Styresak 18/2010: Mulighetsstudie ikke-medisinske tjenester

Transkript

1 Styresak 18/2010: Mulighetsstudie ikke-medisinske tjenester Møtedat: Møtested: Sandnessjøen Bakgrunn Helse Nrd RHF har i samarbeide med de ulike fretakene gjennmført en mfattende kartlegging av effektiviseringsptensialet fr ikke medisinske støttefunksjner (Renhld, Vaskeri, Catering, Kntrstøtte, Eiendmsfrvaltning). Studien har knkludert med at det finnes ptensial fr besparelser innen de gitte mråder. Dette frutsetter eksplisitte krav til prduktivitet, samrdning g standardisering av tjenester. Dette kan ppnås gjennm egen mstilling, frbedrede tjenesteinnkjøp, tjenesteutsetting eller kmbinasjner av dette. Knklusjner Avdelingssjefene fr intern service ved henhldsvis Msjøen, Sandnessjøen g M i Rana har hatt ansvaret fr gjennmgang av rapprten fr sine mråder. De har jbbet gdt med materialet i sluttrapprten. Det er viktig å pengtere at tallene g derav gså knklusjnene i Rkade sin rapprt, tas sm indikasjner i frhld til hvilke mråder Helgelandssykehuset bør fkusere på. At tallmaterialet, både i beskrivelsen av nåsituasjnen (2008) g beste praksis, kan innehlde feilkilder vektlegges ikke. Mulighetsstudien har ikke pekt på stre effektiviseringsptensialer knyttet til driften innen de gitte mråder i Helgelandssykehuset. Dette må betegnes sm psitivt, g indikerer et sunt kstnadsfkus, innen disse mrådene. Det kan synes sm m det er mest å hente innenfr innkjøp av varer g tjenester, samt energiøknmisering. Krt ppsummert: Renhld: Kstnadseffektiv drift, ingen vesentlige endringer freslås. Ingen frventede besparelser. Vaskeri: Gjeldende avtale prlngert ut Ny avtale vil neppe føre til lavere kilpriser. Catering: Behv fr investeringer i Sandnessjøen g M i Rana. Lønnsmhet utredes. Ekstern leveranse av middagsmat vurderes gså i Sandnessjøen g M i Rana. Msjøen har dette allerede. Øvrige tiltak knyttet til kvalitetssikring g svinnfrebygging. Neppe stre nett øknmiske gevinster å hente. Kntrstøtte: Ingen tiltak freslått ut ver det sm allerede er iverksatt. Eiendmsfrvaltning: Identifisere lønnsmme ENØK-tiltak. Felles prsjekt i Helgelandssykehuset. Arbeide med å vri pengebruken fra drift til vedlikehld. Ut fra ppsummeringen vil de tekniske avdelingene jbbe videre med å ppretthlde gd drift innen de ikke medisinske støttefunksjnene. Samtidig må det jbbes videre med drift g frbedret drift innen matleveranser/kjøkken, samt økt fkus på energibesparende tiltak. STYREDOKUMENT Side 71 av 99

2 Vedlegg: Vedlegg 1: Vurdering av rapprt fra enhetene Vedlegg 2: Rapprt Mulighetsstudie eget vedlegg VEDTAKSFORSLAG: Styret viser til at det ikke er stre muligheter fr større kstnadsreduksjner på dette feltet, men ber m at gså mindre tiltak systematisk følges pp. Jan Erik Furunes Fretaksdirektør Saksbehandler: Avdelingsdirektør Per Martin Knutsen STYREDOKUMENT Side 72 av 99

3 Vedlegg 1 VEDLEGG: VURDERING AV RAPPORT FRA ENHETENE Mulighetsstudie ikke medisinske tjenester Helgelandssykehuset Msjøen. Renhld Rapprten sier: Dagens kstnad: 3,7 mill. Beste praksis: 5.0 Innføring av INSTA 800 Innføring av SLA Kmmentar Vaskeri Catering Viser at kstnadsnivået i Msjøen er lavt. Renhld har vært gjennm en ptimalisering g knkurranseutsetting i 2004/2005. Dette medførte delvis innføring av INSTA 800 basert på tall fra Renplan Gjennmgangen g knkurranseutsettingen medførte nedbemanning g endring i renhldsrutiner. (Ytelsesbasert renhld) Tiltak Msjøen: Oppdatering g revisjn av RENPLAN 2000 med tanke på INSTA 800. Ytelsesbasert renhld basert på INSTA 800 gjennmgås med tanke på ptimalisering. Kurs avhldes i uke 10 fr husøknmer i HF. Anbefaler ikke innføring av SLA i denne mgang. Rapprten sier Dagens kstnad: 1mill. Beste praksis: 2mill Anbefaler aktiv frsyning Kmmentar Kstnadsnivået lavt Har delvis aktiv frsyning med leveranse på henger Avtale felles med Sandnessjøen. Tiltak: Løpende ppfølging av mengder/pris Refrhandling av avtale. Felles fr HF Rapprten sier: Dagens kstnad: 4,7mill. Beste praksis: 4,5mill. Rapprten anbefaler kk/kjøl eller Steamplicity Kmmentar Beskrivelsen av Catering i Msjøen er direkte feil!! Msjøen kjøper allerede kk/kjøl mat fra Vefsn Samdriftskjøkken AS (Sykehuset medeier her) g har således lagt m kjøkkendrift fra eget prduksjnskjøkken, til innkjøp av enheter fr kk/kjøl. Ser ingen mulighet fr ytterlige endring. Det må i så fall være fra knkurrerende kjøkken. Vefsn Samdriftskjøkken AS har pr i dag kapasitet til utvidelse. Pstkjøkken varmer g prsjnerer ut på brett enheter fr servering (middag) fra prduksjnslinje KOK/KJØL Pstkjøkken tilbereder g prsjnerer ut frkst g kvelds. Det stemmer IKKE at pleiepersnalet har alle ppgaver knyttet til håndtering av mat. Dette ivaretas av kjøkkenassistenter. KUN servering fretas av pleiepersnell. Mat tilberedes IKKE på små tekjøkken. Vi har ett pstkjøkken på sengeavdelingen sm prduserer mat til pasienter ved gitte tidspunkter, g t tekjøkken (Føde g INT) hvr pleierne m nødvendig varmer kk/kjøl mat tilpasset pasientens matlyst g behv utenm nrmal servering. Sengeavdelingens pstkjøkken er fr lite i hht mattilsynets krav. Krever ne investering i arealendring. Kkk har vært langtidssykemeldt. Samarbeidet mlm ernæringsfysilg mhp diett har vært ne redusert i denne periden. Fagkmpetanse mangler. STYREDOKUMENT Side 73 av 99

4 Tiltak Msjøen Kkk ansettes i 60% stilling. Får ansvar fr IK-mat, samt samarbeid avd.leder/ernæringsfysilg fr dietter g spesialmenyer etc. Kkk får ansvar fr ppfølging av bestillinger/svinn etc. Arealet på pstkjøkken planlagt endret fr bedre kvalitet g ivaretakelse av mattilsynets krav. Kantine vurderer salgsfremmende tiltak i samarbeid med kkk. Små innsparingsptensialer brtsett fra mer kntrll med svinn, g økning salg i kantine.. Sentralbrd/kntrstøtte/servicetrg Rapprten sier: Innføring av felles løsninger sentralbrd Innføring av servicetrg Kmmentar Helgelandssykehuset har allerede innført felles sentralbrd. Tiltak Optimalisere felles sentralbrd (felles fr HF) Servicetrg/felles ekspedisjn MSJ planlagt g innføres i 2010 Eiendmsfrvaltning Rapprten sier: Innsparingsptensiale på felles innkjøp Innsparingsptensiale på Energi Kmmentar: Bedre innkjøpsavtaler. Må gjøres bedre tilgjengelig Vanskelig å tallfeste ptensialer da prisene g mengder varierer. Tiltak Msjøen Innkjøpsavtaler (felles HF) Fkus på ENØK-tiltak Gjennmgang av knsulent på energisiden. Kartlegging av frbruksspunkter fr å finne innsparingsptensialer. Mulig innføring av sneregistrering energi. Det brukes fr lite penger til vedlikehld. Søke å få vridning fra ad-hc drift til planlagt vedlikehld. STYREDOKUMENT Side 74 av 99

5 Mulighetsstudie ikke-medisinske tjenester Helgelandssykehuset Sandnessjøen. Renhld Rapprten sier: Dagens kst: 5,1 mill. Beste praksis: 4,8 mill. Anbefaler SLA basert på INSTA 800-nrmen. Kmmentar Renhld var ute på anbud i Sandnessjøen valgte da å frtsette drift i egen regi. Knkurranseutsettingen medførte nedbemanning på ca 1,6 stillinger. Kstnadsnivået var da høyst akseptabelt sett i frhld til innkmmende anbud. Innføring av SLA (Service Level Agreement) vil islert sett kste tid g penger. Tiltak Sandnessjøen: Videre bruk av renhldsprgrammet RENPLAN, g nrmen INSTA 800. Husøknmen ved Sandnessjøen gjennmgår i disse dager kurs i INSTA 800. Oppdatere innlagte data i RENPLAN slik at dataene er i samsvar med dagens bruk av areal. Det har skjedd en del endinger i bruk av arealene siden Arbeidet er startet Innføring av SLA anbefales ikke i første mgang. Vaskeri Rapprten sier: Dagens kst: 1,3 mill. Beste praksis: 3,1 mill. Anbefaler aktiv frsyning g standardisering av tøy. Kmmentar Sandnessjøen/Msjøen (felles avtale) har sannsynligvis gunstige priser på vaskeritjenester i dag. Gapet i frhld til beste praksis kan tyde på at vi ved neste anbudsrunde kan frvente høyere priser. Dagens avtale er prlngert ut Sammenligningene er kun gjrt på grunnlag av kr/kg. Man har ikke sett på eksempelvis kg/liggedøgn eller kr/ansatt. Det kan finnes ptensialer her. Sandnessjøen har aktiv frsyning samt leveranse av arbeidstøy på henger. Tiltak Sandnessjøen: Hlde fkus på tiltak fr å hlde antall kil vasket tøy på riktig nivå. Catering Vurdere utvidelse av rm fr mttak av tøy slik at det tilfredsstiller hygienekrav. Felles vaskeri anbud fr de tre enhetene. Helgelandssykehuset bør ha ny avtale på plass fra Rapprten sier: Dagens kst: 7,2 mill. Beste praksis (eksternt levert): 6,7mill. Anbefaler middagsservering basert på kk/kjøl eller steamplicity-knsept. Kmmentar: Det kan ligge innsparingsptensial i å få kntrll på mulig svinn. Dagens sengepst med./kir. (sammenslått på en etasje) er fr trangbdde til at det er mulig å bruke mer areal til pstkjøkken. Pstkjøkkenet er lite, g er ikke egnet fr tilbereding av mat. Det betyr at dagens hvedkjøkkenet frtsatt må brukes til tilberedning av all mat uansett m vi velger å kjøpe den eksternt eller prdusere den selv. Kjøkkenlkalet er strt g uhensiktsmessig med mye gammelt utstyr. Investering i bygg g utstyr vil gi mer effektiv drift. Tiltak Sandnessjøen: Sikre at leverte mengder stemmer med pasienttallet. Vil kreve mer ressursbruk i en peride. Kartlegge m mdernisering av kjøkkenet er øknmisk frsvarlig. Vurdere innhenting av priser på eksternt levert middagsmat. Kartlegge mulige besparelser ved å kutte baking, dvs. kjøp av alt bakverk. Vurdere bruk av bistand utenifra fr å gi råd m mer effektiv drift. STYREDOKUMENT Side 75 av 99

6 Eiendmsfrvaltning Rapprten sier: Ptensial på innkjøpte varer g tjenester 0,5 mill Ptensial på energi 0,5 mill Peker generelt på at HN bruker fr lite penger til vedlikehld. Kmmentar: Arbeidet med bedre innkjøpsavtaler vil fregå i HN- g HINAS-regi. Krnebeløp på gevinst av arbeid med energitiltak er vanskelige å tallfeste, da energiprisen er ufrutsigbar. Gevinstene vil bli beskrevet i kwh/år per tiltak. Tiltak Sandnessjøen: Frbedre kvaliteten påkntering etter NS3454 (Livssykluskstnader fr byggverk) fr å kunne identifisere g sammenligne kstnader til henhldsvis frvaltning drift vedlikehld utvikling service. Innleie av knsulenthjelp fr å identifisere de mest lønnsmme ENØK-tiltakene på hver enhet. (Felles prsjekt fr Helgelandssykehuset) Internt arbeid med energippfølging. Frsøke å bruke større andel av budsjettet til planlagt vedlikehld. Ad-hc reparasjner sm haster blir fte unødvendig dyre. Sluttkmmentar: Har ikke brukt tid på å kvalitetssikre tallene fra Rkade. Sandnessjøen har få systemer sm gir de tallene Rkade har etterspurt, da sett brt fra Agress g DIPS. Slik at de fleste av tallene er basert på antakelser fra en rekke persner. Dette skaper fare fr feilkilder, g tallene blir vaskelig å kvalitetssikre i ettertid. De ressursene sm brukes ute i avdelingene på renhld g matservering er tillagt tallene fr kjøkken g renhlds avdelingene. Er usikker på m at dette er gjrt ved de andre enhetene. Dette kan skape et høyere kstnadsbilde fr Sandnessjøen sett i frhld til de andre enhetene. STYREDOKUMENT Side 76 av 99

7 Mulighetsstudie ikke-medisinske tjenester Helgelandssykehuset M i Rana. Renhld Rapprten sier: Dagens kst: 5,1 mill. Beste praksis: 5,6 mill. Anbefaler SLA basert på INSTA 800-nrmen. Kmmentar Renhld var ute på anbud fr fem år siden. Vi valgte å frtsette drift i egen regi. Kstnadsnivået høyst akseptabelt Innføring av SLA (Service Level Agreement) vil islert sett kste tid g penger. Vaskeri Catering Tiltak M i Rana: Videre bruk av renhldsprgrammet RENPLAN, g nrmen INSTA 800. Innføring av SLA anbefales ikke i første mgang. Rapprten sier: Dagens kst: 2,6 mill. Beste praksis: 3,7 mill. Anbefaler aktiv frsyning g standardisering av tøy. Kmmentar Vi har sannsynligvis gunstige priser på vaskeriavtalen på Helgeland per i dag. Gapet i frhld til beste praksis kan tyde på at vi ved neste anbudsrunde kan frvente høyere priser. Sammenligningene er kun gjrt på grunnlag av kr/kg. Man har ikke sett på eksempelvis kg/liggedøgn eller kr/ansatt. Det kan finnes ptensialer her. Tiltak M i Rana: Hlde fkus på tiltak fr å hlde antall kil vasket tøy på riktig nivå. Vurdere bygningsmessige tiltak fr å kunne mtta arbeidstøy på henger. Rapprten sier: Dagens kst: 8,4 mill. Beste praksis (eksternt levert): 7,9 mill. Frbedringsptensial i egen regi: 1,7 mill. Anbefaler middagsservering basert på kk/kjøl eller steamplicity-knsept. Kmmentar: Dagens kstnad per måltid er beregnet ut fra pasientaktivitet, ikke ut fra faktisk levert mengde fra kjøkkenet. Det kan ligge innsparingsptensial i å få kntrll på mulig svinn. Sengepstene er fr trangbdde til at det er tilrådelig å bruke mer areal til pstkjøkken. Det betyr at kjøkkenet i kjelleren frtsatt må brukes til ppvarming av middagsmat uansett m vi velger å kjøpe den eksternt eller prdusere den selv. Kjøkkenlkalet er strt g uhensiktsmessig med mye gammelt utstyr. Investering i bygg g utstyr vil gi mer effektiv drift. Kjøkkenet har høyt sykefravær relatert til fysiske frhld. Reduksjn i sykefraværet vil gså redusere kstnadene. Tiltak M i Rana: Sikre at leverte mengder stemmer med pasienttallet. Vil kreve mer ressursbruk i en peride. Bygge m kjøkken til mindre g mer hensiktsmessig areal. Løsning g kstnadsverslag er under arbeid. Hente priser på eksternt levert middagsmat. Antatt besparelse: 0,5 mill / år. Kntrstøtte Rapprten sier: Anbefaler at det utredes tekniske løsninger fr felles sentralbrd fr Helse Nrd. Anbefaler servicesenter. Kmmentar: Tilgjengelighet g servicegrad verfr våre brukere er trlig mer avhengig av støttesystemene, g av tilgjengeligheten hs de publikum ønsker kntakt med, enn av hvr sentralbrdbetjeningen faktisk sitter. Helgelandssykehuset har felles sentralbrd. Felles ekspedisjn tatt i bruk. Basert på servicesenter -tanken. STYREDOKUMENT Side 77 av 99

8 Tiltak M i Rana: Ingen ut ver det sm allerede er satt i verk. Eiendmsfrvaltning Rapprten sier: Strt ptensial (2,3 mill.) på innkjøpte varer g tjenester. Strt ptensial (0,7 mill.) på energi. Peker generelt fr HN på at det brukes fr lite penger på vedlikehld. Kmmentar: Året 2008 var det høy aktivitet på vedlikehld / mbygginger, g sånn sett (dessverre) ikke representativt fr nrmal pengebruk. Arbeidet med bedre innkjøpsavtaler vil fregå i HN- g HINAS-regi. Krnebeløp på gevinst av arbeid med energitiltak er vanskelige å tallfeste, da energiprisen er nget ufrutsigbar. Gevinstene vil bli beskrevet i kwh/år per tiltak. Tiltak M i Rana: Frtsatt kntering etter NS3454 (Livssykluskstnader fr byggverk) fr å kunne identifisere g sammenligne kstnader til henhldsvis frvaltning drift vedlikehld utvikling service. Innleie av knsulenthjelp fr å identifisere de mest lønnsmme ENØK-tiltakene på hver enhet. (Felles prsjekt fr Helgelandssykehuset) Internt arbeid med energippfølging. Mål: Reduksjn med kwh i frhld til (Ca 5%) STYREDOKUMENT Side 78 av 99