Oppdragsgivers formål med anskaffelsen og kravspesifikasjon

Transkript

1 Oslo kommune Plan- og bygningsetaten Vedlegg 1 Oppdragsgivers formål med anskaffelsen og kravspesifikasjon

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Bakgrunn Anskaffelsens formål Krav knyttet til konsulentens leveranse Organisering Prosjekteier Styringsgruppe Prosjektledelse Kontaktpersoner i ASSS-kommunene...4 1

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn ASSS-nettverket består av de 10 største kommunene i Norge: Bærum, Bergen, Drammen, Fredrikstad, Kristiansand, Oslo, Sandnes, Stavanger, Trondheim og Tromsø. Nettverkets arbeid munner for hvert kalenderår ut i en rapport som sammenstiller en rekke såkalte styringsindikatorer for fagområdet byggesak. Produksjonstallene som ligger til grunn for utregningene rapporteres fra kommunene på det som heter KOSTRA-skjema 20 - FYSISK PLANLEGGING, KULTURMINNER, NATUR- OG NÆRMILJØ. Regnskapstallene som ligger til grunn for utregningene henter SSB direkte ut fra kommunenes konsernregnskap. Det er kommunenes bruk av KOSTRA-kodene 120, 130, 301, 302 og 303 som i særlig grad styrer hvilke tall ASSS-nettverket får ut av SSBs KOSTRA-database. Det er betydelig usikkerhet i ASSS-byggesaksnettverket om kvaliteten på KOSTRArapporteringen fra kommunene basert på KOSTRA-skjema 20, og kommunenes praksis vedrørende bruk av KOSTRA-kodene i sine respektive regnskapssystemer. Usikkerhet vedrørende kvaliteten på indikatorene oppleves å være et alvorlig hinder i benytte indikatorene til det som er nettverkets målsetting; å effektivisere saksfeltet gjennom kartlegging, analyse, læring og forbedringsarbeid. I kommunenes regnskapssystem skal alle kostnader være tilordnet en KOSTRAfunksjon/kode. Ulikhet i praksis kan gjøre store utslag i kostnadsbildet for eksempel for byggesaksbehandlingen i en kommune. Forbedring av definisjoner anses som en løpende aktivitet i KOSTRA/ASSS-arbeidet, og det vil for rapporteringsåret 2010 bli gjort en rekke forbedringer i skjemaet, men allikevel gjenstår spørsmålet om kommunene rapporterer likt på de forskjellige spørsmålene i skjema 20. Det er en tilbakevendende diskusjon om hvorvidt KOSTRA-tallene gir et fullgodt bilde av bruttokostnadene forbundet med en tjeneste, for eksempel byggesaksbehandling. Det er grunn til å tro at usikkerheten forbundet med indirekte kostnader er større enn for direkte kostnader. Fordi kommunene i varierende grad er opptatt av å fremstå som om de har lave administrative kostnader er det usikkerhet om hvorvidt dette påvirker kommunenes bruk av KOSTRA-kode 130 (adm.lokaler/husleie). Kommunene er ulikt organisert, og det er ulike løsninger med hensyn til om de kommunale virksomhetene holder til i kommunens egne lokaler eller leide lokaler, om virksomhetene internfaktureres for husleie eller ikke. 1.2 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å kartlegge og gi en oversiktlig beskrivelse av bruk av KOSTRA-kodene 120, 130,og 302 i regnskapene i de 10 ASSS-kommunene relatert til byggesak. I tillegg ønskes det at konsulenten kommer med forslag til forbedringer som vil gi sammenlignbare data mellom kommunene (beste praksis). 2

4 1.3 Krav knyttet til konsulentens leveranse Leveransene beskrevet nedenfor er knyttet til interne forhold i de 10 ASSS-kommunene Bærum, Bergen, Drammen, Fredrikstad, Kristiansand, Oslo, Sandnes, Stavanger, Trondheim og Tromsø. Leveransen skal bestå av: Beskrivelse av den enkelte kommunes praksis vedr bruk av KOSTRA-kode 120, 130, 190 og 302 i regnskapene. Beskrive den enkelte kommunes tolking av de delene av KOSTRA-skjema 20 som har betydning for styringsindikatorene i ASSS-byggesaksnettverkets årlige rapporter. Sammenstille funnene i mest mulig oversiktlige tabeller Komme med forslag til forbedringer på basis av det innsamlede og sammenstilte materialet. 3

5 2 Organisering 2.1 Prosjekteier Ass.direktør i Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune, Jan Petersen, er prosjekteier. 2.2 Styringsgruppe Det nedsettes en styringsgruppe bestående av representanter for fagmyndighetene i 4 av kommunene i ASSS-nettverket. Oslo, Bergen, Stavanger og Fredrikstad. Styringsgruppen vil møtes ca en gang pr måned mens prosjektet pågår. 2.3 Prosjektledelse Innleid konsulent skal i gjennomføringen av oppdraget i første rekke forholde seg til Jan Petersen i PBE. 2.4 Kontaktpersoner i ASSS-kommunene Innleid konsulent vil få tildelt liste over kontaktpersoner i ASSS-kommunene med navn, mailadresse og telefonnummer. 4