VENSMOEN EIENDOM AS ENTREPRISE: KOMPLETT GRUNNVARMEANLEGG MED ENERGIBRØNNER DEL 1: KONKURRANSEBESKRIVELSEN. Vensmoen Eiendom AS - bistand grunnvarme

Transkript

1 VENSMOEN EIENDOM AS Vensmoen Eiendom AS - bistand grunnvarme ENTREPRISE: KOMPLETT GRUNNVARMEANLEGG MED ENERGIBRØNNER DEL 1: KONKURRANSEBESKRIVELSEN UTGAVE:0 DATO:

2 2 DOKUMENTINFORMASJON Oppdragsgiver: Vensmoen Eiendom AS Dokumenttittel: Del1_anskaffelser Oppdrag: Vensmoen Eiendom AS - bistand grunnvarme Oppdragsleder: Randi Kalskin Ramstad Skrevet av: Henrik Holmberg Arkiv-ID: Kvalitetskontroll: Trond Arne Bonslet

3 1. INNBYDELSEN... 5 Kort om anskaffelsen... 5 Kort om oppdragsgiver... 6 Forbehold om tillatelser eller finansiering ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONKURRANSEREGLER... 7 Anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse... 7 Konkurranseregler... 7 Kunngjøring... 7 Tilbudsåpning GRUNNLAG FOR TILBUDET... 8 Konkurransegrunnlagets oppbygging... 8 Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget Befaring og informasjonsmøte KRAV TIL TILBUDET... 9 Tilbudets utforming Organisering av tilbudsdokumentene Språk... 9 Tilbudets innhold Avvik og forbehold Alternative tilbud Deltilbud... 9 Offentleglova... 9 Levering av tilbudet Leveringsadresse Innpakning, format og kopier Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tilbudskostnader KVALIFIKASJONSKRAV Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling Tilbyderens økonomiske og finansielle soliditet Tilbyderens tekniske og faglige kapasitet TILDELING Kriterier Evaluering Pris Gjennomføringsevne Kvalitet... 14

4

5 1. INNBYDELSEN Vensmoen Eiendom AS innbyr tilbydere til å delta i konkurransen om entreprisen Nytt grunnvarmeanlegg til Vensmoen Eiendom. Kort om anskaffelsen Det skal etableres et nærvarmeanlegg basert på varmepumpe og energibrønner i Vensmoen i Saltdal kommune. Varmepumpen skal plasseres i hovedbygget til Vensmoen Eiendom (det gamle tuberkulosesanatoriet) og skal hente varme fra en ny brønnpark som skal etableres. Varmepumpen skal integreres med det eksisterende varmeanlegget som per i dag er basert på 2 stk. oljekjeler, disse vil bli stående som reserve og spisslast. Nærvarmeanlegget skal i tillegg til hovedbygget tilkoble de nærliggende bygningene Knaggen og vedsentralen. Entreprisen er et samarbeid mellom Vensmoen Eiendom AS som eier hovedbygget og Saltdal kommune som eier bygningene Knaggen og vedsentralen. Her er en oversikt over prosjektet: Installasjon og integrering av 225 kw væske-væske varmepumpe i hovedbygg komplett med sirkulasjonspumper, rørdragning, regulering og armaturer. Etablering av komplett brønnpark bestående av totalt 23 energibrønner (3 eksisterende + 20 stykk nye 250 meter dype). Komplett trase inkl. grøft mellom hovedbygg og energibrønner bestående av: o Varmebærarledning 200 mm PE100 SDR17 ca. 290 m o Varmebærarledning 125 mm PE100 SDR17 ca. 220 m o 2 prefabrikkerte samlekummer, 2 x DN1200 o Preisolert varmebærarledning 40 mm PE100 SDR17 ca m Komplett trase inkl. grøft mellom hovedbygg og Knaggen samt Vedsentralen o Preisolert varmebærarledning DN 80 ca. 200 m o Preisolert varmebærarledning DN 50 ca. 100 m Ny kurs for Knaggen/Vedsentralen med egen sirkulasjonspumpe i hovedbygg varmesentral. Innføring av varmebærarledning samt tilkobling i Knaggen og Vedsentralen. Innføring av varmebærarledninger samt tilkobling i hovedbygg. Nytt komplett opplegg for bioolje til eksisterende oljekjeler i hovedbygg Opsjon - Fjerning av nedgravde oljetanker 2 x 25 m 3 Opsjon - Rehabilitering av pipa til Oljekjeler i hovedbygg Entreprisen omfatter et komplett anlegg som skal in-reguleres og driftsettes for overlevering.

6 Kort om oppdragsgiver Entreprisen er et samarbeid mellom Vensmoen Eiendom AS som eier og drifter Vensmoen hovedbygg og Saltdal kommune som eier og drifter Knaggen og Vedsentralen. Forbehold om tillatelser eller finansiering Oppdragsgiver tar forbehold om at kontrakt ikke vil bli inngått dersom det ikke blir bevilget finansiering fra Saltdal kommune og fylkesmannen i Nordland fylke.

7 2. ANSKAFFELSESPROSEDYRE OG KONKURRANSEREGLER Anskaffelsesprosedyre Åpen anbudskonkurranse Konkurransen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse. Ved åpen anbudskonkurranse har alle leverandører rett til å inngi tilbud. I slike konkurranser gjelder et generelt forhandlingsforbud, jfr. FOA 12-1 og Som hovedregel vil oppdragsgiver foreta avklaringer ved spørsmål og svar per post, dvs. ikke ved å avholde møte Konkurranseregler For denne konkurransen gjelder Lov om offentlige anskaffelser med til hørende forskrift. Kunngjøring Konkurransen kunngjøres på Doffin. Tilbudsåpning Tilbyderne vil ikke få adgang til å være tilstede ved åpning av tilbudene og tilbyderne vil heller ikke få tilsendt utskrift av protokollen.

8 3. GRUNNLAG FOR TILBUDET Konkurransegrunnlagets oppbygging Dette konkurransegrunnlaget har en oppbygning i henhold til NS 3450:2015, Konkurransegrunnlag for bygg og anlegg redigering og innhold. Etter denne standarden er konkurransegrunnlaget delt i to dokumenter: - Del I, Konkurransebeskrivelsen (dette dokumentet) - Del II, Kontraktsgrunnlaget. Spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget. Tilbyderne kan henvende seg til Asplan Viak v/ Henrik Holmberg på e-post henrik.holmberg@asplanviak.no dersom de finner uklarheter i konkurransegrunnlaget. Svar på spørsmål vil bli publisert på Doffin. Spørsmål må foreligge senest en uke før tilbudsfristen. Befaring og informasjonsmøte Det vil bli arrangert felles befaring i forbindelse med denne anskaffelsen. Dato: 21 januar Oppmøte: kl Vensmoen Hovedbygg.

9 4. KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming Organisering av tilbudsdokumentene Tilbudet skal ha følgende innhold: 1. Signert tilbudsbrev med pris og eventuelle forbehold 2. Dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, se kapittel 5 3. Komplett utfylt teknisk massebeskrivelse. 4. Samtlige vedlegg i henhold til tabell 4 i kapittel Språk Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudets innhold Avvik og forbehold Eventuelle avvik og forbehold skal angis i tilbudsbrevet Alternative tilbud Det gis ikke anledning til å gi alternative tilbud. Eventuelle alternative tilbud vil derfor bli behandlet som tilbud med avvik fra konkurransegrunnlaget Deltilbud Det er ikke anledning til å gi deltilbud Offentleglova I henhold til 23 i lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemnd av 19. mai 2006 nr. 16 («Offentleglova»), er tilbud unntatt offentlighet kun frem til leverandør er valgt. Oppdragsgiver har taushetsplikt om forretningshemmeligheter i tilbudene, jf. anskaffelsesforskriftens 3-6. Ved begjæring om innsyn i leverandørens tilbud vil Oppdragsgiver ta kontakt med leverandøren for å avklare hvilke opplysninger som er å anse som forretningshemmeligheter. Oppdragsgiver har plikt til å gjøre en selvstendig vurdering av hva som er omfattet av taushetsplikten, og leverandørens vurderinger kan derfor ikke automatisk legges til grunn. Levering av tilbudet Leveringsadresse Tilbudet skal sendes per post til følgende adresse: Stjørdal Værnesgata 17, 7503 Stjørdal Eller leveres direkte på følgende adresse: Værnesgata 17, 7503 Stjørdal

10 Innpakning, format og kopier Det skal leveres ett originaltilbud, samt en elektronisk kopi på minnepenn. Tilbudet leveres i lukket, nøytral konvolutt. Konvolutten skal merkes «Tilbud xxxxx Nytt grunnvarmeanlegg til Vensmoen Eiendom». Priser skal leveres i papirutgaven av tilbudet og elektronisk på filformatet *.gap. Tilbudet må ikke sendes på e-post Tilbudsfrist Tilbudsfrist er mandag 15 Februar 2016 kl 12:00 Tilbudet skal foreligge på leveringsadressen (se pkt ) innen fristens utløp. Det er tilbyders ansvar å overholde denne fristen. For sent innkomne tilbud vil bli returnert til avsender. Vedståelsesfrist Tilbyder skal vedstå seg sitt tilbud til Søndag 15 Mai 2016 kl 12:00 Tilbudskostnader Tilbyder dekker selv sine tilbudskostnader.

11 5. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjon forutsetter at alle krav som stilles til tilbyder i dette kapittelet er oppfylt. Alle som er kvalifiserte deltar i konkurransen. Tilbyder skal dokumentere sine kvalifikasjoner ved å vedlegge dokumentasjonen som spesifiseres i avsnittene 5.1, 5.2 og 5.3. Tabell 1 Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav (K) D: Dokumentasjon Skatteattester Obligatorisk krav for norske leverandører. Attest for skatt og merverdiavgift. (ikke eldre enn 6 mnd.) Vedlegg K1 Foretak Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske firmaer: Firmaattest. Utenlandske firmaer: Attester for registrering i faglige register som er bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. Vedlegg K2 Dersom to eller flere firmaer går sammen om å levere felles tilbud, må ALLE levere ALL etterspurt dokumentasjon. Dette gjelder også for eventuelt bruk av underentreprenører. Tabell 2 Tilbyderens økonomiske og finansielle soliditet A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav (K) D: Dokumentasjon Økonomi Foretaket skal ha en tilfredsstillende økonomi for å gjennomføre kontrakten. Foretakets årsregnskap, eller utdrag fra dette, for de siste tre år. Dersom leverandøren ikke kan fremlegge ovennevnte dokumentasjon, eller ønsker å dokumentere at denne gir et misvisende bilde av leverandørens økonomiske situasjon, skal han godtgjøre for sin økonomiske og finansielle stiling ved hjelp av ethvert annet dokument som har relevans til foretakets regnskapstall/økonomi. Leverandøren skal særlig begrunne hvorfor den etterspurte dokumentasjon evt. ikke kan leveres eller gir et misvisende bilde. Vedlegg K3

12 Tilbyderens tekniske og faglige kapasitet Tabell 3 A: Kriterier B: Krav C: Dokumentasjonskrav D: Dokumentasjon Arbeider / leveranser, fagpersonell m.m. Foretaket skal ha tilfredsstillende tekniske og faglige kvalifikasjoner Oversikt over foretakets viktigste leveranser / arbeider de siste fem årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker (minimum 3 leveranser) Vedlegg K4 Dersom foretaket nylig er oppstartet slik at det ikke kan fremlegge ovennevnte dokumentasjon, kan foretaket godtgjøre sine tekniske og faglige kvalifikasjoner ved personlige erfaringer fra nøkkelroller ved gjennomføring av aktuelle prosjekter i tidligere arbeidsforhold. KS Foretaket skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Beskrivelse av foretakets kvalitetsstyringssystem inkludert aktuelle sertifikater. Vedlegg K5

13 6. TILDELING Kriterier Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig ut fra nedenstående tabell. Tabellen viser en oversikt over tildelingskriteriene, hvordan evaluering gjennomføres og hvilken dokumentasjon som er nødvendig for å evaluere tilbudene. Det er positivt for tilbyder å levere god og omfattende dokumentasjon, da det kun er dokumentasjonen som foreligger i forbindelse med denne konkurransen som kan benyttes i evalueringen. Manglende dokumentasjon, som innebærer at det aktuelle tildelingskravet ikke kan vurderes, vil føre til avvisning. Tabell 4 A: Kriterier B: Vekt C: Dokumentasjonskrav D: Tilbudsvedlegg Pris 60% Utfylt mengdebeskrivelse Vedlegg T1 (konkurransegrunnlagets del II Konkurransegrunnlaget) med opplysninger om enhetspriser Gjennomføringsevne 25% Beskrivelse av hvordan Vedlegg T2 oppdraget forstås og er tenkt løst. Fremdrift med milepeler skal presenteres i en fremdriftsplan. Redegjørelse for tilbyderens Vedlegg T3 prosjektorganisasjon for å løse dette oppdraget med navn på alle nøkkelpersoner for dette oppdraget. CV for alle nøkkelpersoner i dette oppdraget som angir formell utdannelse og arbeidserfaring. Vedlegg T4 Kvalitet Funksjonalitet vurdert i forhold til: Drift/vedlikehold Driftssikkerhet Teknisk kvalitet vurdert i forhold til: Materialvalg Kvalitet på utstyr/komponenter 15% Arrangementstegninger av tilbudt løsning. Kurver som dokumenterer virkningsgrad for pumper og motorer. Beskrivelse av teknisk løsning med hensyn på drift/vedlikehold og hensyn på driftssikkerhet (utforming av sump, innløp, type pumper/pumpehjul, fritt gjennomløp, turtall mm). Spesifikasjoner av tilbudt utstyr innenfor følgende områder: Varmepumpe, pumper, regulator (controller). Vedlegg T5 Vedlegg T6 Vedlegg T7 Evaluering Ved evalueringen vil det bli benyttet en poengberegning som beskrevet i det følgende og der tilbudet med høyest score vil bli vurdert som det økonomisk mest fordelaktige. TS N = PS N x 0,6 + GS N x 0,25 + KS N x 0,15

14 TS = Total Score PS = Pris Score GS = Score på gjennomføringsevne KS = Score på kvalitet Pris Pris vil være summen av de priselementer som inngår i tildelingskriteriet. Det skal benyttes poengskala Beste pris, dvs. laveste pris, gis 10 poeng. Pris som er >100 % høyere enn laveste pris, gis 0 poeng. For mellomliggende priser beregnes poengtallet, PN, lineært med følgende formel: PS N = 10 (1- (P N P 1)/P 1) Der P 1 og P N er prisen for henholdsvis beste tilbud og aktuelt tilbud. Poengene avrundes normalt til en desimal, men ved liten prisforskjell benyttes så mange desimaler som nødvendig for å skille mellom tilbudene Gjennomføringsevne Basert på dokumentasjon av oppgaveforståelse, redegjørelse av prosjektorganisasjon og erfaring til nøkkelpersonells tiltenkte roller i dette oppdraget, gis en score fra Det benyttes normalt en desimal Kvalitet Kriteriet vil omfatte følgende underkriterier og poengsystem: 1. Funksjonalitet o Det vil bli vurdert hvordan den tilbudte løsningen er tilrettelagt med hensyn på: Drift og vedlikehold Driftssikkerhet o Poengskala 0 5. Løsningen med best funksjonalitet gis 5 poeng og de øvrige rangeres skjønnsmessig i forhold til det. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes er avhengig av hvor dårlig dårligste løsning er i forhold til beste. 2. Teknisk kvalitet o Følgende inngår i vurderingen: Materialvalg Kvalitet på utstyr og komponenter Grad av utprøvd løsning o Poengskala 0 5. Løsningen med best teknisk kvalitet gis 5 poeng og de øvrige rangeres skjønnsmessig i forhold til det. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes er avhengig av hvor dårlig dårligste løsning er i forhold til bete. En ser da at kriteriet samlet for en poengskala 0 10 og at de 2 underkriteriene får samme vekt. Maksimal total score for kriteriet vil være 10 poeng (2 x 5).