Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Selbu kommune Arkivsak: 14/115 Møtedato/tid: , kl. 18:00 Møtested: Formannskapssalen, rådhuset Møtedeltakere: Ole Halvard Bondahl, leder Arnstein Trøite Ane Bondahl Marit J. Bårdsgård Stokke Oddvar Olsen Forfall: Ingen. Andre møtende: Ordfører Rådmannen Tor-Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS Kopi: 1.varamedlemmer, postmottak Selbu kommune, postmottak RMN, Nea Radio, Selbyggen, Wenche Holt RMN og Anna Ølnes RMN. Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Ole Halvard Bondahl(sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, Konsek 1

2 Sakliste 021/14 022/14 023/14 024/14 025/14 026/14 027/14 028/14 Orienteringer om praksis for eventuelle møter utenfor formelle fora. Bestilling av selskapskontroll Selbu-Trykk AS. Plan for selskapskontroll Innledende diskusjon om plan for forvaltningsrevisjon Gavemidler 2013 Selbu kommune. Forslag til økonomiplan og budsjett 2015 for kontrollutvalget. Referatsaker til kontrollutvalgets møte Eventuelt. 2

3 Orienteringer om praksis for eventuelle møter utenfor formelle fora. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 021/14 Arvid Hanssen /223-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Vedlegg Møteoffentlighet i Nes kommune - Sivilombudsmannens uttalelse Saksutredning I tilknytning til referatsaker i kontrollutvalgets møte den , sak 18/14, lå det med en uttalelse fra Sivilombudsmannen om møteoffentlighet i Nes kommune. Uttalelsen følger som vedlegg i denne saken. Kontrollutvalget protokollerte følgende i sak 18, pkt 3: Kontrollutvalget ber om at rådmannen og ordfører gir en oversikt over praksis for eventuelle møter utenfor formelle fora. Bakgrunnen for ønske er Sivilombudsmannens uttalelse vedrørende eksempel fra Nes kommune. Rådmannen og ordfører har fått tilsendt protokollen fra kontrollutvalgets møte , samt Sivilombudsmannens uttalelse. Begge møter i kontrollutvalget og vil orientere og svare på eventuelle spørsmål. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem for kontrollutvalget med innstilling om at den tas til orientering. Utvalget må på bakgrunn av tilbakemelding fra ordfører og rådmann vurdere om det er behov for å fremme annet forslag. 3

4 Møteoffentlighet i Nes kommune 25. april 2014 (sak 2013/2672) Denne saken gjelder spørsmålet om manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune var i strid med reglene i kommuneloven om møteoffentlighet. Nes kommune mente at budsjettseminarer for blant annet de folkevalgte, som ble avholdt før kommunen hadde påbegynt sin budsjettforberedelse, ikke var møter i kommunelovens forstand. Kommunen viste til at seminarene var lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. Jeg mener det knytter seg tvil til kommunens forståelse av at det aktuelle seminaret faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Selv om det var administrasjonen som tok initiativ til og kalte de folkevalgte inn til seminarene, var ikke dette avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i folkevalgte organ». Dette kunne i tilfelle bare være ett av flere momenter i helhetsvurderingen. At kommunen karakteriserte seminarene som «informasjonsmøter» som ble avholdt som ledd i den administrative saksbehandlingen, var heller ikke avgjørende. Det var hensikten med møtene og de folkevalgtes faktiske mulighet til å drøfte de aktuelle problemstillingene og komme med innspill til administrasjonens videre arbeid, som veide tyngst i vurderingen. Etter dette er det vanskelig å se at ikke budsjettseminarene var en del av den politiske budsjettprosessen slik at de skulle vært underlagt saksbehandlingsreglene i kommuneloven kapittel 6, herunder bestemmelsen om møteoffentlighet i 31. Bakgrunn Avisen Raumnes ved journalistene Jan Erik Hæhre og Thomas Frigård klaget 14. oktober 2013 over manglende kunngjøring og offentlighet av «budsjettseminarer» i Nes kommune. De viste til at politikere og representanter for administrasjonen i kommunen hadde hatt disse budsjettseminarer i 2010, 2011, 2012 og 2013 uten at de var kunngjort i forkant. Det ble opplyst at offentligheten ikke på annen måte hadde blitt invitert eller gjort oppmerksom på at seminarene var gjennomført. Klagerne opplevde at administrasjonen og politikerne under disse møtene hadde forhandlet og drøftet kommunens budsjett, og at det ble lagt føringer for den videre realitetsbehandlingen av budsjettet. I de etterfølgende formelle politiske møtene, opplevde journalistene at det stadig ble referert til hva som ble drøftet i disse seminarene. I klagen ble det derfor anført at «seminarene utøver en styringsfunksjon som ledd i kommunens saksbehandling», og at møtepraksisen derfor var i strid med saksbehandlingsreglene for offentlige organer i kommuneloven 25. september 1992 nr. 107 kapittel 6. Etter en gjennomgang av sakens dokumenter ble det besluttet å foreta nærmere undersøkelser. Undersøkelser herfra Kommunen oversendte saksdokumentene, og det fremgikk av disse at det var arkivert få dokumenter fra seminarene. I brev herfra ble kommunen bedt om å avklare årsaken til at seminarene ikke ble ansett som et møte i folkevalgt organ etter kommuneloven 25. september 1992 nr Kommunen ble 4

5 videre bedt om å gjøre rede for det rettslige grunnlaget for å lukke seminarene for publikum, og hvorfor saksliste og innkalling ikke hadde blitt gjort kjent for allmennheten, jf. kommuneloven 32. Det ble også stilt spørsmål om hvem som deltok på «budsjettseminarene», herunder om alle de kommunalt folkevalgte var invitert til å delta, hva som ble drøftet og i hvilken grad de drøftingene som ble foretatt underveis var av betydning for senere budsjettforslag eller innstillinger. Avslutningsvis ble det bedt opplyst om lukking av denne typen møter, der folkevalgte deltar, var normal praksis i kommunen. Det ble vist til ombudsmannens uttalelse i sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune, og kommunen ble anmodet om å vurdere saken i lys av denne uttalelsen. Kommunen svarte at seminarene ikke var omfattet av kommuneloven kapittel 6. Møtene ble arrangert av kommunens administrasjon, som informasjonsmøter for de folkevalgte, og kommunen anførte at seminarene var en innledende del av den administrative budsjettprosessen, ikke den politiske budsjettprosessen. Som begrunnelse for dette ble det vist til at «seminarene [ikke] arrangeres som møter for bestemte folkevalgte organer. Det varierer hvem som inviteres og det har alltid deltatt flere enn medlemmene i ett bestemt organ. Deltakelsen har vært frivillig og har variert fra gang til gang. Seminarene har verken hatt saksliste eller saksforelegg og ledes ikke av folkevalgte. Det fattes ikke vedtak og føres ikke møtebok jfr. 30». Kommunen opplyste at det aldri var gitt politiske føringer i disse seminarene, og at det uansett var opp til rådmannen selv å vurdere hva han ville ta hensyn til av ønsker og innspill. Deltakelse varierte, men det hadde «alltid vært medlemmer fra formannskapet til stede, gruppeledere (som ikke sitter i formannskapet) og ledere av hovedutvalgene har vært representert, tillitsvalgte har i ulik grad deltatt og andre kommunestyrerepresentanter har deltatt på ett av seminarene. Alle kommunale folkevalgte har ikke vært invitert». Kommunen viste videre til at seminarene primært hadde vært lagt opp som informasjonsmøter for de folkevalgte. I tillegg var det vanlig å avholde gruppearbeid hvor spørsmål var luftet tverrpolitisk. Synspunkter fra gruppene ble deretter presentert i plenum. Disse har ikke blitt «nedfelt i noe dokument». Kommunen opplyste at alle møter i folkevalgte organer var åpne. Lukking skjedde kun i saker der det var hjemmel i kommuneloven 31. Det var videre vanlig å avholde andre typer møter, med deltakelse både fra administrasjon og folkevalgte, hvor blant annet bedrifter, organisasjoner eller innbyggere var invitert. Selv om disse møtene normalt ikke ble annonsert hadde også andre, som ikke var invitert, herunder avisen Raumnes, vært representert i slike møter. Avslutningsvis ble det anført at kommunens budsjettseminarer skilte seg vesentlig fra Skedsmo kommunes møter. Skedsmo kommune var kommet lenger i budsjettprosessen, med ferdigstilt og offentliggjort budsjettforslag, mens Nes kommunes møte ble avholdt på et «langt tidligere stadium i prosessen», som ledd i den forberedende, administrative saksbehandlingsfasen. Det ble vist til at det holdes en rekke forberedende møter i løpet av en budsjettprosess, blant annet med interesseorganisasjoner, andre offentlige instanser og privatpersoner, møter som kommunen anførte kunne ha like stor innvirkning på det ferdige budsjettforslaget som de omtalte budsjettseminarene. Klageren viste deretter til at det i «Overå/Bernts kommentarutgave av kommuneloven kommer det også ganske klart fram at man ikke trenger å fatte vedtak i et møte for at møtet skal falle inn under kommunelovens bestemmelser om møteoffentlighet». De opplyste at det 5

6 fremgår av innkallingen til møtet i april 2013 at «hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne er innkalt. Med andre ord samtlige politiske partier i kommunestyret og de aller mest sentrale politikerne var invitert». Møtene ble dessuten avsluttet ved at «rådmannen oppsummerte sin forståelse av signalene». Klager mente derfor at seminarene måtte anses som en del av den politiske saksbehandlingen, både fordi de politiske deltakerne på møtet ikke var en del av administrasjonen, men også fordi flere av programpostene kunne tyde på at det som kom av innspill i budsjettseminarene ville kunne være førende for administrasjonens videre arbeid med budsjettet, og således måtte sies å være en del av den politiske saksbehandlingen av budsjettet. Kommunen anførte deretter at kommuneloven kapittel 6, herunder 31, ikke kom til anvendelse før saksbehandlingen i folkevalgte organ begynner, noe kommunen ikke mente var tilfellet i denne saken. Det måtte skilles mellom «den administrative saksbehandlingsfasen og vedtaksfasen (saksbehandlingsfasen i folkevalgte organer)». I budsjettseminarene ble de folkevalgte invitert til å komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen». Disse ble ikke behandlet av noe folkevalgt organ, verken gjennom votering eller protokollførsel, og rådmannen sto fritt til å velge om han ville ta hensyn til innspillene i administrasjonens videre arbeidet med budsjettforslaget. Kommunen påberopte seg dessuten retten til å velge hvem de skulle invitere til å bidra til den forberedende saksbehandling, uten at dette måtte kunngjøres offentlig og mente dette var avgjørende for å kunne drive en effektiv offentlig administrasjon. Mitt syn på saken Kommuneloven kapittel 6 inneholder saksbehandlingsregler for folkevalgte organer. Paragraf 30 slår fast det generelle prinsippet om at folkevalgte organer treffer sine vedtak i møter. Møtene skal etter kommuneloven 31 nr. 1 som hovedregel holdes for åpne dører, og det skal føres møtebok fra forhandlingene. Dessuten skal det settes opp en saksliste som er tilgengelig for allmennheten, jf. 32 nr. 2 og 3. Det er ikke avgjørende for at noe er å anse som «møte folkevalgt organ» at møtet gjennomføres i en av kommunens formelle organer. Jeg har uttalt meg om dette i en rekke saker og i Prop. 152 L ( ) Endringar i kommuneloven (møteoffentlegheit) støttet Kommunal- og regionaldepartementene mine tidligere uttalelser, blant annet ved å foreslå en presisering av kommuneloven 30 nr. 1. Denne presiseringen innebar at «også sakshandsaming som skjer før vedtak blir gjorde i folkevalde organ, skal skje i møte». Departementet ga i proposisjonen uttrykk for at også møter som var satt sammen av medlemmer fra både administrasjon og de folkevalgte, kunne være å anse som møte i folkevalgt organ. Om hva som er å anse som møter i offentlig organ, skrev departementet blant annet: «til dømes mellombelse utgreiingsorgan og ulike ad hoc-utval som er sette saman av medlemmer frå både administrasjonen og eit folkevalt organ, også kan utgjere eit folkevalt organ. Om eit organ fell innanfor 29 nr. 3 eller ikkje, vil derfor vere avhengig av ei konkret vurdering. Ein må i denne vurderinga mellom anna sjå på kven som har peikt ut det aktuelle organet, kven som sit i det, og kva oppgåver det har. Det er likevel klart at ein ikkje kan sjå bort frå møtereglane i lova ved å flytte realitetshandsaminga av saka til eit «formøte», eit «felles gruppemøte» for alle partia som deltek, eit «seminar», eit «orienteringsmøte» eller liknande, for deretter å gjere det formelle vedtaket i eit ordinært ope møte.» 6

7 Bernt og Overå utdyper dette i «Kommuneloven med kommentarer» (5. utgave 2011) på side 259, hvor de skriver: «Som en tommelfingerregel kan vi kanskje legge til grunn at samlinger der folkevalgte utgjør hovedtyngden av deltakerne og tilsatte i kommunens administrasjon medvirker eller er til stede i tjenstlig sammenheng, må anses som et «folkevalgt organ» i denne forstand, i praksis som et adhocutvalg eller komité». Selv om det i denne saken var administrasjonen som tok initiativ til og kalte inn de folkevalgte til seminarene, kan ikke dette være avgjørende for om seminarene var å anse som administrative møter eller møter «i et folkevalgt organ». Det må gjøres en konkret helhetsvurdering av møtene, der hvem som har kalt inn til møtet bare er et av momentene i vurderingen. Det er uomtvistet at de folkevalgte utgjorde hovedtyngden av deltakerne. Administrasjonens hensikt med å kalle inn til møtet var å informere de folkevalgte om den foranstående budsjettprosessen og samtidig avklare de folkevalgtes syn på hva det var viktig at administrasjonen tok hensyn til i sitt videre arbeid med budsjettet. I sak 2010/2939 om møteoffentlighet i Skedsmo kommune ble både hensikten bak bestemmelsene om møteoffentlighet i folkevalgte organer og hva som skal til for at et møte er å anse som et møte i lovens forstand utdypet. Fra uttalelsen siteres følgende: De omtalte reglene for saksbehandlingen i folkevalgte organer skal tjene flere hensyn. Dels skal reglene sikre allmennheten adgang og mulighet til å øve innflytelse over de kommunale beslutninger som treffes, og dels skal reglene tjene informasjons- og kontrollhensyn. Jeg har flere ganger tidligere uttalt at spørsmålet om hva som må karakteriseres som et møte i lovens forstand, må bestemmes ut fra hensikten med møtet og i lys av formålet med lovens bestemmelse om åpne dører. En sammenkomst i et folkevalgt organ vil være et møte i lovens forstand når det er fastsatt på forhånd at medlemmene av organet skal tre sammen som folkevalgt organ for å forhandle, drøfte, treffe vedtak eller på annen måte behandle saker og spørsmål som det etter lov eller forskrift har som oppgave å behandle. Tilsvarende vil det etter kommuneloven 30 foreligge plikt til å behandle slike saker i møter. Rent sosiale samvær eller andre uformelle sammenkomster med andre formål enn å gjennomføre saksbehandling, f.eks. selskapelige eller opplæringsmessige formål, vil ikke kunne karakteriseres som møter i forhold til 30 og 31. Denne saken har saksfakta som til dels er sammenfallende med ovennevnte sak. Jeg uttalte følgende om Skedsmo kommunes budsjettseminarer og forholdet til bestemmelsene om møteoffentlighet i kommuneloven: «De folkevalgte i Skedsmo kommune skulle i etterkant av seminaret realitetsbehandle det budsjettforslag det ble orientert om. I tråd med det jeg tidligere har sagt om denne typen møter, mener jeg det er mest naturlig å anse orienteringer for folkevalgte om forhold som ligger under dets arbeidsområde, og som de folkevalgte senere skal ta stilling til, som saksbehandling. Kommunen har karakterisert seminaret som «lesehjelp» for de folkevalgte. Slik hjelp for de folkevalgte vil nettopp kunne være av interesse for offentligheten og borgerne som de folkevalgte representerer. Lesehjelpen er derfor en hjelp for befolkningen og bør ses som ledd i budsjettprosessen. Det er også nærliggende å tenke seg at måten budsjettforslaget blir presentert på, og hvilke deler av forslaget som oppmerksomheten blir rettet mot, vil kunne få betydning for hvordan representantene vurderer forslaget. 7

8 Behandlingen av budsjettet er kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året, noe som gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 gjør seg sterkt gjeldende.» Selv om budsjettseminarene i Skedsmo kommune ble avholdt etter at rådmannen hadde sluttført sitt budsjettforslag, mens møtene i Nes kommune ble avholdt i de innledende fasene av budsjettprosessen, kan ikke dette være avgjørende. Spørsmålet er om seminarene var et ledd i den politiske delen av budsjettprosessen. I denne vurderingen er det flere momenter som er avgjørende, blant annet om det var invitert et representativt utvalg av de folkevalgte, hva hensikten med møtet var og om de tilstedeværende hadde en reell mulighet til å påvirke den videre budsjettprosessen. Hele formannskapet, alle partiers gruppeledere og hovedutvalgslederne var etter det opplyste innkalt til møtet i april Det synes etter dette uomtvistet at en representativ del av de folkevalgte var invitert til å delta på seminarene. Det fremgår at hensikten med budsjettseminarene bl.a. var å informere de folkevalgte om den forestående budsjettprosessen og at de kunne komme med «uforpliktende signaler/ønsker til administrasjonen» om innholdet i kommunebudsjettet, et budsjett de folkevalgte på et senere tidspunkt skulle behandle og vedta. Det er videre opplyst at disse seminarene inneholdt både «gruppearbeider», mulighet til å spille inn hva administrasjonen «må ta hensyn til ved utarbeidelsen» av budsjettet samt en oppsummering fra rådmannen. Jeg kan vanskelig se at slike budsjettseminarer kan sammenlignes med møter med eksterne. Innspill fra folkevalgte som senere skal være med å fatte det endelige budsjettvedtaket, vil kunne virke førende på administrasjonens arbeid på en helt annen måte enn innspill fra eksterne aktører. Dette vil spesielt gjelde for seminarer/møter der alle kommunestyrets politiske partier er representert, og særlig hvis formannskapet også er representert. At slike forberedende møter vil kunne ha innvirkning på den videre budsjettprosessen i kommunen illustreres også ved at synspunkter som er blitt fremmet i slike budsjettseminarer har vist seg å gjentas i den senere behandlingen av kommunebudsjettet. I tråd med det jeg tidligere har sagt om budsjettseminarer for kommunalt folkevalgte, er det mest naturlig å anse orienteringer til folkevalgte om forhold som ligger under deres arbeidsområde som de senere skal ta stilling til, som et ledd i saksbehandlingen av kommunebudsjettet. De folkevalgtes synspunkter og innspill i slike saker har interesse for offentligheten, og de vil kunne få betydning for den videre politiske behandlingen av budsjettforslaget. Som jeg også har uttalt tidligere, er behandlingen av budsjettet kanskje den viktigste saken de folkevalgte behandler i løpet av året. Dette gjør at hensynene bak kommuneloven 31 nr. 1 om åpenhet gjør seg sterkt gjeldende. Det er etter dette «begrunnet tvil» om kommunens forståelse av at denne type seminarer faller utenfor kommunelovens regler om møteoffentlighet. Nes kommune bes merke seg dette for fremtiden. Publisert:

9 Bestilling av selskapskontroll Selbu-Trykk AS. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 022/14 Arvid Hanssen 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget i Selbu kommune bestiller selskapskontroll for selskapet Selbu-Trykk AS. 2. Selskapskontrollen gjennomføres innen en ressursramme på 250 timer. Dato for levering av rapport fastsettes i prosjektplanen, men senest innen Kontrollutvalgssekretariatet gis fullmakt til å følge opp bestillingen ovenfor Revisjon Midt-Norge IKS fram til ferdigstillelse og levering av rapport. Vedlegg Balansetall Selbu-Trykk Driftsregnskap Selbu-Trykk AS Saksutredning Kontrollutvalget har fortsatt ca 250 ledige revisjonstimer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for I tilknytning til sak 19/14 ba kontrollutvalget sekretariatet om å legge frem sak om bestilling av selskapskontroll i forhold til Selbu Trykk AS til møtet Dette er i tråd med prioriteringen i gjeldende plan for selskapskontroll som er vedtatt av kommunestyret. Selbu kommunestyre vedtok i mars 2013 en overordnet eierstrategi for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i eksterne selskaper. Kommunener i ferd med å få på plass eierskapsmeldinger for de enkelte selskap. Administrasjonen opplyser at formannskapet vil få et utkast til eierskapsmelding for Selbu-Trykk AS til behandling på møtet Tidspunktet for å se nærmere på kommunenes oppfølging av Selbu-Trykk AS kan slik sett være noe tidlig. En kontroll opp mot et selskap hvor kommunen har 100 % eierskap kan imidlertid være god læring å gi innspill til prosessen som går i kommunen med tanke på forvaltning av eierinteresser. En spesifikk selskapskontroll som går i dybden i forhold til ett selskap vil være nybrottsarbeid i Selbu kommune. Kontrollen vedrørende TrønderEnergi gikk i liten grad inn mot rutinene i hver kommune og selve driften av selskapet. Selbu-Trykk AS Bedriften har som formål å være et redskap for kommunen i arbeidet med tiltak for yrkeshemmede og representerer en viktig investering for kommunen. Selskapet har i perioden hatt en stigende omsetning, men årsresultatene har vært negative. I 2013 ble underskuddet kun kr , som er en bedring i forhold til de senere år Selskapets egenkapital er negativ, selv 9

10 om kommunen gikk inn med 1,2 mill kroner i økt aksjekapital i Viser for øvrig til vedlagte oversikter over utviklingen i resultat og balanse. Selbu-Trykk AS er, som det er nevnt ovenfor, et kommunalt heleid aksjeselskap og er derfor omfattet av innsynsretten i kommuneloven 80. Dette medfører at kontrollutvalget og kommunen har innsynsrett i selskapet og at det som en del av selskapskontrollen også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon i selskapet i tillegg til kommunens eierskapsoppfølging. Aktuelle problemstillinger for selskapskontrollen Selskapskontrollen kan bestå av både eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Viser til kapittel 8 i Kontrollutvalgsboken som utvalget har fått utdelt og som også ligger på Selbu kommunes eierstrategi med føringer og målsetninger bør være et bra utgangspunkt for å kunne finne gode kriterier for en eierskapskontroll i forhold til Selbu-Trykk AS. Eierskapskontrollen er en kontroll med hvordan en kommune ivaretar sine interesser som eier. Det er i denne type kontroll ikke selskapets drift som skal kontrolleres, men driften kan være en faktor i den samlede vurderingen av hvorvidt det er rimelig å anta at selskapet er i stand til å oppfylle kommunens intensjoner. Sekretariastet antyder nedenfor et sett med problemstillinger som i hovedsak går på eierskapskontrollen. Aktuelle problemstillinger må bearbeides og avklares sammen med revisjonen, som en del av revisjonens arbeid med prosjektplanen: Formål - Har kommunen tilstrekkelig tydelige formål med sitt eierskap? - Er kommunens formål med eierskapet kjent hos kommunens eierrepresentanter og selskapets ledelse? - Er det tilstrekkelige samsvar mellom selskapets planer og formål og kommunenes formål med eierskapet? Rutiner - Har kommunen tilstrekkelige rutiner for å følge opp sitt eierskap i tråd med aktuelle lover og normer for godt eierskap? - Forvaltes kommunenes eierskap i praksis i tråd med disse rutinene? Økonomi og organisering - Synes selskapenes økonomi, organisering og de oppgaver som utføres å være i tråd med selskapets formål? - Fungerer samarbeidet etter formålet med bedriften mot kommunen og NAV? Da ressursrammen er relativt stor for dette prosjektet foreslår sekretariatet at revisjonen også gjennomfører forvaltningsrevisjon som en del av prosjektet. Andre revisjonskriterier enn de ovenfornevte er da aktuelle. Da selskapet er relativt lite kan det være unødvendig at kontrollutvalget avgrenser forvaltningsrevisjon i bestillingsfasen. Revisjonen bør ha muligheter til å foreta eventuelle avgrensninger selv, som en del av arbeidet med prosjektplanen. Dette gir muligheter til å utnytte tildelt ressursramme på en god måte. 10

11 Forvaltningsrevisor Tor-Arne Stubbe, vil i tråd med ønsker fra kontrollutvalget, være tilstede under behandling av saken. Det er viktig at kontrollutvalget i dialog med revisjonen i nødvendig grad avklarer innholdet i selskapskontrollen i løpet av møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet foreslår at det gjennomføres en selskapskontroll i forhold til SelbuTrykk AS. Vi foreslår at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 250 timer, slik at tilgjengelige revisjonsressurser for 2014 benytes. Det vil trolig ikke vil bli bestillt/komme i gang ytterligere prosjekter i inneværende år. Gjennomføringen skjer i henhold til prosjektplan som utarbeides av Revisjon Midt-Norge IKS. Rapport leveres Konsek senest

12 12

13 13

14 14

15 Plan for selskapskontroll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 023/14 Arvid Hanssen 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Selbu Tomteselskap AS 2. Sifa AS 3. Oppfølging av kommunenes eierstyring 4. Innherred Renovasjon IKS 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det skjer endring i forutsetningene eller av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vedlegg Plan for selskapskontroll Selbu kommune - utkast til KU Saksutredning Selskapskontroll er i følge kommuneloven 77-5 en pålagt oppgave som ligger til kontrollutvlaget. Dette formuleres i forskrift om kontrollutvalg, kap 6 slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalget har lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. Vedlagt ligger forslag til plan for selskapskontroll basert på en risiko- og vesentlighetsanalyse av kommunens eierskap. I planen er det 4 prioriterte prosjekter, 3 i forhold til konkrete selskap, samt ett om generell eierskapsoppfølging. Generell eierskapsoppfølging kan også inngå som en del av de øvrige prosjekter. 15

16 Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Sekretariatet anbefaler derfor at kommunstyret, i tråd med tidligere praksis, delegerer til kontrollutvalget å prioritere ressurser mellom disse to formålene. Dette innebærer at ikke alle prioriterte prosjekter nødvendigvis blir gjennomført, men det forutsettes likevel at det i et visst omfang må utføres både forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i planperioden. Videre er det behov for å koordinere kontrollinnsatsen mellom kontrollutvalget i Selbu kommune og andre kommuner og fylkeskommunen som er eiere i samme selskap. Dette innebærer at prosjekter kan utgå dersom det er et vesentlig innslag av andre offentlige eiere, og disse ikke ønsker å delta, eller at nye prosjekter kan tas inn dersom andre offentlige eiere uttrykker sterkt ønske om selskapskontroll i selskaper der Selbu kommune er medeier. Dette er ikke til hinder for at Selbu kommune igangsetter selskapskontroll uten andre eiere der dette er tilstrekkelig høyt prioritert. Overordnet analyse for selskapskontroll Konsek gjennomfører felles overordnet analyse av eierskap for Selbu, fylkeskommunen og de 13 kommunene som deltar i samarbeidet. Slik analyse for de selskaper som er relevante for Selbu kommune er behandlet i sak 19/14 i kontrollutvalget I den overornede analysen er selskapene prioritert for kontroll ut fra risiko- og vesentlighetskriterier. Det trenger ikke være fullstendig samsvar mellom analysens prioriteringer og hvilke selskaper som foreslås i planen for Selbu, da analysen også tar utgangspunkt i vesentlighetskriterier som gjelder for andre kommuner i samarbeidet. Følgende selskaper fremkommer med høy- eller middels prioritet i analysen: Høy prioritet: Selbu-Trykk AS Selbu Tomteselskap AS Sifa AS TrønderEnergi AS Middels prioritet: ASTI AS (Trøndelag Industrielektronikk) Innherred Renovasjon IKS Selbu Energiverk AS Norservice Eiendom AS. Kontrollutvalget bestemte i møtet at de ønsket å bestille selskapskontroll i Selbu-Trykk AS for gjennomføring i Selskapet er derfor ikke aktuelt å ta med i plan for Videre signaliserte kontrollutvalget at Selbu Tomteselskap AS og Sifa AS er aktuelle prosjekt å prioritere i planen for Selv om TrønderEnergi er gitt høy prioritet er dette selskapet ikke aktuelt for kontroll nå, da en større selskapskontroll er gjennomført og lagt frem for kommunestyret i Sekretariatet mener det er gunstig å ta med Innherred Renovasjon IKS i planen, i tilfelle det kommer forespørsel om å delta i sammabeid med kommuner i Nord-Trøndelag. Det er redegjort nærmere for de foreslåtte prosjektene i vedlagte plandokument. 16

17 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer til at kommunerstyret vedtar vedlagte forslag til plan for selskapskontroll Videre foreslår sekretariatet at kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planen når dette finnes nødvendig, og dersom det er hensiktsmessig for samarbeid om kontrollen med andre eiere, samt fullmakt til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 17

18 Utkast til kontrollutvalgets møte PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SELSKAPSKONTROLL Selbu kommune 18

19 1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap, deriblant interkommunale samarbeid etter kommunelovens 27, stiftelser og foreninger. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan for selskapskontroll, mens det er kommunestyret som vedtar planen. Planen skal bygge på en overordnet analyse. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. Analysen er fremlagt for kontrollutvalget i sak 19/14, den Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 19

20 1.2.2 Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll (endret 2013) I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6, i interkommunale styrer etter 27 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner, fylkeskommuner eller interkommunale selskaper direkte eller indirekte eier alle aksjer, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. (1006) Kommunestyret eller fylkestinget (1007) kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. (1008) Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. 20

21 Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 21

22 2 Eierskap og eierstyring i Selbu kommune Kommunestyret har vedtatt Selbu kommunes eierstrategi for forvaltning av kommunens interesser i eksterne selskaper den Formannskapet har fått rollen som eierskapsutvalg. Kommunen har utarbeidet mal for eierskapsmeldinger og har tatt mål av seg til å ha ferdig eierskapsmeldinger for de viktigste selskapene innen utgangen av Administrasjonen påpeker at det er viktig å skaffe seg erfaringer, både administrativt og politisk, i forhold til eierskapsoppfølgning, da dette fortsatt er et relativt nytt område. 22

23 3 Prioriterte prosjekter for selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper. Det kan være hensiktsmessig at kommunens eierstyring gjennomgås i løpet av planperioden , selv om kontrollutvalget kan holde seg oppdatert gjennom orienteringer fra rådmannen. 2. Kontroll av utvalgte selskaper, i prioritert rekkefølge Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Der kommunen er en liten eier i samarbeid med andre vil prosjekter prioritert i denne listen kun gjennomføres dersom prosjektene også blir prioritert av kontrollutvalgene i andre eierkommuner. Et eksempel på dette kan være Innherred renovasjon IKS. I 2014 deltok Selbu sammen med ca 20 andre kommuner i en kontroll i forhold til TrønderEnergi AS. De 6 selskapene som er nevnt nedenfor fikk sekretariatet signaler om å ta inn i planen etter forrige møte, uten at kontrollutvalget foretok en prioritering innbyrdes. Sekretariatet har satt opp eierskapsoppfølging som et eget punkt da denne er obligatorisk i løpet av valgperioden. Her kan en selvsagt kun avgrense oppfølgingen kun til enkeltselskap og ikke vurdere kommunens totale eierskapsoppfølging. Prioritering Prosjekt Selbu Tomteselskap AS Sifa AS Oppfølging av Selbu kommunes eierstyring. Fokus på selvkostprinsippet har prioritet, men andre områder er aktuelle Involverte selskaper1 Selbu Tomteselskap AS Involverte kommuner2 Selbu Sifa AS Vurderes av kontrollutvalget. Selbu Selbu Innherred Renovasjon IKS Malvik, Selbu,Stjørdal, Meråker,Frosta, Levanger,Verdal. Inderøy og Leksvik. 3.1 Utdyping av de enkelte prosjektene Gjennomgående for alle prosjektene som går på konkrete selskaper vil vurdering av selskapenes økonomi og forutsetninger for drift, i tillegg til etterlevelse av lovverk (offentlighet, anskaffelser, likestilling) være aktuelle problemstillinger. Det vil også i de fleste tilfeller være nærliggende å gjøre en vurdering av eiernes rolle. I tillegg kommer problemstillinger spesifikke for de enkelte selskap. I hvert tilfelle vil det være nødvendig med en ytterligere utvelging og spissing av problemstillinger før bestilling av prosjekter Selbu Tomteselskap AS Selskapet ble stiftet Kommunen eier 20% av selskapet og har skudd inn tomteverdier. Det var en del utfordringer knyttet til stiftelsen. Selskapet har skiftet daglig leder og styreleder i En 1 2 Selskaper i kursiv er ikke underlagt reglene om innsyn i kommuneloven 80. Kommuner i kursiv har ikke Revisjon Midt-Norge IKS som revisor. 23

24 sentral del av kontrollen blir å vurdere status etter ca 2 års drift. Er kommunens forutsetninger for etablering og drift av selskapet innfridd? Det er viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalget, der dette er naturlig System og praksis for eierstyring Praktiseringen av kommunens eierstyring er viktig. Kontrollutvalget er kjent med at Selbu kommune har vedtatt eierstrategi og at eierskapsmeldinger er i ferd med å komme på plass. Kontrollen kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av eierskapsstrategi, rutiner rundt deltakelse i generalforsamlinger og kommunikasjon med selskapene man er eier i. Slik kontroll kan eventuelt ta utgangspunkt i oppfølgingen av noen enkeltselskaper Sifa AS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig Innherred Renovasjon IKS Jf ovenfor under pkt 3.1. Viktig at kontrollutvalget i tilknytning til bestilling har en dialog med rådmannen og/eller eierskapsutvalg, der dette er naturlig. Det er i denne type selskap interessant å se at selskapet skiller klart mellom kostnader og inntekter knyttet til selvkostområdet og andre aktiviteter i selskapet. 24

25 4 Vedlegg 1: Oversikt over kommunens eierskap Oversikt over kommunalt eierskap- per juni Selbu kommune Orgnr Selskapsnavn Type Eierandel Off.h.eid ASTI AS Trøndelag Industrielektronikk AS 28,00% Nei Gimle BA BA 0,00% Nei Havernesset Eiendom AS AS 4,00% Nei Innherred Renovasjon IKS IKS 4,70% Ja Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,67% Ja Kommunekraft AS AS 0,30% Nei Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 3,60% Ja Norservice Eiendom AS AS 0,40% Nei Oi! Trøndersk Mat og Drikke AS AS 0,23% Nei Revisjon Midt-Norge IKS IKS 3,60% Ja Selbu Energiverk AS AS 100,00% Ja Selbu tomteselskap AS AS 20,00% Nei Selbuskogen skisenter AS AS 14,39% Nei Selbu-Trykk AS AS 100,00% Ja Sifa AS AS 44,17% Nei Siva Selbu eiendom AS AS 33,33% Ja TrønderEnergi AS AS 1,58% Ja Tydal skisenter AS AS 4,60% Nei Usma Kraft AS AS 1,15% Nei Årsøya Fritidspark AS AS 26,60% Nei Oppgitt "eierandel" for foreninger, stiftelser og andre eierløse sammenslutninger representerer dette en beregnet størrelse på interessen i foretaket. Eierandel oppgitt til 0,0 % kan enten bety eierandel lavere enn 0,05 %, ukjent eierandel eller ikke faktisk eierskap. 25

26 Innledende diskusjon om plan for forvaltningsrevisjon Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 024/14 Arvid Hanssen 216, &58 14/67-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget vedtar å utarbeide ny plan for forvaltningsrevisjon for vedtak i kommunestyret i løpet av Utkast til plan fremlegges i kontrollutvalgets møte Vedlegg FR-Plan Selbu Vedtatt i KS Overordnet analyse Selbu kommune - november 2012 Saksutredning Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget å utarbeide og legge frem for kommunestyret en plan for forvaltningsrevisjon: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (..) Fra perioden har det i Selbu blitt lagt opp til å vedta toårige planer. Tidligere ble planene vedtatt for perioder på ett år. Erfaringen fra siste planperiode er at en toårig plan gir bedre mulighet til helhet i prioriteringene og bedre kontinuitet i arbeidet. Videre er det også noe ressursbesparende for sekretariat og kontrollutvalg og gir større mulighet til fleksibilitet i forhold til når prosjekter igangsettes. Planen skal i følge forskriften baseres på en overordnet analyse av risiko ved kommunens virksomhet. I forbindelse med utarbeidelsen av plan for inneværende periode ble det gjort et forholdsvis omfattende arbeid med overordnet analyse. Sekretariatet foreslår at denne legges til grunn også for ny plan. Utvalget er kjent med at kommunens økonomiske utfordringer fortsatt er store. 26

27 Ytterligere informasjon om planer for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon generelt kan finnes i KRDs veileder Kontrollutvalgsboken1, kapittel 6 og 7 (s. 77). Forvaltningsrevisjon i inneværende planperiode Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak113/12. Denne planen hadde 4 prioriterte områder: KOSTRA-rapportering Eiendomsforvaltning i Selbu kommune Forebyggende innsats overfor barn og unge Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Selbu kommune. Selbu kommune disponerer i tråd med avtale med Revisjon Midt-Norge IKS årlig ca 300 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette tilsier ca. 1 prosjekt årlig, litt avhengig av om det gjennomføres selskapskontroll. I 2014 er det ikke bestilt forvaltningsrevisjon, men det er gjennomført selskapskontroll i forhold til TrønderEnergi AS. Forvaltningsrevisjonsrapport om KOSTRA-rapportering ble behandlet av kommunestyret i november 2013 og er det eneste av de prioriterte prosjekt som er utført i planperioden. Utarbeidelse av ny plan for forvaltningsrevisjon Som nevnt ovenfor ble overordnet analyse utarbeidet i slutten av 2012 i forbindelse med ny valgperiode. Dette er en forholdsvis omfattende prosess, og det har ikke vært vanlig å utarbeide ny analyse når man oppdaterer planen i løpet av perioden. Etter som gjeldende plan for forvaltningsrevisjon løper ut 2014 er det imidlertid nødvendig med kommunestyrebehandling av ny plan, selv om Forskrifter for kontrollutvalg kun krever en plan i valgperioden. I forbindelse med forarbeidet til gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble det gjennomført møter med rådmannen, som bidro meg informasjon om ulike deler av kommunen og prosesser og prosjekter som var i gang i kommunen. Da gjeldende plan inneholder 3 prioriterte prosjekt som ikke er gjennomført og også 5 uprioriterte prosjekt, er det mulig å kun foreta en ny prioritering av kjente prosjekt. Utvalget har tidligere diskutert muligheten av å delta i et fellesprosjekt rundt oppfølgingen av barnevernet i Værnesregionen. Kontrollutvalget har gjennom deltakelse i møter i kontrollkomiteen i Stjørdal fått oppdateringer på området. Kontrollutvalget har etter at forrige plan ble vedtatt også diskutert økonomistyring som et mulig område for forvaltningsrevisjon. Det er naturlig at utvalget i dialog med rådmannen og eventuelt ordfører, er åpen for å gå inn på områder som har pekt seg ut som aktuelle etter at forrrige plan ble vedtatt i desember Elektronisk versjon av Kontrollutvalgsboken kan lastes ned her: 27

28 Følgende prosjekt er oppført som uprioritert i plan for forvaltningsrevisjon : - Psykisk helsevern Byggesaksbehandling Etikk Barnevern Evaluering av samhandlingsreformen Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil anbefale kontrollutvalget å utarbeide en ny plan. Ikke gjennomførte prosjekter i gjeldende plan kan brukes som et grunnlag for å utarbeide plan for , men utvalget må være åpen for nye innspill. 28

29 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FORVALTNINGSREVISJON Selbu kommune Vedtatt av kommunestyret i sak 113/12 29

30 1 Om forvaltningsrevisjon I henhold til kommuneloven 77 er kontrollutvalget ansvarlig for å påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Dette innebærer et ansvar for kontrollutvalgene, for at følgende oppgaver utføres: o o o regnskapsrevisjon forvaltningsrevisjon selskapskontroll Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7 første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. 1.1 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjonen. For å sikre at den revisjonen som utføres er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov, skal dette i følge kontrollutvalgsforskriften 10 vedta en egen plan for forvaltningsrevisjon, hvor det angis prioriteringer for en gitt periode: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Denne planen er utarbeidet for perioden Kontrollutvalget vil underveis i perioden eventuelt vurdere om det må gjøres omprioriteringer, eller om planen må oppdateres. 30

31 Denne planen er basert på dokumentet overordnet analyse, utarbeidet av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS. 1.2 Gjennomføring av forvaltningsrevisjonene Kommunens revisor er Revisjon Midt-Norge IKS. De vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner og RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar med bakgrunn i planen mer konkrete bestillinger av prosjekter, og følger opp disse overfor revisjonen. Kontrollutvalget gis anledning til å fravike planen, dersom de finner det nødvendig. I så tilfelle rapporteres det om eventuelle endringer til kommunestyret. 1.3 Oppfølging og rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget tillagt ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalget legger normalt rapport for det enkelte prosjekt fortløpende frem for kommunestyret. 31

32 2 Prioriterte områder i planperioden Her angis prioriterte områder for forvaltningsrevisjon, med forslag til mulig innretning på prosjektene. Prosjektene er vurdert på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert totalt 4 prosjekter, mens 5 prosjekter er vurdert som aktuelle, men ikke prioritert i denne planperioden. Det er i prioriteringene også tatt hensyn til områder der det har vært gjennomført lite forvaltningsrevisjon i tidligere år, hvorvidt forvaltningsrevisjon anses å være et godt virkemiddel til å forbedre kvaliteten på området og eventuelle signaler fra politisk hold om hvor det er ønskelig med mer kunnskap. Utdypingene av innretning må ses på som eksempler på muligheter, ikke et bindende forslag til gjennomføring av prosjektene. Område KOSTRA-rapportering 1 Prosjektet må gi svar på om det er lagt til rette for å sikre god kvalitet på rapportering av KOSTRA-data i Selbu kommune. I den sammenheng bør revisjonen besvare om kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner som sikrer ensartet praksis og forståelse av krav for rapportering til KOSTRA. Om etablerte rutiner for rapportering følges i praksis må også inngå i prosjektet. Sekretariatet mener det kan være hensiktsmessig at revisjonen også går dypere ned i datarapportering på 1-2 områder i kommunen. Hvilke områder må vurderes i løpet av prosjektet. Eiendomsforvaltning i Selbu kommune Her er det alternative vinklinger: 2 Prosjektet kan gå på å må gi en oversikt over eiendomsmassen Selbu kommune eier og hvordan denne forvaltes. Aktuelle spørsmål kan være om kommunen har den riktige eiendomsmasse og om blir den utnyttet på riktig måte. Har kommunen gode formålsbygg? Finnes det muligheter for alternativt bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge/gi en oversikt over vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Alternativt kan et prosjektet også vinkles i forhold til å evaluere dagens organisering og hvordan eiendomsforvaltning i Selbu kommune drives. Forebyggende innsats overfor barn og unge 3 Barn og unge er et viktig område. En viktig del av dette arbeidet retter seg mot arbeid som skal forebygge kriminalitet, rus- og andre sosiale problemer. Dette arbeidet krever et omfattende tverrfaglig arbeid mellom kommunale enheter, deriblant barnehage, skole, PPTtjeneste, barnevern, kultur og fritid og Nav i tillegg til samarbeid med frivillige organisasjoner, politi og andre utenfor kommunen. En forvaltningsrevisjon kan for eksempel ta utgangspunkt i hvor stor grad kommunen har lykkes med å oppfylle intensjonene i forhold til langsiktig satsning på forebyggende tiltak. Faglig samarbeid på tvers av sektorer og fagområder er avgjørende for og utvikle et godt helhetlig tilbud. 32

33 Tilpasset opplæring og spesialundervisning i Selbu kommune. 4 Prosjektet må ta sikte på å gi en tilbakemelding på praksis for tildeling, oppfølging og rapportering av spesialundervisning herunder om dette gjøres i tråd med lovverket. Videre må gjennomgangen peke på mulige årsaker til at Selbu kommune bruker en større del enn mange kommuner til spesialundervisning, dersom dette ikke er kartlagt gjennom eget prosjekt som gjennomføres av administrasjonen i Prosjektet kan gjerne gjennomføres i slutten av planperioden. Følgende områder foreslås som aktuelle for forvaltningsrevisjon, men er ikke prioritert i planen. Dersom endringer i forutsetninger gjør noen av de ovennevnte prosjekter mindre aktuelle å gjennomføre kan disse bli aktuelle for gjennomføring i perioden. Kontrollutvalget har gjennom vedtak i saken fullmakt til å ompriorotere. (Forutsetter at kommunestyret vedtar innstillingen) Område Psykisk helsevern Ppsykisk helsevern har vært et satsingsområdet på nasjonalt nivå med en storstilt opptrappingsplan over flere år. Etter hvert som opptrappingsplanen har virket kan det være aktuelt å kartlegge hva opptrappingsplanen har betydd i Selbu kommune og om brukerne får tilgang til den behandlingen man har rett på. Byggesaksbehandling Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør og myndighetsutøver griper virksomheten til Selbu kommunene inn i store deler av innbyggernes hverdag. En gjennomgang av byggesaksbehandlingen i Selbu kommune må se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler vil være responstid, saksbehandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll. Dersom kontrollutvalget ønsker å utvide prosjektet noe, kan opplevd service blant brukerne av tjenestene være aktuelt å se på. Dette kan gi nyttig tilbakemelding i forhold til videreutvikling av tjenestene på dette området. Etikk Offentlig sektor har i de siste årene hatt flere skandalesaker knyttet til misbruk av offentlige midler og interesser, maktmisbruk og korrupsjon. Dette har ført til at fokuset på god moral og etisk fremferd har blitt større enn noen gang. Selbu kommune vedtok i 2009 egne etiske retningslinjer for kommunen. En forvaltningsrevisjonsundersøkelse knyttet til etikk vil gå på om politikere og ansatte i Selbu kommune er kjent med de etiske retningslinjene i kommunen og om det legges vekt på etterlevelse av disse i organisasjonen, både i forhold til daglige gjøremål, å sette etiske problemstillinger på dagsorden og implementere god etikk og moral i styrende dokumenter og interne rutiner. Kontrollutvalget har ikke valgt å prioritere dette som prosjekt i kommende planperiode. Rådmannen har orientert utvalget om hvordan etiske retningslinjer settes på dagsorden i kommunen. Kontrollutvalget har som en del av tilsynsarbeidet fått orientering om arbeidet på dette området fra noen enhetsledere i kommunen i forrige valgperiode. 33

34 Barnevern. Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. Selbu kommune har valgt å delta i felles barnevernstjeneste i Værnesregionen, hvor Stjørdal kommune er vertskommune. Prosjektet er kun aktuelt, dersom også kontrollutvalget i vertskommunen ønsker en gjennomgang. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften tilbudet på området. Aktuelle punkter å se på kan være om barnevernstjenesten i Værnesregionen yter tjenester ihht lovverk, om kompetansen er tilstrekkelig, overholdelse av frister, samhandling og rapportering i forhold til andre enheter i kommunen, mv. Evaluering av samhandlingsreformen Dersom det oppstår spesielle forhold kan det være aktuelt å bestille en gjennomgang av deler av virksomheten - eventuelt i samarbeid med andre kommuner. En mer omfattende gjennomgang bør eventuelt skje i neste planperiode. 34

35 OVERORDNET ANALYSE ANALYSE FOR SELBU KOMMUNE 2012 (TIL KONTROLLUTVALGETS KONTROLLUTVALGETS MØTE ) Selbu kommune November

36 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Bakgrunn I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret, og utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i perioden, legger kontrollutvalget opp til en årlig rullering av planen. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget bruker planen for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Den overordnede analyses ble sist gang gjennomført i Målet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter samt kommunestyrets vedtak og forutsetninger. På den måten er analysen ment å være et verktøy i arbeidet med å identifisere behov for og å prioritere områder for forvaltningsrevisjon. Den overordnede analysen vil bestå både av en beskrivende del og en risiko- og vesentlighetsanalyse som vurderer område for område av kommunens virksomhet. Denne overordende analysen av virksomheten i Selbu kommune er basert på følgende informasjon: Økonomiplan Formannskapets Utkast til økonomiplan Årsmelding 2011 Selbu kommune Regnskap 2011 Selbu kommune Samfunnsdelen i kommuneplanen (2005) Tertialrapport 1.tertial 2012 Selbu kommune Tertialrapport 2.tertial 2012 Selbu kommune Samtale med rådmannen Innspill fra kontrollutvalget i møter Orientering fra administrasjonen i kontrollutvalgsmøter Samtale med revisjonen Saksdokumenter Selbu kommune 3 36

37 2 Om Selbu kommune 2.1 Overordna målsettinger og strategier Hentet fra Årsmelding 2011: Kommunal tjenesteproduksjon Kommunen skal, innenfor de ressurser en rår over, ha servicetilbud som til enhver tid møter innbyggernes og næringslivets behov. Stedsutvikling og boligtilbud Kommunesenteret og grendesamfunn skal ha lokale særpreg og estetiske kvaliteter for å skape gode møteplasser for innbyggerne og besøkende. Det skal til enhver tid være et godt og variert boligtilbud som er i samsvar med innbyggernes og tilflytteres ønsker. Næringsutvikling Eksisterende bedrifter, landbruksnæringene og nyetableringer skal gis muligheter for videreutvikling. Oppvekstmiljø Barnehage- og skolemiljøet skal ha trygge og gode oppvekstmiljø for barn og ungdom med høge utviklings- og læringsmål. Kultur- og fritidstilbud Kommunen skal legge til rette for et mangfoldig kultur- og fritidstilbud av god kvalitet. Livskvalitet og tilbud innen helse/sosial Alle aldersgrupper skal ha et godt helse- og velferdstilbud i gode nærmiljø. Likeså at det etablerers boligtilbud ut fra brukernes ønsker. Kommunikasjon Offentlige veitilbud skal være trygg og sikker for alle trafikkanter. Hovedvegnettet skal h en standard som er tilpasset trafikkbehovet. Alle innbyggerne skal ha tilgang til elektronisk nettverk som videreutvikles i tråd med teknologisk utvikling. Kommunestruktur/regionalt samarbeid Selbu kommune skal bestå som egen kommune. Kommunen skal bidra til økt verdiskaping og bosetting i Trøndelagsregionen. Årsmeldinger er sammen med tertialrapportene viktige tilbakemeldinger fra rådmannen til kommunestyret. I tillegg er årsmeldingen et svært viktig grunnlag for videre rullering av økonomiplan og andre planer. Det ble for 2011 ikke fremlagt sektorvise årsmeldinger for kommunestyret. Selv om detaljert sektorvis gjennomgang er viktig, må en ha kommunens overordnede mål som et bakteppe også i forhold til mulige fremtidige forvaltningsrevisjonsområder. Prosjekter kan spenne over flere sektorer. Kommuneplanens samfunnsdel er i så måte et viktig dokument, men er ikke revidert siden

38 2.2 Organisering Politisk organisering Kommunens politiske organisering består av kommunestyret (25 medlemmer), formannskapet (7 medlemmer), hovedutvalg oppvekst (7 medlemmer), hovedutvalg helse og sosial (7 medlemmer) og hovedutvalg bygdautvikling (7 medlemmer) og kontrollutvalget (5 medlemmer). Administrativ organisering Kommunens administrative organisering er tre sektorsjefer,(oppvekst, helse og sosial og bygdautvikling) som rapporterer til rådmannen. Innen de enkelte sektorer er det tjenesteledere som rapporterer til sektorsjefen. Rådmannen fungerer f.t. også som sektorsjef for helse og omsorg, men stillingen er utlyst og ny sektorsjef vil tiltre i 1.halvår Viser til organisasjonskart under de enkelte sektorer senere i dokumentet. 2.3 Overgripende utfordringer - økonomi Selbu kommune står overfor en økonomisk utfordring og må de nærmeste år oppnå en markert endring i driftsbalansen. Kommunestyret ga allerede høsten 2009, under behandlingen av økonomiplanen , klare signaler i forhold til dette. Disposisjonsfondet skal minimum ha en saldo på 10 millioner ved utgangen av 2014 og driften skal ligge på et nivå som gjør at disposisjonsfondet ved hvert årsskifte deretter har en saldo på minimum kr 10 millioner. I klartekst innebærer dette at kommunens drift fra 2014 skal være i balanse. Disposisjonsfondet er pr på ca 20,7 mill, som er 8,3 mill lavere enn ved forrige årsskifte. Regnskapsresultatet for 2011 viste et overforbruk på 4,4 mill, som dekket gjennom redusert avsetning til disposisjonsfondet. Selbu kommune fikk i 2011 et netto driftsresultat på - 9,1 mill. Netto driftsresultat er inntekter minus utgifter før avsetninger og bruk av fond og er et godt uttrykk for kommunens økonomiske situasjon. Netto driftsresultat bør være på anslagsvis 3 %. For å imøtekomme Kommunestyrets vedtak fra 2009 må kommunen oppnå et positivt netto driftsresultatet før disposisjonsfondet når grensen på kr 10 mill. Figuren nedenfor viser utviklingen av netto driftsresultat og saldo for disposisjonsfondet fra 2004 til 2011 pluss tilsvarende tall fra gjeldende økonomiplan Netto driftsresultat Saldo, disposisjonsfond Regnskap Økonomiplan Prognose etter gjeldende økonomiplan Prognose etter driftsresultat 2011 Som figuren viser vil en videreføring av gjeldende økonomiplan føre til at disposisjonsfondet er tomt i Dersom kommunen viderefører utviklingen fra 2011 ser vi at en allerede i 2014 vil ha en 38

39 situasjon hvor kommunen ikke lenger kan dekke opp det negative driftsresultatet gjennom disposisjonsfondet. Budsjettkontroller Driftsregnskapet for 1. tertial viste totalt et overforbruk på 2,3 mill i forhold til periodisert budsjett for sentraladministrasjonen og sektorene. Alle sektorer hadde overforbruk, men manglende justering for lokalt lønnsoppgjør høst 2011 og periodiseringsskjevheter bidro til overforbruket, iflg rådmannen.. Driftsregnskapet for 2. tertial viste samlet et mindreforbruk på 0,5 mill. Dette er positivt. Rådmannen fremhever i tertialrapporten spesielt at helse og sosial, som på samme tid i 2011 hadde et merforbruk på 4,2 mill, nå har et mindreforbruk på 0,5 mill. Kontrollutvalget har tidligere signalisert at det kan være aktuelt å bestille en gjennomgang av økonomistyringen innen helse og sosial og for så vidt også hele kommunen. Utvalget må vurdere om dette er like aktuelt, nå mens utviklingsprosjekt, jf nedenfor, gjennomføres. 2.4 Prosjekter og tiltak Utviklingsprosjekt 2012 På bakgrunn av de økonomiske utfordringer som er skissert ovenfor initierte rådmannen i 2012 et prosjekt med målsetting å bedre driftsbalansen med ca kr 10 mill i løpet av økonomiplanperioden og samtidig bedre styringsrutinene med sikte på å opprettholde en bedre økonomisituasjon. Formannskapet er etablert som overordnet styringsgruppe for prosjektet. Prosjektet legger opp til at aktuelle driftstiltak skal ta utgangspunkt i KOSTRA-analyser av de ulike virksomhetsområdene og at tjenestetilbudet som sådan skal opprettholdes. Ev. reduksjon av antall ansatte skal foretas gjennom naturlig avgang eller reduksjon i bruk av vikarer/ekstrahjelp. I en tidlig fase av prosjektet ble KOSTRA-nøkkeltall for de fleste virksomhetsområdene i kommunen analysert og justert. Som tabellen på neste side viser har Selbu kommune et kostnadsnivå som ligger markert over sammenlignbare kommuner (kommunegruppe 2) på de fleste virksomhetsområder. Tabellen viser situasjonen i 2010 og er hentet fra økonomiplandokumentet for Rådmannen opplyser at tallene for 2011 ikke var klare da prosjektet startet. 39

40 Som det framgår av tabellen ligger Selbu kommune samlet sett 14 % over sammenlignbare kommuner når det gjelder de virksomhetsområder som så langt er kartlagt. Områdene som er merket med rødt er prioritert i 2012 og de fleste av de foreslåtte driftstiltak ligger innenfor disse områdene. Arbeidet med å kartlegge tiltak har som nevnt sitt utgangspunkt i KOSTRA-analyser. Som vist i ovenstående tabell ble områdene Næringsutvikling, Barnehage, Fysisk planlegging/miljø mv, kommunale veier og Adm. styring/fellesutgifter prioritert i Sektorene fikk etter prioriteringen i oppdrag å legge fram forslag til tiltak innenfor områdene. Prosjektet tar utgangspunkt i et knippe KOSTRA-nøkkeltall som til sammen dekker størstedelen av kommunens virksomhet. Hensikten med denne tilnærmingen er å kartlegge hvordan kommunen bruker sine ressurser i forhold til et gjennomsnitt av sammenlignbare kommuner - og dermed finne områder hvor driftsbalansen kan forbedres gjennom endringer i politiske prioriteringer. Prosjektet er i gang og så langt viser det at Selbu kommune har et vesentlig høyere forbruk enn kommunegruppen på en rekke områder i alle sektorer. Det er viktig at kontrollutvalget holder seg oppdatert i forhold til fremdriften av prosjektet gjennom orienteringer fra rådmannen. Den grafiske framstillingen på neste side er hentet fra økonomiplan viser driftsbalansen i kommunen før og etter at de foreslåtte tiltak er gjennomført: 40

41 For noen av tiltakene som krever utredning foreslår rådmannen en mindre bevilgning til dekning av frikjøp og lignende i sammenheng med utredningsarbeidet. Summen av rådmannens foreslåtte tiltak over perioden er på 6,9 mill. Dermed er ikke målsettingen i utviklingsprosjektet om en driftsreduksjon på kr 10 mill oppfylt. Rådmannen peker likevel på at flere foreslåtte tiltak så langt ikke er tallfestet i påvente av utredning i Dessuten vil arbeidet med å kartlegge flere reduksjonstiltak fortsette i 2013 og videre i Videre utvikling av styringssystemet i kommunen vil i første omgang være konsentrert om å øke kapasitet og kompetanse på området samt anskaffelse/utvikling av nødvendige styringsverktøy. 2.5 Utvikling sykefravær. Sammenlignet sykefraværsprosent 1. og 2. tertial 2009, 2010 og 2011 og 1. tertial i 2012: Sektor/seksjon 1.ter. 2. ter. 1. ter. 2.ter Sentraladministrasjonen 6,9 3,9 5,8 4,9 Oppvekst 6,8 8,9 7,0 7,8 Helse og sosial 11,3 10,6 11,1 10,2 Bygdautvikling 10,6 5,7 11,4 8,7 Total % 9,2 8,9 9,1 8,8 I sykefraværet inngår egenmelding og legemeldt sykefravær. 1. ter ,4 9,3 13,5 7,3 10,4 2.ter. 3,9 5,8 9,7 9,1 7,8 1. ter ,5 9,2 11,1 9,1 9,7 Rapporten for 1.tertial 2012 viser at sykefraværet har gått ned sammenlignet med 1.tertial 2011 og total sykefraværsprosent for 2011 (10,4). Samme tendens forsetter også i 2.tertial, hvor det totale sykefraværet var på 6,7 %, mot 7,8 % i Kontrollutvalget gjennomførte i 2010 et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende sykefravær i hjemmetjenesten forebygging, tiltak og oppfølging. Reduksjonen i sykefraværet er svært positivt, også sett i forhold til kommunens økonomi. Rådmannen opplyser at det jobbes kontinuerlig med HMS-arbeid og IA-arbeid. (Inkluderende arbeidsliv) 41

42 3 Om det enkelte budsjettområdet 3.1 Sentraladministrasjonen Organisering Rådmann Karsten Reitan Seksjon lønn og personal Anita Røset Seksjon økonomi Kolbjørn Ballo Seksjon sekretariat, informasjon og arkiv Gerd Fuglem Sentraladministrasjonen består av rådmann, folkevalgte og seksjonene økonomi, personal og seksjon arkiv, informasjon og sekretariat. De enkelte seksjonene har hver sin leder. Karsten Reitan og Gerd Fuglem har lang erfaring i Selbu kommune. Kolbjørn Ballo og Anita Røset har innehatt stillingene siden Utfordringer Rådmannen har overordnet ansvar for koordinering av kommunens virksomhet. virksomhet. I dette inngår ansvar for overordnet planlegging, økonomistyring, administrasjon og saksbehandling. Viser til utvikingsprosjektet, herunder økonomi, og det samlede administrative ansvaret som påligger rådmannen. Utfordringene er store. Det er viktig at at rådmannen innenfor de økonomiske rammer som er satt, og i samspill med sin stab, gjennomfører gode prosesser og dermed bidrar til at kommunens målsettinger nås. Kontrollutvalget har de senere årene hatt fokus på at rutinene for oppfølging og tilbakemelding på politiske vedtak blir rasjonelle og gode. Dette er viktig for å gi gode styringsredskap for politikerne. Mye er gjort, men fortsatt gjenstår noe i forhold til å oppnå god og ensartet tilbakemelding. Rådmannen har i budsjettet foreslått å ta i bruk er er nytt budsjettsystem som skal bedre kommunens kontrollsystemer og rasjonalisere rapporteringsrutiner Gjennomført forvaltningsrevisjon andre tilsyn Omdømme og omdømmebygging (2011) FR Offentlige anskaffelser følges regelverket (2008) FR 42

43 3.2 Sektor oppvekst Organisering Sektorsjef SLT/Fritidskons. PPtjenesten Selbustrand skole Dragsten barnehage Bell skole Tømra og Innbygda barnehage Selbu ungdomsskole Mebond barnehage Øverbygda skole Selbu kulturskole Øverbygda og Vikvarvet barnehage Selbu voksenopplæring Økonomi Rammen til sektor oppvekst til ca 78 mill er økt for å kunne ivareta lønns- og prisvekst, samt noen andre merutgifter. Det er store variasjoner i årlige utgifter til spesialpedagogisk hjelp i barnehagene og til spesialundervisning i skolene. Dette er iflg. rådmannen en stor og betydelig usikkerhetsfaktor for hvilke utgifter sektoren til enhver tid har. Det er også utfordrende at skole- og barnhageårene går inn i to budsjettår. For å holde budsjettet innenfor vedtatt ramme for 2013 har rådmannen lagt inn en reduksjon av bemanningen i skole, voksenopplæring og barnehage, samt redusert avsatte midler til innkjøp av digitalt utstyr og kompetansehevingsmidler Utfordringer Barnehagestrukturen i kommunen er utredet og kommunestyret skal ta stilling til hvilken struktur som er hensiktsmessig ut fra hva som er med på å sikre best mulig kvalitet i barnehagene på lengre sikt og hva som er en mest mulig kostnadseffektiv drift av barnehagene. Viser til Kostra-analyser som sier at Selbu kommune bruker vesentlig mer enn andre kommuner til barnehager. Kommunen har iflg. Kostra-analyser en stor andel midler til spesialundervisning i barnehager. Dette skal utredes i Kommunen bruker også mer enn sammenlignbare kommuner til grunnskolen. En stor andel av ressursene innen skole går til spesialundervisning. Kostratall som sekretariatet har lagt med i kapittel 5 viser at Selbu kommune ikke skiller seg vesentlig ut fra andre kommuner når det gjelder antall elever med spesialundervisning i grunnskolen. Tilsyn fra fylkesmannen i 2012 viser at det er et forbedringspotensiale også i forhold til å forsikre seg om at elever får oppfylt sine rettigheter til undervisning.. Rådmannen har satt i verk en handlingsplan for å rette på påpekte svakheter og i tillegg satt i gang et utredningsarbeid for å se på muligheter for kostnadsreduksjoner. Kontrollutvalget har hatt spesialundervisning oppe på 2 møter i 2012 og det er naturlig å følge opp området videre. 43

44 Gjennomført/planlagt forvaltningsrevisjon andre tilsyn Kompetansestrategien for grunnskolen oppfølging og resultat. (2009) FR Spesialundervisning opplæringsloven (Rapport oktober 2012) Orientert i KU. Kommunen som barnehagemyndighet (November 2012 iflg. fylkesmannens kalender.) 3.3 Sektor helse og omsorg Organisering Fungerende sektorsjef Karsten Reitan Forvaltningskontor Hjemmetjenesten 1 Marit Hernes Hjemmetjenesten 2 Sissel Nestvold (pt Anne Kristin Slind) Sykehjemmet Marit Hernes HAS Ingjerd Tuset NAV Ingunn Myhre Innen sektor helse og sosial har tjenesteleder delegert myndighet for sitt tjenesteområde når det gjelder fag, økonomi og personal. Sektorsjefstillingen er utlyst og stillingen vil bli besatt i 1-halvår Økonomi Rammen for sektoren ligger på knapt 90 mill for Sektoren har hatt merforbruk i flere år og det har vært stilt spørsmål til økonomistyringen, herunder om budsjetteringsprosessene har vært god nok. Utviklingsprosjektet er viktig i forhold til økonomi og styring. Sektor helse og sosial har regnskapsført merforbruk i 1. tertial 2012 på totalt 0,6 mill., men det ble pekt på at enkelte tiltak som var satt i gang hadde virkningstidspunkt Det er derfor positivt at sektoren per 2.tertital har et mindreforbruk i forhold til budsjett på 0,6 mill. Det vises for øvrig til «Utviklingsprosjekt 2012» hvor hovedmålet er å redusere driftskostnadene Utfordringer Samhandlingsreformen medfører flere utfordringer for sektoren. Verdigrunnlaget for organisasjonen skal dreies fra behandling til forebygging og generell folkehelsetenkning. Kommunen er utfordret på rene faglige vurderinger ved å ta imot pasienter tidligere. Kommunen er mer avhengige enn tidligere av å ha rett kompetanse tilgjengelig til riktig tid. Det pekes på at sektoren har stort behov for opplæring og bruk av teknologi 44

45 Selbu kommune deltar i interkommunalt samarbeid innen barnevern med Stjørdal kommune som vertskommune. Det er store utfordringer knyttet til området. Kontrollutvalget har i 2012 fått en orientering fra leder i barnevernstjenesten, bl.a med utgangspunkt i gjennomført tilsyn frafylkesmannen Gjennomført forvaltningsrevisjon- andre tilsyn Sosiale tjenester i NAV behandling av søknad om økonomisk stønad for familier med barn (Mai 2012) Fylkesmannen Rapport fra tilsyn om kommunenes arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Værnesregionen barneverntjeneste (2011) Fylkesmannen (Lagt frem i KU) Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging. Hjemmetjenesten. (2010) FR Økonomisk sosialhjelp (2008) FR Overformynderiets rolle i forhold til hjelpevergen. (2006) FR 3.4 Sektor bygdautvikling Organisering Økonomi Rammen for sektoren ligger ca 33,6 mill for Per 1.tertial 2012 hadde sektoren inkludert VARområdet 1,9 million kroner i merforbruk. Det ble da opplyst at storparten av avviket skyldes periodiseringsutfordringer og at en forventet å komme ut i balanse ved utgangen av året. Per 2. tertial viser budsjettkontrollen et mindreforbruk på 0,1 mill Utfordringer Revidering av kommunens arealplan. Endelig vedtak på arealplan vil bli gjort i Revisjon av detaljreguleringen i Selbu sentrum vil i 2013 bli forsøkt prosjektorganisert med regionale midler som finansiering. Handlingsplan for kommunale boliger vil bli videreført inn i En god del av boligene er ikke egnet for utleie og vil bli avhendet, i henhold til politisk vedtak. Disse må erstattes med mer egnede botilbud. Behovet for flyktningeboliger vurderes også i denne sammenheng. Stort vedlikeholdsetterslep har bygd seg opp over flere år på kommunale bygg og boliger pga lave budsjetter. Det er Ikke lagt opp til å ta igjen noe etterslep i 2013 Det ble i 2012 gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt 0m samarbeidet med Selbu Næringsforum og arbeidet med næringsutvikling i Selbu kommune. Som en oppfølging av 45

46 forvaltningsrevisjonen er det i 2013 foreslått satt av kr ,- til utredning av framtidig næringsutviklingsarbeid i kommunen, der også arbeidet med kultur vil bli utredet. Det skal bygges ny brann/ambulansestasjon, nytt renseanlegg i Innbygda, ny barnehage i Mebond og nye omsorgsboliger. Dette vil kreve betydelig fokus for sektoren Gjennomført forvaltningsrevisjon Kostnadseffektivitet innen sektor vann, avløp og renovasjon. (2006) Oppfølging av byggeprosjekt Bell skole. (2007) Samarbeidet med Selbu Næringsforum (2012) 46

47 4 Utvalgte tall fra KOSTRA 4.1 Nøkkeltall nivå 1 Selbu 2011 Finansielle nøkkeltall Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter Arbeidskapital i prosent av brutto driftsinntekter Frie inntekter i kroner per innbygger Netto lånegjeld i kroner per innbygger Prioritering Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager Netto driftsutgifter til grunnskolesektor innbygger 6-15 år Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger år Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten Netto driftsutgifter til administrasjon og styring i kr. pr. innb. Dekningsgrad Andel barn 1-5 år med barnehageplass Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning Legeårsverk pr innbyggere, kommunehelsetjenesten Fysioterapiårsverk per innbyggere, kommunehelsetjenesten Andel plasser i enerom i pleie- og omsorgsinstitusjoner Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon Andelen sosialhjelpsmottakere i alderen år, av innbyggerne år Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år 2010 Hemne K-gr. 2 SørTr.lag Alle komm. u. Oslo ,8 13, ,8 22, ,6 30, ,9 1, , , ,7 20, , ,2 33, ,7 1,8 190, ,6 9,7 11,1 9,5 91,7 14,6 95,4 9,3 13,6 9, ,6 91,9 10,2 13,2 9, ,1 97,4 13,7 8,3 6, ,1 89,1 10,6 11,8 9,2.. 15,8 93,1 8,1 9,3 7,5.. 16,4 90,4 8,6 9,6 8,4 93,9 13,8 2,8 5,6 2,7 5,7 2 5,4 3,5 9,6 3,6 5,5 3,3 4,2 3,7 4,7 47

48 Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner per barn i kommunal barnehage Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskole, skolelokaler og skoleskyss, per elev Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn Korrigerte brutto driftsutg pr. mottaker av hjemmetjenester (i kroner) Korrigerte brutto driftsutgifter, institusjon, pr. kommunal plass Årsgebyr for vannforsyning (gjelder rapporteringsåret+1) Årsgebyr for avløpstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) Årsgebyr for avfallstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, vedtatte reguleringsplaner (kalenderdager) Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, oppmålingsforretning (kalenderdager) Andel søknader om motorferdsel i utmark innvilget , , , , , ,

49 4.2 Nøkkeltall nivå 2 Selbu 2011 A. fordeling av frie inntekter (netto driftsutgifter) Prioritering i % (netto driftsutgifter) Adm., politisk styring, felles Barnehage Grunnskole Kommunehelse Pleie og omsorg Sosialtjeneste Barnevern Annet C. Barnehager Netto driftsutgifter barnehagesektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter Netto driftsutgifter til barnehager per innbygger Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager Andel ansatte med førskolelærerutdanning Andel ansatte med annen pedagogisk utdanning D. Grunnskoler Netto driftsutgifter grunnskolesektor i prosent av samlede netto driftsutgifter Netto driftsutgifter grunnskolesektor, per innbygger Korrigerte brutto driftsutgifter til grunnskolesektor, per elev Netto driftsutgifter til grunnskolesektor, per innbygger 6-15 år Andel lærere med universitets-/høgskoleutdanning og pedagogisk utdanning Andel lærere med videregående utdanning eller lavere E. Kommunehelse Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten Netto driftsutgifter i prosent av samlede netto driftsutgifter Netto driftsutgifter til forebyggende arbeid, helse pr. innbygger Legeårsverk pr innbyggere, kommunehelsetjenesten Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem K-gr. 2 SørTrøndelag Alle kommuner u. Oslo ,7 12,9 25,6 4,4 34,0 2,0 2,4 7,0 13,1 4,4 30,1 5,3 38,7 2,4 1,8 4,2 14,8 3,4 30,6 5,1 39,5 2,1 1,4 3,1 11,0 11,5 26,3 5,1 33,2 3,1 2,8 7,0 9,1 16,4 25,7 4,8 29,1 5,5 3,3 6,1 8,4 14,5 25,9 4,3 31,2 5,0 3,1 7,6 12, ,9 6 4, ,6 2,4 3, ,7 1,2 11, ,1 4 16, ,6 3,5 14, ,9 3,3 25, , , , , , ,9 1,6 95,1 3, ,4 8,6 89 5,5 87 7, , , , , , ,

50 F. Pleie og omsorg Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten Korrigerte brutto driftsutgifter pr. mottaker av kommunale pleie og omsorgstjenester Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år. Mottakere av hjemmetjenester, pr innb. 80 år og over. Korrigerte brutto driftsutg pr. mottaker av hjemmetjenester (i kroner) Andel innbyggere 67 år og over som er beboere på institusjon Andel beboere 80 år og over i institusjoner G. Sosialtjenesten Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger år Netto driftsutg. til råd, veiledning og sos.forebyggend arb. pr. innb, år Netto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp pr innbygger år Netto driftsutg. til tilbud til pers. med rusprobl. pr. innb år Andel netto driftsutg. til råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere Brutto driftsutgifter pr. sosialhjelpsmottaker, i kroner , , , , , ,4 84, ,2 84, ,9 71, , ,8 1, ,2 1, ,5 1, ,6 2, ,9 2, ,3 2, ,9 5,6 4,4 56,0 56, ,5 5,7 4,5 66,7 29, ,8 5,4 4,3 76,0 4, ,2 5,5 4,2 52,7 33, ,4 4,2 3,2 54,0 22, ,2 4,7 3,7 48,4 26,5 80 Finansiell dekningsgrad - avfall Selvkostgrad Gebyrinntekter per årsinnbygger Driftsutgifter per årsinnbygger(kommune) H. Barnevern Netto driftsutgifter til sammen per innbygger (kr) Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten Netto driftsutgifter per barn i barnevernet Andel netto driftsutgifter til saksbehandling, prosent Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-22 år Andel undersøkelser som fører til tiltak, prosent (funksjon 244) Andel undersøkelser med behandlingstid over tre måneder, prosent Andel barn med tiltak per med utarbeidet plan, prosent I. Avfall og renovasjon 50

51 I. Vann Finansiell dekningsgrad Selvkostgrad K. Kultur Netto driftsutgifter kultursektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter Netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger i kroner Netto driftsutgifter aktivitetstilbud barn og unge (F231) Netto driftsutgifter kommunale idrettsbygg og idrettsanlegg (f381) i forhold til kommunens totale driftsutgifter (i prosent) Netto driftsutgifter til kommunale kulturbygg per innbygger Netto driftsutgifter til folkebibliotek per innbygger Bokutlån fra folkebibliotek per innbygger i alt Netto driftsutgifter til kino per innbygger Netto driftsutgifter til idrett per innbygger Netto driftsutgifter til aktivitetstilbud barn og unge per innbygger 6-20 år Kommunale driftstilskudd til lag og foreninger pr lag som mottar tilskudd Netto driftsutgifter til kommunale musikk- og kulturskoler per innbygger Netto driftsutgifter til kommunale musikk- og kulturskoler, per innbygger 615 år , ,2 4, ,8 4, ,4 3, ,8 4, ,7 3, ,2 0, , , , , , , , , , , , , , , , M. Samferdsel Netto driftsutgifter i kr pr. innbygger, samferdsel i alt Brutto driftsutg. i kr pr. innbygger for komm. veier i alt Brutto driftsutgifter i kr pr. km kommunal vei og gate N. Bolig Netto driftsutgifter til kommunalt disponerte boliger per innbygger i kr Netto driftsutgifter til boligformål pr innbygger i kroner Brutto investeringsutgifter til boligformål per innbygger i kroner Antall søknader per 1000 innbyggere Antall nye søknader per 1000 innbyggere 51

52 5 Risikovurderinger 5.1 Rådmannen/generelt Risikoområde Risikofaktorer Tiltak Etikk Habilitet Manglende kunnskap til regelverk Praktisk oppfølging internt Interkommunale samarbeid (Værnesreg.) Innkjøp Oversikt over måloppnåelse Riktig kostnadsnivå Riktig kostnadsfordeling Politisk styring Overholdelse av regelverk Etiske retningslinjer vedtatt. Tas opp i ledermøter/samlinger Kontrollutvalget har fokus på området, praksis ute, gaver i ansettelsesforhold Foretas evalueringer Årsrapporter legges frem politisk Kontakt på rådmannsnivå KOSTRA Feil rapportering Manglende bruk av data som styringsinformasjon Økonomistyring driftsnivå bal. i komm. økonomien Politisk styring Manglende kompetanse Manglende styringsverktøy Periodisering Manglende styringsinformasjon Manglende oppfølging av politiske vedtak Møtestruktur Sannsyn -lighet Lav Konsekvens Høy Vurdering FR Kan være aktuelt. Lav Middels Forvaltningsrevisjonsrapport i Oppdatering av rutiner. Opplæring, samt samarbeid i Værnesregionen KOSTRA brukes i utviklingsprosjekt (2010-tall) Økt bevisstgjøring på rapportering. Middels Middels Middels Høy Utviklingsprosjekt 2012 og vurderingen av sektor-rammene basert på KOSTRA-analyser. Controllerstilling lyst ut november Bytt budsjettsystem tas i bruk Utviklingsprosjekt Nytt budsjettsystem tas i bruk Oppfølging av sentrale politiske vedtak i fm tertialrapportering og årsmelding. Jobbes med bedre rutiner. Middels Høy Aktuelt. Hvis flere kommuner deltar? Aktuelt i neste planperiode? Aktuelt. Viktig med korrekt INFO Aktuelt i neste planperiode? Middels Middels 52 Lite aktuelt. Bør ev. initieres av kommunestyret ut fra deres erfaringer.

53 Personal Sykefravær Rekruttering inngått ny avtale om et IA med NAV i Det jobbes kontinuerlig med HMS-arbeid og IA-arbeid. (Inkluderende arbeidsliv) FR: Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging. Hjemmetjenesten. (2010) FR Lav Høy Lite aktuelt. Vurdering FR Aktuelt. felles prosj. forebyggen de innsats for barn og unge. Nedgang i sykefravær siste år, men fortsatt høyt på noen tjenesteområder 5.2 Oppvekst Risikoområde Risikofaktorer Tiltak Sanns. Skole Mobbing Lav Psykososialt miljø Dårlig læremiljø Langsiktig satsning på forebyggende tiltak (Brukerundersøkelser blant elever viser gode resultater) Konsekv ens Middels Ekstern vurdering med tema Personalets relasjoner til elevene. (Selbu ungdomsskole) Skole Kapasitet / struktur Pedagogisk kvalitet kompetanse, i skole Antall plasser Befolkningsutvikling Hensiktsmessige bygg Økonomi Skolestrukturen evaluert. Ser på kostnader i utviklingsprosjektet i 2013 Middels Middels Aktuelt i fellesprosj. Eiendomsforvaltning. Resultater på nasjonale prøver Grunnleggende ferdigheter Læremateriell Manglende rekruttering Manglende etterutdanning Arbeidsmiljø Selbu kommunes strategiske 4-årsplan (201114) Den gode oppvekst Virksomhetsplaner på de enkelte skoler. Lav Middels Lite aktuelt. Kompetansestrategien for grunnskolen oppfølging og resultat. (2009) FR 53

54 Spesialundervisning Andel elever med tiltak. Får elevene spesialundervisning i tråd med vedtak. Økt ressursbruk på området Barnehager Kapasitet / struktur Antall plasser Befolkningsutvikling Hensiktsmessige bygg Økonomi Barnehager Mobbing Psykososialt miljø Spesialundervisning opplæringsloven (Rapport fra FM oktober 2012 avvik påvist) Saker i KU om området Handlingsplan for oppfølging etter tilsyn Gjennomgår i 2013 ressursbruk som en del av utviklingsprosjekt Ekstern utredning Dragsten barnehage Høy Middels Lav Middels Tømra og Innbygda barnehage hadde ekstern vurdering i Alle barnehagene hadde kommunalt tilsyn i Ingen betydelige avvik. Tilsyn fra Mattilsynet. Alle barnehagene hadde gode resultat i medarbeiderundersøkelsen i 2011 Middels Middels Konsekv ens Middels Utviklingsprosjekt Utredning foretatt. Konkrete forslag til omstrukturering behandles av kommunestyret i fm budsjettet, desember 2012 Aktuelt å følge opp at avvik lukkes raskt. FR i 2014? Mulig aktuelt å evaluere bygg i et fellesprosjekt for hele kommunen Aktuelt hvis det inngår i felles prosjekt forebyggen de innsats for barn og unge. 5.3 Helse og omsorg Risikoområde Risikofaktorer Tiltak Sanns. Økonomistyring Manglende kompetanse Manglende styringsverktøy Periodisering I 2011 ble det jobbet for å stabilisere driftsnivået på sektoren og treffe nødvendige tiltak, for å oppnå en realistisk driftsramme for Jf prosjekt 2012 og vurderingen av sektorrammene basert på KOSTRA-analyser. Middels 54 Vurdering FR Lite aktuelt i denne perioden?

55 Innføring av samhandlingsre form Økte omstillingskrav Kapasitet - forebygging Kompetanse og personell tverrfaglig Økonomi Bygging av nye omsorgsboliger Kompetansutvikling Har gått inn på eiersiden i Distriktsmedisinsk senter på Stjørdal Samarbeid i Værnesregionen Middels Høy Legevakt Rekruttering Tilgjengelighet Økonomi Lav Middels Institusjonsbasert omsorg Tilstrekkelig kapasitet Kvalitet i tjenesten Brukertilfredshet Tilstrekkelig kapasitet Kvalitet i tjenesten Brukertilfredshet Personer med sammensatte problem Samarbeid i Værnesregionen. Prøveordning evaluert i 2011, og kommunestyret vedtok å videreføre samarbeidet mot 4 stemmer i nov 2012 Bygging av omsorgsboliger i Aktuelt å gå inn på deler av reformen. Full eval. bør skje om 2-3 år. Lite aktuelt Lav Middels Lite aktuelt Sykefravær. Forebygging, tiltak og oppfølging. Hjemmetjenesten. (2010) FR Lav Middels Lite aktuelt Forebyggende helsearbeid Frisklivssentral i Værnesregionen (Lokalisert DPS- Stjørdal) Middels Høy Rapport fra tilsyn om kommunenes arbeid med undersøkelser og evaluering av hjelpetiltak til hjemmeboende barn ved Værnesregionen barneverntjeneste (2011) Fylkesmannen Middels Høy Aktuelt. Var med i forrige FRplan Signalisere fellesprosj. med andre kommuner? Hjemmetjenestene Psykisk helsevern Barnevern (Interkomm. samarbeid) Stj.dal vertskommune Hjelpebehov er økende Økte kostnader Lovkrav Kompetanse 55

56 5.4 Sektor bygdautvikling Risikoområde Risikofaktorer Tiltak Sannsyn -lighet Middels Konsekvens Middel Vurdering FR Aktuelt. Viktig område for innbyggere. Har stått på FR-plan lenge. Plan og byggesak Saksbehandlingstid Praktisering av saksbehandlingsregler Håndhevelse av lovverk Kvalitet Ferdigstillelse Manglende kompetanse/bemanning Området er styrket de senere år. Generelt stor aktivitet på sektoren. Kultur Kun en person ansatt Stor aktivitet på kulturområdet Ungdommens kulturmønstring Samarbeid med lag og organisasjoner Middels Middels Kommunen har satt i gang arbeid med adressering av samtlige eiendommer i kommunen. Middels Høy Middels Høy Aktuelt i FRprosjekt forebyggen de innsats for barn og unge? Aktuelt å vurdere brannbered skap og brannforebygging Aktuelt. Avgrenset området av forvaltning en? Brannberedskap og brannvern forebygging Lite fagmiljø Ressurser Eiendomsforvaltning Systemer Ressurser, manglende vedlikehold og vedlikeholdsplan Realkapitalen forringes Universell utforming Forslag i fm budsjett 2013 at organiseringen av hele sektoren (BU) skal gjennomgås Manglende vedlikehold påpekt over år. Det foretas vurderinger og salg. 56

57 Gavemidler 2013 Selbu kommune. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 025/14 Arvid Hanssen /92-18 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar hovedutvalgets behandling av gaveregnskaper for 2013 til orientering. Vedlegg Oversendelse saksfremlegg med vedlegg - gaveregnskap sektor helse- og sosial 2013.pdf Særutskrift - Gaveregnskap sektor Helse- og sosial.pdf Gavemidler revisjonsrapport.pdf Selbu sykehjem Ansatte BRA-avd..pdf Selbu sykehjem 1.etg. BRA-avd..pdf Pleie- og omsorgstj. Brukerrettede midler.pdf Hjemmetjenesten 2 - regnskap.pdf Hjemmesykepleien.pdf Selbu sykehjem Ansatte EFD.pdf Selbu sykehjem EFD.pdf Gavekonto 2. etg..pdf Ansatte 2. etg..pdf Saksutredning Kontrollutvalget har de senere år fått seg forelagt gaveregnskapene etter at de har vært behandlet i hovedutvalget Helse og sosial hvor gaveregnskapene godkjennes. Hovedutvalgets behandling av gaveregnskap 2013, samt regnskapene og revisors rapport, er oversendt Konsek den Dette er vesentlig tidligere enn for de foregående år. I tilknytning til behandling av gaveregnskapen for 2012 den , sak 28, vedtok kontrollutvalget følgende: 1. I det en viser til revisors merknader tar kontrollutvalget hovedutvalgets behandling av gaveregnskaper for 2012 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding når praksis knyttet til gaver i ansettelsesforhold, samt spørsmål om registrering av gavemidler i kommuneregnskapet, er vurdert. Frist for tilbakemelding settes til siste møte i kontrollutvalget i 1.halvår Kontrollutvalget fulgte opp ovenstående vedtak i sak 15 i møte den og vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget konstaterer at rådmannen på grunn av intrådte forhold ved etaten ikke har vurdert Selbu kommunes praksis knyttet til gaver i 57

58 ansettelseforhold og om gavemidler til sektor helse og sosial skal registreres i kommuneregnskapet. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om ny skriftlig tilbakemelding på forholdende nevnt i punkt 1, innen utløpet av Sak behandles på første møte i kontrollutvalget i I tråd med vedtaket vil sekretariatet fremme sak på første møte i 2015, når tilbakemelding fra rådmannen foreligger. Kommentarer knyttet til gaveregnskap 2013: Sekretariatet har merket seg revisors kommentar/avvik vedrørende 2 regnskap hvor det etterlyses bedre dokumentasjon av inntekter. Det er viktig at rådmannen følger opp dette og at revisor gir tilbakemeldinger til kontrollutvalget senest ved behandlingen av regnskapene for 2014, dersom dette ikke skjer. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget skal ikke behandle og godkjenne gaveregnskapene. Det er viktig at utvalget gjennom sin tilsynsoppgave stiller spørsmål som kan bidra til gode og sikre rutiner for behandling av gavemidler. Kontrollutvalget må derfor følge opp tidligere vedtak og spørsmål og få tilbakemelding fra rådmannen. 58

59 Selbu kommune Servicetorget Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Kongens gate 9, Postuttak 7004 Trondheim Deres ref: Vår ref: (må oppgis ved svar) 2013/1194-9//BJOLAR Dok:12449/2014 Dato: Oversendelse saksfremlegg med vedlegg - gaveregnskap sektor helse- og sosial 2013 Hovedutvalg for Helsevern- og sosial omsorg behandlet i sitt møte under sak PS 31/14 Gaveregnskap sektor Helse- og sosial Saken oversendes kontrollutvalget for referatsak. Med hilsen Bjørg Astrid Larsen saksbehandler Tlf: Vedlegg: Særutskrift - Gaveregnskap sektor Helse- og sosial Gavemidler revisjonsrapport Ansatte 2. etg. Gavekonto 2. etg. Selbu sykehjem EFD Selbu sykehjem Ansatte EFD Hjemmesykepleien Hjemmetjenesten 2 - regnskap Pleie- og omsorgstj. Brukerrettede midler Selbu sykehjem 1.etg. BRA-avd. Selbu sykehjem Ansatte BRA-avd. Postadresse Gjelbakken 15, 7580 Selbu E-post postmottak@selbu.kommune.no Besøksadresse Gjelbakken 15 Telefon Telefaks Bank Org.nr

60 Selbu kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: 2013/ Saksbehandler: Bjørg Astrid Larsen Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg 31/14 Møtedato Gaveregnskap sektor Helse- og sosial Vedlegg: Gavemidler revisjonsrapport Ansatte 2. etg. Gavekonto 2. etg. Selbu sykehjem EFD Selbu sykehjem Ansatte EFD Hjemmesykepleien Hjemmetjenesten 2 - regnskap Pleie- og omsorgstj. Brukerrettede midler Selbu sykehjem 1.etg. BRA-avd. Selbu sykehjem Ansatte BRA-avd. Rådmannens innstilling Hovedutvalget for helsevern og sosial omsorg godkjenner regnskapet av gavekontoene i Sektor Helse og sosial for 2013 Saken oversendes Kontrollutvalget som referatsak. Behandling i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Votering: Rådmannens innstilling vedtas. Enst. Vedtak i Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg Hovedutvalget for helsevern og sosial omsorg godkjenner regnskapet av gavekontoene i Sektor Helse og sosial for 2013 Saken oversendes Kontrollutvalget som referatsak. 60

61 Saksopplysninger Det er totalt 9 gavekontoer innen sektor helse og sosial. Dette er gaver fra pårørende og brukere som gis til brukernes og/eller ansattes velferd. Sektor helse og sosial v/tjenesteledere er ansvarlig for å føre regnskap for disse gavekontoene. Gavemidler skal ikke nyttes til tiltak som kommunen skal dekke over sitt budsjett. I tvilstilfeller kan dette tas opp med revisjon. Gaveregnskapet revideres av Revisjon Midt-Norge IKS, og deres rapport ligger ved saken. Hovedutvalg for helsevern og sosial omsorg er den instans som behandler og godkjenner regnskapet. Saken sendes så over til Kontrollutvalget som en referatsak. Vurdering 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 Forslag til økonomiplan og budsjett 2015 for kontrollutvalget. Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 026/14 Arvid Hanssen 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2015 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2015 i Selbu kommune. Budsjettet for 2015 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets egen virksomhet Det er i tråd med praksis de senere år lagt opp til 6 møter i På bakgrunn av erfaringstall de siste år og budsjettkontrollen per 1. august 2014, foreslår sekretariatet at budsjettet til kontrollutvalgets egen virksomhet opprettholdes på samme nivå som for 2014 og at alle poster forblir uendret. Nytt kontrollutvalg høsten 2015 vil i liten grad påvirke ressurbehovet i 2015, ut over noe mer behov for opplæring. Kjøp av sekretariatstjenester Selbu kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt samarbeid. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2015 i sitt møte den , ble det lagt til grunn en økning på 3,5 % fra 2014 til Økningen fra 2012 til 2013 var på 2 % og økningen fra 2013 til 2014 var på 3,5%. Avrundet blir økningen fra 2014 til 2015 på kr Kjøp av revisjonstjenester Selbu kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er også i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. 76

77 Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS behandler budsjettet for 2015 på møte Tallene som er lagt inn er derfor styrets forslag til representantskapet. Det er foreslått en økning på 4.16 % fra 2014 til 2015, som avrundet betyr en økning på kr for Selbu kommune. Revisjon Midt-Norge IKS orienterer kommunen direkte når representantskapet har vedtatt endelig budsjett. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Konto Tekst Budsjett 2015 Budsjett 2014 Regnskap 2013 Hele Godtgjørelse utvalgsleder Godtgjørelse folkevalgte kr 500/700 per møt Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste Arbeidsgiveravgift Abonnement tidsskrift Bevertning Kurs, konferansen inkl overnatting Skyss, kostgodtgj. reise (oppg.pl.) Reiseutgifter (ikke oppg.pl.) Kontingenter Sum kontrollutvalgets egen virksomhet Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester KonSek Midt-Norge IKS SUM KONTROLLUTVALG, SEKRETARIAT OG REVISJON Økonomiplanen for perioden : Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden legges frem: (alle tall i 2015-kroner). Budsjett Anslag for Anslag for Anslag for Budsjett Forslag * 2017* 2018* 2015 Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Utgifter til revisjon Sum driftsutgifter *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2015 videreført i planperioden. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for Budsjettet som sekretariatet har satt opp for 2015 har en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på kr eller 3.5 % i forhold til

78 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Selbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 027/14 Arvid Hanssen 14/115-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Invitasjon til KU-samling i Værnesregionen Uttalelse om innsyn i ansattes e-post. Kommunebarometeret 2014 Invitasjon Budsjettkontroll Kontroll og tilsyn per Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Orientering fra møte med representanter for kontrollutvalgene i Værnesregionen (Invitasjon vedlagt) 2. Kommunal- og moderniseringsdepartementet: Uttalelse om kontrollutvalgets innsyn i ansattes e-post 3. Kommunebarometeret kommuner i Sør-Trøndelag. 4. Invitasjon til samling for kontrollutvalg på Tiller Budsjettkontroll Kontroll og tilsyn per

79 STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen INVITASJON DATO: TID: STED: Fredag 12. September 2014 Kl. 11:15 Lunsj Kl. 12:00 Fellesmøte for kontrollutvalgene i Værnes regionen Quality airport hotell, Kjøpmannsgt. 20, Stjørdal De faste medlemmene av kontrollutvalgene i Værnes regionen inviteres med dette til felles orienteringer og diskusjon. PROGRAM Kl. 11:15 Lunsj Kl. 12:00 Orientering fra administrasjonen i vertskommunen vedrørende barnevernstjenesten. Kl. 13:00 Orientering om det interkommunale samarbeid i Værnes regionen. Er forventningene innfridd - virkninger for tjenesteproduksjonen og for innbyggerne. Kontrollutvalgets rolle. Kl. 14:00 Kontroll og tilsyn i lys av kommunereformen og de pågående prosesser i Værnes regionen. Påmelding innen 11. september. Dette av hensyn til serveringsbestillingen. Hotellet disponerer en del parkeringsplasser bak hotellet for hotellets gjester. Henvendelse vedrørende disse rettes til hotellets resepsjon ved ankomst. Steinkjer, Alf Kaspersen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

80 80

81 81

82 Kommunebarometeret 2014 Kommunebarometeret er en måling av alle kommuner, gjennomført av Kommunal Rapport. Kommunal Rapport bruker 127 ulike nøkkeltall for å rangere kommunene fra topp til bunn innen 13 ulike områder. I totaltabellen er alle nøkkeltallene lagt sammen ( det er justert noe med hensyn til kommunenes reelle økonomiske handlefrihet). Tabellen viser kommune, størrelse, plassering totalt og plassering innen grunnskole (GSK), eldreomsorg (PO), barnevern (BV), barnehage (BH), helse (HE) og økonomi (ØK). Disse er de seks viktigste av de 13 kategoriene i målingen, og utgjør til sammen 77,5 % av det totale barometeret. Knr Kommune Innbyggere Rang GSK PO BV BH HE ØK 1601 Trondheim Over Hemne Snillfjord Under Hitra Frøya Ørland Agdenes Under Rissa Bjugn Åfjord Roan Under Osen Under Oppdal Rennebu Meldal Orkdal Røros Holtålen Midtre Gauldal 1653 Melhus Skaun Klæbu Malvik Selbu Tydal Under

83 inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 15. oktober 2014 Quality Hotel Panorama, Tiller 83