Byggherrestrategi for Statens vegvesen

Transkript

1 Vegdirektoratet Mai 2015 Byggherrestrategi for Statens vegvesen Planlegge Bygge Vedlikeholde Illustasjon: jon Opseth

2 Byggherrestrategi for Statens vegvesen

3 Orientering om dokumentets innhold Dette dokumentet representerer Statens vegvesens byggherrestrategi. Det beskriver mål og målprioritering for byggherrevirksomheten, samt strategier og tiltak sentralt og lokalt. Dokumentet er utarbeidet av byggherreseksjonen i vegdirektoratet med innspill fra regionene. Dette dokumentet definerer mål knyttet til etatens styring av byggherrevirksomheten, og gir således føringer for prosjektenes gjennomføringsstrategi uavhengig av type prosjekt eller størrelse. Gjennomføringsstrategien for det enkelte prosjekt skal tilpasses prosjektets mål og rammebetingelser og godkjennes av prosjekteier. Dette vil i noen tilfeller innebære at ikke alle føringer i den overordnede strategien kan imøtekommes fult ut. Selv om ulike tema vil ha ulik vekt i eksempelvis store kontra små prosjekter, vil alle tema i byggherrestrategien være gjenstand for vurdering ved utarbeidelse av prosjektspesifikk gjennomføringsstrategi Vegdirektoratet 2

4 Distribusjonsliste Dokumentet distribueres elektronisk ved revisjoner Navn Initialer Rolle Org. enhet Lars Aksnes Direktør vegdirektørens styringsstab Vegdirektoratet Jane Bordal Direktør veg og transportavdelingen Vegdirektoratet Per Morten Lund Regionvegsjef Region Øst Kjell Inge Davik Regionvegsjef Region Sør Helge Eidsnes Regionvegsjef Region Vest Berit Brendskag Lied Regionvegsjef Region Midt Torbjørn Naimak Regionvegsjef Region Nord Revisjonslogg Revisjonsnr. Dato Endring Godkjent Utkast til behandling i ELM Justert etter innspill fra regionene - til vedtak i ELM

5 Innhold 1 Innledning 5 2 Mål 6 3 Målprioritering 7 4 Strategier og tiltak sentralt og lokalt 7 Kontraktstrategi 7 HMS 9 Økonomi 10 Framdrift 10 Prosjektering og utarbeidelse av konkurransegrunnlag 11 Ivareta teknisk kvalitet 12 Kommunikasjon 13 Kompetanseoppbygging og rekruttering 14 Organisering og bemanning 16 4

6 1 Innledning Statens vegvesen skal gjennom sin byggherrevirksomhet sørge for at prosjektering, bygging, drift og vedlikehold av vegnettet gjennomføres på en god måte på vegne av staten og fylkeskommunene. Dette betyr at vi skal være forbilledlig i alt HMS-arbeid og følge opp at vi får det vi inngår avtaler om til riktig pris, til rett tid og med rett kvalitet. De fleste vegprosjekter gjennomføres av tre ulike prosjektorganisasjoner. Byggherrestrategien dekker i utgangspunktet byggherreområdet som er fasene prosjektering, bygging, drift og vedlikehold som vist i figur under I de tilfeller der det er to prosjektorganisasjoner: en for planlegging, prosjektering og bygging og en annen for drift og vedlikehold dekker byggherrestrategien også prosjektstyringen i planleggingsfasen som vist i figur under. Uansett hvilke faser som ligger til de ulike prosjektorganisasjonene er det veldig viktig å ha fokus på erfarings- og informasjonsoverføring mellom og på tvers av fasene i livsløpet. Oppfølging av byggherrestrategien skjer gjennom de ansvarlige enheters årsplaner og prosjektspesifikke prosjetstyringsplaner. 1 Ved første revisjon skal byggherrestrategiens status knyttet til planfasen utdypes 5

7 2 Mål Ved å være bevisste og dynamiske i måten vi opptrer på, utfordre markedet i forhold til våre behov samtidig som vi gir markedet mulighet til å tilpasse seg nye rammebetingelser, kan etaten nå målene: Mål 1 Mål 2 Mål 3 Vi skal fremstå som en aktiv, profesjonell, inkluderende og fremtidsrettet premissgiver i bransjen. Dette omfatter også å forebygge og avdekke arbeidslivskriminalitet (sosial dumping) på våre prosjekter. Vi skal bidra til utvikling av kompetanse, videreutvikle systemer og verktøy for effektiv, sikker og miljøvennlig produksjon, og sørge for at dette tas i bruk i alle ledd Vi skal bidra til å sikre et velfungerende marked av rådgivere og entreprenører til å utføre våre oppdrag. Ved å behandle likt og opptre forutsigbart og åpent i møte med omgivelsene, kan etaten nå målene: Mål 4 Mål 5 Mål 6 Etaten skal ha et godt omdømme både i bransjen og i samfunnet for øvrig. Vi skal ha et profesjonelt og respektfullt samarbeid med våre kontraktsparter, lokale myndigheter, trafikanter, naboer og andre som er berørt av vår virksomhet Vi skal legge til rette for god ressursutnyttelse og erfaringsdeling på tvers i bransjen Ved å sørge for en effektiv og enhetlig styring med høy kompetanse og gode interne rutiner, kan etaten oppnå målene: Mål 7 Mål 8 Mål 9 Mål 10 Vi skal utføre et forbilledlig HMS-arbeid som sikrer at det ikke skjer arbeidsulykker og at ytre miljø ivaretas Vi skal jobbe for å overholde økonomiske rammer for prosjektene og en vesentlig reduksjon i avvik mellom kontraktssum og sluttkostnad på kontrakter Vi skal gjennomføre prosjektene innenfor de vedtatte tidsrammene Vi skal sørge for at gjennomføring skjer med rett teknisk kvalitet Hele byggherrevirksomheten skal til en hver tid jobbe for å nå disse målene. Suksessfaktorer Riktig kompetanse på rett sted til rett tid. God kommunikasjon mellom Vegdirektoratet og regionene Godt bransjesamarbeid på alle nivå Kontinuerlig utvikling av håndbøker, maler, rutiner og systemer. Gode prosjektspesifikke prosjektstyringsplaner/ sentralt styringsdokumenter. 6

8 3 Målprioritering Det er en grunnleggende forutsetning at vegnormalene følges slik at det sikres at det bygges med en standard og teknisk kvalitet som er trafikksikker, driftssikker og gir optimal levetid og levetidskostnader sett opp mot investeringskostnader. Byggherrevirksomheten skal til en hver tid jobbe for å nå alle sine mål. Målene er i stor grad gjensidig avhengig av hverandre. For eksempel vil ofte forsinkelser i tid også medføre økte kostnader. For å sikre at alle mål nås er det derfor avgjørende at styringen utføres med fokus på å unngå målkonflikter i størst mulig grad. I de tilfeller det allikevel oppstår målkonflikt gjelder følgende prioritering: HMS Økonomi Framdrift Kvalitet Prioriteringen gjenspeiler sentrale politiske føringer. Dersom denne målprioriteringen fravikes, skal det begrunnes i den enkelte prosjektstyrings-plan/sentralt styringsdokument og godkjennes av prosjekteier. Det skal legges særlig vekt på å avklare målprioritering med fylkeskommunen der de er vegeier. 4 Strategier og tiltak sentralt og lokalt Her beskrives kort status og tiltak for å nå målene i byggherrestrategien. Tiltakene er gitt en fortløpende nummerering. Kontraktstrategi Kontraktstrategi er et samlebegrep på vurdering av anskaffelsesprosedyre, entrepriseform, kontraktsmekanismer og kontraktstruktur. Kontraktstrategien er hovedsakelig knyttet opp mot målene: Mål 1 Mål 2 Mål 3 Mål 4 Mål 5 Mål 6 Vi skal fremstå som en aktiv, profesjonell, inkluderende og fremtidsrettet premissgiver i bransjen. Dette omfatter også å forebygge og avdekke arbeidslivskriminalitet (sosial dumping) på våre prosjekter. Vi skal bidra til utvikling av kompetanse, videreutvikle systemer og verktøy for effektiv, sikker og miljøvennlig produksjon, og sørge for at dette tas i bruk i alle ledd Vi skal bidra til å sikre et velfungerende marked av rådgivere og entreprenører til å utføre våre oppdrag. Etaten skal ha et godt omdømme både i bransjen og i samfunnet forøvrig. Vi skal ha et profesjonelt og respektfullt samarbeid med våre kontraktsparter, lokale myndigheter, trafikanter, naboer og andre som er berørt av vår virksomhet Vi skal legge til rette for god ressursutnyttelse og erfaringsdeling på tvers i bransjen 7

9 Det er et økende konfliktnivå i bransjen, noe som har et sammensatt årsaksbilde. En riktig utformet kontraktstrategi er en av flere momenter som kan bidra til å senke konfliktnivået, særlig valg av anskaffelsesprosedyre og kontraktsmekanismer. Det skal velges en hensiktsmessig og målrettet kontraktsstrategi tilpasset markedet for å oppnå best mulig konkurranse. Det skal alltid tas hensyn til effektiv gjennomføring med særlig vekt på HMS, økonomi, fremdrift, kvalitet og samlet ressursutnyttelse. Det benyttes i dag ulike kontraktstrategier for ulike typer oppdrag. Planleggings- og prosjekteringsoppdrag anskaffes i egne kontrakter basert på egne maler. I byggefasen benyttes enten utførelsesentreprise hvor byggherren har prosjekteringsansvaret, eller totalentreprise hvor ansvaret for prosjektering er plassert hos entreprenøren. Utførelsesentreprise er mest vanlig med en andel i overkant av 95 % av omsetningen pr år. Utstrakt bruk av utførelsesentrepriser har medført at byggherre, entreprenører og rådgivere har opparbeidet en omfattende kompetanse og erfaring med denne entrepriseformen. Totalentreprise har hatt lite omfang, og bransjeaktørene har derfor begrenset erfaring med denne entrepriseformen innen vegsektoren. Med det mangfoldet vi har innenfor utbyggingsprosjekter synes det realistisk og hensiktsmessig å øke andelen totalentrepriser betydelig, men valg av entrepriseform skal alltid gis en faglig vurdering av egnethet i hvert enkelt tilfelle. I driftsfasen benyttes utførelsesentreprise, men kontraktene inneholder en betydelig andel funksjonsbeskrivelse hvor entreprenøren selv må bestemme gjennomføringsmåte og omfang som i en totalentreprise. Etaten og entreprenørene har kun ti års erfaring med vegdrift i kontrakter i full skala, og disse har derfor vært gjennom betydelig nyutvikling og tilpasning som må videreføres, styrt av erfaring. Gjennomføring av dekkevedlikehold skjer i utførelsesentrepriser som i noen tilfeller går over flere sesonger og kan ha et visst preg av rammeavtaler. Vedlikehold av vegoppmerking gjennomføres i flerårige utførelsesentrepriser med et betydelig preg av rammeavtaler. Innen vedlikehold av både dekker og vegoppmerking er det ønske fra både etaten og entreprenørene om utvidet bruk av funksjonskrav i kontraktene. Dette vil kreve en utvikling av egnede kontraktsmekanismer og oppfølgingsmetoder for å imøtekomme dette ønsket. Tiltak Tiltak 1 Tiltak 2 Tiltak 3 Tiltak 4 Tiltak 5 Videreutvikle rutiner, verktøy og systemer som sikrer god dokumentasjon og statistikk av økonomiske data, overvåking av markedet og analyser av kostnadsutviklingen for å ivareta vårt behov for nødvendig kunnskap. Gjennomgå og videreutvikle alle kontraktsmalene med vekt på incitamentsordninger og samhandlingsbestemmelser, samt utvikle nødvendige veiledere. Utvikle rutiner, verktøy, systemer og veiledere for kontrakts- og prosjektstyring. Økt bruk av totalentrepriser på hele eller som elementer av en entreprise. Det bør benyttes tradisjonelle totalentrepriser eller i kombinasjon med konkurransepreget dialog og/eller samspill med målpris. Andelen totalentrepriser bør utgjøre % av årlig omsetning innen Ansvar: regionene Alle ledere med byggherreansvar skal sørge for at kontraktstrategien etterleves og følge opp at kontraktstrategien for det enkelte prosjekt utarbeides så tidlig som mulig, og tilpasses prosjektutviklingen. Ansvar: regionene 8

10 HMS Byggherrevirksomhetens HMS arbeid er hovedsakelig knyttet opp mot målene: Mål 1 Mål 2 Mål 4 Mål 6 Mål 7 Vi skal fremstå som en aktiv, profesjonell, inkluderende og fremtidsrettet premissgiver i bransjen. Dette omfatter også å forebygge og avdekke arbeidslivskriminalitet (sosial dumping) på våre prosjekter. Vi skal bidra til utvikling av kompetanse, videreutvikle systemer og verktøy for effektiv, sikker og miljøvennlig produksjon, og sørge for at dette tas i bruk i alle ledd Etaten skal ha et godt omdømme både i bransjen og i samfunnet for øvrig. Vi skal legge til rette for god ressursutnyttelse og erfaringsdeling på tvers i bransjen Vi skal utføre et forbilledlig HMS-arbeid som sikrer at det ikke skjer arbeidsulykker og at ytre miljø ivaretas Antall drepte og skadde på statens vegvesen sine anlegg er for høyt. Årsaksbildet er sammensatt, men mye kan trolig føres tilbake til mangelfull ledelse, mangelfull opplæring og hastverk. Statens vegvesen har gjennom charteret «For en skadefri bygge- og anleggsnæring» forpliktet seg til å dele en 0-visjon for skader i bygge- og anleggsnæringen. I Charteret gjelder følgende forpliktelser for byggherrene: Være foregangsbyggherrer på HMS-området og sørge for at alle prosjekter har en SHA-plan som på en spesifikk måte beskriver hvordan risikoforholdene i prosjektet skal håndteres. Sørge for at læring fra hendelser tilknyttet bygg- og anleggsvirksomhet i regi av byggherren distribueres på tvers av byggherrens arbeider, inkludert partene av dette charteret. HMS omfatter både SHA (sikkerhet helse og arbeidsmiljø) og YM (ytre miljø). Dette innebærer at vårt HMS-arbeid også skal sikre at ytre miljø ivaretas på en god måte i alle prosjektfaser. Ytre miljø omfatter støy, vibrasjoner, luftforurensning, forurensning av jord og vann, landskapsbilde/bybilde, nærmiljø og friluftsliv, naturmiljø, kulturmiljø, energiforbruk, materialvalg og avfallshåndtering Tiltak Tiltak 6 Tiltak 7 Tiltak 8 Tiltak 9 Være pådriver for et aktivt og godt HMS-samarbeid med andre byggherrer. Sørge for at læring i fra hendelser tilknyttet bygg- og anleggsvirksomhet distribueres på tvers i statens vegvesen og til andre i bransjen. Utarbeide og videreutvikle prosesser i kvalitetssystemet. Alle ledere med byggherreansvar skal følge opp at alle prosjekter har en SHA-plan som på en spesifikk måte beskriver hvordan risikoforholdene i prosjektet skal håndteres og at etaten fremstår som foregangsbyggherre på HMS-området. Videre skal det følges opp at alle prosjekter har en YM-plan som sikrer at krav knyttet til ytre miljøet videreføres fra reguleringsplan via prosjektering til konkurransegrunnlaget og i oppfølgingen mot entreprenør. Ansvar: regionene 9

11 Økonomi Byggherrevirksomhetens økonomistyring er hovedsakelig knyttet opp mot målene: Mål 1 Mål 4 Mål 8 Vi skal fremstå som en aktiv, profesjonell, inkluderende og fremtidsrettet premissgiver i bransjen. Dette omfatter også å forebygge og avdekke arbeidslivskriminalitet (sosial dumping) på våre prosjekter. Etaten skal ha et godt omdømme både i bransjen og i samfunnet for øvrig. Vi skal jobbe for å overholde økonomiske rammer for prosjektene og en vesentlig reduksjon i avvik mellom kontraktssum og sluttkostnad på kontrakter Overskridelser på kontraktssum er for høye, og det er varierende bruk av etatens økonomistyringssystemer. Årsakene til overskridelsene kan skyldes manglende kompetanse på styring og oppfølging av kontrakt, manglende omfangsstyring, feil i grunnlagsdata (feil i kartgrunnlag) og feil i konkurransegrunnlag i entreprisekontrakter. For prosjekter som går over mange år kan tiden utløse endrede krav og behov for andre løsninger, som igjen kan bidra til kostnadsøkninger Tiltak Tiltak 1 Tiltak 3 Tiltak 8 Tiltak 10 Tiltak 11 Tiltak 12 Videreutvikle rutiner, verktøy og systemer som sikrer god dokumentasjon og statistikk av økonomiske data, overvåking av markedet og analyser av kostnadsutviklingen for å ivareta vårt behov for nødvendig kunnskap. Utvikle rutiner, verktøy, systemer og veiledere for kontrakts- og prosjektstyring. Utarbeide og videreutvikle prosesser i kvalitetssystemet. Etablere opplæringstilbud som er tilpasset rolle og kompetansenivå for prosjekteier, prosjektleder, byggeleder, prosjekteringsleder og kontrollingeniør Etablere gode kostnadsoverslag og se disse i sammenheng med gjennomføringsstrategien for det enkelte prosjekt. Ansvar: regionene Alle ledere med byggherreansvar må sørge for at økonomiske budsjetter, regnskap og prognoser følges opp både på kontrakts- og prosjektnivå og sikre at etatens økonomistyringssystemer brukes. Videre må det sikres at usikkerheter knyttet til økonomi identifiseres og håndteres på en tilfredsstillende måte. Ansvar: regionene Framdrift Byggherrevirksomhetens framdriftstyring er hovedsakelig knyttet opp mot målene: Mål 2 Mål 4 Vi skal bidra til utvikling av kompetanse, videreutvikle systemer og verktøy for effektiv, sikker og miljøvennlig produksjon, og sørge for at dette tas i bruk i alle ledd Etaten skal ha et godt omdømme både i bransjen og i samfunnet for øvrig. 10

12 Mål 5 Mål 6 Mål 9 Vi skal ha et profesjonelt og respektfullt samarbeid med våre kontraktsparter, lokale myndigheter, trafikanter, naboer og andre som er berørt av vår virksomhet Vi skal legge til rette for god ressursutnyttelse og erfaringsdeling på tvers i bransjen Vi skal gjennomføre prosjektene innenfor de vedtatte tidsrammene Det utarbeides i stor grad fremdriftsplaner på kontraktsnivå, men bare varierende på prosjektnivå. Det tas sjelden bevisst stilling til avhengigheter og slakk i framdriftsplanene som utarbeides, noe som gjør tidsstyringen vanskelig og det oppstår forsinkelser. Framdriftsplanen er en av de viktigste delene av prosjektetstyringsplanen fordi den danner grunnlag for periodisering av økonomisk budsjett og bemanningsplanlegging i prosjektene. Tiltak Tiltak 3 Tiltak 8 Tiltak 10 Tiltak 13 Utvikle rutiner, verktøy, systemer og veiledere for kontrakts- og prosjektstyring. Utarbeide og videreutvikle prosesser i kvalitetssystemet. Etablere opplæringstilbud som er tilpasset rolle og kompetansenivå for prosjekteier, prosjektleder, byggeleder, prosjekteringsleder og kontrollingeniør. Alle ledere med byggherreansvar skal følge opp at det utarbeides hensiktsmessige prosjektnedbrytnings strukturer (PNS) og realistiske framdriftsplaner for alle prosjekter. Videre må det sikres at usikkerheter knyttet til framdrift identifiseres og håndteres på en tilfredsstillende måte. Ansvar: regionene Prosjektering og utarbeidelse av konkurransegrunnlag Arbeid med prosjektering og utarbeidelse av konkurransegrunnlag er hovedsakelig knyttet opp mot målene: Mål 1 Vi skal fremstå som en aktiv, profesjonell, inkluderende og fremtidsrettet premissgiver i bransjen. Dette omfatter også å forebygge og avdekke arbeidslivskriminalitet (sosial dumping) på våre prosjekter. Mål 2 Mål 5 Mål 6 Mål 7 Mål 8 Mål 9 Mål 10 Vi skal bidra til utvikling av kompetanse, videreutvikle systemer og verktøy for effektiv, sikker og miljøvennlig produksjon, og sørge for at dette tas i bruk i alle ledd Vi skal ha et profesjonelt og respektfullt samarbeid med våre kontraktsparter, lokale myndigheter, trafikanter, naboer og andre som er berørt av vår virksomhet Vi skal legge til rette for god ressursutnyttelse og erfaringsdeling på tvers i bransjen Vi skal utføre et forbilledlig HMS-arbeid som sikrer at det ikke skjer arbeidsulykker og at ytre miljø ivaretas Vi skal jobbe for å overholde økonomiske rammer for prosjektene og en vesentlig reduksjon i avvik mellom kontraktssum og sluttkostnad på kontrakter Vi skal gjennomføre prosjektene innenfor de vedtatte tidsrammene Vi skal sørge for at gjennomføring skjer med rett teknisk kvalitet 11

13 Statens vegvesen utfører en del prosjektering i egenregi, noe som ansees viktig for å opprettholde nødvendig bestillekompetanse, men det har også vært en sterk økning i bruk av eksterne rådgivere til prosjektering. I mange tilfeller har vi registrert en god del feil og mangler ved leveransene som medfører kostnadsdrivende endringer i byggefasen. Kvalitetskrav til grunnlagsdata og innføring av 3D-prosjektering ser ut til å bidra til reduksjon i feil og mangler. God kvalitet på konkurransegrunnlag er også en av faktorene som kan bidra til å senke konfliktnivået i bransjen. Malen for kjøp av rådgivnings og prosjekteringstjenester er ikke god nok med tanke på krav til samhandling, kontraktsoppfølging, kvalitetssikring, rettigheter til prosjektmateriale mm. Metode for verdsetting av tildelingskriterier er heller ikke tilfredsstillende. Tiltak Tiltak 2 Tiltak 3 Tiltak 8 Tiltak 10 Tiltak 14 Tiltak 15 Tiltak 16 Tiltak 23: Gjennomgå og videreutvikle alle kontraktsmalene med vekt på incitamentsordninger og samhandlingsbestemmelser, samt utvikle nødvendige veiledere. Utvikle rutiner, verktøy, systemer og veiledere for kontrakts- og prosjektstyring. Utarbeide og videreutvikle prosesser i kvalitetssystemet. Etablere opplæringstilbud som er tilpasset rolle og kompetansenivå for prosjekteier, prosjektleder, byggeleder, prosjekteringsleder og kontrollingeniør Utvikle et åpent format som sikrer distribusjon av stiknings- og maskinstyringsdata og leveranse av data til NVDB. Sørge for raskere implementering av FoU og at alle retningslinjer, normaler, veiledere og maler utvikles og oppdateres fortløpende. Alle ledere med byggherreansvar må følge opp at prosjektering gjennomføres med tilstrekkelig tverrfaglighet og at det settes av tilstrekkelig med tid og ressurser til prosjektering og kvalitetssikring. Videre må det sikres at usikkerheter knyttet til prosjektering identifiseres og håndteres på en tilfredsstillende måte. Ansvar: regionene Regionene må lage seg strategier for forholdet mellom egenproduksjon og kjøp av tjenester. Ansvar: regionene Ivareta teknisk kvalitet Byggherrevirksomhetens ivaretakelse av teknisk kvalitet er hovedsakelig knyttet opp mot målene: Mål 1 Mål 2 Mål 4 Vi skal fremstå som en aktiv, profesjonell, inkluderende og fremtidsrettet premissgiver i bransjen. Dette omfatter også å forebygge og avdekke arbeidslivskriminalitet (sosial dumping) på våre prosjekter. Vi skal bidra til utvikling av kompetanse, videreutvikle systemer og verktøy for effektiv, sikker og miljøvennlig produksjon, og sørge for at dette tas i bruk i alle ledd Etaten skal ha et godt omdømme både i bransjen og i samfunnet for øvrig. 12

14 Mål 5 Mål 6 Mål 10 Vi skal ha et profesjonelt og respektfullt samarbeid med våre kontraktsparter, lokale myndigheter, trafikanter, naboer og andre som er berørt av vår virksomhet Vi skal legge til rette for god ressursutnyttelse og erfaringsdeling på tvers i bransjen Vi skal sørge for at gjennomføring skjer med rett teknisk kvalitet I all vår byggherrevirksomhet skal det legges til grunn at vegnormalene følges slik at det sikres at det bygges med en standard og teknisk kvalitet som er trafikksikker, driftssikker og gir optimal levetid og levetidskostnader sett opp mot investeringskostnader. Alle driftsprosjekter skal sikre at vegnettet er egnet til bruk for trafikantene og at vegnettet opprettholder sin funksjon i hele levetiden. Det er viktig at alle normaler er oppdaterte til enhver tid, og at FoU raskt implementeres. I oppfølgingsfasen er det til dels mangelfull oppfølging av entreprenørenes kvalitetsplaner og kontrollplaner og noe begrenset kartlegging av kritiske prosesser. Tiltak Tiltak 2 Tiltak 3 Tiltak 15 Tiltak 17 Gjennomgå og videreutvikle alle kontraktsmalene med vekt på incitamentsordninger og samhandlingsbestemmelser, samt utvikle nødvendige veiledere. Utvikle rutiner, verktøy, systemer og veiledere for kontrakts- og prosjektstyring. Sørge for raskere implementering av FoU og at alle retningslinjer, normaler, veiledere og maler utvikles og oppdateres fortløpende. Alle ledere med byggherreansvar skal følge opp at kvalitetsrutinene følges og at det utarbeides prosjektspesifikke kvalitets- og kontrollplaner på bakgrunn av en kartlegging av kritiske prosesser for teknisk kvalitet. Videre må det sikres at sanksjonsmulighetene i kontrakt brukes ved behov. Ansvar: regionene Kommunikasjon Byggherrevirksomhetens kommunikasjon er hovedsakelig knyttet opp mot målene: Mål 1 Mål 4 Mål 5 Vi skal fremstå som en aktiv, profesjonell, inkluderende og fremtidsrettet premissgiver i bransjen. Dette omfatter også å forebygge og avdekke arbeidslivskriminalitet (sosial dumping) på våre prosjekter. Etaten skal ha et godt omdømme både i bransjen og i samfunnet for øvrig. Vi skal ha et profesjonelt og respektfullt samarbeid med våre kontraktsparter, lokale myndigheter, trafikanter, naboer og andre som er berørt av vår virksomhet Gjennomføring av prosjekter innen byggherrevirksomheten involverer mange og det er helt avgjørende at vi evner å skape godt samarbeid både internt i etaten og eksternt mot politisk miljø, andre offentlige etater, interesseorganisasjoner, naboer, media, trafikanter og våre kontraktsparter. Grunnlaget for et godt samarbeid er god kommunikasjon. Vi registrerer at det er varierende kjennskap til styrende dokumenter, noe som kan skyldes uklare kommunikasjonslinjer internt. 13

15 Det økende konfliktnivået i bransjen er en sterk indikasjon på at kommunikasjonen mot våre kontraktspartnere kan forbedres. God kommunikasjon i kontraktsammenheng krever gode kontraktsmekanismer, høy kompetanse og trygghet i rolle. Tiltak Tiltak 2 Tiltak 10 Tiltak 18 Tiltak 19 Gjennomgå og videreutvikle alle kontraktsmalene med vekt på incitamentsordninger og samhandlingsbestemmelser, samt utvikle nødvendige veiledere. Etablere opplæringstilbud som er tilpasset rolle og kompetansenivå for prosjekteier, prosjektleder, byggeleder, prosjekteringsleder og kontrollingeniør Etablere møtestrukturer og informasjonsrutiner som sikrer effektiv og god samhandling og informasjonsutveksling internt og eksternt. Ansvar: alle Alle ledere med byggherreansvar skal følge opp at det utarbeides prosjektspesifikk kommunikasjonsstrategi med tilhørende tiltaksplan, basert på en risikovurdering og kartlegging av interessenter og grensesnitt. Ansvar: regionene Kompetanseoppbygging og rekruttering Byggherrevirksomhetens kompetanseoppbygging er hovedsakelig knyttet opp mot målene: Mål 1 Mål 2 Mål 4 Mål 5 Mål 7 Mål 8 Mål 9 Mål 10 Vi skal fremstå som en aktiv, profesjonell, inkluderende og fremtidsrettet premissgiver i bransjen. Dette omfatter også å forebygge og avdekke arbeidslivskriminalitet (sosial dumping) på våre prosjekter. Vi skal bidra til utvikling av kompetanse, videreutvikle systemer og verktøy for effektiv, sikker og miljøvennlig produksjon, og sørge for at dette tas i bruk i alle ledd Etaten skal ha et godt omdømme både i bransjen og i samfunnet for øvrig. Vi skal ha et profesjonelt og respektfullt samarbeid med våre kontraktsparter, lokale myndigheter, trafikanter, naboer og andre som er berørt av vår virksomhet Vi skal utføre et forbilledlig HMS-arbeid som sikrer at det ikke skjer arbeidsulykker og at ytre miljø ivaretas Vi skal jobbe for å overholde økonomiske rammer for prosjektene og en vesentlig reduksjon i avvik mellom kontraktssum og sluttkostnad på kontrakter Vi skal gjennomføre prosjektene innenfor de vedtatte tidsrammene Vi skal sørge for at gjennomføring skjer med rett teknisk kvalitet Det er en forutsetning at prosjektene styres av profesjonelle og kompetente medarbeidere som er trygge i sin rolle. Trygghet i rolle danner grunnlag for godt samarbeid som kan bidra til å senke konfliktnivået i bransjen. Vi står foran et stort generasjonsskifte i Statens vegvesen, hvor vi mister verdifull kompetanse, og vi klarer ikke i tilstrekkelig grad å rekruttere og beholde unge medarbeidere. 14

16 For å bedre kunne rekruttere og beholde medarbeidere er det viktig å kunne tilby kompetanse- og karriereutvikling. For å kunne opptre enhetlig er det viktig å ha en felles forståelse av regelverk og at vi utvikler felles holdninger. Dette kan oppnås gjennom erfaringsoverføring fra gode rollemodeller og et enhetlig opplæringstilbud på tvers av regionsgrensene. Det vil til enhver tid være ulike behov for opplæring. Noen vil ha behov for et helhetlig studieløp knyttet til nåværende eller fremtidig rolle, mens andre har behov for enkeltstående temakurs for faglig oppfriskning/oppdatering. Det er et stort etterslep i forhold til opplæring for byggherrerollene. For å skape kunnskapsoverføring og nettverk på tvers av regionsgrensene legges det vekt på å utvikle et erfaringsbasert opplæringstilbud som i størst mulig grad benytter etatens ressurser. For å sikre tilstrekkelig kapasitet skal tilbudet være målrettet, moderne og dynamisk i gjennomføringen ved at det benyttes ulike opplæringsvirkemidler som for eksempel E-læring og Questback. Tiltak Tiltak 10 Etablere opplæringstilbud som er tilpasset rolle og kompetansenivå for prosjekteier, prosjektleder, byggeleder, prosjekteringsleder og kontrollingeniør Alle som trenger det skal få tilbud om byggherrestudiets modul I og II i Byggherrestudiet videreføres som bygglederstudiet Etablere prosjektleder- og prosjekteierstudie fra 2016 Etablere egne studier for prosjekteringsleder og kontrollingeniører senest 2017 Tilby enkeltstående temakurs etter behov. Tiltak 20 Tiltak 21 Tiltak 24 Tiltak 25 Fastsette kompetansekrav i henhold til SIK-modellen for rollene prosjekteier, prosjektleder, byggeleder, prosjekteringsleder og kontrollingeniør. Alle ledere med byggherreansvar skal følge opp at det etableres kompetente og samhandlende prosjektorganisasjoner. Ledere må holde oversikt over kompetansenivået i egen enhet, og melde inn opplæringsbehov. Videre må det sikres at usikkerheter knyttet til kompetanse og rekruttering identifiseres og håndteres på en tilfredsstillende måte. Ansvar: regionene Regionene skal vurdere om utnyttelsen av eksisterende kompetanse er optimal innen kritiske områder som planlegging, prosjektering, planleggings- og prosjekteringsledelse, prosjektledelse og byggeledelse. Det skal vurderes både kompetanseheving og flytting av ressurser til der behovet er størst i regionen. Ansvar: regionene Det skal etableres et utvidet utdanningstilbud for å sikre tilstrekkelig kompetanse der vi har underdekning eksempelvis innen vegplanlegging og konstruksjon. Opplæringstilbudet kan omfatte: A) Videreutdanning av bachelorer til mastere, omskolering til fagfeltene vi etterspør og kompetansehevende enkeltfag. Dagens ordning med erfaringsbasert master i vegfag i samarbeid med NTNU kan legges til grunn. B) Praktisk «på jobben»-opplæring, hvor lederskapet i linjen må sørge for relevante arbeidsoppgaver for utvikling av egne medarbeidere. Ansvar: regionene 15

17 Organisering og bemanning Byggherrevirksomhetens organisering og bemanning er hovedsakelig knyttet opp mot målene: Mål 1 Mål 2 Mål 4 Mål 5 Mål 6 Mål 7 Vi skal fremstå som en aktiv, profesjonell, inkluderende og fremtidsrettet premissgiver i bransjen. Dette omfatter også å forebygge og avdekke arbeidslivskriminalitet (sosial dumping) på våre prosjekter. Vi skal bidra til utvikling av kompetanse, videreutvikle systemer og verktøy for effektiv, sikker og miljøvennlig produksjon, og sørge for at dette tas i bruk i alle ledd Etaten skal ha et godt omdømme både i bransjen og i samfunnet for øvrig. Vi skal ha et profesjonelt og respektfullt samarbeid med våre kontraktsparter, lokale myndigheter, trafikanter, naboer og andre som er berørt av vår virksomhet Vi skal legge til rette for god ressursutnyttelse og erfaringsdeling på tvers i bransjen Vi skal utføre et forbilledlig HMS-arbeid som sikrer at det ikke skjer arbeidsulykker og at ytre miljø ivaretas Prosjektene skal ha en organisering og bemanning som sikrer at prosjektene når sine mål. Byggherrefunksjonene utføres i hovedsak av prosjektledere, byggeledere, prosjekteringsledere og kontrollingeniører etter bestilling fra prosjekteiere. Praktiseringen av disse rollene er avgjørende i forhold til å definere Statens vegvesen som byggherre. Det er en ambisjon om at disse rollene skal dekkes 100 % i egenregi. Det kan allikevel være nødvendig med innleie på spesialområder hvor det ikke er hensiktsmessig å ha egen kompetanse i etaten, ikke lar seg gjøre å ansette eller for å ta topper som ikke kan utjevnes på innen region eller etat. Prosjektstrukturen varierer, men erfaringer viser at det generelt sett er mer effektivt å strukturere i færre store enn mange små prosjekter. Dette gir mulighet for å bygge mer robuste prosjektorganisasjoner både med tanke på kompetanse og kapasitet. Det kan også være hensiktsmessig å la samme prosjektorganisasjon få ansvar for flere faser (planlegging etter plan- og bygningsloven, prosjektering og bygging). Dette bidrar til mer helhetlig og strategisk planlegging, for eksempel massedisponering og en effektiv overgang mellom faser. Det er uansett veldig viktig å ha fokus på erfarings- og informasjonsoverføring mellom og på tvers av fasene i livsløpet. Det er uansett veldig viktig å ha fokus på erfarings- og informasjonsoverføring mellom og på tvers av fasene i livsløpet. Prosjektorganisasjonen må gis nødvendige rammebetingelser og fullmakter med klart resultatansvar for prosjektet. Dette gir et godt grunnlag for enhetlig opptreden, ledelse og styring. Det må etableres entydige beslutningsveier for raske avklaringer. Tiltak Tiltak 10 Tiltak 22 Etablere opplæringstilbud som er tilpasset rolle og kompetansenivå for prosjekteier, prosjektleder, byggeleder, prosjekteringsleder og kontrollingeniør Alle ledere med byggherreansvar skal følge opp at det etableres en prosjektstruktur som sikrer en mest mulig effektiv gjennomføring av oppgavene. Videre skal det utarbeides prosjektspesifikke organisasjonskart, ansvarskart og bemanningsplaner som klart definerer ansvar og danner grunnlag for å melde inn opplæringsbehov. Videre må det sikres at usikkerheter knyttet til organisering og bemanning identifiseres og håndteres på en tilfredsstillende måte. Ansvar Regionene 16

18 Statens vegvesen Vegdirektoratet Tlf. ( ) vegvesen.no Trygt fram sammen