SAKSNOTAT Avdelingsstyremøte ved Avdeling for teknologi

Transkript

1 Arkiv: 2013/715 SAKSNOTAT Avdelingsstyremøte ved Avdeling for teknologi Til: Avdelingsstyret Møtedato: Fra: Dekan Saksbehandler: Rolf Krey Dising Sak 02/13 Årsregnskap for AFT Vedlegg: 1. Regnskap AFT samlet 2. Regnskap BFV AFT 3. Regnskap BOA AFT Forlag til vedtak: 1. Styret viser til ledelseskommentarer og regnskap for, og tar regnskapet til etterretning. AFT har et samlet resultat på kr for med flg. fordeling mellom regnskapsdelene: Resultat bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV): kr Resultat bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA): kr Sum AFT kr Resultat bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV), kr 4 040, tillegges den budsjettenhet der resultatet er opptjent: Ordinær drift Interne prosjekter Sum BFV AFT Felles Program for allmennfag Program for bioingeniørfag Program for bygg og miljø Program for elektro- og datateknikk Program for kjemi og materialteknikk Program for maskin og logistikk Program for matteknologi Program for radiografi Avdelingsadm Sum Merforbruk = -, Mindreforbruk = +

2 Side 2 av Resultat fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), kr , avsettes ved den budsjettenhet resultatet er opptjent: Resultat OA Resultat BA/NFR Sum BOA AFT Felles Program for allmennfag Program for bioingeniørfag Program for bygg og miljø Program for elektro- og datateknikk Program for kjemi og materialteknikk Program for maskin og logistikk Program for matteknologi Program for radiografi Avdelingsadm Sum Merforbruk = -, Mindreforbruk = +

3 Side 3 av Ledelseskommentar pr Alle tall er i hele Avdelingen totalt (BFV og BOA) AFT har et resultat sin samlede aktivitet på kr 6 597, mot et budsjettert resultat på kr Ved utgangen av 2011, var avdelingens samlede resultat kr Resultat og prognose fordeler seg slik på de ulike regnskapsdelene 1 : Pr Regnskap Budsjett Avvik Prognose Resultat BFV Resultat BOA-virksomhet Samlet resultat Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) BFV har et resultat på kr 4 040, som er et avvik på kr ifht. budsjett. Ved 2. tertial var tilsvarende avvik på kr ifht. budsjett. Utviklingen i 3. tertial har gått i forventet retning, og avdelingen har endt opp med et resultat kr over prognosen. Av resultatet er ca kr knyttet til ordinær drift, mens kr er knyttet til ulike interne prosjekter. Dvs. at interne prosjekter bygger ned sin oppsamlede kapital, mens ordinær drift øker sin oppsamlede kapital. Denne delingen fremgår ikke av regnskapsrapporten, som kun tar utgangspunkt i totalen. Når det gjelder interne prosjekter, så er midlene her avsatt til et bestemt formål. Det er da tildelinger og tidspunktet for når prosjektene realiseres og prosjektene avsluttes, som styrer resultatet. I de videre kommentarene skilles det ikke på hvorvidt det dreier seg om ordinær drift eller interne prosjekter. Avviket på samlede inntekter er 1,0 %. For samlede kostnader er avviket på 5,2 % (ned fra 15,8 % i 2. tertial). 1 Avrundinger i beløpene kan medføre avvik i summene 2 Positive tall betyr mindreforbruk/overskudd, negative tall betyr merforbruk/underskudd. I regnskapet er dette motsatt uttrykt. Det samme gjelder forholdet mellom inntekter og kostnader.

4 Side 4 av Inntekter Pr Regnskap Budsjett Avvik Prognose Inntekter - BFV Det samlede inntektsavviket er på 1,0 %. Dette er omtrent på budsjett og innenfor de rammer som er satt for akseptable avvik. Ifht. prognosen er avviket kun kr 811. I regnskapstallene ligger en bevilgningsnedjustering på kr 369 grunnet for høy bevilgning knyttet til budsjettmodellens FoU-komponent. Dette ble håndtert sentralt Kostnader Pr Regnskap Budsjett Avvik Prognose Lønn og sos. kostnader BFV Andre driftskostnader - BFV Finanskostnader - BFV Sum driftskostn. - BFV Samlet budsjettavvik for kostnader er på kr (5,1 %), mot kr pr 2. tertial. Lønnsavviket er på kun 1,3 % (uendret fra 2. tertial) og omtales ikke i det videre. Finanskostnader gjelder i hovedsak agiotap på avsluttede EU-prosjekter, der programmet da må dekke disse. Ifht. prognosen er avviket kun kr 434, noe som er svært bra. Andre driftskostnader (ADK) ADK har et samlet budsjettavvik (mindreforbruk) på kr (26,4 %) mot kr ved utgangen av 2. tertial. Vi kommenterer derfor flg., jfr. note 4: 1. «Investeringer» har et forbruk på kr 8 130, mens budsjetterte investeringer var kr Dette gir et mindreforbruk på kr (Mindreforbruk for 2. tertial var på kr 4 136). Av kostnadene på kr 8 130, er ca kr fra Dvs. at nyinvesteringer i er på ca kr Reisekostnader har et mindreforbruk på kr Med et resultat på kr ligger AFT praktisk talt likt med forbruk Det ser derfor ut til at budsjettet var litt for ambisiøst lagt i. 3 Prognosearkene til HiST plasserer investeringer som en inntektsreduserende post. Men i regnskapsrapporten står investeringer oppført under «Andre driftskostnader» (note 4). Prognosen er derfor justert slik at investeringer er tatt med under «Andre driftskostnader». Samlet prognose for investeringer var på kr Jfr. her kommentarene under note 2 over.

5 Side 5 av «Andre driftskostnader» (ADK) har et mindreforbruk på kr Forklaringene ligger innenfor klasse 9, Interne disposisjoner og er av teknisk art: Kr gjelder overføring av midler til program til dekning av i. Lønnsoppgjøret : Kr Av tekniske grunner ligger inntektsføringen på programnivå under klasse 9. Denne burde vært ført under klasse 5 Lønn, noe som ville gitt avdelingen et samlet lønnsforbruk mv. på kr Mindreforbruket på lønn ville da vært på kr 817, noe som ville gitt et samlet lønnsavvik på 0,8 %. ii. Investeringsmidler: Kr Disse lå budsjettert under kl 9, men ble ved en inkurie regnskapsført programmene på kto 3900 «Bevilgning fra KD». Disse to postene forklarer til sammen det meste av avviket på «Andre driftskostnader. I tillegg nevnes flg. tilleggsbevilgninger under kl. 9: AFT ble ikke tildelt midler for avlagte dr.grader i tildelingen for. Dette utgjør kr 150, og er av tekniske årsaker bokført, men ikke budsjettert, her. Rektor har bevilget kr 200 til AFTs 100-årsjubileum. Midlene er tilført AFT på kl 9, men er ikke budsjettert her.

6 Side 6 av Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) BOA har et samlet resultat på kr 2 557, som er et avvik på kr 357 (16,2 %) ifht. budsjett. Budsjetteringen av BOA-virksomheten skjer på prosjektnivå, mens innlegging av budsjett i økonomisystemet er foretatt med grunnlag i regnskap for Dette gjør at det ikke blir en god kopling mellom budsjett på overordnet- og prosjektnivå. Dette vil ventelig ikke bedres før prosjektstyringsverktøy, med mulighet for periodisering og aggregering av de enkelte prosjektbudsjett på tvers av det enkelte regnskaps-/budsjettår, innføres. Gjennom de krav som settes til prosjektbudsjettene og oppstart av BOA-prosjekt, er vi likevel nokså sikre på det økonomiske utfallet til det enkelte prosjekt, spesielt innen OAvirksomheten. Men det kan oppstå til dels store avvik mellom budsjett og regnskap, som følge av metoden for budsjettering. Generelt holder heller ikke AFT på med prosjekter med stort risikopotensial. Vi anser derfor ikke budsjettavvikene på BOA som et vesentlig problem Oppdragsaktivitet (OA) Bokført resultat for OA-virksomheten er på kr mot kr i 2011: Pr Regnskap Budsjett Avvik Prognose Inntekter - OA Lønn og sos. kostnader - OA Andre driftskostnader OA Finanskostnader - OA Resultat OA Ifht. budsjett er det et avvik på kr 357. Budsjettavvikene fordeler med kr 543 i høyere inntekter og kr 158 i høyere kostnader på prosjektene. Overskuddsgraden er på 43,4 %. Bak resultatet ligger avslutning av 26 prosjekt. I 2011 hadde AFT en overskuddsgrad på 40,8 %. Da lå det 32 avsluttede prosjekter bak resultatet. Både budsjett og prognose la opp til et resultat på ca kr for, som var litt svakere enn Likevel ville dette vært et godt resultat for avdelingen, var historisk sett det beste året AFT har hatt innen OA. endte opp med et resultat i overkant av 2011-resultatet, med en markant forbedring i overskuddsgrad. For tredje år på rad leverer AFT et svært sterkt resultat! Det er vi naturlig nok svært fornøyde med.

7 Side 7 av Bidragsaktivitet (BA) og NFR-prosjekter Regnskapsreglene for hvordan BA-prosjekter skal avsluttes ved periodeoppgjør har en vesentlig innvirkning, ettersom prosjektene skal balansere etter regnskapsavslutningen. Nedenfor følger hovedtallene for disse regnskapsområdene: Pr Regnskap Budsjett Avvik Prognose Inntekter - BA Lønn og sos. kostnader - BA Andre driftskostnader BA Finanskostnader - BA Resultat BA Pr Regnskap Budsjett Avvik Prognose Inntekter NFR Lønn og sos. kostnader NFR Andre driftskostnader NFR Finanskostnader NFR Avregning - NFR Resultat NFR Innen AFTs BA/NFR-virksomhet er det i all vesentlighet snakk om FoU-prosjekter. Normalt skal disse gå med et underskudd, som skal dekkes opp av midler fra BFV-siden ved prosjektslutt (bidrag fra HiST). Dette skjer i så fall på slutten av det enkelte prosjekts levetid og/eller når de eksterne midlene er brukt opp (jfr. regnskapsrutine). Erfaringene er at prosjektene i en del tilfeller kommer ut med et positivt resultat ved prosjektavslutningen. Dette kan skyldes flere ting, eksempelvis: for få timer belastet prosjektene ila. prosjektperioden,- enten som følge av mindre arbeid i prosjektene enn planlagt eller som følge av underrapportering. bedre prosjektøkonomi enn opprinnelig forutsatt. Dette er ting som vi i dag ikke har god nok oversikt over, og som vi sannsynligvis ikke vil få bedre styring med før prosjektstyringsverktøy innføres ved HiST. Spørsmålet er om bedre styring er nødvendig for BA-virksomheten?

8 Side 8 av Spesielle hendelser i Høsten startet første årskull studenter etter ny rammeplan for ingeniørutdanningen. For to program vil dette bety en mindre forbigående dropp i studiepoengsproduksjonen pga. flytting av fag mellom semester. Men for avdelingen som helhet ventes en samlet økning i studiepoengsproduksjonen bla. som følge av nytt studium i fornybar energi, som hadde oppstart høsten. Studiet har blitt svært godt mottatt av studentene, og var det nest vanskeligste å komme inn på ved HiST i. I august ble samarbeidsavtalen mellom Nidarosdomens Restaureringsarbeider (NDR) og HiST fornyet. Avtalen gjelder studiet Bachelor i teknisk bygningsvern og restaurering, og går over 4 år. NDR er med sin kompetanse og erfaring, en helt nødvendig bidragsyter inn i dette studiet. Høsten startet nytt kull med 28 fremmøtte studenter, noe som er svært bra. Ombyggingen av Gunnerus gate 1 skaper utfordringer for avdelingen. Både mht. bruk/undervisningen av «Fornybarlaben», jfr. pkt Men ikke minst ifht. undervisningsarealer, læringsmiljø, drift og infrastruktur. Dette har skapt betydelig frustrasjon ved de berørte miljøene og i studentmassen. Det har vært flere gjennomganger med Drift og vedlikehold for å få forbedret tjenestenivået Vesentlige investeringer Oppbygging av ny lab i fornybar energi har et budsjett på kr 1 398, og oppbyggingen av denne har vært forsinket med store kostnadsoverskridelser med bygging av plattform på taket i Gunnerus gate. Ut over har det vært arbeidet intensivt med ferdigstillelse av «Fornybarlaben». Laben er nå ferdigstilt og skulle vært tatt i bruk til undervisning. Pga. tildekking av taket og «Fornybarlaben» i forbindelse med ombyggingsarbeidet i Gunnerus gate, har ikke undervisningen kunnet gjennomføres som planlagt. Av samme årsak vil noe midler måtte brukes ut over våren for å justere evt. reparere «Fornybarlaben».

9 Side 9 av Regnskap Kommentarer til regnskapet er gitt under pkt. 1. Jfr. forøvrig vedlagte regnskapsutskrifter pr for Avdeling AFT samlet vedlegg 1 BFV avdeling AFT vedlegg 2 BOA avdeling AFT vedlegg 3 3. Spesielle tiltak Avdelingen har god økonomi, og det er ikke noe i avdelingens samlede økonomiske situasjon som tilsier at spesielle tiltak må iverksettes umiddelbart. Men avdelingen er inne i en prosess med tanke på fremtidige satsinger ved avdelingen. Fornybar energi er nytt studieprogram under oppbygging. Og nye fag forventes å se dagens lys. Samtidig er AFT i ferd med å innføre ny studieplan for ingeniørutdanningen, noe som gjør at flere program vil måtte undervise etter ny og gammel plan i to år fremover. Dette er kostbart. Samtidig har AFT mistet sin uttelling for EU-prosjektene i KDs budsjettfordelingsmodell som følge av endret klassifisering. Dette utgjør ca kr Videre taper avdelingen kr i perioden på innføring av endret budsjettfordelingsmodell ved HiST. I sum betyr dette at AFT vil måtte stramme inn på sine kostnader/aktiviteter i årene fremover, samtidig med at videreutvikling av avdelingen må finne sted. AFT går derfor inn i en meget krevende periode de kommende år, gitt at avdelingens rammebetingelser forblir uendret.

10 Side 10 av Risikovurdering Pr. i dag er det få risiker ved avdelingens virksomhet: Vi har noenlunde stabil søkertilgang Avdelingens BOA-virksomhet går godt, og skaffer viktig finansiering inn mot kjernevirksomheten. Det forventes lavere studiepoengsproduksjon i, som medfører lavere resultattildeling i Redusert tildeling fra KD som følge av endret klassifisering av EU-prosjektene. Redusert tildeling fra HiST som følge av endret budsjettmodell Avdelingen har store avsetninger i balansen, noe som gir trygghet og handlingsrom i tiden fremover ifht. reduserte tildelinger. Det som imidlertid er usikkert og kan skape utfordringer for avdelingen er: Kvalifiserte søkere til utlyste stillinger. AFT har i flere år hatt problemer med rekruttering av kompetente søkere til noen av avdelingens fagområder. Noen stillinger er utlyst 4-5 ganger uten at rekruttering er oppnådd. For andre typer stillinger er det periodevis vanskelig å skaffe kompetent personale pga. bransjemessige svingninger. Dette skaper selvsagt utfordringer for de program det gjelder, og vil gå ut over både undervisning og FoU-virksomheten inne fagområdet. Avdelingen jobber kontinuerlig med å løse disse problemene, og har fått aksept for en økt lønnsdifferensiering for konkurranseutsatte områder, som et virkemiddel dette arbeidet. Manglende nybygg/plass. AFT har i mange år ventet på nytt teknologibygg tilpasset fremtidens ingeniørutdanning. Det er begrensninger i dagens bygningsmasse, som gjør at stordriftsfordelene i undervisningen ikke kan tas ut,- både pga. små grupper i våre laber, manglende mulighet til å kjøre store grupper i ordinær undervisning (eks. forkurset) og dårligere samarbeidsmuligheter programmene i mellom. Samtidig ønsker avdelingen å tilby nye studier, men vi ser at dette blir vanskeligere å få til uten et nybygg på plass. Det er derfor svært viktig for avdelingens videre utvikling at de nødvendige bevilgninger og beslutninger kommer på plass. I desember arrangerte AFT 100-årsstuntet «Hva skal til for å vekke staten», med bra oppslutning og eksponering i ei førjulstid med eksamen. Forhåpentligvis kan noen av ideene som ble premiert, bidra til at oppstartsbevilgning til nytt teknologibygg blir en realitet. I denne sammenhengen er forsøket på igjen å dra i gang en debatt om samlokalisering med NTNU svært bekymringsfullt. Usikkerheten dette kan medføre. kan enda en gang forsinke realiseringen av et svært nødvendig nybygg. Noe som vil ha svært alvorlige følger for avdelingen.