1. BILAG 1 UTSTYR OG/ELLER PROGRAMVARE SOM SKAL VEDLIKEHOLDES

Transkript

1 1. BILAG 1 UTSTYR OG/ELLER PROGRAMVARE SOM SKAL VEDLIKEHOLDES Her angis det utstyr og/eller programvare som vedlikeholdstjenesten omfatter. Post Produktnavn Ref. nr 1 Grunnmur Bilag Merkeregisteret Bilag SBS Bilag 6.3 Figur 1. Overordnet arkitektur Reindriftsforvaltningen har fire fagsystemer (Grunnmur, SBS, Merkeregisteret og ArcGIS) og ett arkivsystem (ephorte). Disse samhandler som vist i figuren over. Grunnmur er en database med alle relevante grunndata om reineiere, reinmerker 1, reinflokker, slakt, siidaandeler, siida ol. Merkeregisteret og SBS henter data fra Grunnmur via standardiserte webtjenester. Kartsystemet ArcGIS oppdateres foreløpig manuelt. Merkeregisteret inneholder funksjonalitet for rett kodifisering og visualisering av reinmerkerne. Merkeregisteret er tilknyttet reinmerker og reineierne i Grunnmur via standardiserte webtjenester. SBS (SaksBehandlingsSystem) inneholder funksjonalitet for saksbehandling av elektroniske søknader. SBS forholder seg til Grunnmur, for grunndata, og ephorte når kommunikasjon mellom søker og forvaltningen skal arkiveres. Arkivsystemet ephorte benyttes til enkel og intern saksbehandling og til arkivering av relevant informasjon og dokumenter mellom søker og forvaltningen. ephorte skal ikke omfattes av denne avtalen. ArcGIS er ikke integrert med Grunnmur og SBS, men planen er å visualisere grunndata i egne kartlag. Det samme er planen i forbindelse med saksbehandling, der det automatisk opprettes søknadsspesifikke kartlag. ArcGIS skal ikke omfattes av denne avtalen.arkitekturen av de aktuelle applikasjonene følger i stor grad prinsippene gitt av Difi 2 og videre forvaltning og utvikling skal følge disse. 1 Tradisjonelle, lovpålagte snitt i reinens ører, som unikt identifiserer dyrets eier. 2 Direktoratet for forvaltning og IKT. Regjeringen har besluttet at IKT-løsninger for statlige virksomheter, skal følge felles IT-arkitekturprinsipper (

2 2. BILAG 2 UTDYPENDE SPESIFIKASJON AV YTELSEN, INKL. EVENTUELL TJENESTENIVÅAVTALE I dette bilaget kan det spesifiseres nærmere hvilke krav som stilles til hva som skal inngå i vedlikeholdstjeneste, og hvordan den skal utføres. Det kan også angis spesifikke krav til ytelsen, f. eks. hvordan feil skal meldes og besvares, responstid med mer. Eventuelt kan kravene være spesifisert i form av en tjenestenivåavtale med standardiserte prisavslag hvis avtalt tjenestenivå ikke holdes. Nedenfor er noen punkter som følger fra avtalen som må spesifiseres nærmere i bilag. I tillegg kan andre ytelser komme, men dette må være konkret for den enkelte avtale. Spesifikasjon av ytelsene: Nr Ytelse Kommentar 1 Feilretting 2 Videreutvikling inkl/oppdatering av dokumentasjon og kildekode Generelt Ytelsene skal utføres på Kundens utstyr gjennom sikret linje over Internett (VPN). Kunden har virtuelle utviklingsklienter satt opp med nødvendig programvare (MS Visual Studio) for videreutvikling og feilretting. Utviklingsverktøyene er knyttet til MS Visual Source Safe for kildekontroll. Kunden har egne testinstanser av sine fagapplikasjoner. Det er på disse skal Kunden utføre akseptansetest før ny eller endret kode legges i produksjon av Leverandøren. Leverandøren står fritt til å feilrette og utvikle på eget utstyr, men klargjøring av akseptansetest skal alltid gjøres fra Kundens utviklingsklienter, med ny eller endret kode hentet fra kildekontrollsystemet. Systemdokumentasjon skal oppdatertes fortløpende ved videreutvikling. Denne dokumentasjonen ligger også i kildekontrollsystemet i tillegg til dokumenter i word format. Retting av feil Feilretting skal normalt skje innenfor normal arbeidstid, men for A-feil skal feilretting starte umiddelbart og fortsette til feilen er rettet og akseptert av Kunden. A- og B-feil skal legges klar til akseptansetest så fort feilen er rettet. Feilretting og akseptansettest av C-feil avtales fortløpende for den enkelte feil. Endringsforespørsel, endringsforslag og endringsordre Saksgangen er som følger: 1. Kunden leverer endringsforespørsel (EFS) til Leverandøren når videreutviklingsbehov foreligger. 2. Leverandøren besvarer EFS med et endringsforslag (EF), en beskrivelse hva som må gjøres med et bindende tilbud. 3. Et EF kan gå flere runder med forhandlinger. Når Kunden godtar et EF, sendes denne som en bindende endringsordre (EO) til leverandøren. EFS, EF og EO følger samme mal og endrer tilstand når dato for den enkelte tilstand angis i dokumentet. Se mal vedlagt i Bilag 7.

3 Oppdatering av systemdokumentasjon Nødvendig oppdatering av systemdokumentasjon i kildekode og i wordformat skal være inkludert i all videreutvikling. Brukerstøtte, brukerdokumentasjon og opplæring Brukerstøtte, brukerdokumentasjon og opplæring utøves av Kunden og er ikke en del av denne avtalen om ikke annet er spesielt avtalt for hver endringsordre (EO). Tjenestenivåavtale Det er følger ingen egen tjenestenivåavtale med denne avtalen.

4 3. BILAG 3 SAMLET PRIS OG PRISBESTEMMELSER Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser skal fremgå av bilag 3. De samlede prisene og samlet sluttvederlag skal fremkomme her. Som en del av grunnlaget for totalprisen skal eventuelle spesielle betalingsordninger, rabatter, forskudd, delbetaling og avvikende betalingstidspunkt også fremgå Dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen vedrørende vederlag, skal det spesifiseres i dette bilaget. Avtalen punkt 3.1 Vederlag Utgangspunktet er at prisene oppgis i norske kroner og inklusiv merverdiavgift. Annet må spesifiseres særskilt. Det må oppgis hvorvidt prisen er per hendelse eller f. eks per måned/år/avtaleperioden. Tabellene bør tilpasses prisstrukturen for leveransen. Beskrivelse/navn Pris i NOK Periode Total (inkl. mva) Følgende utlegg dekkes: (Fylles ut dersom partene avtaler at utlegg skal dekkes, og her spesifiseres det hvilke utlegg som er omfattet) Reise- og diettkostnader skal dekkes etter følgende satser: (Fylles ut dersom partene avtaler at Statens satser ikke skal legges til grunn) Følgende reisetid kan faktureres: (Hovedregelen er at reisetid ikke faktureres. Reisetid kan derfor bare faktureres hvis det er avtalt. Det bør i tilfelle spesifiseres i hvilke tilfeller eller hvilke reiser som kan faktureres) Avtalen punkt 3.2 Betalingsbetingelser Betalingsplan: Øvrige betalingsvilkår: Faktureringstidspunkt: (Fylles ut dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen) Fakturaadresse: Reindriftsforvaltningen Fakturamottak SSØ Postboks HAMAR Faktura skal merkes med 1170BCE om bestiller er Bjørn Christian Eriksen eller 1170AL om bestiller er Alf Lorås.

5 Avtalen punkt 3.5 Prisendring Avtalt prisendring: Timepris kan endres i henhold til følgende indeks: (Fylles ut dersom partene avtaler regulering av fastsatt pris) Avtalen punkt 4.1 Eiendomsrett til utstyr (Fylles ut dersom det avtales annet enn det som følger av avtalen)

6 4. BILAG 4 ENDRINGER I DEN GENERELLE AVTALETEKSTEN Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 4, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med

7 5. BILAG 5 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i avtalen punkt 1.4 og gjøres skriftlig. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder

8 6. BILAG 6 SYSTEMBESKRIVELSER VED AVTALEINNGÅELSE Felles for alle systemer er at databasene er MS SQL Server. Webapplikasjonene er i.net og det er benyttet Ajax og CSS i SBS og Grunnmur. Arkitektonisk er applikasjonene delt inn i tjenesteorientert med lagstrukturer. 6.1 GRUNNMUR Grunnmur består av en database og en web applikasjon for vedlikehold av grunndata og innlevering av Melding om reindrift og Søknad om erstatning for rein drept av fredet rovvilt. Brukere av web applikasjonen er ansatte ved Reindriftsforvaltningen og ledere av siidaandeler. Tilgangen for ledere skjer gjennom en påloggingstjeneste, og de får kun tilgang til egne data. Forretningslogikk og database er kun tilgjengelig via dedikerte Web Servicer. Andre applikasjoner (som SBS) kan kommunisere med Grunnmurdatabasen via de samme Web Servicene. Figuren under viser konsept skisse over Grunnmur Merkeregister og SBS. SBS SBS SBS database Grunnmur Grunnmur database Brukere SBS Merkeregister Grunnmur Web Services Merkeregister database Utfyllende beskrivelser av Grunnmur er tilgjengelig på forespørsel. Systemdokumentasjon for Grunnmur vil bli levert til den som RF inngår avtale med. Dette systemet omfattes av denne avtalen. 6.2 MERKEREGISTERET Merkeregisteret er en database over alle reinmerker registrert i Norge. Dette systemet omfattes av denne avtalen. Løsningen er opprinnelig en win32 applikasjon som er løftet opp til versjon 2.0 av.net Framework og konvertert til C#. Merkeregisteret består av 3 applikasjoner: Saksbehandlingsapplikasjon Innsynsløsning Merkeeditor / Merkeprotokoll

9 Saksbehandlingsapplikasjonen benyttes av saksbehandlere til å vedlikeholde status for øremerker i Norge. (Omsøkte, godkjente, og utgåtte merker.). Samtidig knyttes merkene opp mot personer registrert i Grunnmur. Innsynsløsningen benyttes av offentligheten til å se hvilke merker som er godkjent pr. dato. Denne kan sees på Løsningen baserer seg på søk i Merkedatabasen bl.a. ut fra Grafisk utforming av snitt i øret, eller ut fra samiske betegnelser av de samme snittene. Merkeeditor / Merkeprotokoll benyttes fortrinnsvis av Systemansvarlig for å utforme/vedlikeholde selve utseende av de godkjente merkesnittene, samt for å produsere merkeprotokoll til trykking. Merkeregisteret (alle 3 applikasjoner) kommuniserer med Grunnmur via Web-services. 6.3 SBS SBS er forvaltningens spesifikke saksbehandlingssystem som er tilpasset forskrifter til Reindriftsavtalen de respektive år. SBS gir saksbehandlingsstøtte til saksbehandlere og produserer et resultat som arkiveres i ephorte. SBS inneholder og eksekverer den arbeidsflyten som er nødvendig for å ferdigstille de ulike saker og søknader som skal behandles. All prosessflyt og behandlingsregler er i henhold til dagens lover og forskrifter. Den lovpålagte arkiveringen fra SBS mot ephorte gjøres via Noark-4 Web Services. Brukere av applikasjonen er saksbehandlere og leder av siidaandeler. Tilgangen for ledere skjer gjennom en påloggingstjeneste, og de får kun tilgang til egne data Teknisk arkitektur hvor de enkelte systemer som inngår i løsningen er skissert i figuren under. Det er til sammen seks fysiske komponenter som skal kommunisere med hverandre, to av disse er Grunnmur og ephorte. All kommunikasjon går utelukkende via Web Services. BEPEL Grunnmur InfoPath ephorte SBS SBS database Ønskes ytterligere detaljer om arkitektur gis dette ut på forespørsel Dette systemet omfattes av denne avtalen.

10 6.4 EPHORTE Standard sak/arkivsystem fra ErgoGroup. ephorte forvaltes videre av Reindriftsforvaltningen og omfattes ikke av denne avtalen. 6.5 ARCGIS Standard (de facto) kartløsning fra ESRI. ArcGIS forvaltes videre av Reindriftsforvaltningen og omfattes ikke av denne avtalen.

11 7. BILAG 7 MAL FOR EFS, EF OG EO ENDRINGSFORESPØRSEL/FORSLAG/ORDRE <LØPENUMMER> <SYSTEMNAVN> Dato endringsforespørsel (EFS): <Fylles ut av Kunde ved EFS> Dato endringsforslag (EF): <Fylles ut av Leverandør ved EF> Dato endringsordre (EO): <Fylles ut av Kunde ved EO> Ansvarlig hos Kunde: <Fylles ut av Kunde ved EFS> Ansvarlig hos Leverandør: <Fylles ut av leverandør ved EF> <Tittel på EFS/EF/EO> Bakgrunn <Fylles ut av Kunde ved EFS> Beskrivelse <Fylles ut av Kunde ved EFS> Forutsetninger <Fylles ut av Kunde ved EFS> <Kan også fylles ut av Leverandør ved EF> Realisering <Fylles ut av Leverandør ved EF> <Kan også fylles ut av Kunde ved EFS> Dato klar for akseptansetest: <Fylles ut av Leverandør ved EF> Pris <Fylles ut av leverandør ved EF>

12 8. KONKURRANSEREGLER OG TILDELINGSKRITERIER 8.1 UTFORMING AV TILBUDET Språket i tilbudet skal være på norsk og leveres på papir og elektronisk medium. Tilbudet skal bestå av utfylling av vedleggene til Den lille Vedlikeholdsavtalen samt følgende dokumentasjon for å være med i konkurransen (tilbud som ikke er i henhold til pkt 3 i konkurransegrunnlaget avvises i medhold av lov og forskrift om offentlige anskaffelser). 1. Tilbudet skal innleveres i henhold til alle krav i avtaleteksten o med vedlegg. 2. HMS-erklæring 3. Skatteattester (både for mva og for skatt) 4. Det skal oppgis fast timepris for hele leveransen, inklusiv mva, testing, implementering, oppdatering av systemdokumentasjon, oppdatering av utviklingsmiljø hos oppdragsgiver (estimater godtas ikke). 5. Beskrivelse av tilbyders eierforhold dokumenteres med firmaattest 6. Årsregnskap eller utdrag av dette for de 2 siste år, eller beskrivelse avfirmaets soliditet 7. Relevante referanser for liknende oppdrag må oppgis 8. Gjennomføringsevne. Dokumenteres gjennom referanser. 9. Det skal oppgis referanser og CV for de personer som skal bemanne oppdraget. Endres dette underveis skal nye personer godkjennes av oppdragsgiver. 10. Elektronisk versjon av tilbud skal være av filtypen MS Office, PDF, Open Office, Bildeformat som jpg, tif, gif eller annet format som er offentlige standarder. Tilbyder står fritt til å legge ved tilbuds-/følgebrev og/eller annen informasjon han mener er relevant for tilbudet. 8.2 FORBEHOLD TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET ANNET Forbehold til dette dokumentet, utkast til kontrakt, kontraksstandard eller annet skal anføres i tilbudet. Forbehold som ikke kan prisfastsettes kan medføre avvisning. Alternative tilbud godtas ikke. 8.3 ADRESSE FOR TILBUD Papir og elektronisk medium sendes datert og merket med Tilbud Applikasjonsforvaltning til: Reindriftsforvaltningen Postboks Alta Eller leveres besøkadresse: Reindriftsforvaltningen Markveien 14, Alta (apotekgården) Merk at tilbud og dokumentasjon skal leveres på papir og elektronisk medium med brevpost eller bud, og ikke pr telefaks eller e-post. 8.4 SVARFRIST OG TILBUDSÅPNING Frist for mottak av tilbud vil være Mandag 4. januar 2010 kl 11:00

13 Heretter kalt fristdato. Tilbud skal være oppdragsgiver i hende innen fristen og for sent ankomne tilbud vil ikke bli åpnet. Tilbud som blir avvist eller forkastet på grunn av formelle feil eller mangler returneres ikke. Det vil ikke være offentlig åpning av tilbud. Tilbud og referat fra tilbudsåpning vil være unntatt offentligheten Vedståelsesfrist Tilbyder må være bundet av tilbudet sitt i 30 dager, tom. 4. februar Henvendelser Dersom det er uklarheter i konkurransegrunnlaget eller andre forhold ved konkurransen, rett henvendelser skriftlig til Reindriftsforvaltningen ved Bjørn Christian Eriksen. e-post: bce@reindrift.no innen tirsdag 22. desember Fristdato her er innført fordi det på grunn av krav til likebehandling av alle tilbydere. Svar på spørsmål skal meddeles alle interesserte før de har sendt inn sine tilbud. Spørsmål som stilles etter denne dato kan ikke påregnes å bli besvart. 8.5 UTVELGELSE OG TILDELING Prosess Oppdragsgivers valg vil skje i to trinn basert på mottatt tilbud: Kvalifikasjonskrav: Gjennomgang av kvalifikasjonskrav (se pkt nedenfor jf pkt 8.1 overfor) vil innebære kontroll av at dokumentasjon som skal følge tilbudet. Alle tilbydere som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene blir vurdert i en etterfølgende evaluering Evaluering av tilbud/tilbydere Evaluering av tilbudene blir basert på tildelingskriterier spesifisert i pkt. 8.6 De totaløkonomisk mest fordelaktige tilbud velges Dokumentasjon av kvalifikasjon Dokumentasjon spesifisert nedenfor må fremlegges for å verifisere kvalifikasjonskravene: Tilbud: Tilbud må leveres ferdig i henhold til konkurransegrunnlaget og påført dato og tilbyders signatur HMS-erklæring: Egenerklæring i samsvar med Forskrift om offentlig anskaffelse som dokumentasjon på at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet som er lovbestemt. HMS-erklæring for utfylling er vedlagt (Vedlegg III).

14 Skatteattester: Skatteattester som dokumentasjon på at skatter og avgifter er betalt. (RF Fastsatt av skattedirektoratet). Vær oppmerksom på at det skal leveres 2 skatteattester, - skatteattest utstedt av kemner/ kommunekasserer (forskuddsskatt) der leverandøren har sitt hovedkontor og skatteattest utstedt av skattefogden/fylkesskattekontor (mva.) i vedkommende fylke. Skatteattestene må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra den dag attestene skal være oppdragsgiver i hende Generell informasjon om eierforhold: Det skal oppgis hvordan firmaet er eid og om firmaet har eierskap i andre firmaer Økonomi: Offisielt årsregnskap eller utdrag av disse for årene 2007 og 2008 som minimum kan dokumentere at Egenkapital er høyere enn Aksjekapital, eller dokumentere/redegjøre for firmaets soliditet Firmareferanser fra tilsvarende oppdrag: Referanser bør oppgi firma, kontaktperson og oppdragets art. Relevansen i referanser vil bli kvalitetsvurdert i evalueringen Oversikt over bemanning og kompetanse: Vi ønsker en oversikt over antall, utdanningsnivå og erfaring for de personer som blir satt til oppdraget. I evalueringen vil en vektlegge om kompetanse og erfaring vil være relevant i forhold til Reindriftsforvaltningens oppdrag. Ved endring i personell/eierstruktur medfører dette oppdragsgiver rett til å revurdere avtaleforholdet: Vesentlig frafall av kompetanse som tilbys Endring i eierstruktur hos leverandøren i avtaleperioden, dersom slik endring kan gi utilsiktet virkning i forhold til leverandørsammensetning og/eller tjenesteområder. Eventuelle konsekvenser kan være oppsigelse av avtale. 8.6 TILDELINGSKRITERIER Generelt Evaluering baseres på mottatte tilbud. Oppdragsgiver vil tildele avtale til den tilbyder som etter en helhetsvurdering har framkommet med det/de økonomisk mest fordelaktige tilbud. Nærmere beskrivelse av kriterier som legges til grunn for evalueringen er beskrevet nedenfor Gjennomføringskompetanse: Beskrivelse av spesiell kompetanse for oppdrager som tilbys: Dokumentert gjennomføringsevne hos tilbyder (referanser til aktuelle kunder og oppdrag). Det legges vekt på best kompetanse til de personer som tilbys i oppdraget. I dette vektlegges også referanser fra lignende oppdrag for de aktuelle personer. Best kompetanse for oppdrag og personlige kvalifikasjoner/kompetanse vektlegges mest. Oppdragsforståelse Utviklingsmetodikk i samsvar med det som betraktes som god utvikling av programvare (design, arkitektur og programmering) og bruk av beste praksis. Kapasitet som stilles til rådighet.

15 8.6.3 Vederlag Vurdering av leverandørens gjennomføringsevne. Fast timespris som fastpris for hver EO bygger på vektlegges. Denne skal være inkludert testing, oppdatering av dokumentasjon og implementering i test- og produksjonsversjonen Gjennomføring av evaluering og innstilling Gjennomføringskompetanse vil samlet telle 51 %. Vederlag vil telle 49 %. Kun ressurspersoner med faglig relevant bakgrunn for tjenestekategorien vil telle med i evalueringen, ikke støttepersonell. Evaluering av de enkelte kriterier skjer etter karakterskala 1-5 der 5 er beste karakter med 3 som et gjennomsnitt. Videre vil vekt multipliseres med karakter som gir poengsum. Tilbudene vil bli evaluert separat for det enkelte tjenesteområde. Evaluering og innstilling til valg av leverandør utføres av oppdragsgiver, Reindriftsforvaltningen.