Møteinnkalling for Administrasjonsutvalget. Saksliste

Transkript

1 EIDSBERG KOMMUNE Møteinnkalling for Administrasjonsutvalget Møtedato: Møtested: Heggin 3, 3. etasje Møtetid: 08:15-10:00 Forfall meldes til Tone Åsrud Reime innen fredag Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksnr Tittel Saksliste 15/26 Orienteringer/drøftinger - Administrasjonsutvalgets møte /27 Godkjenning av protokoll - Administrasjonsutvalgets møte /28 Gjennomgang av kommunale vakt- og beredskapsordninger. Oppfølging av kommunestyrets budsjettvedtak for pkt 7 15/29 Økonomiplan

2 Saksframlegg Orienteringer/drøftinger - Administrasjonsutvalgets møte Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Åsrud Reime FE /2042 Saksnr Utvalg Type Dato 15/26 Administrasjonsutvalget Ressursgjennomgang Resultat fase 1 Orientering/drøfting m/konsulent 2. Ny politisk organisering fra kommende kommunestyreperiode Administrasjonsutvalgets vedtak:

3 Saksframlegg Godkjenning av protokoll - Administrasjonsutvalgets møte Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Åsrud Reime FE /2014 Saksnr Utvalg Type Dato 15/27 Administrasjonsutvalget Rådmannens forslag: Protokoll fra administrasjonsutvalgets møte godkjennes. Administrasjonsutvalgets vedtak: Saksopplysninger: Protokoller fra offentlige utvalg skal formelt godkjennes før vedtakene iverksettes. I praksis godkjenner leder Carl Peter Løken (H) protokollen på vegne av administrasjonsutvalget når denne er er ferdigskrevet. Informasjon om godkjent protokoll er sendt medlemmer og varamedlemmer.

4 Saksframlegg Gjennomgang av kommunale vakt- og beredskapsordninger. Oppfølging av kommunestyrets budsjettvedtak for pkt 7 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Jan-Erik Fredriksen 15/2056 Saksnr Utvalg Type Dato 15/28 Administrasjonsutvalget Hovedutvalg for miljø og teknikk Formannskap Kommunestyret Rådmannens forslag: Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling: Gjeldende avtaler om beredskapsgodtgjørelse og vaktordninger (gjelder ikke brann- og redning) sies opp med virkning Det fremforhandles ny(e) avtale(r) med virkning fra Sentrale hensyn som søkes ivaretatt i forhandlingene, er: Å ivareta det ansvar kommunen har for beredskap når det gjelder kommunens infrastruktur når det gjelder vannforsyning, mottak og behandling av avløpsvann, kommunens veier og kommunale bygg Dersom et er nødvendig å inngå mer enn en avtale, skal avtalene bygge på de samme prinsipper og forankres opp mot sentrale tariffavtaler som omhandler godtgjørelse for beredskap Det skal tas hensyn til en koordinering og samordning av vaktordningene for å få til en så kostnadseffektiv drift som mulig For å ivareta hensynet til beredskap, kan en ansatt bare gå i en vaktordning om gangen, dersom en ansatt vil delta i mer enn en vaktordning Kommunestyrets vedtak:

5 Formannskapets innstilling: Hovedutvalg for miljø og teknikks innstilling: Administrasjonsutvalgets innstilling: Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i sak 14/100 budsjett 2015 i pkt 7 følgende: Denne saken omfatter derfor vakt- og beredskapsordninger for de kommunale oppgavene som ivaretas av virksomhetene miljø- og kommunalteknikk og eiendom og beredskap. I kommunestyrets vedtak fremgår det at vaktordningene innen brann og redning skulle være en del av gjennomgangen av vaktordningene. Siden det senere er vedtatt å etablere et eget interkommunalt selskap når det gjelder brann og redning i Indre Østfold, er vaktordningene innen brann og redning holdt utenfor denne gjennomgangen. De ulike vaktordninger har ulik historie, bygger på litt ulike prinsipper og er fremforhandlet på ulike tidspunkter. Det har vært en gjennomgang med de berørte virksomheter og tillitsvalgte for å få en så god oversikt over hvordan vaktordningene fungerer og hvilke vilkår som gjelder for de ulike vaktordningene og hvilke kostnader som er knyttet opp mot de ulike vaktordningene. I dag er det en avtale som gjelder for teknisk vakt. Den er først og fremst knyttet til å ivareta beredskap når det gjelder kommunens vann- og avløpssystemer, men omfatter alle oppgaver innen ansvarsområdet til miljø og kommunalteknikk. Det er hovedsakelig de ansatte i VA-avdelingen som inngår i denne vaktordningen. I dag er det 9 personer som totalt inngår i ordningen med teknisk vakt.

6 Når det gjelder avtalen om brøytevakt og beredskap, så er det en reell vaktordning i brøytesesongen og en mer generell beredskap ellers i året. Det er i alt 18 personer som inngår i denne ordningen. Beredskapsvakt for kommunale bygg er den sist inngåtte avtalen. Den er knyttet opp mot alle kommunale bygg med alarmer og/eller heis. Det er i alt 10 personer som inngår i denne vaktordningen. For alle ordninger gjelder at det etter en vaktuke opparbeides en avspaseringsdag i tillegg til godtgjørelsen. Avspaseringen skal etter avtalene tas ut påfølgende arbeidsuke. Det tas ut avspasering i varierende grad og det er mange som ikke benytter seg av denne retten selv om den er avtalt. I tillegg til beredskapsgodtgjørelsen utbetales det ordinær lønn etter gjeldende tariffavtaler for de arbeidstimer som medgår ved utrykning på oppdrag knyttet til vaktordningene. I tabellen under fremgår kommunens utgifter for 2014 og hittil i 2015 til vakt- og beredskapsgodtgjørelser slik de fremgår av lønnssystemet. Det er ikke mulig å kunne ta ut en samlet oversikt over overtidsgodtgjørelse kun knyttet til arbeid som er utløst av utrykning av de som har vakt. Når det gjelder arbeidsbelastning er det i utgangspunktet ikke gjort noen registeringer på det og det er vanskelig å dokumentere hva vaktordningene utløser av merarbeid. Når det gjelder antall utrykninger, er det ingen registrering når det gjelder teknisk vakt eller brøytevakt. For vaktordningen for kommunale bygg var det registrert 177 utrykninger i 2014 og det føres logg over alle hendelser. Rådmannens merknader: Kommunens avtaler om vakt- og beredskapsordninger er i dag knyttet direkte til den enkelte avdeling og virksomhet. Det er ulike prinsipper lagt til grunn for avtalene, både når det gjelder innretning på beredskapsgodtgjørelsen og avtale om avspasering/betaling for merarbeid som følge av vaktordningen. Dessuten er det avdekket at beredskapsordningen knyttet til kommunale veier/brøytevakt også er gjort gjeldende for de som innehar teknisk vakt uten at det er dokumentert noe avtale om det.

7 Avtalene, med unntak av vaktordningen for kommunale bygg, ligger også relativt langt tilbake i tid. Det i seg selv utløser behov for en oppdatering. Dette for å kunne hensynta at ny teknologi/digitale løsninger har bidratt til endrede rammevilkår for styring av VA-anlegg og kommunale bygg. Dette har ikke den samme betydning for beredskap når det gjelder kommunale veier. Det finnes også muligheter å legge til rette for forenklinger når det gjelder alarmering som kan ha betydning for både organisering av vaktordningene og også hvordan avtalene om beredskap og vaktordninger bør innrettes. Dessuten er fokus på beredskap (herunder ROS-analyser), helse, miljø og sikkerhet (HMS) og internkontroll forsterket de senere år. Det utløser behov for gode og hensiktsmessige beredskaps- og vaktordninger, dersom uforutsette hendelser inntreffer. Videre er det omfattende krav til sikkerhet for vannforsyning og beredskap mot forurensning som også må hensyntas, når kommunen skal fremforhandle avtaler om beredskapsgodtgjørelse og vaktordninger. Det er derfor på høy tid å få en revisjon av de gjeldende avtalene om beredskapsgodtgjørelse og vaktordninger. Konklusjon: Gjeldende avtaler om beredskapsgodtgjørelse og vaktordninger (gjelder ikke brann- og redning) sies opp med virkning Det fremforhandles ny(e) avtale(r) med virkning fra Sentrale hensyn som søkes ivaretatt i forhandlingene, er: Å ivareta det ansvar kommunen har for beredskap når det gjelder kommunens infrastruktur når det gjelder vannforsyning, mottak og behandling av avløpsvann, kommunens veier og kommunale bygg Dersom et er nødvendig å inngå mer enn en avtale, skal avtalene bygge på de samme prinsipper og forankres opp mot sentrale tariffavtaler som omhandler godtgjørelse for beredskap Det skal tas hensyn til en koordinering og samordning av vaktordningene for å få til en så kostnadseffektiv drift som mulig For å ivareta hensynet til beredskap, kan en ansatt bare gå i en vaktordning om gangen, dersom en ansatt vil delta i mer enn en vaktordning

8 Saksframlegg Økonomiplan Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Ståle Ruud 15/2052 Saksnr Utvalg Type Dato 15/29 Administrasjonsutvalget Eldrerådet Ungdomsrådet Rådet for funksjonshemmede 15/43 Hovedutvalg for kultur og oppvekst /24 Hovedutvalg for helse og velferd Hovedutvalg for miljø og teknikk Formannskap Kommunestyret Rådmannens forslag: Saken legges fram for formannskapet/kommunestyret med slik innstilling: Økonomiplanen vedtas slik den foreligger med følgende presiseringer: 1. Eidsberg kommunes økonomiplan for vedtas slik det framkommer av: Budsjettskjema 1A driftsbudsjett (jf. økonomiplan kap. 6) Budsjettskjema 2A investeringsbudsjett (jf. økonomiplan kap. 6) 2. Prioriterte driftstiltak og besparelses- og effektiviseringstiltak som vist i tabell i kapittel 5, legges som føringer i arbeidet med årsbudsjett Kommunestyret vil under høstens budsjettbehandling måtte foreta en samlet vurdering av økonomiplanens prioriterte driftstiltak og besparelses- og

9 effektiviseringstiltak (vist i tabell kap. 6) vurdert opp mot nødvendigheten av å sikre en tilfredsstillende økonomisk balanse for Virksomhetenes driftsrammer og investeringer for økonomiplanperioden som vist i budsjettskjema 1B og 2B (jf. Økonomiplan kap. 6) - vedtas og legges som føringer i økonomiplanperioden Endelige rammer og investeringer for det enkelte år fastsettes gjennom årlige budsjettvedtak for det enkelte årsbudsjett. Kommunestyrets vedtak: Formannskapets innstilling: Administrasjonsutvalgets innstilling: Hovedutvalgenes innstilling: Rådenes innstilling: Saksopplysninger: I følge kommunelovens 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår, og skal gjelde hele kommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Tidligere har Eidsberg kommune kjørt felles budsjett- og økonomiplanprosess, men fra og med 2013 har Eidsberg kommune valgt å kjøre disse to dokumentene i to adskilte prosesser. Dette gjøres også i 2015 ved at økonomiplan utarbeides 1. halvår 2015 og årsbudsjettet for 2016 utarbeides høsten Rådmannens merknader: I en økonomiplanperiode skal ambisjonene legges og nye satsninger balanseres opp mot de krevende utfordringer Eidsberg kommune står ovenfor og vil møte de neste årene. Dette skal avstemmes innenfor kommunelovens ufravikelige krav til budsjettbalanse. De siste års budsjettdebatter har i stor grad vært preget av hvordan Eidsberg kommunes budsjetter skal innrettes. Fokus har vært rettet mot effektivisering og budsjettilpasninger. Presset på effektivisering og økt produktivitet i kommunesektoren vil fortsette. Kommuneproposisjonen som ble fremmet i mai endrer ikke på dette. Eidsberg kommune erfarer at virksomhetene gjennomgående har knappe rammer og at kvalitet og omfang gradvis reduseres. Eidsberg kommunestyre har fulgt rådmannens anbefalinger om å styrke det forebyggende arbeidet med den målsetting å snu en trend og

10 unngå vekst i utgiftene. Med knapphet i ressurser må ressurser omfordeles hvilket utfordrer kvalitet og omfang av tjenester i andre virksomheter. I årsbudsjettet for 2015 vedtok kommunestyret at det skulle hentes inn konsulentbistand for å gjennomgå driften med tanke på å avdekke et mulig innsparingspotensial i organisasjonen. Prosessen har startet og kommunestyret vil få seg forlagt resultater fra gjennomgangen utover høsten. Med bakgrunn i de politiske signalene har rådmannen valgt å avvente resultatene fra dette utredningsarbeidet og eventuelle politiske beslutninger etter dette. Oppdaterte prognoser fra juni 2014 fra SSB indikerer en noe lavere befolkningsvekst i Eidsberg enn tidligere prognoser. Om disse prognosene slår til er det et lite pusterom med tanke på investeringer i infrastruktur innenfor barnehage, skole og eldreomsorg. Kommuneplanens ambisjoner om befolkningsvekst overgår imidlertid betydelig SSBs prognoser for befolkningsvekst. Skulle disse ambisjonene slå til vil behovet for nevnte infrastruktur fremtvinges tidligere enn hva SSBs prognoser viser. Det vil bli krevende for Eidsberg kommune. For å makte en slik vekst må det skapes rom for dette. Da vil salg av eiendom og effektivisering av organisasjonen være marginale bidrag til det reelle behovet for kapital til investering og løpende driftskostnader. Siden vedtak av økonomiplanen for har det pågått flere store og tunge prosesser hvor det er invitert til politiske veivalg. Det er her fattet viktige beslutninger knyttet til å tilrettelegge for boliger for vanskeligstilte grupper (boligsosial handlingsplan) og innenfor barnehage (Edw. Ruuds barnehage). Med de krav som stilles til kommunen gjennom forventninger fra innbyggere, og ikke minst gjennom omfattende lovfestede rettigheter, er det vanskelig å kunne finansiere påkrevde investeringer gjennom kutt i tjenestene. Likevel er det fremmet forslag som vil gi reduserte tjenester på enkelte områder. Det er nødvendig for å legge til rette for helt nødvendige investeringer. Flertallet i kommunestyret har ikke ønsket å ta i bruk virkemidler for å øke handlingsrommet gjennom langsiktige inntekter i form av eiendomsskatt. Det fremmes derfor ikke forslag om å innføre eiendomsskatt i denne økonomiplanen, men det kan være at det anses som nødvendig å ta opp saken igjen i forbindelse med behandlingen av årsbudsjettet til høsten. Rådmannen har plikt til å legge fram et forslag til årsbudsjett og økonomiplan for de kommende 4 år, som er realistisk og som viser balanse mellom utgifter og inntekter. Gjennom framskrivning av disponible rammer i økonomiplanperioden har det ikke vært rom for å styrke rammene med nye driftstiltak utover det å følge opp statlige signaler og løfte driftsrammen på de mest utsatte virksomhetenes driftsrammer. Forutsetningene i rådmannens forslag til økonomiplan bygger på de økonomiske signalene som framkommer i kommuneproposisjonen 2016, antakelser om utvikling i rentemarkedet og anslag for årlig realvekst. I rådmannens forlag til økonomiplan balanseres økonomiplanen gjennom å innarbeide en anslått årlig realvekst fra og med 2016 på 1,4 pst. I påvente av de endelige rammene for 2016 i statsbudsjettet for 2016, vil rådmannen i forbindelse med arbeidet med årsbudsjett 2016 arbeide for å saldere årsbudsjettet innenfor de rammene som er tilgjengelig, men har i forbindelse med økonomiplanen saldert denne med å legge inn innsparinger i størrelsesorden 6,5 mill kroner i 2016 og videre til 8,5 mill kroner i påfølgende år knyttet til bemanningsreduksjon/

11 effektivisering i etterkant av den pågående gjennomgangen av ekstern konsulent. Bruk av fondsmidler for å saldere økonomiplanen som i 2015 er uheldig og ikke en bærekraftig løsning over tid. Rådmannen har derfor i begrenset grad fremmet nye tiltak i virksomhetene selv om det absolutt er nødvendig for opprettholde nivået på tjenestene. Konklusjon: Gjennom arbeidet med en 4-årig økonomiplan står man overfor nødvendigheten av å prioritere å foreta verdivalg når det gjelder kommunens oppgaver og rolle som tjenesteprodusent, myndighetsutøver og samfunnsutvikler. Eidsberg har en utfordrende økonomi og står overfor krevende utfordringer i økonomiplanperioden , da kommuneloven stiller ufravikelige krav til budsjettbalanse. Med bakgrunn i ovennevnte og vedlagte økonomiplan tilrår rådmannen å behandle rådmannens forslag til økonomiplan Vedlegg: Økonomi- og handlingsplan _rådmannens innstilling