INNKALLING. til. Årsmøte i Treodda Hytteforening Dato: Lørdag 28. mai kl 15:00 Sted: Småbåthavna

Transkript

1 INNKALLING til Årsmøte i Treodda Hytteforening 2016 Dato: Lørdag 28. mai kl 15:00 Sted: Småbåthavna Etter møtet blir det sommerfest med grilling og musikk med "Gitarkameratene" fra kl 17:00. Grunneier og Grend 1 inviteres til sommerfesten. Saksliste a) Valg av møteleder og referent b) Valg av to medlemmer til å godkjenne protokollen c) Styrets årsberetning d) Årsregnskap med revisors beretning e) Innkomne forslag f) Styrets forslag til arbeidsprogram g) Budsjett og fastsettelse av kontingent h) Valg i) Eventuelt Til informasjon minnes om følgende fra vedtektene: Vedr. avstemming "Alle saker avgjøres ved alminnelig flertall blant møtende medlemmer - med mindre annet er bestemt (jfr paragraf 7 og 8). Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende". Vedr.pkt f) - Innkomne forslag "Forslag må fremsettes overfor styret innen 1. februar". Vedr pkt. g) - Eventuelt "Det kan ikke fattes beslutninger av økonomisk art i saker som tas opp under dette punktet ned mindre samtlige medlemmer er tilstede".

2 Sak C) Styrets årsberetning Styret har hatt 4 møter i perioden. I tillegg til de formelle møtene har det vært utstrakt saksbehandling via epost. Ekstraordinært årsmøte ble avholdt 24. september ifm. beslutning om ny hovedvannledning. Styret har behandlet følgende saker i perioden: 1. Avløpsanlegg Prosessen med å få etablert et avløpsanlegg ble avsluttet høsten 2015, og alle hytteeierne i feltet tegnet seg som andelseiere i avløpsselskapet - Idsal Avløp SA. Utbyggingen pågår, og anlegget forventes å være ferdigstilt høsten Ny hovedvannledning I ekstraordinært årsmøte i september 2015, ble det besluttet å investere i ny vannledning. Arbeidet med dette pågår sammen med arbeid for nytt avløpsanlegg. 3. Hovedtrykkpumpe for vann Påsken 2016 fikk vi problemer med pumpen, og feltet var uten vann i en kort periode. Ny pumpe ble installert i løpet av få dager, og vannforsyningen har siden vært stabil. Skaden dekkes ikke av noen garanti. Episoden avdekket en svakhet i systemet, da vi ikke har sikring som stopper pumpen hvis buffertanken går tom. Styret foreslår, som en del av budsjettet for neste periode, at vi investerer i en slik sikring, slik at vi fremover unngår "tørrkjøring" og dermed skade på pumpen. Styret har vurdert om den pågående utbyggingen av avløpsanlegget kan være årsak til problemet, men har konkludert med at vi ikke kan fastslå at dette er tilfellet. Styret har tatt ny bakterieprøve av vannet fra buffertanken. Resultatet av denne prøven forventes å være klart med det første. 4. Småbåthavna Grunneier har nylig informert styret om at utbyggingen av havna kan starte opp på meget kort varsel og at hele prosjektet vil bli gjennomført før sommeren i år. Dette betyr at ytre molo/brygge blir forlenget, og at det blir bygd en indre brygge ut fra badeneset. Eksisterende molokonstruksjon vil samtidig bli vesentlig forsterket. Det blir den siste utbyggingen av havnen, og alle saker som hytteforeningen ønsker å få gjennomført og som er relatert til havnen, må derfor besluttes og avklares nå. Dette omfatter: - ansvarsavklaring om vedlikehold med grunneier - forsterking av molokonstruksjon - utvidelse av havnen - særlig plassering av ny indre brygge - mulighet for større båtplasser - problemer for indre båtplass på ytre brygge

3 - mulighet for gangforbindelse mellom indre og ytre brygger - undersøke status av bryggefundament i stål, som er befengt med betydelig rust - status bryggefundamenter - tilleggsutstyr til utriggerne - etablering av havnereglement a. Ansvarsavklaring om vedlikehold med grunneier: I festeavtalene står det at «fester har ansvar for vedlikehold av molo/brygge». Grunneier har informert styret om at han - utfra sin fortolkning av festeavtalene nå vil belaste hytteeierne med båtplass på Treodda for diverse kostnader knyttet til dette. Stormskader på selve moloen kan søkes dekket av Statens Naturskadefond. Grunneier søkte om slik støtte i fjor og fikk bevilget et betydelig beløp til reparasjon. Visse kriterier gjelder for slik støtte, bl.a. at det betales en egenandel på 15% samt at skadene skal være vesentlige og skyldes unormale værforhold. Grunneier vil belaste hytteeierne for egenandel etter skadene de siste årene, samt for andre, mindre utbedringer som er gjennomført og som ikke blir dekket av Statens Naturskadefond. Samlet blir dette opp mot kr per hytte. Grunneier vil også belaste hytteeierne for eventuelle fremtidige kostander av slik art. Styret har lenge vært uenig i at hytteeierne er ansvarlige for dekning av slike kostnader ved å hevde at de ikke er knyttet til vedlikehold, men reparasjon på grunn av unormalt vær og for svak molokonstruksjon. Grunneier har imidlertid stilt som et absolutt krav for videre drift og utbygging av havna, at hytteeierne dekker alle utgifter som ikke blir dekket på annet vis, f.eks. av Statens Naturskadefond eller annen forsikringsordning. Styret er altså prinsipielt uenig i grunneiers fortolkning av festeavtalenes formulering om vedlikeholdsansvar, med vurderer det nå slik at det ville være en enda dårligere løsning også hensyntatt beløpet størrelse å starte en rettslig prosess. Her kan utfallet være usikkert selv om styret har innhentet uttalelse om det motsatte fra advokat og prosessen smertefull og ødeleggende for forholdet mellom grunneier og hytteeierne. Styret heller derfor til å legge grunneiers fortolkning til grunn i denne saken og søke en konstruktiv praktisk løsning en gang for alle. Grunneier vil i nå forsterke molokonstruksjonen, slik at risikoen for fremtidige skader reduseres betydelig. b. Forsterking av molokonstruksjon: Grunneier vil, slik vi forstår det, benytte utbetalingen fra Statens Naturskadefond til å forsterke dagens molokonstruksjon. Dette vil skje før sommeren. c. Utvidelse av havnen - særlig plasseringen av ny indre brygge: Utvidelsen av havnen vil skje ved at ytre molo forlenges med 4 båtplasser, og at det bygges en ny brygge ut fra badeneset. Styret har i hele perioden jobbet aktivt med utbygger og grunneier for å ivareta hytteeiernes interesser knyttet til soling/bading på ut fra badeneset i kombinasjon med etablering av ny brygge. Våre ønsker er dessverre ikke imøtekommet.

4 d. Mulighet for større båtplasser: Grunneier har koblet muligheten til å få større båtplasser til at hytteeierne aksepterer hans fortolkning av vedlikeholdsansvaret i havnen, dvs. at vedlikehold også omfatter reparasjon. På dette grunnlag, tilbyr nå grunneier mulighet for større båtplasser mot betaling av anleggskostnader og et påslag. e. Problemer for indre båtplass på ytre brygge: Denne plassen er svært vanskelig å bruke. Saken er tatt opp med grunneier og en midlertidig løsning er funnet. Styret vil sammen med grunneier og utbygger prøve å finne en permanent løsning ifm. den planlagte videre utbyggingen i havnen. f. Mulighet for gangforbindelse mellom indre og ytre brygger: Det har lenge vært et ønske om å etablere en gangforbindelse mellom indre og ytre brygger. Styret er i dialog med grunneier om dette. Ikke alle detaljer er avklart, men en beslutning må fattes om vi ønsker å gjennomføre et slikt prosjekt nå. Styret legger derfor frem et forslag om hvordan vi kan gjør dette under pkt e). g. Status bryggefundamenter: Stålkonstruksjonen som bryggene er bygget på skal gjennomgås ifm. den videre utbyggingen i havnen, slik at vi får et bedre bilde om forventet gjenstående levetid. h. Tilleggsutstyr til utriggerne: Flere av hytteeieren har uttrykt ønske om å kunne kjøpe tilleggsutstyr - særlig plattinger - til utriggerne. Styret har nå vært i kontakt med leverandøren og kan formilde kontakt for de som måtte være interessert. i. Etablering av havnereglement: Forslag legges frem under pkt e). 5. Utbyggingen Mye skog har blitt felt, og dette uten at styret i hytteforeningen eller berørte hytteeiere er blitt involvert. Styret og berørte hytteeiere har tatt dette opp med utbygger og grunneier, slik at eventuelt gjenværende hogst vil bli utført på en bedre måte og i samråd med berørte parter. 6. Dugnad Arbeidet med vedlikehold av stien ved indre brygge fikk også hovedprioritet ved årets dugnad. 9 hytter deltok på dugnaden. 7. Nye medlemmer De 3 nye hyttene står klar for overtakelse, og vi ønsker de nye hytteeierne hjertelig velkomne til hytteforeningen så snart de overtar. Forslag til vedtak: Styrets beretning godkjennes.

5 d) Årsregnskap med revisors beretning Resultat 2015 Inntekter Leie platting Strøm Utgift til prosjekter 0 Vedlikehold etc Div utgifter Sum kostnader Resultat drift Renteinntekter 79 Rentekost og gebyr 0 Årsoverskudd Balanse Bank Fordringer 0 Sum eiendeler EK Gjeld Sum EK & gjeld Velforeningen har vedtatt å skifte ut hovedvannledningen basert på en fastpriskontrakt med Tor Einar Håheller AS. Medlemmenes forskuddsinnbetalinger knyttet til dette er ført i balansen som kortsiktig gjeld. Årsoverskuddet tillegges egenkapitalen per Revisors beretning " Jeg har revidert årsregnskapet for Treodda Hytteforening og anbefaler årsmøtet å vedta regnskapet slik det foreligger." Tore Medhus Forslag til vedtak : Årsregnskapet for 2015 godkjennes.

6 Sak e) Innkomne forslag. Styret fremmer følgende forslag: 1) Havnereglement I og med at havnen bygges ut og det blir økt aktivitet, samtidig som en - som en konsekvens av muligheten for å få større båtplasser - må refordele båtplassene, legger styret herved frem følgende forlag til Havnereglement: Båtplasser: - Båtplasser tildeles av grunneier basert på anbefaling fra styret. Ved tildeling av båtplasser skal styret så langt som mulig søke å imøtekomme hytteeierens ønsker om plassering, dog slik at helhetlige praktiske hensyn blir ivaretatt. - Som hovedregel vil hytter på sørsiden av havna gis båtplass på indre brygge, og hytter på nordsiden på ytre brygge. - Skulle det, av hensyn til manøvrering, sikkerhet eller andre praktiske hensyn, være fordelaktig å plassere båter av lik størrelse sammen, så vil den hytten med lengst ansiennitet (regnet fra når opprinnelig kjøpskontrakt for hytte ble signert) få anledning til å velge ny båtplass først. - Følgende begrensninger settes på båtlengder: Lysåpning 2,4 m 2,7 m 3,0 m båtplass Største båtlengde 20 fot 22 fot 25 fot Styret kan - basert på disse prinsippene og i samråd med grunneier - pålegge hytteeier å skifte plass dersom en finner dette hensiktsmessig for å oppnå en bedre utnyttelse av havnen. Vedlikeholdsplikt: - Den enkelte hytteeier er ansvarlig for vedlikehold som følge av normal bruk (slitasje) av utriggere, brygger og andre anlegg som naturlig hører til båtplassen som disponeres. - Bruk av metallsjakler til førtøyning i utrigger bør unngås. - Fortøyning skal utstyres med strekkavlastere i gummi eller tilsvarende. Orden: - Det er ikke tillatt å benytte båtplassene til vinteropplag. - Kajakker skal oppbevares i bakkant av felles bruksområder/plen. - Baderinger, fiskeutstyr m.m. skal lagres utenfor felles bruksområder gjennom sommersesongen. - Det skal herske ro og orden i og omkring havnen, og havneområdet skal ikke tilsmusses med avfall. - For å ivareta alminnelig sikkerhet og samtidig unngå unødvendig sjøgang i havnen, skal fart under inn- og utkjøring ikke være større enn nødvendig for sikker manøvrering (styrefart). Farten skal aldri overstige 3 knop (dorgefart).

7 2) Gangforbindelse mellom indre og ytre brygge Det har lenge vært et ønske blant hytteeiere om å binde sammen indre og ytre brygge med en gangbro langs fjellet i nord. En slik forbindelse kan også bidra til å løse problemstilling knyttet til vanskelig manøvrering for indre båtplass på ytre brygge samt gi større fleksibilitet for fordeling av båtplasser. Prosjektet innebærer oppsetting av gangbro samt forlengelse molo/brygge. Bygging av gangbroen forutsettes gjort av hytteeierne på dugnad. Skal dette prosjektet bli realisert, må årsmøtet nå fatte en beslutning, slik at vi får forlenget moloen. I og med at grunneier har fremskjøvet planene for utvidelsen av molen, gjenstår det fortsatt avklaringer med både grunneier og utbygger. Styret er i diskusjon med begge og regner med å kunne legge frem mer detaljerte planer i årsmøtet. Kostnadene forutsettes delt på alle 28 båtplasser i havna. Verdien av dugnadsinnsatsen vil gå til fradrag på hytteeiernes andel. Forslag til vedtak Hytteeierne ønsker at styret arbeider videre med realiseringen av en gangbro mellom indre og ytre brygge innenfor en kostnadsramme per hytte beregnet til kr Hytteeierne er innforstått med at prosjektet delvis er basert på dugnadsinnsats. Mer informasjon om prosjektet vil bli gitt i årsmøtet.

8 3) Prosess for å vurdere sammenslåing av Treodda og Skarvodda hytteforeninger Mange av de store fellesprosjektene, dvs. avløp, vann og utbygging av havnene - er nå under utførelse og vil snart være avsluttet. Hertil kommer at hyttefeltet på Idsal Vest snart vil være fullt utbygd ved tillegg av 16 nye hytter, som vil bli integrert i feltet. Styrene i Treodda og Skarvodda hytteforeninger ønsker nå å starte en prosess for å vurdere om dagens struktur med to hytteforeninger skal videreføres eller om en skal etablere en ny hytteforening for alle hytteeierne på Idsal Vest. Prosessen vil starte umiddelbart og antas å kunne avslutte i løpet av 3. kvartal Før en eventuell sammenslåing må nye vedtekter utarbeides, og det må finnes løsninger på hvordan ansvaret for de ulike vannbrønner og havner skal organiseres, som hver har sine spesielle forhold for et avgrenset antall hytteeiere. Hvis årsmøtet støtter forslaget, foreslår vi at virketid for dagens styrer forlenges til en konklusjon foreligger. Forslag til vedtak : Årsmøtet støtter forslaget om å starte en prosess for å vurdere etablering av en ny felles hytteforening for alle hyttene i hyttefeltet på Idsal Vest. Arbeidet gjennomføres av de to hytteforeningens styrer og fremlegges for endelig godkjennelse i ekstraordinært årsmøter så snart en anbefaling foreligger. Dagens styre gis mandat til å representere Treodda i denne prosessen. Styrets virketid forlenges til det foreligger en konklusjon. Sak f ) Styrets forslag til arbeidsprogram Gjennomføring av pågående og nye prosjekter iht. pkt. e) Forslag til vedtak: Arbeidsprogrammet for 2016/17 godkjennes. Sak g) Fastsettelse av ordinært budsjett og kontingent for 2016

9 Budsjett Drift Vann Inntekter Innbetalt forskudd Kostnader - Strøm Leie platting Prosjekter og vedlikehold Vannpumpe mm Hovedledning vann - oppkobling vann til havna Uforutsett Sum Resultat Likvidtetsbudsjett IB Kasse "Forskuddbetaling" Bruk 1H16 0 Kostnad vannanlegg Kontingent Kostnader drift Kasse 31, Det foreslås at kontingenten for 2016 settes til kr per hytte for de med båtplass på Treodda og kr for de hyttene som har båtplass på Skarvodda. I budsjettet for 2016/17 ligger det utover normal drift kostnader til utskifting av pumpe inkl. varsler, samt kostnader knyttet tilkobling av havnevann til ny hovedledning. Forslag til vedtak: Budsjettet for 2016 godkjennes. Kontingenten settes til kr per hytte for de med båtplass på Treodda og kr for de hyttene som har båtplass på Skarvodda. Sak h) Valg Forslag til vedtak: Valg på nye styremedlemmer og revisor utsettes i påvente av konklusjon fra arbeid om mulig etablering av en ny hytteforening for alle hyttene i hyttefeltet Idsal Vest. For styret i Treodda hytteforening, 13. mai 2016 Rune Halle Jon Lars