Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 12/47 Møtedato/tid: , kl. 16:00 Møtested: Rådhuset, møterom 241 Deltagere: Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Britt Hukkelås Bjørn Lervold Johan L. Borgen Forfall: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 009/12 010/12 011/12 012/12 013/12 014/12 015/12 Godkjenning av protokoll fra møte den Regnskap og revisjonsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse Plan for forvaltningsrevisjon Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Orientering om aktuelle saker Referatsaker Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 009/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/47-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Regnskap og revisjonsberetning for Kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 010/12 Eva J. Bekkavik 216, 11/36-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Klæbu kommunes årsregnskap for 2011 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Årsberetning og årsregnskap 2011 Revisjonsberetning 2011 Kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet 2011 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Klæbu kommune for 2011 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr Regnskapet for Klæbu kommune viser et mindreforbruk på kr Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 25,5 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 19,9 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Klæbu kommune for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Klæbu kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2011 og Klæbu kommunes økonomiske stilling pr

4 Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Klæbu kommune for 2011 som det fremgår av innstillingen i saken. 4

5 5

6 6

7 KLÆBU KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Klæbu KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM KLÆBU KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalget har i møte , sak 11/2012, behandlet Klæbu kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert , og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kroner ,-. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2011, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2011 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Klæbu kommunes virksomhet for 2011 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2011 slik det er avlagt. Klæbu den Jomar Aftret Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 7 1

8 Plan for forvaltningsrevisjon Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 011/12 Eva J. Bekkavik 216, &30 12/39-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Vedlegg Innspill fra Utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid vedr fokusområder forvaltningsrevisjon Innspill fra Utvalg for helse og omsorg til fokusområder forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Utrykte vedlegg: 1. Sak 4/2012: Kontrollutvalgets arbeid med overordnet analyse, behandlet av kontrollutvalget på møte den Overordnet analyse per februar (Unntatt off. 14, 16, 2.ledd) Saksutredning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planene skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. I 2011 har kontrollutvalget på bakgrunn av plan for forvaltningsrevisjon bestilt følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Barnevernstjenesten i Klæbu kommune. Resultatene fra undersøkelsene ble lagt frem for kommunestyret i mars Arbeidet frem mot forslag til plan for forvaltningsrevisjon i Kontrollutvalget fremmer i denne saken en ny plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget startet arbeidet med planen på sitt møte den 1. mars der utvalget gikk igjennom en overordnet analyse av den virksomheten som drives i regi av Klæbu kommune.. Saken legges frem for ny behandling på kontrollutvalgets møte den 3. mai der utvalget fremmer en ny plan med fokusområder for forvaltningsrevisjon for til kommunestyret. Kommunestyret er i henhold til kommuneloven øverste tilsynsorgan i Klæbu kommune og i henhold til loven er det kommunestyret selv som må vedta plan for forvaltningsrevisjon for

9 Kontrollutvalget har som mål å sørge for en så god forankring som mulig når det gjelder ny plan for forvaltningsrevisjon. I den forbindelse har kontrollutvalgets leder og sekretær vært i dialog med Utvalg for helse og omsorg og Utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid på deres møter i mars. Her ble det bedt om, fra kontrollutvalgets side, innspill om mulige fokusområder til forvaltningsrevisjon i Kontrollutvalget har også bedt formannskapet (jf. e-post av til ordfører) om å komme med relevante innspill på aktuelle fokusområder til plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget har i tillegg bedt om et møte (jf. e-post av ) med ordfører og rådmann for å få innspill til fokusområder, men det har ikke lykkes å få til et slikt møte før tidsfrist for utsending av sakspapirer til kontrollutvalgets møte 3. mai Ordfører og rådmann er invitert til å delta under kontrollutvalgets behandling av saken i dagens møte. Kontrollutvalget har mottatt innspill fra Utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid og Utvalg for helse og omsorg, samt fra fagansvarlig forvaltningsrevisjon hos Revisjon Midt-Norge IKS. Innspillene er satt opp som prioriterte fokusområder. I tillegg til de innspillene som er gitt fra utvalgene og revisjonen, har kontrollutvalgets sekretariat tatt med fokusområdene fra plan for forvaltningsrevisjon , som enda ikke er gjennomført, og satt disse under andre fokusområder som er av interesse. Med bakgrunn i den overordnede analysen, dialogen med oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og forvaltningsrevisor i Revisjon Midt-Norge IKS, samt innspill fra hovedutvalgene og ledelsen i Klæbu kommune, har kontrollutvalgets sekretariat formulert forslag til fokusområder for forvaltningsrevisjon for Plan for forvaltningsrevisjon inneholder flere fokusområder for forvaltningsrevisjon enn det som det ressursmessig sett er mulig å få gjennomført i denne perioden. Fokusområdene er beskrevet ytterligere i vedlagt utkast til plan for forvaltningsrevisjon for Det er så opp til kontrollutvalget og kommunestyret å foreta den endelige prioriteringen av hvilke områder som kontrollutvalget vil se nærmere på i perioden. Dersom det over tid oppstår forhold som gjør at prioriterte prosjekter blir uaktuelle, er det en fordel om kontrollutvalget har mulighet til å prioritere et annet prosjekt på lista. For å gjøre saksbehandlingen så smidig som mulig foreslår sekretariatet at kontrollutvalget ber kommunestyret om fullmakt til å foreta begrunnede omprioriteringer i planen dersom utvalget finner dette formålstjenlig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Klæbu kommune for Kontrollutvalget må i sitt møte 3. mai ta opp innspillene fra utvalgene og revisjonen, samt de gjenværende fokusområdene fra forrige plan, til diskusjon og prioritering. Etter at kontrollutvalget har behandlet planen legges saken frem for kommunestyret, som vedtar den endelige prioriteringen av forvaltningsrevisjonsarbeidet for disse to årene. 9

10 Klæbu kommune Rådmannen KonSek Midt-Norge IKS v/eva Bekkavik Pb 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Vår ref. Saksbehandler/enhet 12/ SLI/RÅD Deres ref. Dato Varsel om vedtak - Kontrollområder Utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid behandlet i møte sak 7/12. Følgende vedtak ble fattet: Utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritids vedtak Utvalg for oppvekst, kultur, idrett og fritid foreslår følgende kontrollområder: - Klarer skolene å følge opplæringsloven og gi alle barn tilpasset opplæring? Vi vet vi har knappe ressurser innenfor skolene, klarer vi å oppfylle loven jfr. opplæringsloven 1-3? - Barnehagene hvilken virkning har sykefraværet på tjenesteproduksjonen? Med hilsen Steinar Lianes fagsjef-politisk sekretariat Postadresse: Postboks KLÆBU Besøksadresse: Vikingvegen Klæbu Telefon: Telefaks: E-post: postmottak@klabu.kommune.no

11 Klæbu kommune Rådmannen KonSek Midt-Norge IKS v/eva Bekkavik Pb 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Vår ref. Saksbehandler/enhet 12/ SLI/RÅD Deres ref. Dato Varsel om vedtak - Kontrollområder Utvalg for helse og omsorg behandlet i møte sak 13/12. Følgende vedtak ble fattet: Utvalg for helse og omsorgs vedtak Utvalg for helse og omsorg foreslår følgende kontrollområder: - Undersøkelse av pasienttilfredsheten blant klæbyggen mht. kommunal legevakt. Med hilsen Steinar Lianes fagsjef-politisk sekretariat Postadresse: Postboks KLÆBU Besøksadresse: Vikingvegen Klæbu Telefon: Telefaks: E-post: postmottak@klabu.kommune.no

12 UTKAST TIL PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Klæbu kommune 12

13 Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Klæbu kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Klæbu kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngå å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplanen for kommunen som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsmelding. Klæbu kommunes langsiktige mål Klæbu skal være: - en selvstendig kommune som er aktiv i interkommunalt samarbeid - en aktiv næringskommune som er åpen for gode prosjekter - en grønn ressurs i Trondheimsregionen som gir mulighet til miljøbevisst livsstil - en kommune i vekst med vekt på tilpasset tjenestetilbud og bærekraftig utvikling - en god oppvekstkommune med gode nærmiljø og spennende kulturliv - en kommune som vektlegger dialog med innbyggere, brukere og ansatte (Målsettinger for kommunens virksomhet hentet fra Kommuneplan m/handlingsprogram ) En kommune i rask vekst På overordnet nivå er Klæbu kommunes utfordringer knyttet til befolkningsutvikling og statlige økonomiske rammebetingelser. Klæbu kommune har vært en kommune i vekst gjennom mange tiår, med en jevn stigning i befolkningstallet hvert år. Fra 4300 innbyggere i 1990 hadde kommunen pr vokst til et innbyggertall på Det er stor grunn til å anta at denne veksten vil vedvare i mange år fremover. Befolkningsfremskriving gjort av Statistisk Sentralbyrå tilsier at befolkningstallet i 2020 vil være rundt En utvikling som denne gir kommunen en rekke muligheter og har skapt et positivt bilde av en kommune hvor utvikling går i riktig retning. Veksten frem til nå og den som er forventet har imidlertid også en del utfordringer for kommunen. Spesielt gjelder dette kanskje tilrettelegging for boligbygging og fysisk infrastruktur, og det raskt voksende behovet for velferdstjenester hos befolkningen. Klæbu kommune er en av de kommunene i landet med relativt flest unge innbyggere, samtidig som vi er en av kommunene med relativt færrest eldre innbyggere. Dette gir kommunen store 13

14 utfordringer når det gjelder dimensjonering av tjenestetilbudet, samtidig som det til og med 2010 har gitt store utslag ved beregningen av statlige rammeoverføringer. Økonomi Lønnsoppgjøret i 2010 ble billigere enn forventet i budsjettet. I utgangspunktet var det avsatt 7,0 mill. kr til dekning av lønnsoppgjøret, mens de reelle merkostnadene i 2010 ble på 3,7 mill. kr. Klæbu kommune har i dag en lånegjeld som er relativt moderat sammenlignet med landsgjennomsnittet og gjennomsnittet av kommunene i Sør-Trøndelag. En post i balanseregnskapet som det vil være viktig å følge med framover er Akkumulert premieavvik pensjon. Denne posten har økt kraftig fra 2008 til Likviditeten (pengebeholdningen) i Klæbu kommune må fremdeles betraktes som anstrengt i perioder, selv om situasjonen har vært bedre i 2010 enn i Til tross for den lave inntektsveksten i perioden , er regnskapsresultatet for 2010 det beste siden Dette skyldes hovedsakelig effekten av de innsparingsrundene som har vært gjennomført de siste årene. Sammenlignet med budsjett for 2011 er det forventet en økning i driftsinntekter på over 26 mill kroner i Tilsvarende er budsjetterte driftsutgifter vel 21 mill. høyere enn i fjor. Det budsjetterte brutto driftsresultatet er dermed forventet å få en økning på rundt 5 mill., til i overkant av 23 mill. kroner i Fokusområder for forvaltningsrevisjon Tilpasset opplæring Barnehagene Undersøkelse av pasienttilfredsheten blant klæbyggen mht. kommunal legevakt Sykehjemmet Andre fokusområder som også er av interesse: Fremtidens skole Kunnskapsløftet Interkommunalt samarbeid Sykefravær Miljø og energi Økonomisk sosialhjelp Finansforvaltning Etterlever kommunen Plan- og bygningsloven 14

15 Klæbu kommune Plan for forvaltningsrevisjon for : Med bakgrunn i den overordnede analysen av Klæbu kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i : Tilpasset opplæring Klarer skolene å følge opplæringsloven og gi alle barn tilpasset opplæring? Vi vet vi har knappe ressurser innenfor skolene, klarer vi å oppfylle loven jfr. opplæringsloven 1-3? Barnehagene Barnehagene hvilken virkning har sykefraværet på tjenesteproduksjonen? Kommunal legevakt Undersøkelse av pasienttilfredsheten blant klæbyggen mht. kommunal legevakt. Sykehjemmet Tilbakeføringen av sykehjemmet til kommunen, hvordan er det håndtert? Andre fokusområder som også er av interesse: Fremtidens skole - Kompetanseløftet En ny Reform 2006 (Kunnskapsløftet) innen skolen setter krav til pedagogisk opplegg, kompetanse og skolebygg. I den sammenhengen kan det være aktuelt å se nærmere på hva kommunen har gjort, og vil gjøre, for å innfri intensjonene i "Kunnskapsløftet". I dette ligger blant annet å sikre undervisningspersonale tilstrekkelig kompetanse og videreutdanning (kompetanseløftet), sikre den enkelte elev en tilpasset opplæring ut fra kunnskap og forutsetninger, og sørge for en bygningsmasse som er tilpasset krav til pedagogisk opplegg. Kontrollutvalget kan i et forvaltningsrevisjonsprosjekt kartlegge status i arbeidet og skissere hva som gjenstår for å implementere Kunnskapsløftet i skolen i Klæbu kommune. Interkommunalt samarbeid Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. En annen side av interkommunale samarbeid er avtalene som ligger til grunn for samarbeidet. Er disse avtalene i henhold til lov og forskrift, og er det hensyntatt alle lover som et slikt interkommunalt samarbeid er underlagt? Sykefravær Klæbu kommune er en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv) og har således tatt særlig ansvar for tilrettelegging av arbeidsplassen og oppfølging av sine arbeidstakere. Sykefraværet i kommunen har likevel vist seg å være høyt i de siste årene, sykefraværet i kommunen som helhet var i 2009 på 11 %, og legger således beslag på en betydelig andel av arbeidskraftressursene i kommunen. 15

16 Hva er årsaken til det høye sykefraværet og hva kan gjøres for å begrense sykefraværet i Klæbu kommune fremover? Klæbu kommune har en egen IA-ressursgruppe som jobber med sykefraværet. Og kommunen har som et overordnet mål å redusere sykefraværet i kommunen med 30 % gjennom systematisk jobbing med arbeidsmiljø og ledelse i løpet av Kommunestyrets gjeldende vedtak tilsier maksimalt 7,7 % sykefravær i Et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen sykefravær er ikke høyaktuelt i 2010 fordi administrasjonen selv har tatt tak i dette, men kontrollutvalget vil allikevel ha den med i plan for forvaltningsrevisjon for å synliggjøre at dette er et området som er av stor betydning for kommunen. Miljø og energi Klæbu kommune har utarbeidet en Energi- og klimaplan, den har vært ute på høring og skal opp til politisk behandling i mai Målet for kommunen er reduserte utslipp, utvikling av fornybar energi og mer effektiv energibruk. Klæbu kommune har valgt målsettinger som bygger opp under Stortingets klima- og energimålsettinger. Det er definert fem overordnede mål for kommunens arbeid med energi- og klimatiltak: 1. Klimagassutslippene i 2020 skal være 10 % lavere enn i Vekst i totalt energiforbruk skal ikke overstige 20 % fram mot Enøk potensialet på 10 % skal realiseres innen Det skal være minimum 2,5 GWh mer vannbåren varme i Innen 2012 skal Klæbu kommune ha fylkets laveste energiforbruk pr m² i sin bygningsmasse. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til miljø og energi kan rettes mot å se hva det vil koste kommunen å oppfylle de overordnede målene? Er målene i denne planen realistiske (harmonerer de med mål ellers i Norge og i Europa)? Er kvalitetsmålene realistiske og tidsriktige? Økonomisk sosialhjelp Sosialtjenestens arbeid reguleres i første rekke av Lov om sosiale tjenester ( , nr 81), og flere sentrale forskrifter som er gitt i medhold av sosialtjenesteloven. Økonomisk stønad: personer som ikke kan sørge for sitt livsopphold gjennom arbeid eller ved å gjøre gjeldende økonomiske rettigheter, har krav på økonomisk stønad. Stønaden bør ta sikte på å gjøre vedkommende selvhjulpen, og kan gis som bidrag, lån, garanti for lån eller varer og tjenester. Selv om sosialtjenesten i Klæbu er en relativt liten del av virksomheten i kommunen er den en viktig del av den kommunale forvaltning. Økonomisk sosialhjelp er opprettet for å sikre svake grupper i samfunnet en verdig livssituasjon, og ikke minst for å bidra til at personer får hjelp til å klare seg selv. Sosialtjenesten skal forebygge sosiale problemer og hjelpe personer som har kommet i en vanskelig livssituasjon. Finansforvaltning Ny forskrift om kommunenes finansforvaltning vil tre i kraft 1. juli Forskriften regulerer kommunenes og fylkeskommunenes plassering av ledig likviditet og forvaltning av gjeldsporteføljen. Dette er penger som kommunene og fylkeskommunene forvalter på vegne av fellesskapet En av endringene er at kommunene og fylkeskommunene skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst én gang i hver kommunestyre- eller fylkestingsperiode. Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift. Det skal i kommunen eller fylkeskommunen være kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen eller fylkeskommunen kan utøve sin finansforvaltning i 16

17 tråd med sitt finansreglement. Dette gjelder også når kommunen eller fylkeskommunen kjøper finansforvaltningstjenester fra andre. Hva er status i arbeidet med utarbeidelsen av finansreglementet i kommunen, og har kommunen kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig? Hvordan skal Klæbu kommune forvalte sine midler i årene fremover? Etterlever kommunen Plan- og bygningsloven Har kommunen gode nok rutiner i reguleringssaker når det gjelder bygging i allerede etablerte boområder? Når varsling til omkringliggende områder blir gitt i forbindelse med bygging osv., er måten informasjonen blir gitt på god nok, slik at den som mottar informasjonen forstår den? Avslutning Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder mange flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 2 av prosjektene i denne perioden. Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i

18 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/12 Eva J. Bekkavik /25-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å skrive under på avtalene på utvalgets vegne. Vedlegg Avtale forvaltningsrevisjon 2012 Avtale finansiellrevisjon 2012 Utrykt vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. 18

19 Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 92. Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Avtalene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har blitt fordelt til Klæbu kommune. Rapportering på ressursbruken har vært diskutert mellom KonSek Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS. Revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere ressursbruk til kontrollutvalgene på prosjektnivå, og at samlet forbruk for Klæbu kommune rapporteres årlig til Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap. Timetall for 2012 For 2012 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 290 timer, mot 280 i Ramme til forvaltningsrevisjon for 2012 er satt til 310 timer, mot 317 i Det legges opp til et revisjonsomfang på nivå med Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene gir informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, det er lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i 2011, og kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for

20 20

21 21

22 22

23 23

24 Orientering om aktuelle saker Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/47-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 24

25 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/47-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. S Vedlegg Tilbakemelding vedr. Fylkesmannens tilsynsrapport på barnevern Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Vedr. revisjonsrapport Skatteoppkreverfunksjonen Trondheim og Klæbu kommuner Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu kommuner 2011 Tilbakemelding på stedlig kontroll av skatteoppkreveren 2011 Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Tilbakemelding på stedlig kontroll av skatteoppkreveren Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen I Trondheim og Klæbu kommuner Tilbakmelding på stedlig kontroll av skatteoppkreveren Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjon på høring tatus og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjon på høring. Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Brev fra Klæbu kommune, datert , vedr. tilbakemelding fra Fylkesmannens på tilsynsrapport innen barnevern. 2. Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen 3. Brev fra Skattetaten til Kemnerkontoret, datert , vedr. revisjonsrapport Skatteoppkreverfunksjonen Trondheim og Klæbu kommuner 4. Skatteetatens rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu kommuner Kemnerkontorets tilbakemelding på stedlig kontroll av skatteoppkreveren Skattetatens rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Kemnerkontorets tilbakemelding på stedlig kontroll av skatteoppkreveren Skatteetatens rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Trondheim og Klæbu kommuner Kemnerkontorets tilbakmelding på stedlig kontroll av skatteoppkreveren 25

26 Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjons på høring, brev fra Revisjon Midt-Norge IKS til alle kontrollutvalgene i IKSsamarbeidet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Klæbu kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Eva J. Bekkavik 033, &17 12/47-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 57 Saksnr 015/12