Rapport forvaltningsrevisjon Planstyring i Skaun kommune Skaun kommune

Transkript

1 Rapport forvaltningsrevisjon Planstyring i Skaun kommune Skaun kommune År 2005

2 Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN FOR PROSJEKTET HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON HØRING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER PROBLEMSTILLING REVISJONSKRITERIER METODE OG GJENNOMFØRING METODE GJENNOMFØRING AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET REVISORS FUNN OG VURDERINGER DELPROBLEMSTILLING 1: PÅ HVILKET GRUNNLAG ER PLANENE UTARBEIDET? DELPROBLEMSTILLING 2: VEDTAS PLANENE AV BEMYNDIGET ORGAN? DELPROBLEMSTILLING 3: FØLGES PLANENE SOM ER VEDTATT I KOMMUNEN? DELPROBLEMSTILLING 4: RULLERES PLANENE SOM FORUTSATT? MANGLENDE PLANER REVISORS KONKLUSJON REVISORS ANBEFALINGER KILDER VEDLEGG - 1: Rullering - 2: Spørreskjema - 3: Høringssvar fra kommunen Orkanger, 02. mai 2005 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 2 av 2

3 1. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet er å se på om Skaun kommune har god styring på planarbeidet. Framstillingen i rapportens funn- og vurderingsdel er strukturert rundt fire delproblemstillinger. Vi undersøker for det første på hvilket grunnlag planene er utarbeidet, for det andre om planene vedtas av bemyndiget organ, for det tredje om planene som er vedtatt i kommunen følges og for det fjerde om planene rulleres som forutsatt. Vi har ikke sett på andre forhold ved kommunens planstyring. Vi har kartlagt området gjennom et spørreskjema til kommunens ledere, og vår rapport bygger på ledernes svar og vår vurdering av dette. I den første delproblemstillingen viser resultatene at de fleste av de 41 planene som er med i undersøkelsen enten var utarbeidet med grunnlag i at kommunen er lovpålagt å utarbeide dem (14 stk), eller på bakgrunn av krav eller ønske fra offentlige myndigheter (13 stk). 8 planer var utarbeidet som følge av politiske vedtak i kommunen, 4 etter eget initiativ i enheten eller avdelingen og en på grunn av samarbeidsavtaler med andre. Når det gjelder den andre delproblemstillingen mener vi at 37 av de 41 planene er vedtatt av bemyndiget organ. Kommunestyret er kommunens øverste organ, og har i utgangspunktet all myndighet. Alle de 23 planene som var politisk behandlet var vedtatt av kommunestyret. De 11 årsplanene for barnehagene og skolene var behandlet av samarbeidsutvalg, som er bemyndiget organ til dette. For to planer var det fattet administrative vedtak. Den ene av disse er i ettertid vedtatt av kommunestyret, hvilket vi mener er bemyndiget organ. Den andre burde også vært politisk vedtatt, dette gjelder smittevernplan. De tre planene svangerskapsomsorg, helsestasjon og skolehelsetjeneste er ikke behandlet/ vedtatt. Revisor mener at disse burde vært politisk behandlet ut fra den informasjonen vi har. De to planene som er oppgitt under kategorien annet er etter vår vurdering vedtatt av bemyndiget organ. Analysen ved den tredje delproblemstillingen viser at de fleste planene følges i stor grad og er relevante i stor grad. Dette betyr at 27 av planene både er i aktiv bruk i virksomheten mht styring av aktiviteter og at de er relevante i forhold til dagens situasjon. Den planen som i liten grad var relevant og som ble fulgt i liten grad ved vår undersøkelse er rullert/ endret i ettertid. Ved den fjerde delproblemstillingen vurderte vi om 18 av planene ble rullert som forutsatt. Alle disse var etter vår vurdering rullert som forutsatt. På bakgrunn av den avgrensningen vi har foretatt gjennom prosjektets fire delproblemstillinger, mener vi at Skaun kommune har god styring på planarbeidet. Vi anbefaler at smittevernplan vedtas politisk i samsvar med kommunens delegasjonsreglement. Ut fra en generelle formulering i delegasjonsreglementet anbefaler vi også at plan for svangerskapsomsorg, helsestasjon og skolehelsetjeneste vedtas politisk. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 3 av 3

4 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Alle landets kommuner er gjennom lovverket pålagt å ha planer. Med planer menes styringsverktøy som gir føringer for hva som skal gjøres og prioriteres for å nå nasjonale mål. I tillegg krever eller ønsker staten og fylkeskommunen planer på enkelte områder. Kommunene kan også ta initiativ til å utarbeide andre planer. Disse kan utarbeides på grunnlag av et politisk vedtak eller etter initiativ i enheten eller avdelingen. I tillegg kan man gjennom avtaler med andre forplikte seg til å ha spesifikke planer. Å utarbeide og vedlikeholde kommunens planverk er en omfattende oppgave. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet er igangsatt etter initiativ fra kontrollutvalget, da de ønsket mer informasjon om planarbeidet og omfanget av dette i kommunen. Skaun kommunestyre vedtok i oktober 2000 planstruktur for kommunen. I K-sak 80/04 ble det vedtatt at kommunen skal evaluere denne planstrukturen og revidere kommuneplanen. I saken ble det oppnevnt en styringsgruppe for dette arbeidet som fikk en tidsramme ut år Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonsarbeidet skal omfatte forvaltningsrevisjon, jfr. kommuneloven 78 nr 2 og forskrift om revisjon 6. Forvaltningsrevisjonens innhold fremgår av forskrift om revisjon 7: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det sentrale i forvaltningsrevisjon er vurderinger av om resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Forvaltningsrevisjon er i denne forstand resultatorientert. 2.3 Høring Foreløpig rapport ble sendt på høring til rådmannen i brev av Svarbrev av er vedlagt rapporten som vedlegg 3. Det er ikke foretatt endring i rapporten på bakgrunn av høringssvaret. 3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 3.1 Problemstilling Vi vil i denne forvaltningsrevisjonen kartlegge og vurdere arbeidet med og oppfølgningen av alle planene i Skaun kommune. Problemstillingen er på denne bakgrunn: Har Skaun kommune god styring på planarbeidet? For å besvare problemstillingen har vi delt denne i 4 delproblemstillinger: Delproblemstilling 1: På hvilket grunnlag er planene utarbeidet? Delproblemstilling 2: Vedtas planene av bemyndiget organ? Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 4 av 4

5 Delproblemstilling 3: Følges planene som er vedtatt i kommunen? Delproblemstilling 4: Rulleres planene som forutsatt? 3.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier angir en standard/norm som konkretiserer de forventninger og krav vi har i prosjektet. Kilder for revisjonskriterier kan for eksempel være lover og forskrifter, kommunens egne vedtak og retningslinjer, faglitteratur, standarder fra andre kommuner og beste praksis. Funn i problemstillingene vurderes mot revisjonskriterier for problemstillingene. I den første delproblemstillingen har vi foretatt en kartlegging av de faktiske forhold basert på informasjon fra kommunens ledere. Her har vi ikke benyttet revisjonskriterier. I den andre delproblemstillingen har vi utledet revisjonskriteriene ut fra kommuneloven, andre særlover som gjelder i kommunesektoren, kommunens delegasjonsreglement og kommunale vedtak. I den tredje delproblemstillingen er revisjonskriteriene i hvor stor grad planen følges og i hvor stor grad den er relevant. Problemstillingen er ment å gi kommunen informasjon om status for de ulike planene. I den fjerde delproblemstillingen har vi utledet revisjonskriteriene ut fra vedtaket for de ulike planene, selve planene eller hjemmelen for utarbeiding av planene, for eksempel lovverket. 4. METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode For å få oversikt over alle vedtatte planer som var gyldige i kommunen sendte vi en spørreundersøkelse til de tre kommunelederne og alle enhetslederne. Analyse av svarene i tillegg til dokumentanalyse ble foretatt når svarene var mottatt. 4.2 Gjennomføring Hovedansvarlig for prosjektet er revisor Ann Jorun Lund. Prosjektet ble gjennomført høsten 2003 og høsten/ vinteren Avgrensninger av prosjektet Vurdering av det faglige innholdet i planene (kvalitet) og ressursbruk på planarbeidet er ikke en del av prosjektet. Bebyggelsesplaner er ikke tatt med i prosjektet, og det er i hovedsak heller ikke reguleringsplaner. Vi har tatt utgangspunkt i svarene vi mottok på vår spørreundersøkelse. Vi har ikke kontrollert dette mot grunnlag, så vi tar forbehold om eventuelle feil oppgitt til oss. Undersøkelsen ble sendt ut med første svarfrist i desember 2003, og baserer seg på planer som da var gjeldende. Vi mottok svar fra 27 av de 34 forespurte lederne. De planene som de resterende 7 lederne har saksbehandlingsansvaret for er dermed ikke omfattet av rapporten. Oversikt over hvilke enheter som svarte og som ikke svarte framgår av kapittel 8, kilder. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 5 av 5

6 Vurdering av om alle plankrav er oppfylt i Skaun kommune er ikke omfattet av prosjektet. Vi har vært i kontakt med fylkesmannen i Sør-Trøndelag angående en samlet oversikt over hvilke planer kommunene er lovpålagt å ha. Fylkesmannen i samarbeid med flere kommuner og instanser, har hatt en gjenomgang av dette som endte i rapporten Forenklet plan og rapportering, utviklingsprogram i kommuneplanlegging. Deres utgangspunkt var ønsket om å få et enkelt og handlingsrettet planopplegg for en liten kommune. Rapporten sier at få konkrete plankrav er hjemlet i lov eller forskrift, og at de fleste planer lar seg innarbeide i kommuneplanmaterialet. Rapporten sier også at kommunene har stor handlefrihet mht. utforming og omfang av sektorplanene. Da kommunene har stor handlefrihet ville en slik evaluering medført en kontroll av innholdet i hver enkelt plan mot plankravene. Kommunen ble i spørreundersøkelsen spurt om de var pålagt å ha planer som ikke var utarbeidet, vi viser til rapportens kapittel 5.5. Dette prosjektet er avgrenset gjennom fire delproblemstillinger. En annen avgrensning og andre delproblemstillinger kunne medført andre konklusjoner. 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER 5.1 Delproblemstilling 1: På hvilket grunnlag er planene utarbeidet? I denne delproblemstillingen presenteres resultatet av datainnsamlingen. Lederne ble bedt om å oppgi på hvilket grunnlag planene var utarbeidet Revisors funn De 27 lederne som svarte oppga til sammen 41 planer. For 30 av disse var det oppgitt ett grunnlag for utarbeiding av planen, for 10 planer var oppgitt 2 grunnlag og for en plan var det ikke oppgitt grunnlag. I opplistingen nedenfor er de 10 som hadde oppgitt to grunnlag tatt med på øverste oppgitte nivå. Lovpålagt: 14 planer Krav eller ønsket fra offentlige myndigheter (staten og fylkeskommunen): 13 På grunn av vedtak i kommunen (kommunestyre, formannskap eller annet politisk utvalg): 8 På grunn av samarbeidsavtaler med andre: 1 Etter eget initiativ i enheten eller avdelingen: 4 Annet: 0 Følgende planer ble oppgitt i de ulike kategoriene: Lovpålagt Kommuneplanens langsiktige del Beredskapsplan Rehabiliteringsplan Budsjett Plan for eldreomsorgen Årsplan Børsa barnehage Årsplan Viggja barnehage Årsplan Pundslia barnehage Årsplan Ilhaugen barnehage Kommuneplanens arealdel Retningslinjer/ handlingsplan kriseteam Svangerskapsomsorg Helsestasjon Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 6 av 6

7 Skolehelsetjeneste Krav eller ønsket fra offentlige myndigheter Virksomhetsplan Buvik skole Virksomhetsplan Skaun ungdomsskole Verksemdsplan Jåren Råbygda skole Virksomhetsplan Venn oppvekstsenter Virksomhetsplan Børsa skole Virksomhetsplan Viggja skole/ sfo Smittevernplan Helseberedskapsplan Økonomiplan Landbruksplan Næringsplan Trafikksikkerhetsplan Psykiatriplan (krav for å få psykiatrimidler) På grunn av vedtak i kommunen (kommunestyre, formannskap eller annet politisk utvalg) Tomte- og boligplan Rusmiddelpolitisk handlingsplan IT-plan Tettstedsplan for Børsa og Buvika Strandsoneplan Skaun kommune Reguleringsplan Børsa sentrum Reguleringsplan Buvik sentrum Vannbruksplan for Skaun kommune På grunn av samarbeidsavtaler med andre Opplæringsplan (Hovedavtalen mellom KS og Forhandlingssammenslutningene (P.T. 7)) Etter eget initiativ i enheten eller avdelingen Barnehageplan SFO-plan PPT s virksomhetsplan Virksomhetsplan for Skaun kulturskole Ikke oppgitt grunnlag HMS-plan Børsa barnehage 5.2 Delproblemstilling 2: Vedtas planene av bemyndiget organ? I spørreskjemaet ba vi om å få vite hvem som hadde behandlet/ vedtatt de ulike planene. Bestemmelser om hvem som har myndighet til å vedta konkrete planer kan finnes i kommuneloven, andre særlover som gjelder i kommunesektoren, kommunens delegasjonsreglement og kommunale vedtak Revisors funn Følgende hadde behandlet/ vedtatt de 41 planene: Kommunestyret: 23 Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 7 av 7

8 Formannskapet: 0 Politisk utvalg (plan/ miljø, oppvekst/ kultur eller helse/ omsorg): 0 Samarbeidsutvalg: 11 Administrativt vedtak: 2 Ikke behandlet/ vedtatt: 3 Annet: 2 Følgende organer har behandlet/ vedtatt de ulike planene: Kommunestyret Rehabiliteringsplan IT-plan Budsjett Økonomiplan Plan for eldreomsorgen Kommuneplanens langsiktige del Tomte- og boligplan Beredskapsplan Næringsplan Landbruksplan Kommuneplanens arealdel Tettstedsplan for Børsa og Buvika Strandsoneplan Skaun kommune Reguleringsplan Børsa sentrum Reguleringsplan Buvik sentrum Vannbruksplan for Skaun kommune Trafikksikkerhetsplan Psykiatriplan Retningslinjer/ handlingsplan kriseteam SFO-plan Barnehageplan Rusmiddelpolitisk handlingsplan Opplæringsplan Formannskapet og politiske utvalg Samarbeidsutvalg Årsplan Børsa barnehage Årsplan Viggja barnehage Årsplan Pundslia barnehage Årsplan Ilhaugen barnehage Verksemdsplan Jåren Råbygda skole Virksomhetsplan Buvik skole Virksomhetsplan Skaun ungdomsskole Virksomhetsplan Venn oppvekstsenter Virksomhetsplan Børsa skole Virksomhetsplan Viggja skole/ sfo Virksomhetsplan for Skaun kulturskole Administrativt vedtak Helseberedskapsplan Smittevernplan Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 8 av 8

9 Ikke behandlet/ vedtatt Svangerskapsomsorg Helsestasjon Skolehelsetjeneste Annet Påført spørreskjemaet fra leder: Men er gjort kjent i utvalg v/ muntlig info til politikerne oppstart nye PPT s virksomhetsplan er behandlet/ vedtatt av kommuneleder. HMS-plan og brannplan Børsa barnehage er også behandlet/ vedtatt i personalgruppen Revisors vurdering Kommunestyret er kommunens øverste organ, og de har behandlet de fleste planene. Øverste organ har i utgangspunktet all myndighet. Vi har derfor ikke sett nærmere på disse i forhold til myndighet. Formannskapet og politiske utvalg har ikke fattet endelig vedtak på noen av planene som er med i undersøkelsen. Samarbeidsutvalget har behandlet 11 planer. Dette er 4 årsplaner for barnehager og 7 virksomhetsplaner for skoler. I 2, 3 ledd i lov om barnehager (barnehageloven) står følgende: Samarbeidsutvalget for hver barnehage skal fastsette en årsplan for den pedagogiske virksomheten. Årsplanene for barnehagene er dermed vedtatt av bemyndiget organ. I første halvdel av 90-tallet ble det ønsket fra utdanningsdirektøren og departementet at skolene skulle ha virksomhetsplaner. Revisor er ikke kjent med spesielle krav fra sentralt hold til hvem som skal vedta skolenes virksomhetsplaner. I lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa (opplæringslova) 11-1, 2 ledd står følgende: Samarbeidsutvalet har rett til å uttale seg i alle saker som gjeld skolen. I delegeringsreglement for Skaun kommune er samarbeidsutvalget ved den enkelte skole delegert myndighet til å vedta virksomhetsplan for skolen. Delegeringsreglementet er vedtatt i sak 10/04 i kommunestyret. Virksomhetsplanene i kommunens 6 grunnskoler er dermed behandlet av bemyndiget organ. Virksomhetsplanen for kulturskolen er oppgitt å være opprettet etter eget initiativ i enheten. Den behandles og vedtas av personalet før den behandles i samarbeidsutvalget. Revisor og leder ved kulturskolen kjenner ikke til at organer overordnet kulturskolen har bestemt hvem som har myndighet til å vedta planen. Samarbeidsutvalg ved kulturskolen er ikke omfattet av bestemmelsene i kommunens delegasjonsreglement, da delegasjonen gjelder lovpålagte utvalg etter opplæringsloven. Opplæringsloven gjelder i hovedsak for grunnskoleopplæring og videregående opplæring i offentlige skoler. Forutsatt at ingen overordnet kulturskolen har bestemt noe annet, mener revisor at planen er vedtatt av bemyndiget organ. For to planer er det fattet administrativt vedtak. Dette er smittevernplan og helseberedskapsplan. I kommunens delegeringsreglement står det at helse, oppvekst- og kulturutvalget har innstillingsmyndighet for blant annet smittevernplan. Vi kan ikke se at dette er fulgt opp da planen er behandlet administrativt. Leder vet ikke når planen første gang ble vedtatt, men den var sist rullert i Begge deler er gjort administrativt. Helseberedskapsplan er hjemlet i 1-5 i lov om helsetjenesten i kommunene, og loven krever at planen skal samordnes med kommunens øvrige beredskapsplaner. I delegeringsreg- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 9 av 9

10 lementet står det at helse, oppvekst- og kulturutvalget blant annet har innstillingsmyndighet for helse- og omsorgsplan og andre planer som gjelder helse og omsorg. Ut fra dette antar revisor at helseberedskapsplanen skulle vært politisk behandlet. Etter at spørreskjemaet var levert, har kommunestyret den behandlet plan for helsemessig og sosial beredskap ved kriser/ katastrofer og krig. Planen var først behandlet i helse, oppvekst og kulturutvalget. Ut fra dette mener revisor at planen nå er vedtatt av korrekt myndighet. Tre planer er ikke behandlet/ vedtatt. Dette gjelder de lovpålagte planene svangerskapsomsorg, helsestasjon og skolehelsetjeneste. Det opplyses at planene i stor grad følger anbefalinger/ veiledere fra helsetilsynet, og at de er gjort kjent i utvalg ved muntlig informasjon til politikerne ved oppstart nye. Planen for svangerskapsomsorg og helsestasjon ble første gang vedtatt i 1998, mens plan for skolehelsetjeneste første gang ble vedtatt i I følge leder er det ingen bestemmelser i planene eller andre steder om hvem som skal behandle dem. I gjeldende delegeringsreglement for Skaun kommune står følgende under generell delegert myndighet til helse, oppvekst- og kulturutvalget: Innstillingsmyndighet for helse- og omsorgsplan, plan for medisinsk rehabilitering..og andre planer som gjelder helse og omsorg. Den generelle formuleringen i kommunens delegeringsreglement tyder på at alle planer innen helse og omsorg skal behandles politisk. Da de tre nevnte planene gjelder helse og omsorg, mener revisor at planene burde vært politisk behandlet forutsatt at dette ikke er delegert videre. Under kategorien annet er det oppgitt to planer, HMS-plan og brannplan Børsa barnehage og PPT s virksomhetsplan. PPT s virksomhetsplan er behandlet/ vedtatt av kommuneleder, og den var utarbeidet første gang i Planen er utarbeidet etter eget initiativ i enheten. Det er ingen bestemmelser i planen om hvem som skal vedta den, og heller ingen overordnet PPT har bestemt hvem som skal vedta den. Vi mener derfor at planen er vedtatt av bemyndiget organ. HMS-plan og brannplan Børsa barnehage er behandlet/ vedtatt i personalgruppen. Det er ikke oppgitt på hvilket grunnlag planene er utarbeidet. Dette er de eneste planene innenfor disse områdene som er oppgitt til oss, men slike planer finnes det trolig flere av. En brannplan kan det være en fordel at brannvesenet ser igjennom hvis den ikke er utarbeidet i samarbeid med fagfolk på området. Etter hva vi kjenner til kan enheten selv vedta HMS-planer. Revisor mener at disse planene er vedtatt av bemyndiget organ. 5.3 Delproblemstilling 3: Følges planene som er vedtatt i kommunen? I spørreskjemaet spurte vi om i hvor stor grad leder mente at planen ble fulgt, og om i hvor stor grad planen var relevant. Dette blir dermed den enkelte leder sin subjektive vurdering for hver enkelt plan. Problemstillingen er ment å gi kommunen informasjon om status for de ulike planene, og resultatene er ikke vurdert i særlig grad i rapporten Revisors funn På spørsmålet om i hvor stor grad leder mente at planen ble fulgt, fikk vi følgende svar: 29 planer følges i stor grad 9 planer følges i middels grad 2 planer følges i liten grad. På spørsmålet om planen var relevant i dag, var svarene som følger: 31 planer er relevant i stor grad 6 planer er relevant i middels grad 3 planer er relevant i liten grad. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 10 av 10

11 I hvor stor grad er planen relevant i dag? På neste side er de ulike planene sortert tabellarisk etter grad av relevans og grad av bruk som ble oppgitt for de ulike planene. Relevant i stor grad Relevant i middels grad I hvor stor grad blir planen fulgt? I stor grad I middels grad I liten grad Virksomhetsplan Buvik skole PPT s virksomhetsplan Budsjett Årsplan Børsa barnehage HMS-plan Børsa barnehage Kommuneplanens langsiktige del Beredskapsplan Virksomhetsplan Skaun ungdomsskole Årsplan Viggja barnehage Årsplan Pundslia barnehage Årsplan Ilhaugen barnehage Kommuneplanens arealdel Tettstedsplan for Børsa og Buvika Strandsoneplan Skaun kommune Reguleringsplan Børsa sentrum Reguleringsplan Buvik sentrum Retningslinjer/ handlingsplan kriseteam Verksemdsplan Jåren Råbygda skole Virksomhetsplan Venn oppvekstsenter Virksomhetsplan Børsa skole Virksomhetsplan Viggja skole/ sfo SFO-plan Smittevernplan Helseberedskapsplan Svangerskapsomsorg Helsestasjon Skolehelsetjeneste Tomte- og boligplan Rehabiliterings-plan Økonomiplan Trafikksikkerhetsplan Landbruksplan Psykiatriplan (krav for å få psykiatrimidler) Virksomhetsplan for Skaun kulturskole Barnehageplan Opplæringsplan Rusmiddelpolitisk handlingsplan Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 11 av 11

12 Relevant i liten grad Plan for eldreomsorgen IT-plan Næringsplan For Vannbruksplan for Skaun kommune er det ikke svart på spørsmålet Revisors vurdering For 27 av planene er svaret i stor grad både når det gjelder relevans og at de følges. Dette betyr at de fleste planene som er oppgitt (27 av 41) både er i aktiv bruk i virksomheten mht styring av aktiviteter og at de er relevante i forhold til dagens situasjon. Av de 9 planene som følges i middels grad er 3 relevante i stor grad, 5 relevante i middels grad og 1 relevant i liten grad. Det kan stilles spørsmål ved hvorfor de 3 planene som er relevante i stor grad ikke følges i stor grad. Dette gjelder rehabiliteringsplan, økonomiplan og trafikksikkerhetsplan. Revisor har ikke gått nærmere inn på dette. IT plan fra 1997 blir fulgt i middels grad, men har liten grad av relevans. Dette kan indikere at planen har behov for evaluering og eventuell rullering. Rusmiddelpolitisk handlingsplan og Næringsplan følges i liten grad i følge svarene på vår spørreundersøkelse. Den første er oppgitt å være relevant i stor grad, uten at det fører til at den brukes/ følges i særlig grad. Vedtatte planer som i stor grad er relevante bør etter revisors syn følges, dette har ikke vært gjort på grunn av bemanningssituasjonen ved sosialkontoret. Planen er under rullering nå. Næringsplanen er oppgitt å være relevant i liten grad. Vår konklusjon er derfor at planen har behov for en ny vurdering. I etterkant av vår spørreundersøkelse er ny næringsplan for Skaun kommune vedtatt av kommunestyret den Kommunen har dermed tatt tak i en plan som hadde behov for endring. Plan for eldreomsorgen følges i stor grad, men er relevant i liten grad. Dette kan indikere at planen har behov for evaluering og eventuell rullering slik at den blir relevant å bruke. Tomte- og boligplan følges også i stor grad, men den er relevant i middels grad. 5.4 Delproblemstilling 4: Rulleres planene som forutsatt? I spørreskjemaet spurte vi om når planen ble vedtatt, sist den ble rullert, hvor ofte den skal rulleres, hvem som vedtok den sist foretatte rulleringen av den, og om planen ble evaluert/ vurdert i forbindelse med rulleringen. Svarene vi mottok på disse spørsmålene er vårt utgangspunkt i denne delproblemstillingen. Revisjonskriteriene er utledet fra vedtaket for de ulike planene, selve planene eller hjemmelen for utarbeiding av planene, for eksempel lovverket Revisors funn I vedlegg 1 har vi laget en tabellarisk oppstilling over planene og svarene på spørreskjemaet som er relevante i forhold til rullering for den enkelte plan. Vi har sett nærmere på 18 av planene. Det er i hovedsak ikke gått inn på planer som ble rullert i 2003 og 2004 og forholdsvis nye planer Revisors vurdering Vi mener at alle de 18 planene som ble vurdert er rullert som forutsatt. Vi vil likevel knytte noen kommentarer til 5 av disse planene. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 12 av 12

13 Kommunens IT-plan er fra desember Den er ikke rullert ennå, og det er ingen bestemmelser om hvor ofte rullering skal skje. Det har vært en rivende utvikling på området siden 1997, og det opplyses i spørreskjemaet at planen er relevant i liten grad. Planen oppgis å bli fulgt i middels grad. Vår vurdering er at planen har behov for en rullering, selv om det ikke er bestemmelser om hvor ofte rullering skal skje. I følge leder ved IKT-funksjonen har de nå startet arbeidet med rullering av planen. Opplæringsplan, barnehageplan og landbruksplan har ingen bestemmelser om hvor ofte rullering skal skje. Da planene følges i middels grad og er relevante i middels grad kan det være grunn til å vurdere om det trengs en ny vurdering av planene. I følge spørreskjemaet ble plan for eldreomsorgen sist rullert i 2000, og den skal rulleres hvert år i planperioden. Den er oppgitt å være relevant i liten grad og fulgt i stor grad. På dette grunnlag mener vi at en ny vurdering av planen kan være fornuftig. Vi er kjent med at leder for hjemmetjenesten ønsker en rullering av planen. 5.5 Manglende planer På vårt spørsmål i november/ desember 2003 om kommunen var pålagt å ha planer som ikke var utarbeidet, fikk vi oppgitt 5 planer. Det var planer pålagt i gjeldende lovverk eller etter krav fra noen vi spurte etter. Servicekontoret: Arkivplan - iflg. 2-2 i forskrift om offentlige arkiv (Arkivloven) skal et offentlig organ ha en arkivplan. Planen er under arbeid - vi mangler noen tilpasninger etter innføring av skanning og vi mangler oversikt over arkivene på de forskjellige enhetene. Planen er ikke blitt fullført og vedtatt pga. knappe ressurser. Avdeling Helse og Oppvekst: Ny SFO-plan vil bli utarbeidet i (Retningslinjer for skolefritidsordningene i Skaun kommune ble vedtatt av kommunestyret Dette erstatter SFO-plan og vedtekter for SFO.) Avdeling Helse og Oppvekst: Plan for sosial beredskap vil bli utarbeidet i er ikke utarbeidet tidligere pga. stor utskifting i bemanning på Sosialkontoret/ressursmangel. (Plan for helsemessig og sosial beredskap ved kriser/ katastrofer og krig ble vedtatt av kommunestyret ) Avdeling Helse og Oppvekst: Plan for kulturområdet vil bli påbegynt i Helsesøstertjenesten: Burde ha en plan i forhold til miljøretta helsevern, ikke krav grunn knappe ressurser v/avd plan tverrfaglig/etatlig gruppesammensetning. I tillegg fikk vi fra avdeling Plan opplyst at Fylkesmannen krever en ROS-analyse, og at det i etterkant av denne må lages en beredskapsplan. Planene kan være utarbeidet i etterkant av svarene på spørreskjemaet, og nye planer kan ha blitt pålagt i ettertid. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 13 av 13

14 6. REVISORS KONKLUSJON De fleste av de 41 planene som er med i undersøkelsen var enten utarbeidet med grunnlag i at kommunen er lovpålagt å utarbeide dem (14), eller på bakgrunn av krav eller ønske fra offentlige myndigheter (13). 8 planer var utarbeidet som følge av politiske vedtak i kommunen, 4 etter eget initiativ i enheten eller avdelingen og en på grunn av samarbeidsavtaler med andre. Kommunestyret er kommunens øverste organ, og har i utgangspunktet all myndighet. Alle de 23 planene som var politisk behandlet var vedtatt av kommunestyret. De 11 årsplanene for barnehagene og skolene var behandlet av samarbeidsutvalg, som er bemyndiget organ til dette. For to planer var det fattet administrative vedtak. Den ene av disse er i ettertid vedtatt av kommunestyret, hvilket vi mener er bemyndiget organ. Den andre burde også vært politisk vedtatt, dette gjelder smittevernplan. De tre planene svangerskapsomsorg, helsestasjon og skolehelsetjeneste er ikke behandlet/ vedtatt. Revisor mener at disse burde vært politisk behandlet ut fra den informasjonen vi har. De to planene som er oppgitt under kategorien annet er etter vår vurdering vedtatt av bemyndiget organ. Vår konklusjon er at 37 av de 41 planene er vedtatt av bemyndiget organ, men at smittevernplan, svangerskapsomsorg, helsestasjon og skolehelsetjeneste burde vært politisk behandlet. De fleste planene følges i stor grad og er relevante i stor grad. Dette betyr at 27 av planene både er i aktiv bruk i virksomheten mht styring av aktiviteter og at de er relevante i forhold til dagens situasjon. Den planen som i liten grad var relevant og som ble fulgt i liten grad ved vår undersøkelse er rullert/ endret i ettertid. Vi vurderte om 18 av planene ble rullert som forutsatt. Alle disse var etter vår vurdering rullert som forutsatt. På bakgrunn av den avgrensningen vi har foretatt gjennom prosjektets fire delproblemstillinger, mener vi at Skaun kommune har god styring på planarbeidet. 7. REVISORS ANBEFALINGER Vi anbefaler at smittevernplan vedtas politisk i samsvar med kommunens delegasjonsreglement. Ut fra en generelle formulering i delegasjonsreglementet anbefaler vi også at plan for svangerskapsomsorg, helsestasjon og skolehelsetjeneste vedtas politisk. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 14 av 14

15 8. KILDER Spørreundersøkelse sendt til rådmann, kommuneledere, enhetsledere, kontorledere og leder av IKT-funksjonen. Følgende har svart på undersøkelsen. Planene disse har saksbehandlingsansvaret for er dermed med i rapporten: Kommuneleder plan Driftskontor Teknisk kontor Næringskontor Kommuneleder helse og oppvekst Buvik skole Børsa skole Viggja skole Venn oppvekstsenter skole Jåren/ Råbygda skole Skaun ungdomsskole Ped/ psyk tjeneste Skaun kulturskole Pundslia barnehage Sosial og barnevernstjeneste Psykiatrisk helsetjeneste Ilhaugen barnehage Rehabiliteringstjenesten Helsesøstertjenesten Hjemmetjenesten Boligtjenesten for utviklingshemmede Børsa barnehage Viggja barnehage Servicekontoret Personalkontoret Økonomikontoret IKT-funksjonen Følgende har ikke returnert spørreskjemaet. Eventuelle planer disse har saksbehandlingsansvar for er dermed ikke med i rapporten. Rossvollheimen/ Buvik aldersheim Legetjenesten Jåren/ Råbygda barnehage Venn oppvekstsenter barnehage Skaun folkebibliotek Beredskapskontor Rådmann (det har vært skifte av rådmann etter dette) I tillegg er kommuneloven, barnehageloven, opplæringsloven, lov om helsetjeneste, sentrale forskrifter, kommunens delegasjonsreglement og kommunale vedtak benyttet som kilder i prosjektet. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 15 av 15