Noark-5 Status i arbeidsgruppa for møtebehandling. Ståle Prestøy Rådgiver og IKT-arkivar Interkommunalt arkiv i Trøndelag

Transkript

1 Noark-5 Status i arbeidsgruppa for møtebehandling Ståle Prestøy Rådgiver og IKT-arkivar Interkommunalt arkiv i Trøndelag

2 Noark-5 Prosjektgruppen som skal utvikle Noark-5 har vært aktiv i nøyaktig ett år og en måned nå. IKA Trøndelag har hatt ansvaret for en arbeidsgruppe som skal utarbeide en modul som skal erstatte Noark-4 «Modul for utvalgsbehandling» (kap. 9). 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 2

3 Noark-5 Først litt om bakgrunnen for Noark-5 Noark-4 er blitt åtte år gammel. Teknologisk utvikling «State of the art» i 1998 er i 2006 blitt til «Middle of the road». Nye organisasjons- og samarbeidsformer i det offentlige dekkes ikke på en god måte av Noark. Brukerne av Noark-4-systemer er blitt mer «it-modne». 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 3

4 Noark-5 Målsetningene til Noark-5-prosjektet er formulert i 10 «tema» som kan sammenfattes slik: Samordne Noark-5 med MoReq. Definere «records management» i Noark-5. Grensesnitt mellom Noark-systemet og andre systemer som genererer arkivverdig dokumentasjon. Digital kommunikasjon. Generisk arkitektur for den interne informasjonsstrukturen. Avklare om det trengs endringer i lov- og regelverk. 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 4

5 Problemer med «utvalgsmodulen» For komplisert. Mange ønsker å bruke møtebehandlingen også for å administrere enklere grupper (team, lag osv.) Funksjonaliteten dekker ikke parlamentarisk styringsform godt nok. Utvalg, styrer og råd kan ikke plasseres i den administrative oppbyggingen i Noark september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 5

6 Problemer med «utvalgsmodulen» Nye organisasjonsstrukturer og samarbeidsformer problematisk i Noark-4. Vanskelig å dokumentere delt saksbehandling mellom kommuner. 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 6

7 Modul for møtebehandling Vi endrer navnet på modulen til «Modul for møtebehandling» Mer fokus på arbeidsprosessen fra «utvalgsmodulen» til «møtemodulen». Skal håndtere møter og sørge for god dokumentasjon av aktiviteten i beslutningsorganene. «komplekse» enheter (kommunestyre, planutvalg ol). enklere enheter (små arbeidsgrupper, team ol). 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 7

8 Modul for møtebehandling Nye begreper for å gjøre modulen mer generell Beslutningsorgan Styre, råd, utvalg, lag, team osv. Møte Et møte i et beslutningsorgan for å behandle møtesaker. Møtesak... En avgrenset problemstilling som et beslutningsorgan skal behandle i et møte. Saksliste 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 8

9 Modul for møtebehandling Styrer, utvalg, team ol. blir en integrert del av den administrative organiseringen. Beslutningsorganet blir en 3. dimensjon i organiseringen. Besl.- organ 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 9

10 Modul for møtebehandling Nytt prinsipp i Noark-5 : Generisk arkitektur «Mappestruktur» Har sitt utspring EPJ-standarden. Dokumenter består av ett eller flere meningsbærende fragmenter. Teknisk forutsetning for mer fleksibel håndtering av saksbehandlingen: Deling av saksbehandling mellom flere organer. Oppnår at behandlingen av en sak er dokumentert samlet. 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 10

11 Modul for møtebehandling I en generisk arkitektur vil en sak i møteprotokollen bygges opp av fragmenter: Saksfremstilling Saksdokument Vedlegg A Saksdokumenter Vedlegg B Innstilling 1 Vedtak 1 Innstilling 2 Vedtak 2 Dokumentfragmenter fra møtebehandlingen

12 Modul for møte behandling Møtebehandlingen består av flere informasjonselementer Skal dokumentere møtebehandlingen bedre. Informasjonselementene fra møtebehandlingen skal kunne gå inn i en generisk arkitektur. Typiske informasjonselementer i møtebehandlingen: Møte Saksframlegg Vedtak Interpellasjoner og forespørsler osv.

13 Modul for møtebehandling Flere måter å opprette møtesaker på: Administrativ sak Resultat av administrasjonens arbeid Skal fremmes i ett eller flere beslutningsorganer. Uregistrert sak Sak som opprettes av beslutningsorganet. Ingen forutgående saksbehandling fra administrasjonen.

14 Modul for møtebehandling Prosesser i møtebehandlingen. Administrere beslutningsorgan. Forberede møte. I møte. Etter møtet. 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 14

15 Status Versjon 1 av rapporten ble sendt til Noark-5-prosjektet på høring i sommer. Vi har ikke fått tilbakemeldinger fra Noark-prosjektet ennå. 15. september 2006 KAI 2006: Noark-5 - status i arbeidsgruppa for møtebehandling 15