KVALITETSHÅNDBOK FOR HÅLOGALAND ELEMENT as

Transkript

1 Side: 1 av 22 KVALITETSHÅNDBOK FOR HÅLOGALAND ELEMENT as

2 Side: 2 av ORIENTERING OM BEDRIFTEN Historikk Beliggenhet Bedriftens formål - Produksjon Visjon Mål Godkjenninger Sentral godkjenning for ansvarsrett etter plan og bygningsloven: Sellihca - Nordic Utility Qualification System and Vendor Database Achilles Joint Qualification System for suppliers to the Oil Industri in Norway and Denmark Teknisk Godkjenning Produktområder Bedriftsorganisasjon Vesentlige opplysninger om bedriften 7 2. FREMTIDSUTSIKTER 7 3. OM VÅRT KVALITETSSYSTEM 8 4. KVALITETSSYSTEMET Dokumentstruktur Dokumentstyring Nummerering og distribusjon av dokumenter skriving LEDELSESPROSESSER Vår forpliktelse i forhold til kvalitet Kvalitetsmål Kvalitetsansvar Avviksbehandling/revisjoner Interne revisjoner av systemet for kvalitetsstyring 16

3 Side: 3 av RESSURSSTYRING PRODUKSJON Førproduksjonsfasen Produksjonen Etterproduksjonsfasen Måling, analyse og forbedring Dokumentoversikt 22

4 Side: 4 av Orientering om bedriften 1.1 Historikk Hålogaland Element as er en produksjonsbedrift som produserer anleggsbrakker, bygningsmoduler og bygningselementer i tre til det private og det profesjonelle markedet. Firmaet er både underleverandør og totalleverandør. Hålogaland Element as startet i begynnelsen av mai 2000 produksjon av bygningsmoduler i ny fabrikk på Strandland i Andøy kommune. Hålogaland Element as er et heleid datterselskap av Leonhard Nilsen & sønner AS. 1.2 Beliggenhet Hålogaland Element as er lokalisert ved Risøyhamn, der det er kort vei til kai for å frakte bygningsmoduler og elementer med båt. Bedriften ligger i tillegg sentralt til for å nå vårt marked med bilfrakt. 1.3 Bedriftens formål - Produksjon Hålogaland Element as produserer bygningsmoduler, bygningselementer, anleggsbrakker, innfyllingsvegger m.m. Vi tilpasser produktet etter kundens ønsker. 1.4 Visjon Hålogaland Element as skal være det selvsagte nordnorske alternativ når det er snakk om modul-, brakke- og elementleveranse i tre.

5 Side: 5 av Mål Hålogaland Element as sin totale virksomhet skal gi et resultat på minimum 5% etter skatt. 1.6 Godkjenninger Bedriften har følgende godkjenninger: TG Sentral godkjenning for ansvarsrett etter plan og bygningsloven: Funksjon Fagområde Tiltaksklasse Utførende Tømrerarbeid og montering av trekonstruksjoner 2 Utførende Overordnet ansvar for utførelse (bygning, anlegg eller konstruksjon, tekniske installasjoner) 2 Prosjekterende Arkitektur 2 Prosjekterende Overordnet ansvar for prosjektering (bygning, anlegg eller konstruksjon, tekniske installasjoner) 2 Ansvarlig søker (for alle typer tiltak) Sellihca - Nordic Utility Qualification System and Vendor Database Sellihca - Nordic Utility Qualification System and Vendor Database - er et unikt samarbeid mellom ledende nordiske energiselskap. Gjennom Sellihca gis leverandører på en enkel og strukturert måte mulighet for å søke om kvalifisering for leveranser av varer og tjenester til et stort antall Nordiske energiselskap Achilles Joint Qualification System for suppliers to the Oil Industri in Norway and Denmark Achilles Felles Kvalifikasjonsordning er en kostnadseffektiv ordning for offshoreindustrien, hvor leverandører på en enkel og enhetlig måte gis mulighet for å søke om kvalifisering for leveranser til operatørselskaper og hovedkontraktører som samlet representerer et årlig marked på ca. 80 milliarder kroner Teknisk Godkjenning Godkjenning utstedt av Sintef Byggforsk som bekrefter at Hålogaland Element Bygningsmoduler tilfredsstiller krav til produktdokumentasjon gitt i Plan- og Bygningsloven og tilhørende Teknisk forskrift (TEK) med egenskaper, bruksområder og betingelser gitt i godkjenningen.

6 Side: 6 av Produktområder Hålogaland Element as har en produksjonbedrift som produserer følgende produkter: - Bygningselementer for vegg, gulv og tak - Bygningsmoduler - Anleggsbrakker 1.8 Bedriftsorganisasjon Styret Daglig leder/ HMS-leder Geir Vidar Haugen Økonomi Ørjan Nilsen Prosjekteringsleder/ Kvalitetsleder Jon Richard Olsen Produksjonsleder Arnt Sture Falch Lagerleder Arnfinn Lorentsen Underentreprenører Bas montering Villy Liavik Bas gulv/tak Olegas Samsonovas Bas vegg Jan-Erik Amundsen Bas gulv/tak/vegg Olegas Samsonovas Produksjons- arbeidere Produksjons- arbeidere Produksjons- arbeidere Produksjons- arbeidere

7 Side: 7 av Vesentlige opplysninger om bedriften Etableringsår: 1999 Selskapsform: Aksjeselskap Aksjekapital: Egenkapital: 3 millioner Styreformann: Dag Viktor Rindal Brox Daglig leder: Geir Vidar Haugen Telefon: E postadresse: he-post@lns.no Bransje: Bygge- og anleggsbransjen. Bransjespesialitet: Brakker, bygningsmoduler og elementer i tre. ANSVARSOMRÅDER OG KOMPETANSE I BEDRIFTEN Daglig leder: Geir Vidar Haugen Tømrersvenn Økonomi/regnskap: Ørjan Nilsen Økonom Kvalitetsleder: Jon Richard Olsen Prosjektering: Produksjonsleder/ kvalitetskontroll: Ingeniør og tømrersvenn Arnt Sture Falch Tømrer svenn Antall ansatte med Ingeniører: 1 Mesterbrev: 0 Økonomer: 1 Svennebrev: 4 Ufaglærte: 19 Lærlinger: 0 Totalt antall ansatte: Fremtidsutsikter Bedriften har økt omsetningen fra 4,5 mill kroner i 2000 til 38 millioner kroner i Omsetningen har vært på mellom 30 og 40 millioner kroner de siste årene. Bedriften har i 2008 bygd ut fabrikklokalene fra ca 950 m2 til ca 2000 m2. Denne utbyggingen gjør bedriften i stand til å doble produksjonskapasiteten samt øke størrelsen på elementer og moduler til 4,2m x12m fra dagens 4,2m x9,5m. Dette vil igjen gjøre bedriften i stand til å møte markedets krav spesielt på boligmarkedet hvor store moduler etterspørres.

8 Side: 8 av Om vårt kvalitetssystem Hålogaland Element as har bygd opp sitt kvalitetssystem i samsvar med kravstandarden i NS-EN ISO 9001:2008. Dette innebærer at systemet skal utvikles for å sikre styring av de fem hovedprosesser som standarden forskriver, dvs vi skal: 1. Kontinuerlig forbedre vårt kvalitetssystem 2. Styre våre ledelsesprosesser 3. Styre vår ressursanvendelse 4. Styre vår produksjon 5. Måle, analysere og forbedre våre produkter og prosesser Foreløpig omfatter vårt kvalitetssystem følgende hovedprosesser: 1. Kontinuerlig forbedre vårt kvalitetssystem 2. Styre ledelsesprosesser 4. Styre vår produksjon 5. Måle, analysere og forbedre våre produkter og prosesser Bedriften styrer disse hovedprosessene for kontinuerlig å kunne tilfredsstille behov, krav og forventninger som våre kunder og myndigheter stiller til våre produkter i dag og i fremtiden. De fem prosessene og sammenhengen mellom dem er illustrert i figur 3. Fig 3: Hovedprosesser i kvalitetssystemet og sammenhengen mellom dem. Kapittel 4 viser hvordan vi har valgt å strukturere vår samlede dokumentasjon.

9 Side: 9 av 22 Kapittel 5 angir vår kvalitetspolitikk og våre kvalitetsmål. Vi framlegger i dette kapitlet også vårt synlige bevis på at vi har forpliktet oss til å arbeide i samsvar med vår fastsatte kvalitetspolitikk med tilhørende mål. For øvrig angir kapitlet hvordan kvalitetsansvaret blir fulgt opp av bedriften. Kapittel 6 beskriver våre delprosesser for å sikre at vi har tilstrekkelige ressurser i form av infrastruktur, innsatsfaktorer, mennesker og kompetanse for å kunne levere produkter som samsvarer med våre kunders behov. NB! Denne delen omfattes foreløpig ikke av vårt kvalitetssytem Kapittel 7 gir en oversikt over hvordan produksjonen av våre sluttprodukter er strukturert gjennom delprosesser. Samtlige delprosesser er underlagt styring for å sikre samsvar med produkt- og prosesspesifikasjoner. Kapittel 8 gir en beskrivelse av de målinger og analyser vi utfører for å sikre at våre produkter samsvarer med våre kunders behov og våre egne produktspesifikasjoner. Videre dokumenterer vi her hvordan vi arbeider for å følge opp avviksrapporter, reklamasjoner og andre tilbakemeldinger for å forbedre våre produkter og prosesser gjennom korrigerende tiltak. Våre måleprosesser resulterer i registreringer som vi tar vare på gjennom vårt arkivsystem. Dette sikrer at registreringer er tilgjengelige for analyseformål og dokumentasjon overfor vårt sertifiseringsorgan som bevis på at vi etterlever og følger opp vårt kvalitetssystem i praksis. Kvalitetshåndboka viser til slutt en referanseliste over de prosedyrene vi har utarbeidet for å styre vår produksjon.

10 Side: 10 av Kvalitetssystemet 4.1 Dokumentstruktur Kvalitetsystemet er bygd opp rundt en dokumentstruktur i henhold til figur 4. Kvalitetshåndbok HMShåndbok Figur 4 Kvalitetssystemets dokumentstruktur Kvalitetshåndboka inneholder vårt kvalitetssystem. Vi har valgt å etablere et integrert kvalitets- og HMS-system. r for risikokartlegging i forhold til arbeidsmiljø og ytre miljø samt oppfølging av krav hjemlet i HMS-lovverket er organisert i en egen HMS-håndbok. Vårt kvalitetssystem omfatter for tiden ledelsesprosesser og produktene: Bygningselmenter i tre for vegg, tak og gulv Bygningsmoduler i tre 4.2 Dokumentstyring Formål Rutinen for dokumentstyring skal sikre at: kun gyldige dokumenter til enhver tid er distribuert i henhold til distribusjonslister erfaringsdokumentasjon tas vare på for utviklingsformål og aktiviteter av forebyggende karakter Målgruppe Daglig leder Økonomikonsulent Prosjekteringsleder Kvalitetsleder Produksjonsleder e

11 Side: 11 av 22 Bedriftens dokumentstyringssystem Dokumentstrukturen er bygget opp hierarkisk i henhold til følgende: 1. Kvalitetshåndbok med beskrivelse av kvalitetssystemet 2. r med tilhørende sjekklister for de forskjellige delprosesser som systemet omfatter 3. Håndbok IK-HMS 4. Arbeidsplasspermer med relevante prosedyrer på hver arbeidsplass 4.3 Nummerering og distribusjon av dokumenter Nummerering av dokumenter i systemet skal gjøres i henhold til følgende prosedyrer: - nr Nummerering av dokumenter Distribusjonssystemet De enkelte dokumenter distribueres i henhold til følgende: KVALITETSHÅNDBOK ANT EKS Daglig leder 1 Økonomikonsulent 1 Prosjekteringsleder 1 Produksjonsleder 1 Fabrikk 1 Lagerleder 1 Hjemmeside (kun digital versjon) 1 Totalt 7 Kvalitetshåndboken er lagret på bedriftens server. Arkiveringssystemet Følgende dokumentasjon arkiveres: Kvalitetshåndbok r Skjema Arkiveringsperiode: 3 år Godkjenningssystemet Ethvert dokument skal godkjennes av daglig leder. Kvalitetsleder skal påse at samtlige dokumenter er godkjent før distribusjon. Kvalitetsleder skal registrere alle nye og endrede dokumenter i dokumentoversikten før distribusjon.

12 Side: 12 av skriving Ved utforming og endring av prosedyrer gjelder følgende prosedyrer: Nummerering av dokumenter Utforming av prosedyrer Revisjon og erstatning av dokumenter

13 Side: 13 av Ledelsesprosesser I dette kapitlet beskriver vi de ledelsesprosessene vi har etablert for å sikre at vi er i stand til å levere produkter som samsvarer med våre kunders krav og forventninger samtidig som vi oppfyller ISOstandardens krav. Dette innebærer at vi synliggjør vår kvalitetspolitikk med tilhørende mål samt ansvarsfordelingen i forhold til kvalitet I tillegg styrer vi delprosessene i tilknytning til kvalitetsplanlegging, kvalitetskontroll og kvalitetsforbedring. Figur 5 Viktige delprosesser som er underlagt styring

14 Side: 14 av Vår forpliktelse i forhold til kvalitet Vårt kvalitetssystem skal være et effektivt styringsverktøy for vår virksomhet. For å sikre dette har vi forpliktet oss til å arbeide i samsvar med bedriftens kvalitetspolitikk som vi har formulert slik: 1. All produksjon som blir utført skal møte kundens krav og behov. Produktene skal også tilfredsstille kravene i de til enhver tid gjeldende byggeforskrifter. 2. Kvalitet og pålitelighet skal prege vår virksomhet, både når det gjelder produkter, mennesker og vår måte å arbeide på. 3. Våre produkter skal ha en kvalitet som skal være minst på høyde med eller bedre enn våre konkurrenter. 4. Hålogaland Element as skal ha ansatte med nødvendig kompetanse for å ivareta de nødvendige kravene som sikrer kundetilfredshet og oppfyller myndighetskrav. Risøyhamn den Geir Vidar Haugen Daglig leder 5.2 Kvalitetsmål For å sikre at vi arbeider i samsvar med vår kvalitetspolitikk har vi etablert følgende kvalitetsmål for de respektive politikkutsagnene: 1. Våre produkter skal samsvare 100 % med de til enhver tid gjeldende bygningslovgivning og tilhørende byggeforskrifter. 2. Vi skal gjennomføre systematiske produksjonskontroller av våre produkter. Målet er 0 reklamasjoner, dvs. 100 % samsvar mellom produkt og produktspesifikasjon. Vi skal overholde avtalt leveringstid for 100 % av våre kontrakter. Der avvik fra produktspesifikasjon og avtalt leveringstid registreres, skal vi gjennomføre analyser for å kartlegge årsak til avvik med sikte på å unngå reklamasjoner og framtidige overskridelser av leveringstider. 3. Samtlige ansatte skal minst 2 ganger per år bli påminnet om bedriftens kvalitetspolitikk med tilhørende kvalitetsmål og minst 1 gang per år bli testet i at de har kunnskaper om gjeldende kvalitetspolitikk med tilhørende mål. Målet er at 100 % av bedriftens ansatte skal kjenne kvalitetspolitikken med tilhørende mål.

15 Side: 15 av Kvalitetsansvar Vår organisasjonsplan angir hvordan bedriften er organisert i forhold til økonomi- og personalansvaret som er fordelt på linjeledelsen. Da kvalitetsansvaret er fordelt særskilt, har vi angitt dette i tabellform i tilknytning til organisasjonsplanen. Daglig leder Kvalitetsleder Produksjonsleder/ kvalitetskontroll Lagerleder Bas montering Bas gulv/tak Bas vegg Bas gulv/tak/vegg n n n n Figur 6 Organisasjonsplan for kvalitetsansvar

16 Stilling Kvalitetshåndbok Side: 16 av 22 Daglig leder Kvalitetsleder Prosjekteringsleder Produksjonsleder Baser Overordnet kvalitetsansvar Har ansvar for å etablere kvalitetssystemet og sikre at dette er implementert i organisasjonen Har ansvar som ledelsens representant i henhold til pkt i ISO 9001:2008 Har ansvar for å etablere prosedyrer som sikrer at prosjekteringen utføres iht. plan- og bygnings-lovgivningen, kundekrav og krav som følge av Hålogaland Element sine produksjonsmetoder. Har ansvaret for at prosedyrer etablert for å sikre kvaliteten i produksjonen, etterleves. Skal også informere kvalitetsleder dersom det er behov for endringer av, eller nye prosedyrer. Har ansvar for å lede arbeidet innenfor sitt ansvarsområde i samsvar med bedriftens til enhver tid gjeldende retningslinjer og prosedyrer. Produksjonsmedarbeidere Har ansvar for å arbeide i samsvar med bedriftens til enhver tid gjeldende retningslinjer og prosedyrer i henhold til inngått arbeidsavtale (stillingsansvar) Tabell 2 Oversikt over kvalitetsansvar ved Hålogaland Element as 5.4 Avviksbehandling/revisjoner I tilknytning til våre ledelsesprosesser har vi etablert prosedyrer for å følge opp vårt kvalitetssystem på en systematisk måte. Vi gjennomgår og dokumenterer jevnlig resultatene fra våre interne revisjoner, tilbakemeldinger fra våre kunder, prosessytelser og produktoverensstemmelse, status på forebyggende og korrigerende tiltak, tiltak for oppfølging fra tidligere ledelsens gjennomgåelser, endringer som kan ha innvirkning på kvalitetssystemet samt forslag til forbedringer. 5.5 Interne revisjoner av systemet for kvalitetsstyring Selskapets revisjonssystem Selskapet har dokumentert og vedlikeholder et revisjonssystem. Revisjonssystemet er dokumentert gjennom prosedyre: Revisjon av system for kvalitetsstyring Med tilhørende skjema: Revisjonsplan Møtereferat fra revisjon av kvalitetssystem

17 Side: 17 av 22 Formål n for selskapets kvalitetsrevisjon skal sikre at: de fastlagte rutiner for selskapets produktleveranser til enhver tid blir forstått og etterleves at selskapets kvalitetssystem ajourholdes jevnlig at avvik som oppdages ved kontroll korrigeres Ansvar for gjennomføring Daglig leder har det overordnede ansvaret for gjennomføringen av interne revisjoner og er kvalitetslederens oppdragsgiver når revisjoner skal foretas. Kvalitetsleder har ansvaret for den praktiske gjennomføringen av revisjonen. 6. Ressursstyring Omfattes foreløpig ikke av vårt kvalitetssystem.

18 Side: 18 av Produksjon Her beskrives produksjonen av våre sluttprodukter inklusiv førproduksjonsfase og etterproduksjonsfase. Figur 8 Styring av vår produksjon Vår produksjon følger en funksjonslayout fra komponentproduksjon til ferdig produkt ved gjennomløping av tre arbeidsstasjoner veggproduksjon med tilhørende produksjonskontroll tak og gulvproduksjon med tilhørende produksjonskontroll montering til ferdig modul eller brakke med tilhørende sluttkontroll I samsvar med kravene i ISO 9001:2000 har vi også utviklet prosedyrer som omfatter både før- og etterproduksjonsfasen.

19 Side: 19 av 22 Figur 8 Delprosesser 7.1 Førproduksjonsfasen For førproduksjonsfasen har vi utarbeidet følgende prosedyrer Gjennomgang bestilling/kontrakt Prosjektering Utarbeidelse av byggesøknader Innkjøp av innsatsfaktorer til produksjonen

20 Side: 20 av Produksjonen Produksjonen foregår på 3 og delvis 4 arbeidsstasjoner: - Veggjigg - Gulv/takjigg - Montasje Det er utarbeidet følgende prosedyre med tilhørende sjekklister for produksjonen: Mottak og verifikasjon av innkjøpte produkter Produksjonsprosessen Avviksbehandling Distribusjon av produksjonstegninger Materiallevering fra lager til produksjon 7.3 Etterproduksjonsfasen I etterproduksjonsfasen inngår klargjøring, pakking og eventuelt transport. Det er utarbeidet følgende prosedyrer for etterproduksjonsfasen: Behandling av reklamasjoner Identifikasjon og sporbarhet av ferdigprodukt For en oversikt over de prosedyrer vi har utviklet for å styre vår produksjon vises til dokumentoversikt.

21 Side: 21 av Måling, analyse og forbedring Gjennom systematiske målinger samt registreringer av viktige data sikrer vi at vi kan videreutvikle vårt kvalitetssystem, våre produkter og produksjonsprosesser basert på objektive registreringer. Vårt målesystem skal sikre at vi følger opp våre fastsatte kvalitetsmål, dvs. vi måler at våre produkter samsvarer 100 % med den til enhver tid gjeldende bygningslovgivning og tilhørende byggeforskrifter. gjennomfører systematiske produksjonskontroller av våre produkter. Målet er 0 reklamasjoner, dvs. 100 % samsvar mellom produkt og produktspesifikasjon. Vi overholder avtalt leveringstid for 100 % av våre kontrakter. Der avvik fra produktspesifikasjon og avtalt leveringstid registreres, gjennomfører vi analyser for å kartlegge årsak til avvik med sikte på å unngå reklamasjoner og framtidige overskridelser av leveringstider. påminner ansatte minst 2 ganger per år bli påminnet om bedriftens kvalitetspolitikk med tilhørende kvalitetsmål og minst 1 gang per år tester at de har kunnskaper om gjeldende kvalitetspolitikk med tilhørende mål. Målet er at 100 % av bedriftens ansatte skal kjenne kvalitetspolitikken med tilhørende mål. I tillegg til de sjekklister som er utarbeidet i forbindelse med produksjonen er det utarbeidet følgende prosedyrer for måling, analyse og forbedring: nr: Behandling av reklamasjoner

22 Side: 22 av Dokumentoversikt Skjema « Dokumentoversikt» viser hvilke dokumenter som kvalitetssystemet består av.