BMW IBU WORLD CUP BIATHLON HOLMENKOLLEN FEBRUAR FRIVILLIGHÅNDBOK

Transkript

1 BMW IBU WORLD CUP BIATHLON HOLMENKOLLEN FEBRUAR FRIVILLIGHÅNDBOK 2015

2 Kjære frivillig! INNHOLD Føl nerven spre gløden del dramaet! Program... 4 Din vertskapsrolle... 6 Organisasjon... 7 Akkreditering... 8 Frivilligantrekk...10 Forpleining...11 Transport Miljødugnad...12 VIP/Afterski/Frivilligfest...13 Sikkerhet...14 Tiltak...15 Rømningsplan/evakueringsruter...16 Kontaktinformasjon/ telefonliste...18 Arenakart...20 Egne notater...21 Holmenkollen er arena for siste test for utøverne før VM i Kontiolahti, samtidig som det er vårt eget prøve-vm før den store idrettsfesten i VM På ny vil nasjonalanlegget forvandles til en vertskaps- og konkurransearena for skiskytterne. I år har vi nye spennende øvelser for oss som arrangør. Vi skal vise utøvere, media og publikum at vi behersker normaldistanse og stafett minst på høyde med de beste arrangørene. I dette arbeidet er du som frivillig helt sentral. Vi setter stor pris på din entusiasme. Sammen med alle seksjonslederne har vi utarbeidet hva våre verdier VENNLIG og PROFESJONELL betyr for oss. Se eget kapittel i denne boken. Jeg forventer at alle lever opp til dette. På vår side skal vi gjøre alt for å tilrettelegge best mulig for ditt arbeide. Denne håndboken gir deg et innblikk i hva du kan forvente deg som frivillig og hva som forventes av deg. Du er vårt ansikt utad og vår fremste ambassadør fra det øyeblikket du tar på deg frivillig-antrekket. Jeg ønsker deg meningsfylte, spennende og minnerike arrangementsdager! Skiskytterhilsen Per Bergerud Administrerende direktør Skiskytter VM 2016 AS 2 3

3 Onsdag 11 februar TORdag 12 februar LØRdag 14 februar SØNdag 15 februar PROGRAM Innskyting Statkraft Young Star gutter/jenter Start Statkraft Young Star gutter Start Statkraft Young Star jenter Stadion åpner Normalprogram kvinner Normalprogram menn Stadion åpner Sprint kvinner Sprint menn Afterski i VIP teltet Stadion åpner Stafett kvinner Stafett menn AMBISJON «Føl nerven spre gløden del dramaet» Dette er vår ambisjon, og dette skal være med å gjøre arrangementet til en spektakulær idrettsfest som vil bli husket lenge. Føl nerven: Kjenn på spenningen når løperne kommer inn på standplass for å skyte. Resultatlister kan bli snudd på hodet i løpet av fem raske skudd. Dette usikkerhetsmomentet skiller skiskyting fra alle andre idretter. Her er det intens spenning helt til siste skudd. Spre gløden: Det blir ikke idrettsfest uten at vi sprer gløden for idretten og over det å delta på idrettsfesten sammen. Det er din oppgave som frivillig å bidra til å skape og spre gløden gjennom vertskapsrollen. Del dramaet: Opplevelser er best når de deles. Vi ønsker derfor at flest mulig skal få delta på idrettsfesten og dele opplevelsen med andre. Nå har teknologien kommet så langt at vi kan dele opplevelsene direkte via sosiale medier, noe vi oppfordrer til du gjør. Merk bildene dine med #oslo2016 på Instagram og følg oss på Facebook, Instagram og 4 5

4 Din vertskapsrolle Som frivillig er du prøve-vm sin fremste ambassadør og en sentral del av vertskapet. Verdiene til Oslo2016 skal gjenspeile oss og den måten vi jobber på gjennom våre vertskapsroller. Vennlig Å være vennlig innebærer at du skal hilse alle velkommen med et smil, møte alle med respekt og være inkluderende. Dette kjennetegnes blant annet ved at du: - er løsningsorientert og lyttende. - er høflig mot alle, unge og gamle. - har et smil om munnen, men kan være myndig dersom det kreves. - svarer på de spørsmål du kan og ellers henviser til andre kilder. - får gjestene til å trives. Organisasjon Oslo ble tildelt Skiskytter-VM i Bak søknaden stod Norges Skiskytterforbund og Oslo kommune. Norges Skiskytterforbund og Skiforeningen har gått sammen om å etablere arrangørselskapet Skiskytter VM 2016 AS. Selskapet står for planlegging og gjennomføring av prøve-vm 2015 og VM Eierstruktur Skiskytter VM 2016 AS Norges skiskyterforbund 70% Skiforeningen 30% Profesjonell Å være profesjonell innebærer at du er trygg på dine arbeidsoppgaver, er tydelig i all kommunikasjon, er løsningsorientert og god til å veilede. Dette kjennetegnes blant annet ved at du: Hovedkomiteen 18 medlemmer Styret Oslo 2016 IBU Premissgiver - er kjent med arenaen, beredskaps-planer og har frivillighåndboken lett tilgjengelig. - bruker VM-antrekket når du jobber og bærer det med stolthet. - møter opp til avtalt tid og sted. - viser hensyn ved røyking det er et røykfritt arrangement. - ikke nyter rusmidler når du er på jobb. - viser diskresjon for utøvere og unngår å spørre om fotografering og autografskriving - lar VM-ledelsen håndtere uttalelser til pressen Oslo Kommune Anleggseier og vertskapsansvarlig 6 7

5 AKKREDITERING Alle frivillige må akkrediteres og akkrediteringskortet er personlig. Bær alltid akkrediteringskortet godt synlig. Orienter deg om hvilke soner du har adgang til, og unngå å passere soner du ikke er akkreditert for. Alle skal bære kortet godt synlig, og det skal forevises på alle kontrollposter. Nye frivillige må ta bilde på akkrediteringskontoret på Holmenkollen Park Hotel Scandic. Alle må ha legitimasjon ved akkreditering. Deretter vil man få tildelt akkrediteringskortet. De som har vært med tidligere år er allerede registrert med bilde og kan hente ut kortet, eventuelt motta dette av seksjonslederen ved første oppmøte. Dette avklares med din seksjonsleder. Akkrediteringskontorets åpningstider Mandag 09.02: Tirsdag 10.02: Onsdag 11.02: Torsdag 12.02: Fredag 13.02: Lørdag 14.02: Søndag 15.02: Vi anbefaler nye frivillige å hente akkrediteringskort tirsdag og onsdag for å avlaste pågangen på konkurransedagene. Ved tap av akkrediteringskortet, henvend deg til akkrediteringskontoret. Akkrediteringskontorets adresse: Holmenkollen Park Hotel Scandic Kongeveien Oslo 8 9

6 Frivilligantrekk Alle frivillige benytter det offisielle VM-antrekket: jakke, mellomlagsgenser og årets lue. Dette identifiserer deg som en del av Oslo2016 vertskapet. MERK: Ingen frivillige skal ha på seg hverken fjorårets hvite Bama lue eller DNB lue, da dette ikke lengre er en del av vårt offisielle antrekk. Årets lue skal brukes med logo godt synlig og rettet fremover. Frivillige som jobber innendørs bruker mellomlagsgenser som uniform. Det er kun frivillige som har tilgang til antrekket, og det kreves personlig oppmøte og fremvisning av legitimasjon for uthenting av antrekket (eventuell fullmakt). Det vil bli delt ut antrekk på seksjonsmøtene i januar. De som ikke er på møtet, henter antrekket på Holmenkollen Park Hotell Scandic. Vi ønsker at flest mulig henter antrekket lørdag/ søndag i rigghelgen 7. og 8. februar. Alle bruker antrekket for å være lett gjenkjennelige og gi et godt helhetsinntrykk. Forpleining Alle frivillige ønskes velkomne til funksjonærhula under arrangementet. Her vil mat og drikke være tilgjengelig. Funksjonærhula er åpen fra februar. Åpningstider: I løpet av arbeidsdagen er den én varmmatservering til hver, mellom kl Resten av dagen ( og ) serveres brødmat, frukt og bakverk. Det er egne tilbud for vegetarianere og glutenallergikere. Husk at hele arenaen er en miljøvennlig sone. Rydd opp etter deg når du er ferdig. Når du er varm og mett, vennligst gi sitteplassen din videre til den neste som trenger den. Tips til deg som jobber utendørs: Husk at været kan variere og ha derfor godt med tøy på deg. Bruk gjerne ullundertøy som innerste lag, ha et isolerende mellomlag (utdelt genser) og bruk jakka du har fått utdelt som ytterste lag. Bruk også godt og varmt fottøy

7 Transport Parkeringsmulighetene ved Holmenkollen er svært begrenset og biltrafikken blir regulert. Alle oppfordres derfor til å reise kollektivt til Holmenkollen. T-banens linje 1, Frognerseteren, stopper ved Holmenkollen stasjon. Derfra er det kort gåavstand opp til Holmenkollen arena. Det blir satt opp ekstraavganger fra Ruter på lørdag og søndag. For informasjon om rutetider, se og Miljødugnad Skiskytterne og Oslo2016 er avhengig av hvite vintre. Derfor ønsker vi å mobilisere til en miljødugnad. Det gjøres bblant annet med tiltak innen transport, innkjøp og avfallshåndtering. Alle har et ansvar når det gjelder miljødugnaden og med din hjelp kan arrangementet bli mer miljøvennlig. Vi oppfordrer alle til å plukke opp søppel, bruke miljøstasjonene og kjøre kollektivt til arenaen. VIP VIP teltet står på Hopplassen. Vi tilbyr konseptene «Midt i Blinken» og «Fullt Hus». Midt i Blinken-gjestene har arenabilletter i felt K, mens Fullt Hus-gjestene har ordinære billetter på felt L. DNB FAMILIECAMP Vårt familiekonsept i Kapellskogen fortsetter med aktiviteter for barna. Aktivitetene som tilbys er blant annet laserskyting, tegning, natursti og slakkline. AFTERSKI Lørdag fra arrangeres Afterski i VIP-teltet. Det er gratis inngang for alle som har løst billett og alle som har akkreditering. Det vil være live musikk og muligheter for kjøp av mat og drikke. FRIVILLIGTREFF Tradisjonen tro inviteres du til en sosial sammenkomst for frivillige og team, torsdag 12. februar fra klokken på Hard Rock Cafè. Inngang mot fremvisning av akkrediteringskortet. Alle får 1 drikkebong utdelt ved ankomst. NB. 18 års grense. Husk legitimasjon

8 SIKKERHET Vi skal alle bidra til at arrangementet gjennomføres uten skader på mennesker, miljø og materiell. Røde Kors med ambulanse er i arenaen på alle offisielle treninger og konkurransedagene. Lege er også til stede på konkurransedagene. Røde Kors er plassert med ett vaktlag på hovedtribunen og ett i Kapellskogen. Ambulansen står i Kongeveien. Politi vil være tilstede på konkurransedager. Tiltak Hva skal du gjøre når du oppdager Personskade/ulykke/uønsket hendelse: Reduser skadeomfang: Yt førstehjelp. Varsle 110/112/113 og rapporter hvem hva hvor når Varsle OPS ( ) som koordinerer videre Sikre området bidra så hjelpemannskap kan komme til Vis ro og tydelighet: hold publikum på avstand, led arbeid til assistansen ankommer NØDHJELP Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Brann Varsle brannvesen (110) rapporter hvem hva hvor når Evakuer området Varsle OPS ( ) som koordinerer videre OPS Holmenkollen: Lege i arena: Odd Arne Daljord, Din nærmeste leder:

9 1 RACE TRACK Rømningsplan beredskapsplan-ola 2 3 A HV-LEIREN VIP TELT HOPP -PLASSEN EvakueringsRuter og samlingsplass SHOOTING RANGE P VIP L M N KAPELLPLASSEN IBC COMPOUND MIDTSTUEN A B Primærrute for Hovedtribune Primærrrute for P-tribune Samlingsplass Samlingsplass Ved behov for evakuering blir det gitt informasjon på storskjermene og over høyttaler. Ha klart for deg hvor 4 samlingsplassene er, og hvordan man kommer seg dit. Du skal kunne vise vei til disse områdene. HV-LEIREN GAMLE LANGRENN- STADION TENNIS- PLASSEN B 0 A B C D E F G TICKET OFFICE VICTORIA- TOMTEN Tribunesone K-L-M-N: SAMLingsPLASS A Publikum ledes opp fra tribunen og retning Hopplassen. Ansvarlig: Publikumsvakter Tribunesone P: SAMLingsPLASS B Publikum ledes ned fra tribunen og retning Hoppskåla. Ansvarlig: Publikumsvakter ACCREDITATION HOLMENKOLLEN PARK HOTEL RICA VM-PLASSEN FIRST AID FOOD/DRINKS TOILETS COMPETITION OFFICE MEDIA CENTER TICKET OFFICE ARENA/COURSES ROAD PUBLIC AREA ACCREDITATION OFFICE A HV-LEIREN VIP TELT HOPP -PLASSEN SHOOTING RANGE P VIP L M N KAPELLPLASSEN RACE TRACK IBC COMPOUND MIDTSTUEN Nasjonsområde: SAMLingsPLASS A Personene ledes opp mot hopplassen ved VIP-teltet. Ansvarlig: Akkrediteringsvakter i område 4 HV-LEIREN GAMLE LANGRENN- STADION TENNIS- PLASSEN B TICKET OFFICE Samlingsplass: Mannskaper fra sikkerhetsseksjonen organiserer og veileder publikum i retning samlingsplass. Mannskaper fra publikumsservice tar i mot og veileder og tar hånd om publikum på samlingsplasser. Mannskaper fra sanitet, som ikke er involvert direkte i evakueringen fordeles til samlingsplassene. 5 6 ACCREDITATION HOLMENKOLLEN PARK HOTEL RICA VM-PLASSEN FIRST AID FOOD/DRINKS TOILETS COMPETITION OFFICE MEDIA CENTER TICKET OFFICE ARENA/COURSES ROAD PUBLIC AREA ACCREDITATION OFFICE

10 Kontaktinformasjon / telefonliste Administrasjon Oslo 2016 Adm.dir Per BERGERUD Arenasjef Svein HJORTH Rennleder Hans-Peter OLSEN Arr.leder Holmenkollen Marie Beate RISE Arr.leder sport & sentrum Harald SUNDGOT BORGEN Ansvarlig arenalogistikk Ola BJERKE Media sjef Ingrid JOHANSEN Marked og kommunikasjonssjef Astrid LØDEMEL Økonomisjef Geir OLSEN Seksjonsledere Seksjon Navn Telefon Rennteknisk Ass.rennleder Leif LARSSON Ass.rennleder Trine BESSEBERG Antidoping Eva GUSTAVSSON Løyper Anstein MYKLAND Løyper bjørn Ole MYKLEBUST Rennkontor Cathrine KULLEBUND Skytebane Jens Riise SCHJERVEN Stadion Ingrid E. VEDELER Tidtaking Vigdis THINGSTAD Team Support Hosting/infodesk Hilde RINGEN Akkreditering Torgeir BJØRKESTØL Nasjonsboder Erling VAAGAN Transport Arild VANBERG Media Mediasjef Ingrid JOHANSEN Forpleining Funksjonærhula Svein WULFF VIP Cathrine AANENSEN IBU Family Club Kjellaug JACOBSEN Kiosk Nina SELBOSKAR Arenalogistikk Publikumsservice Kristian GAHRE Akkrediteringskontroll Lars AAMODT Akkrediteringskontroll Arild BLOEMENDAAL Billettkontroll Gunn Kjersti VENGELBO Trafikk Erik TELNES Riggteam Ola SVORKDAL HESS Familiecamp Anders LIEN Reklamerigg Mats LINDQUIST IKT Svein Magne KARLSEN Sikkerhet OPS Karl GUSTAVSEN Sikkerhet Arne SIMONSEN Arenaproduksjon Seremoni Johan RØRVIK Arenaproduksjon Sigmund VISTER

11 Arenakart A B C D E F G Egne notater 0 VICTORIA- TOMTEN 1 RACE TRACK 2 VIP TELT VIP L M N HOPP -PLASSEN SHOOTING RANGE KAPELLPLASSEN MIDTSTUEN 3 HV-LEIREN P IBC COMPOUND 4 HV-LEIREN TICKET OFFICE GAMLE LANGRENN- STADION TENNIS- PLASSEN 5 FIRST AID FOOD/DRINKS ACCREDITATION HOLMENKOLLEN PARK HOTEL RICA VM-PLASSEN 1 2 TOILETS COMPETITION OFFICE MEDIA CENTER 6 3 TICKET OFFICE ARENA/COURSES ROAD PUBLIC AREA ACCREDITATION OFFICE

12 Egne notater Egne notater 22 23

13 Tilhører Navn: Seksjon: Rolle: Mobil: Skiskytter VM 2016 AS Telefon: Epost: Internett: