IKA VA IKAK IKA årg. ABM-meldingen Kommunale regnskapsarkiv gjennom tidene. Videregående skoler og proveniensproblematikk.

Transkript

1 årg. Meldingsblad for: r eion - Interkommunalt Arkiv i Rogaland - Interkommunalt Arkiv i Hordaland - Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder - Interkommunalt Arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark - Aust-Agder Arkivet IKA A A IKA VA IKAK ABM-meldingen Kommunale regnskapsarkiv gjennom tidene. Videregående skoler og proveniensproblematikk. Arkivlederrollen 1 ler /in,u', Ili og.so: Stikkordsregister til arkivforskriften Møtekalender M.m.

2 P Å DEN ANNEN SIDE er en lett irriterende frase for en fersk redaktør å begynne sin første leder med. Man blir liksom stående i formuleringen å hakke og lete etter fornuftig språklige broer over til egne redaksjonelle kjepphester. Ta feks. formuleringen, "på den annen side dreier dette nr. av Arkheion seg mye om ABM-meldingen". Denne formuleringen blir ved annengangs lesing litt merkelig. Man stiller seg lett spørsmålet om hva som er hovedtema i bladet hvis det "på den annen side" tar opp ABM-meldingen Redaksjonsansvaret for Arkheion er en stafett med intervaller på ett år for hver bladeierene. Stafetten startet i 1997 og vil forhåpentligvis vare i mange år. Vi skal heller ikke se bort fra at nye IKA'er og andre kommunale arkivinstitusjoner blir med på dette løpet i framtiden. Dette vil gi den enkelte redaksjon mer restitusjonstid mellom hver arbeidsøkt. Den redaksjonelle etappen gjennom år 2000 er det Interkommunalt Arkiv i Rogaland som har ansvar for. Det bladet som du nå har begynt å lese på har ABM-meldingen som gjennomgangstema, PÅ DEN ANNEN SIDE inneholder bladet også my annet arkivfaglig og historisk interessant stoff. Her finner du bl.a. vår gjesteskribent, Ingrid Nøstberg, sin drøfting av proveniensproblematikk knyttet opp til videregående skoler og Åse Eikemo Strømme gir deg en historisk gjennomgang av kommunal regnskapsordning gjennom tidene. Du finner en alfabetisk stikkordliste over emner i arkivforskriften som kan bli praktisk å ha i din arkivhverdag. Og ikke minst du finner den vanlige informasjonsspalten fra den enkelte interkommunale arkivinstitusjon som du sokner til. Vi har altså prøvd å lage et blad som inneholder historisk stoff, arkivteori, innspill i debatten omkring arkiv og stoff som er praktisk i arkivhverdagen. Ut over dette har vi gleden av å presentere et skjult talent hos en av medarbeiderene ved Interkommunalt Arkiv i Rogaland, Hallgeir Olsen, som i dette bladet debuterer med egne tegninger på trykk. God lesing! Red. Innhold: Eit godt dokument for arkiva utanfor arkivverket? Merknader til stortingsmelding om arkiv, bibliotek og museum Stortingsmelding nr. 22 og de kommunale arkivene Arkivfaglig møtekalender Ingen midler til kommunale arkivdepot Kjentfolk om arkiv: Matz Sandman Kommunal rekneskapsordning gjennom tidene Videregående skoler - en mangfoldig proveniens Arkivlederen i det nye årtusenet Alfabetisk stikkordsliste til forskrift om offentlig arkiv En smaksprøve fra avholdskampens paroler i Rogaland en gang tidlig på 1900-tallet Informasjon fra Interkommunalt Arkiv i Rogaland Informasjon fra Interkommunalt Arkiv i Hordaland Informasjon fra Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder Informasjon fra IKA-Kongsberg Informasjon fra Aust-Agder-Arkivet Hva er et interkommunalt arkiv Fot-side illustrasjon: «Fra våronna på Jæren en gang på 1950-tallet». (Fotograf Olaf A. Ellingsen; Statsarkivet i Stavanger 1981/7:40525). Ellingsens fotografier er også brukt andre steder i bladet: s. 3 s. 7 s. 8 s. 9 s. 9 s.10 s.13 s.17 s.20 s.21 s.22 s.23 s.24 s.25 s.26 s.27 Arkheion Informasjonsblad for: Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKAR) Interkommunalt Arkiv i Hordaland (IKAH) Interkommunalt Arkiv i Kongsberg (IKAK) Aust-Agder Arkivet (AAA) Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA) Ansvarlig redaktør: Sigve Espeland (IKAR) Adr.: Bergelandsgt 30, 4012 Stavanger Tlf.: Telefaks: Redaksjonskommiteen: Karin Gjelsten (IKAH) Steinar Marvik (IKAK) Berit Stie (AAA) Bjørn Tore Rosendahl (IKAVA) Satt i Adobe PageMaker/Adobe PhotoShop av Interkommunalt Arkiv i Rogaland Trykket av: Aase Grafiske as., Stavanger ISSN

3 Eit godt dokument for arkiva utanfor Arkivverket? Merknader til stortingsmelding bibliotek og museum Iiinn. 1" oto () A Elltny.en om arkiv, Stortingsmelding nr. 22 om arkiv, bibliotek og museum er eit mangfaldig dokument. Den representerer eit spennande forsøk på å sjå tre viktige kultursektorar i samanheng, for rn.a. å stimulere til samarbeid og nyvinningar. Eg skal ikkje gi meg inn på å vurdere det som blir sagt om bibliotek og museum i meldinga, men konsentrere med om dei delene som behandlar arkivspørsmål. Kapittel 4 i meldinga behandlar status og hovudutfordringar på arkivområdet. Den inneheld ei til dels forbiletleg framstilling av den samfunnsmessige funksjonen til arkiva, og ei god prinsipiell drøfting av spørsmål kring bevaring og tilgang til personsensitive arkiv. Likeins blir problema kring bevaring av elektroniske arkiv behandla på ein god måte. Men kapitlet har samtidig vesentlege manglar. Behandlinga av nokre spørsmål er prega av ei overfokusering på det statlege Arkivverket, slik at dei andre delane av arkivsektoren blir usynleggjort. I kapittel 8 foreslår Kulturdepartementet fleire tiltak som skal styrkje arbeidet med vern- og formidling av arkiv. Samtidig blir det foreslått tiltak som gjeld heile ABM-sektoren. Dei forslaga som blir lagt fram er i hovudsak positive Men stortingsmeldinga representerer ein heilskap, der framstillinga i kapittel 4 fungerer som premiss for dei foreslåtte tiltaka. Manglar i premissane kan få følgjer for oppfølginga av meldinga, og det er difor nødvendig å korrigere det bildet som blir gitt av det norske arkivlandskapet. 1. Vern av privatarkiv Stortingsmeldinga gir stor plass til arbeidet for bevaring av private arkiv. Men framstillinga av dette arbeidet er nesten utelukkande er konsentrert om det som har blitt gjort i det statleg,-e Arkivverket. Den store innsatsen som er gjort av fylkeskommunale og kommunale arkiv og av ei rekkje bibliotek og museum, blir ikkje nemnt. Faktisk er det slik at hovudtyngda av privatarkivarbeidet skjer utanfor Arkivverket oppbevarte dei institusjonane som er medlemer av Landslaget for lokal- og privatarkiv hyllemeter privatarkiv fordelt på ca hyllemeter i kommunale, fylkeskommunale og private arkivinstitusjonar og hyllemeter i museum. Det statlege Arkivverket oppbevarte på samme tid hyllemeter privatarkiv. I fylke som Aust-Agder, Nordland, Oppland og Sogn og Fjordane og Vestfold har fylkeskommunale arkiv samla inn og sikra svært mane privatarkiv. I Oppland har dette skjedd i eit nært samspel mellom arkiv og museum. I Bergen er kommunen, gjennom byarkivet, den sentrale aktøren i Lokalhistorisk arkiv i Bergen, som har gjennomført ei stor og systematisk innsamling av privatarkiv frå kommunen. Når stortingsmeldinga i drøftinga av status for privatarkivarbeidet let vere å behandle den kommunale og fylkeskommunale innsatsen, kan dette få fleire negative følgjer. For det forste forsømmer ein eit godt høve til å oppsummere dette arbeidet, og kan difor ikkje byggje vidare på dei erfaringane som er gjort. Dette fører i neste omgang til at meldinga ikkje drofter kva rolle fylkeskommunane og kommunane skal ha i det landsomfemnande innsatsen som trengst for å ta vare på eit breitt utval privatarkiv. Dette må karakteriserast som oppsiktsvekkjande, i og med at det er kommunale og fylkeskommunale institusjonar som har vore drivkrafta i dei fylka der ein har oppnådd dei beste resultata. For det andre må ein spørje seg kva politiske signal dette gir til den politiske og administrative leiinga i kommunar og fylkeskommunar: Er det departementet si oppfatning at desse 3

4 forvaltningsnivåa skal avvikle privatarkivarbeidet? Eller er fråværet av den kommunale sektoren berre ein «glipp»? Ein vellukka strategi for bevaring av privatarkiv må byggje på eit samspel mellom dei statlege, fylkeskommunale og kommunale forvaltningsnivåa, og inkludere både arkiv, bibliotek og museum. Fylkeskommunane vil t.d. kunne spele ei viktig rolle som regionale koordinatorar i ein slik strategi, slik dei gjer det på museums- og biblioteksektoren. Men det er ein føresetnad at fylkeskommunane får dei nødvendige signala om at dette er ønskjeleg. 2. Bevaring av kommunale arkiv Over halvdelen av kommunane og fylkeskommunane står utan tilknyting til nokon arkivinstitusjon. Dette betyr at den samla bevaringssituasjonen for dei kommunale arkiva er kritisk, sjølv om det er oppnådd mykje dei siste par tiåra. Stortingsmeldinga inneheld ei drøfting av denne situasjonen, men denne blir etter mitt syn for snever. Stortingsmeldinga vier stor plass til behandlinga av dei interkommunale arkiva sin funksjon. Desse blir framheva som eit nødvendig vilkår for å heve kvaliteten til dei kommunale arkivfunksjonane, og kommunane blir oppmoda om å slutte seg til IKAer dersom dei ikkje har konkrete planar om andre løysingar. Meldinga drøftar også etableringa av interkommunale arkivdepot med ansvar for bevaring av både papirbaserte og elektroniske arkiv, og konkluderer med å tilrå at IKAene får ansvar for desse oppgåvene. Eg har ingen problem med å slutte meg til desse vurderingane. Det er viktig og riktig å gi desse signala til majoriteten av kommunane her i landet. Men ikkje til alle! Slik meldinga no framstår, med ei sterk fokusering på den interkommunale modellen, blir framstillinga einsidig. Den kommunale arkivsektoren inneheld meir enn interkommunale arkiv. Dei største byane har etablert eigne byarkiv, og eit par av desse har utvikla seg til organisatorisk og fagleg sterke institusjonar, som spelar ei viktig rolle i arkiv- landskapet. Det same gjeld fylkesarkiva. Når stortingsmeldinga knapt nok nemner byarkiva og heilt overser fylkesarkiva, underslår ein samstundes dei gode resultata som ein del av desse institusjonane har oppnådd: Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane er utan tvil den arkivinstitusjonen som har kome lengst med digital formidling her i landet, og som ligg langt framme også internasjonalt. Byarkiva i Oslo og Bergen har etablert seg som verkelege byarkiv, dvs. kulturinstitusjonar som spelar ei viktig rolle i bysamfunna. I det heile tatt er det kulturpolitiske perspektivet på kommunearkiva lite synleg i meldinga, og det er kanskje på dette området at fylkesarkiva og byarkiva har sin viktigaste styrke, samanlikna med dei interkommunale arkiva. Nærleiken til den (fylkes)kommunale administrasjonen og høve til samarbeid med t.d. kultur- og skoleetat skaper betre føresetnader for å ta steget frå å vere arkivdepot til å bli kulturinstitusjonar. Det kommunale sjølvstyret er eit grunnleggjande element i det norske demokratiet. Kommunane skal sjølv velje korleis dei skal organisere sine depotfunksjonar. Det hadde difor vore ønskjeleg at stortingsmeldinga hadde drøfta heile den kommunale arkivstrukturen og gitt ei vurdering av dei ulike institusjonstypane sine fordelar og veikskapar. Det er ikkje gitt at den interkommunale modellen som er dominerande i dag, vil vere den beste også i framtida. Det finst erfaringar som tyder på at det kan vere vanskeleg å integrere store kommunar i IKAer, når spranget til dei minste kommunane blir stort. Det er liten tvil om at store byar som Oslo, Bergen og Trondheim er best tente med eigne byarkiv. 3. Bevaring og tilgang til personsensitive arkiv Som sagt innleiingsvis har stortingsmeldinga ei god prinsipiell drøfting av problematikken kring personvern kontra arkivvern. Det blir - heilt rett - understreka at det beste personvernet er å bevare dei personsensitive arkiva. Bevaring av dokumentasjonen i arkiva skaper rettstryggleik, og er ein føresetnad for at menneske som har blitt offer for vilkårleg eller feilaktig behandling kan få si rettmessige opp- 4

5 reising. Samtidig er det viktig at desse arkiva blir oppbevart på ein slik måte at opplysningane ikkje blir gjort tilgjengeleg for uvedkommande. Dessverre er også behandlinga av desse spørsmåla prega av ei overfokusering på Arkivverket og ei tilsvarande neglisjering av kommunalsektoren. Kommunar og fylkeskommunar oppbevarer truleg størstedelen av dei personsensitive arkiva i landet. Arkivdokumentasjonen frå bamehage, grunnskule, barnevem, sosialteneste og primærhelseteneste finst i dei kommunale arkiva. Arkiva frå vidaregåande skule og dei store helseinstitusjonane finst i fylkeskommunale arkiv. Sett i lys av den generelle bevaringssituasjonen for kommunale arkiv, er det her vi står framfor dei største utfordringane når det gjeld sikring og bevaring av personsensitive arkiv. Eit forhold som gjer desse utfordringane særleg presserande, er at dei sensitive personarkiv i dag stort sett finst som elektroniske register. Bevaring av dette materialet er etter mitt syn det største arkivproblemet for kommunar og fylkeskommunar i åra som kjem. Det kan innvendast mot kritikken min på dette punktet, at bevaring av kommunale og elektroniske arkiv blir behandla andre stader i meldinga. Og det er rett. Men eg er i denne samanhengen opptatt av dei arkivpolitiske signala som stortingsmeldinga gir til leiinga i kommunar og fylkeskommunar. Når ei stortingsmelding som skal behandle utfordringane på arkivsektoren, ikkje eksplisitt nemner at kommunar og fylkeskommunar har eit særleg ansvar for dei personsensitive arkiva, gir den heller ikkje noko signal om at dette er ei viktig sak for kommunesektoren. Fråværet av slike signal kan føre til at kommunar og fylkeskommunar ikkje prioriterer bevaringa av dei personsensitive arkiva, med dei følgjer dette på sikt kan få for dagens elevar, klientar og pasientar. 4. Tilskotsordning for vern og formidling av privatarkiv Stortingsmeldinga inneheld eit forslag om oppretting av ei tilskotsordning for vern og formidling av privatarkiv. Som ein del av prosessen fram mot ei slik ordning, varslar departementet at det skal setjast i gang ei kartlegging som skal munne ut i ein situasjonsrapport om vern og formidling av privatarkiv og tradisjonsmateriale av lokalt og regionalt opphav. Ein slik situasjonsrapport kan bli eit svært viktig dokument for det samla arkivvernet. Det vil - før første gong - bli laga eit samla oversyn over kor mykje privatarkiv som er bevart, korleis oppbevaringsforholda er og om arkiva er tilgjengelege for bruk, og den vil bli eit viktig korrektiv til den framstillinga stortingsmeldinga gir av status for privtarakivarbeidet. Rapporten bør også bli eit sentralt utgangspunkt for den foreslåtte statlege tilskotsordninga for vern og formidling av privatarkiv. Tilskotsordninga er eit svært positivt tiltak, fordi det både er eit signal om at privatarkiva er viktige, og fordi dei institusjonane som arbeider med privatarkiv treng pengane. Det store spørsmålet blir då: kor omfattande blir denne tilskotsordninga? Og korleis vil midlane bli fordelt? Det er liten tvil om at bevaring av privatarkiv i all hovudsak må vere eit offentleg ansvar. Erfaringane frå vernearbeidet i Noreg og i andre land er relativt eintydige private verksemder vil berre unntaksvis vere viljuge til å betale for arkivbevaringa. Dersom samfunnet ønskjer at arkiv frå større verksemder skal bevarast, må ein vere budd på å betale det dette kostar. Ei tilskotsordning for privatarkiv må difor ta høgde for dette og tilførast tilstrekkelege midlar. Fordelinga av midlar frå tilskotsordninga må byggje på den verkelege bevaringssituasjonen, og ikkje på den framstillinga som blir gitt i stortingsmeldinga. Når størstedelen av privatarkivarbeidet går føre seg utanfor Arkivverket, må ein sikre at dei kommunale og private arkivinstitusjonane, musea og biblioteka, får tilgang til desse ressursane. Det er viktig at tildelinga av tilskot til vern og formidling av privatarkiv byggjer på solide 5

6 arkivfaglege vurderingar, og at det organet som står for tildelinga opptrer uavhengig av dei eksisterande arkivstrukturane. Det bør vurderast om det samordningsorganet for ABM-utvikling, som blir foreslått oppretta i meldinga, kan ha denne funksjonen. 5. Samordningsorgan for ABM -utvikling Det er førebels uklart kva funksjonar sarnordningsorganet for ABM-utvikling skal ha. Eg vil likevel støtte framlegget om å etablere eit slikt organ. M.a. Landslaget for lokalog privatarkiv har i lang tid etterlyst ein instans med arkivfagleg kompetanse, som kan gi støtte til og følgje opp arkivfaglege prosjekt utanfor det statlege Arkivverket. Ein har sett for seg at ein slik funksjon kunne bli lagt til Riksarkivaren, samtidig som Riksarkivaren fekk ein ny og meir overordna funksjon i høve til Arkivverket. Men denne funksjonen kan også med fordel leggjast til eit nytt samordningsorgan. Det som er viktig i denne samanhengen, er at det nye samordningsorganet får høve til å byggje opp fagleg kompetanse på arkiv. Dersom NMU og Statens bibliotektilsyn blir integrert i dette organet, vil dei ta med seg kompetanse på sine fagområde. Den arkivfaglege kompetansen må derimot tilførast utanfrå, ved nytilsetjingar. Samordningsorganet må kunne kommunisere med heile arkivlandskapet også kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjonar. Arkivlova fastset at kommunar og fylkeskommunar er ansvarlege for bevaring og tilgjengeleggjering av sine arkiv, men eg les dette som arkivformidling i tradisjonell forstand, dvs, behandling av forespørslar om innsyn. Eg kan ikkje så at lovbestemmelsane omfattar aktive formidlingstiltak som t.d. digitalisering og formilding av arkivkjelder t.d. via Internett. Dersom det skal vere eit kulturpolitisk mål å formidle dei store kulturarvverdiane som ligg i dei kommunale arkiva, må også slike formidlingstiltak få fagleg og økonomisk støtte frå ABM-organet. Det er også interessant at dette organet skal ha ein funksjon i høve til kompetanseutvikling. Her ser eg for meg eit samarbeid mellom samordningsorganet og Landslaget for lokalog privatarkiv (LLP), som er den samlande organisasjonen for depotinstitusjonar utanfor Arkivverket. LLP organiserer rundt 60 arkivinstitusjonar, eit førtital museum og eit par handfullar bibliotek. Organisasjonen sitt formål er å fremje vern og formidling av kommunalt og privat arkivmateriale, og styrkje kvaliteten i dette arbeidet. LLP si største satsing i åra som kjem er å utvikle eit omfattande kompetanseutviklingsprogram, som svaret på eit stort behov for arkivfagleg utvikling i arkiv, bibliotek og museum i og utanfor organisasj o- nen. Dette skal gi tilsette i arkiv, bibliotek og museum eit breitt og differensiert tilbod om å styrkje sin arkivfaglege kompetanse, med særleg vekt på vern og formidling. Når stortingsmeldinga legg vekt på at ABM-organet skal ha viktige funksjonar når det gjeld kompetanseutvikling, bør det vere muleg å etablere eit samarbeid om dette. 6. Avslutning I denne artikkelen har eg drata nokre av dei spørsmåla som er behandla i storingsmeldinga om arkiv, bibliotek og museum. Dersom lesaren sit att med eit inntrykk av at eg meiner at stortingsmeldinga er eit dårleg dokument for arkiva utanfor Arkivverket, så er dette feil. Eg oppfattar stortingsmeldinga som eit i hovudsak godt dokument, men med viktige manglar. Fordi meldinga inneheld gode forslag, er det særleg viktig å korrigere desse manglane. Av: Gudmund Valderhaug (IKAH) Leiar i landslaget fbr lokal- og privatarkiv (LLP) Jeg har hørt om sopp i arkivet, men dette er latterlig! 6

7 Stortingsmelding kommunale arkivene nr. 22 og de Stortingsmelding nr. 22 gir en relativt god og utførlig beskrivelse av situasjonen for de kommunale og fylkeskommunale arkivene. Kommunene og fylkeskommunene har alltid hatt plikt til å ta vare på sine arkiv, men de har ikke vært pålagt en egen depottjeneste som har kunnet ivareta de grunnleggende depotoppgavene. Dette har ført til at mye bevaringsverdig kommunal arkivmateriale er gått tapt og at bevart materiale ofte er uordnet og i praksis utilgjengelig for brukerne. Stortingsmeldinga sier: "Ei føremålstenleg depotordning krev at arkivmaterialet er fysisk sikra, at det er ordna og katalogisert slik at det er råd å finna fram i det, og at det finst personale som kan ta seg av førespurnader frå publikum og driva aktiv formidling av den informasjonen som finst i kommunearkiva". Etableringen av interkommunale arkivordninger, fylkesarkiv og byarkiv i løpet av de siste 20 årene har bidratt vesentlig til at kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale nå blir bedre tatt vare på og i større grad gjort tilgjengelig for brukerne. Men de færreste av disse har egen depottjeneste, og i tillegg mangler store deler av landet fortsatt slike ordninger. ABM-meldinga sier derfor: "Det er no viktig med fortgang i arbeidet med å få løyst det kommunale magasinbehovet. Mykje av det arbeidet som dei interkommunale arkivordningane har nedlagt i ordning og katalogisering, kan såleis verta spolert dersom arkivmaterialet må førast attende til dårlege lokale som ikkje kan hindra vidare vanskjøtsel. Forsvarlege arkivlokale er elles ein innebygd føresetnad dersom kommunane skal oppfylla det kravet om eigne depotordningar som no er uttrykkjeleg fastsett og definert i forskrift til arkivlova". Når det gjelder det elektroniske arkivmaterialet sier stortingsmeldinga følgende: "Den store og kritiske utfordringa er korleis ein skal halda elektronisk arkivmateriale teknologisk tilgjengeleg for ettertida. Faren er at spora etter verksemda i offentleg forvaltning vert utviska i takt med stendige omskifte i maskinelt utstyr og programvare. Mykje verneverdig dokumentasjon i offentlege fagsystem og register er alt gått tapt. Elektronisk teknologi inneber ei monaleg effektivisering i offentleg forvaltning, men gjer arbeidet med bevaring for ettertida langt meir sårbart og kostnadskrevjande enn før". Hud.Nrikk Foto 0.A. HIling,n Hva sier så stortingsmeldinga om hvordan disse store utfordringene skal/kan håndteres innenfor kommunal sektor? Så vidt jeg kan se gir den hovedsakelig tre svar: 1) Arkivlov med forskrifter har lagt forholdene til rette for at disse oppgavene kan løses på en mer systematisk måte i kommuner og fylkeskommuner. 2) Kommunene og fylkeskommunene må selv løse disse oppgavene. 3) Det anbefales at depotoppgavene, særlig knyttet til langtidslagring av elektronisk arkivmateriale, løses gjennom interkommunalt samarbeid. Eller sagt på en annen måte: Staten har gjort sitt, den toer sine hender og overlater problemene til kommunene og fylkeskommunene. 7

8 Dette er for lettvint. Og hvorfor er det slik? En forklaring på departementets holdning til disse spørsmål ligger i det generelle forholdet om ansvarsfordeling mellom forvaltningsnivåene. Kommunale og fylkeskommunale arkiv er kommunenes og fylkeskommunenes ansvar, og de må også syte for at bestemmelser i lov og forskrifter blir etterfulgt. Den andre forklaringen er at staten ved Kulturdepartementet ikke har greid å se ut over sine egne "bransjeinteresser". Departementet angir anvisninger til løsninger på de store utfordringene som om det var Arkivverkets interesseorganisasjon i arkivspørsmål, og ikke som statens utøvende organ i nasjonale kulturspørsmål. Dette kommer også til uttrykk når den omtaler aktørene innenfor arkivverdenen. De kommunale og fylkeskommunale arkivinstitusjonene er knapt nevnt. De gode resultater som er oppnådd av disse institusjonene på mange områder blir ikke behandlet. Mye av nyskapningen og nytenkningen innen arkivfaget finner sted i disse miljøene, og flere av disse er ledende på sine felt, som for eksempel Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane når det gjelder digital formidling av arkivinformasjon, byarkivene i Oslo og Bergen og Aust-Agder- Arkivet når det gjelder å utvikle depotinstitusjoner uten for det statlige arkivverket. Flere av de kommunale arkivinstitusjonene har vært sentrale i utviklingen av fagsystemet ASTA og i søken etter nye kriterier for å håndtere det viktige kassasjonsarbeidet. Den sterke fokuseringen på Arkivverkets rolle, og tilsvarende underfokusering på "det kommunale arkivverket", i løsningen av de store utfordringer arkivverdenen står over for, gir utydelige politiske signaler til kommuner og fylkeskommuner om viktigheten av å satse på sine arkivinstitusjoner. Denne holdningen til et kulturhistorisk kjernespørsmål om bevaring av nasjonens hukomrnelse avslører seg også i stortingsmeldingas svar på hvordan de minst like store utfordringene knyttet til arkivmateriale skapt av privat sektor skal håndteres. Det gis inntrykk av at dette spørsmålet kan løses gjennom Arkivlovens bestemmelse om "særskilt verneverdige arkiv", Arkivverkets oppgaveløsning på dette feltet og med å "skipa til ei statleg støtteordning for vern og formidling av privatarkiv". Det er slående hvordan stortingsmeldinga her mangler evne til å ta organisatoriske grep og å tenke strategisk. De omfattende utfordringene innenfor kommunal og privat sektor når det gjelder å ta vare på vårt arkivmateriale, avspises med å frasi seg ansvar, vise til gjeldende lover og forskrifter og å antyde at det kan bli gitt almisser. Departementet evner ikke å se mulighetene i det "kommunale arkivverket" som er i ferd med å utvikle seg. Departementet har ikke forstått betydningen av å satse på etablerte og etablerende strukturer. Og departementet har ikke sett at privatarkivarbeidet bare kan bli systematisk og effektivt dersom det knyttes til disse strukturene. Det er skuffende at en melding som tar mål av seg til å trekke opp linjer for fremtidig samarbeid om bruk av moderne datateknologi i formidling av kunnskap og informasjon, ikke makter å se strukturer i samfunnet som en slik målsetting kan tuftes på. Av: Kjell-Olav Masdalen (AAA) 4.-5./9.: /9.: se -Vi tror det er en Amerikansk slektsforsker som forsvant i Arkivfa li møtekalender høsten 2000: Kommunearkivseminar, Oslo byarkiv Arkivkongress i Sevilla, Spania 8

9 Ingen midler til kommunale arkivdepoter ABM-meldingen gir lite annet enn moralsk støtte til utbygging av kommunale depoter. Det kunne avdelingsdirektør i Kulturdepartementet, Stein Sægrov, bekrefte på en konferanse som ble arrangert om stortingsmeldingen i Søgne. Det var ellers lite som dreide seg om kommunale arkiver på denne konferansen som fant sted 23. februar. Siden Vest-Agder Fylkeskommune, Museumstjenesten i Vest-Agder og Vest-Agder Museumsråd stod som arrangører, var det hverken overraskende eller unaturlig at det var ABM-meldingens følger for museene som særlig kom i fokus. I omtalen av stortingsmeldingens arkivdel la Sægrov mest vekt på mulighetene og problemene som den nye teknologien gir oss som arbeider med arkiv. Han viste til Arkivnett Norge som et eksempel på hvilke muligheter som ligger i tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Samtidig hevdet han at bevaring av elektronisk lagret materiale utgjorde den største utfordringen for arkivsektoren. Disse utfordringene må også kommunene møte. I meldingen går det fram at Riksarkivaren på dette feltet skal hjelpe kommunene gjennom kursvirksomhet og annen rettledning. Hvor vidt kommunene også vil få midler til bevaring av elektronisk materiale og bygging av arkivlokaler er ABM-meldingen mer vag om. På direkte spørsmål om meldingen åpnet for at staten kunne bidra til finansiering av kommunale depoter, var imidlertid Sægrov klar på at dette var et ansvar som kommunene selv måtte løse innenfor de eksisterende rammene. Det er ingen ny opplevelse for kommunene å få kostbare pålegg fra staten uten midler til å finansiere dem. På museumssiden får imidlertid kommunene gjennom ABM-meldingen økt støtte fra staten til denne kunnskapskilden om fortiden. Det var trolig også derfor museumssektoren dominerte på konferansen i Søgne. Selv om det sjeldent ble sagt helt direkte, lå kampen om fordelingen av midlene innenfor museumssektoren bak de fleste av innleggene på konferansen. I den kampen kan også arkivsektoren trekkes inn. Siden en vesentlig del av tanken bak stortingsmeldingen er tettere samarbeid mellom arkiv, bibliotek og museum, kan nettopp et konkret samarbeidsprosjekt mellom de tre sektorene være det som skal til for å få midler fra staten. Om det er en hensiktsmessig strategi ble vi derimot ikke så mye klokere av på ABM-konferansen i Søgne. Av: Arkivkonstdent Bjern Tore Rosendahl (IKAVA) Kjentfolk om arkiv: Denne gang fylkesrådmann Matz Sandman. ARKIV HØRER TIL UNDER V FOR VIKTIG - For det første må arkivet ikke settes på siden av eller utenfor saksbehandlingen, men behandles som en særlig viktig del av den - For det andre må arkivet være preget av god oversikt og systematikk. - For det tredje må det legges hovedvekt på publikums- og brukerservice samt tilgjengelighet. - For det fjerde må en sak ikke bare behandles som en ekspedisjon, men som en stifinner, dvs. at søkesystemet er slik at saker kan finnes ved å angi emne. - For det femte bør ledelsen gi klare retningslinj er for hvordan Forvaltningslov og Offentlighetslov skal praktiseres. Prinsippet om meroffentlighet bør være hovedregelen. - For det sjette må det være god ballanse mellom sentralarkiv og etatsarkiv. - For det syvende må arkivpersonell gis anledning til å følge opp egen faglig utvikling, oppdatering og videreutdanning. - For det åttende må arkivpersonalet ta ansvar for å gi ledelsen råd om forbedringsområder, samt bruk av ny teknologi. - For det niende må arkivets oppgave i å ta vare på virksomhetens historie ikke undervurderes. På dette området er historieløshet nesten uopprettelig. - For det tiende må alle andre medarbeidere i virksomheten læres til å betrakte arkivene som et informasjonssenter, og ikke først og fremst som et lagerrom. 9

10 Kommunal rekneskapsordning gjennom tidene Dette er oppfølginga av ein artikkel som sto i Arkheion 2/98, med tittel: "Kommunal arkivordning og rekneskapsordning gjennom tidene". I denne omgangen er det den kommunale rekneskapsordninga det blir lagt vekt på. Den munnlege forma skuldast at artikkelen bygger på eit foredrag, som Na rt halde på eit arkivleiarseminar. Til å kaste 1s over korleis vi finn desse arkiva dag, og kva for ein informasjon vi finn i dei, nyttar artikkelforfattaren eiga erfaring frå arkivordning. 1 arkivet etter heradskassen vil det finnast mange ulike rekneskapsbøker, som kan delast inn etter arkivskaparar og arkivseriar. Eg vil no prova å gje dykk ei forståing av alle desse arkivseriane, og korleis dei står i forhold til kvarandre. Skulekasse, fattigkasse og andre kassar Før 1837 førte skule- og fattigkomrnisjonen kvart sitt rekneskap, gjerne med presten som rekneskapsførar. Med formannskapslovene i 1837 vart ansvaret for rekneskapet til dei kommunale kassane lagt til formannskapet, og rekneskapsførarane og kasserarfunksjonane vart no lagt under formannskapet. Samstundes skulle formannskapet overta revisjon og desisjon (endeleg godkjenning) av rekneskapa. Kvart sokn, eller soknekommune kunne ha sin skule-, fattig- og soknekasse, eller det kunne berre vera ein skule- og fattigkasse for heile heradskommunen. I tillegg kunne det finnast andre kommunale kassar, som t.d. kyrkjekasse for den enkelte kyrkje, vegkasse og hamnekasse. Desse kunne vera soknedelt eller felles for heile heradskommunen. Heradskassen skulle etter kvart dekka andre kommunale utgifter. Det vart normalt ført separate rekneskap for dei ymse kassane, sjølv om kassane gradvis fekk ein og same rekneskapsførar. Budsjett og utlikning vart knytt nærare saman i 1860-åra, og gradvis fekk dei enkelte kassane ein felles rekneskapsprotokoll enten soknevis, eller samla for heile heradskommunen. /92H-ralleL Ela kommunes fotosamling Hå 59:2) Rekneskapsføringa for kommunen sine kassar har utvikla seg frå eit system med særskilte rekneskap og rekneskapsførarar for dei enkelte kassane, fram til eit felles rekneskap og ein felles kommunekasse og kommunekasserar, eller heradskasse og heradskasserar. By og land hadde ulike forskrifter for rekneskapsforinga fram til Då fekk dei felles forskrift. Eg vil først ta for meg rekneskapsordninga slik den var for landkommunane fram til Eg går så vidare fram til forskriftene som kom i 1971, gjeldande frå På det meste har eg hatt 13 forskjellige arkivskaparar på bordet samstundes medan eg ordna eit "kaosarkiv" frå Austevoll. Utskrifter av rekneskap og bilag var lausrivne frå kvarandre og låg laust i fleire kassar. Høyr no berre: "Under Sund prestegjeldskommune låg soknene Sund, Austevoll og Møkster med kvar sine skule-, fattig- og soknekassar. I tillegg kom kyrkjekassane, og den overordna kassen for prestegjeldskommunen, eller heradskassen som eg vel å kalla den. Slik var det fram til 1886, då Austevoll og Møkster vart skilt ut som Austevoll heradskommune. Men mønsteret med soknekommunar for Møkster og Austevoll held fram, og talet på kassar gjekk ned til 7." Eg har fleire slike døme frå andre kommunearkiva, men ikkje fullt så oppsplitta som dette. Rekneskapsføringa var etter forholda enkel. Det var ført eit vanleg kassarekneskap, og eit 10

11 nettorekneskap som synte verkelege inn- og utbetalingar og der berre hovudsummane var førte opp. Kontoplan skjedde det ei endring. Då gav departementet nærare reglar for rekneskapsføringa. Kontoplanen vart innført, og det vart sendt ut trykt skjema for rekneskapsutdraget som årleg skulle sendast til departementet, og skjema for kassabøkene. I tillegg til kassabøkene kunne det førast kontobøker og hovudbok. I mange kommunar vart det framleis ført separate rekneskap for skulekasse, fattigkasse og andre kassar, sjølv om desse hadde same rekneskapsførar som heradskassen. Dei særskilde kassane vart arbeidd inn i eit felles rekneskap som utdraget til departementet skulle byggja på. Det er mykje variasjonar i rekneskapsføringa når ein samanliknar kommunane. Nokon har tidleg teke i bruk ulike hjelpebøker til rekneskapen, andre har gjort det på den mest enkle, godtakande måten. Budsjett- og rekneskapsforskriftene Desse rekneskapsføringane vart i prinsippet ståande til budsjett- og rekneskapsforskriftene for landkommunane kom i 1936 (i 1924 for bykommunane). Då kom det forskrifter som presiserte samanhengen mellom budsjett og rekneskap, og prinsippet om dobbel bokføring, med ei debet- og ei kreditside, slik at rekneskapet heile tida vart sjølvkontrollerande. Desse rekneskapsbøkene skulle brukast: 1. Kassaj ournal 2. Kassamemorial 3. Kontobok for det ordinære budsjettet 4. Riskontro (refusjonsprotokoll) for fattigvesenet 5. Kontobok for alle øvrige konti 6. Hovudbok Kassajournalen avløyste kassadagboka, som hadde vore i bruk allereie før Den hadde ei rubrikk for kvar konto, og vart ført fortløpande etter bilagsnummer. Derifrå vart summen av debiteringar og krediteringar i eit tidsrom, vanlegvis ein månad, ført over i ei hovudbok, som inneheldt alle konti som var i kontoplanen. Kassajournalen var kronologisk, hovudboka systematisk. Kassamemorialen (kassadagbok) hadde dei same rubrikkene som kassajournalen, og var ei hj elpekassabok. Kontoboka for det ordincere budsjettet hadde ei side eller fleire for kvar konto i budsjettet, og straks etter at budsjettet var vedteke vart budsjettsummen ført inn i budsjettrubrikkar. Straks eit bilag var ført inn i kassajournalen, vart det også ført med bilagsnummer til debet eller kredit i kontoboka, og ein gong i månaden blei det summert og akkumulert. Slik ville ein ha full oversikt over kva som stod att av unytta budsjetterte midlar til ei kvar tid. Riskontro (refusjonsprotokoll) for fattigvesenet skulla ha ein konto for kvar understøtta person. Øvst på bladet skulle det gjevast opplysningar om kva kommune som skulle refundera det utlagte beløpet og korleis understøttelsen skulle refunderast. Vidare skulle det opptakast råbalanse kvar månad, og ved dei enkelte kontora i kommunen skulle det førast tilvisningsbok, slik det hadde vore gjort lenge før 1936-forskriftene. Landkommunar med mindre enn 2000 innbyggjarar hadde framleis høve til å føra kassarekneskap, altså ikkje dobbel bokføring. Desse vart imidlertid pålagt å føra: Status over aktiva og passiva Tilvisningsbok Kassabok Kontobok Refusjonsprotokoll for fattigvesenet I 1942 kom det nye forskrifter for rekneskapsføringa, som no vart felles for by- og landkommunane. Desse rekneskapsbøkene skulle no nyttast uansett om det var store eller små kommunar: 1. Kassamemorial (journal) 2. Kontobok for drifts- og kapitalrekneskapets poster 11

12 3. Kontobok for refusjonsdebitorar ved fattigforsorgen 4. Kontobok for aktiva og passiva 5. Hovudbok (kontroll og samandragsbok) 6. Råbalansebok 7. Oppgjers- og statusbok. I tillegg: ymse hjelpes- og bibøker der dette var naudsynt. Kassamemorialen er mykje meir utforleg utforma og større enna kassajournalen etter 1936 utskriftene, men prinsippet er det same. Sluttsummen for kvar konto vart kvar månad fort inn i hovudboka. Kontobok for drifts- og kapitalrekneskapets postar kan i prinsippet samanliknast med kontobok for det ordinære budsjettet i forskriftene. Kontobok for refitsjonsdebitorar ved fattigforsorgen kan i prinsippet samanliknast med refusjonsprotokoll for fattigvesenet i forskriftene. I Kontobok f()r aktiva og passiva skulle det opprettast konti for alle kommunen sine aktiva og passiva (eignelutar og forpliktelsar). Medan ein måtte ha ny kontobok for drifts- og kapitalrekneskapet sine postar for kvart år, burde kontoboka for aktiva og passiva verta innretta slik at den kunne vara i fleire år. Såleis fekk ein betre oversikt over utviklinga i kommunen sine aktiva og passiva over fleire år. Dei typar av kontobøker som 1942-forskriftene tok opp i seg, hadde mykje det same føremålet som hovudboka tidlegare hadde hatt. Det skj edde gradvis ei utvikling mot at hovudboka gjorde same nytten som ei rcibalansebok. Oppgjers- og statusbok viste det samla årsrekneskapet for heradskommunen. I tillegg til desse faste rekneskapsbøkene, vart det ført ymse hjelpebøker, t.d. rekneskapsbøker og kontobøker for veganlegg, o.l. Det kom nye rekneskapsforskrifter i 1958, men desse medførte ingen endringar i grunnprinsippa var soknekommunane avskaffa, så grunnlaget for serskilde soknebudsjett og soknerekneskap var ikkje lenger til stades. I 1958-forskriftene finn me ikkje lenger kravet om å ha hovudbok. Kravet om råbalansebok tok opp i seg kontrollfunksjonane som hovudboka hadde hatt kom det nye forskrifter for budsjettoppstilling og rekneskapsføring i kommunen, gjeldande frå Heradskassen - også ansvar for innkrevjing av skatt Med skattelovene av 1882 kom det viktige endringar i samband med oppkrevjing av skatt. Før den tid var det på landet fogden (futen) eller lensmannen som krov inn matrikkelskatten. Dei andre skattane som vart utlikna på formue og næring vart innbetalte til dei respektive rekneskapsførarane eller særskilde oppkrevjingsmenn (t.d. skule- og fattigskatt). Vart ikkje skatten betalt, kunne den drivast inn ved utpanting, som vart utført av fogd (fut)/ lensmann. No vart heradskasseraren skatteoppkrevjar, og fekk rett til å føreta tvangsinndriving av kommuneskatten. Statsskatten vart frå 1892 utlikna saman med kommuneskatten, men først ved skattebetalingslova av 1952, gjort gjeldande frå 1957, vart heradskasseraren oppkrevjar av statsskatten, og gjeve fullmakt til utpanting for alle skattekrava. Før den tida var det lensmannen som var skatteoppkrevjar av statsskatten. Skatterekneskapen er eit særskilt rekneskap, skilt frå heradsrekneskapen, men rekneskapsmaterialet er arkivert hjå heradskassen. Før 1957 vart skatten betalt etterskotsvis, og følgjande rekneskapsbøker vart nytta: Frå likningsprotokollen vart det teke utskrift, som viste kva kvar person skulle krevjast for i skatt. Denne vart kalla Innfordringsbok for skatt, og betalingane vart merka av med dato utanfor namnet eller summen, etter kvart som skatten vart betalt inn. Det vart ført restanselister og restanserekneskap for ikkje innbetalt skatt. Skatten vart ført 12

13 inn i skattedagboka/kassabok på dato etter kvart som den kom inn. Dette kunne verta gjort fortløpande, eller den enkelte skattebetalar kunne ha 1 side i skattedagboka, som då kunne gå over fleire år, meir som ei kontobok. Før fattiglova av 1900 vart det ført legdsprotokoll, som viste oversikt over kor mykje av skatten som vart gjeven ved legdsyting. Det var fattigskatten som på denne måten vart gjeven i naturalia som livsopphald til dei trengande. Verdien av dette vart ført i legdsprotokollen. Der skatten måtte krevj ast inn ved utpanting, vart det ført utpantingsprotokoll. Etter skattebetalingskova av 1952, gjort gjeldande frå, skulle heradskasseraren føra: 1. kassabok 2. kontobok eller kort for kvar skatteytar 3. statusbok Skatterekneskapet vart gjort opp kvart halvår. Etter 1957 fylgde skatteinnbetalinga kalendaråret. Før den tid hadde den fylgt kommunerekneskapsåret. Det var slik at frå 2. halvår 1913 til 1. halvår 1960 vart budsjett-/og rekneskapsåret ført frå 1.juli til 30. juni. Frå 1. januar 1961 vart dette identisk med kalendaråret. Formannskapslovene av 1837 gav påbod om at: "Formandskabet antager til Casserer og Regneskabsfører ved Skole- og Fattigvæsenet en dertil skikket vederhæftig Mand, som efter Omstændighedeme, kan tilstaaes en aarlig Løn for sitt Arbeide." Vedkomande vart altså oppnemnd. Først ved landkommunelova av 1921 vart det fastsett at det skulle tilsetjast ein heradskasserar. I mindre kommunar vart denne stillinga ofte delt med ein halv stilling som formannskapssekretær. Av: Ase Eikemo Strømme (IKAH) Videregående skoler en mangfoldig proveniens I denne artikkelen vil det bli satt søkelys på de videregående skolene og den forvaltningsmessige proveniensen til disse. Skolene har i løpet av sin historie hatt forskjellige administrative tilknytninger: statlig, kommunal, privat og fylkeskommunal. Mange av skolene har vært innom flere forvaltningsnivåer i løpet av sin levetid. Innfallsvinkelen til temaet vil være av praktisk karakter. Hvor skal arkivet etter skolen oppbevares? En skole kan ha startet i privat regi, deretter blitt statlig for så å bli overtatt av kommunen, og så til slutt blitt fylkeskommunal. Dersom man strengt følger proveniensprinsippet, vil arkivet i verste fall oppbevares i fire forskjellige arkivdepoter. Dette er helt klart ikke tjenlig, og man må derfor finne praktiske løsninger. Det er ikke nødvendigvis hensikten å komme med løsningene her, men kun peke på problemene og stille enkelte spørsmål. Lovgrunnlaget - en historikk Med Lov om videregående opplæring i 1974 ble alle skoler for videregående opplæring, bl.a. gymnas, yrkesskoler og handelsgymnas, samlet under en felles betegnelse - videregående skoler, med en felles lov. Dette var en grunnleggende reform innen norsk skolehistorie. Tidligere hadde de ulike skoleslagene vært mere separate, med hvert sitt lovverk og hver sin historiske utvikling. I det følgende vil jeg forsøke å gi et riss av utviklingen til de høyere allmennfaglige skolene, eller de høyere almenskoler som de lenge ble kalt. Under dette begiepet sorierer gymnasene, middelskolene og realskolene. Gymnasene har sin bakgrunn i middelalderens katedralskoler i Oslo, Bergen og Trondheim (i Kristiansand fra 1600-tallet). Flere "lærde" skoler fantes ikke i Norge før etter 1814, og det er derfor på tallet utviklingen av denne type skoler begynner. Katedralskolene var underlagt Kirke- og undervisningsdepartementet. Urirl FOto Olaf A. Ellingsen kom Forordning Angaaende de Lærde 13

14 Skoler i Danmark og Norge. Denne loven ble stående helt fram til den ble avløst av en ny lov i I henhold til 1809-loven kunne det være,fullstendig lcerde skoler eller middelskoler. En fullstendig lærd skole var den tradisjonelle latinskolen. En middelskole var en redusert lærd skole, dvs, den manglet latinskolens øverste klassetrinn og hadde derfor ikke eksamensrett til examen artium. Målsetningen for de lærde skolene var å gi elevene den nødvendige kunnskap til universitetsstudier. Utover 1800-tallet ble det opprettet en del "offentlige" lærde skoler eller middelskoler i statlig regi i de større byene. Ved Lov om Offentlige Skoler for den Høiere Allmendannelse av 1869 fikk også kommunale middelskoler rett til å avholde eksamen, og flere bykommuner, der det ikke allerede var gjort, opprettet slike skoler. Man hadde nå et system med statsskoler og statsunderstøttede kommunale skoler. Parallelt med framveksten av lærde skoler og middelskoler, ble det utover 1800-tallet etablert en ny skoletype realskolene. Disse var mere praktisk rettet og var et alternativ til de klassiske lærde skolene. Man ønsket i større grad å vektlegge mere "matnyttige" fag som levende fremmedspråk, morsmålet og de nye naturfagene som vokste fram utover århundredet. Det kunne opprettes realklasser i tilknytning til middelskolene. I 1896 fikk vi en ny skolelov for de høyere skolene, Lov om høiere Almenskoler. Denne loven var en gjennomgripende reform når det gjaldt innholdet i skolen ved at latinen ikke lenger hadde en så dominerende plass. De høyere allmennskolene kunne både ha middelskoleklasser og gymnasklasser knyttet til seg. I følge loven kunne skolene være "offentlige" (tolket som statlig), kommunale eller private. Så langt hadde de høyere skolene i praksis vært forbeholdt byene og elever derfra eller nærliggende områder. På slutten av 1800-tallet vokste det imidlertid fram en debatt om hvordan bygdeungdommen kunne få lettere tilgang til høyere allmennutdanning, og i 1914 ble Lov om landsgymnas vedtatt. Landsgymnasene skulle i prinsippet være et statlig anliggende. Men fordi det trakk ut i tid før skolene ble opprettet, kom flere private og kommunale initiativ. Systemet for de høyere almenskolene var svært varierende, både når det gjaldt innhold og antall år. De ulike skolene bygde heller ikke nødvendigvis på hverandre. Man begynte derfor etterhvert å diskutere muligheten for en enhetsskole, der de enkelte skoleslag bygde systematisk på hverandre ble det endelig gjort et vedtak som fastsatte enhetsskolen som et prinsipp kom den neste store loven for de høyere allmennskoler med Lov om høiere almenskoler. Begrepet middelskole var nå gått ut av bruk og med høyere allmennskoler mentes nå gymnas og realskoler. Skolene kunne fortsatt være både statlige, kommunale eller private loven avløstes så i 1964 av Lov om realskoler og gymnas. Denne loven må ses som en naturlig følge av Lov om folkeskolen av 1959 som lovfestet 9-årig skoleplikt, Fram til 1964 var det stort sett staten og kommunene som stod for opprettelse og drift av de videregående skolene, med visse private innslag. I den grad fylkeskommunene engasjerte seg i etablering av skoler, gjaldt dette folkehøyskoler, landbruksskoler og husmorskoler. For Vestfolds vedkommende ble alle disse skoleslagene etablert av fylket rundt århundreskiftet. Ettersom det ble etablert landsgymnas rundt om i landet, ble det imidlertid klart at det kunne være hensiktsmessig med en mere regional styring av skolene. Stortinget begynte derfor å utrede en evt. fylkeskommunal overtakelse av de videregående skolene1. Dette endte med at fylkeskommunene overtok de videregående skolene i Dette skjedde samtidig med byenes innlemmelse i fylkeskommunen. Eksemplet Thor Heyerdahl videregående skole i Larvik. La oss nå se på et konkret eksempel på en videregående skole og dens historie, nemlig 14

15 Thor Heyerdahl videregående skole i Larvik. Dette er tidligere Larvik gymnas og Vestfolds eldste videregående skole. Etter initiativ fra borgerne i byen, ble skolen opprettet ved Kgl. Res. 6. mai 1823 som Laurvigs Middelskole og startet opp i Skolen var underlagt Departementet for Kirke- og Undervisningsvesen og ble finansiert med et fast beløp fra staten, et varierende beløp fra kommunen og skolepenger fra elevene2. I 1849 ble skolen utvidet til en kombinert middel- og realskole, og i 1875 skiftet skolen navn til Laurvigs offentlige høiere Almenskole. gl Som vi ser har skolen gjennomgått flere skifter i sin forvaltningsmessige tilknytning. Den startet i 1824 som en middelskole opprettet på lokalt initiativ, men så vidt jeg begriper, som en statlig skole. Fra 1894 blir skolen kommunal, og er det helt fram til Da blir den fylkeskommunal. Skolen har altså vært igjennom tre forvaltningsnivåer. Hvis man også skal ta hensyn til at fylkeskommunen før 1976 var sterkt involvert av fylkesmannen og således arkivmessig gjerne ikke anses som egen administrativ enhet, har skolen en ny statlig periode mellom 1964 og Følges proveniensprinsippet strengt, skal arkivet deles i fire deler og oppbevares tre forskjellige steder: Perioden og skal oppbevares på statsarkivet, perioden skal oppbevares i kommunearkivet og perioden 1976 og videre framover skal avleveres til fylkesarkivet. Det sier seg selv at dette er lite tjenlig, hverken for arkivet, arkivaren eller, ikke minst, for publikum. 1,/0-urcne. leldi fra fra boka: Fra lierregard,letta til iaftlleflokka. 1.31,1k boiere :kole gjennom 151, ar. I ;11, ik '474 I 1894 ble skolen nedlagt som statsskole. Kommunestyret vedtok da at kommunen skulle fortsette driften av skolen og opprettet Larviks kommunale høiere Ahnenskole. Kommunens allerede etablerte pikeskole ble også inkludert i denne skolen. I 1901 ble det opprettet gymnasklasse, i tråd med retningslinjene i 1896-loven. Skolen hadde nå altså både middelskoleklasser, realskoleklasser og gymnasklasser, slik som var vanlig på de høyere allmennskolene. I 1932 ble skolens styre underlagt det kommunale skolestyret. Realskolen ble skilt ut fra den høyere allmennskolen i 1961 ved at Larvik Realskole ble etablert ble skolen underlagt Vestfold fylke, sammen med alle andre videregående skoler i fylket. Skolen skiftet samtidig navn til Larvik gymnas fikk skolen dagens navn, Thor Heyerdahl videregående skole..tinulemer fra Larrik, Åentmunalelnen:.-111,nenes-iale 191M. Foto fra boka:.<1-rra ierregardssletta til Gartnerlokka. 1.ar, ik ho.et,,kole gjennom 150 ar. Lart ik Den vanskelige proveniensen Eksemplet ovenfor viser hvilke problemer man kommer opp i når det gjelder arkivene etter de videregående skolene, både arkivteoretisk og ikke minst av praktisk karakter. Den type ytre proveniens det her er snakk om kan vel kalles,forvaltningsmessig proveniens. Dersom det gjeldende prinsipp, om at arkivene skal oppbevares av den forvaltningsinstans som har skapt dem, skal følges, vil vi få en situasjon der arkivene splittes opp i flere deler. Dette vil etter min mening være meget uheldig. Det kan stilles spørsmål om man nødvendigvis alltid bør sette likhetstegn mellom proveniens og depot- 15

16 ansvar. Det må da være mer hensiktsmessig å se på den enkelte skole som en egen selvstendig administrativ enhet og holde arkivet etter denne enheten samlet, uavhengig om den forvaltningsmessige tilknytningen har skiftet gjennom tidende. Man kan jo også spørre seg om skolene selv har vært seg bevisst disse tingene og satt noe skille i arkivet ved forvaltningsskifter. Det tviler jeg på. Det er også en annen side av saken, nemlig publikum som skal bruke arkivet, og som i verste fall må forholde seg til tre ulike arkivinstitusj oner som ligger milevis fra hverandre. For det nevnte eksempelet blir dette Statsarkivet på Kongsberg, Larvik kommune og Fylkesarkivet for Vestfold som er lokalisert i Tønsberg. Avstandene i et lite fylke som Vestfold er riktignok ikke så store, men man kan jo bare tenke seg hvordan det vil være i større fylker. Et annet sentralt spørsmål er eksistensen av gode arkivdepoter. For statens vedkommende er jo dette helt greit med godt utbygde statsarkiver, men mange kommuner har foreløpig ikke gode nok oppbevaringsforhold og er heller ikke medlem av noe Interkommunalt arkiv. Vil det ikke være naturlig å vurdere den lokale situasjonen og se på hvem som har mulighet til å oppbevare arkivet, og heller "glemme" den vekslende forvaltningstilknytningen opp gjennom tidende? Det er med andre ord nok å gripe fatt i når det gjelder "gråsone-arkiver" av denne typen. Jeg tror imidlertid det er viktig med en praktisk tilnærming og en pragmatisk holdning til problemene. Det må være helt vesentlig å holde fokus på arkivenes beste og hva som er mest tjenlig både for publikum som skal bruke arkivene, og oss arkivarer som skal håndtere problemet i praksis. Det er imidlertid ganske sikkert flere meninger om denne typen problematikk og muligheter for debatt. Hvis det kunne resultere i noen klare kjøreregler, ville det være kjærkomment i en praktisk arkivhverdag. Kilder og litteratur: Forordning Angaaende de Lærde Skoler i Danmark og Nonze av 1809 Lov om Offentlige Skoler for den Høiere Almendannelse av 1869 Lov om høiere Almenskoler av 1896 Lov om Landsgymnas av 1914 Lov om høiere almenskoler av 1935 Lov om realskoler og gymnas av 1964 Lov om videregående opplæring av 1974 St. meld. nr. 40 (1939) "Den nye ordning av de høgre almenskoler" Innst. fra Komiteen til å utrede behovet for samlegymnas m.v., 1960 Ot. prp. nr. 1 ( ) "Lov om realskoler og gymnas" Vestfold fylkesting, sak nr. 13, "Overtakelse av videregående skoler" Tønnes Sirevåg, Utsyn over norsk hogre skole, 1988 Paul Brynjulf Figved, Videregående skole i Norge. Fra lærd skole og omvandrende geseller til en skole for all ungdom, 1991 (Utgitt av Rådet for videregående opplæring) Jan W. Krohn-Holm, Fra Herregårdsslena til Gartnerlokka. Larvik høyere skole gjennom 150 år, 1974 Fotnoter: ' Rundskriv fra Kirke- og undervisningsdepartementet av 23.juli 1962 "Om utbygging og drift av gymnas og andre videregående skoler". Dette bygger igjen på St.meld. nr og St.meld. nr Den forvaltningsmessige tilknytningen kan synes noe uklar. Datidens uttrykk var "offentlig". Økonomisk sett var både stat og kommune inne i bildet. Det skolefaglige ansvaret var hos departementet. Skolens forstanderskap bestod av byfogd, sogneprest, sittende overlærer, representant fra de "eligerede" menn. På bakgrunn av dette kan man spørre seg om hvilke kriterier som skal ligge til grunn for å avgjøre den forvaltningsmessige proveniensen. Apropos krigen! I et hjørne av arkivenes mangfoldige univers har vi kommet over et dokument som indikerer at svenskene aldri forsto hva en knottgenerator var Red - C I /1)- Ingrid Nostherg, Fvlkesarkivet for Vestfold Cykelbile rtya,itsiga Fantom 16

17 Arkivlederen årtusenet i det nye "Det var en gang en arkivar, som visste hvor allting var..." Slik begynner et velkjent arkivdikt, skrevet av en for oss ukjent forfatter. Diktet forteller videre at denne arkivaren er lite synlig og blir lite verdsatt i bedriften. Men etter at arkivaren faller død om over en bunke papirer, er det ingen som lenger vet hvor dokumenter og saker befinner seg. Vi får håpe diktet ikke gir et riktig bilde av dagens arkivledere, da er det i såfall flere "offentlege organ" (arkivlovens 6 og forskriftenes 2-1) som er eier av et forholdsvis stort problem! Videre beskriver forskriftene en rekke oppgaver og plikter lagt til en arkivtjeneste, ledet av "ein arkivansvarlig" (les arkivleder), fra dokumentets tilblivelse til det ender i depotarkiv. Vi kommer ikke inn på alle oppgavene tillagt arkivansvarlig i denne artikkelen. I kap. 2 og 3 i forskriftene beskrives de enkelte oppgavene forholdsvis detaljert. Mye av det som er beskrevet her er allerede innført i kommuner og fylkeskommuner som er medlem av et IKA, og i større kommuner/byer som har egne byarkiv (eks. Oslo, Bergen m.fl.). Det som imidlertid er nytt er at vi med forskriftene har fått tillatelse til at elektronisk lagring ( 2-13) av saksdokumenter i offentlig forvaltning. Det presiseres i forskriftene at det er en forutsetning at man benytter løsninger og rutiner som er godkjent av Riksarkivaren. For edb-baserte sak/ arkivsystemer har vi beskrivelse av hva som kreves i NOARK 4. NOARK 4 er en kravspesifikasjon for edb-baserte journal/saklarkivsystemer (se for øvrig egen artikkel i dette bladet om godkjenningsordning for NOARK-baserte systemer). Arkivforskriftene slår videre fast i 2-4 at dette også gjelder fagsystemer og databaser, og for slike systemer finnes forelopig ikke noen kravspesifikasjon. Men det er likevel klart at dette materialet skal ha det samme forsvarlige arkivfaglige behandlingen som resten av arkivet. Vi må derfor forstå forskriftene dithen at arkivleder/arkivansvarli også har det arkivfaglige ansvaret for dette materialet på samme måte som for annet arkivmateriale. forskriftene til arkivloven heter det i 2-1: Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utiorast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansl)arleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje scerlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret,for organets.fellessaker. Foreløpig er det imidlertid ikke etablert tradisjon for at arkivleder/arkivpersonale er tillagt et slikt ansvar. Det er i stor grad fagavdelingene som har ansvar for sine systemer. Imidlertid er det et klart behov for arkivfaglig vurdering og behandling når systemer avsluttes og nye system tas i bruk. Dokumentasjonen skal være lesbar i uoverskuelig framtid. I 2-6 står det at Arkivplanen ( 2-2) skal inneholde et fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir benyttet til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokumenter. Innhold og utforing av arkivplan har vært behandlet i flere artikler i Arkheion. Vi går ikke dypere inn i den materien i denne artikkelen, men nøyer oss med å slå fast at arkivleder vil være tillagt ansvar for å få utarbeidet arkivplan og senere sørge for at denne ajourholdes. 17

18 Er arkivlederne/arkivansvarlig seg et slikt ansvar? klar til å påta I denne faggruppen, som i de fleste andre, vil nok svaret på et slikt spørsmål være varierende. Noen vil kanskje ønske at ansvaret for fagsystemene forblir i fagavdelingen, mens andre vil se dette som en spennende utfordring og søke videre- eller etterutdanning. Hva slags utdanning skal vi ta, og hva har vi av utdanning? Ved universitetet i Oslo kan man ta Semesteremne og grunnfag i Arkivkunnskap. Dette studiet gir i alt 20 vekttall. Arkivakademiet er et samarbeidsprosjekt mellom Norsk Arkivråd og Riksarkivaren og har eksistert i en 10-årsperiode. Elever som til nå har tatt Arkivakademiet er i stor grad arkivansvarlige med en god del praksis og forhåndskunnskaper bl.a. fra Norsk Arkivråds kursserie, de interkommunale arkivenes/ byarkivenes kurser eller statskonsults arkivkurs. Det eksisterende studiet ved Arkivakademiet tilsvarer 10 vekttall. Det er svært stor søkning til Arkivakademiet. Tilbakemeldinger fra elever som har tatt Arkivakademiet er god. For tiden arbeider Arkivakademiet med en påbyggingsmodul om elektroniske arkiv. Til dette tilleggsstudiet vil det kreves at man har eksamen fra Arkivakademiet. Annen relevant utdanning kan være høyskolestudiet: Offentlig administrasjon. Høgskolene tilbyr hel-/og deltidsstudier i "offentlig organisering og styring". Til disse studiene tilbyr en del høgskoler nå tilleggsstudier bl.a. på ITsektoren. Dette kan være et godt alternativ, men disse studiene behandler pr i dag ikke spesielt arkivfaget. Med tanke på spesielt nyrekruttering til arkivlederstillingene, og også etter- og videreutdanning for eksisterende arkivledere, mener vi det er behov for et eget arkivfaglig høgskolestudie. Innhold og opplegg for et slikt 18 studie må selvfølgelig diskuteres og utredes, men i grove trekk kunne innhold for eksempel være: Arkiv- og informasjonsforvaltning, forvaltningskunnskap - administrasjonshistorie, IT i daglig arkiv - og langtidslagring og betjening av elektronisk arkiv. Vi kjenner til at Norsk Arkivråd er i gang med utredning og forarbeid for å få igangsatt et slikt studie. Det ønsker vi Norsk Arkivråd lykke til med og håper arbeidet medfører en snarlig igangsetting av et slikt studie. Vi ser også gjerne at det kommunale/interkommunale arkivmiljøet deltar aktivt for å få igangsatt et slikt studie. Ansvar og oppgaver tillagt arkivlederen i det nye årtusenet vil utvilsomt være omfattende og komplekse. Vi har her nevnt spesielt arkivansvaret for fagsystemene og utarbeiding og vedlikehold av arkivplan. Hovedoppgaver som i fremtiden tillegges arkivlederrollen kan tenkes blir av mer rådgivende karakter, rådgiving i forhold til valg av programvare for edbbaserte registre og arkiv, rådgiving i forhold til rutinebeskrivelser i bruk av slike systemer, sanering av systemer og overføring av slike systemer til et elektronisk arkivdepot, m.m. Det vil nær sagt bli umulig å gjøre denne oppgaven "usynlig". Et nytt dikt vil kanskje være på sin plass. Det kunne for eks. starte slik: Alle offentlige organ har en dyktig arkivar, som kan gi deg rett arkivfaglige svar Av: Wenche R. Osen (IKAR) og Berit Stie (AAA) Kattepine!!!!!! Ellingsen

19 FINN CLALSEN Arki ;\ II AS Det er ikke bare "vcerrapportene" som forsvinner i arkivene. Kontakt Finn Clausen Arkivsystemer AS. Vi leverer alt fra tradis jonelle arkiviøsninger, sikkerhetsprodukter, komplette arkivsystemer ti I kurs og konsulentvirksomhet. Tlf Fax Strømsveien 200, Postboks 274 eikern, 0511 OSLO 19

20 Alfabetisk stikkordsliste til forskrift om offentlig arkiv I forbindelse med at Interkommunalt Arkiv i Rogaland (IKA) arrangerte kurs om arkivloven og dens forskrifter, laget vi en alfabetisk stikkordliste som ble delt ut til kursdeltakerne. Stikkordlista var og er tenkt som et hjelpemiddel som skal bidra til en raskere framfinning av i forskrift om offentlig arkiv. Lista er ikke uttømmende. Den er fra IKA's side tenkt å være et aktivt dokument som vil bli forbedret gjennom aktiv bruk, dvs, nye momenter og krysshenvisninger vil bli lagt til over tid. 20