Møteinnkalling. Formannskapet. Dagsorden. Utvalg: Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen. Dato: Tidspunkt: 10:00

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Formannskapet Dato: Tidspunkt: 10:00 Rådhuset, Formannskapssalen Forfall med angivelse av forfallsgrunn bes meddelt politisk sekretariat telefon , e-post: så tidlig at vararepresentant kan innkalles med rimelig varsel. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. Dagsorden Godkjenning av innkalling, saksliste, protokoll fra og Side 1

2 Saksliste Saksnr PS 11/1 PS 11/2 PS 11/3 PS 11/4 PS 11/5 PS 11/6 PS 11/7 PS 11/8 Innhold Vurdering av lovlighetskontroll i sak PS 10/164. Påkrav kausjonsansvar for Bodø Glimt Kjøp av Aspmyra stadion Kulturkvartalet - planlegging av drift Kommunedelsutvalg i Bodø kommune - status og vurdering Innspill til regional planstrategi Saltvern skole, parkeringsløsning Søknad til Fylkesmannen om midler til styrking av barnevernet Tilskuddssatser for ikke-kommunale barnehager PS 11/9 Utbyggingsavtale - Algarveien 10 PS 11/10 PS 11/11 PS 11/12 PS 11/13 PS 11/14 PS 11/15 PS 11/16 PS 11/17 Ørntuva 16 - Utbyggingsavtale Rensåsgata Utbyggingsavtale Kvartal 98 - Overordnet utbyggingsavtale Kvartal 98 B13 - Utbyggingsavtale - delavtale Speiderveien Utbyggingsavtale Søknader om fritak for eiendomsskatt Grunnlaget for betalingsregulativ teknisk avdeling for byplan-, byggesaks- og geodatakontorene Universitetsgata, endring av veinavn Bodø, 18. januar 2011 Odd-Tore Fygle (AP) Ordfører Linda K. Storjord formannskapssekretær Side 2

3 Økonomikonto Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 11/1 Formannskapet Bystyret Vurdering av lovlighetskontroll i sak PS 10/164 Påkrav kausjonsansvar for Bodø Glimt Sammendrag Formannskapet Bodø kommune har i sitt møte av behandlet sak Påkrav kausjonsansvar for Bodø Glimt (PS 10/164). Saken ligger som trykt vedlegg 1. Folkevalgte representanter Tom Cato Karlsen (Frp), Øystein Wik (Frp) og Knut Hernes (Frp) ber i sitt brev av om lovlighetskontroll av saken. Brevet ligger som trykt vedlegg 2. Rådmannen har vurdert spørsmålet om lovlighetskontroll, og finner å anbefale bystyret å avvise dette kravet på formelt grunnlag. Saksopplysninger Kommunen fikk melding om mislighold av Bodø Glimts lån den Endelig beregning av kausjonen og tilhørende rente kom inn med frist til innbetaling Kommunen ble også informert om at ved forsinket betaling måtte det betales ytterliggere 9 % av det totalet beløpet fra forfall og til betaling skjer. Administrasjonen har fulgt opp denne saken i tråd med bystyrets vedtak i PS 06/137 FK Bodø Glimt Søknad om ansvarlig lån/garanti. Vedtaket er vedlagt som trykt vedlegg 3. I henhold til etablert praksis informeres bystyret om slike økonomiske konsekvenser i forbindelse med tertialrapporteringer hvor det også foretas finansiering. Denne saken kom etter årets siste tertialrapport. Neste tertialrapportering finner sted først i juni 2011, og vil være for sein i forhold til regnskapsavslutningen for Siden saken har direkte konsekvens for kommunens endelige regnskapsresultat for 2010 har rådmannen valgt å legge saken fram for politisk behandling i 2010 for finansiering. Saken ble derfor lagt fram i første ordinære formannskapsmøte som var Fordi bystyremøtet var først i februar 2011 måtte dette behandles etter Kommunelovens 13. Vurderinger I henhold til Kommunelovens 59 Lovlighetskontroll, opplysningsplikt mv, punkt 4. heter det: Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen a) er innholdsmessig lovlig, b) er truffet av noen som har myndighet til å treffe slike avgjørelser, og c) er blitt til på lovlig måte Side 3

4 Etter rådmannens vurdering er ingen av ovenfor nevnte momenter til stede i denne saken. Opprinnelig vedtak PS 06/137 ble effektuert av rådmannen, og formelt vedtak om finansiering ble vedtatt av formannskapet som ved bruk av 13 har slik myndighet. Kommunelovens 13 ble benyttet av hensyn til tidsfristen for årsregnskapet. Rådmannen fant det ikke nødvendig å innkalle til ekstraordinært formannskapsmøte før betalingen fant sted fordi dette ikke ville hatt noen betydning for sakens gang. Det var således ikke grunnlag for fornyet politisk vedtak vedrørende utbetalingen, men kun i forhold til finansieringen. Bystyrerepresentantene Karlsen, Wik og Hernes viser til at det etter deres syn er brudd på kommunelovens 13, 2 ledd. Det vil ikke være tilfelle all den tid bystyret jo vil få vedtaket referert på ordinært vis i kommende bystyremøte som altså er nå i februar. Konklusjon og anbefaling Rådmannen anbefaler bystyret å avvise krav om lovlighetskontroll av sak PS 10/164 fordi vilkårene for klage ikke er tilstede jfr lovens 59, punkt 4. Forslag til innstilling Bystyret avviser krav om lovlighetskontroll av PS 10/164 Påkrav kausjonsansvar for Bodø Glimt. Saksbehandler: Kornelija Rasic Svein Blix rådmann Karin B. Sveen økonomisjef Trykte vedlegg: 1. Saksframlegg PS 10/164 Påkrav kausjonsansvar for Bodø Glimt 2. Krav om lovlighetskontroll i Sak PS 10/164, brev fra folkevalgte Karlsen, Wik og Hernes 3. Vedtak PS 06/137 FK Bodø Glimt Søknad om ansvarlig lån/garanti Side 4

5 Økonomikonto Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /16866 Saksnummer Utvalg Møtedato Formannskapet Påkrav kausjonsansvar for Bodø Glimt Sammendrag Bodø kommune ga i PS 06/137 garanti for et lån til Bodø Glimt stort 1,5 mill kr. Lånet er i november 2010 mislighold og garantien gjøres gjeldende. Kausjonen sammen med renter er beregnet til kr og er betalt. Rådmannen foreslår at dette finansieres med bruk av disposisjonsfond. På grunn av regnskapsavslutningen behandles denne saken etter Kommunelovens 13. Saksopplysninger Kommunen har i 2006 garantert for et lån til Bodø Glimt. Garantien stor 1,5 mill kr er gitt som selvskyldnerkausjon og er redusert i takt med nedbetaling av lånet. I november 2010 melde Nordlandbanken om at lånet er mislighold og at kommunens ansvar gjøres gjeldene fra samme dato. Beregnet garanti og rente er på til sammen kr og er betalt til banken inne fristen Dette forhold er det ikke tatt høyde for i årets budsjett. Hvis saken ikke finansieres vil dette direkte påvirke kommunens endelige regnskapsresultat. Rådmannen foreslår derfor bruk av disposisjonsfondet til finansiering. Konklusjon og anbefaling Kommunens garantiansvar for Bodø Glimts mislighold lån er på kr og foreslås finansiert med bruk av disposisjonsfondet. Hvis saken ikke blir finansiert vil dette gi et merforbruk for kommunen totalt sett. Forslag til vedtak 1. Bodø kommunens kausjonsansvar for Bodø Glimts lån på kr finansieres med bruk av disposisjonsfondet. 2. Vedtaket gjøres i henhold til Kommunelovens 13. Saksbehandler: Kornelija Rasic Trykt vedlegg: Vedtak PS 06/137 Svein Blix rådmann Karin B. Sveen økonomisjef Side 5

6 - Bodø bystyre v/ ordfører Odd Tore Fygle Postboks Bodø Krav om lovlighetskontroll i sak PS 10/164 I 2006 stilte Bodø kommune som kausjonist for et lån på 1,5 millioner kroner fra Nordlandsbanken til Bodø/Glimt. I november 2010 misligholdt Bodø/Glimt dette lånet, og Bodø kommune måtte dermed betale de resterende 1,1 millionene som fortsatt var ubetalt til Nordlandsbanken. Denne betalingen ble i følge saksfremlegget i formannskapets møte 15. desember 2010 utført innen betalingsfristen som var 8. desember 2010, og ble utført i hht. Kommunelovens paragraf 13, som stadfester følgende: 13. Utvidet myndighet i hastesaker. 1. Kommunestyret og fylkestinget kan selv bestemme at formannskapet eller fylkesutvalget, et fast utvalg, kommunerådet eller fylkesrådet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. 2. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges vedkommende organ i dettes neste møte. I denne særskilte saken, er det flere momenter som de undertegnede mener betinger lovlighetskontroll: 1. I forkant av innbetaling av de 1,1 millionene til Nordlandsbanken, må det ha vært en kontakt mellom Nordlandsbanken og Bodø kommune, og Bodø kommune må ha hatt en viss tid på seg for å få innbetalt beløpet. Hvorfor har man valgt å benytte seg av Kommunelovens 13, fremfor å innkalle til et ekstraordinært formannskapsmøte før betalingen fant sted? 2. Den 8. desember, samme dag som innbetalingen av de 1,1 millionene skulle være utført, var hele bystyret (og formannskapet) samlet til forhandlinger i bystyrets møte. Ordføreren hadde sin sedvanlige orientering om ulike saker i forkant av møtet, men det ble ikke nevnt med et eneste ord at kausjonsansvaret til Bodø kommune var blitt gjort gjeldende, og at innbetalingen på 1,1 millioner kroner allerede var utført. Vedtaket jfr. 13 må jo da allerede ha vært gjort, siden innbetalingen allerede var gjort innen betalingsfristen som var 8. desember, og dermed mener de undertegnede at dette er et klart brudd på Kommunelovens 13, 2. ledd. Formannskapet var samlet denne dagen, men ble like vel ikke informert. De undertegnede ber på bakgrunn av det overnevnte om at det utføres en lovlighetskontroll av sak PS 10/164. Bodø / Side 6

7 BODØ KOMMUNE Politisk sekretariat Melding om vedtak Arne Øvsthus Avdeling for oppvekst og kultur Dato Saksbehandler...Linda Karin Storjord Telefon direkte Deres ref.:... Løpenr.: /2006 Saksnr./vår ref.: /6186 Arkivkode: FK Bodø Glimt - Søknad om ansvarlig lån/garanti Bystyret har i møte den behandlet ovennevnte som sak 06/137 og fattet følgende vedtak: 1. Bodø kommune garanterer overfor Bodø/Glimt med inntil 1,5 mill kr for et lån i Nordlandsbanken på 10 mill kr med nedbetalingstid 10 år. 2. Garantien gis ved at det vedtas bevilgning om et sperret beløp på 1,5 mill kr fra kommunens kapitalfond. 3. Garantien gis med et pro rata ansvar, som forutsettes nedtrappet i takt med nedbetaling av lånet, og nedtrapping av ansvar på linje med ansvar fra eventuelt andre garantister. 4. Det er en forutsetning for garantien at Nordland fylkesting gjør vedtak i samsvar med fylkesrådets innstilling i sak Ft 108/ Rådmannen gis fullmakt til å fastsette eventuelt andre betingelser og korreksjoner i forbindelse med garantistillelsen. Med hilsen Linda Karin Storjord Formannskapssekretær Politisk sekretariat Postadresse: Telefoner: Elektroniske adresser: Orgnr.: Postboks 319, 8001 Bodø, Sentralbord: postmottak@bodo.kommune.no Besøksadresse: Ekspedisjon: linda.karin.storjord@bodo.kommune.no Bankkonto: Rådhuset, 8006 Bodø Telefax: Side 7

8 Rådmanne Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /40 Saksnummer Utvalg Møtedato 11/2 Formannskapet Bystyret Kjøp av Aspmyra stadion Sammendrag Bodø kommune solgte i 1999 Aspmyra stadion til Aspmyra Eiendomsutvikling for 13,5 mill. kr. I henhold til avtalen ble 8 mill. kr. betalt ved overtakelse, resten av salgssummen skulle betales over tid etter hvert som økonomien i selskapet gjorde det mulig å ta ut utbytte. Bakgrunn for forslaget var at det var behov for en betydelig utbedring av anlegget, og kommunen hadde i sine budsjetter ikke avsatt midler til en slik utbedring. FK Bodø Glimt og private investorer sa seg villig til å påta seg oppgaven under forutsetning av at deler av området ble regulert om til bolig- og næringsformål med etappevis utbygging. Samlet utbygging var anslått til ca. 90 mill. kr. i 1997 kr. Arealene som Aspmyra Eiendomsutvikling kjøpte ble videresolgt til 4 selskaper. FK Bodø Glimt etablerte Aspmyra Stadion AS som bygget de nye tribuneanleggene. Utgangspunktet for at FK Bodø Glimt gikk inn på eiersiden var å bidra til et nytt og moderne stadionanlegg som skulle bedre økonomien for klubben. Slik har det imidlertid ikke gått. Eierskapet i Aspmyra Stadion AS har blitt en belastning for fotballklubbens økonomi. Økonomien i selskapet utviklet seg ikke som forutsatt. I 2005 valgte kommunen å ettergi restbeløpet av kjøpesummen, 5,5 mill. kr. Det har også blitt nødvendig å investere mer enn opprinnelig forutsatt. I 2008 mottok FK Bodø Glimt tilskudd og lån fra DA systemet på til sammen vel 10 mill. kr. for å finansiere lisenspålagte investeringer i perioden Innovasjon Norge har imidlertid etter en nærmere gjennomgang konkludert med at lånet og tilskuddet er å betrakte som ulovlig støtte med de betingelser de var gitt på. Nordland fylkeskommune har for å bringe finansieringen innenfor regelverket vedtatt at lånet og tilskuddet omgjøres til et rentebærende lån knyttet til Aspmyra Stadion AS siden de fysiske investeringene er gjort i stadionanlegget. Vedtaket vil innebære en ytterligere forverring i stadionselskapets økonomi med reell fare for konkurs. Derfor har det over noe tid foregått uformelle samtaler mellom de berørte parter med sikte på å finne en løsning uten å gå veien om konkurs. Et løsningsalternativ er at Nordlandsbanken nedskriver sitt lån til stadionselskapet med ytterligere vel 5 mill kr, og at kommunen overtar selskapet. Det vil åpne for at fylkeskommunen kan omgjøre lånet på vel 10 mill kr. til et tilskudd under forutsetning av at anlegget utvikles som et allment anlegg for fotball i Bodø og Salten. Forslagene til vedtak i denne saken legger opp til å sikre at Aspmyra kan utvikles i et slikt perspektiv. Side 8

9 Saksopplysninger I februar 1999 ble Aspmyra stadion solgt til Aspmyra eiendomsutvikling AS. Vedtaket ble fattet av bystyret i møtet den Salgssummen ble satt til 13,5 mill kroner. I henhold til avtalen skulle 8 mill kr. betales kontant. Resten skulle betales i form av årlige avdrag tilsvarende det utbytte selskapet klarte å utbetale. Salget omfattet tribuner og et areal rundt anlegget på til sammen ca. 14 dekar. FK Bodø Glimt fikk rett til å leie spillematta og løpebanene av kommunen som beholdt eiendomsretten. Leieretten gjelder i 50 år fra kontraktsinngåelse med rett til å forlenge avtalen under forutsetning av at området brukes til idrettsformål. Det betales ikke vederlag for leien. Ved leieforholdets opphør har kommunen rett til vederlagsfri overtakelse av faste innretninger. Salgssummen ble satt ut fra en vurdering av anleggets tekniske verdi, og overslag over kostnadene ved å bygge et erstatningsanlegg for friidrett i Mørkvedlia. Den tekniske verdien ble vurdert til 10,9 mill kroner, og et nytt friidrettsanlegg med avlastningsbane for fotball ble kostnadsberegnet til 10,6 mill kroner. Bakgrunnen for salget var at det forelå behov for å utbedre og bygge ut tribunekapasiteten, og å fornye gressmatta som var i svært dårlig forfatning. Kommunen hadde ikke avsatt midler i sin økonomiplan til utbedring av anlegget da spørsmålet om utbygging av anlegget ble reist. FK Bodø Glimt og private investorer sa seg villig til å påta seg oppgaven under forutsetning av at deler av arealene ble omregulert til bolig- og forretnings formål. Det ble lagt fram en skisse til utbyggingsplan som forutsatte at området ble bygget ut i 3 etapper med en samlet kostnadsramme på vel 90 mill. kr målt i 1997 priser. Første byggetrinn var boliger, deretter fulgte lokaler til idretts/ næringsformål og tribuner. Arealene som Aspmyra Eiendomsutvikling kjøpte ble videresolgt og utviklet av 4 selskaper: Aspmyra Stadion AS eier de to nye tribunene som er bygd. FK Bodø Glimt eier 67 pst og Nordlandsbanken 33 pst av selskapet. Arealet sør for fotballbanen er bygd ut med et kombinert nærings og boligbygg, og eies av Aspmyra Næringsbygg AS. Gunvald Johansen Eiendom er største eier av Aspmyra Næringsbygg AS som også eier forretnings og kontorbygget bak den nye tibunen i sør. FK Bodø Glimt leier kontorer og møtelokaler i denne seksjonen samt adkomst og publikumssonene inn mot tribunen i sør. Den gamle hovedtribunen og arealet opp mot Hålogalandsgata eies av selskapet Aspmyra AS. Gigante havbruk er største eier i Aspmyra AS. FK Bodø Glimt leier tribuneanlegget av Aspmyra AS. Området bak den nye tribunen i øst ble solgt til BBL som har bygd boliger der. Økonomien i selskapene som kjøpte arealene til Aspmyra stadion har ikke utviklet seg som forutsatt. Høsten 2005 hadde Aspmyra Stadion AS negativ egenkapital. Siden FK Bodø Glimt eide 67 pst av selskapet, var klubben pliktig til å levere et konsolidert regnskap som også omfatter Aspmyra Stadion AS. Dersom FK Bodø Glimt før årsskiftet 2005/2006 ikke kunne dokumentere at klubben kunne svare for sine forpliktelser og fortsatt hadde negativ egenkapital, ville klubben ikke få fornyet profflisensen. Det var bakgrunnen for at kommunen høsten 2005 besluttet å ettergi 5,5 mill av selskapets gjeld til kommunen, jfr. avtalen som ble inngått i 1998 ved salg av Aspmyra anlegget. Utgangspunktet for at fotballklubben har gått inn på eiersiden i anlegget har vært å bidra til et nytt og moderne anlegg som ut fra en samlet vurdering skulle bedre økonomien for klubben. Slik har det imidlertid ikke gått. FK Bodø Glimt har i flere år slitt med dårlig økonomi med årlige underskudd og svak likviditet. Analysene av regnskapene viser at utgiftene ved å eie og drive Aspmyra Stadion AS har vært en av årsakene til at klubben ikke har klart å komme i økonomisk balanse. Utsiktene for de neste årene tyder ikke på at driften av anlegget vil bli lettere. Økonomien i Aspmyra Stadion AS har vært så svak at Nordlandsbanken som er Glimts bankforbindelse og største sponsor valgte å ettergi 5 mill kr i 2009 slik at selskapets gjeld til banken dermed ble redusert fra 19,2 mill kr. til 14,2 mill kr. Side 9

10 Bodø Glimt / Aspmyra Stadion AS. Tilskudd i form av DA midler. I 2008 mottok FK Bodø Glimt 3 DA tilsagn. To av tilsagnene knyttet seg til utbedringer av Aspmyra Stadion for å finansiere lisenspålagte investeringer i anlegget i perioden Det ene tilsagnet var et tilskudd på 2,2 mill kr, og det andre var et rente- og avdragsfritt lån på inntil 8,3 mill. kr. I juli 2009 mottok Nordland fylkeskommune brev fra Kommunal og regionaldepartementet om at departementet ønsket å gå gjennom 14 ulike saker fra I gjennomgangen av sakene ble det blant annet stilt spørsmål ved lån og tilskuddet til FK Bodø Glimt. En nærmere gjennomgang av Innovasjon Norge konkluderte med at lånet og tilskuddet var å betrakte som ulovlig støtte i henhold til gjeldene regelverk. Selv om FK Bodø Glimt er i en vanskelig økonomisk situasjon har fylkeskommunen med bakgrunn i departementets brev, valgt å iverksette tiltak som bringer lån og tilskudd innenfor regelverket. Endringen innebærer at tilskuddet må konverteres til et rentebærende lån, og det rentefrie lånet omgjøres til et rentebærende lån. Begge endringene er satt med virkning fra de tidspunktene lån og tilskudd ble gitt. De fysiske investeringene er gjort i stadionanlegget, og lånene er å anse som lån til Aspmyra Stadion AS og ikke til FK Bodø Glimt. Derfor må AS-et stå som debitor for lånene. Endringen vil ytterligere forverre den økonomiske situasjonen for Aspmyra Stadion AS, og dermed også for FK Bodø Glimt siden klubben eier 67 pst av aksjene i selskapet. Alternative løsninger. En eventuell konkurs i Aspmyra Stadion AS vil trolig også bringe FK Bodø Glimt nærmere en konkurssituasjon. Nordlandsbanken vil trolig få boet overlevert etter en forenklet bobehandling, og stadionanlegget vil bli solgt til private eiere hvis ikke kommunen er interessert i å overta anlegget. Slik som eiendoms- og avtaleforholdene er, vil man trolig stå overfor en uoversiktig og vanskelig situasjon som det vil ta tid i å rydde opp i. Alle de øvrige eierselskapene i området med unntak av borettslaget, vil bli berørt enten direkte eller indirekte ved en konkurs i Aspmyra Eiendom AS. Derfor har det under hånden foregått sonderinger og drøftinger mellom partene for å se om det kan være mulig å komme fram til en løsning uten å gå via konkurs. Dersom DA tilsagnene i form av lån og tilskudd skal kunne ettergis/ omgjøres til tilskudd etter at de først er konvertert til rentebærende gjeld for Aspmyra Stadion AS, må anlegget overtas av det offentlige og brukes som et allment anlegg for fotball i Bodø/ Salten. Overtar kommunen anlegget må de skje på kommersielle vilkår. I den grad det brukes til eliteserie fotball må det skje på kommersielle vilkår basert på selvkostprinsippet. Fylkeskommunen har alt fattet vedtak som åpner for å omgjøre lånene til tilskudd etter søknad fra kommunen dersom kommunen enten overtar Aspmyra Stadion AS eller på annen måte kjøper anleggene som er nødvendig for at Aspmyra på ny skal kunne bli et allment anlegg for fotball. Eierne av Aspmyra Stadion AS er villig til å selge. Et alternativ kan være at kommunen overtar aksjene i selskapet etter at lån som selskapet har i Nordlandsbanken er med ytterligere 5,1 mill. kroner til 9,9 mill. kr. Før endelig avtale om kjøp gjennomføres vil det måtte foretas en fullstendig gjennomgang av selskapet ved bruk av ekstern revisor og advokat for både å sikre seg mot at det ikke følger forpliktelser med som kan ha negativ konsekvens for kommunen i framtida ut over hva som framgår av det offisielle regnskapet. Dessuten er det behov for å gjennomgå leieavtalene selskapet har med øvrige selskapet i området. Kjøp av Aspmyra stadion AS vil i neste omgang gjøre det mulig å fusjonere selskapet inn i Bodø Spektrum AS (tidligere Nordlandshallen AS). Driftsutgiftene vil dermed ikke bli en direkte driftsutgift i kommuneregnskapet. Det blir heller ikke kapitalutgiftene. Det kan også åpne for en noen annen avdragsprofil enn hva som er vanlig for kommunale låneopptak siden tribunene er av Side 10

11 relativt ny dato. Velges denne selskapsformen vil driften bli en del av driften av Bodø spektrum mv. Driften av Aspmyra anlegget som et allment anlegg er ikke på nåværende tidspunkt avhengig av at kommunen kjøper tilbake den gamle hovedtribunen og arealet rundt tribunen. FK Bodø Glimt leier nå tribunen fra Aspmyra AS, og vil kunne fortsette med det i framtida. En teknisk gjennomgang av tribunen viser at den kan brukes i mange år. Kostnadene ved å rive tribunen er anslått til ca. 3 mill kr. i 2010 kroner. Det er kostnader som Aspmyra AS bør ta ved utvikling av området til næring- og boligformål ut fra de skisser som foreligger. En foreløpig analyse viser at kommunen bare trenger å kjøpe ca. 1,1 dekar av Aspmyra AS for å kunne bygge en ny tribune nord for gressmatta. Det foreslås at kommunen inngår en slik intensjonsavtale med Aspmyra AS. Ønsker kommunen å beholde og utvikle området til idrettsformål kan det være risikabelt å være passiv i den situasjonen som nå foreligger. Derfor legges saken fram for formannskapet med følgende forslag til innstilling: Forslag til innstilling 1. Bodø kommune ønsker å kjøpe Aspmyra Stadion AS for å sikre at Aspmyra anlegget kan brukes og utvikles som et allment anlegg for fotballen i Bodø og Salten. 2. Forutsetningen er at Nordland fylkeskommune etter søknad fra Bodø kommune omgjør sitt rentebærende lån inklusive påløpte renter, til sammen ca. 12 mill. kr. til et tilskudd til Aspmyra Stadion AS etter at kommunen har kjøpt selskapet. Det er dessuten en forutsetning av Nordlandsbanken nedskriver sitt lån til selskapet ytterligere med 5,1 mill til 9,9 mill kr. 3. Før kommunen gjennomfører kjøpet ved å overta aksjene skal det foreligge en fullstendig gjennomgang av selskapet fra ekstern revisor og advokat. 4. Bodø kommune ønsker å inngå forhandlinger med Aspmyra AS med sikte på et framtidig kjøp av ca 1 dekar for å kunne bygge en ny tribune til erstatning for den gamle hovedtribunen når behovet melder seg for å rive denne tribunen. 5. I den grad Aspmyra anlegget i framtiden brukes til eliteseriefotball skal utleie skje på kommersielle vilkår etter selvkostprinsippet. 6. Bystyret gir formannskapet i fullmakt til å godkjenne alle nødvendige avtaler for at kommunen skal kunne kjøpe Aspmyra Stadion AS Formannskapet gir rådmannen fullmakt til å føre arbeidet videre, herunder å engasjere ekstern revisor og advokat, med det siktemål at kommunen skal kjøpe Aspmyra Stadion AS, og utvikle anlegget til et allment anlegg for fotball i Bodø og Salten. Svein Blix rådmann Side 11

12 Saksbehandler: Svein Blix Side 12

13 Avdeling for oppvekst og k Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /362 D10 Saksnummer Utvalg Møtedato 11/3 Formannskapet Bystyret Kulturkvartalet Planlegging av drift Oppsummering Det foreslås å utarbeide et fremtidig driftsopplegg for kulturkvartalet, heri innhold, drift, organisering og framdrift. Det foreslås en reorganisering av nåværende styringsgruppe, etablering av arbeidsgrupper for driftsplanleggingen, samt referansegruppe som sikrer representanter mht til brukerinteresser i vid forstand Det må foretas en avklaring mellom fremdrift og organisering av oppgaver i byggeprosjektet og driftsplanleggingen. Prosjektarbeidet forankres administrativt hos rådmannen/ok-avdelingen. Prosjektledelse engasjeres. I tillegg vil det ved behov være nødvendig med utredningskapasitet. Nødvendige økonomiske ressurser dekkes av kulturkvartalets totale økonomiske ramme. Bakgrunn Vedtak i bystyresak PS 09/2 Vedtak i bystyresak PS 10/61, behandlet i bystyremøte : 1. Saken tas til etterretning. 2. Driftskonsekvenser innarbeides i perspektivmelding og i økonomiplan Driftskonsekvensene bearbeides videre blant annet i kulturkvartalets brukergrupper. Bemanningsbehov, samarbeidstiltak, organisatoriske løsninger, inntektsgrunnlag kulturhus vektlegges spesielt. Saksopplysninger Prosjektet går nå inn i en ny fase. Det foreslås videreført en endret styringsgruppe som gis i mandat å arbeide videre med et driftsopplegg og organisering for Kulturkvartalet i tillegg til byggeprosjektet Styringsgruppa foreslås med følgende sammensetting: Ordfører, representanter politisk posisjon og opposisjon Styreleder Bodø Kulturhus KF Side 13

14 Rådmann Kommunaldirektør for oppvekst og kultur Styringsgruppas mandat vil bla. være: Utarbeide visjon/målsettinger for kulturkvartalet Forhandlinger med statlige myndigheter Påse at rammene fra bystyret følges Følge prosjektet for både bygg og drift Nødvendig avklaring/koordinering av spørsmål på vegne av de politiske organ Prosjektledelse Det forutsettes ansatt prosjektleder med ansvar for innhold og framdrift av arbeidet. Styringsgruppen bearbeider nærmere prosjektleders organisatoriske plassering og oppgaver. Arbeidsgrupper Det foreslås etablert 2 nye arbeidsgrupper for å arbeide frem det fremtidige driftsopplegg og innhold i kulturkvartalet. Det betinger stor grad av brukermedvirkning og deltagelse fra kulturorganisasjoner/kulturinstitusjoner. Det foreslås derfor etablert 2 arbeidsgrupper, en for kulturhuset og en for biblioteket. Arbeidsgruppa for kulturhuset ledes av daglig leder av kulturhuset og arbeidsgruppa for biblioteket ledes av biblioteksjefen Det kan etter hvert også bli aktuelt med andre arbeidsgrupper, for eksempel for åpningsåret Arbeidsgruppa for kulturhusdelen kan settes sammen med bla. representanter fra følgende kompetanseområder/funksjoner Scene/lys/lyd SINUS Kulturkontoret Evt NOSO Representanter for andre aktuelle brukerinteresser og i fremtidige leietakere/brukerorganisasjoner trekkes inn i gruppa ved behov Mandat og sammensetning avgjøres av styringsgruppa Arbeidsgruppa for bibliotekdelen kan settes sammen av bla representanter fra Barne- og ungdomsseksjonen, kulturkontoret. Skolesektoren Bibliotekarer Oppvekstarbeidet i OK-avdelingen Eksterne representanter som sikrer aktuelle brukerinteresser Fremtidige leietakere/brukerorganisasjoner trekkes inn i gruppa ved behov Mandat og sammensetning avgjøres av styringsgruppa For begge arbeidsgruppene Brukerkoordinator og prosjektleder bygg for kulturkvartalet møter ved behov. Eventuell endring av brukerkoordinators rolle drøftes i styringsgruppen. Det forutsettes at kommunikasjonssjefen gis et hovedansvar i arbeidet med web-sider, media- og samfunnskontakt. Arbeidet med uteområdene foregår innenfor byggeprosjektet. Det er mulig med tidsavgrenset deltakelse i arbeidsgruppene etter en hensiktsmessighets vurdering. Det vektlegges et prosjektarbeid som sikrer bred deltagelse fra kultur- og organisasjonslivet, politisk miljø og kommunens ansatte. Prosjektledelsen skal ha et koordinerende ansvar/arbeid for begge arbeidsgruppene. Side 14

15 Referansegruppe Består av feks, Universitetet i Nordland, Nordland fylkeskommune, Norsk Luftfartsmuseum Salten Museum, Bodø Kunstforening, Bodø Sinfonietta, NMFU. Gjennom referansegruppen sikrer man at ulike brukerinteresser og informasjonsformidlingen blir ivaretatt. Kompetansebehov i planleggingsfasen frem mot 2014 er bla. IT-multimedia, systemer/programarbeid Kafe-drift Husdrift/FDV Scene-drift( lyd, lys) Oppkobling nasjonal kompetanse på strategier og støtteordninger Regissør for åpningsåret 2014, egen organisering/oppfølging på lokalt, regionalt og nasjonalt/internasjonalt nivå Sekretær/konsulent/driftskoordinator/prosjektledelse Organisasjonsmodell I Norge og Norden er det ulike selskapsformer for drift av større regionale/nasjonale kulturhus. I arbeidet med å klarlegge den fremtidige driftsmodellen, skal det vurderes alternative selskaps- og organisasjonsmodeller for virksomheten i Kulturkvartalet. Her nevnes som eks; Kombinasjon kommunal drift og kommunalt foretak (videreføring av nåværende organisasjonsform, dvs biblioteket som en kommunal virksomhet og kulturhuset som et kommunalt foretak) Et kommunalt foretak for hele virksomheten i Kulturkvartalet Ideelt A/S Det vektlegges også andre muligheter organisatorisk og økonomisk som vil gi en optimal ressursutnyttelse for kulturkvartalet Innhold og drift Følgende skal belyses/avklares i begge arbeidsgruppene. Identifisere/ få en oversikt over alle de driftsoppgaver/utfordringer som må løses, heri administrativt, teknisk, FDV, teknologi, produksjon, åpningstid, produktutvikling m.m Bemanningsbehov/kompetanse Avklaringer med aktuelle institusjoner/organisasjoner som leietakere og samarbeidspartnere, - gjennomføre informasjonsmøter, få frem avtaleforutsetninger og behov Utarbeide budsjett/finansielle løsninger Tidspunkt for innfasing av nye stillinger/kompetanse Arbeide frem en ideskisse for åpningsåret 2014 Samordningseffekter/ stordriftsfordeler Etc Det forutsettes i prosessen at det avvikles fellesmøter for arbeidsgruppene. Økonomi For å kunne sikre en forsvarlig gjennomføring av driftsplanleggingen frem mot 2014 vil det sannsynligvis være behov for årlig min 1 mill kr for dette arbeidet. Bruk vil i første rekke være lønn til prosjektleder/sekretær og utredninger/analyser. Midlene dekkes over kulturkvartalets totale kapitalramme. Styringsgruppen vil bearbeide nærmere nødvendig kapitalbehov. Fremdriftsplan Det foreslås at rapporten om fremtidig driftsopplegg for Kulturkvartalet behandles i løpet av 1.halvdel 2011, jmf pkt. 14 i budsjettforslaget for Side 15

16 Vurdering Saken er behandlet i styringsgruppen for kulturkvartalet Framlegget bygger blant annet på denne behandlingen. Det tilrås at videre framdrift gjennomføres i tråd med forslag i saken med oppnevning av nye politiske representanter i styringsgruppen i bystyrets møte Forslag til innstilling 1. Videre planlegging/utredning av driftsmessige forhold for kulturkvartalet gjennomføres i hovedtrekk som skissert i saken med endret styringsgruppe, arbeidsgrupper og referansegrupper. 2. Som politiske representanter i styringsgruppen oppnevnes i tillegg til ordfører: for posisjon og opposisjon Videre arbeid baseres på følgende tidsplan: 1. Innen 1. april 2011: Det gjennomføres intern kartlegging av de driftsoppgaver og utfordringer som må løses. 2. Innen 1. juli 2011: Eksterne kulturinstitusjoner- og organisasjoner trekkes inn, for å få identifisert behov og forutsetninger for bruken av kulturkvartalet 3. Innen 15.aug 2011: Det igangsettes en prosess for utarbeidelse av en ideskisse for åpningsåret Nødvendige økonomiske ressurser dekkes over kulturkvartalets totale økonomiske ramme. Svein Blix rådmann Arne Øvsthus kommunaldirektør Saksbehandler: Arne Vinje Side 16

17 Sentralarkiv Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 10/147 Formannskapet /22 Innstranda Bydelsutvalg /51 Kjerringøy Lokalutvalg /2 Saltstraumen lokalutvalg /2 Skjerstad lokalutvalg /2 Tverlandet lokalutvalg /4 Formannskapet Bystyret Kommunedelsutvalgene i Bodø kommune status og vurdering. Sammendrag I PS 08/170 økonomiplan ble følgende vedtatt: Lokalutvalgsmodellen skal evalueres med hensyn til ressursbruk og måloppnåelse. I det følgende så brukes betegnelsen kommunedelsutvalg som er enslydende med Kommunelovens betegnelse på disse utvalgene. I denne saken beskrives kommunedelsutvalg-modellen i forhold til politisk og administrativ organisering, funksjon og rolle i det demokratiske system, valg og valgordning samt ressursbruk. Det beskrives to ulike modeller, og konkluderes med at kommunedelsutvalgene i ikkebynære strøk opprettholdes, dvs. Kjerringøy, Saltstraumen og Skjerstad. Innstranda bydelsutvalg foreslås avviklet fra neste valgperiode og Tverlandet innlemmes i Saltstraumen lokalutvalg. Dagens vedtekter samt valgordning er også gjennomgått og vedtektene foreslås noe endret. Denne saken omhandler den politiske delen ved kommunedelsutvalgene og ikke nærmiljøkontorene og deres organisering. Saksopplysninger Det har av ressursmessige årsaker ikke vært foretatt en evaluering av lokalutvalgsmodellen i Bodø kommune. Blant annet så fremkommer det ikke i saken noen detaljert oversikt over de ulike lokalutvalgenes aktivitetsnivå. I denne sammenheng så vises det til årsmeldingene som ble lagt frem for bystyret Vedlagte notat Kommunedelsutvalgene i Bodø kommune status og vurdering ble sendt ut til samtlige kommunedelsutvalg med høringsfrist 1. oktober. I notat ble det i korte trekk beskrevet hvordan organiseringen er pr i dag, valg og valgordning og en ressursbruk som viser at kr 2,4 mill og 3 årsverk brukes til de 5 kommunedelsutvalgene i budsjett Det ble skissert som mulig løsning en periferimodell hvor kommunedelsutvalg som ikke er sentrumsnær opprettholdes alternativt at hele kommunen inndeles i kommunedelsutvalg. Når det gjelder valgordningen så er det i notatet antydet at man vurderer å endre valgordning til indirekte valg. Side 17

18 Tilbakemeldingene som er mottatt følger saken som trykte vedlegg. Det fremkommer her en kritikk for at det ikke har vært gjennomført en evaluering av modellen som kunne vise de ulike saksområdene og høye aktivitetsnivå. Videre poengteres lokalutvalgene som et viktig bindeledd mellom offentlige instanser og mellom befolkningen og beslutningsmottakerne. Tverlandet lokalutvalg og Innstranda bydelsutvalg ønsker ingen reduksjon i antall kommunedelsutvalg og generelt er det tilfredshet med dagens inndeling. Skjerstad lokalutvalg, Saltstraumen lokalutvalg og Innstranda bydelsutvalg mener at valgordningen bør være slik den er i dag, mens Kjerringøy lokalutvalg mener at valgordningen må drøftes. Kommunedelsutvalgene som en del av lokaldemokratiet vårt er vanskelig å måle opp mot bruk av økonomiske og personellmessige ressurser. Vurderinger Omfang og funksjon Hensiktsmessighet i forhold til antall kommunedelsutvalg må vurderes ut fra geografiske forhold, folketall og ressursbruk. Kommunedelsutvalg kan være et viktig lokalpolitisk tiltak som gir muligheter for lokal påvirkning og nærhet mellom de som styrer og brukerne av de kommunale tjenestene, spesielt i områder som ligger lengre unna sentrum. Kommunedelsutvalgene vil også kunne medføre at flere og kanskje andre enn de tradisjonelle gruppene av politikere lettere vil kunne engasjere seg. En bydelsmodell hvor hele kommunen inndeles ansees ikke som hensiktsmessig ut fra forventet ressursbruk ved valg av en slik løsning. Rådmannen vil foreslå at Bodø kommune innfører periferimodell med kommunedelsutvalg for utvalgte deler av kommunen i områder med betydelig avstand til bykjernen. Dette vil være tilfelle for Skjerstad, Saltstraumen og Kjerringøy. Tverlandet lokalutvalg ble opprettet etter et lokalt ønske og det geografiske området foreslås sammenslått med Saltstraumen lokalutvalg. Disse to kretsene har samarbeid også innenfor andre områder. Ved valg av periferimodellen så foreslås Innstranda bydelsutvalg nedlagt fra valgperiodens utløp i Periferimodellen vil også medføre at det ikke senere vil bli opprettet nye kommunedelsutvalg i sentrumsnære områder. Mottatt søknad fra Løp/Festvåg vil bli avslått. Kommuneloven gir adgang til å overføre myndighet til kommunedelsnivå. Kommunelovsutvalget fremhevet i NOU 1990:13 at en klar forutsetning for at kommunedelsutvalgene skal fungere etter sin hensikt er at de gis avgjørelsesmyndighet i rimelig omfang og at det samtidig skjer en desentralisering av administrasjonen. Slik overføring av myndighet oppfattes ikke som aktuelt ved valg av periferimodell hvor bare deler av kommunen har kommunedelsutvalg og det er begrenset med administrative ressurser tilgjengelig i kommunedelen. Som politisk valgte representanter i kommunedelsutvalgene kan enkeltmedlemmer velges av bystyret til beboerråd og andre driftsstyrer på lik linje med øvrige politikere. For øvrig er rolle og funksjon beskrevet i vedlagte forslag til reviderte vedtekter. Valg og valgordning Valgene til kommunedelsutvalgene har vært gjennomført ut fra 4 i vedtektene for lokalutvalg i Bodø kommune. Det ble antydet i notatet som ble sendt ut på høring til kommunedelsutvalgene at man ville vurdere indirekte valg. Spørsmålet om direkte valg til kommunedelsutvalg har vært drøftet ved flere anledninger gjennom ulike proposisjoner og NOU er og det er fremmet ulike synspunkter bl.a.: Side 18

19 Direkte valg: Kan være med å vitalisere og utvikle lokaldemokratiet. Politiske preferanser gjenspeiles på en bedre måte enn ved indirekte valg. Øke folks kunnskapsnivå med hensyn til hvem medlemmene av kommunedelsutvalgene er og hvordan de oppnevnes. Hvilke tjenester som forvaltes av kommunedelsutvalgene og dermed av kommunen sentralt. Mot direkte valg: Ordningen åpner for at man kan få en annen partisammensetning og andre flertallskonstellasjoner enn hva som er tilfelle for i kommunestyret. Kan skape uklarhet for innbyggerne om hvor ansvaret i kommunen ligger. Mulighetene for oppblomstring av lokale lister etablert av aksjonsgrupper kan utgjøre en fare for de etablerte partier. Noen av argumentene ovenfor vil ikke være aktuelle da Bodø kommune har en praksis (ikke vedtektsfestet) for i hovedsak å ha partipolitisk nøytrale kommunedelsutvalg. Avgjørelsesmyndighet er også begrenset til Skjerstad som blant annet behandler saker om motorferdsel i utmark. I tilbakemeldingene fra kommunedelsutvalgene så fremkommer det at dagens valgordning ønskes opprettholdt og rådmannen innstiller derfor på at direkte valg gjennomføres inntil videre. Ressursbruk og aktivitet Dersom modell a) periferimodell velges, vil det bety en endring i det samlede ressursbehovet. Kommunedelsutvalgene i Kjerringøy, Skjerstad og Saltstraumen opprettholdes, mens kommunedelsutvalgene Innstranda og Tverlandet avvikles fra neste valgperiode. Oppretting av nye kommunedelsutvalg skal ikke gjøres. Endringen vil gi en økonomisk besparelse ca kr (budsjett 2010) tilsvarende budsjett for Innstranda og Tverlandet kommunedelsutvalg. Konklusjon og anbefaling For å få til en ønsket struktur på kommunedelsutvalgenes virkeområde, bør geografi veie tungt. Oppgaver som synes naturlig å tillegge kommunedelsutvalg omfatter i første rekke å være høringsinstans for fysiske planer så som reguleringsplaner, utbyggingsplaner, arealplaner og mer omfattende utviklingsplaner. Rådmannen vurderer modell a) periferimodell som mest hensiktsmessig og foreslår derfor Innstranda bydelsutvalg nedlagt og Tverlandet lokalutvalg innlemmes i Saltstraumen kommunedelsutvalg fra ny valgperiode i Det vil ikke bli opprettet nye kommunedelsutvalg i sentrumsnære områder. Økonomisk vil dette gi en besparelse på ca kr ,-i forhold til budsjett 2010 og dagens antall kommunedelsutvalg. Valgordningen til kommunedelsutvalg med direkte valg foreslås opprettholdt inntil videre. For øvrig kan bystyret tillegge kommunedelsutvalgene oppgaver eller myndighet etter nærmere vurdering. Endringene foreslås innført fra neste valgperiode dvs. fra høsten Forslag til innstilling Bodø kommune opprettholder kommunedelsutvalg i Skjerstad, Saltstraumen og Kjerringøy mens Innstranda bydelsutvalg avvikles fra Tverlandet lokalutvalg sitt geografiske område innlemmes i Saltstraumen lokalutvalg. Det opprettes ikke nye kommunedelsutvalg i sentrumsnære områder utover dette. Side 19

20 Forslag til reviderte vedtekter for kommunedelsutvalgene vedtas. Svein Blix Rådmann Karin Bjune Sveen Økonomisjef Saksbehandler: Linda Karin Storjord/Karin Bjune Sveen Trykte vedlegg: Notat Kommunedelsutvalgene i Bodø kommune status og vurdering Høringsuttalelser fra lokalutvalgene Gjeldende rammevedtekter og forslag til nye. Side 20

21 Forslag til nye RAMMEVEDTEKTER FOR KOMMUNEDELSUTVALG I BODØ KOMMUNE Disse vedtektene er vedtatt i bystyret den: 1 Forankring Kommunedelsutvalgene opprettes med hjemmel i kommunelovens Myndighet og rolle Kommunedelsutvalget er et initierende og rådgivende organ for administrasjon og øvrige politiske organer i Bodø kommune, slik at endelige beslutninger kan fattes på et best mulig grunnlag. Kommunedelsutvalget er ikke eget forvaltningsorgan og kan derfor ikke delegeres beslutningsmyndighet ut over det som Skjerstad kommunedelsutvalg fikk i forbindelse med kommunesammenslåingen. For øvrig kan bystyret tillegge kommunedelsutvalgene oppgaver eller myndighet etter nærmere vurdering. 3 Arbeidsområder Lokalutvalgets viktigste arbeidsområder er: Plansaker og andre saker som spesielt berører kommunedelsutvalgets område skal sendes til kommunedelsutvalget for uttalelse/medvirkning tidligst mulig i en utrednings- /arbeidsprosess. Ivareta og fremme lokalområdets interesser overfor kommunens politiske organer. Nye driftstiltak, prosjekter og investeringer skal godkjennes og forankres i kommunens økonomiplaner og godkjennes av bystyret. Være kontaktledd mellom den kommunale forvaltning og lokalmiljøet. Utarbeide strategier og fremme forslag til utvikling av lokalmiljøet på områder som: Bosetting, oppvekstmiljø, helse, omsorg, arealdisponering, kommunikasjon, service, sysselsetting, næringsutvikling, - og på øvrige områder av interesse for lokalbefolkningen. 4 Sammensetning, valg og valgordning Kommunedelsutvalget er direktevalgte representanter og består av 7 medlemmer med like mange varamedlemmer i rekkefølge. Valgbar er alle personer over 18 år med bostedsadresse innenfor gjeldende kommunedel og som har bekreftet at de stiller til valg. Det utarbeides egne valglister hvor organisasjoner, lag, foreninger, interessegrupper og enkeltpersoner kan inngi forslag. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Nærmiljøleder er sekretariat og foretar det praktiske i forbindelse med listeforslag, varsling av kandidater og gjennomføring av valget generelt. Forhåndsstemmegivning foregår i de kommunedeler hvor det skal velges kommunedelsutvalg. Kommunedelsutvalget forestår valgoppgjør og kandidatkåring. Funksjonstid følger kommunevalgperioden. 5 Konstituering representasjon Kommunedelsutvalget kan gi andre instanser møte- og talerett. Kommunedelsutvalget innkalles når leder eller minst 3 av medlemmene krever det. Utvalget er beslutningsdyktig når minimum 4 av utvalgets medlemmer er til stede. Kommunedelsutvalget kan foreslå inntil to deltakere i kommunale driftsstyrer som igjen velges av bystyret. Side 21

22 6 Administrasjon Nærmiljøleder brukes som sekretærressurs for å ivareta øvrige administrative oppgaver tilknyttet kommunedelsutvalget. Rådmannen ivaretar arbeidsgiveransvaret og er koordinerende ledd for kommunedelsutvalgene. Det skal årlig avholdes kontaktmøter med ordfører, rådmann og kommunaldirektører. 7 Godtgjørelse Valgte medlemmer av kommunedelsutvalgene ytes møtegodtgjørelse i h.h.t. godtgjøringsreglementer og får dekket sine utgifter etter kommunalt regulativ. 8 Rapportering, taletid Kommunedelsutvalgene utarbeider årsmeldinger som legges fram for bystyret til orientering. Kommunedelsutvalgene har inntil 10 minutter taletid hver i komiteene ved oppstart av møte hvor de kan gi innspill og kommentarer til saker som skal opp til behandling i møtet. Ønsker meldes minst to dager før møte til komiteleder eller sekretær. De er også anledning til å ha inntil 5 minutter taletid hver i bystyre ved oppstart av møte. Ønsket om å delta meldes minst to dager før møte til ordfører eller formannskapssekretær. I tillegg er kommunedelsutvalgene invitert til en årlig presentasjon av sitt arbeid i bystyret. 9 Endring av vedtekter Disse vedtekter gjelder fra bystyrets vedtaksdato. Endringer kan kun gjøres av bystyret i eget vedtak. Gjeldende RAMMEVEDTEKTER FOR LOKALUTVALG I BODØ KOMMUNE Vedtatt Forankring Lokalutvalgene opprettes med hjemmel i kommunelovens paragraf Myndighet og rolle Lokalutvalget er et initierende og rådgivende organ. Lokalutvalget kan likevel gjennom særskilt vedtak også delegeres beslutningsmyndighet. 3 Arbeidsområder Lokalutvalgets viktigste arbeidsområder er: Ivareta og fremme lokalområdets interesser overfor kommunens politiske organer, administrasjon og andre offentlige instanser. Være kontaktforum mellom den kommunale forvaltning og lokalmiljøet. Utarbeide strategier og fremme forslag til utvikling av lokalmiljøet på områder som: Bosetting, oppvekstmiljø, helse, omsorg, arealdisponering, kommunikasjon, service, sysselsetting, næringsutvikling, - og på øvrige områder av interesse for lokalbefolkningen. Avgi råd overfor kommunen i saker som spesielt berører området. Plansaker og andre saker som spesielt berører lokalutvalgets område skal sendes til lokalutvalget for uttalelse/medvirkning tidligst mulig i en utrednings-/arbeidsprosess. Side 22

23 4 Sammensetning, valg og valgordning Lokalutvalget består av 5-9 personer valgt av og blant lokalområdets beboere. Valgbar er alle personer over 18 år med bostedsadresse innenfor gjeldende lokalområde. Funksjonstid følger kommunevalgperioden og valget avvikles som praktisk ordning i tilknytning til kommunevalget. Det utarbeides egne valglister hvor organisasjoner, lag, foreninger, interessegrupper og enkeltpersoner kan inngi forslag. Personer som blir satt opp på valgliste må ha bekreftet sin vilje til å delta som valgbar. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Lokalutvalget/nærmiljøkontoret er sekretariat og setter opp valgliste i alfabetisk orden. Valgstyret fastsetter nærmere regler for valget. 5 Konstituering representasjon Lokalutvalget konstituerer seg sjøl og velger leder og nestleder, samt øvrige tillitspersoner etter behov. Lokalutvalget kan gi andre instanser møte- og talerett. Lokalutvalget innkalles når leder eller minst 3 av medlemmene krever det. Utvalget er beslutningsdyktig når minimum ½ -parten av utvalgets faste medlemmer er tilstede. Kommunedelsutvalget har rett til å oppnevne inntil to deltakere i kommunale driftsstyrer. 6 Organisering Lokalutvalget er frittstående i forhold til kommunens organisasjon og disponerer/prioriterer de avsatte økonomiske og personalmessige resurser årsbudsjettet angir. 7 Administrasjon Lokalutvalget disponerer av kommunen en sekretærressurs for ivaretakelse av administrative oppgaver knyttet til kontorhold, saksbehandling, informasjon, service m.m. Der dette er naturlig skal denne ressurs knyttes til allerede etablert utadrettet kommunal virksomhet i lokalmiljøet. Sentraladministrasjonen ivaretar arbeidsgiveransvaret og er koordinerende ledd for lokalutvalgene. Det skal årlig avholdes kontaktmøter mellom medlemmene i lokalutvalgene og ordfører, rådmann og kommunaldirektører. 8 Godtgjørelse Valgte medlemmer av Lokalutvalget ytes møtegodtgjørelse etter kommunalt regulativ. 9 Rapportering Lokalutvalget utarbeider årsplaner og årsmeldinger som legges fram for formannskapet til orientering. Rapporteringen inngår også i kommunens årsrapport. Det avgis også halvårlig rapport vedr. planer og aktivitet til samme instans og lokalbefolkningen. 10 Endring av vedtekter Disse vedtekter gjelder fra bystyrets vedtaksdato. Endringer kan kun gjøres av bystyret i eget vedtak Formannskapets behandling i møte den : Forslag Forslag fra Odd-Tore Fygle (AP): Side 23

24 Saken utsettes til neste formannskapsmøte. Votering Forslag fra Fygle (AP) enstemmig vedtatt. Vedtak Saken utsatt. Innstranda Bydelsutvalgs behandling i møte den : Forslag Innstranda bydelsutvalg opprettholder tidligere vedtak, og understreker viktighet med lokalutvalget medvirkning ihht utbygging og vekst, og stor lokalkunnskap i området Mørkved/Hunstad. Vedtak Som forslaget Kjerringøy Lokalutvalgs behandling i møte den : Forslag Saken utsettes til neste LU møte den 19. januar Votering Enstemmige Vedtak Som forslaget. Side 24

25 Vedlegg Politisk sekreta Dato Løpenr. Arkivsaksnr. Arkiv / / Kommunedelsutvalgene i Bodø kommune - status og vurdering Sammendrag I PS 08/170 økonomiplan ble følgende vedtatt: Lokalutvalgsmodellen skal evalueres med hensyn til ressursbruk og måloppnåelse. I det følgende så brukes betegnelsen kommunedelsutvalg som er enslydende med Kommunelovens betegnelse på disse utvalgene. I denne saken beskrives kommunedelsutvalg-modellen i forhold til politisk og administrativ organisering, funksjon og rolle i det demokratiske system, valg og valgordning samt ressursbruk. Det beskrives to ulike modeller med at kommunedelsutvalgene i periferien opprettholdes, dvs. Kjerringøy, Saltstraumen og Skjerstad eventuelt at hele kommunen deles inn i kommunedelsutvalg. Vedtekter må i den politiske saken som fremmes etter dette revideres. Denne saken omhandler den politiske delen ved kommunedelsutvalgene og ikke nærmiljøkontorene og deres organisering. Saksopplysninger Omfang og funksjon Pr i dag er det 5 lokalutvalg i Bodø kommune: Kjerringøy lokalutvalg (Tiltaksrådet opprettet i 1979) Saltstraumen lokalutvalg (Tiltaksrådet opprettet i 1980/81) Skjerstad lokalutvalg (etter kommunesammenslåing med Bodø i 2005) Tverlandet lokalutvalg (2007/08) (Tverlandet Grendeutvalg1984 til 1988) Innstranda bydelsutvalg(1994) (Innstranda nærmiljøprosjekt 1993) Lokalutvalgene/bydelsutvalget er opprettet med hjemmel i kommunelovens 12 hvor benevnelsen er kommunedelsutvalg. Kommunedelsutvalg er ikke en egen kommunedelsadministrasjon, men er et fast utvalg som skal ivareta det avgrensende geografiske område. Kommunedelsutvalgene er en del av den kommunale forvaltningen, slik at nye driftstiltak, prosjekter og investeringer skal godkjennes og forankres i kommunens økonomiplaner og godkjennes av bystyret. Alle økonomiske transaksjoner skal følge de samme retningslinjer som for øvrige kommunale organ eller enheter. Nærmiljølederne/sekretærene er kommunalt ansatte innenfor enheten Politisk sekretariat. Saksbehandlingen i kommunedelsutvalgene skal foregå ut fra Kommunelovens saksbehandlingsregler i folkevalgte organer som omhandler blant annet regler om åpne eller lukkede møter, sakslister, innkallinger og avstemminger. Kommunedelsutvalgene er ikke eget forvaltningsnivå. Fagkontorene saksbehandler innenfor sine saksfelt og sender så videre til det aktuelle kommunedelsutvalg. Av dette følger at kommunedelsutvalgene ikke kan behandle saker med realitetsavgjørelse uten saksutredning fra rådmannen i forkant. Driftsmessige forhold som knytter seg til innhold og organisering av kommunens tjenesteyting er ikke naturlig å tillegge kommunedelsutvalgene. Kommunedelsutvalgene kan gjerne være opptatt av brukermedvirkning på generelt grunnlag og kan ta opp enkeltsaker med tanke på forbedring av kommunens tjenester i kommunedelen både med hensyn til kvalitet og kvantitet. Side 25