelse med formannskapslovene fra 1837 og Turid Holen skrev om skoledokumentasjon. I tillegg har IKAVA også hatt innlegg i Farsunds avis om formannskapslovenes 175 års jubileum. Bilde 2 - Fra Fædrelandsvennen 17. januar 2012 Side 10 av 16

11 Internett Også i 2012 har IKAVA publisert smakebiter fra arkivene på nettsidene. Blant annet har vi fortalt om gatenavn i Kristiansand, skatteligningen i 1905, skoleruta for året 1901, et brev fra Gustav Vigeland og om oljepriser i Vennesla i I tillegg til publisering av smakebiter på nettsiden er samtlige artikler også lagt ut på IKAVAs facebookside. Aktiviteten på denne siden har økt betraktelig, og antallet tilhengere av siden var 138 ved utgangen av IKAVA arbeider med en løsning for formidling av skannede protokoller til publikum. Dette arbeidet er foreløpig i startgropen og vi arbeider videre med enkelte utfordringer i forbindelse med infrastruktur og teknisk utstyr. En løsning er forhåpentligvis på plass i løpet av Bilde 3 - Utsnitt av artikkel på internett om Gustav Vigeland Digitale Bilder i Agder (DBA) IKAVA deltar i samarbeidet Digitale Bilder i Agder sammen med Vest-Agder Museet, Statsarkivet i Kristiansand, flere kommuner og ulike foreninger. Det samarbeides blant annet om en felles nettside som formidler digitaliserte kulturhistoriske foto fra Agder med god dokumentasjon (metadata). Arkivdagen Arkivdagen 2012 ble arrangert i Vennesla kulturhus. IKAVA og Statsarkivet orienterte om sine virksomheter og hadde med originale arkivprotokoller til publikum. Dagen var godt besøkt. Forskningsdagene Forskningsdagene er en nasjonal årlig festival. Arkivsenter sør deltok på forskningstorget i Kristiansand også i Vi hadde bl.a. lokalhistorisk quiz for barn og voksne. Omvisninger m.m. Også i 2012 hadde IKAVA og Statsarkivet omvisninger for studenter fra UiA. Personale fra Kristiansand folkebibliotek har også vært på omvisning. Bård Raustøl orienterte også om kommunale arkiver i forbindelse med DIS Vest-Agder sitt kurs i å skrive slektsbok. Den kulturelle skolesekken IKAVA deltar i Den kulturelle skolesekken i regi av fylkeskommunen. Vårt opplegg Fra fjærpenn til SMS ble i år holdt for 5. og 6. trinn for skoler i Lyngdal og Kristiansand. Opplegget inkluderer en teoretisk del med informasjon om arkiver som unike kilder, og en praktisk del med lesing i originale skoleprotokoller og bruk av fjærpenn og blekk. Side 11 av 16

12 Krigsarkiver.no I 2012 ble nettsiden krigsarkiver.no lansert under et arrangement på Flekkefjord videregående skole. Krigsarkiver.no er et samarbeid mellom IKAVA, Statsarkivet og Stiftelsen Arkivet. Formålet er å tilgjengeliggjøre kilder fra 2. verdenskrig på nett i sammenheng med et eget undervisningsopplegg. Stemmerettsjubileet I forbindelse med jubileet for kvinnelig stemmerett i 2013 er IKAVA involvert i et samarbeid med andre kommunale arkivinstitusjoner. En egen nettside vil bli lansert i Sensitive arkiver IKAVA tilbyr fortsatt en sikker oppbevaring av eierkommunenes sensitive personarkiver. I 2012 ble det hentet inn til sammen 178 bokser med sensitive personarkiver fra eierkommunene. I tillegg ble det hentet inn arkiver som IKAVA skal ordne på betalt oppdrag. I 2012 har vi besvart til sammen 131 henvendelser fra kommunene. Dette er en økning på ni henvendelser fra året før. En del av henvendelsene har kommet i forbindelse med den fylkeskommunale oppreisningsordningen. Denne ble avsluttet i Arkivlokaler Det er fortsatt behov for forskriftsmessige arkivlokaler i kommunene selv om utviklingen går mot mer elektronisk arkivdanning. Det må være forskriftmessige lokaler til både avsluttede papirarkiver og papirarkiver som fortsatt blir produsert. Det kreves også forskriftmessige lokaler til de elektroniske arkivene. IKAVA kan nå tilby godkjente lokaler til eldre og avsluttede arkiver fram til Fokuset i kommunene blir å ha tilfredsstillende lokaler til dagligarkiver og bortsatte arkiver (inntil arkivene er år). Kommunene ble med arkivforskriften pålagt å utbedre sine arkivlokaler slik at kravene i arkivforskriften er overholdt med en frist innen utgangen av Arbeidet med organisering av bortsatte arkiver i kommunene og utbedring lokaler har pågått på overtid i noen kommuner i Flere kommuner har inngått avtaler med IKAVA om betalt forsering av arkivordning for å få arkiver plassert i IKAVAs godkjente lokaler. 9. Eldre og avsluttede arkiver Ordning av eldre arkiver er en høyt prioritert oppgave for IKAVA. Behovet for ordning er fremdeles stort og det er fortsatt mange årsverk med ordningsarbeid som står og venter i kommunene. Ordningsarbeidet innebærer systematisering av arkivmaterialet, rensing, pakking i godkjente mapper og arkivbokser og etikettering, samt registrering av bokser og protokoller i depotstyringssystemet Asta. Arkivkatalogene blir Bilde 4 - Innhenting av arkiver fra Mandal. Eva Aastrup Lia og Alen Maglic ute på oppdrag. Side 12 av 16

13 søkbare på nett gjennom arkivportalen og tilgjengeliggjort på IKAVAs nettside. I 2012 har vi ordnet arkiver både på dager i arbeidsplanene og som egne prosjekt. I henhold til arbeidsdagene for den enkelte kommune har IKAVA ordnet ca. 65 hm med arkiver fra forskjellige organer. Dette er omtrent like mye som i En rekke kommuner har bevilget penger til forsering av ordning av arkiv i egne prosjekt. Totalt ble det ordnet nærmere 220 hm i Det ble blant annet ordnet ferdig prosjekter fra Kvinesdal, Lyngdal, Hægebostad og Vennesla. Et større prosjekt fra Søgne ble påbegynt i 2012 og vil bli ferdig i Det er i tillegg hentet inn materiale fra flere større prosjekter som vil bli påbegynt i I forbindelse med ordningsprosjektene har det gått med en del tid til opplæring av ansatte og administrering av prosjektene. I 2012 gikk IKAVA til innkjøp av en bokskanner. Denne vil bli brukt til skanning av eldre arkivprotokoller i ulike formater. Det er startet et større betalt skanningsprosjekt for Farsund kommune. Dette ferdigstilles i Skanneren ble også brukt til å skanne eldre oppmålingsprotokoller for Oppmålingsvesenet i Kristiansand. Dette var et betalt oppdrag. Selvfinansierte ordnings- og skanningsprosjekter som videreføres/ startes opp i 2013: Søgne kommune Marnardal kommune Farsund kommune, digitalisering og ordning Farsund kommune, skolearkiver Kristiansand kommune, boligselskapet Kristiansand kommune, St. Josephs sykehjem Mandal kommune Songdalen kommune Audnedal kommune PPT Lindesnesregionen 10. Etablering og drift av arkivdepot IKAVA har nå tilstrekkelig kapasitet for å ta imot kommunenes avsluttede og eldre arkiver. Vi leier lokaler av statsarkivet i Kristiansand, og har driftet interkommunalt arkivdepot siden I 2012 tok vi i bruk ti tusen nye hyllemeter i oppgraderte og godkjente leide lokaler i Sørlandsparken. IKAVA kan nå motta eiernes arkiver fram til Leieutgiftene dekkes av økningen i eierbidrag som ble vedtatt i representantskapet i Bilde 5 - Fra depot i Sørlandsparken Side 13 av 16

14 IKAVA har en leiekontrakt fram til 2021 på de nye lokalene og vil arbeide videre for permanente arkivlokaler. IKAVA har lesesal sammen med Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA tar 10 % av vaktene på lesesalen basert på andelen utlånt materiale. Dette innebærer et tidsforbruk på 26 dagsverk. Samarbeidet med statsarkivet innebærer at lesesalen er betjent alle virkedager. I tillegg er det langåpent to dager i uken store deler av året. Samarbeidsordningen fører til gode tjenester til publikum som har liten kostnad for IKAVA. Forespørsler om eldre arkivmateriale Lesesalsbesøket varierer fra måned til måned. I 2012 var det 1044 gjester på lesesalen (mot 1199 i 2011). Det ble lånt ut 320 kommunale arkivstykker (mot 263 i 2011). Dette er 11,5 % av det totale utlånet ved Arkivsenter sør. I tillegg til utlån på lesesal registrerer IKAVA innsynssøknader og fremfinning av historisk materiale. Det er ulik arbeidsbelastning på disse forespørslene. I 2012 var det 114 forespørsler etter historisk arkivmateriale, dette er en økning på 14 fra året før. Bilde 6 - Fra helgebilaget "God helg" i Farsunds avis 14. januar 2012 Depot for elektroniske arkiver I løpet av året er det mottatt 4 nye systemer. I tillegg til disse er det mottatt en større mengde dokumenter tilhørende tidligere deponerte systemer. Disse dokumentene (rundt ) er konvertert fra originalformat (i hovedsak doc, rtf, txt) til PDF/A, som er arkivformatet godkjent for langtidsarkivering. Elektronisk depot pr i tall: Antall deponerte systemer : 50 Antall nye i 2012 : 4 Totalt antall GB : 303 Tidligere brukte konverteringsrutiner for dokumenter Totalt antall filer i depot : viste seg etter stikkprøver å inneholde en del mangler, og det er i 2012 foretatt ny konvertering av dokumenter fra tidligere deponeringer. Dette har ført til at kvaliteten på det arkiverte materialet er mer i samsvar med originalmaterialet skapt av kommunene. I utgangspunktet er det kommunenes eget ansvar å levere dokumenter fra deres systemer i arkivformatet PDF/A. Dette har vist seg vanskelig, og derfor bruker IKAVA mye tid på dette Side 14 av 16

15 arbeidet i etterkant. Nyere fagsystemer og sak/arkiv-systemer produserer automatisk dokumentene i PDF/A, så dette er forhåpentligvis en utfordring som er i ferd med å forsvinne. Det er i løpet av året produsert egen programvare for uttrekk og konvertering av informasjon fra blant annet RMS, Forum Winsak og systemer i Unique-familien. Disse programmene er distribuert til KDRS-nettverket for utprøving, og er tatt i bruk ved IKA Rogaland og IKA Møre og Romsdal. Intern drift Mot slutten av 2011 ble ASTA oppgradert til v5. Dette arbeidet ble fullført i 2012, og nye ASTA er i drift, etter oppgradering av serverpark. IKAVAs serverpark var tidligere plassert i ikke tilfredsstillende lokaler ved Arkivsenter sør. I 2012 ble det inngått avtale med Statsarkivet i Kristiansand om å få benytte en del av deres serverrom. Rommet har dedikert kjøling og strøm, og er et stort skritt i riktig retning. Samtidig ble infrastruktur og resterende maskinpark gjennomgått, og endringer ble gjort for å øke hastighet og kapasitet. 11. Personal og organisasjonsutvikling IKAVA er en kompetansebedrift og selskapets vesentligste verdi ligger i de ansattes kompetanse. Dette gjenspeiles også i at den største enkeltutgiften på budsjettet er personalutgifter. Styret og administrasjonen er derfor opptatt av å vedlikeholde og videreutvikle kompetansen, og bevare den i selskapet. Dette er nødvendig forfortsatt å kunne tilby eierkommunene den best mulige bistanden innen vårt fagfelt og for å bidra til at kommunene produserer og sikrer den dokumentasjonen de trenger og er pålagt å ha. HMS og sykefravær IKAVAs internkontrollsystem er samordnet med systemet til Statsarkivet i Kristiansand. IKAVA har en HMS-plan som skal oppdateres fortløpende. Det ble gjennomført medarbeidersamtaler i I 2012 hadde IKAVA 0,6 % sykefravær, i tillegg kommer noe fravær pga sykt barn. Dette er noe nedgang fra IKAVA har et stabilt lavt sykefravær. IKAVA s virksomhet har en ubetydelig virkning på det ytre miljø. Ekstern deltagelse på kurs, konferanser etc. KAI (Kommunearkivinstitusjonenes) konferanse på Kongsberg, 3/4 dager, (4 deltagere) KDRS-seminar (Kommunalt digitalt ressurssenter) 2 stk (1 deltager) XML-kurs, (1 deltager) PDFA-seminar, Riksarkivet, (1 deltager) Agderseminaret, 2 dager, (2 deltagere) Side 15 av 16

16 KAI (Kommunearkivinstitusjonenes) ledermøte (1 deltager) Studietur til Amsterdam, 3 dager (4 deltagere) Krigsarkiver på nett, møter og lansering (2 deltagere) Møtebøker på nett (1 deltager) Stemmerettsjubileet 2013 (1 deltager) Gerica helsenett informasjon/lansering (3 deltagere) DDV, E-kommunestrategiprosjektet (1 deltager) Workshop Noark-5 ephorte og fagsystemer (1 deltager) Kartseminar ved statsarkivet i Kristiansand (1 deltager) Seminar Bruk og nytte av forskning for innovasjon i offentlig sektor, Forskingsrådet (3 deltagere) Medlemskap Norsk Arkivråd Landslaget for Lokal og Privatarkiv (LLP) KS Bedrift Forskernettverk Agder Samarbeid med Statsarkivet i Kristiansand Samarbeidet med statsarkivet i Kristiansand er løpende og vi vurderer stadig flere samarbeidsprosjekter og -områder. Statsarkivet og IKAVA har i flere år brukt det felles navnet Arkivsenter sør om bygningen og samarbeidet. Dette arbeider vi videre for å bevisstgjøre befolkningen om. I 2012 har vi hatt felles studietur og flere felles faglige forum for å lære av hverandre. Både Statsarkivets og IKAVAs ansatte har deltatt med innlegg. Formidlingsvirksomhet som Arkivdagen og Forskningstorget er årlige faste samarbeidsprosjekter sammen med statsarkivet. Samarbeid med andre relevante institusjoner Vi ser også på samarbeidet med andre lignende arkivinstitusjoner som nyttige og fortsetter å engasjere oss i dette. Slik kan IKAVA være med å bidra og selv trekke Bilde 7 - To nummer av Arkheion utgitt i 2012 veksler på de nettverk av kunnskapsinstitusjoner vi bygger opp. Eksempler på dette er arkivplan.no, langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale og tidsskriftet Arkheion. Styreseminar Det ble gjennomført et styreseminar for IKAVAs styre og faste ansatte. Her ble selskapets reglement, instrukser og delegasjoner gjennomgått og drøftet. De ansatte orienterte om sine arbeidsområder med åpning for utfordringer og fremtidsutsikter. Hensikten var også en gjennomgang og revidering av IKAVAs langtidsarbeidsplaner. Side 16 av 16

MØTEINNKALLING. Forfall meldes til arkivsjefen, Turid Holen som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.

MØTEINNKALLING. Forfall meldes til arkivsjefen, Turid Holen som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. MØTEINNKALLING Utvalg: Representantskapet for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Møtested: Store møterom, IKAVAs lokaler på Arkivsenter sør Dato: 25.03.2014 Tid: 12:00 Forfall meldes til arkivsjefen,

Detaljer

SELSKAPSAVTALE FOR INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER IKS

SELSKAPSAVTALE FOR INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER IKS SELSKAPSAVTALE FOR INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER IKS Opprinnelige vedtekter vedtatt på stiftelsesmøte 20.3.90 med senere endringer. Interkommunalt Arkiv Vest-Agder IKS (IKAVA IKS) er en videreføring

Detaljer

NOTAT ÅRSMELDING 2010 FOR INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER IKS

NOTAT ÅRSMELDING 2010 FOR INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER IKS 1 NOTAT Vår ref. 2011/33-030 Dato 07.02.2011 ÅRSMELDING 2010 FOR INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER IKS 2 3 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD... 4 BAKGRUNN... 5 EIERE... 6 REPRESENTANTSKAPET... 6 STYRET... 6 PERSONALET...

Detaljer

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013

Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013 Byarkivet: Virksomhetsrapport for 2013 Byarkivet er arkivdepot for Tromsø kommunes historiske arkiver. Vi tar imot arkivmateriale som er eldre enn 20 år, men også yngre materiale som har gått ut av aktivt

Detaljer

Elektronisk arkiv hos IKAVA

Elektronisk arkiv hos IKAVA Elektronisk arkiv hos IKAVA Lars-Eivind Bjørtvedt Litt bakgrunn Kommunene og fylkeskommunene har store utfordringer med å sikre og gjøre tilgjengelig bevaringsverdig dokumentasjon. Svakheter ved elektroniske

Detaljer

Informasjonsmøte. Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie

Informasjonsmøte. Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie Informasjonsmøte Fylkesarkivet 26.05.2008 Svein Amblie Det statlige arkivverket Riksarkivet har ansvaret for arkivene etter den statlige sentraladministrasjonen, altså departementer og direktorater mv.,

Detaljer

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015

Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Norsk arkivråd Region Sør 15. desember 2015 Erfaringer fra tilsynsbesøk Arkivsjef Grete Gavelstad Tilsynsbesøk fra Datatilsynet 24. januar 2014 kl 0900-1200 Internkontroll og informasjonssikkerhet Formål

Detaljer

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund

Fagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer

Detaljer

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet

Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring

Detaljer

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet

Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid. Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet Riksarkivarens veiledning i Interkommunalt samarbeid Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Riksarkivet 1 Veiledningen Riksarkivarens Rapporter og retningslinjer nr. 23 Ligger tilgjengelig

Detaljer

Journaldato: 16.2.2010-1.5.2010, Journalenhet: IKAVA - Ikava, Dokumenttype: I,U,n,x, Status: J,A. Dok.dato: 06.01.2009. Klassering: ***** IKAVA/BDS

Journaldato: 16.2.2010-1.5.2010, Journalenhet: IKAVA - Ikava, Dokumenttype: I,U,n,x, Status: J,A. Dok.dato: 06.01.2009. Klassering: ***** IKAVA/BDS Offentlig journal Seleksjon: Rapport generert: 16.2.2010-1.5.2010, Journalenhet: KAVA - kava, Dokumenttype:,,n,x, Status: J,A 03.05.2010 Taushetserklæring, Arkivsenter sør Personalmappe Kjetil Reithaug

Detaljer

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn

Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn Arkivverkets tilsynsvirksomhet praksis og utfordringer Om tilsyn Kort oppsummering av statsarkivets tilsyn herunder litt om kvalitetssikring Om ny strategi for Arkivverkets tilsyn 1 Kort om Arkivverket

Detaljer

Kontaktkonferansen 2015

Kontaktkonferansen 2015 Kontaktkonferansen 2015 Orientering pr mars 2015 Anne Overland, daglig leder IKA Trøndelag Orientering pr mars 2015 SAMDOK=samla samfunnsdokumentasjon For 2015 har strategigruppene valgt ut totalt 12 områder

Detaljer

Selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS

Selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS VEST-AGDER FYLKESREVISJON Rapport til kontrollutvalgene i Vest-Agder Fylkeskommune og Kristiansand kommune Selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS IKAVAs lokaler i Statsarkivet på Prestheia

Detaljer

Tenkte å si litt om...

Tenkte å si litt om... Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner

Detaljer

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007

Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Handlingsplan for Interkommunalt Arkiv Nordland (IKAN) 2006-2007 Målsettinger og tiltak for arbeidet fremover: Handlingsplanen skisserer hovedoppgavene for IKAN i tråd med vedtektene og de føringer IKANs

Detaljer

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583

Saksframlegg. Trondheim kommune. Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Saksframlegg Forslag til inngåelse av medeierskap i interkommunalt arkiv - IKA Trøndelag Arkivsaksnr.: 08/5583 Forslag til innstilling: 1. Bystyret vedtar at Trondheim kommune fremsetter søknad om medeierskap

Detaljer

Årsregnskap. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS IKAVA Org.nr. 971 531 673

Årsregnskap. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS IKAVA Org.nr. 971 531 673 Årsregnskap Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS IKAVA Org.nr. 971 531 673 2010 Driftsregnskap 2010 DRIFTSINNTEKTER Regnskap 2010 Budsjett 2010 Regnskap 2009 Andre salgs- og leieinntekter -584 461-95

Detaljer

Kontaktkonferansen 2012 Stavanger 31. mai 2012

Kontaktkonferansen 2012 Stavanger 31. mai 2012 Kontaktkonferansen 2012 Stavanger 31. mai 2012 Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenterSA et nasjonalt kommunesamarbeid Tor Eivind Johansen, daglig leder KDRS Nasjonalt digitalt arkivsamarbeid

Detaljer

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014

Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Statistikk for kommunale arkivtjenester 2014 Om statistikken Riksarkivarens statistikk for kommunale arkivtjenester retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, og er

Detaljer

Dannelsen av IKA Opplandene. Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008

Dannelsen av IKA Opplandene. Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008 Dannelsen av IKA Opplandene Svein Amblie Fylkesarkivet 26. mai 2008 Historikk i stikkord Hva og hvem er fylkesarkivet? Målet om dannelsen av et IKA strekker seg mange år tilbake. Målet den første tida

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer

ARKIV I KOMMUNEREFORMEN UTFORDRINGER OG MULIGHETER

ARKIV I KOMMUNEREFORMEN UTFORDRINGER OG MULIGHETER ARKIV I KOMMUNEREFORMEN UTFORDRINGER OG MULIGHETER Anna Malmø-Lund 16. september 2015 Utfordringene noen dystre tall KS: 180-200 systemer i en gjennomsnittelig kommune SAMDOK-rapport 2014: min 12 675 bevaringsaktuelle

Detaljer

Handlingsplan 2015/2016

Handlingsplan 2015/2016 Handlingsplan 2015/2016 Innledning Handlingsplanen er utarbeidet for å vise hva som er overordnede mål og retningslinjer for driften av IKA Opplandene i 2015. I planen beskrives også virksomhetens formål

Detaljer

Dok.dato: 05.02.2008. Klassering: IKAVAIKS/BCR. Dok.dato: 14.10.2009. Klassering: IKAVAIKS/LEB. Dok.dato: 02.02.2010. Klassering: IKAVAIKS/LEB

Dok.dato: 05.02.2008. Klassering: IKAVAIKS/BCR. Dok.dato: 14.10.2009. Klassering: IKAVAIKS/LEB. Dok.dato: 02.02.2010. Klassering: IKAVAIKS/LEB Offentlig journal Seleksjon: Rapport generert: 2.5.2010-20.12.2010, Dokumenttype:,,n,x, Status: J,A 20.12.2010 Fjellhallen - telefon med Entra 5.2.08 Fjellhallen - Vest-Agder fylkeskommune/entra eiendom

Detaljer

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand

Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Er du rede til å stå for dine handlinger? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Powerpointbilde nummer en Tips: Begynn med en vits Debatt? Debattinnlegg Rådmennenes skjulte milliongjeld Debattinnlegg?

Detaljer

Arkiv 2013 27. november 2013

Arkiv 2013 27. november 2013 Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til

Detaljer

Arkivforvaltningen i Målselv

Arkivforvaltningen i Målselv Arkivforvaltningen i Målselv kommune Daglig arkivdrift i Målselv kommune Organisering av arkivtjenesten Sentralarkiv Arkivskapere Ansvar og fullmakter Rådmann Arkivleder Virksomhetene Arbeidsoppgaver Arkivleder

Detaljer

Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013

Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013 Åpen Noark 5 kjerne i praksis Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal 24. mai 2013 Agenda Intro NXC Godkjent Noark uttrekk og formidlingsløsninger for kommunale fagsystem Digitalisering av byggesaksarkiv

Detaljer

Saksfremlegg. Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV

Saksfremlegg. Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV Saksfremlegg Saksnr.: 06/206-9 Arkiv: 063 Sakbeh.: Undis Reistad Sakstittel: MEDLEMSKAP I DEPOTORDNING INTERKOMMUNALT ARKIV Planlagt behandling: Formannskap Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen

Detaljer

HANDLINGSPLAN 2013-2016

HANDLINGSPLAN 2013-2016 HANDLINGSPLAN 2013-2016 1. Innledning Handlingsplanen er utarbeidet for å vise hva som er overordnete mål og retningslinjer for driften av Interkommunalt arkiv Troms IKS i perioden 2013-2016. I planen

Detaljer

DEN DIGITALE TIDSALDER

DEN DIGITALE TIDSALDER DEN DIGITALE TIDSALDER Riksarkivar Inga Bolstad 2. juni 2015 Innhold Utfordringer i dag Status helhetlig samfunnsdokumentasjon Hvorfor helhetlig samfunnsdokumentasjon Status: analogt arkivmateriale Status:

Detaljer

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal

Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Informasjon om tilsynsarbeidet i Møre og Romsdal Om tilsyn og rammene for disse Fokusområder i tilsynsarbeidet Hovedutfordringen! Hvordan unngå å få avvik praktiske tips Kontaktkonferanse IKA Møre og Romsdal,

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune

Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet

Detaljer

Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger

Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger Arkiv i interkommunale samarbeidsordninger Interkommunale samarbeid En god og effektiv måte å løse oppgaver på - men til hvilken pris? Samarbeidsordninger a) interkommunalt selskap b) samarbeid etter kommunelovens

Detaljer

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015

Kommunereformen arkivmessige utfordringer. Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Kommunereformen arkivmessige utfordringer Anne Mette Dørum, spesialrådgiver KS Norsk arkivråd 17. mars 2015 Innbyggerforventninger til forvaltningen: Tilbyr de tjenestene jeg har behov for, krav på og

Detaljer

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT?

Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Dagens tema: Nye avleveringsrutinar KVIFOR? KVA ER NYTT? Litt om oss Vibeke Solbakken Lunheim, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Guro Flø, arkivar med hovudansvar for eldre arkiv Åsta Vadset, arkivar

Detaljer

Saksframlegg. ØKT AREALBEHOV VED TRONDHEIM BYARKIV OG ENDREDE FORUTSETNINGER FOR ETABLERING AV ABM-SENTER Arkivsaksnr.: 04/2006

Saksframlegg. ØKT AREALBEHOV VED TRONDHEIM BYARKIV OG ENDREDE FORUTSETNINGER FOR ETABLERING AV ABM-SENTER Arkivsaksnr.: 04/2006 Saksframlegg ØKT AREALBEHOV VED TRONDHEIM BYARKIV OG ENDREDE FORUTSETNINGER FOR ETABLERING AV ABM-SENTER Arkivsaksnr.: 04/2006 Forslag til vedtak: Formannskapet slutter seg til rådmannens forslag om at

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for Norsk Arkivråd Region Øst, 4. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen

Detaljer

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale

Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Vedlikehold og langtidslagring av elektronisk arkivmateriale Foredrag på IKATs kontaktseminar 2004 av arkivsjef Hilde E. Bjørnå, IKAT Innhold Hva innebærer vedlikehold og langtidslagring? Bevaring og sikring

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010)

Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor. Dokument 3:13 (2009 2010) Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor Dokument 3:13 (2009 2010) Presentasjon for IKA Rogaland 18. november 2010 Bakgrunn ABM-meldingen (1999):

Detaljer

REPRESENTANTSKAPSSAK 05/14 ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2013. Går til Representantskapets medlemmer. Representantskapsmøte 2. april 2014

REPRESENTANTSKAPSSAK 05/14 ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2013. Går til Representantskapets medlemmer. Representantskapsmøte 2. april 2014 REPRESENTANTSKAPSSAK 05/14 ÅRSMELDING OG REGNSKAP 2013 Går til Representantskapets medlemmer Representantskapsmøte 2. april 2014 Saksbehandlere Gro Eikeland, Janne Baugerød, Gunhild Aaby og John Olsen

Detaljer

Kontaktkonferansen 2016

Kontaktkonferansen 2016 Kontaktkonferansen 2016 Orientering pr 1.mars 2016 Anne Overland, daglig leder IKA Trøndelag Kontaktkonferansen 2016 Året som gikk, året som kommer og et litt løftet blikk mot horisonten. Nærmere presentasjon

Detaljer

Årsmelding 2012. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Årsmelding 2012. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Innholdsfortegnelse INNLEDNING... 2 DELTAKERE... 2 REPRESENTANTSKAPET... 2 STYRET... 3 ADMINISTRASJON... 3 PERSONALE... 4 ØKONOMI... 5 ARBEID FOR DELTAKERNE... 5 Feltarbeid...

Detaljer

Krav til arkivkunnskap i kommunene

Krav til arkivkunnskap i kommunene Krav til arkivkunnskap i kommunene Av Harald Lindbach Kommunenes arkivtjeneste har gjennomgått stor forandring i de senere årene. Mens det før var alminnelig med en desentralisert arkivtjeneste der nærhet

Detaljer

KAI-konferansen Innblikk i KDRS digitalt depot løsning og arbeidsflyt 16. september 2015 Arendal

KAI-konferansen Innblikk i KDRS digitalt depot løsning og arbeidsflyt 16. september 2015 Arendal KAI-konferansen Innblikk i KDRS digitalt depot løsning og arbeidsflyt 16. september 2015 Arendal Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter SA et nasjonalt kommunesamarbeid Tor Eivind Johansen,

Detaljer

Statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum

Statistikk for arkivinstitusjoner og arkiv i bibliotek og museum Statistikk for og arkiv i bibliotek og museum Statistikken i korte trekk Totalt er det pr 2014 bevart 504 925 hyllemeter arkiv i norske, bibliotek og museer. 468 059 hyllemeter av disse, eller 93 %, blir

Detaljer

Periodisering, bortsetting og avlevering

Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering, bortsetting og avlevering Periodisering Å sette et kontrollert tidsskille ved å dele arkivet inn i perioder. Hvorfor periodisere? Plasshensyn (papirarkiv) Informasjonseffektivitet - Gjenfinning

Detaljer

Interkommunalt Arkiv Finnmark/ IKA Finnmark IKS- IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS. Årsmelding 2011

Interkommunalt Arkiv Finnmark/ IKA Finnmark IKS- IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS. Årsmelding 2011 Interkommunalt Arkiv Finnmark/ IKA Finnmark IKS- IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku IKS Årsmelding 2011 Årsmelding 2011 Interkommunalt Arkiv Finnmark / IKA Finnmark IKS- IKA Finmarkun IKS - IKA Finnmàrku

Detaljer

Drammen 28. januar 2016

Drammen 28. januar 2016 ÅRSMELDING 2015 Drammen 28. januar 2016 Landslaget for lokal- og privatarkiv c/o Bergen byarkiv Postboks 7700 5020 Bergen Tom Oddby styreleder 1 Oppsummering av LLPs aktiviteter i 2015 Administrasjon Økonomi:

Detaljer

Dok.dato: 26.08.2009. Klassering: IKAVA/KRE. Dok.dato: 11.02.2010. Klassering: Elisabeth K. Engstrøm IKAVA/KRE. Dok.dato: 23.03.2010.

Dok.dato: 26.08.2009. Klassering: IKAVA/KRE. Dok.dato: 11.02.2010. Klassering: Elisabeth K. Engstrøm IKAVA/KRE. Dok.dato: 23.03.2010. Offentlig journal Seleksjon: Rapport generert: 16.3.2011-31.10.2011, Dokumenttype:,,x,n, Status: J,A 07.11.2011 nstruks for daglig leder/arkivsjef - revidert nstruks for daglig leder/arkivsjef ved nterkommunalt

Detaljer

Arkivering av elevarkiv

Arkivering av elevarkiv Arkivering av elevarkiv Turid Holen Arkivsjef IKAVA Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS Arkiver i skolen Skolens arkiver er kommunale arkiver, hva innebærer det? Arkivansvar Behandlingsansvar Arkivplan

Detaljer

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver

Kontaktseminar 2005. Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Kontaktseminar 2005 Organisering av depot, bruk av offentlige arkiver Organisering av arkivdepot, bruk av offentlige arkiver 1. Hva er et arkivdepot? 2. Hvilke funksjoner skal et arkivdepot ha? 3. Hva

Detaljer

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt

Detaljer

Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv. Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011

Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv. Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011 Prosjekt digitalisering byggesaksarkiv Dokumentsenteret Elin Langenes 07.09.2011 Utgangspunktet ½ kilometer papirarkiver for perioden 1892-2003 Papirarkiv for perioden 2004-2005 Fullelektronisk fra 2006

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2013. Innhold:

INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2013. Innhold: INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2013 Innhold: INNLEDNING... s. 1 DELTAKERE... s. 1 ÅRSMØTE... s. 1 STYRET... s. 1 ADMINISTRASJON... s. 2 ØKONOMI... s. 3 ARBEID FOR DELTAKERNE... s. 4 ARBEID

Detaljer

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/12 MØTEBOK Møtedato: 23.01.2012 kl. 09.00 10.00 Sted: Rådhuset, kommunestyresalen

Detaljer

Har vi bruk for LLP? Kjetil Reithaug Arkivsjef ved Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS IKAVA. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Har vi bruk for LLP? Kjetil Reithaug Arkivsjef ved Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS IKAVA. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Har vi bruk for LLP? Kjetil Reithaug Arkivsjef ved Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS IKAVA Eller: Trenger vi LLP? Kan du overraske forsamlingen med å snakke pent om LLP, og si at JA vi har bruk for

Detaljer

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge

^ 3 iuly 2010 MOTTATT. Rapport etter utført tilsyn ved UNN 9038 TROMSØ. Gjennomføring. Dokurrentsenteret UNN HF. Universitetssykehuset Nord-Norge A R K I V V E R K E T STATSARKIVET I TROMSØ MOTTATT ^ 3 iuly 2010 Dokurrentsenteret UNN HF Universitetssykehuset Nord-Norge 9038 TROMSØ Deres ref. Vår ref. Dato 2010/2740 HILA 01.06.2010 Rapport etter

Detaljer

Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning

Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014 sikrer at Sentralarkivets virkeområde utvides til å

Detaljer

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Dokumentasjon i interkommunale løsninger Kjetil Reithaug arkivsjef Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA) Program for dagen Hva er problemet/utfordringen? Retningslinjer, lover og regler Hva gjør

Detaljer

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste

Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Retningslinje for PPT Pedagogisk psykologisk tjeneste Forord I 2001 ble retningslinje for klientmapper i PP-tjenesten ferdigstilt. Siden den gang har det skjedd en del endringer spesielt med tanke på bortfall

Detaljer

GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM 14/06/2013. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30.

GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM 14/06/2013. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. Documaster skanning og arkiv IKA Rogaland -30. mai 2013 GODKJENT NOARK UTTREKK OG FORMIDLINGSLØSNINGER FOR KOMMUNALE FAGSYSTEM NXC AS INDUSTRIGATA 36 0357 OSLO WWW.NXC.NO 2 1 BRUKEN AV NOARK5 3 DAGENS

Detaljer

Styreinstruks for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS vedtatt av styret 26.8.2009

Styreinstruks for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS vedtatt av styret 26.8.2009 2009/78-033 26.08.2009 Styreinstruks for Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS vedtatt av styret 26.8.2009 1. FORMÅL Formålet med denne styreinstruks er å gi regler om arbeidsform og saksbehandling for

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS

ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS ARKIVVERKETS EARKIV- PROSJEKT : STATUS Tor Anton Gaarder Oslo 21. oktober 2015 Litt om meg: Status earkiv? Hvorfor? Hva er det? Når kommer det? Hva sier statsbudsjettet? Programkategori 08.20 i kulturdepartementets

Detaljer

IKAF Interkommunalt Arkiv Finnmark

IKAF Interkommunalt Arkiv Finnmark IKAF Interkommunalt Arkiv Finnmark IKAF ble - opprettet i 1997 som en samarbeidsordning (kml 27) mellom kommuner formål bevare arkiv i kommunene. Finansiert gjennom tilskudd fra kommunene basert på folketall,

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw ertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer ARKIVPLAN FOR HATTFJELLDAL tyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty KOMMUNE: uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui Retningslinjer for behandling

Detaljer

Årsmelding 2012 for IKA Øst

Årsmelding 2012 for IKA Øst Årsmelding 2012 for IKA Øst Årsmeldingen er strukturert i hht. virksomhetsplanen med et hovedskille mellom egenforvaltning og fagsaker. Egenforvaltning. IKA Øst har vært i løpende drift med en ansatt og

Detaljer

Felles dokumentsenter for Arendal og Grimstad Innlegg på KAI-konferansen, Aust-Agder Museum og Arkiv, 16.09.2015

Felles dokumentsenter for Arendal og Grimstad Innlegg på KAI-konferansen, Aust-Agder Museum og Arkiv, 16.09.2015 Felles dokumentsenter for Arendal og Grimstad Innlegg på KAI-konferansen, Aust-Agder Museum og Arkiv, 16.09.2015 Kåre Gamlemshaug Fagleder dokumentsenteret Agder kommunale støttetjenester By Finnmark77

Detaljer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer

Ei g. Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer H ARKIVVERKET STATSARKIVET I TROMSØ Ei g Gamvik kommune Postboks 174 9770 MEHAMN Deres ref Vår ref. Dato 2015/24156 SVNI 08.12.2015 Endelig tilsynsrapport med pålegg om utbedringer Statsarkivet i Tromsø

Detaljer

INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2014. Innhold:

INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2014. Innhold: Godkjent i årsmøte 15. april 2015 INTERKOMMUNALT ARKIV TROMS (IKAT) ÅRSMELDING 2014 Innhold: INNLEDNING... s. 1 DELTAKERE... s. 1 ÅRSMØTE... s. 1 STYRET... s. 1 ADMINISTRASJON... s. 2 ØKONOMI... s. 4 ARBEID

Detaljer

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd

Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Stortingsmelding om arkiv -kva no? Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Hva er Norsk Arkivråd? Landets største arkivfaglige interesseorganisasjon For alle som arbeider med eller er interessert

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Nye bevaringsregler for kommunal sektor. Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Kontaktkonferansen 27. mai 2014

Nye bevaringsregler for kommunal sektor. Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Kontaktkonferansen 27. mai 2014 Nye bevaringsregler for kommunal sektor Tor Ingve Johannessen Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Kontaktkonferansen 27. mai 2014 Bakgrunn 1. februar 2014 ble bevarings- og kassasjonsbestemmelsene for

Detaljer

SAMARBEID SETT FRA EN INTERKOMMUNAL ARKIVINSTITUSJON

SAMARBEID SETT FRA EN INTERKOMMUNAL ARKIVINSTITUSJON Innlegg på Kongsberg 1. mars 2006 Hilde Elvine Bjørnå, IKA Troms SAMARBEID SETT FRA EN INTERKOMMUNAL ARKIVINSTITUSJON Innledning IKA Troms ble etablert i 1992. 22 av 25 primærkommuner deltar i ordningen.

Detaljer

Digitalisering av byggesaksarkiver i Bergen kommune

Digitalisering av byggesaksarkiver i Bergen kommune Digitalisering av byggesaksarkiver i Bergen kommune Metode og gjennomføring for en konserntjeneste Stig Narve Brunstad, Bergen byarkiv De neste 45 minuttene Digitaliseringsenheten Byggesaksprosjektet Produksjonsløype

Detaljer

Arkivhistorie i Norge

Arkivhistorie i Norge Lovverket Arkivhistorie i Norge 1270-årene:Lagabøtes «Hirdskrå». Fra 1300-tallet:Akershus slott og Kanselliarkivet, Danmark. 1572: Arkivet ble stattholderembete. 1840: fast embetsverk for nasjonalt arkiv.

Detaljer

Årsmelding for IKAN. Evenes. Lødingen. Steigen. Sørfold. Røst Bodø. Gildeskål. Saltdal. Meløy. Lurøy. Vega. Grane. Andøy. Øksnes. Tjeldsund.

Årsmelding for IKAN. Evenes. Lødingen. Steigen. Sørfold. Røst Bodø. Gildeskål. Saltdal. Meløy. Lurøy. Vega. Grane. Andøy. Øksnes. Tjeldsund. Årsmelding for IKAN Øksnes Andøy Vestvågøy Flakstad Moskenes Værøy Bø Vågan Hadsel Steigen Sortland Lødingen Tjeldsund Evenes Ballangen Hamarøy Tysfjord Narvik Røst Bodø Sørfold Fauske Gildeskål Meløy

Detaljer

Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten

Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten Arkivmeldinga hvor står vi? - Bakgrunn - Prosessen - Arkivmeldingen - Tilbakemeldingene - Politisk behandling - Videre oppfølging - Debatten Drammen byarkiv - Kommunearkiv 1987-1992 - Byarkiv opprettet

Detaljer

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi

NOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende

Detaljer

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc

Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer. http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Tilsyn med arkiv i kommunal sektor funn og erfaringer http://www.clipartbest.com/clipart-ntx8gdanc Synnøve Østebø og Ine Fintland, 21.05.2015 Tilsyn hvilken rolle har Arkivverket? Arkivverket Består av

Detaljer

Saksbehandlere Gro Eikeland, Janne Baugerød, Gunhild Aaby, John Olsen m.fl.

Saksbehandlere Gro Eikeland, Janne Baugerød, Gunhild Aaby, John Olsen m.fl. STYRESAK 03/15 ÅRSMELDING 2014 INKL. REGNSKAP Går til Styrets medlemmer Styremøte 26. februar 2015 Saksbehandlere Gro Eikeland, Janne Baugerød, Gunhild Aaby, John Olsen m.fl. Saksfremlegg Vedlagt saksframlegget

Detaljer

Samdok samla samfunnsdokumentasjon

Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE Arkiv i (3) Synkron avlevering (KOMM) /IKA Kongsberg Utarbeidet av Gunnar Urtegaard/Kari Frodesen Rapportdato 12.01.2015 1 av 7 OPPGAVE

Detaljer

Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS

Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS «Arkiv for IKT-folk og IKT for arkivfolk - grunnkurs i bevaring av earkiv» Erfaring og evaluering. Sigve Espeland IKA Rogaland Hva ønsker IKA? Større bevissthet omkring

Detaljer

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.

Samdok. Samdok og. Arkiv i e-forvaltning. KDRS-samling 14. november 2013. Arkiv i e-forvaltning. Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok. Samdok samla samfunnsdokumentasjon Samdok og Arkiv i e-forvaltning DELPROSJEKT Arkiv i e-forvaltning KDRS-samling 14. november 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet http://samdok.com Innhold Bakgrunn Riksrevisjonens

Detaljer

VEFSN KOMMUNE. Asle H Tveiti Kommunearkivar

VEFSN KOMMUNE. Asle H Tveiti Kommunearkivar Asle H Tveiti Kommunearkivar EDB-kandidat ved EDB-skolen Arkivakademiet Arbeidet ca 22 år i Forsvaret - hvorav 3 år som arkivar Regional arkivar AiN i Sandnessjøen i 1994-95 Kommunearkivar i Vefsn kommune

Detaljer

Årsmelding for IKAN. Evenes. Lødingen. Steigen. Sørfold. Røst Bodø. Gildeskål. Saltdal. Meløy. Lurøy. Vega. Grane. Andøy. Øksnes. Tjeldsund.

Årsmelding for IKAN. Evenes. Lødingen. Steigen. Sørfold. Røst Bodø. Gildeskål. Saltdal. Meløy. Lurøy. Vega. Grane. Andøy. Øksnes. Tjeldsund. Andøy Årsmelding for IKAN Øksnes Vestvågøy Flakstad Moskenes Værøy Bø Vågan Hadsel Steigen Sortland Tjeldsund Evenes Lødingen Ballangen Hamarøy Tysfjord Narvik Røst Bodø Sørfold Fauske Gildeskål Meløy

Detaljer

Saksbehandlere Gro Eikeland, Janne Baugerød, Gunhild Aaby, John Olsen m.fl.

Saksbehandlere Gro Eikeland, Janne Baugerød, Gunhild Aaby, John Olsen m.fl. REPRESENTANTSKAPSSAK 04/15 ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP 2014 Går til Representantskapets medlemmer Styremøte 12. mars 2015 Saksbehandlere Gro Eikeland, Janne Baugerød, Gunhild Aaby, John Olsen m.fl. Saksfremlegg

Detaljer

Arkiv i Nordland. KAIs rolle i et interkommunalt samarbeid. Tilskuer, rådgiver, eller?

Arkiv i Nordland. KAIs rolle i et interkommunalt samarbeid. Tilskuer, rådgiver, eller? Arkiv i Nordland KAIs rolle i et interkommunalt samarbeid. Tilskuer, rådgiver, eller? 01.11.2010 1 Hvorfor er interkommunale samarbeidsordninger blitt et tema! Situasjonen i Nordland Hva er utfordringene?

Detaljer

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no

FOR SJØSIKKERHET I ET RENT MILJØ. Noark 5 i praksis. Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Noark 5 i praksis Bjørn Tore Fasmer btf@sdir.no Oversikt Innledning om arkivprosjektet Hva er forskjellen mellom sak/arkivsystemer og arkiv i fagsystem? Erfaringer med Noark 5 Hvordan Noark 5-standarden

Detaljer

Revidering av lover med betydning for arkiv

Revidering av lover med betydning for arkiv Revidering av lover med betydning for arkiv v/sveinung Meyer Svendsen rådgiver Arkiv i Nordland 24. April 2014 Foto: Peter Hamlin Tre tema 1. Offentleglova skal evalueres (og trolig revideres). 2. Arkivlova

Detaljer

DIGITALISERING AV ARKIV. Kontaktkonferansen 2015 IKA Møre og Romsdal IKS Molde 28. mai 2015

DIGITALISERING AV ARKIV. Kontaktkonferansen 2015 IKA Møre og Romsdal IKS Molde 28. mai 2015 DIGITALISERING AV ARKIV Kontaktkonferansen 2015 IKA Møre og Romsdal IKS Molde 28. mai 2015 AGENDA: - Kort historikk om SEDAK - Presentasjon av kven er, kva er og korleis - Metode for framtid i høve digitalisering

Detaljer

Bevaring av nettsider

Bevaring av nettsider Bevaring av nettsider Hans Knut Trælhaug Riksarkivet Norsk Arkivråd, 28. oktober 2010 1 Arkivloven formålet med arkivloven ( 1) er å sikre arkiv som o har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi

Detaljer

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten

IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten IKAVAs seminar om dokumentasjon og arkivering i barnevernstjenesten Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om godt arkiv og hvorfor, elektroniske fagsystemer, sms og sosiale media 11.30 Lunsj 12.00

Detaljer