SAKSNOTAT Avdelingsstyremøte ved Avdeling for teknologi

Transkript

1 Arkiv: 14/10538 SAKSNOTAT Avdelingsstyremøte ved Avdeling for teknologi Til: Avdelingsstyret Møtedato: Fra: Dekan Saksbehandler: Rolf Krey Dising Sak 02/14 Årsregnskap for AFT Vedlegg: 1. AFT samlet 2. BFV AFT 3. BOA AFT Forlag til vedtak: 1. Styret tar regnskapet for til etterretning, med flg. fordeling mellom regnskapsdelene: Resultat av ordinære aktiviteter BFV: kr Resultat bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA): kr Resultat ordinære aktiviteter bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV), kr , tillegges den budsjettenhet der resultatet er opptjent: Ordinær drift Interne prosjekter Sum BFV AFT Felles Program for allmennfag Program for bioingeniørfag Program for bygg og miljø Program for elektro- og datateknikk Program for kjemi og materialteknikk Program for maskin og logistikk Program for matteknologi Program for radiografi Avdelingsadm Sum Merforbruk = -, Mindreforbruk = +

2 Side 2 av Resultat fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), kr , avsettes ved den budsjettenhet resultatet er opptjent: Resultat OA Resultat BA/NFR Sum BOA AFT Felles Program for allmennfag Program for bioingeniørfag Program for bygg og miljø Program for elektro- og datateknikk Program for kjemi og materialteknikk Program for maskin og logistikk Program for matteknologi Program for radiografi Avdelingsadm Sum Merforbruk = -, Mindreforbruk = +

3 Side 3 av Ledelseskommentar pr Rapporten er utarbeidet på grunnlag av HiST-rapport: «HiST Resultat avdeling», periode Alle tall i kommentarene er i hele I ledelseskommentarene betyr positive tall mindreforbruk/overskudd, negative tall betyr merforbruk/underskudd. I regnskapet er dette motsatt uttrykt Avdelingen totalt (BFV og BOA) AFT har et resultat for sin samlede aktivitet på kr 2 306, mot et budsjettert resultat på kr På samme tid i, var avdelingens samlede resultat kr Resultatet for er da kr (67 %) svakere enn for. Resultat fra bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) svekket seg med % i. Mens resultat fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) i samme tidsrom bedret seg med 7 % i samme periode. Resultat og prognose fordeler seg slik på de ulike regnskapsdelene 1 : Avvik Prognose Resultat BFV Resultat BOAvirksomhet Samlet resultat AFT Bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV) BFV har et resultat på kr som er et avvik på kr (81,7 %) ifht. budsjett. Posten «Avregninger fra BFV» utgjør kr i inntekter. Avregningene er avslutning av ulike prosjekter, som har hatt ubenyttede restmidler stående i balansen ved avslutningstidspunktet. Inntektene fra avregningene er ikke definert som ekstraordinære inntekter, all den stund de har lagt i balansen over flere år. Men tilbakeføringen av disse er i stor grad med på å prege regnskapsresultatet, og effekten av avregningen er synliggjort i tabellen nedenfor: Avvik Samlet resultat, BFV Avregninger, BFV Resultat av ordinære aktiviteter, BFV Resultat fra AFTs ordinære aktiviteter viser da et merforbruk på kr 2 386, som er bedre enn budsjettert. Men altså en god del svakere enn hva det ser ut som, dersom man kun ser på bunnlinjen. 1 Avrundinger i beløpene kan medføre avvik i summene 2 Positive tall betyr mindreforbruk/overskudd, negative tall betyr merforbruk/underskudd. I regnskapet er dette motsatt uttrykt. Det samme gjelder forholdet mellom inntekter og kostnader.

4 Side 4 av 10 Av Resultat av ordinære aktiviteter BFV, er ca kr knyttet til ordinær drift, mens kr 293 er knyttet til ulike interne prosjekter. Denne delingen fremgår ikke av regnskapsrapporten, som kun tar utgangspunkt i totalen. Når det gjelder interne prosjekter, så er midlene her avsatt til et bestemt formål. Det er da tildelinger og tidspunktet for når prosjektene realiseres og prosjektene avsluttes, som styrer resultatet. I de videre kommentarene skilles det ikke på hvorvidt det dreier seg om ordinær drift eller interne prosjekter. avviket på samlede inntekter er 0,4 %, og skyldes høyere inntekter enn budsjettert. For samlede kostnader er avviket på 0,8 %, og skyldes lavere kostnader enn budsjettert. Hvert av avvikene drar økonomisk i positiv retning for avdelingen Inntekter BFV Avvik Prognose Inntekter, BFV Det samlede inntektsavviket er på kr 526 (0,4 %). Dette er omtrent på budsjett og innenfor de rammer som er satt for akseptable avvik. Ifht. prognosen er der et marginalt avvik i Kostnader BFV Avvik Prognose Lønn og sos. kostnader, BFV Andre driftskostnader, BFV Nto. finansposter, BFV Sum driftskostnader, BFV Samlet budsjettavvik for kostnader er på kr (1,1 %). Ifht. prognosen er der et marginalt avvik i. 3 Prognosearkene til HiST plasserer investeringer som en inntektsreduserende post. Men i regnskapsrapporten står investeringer oppført under «Andre driftskostnader» (note 4). Prognosen er derfor justert slik at investeringer er tatt med under «Andre driftskostnader». Samlet prognose for investeringer: Kr Jfr. her kommentarene under note 3 over.

5 Side 5 av 10 Lønn Lønnsavviket er på kr (2,2 %). Dette er innenfor grensene for et normalt avvik (5 %), og omtales ikke i det videre. Det er likevel verdt å merke seg at bto. lønnskostnader (ekskl. AGA og pensjonsinnskudd) har økt med kr (5,5 %) fra. Noe av forklaringen er lønnsoppgjøret for (ca 1,1 %), samt overhenget fra lønnsoppgjøret for (ca 1,6 %). Totale lønnskostnader utgjorde i 84,2 % av driftsinntektene, mot 79,2 % i. Andre driftskostnader (ADK) ADK har et samlet budsjettavvik (merforbruk) på kr (6,6 %). Forbruket var på kr i, mens AFT i brukte kr Det gjøres her oppmerksom på at regnskapsrapporten ikke stemmer overens med alle spesifikasjoner i note 4 i samme rapport. Dette er svært uheldig at denne type feil forekommer i HiSTs offisielle regnskapsrapporter. Dette ble påpekt overfor økonomiseksjonen ved HiST i rapporteringen for 2. tertial, uten at det har hatt noen effekt. Skal man lete etter forklaringer til avviket, peker posten «Kjøp av fremmede tjenester» seg ut (note 4 korrekt her). «Kjøp av fremmede tjenester» viser et merforbruk på kr ifht. budsjett (avvik: 86,7 %). Dette representerer mer enn det samlede budsjettavviket på «Andre driftskostnader». Kr (85 %) av dette merforbruket kan relateres til kjøp av tjenester til utvikling av programvare for IKT (SRS/PELE) fra HiST kompetanse. Her var det kun budsjettert med bruk av kr 350 i. Det er mao. et markant misforhold mellom hva som ble planlagt at man skulle gjøre i, og hva som faktisk ble gjort. «Andre driftskostnader» er også feil i note 4, men her ville det uavhengig av dette vært et større positivt budsjettavvik. Årsaken er budsjettert av bruk av ekstra investeringsbevilgning fra KD på kr 2 500, der det var forventet overføring til programmene til dekning av investeringer etter søknad. Dette endte imidlertid opp med direkte investeringer i smartboard ved AFT (finnes igjen under «Investeringer» i note 4), og kun kr 552 ble overført til programmene til dekning av mindre investeringer. Øvrige avvik er mindre karakter, og veier hverandre stort sett opp. Nto. finansposter Det var i et overskudd på finansposter på kr 426. Dette skyldes agiogevinst og er relatert til EU-prosjekter som er avsluttet i løpet av året. Agiogevinsten ligger i sin helhet på ALM. I var det en tilsvarende disagio på kr 159. Det er endringer i vekslingskursen mellom NOK og på HiSTs valutakonto, som er årsaken til svingningene Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) BOA har et samlet resultat på kr 3 096, som er et avvik på kr 546 (21,4 %) ifht. budsjett. Resultat og prognose fordeler seg slik på de ulike delene av BOA-virksomheten: Avvik Prognose

6 Side 6 av 10 Resultat OA Resultat BA Resultat NFR Resultat BOA eringen av BOA-virksomheten skjer på prosjektnivå, mens innlegging av budsjett i økonomisystemet er foretatt med grunnlag i regnskap for. Dette gjør at det ikke blir en god kopling mellom budsjett på overordnet- og prosjektnivå. Dette vil sannsynligvis ikke bedres før prosjektstyringsverktøy, med mulighet for periodisering og aggregering av de enkelte prosjektbudsjett på tvers av det enkelte regnskaps-/budsjettår, innføres. Gjennom de krav som settes til prosjektbudsjettene og oppstart av BOA-prosjekt, er vi likevel nokså sikre på det økonomiske utfallet til det enkelte prosjekt, og da særskilt innen OAvirksomheten. Men det kan oppstå til dels store avvik mellom budsjett og regnskap på aggregert nivå, som følge av metoden for budsjettering. Generelt holder heller ikke AFT på med prosjekter med stort risikopotensial. Vi anser derfor ikke budsjettavvikene på BOA som et vesentlig problem Oppdragsaktivitet (OA) Bokført resultat for OA-virksomheten er på kr mot kr i : Avvik Prognose Inntekter, OA Lønn og sos. kostnader, OA Andre driftskostnader, OA Nto. finansposter, OA Resultat Oppdragsaktivitet Overskuddet i er det høyeste AFT har hatt på sin OA-virksomhet, og representerer en økning på vel 21 % fra. Ifht. budsjett er det et positivt avvik på kr 546. avvikene fordeler med kr 440 i høyere inntekter og kr 106 i lavere kostnader på prosjektene. Overskuddsgraden på avsluttede prosjekter i var på 47,4 %. Det ligger 24 avsluttede OA-prosjekter bak resultatet. Til sammenligning hadde AFT et resultat på kr i. Dette ga en overskuddsgrad på 43,4 %. Da lå det 25 avsluttede prosjekter bak resultatet. Det er spesielt et stort kull for Norsk Industri, som sørger for ikke mindre enn 42 % av overskuddet i. Dette kullet vil AFT også nyte godt av i 2014 og 2015, men ventelig ikke med så store marginer som i Bidragsaktivitet (BA) og NFR-prosjekter sreglene for hvordan BA-prosjekter skal avsluttes ved periodeoppgjør har en vesentlig innvirkning, ettersom prosjektene skal balansere etter regnskapsavslutningen. Nedenfor følger hovedtallene for disse regnskapsområdene:

7 Side 7 av 10 Avvik Prognose Inntekter, BA Lønn og sos. kostnader, BA Andre driftskostnader, BA Nto. finansposter, BA Resultat Bidragsaktivitet Avvik Prognose Inntekter, NFR Lønn og sos. kostnader, NFR Andre driftskostnader, NFR Nto. finansposter, NFR Resultat NFR Innen AFTs BA/NFR-virksomhet er det i all vesentlighet snakk om FoU-prosjekter. Normalt skal disse gå med et underskudd, som skal dekkes opp av midler fra BFV-siden ved prosjektslutt (bidrag fra HiST). Dette skjer normalt på slutten av det enkelte prosjekts levetid og/eller når de eksterne midlene er brukt opp (jfr. regnskapsrutine). Men generelt er erfaringene at prosjektene i en del tilfeller kommer ut med et positivt resultat ved prosjektavslutningen. Dette kan skyldes flere ting, eksempelvis: for få timer belastet prosjektene ila. prosjektperioden,- enten som følge av mindre arbeid i prosjektene enn planlagt eller som følge av underrapportering. bedre prosjektøkonomi enn opprinnelig forutsatt. Dette er ting som vi i dag ikke har god nok oversikt over, og som vi sannsynligvis ikke vil få bedre styring med før prosjektstyringsverktøy innføres ved HiST. For BA-virksomheten var det i et overskudd på finansposter på kr 413. Dette skyldes agiogevinst og er relatert til EU-prosjektene. I var det en disagio på kr 304, relatert til de samme prosjektene. Det er endringer i vekslingskursen mellom NOK og på HiSTs valutakonto, som er årsaken til svingningene Spesielle hendelser i Det er ingen spesielle hendelser for, som det ikke er rapportert om i tidligere tertialrapporter Vesentlige investeringer AFT har i satset spesielt på utdanningskvalitet gjennom studentaktive læringsmetoder. Satsingen ble for alvor dratt i gang gjennom et eget avdelingsseminar 3-4. juni på Oppdal. Programmet kombinerer nasjonale ressurser på sine fagområder med lokal HiST-kompetanse. Som et ledd i satsingen er det investert i 30 smartboards, som er montert opp på alle avdelingens undervisningsrom. Disse kommer i tillegg til de som allerede er innkjøpt over det

8 Side 8 av 10 enkelte programs budsjett tidligere år. I tillegg kommer PC er, styringsenheter, høyttalere mv. Kostnadene til satsingen på utdanningskvalitet fordeler seg slik: Avdelingssatsing utdanningskvalitet Beløp Avdelingsseminar Oppdal smartboards (inkl styringsenheter, høytalere mv) PC er 190 Montering 41 Annet 1 Sum Noen monteringskostnader vil også ligge innenfor smartboardkostnaden, samt at IKT og drifts-seksjonen har brukt en god del interne ressurser til arbeidet. I tillegg til medgått tid på stabs- og programnivå. Slik at beløpene som fremkommer her er å anse som minimumskostnader for den totale satsingen i. For har AFT et vedvarende stort investeringsbehov i undervisnings og forskningsutstyr i HiST-sammenheng. For har AFT brukt kr ekskl. satsingen på utdanningskvalitet. Dette er en halvering av investeringene fra toppårene 2011 og, men er fortsatt over investeringsnivåene fra årene før 2011/12. Investeringene i er likevel kr lavere enn hva som var budsjettert. Dette må sannsynligvis også sees i lys av en svakere avdelingsøkonomi, og større tilbakeholdenhet på investeringssiden ut over.

9 Side 9 av Kommentarer til regnskapet er gitt under pkt. 1. Jfr. forøvrig vedlagte regnskapsutskrifter pr for Avdeling AFT samlet vedlegg 1 BFV avdeling AFT vedlegg 2 BOA avdeling AFT vedlegg 3 3. Spesielle tiltak AFTs Resultat av ordinære aktiviteter innen BFV var på Oppløsning av avsetninger i balansen gjorde at Resultat BFV for ble redusert til kr 789. AFTs samlede positive resultat for skyldes derfor oppdragsaktiviteten. Det kan derfor slås fast at AFTs økonomiske situasjon har nådd et vendepunkt, og vi vil ventelig se et akselererende forbruk av tidligere års oppsamlede mindreforbruk I budsjettfordelingen for 2014 ble det forskuttert bruk av kr av oppsamlede midler. Nå har programmene ved AFT lagt sine detaljerte budsjett for Oppsamlet viser disse et budsjettert merforbruk på vel kr for Avdelingen har fortsatt en god økonomi. Men AFT vil måtte stramme inn på sine kostnader/aktiviteter i årene fremover, samtidig med at videreutvikling av avdelingen må finne sted. Avdelingen går derfor inn i en meget krevende periode de kommende år, gitt at avdelingens rammebetingelser forblir uendret.

10 Side 10 av Risikovurdering Noen av de økonomiske risikoområdene ved avdelingens virksomhet: Avdelingens BOA-virksomhet går godt, og skaffer viktig finansiering inn mot kjernevirksomheten. Vi har ikke like mange prosjekter som tidligere år, men de prosjektene vi har, kjøres med bedre marginer. Vi har stabil og økende søkertilgang fra studenter. Økning i studiepoengsproduksjonen fra til vil gi rundt kr i økte inntekter i 2015 (etter 2014-sats). Utviklingen av studiepoengsproduksjonen for 2014 vil være svært interessant å følge. Redusert tildeling fra HiST som følge av endret budsjettmodell Økte lønnskostnader, jfr. kommentarene under pkt Eventuell oppstart av masterprogram, med usikker økonomisk bærekraft. Avdelingen har fortsatt store avsetninger i balansen, noe som gir trygghet og handlingsrom i tiden fremover ifht. reduserte tildelinger. Nytt teknologibygg blir bygget. Dette vil gi oss mulighet til mer rasjonell drift tilpasset morgendagens ingeniørutdanning. Samtidig forventer vi at nye studenter og ansatte lettere kan rekrutteres når vi kan tilby topp moderne lokaliteter.