Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden

Transkript

1 Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden 1. Bakgrunn Forsvaret har i løpet av det siste året utført en omfattende gjennomgang av anskaffelsesfunksjonen. Gjennomgangen har vært utført både internt i Forsvarssektoren og i samarbeid med eksterne konsulentselskaper. Blant annet har McKinsey & Company Inc. utarbeidet en rapport i samarbeid med Forsvarsdepartementet (FD) som inneholder anbefalte tiltak knyttet til anskaffelsesfunksjonen. Utredningene konkluderte med at anskaffelsesområdet i Forsvaret anses relativt umodent, og identifiserte behov for en betydelig profesjonalisering og kompetanseheving på enkelte områder. Samtlige utredninger identifiserte følgende behov og tiltak; systematisk styring av de viktigste produktkategoriene, vesentlig forbedring av datakvaliteten, implementere felles operasjonelle praksiser understøttet av et kompetanseløft og konsolidere og samlokalisere innkjøpsorganisasjonen. De nevnte tiltak er avgjørende for organisasjonens mulighet til å kunne realisere det gevinstpotensialet som ligger i en profesjonalisering av anskaffelsesfunksjonen. På bakgrunn av de nevnte funnene har Forsvarssjefen (FSJ) besluttet at anskaffelsesfunksjonen skal sentraliseres. Dette vil gjelde hele anskaffelsesmiljøet i Forsvaret. Prosessen er delt i to faser. Fase 1 består av en sentralisering av anskaffelsesmiljøet i FLO. I denne fasen har sjef FLO overført Driftsanskaffelsesavdelingen (DA) fra en divisjon over til FLO Stab sentralt og planlegger videre å styrke den sentrale anskaffelsesfunksjonen. Fase 2 består av en sentralisering av det lokale anskaffelsesmiljøet i hele Forsvaret og innebærer at antall lokale innkjøpere reduseres og at lokale fullmakter begrenses. Arbeidet med begge fasene er påbegynt og skal videre utredes og implementeres i 2016 og Fase 1 Sentralisering av sentral anskaffelsesfunksjon i FLO Fase 2 Sentralisering av anskaffelsesfunksjon i Forsvaret Anskaffelsesfunksjonen i Forsvaret er med dette i endring. FSJ har gitt FLO oppdrag og fullmakter til å effektivisere innkjøpsvirksomheten i samsvar med overnevnte faser. I dette arbeidet har FLO behov for å kontrahere et prosjektteam bestående av konsulenter med spisskompetanse som skal bistå med å bygge opp en helhetlig, profesjonell og effektiv anskaffelsesfunksjon. Konsulentene skal sammen med FLOs ansatte, bidra til å analysere og implementere konkrete løsninger som skal gi varige gevinster. 2. Om Kunden FLO er en profesjonell leverandør av vedlikeholds- og forsyningstjenester til Forsvaret, og har ansvaret for alle driftsanskaffelser til Forsvaret. For å ivareta sin rolle som profesjonell leverandør søker FLO til enhver tid å øke organisasjonens produktivitet og målsetting om å være en konkurransedyktig leverandør for Forsvaret. FLO gjennomfører driftsanskaffelser for ca. 9 MRD i året og innkjøp sees på som et strategisk viktig virkemiddel for å kunne ivareta Forsvarets operative evne. En effektiv og målrettet anskaffelsesfunksjon kan bidra til at Forsvarets øvrige ressurser frigjøres og dreies mot operativ evne og styrkeproduksjon. FLO skal fortsette arbeidet med fornying og forbedring, slik at organisasjonens kvalitet og leveringsevne samsvarer med de strukturendringene som til enhver tid gjøres i Forsvaret. Side 1 av 6

2 3. Måloppnåelse Prosjektet som skal etableres skal bidra til å overføre og bygge opp målrettet kompetanse og fremme verdiskaping i anskaffelsesfunksjonen i FLO og etablere det rammeverk nødvendig for å kunne benytte anskaffelser som et strategisk virkemiddel. Målet med prosjektet er å profesjonalisere og effektivisere anskaffelsesfunksjonen og på denne måten styrke Forsvarets operative evne. Profesjonaliseringen skal bidra til verdiskapning gjennom blant annet bedre anskaffelser, reduksjon av antall avvik og realisasjon av gevinster. For en bedre forståelse av bistanden som søkes vil vi, i punkt 3.1 til 3.5, beskrive sentrale delområder for ønsket måloppnåelse for prosjektarbeidet og konsulentbistanden. Bistandsavtalen som inngås er ment å dekke et totalt behov for konsulentbistand innen prosjektets rammer. Bistandsavtalen må i denne sammenheng oppfattes som dynamisk etter hvert som behov identifiseres og tiltak implementeres. Bistanden vil derfor også kunne omfatte annet enn de konkretiserte delområdene som skisseres nedenfor, både teknisk og materielt. Bistandsavtalen er ikke eksklusiv. 3.1 Leverandørstyring Konsulenten skal bistå FLO med å utvikle og innføre et egnet system for kategoristyring med tilhørende verktøy (blant annet innkjøpskube). Systemet skal være egnet til å vurdere gevinstoppnåelse gjennom bruk av blant annet innovasjon (innovative anskaffelser), konseptutvikling, konsolidering av innkjøp og reduksjon av leverandørbaser. For hver kategorigruppe skal Konsulenten, i samarbeid med FLO, utarbeide egnede kategoristrategier. Konsulenten skal gjennomføre benchmarking og bidra til å skape forståelse for beregningsmetodikk i organisasjonen. Videre skal Konsulenten forestå og følge opp implementering av de avtalte strategiene for de ulike kategorigruppene. I tillegg til kategoristyring skal Konsulenten bistå med å strukturere informasjon om Forsvarets nøkkelleverandører og bistå FLO med å utvikle og implementere Supplier Performance Management. Formålet med overnevnte tiltak er å sikre en helhetlig planlegging og oppfølging av kategorigrupper i FLO, øke rammeavtaledekningen og sikre optimal kontraktforvaltning. Dette skal videre bidra til at FLO kan identifisere og iverksette tiltak som kan redusere kostnader. 3.2 Styring av bestillinger Konsulenten skal bistå med å revidere og videreutvikle eksisterende anskaffelsesprosedyrer for å redusere avvik knyttet til etterlevelse av lov, forskrift og Forsvarets interne regelverk. Konsulenten skal bistå med å utvikle og implementere en innkjøpshåndbok med klare fullmaktstrukturer og retningslinjer. 3.3 Prestasjonsstyring Side 2 av 6

3 Konsulenten skal utvikle og eventuelt implementere et styringsverktøy for anskaffelser (Procurement Dashboard) som skal gi strategisk oversikt og mulighet til å evaluere på detaljnivå (Key Performance Indicator (KPI) / Performance Indicator (PI)). Blant annet skal det utarbeides PI per rolle. Styringsverktøyet skal også kunne identifisere og følge opp forbedringsområder, herunder etablere basislinjer for vurdering og oppfølging av kostnadsreduksjoner. Ved etablering av styringsverktøyet skal Konsulenten gjennomgå relevant masterdata for leverandører og bidra til å forbedre datakvaliteten i SAP. For å sikre videre forbedringer skal Konsulenten bidra med å videreutvikle og implementere et kvalitets- og et risikostyringssystem for anskaffelsesprosessen. 3.4 Styring av innkjøpsprosessen Basert på resultater fra modenhetsanalyser av anskaffelsesfunksjonen skal Konsulenten skissere og eventuelt implementere forbedrede anskaffelsesprosesser. Konsulenten skal sammen med FLO gjennomføre strategisk analyse og utarbeide et strategidokument som beskriver anskaffelsesenhetens langsiktige prioriteringer i et 3-5 års perspektiv. 3.5 Strategisk kompetanseutvikling Konsulenten skal bistå med å identifisere, analysere og kartlegge anskaffelses- og innkjøpsmiljøets fremtidige kompetanse- og dimensjonsbehov. Deretter skal Konsulenten tilrettelegge for kontinuerlig opplæring og kompetanseutvikling i anskaffelsesmiljøene gjennom blant annet klasseromsundervisning, «on-the-job training» og utvikling av E- læringsløsninger. 3.6 Styring av anskaffelsesmiljøene Basert på analysefunn skal Konsulenten foreslå en eventuell justering av organisasjonsstrukturen som ivaretar behovet for sentrale- og lokale anskaffelsesfunksjoner, støttefunksjoner og tverrfaglig samarbeid innenfor anskaffelsesprosesser. 4. Prosjektets faser og varighet Prosjektet deles inn i følgende faser: 1. Strategi (analyse og design) 2. Pilotering 3. Utrulling/implementering Bistanden består av tre faser, hvorav fase 2 og 3 vil besluttes gjennomført dersom FLO er tilfreds med gjennomføring av fase 1. Formålet med fase 1 er å gjennomføre fullstendig analyse av anskaffelsesfunksjonen i FLO med den hensikt å etablere basislinjer for vurdering og oppfølging av kostnadsreduksjoner. Fase 1 skal resultere i et forslag til strategi og design, med konkrete og varige tiltak og gevinstrealiseringsplaner for anskaffelsesfunksjonen. Side 3 av 6

4 Formålet med fase 2 er å teste skissert strategi og design ved å implementere dette innen begrensede områder (pilotering). Fase 2 skal avklare behov og mulighet for videre tilrettelegging, justering og tilpasning før full implementering. Formålet med fase 3 er å implementere strategi og design, med eventuelle justeringer etter pilotering, i hele anskaffelsesmiljøet i FLO. En sentral del av fase 3 er kompetanseoverføring fra prosjektet til FLO. Avtalens minimumsvarighet er avgrenset til fase 1 og har en estimert varighet på 6 til 12 måneder. På grunn av prosjektets kompleksitet og dynamikk, vil varigheten på de øvrige prosjektfasene, fase 2 og 3, være avhengig av resultatene i fase 1 (se Del 2 Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden og Bilag 2 Prosjekt og fremdriftsplan). Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ensidig å forlenge avtalen én eller flere ganger. Avtalens maksimale varighet, inkludert opsjoner, er 4 år. Det presiseres at dette er et estimat og ikke bindende for FLO. Uttaket av konsulenter vil derfor variere og styres av FLO, både med hensyn til antall konsulenter og kompetanse som er involvert i prosjektet. 5. Leverandørklarering Prosjektet skal hovedsakelig utføres ved FLOs lokasjoner i Oslo-/ Kjellerområdet. Det kan imidlertid oppstå behov for at Konsulenten også utfører deler av oppdraget på egen lokasjon. Oppbevaring av sikkerhetsgradert informasjon i Konsulentens lokaler skal være godkjent av Forsvaret. Dersom FLO anser dette som hensiktsmessig vil det innebære at Konsulentselskapet må leverandørklareres, og det må inngås en separat sikkerhetsavtale mellom partene for behandling av gradert informasjon, se Bistandsavtalen punkt og Bilag 10 Sikkerhetsavtale med graderingsspesifikasjon og Bilag 11 Egenopplysninger i forbindelse med leverandørklarering. 6. Krav til konsulentene Prosjektet skal gjennomføres av et prosjektteam bestående av konsulenter og ansatte i FLO. Konsulentene må påregne å måtte arbeide parallelt med flere delleveranser på tvers av prosjektfasene. Alle delleveranser skal avsluttes med en sluttrapport som skal godkjennes av styringsgruppen. Styringsgruppen består av ansatte på ledernivå i FLO. Kompetansenivåer: Konsulent: Minimum 0-2 års erfaring. Seniorkonsulent: Minimum 2-5 års erfaring Rådgiver: Minimum 5-8 års erfaring Seniorrådgiver: Minimum 8 års erfaring For utførelse av Bistanden skal Konsulenten tilby et kjerneteam bestående av 5 konsulenter som kan benyttes i prosjektet, hvorav minimum 50 % av teamet skal bestå av seniorrådgivere. Med seniorrådgiver menes i denne sammenheng konsulenter med mer enn 8 års erfaring innen relevante fagområder. Side 4 av 6

5 Konsulenten skal i avtaleperioden søke å prioritere kjerneteamet til bruk i dette prosjektet. Konsulenten skal i tillegg tilby et back-up team bestående av 3 konsulenter som kan tre inn i prosjektet ved ytterligere behov. Konsulentenes rolle vil gradvis reduseres etter hvert som organisasjonen utvikles og overtar prosjektet. Konsulenten skal sørge for en sømløs kompetanseoverføring til FLO. Med sømløs kompetanseoverføring menes eksempelvis: undervisning, erfaringsutveksling og implementering av kompetanse fra prosjektet til FLO, med gradvis nedskalering av konsulentbistand og overføring av ansvar. Kjerneteamet skal samlet sett inneha spisskompetanse og praktisk erfaring innen følgende kompetanseområder: - Kategoristyring - Strategisk innkjøp og omstillingsprosjekter innenfor innkjøp - SAP og støtteverktøy - Organisasjonsutvikling og kompetanseheving - Prosessforbedring innen anskaffelser - Lov og regelverk innen offentlige anskaffelser Back-up teamet skal ha spisskompetanse og praktisk erfaring innen deler av overnevnte områder. Kjerneteamet bør ha linjeledererfaring fra innkjøpsvirksomhet i tillegg til erfaring fra rådgivning og prosjektledelse. Tilbudte konsulenter skal kunne sikkerhetsklareres til nivå Hemmelig. 7. Utarbeidelse av tilbud Basert på beskrivelsen av ønsket måloppnåelse i punkt 3 skal Konsulenten redegjøre for hvordan konsulentbistanden bør utføres for optimal måloppnåelse. Konsulentens redegjørelse bør berøre alle skisserte delområder. I denne sammenheng skal Konsulenten også skissere: - arbeidsplan og metode - prosjektstruktur og undergrupperinger - ressursfordeling og tilgjengelighet I tillegg skal Konsulenten beskrive hvordan Konsulenten vil ivareta en sømløs kompetanseoverføring til FLO. For alle tilbudte 8 konsulenter skal Konsulenten dokumentere formal- og realkompetanse gjennom CV og gi en kort beskrivelse av konsulentenes egnethet for prosjektet (maksimalt 3 A4-sider per konsulent). Det må synliggjøres i CV hvordan konsulentene som tilbys oppfyller kravene til kompetansenivå som nevnt i punkt 6. For kjerneteamet, bestående av 5 konsulenter, skal Konsulenten gi en overordnet redegjørelse for teamsammensetningen hvor det blant annet fremgår hvordan konsulentene utfyller hverandre kompetanse- og erfaringsmessig. Det må klart fremgå hvilke konsulenter som skal inngå i kjerneteamet og hvilke som skal inngå i back-up teamet. Det er kun konsulentene som inngår i kjerneteamet som vil være gjenstand for evaluering i henhold til tildelingskriteriet «TK 2 Kompetanse», se Regler for anskaffelsen punkt 6.1. Side 5 av 6

6 Konsulenten skal fylle ut Bilag 3 Administrative bestemmelser og Bilag 4 Pris- og prisbestemmelser som skal utgjøre en del av tilbudet. Side 6 av 6