INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Kontrollutvalget Sekretariatet Gjøvik, 26. mai. J.nr./referanse: 08-15/RI/ks KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Svetlana K. Johnsen, leder Per Sandbakken, nestleder Unni Haugli Ronald Bradal Sjur J. Alhaug Kopi er sendt: Ringsaker kommune v/ordfører og rådmann Hedmark Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Tirsdag 2. juni Tid: Kl Sted: Formannskapssalen (Administrasjonsbygget, Furnesvegen 28) Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Deltakelse fra andre i møtet: Sak 23 Revisjonsrapporten Oppfølging av innkjøpskontrakter: Hedmark Revisjon IKS v/oppdragsansvarlig revisor Jo Erik Skjeggestad presenterer rapporten. Eventuelt forfall bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til , eller e-post til kjetil@kontrollutvalget.no Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

2 KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 2. juni kl (Formannskapssalen, Administrasjonsbygget) SAK NR. 22/ GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK NR. 23/ SAK NR. 24/ SAK NR. 25/ SAK NR. 26/ SAK NR. 27/ FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: OPPFØLGING AV INNKJØPSKONTRAKTER I RINGSAKER KOMMUNE Hedmark Revisjon IKS presenterer rapporten. INNGÅTTE AVTALER MED HEDMARK REVISJON IKS (OPPDRAGSAVTALER FOR 2014 OG ) OG VEDTAK I SELSKAPETS REPRESENTANTSKAP 15/4-15 REVIDERT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL REFERATSAKER Gjøvik, 26. mai. For utvalgsleder Kjetil Solbrækken sekretær Kopi til orientering: - Ringsaker kommune v/rådmann, ass. rådmann og økonomisjef - Vararepresentanter/1. vara til kontrollutvalget

3 SAK NR. 22/ Ringsaker kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra møte Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Protokoll fra siste møte i kontrollutvalget legges frem til formell godkjenning. 1

4 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I RINGSAKER KOMMUNE Tirsdag 28. april holdt kontrollutvalget møte i administrasjonsbygget i Brumunddal fra kl Som medlemmer møtte: Svetlana K. Johnsen (FrP), leder Per Sandbakken (H), nestleder Ronald Bradal (Ap) Sjur J. Alhaug (V) Unni Haugli (Ap) Følgende medlem hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra rådmannen/administrasjonen: Assisterende rådmann Espen Hvalby, økonomisjef Rita Hidemstrædet og regnskapssjef Ole Peder Jensen (alle deltok under andre del av sak 20). Fra Hedmark Revisjon IKS: Oppdragsansvarlig revisor Reidun Vie (første del av sak 20) og revisor Kristin F. Solvang (hele sak 20). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, Hedmark Revisjon IKS, Ringsaker Blad, Hamar Arbeiderblad og Gudbrandsdølen/Dagningen. - Utvalgsmøtet ble satt kl med utvalgsleder Svetlana K. Johnsen som møteleder. - Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 16/ GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 17/ Vedtak, enstemmig: REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Med bakgrunn i innspill i møtet bes sekretær om å utarbeide et forslag til revidert reglement til neste møte. 1

5 SAK NR. 18/ Vedtak, enstemmig: OPPFØLGING AV KONTROLLUTVALGETS PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Saken utsettes til neste møte. SAK NR. 19/ Vedtak, enstemmig: RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE AV KOMMUNENS LÅNEOPPTAK OG GJELDSBELASTNING Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning tas til orientering. SAK NR. 20/ ÅRSREGNSKAP 2014 FOR RINGSAKER KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Hedmark Revisjon IKS om det fremlagte årsregnskapet og det gjennomførte revisjonsarbeidet. Fra Hedmark Revisjon IKS deltok og revisor Reidun Vie og revisor Kristin F. Solvang. Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskap og årsberetning med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og intern kontroll og styring. Fra administrasjonen deltok assisterende rådmann Espen Hvalby, økonomisjef Rita Hidemstrædet og regnskapssjef Ole Peder Jensen. Vedtak, enstemmig: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL RINGSAKER KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2014 Kontrollutvalget har behandlet Ringsaker kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev og rådmannens årsberetning for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS og rådmannen representert ved assisterende rådmann, økonomisjef og regnskapssjef. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen bemerkninger fra revisor til årsregnskapet. 2

6 Kontrollutvalget har følgende kommentarer: a) Kommunens økonomiske situasjon Hovedinntrykket er at kommunen har en bra finansiell stilling og god økonomisk handlefrihet. Kontrollutvalget begrunner dette med: Positivt netto driftsresultat: Utgjør 3,8 % av driftsresultatet, korrigert for netto premieavvik: 2,1 %. Dette er på et akseptabelt/bra nivå. Moderat rente- og avdragsbelasting: Utgjør 6,2 % av driftsinntektene i Solid balanse: Egenkapitalandel 31,3 %. Svært god likviditet: Arbeidskapitalen økt med 57,2 millioner i En del av den sterke likviditeten skyldes bl.a. ubrukte lånemidler på 231 millioner kroner. Høy andel frie midler/disposisjonsfond: Kommunen har et godt nivå på frie fond (disposisjonsfond). Samlet utgjør dette 457 millioner kroner pr. 31/12-14 (økt med 28 millioner i 2014). Dette utgjør 19,5 % av driftsinntektene, noe som er svært godt sammenlignet med andre kommuner. Det bemerkes at en stor del av midlene er disponert gjennom tidligere vedtak i kommunestyret og gjennom ordningen med at virksomhetene får beholde overskudd. Av totale disposisjonsfond utgjør udisponerte midler avsatt til drift 86,6 millioner pr. 31/ Moderat lånegjeld sammenlignet med andre kommuner. Netto lånegjeld utgjør 51,7 % av driftsinntektene. Tilfredsstillende egenkapitalandel ved investeringer: 16 % av investeringene i 2014 er finansiert ved egenkapital. b) God økonomistyring og budsjettdisiplin: Den ordinære driften (virksomhetsområdenes resultater) indikerer samlet sett god kontroll på økonomien, og en gjennomgående sterk budsjettdisiplin. Enkelte enheter har økonomiske utfordringer, spesielt gjelder dette barne- og ungdomsvernet, sosiale tjenester og omsorgsdistriktene Brumunddal og Moelv. Det vises til rådmannens årsrapport s for mer detaljert oversikt over mer-/mindreforbruk på de ulike virksomhetsområdene. c) Forsinkede investeringsprosjekter: Kontrollutvalget viser til brev fra Hedmark Revisjon IKS til rådmannen der det pekes på et betydelig etterslep i gjennomføringen av investeringsprosjekter. I brevet fremgår at 180 av 251 investeringsprosjekter er vedtatt før Selv 3

7 om noen av disse er avsluttet i 2014 betyr det at svært mange av tidligere vedtatte investeringsprosjektene er forsinket. For nærmere oversikt over aktive investeringsprosjekter vises til note 11 til årsregnskapet (s. 23 i årsregnskapet). Rådmannen har informert kontrollutvalget om at man vil foreta en gjennomgang av ikke avsluttede investeringsprosjekter med tanke på fremdrift og prioritering. Kontrollutvalget ønsker å følge saken og vil be rådmannen om en orientering senere i. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAK NR. 21/ REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Oppfølging av vedtak i kontrollutvalget 17/3-15 vedr. avregning og fakturering Hedmark Revisjon IKS 2. Samordning av kontroll og tilsyn Fylkesmannen i Hedmark og kommunene 3. Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreveren for Ringsaker kommune 4. Kommunalt selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap 5. Diverse avisartikler 6. Leverandøroppfølging av kontrollutvalgets sekretær møte mellom rådmannen, utvalgssekretær og leder av kontrollutvalget 17/ Neste møte: Tidspunkt og saksliste Vedtak, enstemmig: Referatsakene tas til orientering. Brumunddal, 28. april. Svetlana K. Johnsen leder RETT UTSKRIFT: Brumunddal, 28. april. Kjetil Solbrækken utvalgssekretær 4

8 NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 2. JUNI Tidspunkt: KL Aktuelle saker: Revidering av kontrollutvalgets reglement Oppfølging av kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Rapport fra evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat (ku-sak 14/). Saker til oppfølging senere: Forsinkede investeringsprosjektet (jf. kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for 2014) sak senere i Bestillinger - Hedmark Revisjon IKS: Revisjonsprosjekt: Innkjøp/kontraktsoppfølging Møteplan : Mandag kl flyttet til tirsdag Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Tirsdag kl Mandag kl Tirsdag kl

9 SAK NR. 23/ Ringsaker kommune FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: OPPFØLGING AV INNKJØPSKONTRAKTER I RINGSAKER KOMMUNE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Prosjektplan (utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS) Ikke vedlagt FORSLAG TIL VEDTAK: INNSTILLING TIL KOMMUNESTYRET: 1. Kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og har merket seg rapportens hovedkonklusjoner: a) Kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for kontraktsoppfølgning. b) Oppfølgingen av enkelte kontraktsbestemmelser har noe forbedringspotensial. Dette gjelder krav knyttet til lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørens ansatte og krav knyttet til bruk av lærlinger. c) Kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for å følge opp kontraktens verdi og håndtering av kontraktsbrudd. 2. Kommunestyret tar rådmannens uttalelse til rapporten til orientering og mener de tiltak rådmannen beskriver i sitt svarbrev (se rapportens kap. 12) gir en tilfredsstillende oppfølging av rapporten og dens anbefalinger. 1

10 SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget i Ringsaker kommunen bestilte i møte 3. juni 2014 et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot kommunens oppfølging av innkjøpskontrakter. Formål og problemstillinger for prosjektet fremkommer av prosjektplan og kontrollutvalgets vedtak i sak 23/2014, Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Kontraktsoppfølging i Ringsaker kommune. I vedtaket legges følgende formål til grunn: Formålet er å kartlegge og vurdere hvordan et utvalg virksomhetsområder/enheter i Ringsaker kommune praktiserer oppfølging av inngåtte avtaler om kjøp av varer og tjenester. Det ble fastsatt følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Har kommunen og/eller enhetene etablert tilfredsstillende rutiner for kontaktsoppfølging? 2. Følger kommunen/enhetene opp at leverandørene leverer i samsvar med kontrakten og kontraktsbestemmelsene, herunder: - Etiske krav - Lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørens ansatte - Miljømessige krav - Vilkår om kompetanseoverføring i kontrakter om kjøp av konsulenttjenester - Lærlinger 3. Hvordan følger kommunen/enhetene opp eventuelle avvik i forhold til kontrakt og kontrakts bestemmelser Det siste underpunktet i problemstilling 2 (lærlinger) ble tilføyd etter statusrapportering for prosjektet i kontrollutvalgets møte den 9/ Revisjonen er basert på informasjon innhentet gjennom dokumentanalyse og intervjuer. Det er også gjort et tilfeldig utplukk av anskaffelser gjennomført i enhetene teknisk drift og bygg og eiendom fra regnskapene for 2013 og I tråd med fast praksis foreslås å sende rapporten til kommunestyret til sluttbehandling. Rapporten er forelagt rådmannen til uttalelse slik kommuneloven krever. Rådmannens uttalelse er inntatt i sin helhet i vedlegg til rapporten (se kapittel 12). Det legges frem forslag til vedtak i saken i tråd med tidligere opplegg, der hovedkonklusjoner løftes frem. Utvalgssekretær vurderer det slik at rådmannens svar på rapporten (se kap. 12) gir en god oppfølging av rapporten og dens anbefalinger. Hedmark Revisjon IKS presenterer revisjonsrapporten i møtet. 2

11 Forvaltningsrevisjon Utarbeidet av Hedmark Revisjon IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Ringsaker kommune Oppfølging av innkjøpskontrakter i Ringsaker kommune Postboks 84, 2341 Løten Telefon: E-post: post@hedmark-revisjon.no Org.nr: MVA

12 Forord 2

13 Innholdsfortegnelse 1 SAMMENDRAG 5 2 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET 9 3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER 9 4 OM ANSKAFFELSER OG OPPFØLGING AV INNKJØPSKONTRAKTER 10 5 METODE FOR REVISJONEN, AVGRENSING OG REVISJONSKRITERIER AVGRENSNINGER OM REVISJONSKRITERIER 12 6 PROBLEMSTILLING 1: HAR KOMMUNEN OG/ELLER ENHETENE ETABLERT TILFREDSSTILLENDE RUTINER FOR KONTRAKTSOPPFØLGNING REVISJONSKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTET DATA GENERELT OM INNKJØP I RINGSAKER KOMMUNE RUTINER FOR OPPFØLGING AV INNKJØPSKONTRAKTER RUTINER FOR OPPFØLGING AV INNGÅTTE RAMMEAVTALER REVISORS VURDERING 23 7 PROBLEMSTILLING 2: FØLGER KOMMUNEN/ENHETENE OPP AT LEVERANDØRENE LEVERER I SAMSVAR MED KONTRAKT? REVISJONSKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTEDE DATA ENHET TEKNISK DRIFT UTVALGTE ANSKAFFELSER FRA ENHET TEKNISK DRIFT ENHET BYGG OG EIENDOM UTVALGTE ANSKAFFELSER FRA ENHET BYGG OG EIENDOM REVISORS VURDERING 46 8 PROBLEMSTILLING 3: HVORDAN FØLGER KOMMUNEN/ENHETENE OPP EVENTUELLE AVVIK I FORHOLD TIL KONTRAKT REVISJONSKRITERIER FOR PROBLEMSTILLING INNHENTEDE DATA FELLES RUTINER I FORHOLD TIL HELE KOMMUNEN RUTINER VED UTVALGTE ENHETER 52 9 REVISORS VURDERING KONKLUSJON ANBEFALINGER RÅDMANNENS HØRINGSUTTALELSE 58 3

14 13 LITTERATUR/KILDER VEDLEGG A: REVISJONSKRITERIER 62 4

15 1 Sammendrag Kontrollutvalget i Ringsaker kommunen bestilte i møte 3. juni 2014 et forvaltningsrevisjonsprosjekt rettet mot kommunens oppfølging av innkjøpskontrakter. Formål og problemstillinger for prosjektet fremkommer av prosjektplan og kontrollutvalgets vedtak i sak 23/2014, Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Kontraktsoppfølging i Ringsaker kommune. I vedtaket legges følgende formål til grunn: Formålet er å kartlegge og vurdere hvordan et utvalg virksomhetsområder/enheter i Ringsaker kommune praktiserer oppfølging av inngåtte avtaler om kjøp av varer og tjenester. Det ble fastsatt følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Har kommunen og/eller enhetene etablert tilfredsstillende rutiner for kontaktsoppfølging? 2. Følger kommunen/enhetene opp at leverandørene leverer i samsvar med kontrakten og kontraktsbestemmelsene, herunder: - Etiske krav - Lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørens ansatte - Miljømessige krav - Vilkår om kompetanseoverføring i kontrakter om kjøp av konsulenttjenester - Lærlinger 3. Hvordan følger kommunen/enhetene opp eventuelle avvik i forhold til kontrakt og kontrakts bestemmelser Revisjonen er basert på informasjon innhentet gjennom dokumentanalyse og intervjuer. Det er også gjort et tilfeldig utplukk av anskaffelser gjennomført i enhetene teknisk drift og bygg og eiendom fra regnskapene for 2013 og Kriterier for forvaltningsrevisjonen er utledet fra kommunal og regionaldepartementets rapport «85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunane» fra 2009, Lov og forskrift om offentlige anskaffelser, veileder for kontraktsoppfølging av offentlige anskaffelser utarbeidet av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI 2012) samt kommunens egne retningslinjer. I revisjonskriteriene er det fokusert på at kommunen bør ha skriftlige rutiner og at det bør foretas testing av de interne kontrollrutinene. Det er i kriteriene stilt krav til hvordan delegering av myndighet skjer, krav til etiske retningslinjer og habilitetsvurderinger samt oppbevaring av dokumentasjon vedrørende innkjøp og oppfølging av kontrakter. Det er også fokusert på verdifastsettelse og innholdet i kontraktene, og at dette gjenspeiles i kravspesifikasjon og konkurransegrunnlag. Kriteriene stiller også krav til rutinene for kontraktsoppfølgning, avviks og tvistebehandling. Det er gjort følgende konklusjoner: 5

16 Har kommunen og/eller enhetene etablert tilfredsstillende rutiner for kontaktsoppfølging? Revisor mener at kommunen har etablert tilfredsstillende rutiner for kontraktsoppfølgning. Når det gjelder rutinebeskrivelser er det imidlertid revisors oppfatning at disse har størst fokus på de første trinnene i anskaffelsesprosessen, og ikke så stort fokus på oppfølging av kontrakter. Retningslinjer for etikk og habilitet i forhold til kommunens leverandører er vurderingskriterier i forvaltningsrevisjonen. Revisor har konkludert med at kommunen har regler for dette som ivaretar de krav revisor har lagt til grunn. Det er likevel bemerket at kommunene ikke har opprettet etiske retningslinjer som eget dokument. Etter revisors vurdering ville et eget dokument som omhandler etikk øke fokuset på dette området, og gjøre det enklere å gjennomføre opplæring og oppfølging av etikkspørsmål ute på kommunens enkelte enheter. Innholdet i kontraktene er sentralt i forbindelse med oppfølgingen. I denne forvaltningsrevisjonen har vi fokusert spesielt på om det foreligger krav om etiske forhold, lønns- og arbeidsvilkår, miljøhensyn, tilgjengelighet/universell utforming, krav om at leverandørene skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning og eventuell kompetanseoverføring ved kjøp av konsulenttjenester. Av disse kontraktsvilkårene vurderer revisor at krav om miljømessige hensyn i liten grad er hensyntatt i kommunens reglementer og rutiner. Følger kommunen/enhetene opp at leverandørene leverer i samsvar med kontrakten og kontraktbestemmelsene, herunder: - Etiske krav? - Lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørens ansatte? - Miljømessige krav? - Vilkår om kompetanseoverføring i kontrakter om kjøp av konsulenttjenester? - Lærlinger? Enhetene benytter i denne sammenheng kommunens felles reglement/rutiner for innkjøp og oppfølging av kontrakter. Det samme gjelder regler for delegasjon, etisk opptreden og habilitetsvurderinger. Revisor er av den oppfatning at den enkelte enhet vil kunne ha spesielle behov for maler og rutinebeskrivelser i forhold til egen enhet, ettersom den enkelte enhet foretar svært ulike typer anskaffelser. I forhold til den dokumentasjon som foreligger når det gjelder anskaffelser, mener revisor at det finnes rom til forbedring. Dette både i forhold til å sikre tilstrekkelig dokumentasjon, og å oppbevare dokumentasjon i forhold til en og samme anskaffelse, samlet. Selv om enhetene oppgir å benytte standardkontrakter eller kontrakter som er i henhold til Ringsaker kommunens alminnelige innkjøpsvilkår har revisor ved detaljkontroller funnet enkelte kontrakter som ikke ivaretar de krav som er stilt i denne forvaltningsrevisjonen. Det er for eksempel funnet mangler når det gjelder krav til lønns- og arbeidsvilkår, endringer eller oppsigelse av kontrakter. Kommunen benytter behovs- og kravspesifikasjoner som legges fram i forbindelse med konkurransegrunnlaget. Revisor vurderer at det er tilfredsstillende kobling mellom behovs- og 6

17 kravspesifikasjonen og kontraktene. Det er revisors vurdering at kommunen har et system for kontraktsoppfølgning som kan håndtere endringsordre og tilleggsarbeid. Det bør imidlertid vurderes om man i større grad bør skriftlig gjøre endringer underveis slik at man kan dokumentere hva man ble enige om. Det samme gjelder i forhold til en eventuell slutt-/ferdigstillingskontroll. Når det gjelder de spesielle kontraktsvilkårene som spesifikt er nevnt i problemstillingen, kan vi konkludere som følger: o Etiske krav tas vanligvis med i kontraktene og følges opp gjennom kommunens samarbeidsavtale om etisk handel. Dette er også et punkt som, sammen med krav om lønnsog arbeidsvilkår og krav til miljøhensyn, følges opp ved såkalte leverandørsamtaler. o I forhold til krav om lønns- og arbeidsvilkår for leverandør og underleverandør, har enhetene i noen grad dette med i sine kontrakter. Som nevnt over finnes imidlertid unntak. I forhold til å ta inn krav om miljømessige hensyn i kontraktene, så blir dette gjort i en del tilfeller. Revisor vurderer imidlertid at kommunen og enhetene kunne hatt større fokus på dette. Både krav til lønns- og arbeidsvilkår og miljøhensyn er et «skal» krav i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser. I forhold til krav om lønns- og arbeidsforhold er det også forbundet med risiko for sosial dumping og annen type kriminalitet. o I forhold til vilkår om kompetanseoverføring i kontrakter om kjøp av konsulenttjenester er kommunens holdning at i de tilfeller dette er aktuelt, så må det konkretiseres i behovs- og kravspesifikasjonen, og følges opp på vanlig måte. Revisor vurderer dette som tilfredsstillende. o Når det gjelder krav til leverandørene om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning benyttes dette i liten grad, selv om de undersøkte enheter gjør anskaffelser i bransjer der dette kunne vært aktuelt. Bestemmelsen i økonomireglementet om at dette skal vurderes i forbindelse med anskaffelser innen bygg og anlegg, synes heller ikke å være spesielt godt kjent ved enhetene. Hvordan følger kommunen/enhetene opp eventuelle avvik i forhold til kontrakt og kontrakts bestemmelser? Det er revisors oppfatning at kommunen har reglementer og dokumenter som beskriver hvordan innkjøpsansvarlige skal opptre dersom det oppstår avvik i forhold til en kontrakt eller dersom det oppstår uenighet om hvordan innkjøpskontraktene skal tolkes. Avvikshåndtering og tvistebehandling omtales i det alt vesentligste i kontraktene. Revisor vurderer at kommunen har tilfredsstillende rutiner for å følge opp kontraktens verdi og håndtering av kontraktsbrudd 7

18 Med bakgrunn i de vurderinger og konklusjoner som er gjort i revisjonsprosjektet, anbefaler revisor at rådmannen: Forsetter å fokusere på rutiner for oppfølging av innkjøpskontrakter. Utarbeider egne etiske retningslinjer til bruk i organisasjonen. Vurderer hvordan vilkår om miljømessige hensyn i større grad kan tas hensyn til i kommunens reglementer og rutiner for innkjøp. Oppmuntrer enhetene til å utvikle egne maler og rutinebeskrivelser som passer for deres spesielle anskaffelser. Sørger for at man i forbindelse med anskaffelser jobber aktivt for å sikre tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til innkjøpene og oppfølging av kontraktene. Dette gjelder både i forbindelse med selve anskaffelsen, men også i forhold til endringer underveis og eventuell slutt- og ferdigstillingskontroll. Vurdere hvordan man i større grad kan sikre at det i kontraktene blir tatt inn vilkår om: - Lønns- og arbeidsvilkår for leverandør og underleverandører - Miljømessige hensyn - Å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning Vurdere om man i større grad kan gjennomføre risikovurderinger og eventuelt innhente dokumentasjon fra leverandører vedrørende lønns- og arbeidsforhold. 8

19 2 Bakgrunn for prosjektet I henhold til forskrift om kontrollutvalg av 15. juni 2004, skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i forskriften. Kontrollutvalget behandlet saken i møte 3. juni 2014 som sak 23/2014, og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber Hedmark Revisjon IKS gjennomføre et revisjonsprosjekt innenfor temaet kontraktsoppfølgning, der formålet er å kartlegge og vurdere hvordan et utvalg virksomhetsområder/enheter i Ringsaker kommune praktiserer oppfølging av inngåtte avtaler om kjøp av varer og tjenester. Prosjektet avgrenses i første omgang mot VO 62 Teknisk drift (hovedvekt på avtaler som erstatter egenproduksjon) og VO 81 Bygg og eiendom (hovedvekt på rammeavtaler). Større bygg- og anleggskontrakter inngår ikke i utvalget. 2. Prosjektet gjennomføres høsten/vinteren 2014/ og avsluttes i løpet av 1. kvartal innenfor en ramme på 250 timer. 3. Kontrollutvalget ber om statusrapport høsten Formål og problemstillinger Formål og problemstillinger for prosjektet fremkommer av prosjektplan og kontrollutvalgets vedtak i sak 23/2014 vedr. Prosjektplan forvaltningsrevisjon: Kontraktsoppfølgning i Ringsaker kommune. I forbindelse med statusrapportering til kontrollutvalget ble det fattet vedtak i kontrollutvalget der kontrollutvalget ba om at revisjonen også følger opp håndteringen av eventuelle kontraktsvilkår vedrørende lærlinger som en del av revisjonsprosjektets problemstilling nr. 2. (KU sak 49/2014). Formålet med revisjonsprosjektet blir etter dette som følger: Formålet er å kartlegge og vurdere hvordan et utvalg virksomhetsområder/enheter i Ringsaker kommune praktiserer oppfølging av inngåtte avtaler om kjøp av varer og tjenester. Det er videre utarbeidet følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Har kommunen og/eller enhetene etablert tilfredsstillende rutiner for kontaktsoppfølging? 2. Følger kommunen/enhetene opp at leverandørene leverer i samsvar med kontrakten og kontraktbestemmelsene, herunder: - Etiske krav - Lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørens ansatte - Miljømessige krav - Vilkår om kompetanseoverføring i kontrakter om kjøp av konsulenttjenester - Lærlinger 3. Hvordan følger kommunen/enhetene opp eventuelle avvik i forhold til kontrakt og kontrakts bestemmelser 9

20 4 Om anskaffelser og oppfølging av innkjøpskontrakter En anskaffelsesprosess har ulike faser som kan illustreres slik: 1. Vurdere behov 2. Planlegge og organisere 3. Gjennomføre konkurranse 4. Følge opp leveranse og kontrakt 5. Evaluere og lære Kilde: Fase nr. 3 omfatter prosessen mellom planlegging og signering av kontrakt, herunder blant annet utarbeidelse av konkurransegrunnlag, innhenting av tilbud og/eller kunngjøring og tildeling av kontrakt. Denne delen av anskaffelsesprosessen reguleres av regelverket for offentlige anskaffelser som skal sikre at offentlige midler utnyttes best mulig gjennom kostnadseffektive og samfunnstjenlige innkjøp. Denne fasen reguleres i stor grad av lov og forskrift om offentlige anskaffelser 1. Anskaffelsesregelverket gir derimot få anvisninger på hvordan oppdragsgiver skal forholde seg i fase nr. 4 (kontraktsoppfølgingsfasen), som kommer etter at leverandør er valgt og kontrakt er signert. Hovedformålet i denne fasen er å følge opp at kommunen får levert det den har krav på etter avtalen. Denne fasen er således også av vesentlig betydning for at anskaffelsen skal bli effektiv og samfunnstjenlig. Det hjelper ikke med en avtale inngått i henhold til regelverket for offentlige anskaffelser dersom denne ikke oppfylles av leverandøren eller den ikke benyttes av kommunen. Kommunens kontraktsoppfølgning vil hovedsakelig måtte vurderes opp mot kriterier utledet fra andre kilder enn regelverket for offentlige anskaffelser. Denne forvaltningsrevisjonen vil i utgangspunktet kunne omfatte oppfølging av alle kontraktstyper og alle kontraktsbestemmelser. I det følgende vil vi gjøre rede for ulike typer kontraktsbestemmelser det har vært aktuelt å undersøke oppfølgingen av. Oppfølging av kontraktens leveranse (kontraktens gjenstand) Felles for alle kontraktstyper som er inngått gjennom en anskaffelsesprosess, er at de inneholder kontraktsvilkår som angår hva leverandøren er forpliktet til å levere (kontraktens gjenstand). Kontrakten beskriver blant annet hva slags vare eller tjeneste som skal leveres, krav og spesifikasjoner, hva som inngår i hoved leveransen, eventuelle tilleggstjenester, leveringstid og pris. Kompleksiteten i disse kontraktsbestemmelsene vil naturligvis variere, avhengig av hva som skal leveres, og behovet for oppfølging vil variere tilsvarende. Behovet for oppfølging, og måten denne kan utføres på, vil også variere avhengig av oppdragsgivers organisasjon og hvordan mottak av leveransen er organisert. Leveransen kan mottas av innkjøperen selv, andre ansatte i kommunen eller kommunens innbyggere. Det siste vil eksempelvis være tilfellet når kommunen konkurranseutsetter offentlige tjenester. Når innkjøperen selv er mottaker, blir oppfølgingen enklere enn der det er andre som mottar leveransen. Dette skyldes at innkjøperen har førstehåndskjennskap til hva leverandøren er forpliktet til å levere, mens andre ansatte i kommunen 1 Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser forkortes i det følgende LOA og FOA 10

21 og kommunens innbyggere i mange tilfeller ikke har slik kunnskap. I slike tilfeller er det derfor behov for andre og mer omfattende rutiner for kontraktsoppfølgning. Dersom det avdekkes at leverandøren ikke har levert i henhold til kontrakten, foreligger det kontraktsbrudd. I slike tilfeller er det behov for ytterligere oppfølging, enten i form av å forsøke å komme til en løsning med leverandøren eller ved å gjøre gjeldende misligholdssanksjoner, slik som krav på omlevering, retting, prisavslag, erstatning eller heving. Oppfølging av andre kontraktsbestemmelser En kontrakt vil også kunne inneholde andre kontraktsbestemmelser enn de som direkte gjelder selve ytelsen som leverandøren skal levere. Et eksempel på dette er kontraktsbestemmelser om lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørens ansatte ved kjøp av tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Et annet eksempel er etiske krav til vareanskaffelser. Med etiske krav menes krav til at varen skal være tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder, eksempelvis at varen ikke skal være produsert ved hjelp av barnearbeid. Et tredje eksempel herunder er kontraktsvilkår som knytter seg til miljø, men ikke stiller krav til selve ytelsen. Dette kan for eksempel være krav til at leverandøren skal være tilknyttet en returordning for kildesortering dersom han får kontrakten, eller at leverandøren skal øke miljøprestasjonen i løpet av kontraktsperioden. Andre kontraktsvilkår kan også omfatte krav til at leverandøren skal ha lærlingeplasser. Felles for disse typer bestemmelser er at de ikke direkte berører oppdragsgiver, og oppfølgingen vil således måtte bli annerledes enn ved oppfølging av kontraktsbestemmelsene som gjelder ytelsen leverandøren skal levere. En kontrakt vil også kunne inneholde andre kontraktsbestemmelser enn de ovennevnte, som etter en nærmere tolkning av kontrakten, ikke kan anses som bestemmelser som direkte angår kontraktens gjenstand. Eksempelvis vil avtaler om kjøp av konsulenttjenester kunne inneholde prosjektplan og fremdriftsplan, samt vilkår om kompetanseoverføring. Fakturering Alle innkjøpskontrakter har bestemmelser om fakturering, som det er behov for å ha kontroll med. Behovet vil avhenge av hvorvidt det er avtalt fast pris eller enhetspris, og hvorvidt det er tale om en løpende kontrakt. Avslutning av kontrakten Endelig vil det kunne være behov for oppfølging av kontraktens bestemmelser hva angår avslutning av kontrakten. I de fleste tilfeller kreves riktignok ikke noen aktiv handling for å avslutte en kontrakt. Men kontrakten vil kunne inneholde bestemmelser om opsjoner på forlengelse som må følges opp. Det vil også kunne være aktuelt å si opp kontrakten dersom det ikke er avtalt et opphørstidspunkt. Endelig vil det kunne være nødvendig å begynne planleggingen av en ny anskaffelsesprosess før kontraktsperioden utløper dersom kontrakten gjelder varer eller tjenester man har løpende behov for. Forvaltningsrevisjonen vil i utgangspunktet ikke utelukke noen kontraktstyper og eller kontraktsbestemmelser. Det vil imidlertid ligge begrensinger i hvor dypt man går inn i de ulike kontrakter og kontraktsbestemmelser. Prosjektet er ment å skulle gi et overblikk over hva slags rutiner kommunen har for kontraktsoppfølgning, og hvordan dette fungerer i praksis ved to av kommunens enheter. 11

22 5 Metode for revisjonen, avgrensing og revisjonskriterier Det er i prosjektet brukt ulike metoder og kilder for å innhente data. Det er foretatt analyse/gjennomgang av regnskapsdata. Det er videre gjennomført dokumentanalyse/ dokumentgjennomgang og intervjuer. Analyse og gjennomgang av regnskapsdata er gjennomført i den hensikt å lokalisere aktuelle anskaffelser til nærmere kontroll. Det ble valgt ut tilsammen 16 anskaffelser. 12 av disse var fra 2013 mens de siste 4 var fra Hensikten med å se på anskaffelser fra 2013 var at det var sannsynlig at disse var kommet så langt i anskaffelsesprosessen (eventuelt avsluttet), at det ville være gjennomført oppfølgingstiltak/foreligge dokumentasjon på dette. For å fange opp eventuelle endringer som er gjort i den senere tid ble det også valgt ut noen anskaffelser fra Stikkprøvekontrollen er egnet til å gi indikasjon på hvordan kontraktshåndtering praktiseres i de to utvalgte enhetene i kommunen. Dokumentanalyse ble vurdert som en godt egnet metode til å besvare problemstillingen. Dette være seg dokumentasjon i forhold til hvilke regler og rutiner som gjelder for innkjøp og oppfølging av innkjøpskontrakter. Videre dokumenter som beskriver delegering av myndighet, arbeidsfordeling og ulike maler/verktøy for oppfølging av innkjøpskontrakter. Dokumentasjon som er benyttet i rapporten er oppgitt i eget kapittel i rapporten. Se kapittel vedrørende litteratur/kilder. Det er gjennomført intervjuer med assisterende rådmann (oppstartsmøte), to innkjøpsrådgivere, enhetsleder for bygg og eiendom samt enhetsleder og fire avdelingsledere ved enhet teknisk drift. Det er også gjennomført to oppfølgingsmøter for innhenting av dokumentasjon for utvalgte anskaffelser med enhetsleder for bygg og eiendom, samt en av avdelingslederne ved enhet teknisk drift. Hensikten med intervjuene har vært å kartlegge rutiner og vurderinger som gjøres i forbindelse med oppfølging av innkjøpskontrakter. Det er valgt å benytte en halvstrukturert intervjuguide der man holder seg til tema, men at innfallsvinkel for den som bli intervjuet er åpen. Det er skrevet referat fra oppstartsmøte og et referat fra hvert av møtene som ble avholdt med innkjøpsrådgiverne, enhetsledere og avdelingsledere. Referatene er verifisert av de enkelte respondenter. 5.1 Avgrensninger Prosjektet er avgrenset i henhold til kontrollutvalgets bestilling. Det vil si at det er gjennomført detaljerte kontroller i enhetene VO 62 Teknisk drift (hovedvekt på avtaler som erstatter egenproduksjon) og VO 81 Bygg og eiendom (hovedvekt på rammeavtaler). Større bygg- og anleggskontrakter inngår ikke i utvalget. For enhet teknisk drift har vi lagt vekt på å gjennomgå avtaler som erstatter egenproduksjon. For bygg og eiendom har vi lagt vekt på å gjennomgå anskaffelser som er gjort via rammeavtaler. De bemerkes at avtaler som erstatter egenproduksjon, også kan være rammeavtaler. 5.2 Om revisjonskriterier Revisjonskriterier skal begrunnes i/utledes av autoritative kilder innenfor det reviderte området. Autoritative kilder kan være lover, forskrifter, forarbeider, rettspraksis, politiske vedtak/mål/føringer, administrative retningslinjer/mål/føringer, statlige føringer/veiledere, andre myndigheters praksis, 12

23 teori og reelle hensyn som vurderinger av hva som er rimelig/ formålstjenlig/effektivt (RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon - Norges Kommunerevisorforbund: 2005). Revisjonskriteriene velges ut med bakgrunn i problemstillingene og danner grunnlaget for hva de innsamlede data vurderes opp mot. I og med at revisjonskriteriene er uttrykk for en norm eller et ideal for hvorledes tilstanden bør være på området, er kriteriene også med på å danne utgangspunktet for revisors anbefalinger. Kilder for utledning av revisjonskriterier i denne forvaltningsrevisjonen er lov og forskrift, statlige føringer/anbefalinger og eventuelt kommunens egne rutiner og retningslinjer. Sentrale dokumenter i forhold til utledning av revisjonskriterier for denne forvaltningsrevisjonen er kommuneloven og rapporten «85 tilrådinger om styrkt eigenkontroll i kommunane» utarbeidet av Kommunal og regionaldepartementet i Videre lov- og forskrift om offentlige anskaffelser og Veileder for kontraktsoppfølgning av offentlige anskaffelser utarbeidet av Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI 2012). Kommunens egne rutiner og retningslinjer vil bli hensyntatt i den grad de stiller spesielle krav til kontraktsoppfølgning, som ikke er omtalt i de øvrige kilder til revisjonskriterier. Revisjonskriterier for prosjektet er utledet og spesifisert nærmere i vedlegg A til rapporten. De spesifikke kriteriene er videre tatt med innledningsvis i kapitlene hvor problemstilling 1 og 3 er behandlet. 13

24 6 Problemstilling 1: Har kommunen og/eller enhetene etablert tilfredsstillende rutiner for kontraktsoppfølgning Problemstilling 1: Har kommunen og/eller enhetene etablert tilfredsstillende rutiner for kontraktsoppfølgning. 6.1 Revisjonskriterier for problemstilling 1 Revisjonskriterier for alle problemstillingene i prosjektet er beskrevet i sin helhet i vedlegg A til rapporten. Følgende kriterier (i kortform) gjelder for problemstilling 1.: 1. Kommunen har skriftlige rutiner for innkjøp og oppfølging av kontrakter. 2. Rådmannen har et system for testing av internkontrollen på området innkjøp og kontraktsoppfølgning. Systemet kan dokumenteres 3. Kommunen har klare regler for delegasjon av myndighet i forhold til innkjøp og kontraktsoppfølgning. 4. Det foreligger etiske retningslinjer. De etiske retningslinjene inneholder bestemmelser om hvordan de ansatte skal forholde seg til: o Tilbud om gaver, provisjon, tjenester eller annen ytelse fra leverandører o Tilbud om bedriftsbesøk, reiser ol. o Bruk av kommunens rammeavtaler til private innkjøp 5. De ansvarlige for innkjøp/kontraktsoppfølgning kjenner til de etiske retningslinjene, og følger de. 6. Kommunen har rutiner for habilitetsvurdering (+ opplæring i regelverket/rutinene) 7. Kommunen kan fremlegge dokumentasjon som gjør det mulig å etterprøve anskaffelsesprosessen. 8. Kommunen har rutiner for verdifastsettelse av kontrakter, som er egnet til en korrekt klassifisering av den enkelte kontrakt. 14

25 9. Kommunen benytter standard kontrakter der det er mulig. Der slike ikke benyttes, omfatter kontraktene følgende punkter i henhold til LOA/FOA og de punkter som anbefales av DIFI. o Beskrivelse av ytelsen o Pris o Betaling o Varighet o Levering o Klausul om lønns- og arbeidsvilkår o Mislighold o Oppsigelse 10. Kommunen setter betingelser om at leverandørene er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning, i henhold til egne retningslinjer. 11. Anskaffelsene er spesifisert med en behovs-/kravspesifikasjon. Denne er angitt i konkurransegrunnlaget og omfatter blant annet krav om: o Miljømessige hensyn o Tilgjengelighet/universell utforming 12. Kommunen har et system for kontraktsoppfølgning som kan håndtere endringsordre og tilleggsarbeid. 13. Kommunen har kontrollrutiner for å påse at man faktisk får det man betaler for underveis og når kontrakten avsluttes. 14. Kommunen har rutiner for å kontrollere at leverandørene fakturerer i henhold til kontrakten. 15. Kommunen har oppfølging av andre kontrakts bestemmelser som: o Etiske forhold o Lønns- og arbeidsvilkår for leverandører, underleverandører etc. o Miljømessige krav o Tilgjengelighet/universell utforming o At leverandøren er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning o Evt. kompetanseoverføring ved kjøp av konsulenttjenester 16. Kommunen har rutiner for å følge opp inngåtte rammeavtaler. Herav: o Kommunen har rutiner for å sikre at alle aktuelle vilkår også er regulert mellom avtalepartene ved avrop. o Det føres oversikt over avrop under den enkelte rammeavtale o Kommunen sikrer at ny avtale er inngått når gammel avtale utgår 15

26 6.2 Innhentet data Beskrivelse av felles rutiner for alle som har oppfølgingsansvar i kommunen. Beskrivelsen er basert på data innhentet i forbindelse med foranalysen, oppstartmøte og intervju med innkjøpsrådgiverne i økonomiseksjonen. Kapittelet er ment å beskrive de generelle rutinene for innkjøp og kontratraktsoppfølging som gjelder for hele kommunen Generelt om innkjøp i Ringsaker kommune Rådmannen er delegert myndighet til å forestå kjøp av varer og tjenester slik det fremgår av kapittel 5 i kommunens økonomireglement. Innkjøpsmyndigheten er, i henhold til vedlegg til økonomireglementet, videredelegert til enhetslederne innen deres respektive ansvarsområder. Dette innebærer i praksis at kommunen har en desentralisert innkjøpsfunksjon. Ringsaker kommune deltar i et regionalt innkjøpssamarbeid. Den største fordelen med dette er at man tilsammen kjøper inn varer eller tjenester i store volum, og kan forhandle priser der etter. Andre fordeler man drar nytte av i et slikt samarbeid er at de ulike deltagerne har forskjellige områder man er gode på, og man kan dra nytte av hverandres kompetanse/spesialister. I forbindelse med samarbeidet er det opprettet brukergrupper med medlemmer fra de ulike deltagerne. Det jobbes nå med å gjøre samarbeidet mer formalisert. Selv om fordelene er store innebærer det også en viss risiko ved å delta i denne typen samarbeid, som spørsmålet om hvem skal bære belastningen ved for eksempel et erstatningskrav. Kommunens E-handelssystemet Visma Enterprise ehandel Kommunen har eget system for e-handel som automatiserer en god del av rutinene i forbindelse med innkjøp. E-handelssystemet brukes spesielt i forhold til forbruksvarer. Revisor har fått opplyst at man regner med at totalt 7-8 % av innkjøpene skjer via dette systemet i dag, og for enkelte forbruksvarer gjøres nesten alle innkjøpene via e-handelssystemet. I e-handelssystemet har man mulighet til å holde oversikt over hvem som kjøper hva, og styre innkjøpene på en effektiv måte. Det er en av innkjøpsrådgiverne som har ansvaret for å opprette og vedlikeholde tilganger. Tilgangen til e-handel er bestemt av tilgangene i økonomimodulen. Alle som er brukere av Vismassystemene må ha eget ID. Det er mulig å legge innkjøpsbegrensinger på innkjøpsavtaler, tildelte roller i henhold til delegasjonsreglementet og egenopprettede artikler. Det kan utarbeides handlelister og man kan merke produkter som favoritter slik at man bruker mindre tid på å finne ut hva man skal bestille. Den enkelte bruker kan gjøre bestillinger fra flere leverandører i samme operasjon. Bestiller skal sjekke at kontering er riktig før handlevognen sendes til leder for godkjenning. Enhetsleder eller den som har anvisningsfullmakt får en epost om at en handlevogn ligger til godkjenning. Leder skal sjekke at konteringen er riktig før handlevognen enten godkjennes eller avvises. Bestiller vil få tilbakemelding om at handlevognen er godkjent eller avvist. Alle bestillingene sendes til aksesspunktet IBX, hvor de sorteres og sendes til riktig leverandør. Systemet bidrar også til å sikre at kommunen får rett pris. Innkjøpsrådgiverne får varekataloger fra leverandør som godkjennes før den importeres inn i innkjøpssystemet. Det stilles som kontraktsgjennomføringskrav at anbudsprodukter skal merkes slik at produktene med den beste prisen skal være enkel å finne for bestillerne. Disse produktene vil alltid komme øverst ved søk i 16

27 innkjøpssystemet. forbruksenhetsnivå. Det er mulig å produsere rapporter på leverandør-, produkt-, bestiller- og Ved varemottak sjekkes leveransen mot pakkseddel og eventuelle avvik noteres for bruk i registreringen i innkjøpssystemet. Bestiller eller annet personell som har tilgang til innkjøpssystemet og forbruksenheten kan gjennomføre varemottak. Mottaker av varen registrerer mottaket i innkjøpssystemet ved å registrere pakkseddelnummer og antall mottatte varer på hver varelinje. Varemottaket avstemmes løpende mot leverandørfakturaer. Ved avvik større 50 kr sendes fakturaen til manuell behandling hos bestiller. Bestiller må da undersøke årsaken til differansen og behandle differansen før fakturaen kan sendes til anvisning. Bestiller har ikke mulighet til å endre en bestilling etter at handlevognen er godkjent av leder. Man kan også gjennomføre såkalte «fritekstkjøp» via e-handelssystemet. Dette kan gjøres på leverandører som har åpnet for denne typen kjøp, og det er systemansvarlig som administrerer hvilke leverandører som skal være tilgjengelig i systemet. Denne typen kjøp er spesielt aktuelt der det ikke er rammeavtaler eller ved enkeltanskaffelser. Kjøpet blir da registrert og godkjent av leder, og vil være søkbart i systemets arkiv. Innkjøpsrådgiverne jobber for at man skal få flere varegrupper og leverandører inn i systemet. Ved inngåelse av nye rammeavtaler er det i kontraktgjennomføringskravene et krav om at leverandøren skal kunne motta bestillinger fra e- handelssystemet. For de avtaleområdene hvor det sees som hensiktsmessig kreves det at leverandør utarbeider en varekatalog som importeres i innkjøpssystemet. Det er noe vei å gå før alle enheter i kommunen har tatt i bruk systemet. Alle nye brukere av systemet får tilbud om opplæring fortløpende. Det er også utarbeidet en bruksanvisning som er sendt ut til alle enhetsledere, og som er tilgjengelig på intranettet. Det ligger ellers generell informasjon og nyheter om systemet på intranettet. E-handelssystemet har også mulighet til å koble leverandørers nettside til innkjøpssystemet. For leverandører som ikke er knyttet opp til e-handelssystemet gjennomføres anskaffelser gjennom telefon, mail eller i leverandørens nettsiden. Kommunen eller enhetene er oppført som kunde, og de som foretar bestilling bruker kommunens eller enhetens identitet og passord. Når det gjelder opplæring henvises det til at kommunen har to innkjøpsrådgivere tilknyttet økonomiseksjonen. Disse utgjør fagekspertisen på innkjøp i kommunen. Innkjøpsrådgiverne gir råd og bistår enhetene i forbindelse med innkjøp, ved siden av å gjennomføre egne innkjøpsprosesser. Innkjøpsrådgiverne gjennomfører også opplæring av de innkjøpsansvarlige/innkjøperne i kommunen ved behov. Skriftlighet i forhold til rutiner og overvåkning av internkontroll Sentralt i forhold til skriftlige rutiner for innkjøp er kommunens økonomireglement. Kapittel 5 i reglementet inneholder regler og rutiner i forhold til bestilling, varemottak og mottak av tjenesteleveranser, fakturaregistrering/-kontroll, attestasjon, anvisning samt betaling og regnskapsføring. Det er presisert at innkjøp skal skje i henhold til de til enhver tid gjeldene lover og forskrifter. Foruten generelle regler for anskaffelser gir reglementet en nærmere beskrivelse av hvordan man skal forholde seg til enkeltanskaffelser, rammeavtaler, leasingavtaler og leieavtaler forøvrig. Kapittel 6 i reglementet beskriver regler og rutiner for bygge- og anleggsprosjekter 17

28 Prosessen i en innkjøpssak er også beskrevet i dokumentet Fremdrift i en innkjøpssak. Dokumentet ligger på kommunens intranett og beskriver planlegging og forberedelse av en innkjøpssak, kunngjøring, tilbudshåndtering og kontraktsinngåelse mv. Skjema for gjennomføring av leverandørsamtaler er også et sentralt dokument i forhold til oppfølging av innkjøpskontraktene. Det finnes også ulike skjemaer etc. som benyttes av innkjøpsrådgiverne i deres arbeid. Det finnes også skjemaer og maler som er utarbeidet lokalt, og som er tilpasset enhetenes behov. Når det gjelder overvåkning av internkontrollen har revisjonen fått opplyst at et viktig bidrag i denne sammenhengen er at innkjøpsrådgiverne bistår de ulike enhetene med fagkunnskap innen innkjøp. Innkjøpsrådgiverne er tett på enhetene når det gjelder innkjøp, og gir råd og bistand til enhetene. Enhetene følges opp med stikkprøver på for eksempel priskontroll. Det hender at leverandørene bruker andre priser enn det som er avtalt. Dette skal enhetene selv følge opp at er riktig. Det hender imidlertid også, at enhetene kjøper andre varer enn de man har gjort prisavtale på. Innkjøpsrådgiverne følger også opp lojalitet til rammeavtalene. Man holder oversikt over bruk av andre leverandører enn de man har avtale med, samt hvor mye som anskaffes fra de enkelte rammeavtaleleverandørene. Enheter som ser ut til å bruke andre leverandører enn de man har avtale med får beskjed om dette. Delegasjon av myndighet, etiske retningslinjer og habilitetsvurderinger Innkjøp er generelt tett knyttet opp til disponering av budsjettet, herunder også arbeidsdeling og myndighet knyttet til innkjøp. Kommunens delegasjonsreglement og kommunens økonomireglement er sentralt i denne sammenheng. Rådmannen er delegert myndighet til å foreta enkeltinnkjøp når den anslåtte årlige verdi ikke overstiger 7,5 millioner kroner. Utover dette må saken avgjøres i formannskapet før bestilling blir foretatt. For bygge- og anleggsprosjekter kan rådmann fatte vedtak der kostnadsoverslaget er under 7,5 millioner kroner, formannskapet kan fatte vedtak opp til 25 millioner kroner, mens kommunestyre fatter vedtak der kostnadsoverslaget overstiger dette beløpet. Vedlegg B-05 til økonomireglementet beskriver nærmere delegert myndighet for kjøp av varer og tjenester. Vedlegg B-06 gjelder spesielt videredelegering av myndighet vedrørende bygge- og anleggsprosjekter. Enhetslederne er videredelegert anvisningsfullmakt fra rådmannen. Enhetslederne er videredelegert myndighet til å bestemme hvem som skal ha bestillingsfullmakt og attestasjonsfullmakt. Det heter at enhetslederne må også holde fortløpende oversikt over hvem som er tildelt slik fullmakt og melde endringer til økonomiseksjonen. Enhetslederne er også delegert myndighet til å bestemme hvem som skal kunne forestå varemottak og mottak av tjenesteleveranser og hvem som skal kunne forestå fakturakontroll. Tilganger til e-handelssystemet krever at man har attestasjonsmyndighet Det er rådmannen som er delegert myndighet til å inngå nye rammeavtaler. Nye rammeavtaler gjøres kjent ved at brev som omtaler avtalen, sendes til den enkelte enhet. Avtalene legges videre ut slik at de er tilgjengelige på kommunens intranett. I forhold til de enheter som er omfattet av denne revisjonsgjennomgangen er da enhetsleder for teknisk drift og enhetsleder for bygg og eiendom delegert fullmakt til å undertegne kontrakter som vedrører bygge og anleggsprosjekter. De er også delegert myndighet til å følge opp bygge- og anleggsprosjektene med hensyn til kostnad og forberede sak dersom kostnadsoverslaget ikke holder. Etiske retningslinjer 18

29 Etiske retningslinjer vedrørende gaver ol. er nedfelt i kommunens ansettelses- og arbeidsreglementet Revisor har fått opplyst at dette dokumentet legges ved alle tilbud om stillinger og ansettelseskontrakter, og de som har fått tilbud om stilling skal lese dette før de ansettes. Reglementet inneholder bestemmelser om gaver fra leverandører, reiser og opphold dekket av kommunens leverandører, tilbud om personlige rabatter samt bruk av kommunens avtaler/betingelser ved private kjøp. I tvilstilfeller skal ansatte kontakte nærmeste overordnede. Habilitetsvurderinger Ansettelses- og arbeidsreglementet inneholder også bestemmelser som går på vurdering av habilitet. Reglementet viser til kommunelovens og forvaltningslovens bestemmelser. I forhold til anskaffelser er det i FOA oppgitt at det er bestemmelsen i disse lovene som også er gjeldene når det gjelder habilitet i forbindelse med anskaffelser. Rutiner for utarbeidelse og oppbevaring av dokumentasjon vedrørende innkjøp Revisor har fått opplyst at man i Ringsaker kommune i stor grad er formell med hensyn til dokumentasjon rundt innkjøpene. Dette gjør seg blant annet utslag i at alle rammeavtaler og enkeltinnkjøp utenom rammeavtaler vedtas i delegerte innkjøpssaker. Kommunen presiserer at all kommunikasjon med leverandører foregår per brev, i stedet for e-post. All kommunikasjon arkiveres i kommunens saksbehandlings-/arkivsystem, og det vil si at det vil kunne finnes mye dokumentasjon knyttet til en enkelt innkjøpssak. Ved inngåelse av rammeavtaler eller enkeltkontrakter benyttes delegerte innkjøpssaker. Her godkjennes konkurransegrunnlaget og tildelingskriterier, valg av tilbyder, interkommunale avtaler o.l. All relevant dokumentasjon skal legges ved sakene som trykt eller utrykt vedlegg. Dette kan være pristilbud, vurderinger opp mot tildelingskriterier o.l Rutiner for oppfølging av innkjøpskontrakter Revisor har fått opplyst at kommunen holder oversikt over hvor mye som kjøpes inn av de ulike leverandørene som man har rammeavtaler med. Dette gjør det enklere når avtaler skal reforhandles eller legges ut til ny konkurranse. For å fastslå hvilke deler av anskaffelsesregelverket som skal benyttes, skal det før utlysing foretas en vurdering av verdien på innkjøpet. Der man har historikk i forbindelse med innkjøpene benyttes som oftest dette som grunnlag. I økonomireglementets kapittel 6, om bygge- og anleggsprosjekter heter det at beregning av kostnader for byggeprosjekter skal være basert på byggebehov angitt i m2 og med erfaringspriser knyttet til gjeldene prisnivå. I forbindelse med delegasjon av myndighet etter kapittel 5 i økonomireglementet, kjøp av varer og tjenester, påhviler det det den anvisningsberettigede et særskilt ansvar for å sørge for at det er budsjettmessig dekning i forbindelse med en anskaffelse. Jfr. økonomireglementet er hovedregelen om tildeling av kontrakt at det økonomisk mest fordelaktige tilbudet velges. Hva slags krav stiller Ringsaker kommune til innhold i kontraktene Kommunen benytter både standardkontrakter og kontrakter som kommunen har utarbeidet selv. For kontrakter som kommunen utarbeider selv, er det fastsatt egen mal for hva disse skal inneholde og hvordan de skal se ut. Kontrakten består vanligvis av et avtaledokument som beskriver hva avtalen 19

30 omfatter, avtaleperiode og kontaktpersoner hos kommunen og hos leverandør samt underskrift/signatur. Ellers henviser avtaledokumentet til øvrige dokumenter som hører til kontrakten. Dette vil være eventuelle spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter. Eksempel på slike vilkår kan være krav om universell utforming og krav om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning. I kontrakten henvises det videre til at konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud, er en del av kontrakten. For bygg- anleggskontrakter benyttes nasjonale standarder som gjelder for bransjen (NS standarder). Revisor har i intervju fått opplyst at kommunens kontrakter inneholder bestemmelser med hensyn til etiske krav, lønns- og arbeidsvilkår for leverandører og underleverandører, samt miljømessige krav. Når det gjelder konsulenttjenester er det sjelden kjøp av slike, er ment å skulle overføre ny kompetanse til kommunens egne ansatte. Produktet er ofte en rapport eller et plandokument. I den grad det er snakk om kompetanseoverføring må i tilfelle dette nedfelles i kravspesifikasjonen, og følges opp på samme måte som ved andre kjøp. Kommunen legger til grunn DIFI veilederen for oppfølging av kontrakter. Når det gjelder miljøkrav er kommunen medlem i et opplegg som kalles «Grønt punkt». Dette medfører at kommunen må stille krav til leverandørene. Blant annet i forhold til gjenvinning av emballasje. Når det gjelder krav om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning er det nedfelt i økonomireglementet at kommunen kan stille krav om dette til leverandører i forbindelse med byggeog anleggsarbeider. Det er imidlertid presisert fra kommunens side at denne betingelsen kun settes dersom det er et klart definert behov for lærlingeplasser i den aktuelle bransje. Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår er sentrale i forhold til kontraktsoppfølgning. Disse legger føringer for konkurransegrunnlaget og de avtaler som inngås. I de alminnelige innkjøpsvilkårene legges det opp til en prøvetid på 3 måneder. Det er fastsatt regler i forhold til prisendringer, leveringsbetingelser, kvalitet, mangler/reklamasjon og betaling. Innkjøpsvilkårene har et punkt om øvrige krav, som blant annet beskriver kommunens krav til lønns- og arbeidsvilkår for de som gjennomfører oppdrag for kommunen (dette inkluderer barnearbeid). Innkjøpsvilkårene inneholder også regler for hvordan man skal forholde seg dersom det er behov for endringer i forbindelse med en anskaffelse. Videre finnes det bestemmelser om leveringsstatistikk, lojalitet og utprøving av nye produkter. Det finnes også bestemmelser om oppsigelse av kontrakten, forlengelse, dokumentrang og rettsforhold. Herav tvistebehandling Der kommunen inngår rammeavtaler sammen med de andre kommunene i regionen legges generelle rammeavtalevilkår for kommunene Elverum, Hamar, Løten, Ringsaker og Stange til grunn. I henhold til disse vilkårene vil leverandørene måtte forholde seg til en prøvetid på 6 måneder. Vilkårene fastsetter bestemmelser om priser og prisendringer, leveringsbetingelser, betalingsforpliktelser og fakturering. Det fastsettes også bestemmelser om kvalitet, reklamasjon og retur av varer. Det kreves at leverandør legger fram skatteattest og egenerklæring på helse, miljø og sikkerhet. Det fastsettes også krav til overholdelse av menneskerettigheter (inkl. forbud mot barnearbeid), arbeidstakerrettigheter og miljø. For disse rammeavtalene er det også et krav om at leverandøren kan levere statistikk over salget til kommunene. I tillegg har man et punkt om årlige oppfølgingsmøter og punkter om utprøving av nye produkter, produktopplysning og lojalitet til rammeavtalen. Man har også punkter som regulerer transport av avtalen, bruk av kommunene i reklame, oppsigelse og tvistebehandling. 20

31 Kobling mellom kravspesifikasjon og konkurransegrunnlaget Fra kommunen har vi fått opplyst at det legges mye jobb i det å utarbeide kravspesifikasjoner. Det er disse som danner grunnlaget for konkurransegrunnlaget og skal i det enkelte tilfelle godkjennes ved en delegert innkjøpssak før utlysing. Når det gjelder rammeavtalene er det opprettet brukergrupper på de ulike områdene, som er involvert i utarbeidelsen av kravspesifikasjonen. Leverandør velges ut fra fastsatte kriterier og kontrakt inngås. I dokumentet «fremdriften i en innkjøpssak» heter det at det av kunngjøringen skal fremgå hvilke kriterier som legges til grunn for tildeling av kontrakt (tildelingskriterier) og hvilke krav som stilles til kontrakten (kontraktsgjennomføringskrav). Kommunes generelle innkjøpsvilkår vil vanligvis ligge til grunn. Håndtering av endringsordre, tilleggsarbeider og suppleringskjøp Endringsordre, tilleggsarbeider og suppleringskjøp håndteres i stor grad av de enheter som har bestilt varen eller tjenesten. Innkjøpsrådgiverne er imidlertid tilgjengelige som fagpersoner innen innkjøp når det er behov for det. Fra kommunen har vi fått opplyst at dette spesielt er aktuelt i forbindelse med bygg og anleggskontrakter. NS standard kontrakter har regler for denne typen hendelser. Fakturaer som ikke er godkjent av kommunen på forhånd, blir ikke anvist til utbetaling. I forbindelse med byggeprosjekter gjennomføres det byggherremøter hver 14. dag, her er blant annet status på arbeidet fast tema. Endringer, tilleggsarbeider og eventuelle andre avvik følges fortløpende opp. Kommunen har anskaffet et IKT verktøy for å kartlegge avvik i byggeprosjektene. Dette systemet brukes blant annet i forbindelse med sluttbefaring. De feil som oppdages legges inn i systemet og kreves rettet før kommunen overtar et bygg/anlegg. I forbindelse med rammeavtalene er det avtalt at man arrangeres såkalte leverandørsamtaler (gjelder for alle nye avtaler og et utvalg av de gamle). I disse møtene har brukerutvalgene mulighet til å ta opp ting som ikke fungerer. Kommunen arrangerer også leverandørdager og inviterer de leverandørene de anser som hensiktsmessig. På disse dagene kan man presentere produkter, men også ha dialog på hva som fungere bra og hva som ikke fungerer. På leverandørdagene kan for eksempel alle enhetsledere samt innkjøpere fra barnehage, skole etc. delta. Leverandørene kan bli forespurt om å bidra med faglig innhold og om å invitere underleverandører til slike dager. Rutiner for oppfølging av kontrakter underveis, og når kontrakten avsluttes Det er den enkelte enhet eller seksjon som har ansvaret for å følge opp at de får levert den varen eller tjenesten de har bestilt, og at denne er iht. inngått kontrakt. Dette gjelder både i forhold til antall, omfang, pris og kvalitet. Dette gjøres på forskjellige måter alt ettersom hva slags anskaffelser det gjelder. Av økonomireglementet fremgår det hvilke konkrete handlinger som skal gjennomføres i forhold til bestilling, vare- og tjenestemottak, attestasjon og anvisning. E-handelssystemet er videre sentralt i forhold til oppfølging av innkjøpene, ettersom systemet regulerer hvem som kan utføre hvilke ulike arbeidsoppgaver, samt at det er mulig å følge opp innkjøpene på en mer systematisk måte. Systemet innebærer elektronisk bestilling og elektronisk fakturering. Det er et mål å få flest mulig av 21

32 leverandørene registrert i dette systemet. Alle som er delegert myndighet til å gjøre innkjøp er registrert i systemet. Videre er de som har ansvaret for varemottak, attestasjon og anvisning, registrert her. Kommunen har en rammeavtale på kontraktsoppfølgning av etiske krav. Det er Oslo kommune som er avtaleansvarlig og rammeavtalen har 60 offentlige oppdragsgivere. Avtalen omfatter bistand ved leverandørmøter, samt kontroller ved leverandørenes hovedkontor i Norge, og/eller inspeksjoner på lokasjoner der leverandøren enten produserer varer eller hvor underleverandører tilvirker varer. Oppdragsgiverne har tilgang til hverandres rapporter gratis, gjennom Oslo kommunens Web-portal. Oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår for leverandører, underleverandører etc. er nok mest aktuelt i forbindelse med bygg og anleggskontrakter. Fra kommunen har vi fått opplyst at man benytter norske standardavtaler (NS-kontrakter) ved prosjekter eller større anskaffelser innen bygg- og anlegg. Disse kontraktene henviser til at kontraktsarbeidet skal utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og andre offentlige vedtak. Oppfølging av innkjøpskontrakter skjer også i form av leverandørsamtaler. Slike samtaler gjennomføres på alle nye kontraktsområder. Det benyttes et eget evalueringsskjema i leverandørsamtaler. Skjemaet fylles ut i fellesskap under møtet og underskrives av representanter for møtedeltakerne. Skjemaet journalføres som referat fra leverandørsamtalen. I skjemaet er det bl.a. spørsmål om hva som er gjort i forhold til kontroll når det gjelder miljø, sosial dumping, universell utforming og etisk handel. De utfylte evalueringsskjemaene følges opp i neste leverandørsamtale, som avholdes i henhold til kontraktsgjennomføringskravene for den enkelte avtale. Kommunen er videre kontrollmedlem i Grønt punkt Norge. Det stilles i denne forbindelse krav til kommunen om at denne igjen stiller krav til sine leverandører når det gjelder miljøvennlig emballasje etc. Det arrangeres også leverandørdager der leverandørene har mulighet til å presentere seg og sine produkter direkte til de som bruker dem. Da er samtidig muligheter for å gi tilbakemeldinger til leverandørene. Her deltar også brukergruppene for produktgruppen Det er arrangert tre slike dager i Kommunen har brukergrupper på ulike produkt- og tjenesteområder. Disse bidrar i utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget og oppfølgingen av avtalen. Når det gjelder konsulentkjøp der formålet er å overføre ny kompetanse til ansatte i kommunen (gi en læringseffekt), så er det ikke ofte at det foretas slike innkjøp. I den grad det gjøres må det spesifiseres i utlysningen og kontrakten hva som skal oppnås. Kommunen kan stille krav til leverandørene om å være tilsluttet en offentlig godkjent lærlingeordning. I forhold til bygge- og anleggsarbeider, fastsetter økonomireglementet at det skal settes betingelser om dette. Det presiseres at dette er i de tilfeller hvor det er et klart definert behov for lærlingeplasser i den aktuelle bransje. Betingelsen tas da inn i utlysningen, og tilbyderne må dokumentere dette Rutiner for oppfølging av inngåtte rammeavtaler Når det gjelder informasjon om rammeavtalene finnes det en liste over disse på intranett. Listen ajourholdes av innkjøpsrådgiverne fortløpende. Det sendes også ut informasjon til den enkelte enhet vedrørende nye rammeavtaler via Websak. Innkjøpsrådgiverne kan se hvem som har lest/behandlet 22

33 informasjonen, og eventuelt følge opp dersom det er mottagere som ikke ser ut til å ha lest informasjonen. Ved rammeavtaler er krav til etikk og krav til lønns- og arbeidsvilkår regulert i kommunens alminnelige innkjøpsvilkår. Disse legges alltid ved konkurransegrunnlaget. Etikk er også et eget punkt i skjema for leverandørsamtaler. Ringsaker kommune stiller som krav i konkurransegrunnlaget ved utlysing av rammeavtaler at leverandør skal oversende ny katalog (datagrunnlag som implementeres i ehandel) umiddelbart ved endring i avtalesortiment eller pris. Enhets- og stabslederne informeres, og informasjon om endringen legges ut på intranett. Det stilles også krav om at leverandørene sikrer sine systemer slik at i de tilfeller det gjennomføres avrop på rammeavtaler, direkte i leverandørens bestillingssystemer eller i butikk, skal bestiller være garantert å få riktige priser og betingelser. Leverandørsamtaler gjennomføres i henhold til avtale. Deltagere er leverandør, innkjøpsrådgivere og brukere av avtalen. Det stilles også krav om at leverandørene skal levere statistikk. Statistikk er tema i leverandørsamtalene. Kommunen legger vekt på å kontrollere avropene på en rammeavtale opp mot oppgitte verdier i konkurransen da dette er grunnlaget for den prisingen leverandørene gjør i konkurransen. Av hensyn til betingelsene er det viktig at oppdragsgiver ikke oppgir for lite eller for mye planlagt uttak. Leverandør-oppfølgingsskjema ble tatt i bruk fra Dette brukes på alle nye avtaler samt enkelte av de eksisterende avtalene. Skjemaet brukes sammen med eventuelle kontraktsgjennomføringskrav, som grunnlag for leverandørsamtalen. Skjemaet fylles ut i fellesskap og utgjør referatet fra leverandørsamtalen. Skjemaet journalføres. Leverandørdager er også en mulighet for oppfølging i forhold til rammeavtaleleverandører. På disse dagene er det mulig for de som bruker varene som kjøpes inn, å komme med innspill på hva som er bra og/eller dårlig, slik at man kan korrigere seg inn i forhold til dette. Innkjøpsrådgiverne følger ellers opp i forhold til lojalitet til rammeavtalene, de foretar stikkprøver på dette, samt at man holder oversikt over hvor mye som kjøpes inn på den enkelte avtale. Innkjøpsrådgiverne holder også oversikt over datoer for når avtalene må fornyes eller lyses ut på ny. Det foretas også stikkprøver på riktighet av priser og betingelser. 6.3 Revisors vurdering Har kommunen skriftlige rutiner Revisor vurderer at kommunen har skriftlige rutiner og reglementer for innkjøp. Fokus er etter revisors oppfatning i mange tilfeller på den delen av anskaffelsesprosessen som går på etterlevelse av LOA/FOA. En del av rutinene og reglementene beskriver likevel handlinger som kan knyttes opp mot oppfølging av kontrakter. Dette kan for eksempel være handlinger knyttet til varemottak og mottak av tjenesteleveranse, fakturakontroll, attestasjon og anvisning. I økonomireglementet og kommunens alminnelige innkjøpsvilkår fastsettes det også andre kriterier for hvordan de som er tildelt ansvar, skal følge opp innkjøp på sine områder. Det er blant annet bestemt at kommunikasjon med leverandør skal 23

34 være skriftlig. Dette vil være særlig viktig dersom det skulle bli behov for endringer av anskaffelsen underveis, og dersom det skulle oppstå uenighet om leveransen. Revisor ser ellers at den enkelte enhet vil kunne ha spesielle behov for maler og/eller rutinebeskrivelser i forhold til egen enhet. Enhet bygg- og eiendom har for eksempel utarbeidet sin egen minikontrakt i forhold til oppfølging av mindre bygg- og anleggsarbeider. Enhetene bør oppmuntres til å jobbe aktivt med dette for å sikre tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til oppfølging av anskaffelsene. Kommunen har ellers aktive innkjøpsrådgivere som utvikler nye systemer og rutiner, både for innkjøpsprosessen, men også i forhold til oppfølging av innkjøpskontraktene. Disse benytter ulike skjemaer etc. i sitt arbeid som er beskriver rutinene. Innføring av leverandørsamtaler og evalueringsskjema som brukes i tilknytning til disse samtalene er et viktig bidrag i forhold til oppfølging av innkjøpskontrakter. Kommunes e-handelssystem legger videre føringer i forhold til rutiner for de anskaffelser som gjennomføres via dette systemet. Selv om kommunen arbeider for å få flest mulig av leverandørene knyttet opp mot dette systemet er det likevel en begrenset andel av anskaffelsen som skjer via dette systemet p.t. Har rådmannen et system for testing av internkontrollen, som kan dokumenteres Revisor vurderer kommunens innkjøpsrådgivere som sentrale i forbindelse med rådmannens overvåkning av internkontrollen på innkjøp. Dette i form av å delta i innkjøpsprosesser ved enhetene og gi råd og opplæring. De gjennomfører videre testing av hvorvidt priskontrollen fungerer ved enhetene og om enhetene er lojale i forhold til de avtalene som er inngått. De samler også inn grunnlag til statistikk, og holder oversikt over omfanget av kjøp fra inngåtte avtaler. Kommunen samler på denne måten et erfaringsgrunnlag som er verdifullt i forhold til verdifastsettelse av nye kontrakter på området. Revisor er imidlertid ikke kjent med at det rapporteres på dette arbeidet internt i økonomiseksjonen og i kommunens ledergruppe. Regler for delegasjon av myndighet Det er revisors vurdering at kommunen har klare regler for delegasjon av myndighet i forhold til innkjøp og kontraktsoppfølgning. Dette gjennom kommunens økonomireglement med vedlegg. Etiske retningslinjer og habilitetsspørsmål Dette kriteriet handler om hvorvidt man har regler for etiske handling når det gjelder gaver, tilbud om bedriftsbesøk reiser etc. og privat bruk av kommunens rammeavtaler og innkjøpsavtaler. Dette har kommunen i form av 19 i kommunens ansettelses- og arbeidsreglement. Dette reglementet inneholder også bestemmelser som går på egen vurdering av habilitet. Det vil her være kommuneloven og forvaltningslovens bestemmelser som gjelder. Revisor vurderer således at kriteriene vedrørende etiske retningslinjer og rutiner for habilitetsvurderinger er oppfylt. Selv om kriteriet må anses oppfylt, vil revisor likevel kommentere at kommunen ikke har egne etiske retningslinjer. De fleste kommuner i Norge har etiske retningslinjer. Dette er i følge kommunesektorens etikkutvalg, et viktig hjelpemiddel i arbeidet med å utvikle en høy etisk standard i kommunesektoren, slik det uttrykkes i kommunelovens formålsparagraf 2. Etter revisors vurdering ville 2 Artikkel fra KS sine hjemmesider av

35 et eget dokument som omhandler etikk øke fokuset på dette området, og gjøre det enklere å gjennomføre opplæring og oppfølging av etikkspørsmål ute på den enkelte enhet 3. Dokumentasjon i forbindelse med innkjøp og oppfølging av innkjøpskontrakter Det fastslås i økonomireglementet at innkjøp skal skje i henhold til de til enhver tid gjeldene lover og forskrifter. Dette innebærer blant annet å dokumentere innkjøpsprosessen/-konkurransen slik at den kan vurderes av andre i ettertid. Det heter også at alle bestillinger skal dokumenteres skriftlig. Ut fra den beskrivelsen som revisor har fått fra informanter i kommunen, skal det for alle rammeavtaler og enkeltinnkjøp utenom rammeavtalene opprettes og skrives en delegert innkjøpssak. Saken arkiveres i kommunens saksbehandlings-/arkivsystem. All relevant dokumentasjon legges ved sakene. Revisor antar at kommunikasjon med leverandørene vedrørende oppfølging av kontrakten regnes som relevant dokumentasjon i denne forbindelse. Revisor anser ut fra dette dokumentert og beskrevet rutine som tilfredsstillende i forhold til at kommunen skal kunne fremlegge dokumentasjon som gjør det mulig å etterprøve anskaffelsesprosessen, inkludert oppfølging av innkjøpskontrakter. Rutiner for verdifastsettelse Revisor konstaterer at rutinene for verdifastsettelse av kontrakter varierer etter hva slags type anskaffelse det er snakk om. For rammeavtaler har innkjøpsrådgiverne en tett oppfølging av hva som kjøpes (mengde og pris) gjennom avtalene. Dette gir også et godt grunnlag for verdifastsetting av kontrakten når ny utlysning skal gjennomføres. For byggeprosjekter vil m2 priser ligge til grunn. Der det finnes maler for utregning oppfatter vi at disse legges til grunn. Revisor er ellers enig i at prissetting kan være krevende og at erfaring og historikk kommer godt med. Ellers plikter den som har budsjettansvar/anvisningsmyndighet å se etter at man har budsjettmessig dekning før innkjøpsprosessen settes i gang, og før det skrives kontrakt. Revisor vurderer at man har tilfredsstillende rutiner for verdifastsettelse av kontrakter Innhold i kontraktene Kommunen benytter både standardkontrakter og kontrakter som de selv utarbeider. Det er fastsatt egen mal for innhold i de kontraktene som kommunen selv utarbeider. Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår legges til grunn samt eventuelle spesialvilkår. For felles innkjøpsavtaler som Ringsaker kommune inngår sammen med Hamar, Løten, Stange og Elverum, gjelder generelle rammeavtalevilkår som er fastsatt for samarbeidet. Disse inneholder i stor grad de samme punkter som Ringsaker kommunens generelle innkjøpsvilkår. Det er revisors vurdering at kommunens mal for kontrakt, kommunens alminnelige innkjøpsvilkår (evt. felles innkjøpsvilkår for flere kommuner) imøteser de kriterier som er fastsatt, i forhold til innhold i kontraktene, for dette revisjonsprosjektet. Det samme vil i stor grad gjelde der det benyttes standardavtaler. Disse omtaler ikke nødvendigvis direkte spesielle hensyn som etisk handel, krav til lønns og arbeidsvilkår, miljø, tilgjengelighet/universell utforming og krav til å være tilknyttet en lærlingeordning. Det er likevel henvist til at leverandøren plikter å følge lov og forskrift. Spesielle hensyn som ikke er hjemlet i lov og/eller forskrift vil i tilfelle ikke være forpliktene for en leverandør. 3 Revisjonen ble i verifiseringsmøte med kommuneadministrasjonen informert om at det er igangsatt et arbeid med å utarbeide egne etiske retningslinjer for kommunen. 25

36 Spesielle forhold i kontraktene Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår inneholder punkter som omhandler etiske forhold og lønns- og arbeidsvilkår for leverandører og underleverandører. Vi har fått opplyst at kontraktene skal inneholde miljømessige krav. Revisor kan imidlertid ikke finne at det stilles slike krav der kommunens alminnelige innkjøpsvilkår legges til grunn. Når det gjelder tilgjengelighet og universell utforming vurderer vi at dette vil være spesielt aktuelt i forbindelse med bygg- og anleggsprosjekter. Disse kontraktene er ofte utarbeidet i forhold til bransjestandarder. Når det gjelder krav om at leverandør skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning er dette omtalt i kommunens økonomireglement. Kravet er begrenset til kun å gjelde bygge- og anleggsarbeider, og bare for bransjer hvor det er et klart definert behov for lærlingeplasser. Revisor har forstått det slik at dette er en bestemmelse som har stått i økonomireglementet i mange år, og som ikke benyttes veldig ofte. Vi vil tro at antall bransjer hvor det finnes lærlingeordninger har blitt utvidet siden denne bestemmelsen ble tatt inn i økonomireglementet, og det er etter hva vi har oppfattet stort behov for lærlingeplasser i mange forskjellige bransjer, også utenom bygg- og anleggsbransjen. I forhold til en eventuell kompetanseoverføring ved kjøp av konsulenttjenester er revisor enig med kommunen i at vilkår om slik kompetanseoverføring må tas inn og spesifiseres i kontrakten, og følges opp i forhold til dette. Revisor vurderer at krav til innhold i innkjøpskontakter er ivaretatt i forhold til etiske forhold og lønns og arbeidsvilkår for leverandører og underleverandører. Når det gjelder miljøkrav vurderer vi at dette ikke har noen stor plass i de kontraktene som kommunen utarbeider selv, og at dette eventuelt må tas inn som et spesielt avtalevilkår (jfr. mal for innkjøpskontrakt i Ringsaker kommune). Tilgjengelighet og universell utforming vil være et punkt som ikke er aktuelt i alle innkjøpsavtaler, og tas kun med i kontrakten der det er aktuelt. Når det gjelder krav om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning konstaterer revisor at kommunen har regler for dette på et begrenset område. I forhold til en eventuell kompetanseoverføring ved kjøp av konsulenttjenester vil kommunen stille spesielle vilkår om dette i kontrakten. Kobling mellom kravspesifikasjon, konkurransegrunnlaget og innkjøpskontraktene. Revisor har fått opplyst at det legges mye jobb i kravspesifikasjonene. Det er disse som danner grunnlaget for anbudskonkurransene. Kommunen kan dokumentere rutiner som tilsier at kravspesifikasjoner legges fram som en del av konkurransegrunnlaget, og at konkurransegrunnlaget danner grunnlaget for inngåelse av kontrakt. Har kommunen et system for kontraktsoppfølgning som kan håndtere endringsordre og tilleggsarbeid. Det er mest aktuelt med endringsordre, endringsarbeider og suppleringskjøp i forbindelse med byggeog anleggsarbeider. De vil likevel kunne oppstå slike behov også ved andre anskaffelser av investeringsmessig karakter, og det vil også kunne oppstå endringer i bestillingen i forbindelse med kjøp av forbruksvarer. Revisor vurderer at kommunen har rutiner for å følge opp slike endringer. Alle bestillinger skal i følge økonomireglementet være skriftlige, og den som er delegert budsjettmyndighet har også ansvaret for at det er budsjettmessig dekning for endringen eller tillegget. Revisor har 26

37 imidlertid ikke funnet noe i kommunes reglementer og rutiner som tilsier at det er fokus på om endringene og/eller tilleggsarbeidene medfører behov for ny utlysning av anskaffelsen. Attestasjon og anvisning av bilag er en sentral kontrollfunksjon i forbindelse med endringsordre og tilleggsarbeid. Det er revisors vurdering at kommunen har et system som hindrer at ukjente endringer blir gjennomført og betalt uten kommunens kjennskap. Koblingen mellom budsjettansvar og anvisningsmyndighet reduserer også risikoen for store avvik med hensyn til at det gjennomføres endringer og supplering som kommunen ikke har godkjent på forhånd. Vesentlige endringer med hensyn til pris må behandles på nytt med hensyn til tilleggsbevilgning Har kommunen kontrollrutiner for å påse at man faktisk får det man betaler for underveis og når kontrakten avsluttes. Økonomireglementet tilsier at antall/omfang, pris og kvalitet skal kontrolleres ved vare/tjenestemottak. Denne bestemmelsen gjelder ved alle anskaffelser uansett type og omfang. Revisor vurderer imidlertid at med så vidt forskjellige typer anskaffelser som man har i kommunen, vil de ulike avdelingene måtte ha forskjellige rutiner og forskjellige kontrollhandlinger alt ettersom hva slags type anskaffelser det er snakk om. Vi mener derfor det er behov for å utarbeide spesielle rutiner på de ulike avdelinger. For anskaffelser som skjer via kommunens e-handelssystem finnes det muligheter for automatiske kontroller av varemottaket i forhold til bestillingen. Har kommunen rutiner for å kontrollere at leverandørene fakturerer i henhold til kontrakten. Ved vurdering av om kommunen har rutiner for å kontrollere at leverandørene fakturerer i henhold til kontrakt, vil økonomireglementet være sentralt. Dette beskriver hvilke handlinger som skal gjennomføres ved fakturakontroll. Fakturakontroll har videre tett tilknytning til attestasjon og anvisningsfunksjonen. Ut fra dette vurderer revisor at kommunen har rutiner for å kontrollere at leverandørene fakturerer i henhold til kontrakt. Kommunens oppfølging av andre(spesielle forhold) kontrakts bestemmelser. Når det gjelder oppfølging av kontraktsbestemmelser i forhold til etiske forhold, er kommune tilsluttet et samarbeid gjennom en rammeavtale på oppfølging av etiske forhold hos leverandører. Revisor har forstått det slik at det er tilgang til rapporter vedrørende kontroller hos ulike leverandører som er mest nyttig for kommunen, og vi er enig i at dette er en effektiv måte å holde seg orientert på. Etiske forhold er også eget punkt i leverandørsamtaler, som gjennomføres for en del av kommunens leverandører. Den nevnte rammeavtalen som kommunen er deltager i, gir også mulighet til å få bistand i forbindelse med leverandørsamtaler. Slik revisor har forstått det, har kommune ikke gjennomført egne kontroller eller rapporteringer på området, kommunen har heller ikke bedt om bistand i leverandørsamtaler. Revisor oppfatter imidlertid dette punktet som tilfredsstillende fulgt opp. Kommunen benytter Norsk Standard for bygg- og anleggskontrakter. Bygg- og anleggsarbeider må antas å være det området som det er størst risiko forbundet med, når det gjelder avvik i forhold til akseptable lønns- og arbeidsvilkår. Ved bruk av standardavtaler er det viktig at kommunen sikrer tilgang til opplysninger rundt lønns- og arbeidsvilkår. Når det gjelder rutiner ellers så vil man når kommunens alminnelige innkjøpsvilkår legges til grunn, ta hensyn til vilkår om lønns- og arbeidsvilkår i forbindelse med en anskaffelse. Lønns- og arbeidsvilkår er et av forholdene som tas opp i 27

38 leverandørsamtalene, og er oppført som eget punkt i evalueringsskjemaet som benyttes under samtalen. I forhold til miljømessige krav oppgir kommune at de er medlem i Grønt punkt. Standardmedlemmer i Grønt punkt betaler et vederlag til organisasjonen som sikrer at kildesortert emballasje gjenvinnes. Vi har ikke registrert at miljøhensyn er spesifisert i for eksempel kommunens alminnelige innkjøpsregler. Vi har imidlertid forstått at dette er et av punktene som følges opp i leverandørsamtalene. Det bemerkes imidlertid at dette ikke gjennomføres med alle leverandører som kommunen har et kundeforhold til. Revisor antar at miljøhensyn også kan tas opp på leverandørdager uten at vi har forstått at det ligger noen automatikk i dette, og at behovet vil variere fra vare/tjeneste område. Når det gjelder tilgjengelighet og universell utforming vil ikke dette være aktuelt for alle innkjøp, men være spesielt aktuelt i forbindelse med bygg- og anleggsarbeider. I kontraktene er det forutsatt at leverandørene følger aktuelt lovverk. Kommunen følger opp arbeidene med byggherremøter, og det gjennomføres befaring ved overtagelse/ferdigstillelse. I forhold til at leverandørene skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning vil dette måtte stilles som et vilkår i konkurransegrunnlaget og i kontrakten, og det må dokumenteres i denne forbindelse. Når det gjelder en eventuell kompetanseoverføring ved kjøp av konsulenttjenester forstår vi det slik at dette ikke skjer så ofte, men at kommunen vil behandle dette på samme måte som andre anskaffelser. Betingelser om hva, og hvordan kompetanse skal overføres må nedfelles i kontakten. Anskaffelsen må så følges opp underveis og når kontrakten avsluttes, med hensyn til om kommunen har mottatt det som var bestillingen. Har kommunen rutiner for å følge opp inngåtte rammeavtaler. Informasjon om rammeavtalene formidles på ulike måter, og innkjøpsrådgiverne følger opp at de som har spesielt bruk for å være kjent med nye avtaler, får dette. En del av kommunens enheter er også sterkt delaktige i prosessen rundt gjennomføring av konkurransen og valg av leverandør. Det er revisors oppfatning at kommunen har rutiner som sikrer at kommunen får riktige priser og oversikt over endringer i varesortimentet. Dette er også sikret gjennom bestemmelser i rammeavtalen og de generelle innkjøpsvilkår. Alle bestillinger skal foretas skriftlig. Dette er viktig for å sikre at alle aktuelle vilkår også er regulert mellom avtalepartene ved avrop. Utover at det stilles krav om skriftlig bestilling, finnes det ingen krav for utforming av bestillingen eller hva den skal inneholde. Det er forskjellig behov for innhold i forhold til ulike rammeavtaler, og vi ser at det er hensiktsmessig at enhetene vurderer hva de har behov for i forhold til dokumentasjon på sine avrop. De aller fleste aktuelle vilkår er imidlertid dekket opp av selve rammeavtalen. Vi har oppfattet det slik at innkjøpsrådgiverne fører oversikt over avrop for den enkelte rammeavtale. På denne måten holder man oversikt over utviklingen av rammeavtalen, og man har et grunnlag for verdifastsettelse for fremtidige utlysninger. Statistikk på området er også tema i leverandørsamtalene. Det foretas for øvrig stikkprøver i forhold til priser og betingelser. Innkjøpsrådgiverne holder også oversikt over når de ulike avtalene må fornyes og/eller når ny konkurranse må lyses ut. 28

39 7 Problemstilling 2: Følger kommunen/enhetene opp at leverandørene leverer i samsvar med kontrakt? Problemstilling 2: Følger kommunen/enhetene opp at leverandørene leverer i samsvar med kontrakten og kontraktbestemmelsene, herunder: - Etiske krav? - Lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørens ansatte? - Miljømessige krav? - Vilkår om kompetanseoverføring i kontrakter om kjøp av konsulenttjenester - Vilkår om at leverandører som leverer til kommunen har lærlinger 7.1 Revisjonskriterier for problemstilling 2 Mens problemstilling nr. 1 innebærer en kartlegging av kommunens rutiner for kontraktsoppfølgning, innebærer problemstilling 2 en vurdering av hvordan dette foregår i praksis. Det vil si å sammenligne hvordan dette gjøres i forhold til interne rutiner. Revisjonskriteriene som legges til grunn er de samme som for problemstilling Innhentede data Revisjonen har kontrollert om kommunens rutiner er fulgt opp i to enheter. Dette er enhet teknisk drift og enhet bygg og eiendom. Det er gjennomført intervjuer/møter med enhetene, og det er valgt ut 8 anskaffelser for hver enhet som er gjennomgått med hensyn til revisjonskriteriene som er beskrevet i vedlegg A Enhet teknisk drift Enheten består av avdelingene veg/park og ledninger, utbyggingsavdelingen, avdeling for vannverk/ renseanlegg og avdeling for fellesfunksjoner. Enheten har foretatt anskaffelser for 224,5 millioner i Avdeling for veg, park og ledninger har totalt 30 ansatte. Enheten har ansvar for planlegging, prioritering og gjennomføring av oppgaver innen drift og vedlikehold av kommunale veger, grøntområder og VA-ledninger. Innenfor hvert enkelt fagområde har avdelingen i tillegg ansvar for: Publikumshenvendelser («Vegen min», mail, telefoner etc.) Økonomi (Driftskontrakter, utarbeide anbudsgrunnlag, budsjettoppfølging, rapportering m.m.) Saksbehandling (Avkjørselstillatelser, dispensasjoner, interne- og eksterne overtagelser, ) Fagsystemer (Gemini, ROSY, NVDB ) Internt prosjektarbeid 29

40 Internkontroll Utbyggingsavdelingen har 9 ansatte per i dag, og har ansvar for utbygging av teknisk infrastruktur i kommunen, som veg, parker, vann- og avløpsanlegg. De ansatte er prosjektledere og byggeledere i utførelsesfasen, med totalansvar for økonomi, fremdrift og kvalitet på sine prosjekter. Avdeling for vannverk og renseanlegg har ca. 15 ansatte. Avdelingen har ansvaret for daglig drift, vedlikehold og rehabilitering av om lag 140 kommunaltekniske bygg, herunder fem vannverk, sju renseanlegg, diverse avløpspumpestasjoner, trykkøkere og høydebasseng. Avdelingen for fellesfunksjoner har 3 ansatte. Viktige ansvarsområder er koordinering av enhetens budsjett, økonomiplan og regnskap, utarbeide grunnlag for fakturering av kommunale avgifter, forurensningssaker, forsøplingssaker, renovasjon, septik, tilfeldig fakturering, klagebehandling kommunale avgifter, personalbehandling HRM og Flexi, vannmåleravlesning, ajourføring av abonnementsregister, post, arkiv, Websak, systemansvar Komtek, administrative anskaffelser mm. Innkjøp generelt Hver avdelingsleder er tildelt anvisningsmyndighet for sitt område innen økonomireglementets begrensninger. Det vil si at den enkelte avdelingsleder disponerer over sin budsjettramme når det gjelder anskaffelser. Enheten forholder seg ellers til de rutiner for innkjøp som er fastsatt i økonomireglementet. Bilagene attesteres også ved avdelingene. Enheten benytter e-handel til administrative anskaffelser, som for eksempel kontorrekvisita. Utbyggingsavdelingen er i ferd med å ta i bruk e-handel for sine anskaffelser. De andre avdelingene har ikke tatt i bruk e-handel, men det er planer om at dette systemet etterhvert skal benyttes på flere områder. I nye avtaler som enheten inngår er det nå forutsatt at leverandørene skal kunne koble seg til kommunens e-handelssystem. Enheten benytter seg av bistand fra innkjøprådgiverne når de skal lyse ut konkurranser, men legger inn utlysninger på Doffin selv og skriver anskaffelsesprotokoll på utlyste anskaffelser. Det er en del områder som teknisk drift har ansvaret for, hvor det er vanskelig å få til gode konkurranser. Eksempel på dette er asfaltlegging og veihøvling. I følge kommunen er det i realiteten kun to tilbydere i området som kan levere dette, og det er vanskelig å si om prisene blir gode eller dårlige. Dokumentasjon i forhold til den enkelte anskaffelse kan være arkivert i kommunens arkiv/saksbehandlingssystem. Det kan imidlertid også finnes dokumentasjon som oppbevares i papirform i enhet teknisk drift sine kontorer. Innkjøpskontrakter ved enheten. Innhold etc. Enheten benytter i stor grad avrop på ulike rammeavtaler for sine anskaffelser. Noen av disse rammeavtalene har enheten lyst ut og inngått selv med hjelp fra innkjøpsrådgiverne i kommunen. Enheten benytter imidlertid også rammeavtaler som er inngått felles for alle enheter i kommunen. Avtaletiden på rammeavtalene varierer. Med mulighet for forlengelse har man imidlertid samme leverandør i fire år. Man har 1 og 2 års kontrakter på veivedlikehold og snøbrøyting. Det er enhetsleder som har fullmakt til å signere på enkeltkontraktene. 30

41 Oppfølging av innkjøpskontrakter De ulike avdelingene ved enhet teknisk drift har, avhengig av ulike behov, noe forskjellige innfallsvinkel i forhold til oppfølging av innkjøpskontrakter. Oppfølging av leverandører beskrives i det følgende ut fra de anskaffelser revisjonen hadde valgt ut til nærmere gjennomgang Når det gjelder vannverk/renseanlegg har avdelingen møter med leverandørene fast. Man har for eksempel avtale om 2 årlige møtepunkter med leverandøren som har ansvaret for vedlikehold og service av driftskontrollsystemet som styrer og overvåker automasjonen på alle utestasjonene, inkludert vannverkene og renseanleggene. For denne leverandøren har de også lister med avviksmeldinger. I forhold til tømming av slam fra renseanlegg har ikke avdelingen samme behov for løpende oppfølging av leverandøren. Slik tømming og transport går av seg selv og kommunen har vært fornøyd med leverandøren. Dersom tømmingen ikke fungerte ville det rimelig raskt oppstå et problem som måtte løses ettersom det hentes slam fra renseanleggene daglig. Når det gjelder veier, er nett-tjenesten «Vegen min» viktig i forhold til oppfølging av leveransen til kommunen. Dette er en portal på kommunens hjemmesider der publikum kan gi tilbakemeldinger til kommunen om forhold som har med vei å gjøre. Tjenesten er mye brukt i forhold til brøyting, standard på vei/asfalt, gatelys etc. Revisor har mottatt logg på henvendelser på «vegen min» for 2013 og I 2014 hadde kommunen 1033 henvendelser på tjenesten, mens det i 2014 var 680 henvendelser. Henvendelsene følges opp fortløpende fra kommunens side. På vei arrangeres det videre oppstartmøte med leverandørene når ny avtale er inngått. Avdelingen kommuniserer regelmessig, og ved behov med sine leverandører underveis, men har ikke faste møtepunkter. Avdelingen ser over ferdigstilte prosjekter og vurderer om leveransen er i henhold til bestilling. Det gis muntlig tilbakemelding til leverandøren på dette. Kommunen benytter i stor grad velkjente firmaer på veiområdet, som vet hva kommunen vil ha og hva slags kvalitet som må leveres. I forhold til septikrenovasjon er det snakk om tvungen tømming av tette tanker og slamanlegg i henhold til forskrift. Jobben gjennomføres fortløpende i henhold til kravene i forskriften, og det er lite behov for oppfølging av leverandøren. Kommunen sender tømmeplanen for slamutskillere for den enkelte skolekrets til leverandør som gjennomfører og sender oversikt over utførte oppdrag. Tømming av tette tanker utføres ved at den enkelte eier bestiller tømming direkte av leverandør. De gjennomførte tømmingene danner grunnlag for faktura som sendes den enkelte husstand/eier. Dersom det oppstår avvik, behandles disse fortløpende. Man har kommunikasjon med leverandøren nesten ukentlig, og kommunen har vært fornøyd med leverandøren. Dersom septikrenovasjonen ikke fungerte ville det rimelig raskt oppstå et problem som måtte løses. Septik hentes daglig fra vår til høst og kommunen ville ganske raskt fått klager dersom oppdraget ikke gjennomføres på en ordentlig måte, i hvert fall når fakturaene sendes ut. Det har vært avholdt møter med leverandøren der det har vært fokus på den praktiske gjennomføringen av den kommunale slamtømmingen, men det har ikke vært faste møtetidspunkter med denne. Når det gjelder det valgte utbyggingsprosjektet hadde utbyggingsavdelingen et oppstartmøte med prosjekterende konsulent. Under prosjekteringen var det løpende kontakt og møter med konsulenten. Dette er vanlig oppfølging av slike prosjekter. Prosjekteringen er avgjørende for at byggingen skal komme vel i havn. Under utbyggingen kan det oppdages mangler i prosjekteringen og dette tas opp 31

42 med konsulenten. Man må imidlertid gjennomføre byggingen før man kan være helt sikker på om det som var avtalt av prosjektering var godt nok. Utbyggingsavdelingen benytter kontrakter der kommunen faktureres etter medgått tid på store prosjekter. Dette er typisk kompliserte prosjekter som bærer preg av mye utvikling, eksempelvis sentrumsprosjekter. På små oppdrag benyttes gjerne fastpris. I de nye rammeavtalene for rådgivning åpnes det for bruk av fastpris, så også på de større oppdragene der dette er hensiktsmessig. Fakturering etter medgått tid sikrer god utvikling av prosjekter og bedre planlegging, slik at en unngår mindre endringer og tillegg under utbyggingen. Ulempen kan imidlertid være at bedre planlegging avdekker at det er behov for å justere budsjettrammen. For utbyggingsprosjekter blir det utarbeidet en byggeplan. Denne og spesifiseringer for anskaffelsen legger begrensinger på hva som skal leveres. Avdelingen følger videre opp entreprenørene underveis, og prosjektene avsluttes med en sluttbefaring. Avvik som oppstår må entreprenøren rette opp for egen regning. Det har hendt at planleggingen fra konsulent ikke har vært gode nok, og at man derfor har måttet betale ventetid til entreprenøren. Dette er det viktig for kommunen å unngå. Ved forsinkelse i prosjektene benyttes dagbøter overfor entreprenør. Generelt om etikk, miljøkrav, tilgjengelighet/universell utforming, lærlinger og kompetanseoverføring ved kjøp av konsulenttjenester Enhet teknisk drift har ikke egne etiske retningslinjer, men forholder seg til de krav til etisk opptreden som den enkelte har forpliktet seg til gjennom sin arbeidsavtale med Ringsaker kommune. Enheten har jevnlig fokus på dette i ledermøter og senest i mars 2014 var dette tema i personalseminar for hele enheten. Når det gjelder miljøkrav har enheten vurdert å stille krav til miljøvennlig transport ved utlysning av ny avtale på slamtømming, kravet ble ikke tatt med denne gangen. Det er fullt mulig å legge inn miljøkrav som standardkrav for å bli kvalifisert. Det vil imidlertid i så fall, være viktig at man krever dokumentasjon/tilgang til dokumentasjon som sier noe om hvordan leverandøren følger opp kravet. På avfallshåndtering har man en ordning i forhold til å sikre miljøhensyn i forbindelse med leveranse til kommunen. Kommunen har sikret seg adgang til å kontrollere/følge opp dette, og foretar en gjennomgang et par ganger i året sammen med leverandøren. Når det gjelder tilgjengelighet/universell utforming så tas dette hensyn til i de utbyggingsprosjekter som gjennomføres, og at det i de kontrakter som inngås fastslås at lovverket skal følges. Enheten har ikke tilfeller der det er kjøpt inn konsulenttjenester der kompetanseoverføring til kommunens ansatte har vært en del av kjøpet. Når det gjelder lærlinger har Enhet teknisk drift, innkjøpsavtaler med ulike bransjer der det er aktuelt med lærlinger. Det har imidlertid ikke vært vanlig å stille krav om at tilbyderne skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning når innkjøpene har vært utlyst. 32

43 7.2.2 Utvalgte anskaffelser fra enhet teknisk drift Fra enhet teknisk drift er følgende anskaffelser valgt ut for en nærmere gjennomgang: Asfaltarbeider Jemtlandsveien, prosjekt 15100: Arbeidene er gjennomført løpende i Det inngås årskontrakt for arbeidene, og revisjonen har mottatt følgende dokumentasjon: - Delegert innkjøpssak - Konkurransegrunnlag - Anbudsprotokoll - Kontrakt - Liste over veger som skulle asfalteres i Oversikt over henvendelser i forbindelse med «Vegen min» for 2013 og 2014 Avtalen gjelder for 1 år om gangen, og omfatter legging av asfalt på de veger/arealer som er vedtatt av kommunen for vedkommende år. Ringsaker kommunes alminnelige innkjøpsvilkår er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. Det er opplyst at det ikke har vært uenighet eller spesielle tvister med leverandøren når det gjelder leveransene. Kontrakten er signert av leder for enheten og representant for leverandøren. Fakturaer i forbindelse med anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentarer: Det foreligger ikke noe anslag vedrørende verdi på kontrakten, men dette vil være avhengig av hva som bevilges til asfaltering i kommunens budsjett. Dokumentasjonen i forhold til anskaffelsen vurderes som tilfredsstillende. Selv om kommunens alminnelige innkjøpsvilkår er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget, og som grunnlag i kontrakten, er ikke alle punkter i vilkårene slik de er presentert i økonomireglementet, tatt med. Dette gjelder f.eks. krav til lønns- og arbeidsvilkår for leverandøren, og endringer og/eller oppsigelse av kontrakten. Vi kan ikke finne noe som spesielt omtaler miljøkrav i dokumentasjonen, heller ikke krav om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning. Sammenheng mellom kravspesifikasjon, konkurransegrunnlag og kontrakt er tilfredsstillende. Det har etter vår kjennskap ikke vært behov for endringer underveis. Det foreligger ingen dokumentasjon på at gjennomført oppdrag er fullført iht. kontrakt. Høvling sommer 2013 Objekt 76706: Dette er en driftsavtale for perioden mai 2013 til april. Det er foretatt prisforespørsel til fire ulike leverandører, kommunen har mottatt tilbud fra en leverandør. Anslått verdi på kontrakten er ,- Revisjonen har mottatt følgende dokumentasjon: - Delegert innkjøpssak - Prisforespørsel - Pristilbud fra maskinanlegg AS - Anskaffelsesprotokoll - Kontrakt på høvling fa mai 2013 April - Faktura nr m/ timeliste utført arbeid - Faktura nr m/timeliste utført arbeid 33

44 Høvling foretas på bakgrunn av henvendelser, eller når kommunens befaring viser at høvling er nødvendig (jf. prisforespørsel). Kontrakten inneholder punkter vedrørende varighet, priser og fakturering. I tillegg må prisforespørselen, hvor oppdraget er beskrevet, regnes som en del av kontrakten. Kontrakten er signert av leder for enheten og representant for leverandøren. Det opplyses at det ikke har vært uenighet eller spesielle tvister med leverandøren. Fakturaer i forbindelse med anskaffelsen er attester og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentarer Prisanslag er høyere enn hva som ble fakturert. Dokumentasjon i forhold til anskaffelsen vurderes som tilfredsstillende. Kontrakten er utarbeidet ved avdelingen og har ikke klausul for lønns og arbeidsforhold, mislighold og/eller eventuelt oppsigelse av kontrakten samt tvistebehandling. Det finnes heller ikke punkter som omhandler miljømessige hensyn eller krav om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning. Sammenhengen mellom kravspesifikasjon, konkurransegrunnlag og kontrakt er tilfredsstillende. Det har etter vår kjennskap ikke vært behov for endringer underveis. Det foreligger ingen dokumentasjon på at gjennomført oppdrag er fullført iht. kontrakt. Endring av styring i Moelv vannverk prosjekt 71059: Anskaffelsen er gjennomført uten utlysing, det finnes heller ingen gyldig rammeavtale med leverandøren. Anslått verdi på anskaffelsen er ,-. Revisjonen har mottatt følgende dokumentasjon: - Redegjørelse for avtalerettslige forhold mellom Ringsaker kommune og GSE AS - Delegert økonomisak 245/13: Moelv vannverk, finansiering av nytt UV-anlegg, blåsemaskin, styring og overvåkning - Rammeavtale/service- og vedlikeholdsavtaler 2004 og Anskaffelsesprotokoll - rammeavtale/service- og vedlikeholdsavtale Tilbudsforespørsel og tilbud - Tilbud PLS styring, ny kommunikasjonsløsning Moelv VV fra GSE AS Behandlet som en enkeltanskaffelse, men forespørsel er begrenset til en leverandør. I tilbudet fra leverandøren er det gitt en prisoversikt og beskrivelse, teknisk gjennomføring, leveringstid og prisregulering. Det henvises også til rammeavtale med kommunen, slik at man må forutsette at leverandøren legger den gamle avtalen til grunn. Den siste avtalen som var inngått med leverandøren skriver seg fra 2008 og inneholder oversikt over leveransens omfang, leverandørens plikter, oppdragsgivers plikter, betalings- og leveringsbetingelser, forsikring og ansvar. Videre prisreguleringer, fakturering og avtalens gyldighet. Herav oppsigelse. Avtalen er underskrevet og signert av leder ved enheten, og en representant fra leverandøren. De er ikke oppgitt å ha vært uenighet om leveransen eller spesielle tvister med leverandøren. Fakturaer vedrørende anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentarer: Kommunen bør rydde opp i forhold til anskaffelser fra denne leverandøren. Det er imidlertid ikke revisjonens mandat i denne revisjonen å vurdere om det er gjennomført konkurranse eller ikke. Det er bokført ,- i forbindelse med anskaffelsen, og verdifastsettelsen må anses som tilfredsstillende. 34

45 Vi har ikke fått oss forelagt gyldig kontrakt for anskaffelsen, og må basere vår vurdering på leverandørens tilbud og den gamle avtalen. Vi kan ikke se at det er finnes punkter i avtalen som omhandler krav til lønns- og arbeidsvilkår eller opptreden ved mislighold, heller ikke i forhold til miljømessige hensyn. Dette er en anskaffelse som vi antar ikke kommer inn under kategorien bygg- og anleggskontrakt, og at det således ikke er aktuelt å kreve deltagelse i lærlingeordning. I avtalen er det vist til konkurransegrunnlaget mht. kravspesifikasjon. Konkurransegrunnlaget er derimot ikke forelagt revisor. Det har etter vår kjennskap ikke vært behov for endringer underveis. Det foreligger ingen dokumentasjon på at gjennomført oppdrag er fullført iht. kontrakt. Kommunal septikrenovasjon 2013 Prosjekt Brøttum (drift): Kommunen har inngått rammeavtale med leverandøren for 4 år gjeldene fra 2009, kontrakten har en verdi på ca. 14,4 millioner ved inngåelsen og revisjonen har mottatt følgende dokumentasjon: - Oversikt over dokumentasjon i forbindelse med anskaffelsen - Konkurransegrunnlag - Tilbud - Avtaledokument/kontrakt - Prisjusteringer 2010 (eksempel på oppfølging) - Avklaringer og endringer i forhold til konkurransegrunnlaget 2008 (eksempel) - Avtalt møte vedr. endret leveringssted 2008 (eksempel) - Evaluering av tjenesteleveransen for 2014 Skjema fylt ut i evalueringsmøte Forskrift om tvungen tømming av slamavskillere og tette tanker mv. Ringsaker kommune Som generelle kontraktsbestemmelser gjelder NS 9430 Alminnelige kontraktsbestemmelser om innsamling og transport av husholdningsavfall. Det er presisert i konkurransegrunnlaget at leverandøren forplikter seg til å etterleve bestemmelsene i forurensningsloven, lov om helsetjenesten i kommunene, vegloven, arbeidsmiljøloven og forskrift om tvungen tømming av og tette tanker mm. i Ringsaker kommune. Konkurransegrunnlaget inneholder ellers blant annet punkter om endringer i kontraktsperioden, dagsmulkt ved forsinkelse og erstatning, betalingsregler og regulering av kontraktssum og priser samt oppsigelse av kontrakten. I avtaledokumentet er det henvist til konkurransegrunnlaget. I kontraktsbestemmelsene reguleres utførelsen av arbeidet, finansiering og betalingsvilkår, arbeidskraftbestemmelser og kontroll, mangler og heving av kontrakt. Under arbeidskraft-bestemmelser er det blant annet tatt med punkter om at leverandør og eventuelle underleverandører kun skal benytte lovlig arbeidskraft, samt at leverandøren skal ha lærlinger. Det er opplyst at kommune har gode erfaringer med leverandøren. Det gjøres justeringer av leveransen underveis, men det har ikke vært uenighet eller tvister med hensyn til leveransen. I forbindelse med ny avtale inngått i 2014 gjennomføres det årlig leverandørsamtale, og man benytter eget evalueringsskjema som gjennomgås i møte med leverandøren. Faktura vedrørende anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentar: Verdsettelsen av kontrakten vurderes å være tilfredsstillende. Det er bokført 4,2 millioner på leverandøren i Kontrakten er et miljøtiltak i seg selv, men man ville nok kunne stilt strengere krav. f.eks. til miljøvennlig transport etc. Dette er en anskaffelse som vi antar ikke kommer inn under 35

46 kategorien bygg- og anleggskontrakt, og at det således ikke er aktuelt å kreve deltagelse i lærlingeordning. Dokumentasjon vedrørende anskaffelsen vurderes som tilfredsstillende. Det er også foretatt endringer og justeringer underveis i den perioden kontrakten har løpt, og det foreligger dokumentasjon på endringene. Det foreligger skriftlig evaluering av leveransen for Prosjektering av Parkvegen/Bettavegen i Moelv opprustning til miljøgatestandard, prosjekt 70068: Anskaffelsen er gjort i perioden , og er foretatt som avrop på rammeavtale som løp fram til juni Kontrakten er vurdert å ha en verdi på ,-. Revisjonen har mottatt følgende dokumentasjon: - Redegjørelse for anskaffelsen - Utlysningstekst - Kontrakt/rammeavtale - Kunngjøring/kontraktstildeling - Anskaffelsesprotokoll - Brev om forlengelse - Avrop - prosjektering miljøgate - Tilbud fra Rambøll - Avrop prosjektering miljøgate del 2 - Bekreftelse fra Rambøll - Oppdragsbekreftelse - Referat fra oppstartmøte prosjekt - Referat fra byggemøte 4 - Referat fra byggemøte 9 Når det gjelder rammeavtalen er denne utlyst på TED databasen. Utlysningstekst inneholder b.la. krav om egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, samt krav om at det på anmodning legges frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkår til ansatte, og for ansatte hos underleverandør. Konkurransegrunnlaget inneholder en rekke generelle krav til eventuelle leverandører. Blant annet: - Kvalitet på fremlagt materiale - Miljøkrav og krav om universell utforming - Hva slags oppdrag leverandør må kunne gjennomføre, samt tilhørende aktiviteter Videre foreligger det informasjon om ulike kontraktbestemmelser og betingelser. Herav rammeavtalens varighet, prisangivelser, prisregulering og tvistebehandling. Ellers inneholder konkurransegrunnlaget informasjon om kvalifikasjonskrav, tilbudsbestemmelser og oversikt over hva som vil ligge til grunn for valg av leverandør. Det er opplyst om at anskaffelsen gjøres i henhold til Ringsaker kommunes alminnelige innkjøpsvilkår, og disse er vedlagt konkurransegrunnlaget. Rammeavtalen er inngått i henhold til NS 8402 alminnelige kontraktbestemmelser om rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid. Det kan inngås kontrakter iht. NS 8401 og Ved avrop er det inngått kontrakt iht. NS 8401 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag. 36

47 Revisor har fått opplyst at man har hatt et godt samarbeide med leverandøren. Det har ikke vært behov for vesentlige justeringer av kontrakten, og det har ikke vært behov for å klage eller behov for tvistebehandling. Avklaringer og endringer underveis tas opp i byggemøtene. Revisors kommentarer: Verdifastsettelsen vurderes som tilfredsstillende. Revisor vurderer at man for denne anskaffelsen har relevante betingelser på plass og at gjennomføring er tilstrekkelig fulgt opp. Vi har ikke funnet at det i kontrakten stilles spesielle krav om miljø eller om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning. Sammenhengen mellom kravspesifikasjon, konkurransegrunnlag og kontrakt er tilfredsstillende. Endringer underveis er tatt opp fortløpende og dokumentert i byggemøter. Det foreligger ingen dokumentasjon på at prosjektet er fullført. Slamtransport 2013 Prosjekt Moelv (drift): Anskaffelsen er gjort i forhold til rammeavtale som ble inngått i 2010, med varighet på 1 år med opsjon på forlengelse i år. Verdien på kontrakten, i følge delegert innkjøpssak 150/09, er vurdert å være under kroner ,-. Revisjonen har mottatt følgende dokumentasjon: - Redegjørelse for avtaleforhold mellom Ringsaker kommune og BB AS - Delegert innkjøpssak - Konkurransegrunnlag - Tilbud fra leverandøren - Brev til anbyderne vedr. tildeling av kontrakt - Rammeavtale - Varsel om prisjustering fra leverandøren I konkurransegrunnlaget er Ringsaker kommunes alminnelig innkjøpsvilkår lagt til grunn. Det er avtalt prisjusteringer underveis. Det har vært et godt samarbeid med leverandøren, og det har ikke vært behov for årlige eller halvårlige evalueringer. Fakturaer i forbindelse med anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentarer Ut fra hva som er bokført på leverandøren for 2013 ser verdifastsettelsen ut til å ha vært tilfredsstillende ( ,- ). Dokumentasjonen i forhold til anskaffelsen vurderes som tilfredsstillende. I de alminnelige innkjøpsvilkårene som er lagt fram i konkurransegrunnlaget, er det blant annet ikke tatt med punkter vedrørende krav til lønns og arbeidsvilkår. Det er heller tatt inn noe om hvordan man skal forholde seg til endringer, statistikk, oppsigelse av avtalen samt regler for forlengelse. Disse forholdene er imidlertid innarbeidet i selve rammeavtalen. Vi kan ikke finne noe som spesielt omtaler miljøkrav i dokumentasjonen, vi antar videre at dette er et område som ikke omfattet av kommunens regler om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning. Det er foretatt endringer og justeringer underveis. Noe dokumentasjon finnes, men det mangler dokumentasjon blant annet på forlengelse av avtalen. 37

48 Arbeider 2014 Mengsholveien Prosjekt Brumunddal (drift): Arbeidene er gjennomført våren 2014, og er en enkeltanskaffelse der det er innhentet pristilbud fra 3 forskjellige leverandører. Priser er basert på timepris på maskiner og anlegg, og det ikke dokumentert noen totalpris på det arbeidet som skal gjennomføres. Fakturaer på anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisjonen har mottatt følgende dokumentasjon - Pristilbud fra 3 leverandør Revisors kommentar: Det foreligger ingen dokumentert verdivurdering av anskaffelsen. Revisor antar verdien er over ,- og at anskaffelsen burde vært utlyst i Doffin. Det er ikke lagt fram noen kontrakt på anskaffelsen, og anskaffelsen vil således i liten grad oppfylle de kriterier som anskaffelsen vurderes i forhold til. Asfaltarbeider Østliveien, prosjekt 15108: Arbeidene er gjennomført løpende i Det inngås årskontrakt for arbeidene, og kontrakten er vurdert til en verdi av 1,4 millioner. Anskaffelsen er utlyst på Doffin, og revisjonen har mottatt følgende dokumentasjon: - Innkjøpssak 017/14 - Konkurransegrunnlaget for rammeavtale - Rammeavtale gjeldene for Melding om utfall anbudskonkurranse - Signert kontrakt Avtalen gjelder for 1 år om gangen, og omfatter legging av asfalt på de veger/arealer som er vedtatt av kommunen for vedkommende år. Ringsaker kommunes alminnelige innkjøpsvilkår er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget. Det er opplyst at det ikke har vært uenighet eller spesielle tvister med leverandøren når det gjelder leveransene. Kontrakten er signert av leder for enheten og representant for leverandøren. Fakturaer som gjelder anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentarer: Verdianslaget kan synes å være noe forsiktig ettersom det er bokført ca. 2 millioner på anskaffelsen i Verdien vil imidlertid være avhengig av hva som bevilges til asfaltering i kommunens budsjett. Dokumentasjonen i forhold til anskaffelsen vurderes som tilfredsstillende. Selv om kommunens alminnelige innkjøpsvilkår er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget, og som grunnlag i kontrakten, kan ikke revisjonen se at alle punkter i vilkårene slik de er presentert i økonomireglementet er tatt med. Dette gjelder f.eks. krav til lønns- og arbeidsvilkår for leverandøren, og endringer eller oppsigelse av kontrakten. Vi kan ikke finne noe som spesielt omtaler miljøkrav i dokumentasjonen, krav om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning er heller ikke omhandlet. Sammenheng mellom kravspesifikasjon, konkurransegrunnlag og kontrakt er tilfredsstillende. Ut fra det revisjonen er kjent med, har det ikke vært behov for endringer underveis. Det foreligger ingen dokumentasjon på at gjennomført oppdrag er fullført i henhold til kontrakt. 38

49 7.2.3 Enhet bygg og eiendom Bygg- og eiendomsenheten har ansvaret for drift og vedlikehold av alle kommunens eiendommer og bygg (ca m2) og forvalter alle kommunens boliger (435 stk.). Enheten har foretatt anskaffelser for 73 millioner i Bygg- og eiendomsenheten har fem avdelinger med hver sin avdelingsleder. Boligavdelingen har 6 ansatte og står for helhetlig forvaltning og formidling av boliger til vanskeligstilte (etter vedtak i andre enheter i kommunen). Teknisk avdeling har 3 ansatte og avdelingen har ansvaret for det tekniske i byggene. Alle bygg krever etterhvert høy teknisk kompetanse. Prosjektavdelingen har 4 faste og 1 midlertidig ansatt, og har ansvaret for å gjennomføre prosjekter innen bygg- og vedlikehold av kommunens eiendommer. Driftsavdelingen har 30 ansatte og omfatter bl.a. vaktmestertjenesten. I tillegg har enheten en merkantil avdeling med 4 ansatte. Denne avdelingen har bl.a. ansvaret for økonomisaker ved enheten. Enheten har i tillegg til de fast ansatte, 6-9 medarbeidere i et vedlikeholdsteam i samarbeid med NAV som gjennomfører ulike vedlikeholdsoppgaver. Innkjøp generelt Hver avdelingsleder er tildelt anvisningsmyndighet for sitt område innenfor økonomireglementets begrensninger. Det vil si at den enkelte avdelingsleder disponerer over sin budsjettramme når det gjelder anskaffelser. Enheten har et driftsbudsjett, og har i tillegg ansvaret for oppfølging av de største investeringene i kommunen. Enheten forholder seg til de rutiner for innkjøp som er fastsatt i økonomireglementet. Bilagene attesteres også ved avdelingene. Nye ansatte får opplæring i forhold til de oppgaver man har når det gjelder anskaffelser, og må sette seg inn i kommunens økonomireglement. Kommunen benytter kvalitetssystemet EQS. For store prosjekter finnes det skriftlig oversikter på hva som skal gjøres herunder sjekklister, mens det er mindre omfattende rutiner for små anskaffelser. Enheten har tatt i bruk kommunes e-handelssystem. Alle vaktmestere har for eksempel tilgang til dette systemet. E-handel fungerer best der man skal anskaffe standardvarer. I e-handelssystemet blir alle anskaffelser forhåndsgodkjent av den som har anvisningsmyndighet. Dette gjør at de ansvarlige får bedre oversikt og kontroll med anskaffelsene. Innkjøpskontraktene Vi har fått opplyst at enheten benytter standardkontrakter på de store prosjektene, ellers gjennomføres store deler av anskaffelsene ved enheten som avrop på inngåtte rammeavtaler. For de store byggekontraktene benytter kommunen NS 8407 Alminnelige kontrakts bestemmelser for totalentrepriser. For mindre bygningsmessige arbeider benyttes andre standardkontrakter eller at man har rammeavtaler som benyttes. På grunn av en del avvik (spesielt på dato for ferdigstillelse) på de mindre anskaffelsene fra rammeavtaleleverandørene, har enheten utarbeidet en egen kontrakt/skjema som skal benyttes ved denne typen anskaffelser. Man ser at det stadig er blitt viktigere å ha alt som er avtalt, dokumentert. Om man ikke har det, kommer man ikke langt dersom det oppstår avvik og man har behov for å klage. Kontraktene for de store byggeprosjektene signeres av leder for enheten. 39

50 Enheten har nå tatt i bruk en kontraktsform som kalles samspillkontrakter på de store prosjektene. NS 8407 er fortsatt utgangspunktet, men denne typen kontrakt gjør at oppdragsgiver, byggherre og entreprenør i større grad kan diskutere løsninger og kostnader, og finne fram til de løsningene som passer best for kommunen. Bygg- og eiendomsenheten har stor tro på at ordningen gjør at kommunen unngår unødig dyre løsninger på de nye prosjektene som starter opp. Kommunen har videre utarbeidet en bygg håndbok. Denne danner utgangspunktet når et prosjekt startes opp. Håndboken benyttes også i forbindelse med utlysning av konkurranse. Kommunen er i ferd med å ta i bruk et byggprosjektoppfølgingssystem som kalles ISY for å følge opp økonomien i prosjektene. Alle rammeavtaler inneholder punkter vedrørende etikk, miljø og arbeidsvilkår. Enheten ser imidlertid at disse punktene kan være vanskelige å følge opp i ettertid. Habilitetsspørsmål følges opp i henhold til økonomiregelverket. SHA plan (sikkerhet, helse og arbeidsmiljø) for entreprenøren, kreves i forhold til de byggekontrakter som kommunen inngår. I forhold til denne planen skal det gjennomføres stikkprøver. Ringsaker kommune har ikke selv den kompetansen som skal til for denne typen kontroller, og leier inn Norconsult på rammeavtale til å gjennomføre dette. Kommunen er selv byggherre i byggeprosjektene. Det benyttes totalentreprisekontrakter, og det er viktig for kommunen å sørge for at man har kompetanse slik at man kan ha prosjektledere i de store prosjektene selv. Når det gjelder tilgjengelighet og universell utforming er dette noe som det tas hensyn til for alle nye bygg. Kommunen har imidlertid også en del gammel bygningsmasse, og enheten ser at det hadde vært behov for en kartlegging av tilstanden på disse. Enheten har vanligvis ikke stilt spesielle krav til at leverandørene skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning i sine utlysninger, og kjenner ikke til at dette skal vurderes i forbindelse med anskaffelsene. Når det gjelder konsulentkjøp er det sjelden man kjøper konsulenttjenester hvor hensikten er å tilføre kommunens egne ansatte kompetanse på et spesielt fagområde. Som regel er det en konkret tjeneste man kjøper eller at resultatet legges fram som en rapport, plan el. Enheten har for øvrig et bevisst forhold når det gjelder hva slags kompetanse man skal ha selv, og hva man skal kjøpe fra andre. Et eksempel på at man har hatt konsulenter inne, og hvor det har vært et mål å overføre kompetanse, er varmepumpeteknologi. Det har vært et mål at vaktmesterne i kommunen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å vedlikeholde kommunens anlegg innen dette området. Prisfastsetting av prosjektverdi før utlysing kan være vanskelig. For de store prosjektene benytter kommunen enhetspris i form av m2 pris, mens for mindre arbeider tas det utgangspunkt i Norsk prisbok sine oppsett. Erfaring kommer selvsagt også godt med når det gjelder å fastsette prisanslagene. Oppfølging av innkjøpskontrakter Revisjonen har fått opplyst at det også her stor er forskjell på de store byggekontraktene og de mindre kjøpene. Ved hjelp av ISY systemet har kommunen mulighet til å foreta stikkprøver på detaljer i forbindelse med faktureringen. Systemet gir kommunen tilgang til alle grunnlagsdokumentene i prosjektet. Attestasjon og anvisning er videre viktige kontrollpunkter i forbindelse med oppfølging av at kommunen har fått det man har bestilt. Kommunens bygg håndbok er også viktig i forbindelse med oppfølging. Denne gir blant annet retningslinjer for hvordan oppfølging skal skje. 40

51 Kommunen har anskaffet et datasystem som heter «Finalcad». Dette er et Ipad basert system som brukes når man skal ha overtagelsesinspeksjon på nye bygg. I systemet kan man registrere de feil og mangler man finner på befaring. Feil og mangler blir så blir fulgt opp gjennom systemet slik at en sikrer at de blir utbedret. Det er ofte en tverrfaglig prosjektgruppe som foretar denne typen inspeksjoner. Det kan være opp til 25 stk. i gruppa med ansvar for ulike områder. Man kontrollerer både at bygget er i orden og i henhold til bestillingen, og at det tekniske fungerer før overtagelse. For de store prosjektene blir det avholdt faste samspillmøter. På disse diskuteres ulike løsninger og kostnader, og man kommer fram til de løsninger som er mest gunstig for kommunen. I disse møtene er det minimum prosjektlederne fra kommunen og prosjektlederne fra entreprenør som deltar. Det avholdes også faste styringsgruppemøter der kostnad, fremdrift og eventuelle avvik/konflikter er i fokus. Dette er møter der leder av bygg- og eiendom møter ledelsen i det aktuelle entreprenørfirma. Prosjektleder på begge sider deltar også. Dette er en god arena for å løse eventuelle konflikter. Skulle en mot formodning ikke løse konflikter der, løftes saken videre til rettssystemet. Det skrives referater fra alle disse møtene. Alle endringer i kontraktsmessige forhold skal tas opp i slike møter og protokollføres for å være gyldige. Avrop på rammeavtaler Revisjonen har fått opplyst at avrop på rammeavtaler brukes en god del ved enheten og det er spesielt rørleggere, malere, elektrikere, byggmestere og rådgivere som benyttes. Ellers har kommunen avtale om meglertjenester hos Bergen Energi vedrørende strøm til kommunens bygg. Denne avtalen forvaltes av bygg- og eiendomsenheten. Det jobbes for tiden med en ny avtale for elektroinstallasjoner. Man vil differensiere avtalen geografisk innen kommunen. Dette for å skaffe tilbydere som har kapasitet. Det er også inngått ny avtale med Norconsult fra 2014 her beskrives også hvordan avrop på rammeavtale skal gjennomføres, og det er interessant for revisjonen å velge ut en anskaffelse for 2014 hvor denne avtalen er benyttet. Enheten deltar når det skal inngås nye rammeavtaler som er spesielt aktuelle for bygg- og eiendomsenheten. Innkjøpsrådgiverne bistår i prosessen. Kontroll/ledermøte for kommunens ledere arrangeres månedlig. Temaer som tas opp her kan være f.eks. HMS, driftssituasjon, økonomi etc. Rammeavtaler er et fast tema på disse møtene. Enheten har fokus på å inngå rammeavtaler i god tid før utløp, slik at man er sikret at gyldige avtaler foreligger. Hvis ikke må enkeltanskaffelsene legges ut for konkurranse Utvalgte anskaffelser fra enhet bygg og eiendom For enhet bygg og eiendom er følgende anskaffelser plukket ut for nærmere gjennomgang: Ombygging universell utforming mm. Kommunal utleiebolig Objekt 75314: Anskaffelsen er et avrop på en rammeavtale. Rammeavtalen er inngått for ett år fra , med mulighet for forlengelse i år. Kostnadsrammen for anskaffelsen er i henhold til anskaffelsesprotokoll kr ,-. Revisor har mottatt følgende dokumentasjon: - Konkurransegrunnlag utlysing av rammeavtale - Div. dokumentasjon i forbindelse med utlysning av konkurranse 41

52 - Rammeavtale - Delegert innkjøpssak - prosjekt - Kravspesifikasjon prosjekt - Anskaffelsesprotokoll - Forhåndsmelding - HMS - Budsjett/regnskap prosjekt For anskaffelsen gjelder vilkår som for Ringsaker kommunes alminnelige innkjøpsvilkår. Dette er spesifisert i kontrakten for rammeavtalen. I rammeavtalen er det også henvist til at konkurransegrunnlaget er en del av avtalen som er inngått. I konkurransegrunnlaget er det konkretisert at det er kommunens alminnelige innkjøpsvilkår som er gjeldene kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlaget oppgir videre at bruk av underleverandører skal oppgis, krav om elektronisk handel og elektronisk faktura. Det er ikke oppstått noen situasjon der det har vært store avvik eller grunnlag for klage eller tvistebehandling. Man har likevel ikke vært helt fornøyd med leverandøren og har valgt å ikke fornye avtalen. Fakturaer som gjelder anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentarer: Verdianslaget kan synes å være noe forsiktig ettersom det er bokført ca ,- på anskaffelsen i Dokumentasjonen i forhold til anskaffelsen vurderes som tilfredsstillende. Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget, og som grunnlag i kontrakten. Det er etter hva vi kan forstå, ikke stilt noe krav om å være tilknyttet lærlingeordning i denne kontrakten, det foreligger heller ikke vilkår vedrørende miljømessige hensyn. Arbeidene har imidlertid direkte sammenheng med tilpasning i forhold til tilgjengelighet og universell utforming. Det har etter vår kjennskap ikke vært behov for endringer underveis. Det foreligger ingen dokumentasjon på at gjennomført oppdrag er fullført i henhold til kontrakt. Omgjøring skolekjøkken Moelv ungdomsskole Prosjekt 60414: Anskaffelsen er et avrop på en rammeavtale. Rammeavtalen er inngått for ett år fra med mulighet for forlengelse i år. Bestillingen av entreprenør er, etter hva revisjonen har fått opplyst, gjort via telefon. Det er ikke fremlagt noen dokumentasjon på kostnadsrammen for anskaffelsen. Revisor har mottatt følgende dokumentasjon: - Konkurransegrunnlag rammeavtale - Div. dokumentasjon i forbindelse med utlysning av konkurranse - Rammeavtale For anskaffelsen gjelder vilkår i henhold til Ringsaker kommunes alminnelige innkjøpsvilkår. Dette er spesifisert i kontrakten for rammeavtalen. I rammeavtalen er det også henvist til at konkurransegrunnlaget er en del av avtalen som er inngått. I konkurransegrunnlaget er det konkretisert at det er kommunens alminnelige innkjøpsvilkår som er gjeldene kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlaget oppgir videre at bruk av underleverandører skal oppgis, krav om elektronisk handel og elektronisk faktura. Det er ikke oppstått noen situasjon der det har vært store avvik eller grunnlag for klage eller tvistebehandling. Man har likevel ikke vært helt fornøyd med leverandøren og 42

53 har valgt å ikke fornye avtalen. Fakturaer som gjelder anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentarer: Det mangler dokumentasjon på kostnadsramme for anskaffelsen. Det er sannsynlig at denne er avtalt i forbindelse med befaring. Det bør etter vår oppfatning likevel foreligge dokumentasjon på dette knyttet til saken. Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget, og som grunnlag i kontrakten. Det er etter hva vi kan forstå, ikke stilt noe krav om å være tilknyttet lærlingeordning i denne kontrakten, det foreligger heller ikke vilkår vedrørende miljømessige hensyn. Det har etter vår kjennskap ikke vært behov for endringer underveis. Det foreligger ingen dokumentasjon på at gjennomført oppdrag er fullført i henhold til kontrakt. Malerarbeider Storgt. 44 Moelv Objekt 75709: Anskaffelsen er et avrop på en rammeavtale. Rammeavtalen er inngått for ett år fra med mulighet for forlengelse i år. Det er ikke fremlagt noen dokumentasjon på kostnadsrammen for anskaffelsen. Revisor har mottatt følgende dokumentasjon: - Konkurransegrunnlag rammeavtale - Div. dokumentasjon i forbindelse med utlysning av konkurranse - Rammeavtale For anskaffelsen gjelder vilkår i henhold til Ringsaker kommunes alminnelige innkjøpsvilkår. Dette er spesifisert i kontrakten for rammeavtalen. I rammeavtalen er det også henvist til at konkurransegrunnlaget er en del av avtalen som er inngått. I konkurransegrunnlaget er det konkretisert at det er kommunens alminnelige innkjøpsvilkår som er gjeldene kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlaget oppgir videre at bruk av underleverandører skal oppgis, krav om elektronisk handel og elektronisk faktura. Det er ikke oppstått noen situasjon der det har vært store avvik eller grunnlag for klage eller tvistebehandling. Fakturaer som gjelder anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person Revisors kommentarer: Det mangler dokumentasjon på kostnadsramme for anskaffelsen/bestillingen. Det bør etter vår oppfatning foreligge dokumentasjon på dette knyttet til saken. Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget, og som grunnlag i kontrakten. Det er etter hva vi kan forstå, ikke stilt noe krav om å være tilknyttet lærlingeordning i denne kontrakten, ei heller vilkår vedrørende miljømessige hensyn. Det har etter vår kjennskap ikke vært behov for endringer underveis. Det foreligger ingen dokumentasjon på at gjennomført oppdrag er fullført i henhold til kontrakt. Byggematerialer Helgøyavegen Objekt 75320: Anskaffelsen er et avrop på en rammeavtale. Rammeavtalen er inngått for tre år med virkning fra , med mulighet for forlengelse i 1 år. Det er ikke fremlagt noen dokumentasjon på kostnadsrammen for anskaffelsen. Revisor har mottatt følgende dokumentasjon: 43

54 - Konkurransegrunnlag rammeavtale - Div. dokumentasjon i forbindelse med utlysning av konkurranse - Rammeavtale For anskaffelsen gjelder vilkår i henhold til Ringsaker kommunes alminnelige innkjøpsvilkår. Dette er spesifisert i kontrakten for rammeavtalen. I rammeavtalen er det også henvist til at konkurransegrunnlaget er en del av avtalen som er inngått. I konkurransegrunnlaget er kommunens alminnelige innkjøpsvilkår et av vedleggene. Konkurransegrunnlaget oppgir videre krav om elektronisk handel, elektronisk faktura og erklæring fra leverandørene vedrørende miljø. Konkurransegrunnlaget inneholder også et punkt om etisk handel. Det foreligger et egenrapporteringsskjema for krav om etisk handel for agenter og importører som leverandørene fylte ut ved innlevering av tilbud. Det har etter hva revisjonen har fått opplyst ikke oppstått noen situasjon der det har vært store avvik eller grunnlag for klage eller tvistebehandling. Fakturaer som gjelder anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentarer: Det mangler dokumentasjon på kostnadsramme for anskaffelsen. Det bør etter vår oppfatning foreligge dokumentasjon på dette knyttet til saken. Vi ser at rammeavtalen omtaler priser og rabatter, men kommunens egne rutiner tilsier at bestillinger skal skje skriftlig. Det er ikke fremlagt innkjøpssak for arbeidene. Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår er lagt til grunn i konkurransegrunnlaget, og som grunnlag i kontrakten. Vi antar at dette er en leverandør hvor det ikke er relevant å stille krav om å være tilknyttet en lærlingeordning jfr. bygg og anleggsarbeider. Det har etter vår kjennskap ikke vært behov for endringer underveis. Leverte varer er bekreftet ved attestasjon og anvisning. Leie flyktningeboliger Tjeneste 2654: Anskaffelsen gjelder kommunens leie av bolig til flykninger. Revisor har mottatt følgende dokumentasjon: - Leiekontrakter Dette er en framleieavtale. Kommunen har bestemt seg for å gå bort fra denne typen leiekontrakter. Kommunen som leietager har ansvar for noe vedlikehold. Blant annet låser, vannkraner, servanter, vannklosettskåler med sete, lokk og sisterne, lampekupler, elektriske kontakter, brytere og sikringer. Bygg- og eiendomsenheten følger opp vedlikehold i boligene, mens sosialetaten formidler utleie. Fakturaer som gjelder anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentar: Dette er ikke en anskaffelse som vurderes i henhold til LOA, og vi ser bort fra denne i det følgende. Fyringsolje Sund nedre Objekt 73108: Det ble inngått avtale med leverandøren i 2001 med en varighet på 3 år med mulighet til forlengelse i 1+1 år. Det er ikke inngått nye avtale etter at denne avtalen gikk ut, men revisor har fått opplyst at kommunen har hatt årlige møter med leverandøren for å sikre markedsmessige betingelser. Revisor har mottatt følgende dokumentasjon: 44

55 - Delegert innkjøpssak 078/04 - Bekreftelse på prisendringer i 2012 og Invitasjon til deltagelse i en felles anbudskonkurranse med Hamar kommune Det foreligger ikke noen kontrakt i forhold til anskaffelsen eller avtale om kjøp av tilleggsarbeider eller utvidelse av anskaffelsen. Det foreligger heller ingen uoverensstemmelse med leverandøren og/eller klagebehandling. Kommunen er høsten 2014 invitert av Hamar kommune til å delta i en felles utlysning av anbudskonkurranse på drivstoff, fyringsolje, gass og smøremidler. Fakturaer som gjelder anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Kommunen vurderte høsten 2014 om de skulle akseptere invitasjonen eller gjennomføre egen konkurranse. Revisors kommentarer: Anskaffelsen må ses i sammenheng med tilsvarende kjøp til andre bygg i kommunen, og verdien på kontrakten må antas å ligge over ,-. Det foreligger ikke noe konkurransegrunnlag eller kontrakt, kun avtale om pris. Når det gjelder kontraktsforhold er det da kun pris som kan følges opp fra kommunen sin side. Denne justeres ca. en gang i året. Leverte varer er bekreftet ved attestasjon og anvisning. Utførte rivearbeider/paviljong Moelv skole Prosjekt 60007: Dette er en enkeltanskaffelse hvor man gjennomførte en minnekonkurranse. Det var 4 tilbydere som var invitert. Anslått verdi på anskaffelsen er i henhold til anskaffelsesprotokoll kr ,-. Følgende dokumentasjon er mottatt: - Konkurransegrunnlag/krav- og ytelsesspesifikasjon - Anskaffelsesprotokoll - Kontrakt - Budsjett/priskalkyle for gjennomføringen Her gjelder NS 8407 alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser. Konkurransegrunnlagets krav- og ytelsesspesifikasjon har eget punkt om miljøsanering. Her finnes det også krav i forhold til endringer, fakturering (inkl. fakturering av endringsarbeider) og byggherremøter. Det er forutsatt at det skrives referat fra disse møtene. Det er etter hva revisjonen har fått opplyst ikke oppstått noen situasjon der det har vært store avvik eller grunnlag for klage eller tvistebehandling. Fakturaer som gjelder anskaffelsen er attestert og anvist av bemyndiget person. Revisors kommentar: Det er bokført ca ,- i forhold til denne anskaffelsen i 2014, og verdifastsettelsen vurderes å være tilfredsstillende. Det samme gjelder dokumentasjon i forbindelse med anskaffelsen. Det er sammenheng mellom kontrakt og konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon, og kontrakten inneholder bestemmelser i henhold til kriteriene i revisjonsprosjektet. Inkludert krav om å være tilsluttet en lærlingeordning. Vi har forstått det slik at det ikke har vært spesielle behov for å følge opp anskaffelsen underveis. Det er ikke lagt fram dokumentasjon i forhold til om anskaffelsen er levert i henhold til kontrakten. 45

56 Tilstandskontroll svømmebasseng Tjeneste 2200: Anskaffelsen er et avrop på en rammeavtale. Rammeavtalen er inngått for to år fra med mulighet for forlengelse i år. Kostnadsrammen for anskaffelsen er vurdert til kr ,- Revisor har mottatt følgende dokumentasjon: - Konkurransegrunnlag rammeavtale - Rammeavtale - Forespørsel/svar avrop prosjekt - avrop 1-3 For anskaffelsen gjelder vilkår i henhold til Ringsaker kommunes alminnelige innkjøpsvilkår. Det er i kontrakten for rammeavtalen henvist til konkurransegrunnlaget. I konkurransegrunnlaget er det konkretisert at det er kommunens alminnelige innkjøpsvilkår som er gjeldene kontraktsbestemmelser. I tillegg til NS 8401, 8402 og Det er i konkurransegrunnlaget bl.a. stilt spesielt krav til lønns- og arbeidsvilkår både for leverandør og underleverandører. Til kontrakten for rammeavtalen er også vedlagt spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter. I disse finnes blant annet bestemmelser om sertifiseringer og godkjenninger, prosjekteringsmøter, elektronisk handel og fakturering, ordrebekreftelse og evalueringsmøter. Det er etter hva revisjonen har fått opplyst ikke oppstått noen situasjon der det har vært store avvik eller grunnlag for klage eller tvistebehandling. Fakturaer som gjelder anskaffelsen er attestert og anvist. Revisors kommentar: Det er bokført ca ,- i forhold til denne anskaffelsen i 2014, og verdifastsettelsen vurderes å være tilfredsstillende. Det samme gjelder dokumentasjon i forbindelse med anskaffelsen. Det er sammenheng mellom kontrakt og konkurransegrunnlag, og kontrakten inneholder bestemmelser i henhold til kriteriene i revisjonsprosjektet. Revisjonen antar anskaffelsen er på siden av hva som er relevant bransje for å kreve deltagelse i lærlingeordning. Dette gjelder også krav om vilkår vedrørende miljøhensyn. Vi har forstått det slik at det ikke har vært spesielle behov for å følge opp anskaffelsen underveis, og at tilstandsrapportene er dokumentasjon på at leveransen har skjedd i henhold til kontrakt. 7.3 Revisors vurdering Vurderingene er gjort i forhold til innsamlede opplysninger fra intervjuer fra de to utvalgte enhetene, samt den informasjon vi har om de utvalgte anskaffelsene. En av de utvalgte anskaffelsene gjaldt leie av flyktningeboliger, noe som faller utenom anskaffelsesregelverket. Denne anskaffelsen er derfor ikke medregnet når vi oppsummerer resultatene fra gjennomgangen. Enhetene oppgir å benytte kommunens felles reglement og rutiner for innkjøp og oppfølging av kontrakter. De har i noen grad utarbeidet egne skriftlige rutiner. Dette gjelder helst de store anskaffelsene eller prosjektene. I noen grad vil oppfølging av anskaffelser være tilstrekkelig beskrevet i kontrakten, for eksempel for bygge- og anleggsprosjekter. Revisor vurderer at enhetene med fordel kunne utviklet rutinebeskrivelser for oppfølging av sine spesielle anskaffelser. 46

57 Enhetene følger videre reglene for delegasjon som er nedfelt i kommunens økonomireglement og det er revisors inntrykk at enhetene har god oversikt over hvem som gjør hva, herunder hvem som er delegert myndighet til å bestille, stå for varemottak, fakturakontroll, attestasjon og anvisning. Når det gjelder etiske retningslinjer er det opplyst at man forholder seg til de krav til etisk opptreden og vurdering av habilitet som den enkelte har forpliktet seg til gjennom sin arbeidsavtale med Ringsaker kommune. Det er revisors vurdering at disse kravene tilfredsstiller kriteriene som er fastsatt for denne forvaltningsrevisjonen vedr. gaver etc., tilbud om bedriftsbesøk og privat bruk av kommunens innkjøpsavtaler. Det er også positivt at man ved en av de utvalgte enheter har hatt etikk som tema på ledermøte ved enheten. Revisor har fått oppgitt at dokumentasjon i forbindelse med anskaffelser registreres elektronisk i kommunens saksbehandlings- og arkivsystem og delvis i permer på saksbehandlernes kontor. Revisor vurderer at det beste vil være å oppbevare all dokumentasjon rundt en anskaffelse i kommunes saksbehandlings- og arkivsystem. Det viktigeste er likevel at dokumentasjonen oppbevares slik at den kan benyttes når kommunen har behov for det. Hvorvidt enhetene i tilstrekkelig grad dokumenterer sine anskaffelser, og oppfølging av disse, vurderes i forbindelse med gjennomgang av utvalgte anskaffelser. Av de anskaffelsene som er kontrollert i denne revisjonen har vi vurdert at 9 av 15 anskaffelser, er tilfredsstillende med hensyn til dokumentasjon av selve anskaffelsen. Det er med andre ord et forbedringspotensial med hensyn til dette. Revisor vurderer at enhetene har rutiner for å fastsette verdien på kontraktene. Dette gjøres på ulike måter. I noen tilfeller fastsetter budsjettrammen verdien, og det gjennomføres arbeider i henhold til dette. Ellers er erfaringspriser sentralt. Enhetene benytter også i stor grad rammeavtaler. Ved fornying og ny utlysning av rammeavtaler har vi tidligere vært inne på at det utarbeides statistikk for bruken av avtalene. Revisor antar dette også er tilfelle for de rammeavtalene som benyttes av denne enheten. Når det gjelder enhet bygg- og eiendom benyttes blant annet enhetspriser/m2 priser, men det erkjennes at det er krevende å finne eksakte kalkyler for anskaffelsene. I forhold til de utvalgte anskaffelsene har vi vurdert at 9 av 15 anskaffelser er tilfredsstillende med hensyn til at verdivurdering på utlyst kontrakt er dokumentert, og at denne har vært realistisk i forhold til virkelig verdi. Enhetene benytter standardkontrakter for bygg- og anleggsarbeider (NS Norsk Standard). Ellers foregår mye av innkjøpene som avrop på rammeavtaler. Revisor vurderer at disse i tilstrekkelig grad inneholder bestemmelser i henhold til LOA/FOA og anbefalinger om kontraktsoppfølgning fra DIFI. Dette er forutsatt at Ringsaker kommunen sine alminnelige innkjøpsvilkår legges til grunn. Detaljer rundt dette er vurdert i forbindelse med de utvalgte anskaffelsene. Vi vurderer at det for 9 av 15 anskaffelser foreligger kontrakter som ivaretar de kriteriene som er fastsatt for revisjonen. Det er for eksempel mangler når det gjelder krav til lønns- og arbeidsvilkår, endringer og/eller oppsigelse av kontrakt. Noen av disse avvikene er i forhold til krav i lov. Andre i forhold til hva som er anbefalt, samt kommunens egne regler for innhold i kontraktene. Når det gjelder hvorvidt kommunen setter betingelser om at leverandørene er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning, oppfatter revisor at denne bestemmelsen i økonomireglementet, ikke er kjent ved enhetene. Det legges da heller ikke inn vilkår om dette i de kontraktene som enhetene har hatt ansvaret for. Revisor vurderer at enhetene gjør anskaffelser i bransjer der det er behov for lærlingeplasser. Vi er informert om at krav om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning 47

58 er inntatt i ny avtale vedrørende elektro-/automasjonstjenester underskrevet ved årsskifte 2014/. Dette er positivt. Når det gjelder krav om miljømessige hensyn i kontraktene, har spesielt enhet teknisk drift oppgaver der miljøhensyn er hovedfokus. Vi har imidlertid fått innspill på at krav om miljøhensyn også kunne tas inn i andre kontrakter som enheten lyser ut. For eksempel kontrakter om transport. Når det gjelder bygg og eiendom vil det stilles krav til miljø i forhold til byggekontraktene, og da i forhold til krav i og lov og forskrift vedrørende oppføring av bygg. Når det gjelder tilgjengelighet og universell utforming stilles det også lovkrav om dette, og det følges opp i bygge- og anleggskontrakter som enhetene gjennomfører. I forhold til de utvalgte anskaffelsene har vi registrert at det kun er 1 kontrakt hvor det er stilt som vilkår at leverandøren skulle være tilsluttet en offentlig godkjent lærlingeordning, det er 6 kontrakter der dette kravet er uaktuelt (jfr. kommunens egne regler om dette) og 8 kontrakter innen bygg/anlegg hvor dette kunne vært vurdert. Når det gjelder vilkår om miljøhensyn er det for 3 av 15 anskaffelser dokumentasjon som omtaler krav i henhold til dette. Selv om det i forbindelse med noen kontrakter ikke er særlig relevant å ha med vilkår om dette, fastsetter FOA at det i behovs- og kravspesifikasjonen skal legges vekt på miljømessige konsekvenser. Vi mener man bør vurdere om dette er aktuelt å gjøre, i større grad enn hva som gjøres i dag. Det stilles vilkår om tilgjengelighet og universell utforming i 2 av 15 anskaffelser. Vi vurderer at de 13 anskaffelsene der slik vilkår ikke er stilt, heller ikke er relevante i forhold til dette. I revisjonskriteriene heter det at anskaffelsene bør være spesifisert med en behovs- og kravspesifikasjon. Denne bør videre være angitt i konkurransegrunnlaget. Ved de to kontrollerte enhetene er dette kontrollert i forbindelse med gjennomgang av de utvalgte anskaffelsene, herunder konkurransegrunnlaget. Gjennomgangen viser at det for 12 av 15 anskaffelser er tilfredsstillende kobling mellom kravspesifikasjon, konkurransegrunnlag og kontrakten. For de 3 siste anskaffelsen var ikke dette mulig å vurdere ettersom det manglet dokumentasjon. Kommunen bør ha et system for kontraktsoppfølging som kan håndtere endringsordre og tilleggsarbeid. Enhetene foretar anskaffelser innen et vidt spekter. Eventuelle behov for endringer underveis følges opp fortløpende med leverandørene. På de store bygge- og anleggskontraktene er prosedyre for endringsarbeid og tilleggsarbeider fastsatt i kontrakten. For de mindre kontraktene varierer det hvordan dette blir gjort. I forbindelse med gjennomgang av utvalgte anskaffelser var det kun 2 av 15 anskaffelser hvor det foreligger dokumentasjon på at det er behov for endringsarbeider. Revisor oppfatter at de kontrollerte enhetene har en del anskaffelser på områder hvor det kan være aktuelt med denne typen endringer, og at man følger anskaffelsene tett. Det er av den grunn revisor sin vurdering at man i større grad bør skriftlig gjøre endringer underveis og dokumentere hva man ble enige om. Kommunen bør ha kontrollrutiner for å kontrollere at man faktisk får det man betaler for, underveis og når kontrakten avsluttes. Det er revisors vurdering at man i forhold til de store bygg- og anleggskontraktene har kontrollrutiner og systemer for å følge opp underveis, og når kontrakten avsluttes. Det er ingen store byggeprosjekter blant de utvalgte anskaffelsene (jfr. prosjektets avgrensning) og det er således ikke fulgt opp om systemene for disse fungerer godt i praksis. I forhold til for eksempel mindre vedlikeholdsarbeider innen bygg og teknisk kunne man med fordel skriftlig gjøre rutiner for underveis- og sluttkontroll, samt at dette dokumenteres. I forhold til de utvalgte 48

59 anskaffelsene foreligger det dokumentasjon på at man har fått levert i henhold til bestilling for 3 av 15 anskaffelser. Av de 12 anskaffelsene hvor dokumentasjon ikke foreligger er det 3 som med det med stor sannsynlighet finnes dokumentasjon knyttet til andre saker (2 hovedprosjekt og 1 konsulentrapport). Kommunen bør ha rutiner for å kontrollere at leverandørene fakturerer i henhold til kontrakten. Dette skjer ved kontroller som gjennomføres ved fakturakontroll, attestasjon og anvisning. For de store byggeprosjektene følges dette tett opp. Blant annet for å følge opp økonomien i prosjektene. En forutsetning for at en faktura skal bli betalt er at den er attestert og anvist. Dette reguleres av økonomi/regnskapssystemet. Når det gjelder hvorvidt enhetene følger opp andre kontraktsbestemmelser som etiske forhold, lønnsog arbeidsvilkår for leverandører og underleverandører, miljømessige krav, tilgjengelighet og universell utforming og at leverandøren er tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning, har vi i vår gjennomgang av anskaffelser sett at det spesielt er miljømessige krav og krav til å være tilsluttet en lærlingeordning som brukes minst. Kravet om tilgjengelighet og universell utforming og en eventuell kompetanseoverføring ved kjøp av konsulenttjenester, benyttes når det er behov for det. Ellers har vi merket oss at krav til lønn- og arbeidsvilkår tas med i en del av kontraktene. Det varierer altså hvilke av kontraktsbestemmelsene som er medtatt i kontraktene, og som av den grunn kan følges opp i ettertid. Etiske forhold, lønns- og arbeidsvilkår, miljømessige krav og tilgjengelighet/universell utforming tas opp i leverandørsamtaler med de leverandører der hvor slike samtaler gjennomføres. Jfr. evalueringsskjema for tjenesteleveranser, og hvor det er satt vilkår om dette i kontrakten. Når det gjelder tilknytning til en offentlig godkjent lærlingeordning har ikke dette vært inntatt i kontraktene i enhetenes anskaffelser i særlig grad. I forhold til kompetanseoverføring ved kjøp av konsulenttjenester er det i praksis sjelden at dette er aktuelt. I den grad det er aktuelt spesifiseres dette i konkurransegrunnlag og kontrakt, og følges opp i henhold til kontrakten. En av de kontrollerte enhetene kan bekrefte at de har hatt et tilfelle hvor dette var aktuelt. Det er ellers oppgitt at det er noen av punktene det er inngått kontrakt på som oppfattes som vanskelige å følge opp. Revisor har forstått det slik at det i liten grad foretas egne kontroller i forhold til lønns- og arbeidsvilkår. Dette kan for eksempel gjennomføres ved å kreve dokumentasjon på lønns- og arbeidsforhold fra leverandøren. Det vil variere hvor stor risiko som er gjeldene i ulike bransjer, og man bør nok foreta en risikovurdering i forhold til dette. Spesielt i bygg- og anleggsbransjen har det de senere år vært avdekket at selskaper som har vært ansett som seriøse, har operert med underleverandører som har brukt svart arbeidskraft, benyttet fiktiv fakturering, bedrevet moms eller skatteunndragelse, og gjort seg skyldig i sosial dumping. Det er etter revisors oppfatning grunn til å være på vakt her. Enhetene vil ha ansvar for å sikre at alle aktuelle vilkår i henhold til lov, anbefalinger og kommunens egne reglementer også er regulert mellom avtalepartene ved avrop. Rammeavtalen vil i mange tilfeller være tilstrekkelig til å sikre at alle aktuelle vilkår er regulert ved avrop. For eksempel ved kjøp av forbruksvarer. Ved for eksempel mindre bygg og vedlikeholdsarbeider vil det imidlertid være behov for avtaler i tillegg. Bygg og eiendom hadde utarbeidet egen minikontrakt for avrop på vedlikeholdsarbeider innen noen av de rammeavtalene som de benyttet. Revisor vurderer at dette kan være et nyttig hjelpemiddel, som det sannsynlig vil være behov for også andre steder. 49

60 Ellers fører innkjøpsrådgiverne oversikt over avropene under den enkelte rammeavtale og følger opp når avtalene må fornyes ellers lyses ut på nytt. Noen av avtalene som brukes ved enhetene fornyes også hvert år slik at man har en fast syklus for avtalene. 50

61 8 Problemstilling 3: Hvordan følger kommunen/enhetene opp eventuelle avvik i forhold til kontrakt Problemstilling 3: Hvordan følger kommunen/enhetene opp eventuelle avvik i forhold til kontrakt og kontraktsbestemmelser 8.1 Revisjonskriterier for problemstilling 3 Revisjonskriterier for alle problemstillingene i prosjektet er beskrevet i sin helhet i vedlegg A til rapporten. Følgende kriterier (i kortform) gjelder for problemstilling 3.: 0. Avvikshåndtering og tvistebehandling omtales i kontrakten 1. Kommunen har rutiner for å følge opp kontraktens verdi. Verdien på kontrakten må ikke gå vesentlig utover det som ble kunngjort. Dette omfatter også rutiner for å følge opp endringer underveis/tilleggsarbeider. 2. Kommunen har rutiner for hvordan kontraktsbrudd skal håndteres. Herav at: a. Kommunen har rutiner for å overholde tidsfrister b. Kommunen dokumenterer avvik, og avgir skriftlig klage 8.2 Innhentede data Det er innhentet data gjennom dokumentgjennomgang, intervjuer og via gjennomgang av utvalgte anskaffelser Felles rutiner i forhold til hele kommunen I kommunens økonomireglement heter det, i forbindelse med varemottak og mottak av tjenesteleveranse at dersom leveransen lider av vesentlige mangler eller feil, skal leverandøren umiddelbart gis skriftlig beskjed om dette. I intervju har vi fått opplyst at kommunen generelt har en høy grad av skriftlighet i forhold til kommunikasjon med leverandørene. Kommunens alminnelige innkjøpvilkår gjelder også for avvikshåndtering. I disse vilkårene er det nedfelt at henvendelser vedrørende mangler eller reklamasjon skal gjøres skriftlig, og at alle endringer og tillegg til kontrakten skal avtalefestes ved egen endrings- eller tilleggsavtale. Det heter videre at leverandørene på forespørsel skal kunne utarbeide eller kunne legge fram leveringsstatistikk. De alminnelige innkjøpsvilkårene omfatter også regler om oppsigelse. Dette forutsettes ved vesentlig mislighold av avtalen. Vilkårene omhandler også rettsforhold og tvistebehandling. Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår legges til grunn i konkurransegrunnlaget i de tilfeller kommunen bruker egne kontrakter 51

62 Som nevnt i kapittel håndteres endringsordre, tilleggsarbeider og suppleringskjøp i stor grad av de enheter som har bestilt varen eller tjenesten. Innkjøpsrådgiverne er imidlertid tilgjengelige som fagpersoner innen innkjøp når det er behov for det. Endringsordre og tilleggsarbeider er spesielt aktuelt i forbindelse med bygg- og anleggskontrakter. NS standard kontrakter har regler for denne typen hendelser. Det samme gjelder kommunens generelle innkjøpsvilkår. I forbindelse med byggeprosjekter gjennomføres det byggherremøter hver 14. dag, der blant annet status på arbeidet er tema. Endringer, tilleggsarbeider og eventuelle andre avvik følges fortløpende opp. Kommunen har anskaffet et IKT verktøy for å kartlegge avvik i byggeprosjektene. Dette systemet brukes blant annet i forbindelse med sluttbefaring. De feil som avdekkes, legges inn i systemet og kreves rettet før kommunen overtar et bygg eller anlegg. I forbindelse med rammeavtalene er det avtalt at man arrangeres såkalte leverandørsamtaler (gjelder for alle nye avtaler og et utvalg av de gamle). Her benyttes et eget evalueringsskjema som legges til grunn, og hensikten er å evaluere leveransen og oppfølging av inngått kontrakt. Avvik er et av punktene i skjemaet og samtalen. Myndighet til å foreta anskaffelser er tett knyttet opp mot budsjettmyndighet. Den som er delegert ansvar for budsjettet til en enhet eller avdeling har også oppfølgingsansvar i forhold til at vedkommende anviser og utsteder betalingsgodkjenning i forhold til fakturerte anskaffelser. Det er også denne som bestemmer hvem som skal ha myndighet til å foreta innkjøp. Det tilligger således de som er tildelt budsjettmyndighet et særlig ansvar for å følge opp at det ikke gjøres innkjøp utover budsjettrammene. Dette er nedfelt i økonomireglementet og delegasjonsreglementet. I forhold til rammeavtaler følger innkjøpsrådgiverne opp statistikk over avrop fra disse. Økonomireglementet fastslår at innkjøpsansvarlig, før bestilling skal foreta en gjennomgang og kontroll med avtaleutkast i forhold til blant annet sanksjoner ved for sen levering, mangelfull levering eller manglende levering. I forhold til mottak av varer eller tjenester heter det videre at dersom leveransen lider av vesentlige mangler eller feil, skal leverandøren umiddelbart gis skriftlig beskjed om dette. Kommunens alminnelige innkjøpsvilkår gir regler for hvordan levering skal skje, sanksjoner ved forsinket levering og fordeling av kostnaden ved avvik. Videre er det fastsatt regler for oppretting av eventuelle mangler og reklamasjon samt oppsigelse av avtalen Rutiner ved utvalgte enheter Det er innhentet opplysninger om hvordan avvik følges opp og håndteres ved de to utvalgte enhetene teknisk drift og bygg og eiendom. Når det gjelder enhet teknisk drift har vi fått opplyst at det er sjelden at det er aktuelt med endringsordre og tilleggsarbeider. Problemstillingen er kanskje mest aktuell for utbyggingsavdelingen, der det kan skje at ting må endres underveis. Det er også sjelden det oppstår situasjoner hvor avvik eller endringer må følges opp formelt med avviksmeldinger eller endringsmeldinger. Enheten har tett oppfølging av sine leverandører, noe som gjør at man får rettet opp avvik som oppstår underveis, og uten konflikt. Et annet eksempel på avvikshåndtering er «Vegen min» på kommunens hjemmeside, og hvor innbyggerne kan melde inn forhold som må rettes opp. Kommunen rykker her ut ved henvendelse dersom det er forhold som må rettes opp. 52

63 Når det gjelder enhet bygg og eiendom er det forskjell på håndteringen i forhold til de store byggeprosjektene og de mindre arbeidene. For de store prosjektene har vi fått opplyst at det ligger et strengt regelverk til grunn for håndteringen, og man har egne skjemaer som fylles ut. For de små byggearbeidene er endringer i henhold til avtale i større grad tillitsbasert, og man kommuniserer ofte per e-post. Det er imidlertid ikke så ofte at enheten har enkeltstående anskaffelser på små byggearbeider. Da benyttes som hovedregel en rammeavtaleleverandør. For anskaffelser foretatt på rammeavtaler kan selvsagt anskaffelsen bli dyrere en budsjettert, men det vil da ikke ha noen konsekvens i forhold til anskaffelsesregelverket. Kun i forhold til budsjettet. Håndtering av avvik eller kontraktsbrudd er omtalt i kontraktene, og eksempel på sanksjon er dagbøter. Dette sikrer at kommunen får kompensasjon for ulempen ved forsinkelsen, men det er på ingen måte en situasjon som kommunen ønsker at skal oppstå. Ulempen er nok uansett større enn kompensasjonen. Når det gjelder nybygg følger kommunen opp at alle feil og mangler ved bygget mm. avdekkes. Retting må være gjennomført før prøvedrift på bygget iverksettes. 9 Revisors vurdering Det er revisors vurdering at kommunen har retningslinjer og rutiner som beskriver hvordan innkjøpsansvarlige skal opptre dersom det oppstår avvik i forhold til en kontrakt, eller dersom det oppstår uenighet om hvordan innkjøpskontraktene skal tolkes. Der det gjennomføres leverandørsamtaler, vurderes dette som et godt verktøy til å følge opp avvik som eventuelt har oppstått. Resultatet fra gjennomgang av anskaffelseskontrakter viser at de fleste kontraktene inneholder bestemmelser om avvikshåndtering og tvistebehandling (12 av 15). Ut fra dette mener vi kommunen i utgangspunktet har etablert internkontroll rutiner i forhold til dette. Avvikshåndtering og tvistebehandling omtales i det alt vesentligste i kontraktene. Det heter i kommunens alminnelige innkjøpsvilkår at alle endringer og tillegg til kontrakten skal avtalefestes ved egen endrings- eller tilleggsavtale. Ut fra intervjuer har vi inntrykk av at enhetene har som rutine å følge opp avvik fortløpende. I alle fall på de store anskaffelsene, der oppfølgingen også er mer formalisert. I forhold til mindre anskaffelser har vi fått opplyst at det er mer sjelden at det det er behov for oppfølging. Det finnes lite med dokumentasjon vedrørende endringer eller justeringer for de anskaffelsene som har vært underlagt vår kontroll. I følge de enhetene vi har snakket med har det heller ikke vært spesielle behov for oppfølging, og det har vært enighet med revisjonen om at det er viktig å dokumentere slike endringer, og å ta vare på dokumentasjonen. Vi oppfatter videre at anskaffelsene, og verdiendring på kontraktene er tett knyttet opp mot budsjettmyndigheten. Rammeavtaler følges opp i forhold til avrop. Revisor vurderer ut fra dette at kommunen har tilfredsstillende rutiner for å følge opp kontraktens verdi. Når det gjelder rutiner for håndtering av kontraktsbrudd er dette nedfelt i økonomireglementet og kommunens alminnelige innkjøpsvilkår. Disse tilsier at kommunen dokumenterer avvik, og henvender seg skriftlig til leverandøren. Det er også i noen grad fastsatt tidsfrister. Revisor anser mulighetene til å agere ved et eventuelt kontraktsbrudd som tilfredsstillende når kommunens alminnelige innkjøpsvilkår 53

64 legges til grunn for anskaffelsen. Det skjer imidlertid at innkjøpere benytter kontrakter som ikke er i overenstemmelse med disse vilkårene. Ut fra de innspill vi har fått fra kontrollerte enheter, er det sjelden det oppstår avvik de ikke klarer å håndtere uten konflikt. Jevnt over vurderer revisor rutinene for håndtering av kontraktsbrudd som tilfredsstillende. 10 Konklusjon Formålet med denne revisjonen har vært å kartlegge og vurdere hvordan et utvalg virksomhetsområder og enheter i Ringsaker kommune praktiserer oppfølging av inngåtte avtaler om kjøp av varer og tjenester. Det er tatt utgangspunkt i felles regler og rutiner for kommunen, samt at vi har vurdert hvordan disse følges opp ved to av kommunens enheter. I de følgende vil vi konkludere på hver enkelt problemstilling som er satt opp for forvaltningsrevisjonen. Det er vurdering av ulike revisjonskriterier som danner grunnlaget for konkusjonen under hver problemstilling. De revisjonskriteriene som revisor ikke har spesielle bemerkninger til er ikke kommentert i konkusjonen. Har kommunen og enhetene etablert tilfredsstillende rutiner for kontaktsoppfølging? Hovedkonklusjonen er at kommunen her etablert tilfredsstillende rutiner for kontraktsoppfølgning. I forbindelse med karlegging av rutiner oppfatter revisor at kommunen i tilstrekkelig grad oppfyller de kriterier som er fastsatt for forvaltningsrevisjonsprosjektets problemstilling nummer 1. Revisor har imidlertid følgende kommentarer: I forbindelse med vurderingen av om kommunen har skriftlige rutiner for innkjøp og oppfølging av kontrakter, mener vi at det er størst fokus på rutinebeskrivelser for innkjøp, og ikke så stort fokus på rutinebeskrivelser i forhold til oppfølging av kontrakter. Kommunen har likevel dokumenter som gir regler for de fleste trinn i anskaffelsesprosessen. I forhold til om rådmannen har et system for testing av internkontrollen kan vi konkludere med at det gjennomføres ulike tester og kontroller, og at man holder oversikt over innkjøpene. Revisor er imidlertid ikke kjent med at det rapporteres spesielt på dette arbeidet. Revisor vurderer at kriteriene vedrørende etiske retningslinjer og rutiner for habilitetsvurderinger er oppfylt. Kommunen har imidlertid ikke opprettet etiske retningslinjer som et eget dokument. Etter revisors vurdering ville et eget dokument som omhandler etikk øke fokuset på dette området, og gjøre det enklere å gjennomføre opplæring og oppfølging av etikkspørsmål ute på kommunens enkelte enheter. Når det gjelder innholdet i kontraktene har denne forvaltningsrevisjonen fokusert spesielt på om det foreligger krav om etiske forhold inkludert lønns- og arbeidsvilkår, miljøhensyn, tilgjengelighet og universell utforming og krav om at leverandørene skal være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning. Av disse kontraktsvilkårene vurderer revisor at krav om miljømessige hensyn i liten grad er hensyntatt i kommunens reglementer og rutiner. 54

65 Følger kommunen/enhetene opp at leverandørene leverer i samsvar med kontrakten og kontraktbestemmelsene, herunder: - Etiske krav? - Lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens og underleverandørens ansatte? - Miljømessige krav? - Lærlinger - Vilkår om kompetanseoverføring i kontrakter om kjøp av konsulenttjenester Enhetene oppgir å benytte kommunens felles reglement og rutiner for innkjøp og oppfølging av kontrakter. Det samme gjelder regler for delegasjon, etisk opptreden og habilitetsvurderinger. Revisor vurderer at den enkelte enhet vil kunne ha spesielle behov for maler og rutinebeskrivelser i forhold til egen enhet, ettersom den enkelte enhet foretar ulike typer anskaffelser. Enhetene bør etter revisors vurdering, oppmuntres til å utvikle maler og rutinebeskrivelser som passer for deres anskaffelser. I forhold til den dokumentasjon som foreligger når det gjelder anskaffelser, vurderer revisor at det er rom for forbedring. Dette både i forhold til å sikre tilstrekkelig dokumentasjon, og å oppbevare dokumentasjon i forhold til en og samme anskaffelse samlet. Enhetene bør etter revisors oppfatning oppmuntres til å jobbe aktivt med dette, for å sikre tilstrekkelig dokumentasjon i forhold innkjøpene og oppfølging av kontraktene. Selv om enhetene oppgir å benytte standardkontrakter eller kontrakter som er i henhold til Ringsaker kommunens alminnelige innkjøpsvilkår, har revisor ved detaljkontroller funnet enkelte kontrakter som ikke ivaretar de kravene vi har stilt i denne forvaltningsrevisjonen. Det er for eksempel mangler når det gjelder krav til lønns- og arbeidsvilkår, endringer eller oppsigelse av kontrakt. Det bør således gjennomføres tiltak for å sikre at kontraktene også inneholder krav til lønns- og arbeidsvilkår hos leverandør eller underleverandør, samt bestemmelser om endringer og/eller oppsigelse av kontrakt. Kommunen benytter behovs- og kravspesifikasjoner som legges fram i forbindelse med konkurransegrunnlaget. Revisor vurderer at det er tilfredsstillende kobling mellom behovs- og kravspesifikasjonen og kontraktene. Det er revisors vurdering at kommunen har et system for kontraktsoppfølgning som kan håndtere endringsordre og tilleggsarbeid. Det bør imidlertid vurderes om man i større grad bør skriftlig gjøre endringer underveis slik at man kan dokumentere hva man ble enige om. Det samme gjelder i forhold til en eventuell slutt- og ferdigstillingskontroll. Når det gjelder de spesielle kontraktsvilkårene som er nevnt i problemstillingene, kan vi konkludere som følger: o Etiske krav tas vanligvis med i kontraktene og følges opp gjennom kommunens samarbeidsavtale om etisk handel. Dette er også et punkt som, sammen med krav om lønnsog arbeidsvilkår og krav til miljøhensyn, følges opp ved såkalte leverandørsamtaler. 55

66 o I forhold til krav om lønns- og arbeidsvilkår for leverandør og underleverandør, har enhetene i noen grad dette med i sine kontrakter. Som nevnt over finnes imidlertid unntak. I forhold til å ta inn krav om miljømessige hensyn i kontraktene, så blir dette gjort i en del tilfeller. Revisor vurderer imidlertid at kommunen og enhetene kunne hatt større fokus på dette. Både krav til lønns- og arbeidsvilkår og miljøhensyn er lovpålagte krav i henhold til FOA. I forhold til krav om lønns- og arbeidsforhold er det også risiko for sosial dumping og annen kriminalitet. Etter revisors vurdering bør det derfor vurderes å gjennomføre risikovurderinger på området, og å innhente dokumentasjon fra leverandører. o Når det gjelder krav til leverandørene om å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning benyttes dette i liten grad, selv om de undersøkte enheter foretar anskaffelser i bransjer der dette kunne være aktuelt. Bestemmelsen i økonomireglementet om at dette skal vurderes i forbindelse med anskaffelser innen bygg og anlegg, synes heller ikke å være spesielt godt kjent ved enhetene. Revisor mener derfor at det bør vurderes om denne bestemmelsen kan benyttes i større grad enn i dag. o I forhold til vilkår om kompetanseoverføring i kontrakter om kjøp av konsulenttjenester er kommunens holdning at i de tilfeller dette er aktuelt, så må det konkretiseres i behovs- og kravspesifikasjonen, og følges opp på vanlig måte. Revisor vurderer dette som tilfredsstillende. Hvordan følger kommunen/enhetene opp eventuelle avvik i forhold til kontrakt og kontrakts bestemmelser Det er revisors vurdering at kommunen har reglementer og dokumenter som beskriver hvordan innkjøpsansvarlige skal opptre dersom det oppstår avvik i forhold til en kontrakt eller dersom det oppstår uenighet om hvordan innkjøpskontraktene skal tolkes. Avvikshåndtering og tvistebehandling omtales i det alt vesentligste i kontraktene. Revisor vurderer at kommunen har tilfredsstillende rutiner for å følge opp kontraktens verdi og håndtering av kontraktsbrudd. 11 Anbefalinger Med bakgrunn i de vurderinger og konklusjoner som er gjort i revisjonsprosjektet, anbefaler revisor at rådmannen: Forsetter å fokusere på rutiner for oppfølging av innkjøpskontrakter. Utarbeider egne etiske retningslinjer til bruk i organisasjonen. Vurderer hvordan vilkår om miljømessige hensyn i større grad kan tas hensyn til i kommunens reglementer og rutiner for innkjøp. Oppmuntrer enhetene til å utvikle egne maler og rutinebeskrivelser som passer for deres spesielle anskaffelser. 56

67 Sørger for at man i forbindelse med anskaffelser jobber aktivt for å sikre tilstrekkelig dokumentasjon i forhold til innkjøpene og oppfølging av kontraktene. Dette gjelder både i forbindelse med selve anskaffelsen, men også i forhold til endringer underveis og eventuell slutt- og ferdigstillingskontroll. Vurdere hvordan man i større grad kan sikre at det i kontraktene blir tatt inn vilkår om: - Lønns- og arbeidsvilkår for leverandør og underleverandører - Miljømessige hensyn - Å være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingeordning Vurdere om man i større grad kan gjennomføre risikovurderinger og eventuelt innhente dokumentasjon fra leverandører vedrørende lønns- og arbeidsforhold. 57

68 12 Rådmannens høringsuttalelse 58

69 59