*Bergen kommune skal innen ha oppnådd et sykefravær på 7,9 % eller lavere.

Transkript

1 8/13 Hovedarbeidsmiljøutvalget Status for arbeidet med å nå kommunens IA-mål HEBE ESARK Hva saken gjelder: I møte vedtok HAMU følgende konsern IA-mål: «a) konsernmål sykefraværsutvikling: *Bergen kommune skal innen ha oppnådd et sykefravær på 7,9 % eller lavere. b) aktivitetsmål for arbeidet med økt nærvær på konsernnivå * Bergen kommune skal tilby minimum to kurs pr år i praktisk nærværsarbeid for ledere. * Bergen kommune skal tilby minimum to kurs i praktisk nærværsarbeid for arbeidsmiljøgruppene. c) aktivitetsmål for arbeidet med oppfølging og tilrettelegging for egne arbeidstakere *Bergen kommune skal tilby minimum to kurs pr. år for ledere knyttet til oppfølging og tilrettelegging for egne arbeidstakere. * Bergen kommune skal til enhver tid ha lett tilgjengelig og korrekt informasjon om oppfølging og tilrettelegging for egne arbeidstakere på HR-nett. d) aktivitetsmål for Bergen kommune sitt samarbeid med NAV om personer som i dag står utenfor arbeidslivet. *Bergen kommune skal i samarbeid med NAV tilrettelegge for inntil 50 praksisplasser for personer som er klarert for arbeidsutprøving. *Bergen kommune skal ta imot og tilrettelegge for inntil 50 for personer med behov for varig tilrettelagt arbeid. Det gjennomføres en workshop for hovedverneombudene i januar Arbeidet i workshopen skal munne ut i en skriftlig veileder for arbeidsmiljøutvalgene.» I møte ble det gitt en muntlig redegjørelse for status på IA arbeidet i Bergen kommune. I møte , ble det etterspurt en oversikt over kommunens IA-mål og fremdriften i arbeidet med å nå disse. På bakgrunn av dette redegjøres for status på konsern IA-mål. HR-seksjonen har i tillegg innhentet status for IA-mål i byrådsavdelingene og i de kommunale foretak, disse fremkommer som vedlegg til saken. 1

2 Delmål 1: Konsernmål for sykefraværsutvikling er at Bergen kommune innen har oppnådd et sykefravær på 7,9 % eller lavere. Sykefraværsstatistikken for 2012 viser et sykefravær på 9,5 %, dette innebærer en økning på 0,1 prosentpoeng i forhold til Det bemerkes at kommunen har hatt utfordringer knyttet til systemet som produserer sykefraværsstatistikk. Aktivitetene knyttet til arbeidet for økt nærvær har i 2012 i all hovedsak dreid seg om kompetanseheving for ledere, arbeidsmiljøgrupper og verneombud. I tillegg har resultatoppnåelse knyttet til IA-målene hatt et sterkt fokus. Aktivitetsmål på konsernnivå for arbeidet med økt nærvær innebærer at Bergen kommune skal tilby minimum to kurs pr år i praktisk nærværsarbeid for ledere og minimum to kurs i praktisk nærværsarbeid for arbeidsmiljøgruppene. I 2012 har det vært gjennomført to kurs i Praktisk nærværsarbeid for ledere. Kurset skal bidra til å styrke ledernes kompetanse i nærværsarbeid. Tett oppfølging av alle medarbeidere, systematisk utvikling av arbeidsmiljøet og etablering av nærværskultur på arbeidsplassen er viktige tema. Målet er at lederne skal kunne legge til rette for helsefremmende arbeidsplasser som kan bidra til økt nærvær. Ca. 70 ledere har deltatt på kurset. I 2012 har det vært gjennomført to kurs i Praktisk nærværsarbeid for arbeidsmiljøgrupper. Arbeidsmiljøgruppene utgjør en viktig arena for nærværsarbeid og styrking av nærværskompetansen hos disse gruppene har vært et viktig tiltak for videreutvikling av nærværskulturen i kommunen. Målet er at medlemmene i arbeidsmiljøgruppene skal fungere som viktige støttespillere i arbeidet med å etablere en nærværskultur på det enkelte arbeidssted. Ca. 100 medlemmer i arbeidsmiljøgrupper har deltatt på kursene. Delmål 2: Aktivitetene knyttet til arbeidet for oppfølging og tilrettelegging har i 2012 i hovedsak dreid seg om kompetanseheving, informasjonsformidling på HR-nett, utarbeidelse retningslinjer og kartlegging av antall praksisplasser for personer med redusert arbeidsevne. Aktivitetsmål på konsernnivå for arbeidet med oppfølging og tilrettelegging for egne arbeidstakere innebærer at Bergen kommune skal tilby minimum to kurs pr. år for ledere knyttet til oppfølging og tilrettelegging for egne arbeidstakere. I tillegg skal kommunen til enhver tid ha lett tilgjengelig og korrekt informasjon om oppfølging og tilrettelegging for egne arbeidstakere på HR-nett. I 2012 har kurset Oppfølging av arbeidstakere med redusert arbeidsevne vært gjennomført en gang. Dette kurset har fokus på oppfølging av langtidssykemeldte og attføring i Bergen kommune. I tillegg deltar representanter fra NAV Arbeidslivssenter og Bedriftshelsetjenesten og redegjør om deres rolle i oppfølgingen. Ca. 30 har deltatt på kurset. Informasjon om oppfølging og tilrettelegging for egne arbeidstakere er oppdatert og lett tilgjengelig på HR-nett. Aktivitetsmål for Bergen kommune sitt samarbeid med NAV om personer som i dag står utenfor arbeidslivet innebærer at kommunen i samarbeid med NAV skal tilrettelegge for inntil 50 praksisplasser for personer som er klarert for arbeidsutprøving. I tillegg skal kommunen ta imot og tilrettelegge for inntil 50 for personer med behov for varig tilrettelagt arbeid. Frem til 2012 har kommunen manglet data på antall personer klarert for arbeidsutprøving som har praksisplass i kommunen. I 2012 har kommunen kartlagt dette via datasystemet styringskortet/corporator. Kartleggingen viste at kommunen hadde 119 praksisplasser per og 130 praksisplasser per HR-seksjonen har utarbeidet egne retningslinjer for denne type praksisplasser slik at det skal bli enklere for ledere på det enkelte tjenestested å tilby praksisplass for personer som er klarert for arbeidsutprøving. 2

3 Kommunen har lang tradisjon med å tilby varig tilrettelagt arbeid i ordinær virksomhet. Per er 43 personer ansatt på en slik ordning. Det ble ansatt to nye på dette tiltaket i løpet av 2012, men pga. noe avgang har ikke det totale antallet økt. HR-seksjonen har utarbeidet egne retningslinjer for personer med varig tilrettelagt arbeid i ordinær virksomhet. Retningslinjene skal bidra til å sikre en lik håndtering av disse arbeidstakerne. Delmål 3: Bergen kommunes mål er at seniorpolitikken skal bidra til forlenget yrkesdeltakelse og øke den gjennomsnittlige avgangsalder. Bergen kommune skal motivere medarbeidere til å stå i arbeid fremfor tidligpensjonering. Kommunen har utarbeidet et overordnet politikkdokument for området senior. Det er lederne i de ulike byrådsavdelingene, resultatenhetene og foretakene som har ansvar for utøvelsen av seniorpolitikken. Leder har ansvar for at seniorperspektivet tas inn i den løpende medarbeideroppfølgingen. Det skal satses på den enkeltes individuelle behov og enhetens muligheter for tilpasning som grunnlag for en mer fleksibel bruk av følgende eksisterende tiltak: Tilrettelegge arbeidsoppgaver Tilrettelegge arbeidstid ved alternative arbeidstidsordninger, fleksibelbruk av arbeidstid Tilbud om kompetanseutvikling Benytte Hovedtariffavtalens bestemmelser vedr. ordinære og særskilteforhandlinger - Bruke handlingsrommet i permisjonsbestemmelsene i personal- og arbeidsreglement for Bergen kommune I tillegg skal det satses på følgende nye tiltak: Etter individuell vurdering kan arbeidstakere gis 2 dager tjenestefri med lønn det - kalenderår de fyller 65 år og ytterligere3 dager tjenestefri med lønn det kalenderår de - fyller 66 år Bergen kommune har pr. i dag ikke data som viser gjennomsnittlig avgangsalder og en eventuell økning i denne. Andre tiltak: Workshop og veileder I HAMU sak om utvikling av IA-mål for Bergen kommune ble det vedtatt at det skal gjennomføres en workshop for hovedverneombudene i januar Arbeidet i workshopen skal munne ut i en skriftlig veileder for arbeidsmiljøutvalgene. Workshop for hovedverneombud ble gjennomført i januar 2012 og en skriftlig veileder for arbeidsmiljøutvalgene ble utarbeidet. Veilederen Praktisk IA-arbeid ble utformet slik at den også kan benyttes på den enkelte enhet når disse skal utarbeide egne IA-mål. Veilederen er tilgjengelig på HR-nett. 3

4 IA-samling Ett annet vedtak var at det skal arrangeres et felles møte per år for hovedtillitsvalgte på konsernnivå, hovedverneombud, HR-seksjonen og personalrådgiverne/personalsjefene. I oktober 2012 arrangerte HRseksjonen et slikt møte, der tema var «Relasjonskompetanse». Tanken bak var å legge til rette for et godt samarbeidsklima mellom partene i IA-arbeidet gjennom å styrke denne kompetansen. 80 personer ble invitert, 69 meldte seg på, 42 deltok. Evaluering av denne samlingen legges frem som en egen sak til HAMU. Kurs for verneombud Verneombud er en viktig aktør i IA- og nærværs arbeid. I 2012 har derfor Bergen kommune tilbudt en egen opplæring for verneombudene som kommer i tillegg til den lovpålagte grunnopplæringen. Sentrale tema er rolleforståelse, risikovurdering, inkluderende arbeidsliv og tilsyn. Kunnskap om inkluderende arbeidsliv har fått en egen modul i opplæringen. Ca. 300 av Bergen kommunes 500 verneombud deltok på kursene i Status IA-arbeid i byrådsavdelingene/kommunale foretak: I HAMU-sak 11/11 "Utvikling av IA-mål for Bergen kommune" fra møtet ble det vedtatt at Arbeidsmiljøutvalgene i den enkelte byrådsavdeling fastsetter resultatmål for sykefraværet i den enkelte avdeling. Videre ble det vedtatt at med utgangspunkt i det overordnede seniorpolitiske arbeidet utarbeider Arbeidsmiljøutvalget i den enkelte byrådsavdeling 1-2 aktivitetsmål særlig tilpasset sin virksomhet. Det skal avholdes ett IA-møte i Hovedarbeidsmiljøutvalget pr. år og ett årlig IA- møte i hvert Arbeidsmiljøutvalg. Tilbakemelding på fremdrift for inneværende planperiode knyttet til IA-mål hos byrådsavdelingene og de kommunale foretakene viser at IA-arbeidet er varierende i form, omfang og fremdrift. De fleste er kommet i gang med IA-arbeidet og har fastsatt egne IA-mål for inneværende periode. Våren 2012 fikk Byrådsavdeling for barnehager og skoler positive tilbakemeldinger på sitt IA-arbeid, blant annet fra NAV arbeidslivssenter. Av tilbakemeldingene på status utmerker Byrådsavdeling for helse og omsorg seg, og viser at byrådsavdelingen har kommet langt i IA-arbeidet. Byrådsavdelingen har levert en grundig og omfattende tilbakemelding. De to største byrådsavdelingene har i inneværende periode dermed kommet godt i gang med det krevende arbeidet for å nå IA-målene. De mindre byrådsavdelingene og de kommunale foretakene har i all hovedsak levert gode og presise mål for IA arbeidet. Status på IA-mål hos byrådsavdelingene og de kommunale foretak legges som vedlegg til saken. Bergen kommune viderefører arbeidet med å nå IA-målene. 4

5 Forslag til vedtak: 1. Hovedarbeidsmiljøutvalget tar status for arbeidet med å nå kommunens IA-mål til orientering. 2. Hovedarbeidsmiljøutvalget forutsetter at det igangsatte IA-arbeidet videreføres i henhold til vedtak også i Ove Foldens kommunaldirektør Bjørg Lædre HR-sjef Dato: 14. februar 2013 Vedlegg: Status for arbeidet med IA-mål i byrådsavdelingene og de kommunale foretakene 1. Bergen Hjemmetjenester KF 2. Bergen Bolig og Byfornyelse KF 3. Byrådsavdeling for helse og omsorg 4. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap og Byrådsleders avdeling 5. Bystyrets kontor 6. Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdeutvikling 7. Byrådsavdeling for barnehage og skole 8. Bergen Vann KF 9. Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke 10. Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø 5

6 Vedlegg 1 IA-status for Bergen Hjemmetjenester KF I AMU-møtet for Bergen hjemmetjenester KF ble status for arbeidet med IA-mål oppsummert slik i sak 5-12: «Jimmy Georgii gjennomgikk IA-målene for IA møtet etablert i samarbeid med arbeidslivsenteret i Hordaland. 2. Delmål: 2% poeng bedring i forhold til 2011 for hele KF, tilsvarende for sonene. 3. Måltall(hovedmål) 85% nærvær totalt for KF`et 4. Nærværsmåler i alle soner som oppdateres ukentlig. 5. Samarbeidsgrupper etablert i alle soner. (Ledelse + TV/VO, ansatte) 6. Gjennomført minst 1 kurs for samarbeidsgruppene i 2012, gruppene oppdaterer handlingsplan fortløpende. 7. Helseutvalg etablert som arbeidsform i arbeidet med sykefraværsoppfølging. 8. Alle sonene har nærværsmål for 2012 med planer for måloppnåelse, baseline er Alle sonene leverer nærværsrapport en gang pr mnd. Plan for 2013 er klar pr Evaluering av helseutvalg i samarbeid med BHT og NAV primo Juli 2012 Punkt 1-4 er ok. Punkt 5 samarbeidsgrupper er etablert i nesten alle grupper. Punkt 6 er ikke gjennomført. Punkt 7-8 er ok. Adm. gir tilbakemelding til AMU vedr. punkt 9 og 10. «I samme møtet ( ) vedtok AMU følgende IA-mål for 2013 i sak 6-12: «1. Måltall (hovedmål) 85% nærvær totalt for KF et i Nærværsmåler i alle soner som oppdateres ukentlig. 3. Samarbeidsgrupper etablert i alle soner. Min.1 g hvert kvartal (Ledelse+TV/VO) 4. Helseutvalg etablert som arbeidsform i arbeidet med sykefraværsoppfølging 5. Personalmøte gjennomføres jevnlig. 6. Medarbeidersamtaler gjennomføres innen utgangen av 1. kvartal 2013.» 6

7 Vedlegg 2 IA-status for Bergen Bolig og Byfornyelse KF Bergen Bolig og Byfornyelse KF har fastsatt følgende IA-mål for 2012 og 2013: «Reduksjon av sykefravær Resultatmål Målsetting for 2012 og 2013 er å videreføre bedriftens lave sykefravær slik at det ikke overstiger 5.5 % Aktivitetsmål - Bidra til tiltak som motiverer ansatte til fysisk aktivitet. - Gjennomføre årlig vernerunde i regi av verneombud med oppfølging av anbefalte tiltak. - Oppfølging av sykemeldte i tråd med gjeldende retningslinjer Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne Resultatmål BBB ønsker å bidra til konsernmålet mht økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. Aktivitetsmål - Legge til rette for vurdering av aktuelle saker knyttet opp mot bedriftens oppgaver. Øke yrkesaktiviteten etter fylte 50 år Resultatmål Implementere Bergen kommunes seniorpolitiske dokument når det foreligger. Aktivitetsmål - Ved fylte 59 år tilbys det i årlig medarbeidersamtale en separat seniorpolitisk samtale med nærmeste leder. I denne samtale deltar også økonomi- og personalsjef. - Gjennom dialog med arbeidstaker søke og legge til rette for kompetanseutvikling og fleksibilitet med hensyn til arbeidsoppgaver og arbeidstid.» 7

8 Vedlegg 3 IA-status for Byrådsavdeling for helse og omsorg AMU for BHO behandlet sak «Oppfølging av delmål 1 i IA-avtalen: Sykefravær» i møtet og vedtok følgende: «I IA-møte har arbeidsmiljøutvalget for BHO behandlet sak om oppfølging av delmål 1: Sykefravær i IA-avtalen for I BHO er det den helhetlige handlingsstrategi for å forebygge sykefravær som danner rammen for det sykefraværsreduserende arbeidet i avdelingen. Alle tre innsatsområdene må vektlegges i arbeidet. 2. Bruk av mer gradert sykmelding er en IA- hovedstrategi på innsatsområdet «sykmeldte». Det er et aktivitetsmål at enhetene så godt som mulig utnytter tilretteleggingstilskuddet til NAV. I et forebyggingsperspektiv anbefales det også at resultatenhetene i større grad vurderer om søknader om tilretteleggingstilskudd kan gå til gruppetiltak. 3. AMU BHO ber om å få seg forelagt oversikt over konkrete tiltak i det neste AMU møtet som er under arbeid/gjennomført ute i tjenestene i forhold til de tre delmålene.» AMU for BHO behandlet sak «Oppfølging av delmål 2 i IA-avtalen: Personer med redusert funksjonsevne» i møtet og vedtok følgende: «I IA-møte har arbeidsmiljøutvalget for BHO behandlet sak om oppfølging av delmål 2 i IA-avtalen: Personer med redusert funksjonsevne, herunder tilbud om IA-plasser. Deltakeren på en IA-plass får mulighet til å prøve ut arbeidsevnen sin. Det er ikke satt noen aktivitetsmål på hvor mange IA-plasser som kan tilbys målgruppen i BHO. Partene oppfordrer imidlertid enhetene i BHO til å være åpne for å tilrettelegge for IA- plasser i samarbeid med NAV dersom enheten ser en mulighet til det. AMU BHO ber om å få seg forelagt oversikt over konkrete tiltak i det neste AMU møtet som er under arbeid/gjennomført ute i tjenestene i forhold til de tre delmålene.» AMU for BHO behandlet sak «Oppfølging av delmål 3 i IA-avtalen: Avgangsalder. Det seniorpolitisk feltet i BHO.» i møtet og vedtok følgende: «1. Målsettingen på det seniorpolitiske feltet, slik det er beskrevet i saken, er utvikling av en seniorsatsing som kan bidra til forlenget yrkesdeltakelse og øke den gjennomsnittlige avgangsalder innenfor BHOs virkeområde 2. For å få en bedre oversikt over problemområdet for utarbeidelse av aktivitetsmål i BHO, ber AMU om å få seg forelagt data over alderssammensetning, AFP-utgifter og tidligpensjonering som vedrører virksomheten i BHO 3. Kartlegging av seniorenes behov for tiltak ved bruk av milepælsamtalen som en del av medarbeidersamtalen, er obligatorisk i BHO. For øvrig vises det til Bergen kommunes politikkdokument for seniorer.» 8

9 Vedlegg 4 IA-status for Byrådsavdeling for finans, eiendom, og eierskap og Byrådsleders avdeling IA-status for BFEE og BLED er beskrevet slik: «Våre IA mål ble satt i mai 2012 og ble da formidlet ut til alle resultatenheter. Delmål 1: Reduksjon av sykefravær Enheter i BLED og BFEE med et sykefravær på over 5,6% må halvårsvis gjennomgå eget fravær og etablere tiltak for reduksjon av fraværet Delmål 2: Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne Hver av byrådsavdelingene forplikter seg til å ta imot 1 person med uføretrygd i bunn ( VTA-plass) og 1 person med behov for arbeidspraksis. Delmål 3: Øke yrkesaktiviteten etter fylte 50 år Alle lederne i BLED og BFEE forplikter seg til at seniorperspektivet tas inn i den løpende medarbeideroppfølgingen og at den enkeltes individuelle behov og enhetens muligheter for tilpasning blir vurdert i forhold til en mer fleksibel bruk av eksisterende tiltak som; Tilrettelegge arbeidsoppgaver Tilrettelegge arbeidstid Tilbud om kompetanseutvikling Benytte handlingsrommet i permisjonsbestemmelsene Benytte HTA bestemmelser vedr. ordinære og særskilte forhandlinger Ang. delmål 1. Vi har i disse dager mottatt sykefraværstall for 2., 3. og 4. kvartal 2012 og vil formidle disse tallene ut til våre resultatenhetsledere og be de det gjelder om å lage tiltak for å redusere sitt fravær. Ang. delmål 2. Vi har ikke fått noen forespørsel om å ta imot personer med nedsatt funksjonsevne. Ang. delmål 3. Dette tiltaket ivaretas av den enkelte leder ute i virksomhetene.» 9

10 Vedlegg 5 IA-status for Bystyrets kontor IA-status for Bystyrets kontor er beskrevet slik: «I forbindelse med HAMUs etterspørsel etter oversikt over IA-mål og fremdriften i arbeidet med å nå disse, oversender vi her rapportering fra Bystyrets kontor. Satsingsområder for 2013 er også inkludert i dette. Noen punkter er direkte rettet mot den enkeltes helse- og arbeidssituasjon, og omfatter mer konkrete enkelttiltak. Andre tiltak er mer generelle for hele kontoret, og dreier seg i hovedsak om å bedre arbeidsmiljøet og trivselen blant de ansatte. Det er likevel tiltak som kan påvirke nærværet hos Bystyrets kontor over tid, og som vil bidra til at ansatte velger jobb/delvis jobb framfor sykemelding dersom det skulle oppstå helseplager. 1. Individuelle oppfølgingssamtaler gjennomføres fortløpende, både når det gjelder langtidsfravær og hyppig korttidsfravær. Forebyggende samtaler der det er fare for sykemelding foretas også. 2. Tilrettelegging ihht den enkeltes helsesituasjon/totale livssituasjon foretas så langt det er mulig (ifbm mulighet for å benytte hjemmekontor, permisjonsløsninger, fordeling av arbeidsoppgaver). 3. Ukentlige kontormøter utvides ca 1 gang i måneden for å sette av tid til å gjennomgå ulike tema. IA-arbeidet/presentasjon av sykefraværsstatistikk tas opp ved jevne mellomrom her. Intern opplæring i IA-regler og rutine ved fravær ble gjennomført høsten IA-arbeidet er fast tema i arbeidsmiljøgruppens månedlige møter. 5. Medarbeidersamtaler gjennomføres årlig med bystyredirektøren, og siste samtalerunde ble gjennomført i desember Samtalene hadde bl.a. fokus på områder fra medarbeiderundersøkelsen der kontorets score lå noe lavt. 6. Kompetansesatsing: Kontoret setter av tid og ressurser til å øke kompetansen til ansatte ved kontoret, både på individuelt plan og gjennom fellesopplæring. Kompetanseplan for er utarbeidet, og kompetanseheving er et viktig satsingsområde framover. 7. Samling der etikk vil være tema skal gjennomføres i februar 2013, og her er målet å lufte problemstillinger internt ved kontoret som det kan jobbes videre med på sikt. Slik opplæring vil gi anledning til å jobbe med holdninger til arbeidet og medkollegaer, samt etiske dilemma som ansatte opplever som problematiske i sitt daglige arbeid. 8. Ved rekruttering følges Bergen kommunes rekrutteringsrutine, og det tas spesielt hensyn til søkere med flerkulturell bakgrunn og/eller eventuell funksjonshemming.» 10

11 Vedlegg 6 IA-status for Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdeutvikling IA-status for BSBO er beskrevet slik: «Status for arbeidet med kommunens IA-mål i AMU for BSBO: Innhold i sak fremlagt for AMU for BSBO i 2012: Nedenfor fremkommer innhold fra sak som var klargjort til behandling i AMU møte for BSBO. Møtet ble pga. streik ikke gjennomført i 2012, men er beskrivende for status for arbeidet med IAmål i AMU for BSBO i Den 01. mars 2012 vedtok Arbeidsmiljøutvalget i byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing (BSBO) følgende i sak 3/12: Det nedsettes en gruppe med representanter fra arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden som skal fastsette forslag til resultat og aktivtetsmål iht. pkt. 1) a) og b). 1 a) Arbeidsmiljøutvalget skal fastsette resultatmål for sykefraværet i avdelingen. 1 b) Med utgangspunkt i det overordnede seniorpolitiske arbeidet skal utvalget utarbeide 1-2 aktivitetsmål særlig tilpasset virksomheten i byrådsavdelingen. På bakgrunn av vedtaket ble det nedsatt en arbeidsgruppe bestående av seks personer, tre utpekt fra arbeidsgivers side, og tre utpekt fra arbeidstakers side. Følgende ble utpekt til arbeidsgruppen: Håkon Tingvatn (arb.g.), Svein Vinnes (arb.g.), Irene Tveit (arb.g), Eli Tysnes (arb.t.), Renathe Remes Øen (arb.t.) og Einar Jenssen (arb.t.). Det har vært avholdt to møter i arbeidsgruppen som er nedsatt for å fastsette resultat- og aktivitetsmål i tilknytning til IA-avtalen for BSBO. Møtene har vært preget av stort engasjement, men også av forståelsen om at målene må være mulig og oppnå for byrådsavdelingen og den enkelte enhet innenfor de rammer man opererer under. For arbeidsgruppen har følgende vedtak i HAMU vært utgangspunkt for arbeidet med å fastsette resultatmålet for BSBO: «Bergen kommune skal innen ha oppnådd et sykefravær på 7,9 %». Reduksjon i sykefraværet med 20 pst. i forhold til nivået i andre kvartal Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5,6 prosent. Samtidig viste tallene etter første kvartal 2012 at det samlede fraværet i BSBO var på 9,8 %, tilsvarende et nærvær på 90,2 %. Arbeidsgruppen har i sine drøftinger og i sak til AMU møte for BSBO påpekt at: 11

12 det er arbeidsmiljøgruppene i den enkelte resultatenhet som er pådriverne for det gode arbeidsmiljøarbeidet ute i enhetene arbeidsmiljøgruppene er nøkkelen til å skape arbeidsglede, trivsel og et godt arbeidsmiljø ved at ledelsen og de ansatte på den enkelte enhet i fellesskap skaper gode løsninger gode arbeidsmiljøarbeidet bygger på oppfølging og tidlig avklaring i enkeltsaker, gode rutiner for oppfølging og avklaring, et kontinuerlig fokus på systematisk HMS-arbeid, praktisk arbeidsmiljøutvikling og trivsel i de enkelte enheter. Arbeidsmiljøarbeidet er et tidkrevende arbeid som krever nøye vurderinger, kontinuerlige revisjoner og statusoppdateringer. Det har vært diskutert i arbeidsgruppen om man skal sette et resultatmål for nærværet i 2012, men på bakgrunn av foregående argumentasjon, har arbeidsgruppen har valgt falle ned på et resultatmål tilknyttet avslutningen av inneværende IA-avtale. Det påpekes at enheter har satt egne resultatmål for nærværsarbeidet i 2012 i sine styringskort. Med bakgrunn i diskusjoner i arbeidsgruppen ble det valgt å foreslå følgende resultatmål overfor AMU: Resultatmål for nærværet i byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing settes til 92,1 %, tilsvarende et sykefravær på 7,9 %, innen Enheter som fra før har like høyt eller høyere nærvær, skal arbeide gjennom sine arbeidsmiljøgrupper for å øke sitt nærvær og slik bidra til måloppnåelse for hele byrådsavdelingen. Arbeidsgruppen gjorde i sak til AMU oppmerksom på at nærvær på 90,2 % etter første kvartal for byrådsavdelingen, betydde at alle enheter måtte arbeide for å øke nærværet dersom man skulle nå målet om et nærvær i BSBO på 92,1 % innen Arbeidsgruppen presiserte at selv om enkelte enheter har et nærvær som er høyere enn resultatmålet, er det en forutsetning at enhetene har en ytterligere økning i sitt nærvær for å nå resultatmålet for byrådsavdelingen, og således fortsatt måtte ha et sterkt fokus på det gode arbeidsmiljøarbeidet. Med bakgrunn i kommunens senior konsernpolitikk, ny seniorpolicy og diskusjoner i arbeidsgruppen ble følgende aktivitetsmål foreslått av arbeidsgruppen: 1) Bystyrets seniorpolitikk og vedtatt senior policy skal være behandlet i alle BSBOs ledergrupper innen på alle nivå i organisasjonen. Når seniorpolitikken er forankret hos toppledelsen i BSBO, og deretter forankret hos den enkelte leder, mente arbeidsgruppen at et godt grunnlag var lagt for å komme videre i arbeidet med å motivere den enkelte arbeidstaker til å stå lenger i arbeid, fremfor å velge tidligpensjonering. I tråd med senior policyen mente arbeidsgruppen at konkrete tiltak er avhengig av dialog mellom den enkelte ansatte og leder. Arbeidsgruppen gjorde oppmerksom på at det av veiviser til medarbeidersamtalen fremkommer følgende: Milepælsamtalen er et av tiltakene i Bergen kommunes seniorpolitikk, og skal bidra til bevisstgjøring om siste del av yrkeskarrieren. Seniorene representerer en ressurs som er viktig for at kommunen skal være i stand til å yte gode tjenester, og det er et mål at flere velger arbeid framfor tidligpensjon. Det er derfor viktig at medarbeider og leder reflekterer over og snakker om hva som må til for at medarbeideren skal ha en god arbeidssituasjon i årene framover, hvilke forventninger lederen har til vedkommende, og hvilke grep som kan tas for å forene medarbeiderens ønsker med det en kan få til innenfor de rammene som gjelder. 12

13 Arbeidsgruppen gjorde oppmerksom på følgende om milepælsamtale for seniorer: Samtale mellom seniormedarbeider og leder for å planlegge senfasen av yrkeskarrieren. Gjennomføres ved 55 år og 60 år, eventuelt årlig etter det. Handler om arbeidssituasjonen i et mer helhetlig og langsiktig perspektiv. Kan være en del av medarbeidersamtalen. Fokus på hva som må til for at medarbeideren skal ha en god arbeidssituasjon framover, leders forventninger, og mulige motivasjons og tilretteleggingstiltak. Arbeidsgruppen mente at arbeidsmiljøgruppen er nøkkelen til å skape gode rammer for praktisering av milepælsamtalen i den enkelte enhet. Samtidig er det viktig at seniorpolitikken på konsernnivå og ny seniorpolicy er kjent blant arbeidsmiljøgruppene. Med dette som bakgrunn foreslo arbeidsgruppen følgende aktivitetsmål i sak for AMU for BSBO: 2) Arbeidsmiljøgruppene i BSBO skal innen drøfte hvordan bruk av milepælsamtalen kan ses i sammenheng med Bergen kommunes senior policy, og bidra til å motivere ansatte til å velge arbeid fremfor tidligpensjonering på egen enhet. Arbeidsgruppen meldte den oppfatning at de valgte aktivitetsmålene måtte ses i sammenheng med hverandre. Samtidig påpekte gruppen det at byrådsavdelingen arbeider innenfor et bredt fagområde med ulike seniorpolitiske utfordringer. Med dette som bakgrunn meldte arbeidsgruppen oppfatning om at de foreslåtte seniorpolitiske aktivitetsmålene er tilpasset virksomheten i byrådsavdelingen, og vil bidra til Bergen kommunes mål om å motivere ansatte til å stå i arbeid framfor tidligpensjonering. Status for BSBO sin fremdrift i arbeidet med kommunens IA mål: Sykefravær Generelt gjelder at arbeidet med å oppnå målsettingen for sykefraværet oppleves som hemmet av manglende tilgang til sykefraværsstatistikker. Det ble i 2012 mottatt statistikk kun etter 1.kvartal, en statistikk hvor det for øvrig ble stilt spørsmålstegn ved kvaliteten. Det er først relativt nylig mottatt statistikk for sykefraværet for hele 2012, og BSBO har foreløpig ikke rukket å analysere statistikken. Med slik manglende forutsetning rapporteres likevel følgende status: Mottatt sykefravær for BSBO for hele 2012 viser 9,5%. Fraværsprosenten er 1,6 prosentpoeng høyere enn det mål for 2012 som ble lagt frem for AMU (7,9%). Sykefraværet vurderes følgelig til å være på samme nivå som i 2011 (9,25%). Statistikken vil bli analysert og anvendt i det videre systematiske IA-arbeidet. Av aktiviteter i 2012 for å redusere sykefraværet kan nevnes systematisk forbedringsarbeid med bruk av følgende verktøy (kommunens rutiner): Rutiner for oppfølging av sykemelde HMS runde/gjennomgang i tråd med kommunens rutine. Medarbeiderundersøkelse Medarbeidersamtale AMG Grupper Handlingsplaner/målprogram 13

14 Av øvrige tiltak og forhold fra 2012 som etatene selv trekker frem nevnes: Utarbeidelse av kompetanseplan for utvikling av medarbeiderne og utvikling av organisasjonen Etat for sosiale tjenester og etat for psykisk helse og rustjenester melder begge at resultatenheter med negativ trend for sykefravær i stor grad skyldes langtidssykemeldinger p.g.a. uforutsette hendelser eller kroniske sykdommer som er ikke arbeidsrelatert. Fag-/temadager Fag-/temaluncher Personalmøter BSBO viser bl.a. til gjennomgående svært gode resultater fra årets medarbeiderundersøkelse. Status for BSBO sin fremdrift i arbeidet med kommunens IA mål: Seniorpolitikk Det meldes om følgende aktiviteter fra 2012: Oppfølging av rullert HR-strategi inneholdende bl.a. seniorpolitikk er behandlet under faglig samling for Byrådsavdelingen samt i kommunaldirektørens forum for etatsledere og seksjonsledere hos BSBO. Det er startet arbeid med å utarbeide kompetanseplan som del av seniorpolitikken Praktisk tilrettelegging i arbeidssituasjonen Noen kombinerer AFP med deltidsarbeid Det gis tilbud om trening/aktivitet i arbeidstiden Nye lokaler tilrettelegges for universell utforming.» 14

15 Vedlegg 7 IA-status for Byrådsavdeling for barnehage og skole AMU for BBS behandlet sak 4-12 «Fastsetting av IA-mål for Byrådsavdeling for barnehage og skole oppfølging av IA-avtalen » i møtet og vedtok følgende: «1. Byrådsavdeling for barnehage og skole skal innen ha oppnådd et samlet sykefravær på 7,9 % eller lavere. 2. Delmål for sykefravær barnehage pr settes til 10 % - skole med SFO til 7,0 % og PPT med fagsentre til 8 %. 3. Aktivitetsmål for oppfølging av ansatte med redusert arbeidsevne og tilrettelegging for ulike livsfaser og forlenget yrkeskarriere vedtas slik de fremkommer av saksfremstillingen i denne saken. 4. Resultatenheter i Byrådsavdeling for barnehage og skole utarbeider sine egne lokale målsettinger med utgangspunkt i det som fremkommer i denne saken.» Saksfremstillingen til saken (4-12): «Delmål 1 - Sykefravær Aktuelle nøkkeltall som bakgrunn for målformuleringer i de ulike sektorene. Sykefraværsutvikling Målsetting BBS 9,4 8,8 9 9,1 9 9,2 9 8,7 7,9 Totalt BK 9,8 9,6 9,9 9,9 9,7 9,9 9,3 9,4 7,9 Sykefraværsutvikling innenfor tjenesteområdene Målsetting skole 8,6 8,1 8,3 8,2 7,9 8,2 8 7,9 7 barnehage 12,5 11,8 12,3 12,8 12,2 12,6 12,3 11,7 10 PPT 9,2 5,9 5,6 4,6 12,2 10,5 9,9 8,8 8 Sykefraværsutvikling innenfor BBS og BK 11 10,5 10 9,5 9 8,5 BBS Totalt BK 8 7,

16 Sykefraværsutvikling innenfor tjenesteområdene skole barnehage PPT Sykefraværsutvikling innenfor tjenesteområdene skole barnehage PPT Vitalisere arbeidsmiljø-gruppene og legge til rette for god erfaringsutveksling. HANDLINGSPLAN FOR IA-ARBEID I BBS 2012 OG 2013 DELMÅL I IA-AVTALEN MÅL FOR BBS TILTAK ANSVAR FRIST Redusere sykefraværet og øke nærværet Resultatenhets-ledere. Byrådsavdeling = 7,9 % Barnehage = 10 % Skole = 7 % PPT = 8% Kommentar: Målene utgjør en forbedring på ca 9% fra 2011 for hele byrådsavdelingen. For skolene ca 11%. For barnehage ca 14% For PPT ca 9 % 16 Legge til rette for individuelle tilpasninger. Oppfølging av sykemeldte i tråd med IA-avtalen. Kurstilbud for ledere i god personalledelse og oppfølging av arbeidstakere. Tett samarbeid med NAV vedr langtidssyke-meldte. Ledere, arbeidsmiljøgrupper, AMU og verneombud i enhetene Kompetanseti lbud fra HRseksjonen Målene evalueres ved utgangen av 2012 og ved avtalens utløp Tilgjengelig statistikk legges til grunn. Arbeidstakerne forplikter seg til positiv dialog med nærmeste leder om egen funksjonsevne og nødvendige tiltak for å være i eller komme tilbake til arbeid. Arbeidstaker må også opplyse om fravær er relatert til arbeidssituasjonen.»

17 Delmål 2 Personer med redusert funksjonsevne HANDLINGSPLAN FOR IA-ARBEID I BBS 2012 OG 2013 DELMÅL I IA-AVTALEN MÅL FOR BBS TILTAK ANSVAR FRIST Ansette/beholde personer med redusert funksjonsevne Arbeide for å beholde arbeidstakere med varig eller midlertidig redusert arbeidsevne. Ha fokus på fysisk tilrettelegging for ansatte i målgruppen. Følge regler for omplassering og attføring i BK samt støtteordninger i samarbeid med NAV slik at ansatte kan fungere i en tilrettelagt arbeidssituasjon. Ledere i dialog med arbeidsmiljørupper. Målene evalueres ved utgangen av 2012 og ved avtalens utløp Datagrunnlag for rapportering må utvikles i perioden. Kommentar: Det er vanskelig å konkretisere målet tydeligere så lenge måltall ikke er fremskaffet om nåværende status. Vurdere om det kan åpnes opp for praksisplasser i enhetene for folk som i dag står utenfor arbeidslivet. Kurs og kompetanseutviklingstiltak for ledere og arbeidsmiljøgrupper. Ledere, Faglig bistand fra personalrådgivere og HR-seksjon Delmål 3 Avgangsalder HANDLINGSPLAN FOR IA-ARBEID I BBS 2012 OG 2013 DELMÅL I IA-AVTALEN MÅL FOR BBS TILTAK ANSVAR FRIST Øke den reelle avgangsalderen Ledere. Motivere og tilrettelegge for at eldre arbeidstakere mestrer å stå lenger i arbeid. Kommentar. Det er vanskelig å konkretisere målet tydeligere så lenge måltall ikke er fremskaffet om nåværende status. Følge kommunale seniortiltak og vurdere om der er NAV-tiltak som også kan komme til anvendelse. Seniorsamtaler gjennomføres årlig for ansatte i målgruppen. Utvikle et livsfasefokus for ulike aldersgruppers behov gjennom medarbeidersamtalene. Faglig bistand fra personalrådgivere og HR-seksjon Målene evalueres ved utgangen av 2012 og ved avtalens utløp Datagrunnlag for rapportering må utvikles i perioden. 17

18 Vedlegg 8 IA-status for Bergen Vann KF IA-status for Bergen Vann KF er beskrevet slik: «IA mål for Bergen Vann KF ) Gjennomføre årlig medarbeiderundersøkelse 2) Gjennomgå resultatene fra undersøkelsen avdelingsvis 3) Sette opp prioritert liste over hva vi skal ha fokus på for å ha et godt arbeidsmiljø 4) Gjennomføre foretakets årlige HMS dag for alle 5) Medarbeidersamtale: følge opp at disse blir gjennomført på den enkelte seksjon/avdeling 6) Seniorpolitikk 7) Fokus på friskvern, hvordan holde ansatte i arbeid» 18

19 Vedlegg 9 IA-status for Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke IA-status for BKNIK er beskrevet slik: «I sak 16/12 vedtok AMU i BKNI den 17. oktober 2012 resultat- og aktivitetsmål for byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke: Delmå1: Reduksjon av sykefravær Alle enheter skal hvert halvår gjennomgå eget fravær og etablere tiltak for reduksjon av fraværet. Delmål 2: Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne BKNI har en målsetting om å ta i mot en til to personer med behov for arbeidspraksis. Delmål 3: Øke yrkesaktiviteten etter fylte 50 år A. Alle ledere forplikter seg til å ta seniorperspektivet med i den løpende medarbeideroppfølgingen. Den enkeltes individuelle behov og enhetens muligheter for tilpasning skal vurderes i forhold til fleksibel bruk av tiltak som: Tilrettelegging arbeidsoppgaver Tilrettelegge arbeidstid Tilbud om kompetanseutvikling Benytte handlingsrommet i permisjonsbestemmelsene Benytte HTA bestemmelser vedrørende ordinære og særskilte forhandlinger B. BKNI skal benytte Sport2u+ som et av tiltakene for å stimulere ansatte til øke sin yrkesaktive periode.» Ang. delmål 1 - Reduksjon av sykefravær: BKNIs ledere har vanskelig kunnet følge systematisk med på fraværsstatistikken for 2012, da statistikkene for de tre siste kvartalene i 2012 ble sendt oss den 1. februar Imidlertid alle ledere melder tilbake at de arbeider med nærværsfremmende tiltak i egne avdelinger. Noen avdelinger har hatt et høyt sykefravær, som man dog vet årsaken til og som det arbeides aktivt med. Særlig gjøres dette på Idrettservice. Ang. delmål 2: Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne Bergen Byarkiv sysselsetter flere personer med nedsatt funksjonsevne: VTA: 4 personer Arbeidspraksis: 3 personer Tidsubestemt lønnstilskudd: 1 person I tillegg har BKNI mottatt flere personer på språkpraksisplass, og dette vil vi fortsette med og prøve å utvide i Delmål 3: Øke yrkesaktiviteten etter fylte 50 år Dette delmålet vil BKNI særskilt fokusere på i «19

20 Vedlegg 10 IA-status for Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø IA-status for BBKM er beskrevet slik: «Rapportering på IA resultat- og aktivitetsmål for AMU i BBKM Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø har fokus på nærvær og alle etatene har dette jevnlig på dagorden i løpet av året. I 2012 har vi ikke hatt tilgang til tilfredsstillende tall på sykefraværet og dette har gjort arbeidet mer krevende enn nødvendig. Delmål 1: Reduksjon av sykefraværet BBKM hadde i 2012 følgende mål for sykefravær i etatene, jfr. BMS-tall for 2012 og endelig resultat for 2012 (uthevet): Byantikvaren 5 % - 16,1 % Byggvedlikehold 9 % - 9,1 % Etat for byggesak og private planer 6 % - 8,4 % Etat for plan og geodata 6 % - 6,9 % Samferdselsetaten 10 % (med et eget mål for parkeringsdelen på 12 %) 12 % Vann- og avløpsetaten 6,1 % 6,4 % Kommunaldirektørens stab hadde et totalt fravær på 3,4 % i Dessverre har vi ikke oppnådd reduksjon i sykefraværet i 2012, men vi har etater som likevel er på rett vei. Spesielt to av etatene våre har et høyere fravær enn vi ønsker. Byantikvaren har hatt spesielle utfordringer dette året med flere langtidssykemeldte. Det er få ansatte ved etaten og når flere har vært sykemeldt, slår dette strekt ut på statistikken. Situasjonen for 2013 ser heldigvis noe lysere ut og jobber for at fraværet skal reduseres ytterligere i På Samferdselsetaten skyldes fraværet i hovedsak et høyt fravær ved Parkeringsavdelingen. Det er nedsatt en prosjektgruppe, med formål å få redusert sykefraværet i denne avdelingen. Prosjektgruppen har jobbet godt og har arrangert 2 halvdagssamlinger på for etatens ledere og andre nøkkelpersoner, der temaet har vært: Praktisk nærværsarbeid på Samferdselsetaten, med støtte fra HR-seksjonen i Bergen kommune og interne rutiner i etaten. I tillegg er det avholdt en heldagssamling for hele Parkeringsavdelingen, samt ledergruppen og andre nøkkelpersoner. Byråd Filip Rygg deltok også deler av dagen. Tema for dagen var: Nærværsarbeid ved Samferdselsetaten og det var gruppearbeid med «Cafe-bord». Senere har det vært avholdt avdelingsmøte hvor momentene som fremkom på seminaret har blitt diskutert og konkretisert. Delmål 2: Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. BBKM har tatt i mot en person med behov for arbeidspraksis og vi har hatt en person til prøving/utplassering i 6 mnd. fra andre enhet er i kommunen pga. omstilling. I tillegg har vi arbeidet med tilrettelegging og omplassering av egne ansatte med nedsatt funksjonsevne og behov for andre arbeidsoppgaver. En person er omplassert permanent 50 % fra stilling som trafikkbetjent til stilling som sekretær i Servicesenteret ved Samferdselsetaten. 20

21 Delmål 3: Øke yrkesaktiviteten etter fylte 50 år Alle lederne i BBKM forplikter seg til at seniorperspektivet tas inn i den løpende medarbeideroppfølgingen og at den enkeltes individuelle behov og enhetens muligheter for tilpasning blir vurdert i forhold til en mer fleksibel bruk at eksisterende tiltak. Som et seniorpolitisk tiltak har Samferdselsetaten iverksatt at personer over 62 år i turnusarbeid, kan bli fritatt for turnusarbeid og kun arbeide på dagtid. Dette vil gjelde for trafikkbetjentene og arbeidslederne i Parkeringsavdelingen. BBKM har en meget høy gjennomsnittsalder og vi opplever at mange ønsker å stå i jobb til de når pensjonsalder. Ansatte over 65/66 år kan søke om seniordager i henhold til Bergen kommunes HR-strategi.» 21