DATO: 15.februar 2012 TID: kl 14.30, STED: Stiklestad Nasjonale kultursenter og Stiklestad hotell - Verdal

Transkript

1 NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 15.februar 2012 TID: kl 14.30, STED: Stiklestad Nasjonale kultursenter og Stiklestad hotell - Verdal De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 008/12 Referatsaker 009/12 Plan for selskapskontroll - Diskusjonsgrunnlag 010/12 Orientering fra sekretær Oppsummering etter møte med revisjonen 011/12 Studietur til Oslo Status planlegging 012/12 Besk/befaring Mære landbruksskole - planlegging 013/12 Kontrollutvalgets forhold til media Vedlegg 1 i sak 009/12 KomRev Trøndelag IKS - Diskusjonsgrunnlag til kontrollutvalget i forbindelse med plan for selskapskontroll vil bli ettersendt Steinkjer, 8. februar 2012 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf: / mob: e-post: liv.tronstad@komsek.no

2 SAK 008/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget Liv Tronstad 008/ Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 KS Etikk, antikorrupsjon og internkontroll i kommunesektoren» 7. mars på Royal Christiania Hotel, Oslo 2 NKRF Medietrening for KU-medlemmer, 27. mars i Trondheim Referatene tas til orientering. SAK 009/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL - DISKUSJONSGRUNNLAG Kontrollutvalget Liv Tronstad 009/ Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisjonen om innhold i planen. Vedlegg 1. KomRev Trøndelag IKS - Diskusjonsgrunnlag til kontrollutvalget i forbindelse med plan for selskapskontroll Organisasjonskart NTE 3. FT-sak 11/85 Eiermelding 1. Kontrollutvalgets sak 047/11 Plan for selskapskontroll oppstart 2. Plan for selskapskontroll

3 Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 047/11, der kontrollutvalget bl.a. ba revisor igangsette arbeidet med plan for selskapskontroll. Fylkestinget behandlet Eiermelding 2011 Sak nr 11/85 i fylkestinget den 8. desember Eiermeldingen med vedlegg gir en oversikt over fylkeskommunens eierinteresser samt en kort omtale av hvert selskap. I tillegg eier fylkeskommunen selskapet NTE. Detter er ikke omtalt i eiermeldingen, men selskapet har et slikt omfang og betydning for fylkeskommunen at det skiller seg ut i en særklasse. Selv om det ikke er lov- eller forskriftsbestemt er det gitt anbefalinger om at det i tilknytning til plan for selskapskontroll også bør foretas en vesentlighet og risikovurdering for de enkelte selskap. De enkelte selskapers betydning for eier kan variere stort. Enkelte selskaper kan levere samfunnskritiske tjenester til innbyggerne eller tjenester til fylkeskommunens egen drift. Det kan være selskap som har økonomsikt betydning for fylkeskommunen i form av utbyte eller økonomien i selskapet er så dårlig at ny kapital må skytes inn for fortsatt drift. Det er mange momenter å vurdere her. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er derfor i ferd med å utarbeide et diskusjonsgrunnlag til kontrollutvalget der kontrollutvalget vil få anledning til å tilkjennegi sine vurdering i forkant av planen. Det legges opp til at kontrollutvalget på bakgrunn av KomRev sitt diskusjonsgrunnlag, sammen med oversikt over fylkeskommunenes eierinteresser, skal diskutere aktuelle problemstillinger og gi innspill til det videre arbeidet med plan for selskapskontroll. SAK 010/12 ORIENTERING FRA SEKRETÆR OPPSUMMERING ETTER MØTE MED REVISJONEN Kontrollutvalget Liv Tronstad 010/ Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg: Ingen 1. Forskrift om revisjon

4 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger I henhold til kontrollutvalgsforskriften heter det: 4) Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning 5) Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg har sekretariatet på vegne av kontrollutvalget avtalefestede møter med revisjonen der sekretariatet mottar muntlig rapportering om fremdriften i revisjonsarbeidet, samt at sekretær i dette møtet har tilgang til revisors arbeidspapirer. Det ble gjennomført møte mellom sekretær og revisor den 6. februar, og et møte den 8. februar der også arbeidspapirer ble gjennomgått. Det er skrevet et notat til kontrollutvalget som en oppsummering. Notatet er unntatt offentlighet, og kontrollutvalget må vurdere å lukke møtet dersom de ønsker innsyn i dette notatet. SAK 011/12 STUDIETUR TIL OSLO SATUS PLANLEGGING Kontrollutvalget Liv Tronstad 011/ Kontrollutvalget slutter seg til foreløpig program for studietur, og tar for øvrig saken til orientering.

5 Vedlegg Foreløpig program for Studietur til Oslo april Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets vedtak i sak 005/12, der kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalget ber sekretær tilrettelegge for studietur til Oslo april Sekretær har på bakgrunn av de innspill som ble gitt i møte sendt forespørsel om å få komme på besøk til: Riksrevisjonen Kommunal- og regionaldepartementet Stortingets kontroll- og konstitusjonskomite Transparency International Norge Økokrim Foreløpig programutkast følger som vedlegg til saken. Her er det bl.a. også vist til hva det er sendt forespørsel om orientering vedrørende for hvert enkelt besøk. Turen er ment å være både faglig utviklende og sosialt forankret. Det vil derfor bli lagt opp til felles middag begge kvelder, og et kulturelt innslag tirsdag kveld. Det er reservert rom ved Rica Victoria Hotel-Oslo i Rosenkrantzgate fra mandag til onsdag. Det er satt opp et foreløpig program for studieturen. Kontrollutvalget gis med dette mulighet til å komme med egne innspill til det faglige og sosiale innholdet i turen. Saken legges derfor frem til diskusjon. SAK 012/12 BESØK/BEFARING MÆRE LANDBRUKSSKOLE PLANLEGGING Kontrollutvalget Liv Tronstad 012/ Kontrollutvalget slutter seg til den foreslåtte agenda for besøket/befaringen ved Mære landbruksskole 16. mai.

6 Vedlegg 1. Utkast til agenda 2. Oversikt over utdanningsprogrammene ved Mære landbruksskole, og omtale 1. Kontrollutvalgets sak 006/12 2. Kontrollutvalgets virksomhetsplan 2012 Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 006/12, der kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: Kontrollutvalget ber sekretær tilrettelegge for besøk / befaring ved Mære videregående skole og Olav Dun videregående skole m.m. hhv i mai og november. Besøk ved Mære landbruksskole er planlagt til den 16. mai. Utkast til agenda følger i vedlegg 1. Det er foreløpig ikke tatt kontakt med fylkesrådet / skolen, da det er ønskelig at kontrollutvalget uttaler seg om hva de ønsker fokus på under besøket. Mære landbruksskole har i flere år hatt et driftmessig merforbruk. Fra vedlegg 1 til FT-Saknr 11/81 Driftsrapport 2/2011 pr til fylkestinget, budsjettjusteringer siteres: Mære landbruksskole Mære landbruksskole forventer en kraftig forbedring av resultatet for Skolen melder at forbedringen skyldes blant annet at tiltakene man har satt i verk har virket. Det er derfor meget positivt at skolen melder at man nå forventer et driftsmessig overskudd på ca. 0,7 mill. kroner for 2011, slik at man kan dekke opp tidligere års merforbruk og starte 2012 uten negativ gjenbevilgning fra året før Det endelige regnskapet for 2011 foreligger ikke pr d.d. og om skolens økonomiske målsetting er nådd er ikke klart. Når det gjelder informasjon om skolen kan en lese følgende på skolens nettside: Vi er en videregående skole som tilbyr undervisning på studieretning naturbruk og skolen har i dag ca 160 elever og 80 ansatte. Mære er en videregående skole som gir grønn studiekompetanse, og et spennende alternativ for elever som vil utdanne seg innen entreprenørskap, biologi og miljøfag. Mære er en fremtidsrettet gartner- og landbruksskole som gir yrkesutdanning i nært samarbeid med næringslivet. Skolens praktiske avdelinger består av fjøs med melkeproduksjon, sauefjøs, grisefjøs, skogeiendom i Snåsa, veksthus med produksjon av tomat, utplantingsplanter og julestjerner og frukthage. Jorda brukes til forproduksjon, korn, poteter og gulrot. Ca 150 mål er økologisk. Skolen har også en anleggsgartneravdeling og stor ridehall. I tillegg er det et stort utsalg i Glassgården.

7 Mære er også et kompetansesenter og en arena for videreutvikling av grønne næringer (landbruk, gartner- og anleggsgartner og nye tilleggsnæringer knyttet til disse). Mære skal være en levende skole som bidrar til grønn vekst og utvikling De enkelte utdanningsprogrammene er vist i vedlegg 2. Det er viktig at utvalget kommer med innspill til hva de ønsker fokus på under besøket og saken legges derfor frem til diskusjon. SAK 013/12 KONTROLLUTVALGETS FORHOLD TIL MEDIA Kontrollutvalget Liv Tronstad 013/ Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Elve mediaråd fra Agendum Saksopplysninger Kontrollutvalget er valgt av fylkestinget til å forestå det løpende tilsyn med den fylkeskommunale forvaltning og rapportere tilbake til fylkestinget om resultat av dette. Den lovpålagte rollen gir kontrollutvalget en viktig funksjon, både gjennom å ivareta definerte oppgaver (jfr. kommuneloven) og å sikre innbyggernes tillit til forvaltningen. På generelt grunnlag har kontrollutvalgene oftest vært svært lite synlige overfor innbyggerne også gjennom media. I den forbindelse kan det være et spørsmål å ta opp om det vil være riktig av kontrollutvalget å ta en mer aktiv rolle ifh til media eller ikke. Det er flere prinsipielle spørsmål knyttet til dette. Skal kontrollutvalget være aktiv i forhold til å få tatt opp saker i media eller skal de ha en tilbakelent rolle. Vil en sak kontrollutvalgt profilerer i media oppfattes på den måten at kontroll og tilsyn fungerer og med det inngi tillit hos innbyggerne, eller vil dette sette fylkeskommunen i et dårlig lys og medføre omdømmetap

8 Dersom kontrollutvalget går aktivt ut i media og profilerer kontrollsaker, kan i så fall tidspunktet for når kontrollutvalget går ut i media ha betydning. Kontroll- og tilsynsarbeidet kan også i økende grad bli fanget opp av media selv. Hvordan skal utvalget takle dette. Bakgrunnen for medias interesse kan ligge i sakens aktualitet ifh til: Konflikt Dramatikk Omfang Eksklusivitet I tillegg til disse spørsmålene bør kontrollutvalget også drøfte: Hvem skal uttale seg på vegne av kontrollutvalget Når skal en uttale seg (før eller etter en sak er behandlet) Agendum har utarbeidet 11 mediaråd, som ble presentert på kontrollutvalgskonferansen 1. februar i år. Disse er vist i vedlegg til saken. Kontrollutvalget bør ta stilling til sin rolle ifh til media. Dersom kontrollutvalget skal være i stand til å drive en positiv markedsføring av egen virksomhet og samtidig stå rustet til å kunne møte et sterkt mediepress i visse situasjoner, er det nyttig å drøfte en form for mediestrategi. Kontrollutvalget må også være forberedt på at det kan komme saker der media tar styringen og eventuelt gir utvalget en rolle i konflikt- og sensasjonspregete oppslag. Saken legges frem til diskusjon. Steinkjer 8. februar 2012 Liv Tronstad Kontrollsjef