Samfunnsansvarlige anskaffelser i Helse Sør-Øst. Mars 2011 Spesialrådgiver Grete Solli

Transkript

1 Samfunnsansvarlige anskaffelser i Helse Sør-Øst Mars 2011 Spesialrådgiver Grete Solli

2 Helse Sør-Øst RHF Hovedkontor i Hamar 160 medarbeidere Avdeling for innkjøp og logistikk har fire ansatte med strategiske oppgaver som: Regionale anskaffelser Forsyningssenter Felles innkjøpsløsninger, eks kategoristyring Felles regelverk Nettverksbygging og erfaringsutveksling i regionen Miljø- og samfunnsansvar m.m.

3 Stortinget Regjeringen En omfattende organisasjon.. Helse- og omsorgsminister Styreleder Administrerende direktør 45 lover med forskrifter 212 krav i departementets oppdragbrev 57 krav i foretaksprotokollen En rekke opptrappingsplaner og strategier, 9 nevnes spesielt i oppdragsbrevet 11 aktive og ambisiøse tilsyn 165 stortingsrepresentanter med synspunkter 176 kommuner med egne ønsker medarbeidere med engasjement og ambisjoner 2,7 millioner innbyggere med individuelle ønsker om behandling En omfattende privat sektor med ønske om å styrke pasientbehandlingen innenfor sitt spesifikke område det er styring.men ikke alltid enkelt å navigere Direktører i helseforetak Styrene i helseforetak Ledergrupper i helseforetak det er krevende å finne detaljgrad på styring Avdeling/enhet i helseforetak ansatte

4 Helse Sør-Øst RHF- avdeling for Innkjøp og logistikk Handlingsplan med 5 delmål 1. Anskaffelser skal samles for gjennomføring regionalt eller nasjonalt 2. Innkjøp skal gjennomføres ved bruk av elektroniske innkjøpssystem 3. Det skal tilrettelegges for en optimalisering av forsyningsstrukturen og økt bruk av Forsyningssenteret. 4. Helse Sør-Øst RHF skal være en pådriver for etikk, miljø og samfunnsansvar i innkjøpsarbeidet. 5. Gjennom regionale produktråd skal nærheten til fagmiljøer styrkes slik at det i anskaffelser er fokus på krav til produkters kvalitet og bruksegenskaper.

5 Nye etiske retningslinjer, 2010 Alt innkjøpsarbeid skal være preget av høy etisk standard der rollen som pådriver for miljøkrav og en etisk leverandørkjede er tydelig, og der det ikke forekommer avvik i forhold til lovverket om offentlige anskaffelser. Styret i Helse Sør-Øst RHF,

6 Hvorfor revisjon av retningslinjene? 1. Nye statlige føringer angående tema som: - Miljøhensyn - Etisk handel - Innovasjon 2. Det har vært avdekket mange brudd på Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser 3. Stort fokus på vårt omdømme

7 Hvem retningslinjene gjelder for Retningslinjene gjelder for alle ansatte i Helse Sør-Øst; herunder helseforetak, datterselskaper, avdelinger og det regionale helseforetaket, konsulenter og alle med styreverv eller tillitsverv som handler på vegne av Helse Sør-Øst. Ledere har et særskilt ansvar for at deres medarbeidere er kjent med og handler i tråd med retningslinjene

8 Risikoområde 1 - Korrupsjon Definisjon: Gi, tilby, kreve, motta eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv eller oppdrag.

9 Eksempler på rutiner og opplegg for opplæring: Opplæring i regelverk og rutiner Dilemmatrening Høyt fokus på avtalelojalitet Relasjonssjekker ansatte leverandører Rutiner for avklaring av interessekonflikter og reell dualisme Viktig å dokumentere tiltak, f.eks ved questback, e-læring, underskrift, avdelingsmøter med referat m.m.

10 Lover og regelverk Straffeloven 276a-c - Streng definisjon Skadeerstatningsloven Krav om forebyggende tiltak for å unngå arbeidsgiveransvar LOA 5, første ledd - Krav til høy forretningsetisk standard

11 Skadeerstatningsloven Krav om forebyggende tiltak for å unngå arbeidsgiveransvar Kan ledere fritas ansvar hvis det avdekkes korrupsjon eller smøring i organisasjonen? Kun hvis man kan vise til gode rutiner og opplegg for rutiner og at man har fungerende varslingskanaler.

12 Korrupsjon/smøring Store konsekvenser både for omdømme og økonomi - Opplæring av ansatte viktig - Det er veldig bra at dette tas på alvor og at sykehuset går til anmeldelse. Det vil jeg berømme sykehusdirektøren for. Dette er en veldig viktig og prinsipiell sak, sier leder i Norsk sykepleierforbund, Bente G.H. Slaatten. Hun beklager at sykepleiere har inngått slike avtaler og tror sykepleiere har manglende bevissthet på disse tingene. (2005)

13 En definisjon på smøring Noe som gir merverdi for meg som innkjøper utover å gjøre en god jobb for staten, fylkeskommunen eller kommunen, økonomisk, følelsesmessig eller praktisk Cornelia Moseid, KLP

14 Eks. på korrupsjonssaker - Økokrim "Vannverkssaken" - Tiltalen gjaldt tidligere administrerende direktør i Nedre Romerike Vannverk AS og Sentralrenseanlegget RA-2, hans sønn, samt tre forretningsforbindelser. Tiltalene gjaldt grov korrupsjon (straffeloven 276a jf 276b) og grov økonomisk utroskap (straffeloven 275 jf 276) til verdier for til sammen 70 millioner kroner. Ullevål-saken - Tre personer ble tiltalt for korrupsjon. To av de tre er tiltalt for overtredelse av straffelovens nye korrupsjonsbestemmelser. I tillegg fikk et entreprenørselskap et forelegg på 5 millioner kroner for å ha gitt prosjektdirektøren (tiltalte nr. 1) skjulte ytelser til en verdi av mer enn kroner DNV-saken - I februar 2005 ble en tidligere prosjektleder i Det Norske Veritas (DNV) dømt til ubetinget fengsel i 30 dager for korrupsjon. Tilbød leverandør 10% på salg til DNV. 30 dagers fengsel kr. I bot. Statoil/Rheinhold og Mahla - I 2005 ble en overingeniør i Statoil og to tidligere direktører i selskapet Rheinhold og Mahla Industrier AS dømt for korrupsjon. Den Statoil-ansatte ble funent skyldig i å ha mottatt skjulte ytelser i form av ca kroner i kontanter fra ansatte i selskapet Rheinhold og Mahla Industrier AS (én av Statoils leverandører) Røde Kors-saken - I 2004 ble tre personer dømt til fengsel i henholdsvis 6 år, 4 år og 9 måneder i den såkalte Røde Kors-saken. I desember 2005 ble hovedmannen saken dømt til fengsel i 5 år og 6 måneder. Statoil-saken - I juni 2004 utferdiget ØKOKRIM forelegg på 20 millioner kroner mot Statoil ASA og forelegg på kroner mot den tidligere direktøren for Statoils internasjonale avdeling. UNICEF-saken - I januar 2002 ble en tidligere innkjøpssjef i UNICEF dømt til fengsel i 5 år og 6 måneder for grov utroskap. Ble funnet skyldig i å ha mottatt bestikkelser til en verdi av minst 5,2 millioner kroner som motytelse for å tildele kontrakter til ulike selskaper.

15 Vannverkssaken Noen overskrifter til saken bare i Aftenposten: Trikset med statsstøtte Nye tiltaler i vannverkssaken Peab får bot på 15 millioner Skal ta beslag i viltfarmen Millionpress mot Peab Tapping siden 1970-tallet Fant leopard og Jaguar Slam ble til gull Jakter på verdier Bygget gratis for politiet Siktet etter Økokrim-razzia Har kjøpt ni farmer i Afrika Full utskifting Økokrim etterforsker vannverket Styret varslet i mai Får gratisturer til utlandet Politiet inn i vannverksgrums Peab går under jorden Fikk million-jobber uten anbud Varsler full oppvask Sjokkerte styreledere Sikret millioninntekter til sønnen

16

17 Bunntekst - navn på presentasjonen 17

18 Bunntekst - navn på presentasjonen 18

19 Varsling Varsling av korrupsjon og andre misligheter i en virksomhet betegnes gjerne som whistleblowing. Alle har et samfunnsansvar og bør si ifra om straffbare handlinger. Arbeids- og inkluderingsdepartementet har i samarbeid med Arbeidstilsynet utarbeidet en veiledning om varslingsreglene i arbeidsmiljøloven.

20 Ekstern varsler

21 Dilemma 3 Middag med leverandør Du blir invitert av en av dine leverandører på en middag. Er dette greit? Har noen av disse momentene betydning? det er like før en anskaffelsesprosess det er under en anskaffelsesprosess det er etter en avtalesignering på en langvarig rammeavtale det er på restaurant Bagatelle det er på en innkjøpsmesse med mange andre leverandører til stede

22 . Samarbeidsavtalen En avtale mellom Helse Sør-Øst RHF og Leverandører for helse- Norge (LFH) En likelydene avtale mellom Helse Sør-Øst RHF og Legemiddelindustriforeningen (LMI) Avtalen skal ikke hindre den viktige kontakten mellom våre samarbeidspartnere og leverandører, men bidra til at det skjer på en tillitsvekkende måte.

23 Risikoområde 2 - brudd på Lovverket og forskriftene til offentlige anskaffelser Omdømmekritisk: Det er et lovbrudd Økonomisk: Er beste tilbyder valgt? Økonomisk: Risiko for bot fra KOFA

24 Internrevisjon 2007 Helse Sør-Øst

25 Risikoområde 3 - Miljø Definisjon Miljøbevisste offentlige anskaffelser gjennomføres når miljøhensyn integreres i anskaffelsesprosessen, og det dermed identifiseres og velges løsninger som har lav negativ påvirkning på miljøet. Kilde: Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser.

26 Hvorfor stille krav til miljø anskaffelser? Offentlige anskaffelser har stor markedsandel og dermed påvirkningskraft Det offentlige bør gå foran som et godt eksempel Bevaring av godt rykte og image Hjelpe næringslivet bli mer konkurransedyktig Bidrar til å transportere miljøhensyn nedover i leveransekjeden Det forventes av publikum Direktoratet for forvaltning og IKT

27 Hva har dette å gjøre med oss? Energiforbruk Vaskeri Kjemikalier Vannforbruk I 2010 handler Helse Sør-Øst for ca 16 milliarder kroner Vi kan stille krav som gjør at vaskeriet reduserer energi- og vannforbruket, reduserer bruk av kjemikalier og håndterer avfall bedre. Avfall

28 Krav i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Oppdragsgiver SKAL under planleggingen av en anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen Det skal så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav ti ytelsen Man kan bruke miljø som tildelingskriterier, kvalifikasjonskrav og kontraktskrav

29

30

31 Kvikksølv

32 Miljøvennlige innkjøp - tiltak Kursing av innkjøpere Innkjøpshåndbok med sjekklister Foldere og informasjonsmateriell E-læring Fokus på standard miljøkriterier Samarbeid på tvers av regioner Miljørevisjoner Svanens innkjøperklubb Grønt Punkt kontrollmedlemskap

33 Hvorfor skal vi ta globalt ansvar?

34 Risikoområde 4 - Etisk handel Eksempel: Vita rockar och vassa saxar Pakistan er en av verdens største produsenter av metallinstrumenter til leger verden over Barnearbeid er et av problemene i underleverandørindustrien. Den svenske organisasjonen SwedWatch har i samarbeid med Fair Trade og Rena Kläder har skrevet rapporten «Vita rockar och vassa saxar - en rapport om landstingens brist på etiska inköpskrav».

35 Tekstiler Kjøp av varer fra lavkostland en risikosport Bandasjer Medisinsk utstyr Møbler Det er en kjent sak at vestens varer (hele eller deler av varen) som regel er produsert i typisk lavkostland. Produksjonen foregår svært ofte under utbyttende forhold. Tekstilindustrien Offentlige anskaffelser Elektronikkindustrien

36 Etisk handel - definisjon Fremme forsvarlige arbeids- og miljøforhold i globale leverandørkjeder Typisk problematikk: Ekstrem overtid Helsefarlige omgivelser Barnearbeid Tvangsarbeid

37 Årets etikkverstinger i 2008 : HELSE SØR-ØST POLITIET FORSVARET

38 Etisk handel i Helse Sør-Øst Helse Sør- Øst er den institusjonen som har de mest ambisiøse planene rundt etisk handel i kongeriket Norge per i dag, sier rådgiver i IEH, Magne Paulsrud. Sykepleien.no Dagsavisen

39 KLP-prisen Ikke for enhver pris 2010 Vinner: Helse Sør-Øst

40 Etisk handel pkt 8 i retningslinjene Helse Sør-Øst skal være en pådriver for etisk handel og plikter å stille krav til en etisk leverandørkjede der hvor dette er en aktuell problemstilling. Helse Sør-Øst er som medlem av organisasjonen Initiativ for etisk handel (IEH) forpliktet til å følge IEHs Code of Conduct* og jobbe for en forbedring av arbeids- og menneskerettigheter og miljø i produksjonen av varer og tjenester til Helse Sør-Øst. Det skal i alle regionale anskaffelser og andre fellesanskaffelser settes etiske krav hvis en risikovurdering Av produkt og leverandørkjeder tilsier det. Helse Sør-Øst vil etablere et eget system for oppfølging av leverandørene. IEHs Code of Conduct finnes også på

41 Forutsetninger og hjelpere SAKS BANDASJE HANSKER

42 Kursing av innkjøpere Innkjøpere og avtaleforvaltere er nøkkelpersoner i arbeidet

43 Minstekrav til våre innkjøpere: Gjør en risikovurdering ved alle store anskaffelser Hvis etiske krav skal med tydeliggjør det Legg det inn som et punkt i oppfølging med leverandør vær tydelig på at dette er viktig og at vi vil følge opp en del av anskaffelsene Ha et system for å kunne rapportere inn anskaffelser hvor det er satt etiske krav

44 Risikoanalyse etisk handel JA NEI Er det et stort innkjøp for virksomheten? Er det en rammeavtale? Er det sannsynlig at varen produseres i et land der det ofte rapporteres om grove brudd på arbeidstakers rettigheter? Har varen stor symbolverdi, eller er bruken av den på noen måte kritisk for virksomheten?

45 Tekst i konkurransegrunnlaget Offentlig sektor er landets største kunde og forbruker, og er en del av den globale handelen med varer og tjenester. Mange av de varene som kjøpes inn kan være produsert under kritikkverdige forhold og Helse Sør-Øst vil derfor stille krav til leverandørene om at de varene som skaffes er produsert på en lovlig og etisk forsvarlig måte. Dersom leverandøren bruker underleverandører for å oppfylle denne kontrakt, er leverandør forpliktet til å videreføre og bidra til etterlevelse av kravene hos sine underleverandører. Oppdragsgiver ber om at tilbydere godtar kontrakten som gjelder etiske krav, vedlegg (x)

46 Leverandøroppfølging Informasjon kommunikasjon direkte eller via media med budskapet Etisk handel er viktig for Helse Sør-Øst I kontraktsmøter når etiske krav er satt, er etisk handel og vår oppfølging på agendaen Leverandørseminarer foreløpig gjennomført ett med leverandører av medisinske forbruksvarer Dialog med LFH Leverandørforeningen til helsesektoren, senere med LMI (Legemiddelindustrien) Modenhetsanalyser jobber med ti leverandører nå Kontroller/revisjoner i samarbeid med IEH og Local Resource Network (Pakistan og India) Foreløpig samme modell som de svenske länene: Innkjøperne setter kravene, oppfølging skjer regionalt.

47 Eksempel på revisjon, etisk handel Helsetekstiler - pasienttøy, flattøy, ansattbekledning 1.Kontraktsmøte avtaler 2.Dokumentasjon fra leverandør 3.Lokale inspektører på fabrikker 4.Forbedringstiltak i samarbeid med leverandør, IEH, lokale ressurser

48 Avtalelojalitet pkt 10 Alle ansatte i Helse Sør-Øst, eller som handler på vegne av Helse Sør-Øst, plikter å følge de avtaler som er inngått ved kjøp av varer eller tjenester. Kjøp av varer utenom avtaler vil kunne svekke Helse Sør-Østs omdømme og innkjøpskraft. Leverandører skal kunne stole på at foretaket holder seg til de avtaler som er inngått Anskaffelser utenom avtaler øker også risikoen for brudd på Lov om offentlige anskaffelser og faren for brudd på andre punkter i retningslinjene som miljøhensyn eller etiske krav.

49 Miljørevisjoner 10 stk i 2010 Utgangspunkt; Ikke bare sjekke om våre miljøkrav følges, men få innspill på hvordan vi kan bruke vår innkjøpsmakt til å sette bedre krav

50 Svanens innkjøperklubb Kontrollmedlemskap i Grønt Punkt Norge Initiativ for etisk handel

51 TAKK FOR MEG!

52 Dilemmatrening - smøring HVA ER GREIT OG HVA ER IKKE GREIT?

53 Dilemma 1- Lån av utstyr privat I mange tilfeller har ansatte et godt forhold til leverandører eller entreprenører/konsulenter som utfører arbeid ved sykehuset. Et etisk dilemma som kan oppstå i denne sammenheng, er å låne verktøy, redskaper eller annet utstyr fra eksterne leverandører eller entreprenører man har et profesjonelt forhold til, til privat bruk. I Straffelovens bestemmelser om korrupsjon sies det noe om å skaffe seg fordeler i anledning den stillingen man har. Men hva med dette utstyret som ellers bare ville stått ubrukt gjennom helgen?

54 Dilemma 2 - Vennetjenester En av de ansatte kjenner godt en snekker (venn privat) som tilfeldigvis jobber på et prosjekt den ansatte er ansvarlig for. Den ansatte ringer snekkeren i arbeidstiden og spør om enkelte snekkerfaglige spørsmål som den ansatte trenger svar på i forbindelse med byggingen av sin garasje hjemme. Er dette greit hvis: Snekkeren besvarer spørsmålene og fakturerer ikke for den tiden han bruker. Snekkeren fakturerer for arbeidet og sender regningen til sykehuset Snekkeren kommer hjem til den ansatte (i fritiden) og hjelper til med byggingen av garasjen, eventuelt viser den ansatte hvordan arbeidet skal gjøres. Spørsmålet blir om han da opptrer som privatperson eller om arbeidet faller inn under vilkåret i anledning sin stilling, ettersom det ikke er arbeidsforholdet som er grunnen til at partene ble kjent. Har noen av disse momentene betydning? hvor i beslutningshierarkiet både vedkommende ansatt og entreprenøren befinner seg ( større ansvar ved særlig betrodd stilling) fordelens art og verdi fravær av åpenhet omkring fordelsoverføringen vil det være til skade for sykehusets omdømme tidspunktet for overføringen (er man i en anskaffelsesprosess eller pågående prosjektsamarbeid?)

55 Dilemma 4 Supplering av utstyr Et sykehus har hatt en rammeavtale på et medisinsk-teknisk produkt (Y) i flere år. Avtalen utløper etter å ha blitt prolongert to ganger. Det skal nå gjøres innkjøp av samme type utstyr, og både brukerne ute på avdelingene og medisinsk teknisk avdeling sier at vi MÅ kjøpe fra samme leverandør som vi hadde avtale med, rett og slett fordi vi ikke kan ha utstyr fra to forskjellige leverandører med forskjellig knottologi. Da får vi opplæring av enda et produkt, både av brukere og av medisinteknikere, noe som både tar tid og er kostbart. I tillegg må med.tekn.avd. læres opp til å rette feil på utstyr fra to forskjellige leverandører. Det kan også oppstå at det kan ligge en pasient på en stue med én type utstyr, og rett over gangen går det en alarm, og leger/pleiere løper inn til denne pasienten. Hvis pasienten da har en helt annen type utstyr, vil verdifulle sekunder gå tapt fordi pleierne og legene må forholde seg til en annen type utstyr. Kan man gjøre et direktekjøp uten forutgående kunngjøring? Kan man kunngjøre anskaffelsen, men med spesifikasjoner som gjør at nåværende leverandør bli valgt? Kan man tenke seg at pasientenes ve og vel går foran lovverket om offentlige anskaffelser?

56 Dilemma 5 Direktekjøp utenom avtale Du jobber som husøkonom på et sykehus. Sykehuset skal kjøpe alle tekstiler gjennom en regionalt forhandlet innkjøpsavtale. Du har stadig besøk av en kjekk selger som tilbyr deg billigere håndklær, vaskekluter og lignende og kvaliteten ser ut til å være minst like god. Du vet du vil bryte lovverket ved å handle hos han og du vet du vil bryte avtalen som er gjort med avtaleleverandøren. Kan det likevel være greit siden det er enklere, billigere og minst like bra?

57 Dilemma 6 - Rabatt Du har som innkjøper skrevet en avtale hos en bilforhandler for innkjøp av et stort antall biler. Du skal selv kjøpe deg bil en stund senere og får et veldig godt tilbud både på innbytte og på kjøp av ny bil. Muligens ville du fått samme pris uansett, bilmarkedet er jo presset? Hvordan ville du vurdere denne saken?

58 Dilemma 7 - Faglige oppdateringer/ leverandørkonferanser Du er sykepleier og med i et produktråd, du blir invitert på en faglig sammenkomst hos en av de valgte leverandørene på en produktlansering. Ville du gått? Har noen av disse momentene betydning? Lanseringen er lagt til en cruisebåt i Oslofjorden med middag og alkoholservering Lanseringen er et frokostseminar fra en tirsdag morgen med lett servering Det er et lite fagfelt i Norge på dette området og samlingen vil være viktig for å treffe kolleger