Krav til planlegging og rapportering

Transkript

1 E For implementering GMHFA GMØLA GMAMA B For høring GMHFA GMØLA GMAMA E For implementering GMHFA GMSNG GMAMA REVISJON DATO TEKST LAGET KONTROLLERT GODKJENT DOKUMENTASJONS EIER / ORGANISASJONSENHET G6400 UTGIVER FAGDEL DOK.KAT LØPENR. REVISJON Side 1 av 15 OSLAS AO SP 0018 E03 OSLO LUFTHAVN AS ER ET HELEID DATTERSELSKAP AV AVINOR AS

2 Vesentlige endringer i denne revisjonen: Beskrivelse av endringen Hovedoppdatering basert på T2-bilag D4F Pkt.nr. Alle Innholdsfortegnelse 1 Formål Prosjektets plannivåer - Fremdriftsplaner Planer som skal leveres Planer de Prosjekterende og Entreprenører med egenprosjektering skal levere Planer som Entreprenørene skal levere Gjennomføring Generelt Entreprenørenes Produksjonsplan (nivå 2) Krav til fremdriftsrapportering og avviks- og konsekvensanalyse Gjenværende varighet Spesielle krav til personell og utstyr Etablering av kostnadsbudsjett Revisjon av budsjetter Loggføring av tilleggs- og endringsarbeider Krav til statusrapportering (Månedsrapport) Generelt Månedsrapportens innhold Veiledning til Månedsrapport Del 1 Hoveddel (tekst og nøkkeltall) Veiledning til Månedsrapport Del 2 Vedlegg Maler og skjema... 9 Side 2 av 15

3 1 FORMÅL Formålet med denne spesifikasjonen er å beskrive de krav til tidsplanlegging, budsjettering og rapportering som skal følges i entreprise- og prosjekteringser med OSL. Dette dokumentet gir en beskrivelse av hva som skal inngå i månedsrapporteringene. 2 PROSJEKTETS PLANNIVÅER - FREMDRIFTSPLANER Fremdriftsplaner skal etableres i flere nivåer, der aktiviteter på et underliggende nivå skal kunne aggregeres til aktiviteter på et overliggende nivå. Planer på alle nivåer skal kunne vises som ganttdiagram med frontlinje og gjenværende varighet. Følgende hovednivåer gjelder: Byggherren Hovedfremdriftsplan (nivå 1). Byggherrens overordnede fremdriftsplan for hele prosjektet. Planen skal ivareta de viktigste aktiviteter i forhold til prioritering av rekkefølge, varigheter, avhengigheter, slakk og kritisk vei. Skal også inkludere smilepæler og grensesnittmilepæler. Fungerer som rammeplan for Entreprenørenes utarbeidelse av Produksjonsplaner for egne arbeider. De prosjekterende Prosjekteringsplan (nivå 2). Skal inkludere alle fag, ARK, RIB, RIV, RIE osv. Brukes til styring og rapportering til Byggherre. Planen skal vise fremdriftsfront og gjenværende varighet. Dokumentplan. Skal vise alle dokumenter som skal produseres. Kan være en liste med dokumenter og tilhørende datoer for oppstart, kontroller, utsendelse til Byggherre for kontroll, utsendelse for anbud, arbeidstegning, som-bygget tegning. Planen brukes til styring, og rapportering til Byggherre. Bemanningsplan. Skal vise planlagt bemanning over hele s. Brukes til styring, og rapportering til Byggherre. Entreprenørene Produksjonsplan (nivå 2). Entreprenørenes detaljerte framdriftsplaner. Ved koordinering av sideentrepriser skal planen inneholde plan for alle koordinerte sideentrepriser. Ved totalentrepriser skal prosjektering inngå. Produksjonsplanen skal gjenspeile de rammer som er gitt av prosjektets Hovedframdriftsplan. Detaljplaner (nivå 3). Dette nivået er en ytterligere nedbryting av Produksjonsplan for særskilte arbeidsoperasjoner for styringen av arbeidet. Eksempler på detaljplaner er: Månedsplaner, 14-dagers planer, ukeplaner, rullerende planer 3 PLANER SOM SKAL LEVERES 3.1 Planer de Prosjekterende og Entreprenører med egenprosjektering skal levere Etterfølgende tabell oppsummerer planer som skal leveres i hht ens D-bilag: Side 3 av 15

4 Planer som skal leveres Leveres Merknad Prosjekteringsplan (nivå 2) 1 uke etter avrop på rammeavtale Gjelder for mindre oppdrag bestilt på rammeavtaler inngått Gjelder ved er som kontraheres via separate tilbudskonkurranser. Bemanningsplan. Utarbeides med utgangspunkt i Prosjekteringsplan (nivå 2). Ved avrop på rammeavtale skal plan fremlegges i minikonkurranse. Kostnadsbudsjett 3.2 Planer som Entreprenørene skal levere Etterfølgende tabell oppsummerer planer Entreprenørene skal levere i hht ens D-bilag: For er hvor Entreprenørene har egen prosjektering gjelder kravene i pkt 3.1 i tillegg. Planer som skal leveres Leveres Merknad Entreprenørenes Produksjonsplan (nivå 2) Detaljplaner framdrift (nivå 3) Bemanningsplan Kostnadsbudsjett Skal gjelde for alle gjennomføringsfaser. Versjonen som leveres med tilbudet skal være en forenklet utgave som på et overordnet nivå viser hvordan Entreprenøren planlegger å oppnå ens milepæler. Skal godkjennes og fryses som basis for rapportering. I minikonkurranser vil det fremgå separate krav. 14-dagers planer/ukeplaner Utarbeides med utgangspunkt i Produksjonsplan (nivå 2) Skal godkjennes og fryses som grunnlag for kostnadsrapportering. Dokumentplan Første utgave av plan for hvilke dokumenter (inkl. rødstrektegninger) som Side 4 av 15

5 Hovedutstyrsliste (HUL) Kvalitetsplan Entreprenørens SHA-plan Kontrollplan for Ytre Miljø Beredskapsplan Avfallsplan Ved igangsettingssøknad skal leveres Første utgave av liste med oversikt over ens utstyrsleveranser. Skal inngå i slutt-dokumentasjon For sikring av kvalitet. Utarbeides på grunnlag av Byggherrens SHA-plan og i samsvar med intern kontroll forskriften Plan for Entreprenøren ivaretagelse av miljøforhold. Plan for å begrense skader, personell, utstyr og miljø. Plan for avfallshåndtering. (Brukes kun i prosjekter med betydelige rive/saneringsarbeider) 4 GJENNOMFØRING 4.1 Generelt Byggherren har normalt etablert en overordnet framdriftsplan for arbeidene i forbindelse med utsendelse av konkurransegrunnlag. 4.2 Entreprenørenes Produksjonsplan (nivå 2) Tilbudets plan (inkl oppstartsplan) Entreprenøren skal utarbeide en forenklet første versjon av sin Produksjonsplan som en del av tilbudet, med basis i Byggherrens Hovedframdriftsplan. Entreprenøren skal innen sinngåelse levere oppdatert Produksjonsplan for hele arbeidet. Planen skal omfatte et komplett arbeidsomfang for entreprisen, koordinerte sideentrepriser, leverandørprosjektering, prefabrikasjon, montasje og bygging, testing og sluttdokumentasjon. Kontraktens milepæler, jf Bilag C, skal være implementert og vist i planen. 4.3 Krav til fremdriftsrapportering og avviks- og konsekvensanalyse Status i fremdriften av arbeidet skal presenteres ved å sammenholde faktisk fremdrift med planlagt fremdrift. Faktisk fremdrift (i prosent) skal rapporteres på grunnlag av det til enhver tid kjente arbeidsomfang. Det skal gjøres en nøye vurdering av gjenværende varighet for viktige/kritiske aktiviteter. Ved avvik fra planlagt fremdrift skal det gjøres en konsekvensanalyse med forslag til korrigerende tiltak. For øvrig skal følgende hovedprinsipp benyttes for presentasjon av status i månedsrapporten: Side 5 av 15

6 1. Ganttdiagram av aggregert plan med fremdriftsfront som viser om hver enkelt aktivitet på planen ligger foran, på, eller etter plan, og tidsmessig hvor mye. 4.4 Gjenværende varighet Gjenværende varighet for igangsatte aktiviteter er den vesentligste parameter for kontroll av fremdriften ved rapporteringstidspunktet. Påbegynte aktiviteter: Det forutsettes at Entreprenøren / de prosjekterende vurderer dette ut fra hva som faktisk er prestert i forhold til aktivitetenes totale arbeidsomfang. Ikke påbegynte aktiviteter: Hvis Entreprenøren / de prosjekterende har kjennskap til at omfanget av ikke påbegynte aktiviteter av en eller annen årsak er endret i forhold til planlagt, skal også dette gjenspeiles som en vurdering av gjenværende varighet for slike aktiviteter. 5 SPESIELLE KRAV TIL PERSONELL OG UTSTYR 5.1 Etablering av kostnadsbudsjett Det skal 3 uker etter sinngåelse leveres oppdatert kostnadsbudsjett, periodisert og pr mnd. Budsjettet skal godkjennes av Byggherren, og tillates ikke endret uten avtale med Byggherren. Kostnadsbudsjett Kostnadsbudsjettet fryses som godkjent budsjett og fungerer som sammenligningsgrunnlag for rapportering av virkelig påløpt kostnad i forhold til planlagt påløpt kostnad. Betalingsplan For enkelte er kan det være aktuelt å etablere en betalingsplan. Dette avtales særskilt i hvert enkelt tilfelle. 5.2 Revisjon av budsjetter Dersom arbeidet utvikler seg slik at godkjente budsjetter ikke lenger reflekterer den virkelige situasjonen på en tilfredsstillende måte, kan Byggherren kreve at det utarbeides reviderte budsjetter. Endringen skal godkjennes av Byggherren som revidert godkjent budsjett. 5.3 Loggføring av tilleggs- og endringsarbeider I tillegg til arbeidene skal det holdes oversikt over godkjente tilleggs- og endringsarbeider og status på potensielt nye. Oversikten skal løpende ajourføres og legges ved månedsrapport som Endringslogg. 6 KRAV TIL STATUSRAPPORTERING (MÅNEDSRAPPORT) 6.1 Generelt Det skal utarbeides en kortfattet månedsrapport som redegjør for kostnads- og fremdriftsmessig status, status for kvalitetssikring, SHA, RTB(rent tørt bygg), ytre miljø, viktige hendelser, saker som krever byggherrens avklaring, avvik, årsaker, korrigerende tiltak og konsekvenser. Side 6 av 15

7 Med mindre annet er avtalt i forbindelse med ferier og årsavslutning, skal siste søndag i måneden være statusdato for innsamling av data for månedsrapporten. Rapporten skal være Byggherren i hende senest påfølgende fredag kl Rapporten leveres som en elektronisk utgave i PDF-format. I tillegg skal fremdriftsplaner leveres elektronisk på avtalt format. Før oppdraget avsluttes skal entreprenøren utarbeide en siste månedsrapport (sluttrapport) i forbindelse med sluttoppgjøret. Innholdet i denne rapporten skal avtales med Byggherren, og rapporten skal sendes til Byggherren før sluttfaktura oversendes. Rapporten vil normalt ta utgangspunkt i oppsettet for månedsrapporten. 6.2 Månedsrapportens innhold Følgende punkter skal inngå i månedsrapporten: Del 1 - Hoveddel (tekst og nøkkeltall) 1. SAMMENDRAG 1.1 Fremdrift 1.2 Økonomi 2 SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ (SHA) 2.1 Personskader siste periode (antall med og uten fravær) og skader på materiell 2.2 Vernetiltak: Antall vernerunder, Sikker Jobb Analyse (SJA) og Rapportering av Uønskede Hendelser (RUH), Farlige forhold. 2.3 YTRE MILJØ 3 Kvalitetssikring 4 Organisering og bemanning 5 Andre forhold Del 2 Vedlegg til månedsrapporten Vedlegg 1 Endringslogg Vedlegg 2 Avvikslogg Vedlegg 3 Månedsrapport SHA Vedlegg 4 Månedsrapport Ytre Miljø Vedlegg 5 Fremdriftsplan med frontlinje Vedlegg 6 KS i Side 7 av 15

8 6.3 Veiledning til Månedsrapport Del 1 Hoveddel (tekst og nøkkeltall) Nøkkeltall for kostnader med avviksanalyse Nøkkeltall for kostnader skal presenteres på følgende måte: Påløpt denne periode Akkumulert påløpt hittil Gjeldende sverdi Kontraktens hovedposter Budsjett Virkelig (inkl. regulerbare poster) Budsjett Virkelig (inkl. regulerbare poster) Avvik Forrige periode Denne periode Post Delsum 1 Post Delsum 2 Osv. Sum Endringsordre EO nr. EO nr. Osv. Påløpt denne periode Akkumulert påløpt hittil Godkjent beløp Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Avvik Forrige periode Denne periode Sum EO Sum totalt (+EO) Tabellen skal vise virkelige og budsjetterte kostnader for denne måned og hittil, samt totalt bestilt i en pr. forrige og denne måned. I tekst under tabell skal hovedårsak til avvik mellom virkelig påløpt og budsjetterte kostnader angis. Sum totalt skal vise original, alle godkjente endringer og avregninger av regulerbare poster. Kolonnen skal vise utviklingen i total sverdi. 6.4 Veiledning til Månedsrapport Del 2 Vedlegg Vedleggene 1 til 4 utarbeides med bruk av maler og skjema som medfølger dette dokumentet. Side 8 av 15

9 Vedlegg 5 i samsvar med retningslinjer gitt av pkt 4 i dette dokument. Vedlegg 6 Rapport utarbeides med basis i leverandørens eget KS-system. 7 MALER OG SKJEMA Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Tittel Endringslogg Avvikslogg Mal månedsrapport, SHA, safety og security Mal månedsrapport Ytre miljø Side 9 av 15

10 Kontrakt: Endringslogg Entreprenør: Periode: Vedlegg 1 Prisforespørsel nummer Beskrivelse Fremsatt Status Godkjent Dato Beløp Best. Dato Beløp Sum prisforespørsel Krav om EO nummer Beskrivelse Fremsatt Status Godkjent Dato Beløp Best. Dato Beløp Sum krav om endringsordre Sum endringsordre totalt Statuskoder: 1 Godkjent 2 Ikke godkjent 3 Under behandling 4 Trukket tilbake av Entreprenøren 5 Har vært behandlet, foreløpig avsluttet uten avklaring Side 10 av 15

11 Vedlegg 2 Kontrakt: Avvikslogg Entreprenør: Periode: Avviksnr. Beskrivelse Registrert dato Status Kommentar Statuskoder: 1 Under behandling 2 Avvik lukket 3 Har vært behandlet, foreløpig avsluttet uten avklaring Side 11 av 15

12 MÅNEDSRAPPORT SHA, SAFETY OG SECURITY Prosjekt: OSL - T2 Entreprise: [ Kontraktsnummer og navn ] Entreprenør: [ Navn ] Vedlegg 3 Rapport nr: [ # ] Periode: [ Måned og år ] Periodestart: [ Dato ] Periodeslutt: [ Dato ] 1 Skader Personskade med fravær ut over skadedagen Fraværsskader i Fraværsskader Fraværsdager i Egne ansatte Ansatte hos UE Sum alle [ Fraværsskadene i beskrives kortfattet hendelse, konsekvens og tiltak ] Fraværsdager Personskade uten fravær, men alternativt arbeid Personskader i Personskader Egne ansatte Ansatte hos UE Sum alle [ Skadene i beskrives kortfattet hendelse, konsekvens og tiltak ] Personskade uten fravær eller alternativt arbeid Fraværsskader i Fraværsskader Egne ansatte Ansatte hos UE Sum alle [ Skadene i beskrives kortfattet hendelse, konsekvens og tiltak ] Materielle skader Skader i Skader Skadeverdi i 1000 NOK Eget materiell Andre entreprenørers materiell OSLs eiendom Andres eiendom Sum alle [ Skadene i beskrives kortfattet hendelse, konsekvens og tiltak ] Skadeverdi 1000 NOK OSLO LUFTHAVN AS ER ET HELEID DATTERSELSKAP AV AVINOR AS

13 2 Uønskede hendelser SHA, Airport safety og Airside security Registrering av uønskede RUH i RUH hendelser RUH Registrert av egne ansatte Registrert av ansatte hos UE Sum alle [ Hendelsene i beskrives kortfattet] 3 Risikostyring SHA, Airport safety og Airside security Aktivitet Antall i Antall Risikoanalyse SHA, Airport safety og Airside security Sikker jobb analyser Vernerunder [ Aktivitetene i beskrives kortfattet] 4 Personalforhold Personell på byggeplassen Egne ansatte funksjonærer Egne ansatte produksjonsarbeidere Funksjonærer ansatt hos UE Produksjonsarbeidere ansatt hos UE Sum alle Personer i Timeverk i Timeverk Gardermoen, [ Dato ] [ Signatur ] Krav til framdriftsplanlegging og rapportering Rev. E02 av Side 13 av 15

14 MÅNEDSRAPPORT YTRE MILJØ Vedlegg 4 Prosjekt: OSL - T2 Entreprise: [ Kontraktsnummer og navn ] Entreprenør: [ Navn ] Rapport nr: [ # ] Periode: [ Måned og år ] Periodestart: [ Dato ] Periodeslutt: [ Dato ] 1 Risikostyring og hendelser ytre miljø Aktivitet Antall i Risikoanalyse ytre miljø Miljøskader Registrering av uønsket hendelse (RUH) ytre miljø Vernerunder hvor ytre miljø er behandlet [ Hendelser og aktiviteter i beskrives kortfattet] Antall 2 Avfallsbehandling Kildesorterte fraksjoner Ubehandlet trevirke Behandlet trevirke CCA impregnert trevirke Metall Glass Plast Gipsplater Mineralullisolasjon Maling, lim, lakk og fugemasser EE-avfall Annet avfall til gjenv. Annet farlig avfall til deponi Sum kildesorter avfall Restavfall Sum avfall Sum avfall pr. m 2 BRA Kildesorteringsgrad Sum kildesortert avfall / sum avfall (% en desimal) [ Farlig avfall spesifiseres ] Mengde i (tonn) Mengde (tonn) Akkumulert Mengde totalt til deponi (tonn) Mengde totalt til materialgj env. (tonn) Mengde totalt til energigjenv. (tonn) Krav til framdriftsplanlegging og rapportering Rev. E02 av Side 14 av 15

15 3 Tilsyn og reparasjon av maskiner Aktivitet Antall i Antall Signert sjekkliste for daglig ettersyn av maskiner Reparasjon av maskin i verksted Reparasjon av maskin på stedet [ Beskrivelse av reparasjon på stedet og hvorfor den ikke kunne utføres i verksted ] 4 Støy og støybegrensning Aktivitet Perioden Antall målepunkter Maksimalt lydtrykksnivå i Maksimalt peak-nivå i Støydempende tiltak i [ Hendelser knyttet til målinger over tillatt verdi beskrives. Støydempende tiltak beskrives] 5 Klimagassutslipp Aktivitet Perioden Akkumulert Forbrukt drivstoff [liter] Beregnet CO2 produksjon [gram] 6 Rent, tørt bygg (RTB) [ Beskrivelse av tiltak som er under planlegging og/ eller iverksettelse i for ivaretakelse av Rent, Tørt Bygg. ] 7 Materialvalg Aktivitet Perioden Akkumulert Søknad om bruk av stoffer på KLIFs prioritetsliste Framskaffet sertifikat for produksjon av trevirke Leverte sikkerhetsdatablad Leverte miljødeklarasjoner (EPD) [ Beskrivelse av hvorfor stoffer på KLIFs prioritetsliste ønskes benyttet. ] Gardermoen, [ Dato ] [ Signatur ] Krav til framdriftsplanlegging og rapportering Rev. E02 av Side 15 av 15