FBT Gevinstuttak ved tilsyn

Transkript

1 FBT Gevinstuttak ved tilsyn Plan- og byggesaksseminar i Tromsø 2. februar 2009 Hans Petter Grønås Follo Byggetilsyn FBT - Hvordan det startet Kommunene Ski, Oppegård, Ås, Frogn og Enebakk inngikk avtale våren v 2005 om å etablere felles kontor for tilsyn i byggesaker. Follo byggetilsyn ble startet 1. mai 2006 med Ski som vertskommune. Nesodden kommune sluttet seg til samarbeidet i november Formål Formålet med tilsyn er i første f rekke å påse at byggetiltak i kommunene oppføres i samsvar med bestemmelsene etter plan- og bygningsloven. Etter intensjonen vil dette bidra til å hindre byggefeil og sikring av kvaliteten av bygg. Sett i større sammenheng vil utstrakt tilsynsaktivitet bidra til å redusere de samfunnsmessige kostnader som følger av byggefeil. Utstrakt byggetilsyn vil også i sum bidra til at vedtatte miljøpolitiske tiltak blir bedre ivaretatt. 1

2 Bemanning ved FBT Avtalen mellom kommunene tilsier to ansatte. Inntil videre en tilsynsleder ved kontoret. Tilsynsform Det er lagt til rette for å kunne gjennomføre tilsyn i flere former med ulikt omfang og innhold, med revisjonstilsyn som den mest omfattende. I tillegg kan tilsyn gjennomføres henholdsvis som dokumenttilsyn eller inspeksjonstilsyn. Omfang og innhold tilpasses for øvrig til det aktuelle tilsyn. Alle de tre tilsynsformene er praktisert, med revisjonstilsyn som den mest brukte. Arbeidsmetode - prinsipp Tilsynsleder samarbeider med byggesaksbehandler og disse utgjør r til vanlig tilsynslaget som sammen planlegger, gjennomfører og oppsummerer tilsynet. Modell for tilsynet er i hovedtrekk hentet fra veiledningen, HO-2/2007 fra Statens bygningstekniske etat. Det legges vekt påp å avmystifisere tilsynet og å bygge tillit. 2

3 Framgangsmåte - revisjonstilsyn Varsling og innkalling Det gjennomføres intervju av representanter for ansvarlige foretak. Intervjuet gjennomføres etter en oppsatt spørsm rsmålsliste. Intervjuet er lagt til rette for at foretaket selv å kunne identifisere eventuelle avvik og selv kunne formulere forbedringer i sitt foretakssystem. Arbeidsmetode - sluttmøte te I sluttmøte te blir registrerte funn nedtegnet i et eget dokument (protokoll). Funnene blir uttrykt som potensial for forbedring og dokumentet blir undertegnet av deltakerne. Dette dokumentet er også ment å skulle gjengi rammen for videre oppfølging av tilsynet. Hva har vi lærtl Tilbakemeldingene fra reviderte foretak har sås langt vært udelt konstruktive og gode. FBT har fått f honnør r for den måten m tilsynene er gjennomført på. p I et flertall av tilsynene har vi erfart at nedtegnet forbedringspotensial framkommer etter selverkjennelser fra ansvarlig foretak. Vi har også fått tilbakemelding om tilfeller der det protokollerte potensial for forbedring er tatt til følge f som avvik og at arbeid med å lukke avvikene er iverksatt. 3

4 Hva vi bør b r ha fokus påp Erfaring fra gjennomførte tilsyn indikerer at det er hensiktsmessig å ha sterkt fokus påp rollen til ansvarlig søker. Mange tilfeller viser at avvik og byggefeil som blir synliggjort i utførelsesfasen like gjerne kan være v forplantning fra feilaktig og manglende prosjektering. Avvik i utførelsesfasen kan også tilskrives forplantning fra svikt hos ansvarlig søker. s Svikt i rollen som samordner og den som skal sikre helhetlig ansvar for kontroll, både b av prosjektering og utførelse. Tilsyn påp prosjektering FUNKSJONSKRAV - Teknisk forskrift TEK Funksjonsbaserte myndighetskrav som vil kunne fortolkes til målbare m verdier (ytelsesnivå). YTELSESNIVÅ Overordnet prosjektering Fortolkning av funksjonskrav til ytelsesnivå,, for eksempel etter veiledningen til teknisk forskrift VTEK (REN), alternativ analyse eller en kombinasjon av disse. Mest mulig målbare m (kvantifiserte) ytelser som skal tilfredsstilles. LØSNING Detaljprosjektering Et gitt ytelsesnivå må omsettes til en løsning. l Grunnlaget for å bekrefte at en løsning l tilfredsstiller et ytelsesnivå,, kan være v en beregningsstandard eller en produkt-dokumentasjon dokumentasjon,, sertifikat eller tilsvarende. Grunnlag for gevinstuttak Måten å gjennomføre tilsynene påp har fungert bra og har gitt et konstruktivt og godt erfaringsgrunnlag for å kunne videreutvikle og effektivisere tilsynet. På sikt vil byggetilsyn også kunne gi gevinst i form av bedre dokumenterte søknader s og derigjennom lettelser i byggesaksbehandlingen. 4

5 Tilsyn i rollen som SUPERNANNY Får r bygningsmyndighetene som fortjent? Kan man oppdra ansvarlige aktører annerledes? Inviterer man til å bli brukt som sjekkliste for ansvarlig søker? Kan man anspore til ansvar og kontroll påp en mer velegnet måte m? Litt høyttenkning h (besøk k i kladdeboken) Vi skal sjekke mulige forbedringer i tilsynet. A. Tilsyn som tillegg 5

6 B. Tilsyn integrert med saksbehandlingen C. Saksbehandling (utredning av byggesak) D. Tilsyn (oppfølging av byggesak) 6

7 E. TOTAL (optimal samhandling) F. Rolleblanding G. Avklarte grenser 7

8 Potensial for gevinstuttak ved tilsyn Byggetiltaket (høynet kvalitet) Foretaket (motivasjon til forbedring og derigjennom øket attraktivitet i markedet) Byggesaksbehandler i kommunen (frig( frigøringring av tid fra behandling av dårlige d søknader) s Eksempel påp protokoll etter intervju Funn Oppfølging Underskrift Kopi av protokoll Definisjoner FUNN defineres som resultater fra bedømmelsen av innsamlet informasjon målt m mot kriteriene for tilsynet. AVVIK defineres som mangel påp overholdelse av krav som er fastsatt i eller i medhold av plan- og bygningsloven. 8

9 følgende funn der foretaket erkjenner forbedringspotensial Svak oppfatning om krav til styringssystem. Styringssystemet synes å ha manglende tilpasning til foretakets virksomhetsområde. Styringssystemets egnethet i bruk synes å mangle tilpasning til foretakets organisasjon... og videre Manglende dokumentasjon påp at systemet inneholder rutiner for å sikre at krav som følger f av tillatelse til tiltak blir ivaretatt. Manglende rutiner for kvalitetssikring og ivaretakelse av ansvar og kontroll. Manglende rutiner for identifisering og behandling av avvik. etablert enighet om følgendef Tilsynsleder kommuniserer med foretaket med hensyn til mulig behov for ytterligere dokumentasjon. Foretaket iverksetter umiddelbare tiltak med sikte påp å verifisere at myndighetskravene i tilknytning til det aktuelle byggetiltaket blir ivaretatt. 9

10 .. og videre Protokollen danner ramme for behandling av tilsynet i senere tilsynsrapport der de ovenfor oppsummerte funn blir nærmere n vurdert og konvertert til konkrete avvik. Endelig tilsynsrapport utarbeides av Follo byggetilsyn i samarbeid med fagtilsynet. Tilsynsrapporten adresseres til foretaket, med til bygningsmyndigheten i kommunen, brannvesenet, tiltakshaver og Statens bygningstekniske etat.. (mfl). Mest forekommende avvik (referanse til statistikk) Identifikasjon av myndighetskrav, jf. GOF 6 litra b. Avviksbehandling med rutiner, jf. GOF 6, litra c. Dokumentstyring, jf. GOF 6, litra d... og videre System for å sikre at søknad s inneholder alle opplysninger som er nødvendig n for å vise at tiltaket oppfyller krav i pbl, herunder kontrollplan. jf GOF, 8, pkt 1, litra b System for samordning av utførelsen (UTF) og tilrettelegging for helhetlig kontroll av utførelsen (KUT) jf. GOF, 8, pkt 1, litra c System for å sikre at krav i forhold til igangsetting er ivaretatt jf. GOF, 8, pkt 1, litra d 10

11 Follo byggetilsyn - styringssystemet Foretak (presentasjon - hvem vi er) Formål l (hvorfor) Produktbeskrivelse (hvordan vi gjør r det) Plan (hva og til hvilken tid) Rapportering (tilsynsrapporter( halvårsrapporter statistikk tilsyn statistikk avvik) statistikk i lysbildeformat. Opplæring og videreutvikling (mål l og middel) Dokumentstyring Arkiv System for avviksbehandling WWW informasjon Takk for at du lyttet! 11