Gjennomgang av Årlig melding fra HDO HF 3.februar 2016

Transkript

1 Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Gjennomgang av Årlig melding fra HDO HF 3.februar 2016 SAK NR Gjennomgang av Årlig melding 2015 fra HDO HF Forslag til vedtak: 1. Styret tar årlig melding 2015 til orientering 2. Styret ber administrerende direktør om å innarbeide de endringsforslagene som kom frem i møtet, og oversende årlig melding til eierne Gjøvik, 25.januar 2016 Lars Erik Tandsæther Administrerende direktør

2 ALLE GULE TEKSTBOKSER OG ALL ØVRIG TEKST MERKET MED GUL FARGE ER MERKNADER TIL SAKSBEHANDLINGEN OG SKAL FJERNES FRA DET FERDIGE DOKUMENTET Dette er en felles mal for årlig melding fra alle de felleseide helseforetak og selskapene. Malen er et virkemiddel for å harmonisere de årlige meldingene og dermed heve den gjennomgående kvaliteten og lesbarheten for disse. Evt. spørsmål knyttet til malen og bruk av denne kan rettes til tlf FRIST FOR INNSENDING AV STYREBEHANDLET ÅRLIG MELDING 2015 ER 1. FEBRUAR HELSETJENESTENS DRIFTSORGANISASJON FOR NØDNETT HF Årlig melding 2015 [Gjøvik] [25.januar 2016]

3 Innhold Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG INNLEDNING SAMMENDRAG POSITIVE RESULTATER OG ULØSTE UTFORDRINGER EVALUERING AV EGEN VIRKSOMHET OG ORGANISERING DEL II: RAPPORTERINGER RAPPORTERING FOR OPPDRAGSDOKUMENT RESULTATER FOR STYRINGSBUDSKAP FOR KRAV TIL AKTIVITET I FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR RAPPORTERING I FORHOLD TIL ANDRE KRAV STILT I ANDRE RAPPORTERINGER FOR DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT UTVIKLINGSTRENDER OG RAMMEBETINGELSER FAGLIG UTVIKLING FORVENTET ØKONOMISK UTVIKLING PERSONELL- OG KOMPETANSEBEHOV BYGNINGSKAPITAL OG ØVRIGE INVESTERINGSOMRÅDER STATUS OG UTFORDRINGER PLANER FOR UTVIKLINGEN... 20

4 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. Innledning Om Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF - oppgaver og organisering Stikkord: Kort om kjerneoppgaver og særfunksjoner, evt funksjonsfordelinger med andre virksomheter. Omfang i form av antall ansatte og geografisk opptaksområde, enheter i virksomheten, organisasjonskart m.v. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF (HDO) ble stiftet 29. april 2013 som et driftssenter for helsetjenestens bruk av løsninger for nødmeldetjenesten. HDO arbeider i en kritisk disiplin hvor hvert sekund teller, det er derfor etablert et driftssenter som er bemannet 24/7. HDOs brukere er helsepersonell i regionale helseforetak, helseforetak, legevakter og alle landets kommuner. HDO HF har 63 ansatte hvorav 51 er fast ansatte og 12 er på engasjement. I tillegg har HDO HF 6 innleide konsulenter engasjert til teknisk innføring av nytt digitalt nødnett. HDO HF er landsdekkende ifht sine tjenester og oppgaver, men er geografisk plassert på Gjøvik. For å sikre lokalt tilgjengelig teknisk personell overfor våre kunder benytter vi eksterne partnere som f.eks. regionale IKTenheter og andre strategiske samarbeidspartnere. HDOs organisasjon:

5 Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Stikkord: Virksomhetens strategiske grunnlag i form av visjon, virksomhetsidé, verdigrunnlag Synliggjøring av kobling til overordnede strategier, lovverk mv. HDOs visjon Helsetjenestens foretrukne leverandør av landsdekkende informasjons- og kommunikasjonsløsninger for det prehospitale miljøet og den samlede akuttmedisinske kjede som understøtter helseberedskapsmessige behov. HDOs virksomhetside Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF primære og prioriterte oppgaver er å: levere landsdekkende stabile, kostnadseffektive, tidsriktige og brukervennlige tjenester som ivaretar spesialist- og primærhelsetjenesten behov yte døgnåpen drift- og kundestøtte for foretakets brukere levere tjenester som ivaretar nødvendige krav til informasjonssikkerhet, herunder tilgjengelighet, integritet og konfidensialitet bidra til utvikling av helsesektorens nødmeldetjeneste, herunder teknisk utvikling, test, implementering, drift og opplæring Helseforetaket skal i samarbeid med regionale IKT-enheter bidra til at hele nødmeldetjenesten samlet driftes enhetlig, forsvarlig og i henhold til gjeldende sikkerhetskrav HDOs verdier Våre verdier sammenfatter hva som skal kjennetegne oss som organisasjon. Kompetent Profesjonell Gjennomføringskraft Vi skal forstå kundens behov og oversette dette til tjenestebehov, for således å løse kundens utfordringer på en god, innovativ og effektiv måte Vi skal være ledende innen vårt felt, samtidig som vi møter de forventningene som stilles til oss og fremstår ryddig utad Vi skal gjennom god ressurs-, prosjekt- og porteføljestyring, levere riktige tjenester til avtalt tid og kvalitet Mål for Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF i 2015 Stikkord: Virksomhetens egne mål for virksomheten i løpet av året. For å realisere vår visjon og vårt målbilde har vi utarbeidet fem strategiske hovedmål. Hovedmålene skal bidra til å vurdere om vi har nådd vårt målbilde for strategiperioden. De fem strategiske hovedmålene i perioden 2015 til 2018 er: 1. Vellykket teknisk innføring av nødnett-brukerutstyr 2. Effektiv og stabil drift 3. Sterkt kundefokus 4. Endringsdyktig organisasjon 5. Pådriver for videreutvikling 5

6 Hovedmål 1 Vellykket teknisk innføring av nødnett-brukerutstyr HDO skal gjennomføre teknisk innføring av helsetjenestenes nødnett-brukerutstyr i alle HF og kommuner i samsvar med styringsdokumentets krav og helsetjenestens behov Vår strategi for å nå hovedmålet: Vi skal levere våre leveranser i henhold til plan Vi skal implementere helsetjenestenes utstyr på en betryggende måte og derav sikre god overlevering fra prosjekt til drift og fra prosjekt til kunden Vi skal understøtte de regionale helseforetakene og landets kommuner i deres innføring gjennom å være gode rådgivere og legge til rette for god samhandling Vi skal levere teknisk innføring uten vesentlige restanser Hovedmål 2: Effektiv og stabil drift HDO skal videreutvikle gode, effektive og standardiserte driftstjenester for kunder og brukere i helsetjenesten med stabil drift og høy tilgjengelighet Vår strategi for å nå hovedmålet Vi skal levere våre tjenester i samsvar med SLA-avtaler på en kostnadseffektiv måte gjennom: riktig kompetanse, ressurser og organisering gode gjennomgående SLA-avtaler fra leverandør til bruker riktig dimensjonert feltapparat med tilhørende avtaleverk god distribusjonsstrategi for kritiske komponenter og utstyr stabile og robuste tekniske plattformer og gode verktøy for å overvåke og understøtte driften standardisering av tjenester/løsninger og prosesser godt implementerte drifts-, test- og endringsprosesser sikre god veiledning for å redusere utfordringer med brukergenererte feil Hovedmål 3: Sterkt kundefokus HDO skal kundeorientere virksomheten gjennom god kunde- og brukerdialog samt tilstrekkelig helsefaglig kompetanse for å forstå helsetjenestens eksisterende og fremtidige behov Vår strategi for å nå hovedmålet Vi skal være kundenes og brukernes foretrukne leverandør gjennom: god dialog og kommunikasjon med kundene slik at vi forstår kundens behov god og tilstrekkelig produktkompetanse i de delene av vår organisasjon som er i kundedialog enten gjennom innføring, prosjekt eller kundeforvaltning god overlevering fra prosjekt til både ekstern kunde og intern drift i forbindelse med teknisk innføring av nødnett-brukerutstyr god systemforvalting hvor kunden tas med i arbeidet med å prioritere videreutvikling av tjenester med tilhørende grenseflater 6

7 Hovedmål 4: Endringsdyktig organisasjon HDO skal være en endringsdyktig organisasjon i takt med endrede rammevilkår gjennom god teknisk, ledelsesog organisatorisk kompetanse Vår strategi for å nå hovedmålet Vi skal møter kunder, eieres og våre medarbeideres behov for å endre oss gjennom: god ledelseskompetanse god endringskompetanse god teknologikompetanse god organisatorisk dynamikk å forstå vårt samfunnsoppdrag å tilpasse vår organisasjon til å håndtere endringer i våre rammer og omgivelser Hovedmål 5: Pådriver for videreutvikling HDO skal gjennom erfaringene fra landsdekkende teknisk innføring bidra til å videreutvikle informasjons- og kommunikasjonsløsninger for å skape stordriftsfordeler, enhetlig drift og forvaltning, samt sikre gode og effektive tjenester for eiere, kunder og brukere Vår strategi for å nå hovedmålet Vi skal skape verdi for våre eiere gjennom å være et verktøy for våre eiere og kunder for å realisere stordriftsfordeler innenfor informasjons- og kommunikasjonsløsninger i det prehospitale miljøet og den akuttmedisinske kjede, og derav løse helseberedskapsmessige behov en viktig bidragsyter for å utvikle nødmeldetjenesten gjennom å være i forkant av utviklingen og ha god kompetanse på behov og grenseflater mellom nødnett, nødmeldetjenesten og tilgrensende infrastruktur en organisasjon med bred prosjektkompetanse og erfaring på utrulling av nye landsdekkende tekniske systemløsninger og drift av landsdekkende, robuste samfunnskritiske tjenester 7

8 Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Stikkord: Beskrivelse av virksomhetens arbeid med virksomhetsstyring, intern styring og kontroll, samt status vedr. pålegg etter tilsyn, utarbeidede handlingsplaner mv. HDO jobber med virksomhetsstyring, intern styring og kontroll gjennom hele året. Oppdragsdokumentet brytes ned ifht ulike oppgaver og ansvarsområder. Oppfølging skjer jevnlig på ledermøter samt rapportering til styret med en mellomrapportering etter første halvår. Internkontroll følges opp løpende som en integrert del av rapporteringen på ledermøter og oppfølging via gjennomgående verktøy for fordeling og oppfølging av oppgaver og ansvar. Rapportering til ledermøtet samles og er grunnlaget for videre rapportering til styret. Kritiske feil gjennomgås i førstkommende styremøte. Det gjennomføres alltid evalueringer (Review) etter store feilsituasjoner, store endringer eller ved kundeklager for å sikre kontinuerlig forbedring. Audit gjennomføres for å sikre kontroll på utstyret (CMDB), at prosesser og prosedyrer etterleves og at driftsverktøy fungerer optimalt. Styret får fremlagt rapporter med eventuelle funn. Alle drifts-, endrings- og støtteprosesser som HDO leverer som tjenester til våre kunder er dokumentert og detaljert i prosedyrer. Dette for å sikre stabile driftsleveranser, fokus på kontinuerlig forbedring og kvalitet i tjenestene. Som en del av hovedmål 2 i strategien skal HDO videreutvikle gode, effektive og standardiserte driftstjenester for kunder og brukere i helsetjenesten med stabil drift og høy tilgjengelighet. Dette skal bla nås gjennom å arbeide mot standardisering av tjenester/løsninger og godt implementerte drifts-, test- og endringsprosesser. Som en del av dette arbeidet, jobber HDO med å videreutvikle sine styringsparametere (KPI er) for flere deler av sin virksomhet. HDO har innført en prosess for risikohåndtering, og er i gang med å innføre en kvalitetsprosess. Styret gjennomgår risikobildet for HDO en gang i Oppfølging av Styrets vedtak blir gjort løpende gjennom året, og det rapporteres til Styret på disse. 8

9 Medvirkning fra brukere og ansatte Stikkord: Redegjørelse om brukermedvirkning og medvirkning fra tillitsvalgte og ansatte generelt samt om deres medvirkning i arbeidet med årlig melding. I dette kapittelet kan om ønskelig innspill fra brukerutvalg eller lignende tas med som et underkapittel. HDOs kunder og brukerne av de systemer som HDO har drifts-, overvåknings og brukerstøtte ansvar for, kan gjennom etablerte rutiner melde inn feil, endringsønsker, forbedringsområder og andre forespørsler vedrørende de tjenester som HDO leverer. Endrings- og forbedringsønsker fra kunder og brukere samles inn av HDO, evalueres og løftes inn i endringsforum i HDO (CMB) eller til leverandør og Helsedirektoratet hvis det dreier seg om endringer i funksjonalitet. Endringer som krever ekstra finansiering av HDO løftes inn til styret for beslutning. Kundeklager følger en egen prosess i HDO (SLM) og disse følges opp i ledermøter og i de enkelte berørte driftsprosesser. HDOs ansatte har gjennom individuelle stillingsbeskrivelser ansvar for å sørge for at HDO leverer de tjenester som man er forpliktet til gjennom SLA avtaler, samt bidra til å utføre de oppgaver som er tildelt gjennom Oppdragsdokumentet. De tillitsvalgt har fått Årlig melding til gjennomlesning, samt at ansattrepresentantene i styret får Årlig melding presentert som styresak. 9

10 2. Sammendrag 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Stikkord: Trekke frem det virksomheten opplever å ha lyktes særlig med og det som oppleves som særlige utfordringer i forhold til bestillinger og egne mål. HDO har i 2015 videreført arbeidet med å levere i henhold til strategi for foretaket i perioden 2015 til For å kunne levere på strategien har HDO gjennomført en omorganiseringsprosess, med stor involvering av tillitsvalgte og ansatte. Den nye organisering har forberedt HDO for videre profesjonalisering og utvikling. Av måloppnåelse i 2015 som HDO vil fremheve er: Implementert strukturerte driftsprosesser og flere formelle tester i prosjekt innføring av Nødnett Helse. Lokale prosjekter og installasjoner følges bedre opp og sikrer at grunnlag for overlevering til drift er best mulig. Dette bidrar til stabil drift. Bidratt til replanlegging og gjennomføring av nødnettprosjektet med ferdigstillelse i I tillegg til godt samarbeid med Styret opplever HDO god dialog med representanter fra våre eiere gjennom faste møteserier. Fokus for disse møtene er koordinering av Nødnett Helse samt forhold relatert til drift og forvaltning av Nødnett. HDO har i 2015 videreført driftsrapportering til den nasjonale styringsgruppen for nødnett (ledet av helse og omsorgsdepartementet) og gjennom dette bidratt til å synliggjøre dårlig kvalitet i prosjektleveransene fra leverandøren. Dette har medført et større fokus på kvalitet i alle prosjektprosessene. En teknisk feil i datakommunikasjonen mellom kontrollrom og sentrale datarom, har medført at HDO anbefalte stopp i ytterligere driftssetting av kontrollrom, og feil og ustabilitet i leveransene fra leverandør har medført utsatt operativ drift av Nødnett i fase 2 og 3. Dette vil forsinke innføringen av nødnett ytterligere i 2016, og forlenge prosjektperioden ut i Dette har medført et komprimert innføringsløp med større risiko, og at innføringsaktiviteter vil pågå lenger ut i HDO opplever at det er krevende å ivareta driftsansvar og teknisk implementering av Nødnett Helse, når tiden til gjennomføring av prosjektet stadig blir kortere. Teknisk design av Nødnettutstyret som HDO drifter, styres i dag av Helsedirektoratet. Dette medfører at HDO i for liten grad kan påvirke driftbarhet eller robustheten til løsningen. Ovenfor kundene er det imidlertid HDO som er ansvarlig for å levere stabile tjenester. HDO må til en viss grad kompensere for dårlig design med å bruke flere ressurser på drift, eller gjøre om den tekniske løsningen i etterkant for å levere iht. SLA. Dette er fordyrende for HDO. HDO har, etter vedtak i styret, innført en omforent modell for brukerbetaling fra kommuner og helseforetak, og denne modellen innføres fra 1/1-16. Styret i HDO vedtok på styremøte HDO den 15. oktober 2014 å anbefale at HDO tillegges et nasjonalt ansvar for drift av kritiske IKT-løsninger i den medisinske nødmeldetjenesten. Dette må sees i lys av blant annet landsdekkende innføring av Nødnett, etableringen av HDO som en nasjonal driftsaktør, videre utvikling av nødmeldetjenesten som en del av prehospitale tjenester, og vurderinger rundt fremtidig utvikling av teknisk plattform for AMK-sentralene i Norge. Videre har Nasjonal IKT HF gjennomført en utredning for å vurdere ansvaret for drift av ny teknisk plattform for AMK-sentralene i Norge, og administrasjonen i Nasjonal IKT HF har anbefalt at «HDO blir den foretrukne drifts og forvaltningsleverandøren av ny AMK løsning i Norge». AD ene i de regionale helseforetakene ga i sitt møte 15/6-15 HDO i oppdrag å ta initiativ til nasjonal koordinering av aktørene innen det prehospitale området, på vegne av de regionale helseforetakene. Dette arbeidet må formaliseres. HDO sin rolle i å knyte sammen helsefaglige, prehospitale miljøer med teknologimiljøer må videreutvikles. HDO er involvert i den nasjonale anskaffelsen for AMK teknologi (ledet av Nasjonal IKT HF), og koordinerer fortløpende sitt arbeid med Nasjonal IKT, Helsedirektoratet, DnK og de regionale helseforetakene. 10

11 2.2. Evaluering av egen virksomhet og organisering Stikkord: Vurdering av egen organisasjon, omstilling, organisasjonsutvikling og effekter. Kommentarer til og utdyping av rapporterte tall som er tatt inn i vedlegg vektlegges spesielt. I arbeidet med å etablere HDO HF ble det i første rekke lagt vekt på å utvikle en organisasjon som kunne ivareta de nye foretaksfunksjonene som HDO måtte etablere for å fungere som et eget foretak. HDO har i 2015 gjennomført en organisasjonsutviklingsprosess, der fokus er gjennomføring av tiltak identifisert gjennom arbeidet med å utarbeide vedtatte strategi. Leveransen fra prosessen har vært å finne en best mulig organisasjonsstruktur som understøtter HDOs driftsprosesser (basert på rammeverket ITIL), forvaltning av løsningen, prosjekter, administrative oppgaver og ledelsesprosesser. Andre halvår har vært nyttet til å implementere ny organisasjonsmodell, og plassere den enkelte ansatte inn i ny organisasjon. Erfaringene så langt er at den nye organisasjonen samsvarer godt med omfang og innhold i eksisterende og kommende oppgaver innen utvikling, drift og forvaltning av nødnett. 11

12 DEL II: RAPPORTERINGER 3. Rapportering for oppdragsdokument 2015 Krav til rapporteringen Under hver overskrift må det vurderes om prikkpunktene skal gis individuell omtale eller om det er mer hensiktsmessig å gi en samlet rapportering for alle/flere prikkpunkter. Det er viktig at det rapporteres slik at det fremgår hvordan alle oppdragene er løst. NB: Rekkefølgen på prikkpunktene og kapittelstrukturen må ikke endres fordi dette vil gjøre vurderinger på tvers av helseforetak vanskelig Resultater for styringsbudskap for 2015 Stikkord: Under hver overskrift skal det gis beskrivelse av måloppnåelsen for alle underpunktene. For å sikre god oversikt over hvilke mål 2015 virksomheten er pålagt å oppfylle, skal punktene med blå skrift beholdes i det endelige dokumentet. Alle prikkpunkter er gitt i oppdrag og bestilling 2015 som mål Virksomheten er derfor ansvarlig for at målet er nådd innen 31. desember Der et mål ikke er oppnådd fullt ut, skal det beskrives hvordan arbeidet videre for full måloppnåelse er tenkt (tiltaksbeskrivelse) og når det er forventet at målet blir oppfylt. Intern kontroll og risikostyring Styret skal sikre at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF har god internkontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesforankring i organisasjonen. Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for kunder og brukere i nødmeldetjenesten. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. HDO har i 2015 gjennomført en organisasjonsutviklingsprosess. Hensikten med arbeidet har vært å finne en best mulig organisasjonsstruktur som understøtter HDOs driftsprosesser, forvaltning av løsningen, gjennomføring av prosjekter, samt administrative oppgaver og ledelsesprosesser. Både ledere og ansatte har vært involvert i dette arbeidet, og arbeidet tok utgangspunkt i gjennomførte risikovurderinger. Modellen tydeliggjør HDOs funksjoner innen teknisk forvaltning og drift. Modellen styrker HDOs kapasitet til å kunne ta på seg nye og utviklingsrelaterte oppgaver, sikrer tydelige og effektive roller, samt etterlevelse av ITIL rammeverket. Modellen legger også rammene for en ledergruppe med riktig kompetanse og sammensetning. Ifbm planlegging og innføring for en ny teknologisk løsning for nødnett ( «justert løsning») ble det gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyser, i tråd med eiernes styringsbudskap. HOD har videreutviklet sin intern kontroll gjennom å ha implementert en prosess for risikohåndtering, og er i ferd med å etablere og implementere prosesser for kvalitetsledelse. Dette arbeidet skjer iht. etablerte lover og forskrifter, og i nært samarbeid med nasjonal driftsenhet for TETRA nettet (Motorola Solutions Inc, MSI og Direktoratet for Nødkommunikasjon, DnK). Dette for å sikre nødvendig fokus på kvalitet i leveransene og et 12

13 bevisst forhold til risiko i rapportering og beslutningsprosessene i HDO. Styret gjennomgår tilstanden og risikobildet for HDO en gang i året. Oppfølging av Styrets vedtak blir gjort løpende gjennom året, og det rapporteres til Styret på disse. HDO HF har i 2015 ikke hatt noen forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter. Innsyn og internrevisjon I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker, og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. HDO har krav om revisjoner etc i avtaler/kontrakter, og vurderer dette fortløpende ved nye avtaleinngåelser. HDO sine regnskaper er til enhver tid oppdatert, og interne prosesser og rutiner dokumenteres fortløpende. Ved innsynsbegjæringer gis det fortløpende svar og dokumentasjon ihht regler og frister. Det er ikke gjennomført internrevisjon for HDO i Oppfølging av vedtatt strategi Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal gjennomføre vedtatte strategi , operasjonalisere denne for å utvikle Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF innen innføring av nødnett, effektiv og stabil drift, sterkt kundefokus, endringsdyktig organisasjon og pådriver for videreutvikling av tjenester til nødmelde- og prehospitale tjenester. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal koordinere sin aktivitet med øvrige nasjonale og regionale tiltak i samarbeid med Helsedirektoratet, helseforetak og kommuner. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal forberede og forankre ivaretakelse av ansvaret for nasjonale driftsoppgaver innen den medisinske nødmeldetjenesten. For å imøtekomme HDOs vedtatte strategiplan for samt oppgaver tildelt i oppdragsdokumentet for 2015, så HDO nødvendigheten av å gjennomføre en organisasjons-utviklingsprosess. I prosessen er det lagt vekt på at det er HDOs driftsansvar som skulle være styrende for hvordan HDO bør være organisert, i dette ligger bl.a. et høyt fokus på ITIL-prosesser for å kunne levere stabil og effektiv drift. HDO er i ferd med å styrke sitt datanettverk og lagringssystemer slik at de bedre kan yte stabil drift. Dette gjør at man også er forberedt til å ta imot nye tjenester innenfor prehospitale tjenester. HDO etablerer også muligheter til å fjernprogrammere radioer slik at HDO kan levere slike tjenester så effektivt som mulig. HDO er involvert i den nasjonale anskaffelsen for AMK teknologi (ledet av Nasjonal IKT HF), og koordinerer fortløpende sitt arbeid med Nasjonal IKT, Helsedirektoratet, Direktoratet for nødkommunikasjon og de regionale helseforetakene. Gjennom HDO sitt bidrag i prosjektet forbereder HDO seg på å drifte løsningen. De administrerende direktørene i de regionale helseforetakene ga i sitt møte 15/6-15 HDO i oppdrag å ta initiativ til nasjonal koordinering av aktørene innen det prehospitale området, på vegne av de regionale helseforetakene. Dette bidrar til å sikre nasjonal koordinering av vår aktivitet med øvrige nasjonale og regionale tiltak i samarbeid med Helsedirektoratet, helseforetak og kommuner. Etablering av forvaltningsmodell for nødnett helse Det pågår et arbeid med å etablere en forvaltningsmodell for nødnett helse. Det legges til grunn at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF deltar i denne prosessen for å sikre en helhetlig entydig styring og utvikling i levetiden for nødnett helse. Helsetjenestens driftsorganisasjon skal forberede egen organisasjon til å ivareta sitt ansvar i forvaltningsmodellen, når denne er besluttet. 13

14 Arbeidet med anbefalingen om fremtidig eierskap og forvaltning av Nødnett innen helsetjenesten var en omfattende prosess med representanter fra hvert av de fire regionale helseforetakene, HDO, Kommunesektorens organisasjon og Helsedirektoratet. Resultatet av dette arbeidet ble en rapport med 2 anbefalinger; en fra Helsedirektoratet og KS, og en fra de regionale helseforetakene og HDO. Sistnevnte anbefalte en modell hvor de regionale helseforetakene og kommunene, gjennom HDO ivaretar et samlet eierskap til utstyret som er utplassert i helsetjenestens lokasjoner. Denne modellen sikrer gjenbruk av eksisterende struktur og kompetanse, krever ingen organisasjonsendringer, medfører lave merkostnader, og kan iverksettes og realiseres på kort tid. De regionale helseforetakene og HDO anbefaler at fremtidig finansiering av Nødnett i helsetjenesten baseres på en kombinasjon av tildeling og brukerbetaling. Rapporten anbefaler videre at HDO som systemeier ivaretar ansvaret for strategisk forvaltning, funksjonell forvaltning, teknisk forvaltning, og drift av Nødnett innen både kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten. Anbefalingen er løftet til Helse- og omsorgsdepartementet for videre beslutning. Brukerorientert finansiering St prop 100S forutsetter en brukerorientert finansiering av driften av Nødnett. Det forventes at en finansieringsmodell er på plass i løpet av Det pågår et arbeid for å utrede finansieringsmodell for Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF, inkludert avklaring av hvordan kostnader forbundet med drift av brukerutstyr i primærhelsetjenesten skal håndteres. Det er i denne sammenheng viktig at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF sikres tilstrekkelig forutsigbarhet i finansieringsmodellen. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal implementere vedtatt finansieringsmodell for drift og forvaltning av nødnett i helsesektoren. En arbeidsgruppe bestående av representanter fra de 4 regionale helseforetakene, KS og en representant fra en kommune i tillegg til 2 fra HDO, har utredet kostnadsbildet for driften av HDO. Rapporten viser en gjennomgang av kostnadene og en fordelingsmodell mellom spesialist- og kommunehelsetjenesten. Rapporten hadde en primær og en sekundær anbefaling. Vedtatt modell for brukerfinansiering tar utgangspunkt i at delkostnadsnøkkelen for helse i inntektssystemet legges til grunn for drift av operatørplasser. Modellen har sin styrke i at den er kjent for kommunene, og således både er forutsigbar, fleksibel og oppfattes som en rettferdig delingsmodell. Modellen for brukerfinansiering er vedtatt innført fra 1/1-16. Reduksjon av tidstyver Det vises til regjeringens arbeid med å redusere tidstyver. Det skal særlig legges vekt på tiltak som bidrar til å realisere pasientens helsetjeneste. Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal løpende vurdere forenklinger av egne rutiner. Eventuelle rapporteringskrav fra departementet og andre myndigheter som oppfattes som uhensiktsmessige kan meldes til de regionale helseforetakene. Gjennom tidligere nevnte organisasjonsprosess har HDO valgt å etablere en organisasjonsmodell som legger til rette for en mer effektiv leveranse ifht oppfølging og rapportering både internt i organisasjonen og utad til våre samarbeidspartnere og eiere. Oppfølging av regjeringens eierskapspolitikk Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. Helsetjenestens Driftsorganisasjon har i liten grad behov for helsepersonell i sin organisasjon. Rekruteringen vil skje på områder data og radio ingeniører. Det varierer mellom engasjementstillinger og faste stillinger ut i fra behov og langsiktig planlegging i forhold til de oppdrag og oppgaver som legges til HDO. Leverandører som benyttes er ihht rammeavtaler og er godkjent for oppdrag innen nødnett. HDO stiller i våre kontrakter krav til at åre leverandører og underleverandører har krav om forsvarlige arbeidsvilkår for deres ansatte. 14

15 Tiltak for produktivitetsvekst Regjeringen forutsetter at alle statlige virksomheter årlig gjennomfører tiltak for å øke produktiviteten. Det legges til grunn at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF følger opp dette innenfor gitte budsjettrammer. Alle rutiner og arbeidsmetoder skal til enhver tid være mest mulig effektive og minst mulig kostnadsdrivende. Administrativt har HDO gjennomført tiltak for å redusere kostnader for eksempel gjennom å ta lønnskjøring og flere regnskapsoppgaver inn i egen organisasjon, hvor kompetanse og kapasitet alt finnes, for å redusere kostnadene. Kostnadsreduksjonen på dette punktet er beregnet til 0,2 pst HDO jobber aktivt med å benytte videokonferanse utstyr for å minimere reisekostnadene. Reiseaktiviteten skal styres slik at et minimum av reiser gjennomføres og skal koordineres slik at et minimum antall personer reiser på samme oppdrag. Bruken av innleide konsulenter begrenses og oppgavene legges til egne ansatte for å bevare kompetansen i foretaket, som i neste omgang vil gi en kostnadsreduksjon. Gode innkjøpsrutiner hvor alle innkjøp rutes via ansvarlig for innkjøp i Helsetjenestens Driftsorganisasjon, for å sikre at riktig leverandør blir valgt og at vi oppnår best mulig pris og riktig kvantitet. Digital kommunikasjon Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal bidra til samordning av nettinformasjon på samme plattform som Helsenorge.no er en pasientrettet portal som HDOs tjenester ikke bør synliggjøres gjennom, siden HDO leverer tjenester til helsepersonell og helseorganisasjoner, og ikke til pasienter. Miljø- og klimaarbeid Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. Ved anskaffelser ber HDO om en egenerklæring signeres ifht Helse, Miljø og Sikkerhet. Her stilles det krav til at gjeldende virksomhet arbeider systematisk for å oppfylle kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften). Det skal også bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Ved anskaffelser ber HDO også om at vi som oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Brukermedvirkning Brukermedvirkning i felleseide selskaper er basert på helseforetaksloven 35 Pasienters og andre brukeres innflytelse (annet ledd): Regionalt helseforetak skal sørge for at virksomheter som yter spesialisthelsetjenester og andre tjenester som hører naturlig sammen med dette, etablerer systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. Det legges til grunn at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF vurderer og etablerer hensiktsmessige systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. HDO har dedikert en ressurs til kunde- og brukerforvaltning, brukerrelaterte spørsmål og endringsforespørsler. Dette for å utvikle samhandlingen mellom brukere av nødnett og HDO. HDO har fortløpende gjennom 2015 bidratt med innspill for å få en beslutning om eierskap og forvaltningsansvar i helsetjenesten. 15

16 Innføring av krisestøttesystem De regionale helseforetakene og helseforetakene har etablert elektronisk krisestøttesystem. Dette som en del av et samordnet avtaleopplegg for de fire regionale helseforetakene i regi av Helsedirektoratet og anbefalt av Helse- og omsorgsdepartementet. Systemet er et verktøy for håndtering av ledelsesinformasjon og benyttes primært til varsling, loggføring og rapportering av beredskapshendelser. Det bes om at Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF anskaffer krisestøttesystemet og slutter seg til de regionale helseforetakenes samordning på dette området. HDO har iverksatt arbeidet med anskaffelse, og er i dialog med Helse Sør-Øst RHF for å avklare videre framdrift. Økonomisk langtidsplan Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Helseforetaket skal, som en del av årlig melding for 2014, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. HDO følger løpende opp økonomien i sine tjenester, og rapportere på utviklingen i alle styremøter. HDOs økonomihåndbok er i 2015 revidert for å tilpasses ny organisasjon, og god kontroll over kostnadsutviklingen. Økonomiske langtidsplan fram til 2019 er utarbeidet. Planene revideres jevnlig ved endringer at forutsetninger og planer. Utarbeidelse av foreløpig regnskap Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF skal levere foreløpig regnskap for 2015 sammen med årlig melding for 2015 innen 1. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak så langt det passer. Årlig melding behandles på styremøte 3.februar Utkast til årlig melding sendes eierne innen 1.februar Årlig melding sendes eierne etter styrebehandling 3.februar. Det utarbeides månedlig regnskapsrapporter til HDO sin ledergruppe og til styret. Rapportene gjennomgås på ledermøter og på styremøter Krav til aktivitet i 2015 Det rapporteres i årlig melding i henhold til aktivitetskrav i oppdragsdokument HDO avstemt sitt totale aktivitetsnivå til de rammer og føringer som er gitt av eierne, og eventuelle endringer i forutsetninger eller krav har blitt presentert for Styret. HDO rapporterer ihht inngåtte SLA avtaler månedlig til sine kunder, og til Styret gjennom virksomhetsrapport til hvert styremøte. Det har vært stans i innføringen av Nødnett fra november 2015 på grunn av feil i leveransen. Intensjonen fra leverandøren er å starte opp igjen i uke Innføringen så langt har vært meget krevende for HDO, da det ble avdekket flere alvorlige feil i løsningen. Dette utgjør også den største risikoen i innføringsprosjektet. Nåværende stans vil medføre at innføringen vil strekke seg ut i Q1/Q2 2017, og således medføre behov for midler til innføring også i Finansiering - eiernes bevilgning for 2015 Helsetjenestens driftsorganisasjon for nødnett HF finansieres i 2015 av de regionale helseforetakene ut fra en allokeringsmodell, hvorav driftskostnader allokeres ut fra eierandel, mens innføringskostnader nødnett allokeres ut fra geografisk innføringsområde. Det rapporteres i årlig melding i henhold til denne finansieringen. HDO HF sine regnskapsrutiner er utarbeidet for å gi en god oversikt over kostnader og inntekter slik at allokering mellom driftskostnader og innføringskostnader vises. Innføringskostnadene for kommune helsetjenesten finansieres via statlige midler. 16

17 Kostnad og budsjett pr Desember Helse Sør-Øst RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Nord RHF Helse Vest RHF Andre kunder Sum totalt Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Virkelig Budsjett Driftskostnad Innføring uten midler Basiskostnad Innføringskostnad Grunnlag for statlige midler % Statlige midler ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) Total kostnad Rapportering i forhold til andre krav stilt i 2015 Krav til rapporteringen NA Dette kapittelet brukes bare dersom det skal rapporteres på krav som er stilt i foretaksmøter/selskapsmøter, egne brev eller lignende. Dersom der ikke settes inn rapporteringer her, kan kapittelet fjernes. 5. Andre rapporteringer for 2015 Krav til rapporteringen NA Dette kapittelet kan brukes dersom det er behov for å gi rapport for områder som ikke inngår i de øvrige kapitlene. Dersom der ikke settes inn rapporteringer her, kan kapittelet fjernes. 17

18 DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT 6. Utviklingstrender og rammebetingelser 6.1. Faglig utvikling Stikkord: Trender og utviklingstrekk innen fag, teknologi, demografi og i etterspørsel/kapasitet innenfor aktuelle faglige og geografiske områder og de utfordringer dette innebærer for virksomheten. Beskrivelse (med tidshorisont 3-4 år) av fremtidens behov basert på utviklingstrekkene. Spesiell vekt på forhold som direkte berører virksomheten. Teknologiske forhold som kan/vil påvirke HDO: Utrullingen av TETRA2/TEDS vil medføre økt datakapasitet, som legger forholdene til rette for utvikling av nye digitale løsninger Uavhengig av TETRA2/TEDS vil nødmeldetjenesten ha behov for å benytte andre løsninger for tyngre datakommunikasjon i nødmeldetjenesten. Dette gjelder spesielt LTE Avklaringer av eierskap til brukerutstyr Nasjonal anskaffelse av AMK teknologi vil kreve tydeliggjøring av grensesnitt mellom nødnett, kontrollrom og øvrige teknologiske løsninger i helseforetak o HDOs rolle som leverandør av teknologibaserte tjenester til helseforetak og kommuner må tydeliggjøres, ifht både implementering og drift Teknologisk utvikling vil være basert på standardisering og åpne integrasjonsgrensesnitt mellom ulike teknologier. Dette vil gi HDO muligheter for å utvikle bedre tjenester for sine brukere, med muligheter til gevinster innen kvalitet, kostnader og funksjonalitet. Politiske forhold som kan/vil påvirke HDO: Flere kommunale og statlige beredskapsorganisasjoner skal få tilgang til nødnett Som følge av en ny kommunereform vil antall kommuner påvirkes Regjeringen varsler justeringer av helseforetaksmodellen Kvalitetskrav gitt gjennom forskrift for akuttmedisinske tjenester Endrede grenseflater mot VTS (overvåkning trafikk informasjon etc) som følge av ecall Økt behov for digital datakommunikasjon i nødmeldetjenesten bland annet som følge av en innbygger - én journal Etablering av nasjonale IKT funksjoner i helsesektoren vil kreve endringer i roller og ansvar Sosiologiske forhold som kan/vil påvirke HDO: Den pågående urbaniseringstrenden vil kunne medføre endringer i behov for antall kontrollromplasser og radioterminaler rundt de største byene Flere eldre i samfunnet vil kunne medføre endringer knyttet til både volum og tjenestebehov i den akuttmedisinske kjede. 18

19 6.2. Forventet økonomisk utvikling Stikkord: Forhold og utfordringer knyttet til forventet utvikling innen driftsøkonomi og finansiering. Relateres til mål og budsjett for 2015 samt økonomisk langtidsplan. Budsjett for 2016 har en totalramme på 191 mnok. Driftskostnaden for 2016 er budsjettert til 85,5 mnok. Innføringskostnaden er budsjettert til 95,7 totalt. Driftskostnadene stiger frem til 2017 pga større driftsvolum, så forventes en utflating av driftskostnadene for nødnett helse 6.3. Personell- og kompetansebehov Stikkord: Forventet utvikling når det gjelder kompetanse, rekruttering, opplæring, utdanning. Behov for spesialkompetanse. Generelle behovsvurderinger og planer. HDO HF har 63 ansatte hvorav 51 er fast ansatte og 12 er på engasjement. I tillegg har HDO HF 6 innleide konsulenter engasjert til teknisk innføring av nytt digitalt nødnett. Det forventes noe behov for faste ansettelser for å understøtte stor økning av driftsvolum gjennom 2016 og første del av HDO sikrer kompetanse og ressurser til overvåking og drift av teknisk infrastruktur. Lokal tilstedeværelse av teknisk personell sikres gjennom avtaler med de regionale IKT enhetene og gjennom tjenestekjøp for kommunehelsetjenesten. På denne måten gjenbrukes eksisterende tekniske ressurser i helse. Strategien peker på at HDO skal ha god kundeforståelse, relevant kompetanse innenfor helsesektoren generelt den prehospitale tjeneste spesielt samt riktig teknisk kompetanse. HDO skal forstå kundens behov og oversette dette til tjenestebehov, for således å løse kundens utfordringer på en god, innovativ og effektiv måte. HDO har god kompetanse på teknologien i Nødnett og behovene for kunden innenfor dette området, men trenger å bygge kompetanse og kapasitet på flere/andre tjenesteområder og tekniske løsninger innen den prehospitale kjeden. Gitt at ansvaret for eierskap og forvaltning av helses brukerutstyr i nødnett tillegges HDO, vil dette kreve ytterligere utvikling av HDO sin organisasjon. Det kan bli behov for å styrke området teknisk design og tekniske arkitekter. Forholdet til kompetansesentrene innen det prehospitale området bør avklares i forbindelse med etableringen av forvaltningsmodell for nødnett helse Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer Stikkord: Status bygg, areal- og kostnadseffektivisering, planer og/eller nye prosjekter. Forankring til virksomhetens strategiske dokumenter. HDO HF har en investeringsramme på 23,55 mill i All investering er IKT-relatert i forhold til drift og innføring av nødnett. Investeringene er delvis egenfinansiert og delvis med låneopptak fra eierne. 19

20 7. Planer for utviklingen Forutsetninger: Plandokumentet er det sentrale grunnlaget for utviklingen innenfor virksomheten, og arbeidet med disse skal omtales i årlig melding. Det forutsettes medvirkning fra ansatte, brukere og andre samarbeidspartnere i utarbeidelsen av planene. HDOs målbilde for strategiperioden HDO skal være Norges ledende miljø innenfor drift og forvaltning av tekniske løsninger i nødmelde- og beredskapstjenesten i helsesektoren. HDO skal være kjent som en kompetent, endringsdyktig, løsningsorientert og imøtekommende virksomhet, som ivaretar kundenes behov for gode informasjons- og kommunikasjonsløsninger innenfor det prehospitale miljøet og i den akuttmedisinske kjede. Gjennom dette understøtter HDO gode pasientforløp på tvers av primær- og spesialisthelsetjenesten. Etter en vellykket innføring av nødnett vil utvikling av nye og innovative tjenester være en større del av HDOs hverdag. God kundeforståelse, relevant kompetanse innenfor helsesektoren generelt og den prehospitale tjeneste spesielt samt riktig teknisk kompetanse ligger til grunn for vårt tjenestetilbud. Ved å levere robuste, effektive og driftssikre løsninger understøtter HDO helsetjenestens mål for den akuttmedisinske kjede. HDO skal være en attraktiv arbeidsplass, hvor medarbeiderne innehar solid kompetanse innen teknologien anvendt i det prehospitale miljøet. HDO skal ha serviceinnstilte, kompetente og effektive medarbeidere, som følger opp våre kunder på en god måte. Ved hjelp av standardiserte rutiner, gjennomgående arbeidsprosesser, kompetansedeling og tilhørende verktøy, skal HDO arbeide effektivt og samhandle godt med andre aktører i helsetjenesten. For 2016 har HDO startet planlegging av sine strategiske tiltak, med utgangspunkt i vedtatte strategi. Arbeidet har involvert alle ansatte, og identifisert 5 strategiske hovedtiltak: 1. Bygge kompetanse i drift og prosjekt 2. Etablere felles informasjonsdeling og tydelige rolle/ansvar 3. Klargjøre HDO for nye oppgaver og økt ansvar 4. Sikre at HDO får ansvar for nye tjenester 5. Øke HDOs tilstedeværelse og synlighet. Bildet nedenfor illustrerer sammenhengen disse tiltakene har med strategien: HDOs strategiske tiltak 2016 Helsetjenestens foretrukne leverandør av landsdekkende informasjonsog kommunikasjonsløsninger for det prehospitale miljøet og den samlede akuttmedisinske kjede som understøtter helseberedskapsmessige behov Vellykket teknisk innføring Effektiv og stabil drift Sterkt kundefokus Endringsdyktig organisasjon Pådriver for videreutvikling Sikre Nødnett og overta forvaltningsansvar Fra Nødnett til Nødmeldetjenester 1. Bygge kompetanse i drift og prosjekt 2. Etablere felles informasjonsdeling og tydelige roller/ansvar 3. Klargjøre HDO for nye oppgaver og økt ansvar 4. Sikre at HDO får ansvar for nye områder 5. Øke HDOs tilstedeværelse og synlighet