HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 1 av 17

Transkript

1 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 1 av 17 NOTAT Saksbehandler: Olav Skundberg Vår dato: Ref.: 2011/171 Deres dato: Til Avdeling for helse- og sosialfag Avdeling for informatikk og e-læring Avdeling for lærer- og tolkeutdanning Avdeling for sykepleierutdanning Avdeling for teknologi Avdeling Trondheim økonomiske høgskole Prorektors stab Seksjon for personaladministrasjon og organisasjonsutvikling Seksjon for studier, kommunikasjon og bibliotek Seksjon for økonomi og regnskap Studentparlamentet ved Høgskolen i Sør-Trøndelag Tjenestemannsorganisasjonene IKT-strategi ved Høgskolen i Sør-Trøndelag - høring Høgskolen i Sør-Trøndelag har utarbeidet forslag til ny IKT-strategi. IKT-strategien består av mål, strategier og handlingsplan som er vedlagt. IKT-strategien skal behandles av Høgskolestyret 23. februar. Det bes om at høringen er kortfattet og knyttet til de aktuelle punktene som er foreslått. Høringssvar registreres i ephorte for avdelinger og seksjoner. Studentparlamentet og tjenestemannsorganisasjonene sender sitt høringssvar direkte til både prosjektleder Olav Skundberg (olav.skundberg@hist.no) og administrativ koordinator rektoratet/høgskolestyret Håvard Ravn Ottesen (havard.r.ottesen@hist.no) innen høringsfristens utløp. Svarfrist er satt til fredag 4. februar. Høstens prosess med IKT-strategi har i stor grad dreid seg om ansatte og studenters bruk av datamaskin, og da særlig med fokus på undervisning. Stikkord er datatjenester og opplæring. Dette betyr at det er tema som ikke er omhandlet, selv om IKT er en komponent i problemstillingen. For eksempel er det er særskilte utfordringer knyttet til bruk av IKT infrastruktur i bygg hvor HIST er samlokalisert med andre institusjoner. Mellom annet kan telefoniløsningen for HiST være aktuell for utskifting til IP/bredbåndstelefoni. Dette er forhold som ligger til høgskolens ledelse for videre håndtering. Prosjektets mandat, beskrivelse av medvirking i organisasjonen og aktivitetsoversikt følger vedlagt. Prosjektets har etablert en egen nettside hvor all dokumentasjon er tilgjengelig ( Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Sverresgt. 15 Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

2 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 2 av 17 Side 2 av 2 Vår dato: Vår ref.: 2011/171 Den foreslåtte strategien er produktet av høstens prosjekt, hvor det har vært mange og engasjerte bidrag. Prosjektgruppen stiller seg enstemmig bak innstillingen som inkluderer forslag til strategi og handlingsplan. I handlingsplanen foreligger foreslått ambisjonsnivå og ressursinnsats. Denne er det arbeidsgruppen som har innstilt. Samtidig med høringen inviteres avdelinger og seksjoner til å foreslå kandidater til å lede de foreslåtte prosjektene i handlingsplanen. De foreslåtte tidsplaner forutsetter en rask oppstart etter behandling i Høgskolestyret. Det er avsatt sentrale midler for implementering av IKTstrategien. Med hilsen Trond Michael Andersen rektor Olav Skundberg prosjektleder Vedlegg 1 Mandat, beskrivelse av medvirking i organisasjonen og aktivitetsoversikt 2 Utkast til IKT strategi 3 Utkast til handlingsplan IKT strategi Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Sverresgt. 15 Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

3 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 3 av 17 Vedlegg, mandat, beskrivelse av medvirking i organisasjonen og aktivitetsoversikt 1. Mandat for IKT strategiprosjektet IKT-strategien skal være gjeldende for perioden og skal vedtas av høgskolestyret februar En IKT-strategi for HiST skal inkludere alle viktige forhold rundt IKT, eksempelvis bruk av IKT i undervisning/pedagogisk virksomhet, FoU og formidling, IKT drift, IKT infrastruktur, IKT styring og organisering, IKT-kompetanse og IKT i nye campuser. IKT-strategien skal være et grunnlag for oppfølging av HiST sin strategiske plan og gjennom dette bidra til at HiST når sine overordnede mål i planperioden. Strategien skal operasjonaliseres gjennom identifisering og gjennomføring av konkrete IKT-prosjekter rettet mot bruk av IKT som virkemiddel. Strategien skal altså foreslå IKTprosjekter som er ansvarliggjort, ressurssatt og lagt ut i tid. IKT-strategien skal være et fundament for beslutning om hvilke tiltak som skal gjennomføres hvert budsjettår og finansiering av disse i strategisk planperiode. Den skal også være en viktig støtte iforbindelse med planlegging av nye campuser. 2. Medvirkning Styringsgruppen har bestått av ledergruppen, personalrepresentanter og studentrepresentanter Prosjektgruppen har bestått av medlemmer fra alle avdelinger og seksjoner ved HIST. HA Seksjoner SKB - Morten Thoresen, kommunikasjonssjef SPO - Vidar Solheim, IT-sjef SØR - Tormod Bekken, teknisk sjef Avdelinger AHS - Karl Johan Johansen, høgskolelektor AITeL - Geir Magne Maribu, førstelektor ALT - Calle Dons, førstelektor ASP - Trond Indergaard, høgskolelærer AFT - Robin Støckert, høgskolelektor TØH - Jon Olaf Olaussen, førsteamanuensis Avdelingsvise og seksjonsvise ressursgrupper har vært ledet av prosjektgruppens deltakere. AITeL: Geir Magne Maribu Thor Olsen Stein Meisingseth Monica Storvik Bjørn Klefstad AHS: Karl Johan Johansen Knut Magne Sten TØH: Jon Olaf Olaussen Maiken Trane Randi Hammervold Anders Berg Olsen Einride Sandvoll ALT: Calle Dons Jardar Cyvin ASP: Trond Indergaard Marit Olsen Trond Lundby Thor Albriktsen Ragnhild Lien Hasle Østerlie SPO: Vidar Solheim Lisbeth Viken

4 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 4 av 17 Nils Erik Ness Elisabeth Langsrud SKB: Morten Thoresen Astrid Kilvik Signe Marie Søraunet Harald Bruland Eli Vangen Dagrun Kibsgaard Sjøhelle Øystein Gjøvik SØR: Tormod Bekken Ketil Wean Pål Solbu Gunnar Krogh Laila Torp Dennis Landsem AFT: Robin Støckert 3. Møter og arrangement i forbindelse med IKT arbeidet 15. desember - Møte i styringsgruppen. Orientering om status og videre prosess desember - Tre workshop med over 50 deltagere gjennomført i P-lab hos AITeL - 6. des Kommunikasjon med studenter - 8. des IKT i undervisning des IKT i organisasjon 29. november - Fjerde møte i prosjektgruppen. november: Lokale ressursgrupper skal kommentere reviderte mål og prosjekttiltak 28. oktober - Studentparlamentet diskuterer IKT-strategi 26. oktober - Tredje møte i Prosjektgruppen. 22. oktober - Presentasjon på ledersamling ved HIST. 28. september - Andre møte i Prosjektgruppen. 22. september - Presentasjon i Utvidet ledergruppe (styringsgruppen) 15. september - Arbeidsgruppemøte om involvering av studenter Møter i lokale ressursgrupper i løpet av september AITel (13. sept) ASP(14. sept) TØH (16. sept) SPO (20. sept) SØR(21. sept) ALT (22. sept) AHS (22. og 24. sept) SKB (notat + møte 27/9) Mandag 30. august - Første møte i prosjektgruppen. Fredag 20. august - Diskusjon i arbeidsgruppen om hva som er viktig i IKT-strategien. Tirsdag 17. august - Diskusjon i arbeidsgruppen om læringsmessige aspekter ved bruk av IKT. Onsdag 16. juni - Møte i HIST ledergruppe Behandling i ledergruppen av arbeidet med ny IKT-strategi. Onsdag 9. juni - Åpent diskusjonsmøte hvor hele HiST var invitert Agenda for møtet: a) Organisering - Hvem deltar og med hvilke oppgaver b) Prosess - Forankring i organisasjonen, kommunikasjon og møter, Innhold c) Hva er de vesentligste problemstillingene vi skal gripe fatt i og hvilke tiltak vil vi foreslå?

5 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 5 av 17 IKT-STRATEGI FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG 17. januar 2011 IKT-strategien følger samme inndeling som Strategisk plan for HIST. 1. UTDANNING Innledning Undervisningen er i endring. Noen utfordringer man står ovenfor: Studenter kommer med kompetanse og forventninger til bruk av IKT i undervisning og læring Det er krav om å ha fleksibel og nettbasert undervisning Åpne læringsressurser får økt utbredelse Studenter skal ha underveisvurdering Læringsutbytter skal beskrives for alle emner Opplæringen skifter fokus fra formidling til studentaktivite læringsformer Hva sier strategisk plan Utdrag av mål i strategisk plan: Utdrag av strategier i strategisk plan: r det gjelder IKT, e-læring og undervisningsformer. tvers av utdanningsprogrammer heve kompetansen innen IKT blant tilsatte og studenter l og la disse styre arbeids og vurderingsformer i alle studier IKT-mål for utdanning Det skal etableres en IKT-ressursgruppe som skal være en pådriver for IKT i undervisning og læring Alle som underviser skal ha tilstrekkelig digital kompetanse Digitale læringsressurser skal kunne deles og gjenbrukes, og fagmiljøer kan samarbeide for å utvikle nye læringsressurser Studenter og lærere skal kunne bruke videofiler og podcast i undervisning og læring 1

6 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 6 av 17 Interaktive responssystemer skal kunne inngå som en naturlig del av studentaktive arbeidsformer Det skal være lagt til rette for nettbasert undervisning, oppfølging og veiledning Eksamen skal kunne gjennomføres digitalt Bruk av flervalgstester skal være satt i system slik at de kan forvaltes og gjenbrukes på effektivt vis IKT-strategi for utdanning Knytte sammen fagnær IKT-fagkompetanse i avdelingene i en nettverksbasert ressursgruppe Gjennomføre piloter for IKT i undervisning som kan danne grunnlaget for de løsninger som HIST velger Styrke opplæringen og inspirere gjennom gode eksempler på bruk av IKT i undervisning og læring Lage avtaler for håndtering av opphavsrett til digitale læringsressurser og forvalte ressursene slik at de er åpne, gjenfinnbare og gjenbrukbare 2. ORGANISASJON Innledning Effektiv organisasjon omhandler bruk av IKT-infrastruktur (nett, utstyr og programvare) og rutiner for anskaffelse, drift og opplæring i dette. Omhandler faglig og administrativt virksomhet. Omhandler også bygningsmessige forhold. Målgrupper er studenter, fagansatte og administrasjon. Eksempler på noen problemstillinger Har vi et økende digitalt kompetanseskille i organisasjonen? Hva er standard for innredning, utstyr og drift av undervisings- og møterom? Hva er effektiv kommunikasjon mellom studenter og fagansatte/administrasjon? Hva slags type datautstyr og program kan jeg bruke? Hva sier strategisk plan Utdrag av mål i strategisk plan: Høgskolen skal drive sin faglige og administrative virksomhet profesjonelt, kostnadseffektivt og samordnet. Utdrag av strategier i strategisk plan: tilby systematisk opplæring og kompetanseutvikling for alle kategorier medarbeidere kontinuerlig videreutvikle og forbedre administrative tjenester 2

7 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 7 av 17 IKT-mål for organisasjon Studentperspektiv Det skal være en samlet portal for elektronisk kommunikasjon mellom studenter og HIST Studenter skal kunne bruke samlet pålogging på datasystemene (single sign on) Studenter skal ha et opplæringstilbud og tilgang til brukerstøtte for bruk av eget datautstyr Organisasjonsperspektiv Det skal være standardiserte løsninger for innredning og drift av audiovisuelt utstyr i undervisnings- og møterom Det skal være standardiserte tjenester som dekker behov for bruk av maskiner og program Alle fagsystemer skal ha flerspråklig grensesnitt Ansattperspektiv Fagansatte skal ha tilstrekkelig digital kompetanse til å kunne vurdere hvilke IKTverktøy som er egnet for sine undervisningsoppgaver Fagansatte skal selv kunne laste ned og installere nødvendig programvare (både åpen og lisensbelagt) Ansatte skal ha mulighet for singel-sign-on til fellessystemer IKT-strategi for organisasjon Studentperspektiv Legge til rette for at studenter bruker private, bærbare PC-er og hånholdt utstyr tilknyttet trådløst nett. Samordne kommunikasjon mellom studenter og HIST i en helhetlig portal Organisasjonsperspektiv Ansattperspektiv Kontinuerlig videreutvikle og forbedre administrative tjenester ved hjelp av IKT Styrke kundekompetansen, samordne brukerbehov og tydeliggjøre ansvarsplassering Gi systematisk opplæring for alle kategorier medarbeidere Øke kompetansenivået på hva som finnes av tjenester og anvendelser og øke bevissthetsnivået på sikkerhetstrusler 3

8 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 8 av SAMFUNN Innledning Høgskolen har utbredt kommunikasjon med offentlig og privat virksomhet i regionen, både innenfor undervisning, forskning og prosjektbasert samarbeid. I prosjektsammenheng er studentprosjekter en betydelig faktor. Hva sier strategisk plan Utdrag av mål i strategisk plan: HiST skal ha utstrakt samhandling med privat og offentlig sektor i arbeidet med fag- og profesjonsutvikling. HiST skal være en etterspurt tilbyder av etter- og videreutdanning. Utdrag av strategier i strategisk plan: styrke det regionale samspillet om framtidig kompetansebehov, utdanningstiltak og praksisopplegg, og forsknings og utviklingsprosjekter fremme adgangen til studentprosjekter i arbeidsliv, og gi tilbud om innovasjon og regional utvikling som tema for alle studenter IKT-mål for samfunn HISTs websider skal ha et hensiktsmessig brukergrensesnitt, god struktur og oppdatert innhold HIST skal være etablert i sosiale medier (HIST har en egen strategi for bruk av sosiale medier) HIST skal ha etablerte løsninger for nettbaserte møter, samarbeid og samhandling med aktører i regionen HIST skal ha god kommunikasjon med næringslivet om studentprosjekter Ansatte skal ha mulighet for å vedlikeholde personlige hjemmesider og kompetanseprofiler IKT-strategier for samfunn Gjøre informasjon lett tilgjengelig for eksterne brukere Bruke våre IKT-løsninger i dialog med næringsliv og offentlige virksomheter Styrke vår tilstedeværelse i sosiale medier 4

9 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 9 av FOU Innledning HIST har hatt 7 strategiske satsingsområder i perioden og det er opprettet 4 senter og forskningsmiljø. FoU ved HIST ble omorganisert med virkning fra 1.okt etter vedtrak i Høgskolestyret. Prorektor leder nå et rådgivende organ som består av FoUkoordinatorer fra hver avdeling. Hva sier strategisk plan Utdrag av mål i strategisk plan: HiST skal prioritere forsknings- og utviklingsarbeid som styrker yrkesutøvelsen, medvirker til nyskaping i privat og offentlig sektor, og som utvikler forskningskompetanse hos medarbeiderne. Utdrag av strategier i strategisk plan: tildele FoU-ressurser til fagmiljøene ut fra l, og muligheter for ekstern finansiering IKT-mål for FoU Ansatte skal ha tilgang til nettressurser som programvare og elektroniske journaldatabaser også når man jobber utenfor HISTs nett. Ansatte skal ha mulighet for å vedlikeholde personlige hjemmesider og kompetanseprofiler IKT-strategi for FoU IKT til støtte for FoU: Legge forholdene til rette slik at forskning og profilering kan gjøres med nødvendig IKT-støtte Forskning på IKT i undervisning: Prosjektaktiviter på dette området støttes og prioriteres gjennom FoU-utvalget. 5

10 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 10 av 17 IKT-HANDLINGSPLAN FOR HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG 17. januar 2011 PROSJEKTOVERSIKT Det foreslås tre prosjekter for gjennomføring av IKT-strategien. De er nært knyttet til hverandre. Blant annet foreslås det at det opprettes en fagnær IKT-ressursgruppe som kan opptre på vegne av brukerne og representere deres behov ovenfor leverandører og systemansvarlige. Denne ressursgruppen er felles for de tre prosjektene. Det foreslås derfor at prosjektleder for "IKT i undervisning" får ansvar for å etablere felles IKT-ressursgruppe, å sørge for at prosjektene er koordinert og å stå for felles fremdriftsrapportering til ledelsen. IKT i undervisning Delprosjekter Organisering av ressursgruppe Piloter for IKT i undervisning Opplæring Deling og gjenbruk av digitale læringsressurser IKT i organisasjon Delprosjekter Tjenestekatalog og prosedyrer Utvidet tjenestetilbud Organisering og drift av audiovisuelt (AV-) utstyr Studentkommunikasjon Delprosjekter Webportal for studenter Integrasjon av studentsystemer Single Sign On-løsning for HIST-studenter 1

11 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 11 av 17 PROSJEKT: IKT I UNDERVISNING 1. HVA PROSJEKTET OMHANDLER Prosjektet skal fremme hensiktsmessig bruk av IKT i undervisningen, og fremme deling og gjenbruk av digitale læringsressurser. Det opprettes en IKT- ressursgruppe på HiST som har i oppgave å få fram gode eksempler, og som kan tilby opplæring til fagansatte og studenter i de løsningene som HiST går for. 2. BEGRUNNELSE OG UTFORDRINGER Begrunnelsen for dette prosjektet er at man skal oppnå mer læring gjennom variert bruk av IKT i undervisnings- og læringsaktiviteter, og å oppnå høyere kvalitet og ressursbesparelse gjennom deling og gjenbruk av digitale læringsressurser. Dessuten har studentene en digital hverdagspraksis og forventninger som Høgskolen må møte. En utfordring er å kunne utnytte og formidle den kompetansen som finnes i HiST til hele organisasjonen. 3. TILTAK 3.1 Organisering av ressursgruppe Det skal opprettes en faglig ressursgruppe som skal fremme pedagogisk bruk av IKT i utdanningen. Dette er ment å bli en permanent funksjon. I prosjektet inngår oppstart og prøvedrift, og prosjektet avsluttes med evaluering av ressursgruppens funksjon. Oppgaver for ressursgruppen: Utforme anbefalte løsninger med beskrivelse av metoder og verktøybruk Tilby brukeropplæring i form av kurs, veiledninger og nabohjelp Bistå med faglig støtte på pedagogiske verktøy og delta på nettbaserte forum Fremme deling og gjenbruk av digitale læringsressurser Opptre på vegne av brukerne og representere deres behov ovenfor leverandører og systemansvarlige Bemanning av ressursgruppen: Ressursgruppen skal ha minst ett medlem fra hver avdeling. Gruppens medlemmer skal ha fagnær tilknytning og kunne opptre som fasilitatorer og hjelpere for sine kollegaer. 3.2 Piloter for IKT i undervisning Det skal gjennomføres fire piloter for IKT i undervisning på områder som har blitt prioritert gjennom høstens prosjektprosess. Resultatet fra pilotene skal danne grunnlaget for løsninger som HIST velger. De prioriterte områdene er: Video og podcast Løsninger for opptak, distribusjon og avspilling Web- og videokonferanseverktøy Løsninger for datastøttet samarbeid både på campus og i praksis/distribuert undervisning Digital eksamen Løsninger med bruk av PC på eksamen 2

12 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 12 av 17 Studentresponssystemer Bruk av IKT til støtte for studentaktive arbeidsformer 3.3. Opplæring Det skal tilbys opplæring på bruk av IKT i undervisning. En del av tiltaket er å lage en katalog over hva det tilbys opplæring i. Opplæringen tilrettelegges og gjennomføres med kurs, kollegaveiledning og muligheter for selvstudium. Det skal også kunne gis veiledning og støtte etter at opplæringen er gjennomført. Dessuten skal studenter møte et opplegg for bruk IKT ved studiestart. Tilrettelegge og kommet i gang med opplæring Organisere veiledning og støtte i etterkant av opplæring Utforme løsninger for studenter for bruk av IKT i studiet Bidra som faglige ressurser til det avdelingsvise arbeidet med å implementere bruk av IKT i undervisning 3.4. Deling og gjenbruk av digitale læringsressurser Det skal utformes et sett avtaler som regulerer bruk av digitale læringsressurser produsert ved HIST. Dette omfatter produksjon i forbindelse med undervisning, prosjektarbeid, gjesteforelesninger og med ulike finansieringsformer. Videre så skal det skisseres løsninger for forvaltning av læringsressursene og hvordan de distribueres. Med deling som utgangspunkt skal det prøves ut fagutvikling i fellesskap og med gjenbruk av ressurser fra interne og eksterne kilder. Delig og gjenbruk er en langsiktig prosess som egentlig bare startes i dette prosjektet. Lage utkast til avtaler om bruk av digitale læringsressurser Skissere løsninger for forvaltning og distribusjon Legge til rette for gjenbruk og fagutvikling og gjennomføre revisjon av minst ett fag som er felles for flere miljøer 4. TIDPLAN Alle tiltak startes straks de er bemannet. Det angis sluttdato Organisering og evaluering av ressursgruppe: juni 2012 Piloter for IKT i undervisning: januar 2012 Opplæring: januar 2012 Deling og gjenbruk: Juni PROSJEKTORGANISERING Prosjektledelse med ansvar for å etablere og lede ressursgruppen i prøveperioden Delprosjekter for pilotering, opplæring og deling På avdelingsnivå nedsettes det referansegrupper under ledelse av avdelingens representant(er) i ressursgruppa. Referansegruppe med studenter 3

13 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 13 av FORESLÅTT AMBISJONSNIVÅ FOR RESSURSINNSATS Ressursbruken strekker seg over den tiden som aktiviteten varer. Hovedressursen er ansattes timer og noe utstyr til piloter i undervisning. Ansattes timer uttrykkes som prosent stillingsandel. Aktivitet Ledelse Deltakelse Utstyr Merknad Ressursgruppe 60% 5 pers x 40% - Ressursgruppa er på minimum 5 personer + leder. 3 av disse vil lede hvert sitt delprosjekt Piloter - 8 pers x 25% personer i hver pilot som jobber litt over 1 dag/uke. Innkjøp av noe utstyr til piloter Opplæring - 3 pers x 40% - 3 personer som hver jobber 2 dager/uke med opplæring. Ikke estimert med deltakeres timer Deling - 2 pers x 20% - 2 personer som hver jobber i dag/uke PROSJEKT: IKT I ORGANISASJON 1. HVA PROSJEKTET OMHANDLER Prosjektet har to siktemål. Det ene er å gjøre IKT-tjenestene bedre kjent i organisasjonen og å videreutvikle tjenestene slik at de dekker brukerbehovene. Det andre siktemålet er å organisere driften av audiovisuelle rom og å lage standarder for innredning av disse. 2. BEGRUNNELSE OG UTFORDRINGER Prosjekt skal sette ansatte i stand til å løser sine oppgaver mer effektivt og styrke den digitale kompetansen. Organisasjonen skal bli bedre på samspillet mellom brukere og leverandører. En utfordring er å lykkes med intern kommunikasjon om tjenester, funksjonalitet og prosedyrer. Det er en begrensning i hvor raskt man kan oppgradere maskiner og programvare. 3. TILTAK 3.1 Tjenestekatalog og prosedyrer Det skal lages en tjenestekatalog som beskriver HIST-felles IKT-tjenester. Katalogen skal gi en oversikt over de viktigste egenskapene ved tjenestene og informasjon om hvor man finner veiledninger, støttefunksjoner, brukseksempler, kontaktinformasjon og annet. En viktig del av tiltaket er at tjenester som er etterspurt og allerede finnes kommuniseres raskt ut i organisasjonen. Prosedyrer for bestilling og ressursuttak skal også beskrives slik at det klart fremgår hvem som har ansvar for hva når det gjelder IKT-anskaffelser. 3.2 Utvidet standardisert tjenestetilbud IKT-tjenestene skal videreutvikles. Gjennom arbeidet med IKT-strategien har enkelte tjenester blitt prioritert. Videreutviklingen skal gjøres ved å kartlegge brukerbehov og, sammen med IKT-ressursgruppe, stille funksjonelle krav til leverandør (SPO/IKT). Denne videreutviklingen forutsetter at det gjøres noen oppgraderinger i IKT infrastruktur (Active Directory, AD). De utvalgte tjenestene er: 4

14 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 14 av 17 Administrasjon av arbeids-pc: Det skal tilbys tjenester hvor ansatte selv kan foreta installasjon, oppgradering og vedlikehold av programvare på egen arbeids- PC.Tjenesten skal beskrive forhold knytttet til backup, sikkerhetsrutiner og support når brukeren tar ansvar for egen administrasjon. Valgfri PC-plattform: Ansatte skal kunne utstyres med datamaskiner basert på Windows eller MAC. Det kan være ulike vilkår knyttet til tjenestene. Fjerntilgang: Ansatte skal kunne jobbe bortefra med aksess til HIST sitt nett og ressurser Personlige hjemmesider: Informasjon om fagprofil fra Personlige hjemmeside lenkes sømløst til høgskolens offisielle sider, bla gjennom kompetansekatalogen 3.3 Organisering og drift av audiovisuelt (AV-) utstyr Det skal lages standarder for innredning og drift av rom med AV-utstyr, med vekt på anbefalinger fra Uninett. Prosjektet skal også organisere driften av AV-tjenesten, med vekt på nær kopling til fagmiljøet som bruker rommene. I organiseringen inngår det å beskrive prosedyrer for budsjettering og bruk av innkjøpsavtaler. Prosjektet omfatter ikke innkjøp eller oppgraderinger. 4. TIDPLAN Alle tiltak startes straks de er bemannet. Det angis sluttdato. Ha på plass tjenestekatalog og beskrivelse av prosedyrer: juni 2011 Tilby nye/utvidete standardiserte tjenester: juni 2011 Organisere driften av AV-utstyr: juni 2011 Standarder for AV-utstyr: juni PROSJEKTORGANISERING Prosjektleder Delprosjekter for tjenestekatalog, utvidet tjenestetilbud og AV-gruppe Ressurgruppe som representerer brukerbehov ovenfor interne og eksterne leverandører (IKTressursgruppen) 6. FORESLÅTT AMBISJONSNIVÅ FOR RESSURSINNSATS Ressursbruken strekker seg over den tiden som aktiviteten varer. Hovedressursen er ansattes timer og noe utstyr for å bygge ut infrastrukturen. Ansattes timer uttrykkes som prosent stillingsandel. Det ligger ikke til prosjektet å rulle ut nye tjenester (innkjøp i avdelingene). Aktivitet Ledelse Deltakelse Utstyr Merknad Prosjektleder 40% Katalog 25% 2 pers x 25% 3 personer i 1,5 dager/uke Tjenestetilbud + AD-infrastr. 25% 2 pers x 25% 1 pers x 100% 100 a) 3 personer i 1,5 dager/uke pluss en personressurs som deles mellom AITeL og SPO/IKT AV-gruppe 25% 2 pers x 25% 3 personer i 1,5 dager/uke a) innkjøp av servere 5

15 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 15 av 17 PROSJEKT: STUDENTKOMMUNIKASJON 1. HVA PROSJEKTET OMHANDLER Prosjektet omhandler all elektronisk kommunikasjon mellom studenter og HiST; med faglærere, andre studenter, administrasjon og organisasjon. Dette omfatter i dag en rekke kommunikasjonsformer og kanaler som e-post, telefon og SMS, studentweb, timeplaner, meldinger i LMS mm. Vi velger å avgrense oppgaven til kommunikasjon i studietiden, dvs fra tilbud om studieplass til vitnemål. 2. BEGRUNNELSE OG UTFORDRINGER Studentene gir tydelig uttrykk for at systemene er mange, ikke er integrerte og fra et brukerståsted er de tungvinte å forholde seg til. Systemene benyttes også svært forskjellig fra avdeling til avdeling, det mangler en felles policy for HiST. Hver enkelt lærers praksis er også forskjellig. Resultatet blir at informasjon ofte ikke når fram til studentene. Dette er spesielt viktig i forhold til det studentene etterspør mest, nemlig det som angår den enkelte student personlig. Dette kan være faglig informasjon knyttet til sine emner/fag administrativ informasjon knyttet til passord (brukerstøtte), timeplaner og romreservasjoner lovpålagt type informasjon, for eksempel oppmelding til eksamen Det kan være en utfordring å enes om en felles holdning og policy for HIST på hvordan informasjon skal gis til studenter. Det kan også være en utfordring å pålegge studenter å følge en fastsatt informasjonspolicy. Dessuten er det ulike studentgrupper (EVU, campus, Fjernundervisning) med ulike informasjonsbehov. 3. TILTAK 3.1 Webportal for studenter Tiltaket består i å utvikle en "front-løsning", et brukergrensesnitt mot en rekke systemer, som studenten kan bruke for rask oversikt og tilgang. Portalen skal: Vise en samlet oversikt over meldinger til studenten fra forskjellige kilder. Være inngangsportal til ulike studentsystemer Ha en samling pekere til allmenn informasjon om det å være student ved HIST. Brukeren skal kunne sette egne regler for varsling om nye meldinger, for eksempel videresending til annen e-post eller via SMS. Dette forutsetter en policy for studenter og e- postadresser. Portalen skal kunne nås fra applikasjoner (apps) på moderne mobiltelefoner. Utforming av portalen henger sammen med utvikling av HIST.NO. Portalen vil ha et grensesnitt mot flere systemer, i første versjon sikter man mot itslearning, e-post, studentweb, timeplan/rombooking og sosiale medier. 3.2 Integrasjon av studentsystemer Tiltaket består i å utvikle en kravspesifikasjon for en helhetlig løsning for integrasjon og utveksling av informasjon mellom systemer. Dette er en integrasjon i "bakkant", i motsetning til portalløsningen. Det vil gjennomføres piloter for å utvikle kravspesifikasjonen, men selve systemintegrasjonen er ikke en del av tiltaket. Systemer som inngår i integrasjonen: LMS, romsbooking-system, timeplan og studentweb (FS). 6

16 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 16 av 17 Tiltaket skal også etablere et omforent begrepsapparat, et samsyn på hva vi i HIST kaller ting. Denne terminologien skal tas i bruk i systemene slik at vi finner de samme betegnelsene der. 3.3 Singel Sign On-løsning for HiST-studenter. En student skal bli automatisk pålogget et antall system (Feide). Dette gjelder de systemer som inngår i første versjon av webportalen. 4. TIDPLAN Alle tiltak startes straks de er bemannet. Det angis sluttdato. Webportal for studenter prioritere og designe innhold i webportal: 1. juni 2011 innføre portal: 1. januar 2012 Rammekrav for systemintegrasjon rammeverk integrasjon ferdigstilt: 1. april 2011 piloter 15. oktober 2011 (*vises på FS-konferanse i Trondheim*) Omforent begrepsapparat Fastsette overordnede definisjoner av terminiologi/ kodestruktur (emner/ klasser/ studieprogram osv.) 1. juni 2011 Vurdere konsekvenser og tidspunkt for omgjøring av emnekoder 1. juni 2011 Innføre den nye kravspesifikasjonen (?) Singel Sign On innføre SSO 1. januar PROSJEKTORGANISERING Prosjektleder (felles for alle tre tiltakene) Tre delaktiviteter (webportal, systemintegrasjon og SSO) Referansegruppe med studenter Eksterne systemutviklere 6. FORESLÅTT AMBISJONSNIVÅ FOR RESSURSINNSATS Ansattes timer uttrykkes som prosent stillingsandel. Ressursbruken strekker seg over den tiden som aktiviteten varer. Aktivitet Ledelse Deltakelse Utstyr Merknad Prosjektledelse 40% Prosjektleder for alle tre tiltak Webportal - 2 pers x 20% 500 a) 2 personer jobber 1 dag/uke Systemintegrasjon - 1 pers x 10% 200 b) 1 person 0,5 dag/uke SingleSignOn - 1 pers x 10% 1 person 0,5 dag/uke a) Antatte kostnader for systemutvikling b) Antatte kostnader for konsulentarbeid fra leverandører ifbm kravspesifikasjon 7

17 HS-V-006/11 vedlegg 1 Side 17 av 17 Skjematisk oversikt over aktiviteter ID Aktivitetsnavn Start Slutt Varighet 2011 K1 K2 K3 K4 K1 K K3 K4 IKT I UNDERVISNING ,6u Organisering og evaluering av ,6u ressursgruppe 3 Piloter for IKT i undervisning ,2u 4 Opplæring ,2u 5 Deling og gjenbruk ,6u IKT I ORGANISASJON ,6u Etablere tjenestekatalog og beskrive ,6u prosedyrer 8 Tilby nye/utvidede standard tjenester ,4u 9 Organisere driften av AV-utstyr ,6u 10 Standarder for AV-utstyr ,6u 11 STUDENTKOMMUNIKASJON ,8u 12 prioritere og designe innhold i webportal ,4u 13 Innføre portal ,6u 14 Single Sign on innført u Rammekrav for systemintegrasjon / ,8u omforent begrepsapparat 16 Rammeverk ferdigstilt ,6u 17 Fastsettelse av overordnede definisjoner Innføring av den nye ,4u kravspesifkasjonen 9u 19 Presentasjon FS konferanse u 20 8