ÅRS- OG HALVÅRSRAPPORTERING

Transkript

1 ÅRS- OG HALVÅRSRAPPORTERING "y., Slettet: 26. august 2011 UTVIKLINGSPROGRAM RAPPORTERING BOLIGSOSIALT

2 2 Skjema for års- og halvårsrapportering Formålet med rapporteringen Oppfølging av samarbeidsavtalen og programplanen for å dokumentere mål- og resultatoppnåelse i boligsosialt utviklingsprogram Kunnskapsbasert saksgrunnlag for rapportering til oppdragsgivere lokatt og sentralt (kommunen og Husbanken) Halvårsrapportering Rapportering på status på program- og aktivitetsplanen etter første halvår Halvårsrapporteringen er utgangspunkt for møtet mellom programansvarlig og programleder i kommunen og programledelsen i Husbanken i september/oktober. Leveres hvert år. Årsrapportering Arsrapporteringen er utgangspunktet for møtet mellom ledelsen ( politisk/administrativ) i kommunen og Husbanken Leveres hvert år.

3 1. Genorell programinformasjon Programnavn: Kommune : Programleder: Programstart: Rapporteringsår: Rapporteringsdato: Utfylt av: Telefon: E- ost: Boligsosialt utviklingsprogram i Hamar ("Krafttak for vanskeligstilte på boligmarkeder) Hamar Sid Anette Brandtzæg 2009/2010 (Pilotkommune) Siri Anette Brandtzæg siri.anette.brandtzae hamar.kommune.no

4 4 2. Rapportering på programplanen - status Ny boligplan og boligsosialt utviklingsprogram omtales i Hamar kommunes årsrapport for 2010 som en suksesshistorie! Vedtatt handlings- og økonomiplan for inneholder økte rammer til drift og investering i nye boliger for vanskeligstilte på boligmarkedet. Rådmannen har vedtatt organisatoriske endringer for å styrke det boligsosiale arbeidet. Etableringen av den nye boligsosiale avdelingen er det viktigste som skjer i programarbeidet i Hamar i Dette er et ledd i programplanens strategi; "Vurdere organisatoriske endringer". Den nye avdelingen vil få ansvar for helhetlig bruk av virkemidler, og skal bistå vanskeligstilte på boligmarkedet med å skaffe og beholde egnet bolig eid eller leid. Avdelingen får ved oppstarten 8 årsverk, hvor 3 er nyopprettede stillinger for å styrke kompetanse og kapasitet på det boligsosiale feltet. I sum betyr dette en betydelig styrking av det boligsosiale arbeidet. Et sentralt prinsipp i Hamar kommune er at gjennomføring i størst mulig grad skal skje i linjen for å sikre forankring og eierskap. Organisasjonsendringene har tatt noe lengre tid enn planlagt, blant annet på grunn av presset kapasitet hos ledere som er involvert i prosessen. Rekrutteringen av leder til den nye avdelingen har også tatt lengre tid enn planlagt på grunn av få søkere ved første gangs utlysning av stillingen. Programplanens aktivitet "Gjennomføre organisasjonsprosjekt" er derfor noe forsinket i forhold til plan, uten at vi vurderer dette som kritisk. Mange av aktivitetene under programplanens mål om 'Bedre måloppnåelse og gjennomføringsevne i boligsosialt arbeid" handler om organisasjonsutvikling. Derfor har vi valgt å vente med å sette i gang mange av aktivitetene til den nye avdelingen er operativ. Vi skal skape varig endring, og må sørge for at de som skal leve med endringen er med på å skape den! Det er viktig for vår boligsosiale kompetanseutvikling at den nye avdelingen blir involvert i å utvikle sine prosedyrer og arbeidsmetoder. Den nye avdelingen må også være med på å utforme aktivitetsplanen for boligsosialt utviklingsprogram i Hamar er en av pilotkommunene i boligsosialt utviklingsprogram. Programleder har i 2011 brukt en del tid ut mot andre kommuner i programmet, og har bidratt til etablering av et nettverk for deltakerkommuner i Hedmark og Oppland. Hamar kommune har også bistått Husbanken ved flere anledninger, blant annet med innlegg på "kunnskapingsmøte" om boligsosial planlegging i regi av Husbanken Region Midt-Norge, innlegg i forbindelse med Virkemiddelavdelingens interne konferanse på Hamar og presentasjon av organisasjonsprosjektet for Husbankens programråd. Et utviklingsprogram er i sin natur mer dynamisk enn et prosjekt, som har klart avgrensede mål, aktiviteter og milepæler. Det er mange berøringspunkter mellom utviklingsprogrammet og boligpolitikk generelt. Derfor blir programleder også trukket inn I prosesser omkring samarbeid med boligbyggelag, utviklingsavtaler med private utbyggere etc. Disse oppgavene fremgår ikke av programplanen, men er viktige fordi utviklingen av gode, varierte boligtyper påvirker boligsosialt arbeid. Oppsummert: Tross noen forsinkelser på aktiviteter knyttet til etablering av ny boligsosial avdeling, mener Hamar kommune at boligsosialt utviklingsprogram er i henhold til plan.

5 5 3. Rapportering på aktivitetsplan i programplanen Mål: Bedre mitloppnåelse og gjennomføringsevne i boligsosialt arbeid Kun avvik er kommentert! Avvikene er knyttet tilferdigdato i programplanen, men de fleste aktivitetene er i gang. AktIvItet Hva skat vi glere k å nå Målet? for Resultat Status for Status frarndrift I prosent aktivitet- nytt (n), Viderefert (v) eller avviklet (a)1 AvvIk Begrunnelse Dialogkonferanse om boligsosialt arbeid med kommunale ledere, eksterne samarbeidspartnere og brukerorganisasjoner. Ikke gjennomført. Opprinnelig planlagt innen Behovet for dialogkonferanse vil bli vurdert på nytt. Boligsosialt utviklingsprograrn i Hamar er godt forankret. Utsatt til etter at ny organisasjon er på plass. Tidligere varslet om utsettelsen i møte med Husbanken Ble også nedprioritert som følge av lavere tilskuddsutmåling fra Husbanken enn budsjettert. Gjennomføre organisasjonsprosjekt. Ny boligsosial avdeling under etablering. Økt bemanning til boligsosialt arbeid! Tydelig organisatorisk ansvar for området! Mindre fragmentering. Opprinnelig anslått ferdig Ny avdeling forventes å være operativ fra (leder tiltrer ). Organisasjonsutvikling fortsetter i Organisasjonsendringer tar tid! Ledelseskapasiteten har vært begrenset på grunn av mange parallelle prosesser. Tilsettingsprosess kom derfor noe sent i gang og har tatt lengre trd enn planlagt: Få søkere ved første gangs utlysning gjorde at vi valgte å utlyse på nytt. Ta i bruk BOKART for å skaffe oversikt over behov for boliger til vanskeligstilte på boligmarkedet. Installert og testet med integrasjon til SOCIO og GERICA, men ikke tatt i bruk. Opprinnelig planlagt tatt i bruk høsten Ny avdeling får ansvar for å utvikle prosedyrer for kartlegging og rapportering av boligbehov. Avventer til nøkkelpersoner er på plass i ny avdeling. Nytt tiltak (n), yidereført (v), gjennomført (g),avviklet (a)

6 6 Aktivitet Resultat Hvaskat ghne konkret for å nå målet? Status for Status framdrlft I prosent aktivitet, nytt (n), viderefert (v) effer avviklet (ar 'k Begrunnelse Analysere Hamars bruk av Husbankens virkemidler (spesielt startlån) og innhente beste praksis. Ekstern bistand til datainnsamling, analyse og rapport. Ikke gjennomført. Opprinnelig planlagt gjennomført innen Vil sannsynligvis bli utsatt til Nedprioritert som følge av lavere tilskuddsutmåling enn budsjettert. Tidlig varslet om dette i statusmøte med Husbanken Saksbehandlerne som må involveres er opptatt med å utvikle ny avdeling, og har ikke kapasitet før Innføre vedtaksbasert tildeling av kommunale utleieboliger og boveilednings- og oppfølgingstjenester: Utvikle kriterier, prosedyrer, bemanningsbehov. Delprosjekt pågår (ressurs frikjøpt fra juridisk avdeling). Opprinnelig planlagt gjennomført innen Utvikling av forskrift og prosedyrer er påbegynt. Vi har ikke bemanning på plass til å jobbe etter nye prosedyrer. Vil bli gjennomført som en del av ansvaret i ny boligsosial avdeling som forventes å være operativ fra Hvilke faktorer skyldes eventuelle avvik i framdrift, resultat eller økonomi? Avvik skyldes i hovedsak at flere aktiviteter må gjennomføres når ny boligsosial avdeling er operativ, det vil si etter Ny leder og hans medarbeidere må delta i utviklingsarbeidet. Noen aktiviteter er også blitt nedprioritert som følge av noe lavere tilskuddsutmåling fra Husbanken enn det vi søkte om. Husbanken ble varslet om dette i oppfølgingsmøte Ingen avvik i forhold til målet om bedre dekning av behovet for boliger og booppfølgingstjenester for vanskeligstilte på boligmarkedet. De fleste aktiviteter knyttet til dette målet har oppstart i Hva har vært utløsende faktorer for at aktiviteter har gitt gode resultater? God forankring hos politisk ledelse, Rådmann og ledelsen forøvrig. Økonomiske rammer I Økonomiplan. Er det justeringer i hvilke samarbeidspartnere som er involvert i programplanen? Foreløpig ingen endringer.

7 7 Oppdatert om programorganisering - Beskriv eventuelle endringer i hvordan programmet er organisert og forankret i organisasjonen og i plandokumenter I kommunen? Programmet er forankret i vedtatt boligplan , kommuneplan og handlings- og økonomiplan Ny boligsosial avdeling skal etter planen være operativ fra Det er naturlig at ansvaret for utvikling på det boligsosiale området overføres til den nye avdelingen på sikt.

8 8 3.1 Formidling av erfaringer og eksempler på godt arbeid (synliggjøring av taus kunnskap) Mye av det som skjer innen boligsosialt arbeid kan vanskelig måles, men formidling av erfaringer gjennom gode eksempler kan illustrere hvilke resultater og effekter som kan oppnås. Fortell et par case fra ditt arbeid i 2011 i en slik form at de kan publiseres på våre nettsider og presenteres til programmets oppdragsgivere. Flere vanskeligstitte på boligmarkedet skal ha egnede boliger er programmets hovedmål. Er det noe som kan trekkes fram på dette punktet som ikke er framkommet i øvrige punkter i rapporteringen? Finnes gode eksempler på hvordan kommunen har jobbet med boligetablering som ikke er fremvist tidligere og som dere vil løfte fram? Eksemplene skal vise oppnådde resultater fra programmet i Dersom erfaringene allerede er publisert, husk å legge inn en lenke. Godt eksempel 1 (maks 1 side)

9 9 Arbeidet med revidering av boligplan for perioden avdekket behov for en mer helhetfig arbeidsrnåte på det botigsosiale feltet. Analysen utført av Rambøll Management Consulting pekte på fragmentering og manglende gjennomføringsevne blant hovedutfordringene for Hamar kommune. Vi så at vi måtte ta tak i arbeidsformer og organisering hvis vi skulle lykkes med å nå målene og gjennomføre strategiene i den vedtatte boligplanen. Derfor ble en av strategiene i vår programplan for Boligsosialt utviklingsprogram å "vurdere organisatoriske endringer." Organisasjonsendringer krever en god prosess for å gi et vellykket resultat. Første bud er å sikre at endringen er forankret hos den øverste ledelsen. Programplanen var formelt godkjent av styringsgruppen. De tillitsvalgte var informert om at ett av tiltakene i planen var å gjennomføre et organisasjonsprosjekt. På den mmen var prosjektet formelt "forankret". likevel var det behov for litt fotarbeid for å få prosessen i gang og skape forståelse for konsekvensene. Etter innledende møter med Organisasjons- og personalavdelingen tok vi opp temaet i uformelle samtaler med ledere og nøkkelpersoner nær beslutningstakere. Gjennom denne dialogen fikk vi avklart og avstemt behovet for endring. Dette la grunnlaget for et intensjonsnotat, som ga føringer for den videre prosessen. Det ble etablert en styringsgruppe for prosjektet, som bestod av Rådmannens strategiske ledergruppe, hovedtillitsvalgt og Organisasions- og personalsjef. Styringsgruppen vedtok å sette i gang prosjektet med utgangspunkt i intensjonsnotatet. Organisasjons- og personalavdelingen ble koblet på helt fra starten. Det er viktig å få hjelp av personer med kompetanse og erfaring fra tilsvarende arbeid for å sikre gode prosesser. Medvirkning og medbestemmelse står sentralt. Organisasjonsrådgiveren gjennomførte informasjonsmøter i berørte avdelinger og individuelle samtaler med utgangspunkt i intensjonsnotatet. Ansatte fikk gitt uttrykk for sine bekymringer og ga nytfige innspill. Vi inviterte alle berørte ledere og ansatte (ca. 25 personer) til et heldags arbeidsrnøte. Tverrfaglige arbeidsgrupper ga sine innspill til arbeidsoppgaver og leveranser innenfor boligsosialt arbeid, og identifiserte problemområder som burde avklares nærmere. En mindre arbeidsgruppe laget en skisse til ny organisering av det boligsosiale arbeidet på grunnlag av arbeidsmøter, samtaler, innspill og "beste praksis" fra andre kommuner. Vi fikk også noe bistand fra Rarnbøll Management Consulting, blant annet til kompetansekartlegging. Skissen ble diskutert med lederne for de berørte resultatenhetene. Arbeidsgruppen laget deretter en anbefaling til Rådmannen, som besluttet å opprette en ny boligsosial avdeling. Leder for den nye avdelingen er tilsatt, og avdelingen skal være operativ fra 1. oktober Den nye avdelingen får ansvar for helhetlig bruk av virkemidler, og skal bistå vanskeligstilte på boligmarkedet med å skaffe og behoide egnet bolig eid eller leid. Avdelingen får ved oppstarten 8 årsverk. 3 av årsverkene er nye stillinger. Oppgaver og bemanning vil bli overfiart fra andre avdelinger i kommunen og fra NAV. Boligsosialt arbeid blir dermed mindre fragmentert og ansvaret blir tydelig plassert i organisasjonen. I sum betyr dette en betydelig styrking av det boligsosiale arbeidet i Hamar kommune.

10 10 4. Rapportering på økonomi Pr. aktivitet og totalt Avvik totalt Tilskudd H5 Tliskudd fra HB Egen Fra/til Fraltil (kompetanse flnansiering Annen Avvik hvilken Avvik hvilken aktivitet Regnskap tilskudd) kommunen finansiedng TOTALT (+I-) aktivitet 1-1. ros kt Aktivitet 1 (prograrnledelse og kompetanse utviklin Aktivitet 2 Aktivitet 3 Aktivitet 4 Totalt Samlet oversikt over hele programperioden Illskudd fra Husbanken TlIskudd fra annen finansiering Overføringf disponible TOTALT kommunen midler Ifra året før