Kvalitetssystem for kommunane sine forvaltingsoppgåver i høve stadnamnlova

Transkript

1 Kvalitetssystem for kommunane sine forvaltingsoppgåver i høve stadnamnlova Innhald Forord s. 2 Dokument 1: Kommunane sine forvaltingsoppgåver s. 3 Dokument 2: Delegasjonar (frå kommunestyra) s. 4 Dokument 3: Prosedyreskildringar for dei ulike forvaltingsoppgåvene s. 6 Vedlegg til dokument 3: Malar mv. i tilknyting til forvaltingsoppgåvene s.26 Dokument 4: Subdelegasjonsmal (frå administrasjonssjefen) s. 32 Side 1 av 33

2 Kvalitetssystem for kommunane sine forvaltingsoppgåver i høve stadnamnlova Forord 18. mai 1990 fekk landet si første lov om stadnamn. I 2005 blei lova revidert. Ved revisjonen blei det ei sterkare presisering av kulturvernpliktene samfunnet har i høve stadnamna og av vidareføringa av denne lokale kulturarven til dagens og komande generasjonar. Den reviderte lova blei sett i kraft frå 1. august 2006; men dei tilhøyrande forskriftene og Kultur- og kyrkjedepartementet si rettleiing til lov og forskrifter kom først i juni Stadnamna er i sin natur lokale. Derfor har kommunane fått ei omfattande, men internt relativt lite kjend rolle i forvalting av lova. Dette har m.a. medført ei noko diffus forvalting og ein del kvalitetssvikt i den kommunale forvaltinga. For å retta på desse tilhøva utarbeidde det interkommunale samarbeidsorganet Nordhordland digitalt (ND) hausten 2007 ei systematisert oppstilling av kommunen sine oppgåver etter lova og eit utkast til korleis ansvaret for dei ulike oppgåvene bør delegerast for å få til ei god og effektiv forvalting av lova. Denne oppstillinga (dokument 1 med utfyllande forklaringar) og forslag til delegasjonsreglar blei så sendt den einskilde kommunen der saka om delegasjon blei fremja for kommunestyra. Prosessen her tok litt lang tid. Juni 2009 gjorde dei 2 siste kommunestyra sine delegasjonsvedtak, jf dokument 2. ND følgde så opp med å gjera ferdig dokument 3 og 4. I sitt møte den slutthandsama ND utkastet og sende det til Rådmannskollegiet i Regionrådet Nordhordland IKS (kommunane sine administrasjonssjefar) for godkjenning. Rådmannskollegiet godkjende ND sitt forslag til kvalitetssystem for forvalting av stadnamnlova i møte den Knarvik den, Kåre Wiik leiar Nordhordland digitalt Torbjørn Trageton fagsekretær Side 2 av 33

3 Kvalitetssystem for kommunane sine forvaltingsoppgåver i høve stadnamnlova Dokument 1 Kommunane sine forvaltingsoppgåver 1 Etter stadnamnlova er kommunane sine forvaltingsoppgåver følgjande: 1. Kommunen skal utøva kulturvern i høve dei lokale stadnamna (L. 1-3) 2. Kommunen gjer vedtak om val og skrivemåten av offisiell adresse, plannamn og namn på kommunale eigedomar m.v. (L. 5) 3. Kommunen vedtek endring av kommunalt vedtekne namn ( 7) 4. Kommunen kunngjer eigne namnevedtak for ålmenta og dei som har klagerett (L. 6, F. 9) 5. Kommunen melder eigne vedtak til sentralt stadnamnregister (L. 12) 6. Kommunen handsamar klage på kommunale vedtak som førsteinstans (L. 6, jf forvaltingslova.) 7. Reist sak om å få fastsett offisiell skrivemåte av eit stadnamn. Kven som kan reisa sak, er lista opp i 5. Kommunen er ansvarleg for kunngjering av alle reiste saker om fastsetting av offisiell skrivemåte av eksisterande stadnamn (L. 5 og merknadene til F. 8) 8. Kommunen har uttalerett i alle saker der andre offentlege instansar er tillagt vedtakskompetanse (L. 6) 9. Kommunen skal ta mot og kunngjera stadnamnvedtak gjort av andre instansar (F. 9) 10. Kommunen har klagerett på vedtak gjort av andre vedtaksorgan (L. 10) 11. Kommunen skal ta mot kopi av klager på stadnamnvedtak gjort av andre (F. 10) 12. Kommunen skal oppfylla lova sine krav til at stadnamn blir skrive rett i kommunale kart, skilt og saksdokument (L. 9) 13. Kommunen skal ta mot ønskje frå publikum som gjeld skrivemåte m.v. av stadnamn i kart og skilt så langt lova gjeld (L. 5 m.fl. alt etter innhald i ønskje/klage) 14. Kommunen skal varsle andre offentlege instansar om oppdaga feil namnebruk i skilt m.v. (L. 9) 15. Kommunen skal utøva opplysings- og rettleiingsteneste på saksområdet (Offentleglov og forvaltingslov) 16. Kommunen er høyringsinstans i høve regelverk m.v. på saksområdet 1 Paragraftilvisinga gjeld stadnamnlova og forskriftene til henne. Andre lover/forskrifter har og regelverk som gjeld for fleire av oppgåvene. Dette regelverket er nemnd i prosedyrane for dei einskilde oppgåvene. Side 3 av 33

4 Kvalitetssystem for kommunane sine forvaltingsoppgåver i høve stadnamnlova Dokument 2 Delegasjonar Dokumentet syner korleis kommunestyra i regionen har delegert dei ulike forvaltingsoppgåvene i vedlegg 1. For nokre få oppgåver er avvik delegasjonsvedtaket i nokre av kommunane frå hovudregelen. Der det er tilfelle er avvika nemnd. Oppgåve 1 Kulturvernet (L. 1-3) 2 Oppgåva skal utøvast i alle ledd i forvaltninga i høve til det dei er gitt kompetanse til. Oppgåve 2 Kommunale namnevedtak (L. 5) Normalt ingen delegasjon, men delegert til planutvalet 3 for plannamn som vert fastsett i samband med mindre vesentlege endringar av gjeldande reguleringsplan, valstyret for valkrinsnamn og rådmannen for grunnkrinsnamn (IDnamn på statistikkområde) Gulen: delegert fastsetting av adresse- og eigedomsnamn til hovudutval for plan og utvikling (HPU) Oppgåve 3 Endring av kommunalt vedtekne namn (L. 7) Tilfelle 1 (Endring p.g.a. vedtak om endra skrivemåte av primærnamnet): Delegert til rådmannen. Tilfelle 2 (Forvekslingsfare): Ingen delegasjon. Gulen: HPU Tilfelle 3 (Endring av dekkingsområdet for namnet): Delegert til rådmannen. Tilfelle 4 (Endra skrivemåte p.g.a. nye opplysingar): Delegert til formannskapet. Gulen: HPU Oppgåve 4 Kunngjering av kommunale namnevedtak (L. 6, F. 9) Delegert til rådmannen. Oppgåve 5 Melde kommunale namnevedtak til sentralt stadnamnregister (SSR) (L. 12) Delegert til rådmannen. Oppgåve 6 Klage på kommunale namnevedtak (L. 6, og forvaltingslova kap. VI) Følgjer regelverket i forvaltingslova kap. VI. Oppgåve 7 Kommunen reiser namnesak (L. 6) Delegert til rådmannen. Oppgåve 8 Kommunen som høyringsinstans (L. 6) Delegert til rådmannen. Radøy: formannskapet Oppgåve 9 Kunngjering av andre instansar sine namnevedtak (F. 9) Delegert til rådmannen. Oppgåve 10 Klage på andre sine namnevedtak (L. 10) Delegert til rådmannen. Lindås og Radøy: formannskapet Oppgåve 11 Ta mot kopi av klager på stadnamnvedtak gjort av andre (F. 10) Delegert til rådmannen. 2 Heimelsreferanse L=stadnamnlova, F=forskrift til stadnamnlova 3 Tidlegare lovbestemt planutval fall vekk frå 1. juli 2009; men kommunane har i medhald av kommunelova oppretta utval med tilsvarande funksjon som planutvalet hadde etter plan-og bygningslova før 1. juli Side 4 av 33

5 Oppgåve 12 Krav om at stadnamn blir skrive rett i kommunale kart, skilt og saksdokument (L. 9) Delegert til rådmannen. Oppgåve 13 Ta mot og sakshandsama ønskje/merknader frå publikum som gjeld skrivemåte m.v. av stadnamn i kart og skilt så langt lova gjeld (L. 5 m.fl. alt etter innhald i ønskje/merknad) Delegert til rådmannen. Oppgåve 14 Varsle andre offentlege instansar om oppdaga feil namnebruk i skilt m.v. (L. 9) Delegert til rådmannen. Oppgåve 15 Opplysings- og rettleiingsteneste på saksområdet (Offentleg-og forvaltingslov) Delegert til rådmannen. Oppgåve 16 Høyringsinstans i høve nasjonale tiltak Delegert til Regionrådet Nordhordland IKS. Men i særskilde saker kan det også vera aktuelt med uttale frå dei enkelte kommunane. Side 5 av 33

6 Kvalitetssystem for kommunane sine forvaltingsoppgåver i høve stadnamnlova Dokument 3 Prosedyreskildringar med tilhøyrande malar for dei ulike forvaltingsoppgåvene Dette dokumentet inneheld prosedyreskildringar og tilhøyrande fellesmalar for kommunane si utøving av dei 16 opplista forvaltingsoppgåvene i regionen og inngår som del av det felles styringssystemet som gjeld for kommunane sine forvaltingsoppgåver etter stadnamnlova. Prosedyredokumenta og tilhøyrande malar er hjelpemidlar som skal sikra tilfredsstillande kvalitet i forvaltingsarbeidet. Dette er rettleiande hjelpemiddel til bruk i sakshandsaminga i dei konkrete sakene. Oppgåve 1 Kulturvernet side 7 Oppgåve 2 Kommunale namnevedtak 8 Oppgåve 3 Endring av kommunalt vedtekne namn 11 Oppgåve 4 Kunngjering av kommunale namnevedtak 13 Oppgåve 5 Melde kommunale namnevedtak til sentralt stadnamnregister 14 Oppgåve 6 Klage på kommunale namnevedtak 15 Oppgåve 7 Reist namnesak 16 Oppgåve 8 Kommunen som høyringsinstans 17 Oppgåve 9 Kunngjering av andre instansar sine namnevedtak 18 Oppgåve 10 Klage på andre sine namnevedtak 19 Oppgåve 11 Ta mot kopi av klager på stadnamnvedtak gjort av andre 20 Oppgåve 12 Krav om at stadnamn blir skrive rett i kommunale kart, skilt og 20 saksdokument Oppgåve 13 Ta mot og sakshandsama ønskje/merknader frå publikum som gjeld 22 skrivemåte m.v. av stadnamn i kart og skilt Oppgåve 14 Varsle andre offentlege instansar om oppdaga feil namnebruk i skilt m.v. 22 Oppgåve 15 Opplysings- og rettleiingsteneste på saksområdet 23 Oppgåve 16 Høyringsinstans i høve nasjonale tiltak 24 Side 6 av 33

7 Oppgåve 1. Kommunen skal utøva kulturvern i høve dei lokale stadnamna ( 1 og 3) Lovreglane Nedanfor er sitert dei lovreglane som er aktuelle (stadnamnlova): 1. Formål og verkeområde Formålet med denne lova er å ta vare på stadnamn som kulturminne, gi dei ei skriftform som er praktisk og tenleg, og medverke til kjennskap til og aktiv bruk av namna.... Lova gjeld når organ for stat, fylkeskommune og kommune skal fastsetje stadnamn eller skrivemåten av dei, eller bruke dei i tenesta. Lova gjeld også bruk av stadnamn i selskap som det offentlege eig fullt ut og i læremiddel som skal brukast i skolen. Departementet kan i særskilte tilfelle gi forskrift om at lova skal gjelde når selskap som det offentlege ikkje eig fullt ut, skal bruke stadnamn Namnevern og namnsetjing Eit stadnamn kan som hovudregel ikkje takast i bruk på ein stad der det tradisjonelt ikkje høyrer heime, når det a) er i bruk som etternamn og er verna, eller b) på annan måte er eit særeige namn, eller c) av andre grunnar bør vernast Eit nedervd stadnamn kan ikkje bytast ut med eit namn utan tradisjon på staden dersom ikkje særlege grunnar talar for det. Kulturvernoppgåvene Dei kommunale oppgåvene er av to ulike slag: 1. Å få tak i data om eksisterande stadnamn, gjennomføra ei systematisert registrering av uregistrerte namn, supplera eksisterande namneregister med aktuelle data og legga tilrette rasjonell tilgang til opplysningane 2. Ivareta formålet med lova i kommunen sine forvaltingssaker som vedkjem stadnamn Normative reglar Oppgåve 1 femner om tiltak som er prosjektorganisert: fellesprosjekt mellom Regionrådet Bergensregionen, Regionrådet Nordhordland IKS, Hordaland fylkeskommune og Universitetet i Bergen (stadnamntenesta). Her gjeld prosedyrar godkjent av styret for prosjektet. Dette inneheld prosedyrar for primærregistrering, stadnamnbasen, allmenn presentasjon av registreringane gjennom regionane sine kartportalar og vedlikehalds- /forvaltingsprosedyrar for namnsamlingane. Desse inneheld også den nedervde lydlege uttalen av namna. Prosjektet blei etablert Etablering skjer kommunevis. Oppgåve 2 er ulike typar ordinære forvaltingsoppgåver. Dei normative reglane står i prosedyredokumenta for dei ulike sakstypane. Det blir vist til desse. Vedtaksmynde og ansvar 1. Kommunestyret vedtek delegasjonsreglement for kommunen sine gjeremål etter lova Side 7 av 33

8 2. Rådmannsgruppa i regionen vedtek prosedyrane for kommunen sine ordinære forvaltingsoppgåver etter lova og endrar prosedyredokumenta ved behov og etter tilråding frå styringsgruppa til Nordhordland digitalt 3. Ansvarleg utøvar i dei ulike stadnamnsakene skal ivareta kulturvernet pålagt i lova 4. Prosjektorganisasjonen ivaretek kulturvernet pålagt i lova i høve oppgåve 1 Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren skal reviderast ved behov. Oppgåve 2. Kommunal namngjeving Andre ledd første setning i 5 i stadnamnlova gir kommunen kompetanse til å vedta skrivemåten av offisiell adresse og av namn på tettstader, grender, kommunale gater, vegar, torg, bydelar, bustadfelt, anlegg o.l. Oppgåve 2 gjeld nemnde type objekt som ikkje har fått tildelt namn av kommunen tidlegare. (Heimel for kommunen til å velje namn på einingane ligg i dei aktuelle lovene som etablerer einingane.) Det er laga eigne prosedyrar for 1. Adresseparsellnamn 2. Plannamn 3. Andre kommunalt vedtekne namn Formål Prosedyrane skal sikra rett framgangsmåte og tilfredsstillande kvalitet i arbeida. Prosedyre 1: Adressenamn Verkeområde Prosedyren gjeld for Austrheim, Fedje, Gulen, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen og Radøy kommune og etter at etableringsfasen for adressesystemet er fullført for vedkomande kommune (Etableringsfasen er prosjektorganisert og her gjeld eige kvalitetsopplegg) Osterøy kommune har ikkje vedteke innføring av offisielle adresser. Osterøy vil bli eige adresseområde med eigen prosedyre for adresseforvaltinga. Prosedyre skal utarbeidast i samband med etablering av offisielle adresser i kommunen. Referansar 1. Stadnamnlova med forskrifter 2. Delings-/matrikkellova med forskrifter 3. 4 Retningsliner for val og skrivemåte av adressenamn (kommunane sine felles retningsliner i medhald av 4-1 i delingslova for utforming og synleggjering av adressesystemet i kommunen; lokal forskrift) 4. Adresseprosjektet og kommunale vedtak i samband med dette 5. Kommunen sine delegasjonsreglar for stadnamnlov og regelverk i referanse nr Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet internt i kommunen Side 8 av 33

9 7. Kommunal handbok i adressetildeling del I (Kommunalforlaget 1986) og del II: Adresser og Stadnamn (Kommunalforlaget 1993) 8. Kommunen sin saksprosedyre for saker som blir avgjort av kommunestyret For Gulen kommune, saksprosedyre for saker som blir avgjort av hovudutval for plan, miljø og utvikling, jf. kommunen sitt delegasjonsreglement Ansvar Administrasjonssjefen fremjar saka for kommunestyret som gjer vedtak I Gulen kommune for hovudutvalet for plan, miljø og utvikling Sakshandsamar skal utføra sitt arbeid med tilfredsstillande kvalitet 1. Ansvarleg for adresseforvaltinga registrerar/vurderar behov for etablering av ny adresseparsell (ref. nr. 2, 3 og 4) 2. Der etablering av ny adresseparsell er ønskjeleg, skal sakshandsamar nytta retningslinene i ref. 1, 2, 3 og 7 for å koma fram til førebels utkast til namn (husk avklaring i høve utrykkingsetatar og namnekonsulent) 3. Utkast blir sendt dei andre kommunane i adresseområdet til uttale (ref. nr. 4) 4. Avklaring av mogeleg interessekonflikt med andre kommunar 5. Sakshandsamar innhentar turvande tilleggsopplysingar og skriv saksutgreiing (kommunen sin mal for kommunestyresaker, i Gulen kommunens mal for hovudutvalssaker) 6. Saka følgjer deretter prosedyren i ref. 8 Prosedyre 2: Plannamn Kommunestyret er vedtaksorgan for planar etter plan- og bygningslova, jf. kap. 11 og 12. Planar skal ha eit identitetsnamn i tillegg til eit identitetsnummer. Som identitetsnamn er det vanleg å nytta eksisterande eigedomsnummer eller eksisterande stadnamn som dekker planområde, del av dette eller namn som av andre årsaker er tenleg som plannamn. Den som utarbeider utkast til plan, kan foreslå identitetsnamnet til planen, men det er kommunen som fastset identitet til planar (namn og nummer). Identitetsnamn skal skrivast i samsvar med reglane i stadnamnlova. Der det i planframlegg òg er framlegg om namnsetting av objekt i planen f.eks. eit bustadfelt, vegar anlegg m.v., skal namna tilfredsstilla krava i stadnamnlova, jf. spesielt 3 og 4 i lova. Namna skal òg vera funksjonelle i høve til planobjektet. Vegar som er føresett eller kan bli adresseparsellar, skal ikkje gjevast namn i reguleringsplanar. For desse objekta skal nyttast prosedyre 1. (Plannamn kan og fastsettast og endrast i samband med mindre vesentleg endring av ein plan. I det høvet avgjer kommunen sitt planutvalet både namneval og skrivemåte.) Referansar 1. Plan- og bygningslova med forskrifter 2. Kommunen si vedtekt til 5 i plan- og bygningslova i lova som gjaldt før (gjeld til ) 3. Stadnamnlova med forskrifter 4. Kommunen sine delegasjonsreglar for referanse nr. 1, 2 og 3 5. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet internt i kommunen 6. Kommunen sin prosedyre for fastsetting av plan ID Side 9 av 33

10 7. Kommunen sin saksprosedyre for plansaker Ansvar Administrasjonssjefen fremjar saka for kommunestyret som gjer vedtak. (Einingsleiaren for saker som blir avgjort i planutvalet ) Sakshandsamar skal utføra sitt arbeid med tilfredsstillande kvalitet Nordhordland digitalt 1. Identitet til planen skal vera gitt av kommunen før det blir kunngjort oppstart av planarbeid (ref. nr. 6). (Dette er eit førebels vedtak. Endeleg vedtak skjer ved kommunestyret sitt vedtak av planen/ planutvalet sitt vedtak av mindre vesentlege endringar av vedteken plan) 2. Dersom det i planforslaget inngår nye stadnamn (namn på planobjekt), skal sakshandsamar først avklara om ønskt namnsetting skal vera integrert i planen eller handsamast som eiga namnesak. Dersom eiga sak, skal ein følgja prosedyre 1 for adressenamn og prosedyre 3 for andre namn 3. For namn som skal vera del av planen, skal sakshandsamar generelt rådføra seg internt i kommunen med dei som har andre oppgåver knytt til stadnamnlova og med statens namneteneste om kva namn og skrivemåte som bør nyttast for planobjekt(et/a). Saksgangen elles er som fastlagt i ref. nr. 7 Prosedyre 3: Andre kommunale namn Dette er ein sekkepost av namn som det kan vera tenleg å dela i 3 grupper når det gjeld sakshandsaminga: a) Kommunale eigedomar, anlegg o.l.. Generelt gjeld at dersom ein eigedom skal ha eit namn, er det eigaren som fastset dette, altså kommunen for kommunale eigedomar o.l.. For kommunen er det vanleg å gje eigedom/anlegg namn (identitet) i samband med etablering av objektet som eining i kommunen sitt budsjett/rekneskap. b) Administrative inndelingar. Det ligg til kommunen å fastsetta namn på administrative inndelingar innan kommunen: grunnkrinsar (grenser fastsett av SSB), valkrins, skulekrins/opptaksområde m.fl.. c) Namn på tettstader og grender (jf. 5 andre ledd i stadnamnlova) Referansar 1. Stadnamnlova med forskrifter 2. Kommunen sine delegasjonsreglar 3. Gjeldande etableringsreglar for objektet 4. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet internt i kommunen Saksgruppe a (kommunale eigedomar, anlegg o.l..) 1. I saka som etablerar namneobjektet, tilrår sakshandsamar identitetsnamn. I saksutgreiinga klargjer han/ho bakgrunnen for tilrådd namn og at dette tilfredsstiller krava i høve til 3 og 4 i stadnamnlova. Han/ho skal generelt rådføra seg internt i kommunen med dei som skal forvalta objektet, dei som har andre oppgåver knytt til stadnamnlova og med statens namneteneste om kva namn og skrivemåte som bør nyttast for objektet 2. Fastsetting av namnet er ein integrert del av etableringa av objektet og følgjer kommunen si prosedyre for dette Side 10 av 33

11 Saksgruppe b (administrative inndelingar) 1. I saka som etablerar namneobjektet, tilrår sakshandsamar identitetsnamn. I saksutgreiinga klargjer han/ho bakgrunnen for tilrådd namn og at dette tilfredsstiller krava i høve til 3 og 4 i stadnamnlova. Han/ho skal generelt rådføra seg internt i kommunen med dei som skal forvalta namneobjektet, dei som har andre oppgåver knytt til stadnamnlova og med statens namneteneste om kva namn og skrivemåte som bør nyttast for objektet 2. Kommunen si fastsetting av namnet er ein integrert del av saka og følgjer kommunen si prosedyre for denne. Saksgruppe c (grende- og tettstadnamn) 1. Nye grende- og tettstadnamn skal fastsettast som integrert del av kommuneplanen alternativt i kommunedelplan som femner om vedkomande grend/tettstad 2. I saksutgreiinga for dette punktet i kommuneplanen/kommunedelplanen (namnespørsmålet) skal det m.a. gå fram at forslaget tilfredsstiller krava i høve til 3 og 4 i stadnamnlova og at kommunen har rådført seg med Statens namneteneste, Vestlandet om namnet 3. Kommunen si fastsetting av namnet er ein integrert del av plansaka og følgjer kommunen si prosedyre for denne Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren skal reviderast ved behov. Oppgåve 3. Endring m.v. av kommunalt vedteke stadnamn Fire typar endringar kan vera aktuelle: 1. Skrivemåten av eit primærnamn som er brukt i kommunal namngjeving, kommunale kart, skilt og register blir endra gjennom vedtak etter lova. Kommunen skal då følgja opp med rettingar som følgje av vedtaka. 2. Det oppstår forvekslingsfare/ulemper eller andre tilhøve som tilseier at eit vedteke namn bør endrast. (Andre tilhøve er: endra bruk for namneobjektet, endra krinsinndelingar, m.v.) 3. Eit vedteke namn bør gjerast gjeldande for endring av objektet det er knytt til, f.eks. at vegen som namnet er knytt til blir påbygd eller får delvis endra sin trasé. 4. Endringar i medhald av 7 i stadnamnlova (gjenopptaking) Formål Prosedyrane skal sikra rett framgangsmåte og tilfredsstillande kvalitet i arbeida. Verkeområde Prosedyrane for dei 4 sakstypane gjeld for kommunane i regionen så langt kommunen har sakstypen. Side 11 av 33

12 Prosedyre for sakstype 1 Samsvar mellom vedteke skriftform for stadnamn og synleggjering av namnet 4 i lova krev at Når same namnet er brukt om ulike namneobjekt på same staden, skal skrivemåten i primærfunksjonen som hovudregel vere retningsgivande for skrivemåten i dei andre funksjonane. Det tilligg Statens kartverk å fastsetta skrivemåten i primærfunksjonen (der dette ikkje ligg til høgre nivå ). Sakstypen gjeld skrivemåten av kommunalt vedteke stadnamn som ikkje er i samsvar med 4 i lova. Referanse 1. Melding om namnevedtak/registrert manglande samsvar mellom rett skriftform og synleggjeringa av namnet 2. Stadnamnlova med forskrift 3. Samarbeidsavtale med Statens kartverk, Bergen (SK) om at SK skal følgja opp med turvande oppdatering i felles kartbasar av utførde namnevedtak (samarbeidsavtalen om kart på nett) 4. Kommunen sine delegasjonsreglar for stadnamnlova 5. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet internt i kommunen 6. Meldingsmalar (vedlegg til prosedyren) Ansvar Administrasjonssjefen har det overordna ansvaret for oppgåva og at sakshandsamar får tilsendt utløysande dokument for arbeida (ref. nr. 1) Sakshandsamar har ansvar for at oppgåva blir utført med tilfredsstillande kvalitet 1. Sakshandsamar kontrollerar melding og registrerer manglande samsvar mellom vedteken skriftform for kommunalt vedtekne namn og kommunen si synleggjering av aktuelt namn og kommunalt avleidde namn av primærnamnet 2. Når klagefrist er ute (ved eventuell klage skal ein venta til klage er avgjort) gjer sakshandsamar turvande oppfølgingsvedtak for endring av skriftforma, gir melding om vedtaket til vedtaksorganet (mal 1) og syter for kunngjering av endringa (mal 2) 3. Sakshandsamar syter for at endringsvedtaka blir fylgt opp med rett skriftform for namna i matrikkel, aktuelle kommunale register og skilt 4. Sakshandsamar kvitterer for utføringa på dokument ref. nr. 1 og leverer dei til arkivering Prosedyren gjeld òg der kommunen på annan måte får kjennskap til manglande samsvar Prosedyre for sakstype 2 Endring av namn på grunn av at namnet er misvisande/utenleg Generelt gjeld at det organ som har vedteke eit namn også kan endre det. Når det blir konstatert at eit namn er utenleg for sitt formål, skal sak om endring fremjast. Prosedyren skal vera den same som ved fastsetting av vedkomande namnetype (oppgåve 2). Side 12 av 33

13 Prosedyre for sakstype 3 Endring av dekkingsområdet for vedteke stadnamn Oppgåva gjeld oppfølgjande arbeid der dekkingsområdet for namnet blir endra i høve til premissane i namnevedtaket. Ansvar og referansar Administrasjonssjefen (eller den han har delegert vedtaksmynde til) jf. delegasjonsreglementet, gjer vedtak i saka 1. Vedkomande forvaltingsansvarleg lagar saksutgreiing 2. Vanleg offentleg utlegging av tilrådinga før avgjerd 3. Etter utlegging, sluttføring av saka og vedtak. 4. Sakshandsamar syter så for: - Tilbakemelding til innkomne merknader - Kunngjering av vedtaket og klagerett 5. Etter klagefrist er ute; - Oppfølging med endringa av objektet sitt dekkingsområde i kommunen sin kartbase - Turvande endring i kommunal skilting av objektet - Turvande endringar i kommunale register 6. kvitterer på saksdokument for utført oppfølging Prosedyre for sakstype 4 Gjenopptaking av skriftform for vedteke namn (jf. 7 i lova) 7 i stadnamnlova er ny og heimlar høve til å ta oppatt avgjerd om skrivemåte av vedtatt namn dersom det kjem til nye opplysingar. For namn fastsett av kommunen, skal nyttast same prosedyre som for oppgåve nr. 2 så langt den høver. For namn fastsett av andre, skal nyttast same prosedyre som i oppgåve nr. 7. Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyrane er vedtatt: Prosedyrane og vedlegg skal reviderast ved behov. Oppgåve 4. Kunngjering av kommunale stadnamnvedtak Kommunen skal kunngjera sine namnevedtak for dei som har klagerett etter 10 i stadnamnlova. Etter denne kan det klagast på kommunen si fastsetting av skrivemåten av vedteke namn. Det kan ikkje klagast på kommunen sitt val av namn. Formål Prosedyren skal sikra at kommunen si varslingsplikt av eigne namnevedtak blir utøvd med tilfredsstillande kvalitet. Side 13 av 33

14 Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen og for kommunalt vedtekne stadnamn avgjort i eiga sak. For namn som er fastsett som integrert del av ei sak, f.eks. ei plansak, skal kommunen ved kunngjering av vedtaket i saka, gjera merksam på klageretten for skrivemåten av vedtek(n)e namn Referansar 1. 9 i forskrifta til stadnamnlova 2. Sak som er grunnlaget for kunngjeringa 3. Interkommunale retningsliner og mal for kunngjering av stadnamnvedtak (vedlegg til prosedyren) 4. Kommunen sine delegasjonsreglar 5. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet i kommunen Ansvar Administrasjonssjefen har ansvaret for at kommunen utfører si kunngjeringsplikt på tilfredsstillande måte. Sakshandsamar for saka skal få melding om vedtaket. Han/ho gjennomfører kunngjering i samsvar med dei interkommunale retningslinene for kunngjering av kommunale namnevedtak gjort i eiga sak (jf. vedlegget). Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren og vedlegg skal reviderast ved behov. Oppgåve 5. Melding til sentralt stadnamnregister (SSR) I følgje 12 i stadnamnlova skal det organ som fastset offisiell skrivemåte av stadnamn, melda frå til stadnamnregisteret nye vedtekne stadnamn Formål Prosedyren skal sikra at kommunen utfører si meldeplikt etter 12 i stadnamnlova. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen inntil Statens kartverk har fastsett standardar og prosedyre for arbeida. Referansar 9. Stadnamnlova 12 og forskriftene Statens kartverk sine standardar og retningsliner (når dei kjem) 11. Kommunen sine delegasjonsreglar 12. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet internt i kommunen 13. Meldingsmal (vedlegg til prosedyren) Side 14 av 33

15 Ansvar Administrasjonssjefen har det overordna ansvaret for oppgåva og at sakshandsamar får tilsendt kommunen sine namnevedtak Utførande har ansvar for at kommunen si melding tilfredsstiller sette krav 1. Den som i følgje referansedokument nr. 4 skal melda kommunale namnevedtak til SSR, skal få tilsendt saksdokumenta straks vedtak er gjort. 2. Han/ho sender melding til Statens kartverk, Bergen. Meldinga skal ha dei opplysingane som er kravd i 15 i forskrifta. 3. Meldinga blir arkivert på saka. Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren og vedlegg skal reviderast når SK har vedteke standardar m.v. for meldingstenesta og elles ved behov. Oppgåve 6. Klage på kommunalt namnevedtak Etter 10 i stadnamnlova kan dei som etter lova er tilkjend klagerett, klaga på vedteken skrivemåte av stadnamn. Formål Prosedyren skal sikra at kommunen som førsteinstans i klagehandsaminga utøvar si teneste med tilfredsstillande kvalitet. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen. Referansar 1. Motteken klage i stadnamnlova og tilhøyrande i forskrift 3. Forvaltingslova kap. VI 4. Kommunen sine delegasjonsreglar 5. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet internt i kommunen Ansvar Vedtaksorganet har ansvaret som er lagt til førsteinstans i klagesaker etter forvaltingslova kap. VI Administrasjonssjefen har ansvaret for at sakshandsamar får tilsendt mottatt klage Utførande har ansvar for at sakshandsaminga tilfredsstiller lovkrava 1. Det blir avklart om klagar har klagerett. Dersom ikkje, blir klaga avvist og klagar får melding om dette, grunnen til avvisinga, at det kan klagast på avvisinga og opplysing om frist og framgangsmåte. 2. Har klagar klagerett, blir klagen realitetsvurdert. Der det er komme til opplysingar som tilseier eit anna vedtak i saka, blir ho fremja på nytt for vedtaksorganet (jf. 7 i lova og prosedyre nr. 4 i oppgåve 3) Side 15 av 33

16 3. Dersom sakshandsamar finn at dei formelle klagekrava er til stades, men at klagen ikkje bør takast til følgje, blir saka lagt fram for vedtaksorganet for endeleg tilråding. Meiner denne at klagen bør takast til følgje, blir vidare saksgang som i førre punkt (nr. 2). Klagar får melding om dette. I motsett fall: 4. Blir klaga send til klagenemnda og kopi til klagar Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren skal reviderast ved behov Oppgåve 7. Reist namnesak I medhald av 5 kan kommunen og andre, jf. 5 i lova, reisa sak om fastsetting av offisiell skrivemåte av eksisterande stadnamn. Dette gjeld i hovudsak namn der Statens kartverk har fått kompetansen til å gjera vedtak. Etter merknadene til 8 i forskriftene til lova er vedkomande kommune pålagt offentleg kunngjering av alle reiste saker om fastsetting av offisiell skriftform av eit eksisterande stadnamn. Grunnane for at kommunen reiser slik sak, kan vera fleire. Vanlege årsaker er: 1. Kommunen ønskjer å nytta eit eksisterande stadnamn som namn på nytt namneobjekt f.eks. ein adresseparsell eller som primærnamn i anna kommunal namnsetting, og det er uklart/dissens om kva som er rett skrivemåte av primærnamnet. Det kan då vera rasjonelt å få avklart offisiell skrivemåte av dette før kommunen gjer sitt namnevedtak. 2. Publikum er usamd i skrivemåten av stadnamn på skilt eller i kart og ber om endring. (For mange eksisterande stadnamn i offentlege kart og skilt er det ikkje vedtak for korleis skriftforma for namnet skal vera.) Formål Prosedyren skal sikra rett framgangsmåte og tilfredsstillande kvalitet i arbeida. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen. Referansar 14. Stadnamnlova med forskrifter 15. Kommunal bakgrunn for at sak blir reist (notat), tilsendt oppmoding frå publikum eller krav framsett av person/instans som kan reisa sak 16. Kommunen sine delegasjonsreglar 17. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet i kommunen 18. Gjeldande kunngjeringsreglar og malar (vedlegg til prosedyren) Ansvar Administrasjonssjefen har ansvar for at sak blir reist der kommunen tek initiativ og at kommunen utfører si kunngjeringsplikt av reiste saker på tilfredsstillande måte. Sakshandsamar skal utføra sitt arbeid med tilfredsstillande kvalitet 1. Den som i følgje referansedokument 4 skal vera sakshandsamar for oppgåvetypen, lagar/får tilsendt aktuelle dokument (ref. nr. 2) Side 16 av 33

17 2. Sakshandsamar drøfter saka internt, med Statens namneteneste, Vestlandet og andre som ein finn tenleg å ha førehandskontakt med. Deretter lagar han/ho høyringsdokument. I dette skal presiserast, med tilvising til 6 stadnamnlova, kven som har uttalerett. For mottatt ønske skal gjevast tilbakemelding om mottaket og kva som skjer vidare, jf. mal nr. 3 vedlagt denne prosedyren. 3. Sakshandsamar syter for kunngjering av saka (jf. ref. nr. 5) 4. Mottatt merknad som følgje av kunngjeringa går til sakshandsamar 5. Sakshandsamar sender saka med si saksutgreiing og tilråding til vedtaksorganet (normalt Statens kartverk, Bergen). I saksutgreiinga skal ein nemne årsaka til at kommunen reiser namnesak der det er tilfelle, skildra saksgangen i kommunen, omtala merknader og innspel som er kome i saka og gje kommunen si tilråding av skrivemåte av namnet. (Sakshandsamar avklarar tilrådinga internt også politisk der det måtte vera aktuelt). Der det hastar med avklaring, skal ein klart gje uttrykk for dette og be om prioritert og rask slutthandsaming. 6. Administrasjonssjefen underskriv saka og sender ho til avgjerdsorganet via Statens namneteneste, UiB for òg å få med deira tilråding i saka Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren og vedlegg skal reviderast ved behov. Oppgåve 8. Kommunal uttale i saker der andre offentlege instansar er tillagt vedtakskompetanse Før fylkeskommune eller staten gjer vedtak om val og skrivemåten av stadnamn, skal kommunen ha hatt saka til uttale, jf. stadnamnlova 6 første ledd. Formål Prosedyren skal sikra at kommunen varetek sine interesser der andre offentlege instansar har vedtakskompetansen. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen. Referansar 1. Stadnamnlova 2. Tilsende saksdokument for aktuell sak 3. Kommunen sine delegasjonsreglar 4. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet internt i kommunen Ansvar Administrasjonssjefen (Radøy: Formannskapet) har ansvaret for kommunen sin uttale, jf. delegasjonsreglementet Sakshandsamar har ansvaret for ei tilfredsstillande saksførebuing. 1. Den som i følgje referansedokument 4 skal vera sakshandsamar for oppgåvetypen, får tilsendt referansedokument 2 Side 17 av 33

18 2. Han/ho lagar ei skriftleg utgreiing som underbygging av vedlagt forslag til uttale, og sender saka til administrasjonssjefen 3. Administrasjonssjefen orienterer ordføraren eventuelt formannskapet om utkastet til høyringssvar (i Radøy blir saka lagt fram for formannskapet, som gjev uttale i saka) 4. Administrasjonssjefen signerer kommunen sitt høyringssvar og syter for at svaret blir ekspedert innan sett frist (normalt 2 månader) og saka sluttarkivert Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren skal reviderast ved behov. Oppgåve 9. Kommunen skal ta mot og kunngjera stadnamnvedtak gjort av andre instansar Forskrifta til stadnamnlova pålegg kommunane også å kunngjera alle namnevedtak som blir gjort av andre kompetente vedtaksorgan (fylkeskommune og stat), jf. 9 i forskrifta. Formål Prosedyren skal sikra at kommunen si varslingsplikt av andre sine namnevedtak blir utøvd med tilfredsstillande kvalitet. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen. Referansar 1. 9 i forskrifta til stadnamnlova 2. Melding om namnevedtak gjort av andre 3. Interkommunale retningsliner og mal for kunngjering av stadnamnvedtak, (vedlegg til denne prosedyren) 4. Kommunen sine delegasjonsreglar 5. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet internt i kommunen Ansvar Administrasjonssjefen har ansvaret for at kommunen utfører si kunngjeringsplikt på tilfredsstillande måte. Sakshandsamar skal utføra sitt arbeid med tilfredsstillande kvalitet 1. Den som i følgje referansedokument 5 er delegert å kunngjera namnvedtak gjort av andre, skal få vedtaksmeldinga og gjennomføra kunngjeringa i samsvar med retningslinene i vedlegget. 2. Gjeld vedtaket eit bruksnamn, eller eit gardsnamn som utgjer heile eller delar av eit bruksnamn, skal vedtaket vedlagt informasjon om klageretten (mal 3) òg sendast direkte til eigar/festar dersom eigar/festar ikkje er part saka (jf. 9 siste ledd i forskrifta) (Eigar/festar kan sjølv reisa sak og er då part i saka. Den som er part, får melding om vedtaket direkte frå vedtaksinstansen.) Side 18 av 33

19 Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren og vedlegg skal reviderast ved behov. Oppgåve 10. Kommunal klage på vedtak gjort av andre vedtaksorgan Kommunen kan i medhald av 5 og 10 i stadnamnlova klage på namnevedtak gjort av fylkeskommunen og staten. Denne retten bør berre vera aktuell å bruka der namnevedtak ikkje er i samsvar med kommunen sin uttale i den aktuelle saka eller der kommunen har mottatt kopi av klage frå andre som tilfører saka moment som ikkje var vurdert i kommunen sitt høyringssvar. Formål Prosedyren skal sikra at klagen tilfredsstiller lovkrava. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen. Referansar 1. Stadnamnlova 5 og 10 og tilhøyrande forskrifter 2. Melding om namnevedtak gjort av andre 3. Kommunen sin uttale i saka 4. Motteke kopi av klage på vedtak gjort av andre 5. Kommunen sine delegasjonsreglar Ansvar Administrasjonssjefen har ansvaret for kommunen sine klager på namnevedtak gjort av andre. (I Lindås og Radøy: Formannskapet, jf. vedteke delegasjonsreglement) Sakshandsamar skal utføra sitt arbeid med tilfredsstillande kvalitet 1. Sakshandsamar for kommunen sin uttale i saka får tilsendt meldinga om namnevedtak gjort av andre saman med kopi av kommunen sin uttale i saka og mottatt kopi av klage(r) frå andre 2. Sakshandsamar registrerar om det finst vedtak som kommunen bør klaga på. Dersom ikkje, blir dette notert på meldinga og saka sluttarkivert 3. Dersom sakshandsamar meiner kommunen bør klaga, får han avklart dette med administrasjonssjefen 4. Ved klage utformar sakshandsamar ei grunngjeven klage, jf. 10. I denne vil det vera naturleg å visa til det/dei punkt i kommunen sin uttale som ikkje er teke til følgje og gje ei utdjuping av argumenta. Det kan og vera aktuelt å ta med nye moment som vedtaksorganet/klagenemnda bør ha med i vurderinga 5. Administrasjonssjefen underskriv klagen som blir ekspedert til vedtaksinstansen via Statens namneteneste ved UiB innan klagefristen (normalt 3 veker). 6. For Lindås og Radøy: Administrasjonssjefen legg saka fram for formannskapet og ekspederer så saka som i pkt. 5. Dersom dette av praktiske grunnar ikkje kan skje innan klagefristen, søker han/ho om leng frist. Alternativt sender han/ho si tilråding Side 19 av 33

20 som førebels klagesvar og med opplysing om når saka kjem opp i formannskapet. Når dette har gjort sitt vedtak, blir dette ettersendt til vedtaksinstansen Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren skal reviderast ved behov. Oppgåve 11. Kommunen skal ta mot kopi av klager på stadnamnvedtak gjort av andre Formål Prosedyren skal medverke til at kommunen får kunnskap til publikumsklager på namnevedtak gjort av andre og at kunnskapen skal kunna nyttast i kommunen si forvalting av lova. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen. Referansar i Forskrifta til stadnamnlova 2. Kommunen sitt saks- og arkivsystem 3. Gjeldande arbeidsdeling for saker på lovområdet internt i kommunen Ansvar Ansvaret for mottak, distribusjon og arkivering er som for anna postmottak i kommunen Sakshandsamar av tilsvarande sak i oppgåve 8 (kommunal uttale i namnesak) har ansvar for å gjera seg kjend med dokumentet 1. Postmottak og arkiv gjennomfører sine oppgåver i saka i samsvar med kommunen sine prosedyrar 2. Sakshandsamar for kommunen sin høyringsuttale i saka vurderer om klagen gjev grunn for at kommunen òg klagar på vedtaket. Dersom det er tilfelle, blir det m.a. vist til dokumentet i kommunen si klage (sjå oppgåve 10). I motsett fall noterar sakshandsamar på dokumentet: Tatt til orientering og leverer dokumentet til sluttarkivering Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren skal reviderast ved behov. Oppgåve 12. Kommunen skal oppfylla lova sine krav til at stadnamn blir skrive rett i kommunale kart, skilt og saksdokument Side 20 av 33

21 Formål Prosedyren skal medverke til at kommunen oppfyller sine plikter etter lova om at stadnamn i dokumenta til kommunen og kommunale verksemder blir skrivne i samsvar med rettskrivingsreglane i lova, jf. 9. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen. Referansar 1. Stadnamnlova med tilhøyrande forskrifter og rettleiar. 2. Sentralt stadnamnregister (SSR) 3. Regionen sitt kart på nett og karttype: Stadnamn 4. Informasjonsskriv om rett skrivemåte av stadnamn og kommunen sin plikter i det høvet (vedlegg til prosedyren) 5. Kommunen sin organisasjon Ansvar Administrasjonssjefen er ansvarleg for at tenestetakarane er kjend med plikta dei har til å kontrollera at stadnamn i kommunale skilt, kart, saksdokument og informasjonsmateriell har rett skriftform og at feile skriftformer blir retta. Utførande ( jf. referanse nr. 5) har ansvar for at oppgåva blir løyst på tilfredsstillande måte. 1. Kontroll av rett skriftform av stadnamn i kommunale saks- og informasjonsdokument Den som nyttar stadnamn i saksdokument eller informasjonsdokument som vedkomande har ansvar for, skal sjå til at namna er skrivne i samsvar med krava i lova. (hjelpemidla i referanse 3 og 4) Den som har ansvar for at nye kommunalt vedtekne stadnamn blir synleggjort i kart, skilt og offentleg tilgjengelege stadnamnregister, skal kontrollera at skrivemåten er korrekt. 2. Retting av feile skriftformer i kommunale kart og skilt Slike feil kan vera reine trykkfeil, eller at namn har fått endra skriftform som følgje av vedtak etter lova. Kartansvarleg følgjer opp med melding til Statens kartverk, Bergen om aktuelle rettingar i kart og register og med purring dersom det går lang tid før retting blir gjort. Skiltansvarleg følgjer opp med aktuelle rettingar i kommunale informasjonsskilt. Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren og vedlegg skal reviderast ved behov. Side 21 av 33

22 Oppgåve 13. Kommunen skal ta mot og følje opp ønskje/merknader frå publikum som gjeld skrivemåte m.v. av stadnamn i kart og skilt Dei fleste ønskje/klager frå publikum er integrert i spesifiserte oppgåver med lågare oppgåvenummer. Denne prosedyren gjeld dei resterande skriftleg mottekne ønskje/klager som krev skriftleg saksbehandling. Formål Prosedyren skal medverke til at oppgåvene i saka blir utført med tilfredsstillande kvalitet. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen for skriftleg mottekne ønskje/-klage frå publikum som ikkje gjeld oppgåvene Referansar 1. Motteken klage/ønskje 2. Gjeldande regelverk for stadnamnforvaltinga og tilhøyrande kvalitetssystem 3. Forvaltingslova med forskrift 4. Offentleglova med forskrift 5. Gjeldande arbeidsdeling for saker på lovområdet internt i kommunen Ansvar Fagansvarleg skal sjå til at kommunen følgjer opp mottekne klager/ønskjer innan rimeleg tid. Utførande ( jf. organisasjonskartet referanse nr. 5) har ansvar for at oppgåva blir løyst på tilfredsstillande og etterviseleg måte. 1. Dersom det ikkje kan gjevast rask svar i høve problemstillingane i dokumentet, skal avsendar få kommunen sitt standardbrev om mottaket 2. For klage på mottatt informasjon/rettleiing (oppgåve 15) skal sakshandsaminga vera i samsvar med forvaltingslova sine reglar 3. For dei resterande sakene vel den utførande den måten som han/ho sjølv meiner er mest rasjonell og som oppfyller lovkrava og kravet til etterviseleg svar. Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren skal reviderast ved behov. Oppgåve 14. Kommunen skal varsle andre offentlege instansar om oppdaga feil namnebruk i skilt m.v. Stadnamnlova 9 første ledd pålegg offentlege instansar å skriva stadnamn i samsvar med det som er vedteken skrivemåte. Ved samanlikning av kva som er vedteken skriftform av eit stadnamn og skriftform ein finn i offentlege kart/skilt som ikkje er kommunen sitt ansvar, bør kommunen gjera vedkomande ansvarleg instans merksam på tilhøvet og be om at instansen rettar feilen. (Tilsvarande feil i kommunale dokument er handsama i oppgåve 12.) Side 22 av 33

23 Formål Prosedyren skal medverke til at andre offentlege instansar har rett namnebruk og rettar feil. Verkeområde Prosedyren gjeld for kommunane i regionen. Referansar 1. Stadnamnlova 9 første ledd 2. Sentralt stadnamnregister (SSR) 3. Gjeldande arbeidsdeling for saker på lovområdet internt i kommunen 4. Standard meldingsbrev 5. Kommunen si arkivordning Ansvar Fagansvarleg skal sjå til at oppdaga feil skrivemåte av stadnamn i andre offentlege instansar sine kart og skilt blir meldt til vedkomande instans. Feil namnebruk kan gå på fleire tilhøve. To er vanlege: a) Feil skriftform av namnet b) Feil namn på aktuelt objekt Oppgåvetype a) 1. Når feil er konstatert, skal utførande av melding om feil (jf. referanse nr. 3), gjerast kjend med tilhøvet. (Oppdagar vedkomande feilen sjølv, fell punket vekk.) 2. Han/ho sender brev som e-post til vedkomande instans om oppdaga feil (jf. referanse 4). Oppgåvetype b) Den i kommunen som oppdagar eller får kjennskap til slike feil, bør gjera vedkomande instans merksam på feilen, helst i form av ei e-postmelding Vedlegg Standard meldingsbrev av feil skriftform av stadnamn i offentlege kart/skilt Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren og vedlegg skal reviderast ved behov. Oppgåve 15. Kommunen skal utøva opplysings- og rettleiingsteneste på saksområdet Dette er ei generell oppgåve som gjeld alle forvaltingsoppgåvene til kommunen. Formål Dokumentet skal medverke til at kommunen har ei tilfredsstillande rettleiings- og opplysingsteneste i høve til stadnamnlova og kommunen sine oppgåver etter denne. Side 23 av 33

24 Verkeområde Dokumentet gjeld for dei plikter kommunane i regionen har etter forvaltings- og offentleglova til å yta opplysnings- og rettleiingsteneste i høve stadnamnlova. Referansar 1. Forvaltingslova medforskrifter (generelt). Og forskrifta til 11 (rettleiingsforskrifta) spesielt 2. Stadnamnlova med forskrifter 3. Kommunen sitt kvalitetssystem for forvalting av stadnamnlova 4. Offentleglova med forskrifter 5. Gjeldande arbeidsdeling for saksområdet i kommunen 6. Regionen sitt kart på nett Regionen sitt kart på nett/stadnamnkart Ansvar Administrasjonssjefen skal sjå til at den som er tildelt opplysings-/rettleiingstenester har turvande kunnskapar og hjelpemidlar til å utføra sine oppgåver på ein tilfredsstillande måte. Utførande har ansvar for at oppgåva blir løyst på tilfredsstillande måte, ta opp med fagansvarleg spørsmål kring mangelfulle hjelpemiddel/kunnskap og medverke til fjerning av slike tilhøve. Oppgåvene er svært mangearta. Den utførande vel den måten som vedkomande sjølv meiner er effektiv og som oppfyller lovkrava. Erfaringsutveksling For å sikra ei effektiv, god og lik tenesteyting i regionen, skal styringsgruppa i Nordhordland digitalt (ND) ved behov organisera samlingar for aktuelt personale for gjensidig informasjon og erfaringsutveksling. Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren skal reviderast ved behov. Oppgåve 16. Høyringsinstans i høve nasjonale tiltak Oppgåva femner om NOU/lovutkast, utkast til forskrifter, rettleiarar, meldingsrutinar/skjema, informasjonsteneste og andre tiltak i høve stadnamnvernet. Formål Prosedyre skal sikra ein samordna og ressurseffektiv påverknad av nasjonale rammer for kommunane sine forvaltingsoppgåver etter lova. Verkeområde Prosedyren gjeld for produksjon og sakshandsaming av svar frå kommunane i regionen på nasjonale høyringsutkast. Referansar 1. Høyringsbrev og utkast frå sentral styresmakt Side 24 av 33

25 2. Delegasjonsreglementet for oppgåv16 3. Gjeldande nasjonalt og lokalt regelverk og utøvd praksis Nordhordland digitalt Ansvar Politiske høyringssvar: Styret i regionrådet Nordhordland IKS Faglege høyringssvar: Styringsgruppa Nordhordland digitalt (ND) Saksutgreiing: Fagsekretær for Nordhordland digitalt Ekspedering av høyringssvar: Dagleg leiar Regionrådet Nordhordland IKS (DL) Prosedyren: Styringsgruppa Nordhordland digitalt (ND) Saksgang 1. Normalt blir aktuelle saker sendt kommunane eller eit utval av kommunar på høyring og blir slik kjende for medlemer av ND. Eller dei/fagsekretær blir på annan måte kjend med at det er sendt ut høyringsutkast som gjeld stadnamnforvaltinga. 2. Saka blir teke opp i ND for vurdering om det bør utarbeidast høyringssvar. Av referat frå handsaminga skal det gå fram om det skal utarbeidast høyringssvar, om det og er aktuelt med politisk høyringssvar i saka og praktiske faktorar i samband med arbeidet. 3. Fagsekretær lagar utkast til høyringssvar. I det høvet tek han/ho turvande kontakt med aktuelle ressurspersonar for synspunkt/råd og legg utkast fram for ND. 4. ND vurderer utkast(et/a) og vedtek eventuelle endringar som handsaming av saka måtte medføra. 5. Der det berre skal gjevast fagleg høyringssvar, sender fagsekretær høyringssvaret til DL. Han/ho ekspederer vedteke høyringssvar til høyringsinstansen og legg dokumentet tilgjengeleg på regionrådet sin nettstad. 6. Der det og bør gjevast politisk høyringssvar, lagar fagsekretær i tillegg til dokumenta i pkt. 5, saksutgreiing til Regionrådt vedlagt utkast til høyringssvar frå rådet. Dokumenta blir lagt fram som sak i ND som gjev tilråding i saka. Fagsekretær ekspederer så saka vedlagt ND si tilråding og ND sitt høyringssvar til DL 7. DL legg saka fram for styret i Regionrådet Nordhordland IKS, ekspederer rådet sitt høyringssvar med vedlegg til høyringsinstansen og legg dokumenta ut på regionrådet sin nettstad. Alle saksdokument skal vera tilrettelagt og sendt som e-post. Prosedyrevedtak og revisjon Prosedyren er vedtatt: Prosedyren skal reviderast ved behov. Side 25 av 33

26 Vedlegg til dokument 3: Malar m.v. i tilknyting til forvaltingsoppgåvene Dokument 4 Oppgåve 3 Mal 1 Melding til kommunestyret Til kommunestyret Melding om administrativ endring av vedteke stadnamn 4 i lov om stadnamn seier m.a. at Når same namnet er brukt om ulike namneobjekt på same staden, skal skrivemåten i primærfunksjonen som hovudregel vere retningsgivande for skrivemåten i dei andre funksjonane. Kommune har xx.xx.2xxx fått melding om at Statens kartverk/klagenemnda* har fastsett<namn> som skriftform for primærfunksjonen til namnet. Klagefristen for vedtaket er ute.* Administrasjonssjefen har med bakgrunn i dette og delegert fullmakt den xx.xx.2xxx vedteke følgjande endring av kommunalt vedteke namn: <namn> skal heretter skrivast: Vedtak(et/a) er kunngjort i samsvar med regelverket. Administrasjonen følgjer opp med turvande rettingar i kommunale kart, register og skilt. (dato og underskrift) Mal 2. Kunngjering på kommunen si heimeside og i lokalavisene (jf. oppgåve nr. 4) Endra offisiell skrivemåte av namn(a)... (før endring) Med bakgrunn i at Staten har fastsett følgjande offisiell skriftform for stadnamn(et/a)..., har kommunen med tilvising til 4 i stadnamnlova vedteke at <namna i overskrifta> heretter skal skrivast:... Saksdokumenta er tilgjengeleg <stad>. På vedtak(et/a) er det klagerett. Klagefrist er: xx.xx.2xxx. Nærare informasjon er tilgjengeleg her (lenke til mal 3 oppgåve 4). For kunngjering i avis skal skrivast stad. Oppgåve 4 Interkommunale retningsliner og malar for kunngjering av kommunale stadnamnvedtak i eiga sak Forskrifta 9 pålegg kommunen å kunngjera sine vedtak for dei som har klagerett. Då kommunen vanskeleg kan ha fullt kjennskap til kven dette kan vera, må ein ty til offentleg kunngjering. Forskriftskrava til sjølve kunngjeringa er: Melding eller kunngjering om vedtak skal innehalde opplysningar om klagerett, klagefrist, framgangsmåte ved klage, vidare om rett til å sjå saksdokumenta og om høve til å søkje om utsett iverksetjing av vedtaket til klagefristen er ute eller klaga avgjord. Side 26 av 33