PROSJEKT KUNST- OG DESIGNHØGSKOLEN I BERGEN (KHIB) NOTAT: LEAN SAMHANDLING. i PROSJEKTERINGS- og BYGGEFASEN. Ver:

Transkript

1 PROSJEKT KUNST- OG DESIGNHØGSKOLEN I BERGEN (KHIB) NOTAT: LEAN SAMHANDLING i PROSJEKTERINGS- og BYGGEFASEN Ver: Denne versjon: Kl. 12:00. Side 1 av 13

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innledning Bakgrunn/Hensikt Hvorfor LEAN på KHiB? 3 2 Mål Prosjektets overordnede mål Effektmål Resultatmål SHA- og Miljømål Mål for LEAN på KHiB Suksesskriterier 5 3 Elementene i LEAN og samarbeidsmodellen Anbudsfase Kontrahering: Samhandlingsfase (SH) SH-A Kontraktgjennomgang SH-B Kunnskapsoverføring SH-C Lean fremdriftsplanlegging Seminar: Lean konstruksjon LEAN Logistikk 12 Figur: Entrepriseoversikt (med inndeling i «bølger»). 13 Figur: KHiBs Plog. 13 Denne versjon: Kl. 12:00. Side 2 av 13

3 1 Innledning 1.1 Bakgrunn/Hensikt Statsbygg ønsker i KHiB-prosjektet å legge til rette for en lean prosjektgjennomføring som fokuserer på: grundig planlegging som er lett å følge opp og kontrollere for alle effektive arbeidsmetoder og smidige byggeprosesser utstrakt samarbeid mellom alle samtidig involverte parter Statsbygg er sikker på at dette vil bidra til bedre kvalitet på det ferdige bygget, høy motivasjon for alle involverte, bedre økonomisk resultat for alle parter og generelt positiv omtale av prosjektet. KHiB-prosjektet legger opp til at bruken av lean i prosessplanlegging, i prosjektering og i konstruksjon skal settes i system og benyttes! Dette gjøres helt fra kontraheringen av prosjekterende og utførende (i bl.a. kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og YT r) via samhandlingsfasen til gjennomføringen og avslutningen. Notatet beskriver nærmere måten lean ønskes innført og benyttet i prosjektet generelt og for entreprisene i prosjektet KHiB spesielt. Alle entreprenørene (representert ved sin prosjektledelse og sine formenn og baser på byggeplassen, sammen med de viktigste UEne) skal delta i samhandlingsfaser sammen med de prosjekterende, byggeledelsen og byggherren for en nøye gjennomgang av prosjektet før byggefasen starter. Resultatet fra disse fasene skal deretter benyttes konstruktivt og proaktivt videre gjennom hele byggeperioden, ferdigstillelsen, prøvedriften og frem til og med overtakelsen. 1.2 Hvorfor LEAN på KHiB? Byggebransjen arbeider stadig med å utvikle modeller for samarbeid, samhandling og partnering, noe som vitner om et behov for, og et ønske om, at prosessene forbedres. Det er ikke bare kontraktsform, beskrivelse eller prosjektfase, men også viljen, målsettingen og intensjonen til alle de involverte partene som er avgjørende for et godt resultat. Prosjektdeltakerne må til enhver tid være positivt innstilt, være åpne for et tillitsfullt forhold, ha vilje til å arbeide under strukturerte forhold og til stadighet se de mulighetene som kan by seg for alles beste. For at alle involverte parter skal kunne nå sine mål med et minimum av friksjoner og et maksimum av flyt, er det prosjektledelsens tro at dette oppnås ved et gjennomstrukturert samarbeide ved bruk av LEAN filosofien og LEAN metodikken tilpasset prosjektets entrepriseform. LEAN er en mentalitet og man benytter gode verktøy for å sikre fremdrift, minimere avvik, heve kvaliteten og øke mulighetene for inntjening. LEAN gir utvidet myndighet og ansvar til dem som utfører byggearbeidet (i form av delegert myndighet nedover i beslutningshierarkiet), og det virker også positivt på miljø, motivasjon, sikkerhet og trivsel. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 3 av 13

4 For å lykkes med LEAN er det nødvendig med fast struktur, sterk lojalitet til systemet og gjensidig respekt for alle involverte fag. LEAN er ment å optimalisere produksjonen for alle i byggeprosjektet. Videre: LEAN skal effektivisere fremdriften, redusere byggetiden (arbeider gjøres en gang, død-tid minimeres), redusere avvikene (feilfri bygging) og styrke kvaliteten. LEAN skal gi formenn og baser mer kontroll over planleggingen og produksjonen. LEAN skal gjennomføres ved at alle byggets arealer inndeles i avgrensede områder, de såkalte kontrollområdene. LEAN skal bidra til at alle involverte kan dra i samme retning samtidig. Samarbeidsmodellen har til hensikt å etablere mekanismer som bedrer gjennomføringsprosessene for både byggherren, prosjekteringen, byggeledelsen, entreprenørene og leverandørene. NB: Entreprenørene plikter å benytte lean filosofi, lean prinsipper og lean metodikk i all videre planlegging og alle videre arbeider med KHiB-prosjektet (herunder prosjektering, bygging, logistikk, kontroll og oppfølging). Metodisk og strukturert bruk av lean er ment å gi så vel gevinster som besparelser. (Det er ikke ment å være fordyrende prosesser som behøver å bli priset inn som økning i varer og tjenester.) 2 Mål 2.1 Prosjektets overordnede mål Effektmål Opprettholde omfanget, gjennomstrømmingen og kvaliteten på studiene og de kunstneriske utviklingsprosjektene i et 30-årsperspektiv. I løpet av en femårsperiode etter ferdigstillelse videreutvikle et sterkt fagmiljø som utfordrer etablert praksis, er nytenkende innenfor kunst- og designfeltet og som dermed gir en 20 pst. økning i deling av kunnskap og formidling av resultater fra kunstnerisk utviklingsarbeid. I løpet av fem år: Oppnå besparelser på ca. 20 % i driftsutgifter, med særskilt vekt på energibruk og transport. Oppnå en permanent høyere tilfredshet med arbeids- og læringsmiljøet ved KHiB målt gjennom de årlige arbeidsmiljø- og studenttilfredshetsundersøkelsene Resultatmål 1) Prosjektet skal gjennomføres innenfor styringsrammen (P50). 2) Bygget skal være funksjonelt med en fleksibel løsning og en nøktern standard. 3) Ferdigstillelse av prosjektet til første halvår Det skal leveres på alle resultatmål. Ved behov for prioritering vil rangeringen gjøres gjeldende. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 4 av 13

5 2.1.3 SHA- og Miljømål SHA-mål er 0 ulykker, dvs. skader av alvorlig art eller dødsfall. Passivhusstandard etter NS Konkrete mål for både ressursbruk/materialforbruk og for farlige stoffer og kjemikalier. (Mer informasjon i prosjektets miljøoppfølgingsplan.) 2.2 Mål for LEAN på KHiB Å utarbeide en detaljert, fungerende og omforent fremdriftsplan som kan overholdes, forstås og følges av alle parter (herunder også å definere kontrollområder og rekkefølgen av leveransene). Å utarbeide en detaljert milepælsplan som inkluderer rutiner, kriterier og frister. Å gjennomføre en byggefase med god takt og flyt mellom alle fagområdene og utstrakt bruk av enfaglighet i de enkelte kontrollområdene. 2.3 Suksesskriterier Riktig og fornuftig organisering, tilstrekkelig bemanning og god kompetanse i alle ledd. Kontinuitet må sikres frem til overlevering og sluttoppgjør. Fremdriftsplanleggingen og koordineringen skal være gjennomarbeidet, utført god tid i forveien og godt kommunisert. Avvik skal dokumenteres og tiltak iverksettes. Tilstrebe færrest mulig og tydeligst mulig grensesnitt for å forenkle prosessene. Prosessene skal være ryddige, tydelige, sporbare og til enhver tid oppdaterte. Tydelig, ryddig og samstemt kommunikasjon i og mellom alle ledd og parter. Mest mulig kommunikasjon på jevnbyrdige nivåer. At leveransene av arbeidstegningene er byggeplassen i hende i rimelig og avtalt tid, at de er planlagte, koordinerte og kommuniserte og at evt. feil er oppdaget før oversendelse. Det vil være alle aktørers plikt og rettighet å bidra til at dette lykkes. Det vil være i alle aktørers interesse for så vel kost, tid som kvalitet at dette lykkes. 3 Elementene i LEAN og samarbeidsmodellen Entrepriseformen byggherrestyrte entrepriser på KHiB tilsier at ansvaret for detaljprosjekteringen ligger hos byggherren i hele byggeprosjektet. Detaljprosjekteringen har som mål å være ferdigstilt ved kontraktsinngåelse med entreprenørene. Gjennomføringen bygger på utstrakt og godt samarbeid mellom både byggherren, prosjekteringen og entreprenørene. Samarbeidet skal: legge til rette for at både entreprenør, prosjekterende, byggeledelse og byggherre gis arbeidsforhold og rammebetingelser som balanserer rettigheter, forpliktelser, samarbeid, motivasjon og incitament. sikre sannsynligheten for et vellykket, mest mulig feilfritt, raskt og smidig prosjekt. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 5 av 13

6 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 1. Strategisk Lean i overordnede dokumenter: Avsnitt som omfatter lean, gjenfinnes i både styringsdokumentets avsnitt for kontraktstrategi og suksesskriterier. Egne avsnitt om lean er inkludert i bl.a. ytelsesbeskrivelsene og i kontraktsdokumentene. 2. Prosjektering Lean prosessplanlegging: KHiB-prosjektet skal fremme og utvikle lean prosjektering. Dette arbeidet starter opp med et seminar for prosessplanlegging. Prosjektdeltakerne skal gis en helhetlig forståelse av prosjektet, definere alle involverte prosesser, arbeide i forhold til disse og underveis utvikle en mest mulig lean prosjektering med mål å ha en raskest mulig og mest mulig rasjonell prosjektering. (I forkant av prosessplanleggingen for prosjekteringen gjennom-føres også et preseminar for å bli godt kjent med bygget, konstruksjons-rekkefølgen, konstruksjonsinndelingen og leanprinsippene generelt.) 3. Kontrahering (alle typer kontrakter) 1) Anbudsfase: Det vil stilles krav om lean kompetanse og lean erfaring fra f.eks. avholdte kurs og seminarer og erfaringer fra gjennomførte prosjekt. Kravene vil etterspørres og vektlegges i tildelingskriteriene. 2) Ved kontrahering: Det avholdes en 3-delt samhandlingsfase som består av: a) En konkret kontraktgjennomgang «side for side». Herunder også den vanlige massekontrollen. b) En kunnskapsoverføring fra rådgiverne til entreprenørene. Hensikt: Å overføre tankene og planene med underlaget entreprenørene skal arbeide med. c) En felles gjennomgang av taktplan (fremdrift) i prosjektet, med supplering og innspill fra entreprenørene. Det skal settes av tilstrekkelig tid til alle de tre delene. På KHiB vil det også vektlegges at bl.a. bestillinger, leveranser og logistikk inkluderes som en del av fremdriftsplanleggingen. 3) Lean-konstruksjons-seminar: For å få en felles plattform å arbeide ut i fra i gjennomføringen generelt, og byggefasen spesielt, skal det avholdes seminar/-er for lean konstruksjon. Hensikten er å gi alle de involverte på byggeplassen et godt grunnlag til å planlegge fremdriften i kontrollområder, takt og flyt og gjennomføre byggingen mest mulig rasjonelt og med best mulig økonomisk resultat for alle. Seminaret skal sikre felles språk og begrepsbruk i prosjektet og bidra til å sikre felles «mindshift». (Jfr. også figuren «Plogen» sist i dette notatet.) 4. Byggefase / Prøvedrift / Overtakelse Kontinuerlig oppfølging og kontinuerlig forbedring i byggefasen: Lean metodikk skal følges opp kontinuerlig i løpet av byggefasen, herunder bl.a. informasjonstavler, sjekklister for kontrollområder, renhet, ryddighet, SHA, oversikt og morgenstatus, og for å finne hva som kan gjøres bedre. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 6 av 13

7 LEAN-elementer og samarbeidsmodellen figurativt: Prøvedriftsfase / Reklamasjonsperiode Ferdigstillelse / Prøvedrift / Overtakelse - Til riktig kostnad - Til riktig tid - Til riktig kvalitet / Dokumentasjon (& Null feil?) Byggefase Byggefase - Organisering / Lean logistikk / Møtestruktur - SHA: Renhet / Ryddighet / Oversikt - Informasjonstavler / Morgenstatus - Incitament - Osv. Kontrahering Anbudsfase - Lean kompetanse - Lean erfaring - Kvalifikasjonskrav - Tildelingskriterier Prosjektering (KHiB: Detaljprosjektering) Ved kontrahering A. Kontraktgjennomgang B. Kunnskapsoverføring C. Fremdriftsplanlegging 3-delt samhandlingsfase Lean seminar Lean konstruksjon, herunder: - Kontrollområder - En-faglighet - Takt / Flyt Lean pre-seminar - Bli kjent med bygget. - Angi konstruksjonsrekkefølge. - Vurdere kontrollområder mm. Lean prosessplanlegging - Utvikling av lean prosjektering - Prosesser / Temaer / Temaeiere Strategisk (KHiB: Gjennomføring) Overordnede dokumenter - Styringsdokument - Anbudsinvitasjon - Tilbudsskjema - Samhandlingsdokument - YT r - Bok 0 - PA-bok m.fl. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 7 av 13

8 3.1 Anbudsfase Den enkelte tilbyder må påse at erfaringen, kompetansen og holdningene vedrørende lean mentalitet og metodikk er fortløpende oppdatert i så vel firmaet som hos den enkelte tilbudte/deltakende medarbeider. Kompetanse og erfaring vil bli tillagt særskilt vekt ved evaluering av tildelingskriteriene. 3.2 Kontrahering: Samhandlingsfase (SH) SH-A Kontraktgjennomgang Hva: Introduksjon til prosjektet. Ved kontraktsigneringen å ta seg tid til å lese gjennom kontrakten med alle hoveddokumentene og deres innhold. Hvem: Ledes av PL fag (byggherre) med deltakelse av byggeleder fag. Entreprenørens kontraktsansvarlige (PL ENT) og byggeplassens formann. Hensikten: Å få en god forståelse for prosjektets omfang mål og hensikt. Å få en felles forståelse for og oversikt over omfanget av topp-/hoveddokumenter, bok 0, bok 1 (beskrivelse), bok 2 (tegninger) og bok 3 (evt. supplerende vedlegg). Å bli godt kjent med materialet, bevisstgjøre seg dets innhold og kunne påpeke evt. korrigeringer, uoverensstemmelser og uteglemmelser/ hull. Å minimere sannsynligheten for feil og misforståelser mellom byggherren og utførende. Hovedpunkter fra beskrivelsen vil kunne tas opp nærmere her, men en gjennomgang av beskrivelsen og tegningene (+ BiM) gjøres i SH-B. Når/varighet: I forbindelse med, eller rett etter, kontraktsigneringen. Antas å vare i 2-4 timer. Ressursbehovet: Inngår som en del av tilbyders kostnader. Vurderes for øvrig av tilbyder. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 8 av 13

9 3.2.2 SH-B Kunnskapsoverføring Hva: Hvem: Gjennomgang av kontraktens bok 1, 2 og 3 (herunder beskrivelsen, BiM, drofus og tegninger). Avtales mellom prosjekteringen (dvs. respektive rådgiver) og entreprenører. Deltakelse av rådgivere fra andre fag avtales fortløpende. Ledes av PL fag (byggherre) med deltakelse av byggeleder fag. Hensikten: Å «overføre» tanker, kunnskap og hensikter fra prosjekteringen til utførelsen. Å tydeliggjøre og avklare grensesnitt mellom fag og områder (i en entreprise og mellom ulike entreprisene). Å kunne påpeke og implementere evt. bygningsmessige forbedringspotensial. Å skape grunnlag for flest mulig vinn-vinn-tiltak (god, effektiv og lønnsom byggbarhet). Å bli godt kjent med materialet, bevisstgjøre seg dets innhold og kunne påpeke evt. korrigeringer, uoverensstemmelser og uteglemmelser/ hull. Å minimere sannsynligheten for feil og misforståelser mellom prosjekterende og utførende. Tverrfaglige problemstillinger skal stå sentralt ved drøfting av alle ovenstående kulepunkter. Hvordan: Det forventes at entreprenøren setter seg godt inn i det prosjekterte materialet i samarbeid med de prosjekterende, og at man sammen også kan identifisere evt. forenklinger, forbedringer, besparelser og eventuelle behov for kompletteringer av tegninger og BiM. Det forventes videre for denne fasen at entreprenøren benytter deltakere med bred erfaring og som innehar sentrale roller gjennom hele byggefasen. Det forventes at sentrale ressurser av valgte UE deltar. Når/varighet: Gjennomføres kort tid etter SH-A (og i god tid før oppstart på byggeplass). Antas å vare i 2-5 dager avhengig av entreprisens omfang. Varighet og tid/sted avtales ved kontraktinngåelsen. Ressursbehovet: Møtet erstatter tradisjonelle oppstartsmøter. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 9 av 13

10 3.2.3 SH-C Lean fremdriftsplanlegging Hva: Som en del av LEAN-filosofien og LEAN-metodikken skal entreprenørene sammen med byggherren, de prosjekterende og byggeledelsen planlegge grundig for en mest mulig rasjonell bygging. Byggherren har i et tidlig stadium i detaljprosjekteringen vurdert byggeretningen og lagt til rette for en inndeling av bygget i kontrollområder. Kontrollområdene er taktet for alle innvendige arbeider. Omforene en forpliktende fremdriftsplan for byggefasen som inneholder mannskaps-organisering, tegningsleveranser, kvalitetssikringer, milepeler, møtestruktur, rutiner (som f.eks. endringshåndtering, rydding, logistikk), bruk av kontrollområder, planlegging av systematisk ferdigstillelse osv. Hvem: Involverte entreprenører (med sine viktigste UE), byggherre, byggeledelse, prosjekterende m.fl., dvs. alle parter som vil være tilstede samtidig over et lengre tidsrom. Hensikten: Tydeliggjøring av ansvar og produksjonsmessige grensesnitt. Maksimal produktiv tid i byggefasen med minst mulig gjentakelse av uproduktive oppgaver. Kortest mulig transportlinjer ved tilrettelagt fysisk plassering og logistikk. Rett beslutningsnivåer kommuniserer direkte med hverandre. Grunnlag for proaktivitet: Å til enhver tid kunne ligge minst et steg i forkant. Å skape grunnlag for gjensidig tillit, forståelse og respekt for hverandres ansvar og oppgaver. Hvordan: Entreprenørene skal sette seg godt inn i prosjektets omfang og kompleksitet og hva konsekvensene av byggets utfordringer og hva byggets risiko er. Sammen utarbeides forpliktende metodebeskrivelser for prosjektet. Det forventes at entreprenøren benytter deltakere med bred erfaring som innehar sentrale roller gjennom hele byggefasen. Det forventes at sentrale UE deltar. For å oppnå en effektiv produksjon og drift, vil det være viktig at alle involverte organiserer seg etter en felles beslutningsstruktur slik at delegering og koordinering kan forenkles og sikre best mulig samhandling. Det vil bli benyttet bl.a. «takttavler» og «taktmøter». Det forventes at man dermed kan fremme åpenhet og samarbeidsklima mellom alle involverte på en naturlig måte og at alle ansatte kan maksimere sin produktivitet. Videre er forventningen at planleggingen og utførelsen blir mer stabil og at tiden som benyttes i de tradisjonelle møteformene, kan reduseres betraktelig. Denne versjon: Kl. 12:00. Side 10 av 13

11 Når/varighet: Gjennomføres etter SH-B og før oppstart på byggeplass. Antas å vare i min. 3-6 dager avhengig av entreprisens omfang og koordinering mot andre entrepriser. Avtales ved kontraktinngåelsen. Ressursbehovet: Posten er en del av tilbyders fremdriftsplanlegging. 3.3 Seminar: Lean konstruksjon Hva: Gjennomføring av minimum et 3-dagers lean konstruksjons-seminar. Hensikten: Å lære om lean prinsipper og lean metoder for videre fremdriftsplanlegging. Å benytte lean prinsipper og lean metoder ved byggingen på byggeplassen. Å motivere entreprenører, prosjekterende, byggeledelse og byggherre. Å skape lag-følelse og bli godt kjent med hverandre. Hvordan: I henhold til kursholders anvisninger. Når/varighet: Gjennomføres etter SH-B og før oppstart på byggeplass. Tre dager + evt. reise til/fra. Ressursbehovet: Prisen for seminaret (inkl. kost, losji, overnattinger og evt. flyreise) settes av som en estimert rundsum, til kr ,- (eks.mva) Posten er inkludert som prisbærende post i tilbudsskjemaet. Medgåtte seminartimer for den enkelte deltaker bekostes av den enkelte deltakers arbeidsgiver som administrative kostnader (f.eks. kurs/opplæring) og skal ikke inkluderes særskilt i entreprisen. De opptil 17 deltakende personene vil fordeles av byggherren, med ca. 2-3 personer fra hver enkelt entreprise (innredningsarbeidene og uteområdene). Deltakende personer skal være de som følger prosjektet på byggeplassen (les: entreprenører med egne UE) og de som deltar i både planleggingen og gjennomføringen av utførelsen. (Avtales nærmere.) Også byggherre, med byggeledere og rådgivere, vil fylle noen av de 17 plassene. (Avtales nærmere.) Denne versjon: Kl. 12:00. Side 11 av 13

12 3.4 LEAN Logistikk Byggherren legger til rette for mellomlagring av materialer ved byggeplassen i begrenset omfang. Varer og materialer skal til enhver tid være på byggeplassen til rett tid eller noe i forkant avhengig av leveransetider. Ansvarlig for logistikkkoordinering vil være en del av samtlige kontrakter. Byggeplassens utforming og geografiske plassering, sammen med krav om effektivitet, ryddighet og renhet, tilsier at leveranser må planlegges nøye, og antallet unødvendige forflytninger inne på selve byggeplassen må minimeres (helst unngås). Entreprenøren utfordres, sammen med sine leverandører, til å benytte en egen logistisk planleggingsfunksjon (en egen ressurs!) som koordinerer leveransene til/fra byggeplassen for å effektivisere arbeidene på byggeplassen. Logistikkfunksjonen forventes brukt i utstrakt grad gjennom hele byggeperioden. Hensikt: Rett leveranse til rett tid i rett mengde på rett plass! Minimere spill, venting, lagertid, tap/svinn, dvs. alle typer sløsing. Målbare økonomiske gevinster. Rasjonalisert arbeidsmengde. Renhet og ryddighet bedret SHA/HMS. Når/varighet: Planlegges og utformes i løpet av SH-C. Utformes i egne logistikk-/mellomlagermøter med alle deltakende entreprenører for entreprisebølgene 2 og 3. Ressursbehovet: «Hovedbedrift» skal stille med logistikksjef. De øvrige tilbydere skal tilby to logistikkansvarlige som inngår i et felles team (logistikkpatrulje). (Dette kan evt. også gjøres i samarbeid med materialleverandørene.) * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Denne versjon: Kl. 12:00. Side 12 av 13

13 I etterfølgende figur angis hvilken entreprise som anses som hovedbedrift for de ulike entreprise«bølgene». Figur: Entrepriseoversikt (med inndeling i «bølger»). Figur: KHiBs Plog. * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * Denne versjon: Kl. 12:00. Side 13 av 13