KLUBBENS VIRKSOMHETSPLAN

Transkript

1 KLUBBENS VIRKSOMHETSPLAN MED STRATEGIER FOR ORGANISASJON OG LEDELSE, ØKONOMI OG STØTTE, KOMMUNIKASJON, PROFILERING OG SPONSORER, SPORTSLIG STRATEGI, STRATEGI FOR SVØMMEOPPLÆRING OG REKRUTTERING Aalesunds Svømme & Livredningsklubbs opprinnelige formål fra 5. mars 1911 var å gjøre en innsats for svømmeopplæring og livredning. Sol, luft og vann var klubbens motto. I dag driver Aalesund Svømme- og Livredningsklubb idrett organisert i Norges Idrettsforbund og Olympiske komité (NIF). Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, felleskap, helse og muligheter. Svømmeidrettens verdier er: Grensesprengende, Lekende, Ansvarlig, Dristig, Inkluderende = Glad i vann Det er fra bredden eliten blir skapt, og det er eliten som inspirerer bredden til å yte det beste de kan. Godkjent på årsmøtet februar 2013 for aktivitetsåret 2013 Ny godkjenning for årsmøtet februar 2014 for aktivitetsåret Sist endret januar 2015

2 Innholdsliste 1.0 Innledning Handlingsmål organisasjon og ledelse Historikk Medlemsutvikling 1911 til i dag Æresmedlemskap og hederstegn Grunnlaget: Vedtatt mål for klubben AaSLK Organiseringen av vårt idrettslag i idrettsnorge Organisasjonstruktur i klubben Medlemsskap i idrettslaget Tillitsverv og tillitsvalgte Årsmøtet Styret Oppgaver og funksjoner i klubben Økonomi OG STØTTE Medlemskontingent, lisens og treningsavgift Kommunikasjon, P.R., marked og profilering Målgrupper Kommunikasjonskanaler Foto, samtykke og bildebruk Media og pressetalsmenn sponsoravtaler Sponsortrapp Bekledning og utstyr Innkjøp, volum og nettsalg Anleggene Hovedanlegg - Moa Svømmehall VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 2

3 6.2 Tildeling av banetid i hovedanlegg Tildeling av halltid svømmebasseng på skoler TIldeling av halltid svømmeaksjonen (Gjensidigestiftelsen) Aktivitetsutvikling Klubbens treningsgrupper (utviklingstrapp) Trenerstruktur SPORTLIG LEDELSE Trenere for gruppene Reiseansvarlig og reiseledere Foresatte Barneidrett Utøvere aktivitet og ansvar Stevner i klubbens regi for utøvere Skolesvømmestevnet Terminfestede Stevner og andre stevner i norge Terminfestede Stevner og andre stevner i utlandet Treningsleir Dommeransvarlig og dommere Utsending kretsen Utsending annet Svømmeopplæring og rekruttering Svømmeskoleutvalg svømmeskoleansvarlig Svømmeskoleinstruktører barn- ungdoms- og voksenkurs Svømmeaksjonen - gjensidigestiftelsen Vedlegg 1 Klubbens vedtekter Vedlegg 2 hederstegn Vedlegg 3 Foreldrevett Norges svømmeforbund VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 3

4 1.0 INNLEDNING AaSLK er forpliktet til å støtte og arbeide for å oppfylle de aktuelle virkemidler og strategier som til enhver tid er vedtatt av Norges idrettsforbund og Norges svømmeforbund. I tråd med anbefalingene til Norges svømmeforbund har klubben vår utarbeidet virksomhetsplan. Den første virksomhetsplanen ble behandlet på årsmøtet i Klubbens vedtekter (lov) med sine mål, avtaler inngått med Ålesund kommune om bruk av anlegg, samt Norges svømmeforbunds virksomhetsplan utgjør grunnlaget for dokumentet. Klubbens virksomhetsplan viser hva klubben er, hva vi står for og hvordan vi utfører det vi driver med. Dette er et levende arbeidsdokument som følger oss i planleggingen og kan derfor endres mellom årsmøtene av styret. Planen følges av en årlig handlingsplan som beskriver konkrete tiltak som skal gjennomføres og hvem som skal gjøre hva og når. Det er styret som reviderer handlingsplanen. Revidert handlingsplan skal forelegges årsmøtet til orientering. Den blir utarbeidet som del av budsjettprosessen. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 4

5 1.3 HANDLINGSMÅL Utledet av målene fra klubbens vedtekter og sammenstilt med svømmeforbundet mål har klubben følgende handlingsmål for perioden: Styret, ledere og trenere: Skaper trygghet gjennom gjensidig respekt, individuell mestring og reelt lagarbeid. Vil ha engasjerte, positive, kompetente og kreative ledere og trenere. Ivaretar alle medlemmer også de med verv i klubben. Foresatte og utøvere utvikler klubben med: Realistiske og tidsreelle mål som er attraktive og konkrete nok til at alle kan ta nye steg. Engasjerte, støttende, positive, bidragsvillige og utviklingsorienterte foreldre. Aalesund SLK skal være en klubb som: Gjennom trening på ferdigheter og kapasitet innen svømming utvikler, inspirerer og treffer både bredden og eliten. Fremstår som en positiv bidragsyter i samfunnet gjennom kursing innen svømming og «livredning» (badevaktkurs) og er bevisst dette ansvaret. Sikrer rekruttering og faglig utvikling gjennom å la mange få muligheten til å utforske sine grenser og å utvikle både svømmeferdigheter og yteevne på alle nivåer. Legger til rette for de som vil og kan kjempe for solide prestasjoner på nasjonalt og internasjonalt nivå VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 5

6 2.0 ORGANISASJON OG LEDELSE 2.1 HISTORIKK Kjenner vi historien vår, ser vi bedre fremtiden Aalesund Svømme & Livredningsklubbs opprinnelige formål fra 1911: Innsats for svømmeopplæring og livredning under mottoet Sol, luft og vann. Klubbens tilblivelse hang blant annet sammen med ønsket om å få bygd et nytt Badehus. Sekretæren i Aalesunds Idrætslag tilskrev Centralforeningen for Idræt om råd og støtte til hvordan de skulle finansiere badehuset i. Der videresendte de henvendelsen til Norges Livredningsselskapet som hadde blitt stiftet bare noen få år før i Høsten 2010 kom herr arkitekt Hj. Welhaven til Ålesund for å holde foredrag om svømning og bad. Samtidig anmodet han ålesunderne om å stifte en krets av Norges Livredningsselskap. Utfordringen ble tatt av: Fru advokat Brøgger, frøken Anita Willumsen, adjunkt Ihle, kjøpmand Bertrand Jacobsen, A. Lorentzen junior, bakermester Kjersem og kontorfuldmægtig Peder O. Sæther. Den 23. februar 1911 sammenkalte Bertrand til stiftelsesmøte. llustrasjon 1: Klubbens første leder Bertrand Jacobsen Klubbens hovedaktivitet er lagt til det kommunale anlegget Moa svømmehall i Ålesund siden Før den tid Klipra svømmehall som var hovedhall og helt i starten fra 1912 til 1943 drev klubben Aalesund Sjøbadehus på vestsida av Brosundet på Badehusprien ut mot Aspevågen. Der stod det til det blåste ned i 1944 Historien til AaSLK fremgår av klubbens nettsider. Den og forankrer dagens medlemmer i klubben sammen med tidligere medlemmer. Illustrasjon 2: Utdrag av klubbens stiftelsesbrev Historien vår skal bygges stolthet felleskap og forståelse for hvor vi kom i fra og hva vi har betydd for Ålesund. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 6

7 2.2 MEDLEMSUTVIKLING 1911 TIL I DAG Første svømmekurset i AaSLK ble avviklet august i Klubben hadde en fin utvikling utover mot tallet og fremover mot krigen. Der etter ble det full stodd i en periode, naturlig nok. Etter krigen var det igjen noe aktivitet, men da var «klubbhuset» blåst på sjøen og dermed begrenset aktiviteten seg. Ny blomstringstid er å regne fra 1960-tallet og utover på 70-tallet. Rekrutteringssarbeidet er viktig for at vi ikke skal være sårbare. Kursene våre er fordelt på undervisning i helger og på hverdager i svømmebasseng både på Moa, Blindheim ungdsommskole og Aspøy skole. Når det gjelder avgang skjer denne som oftest på de laveste nivåene. Der har vi en utfordring. Rundt regnet har vi en avgang på ca i året. Medlemsutvikling AaSLK Antall medlemmer totalt Svømmeskole (673 plasser) Antall aktive utøvere som trener under 12 år 75 Antall aktive utøvere som trener år 49 I alt 140 utøvere Masters 7 8 Heltidsansatte trenere 2 2 Trenere og instruktører Dommere Skolesvømming 270 Ca 300 Gutter som trener aktivt 70 Jenter som trener aktivt 61 Kursansvarlig (svømmeskolen) 1 1 Styret Trend: Avgang på 41 medlemmer i perioden 2010-mars Avgang 2013 var på 15 barn. Masters ikke medregnet.

8 2.3 ÆRESMEDLEMSKAP OG HEDERSTEGN AaLSK har ingen aktive æresmedlemskap. I 1934 ble det nemlig opprettet Hederstegn med egne regler for tildeling. Se bakerst i dokumentet. Axel Rypdal ble tildelt det første hederstegnet på medlemsmøtet 1. november 1934 og fikk i tillegg til hedersmedlemsskapet også overrakt et diplom kunstnerisk utført av E. Dahl. 2.4 GRUNNLAGET: VEDTATT MÅL FOR KLUBBEN AASLK Idrettslagets formål er å drive idrett organisert i Norges Idrettsforbund og Olympiske Komité (NIF). Arbeidet skal preges av frivillighet, demokrati, lojalitet og likeverd. All idrettslig aktivitet skal bygge på grunnverdier som idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet. Norges Svømmeforbunds motto: "Hver nordmann en svømmer, hver svømmer en livredder". ( 1 AaSLK) VISJONEN TIL NORGES SVØMMEFORBUND SOM KLUBBEN ER FORPLIKTET TIL Å STØTTE: Svømming skal være den mest fremgangsrike idretten i Norge. Virksomhetsideen til NSF sier om svømmeidretten: «Hver nordmann en svømmer, hver svømmer en livredder». VERDIER I SVØMMEFORBUNDET (GLAD I VANN!) Grensesprengende Lekende Ansvarlig Dristig Inkluderende GLAD I VANN! HOVEDMÅL FOR SVØMMEFORBUNDET Virksomhetsplan for Norges svømmeforbund sier at Norges Svømmeforbund skal arbeide for at alle mennesker gis mulighet til å utøve svømmeaktivitet ut fra sine ønsker og behov. INNSATSOMRÅDER NSF I PERIODEN Anlegg Aktivitetsutvikling Organisasjonsutvikling Konkurranse- og toppidrett Under hvert satsningsområde angis mål for perioden, samt strategi og overordnede tiltak for måloppnåelse. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 8

9 2.5 ORGANISERINGEN AV VÅRT IDRETTSLAG I IDRETTSNORGE Forbundet ønsker å gi norske svømmeklubber best mulige vilkår til å drive svømmeaktiviteter for alle grupper i alle aldre. Svømmingens fortrinn i forhold til inkludering av grupper med behov for spesiell tilrettelegging er også prioritert. Forbundet og dermed vi som klubb skal være en aktiv samfunnsaktør. Folkehelseutfordringen må møtes både sentralt gjennom organiserte tiltak og lokale gjennom aktivitetstilbud for ungdom og voksne med ulike ønsker og behov. NSF som organisasjon skal være et forbilde for andre idretter med sitt arbeid for å fremme verdier, holdninger og klubbkultur. (Svømmeforbundets virksomhetsplan ) Aalesund svømme og livredningsklubb er organisert under Norges idrettsforbund (NIF) gjennom Norges svømmeforbund (NSF). Idrettslaget er medlem av de(t) særforbund som lagets årsmøte bestemmer. Klubben hører hjemme i Ålesund kommune og er medlem av Ålesund idrettsråd. Idrettslaget er selveiende og frittstående med utelukkende personlige medlemmer. Basislovnormen til Norges idrettsforbunds (NIF) for idrettslag er grunnlaget for våre vedtekter. Reglene i denne under kapitlene 1,2,10,11,12,13 og 14 gjelder for klubben vår uavhengig av hva som måtte stå i våre egne vedtekter. ( 2 AaSLK) Vedtektene (loven) til AaSLK må være i tråd med NIFs basislovnorm for idrettslag. Vedtektene og normen danner samlet grunnlaget for vår virksomhet. Vedtektene i AaSLK ble første gang vedtatt ved stiftelsen av laget i Siste revidering var i 31. desember I fylket står vi sammen med flere klubber og idrettslag i utøvelsen av svømmesporten. På Sunnmøre har klubben en ledende rolle og må ta et bevisst grep om svømmesportens vekst og lokale utvikling. I kombinasjonen profesjonell drift med heltidsansatte trenere og en satsing både for bredde og elite er vi klart størst. Geografisk har vi som klubb siste årene også inkludert i vårt utviklingsansvar en kontakt med klubber i Nordfjord og nedover mot Sogn. Ålesund er en by i vekst og passerer innbyggere. Vekst gir muligheter for å rekruttere barn til svømmesporten. Dette kan både være barn som søker aktiv konkurransesvømming og de som ønsker å ha svømming som sin treningsform noen ganger i uken. Ålesund kan være et sted mellom og innbyggere i Dette tilsier at vi bør sette håndfaste mål for rekrutteringen og for drift i forhold til hva som er mulig å oppnå med hallkapasitet i anleggene og tilgang på instruktører og trenere. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 9

10 2.6 ORGANISASJONSTRUKTUR I KLUBBEN Ungdom skal involveres i klubbens aktivitet og ledelse. Det skal sikres kontinuitet i klubbledelsen og sikres god rekruttering til og ivaretakelse av ledelse, dommere, trenere, instruktører og andre engasjerte. Alle engasjerte i klubben tilbys utdanning og utviklingsmuligheter. Det skal være et godt samarbeid med andre klubber og den lokale idretten. Klubben skal bruke NSF sine kommunikasjonskanaler slik at det er god dialog mellom klubb, NSF og særkretsene. Driften skal være forankret i rent idrettslag (antidoping). Det skal spres kunnskap om drifta til klubben både overfor idrettsforbundet og kommunal virksomhet. Krav stilt til klubbene i Svømmeforbundets virksomhetsplan Organisasjonsplanen til AaSLK regulerer den interne organiseringen og skal minst inneholde oversikten over tillitsvalgte i tillegg til styret og de andre lovfestede tillitsverv. Årsmøtet skal godkjenne denne oversikten. Styret i AaSLK skal - iverksette årsmøtets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. - forestå idrettslagets administrasjon og føre nødvendig kontroll med lagets totale økonomi. - oppnevne komiteer/utvalg/personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for disse samt representere idrettslaget utad. - Velger utøverrepresentant inn som fast medlem i styret (over 16 år). - ( 11-9 og 14 AaSLK) STRATEGIER NSF SOM SETTER STANDARD FOR VÅRT ARBEID MED ORGANISASJONSUTVIKLING: Norsk svømming skal være ledet av en tydelig og dyktig ledelse med god organisasjonsforståelse. Det skal skapes velfungerende klubber. Det skal være trygge og forutsigbare økonomiske rammer Norsk svømming skal være en aktiv og troverdig samfunnsaktør. Utbredelsen av svømmeidrettene skal økes. 2.7 MEDLEMSSKAP I IDRETTSLAGET Alle som aksepterer idrettslaget og overordnede idrettsmyndigheters lover og bestemmelser kan bli tatt opp som medlem. Medlemsskap i AaSLK er personlig. Den som melder seg inn må overholde NIFs, dets organisasjonsledds, samt idrettslagets bestemmelser. En søker kan ikke tas opp som medlem uten at økonomiske forpliktelser til andre organisasjonsledd i NIF er gjort opp. Medlemskap regnes fra den dag medlemskontingenten er betalt. Alle kan i utgangspunktet bli medlemmer, men ingen har krav på å bli medlem. AaSLK kan avslå en opptakssøknad etter nærmere definerte regler. (jf. 3 AaSLK) VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 10

11 Innmelding i AaSLK kan skje gjennom registrering på kurs i Tryggivann. Barn som går på svømmeskolen til klubben registreres og medlemskontingent betales som del av første betaling i året. Det foretas opptaksprøver til selve klubben med jevne mellomrom. Dette skjer i samråd mellom hovedtrener og svømmeskoleansvarlig og sportslig utvalg. Medlemmer som utøvere tas opp etter vurdering av hovedtrener til rett nivå i utviklingstrappa. 2.8 TILLITSVERV OG TILLITSVALGTE Det er også mulig å bli medlem for ikke-aktive gjennom å sende forespørsel til styret@aaslk.no. Medlemskontingent betales inn via krav vanligvis rundt januar årlig. Varsel sendes ut på epost. Utmelding skal skje skriftlig til styret@aaslk.no før dette kjennes gyldig. Klubben kjører faste purrerutiner og kjører inkasso om krav ikke følges av medlemmer. AaSLK har i sine vedtekter sagt hva som gjelder for stemmerett og valgbarhet for tillitsverv. Vedtektene inneholder regler for refusjoner, godtgjørelse, inhabilitet og staffesaker opp mot tillitsvalgte, ansatte og oppnevnte representanter. ( 5 AaSLK) Alle medlemmer som har stemmerett er valgbare til tillitsverv i laget, og som representant til ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. Medlemmer som skylder kontingent er ikke valgbare og kan ikke være representanter til ting eller møte i overordnet organisasjonsledd. Tillitsvalgte kan ikke samtidig være arbeidstakere i laget. Utøver med kontrakt og medlemskap i laget kan derimot velges som representant til ting eller møte i overordnede organisasjonsledd. 2.9 ÅRSMØTET Årsmøtet er klubbens øverste organ og dette holdes årlig i februar. Protokollen fra årsmøtet sendes til samordnet registrering (Altinn)., idrettsrådet i Ålesund kommune samt til Møre og Romsdal idrettskrets. Protokollen legges ut på nettsidene til klubben. ( 9, 10,11,12 og 13 AaSLK og 2-5, 2-11NIF) Årsmøtet skal brukes aktivt for å informere og involvere medlemmer og skape innsikt i klubbens arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hvordan klubben skal drives må stille på årsmøtet. For en effektiv drift og god kommunikasjon må roller og ansvarsområder være klart definerte, ikke minst for å unngå både ansvarsfraskrivelse eller at det blir tatt for mye ansvar på feil områder. For å ha stemmerett må man være fylt 15 år, ha hatt eget gyldig fullverdig medlemskap i minst 1 måned og ha oppfylt medlemsforpliktelsene og/eller ha aktiv(e) svømmer(e) som medlemmer/ utøvere i klubben, jf. NIFs lov 2-S. En person i årsmøtet vil uansett ikke ha mer enn 1 (en) stemme. Ingen kan møte eller avgi stemme ved fullmakt, jf. NIFs lov 2-9.

12 2.10 STYRET Ungdom skal gis muligheten for utdanning og kompetanseheving og involveres i klubbens aktivitet og ledelse. Det skal sikres kontinuitet i klubbledelsen og sikres god rekruttering til og ivaretakelse av ledelse, mv. Alle engasjerte i klubben tilbys utdanning og utviklingsmuligheter. Krav stilt til klubbene i Svømmeforbundets virksomhetsplan Styret i AaSLK er valgt blant foreldre på årsmøtet. Styret har til oppgave å ta hånd om de administrative sidene ved å drive en svømmeklubb. Foreldre som tar på seg styreverv skal så langt det er råd, legge forholdene til rette for alle utøverne i klubben uansett nivå. Styret i AaSLK er valgt blant foreldre på årsmøtet. Styret har til oppgave å ta hånd om de administrative sidene ved å drive en svømmeklubb. Foreldre som tar på seg styreverv skal så langt det er råd, legge forholdene til rette for lle utøverne i klubben uansett nivå. Styret har mange funksjoner, noe som kan kreve at det opprettes underutvalg (komiteer). Eksempelvis for gjennomføring av stevner og for koordinering av treningsleirer og reiser til stevner. Dette står styret fritt til å opprette og avvikle slik det passer for sesongen. Styret utarbeider instrukser for de aktuelle utvalgene og komiteene etter behov. Oppgaver som står på et verv, betyr at denne er ansvarlig for at oppgavene gjennomføres, ikke nødvendigvis at det er vedkommende som skal utføre de. Det er viktig at alle i styret viser initiativ og slik bidrar til å sy sammen drifta og styremedlemmene kan gjerne samarbeide med flere for å løse oppgavene. For eksempel gjennom samarbeid og delegering ut på andre medlemmer i klubben får en avlastning og spredd både oppgaver og belastning fornuftig. Ansvaret for å rapportere til styret følger imidlertid fortsatt den som skal se til at oppgaven løses forsvarlig. Nestleder Sekretær (vurdere rolle videre) Kasserer (controller) Styreleder Styremedlem Styremedlem Årsmøtet Valgkomité Revisor (regnskapskontor) Utøverrepresentant (styremedl.) Vara-repr. Vara-repr.

13 Styreleder (med marked- og sponsorutvalg) Ansvar organisasjon og klager klubbnivå. Bindeledd hovedtrener, styret, sportslig utvalg. Personalsaker (jus/kontrakt) Økonomiske avtaler, anviser faktura og Inngår kontrakter/nye avtaler sponsorer. Inngår avtaler, forhandler anleggsavtaler. Sikre gjennomføring virksomhetsplan med vekt på handlingsplan. Godkjenne treningsleirer/terminliste. Representant til Idrettstinget Pressekontakt Oversikt tilganger (koder og passord digitale kanaler databaser m.v) Nestleder (med sportslig utvalg) Fungerer som leder under styreleders fravær, bistår og avlaster leders oppgaver. Sportslige klager i samråd med sportslig utvalg og leder Bindeledd sportslig utvalg (sekr.rolle) Hall, kontrakt, regler og nøkler (operativt ansvar) Utdanningsleder, trenere, instruktører og dommere (delegeres) Barneidrettansvarlig Svømmeskole- og svømmeaksjonansvarlig (primærkontakt for kursansvarlig) Representant Svømmetinget Kasserer (med økonomi og kontrollutvalg) Reskontro fullmakt. Hovedkontakt regnskapsbyrå og bank Attestere faktura fakturering. Betaling stevner. Egenandeler utlegg. Kontakt foresatte innbetalinger/purringer Oversikt kredittkort som er i bruk Reisebudsjett (i samarbeid med flere) Sekretær Politiattester, scanne, søke, oppbevare. Referat og innkalling Årsmelding/innsending Brønnøysund. Postboks, hente og sortere (delegert) Fordele epost fra styret@aaslk.no Utøverrepresentant Ta seg av de sakene som gjelder inn mot utøverne. Bør være en av utøverne og over 18 år slik at styret samsvarer opp mot statuttene. Premieskap, æresmedlemsskap, hederstegn Bidra på digitale kanaler/administrator Utstyr og bekledning Samtykke (bildebruk) Resultatservice for media (sikre oppslag) Varamedlemmer (1) og (2) Opptre som støttefunksjon til øvrige medlemmer etter behov. Særlig gjennomføring stevner. Oppgaver som må fordeles på utvalg og enkeltpersoner: Medlemsregister (registrere/kontrollere/rutiner). Kompetansekartlegge foresatte (SPU) Dugnadssystem og poengtildeling Idrettsregistrering (delegert oppgave) Lisensregistering (delegert oppgave) Sponsorer Mediakontakt P.R klubbnummer P.R. svømmekurs Bekledning og utstyr (kjøog og salg) Aquarius Stevner Reiser Oppsettet er ikke fullstendig og utvikles fra år til år ut fra kompetansen til hver enkelt medlem av styret og medlemmer i de ulike undergruppene som opprettes. Når det gjelder oppgavene som skal løses i styret er det mange områder som er så arbeidskrevende at det må opprettes egne undergrupper med leder som fordeler det som skal gjennomføres på flere. Styrerepresentant som får «ansvar» for oppgaver beskrevet som styreansvar trenger nødvendigvis ikke å lede undergruppene, men skal sitte i disse og bidra aktivt til gjennomføringen samt rapportering tilbake til styret. Følgende grupper var sentrale for ddrifta i 2014: VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 13

14 Økonomi og kontrollutvalg Utvikle rutiner og logistikk opp mot regnskapskontoret slik at vi effektivt utvører den økonomiske drifta vår. Heri dugnadsmatrise fra og med Årsregnskap og budsjett. Fortløpende analyse av økonomisk situasjon Inkassorutiner mv. Reisebudsjett. Lønnsutbetalinger Viderefakturering Dugnadsmatrise/belønningssystem Delegert ansvar for å hente og sortere post (fakturaer). Arrangement- og stevneutvalg Utvikle kjøreplan for stevner og andre arrangementer i regi av klubben slik at det blir enkelt for flere å bidra ut fra at rutinene er beskrevet og kjøreplan finnes. Påmeldinger (flere samarbeider) Stevneinnbydelser (koordinere) Grunnlag for startkontingent (flere samarbeider) Dugnadslister for egne stevner (jf. Dugnadsmatrise/belønningssystem) Sponsorlister til programblad på stevner/annonseansvarlig Interne stevner Stevneinvitasjoner (samarbeid sekretær) Stevneprogram (samarbeid kasserer) Svømmeskolestevnet (delegert oppgave) Foreldremøter /utøversamlinger (i samråd med sportslig utvalg og styret) Reiseutvalg Utvikle gode rutiner som sikrer effektivitet i alt fra bestilling til reiseoppgjør. Heri sikre gode rutiner for billettbestilling og logistikk slik at totalsummen som belastes klubben og hver enkelt utøver blir minst mulig. Bestilling og reservasjon av reiser (SPU) Reiseplanl. i henhold til budsjett (SPU) Sørge for barnevennlige reisetider (SPU) Reiseoppgjør (samarb.kasserer) (SPU) Sikre reiseledere ref. terminlista (SPU) Sportslig utvalg Leder for sportslig utvalg har med seg nestleder i styret (som representerer leder), tidligere sportslig leder (for å sikre kontinuitet) og aktivitetsansvarlig (som sekretær for å sikre dokumentasjon tilbake til styret. Heltidsansatte trenere inngår også i sportslig utvalg. Leder avgjør hvem som deltar i møtene før innkalling. Styreleder kan møte på samtlige møter. Sportslig utvalg planlegger og koordinerer klubbens sportslige aktiviteter, terminlister og reiseaktivitet, etc. Den sportslige utviklingen skjer i sportslig utvalg i samarbeid med trenere. Sportslig strategi, Sikre trenerkapasitet (her i avklare fri/ferie/sykmeldinger/vikariat) Utdanningsledelse (trenere, dommere og instruktører) VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 14

15 Sikre godkjente badevakter, Anleggskoordinering/bruk, Trenermøter, Treningsleirer og stevnedeltagelse (kvalitetssikre og godkjenne sportslig). Oppgaver har også vært lagt til prosektgrupper som redaksjonen av Aquarius og egen prosjektgruppe for LÅMØ Aktuelle utvalg/komiteer Sponsoring, PR og marked Økonomi, kontroll og budsjettutvalg Sportslig utvalg Svømmeskole (P.R) Arrangement og stevneutvalg Reiseutvalg Klesutvalg 2.11 OPPGAVER OG FUNKSJONER I KLUBBEN Klubbene skal ha håndbok som beskriver rolle- og ansvarsavklaring, kommunikasjon og rutiner og retningslinjer basert på klubbens verdier. Klubben skal ha god kompetanse om «klubben som arbeidsgiver». Det skal legges ti lrette for utdanning, skolering og teambygging. Samarbeide med andre klubbber. Hele klubbens ledelse skal være involvert i strategiarbeid (virksomhetsplan og handlingsplaner) for utøver som ønsker å satse på å nå sitt toppnivå. Utvikle og arbeide etter en sportslig plan basert på NSF sin utviklingstrapp. Krav stilt til klubbene i Svømmeforbundets virksomhetsplan Klubben er avhengig av at medlemmer og foresatte stiller opp på frivillig arbeid. Når alle er med, blir det mindre på den enkelte. Ikke alle oppgavene er like store, og det forventes ikke at alle stiller hele tiden. Når nye svømmere tas opp i treningsgruppene, presenterer vi de forskjellige frivillige oppgavene. Dersom man ikke har noen spesielle ønsker, blir foresatte ut fra behovet satt opp i tidtakergruppen eller som hjelper i andre aktuelle komitéer eller utvalg. Foresatte og voksne medlemmer kan forvente å bli satt opp på enkelte vakter under klubbens stevner. De som blir satt opp på vakter som tidtakere eller som hjelpere på andre områder ved et stevne og som av en eller annen grunn ikke kan stille, er selv ansvarlig for å finne en erstatter til vakten. Det største behovet for frivillig hjelp klubben har er på våre hjemmestevner (se terminlista og sett av datoene). VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 15

16 De frivillige oppgavene fordeles på daglig drift og stevner (her er de ikke sortert): - Tidtakeransvarlig - Elektronisk tidtaking - Tidtaker på svømmestevner - Svømmedommeransvarlig - Svømmedommer - Datasekretariatet - Premieansvarlig - Påmeldingsansvarlig - Riggsjef - Stevneleder - Stevnehjelper: klargjøring, opphenging av banner, rydding, etc - Stevnelege - Kafevakt - Kafe-/kioskansvarlig - Reiseledere - Velferd, aktiviteter - Sponsorarbeid, - Profilering, bekledning, - Hjemmeside og sosiale kanaler - Pressekontakt - Fotografer - Styrevervene - Bidra med spesialkompetanse: (snekring, jus, revisor, data, etc.) - Svømmeskoleadministrasjon - Svømmeinstruktør/trener - Godkjent badevakt - Medlemsregister - Lisensregistrering - Dommeransvarlig - Søppelkjøring på stevner mv. I tillegg til dette, kan det være behov for at alle deltar på fellesdugnader. De økonomiske rammene for dugnadsarbeidet vil være gitt av klubbens budsjett, og overordnede føringer for dugnadsarbeidet vil da gis fra klubbens styre. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 16

17 3.0. ØKONOMI OG STØTTE Klubbens hovedinntekter er basert på: Opplæring og svømmekurs i klubbregi Gjensidigestiftelsen svømmekurs (juni) Sponsorinntekter Utgivelse av klubbmagasinet Aquarius årlig Medlemsavgift Treningsavgift Kommunal støtte (kulturmidler) Prosjektorientert støtte Grasrotandelen Svømmelotteriet og loddsalg stevner Kiosksalg ved stevner Inntekter egne stevner Salg klær og effekter Klubbens hovedutgiftene gjelder Lønn trenere Lønn vasking Avskrivinger Revisjon- og regnskapshonorar Startkontingenter Reiser (transport/overnatting/bespisning) Samlinger Landslagsutgifter Datautstyr/tidtakerutstyr mv. Bekledning Utgifter egne stevner Klubbens hovedeiendeler Tidtaker- og datautstyr Baneskillere Dersom noen i klubben har mistanker om økonomiske ulovligheter, forventes det at man tar kontakt med nærmeste foresatte eller noen i styret. 3.1 MEDLEMSKONTINGENT, LISENS OG TRENINGSAVGIFT Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet og betales forskuddsvis. Andre avgifter eller egenandeler kan kreves for deltakelse i lagets aktivitetstilbud og fastsettes årlig av styret i klubben. Klubben har i vedtektene sagt noe også om manglende innbetaling av kontingent og rutiner rundt dette. ( 4, 6,7,8 AaSLK og kapittel 2-5, 2-9, samt 11 og 12 i NIF) Skyldig kontingent er å forstå som manglende innbetaling i forhold til den betalingsfristen som styret har satt ved utsending av kontingentkrav. Medlemmer som skylder kontingent har ikke stemmerett, er ikke valgbar og kan ikke være representant til ting eller møte i overordnet organisasjonsledd. Medlem som skylder kontingent for mer enn ett år, kan av styret strykes som medlem i idrettslaget.(se også fotnote 5 i statuttene vedlegg 1 bak i dokumentet). Hvis medlemmet, ved forfall skylder to års kontingent, skal medlemskapet bringes til opphør ved strykning fra idrettslagets side. Strykes et medlem, kan det ikke tas opp igjen før skyldig kontingent er betalt. Alle svømmere som skal svømme i approbierte stevner må betale lisens til Norges Svømmeforbund. Styret har oppnevnt egen kontaktperson for lisenser. Hvert år ved nyttår går lisensansvarlig gjennom lisensene klubben har i systemet og utøver/foresatte får varsel om ny innbetaling. Nye medlemmer fanges gjennom vår medlemsansvarlig når de skrives inn i klubben. Lisensansvarlig følger opp nasjonal registrering i SportsAdmin. Svømmeforbundet sender ut melding om betaling til utøvere på epost. Kursdeltakere betaler 100 i medlemsavgift ved registrering på kurs gjennom Trygg i vann. De telles som fullverdige medlemmer av klubben vår. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 17

18 Oversikt kontingenter og avgifter Økter i uka Månedlig Pris Medlemskontingent* (alle medlemmer) 500 Treningsavgift **Medley blå/sølv per måned: kr. 333, , i halvåret Treningsavgift Medley Gull/LÅMØ , i halvåret Treningsavgift Senior B i halvåret Treningsavgift Senior A i halvåret Treningsavgift Masters *** halvåret Lisens og grunnforsikring NSF 10 år og eldre Lisens utvidet NSF 450 grunnlisens 550 utvidet lisens Avgifter på stevner rekrutter er per stevne kr Avgifter på stevner for utøvere per øvelse kr Kursavgift - Trygg i Vann per kursrunde Fra meld.kont. Medlemskontingent kurs Trygg i vann 150 * Medlemskontingent og lisenser betales i februar. Medlemskapet er personlig. ** Treningsavgiften er månedlig - Søskenmoderasjon første medlem betaler 100%, andre betaler 80 %, tredje betaler 60 % og fjerde medlem betaler også 60 %.. *** Ingen dekning på reiser eller eksterne stevner Justeres vanligvis ved årsmøtene. Nye medlemmer andre halvår blir fakturert for full medlemsavgift ved sesongstart. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 18

19 4.0 KOMMUNIKASJON, P.R., MARKED OG PROFILERING Klubbene skal vise at de har et bredt aktivitetstilbud for eget lokalmiljø. Det skal være åpen dialog med kommune og fylkeskommune med tanke på folkehelse og samfunnsansvar. Svømmeidretten og svømmeklubben må være synlig i lokalmedia. Svømmeforbundets virksomhetsplan Vår kommunikasjon internt og eksternt skal bygge opp om målene til klubben. Budskap skal utvikles slik at de tiltrekker oppmerksomhet på en positiv måte og skaper de gode assosiasjonene til klubbens navn. 4.1 MÅLGRUPPER Foresatte kan selv bidra av og til som instruktører, være reiseleder ene gangen og være dommer en annen gang. Det er flere som har barn som både er deltagere på kurs og barn spredt over flere av treningsgruppene. Dette er bare ett eksempel på at Aalesund SLK har mange og blandede målgrupper og at det ikke alltid er så lett å oppfatte tydelig hvem som er hvem i hvilken rolle. Det er mange overlapp. Utøvere og foresatte i utviklingstrappa Hovedtrener og øvrige trenere Svømmeskoleansvarlig Svømmeinstruktører Svømmekurs deltakere Sponsorer o o Hovedsponsorer Øvrige sponsorer, utstyrsleverandører osv. Ålesund kommune og Moa svømmehall o o o o Driftsledelse og driftspersonell svømmehallen Kulturseksjonen på rådhuset Lokalpolitikere Besøkende i svømmehallen samtidig som klubben har treninger der Nabokommuner Andre svømmeklubber lokalt og i regionen Aalesund dykkerklubb Fagerlia videregående idrettslinja Landslagene i svømming (senior og rekrutt). Norges svømmeforbund Landslaget Skoler i kommunen Skoler i nabokommuner Private og kommunale barnehager i kommunen og nabokommuner. Politikere regionalt. Søsken Familie og besteforeldre Tidligere medlemmer VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 19

20 4.2 KOMMUNIKASJONSKANALER Vi skal nå ut eksternt og internt gjennom fornuftig bruk av aktuelle kommunikasjonskanaler. Sikkerhet tas vare på ved blant annet styring av passordtilgang og rutiner i henhold til Datatilsynets krav. Styret skal ha tilgang inn mot samtlige åpne og lukkede grupper som er opprettet på ulike digitale medier tilknyttet klubbens drift og dialog med utøvere/medlemmer. I kommunikasjonen internt skilles det mellom dialogen med voksne utøvere og utøvere under 18 år. KLUBBENS EPOSTADRESSER EKSTERN OG INTERN KANAL Klubben har følgende adresser styret@aaslk.no administreres av nestleder som fordeler post. kurs@aaslk.no styret@aaslk.com og annonser@aaslk.no Administreres av styret med leder som ansvarlig for passord og administrasjon per Vi vektlegger Medlemmer plikter å motta informasjon på e-post fra ledelsen. Slik e-post skal sendes ut med adressene i blindkopifeltet eller via som nyhet. Å melde opp en styresak kan gå til styret@aaslk.no eller til styrets leder og blir tatt opp for vurdering av hvem som skal behandle saken. Styreleder i samarbeid med nestleder sletter det som er av eposter som ikke skal arkiveres. SVØMMEKLUBBENS NETTSIDER EKSTERN OG INTERN KANAL Nettsidene har flere formål. Først og fremst er de verktøyer for å få en god administrasjon overfor utøvere og foresatte. Nettsidene er bygd opp med både en intern versjon som krever pålogging og en ekstern åpen for alle besøkende. Nettsidene er kanalen som oppsøkes av de som ønsker fakta om oss. Dette kan være media, sponsorer, andre svømmeklubber, politikere, kommuner, skoleelever, kursdeltakere, andre idrettsutøvere, potensielle nye medlemmer og tilflyttere til Ålesund. Nettsidene er stedet medlemmer får oversikt på innbetalinger, påmeldinger og arrangementer. Nettsidene blir som et arkiv på mange av våre aktiviteter etter hvert som vi publiseres. Den danner et identitetsmerke på hvem vi fremstår som. Derfor der det viktig at nettsiden viser noe av alt det som skjer av begivenheter og historikk gjennom tekst og bilder. Administreres av styret. Hovedtrener (trenere) og flere bidrar på sine fagområder med publisering. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 20

21 Vi vektlegger - Presentasjon sponsorer - Fakta foresatte og utøvere har behov for i treningshverdagen og ved stevner. - Aktuelle nyhetsoppdateringer om alt fra kurs til praktiske forhold - Lukket medlemsregister ajourført av medlemsregisteransvarlig - Lukket oversikt økonomi / innbetalinger - Lukket system for påmeldinger og arrangementer - Sportslig del med fakta - Datatilsynets krav rundt sensitive personopplysninger NETTSIDE KLUBBEN ONLINE - IDRETTSFORBUNDET - EKSTERN KANAL (nedlagt) Gjennom idrettsforbundet tilbys det en egen nettløsning idrett.speaker.no/organisation.asp?id= Her lå klubbens tidligere nettsider. De er nå satt passive med kobling over til gjeldende løsning per Gjennom idrettsforbundets nettløsning er vi pålagt diverse oppdateringsoppgaver som går inn mot databasene til idrettsforbundet. Dette er årsaken til at sidene ikke er slettet, og de inneholder også en del historisk materiale. Sidene skal administreres av styret og kommunikasjonsansvarlig styrer tilgang på passordene som er satt opp. Sportsadmin-delen styres av lisensansvarlig i samarbeid med den som fører medlemsregisteret til klubben. NETTSIDE TRYGGIVANN.NO - EKSTERN KANAL Påmeldinger til klubbens svømmekurs går via nettløsning fra Norges svømmeforbund. Denne skal vedlikeholdes av svømmeskoleansvarlig. Kommunikasjonsansvarlig styrer tilgang på passordene som er satt opp. Løsningen administreres av svømmeskoleansvarlig. Vi vektlegger Ajourført kursinformasj VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 21

22 KLUBBMAGASINET AQUARIUS - EKSTERN OG INTERN KANAL Aquarius kom ut første gang i Før den tid ga klubben blant annet ut et årlig sportsmagasin for hele Sunnmøre. Klubbmagasinet vårt kommer nå ut en gang i året, vanligvis ved sesongstart. Magasinet er rettet mot sponsorer, utøvere, kursdeltakere, foresatte, andre klubber, tidligere og kommende medlemmer. Hovedformålet er å gi sponsorer synlighet. Bladet kommer ut i farger og er på cirka 48 sider, derav haltparten er for annonsering. Dette er en viktig inntektskilde og bladet skal innholdsmessig på tekst og foto ha en høy kvalitet for at sponsorer skal ønske å delta. Aquarius har blitt omtalt hos NSF som landets beste svømmemagasin 2012, noe som forplikter for senere utgivelser. Kanalen administreres av styret med kommunikasjonsansvarlig som redaktør med tilhørende redaksjon. Vi vektlegger - Formidle stolthet for AaSLK - Annonser - Fremtidsplanene - Oppsummering av sesongen og resultater for klubb og individuelt - Utviklingstrappa - Glimt fra treninger, treningsleirer og stevner - Historisk tilbakeblikk - Gi lærdom til de som ikke kjenner så godt svømmesporten fra før på Sunnmøre. YOUTUBE-KONTO AaSLK er på Youtube. Er eid av tidligere hovedtrener og er ikke i hende hos klubben per MÅNEDSINFORMASJON FOR OG FRA SIDELINJA INTERN KANAL (OG EKSTERN KANAL) I travle perioder er det mange datoer og praktiske forhold rundt klubben som mange skal ta stilling til. Det kan være påmeldinger, frister, tilbud og endringer i vedtekter mv. Med utgangspunkt i styremøtene og referat fra disse lages det med jevne mellomrom et fakta-ark som foresatte får tilsendt via epost. Behovet for disse oppsummeringene anses som størst i starten av sesongen og ved nyttår. Månedsinformasjonen legges på nettsidene og er dermed også å regne som en ekstern kanal. Administreres av styret med kommunikasjonsansvarlig som redaktør. Vi vektlegger - Aktuelle datoer og frister - Veiledning til nytt som er lagt ut på nett - Oppfordringer om å stille til diverse kurs m.v. - Siste nytt fra styret (oppsummering fra styrereferat). SOSIALE MEDIER, FACEBOOK AALESUND SLK - EKSTERN KANAL (OG INTERN KANAL) Facebooksida Aalesund SLK er for de som liker svømmesporten og som ønsker å følge med på hva som skjer i klubben gjennom sesongen. Dette kan være en supplerende kommunikasjonskanal overfor de som er innmeldt i klubben via tryggivann.no og påmeldte på kurs bør informeres om siden. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 22

23 Siden er åpen og «alle» kan like oss. Budskapet som formidler gjelder klubben utad. Vi fronter på denne siden både våre sponsorer gjennom «Likes», bilder og nyheter vektlegger at sponsorene synes på en positiv måte. Vi har venner fra hele landet og også utlandet. Jevnlig kontroll viser at dette i hovedsak er personer som på flere vis kjenner utøvere i klubben og som derfor følger oss. Kanalen administreres av styret med kommunikasjonsansvarlig som redaktør med tilhørende redaksjon (opplærte administratører). Vi vektlegger - Kurstilbudet vårt - Nytt fra hjemmestevner - Resultater som har en valør og verdi - Mesterskapstitler og resultat fra våre nasjonalt og internasjonalt - Fremheve rekrutteringsarbeidet til klubben - Fremheve innsats av dommere, instruktører og de som tar kurs i vår regi for å støtte klubbens arbeid. - Annonsører - Datatilsynets krav rundt sensitive personopplysninger. SOSIALE MEDIER LUKKEDE FACEBOOKGRUPPER - INTERNE KANALER Klubben har flere lukkede grupper i den hensikt å spisse praktiske meldinger og endringer knyttet til treninger, nytt om resultater og klar, endringer om oppmøte tidspunkter på stevner osv. AaSLK Utøver: Du må være betalende medlem. For barn opp til 18 år er også foresatte inne på gruppen. Det er gjennomgang av medlemsansvarlig to ganger i året for revisjon av hvem som deltar i gruppen. Gruppen teller nesten hundre personer og er derfor å anse som nesten offentlig. Personlige meldinger om sykefravær, helse m.v. skal derfor tas direkte med aktuell trener som melding og ikke legges aktivt på gruppens vegg. Andre typer meldinger som økonomi og annet privat skal tas med styret. Administreres av styret med en ansvarlig redaktør med tilhørende redaksjon (opplærte administratører). Vi vektlegger - Treningstider og andre praktiske fakta som endres og som det er greit at utøvere får raskt. - Oppsummeringer vedr. stevner - Aktuelle glimt av hva som foregår på aktuell dato som stevner og treningsleirer. - Facebookgruppa med flest bildeglimt. - Formidle regler for nettvett i klubben - Datatilsynets krav rundt sensitive personopplysninger AaSLK Senior: Du må være betalende medlem og det er medlemmene i seniorgruppa som deltar. Minimum én fra styret skal også ha tilgang og det skal foretas revisjon to ganger i året om hvem som er inne på gruppen. Kun utøvere som er aktive og trenere som er aktive er øvrige medlemmer. AaSLK Instruktør: Gruppen administreres av kursansvarlig. Minimum én fra styret skal også ha tilgang og det skal foretas revisjon to ganger i året om hvem som er inne på gruppen. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 23

24 4.3 FOTO, SAMTYKKE OG BILDEBRUK Bilder er viktige både når de publiseres på de digitale kanalene, for videre distribusjon til aviser og andre medier, samt til vårt eget klubbmagasin Aquarius. Det er derfor viktig at vi har en stamme av faste fotografer og akkreditere for publisering på kanalenesom gjennom året er bevisst dette arbeidet og som tar det nødvendige antall bilder til bruk for klubben. Vi følger reglene om å innhente samtykke fra barn og foresatte i klubben. Rutinen er at alle nye må skrive under en egen samtykkeerklæring. Vi følger reglene som er gitt av Datatilsynet m.h.t. publisering med varsomhet. Bildene som legges ut vektlegger godt omdømme, sponsorlogoer og konkurranser. De skal være representative på alle vis. Vi vektlegger - Samtykkeerklæring - Sikre en stamme av fotografer som kan ta bilder på stevner m.v. - Opprette kontakt med aktuelle fotografer i klubben som kan delta i dokumentasjon. - Fotobibliotek av seniorgruppas medlemmer for videre distribusjon til media - Vi arbeider for å utvikle et positivt kroppsbilde i klubben og de skal også bildene gjenspeile. - Datatilsynets krav rundt sensitive personopplysninger 4.4 MEDIA OG PRESSETALSMENN Media er en viktig kanal for oss til å nå ut både til egne utøvere, foresatte, potensielle nye medlemmer, sponsorer, kursdeltakere, gamle medlemmer og supportere av klubben. For de ulike hendelser som oppstår både sportslig og for øvrig deles ansvaret om uttalelser mellom trenere som tar det sportslige og styret som skal håndtere øvrige spørsmål. Vi vektlegger - Finne de gode historiene: Resultater etter stevner og konkurranser eller andre vinklinger få disse inn i Sunnmørsposten, NRK Møre og Romsdal nett, radio og fjernsyn. - Bruke Nytt i Uka til utfyllende informasjon og spesielt knyttet til kursvirksomheten vår. - Korte smånyheter til lokalmedia men også Radio Ålesund om for eksempel statistikk, fagkunnskap m.v. - Utarbeide artikler til nasjonale blad som leses av utøvere gjerne med basis i vårt eget klubbmagasin Aquarius. - Utøvere på seniorlaget får tilbud om enkel medietrening - Leder er pressetalsmann på saker som gjelder klubbens drift og utvikling kan delegeres. - Trenere uttaler seg om saker som gjelder det sportslige - Når det gjelder forhold som gjelder klubben, er leder pressetalsmann sammen med den leder eventuelt utpeker. - Ved større konflikter, beredskap er leder i samarbeid med kommunikasjonsansvarlig som står for all kommunikasjon utad. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 24

25 - 5.0 SPONSORAVTALER Alle sponsoravtaler skal godkjennes av styret i AaSLK. Sponsoravtalene fremforhandles med styreleder som koordinator. Oppfølging etter kontraktinngåelse følges opp av styreleder i samarbeid med sponsoransvarlig og nestleder. Avtalene arkiveres hos kasserer. Arbeidet begynner når avtalen er signert og målet er resignering. Ålesund SLK har inngått kontrakt med sponsorer som krever gjenytelser som skal kommuniseres gjennom de kanaler som klubben eier. Gjennom våre forpliktelser til sponsorer og for våre inntekter, settes det også krav til klubben om oppfølging. Norges Svømmeforbund og svømmeklubbene har en samfunnsmessig viktig posisjon for å lære opp og opprettholde svømmekunnskapene i den norske befolkningen. Som sponsorobjekt har vi en påvirkningskraft. Relasjonene vi har og omdømmet vårt er en kapital som gir en verdi ut i sponsormarkedet. Påvirkningskraften kan forklares med en modell: Når sponsorer velger å støtte oss kan dette ha flere årsaker: Oppmerksomhet logo (recall) Etablering av assosiasjoner Endring eller etablering av image Bygge preferanser CorporateSocialResponsibility - samfunnsansvar Flere av disse områder er integrert i hverandre VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 25

26 I kontakt med sponsorer er vi så proaktive vi kan klare som frivillig organisasjon. Vi venter ikke til de ringer, vi tar kontakt, kommer med forslag til aktiviteter og følger opp avtalen. Oppfølgingen skal være så god at når kontrakter reforhandles skal vi ha god dokumentasjon på at vi har holdt vår del av avtalene. Dette betyr jevnlige evalueringer og avstemninger opp mot sponsor for å sjekke at samarbeider fungerer. 5.1 SPONSORTRAPP Det er opprettet flere nivåer på våre sponsorer. Det betyr at det er forskjell på hva hovedsponsorer får av oppfølging i forhold til de som støtter oss på noe mindre grunnlag. EKSEMPEL PÅ AVTALE-ELEMENTER Hovedsponsor Navn på stevner Delsponsor Bannere på stevner Logo om omtale Aquarius Logo på programblad ved stevner Logo på T-skjorter Logo på gensere Logo på programblad ved stevner Logo på T-skjorter Logo på gensere Logo på bag Logo på nettside Profilering via klubbens nettside Logo på nettside Profilering via klubbens nettside Profilering via klubbens facebookside Vi vektlegger Sponsoransvarlig følger med at kontraktvilkårene oppfylles. God sponsoroppfølging med direkte kontakt og initiativ fra leder og nestleder. God sponsoroppfølging med dokumentasjon som mediaklipp/rapport fra klubben årlig (dekkes delvis gjennom utgivelsen av Aquarius som kan brukes til noe av dette formålet) God nettstatistikk. Mediaomtale. Spredning og deling på Facebook av bilder med sponsornavn.

27 5.2 BEKLEDNING OG UTSTYR Aalesund svømme- og livredningsklubb AaSLK har klubbfarger blå og hvit. Mørk blå og hvitt er hovedfargene på bekledning og utstyr. (AaSLK statutter 1926) Klubben oppretter sponsoravtale og tilhørende kjøpsavtale med en aktuell leverandør av klær og utstyr. For tiden er dette Fastswim med merket Arena. Avtalen skal håndteres av sponsoransvarlig når det gjelder at korrekt volum kjøpes inn og at rabattordninger mv. er i orden i henhold til avtale. Klubbutstyr som sekker og bekledning er viktig med tanke på uniformering. Utøvere som deltar på nasjonale stevner bør bruke samme utstyr. Dette gjelder alt utenom badetøy der det kan være inngått avtaler vsv eliteutøverne. For instruktører i svømmeskolen vår er det egne avtaler. Fargekode gjelder også for disse. Foreldre skal stille med T-skjorter på stevner fra og med Medley-gruppene. Vi vektlegger Klubbutstyr og bekledning Rekrutt Medley LÅMØ Senior Masters Foreldre Klubbens badehette - mørk blå x X X X X T-skjorte mørk blå X X X X X X Shorts X X Bag X X Blått nett X College-genser X X X X Badedrakt X X X X Spesial konkurransedrakt X Treningsdrakt? Treningstights? 5.3 INNKJØP, VOLUM OG NETTSALG Gjennomgang på hva vi skal ha, hvor ofte og hva dette skal koste og hva som er nødvendig for de ulike utøvergruppene, samt når det skal bestilles inn administreres av sponsoransvarlig. Oppgaven løses i samarbeid med styret og trener. Badehetter, T-skjorter eventuelt andre «forbruksartikler» bestilles inn slik at klubben har tilgjengelig for salg til sine medlemmer og også til de som går kurs. Foresatte kan selv bestille bekledning og utstyr hos hovedleverandør via nettsider. De får da en rabattkode som kan oppgis, som gir de nødvendige klubbrabattene ved innkjøp. Passord ligger på lukket område som er tilgjengelig ved pålogging på nettsidene til klubben. VIRKSOMHETSPLAN AASLK AKTIVITETSÅRET 2014 /2015 SIDE 27

28 6.0 ANLEGGENE Svømmeforbundet ønsker flere nye anlegg til trening og konkurranse og at det skal være minst ett 25 meters basseng per innbyggere. Innen planperioden skal det være uitbygde 20 nye fullverdige 25 meters svømmeanlegg. Tre 50 meters basseng skal være igangsatt innen 2016 med fasiliteter for alle svømmeidretter. Forbundet ønsker økt fokus på rehabilitering, vedlikehold og drift av eksisterende anlegg som er kommunale. Det skal være kommunal plan for drift og vedlikehold av alle eksisterende anlegg. Gamle anlegg skal rustes opp og alle basseng skal være fylt med vann gjennom hele året. Basseng skal være del av den kommunale infrastrukturen og andelen offentlige midler til svømmeanlegg ønskes økt. Anlegg er ønsket stilt gratis til disposisjon for opplæring, trening og arrangement. Krav stilt til klubbene i Svømmeforbundets virksomhetsplan AKTUELLE VIRKEMIDLER I NSF SOM SETTER STANDARD FOR VÅRT ARBEID MED ANLEGG: Klubbens ledelse skal arbeide inn mot kommunen for å få svømmeanlegg på dagsorden. Areal skal sikres for svømmeanlegg. Klubben skal være involvert fra ide- og bygningsfase til ferdigstillelse av svømmeanlegg, for å ivareta NSV og svømmeidrettens behov. Lokale klubber og krets skal samarbeide om anlegg. Klubbene skal ha tildelt tider på de tidspunkter det er gunstig å drifte opplæring og trening (kjernetid for barn og unge mellom kl 16-20). Alle offentlige finansierte svømmeanlegg skal være åpne for svømmeidretten. Klubbene skal arbeide politisk for at klubben har fri tilgang til kjernetiden til anlegg for barn og unge. Sikre god dialog med utleier/eier av basseng. Klubben skal synliggjøre aktivitet, medlemsmasse og effektiv bruk av anlegget mot kommune. Klubben skal være involvert i idrettsråd og (svømmeallianse/svømmekrets). Klubben skal være pådriver og sikre at alle anlegg er i drift. Sikre at svømmeanlegg kommer på dagsorden i alle fylkes- og kommunale arealplaner- Klubben må arbeide politisk for at kommunen bevilger investerings- og driftsmidler til svømmeanlegg, over flere poster enn idrett i kommunebudsjettet. Klubben skal arbeide lokalt og slik støtte NSF sitt arbeid med å få gjennomslag for at anlegg stilles gratis til disposisjon for opplæring, trening og arrangement.