Styringsgruppen for sammenslåing av Hurum, Røyken og Asker kommuner. Rådmennene i Hurum, Røyken og Asker kommuner

Transkript

1 Notat Til: Fra: Styringsgruppen for sammenslåing av Hurum, Røyken og Asker kommuner Rådmennene i Hurum, Røyken og Asker kommuner Kopi: Saksnr./Arkivkode Sted Dato 15/ ASKER Etablering av digitalt koordinerings- og utviklingsprosjekt for «Nye Asker kommune» 1. Bakgrunn / innledning Kommunestyrene i Hurum, Røyken og Asker kommuner vedtok i juni 2016 at disse kommunene skal slås sammen til en kommune «Nye Asker kommune» fra Ett av områdene det må vies stor oppmerksomhet rundt er IKT og digitalisering. I intensjonsavtalen mellom kommunene heter det: «Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne som mulig. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne. Kommunen skal praktisere åpenhet og meroffentlighet, og det skal etableres døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig. Den nye kommunen skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne, samtidig som innbyggerne skal delta som aktive medspillere for å videreutvikle kommunen og lokalsamfunnet.» Basert på søknad fra Hurum, Røyken og Asker kommuner til KMD i juni 2016 om tilskudd til gjennomføring av digitaliseringstiltak i 2016, ble kommunene tildelt 5 mill. kroner til dette formålet. Se vedlagt søknad og svar på søknad. Det nedenstående beskriver et forslag til etablering av et «digitalt koordinerings- og utviklingsprosjekt for Nye Asker kommune», hvor de tildelte tilskuddsmidlene skal sikre oppstart av og finansiering av prosjektet i Rådmennene gis i oppdrag å iverksette en prosess i tråd med dette notat. Prosjektet blir en del av interimsstyre/fellesnemnda sitt ansvarsområde og det legges opp til videre avklaringer og rapportering. 2. Kompleksitet, evalueringer og risiko- og mulighetsanalyse Gevinster gjennom effektivisering og besparelser ved stordriftsfordeler på IKT-siden trekkes ofte frem som gode argumenter for å gjennomføre sentralisering, fusjonering og/eller

2 sammenslåing av organisasjoner. Erfaringer fra mange sammenslåingsprosesser har vist at det for ofte forutsettes av endringene på IKT-siden er gjennomført nå man vedtar selve sammenslåingen, mens man da i realiteten starter et stort og krevende endringsarbeid som på sikt kan gi de forventede gevinstene. Å undervurdere dette arbeidet kan øke risikoen for at man heller ikke klarer å hente ut andre forventede gevinster ved en sammenslåing. Det vil for mange bety endringer, men ved etablering av gode prosesser for dette arbeidet vil man både kunne hent ut betydelige gevinster og sitte igjen med moderne og effektive tjenester. Endringene i sammenslåingsprosessen vil skje i skjæringspunktet mellom mennesker, organisasjon og teknologi, og ikke hver for seg. Det er viktig å ivareta sammenhengene for å sikre en vellykket sammenslåing. Dersom den nye kommunen utvikles uten å ta hensyn til teknologimuligheter, vil viktige gevinster gå tapt. Dersom organisatoriske behov ikke blir godt ivaretatt ved etablering av nye tjenester, kan det oppstå risikoer for uforsvarlig tjenesteproduksjon i den nye kommunen. Alle kommunenes innbyggere, næringsliv, folkevalgte, frivillige, andre offentlige aktører og alle ansatte er målgrupper for IKT-løsningene og digitalisering i de tre kommunene og i den fremtidige nye kommunen. Alle tjenesteområdene i de tre kommunene benytter seg i dag av en rekke IKT-løsninger. Asker kommune har i sin oppdaterte oversikt beskrevet 106 IKT-systemer fordelt på de forskjellige tjenesteområdene. Tilsvarende situasjon for IKT-systemer gjelder for Hurum og Røyken kommuner (alle norske kommuner). De tre kommunene har ikke de samme «100+ IKT-systemene», slik at det totale antallet IKT-systemer for de tre kommunene totalt sett pr. nå er mange fler. Det vil være et overordnet mål for den nye kommunen å etablere en felles IKT-systemportefølje, med maks ett IKT-system pr. delområde. De tre kommunene har forskjellige drifts- og forretningsmodeller for sine IKT-systemer; Egen lokal IKT-drift, IKT-drift gjennom et driftssamarbeid med andre kommuner, kjøpt IKT-drift (outsourcing) og kombinasjoner av disse. I tillegg er mange av IKT-systemene nettbaserte og fremover vil også skybaserte driftsløsninger være aktuelt for flere IKT-systemer. Det vil være et overordnet mål for den nye kommunen å etablere felles konsept/ løsninger for drifts- og forretningsmodeller for IKT-systemene. En kommunesammenslåing vil i digitaliseringsarbeidet være en god mulighet for å kunne hente ut beste praksis fra hver av kommunene, slik at man samlet sett kommer ut med en bedre IKTportefølje enn hva hver av kommunene har i dag. I tillegg vil det være fornuftig å benytte anledningen til også å se på beste praksis og «neste praksis» i markedet generelt og blant

3 norske kommuner spesielt. Det vil her måtte bli en balansegang og prioritering av hvor mye nytt det er hensiktsmessig å innføre i tre organisasjoner som slår seg sammen. I prosessen frem til kommunesammenslåingen er en realitet, må det sikres digitale løsninger til «den nye midlertidige kommunen», de tre eksisterende kommunene og med en gradvis overgang til «Nye Asker kommune». Frem til vil man digitalt operere med fem forskjellige «digitale organisasjoner». For å sikre korrekt dokumentasjon, informasjonsforvaltning og historisk arkivering ved oppstart av en ny organisasjon og avvikling av organisasjoner, og fordi det henger svært tett sammen med organisasjonenes mange IKT-systemer, anbefales det at strukturering av dokumentasjon, informasjonsforvaltning og arkivering tas inn som en del av det digitale koordinerings- og utviklingsprosjektet for kommunesammenslåingen. For et prosjekt med denne type kompleksitet, med store gevinstmuligheter men også med stor risiko, vil det være naturlig å gjennomføre en større innledende risiko- og mulighetsanalyse. Denne vil hjelpe med å fokusere og prioritere risikoreduserende tiltak og samtidig se på aktuelle gevinstmuligheter. 3. Overordnede mål med koordinerings- og utviklingsprosjektet De nedenstående målene er foreløpig rent operative (resultatmål) for å støtte opp om og sikre en god gjennomføring av sammenslåingen av kommunene. - Sikre nødvendige digitale tjenester til den midlertidige kommunen, både administrativt og politisk for perioden Etablere strategi for digitalisering og arkiv- og dokumentasjonsforvaltning for perioden Evaluere de tre kommunenes digitale løsninger pr delområde og velge digitale løsninger for den nye kommunen. Som en del av evalueringene pr delområde skal det evalueres om alternative løsninger eller «beste/neste praksis»-løsninger bør velges som digital løsning for den nye kommunen. - Etablere nye digitale løsninger for den nye kommunens prioriterte satsningsområder

4 - Implementere de valgte digitale løsningene for den nye kommunen - Etablere strategi for digitalisering og arkiv- og dokumentasjonsforvaltning for perioden Avvikle de digitale løsningene i de gamle kommunene 4. Prioriterte satsningsområder I intensjonsavtalen heter det: - «Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne som mulig. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne. Kommunen skal praktisere åpenhet og meroffentlighet, og det skal etableres døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig. Den nye kommunen skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne, samtidig som innbyggerne skal delta som aktive medspillere for å videreutvikle kommunen og lokalsamfunnet.» - «Den nye kommunen skal satse på digitalisering med vekt på forenkling, fornying og effektivisering: o Hverdagen gjøres enklere for innbyggerne og næringslivet ved etablering av døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig. o Hverdagen gjøres enklere for organisasjonen gjennom digitalisering av alle administrative prosesser og aktiv bruk av samhandlingsløsninger. o Tjenesteutvikling gjennomføres med vekt på ny teknologi og digitalisering; velferdsteknologi, læringsteknologi, samskapnings-/delingsteknologi» 5. Nasjonale føringer / samarbeidsressurser Nasjonale mål og føringer for digitalisering endres ikke grunnet kommunereformen eller de kommunesammenslåinger som skal gjennomføres. Nylig fremlagte «Stortingsmelding 27 ( ) Digital agenda for Norge, IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet» legger de nasjonale rammene for digitaliseringsarbeidet fremover. For den nye kommunen legges det i størst mulig grad opp til å benytte digitale nasjonale løsninger og felleskomponenter som er utarbeidet og som er under utarbeidelse. Det er også viktig å presisere at fordi om de tre kommunene fremover vil samarbeide tett, vil det være viktig at de tre kommunenes pågående samarbeid med andre kommuner og andre aktører ikke automatisk opphører av den grunn. Her kan det fortsatt ligge mye godt samarbeid som kan gi den sammenslåtte kommunen gode løsninger. Selv om den digitale situasjonen kan være noe forskjellig for de kommuner som har vedtatt å slå seg sammen, skal disse kommunene i hovedsak igjennom de samme prosesser. Det vil være naturlig å opprette kontakter med disse kommunene.

5 KS har gjennomført FoU-prosjektet «Kommunesammenslåinger og digitale utfordringer». Endelig sluttrapporten fra prosjektet fremlegges , men vi har tilgang til en «nesten ferdig rapport» versjon. Førsteinntrykk er at rapporten pr. nå oppfattes som et svært nyttig kunnskapsgrunnlag og referansedokument i den sammenslåingsprosessen vi nå skal inn i. Arkivverket utarbeider «Veileder om arkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommunereformen», hvor del 1 er ferdig. Den er en fin sjekkliste for de aktiviteter som bør og må gjennomføres innenfor arkiv og dokumentasjonsforvaltning i forbindelse med opprettelse av en ny kommune/organisasjon og avvikling av kommuner. Kunnskapsgrunnlag og samarbeidsaktører (listen vil utvides gjennom prosjektet): Nye Sandefjord kommune - Prosjektleder Digitalisering og nye løsninger: Lars Petter Kjær KS FoU prosjekt - Kommunesammenslåinger og digitale utfordringer - KS Ansvarlig Rådgiver Hallvard Hoen - Prosjektleder Grete Kvernland-Berg PA Consulting - KS Digitalisering - Avdelingsdirektør Line Richardsen - Arkiv- og dokumentasjonsforvaltning Anne Mette Dørum Arkivverket: - Veileder om arkiv og dokumentasjonsforvaltning i kommunereformen - KMD - Stortingsmelding 27 Digital agenda for Norge Organisering av prosjektet Digitaliseringsprosjektet etableres på oppdrag fra, med mandat fra og med prosjekteier i «den midlertidige kommuneorganisasjonen», og må ha en tydelig koordinering mot resten av prosjektet for kommunesammenslåingen.

6 Prosjektstyret etableres med representanter fra alle de tre kommunene. Tillitsvalgtapparatet i de tre kommunene involveres i prosjektet og er representert i prosjektstyret. Prosjektlederen rekrutteres og prosjektgruppen med representanter fra alle de tre kommunene etableres. Deltakerne i prosjektgruppen bør samtidig være delprosjektledere. Antall delprosjekter vurderes nærmere for å finne en balanse mellom en hensiktsmessig størrelse på prosjektaktivitetene, type delprosjekter og faser for når det er hensiktsmessig å gjennomføre delprosjektene. Det bør i størst mulig grad søkes å sikre representanter fra alle kommunene i alle delprosjektene. Det må forventes at prosjektet gjennomføres med en blanding av 100% prosjektdeltakere (prosjektleder, sentrale prosjektmedarbeidere) og deltakere med deltidsstillinger i prosjektet. Det må forventes innleie av konsulenter og bruk av eksterne ressurser. I den sammenheng bør det gjøres en vurdering av om de tre kommunenes ansatte bør prioriteres inn i prosjektet, mens vikarer, konsulenter og eksterne ressursene utfører drifts- og forvaltningsoppgaver i de tre kommunene. Ut fra kompleksiteten i prosjektet, vurderes det som hensiktsmessig å engasjere / inngå kontrakt med en ekstern leverandør for kvalitetssikring, og som da vil følge prosjektet. Prosjektet vil følge prosjektmetodikken som er spesifisert under prosjektveiviseren.no - forvaltes av Difi - og benytte prosjektverktøy som støtter disse metodene. 7. Tidsplan og faser For å sikre at Digitaliseringsprosjektet ikke lever sitt eget liv, men blir tett integrert mot resten av «Kommunesammenslåingsprosjektet», er det viktig at tidsplan og faser for digitaliseringsprosjektet tydelig koordineres mot hovedprosjektet. Nedenstående overordnede skisse til tidsplan og faser vil måtte sees på som foreløpige og vil justeres etter hvert som hovedprosjektets tidsplan og faser defineres. - Juni 2016 : Lokalt sammenslåingsvedtak : Etablering av prosjekt: Konsept, planlegging, prioritering o Fokus 1 Etablere digitale løsninger for midlertidig kommuneorganisasjon Verktøy for politiske og administrative tjenester

7 o Fokus 2 Konsept, planlegging og prioritering Ståstedsanalyse, visjon/ambisjon, strategi : Gjennomføring Fase 1 o Fokus 1 Vanskelige områder fra evalueringen o Fokus 2 Prioriterte satsningsområder o Fokus 3 Rammene for den nye kommunen : Gjennomføring Fase 2 o Fokus Gradvis overføring fra gamle kommuner til ny kommune : Gjennomføring Fase 3 o Fokus Oppstart ny kommune : Nye Asker kommune lanseres : Avvikle Hurum, Røyken og gamle Asker kommuner 8. Økonomi og personalressurser til gjennomføring I tillegg til støtten gitt fra KMD til oppstartsaktiviteter av prosjektet, har kommunene de ressursene som er planlagt til daglig drift og utvikling av de eksisterende kommuners digitale tjenester. Prosjektet vil kreve store ressurser, og dimensjoneringen av prosjektet må det jobbes videre med fremover. Økonomi: mill. støtte fra KMD til oppstartsaktiviteter av prosjektet Muligheter: Det søkes støtte fra ovenstående tilskuddsordning også i Andel av IKT-utviklingsmidler i de tre kommunene - Andel av nasjonal tilskuddsordning som gis i fm kommunesammenslåinger - Andel av tjenesteområdenes utviklingsmidler i de tre kommunene Personalressurser: - Kommunene har de ressursene de har til daglig drift og utvikling - Innleie / konsulenter Vedlegg: Vedlegg 1 Søknad fra Asker, Røyken og Hurum kommuner om tilskudd til bredbånd og andre digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen Vedlegg 2 Tilskudd til infrastrukturtiltak i kommuner som skal slå seg sammen

8 Kommunal, regional og moderniseringsdepartementet v/statsråden Postboks 8112 Dep 0032 Oslo Deres ref.: Vår ref.: Arkivnr: Dato: OTANGEN Søknad fra Asker, Røyken og Hurum kommuner om tilskudd til bredbånd og andre digitaliseringstiltak i kommuner som skal slå seg sammen Innledning Kommunene Asker, Røyken og Hurum har fremforhandlet en intensjonsavtale om kommunesammenslåing. De tre kommunenes formannskap har anbefalt sine kommunestyrer å vedta kommunesammenslåing mellom de tre kommunene. De tre kommunestyrene vil innen ha gj ort endelige vedtak knyttet til sak om kommunesammenslåing. Søknaden sendes etter opprinnelig søknadsfrist grunnet de tre kommuners prosesser med kommunereforen, og at intensjonsavtalen først ble signert etter at søknadsfristen var utgått. Søknaden forut setter at de tre kommunene fatter vedtak om sammenslåing. Asker, Røyken og Hurum kommuner søker med dette om tilskudd på 10 millioner til bredbånd og andre digitaliseringstiltak for 2016 i forbindelse med den mulige kommunesammenslåing prosessen. Ambisjo n Søknaden understøtter de tre kommunenes ambisjoner for den nye kommunen slik det kommer fram i intensjonsavtalen mellom Asker, Røyken og Hurum. Se gjerne i ntensjonsavtalen mellom de tre kommunene: https: // rmen/intensjonsavtale -- hurum - royken - og - asker mai endelig - versjon.pdf I intensjonsavtalen heter det: - «Det skal være et likeverdig tjenestetilbud og velferdstjenester organisert så nær innbyggerne som mulig. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forenkling, fornying og effektivisering til beste for innbyggerne. Kommunen skal praktisere åpenhet og meroffentlighet, og det skal etableres døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjenings - løsninger der det er mulig. Den nye kommunen skal gjøre hverdagen enklere for innbyggerne, samtidig som i nnbyggerne skal delta som aktive medspillere for å videreutvikle kommunen og lokalsamfunnet.» Utviklingsavdelingen Postboks Asker E - post post@asker.kommune.no Nettside Telefon Org.nr mva.

9 2 - «Den nye kommunen skal satse på digitalisering med vekt på forenkling, fornying og effektivisering: Hverdagen gjøres enklere for innbyggerne og næringslivet ved e tablering av døgnåpen forvaltning med digitale selvbetjeningsløsninger der det er mulig. Hverdagen gjøres enklere for organisasjonen gjennom digitalisering av alle administrative prosesser og aktiv bruk av samhandlingsløsninger. Tjenesteutvikling gjennomfø res med vekt på ny teknologi og digitalisering; velferdsteknologi, læringsteknologi, samskapnings - /delingsteknologi» På bakgrunn av dette søker Asker, Røyken og Hurum kommuner hermed om tilskudd på 10 millioner til bredbånd og andre digitaliseringstiltak for Forbrukerrådets servicetest De tre kommunene scorer ulikt på forbrukerrådet sin serviceundersøkelse for 2016 hvor Asker kommune er nr (4) Røyken kommune nr. (113) og Hurum kommune nr (351). Kommunen mener alle at digitalisering er førstevalg og nøkkelen til å utvikle den nye servicekommunen. Derfor vil partene prioritere dette høyt og at arbeidet starter opp umiddelbart etter vedtakene i komnestyrene i juni. Prosjektet starter opp høs ten 2016 hvor målet er å legge til rette for en døgnåpen forvaltning, bedre åpenhet, innsyn og innbyggerdialog på nett, ny samskaping og delingsteknologi, nye digitale selvbetjeningsløsninger, forenkling og effektivisering av administrative prosesser. Bes krivelse av tiltaket Å bli digitalt enhetlige i den sammenslåtte kommunen er en svært omfattende oppgave. I 2016 vil det være viktig så raskt som mulig å få etablert et digitalt koordinerings - og utviklingsprosjekt. I dette arbeidet, er det svært viktig å ha et ekstrovert blikk, og ikke kun et introvert blikk. Som del av prosjektet er det derfor naturlig å gjøre en vurdering av de tre kommunenes ulike fellessystemer og fagsystemer, og se hvordan man best kan rigge det digitale rammeverket for den nye kommu nen. Samtidig er det helt nødvendig at prosjektet har et fremtidsrettet og innovativt perspektiv og at man søker å se nye muligheter og finne de beste løsningene sammen med innbyggere, næringsliv og andre aktører.

10 3 Tiltakene knyttet til infrastruktur og kommunikasjon ansees som en forutsetning for å kunne realise re digitaliseringstiltakene. Asker, Røyken og Hurum kommuner har i dag sin digitale infrastruktur via ulike driftsformer og det vil kreve betydelig innsats å etablere nødvendig infrastruktur for samhandling. Hvordan vil tiltakene gagne sammenslåingsprosessen? I dagens samfunn er digital tilgjengelighet og samhandling avgjørende for å lykkes med å etablere kostnadseffektive tjenester og velfungerende kommunikasjon mellom kommunen, innbyggere, næringsliv og andre aktører. Gode digitale tjenester som blant annet legger til rette for god kommunikasjon endringsprosessen, vil kunne spille en helt nødvendig rolle i å bygge en ny, samlet kommunal organisasjon med felles kultur, kompetanse og tjenest er, spesielt når større avstander vil kunne være en barriere for å oppnå dette. i For lokaldemokratiet vil digitale tjenester kunne bidra til større deltakelse og nærhet til de folkevalgte for innbyggerne og media ved tilgjengelighet på gode og oversiktlig e politiske prosesser, både til de lokaldemokratiske og de nærdemokratiske. Hvis det skulle være spørsmål i forbindelse med søknaden, så ta gjerne kontakt med Utviklingssjef Ole - Kristian Tangen. På vegne av Asker, Røyken og Hurum kommuner Vennlig hi lsen Ole - Kristian Tangen Utviklingssjef Asker kommune

11 Asker kommune Postboks ASKER Deres ref Vår ref Dato OTANGEN 15/ Tilskudd til infrastrukturtiltak i kommuner som skal slå seg sammen Vi viser til brev av med søknad om tilskudd til infrastrukturtiltak i forbindelse med kommunereform. Departementet har behandlet søknaden og vedtatt at kommunene Asker, Røyken og Hurum innvilges 5 mill. kroner til digitaliseringstiltak. Departementet utlyste i februar 2016 en tilskuddsordning til etablering eller forbedring av veier, bredbånd og andre digitaliseringstiltak i kommuner som vedtar at de vil slå seg sammen. Tilskuddsordningen skal legge til rette for og forsterke effekten av en ny og mer hensiktsmessig kommunestruktur. Både fylkeskommuner og kommuner kunne søke om tilskudd, gjerne i samråd med hverandre. For å motta tilskudd må tiltaket befinne seg i en eller flere kommuner som har fattet vedtak om sammenslåing innen 1. juli Tiltaket må være planlagt iverksatt innen Kommunene har søkt om midler til bredbånd/fiber og tilhørende kommunikasjonsinfrastruktur, og diverse digitaliseringstiltak. Kommunene Asker, Røyken og Hurum har gjort gjensidige vedtak om å slå seg sammen. Departementet innvilger totalt 5 mill. kroner til diverse digitaliseringstiltak i forbindelse med sammenslåingen: oppstart digitalt koordinerings- og utviklingsprosjekt, digitaliseringsstrategi fram til sammenslått kommune, felles nettjeneste for innbygger og næringsliv, felles digitale tjenester for politisk saksbehandling, felles samhandlingsplattform for alle ansatte, felles digitalt nettverk/infrastruktur for alle ansatte, oppstart utvalgte digitale koordineringstiltak og oppstart utvalgte digitale utviklingstiltak. Tilskuddet vil betales ut til Asker kommune i september Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Jørgen Teslo NO-0032 Oslo Org no postmottak@kmd.dep.no

12 Kommunene må innen bekrefte overfor departementet at tiltaket er iverksatt, og ev. om det er ferdigstilt. Om tiltaket ikke er ferdigstilt innen , må kommunene oppgi en dato for sluttføringen. Når tiltaket er ferdigstilt skal det framlegges bekreftelse fra kommunerevisjonen om at midlene er brukt i henhold til formålet og den framlagte finansieringsplanen. All finansiell rapportering skal være ekskl. merverdiavgift. Ubrukte midler, eller midler som ikke brukt i henhold til formålet, kan bli krevd tilbakebetalt. Med hilsen Hans Petter F. Gravdahl (e.f.) avdelingsdirektør Jørgen Teslo seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Kopi: Hurum kommune Røyken kommune Side 2