Felles Formannskap - Utvikling av tettere interkommunalt samarbeid mellom Frosta - Levanger - Verdal ( FLV) MØTEINNKALLING

Transkript

1 Felles Formannskap - Utvikling av tettere interkommunalt samarbeid mellom Frosta - Levanger - Verdal ( FLV) MØTEINNKALLING Felles Formannskap TID: Kl. 10:00 STED: Verdal Rådhus, Verdal Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig, på tlf , eller e-post: mailto:reidun.johansen@levanger.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 002/03 INNHERRED SAMKOMMUNE - OPPGAVER OG FORSKRIFT Levanger, Odd-E. Thraning (klikk: leder

2 FELLES FORMANNSKAP FROSTA LEVANGER - VERDAL KOMMUNER INNHERRED SAMKOMMUNE - OPPGAVER OG FORSKRIFT Saksansvarlig: Ola Stene Arkiv: K1- Objekt: Arkivsaknr: Saken avgjøres av: KOM Saksordfører: (Ingen) Saksgang: Møtedato: Saksbeh.: Saksnr.: Felles Formannskap OST 002/03 RÅDMENNENES FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Kommunene Frosta, Levanger og Verdal vil gjennom Innherred samkommune etablere et forsøk om sterkt forpliktende interkommunalt samarbeid og som en drivkraft for regionens utvikling, med følgende visjon og hovedmål: Visjon Felles Livskvalitet og Vekst (FLV) Hovedmål: Bedre tjenester innefor eksisterende økonomiske rammer Opparbeide/øke beredskap til å møte nye utfordringer FLV skal være drivkraften i utvikling av samarbeid i Innherredsregionen FLV skal være tyngdepunkt for regional utvikling ( kulturbasert forretningsutvikling) Det skal skapes et positivt bilde /image av regionen 2. Ansvaret for følgende oppgaver legges til Innherred Samkommune fra Landbruk - Miljøvern - Plan- og byggesaksadministrasjon - Kart og oppmåling - Næringsutvikling og markedsføring av regionen - Skatteoppkreving - IKT - Økonomifunksjon - Lønn- og personal - Kommunehelsetjenesten/legevakttjenesten, men med unntak av institusjons- og hjemmebaserte tjenester. Det vil være samkommunens ansvar å organisere samkommunens oppgaver. 2 av 10

3 Fra : - Barnevern - PP-tjeneste - Voksenopplæring - Sosialtjenesten (herunder rus) 3. Det er aktuelt å utvide oppgavene for samkommunen i løpet av forsøksperioden. Bl.a. er følgende oppgaver aktuelle for vurdering i løpet av 2004: - Brannvern og beredskap - Vann- og avløpstjenester - Veg, park og parkering - Andre stabsfunksjoner 4. Foreliggende forslag til Forskrift for om forsøk med interkommunalt samarbeid mellom Frosta, Levanger og Verdal kommuner godkjennes. 5. Det er en forutsetning at det foreligger en grunnavtale mellom kommunene før forsøket oppstartes. Vedlegg: 1. Rapport fra ECON analyse, datert Forslag til Forskrift for om forsøk med interkommunalt samarbeid mellom Frosta, Levanger og Verdal kommuner (klikk: 2. Sak 12/03 i Styringsgruppa (klikk: 3. Søknad av til departementet om finansiering (klikk: 4. Tilsagn av fra Kommunal og regionaldepartemenet (klikk: (side 2: klikk: Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Forstudie av (klikk: 2. Program for utvikling av tettere interkommunal samarbeid, mars 2002 (klikk: 3. Søknad av til departementet om forsøk (klikk: 4. Foreløpig svar av fra departementet (klikk: Saksopplysninger: Spørsmål om tettere samarbeid mellom kommunene Frosta, Levanger og Verdal har vært til kontinuerlig behandling siden våren De administrative ledergruppene i de 3 kommunene utarbeidet med bistand fra konsulentfirmaet KPMG sommeren 2001 en utredning om mulighetene for utvidet samarbeid. Intensjonen var å se på hva en kunne oppnå av gevinst med tettere 3 av 10

4 interkommunalt samarbeid som alternativ til kommunesammenslåing. Utredningen fikk form at et en forstudie som ble behandlet av Kommunestyrene før jul i I forstudierapporten ble det pekt på 65 ulike områder som kunne være interessant å utvikle i et interkommunalt samarbeid. På bakgrunn av den manglende tradisjon for samarbeid og de omfattende omstillingsprosessene som FLV-kommunene hver for seg var inne i, ble det tilrådd en forsiktig start i videreutvikling av samarbeidet og følgende tiltak ble besluttet for 2002: Gjennomføring av felles formannskapsmøter Utvikling av felles IKT-strategi for de tre kommunene Oppstart av arbeid for et langsiktig regionalt utviklingsprogram Gjennomføre et forprosjekt for en felles barneverntjeneste Under den politiske behandlingen i Verdal kom dessuten samarbeid innenfor rusfeltet inn. Det ble dermed arbeidet med 5 delprosjekt i Som ledd i delprosjekt felles formannskapsmøter ble det utarbeidet Program for Utvikling av tettere interkommunalt samarbeid mellom de tre kommunene i Programmet ble utviklet i felles formannskapsmøte 14. og 15. mars 2002 hvor følgende overordnede Visjon Felles Livskvalitet og Vekst (FLV) Hovedmål: Bedre tjenester innefor eksisterende økonomiske rammer Opparbeide/øke beredskap til å møte nye utfordringer FLV skal være drivkraften i utvikling av samarbeid i Innherredsregionen FLV skal være tyngdepunkt for regional utvikling ( kulturbasert forretningsutvikling) Det skal skapes et positivt bilde /image av regionen mål ble vedtatt: På leting etter å finne en politisk overbygning til samarbeidet dukket samkommune opp som en idé høsten I felles formannskap på Frosta 19. september 2002 ble følgende vedtatt: Frosta, Levanger og Verdal ønsker å utrede et felles politisk organ til styring av aktuelle fellesområder og fellesoppgaver. Det søkes om forsøk med demokratisk styring av utvalgte oppgaver og innføring av styringsmodell etter prinsipper som samkommune. Den ble det avviklet felles kommunestyremøte på Stiklestad. Her ble det bl.a gitt en bred orientering om samkommune-konseptet, samtidig som kommunestyrenes medlemmer utførte en SWOT-analyse med tema Hvordan lykkes med Samkommuneforsøket/prosjektet? 4 av 10

5 Kommunestyrene i Verdal, Frosta og Levanger behandlet hhv. 27, 28. og 29. januar inneværende år søknad om forsøk med samkommune og nye oppgaver i Frosta, Levanger og Verdal. Følgende likelydende vedtak ble fattet: 1. Frosta, Levanger og Verdal kommuner søker om forsøk med felles interkommunalt politisk styringssystem, samkommune-styre. 2. Navnet på den nye organisasjonen blir Innherred samkommune, og styringsorganet Innherred samkommune-styre. 3. Samkommunen etableres på samme forvaltningsnivå som kommunene og løser fellesoppgaver tildelt fra de respektive kommunestyrene, og kan være et mottaksapparat for evt. nye oppgaver til kommunesektoren. 4. Rådmennene i kommunene er ansvarlig for administrasjon av samkommunen, og oppgaven som administrasjonssjef går på omgang mellom de tre kommunens rådmenn etter nærmere fastsatt turnus. 5. a) I saksframleggets punkt 2.1 første avsnitt endres teksten fra "Oppgaver som ønskes tillagt samkommunen" til "Oppgaver som kan vurderes tillagt samkommunen". b) I saksframleggets punkt 2.1 andre avsnitt, Mål for forsøket, endres teksten fra "Mål for de oppgaver en ønsker å legge i samkommunen" til "Mål for de oppgaver en vurderer å legge i samkommunen er bl.a.:". 6. Plansaker som ikke er av regional karakter, behandles av de ordinære planutvalg i kommunene. Myndighet i saker av regional karakter overføres til samkommunestyret. 7. Samkommunestyret får en sammensetning på 23 medlemmer, 9 fra Levanger, 9 fra Verdal og 5 fra Frosta. 8. Forsøket må få en grundig evaluering, og gjennomføres slik at den eventuelt kan avsluttes uten store kostnader. I kommunestyresaken var disse områdene spesielt fremhevet som aktuelle oppgaver for samkommunen: Arealforvaltning, landbruk, miljø, plan- og byggesaksbehandling og oppmåling Barnevern Felles PP-tjeneste Felles helsetjeneste for barn og unge inkludert helsesøstertjeneste Rusomsorg IKT - samarbeid og felles administrative oppgaver Samfunnsutvikling/regional planlegging og utvikling Legevaktsamarbeid På bakgrunn av denne behandlingen ble forsøksøknad sendt departementet 20. februar. I brev av 2. mai ga departementet foreløpig svar på søknaden. Av departementets svar framgår bl.a.: Om forsøk med samkommune: Kommunal- og regionaldepartementet synes forsøket Frosta, Levanger og Verdal kommuner skisserer for en samkommune er interessant. Det er en utfordring for kommunesektoren å finne frem til gode forpliktende samarbeidsmodeller og departementet ser det som viktig å innhente 5 av 10

6 erfaringer med alternative måter å organisere seg på. Departementet oppfatter kommunenes søknad om å opprette Innherred samkommune som en konstruktiv og spennende løsning på de utfordringer kommunene står overfor. Om Lov om forsøk i offentlig forvaltning mv. Lov av 26.juni 1992 nr 87 om forsøk i offentlig forvaltning gir muligheter for forsøksvirksomhet i forvaltningen der hvor den øvrige lovgivningen ikke åpner for det. Om vedtekter Det fremgår av søknaden under pkt 1 hvilke lovbestemmelser i kommuneloven det søkes avvik fra, og at det arbeides med å utforme vedtekter for forsøket som skal godkjennes i kommunestyrene høsten I forsøksperioden skal det lages en vedtekt som erstatter reglene man ønsker avvik fra jf. forsøksloven 5. Denne vedtekten er formelt en lokal forskrift og forvaltningsloven 37 om saksbehandling gjelder derfor. I forskriften skal det slås fast at kommuneloven (ev. også særlov) gjelder med de unntak og tilføyelser som kommer frem av forskriften. Rent teknisk bør man i utformingen av vedtektene bruke formuleringer som for eksempel "Kommuneloven..gjelder ikke, isteden gjelder..." og "Kommuneloven..gjelder med følgende i tillegg,,,," Forskriften skal godkjennes av Kommunal- og regionaldepartementet, som kan gjøre mindre endringer i forslag til forskrift. Forsøket anses først som godkjent i sin helhet når forskriften er formelt godkjent av Kommunal- og regionaldepartementet. Om finansiering Når det gjelder økonomisk støtte til prosjekter vedrørende interkommunalt samarbeid har imidlertid departementet midler til dette over statsbudsjettet kap. 571 post 64. Departementet vil først og fremst støtte prosjekter som er nyskapende i nasjonal sammenheng, og som har overføringsverdi til andre kommuner. Departementet ønsker å bidra med midler til prosjekter som innebærer konkret utprøving av samarbeidsmodeller, og spesielt modeller som innebærer et forpliktende samarbeid mellom kommuner. Det fremgår av søknaden at kommunene vil fremme en egen søknad om økonomisk støtte til forsøket. Departementet gjør oppmerksom på at vi på grunnlag av en søknadsvurdering ev. vil kunne gå inn med et mindre beløp. Vi forutsetter at kommunene selv går inn med midler i prosjektet, slik at kommunene også på denne måten forplikter seg til å fullføre prosjektet. Departementet ønsker lykke til med det videre arbeidet, og imøteser blant annet forslag til vedtekter for samkommunen. 6 av 10

7 Prosjektet har etter dette arbeidet med utdyping av søknaden og forberedt mulig oppstart. Det er arbeidet med finansiering av prosjektet. KS har gitt tilsagn om til sammen 1,5 mill kr til forsknings- og dokumentasjonsarbeid, mens fylkesmannen i Nord-Trøndelag og Kommunal og regionaldepartementet er søkt om til sammen ca 3 mill kr for Det foreligger pr utgangen av juli tilsagn fra Kommunal- og regionaldepartementet på 1,5 mill. Det er grunn til å anta t fylkesmannen vil bevilge et tilsvarende beløp. Prosjektet er således finansiert i henhold til budsjett for Det legges til grunn at tilskuddsyterne fortsetter sin finansiering også kommende år. Dette under forutsetning av tilstrekkelig innhold og framdrift i forsøket. Konsulentfirmaet ECON Analyse ble engasjert for å bistå i arbeidet med søknad og grunnavtale/vedtekt. Som et ledd i dette arbeidet ble det avviklet et arbeidsseminar hvor styringsgruppa var utvidet med representanter for linjeorganisasjonene og tillitsvalgte. VEDLAGT OPPSUMMERINGSRAPPORTEN TIL STYRINGSGRUPPA FULGTE EN OVERSIKT OVER AKTUELLE OPPGAVER FOR SAMKOMMUNEN. OVERSIKTEN VAR ET RESULTAT AV ARBEID PÅ ARBEIDSSEMINARET. Oppgave Landbruk Miljøvern Plan- og bygningsloven Kart og oppmåling Næringsutvikling Profilering, markedsføring Kultur og idrett-plan Veg Brann og beredskap Skatteoppkreving Tekniske tjenester Barnevern Voksenopplæring Helse (- inst.tj, hj.baserte tj.) Rus PP-tjeneste IKT Regnskap Lønn Legevakt natt Avvik senere særlov Markeringene viser hvor det var overvekt av avkryssninger fra de gruppene som arbeidet med spørsmålene Styringsgruppa behandlet oppsummeringsrapporten i møte på Stiklestad 16. juni 2003 og fattet følgende vedtak: 7 av 10

8 Styringsgruppa slutter seg til den framlagte oppsummering over framlagte mulige oppgaver, og hovedtrekkene i tidsangivelser for når oppgavene kan legges til samkommunen. Når det gjelder plan- og byggesak legges til grunn en arbeidsdeling mellom samkommunestyret som felles fast utvalg for plansaker og egne utvalg for behandling av lokale saker i den enkelte kommune. Rådmennene anmodes om å legge fram sak for politisk behandling i august Foruten avklaring av oppgavene det søkes forsøk på, avklares også hvilke frivillige oppgaver som legges til samkommunen. Saken sendes på høring til de ansattes organisasjoner før politisk behandling. På bakgrunn av dette vedtaket har konsulentfirmaet og prosjektorganisasjonen nå laget en rapport som ligger til grunn for denne saken. Vurdering: Samkommuneforsøket krever bruk av forsøksloven til å gi unntak fra bestemmelser i kommunelov og særlover. Ut fra departementets tilbakemeldinger er det nødvendig med endelige kommunestyrevedtak om hvilke lovbestemmelser forsøket krever dispensasjon i forhold til tidlig på høsten. Det blir derfor en relativt stram tidsplan i denne fasen: Utkast til saksframlegg sendt på høring: Endelig saksframlegg ettersendes Høringsfrist: høringsfrist Sakspapirer ut Felles Formannskap Kommunestyre Levanger Kommunestyre Verdal Kommuestyre Frosta *)uten vedtekter Tidsplanen kan synes stram, men på bakgrunn av at det har vært en åpen og kontinuerlig prosess siden sommeren 2001 bør dette være akseptabelt. Det vil være naturlig at sittende formannskap og kommunestyrer som har vært inne i prosessen i 2 år nå fatter de nødvendige vedtak før de går av. Det er ikke alle oppgavene samkommunen er tiltenkt som krever godkjenning av departement. Det er kun hvor lovverket er til hinder for at en oppgave kan løses av andre enn primærkommunen dette er påkrevet. Også når det gjelder administrative støttefunksjoner for øvrig er det mulig å gjennomføre dette uten godkjenning fra departement. I enkelte tilfelle vil det normalt heller ikke være behov for lokal politisk behandling, ettersom administrative saker er delegert til rådmennene. I og med at en del slike saker vil bli sentrale oppgaver for samkommunen har en valgt å ta dem med i dette saksframlegget. Når samkommune er valgt som organisasjonsform i stedet for tradisjonelt interkommunalt samarbeid som f.eks Interkommunalt selskap (IKS) eller kjøp/salg av tjenester har det sammenheng med at en ønsker folkevalgt styring over samarbeidet. Samkommunestyret vil kunne bli et slagkraftig organ med politisk kraft til å utvikle regionen. Oppgaveporteføljen til samkommunestyret må være betydelig, og inneholde saksområder hvor det er politisk 8 av 10

9 interesse. Ingen tjent med at vi får et tung regionalt politisk organ uten reell politisk betydning. I rapporten fra ECON basert på arbeidet bl.a. i styringsgruppa i juni i år foreslås følgende oppgaver lagt inn i løpet av 2004: 1. Miljøvern 2. Landbruksforvaltningen 3. Planlegging, byggesak og arealforvaltning 4. Kart og oppmåling 5. Skatteoppkreverfunksjonen 6. Rusomsorg 7. Barnevern 8. Voksenopplæring 9. PP-tjenesten 10. Kommunehelsetjenesten 11. Næringsutvikling 12. Felles økonomiske og administrative systemer IKT Oppgave 1,2,3,4,6,7,11 og 12 var alle med i saken som var i kommunestyrene i januar. Oppgave nr 5, skatteoppkreverfunksjonen har en funnet det naturlig å ta med som følge av at en foreslår å legger inn felles administrative og økonomiske system. Oppgave 8 Voksenopplæring har kommet med fordi alle kommunene har ugjorte oppgaver på dette feltet, bl a etter endring i Opplæringslova i forhold til kommunenes ansvar for å gi voksne med mangelfull grunnskoleopplæring slik opplæring. Oppgave 9 PP-tjenesten og 10 deler av kommunehelsetjenesen vurderes tatt inn fordi det har sammenheng med hvordan oppgavene er organisert på i kommunenen i dag, og at det er aktuelt å se hjelpetjenestene til barn og unge i sammenheng. Når det gjelder argumentasjon rundt den enkelte oppgave vises til vedlagte rapport fra Econ. I brev av 18. juli inneværende år gir Kommunal og regionaldepartementet tilbakemelding på søknaden om finansiering. Fra brevet gjengis følgende: Departementet anser, som signalisert i vårt brev av , forsøket med en samkommunemodell som interessant og nyskapende i nasjonal sammenheng. Kommunal- og regionaldepartementet er derfor innstilt på å gi økonomisk støtte til prosjektet med inntil 1,5 mill kr i Vi ønsker å bidra til å finansiere de lønns- og driftsrelaterte kostnadselementene knyttet til tilretteleggingen av forsøket. Departementet vil gi endelig tilsagn om tildeling av midlene når kommunestyrebehandlede vedtekter som avspeiler innholdet i forsøket foreligger og er godkjent av departementet. Departementet vil også legge vekt på at samkommunen gis et reelt innhold i den forstad at samkommuneorganet får overført oppgaver av et visst omfang. Vi gjør også oppmerksom på at ev. videre støtte fra departementet vil avhenge av status og fremdrift i forsøket. 9 av 10

10 Også fylkesmannen i Nord-Trøndelag har gitt tilsvarende tilbakemeldinger. Støtten fra statlig hold vil dermed være avhengig av at Samkommuneforsøket får et betydelig omfang. Kommunestyrene har vært opptatt av å beholde plan- og byggesaker som ikke har regional betydning i planutvalg i enkeltkommunene, mens saker av regional karakter ønskes lagt til samkommunestyret. Dette foreslås løst ved at det opprettes en felles plan- og byggesaksadministrasjon for de tre kommunene. Denne skal utføre oppgaver på oppdrag av kommunene og samkommunen. Det innebærer bl.a. å utarbeide interkommunale planer, kommuneplaner, reguleringsplaner og byggesaker på oppdrag av samkommunen og de tre kommunene. Videre vil planadministrasjonen ha en rolle ved å vurdere hvorvidt det er den enkelte kommunes faste planutvalg eller det interkommunale planutvalget (samkommunen) som skal behandle plan-, areal- og byggesaker som krever politisk behandling Det tiltaket som antas å ha størst økonomisk og praktisk effekt er etablering av felles administrative støttefunksjoner. Med felles dataløsning åpner det seg muligheter for å fordele oppgaver på en annen måte mellom kommunene slik at en kan ta ut stordriftsfordeler innenfor det administrative støtteapparatet. I løpet av høsten vil det bli tatt stilling til hvordan dette skal organiseres innenfor samkommunen. Samkommunerådmannen vil ha delegerte fullmakter på definerte områder tilsvarende rådmennene i kommunen. Samkommunens administrative ledergruppe vil bestå av alle tre rådmennene. Det legges ikke opp til endringer i arbeidsgiveransvar og ansattes tilsettingsforhold i forsøksperioden.. Det må tilsettes ledere for de områder som legges til samkommunen. Den 2-nivåmodellen alle de 3 kommunene har for sin administrasjon vil bli fulgt også i samkommunen. I løpet av høsten vil det bli tatt standpunkt til hvordan samkommunens administrasjon skal være organisert og de ansattes rettigheter ivaretatt.. Det legges til grunn et prinsipp om nærhet til brukerne og balansert utvikling når det gjelder lokalisering av arbeidsplasser i Innherred samkommune. Med aktiv bruk av informasjonsog kommunikasjonsteknologi er det ikke nødvendig å fysisk samlokalisere personer som skal arbeide med samme type oppgaver i samkommunen. Det er allerede tatt beslutninger om felles IKT-systemer og oppbygging av datanettverk i de tre kommunene. I vedlagte forslag til vedtekter framgår nøyaktig hvilke lovbestemmelser det er nødvendig med dispensasjon fra for å gjennomføre forsøket som omsøkt. Det er en forutsetning for forsøket at det foreligger en grunnavtale mellom de 3 kommunene. Grunnavtalen vil bl.a. regulere kommunenes finansiering og kostnadsfordeling mv. Forslag til slik avtale vil bli framlagt for behandling i løpet av høsten. 10 av 10