Godkjenning av innkalling og saksliste

Transkript

1 PC 47/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksansvarlig: Saksbehandler(e): Prosjektsjef Trond Furuberg Kristin Kreul Arkiv nr: 15/03666 Vedlegg: Innkalling og saksliste til prosjektstyremøte Prosjekt Campus Forslag til vedtak: «Prosjektstyret godkjenner innkalling og saksliste.» Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 47/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

2 2 Innkalling og saksliste til prosjektstyremøte Prosjekt Campus Prosjektstyremøte nr. 07 Dato: Sted: Styrerommet, Cirkus, Ås Tid: Kl Saksnr. Sakstittel Side PC 47/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste med presentasjon av nytt styremedlem PC 48/2015 Godkjenning av referat fra møte PC 49/2015 Prosjektsjefens orientering Statusrapport for Prosjekt Campus pr 1.oktober 2015 PC 50/2015 Strategisk Campusplan PC 51/2015 Flytteprosjektet SLP PC 52/2015 IKT-prosjektet SLP PC 53/2015 Budsjettforslag 2016 PC 54/2015 Møteplan 2016 PC 55/2015 Budsjettforslag for 2017 utenom ramme PC 56/2015 Eventuelt Eventuelt forfall meldes Kristin Kreul på epost eller tlf NMBU PC 47/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

3 PC 48/2015 Godkjenning av referat fra møte Saksansvarlig: Prosjektsjef Trond Furuberg Saksbehandler(e): Kristin Kreul Arkiv nr: 15/03668 Vedlegg: Referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus Forslag til vedtak: «Prosjektstyret godkjenner referat fra møte » Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 48/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

4 MØTEREFERAT 2 PROSJEKT: Referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus PROSJEKTNR: MØTETYPE: Prosjektstyremøte Møte 06 DATO/TID: kl STED: Styrerommet, Cirkus, Campus Ås MØTELEDER / REFERENT: Olaf Melbø/Kristin Kreul TILSTEDE: Olaf Melbø (leder) Elin Børrud Siri Margrethe Løksa Yngvild Wasteson Pål Adrian Ryen Gudmund Holstad (observatør) Lise Thoen (observatør) Gry Tove Jæger (observatør) Trond Furuberg (prosjektsjef) Kristin Kreul (sekr.) IKKE TILSTEDE: Nina Kristiansen Mariya Khanamiryan (vara) NMBU PC 48/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

5 REFERAT Saksnr. PC 39/2015 PC 40/2015 PC 41/2015 Sakstittel Godkjenning av innkalling og saksliste Oppsummering Styret ønsker at mer konkret informasjon om SLP-byggeprosjektet er et fast punkt på sakskartet og at prosjektsjefen gir en mer utdypende muntlig orientering med presentasjoner, av status for byggeprosjektet. Prosjektmedlemmer kan kalles inn til å legge frem spesifikk tema/status. Vedtak: Prosjektstyret godkjenner innkalling og saksliste. Godkjenning av referat fra prosjektstyremøte Prosjekt Campus Oppsummering Vedtak: Prosjektstyret godkjenner referat fra møte Statusrapport Oppsummering Detaljprosjekt håndtering av flytting her er det planer om å gå ut sammen med VI med en offentlig utlysning. SHF sliter fortsatt med en del tekniske problemer, men det jobbes med dette. Det er viktig at dato for endelig utbedring av ammoniakkproblematikk i hestestallen settes og at brukerne blir orientert. Statsbygg skal gjøre en oppdatering av sin usikkerhetsanalyse i høst. Det er viktig at NMBU får delta direkte slik at de får innsyn i denne prosessen. Statsbygg har muntlig varslet at det prosjekteringskostnadene vil gå ut over de overskridelsene som ble rapportert i forrige prosjektrådsmøte, vi kommer tilbake med eksakte tall når vi har fått dette formelt informert fra SB. 3 PC 42/2015 Kommunikasjon og informasjon det er viktig at det settes opp en skjerm som viser byggeprosessen via webkamera fra dag til dag på Adamstuen. Styret ber prosjektadministrasjonen om at dette gjøres så snart som mulig. Vedtak: Prosjektstyret tar statusrapport pr 1.august 2015 til orientering. Styreleders orientering Oppsummering Kort om hva universitetsstyre ble orientert om i juni Kjøling og nødstrøm Statsbyggs varsel om ytterligere økte prosjekteringskostnader NMBU PC 48/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

6 4 PC 43/2015 PC 44/2015 Vedtak: Orientering om hvordan strategisk campusplanarbeidet er tenkt organisert Prosjektstyret tar styreleders informasjon til orientering. Strategisk Campusplan Oppsummering Husk å bruke hovedfunksjonsanalysen fra 2008 og annen relevant informasjon som allerede er utarbeidet. Det er viktig å kontrahere ev videre bestilling så fort man har klart å definere hva oppgaven er. Det er viktig at de som spiller inn er klar over målet med prosessen og hva som ligger av ambisjoner for den strategiske campusplanene. NMBU og universitetsstyret skal nå i gang med en organisasjonsprosess. Det strategiske campusplanarbeidet må koordineres med dette der det er mulig innenfor de rammer som fremdriftsplanen gir rom for. NMBUs ledelse vil sikre at prosjektet får tilført nødvendig informasjon. Den strategiske campusplanen vil også ha som mål å bidra med innspill til organisering og bruk av det fysiske campus. Prosjektstyret ber om at plan- og arkitekturrådet og parkrådet bes om å bidra med to personer hver som kan sitte i en referansegruppe. Studentdemokratiets arbeidsutvalg bes om å bidra med en representant. Referansegruppen hensikt er å gi faglig støtte til prosjektadministrasjonen. Vedtak: Prosjektstyret tar orientering om status i arbeidet med strategisk campusplan til etterretning. Prosjektstyret ber om at det opprettes en referansegruppe hvor hensikten er å gi faglig støtte til prosjektadministrasjonen. Valg av løsning for fjernkjøling og nødstrøm til SLP Oppsummering Prosjektsjefen orienterte om prosessen som nå er i gang ref. vedlegg til innkallingen. NMBU ser på ulike muligheter for å finansiere en realisering av et internt kjølings- og nødstrømanlegg. Dette vil bli en sak som universitetsstyret må ta stilling til. Vedtak: Styret anbefaler NMBU at det velges den løsningen som teknisk, økonomisk, driftsmessig og miljømessig et den beste løsningen, nemlig at det bygges intern kjøling og nødstrøm. Dette må gjøres uavhengig av diskusjon om finansiering. Prosjektstyret ber administrasjonen om å jobbe videre for å finne gode løsninger for den endelige finansieringen. Det anbefales for NMBU at man ikke velger en løsning hvor man går på kutt, men at NMBU sikrer finansiering på andre måter. NMBU PC 48/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

7 5 PC 45/2015 PC 46/2015 Foreløpig landskapsplan Samlokaliseringsprosjektet Oppsummering Prosjektsjefen orienterer kort. Det er etterspurt en tidslinje for videre prosess og en plan for videre brukerinvolvering samt oppdatert basiskalkyle for utomhusanlegget. Vedtak: Prosjektstyret tar orientering til etterretning. På bakgrunn av de uttalelser som har kommet til landskapsplanen ber styret om at det utarbeides et forslag til hvordan man kan sikre at kvaliteten og ambisjonsnivået i utomhusanlegg bli godt ivaretatt og samtidig holdt innenfor kostnadsrammen. Eventuelt Oppsummering Parkering Prosjektsjefen orienterer om at det er kommet opp et forslag om å etablere en parkering på Kirkejordet sør (ca. 200 plasser), for å avlaste behovet for parkering i perioden Denne saken tas med NMBUs administrasjon. Prosjektsjef Styreleder orienterer om ansettelse av prosjektsjef i henhold til utdelt sakspapir. Vedtak: Prosjektstyret tar orienteringen om status i ansettelsesprosessen av prosjektsjef til etterretning. Prosjektstyret vedtar videre at dersom innstillingsutvalget konkluderer med at det engasjerte firmaet ikke har funnet frem til kvalifiserte kandidater, må styreleder i samarbeid med NMBU, så snart som mulig forberede for konkurranse med tanke på innleie av prosjektsjef for hele prosjektperioden. En slik konkurranse om innleie må først avklares med NMBU sin ledelse. NMBU PC 48/2015 Prosjektstyremøte Prosjekt Campus

8 PC 49/2015 Statusrapport for Prosjekt Campus pr 1.oktober 2015 Saksansvarlig: Saksbehandler(e): Prosjektsjef Trond Furuberg Kristin Kreul Arkiv nr: 15/03669 Vedlegg: Statusrapport for Prosjekt Campus pr 1.oktober 2015 Status SLP Prosjektrådet II Status rapport NMBU Urbygningen sept 22 Campus Ås SLP kjøling og reservekraft inkl. vedlegg SLP Campus Ås Oppdragsbrev fra KD Kjøling Prosjektsjefens vurdering: Ref. statusrapport. Forslag til vedtak: «Prosjektstyret tar statusrapport pr 1.oktober 2015 til orientering.» Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 49/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

9 2 PC 49/2015 Statusrapport for Prosjekt Campus pr 1.oktober 2015 OVERORDNET STATUS ORGANISERING Stillingen som prosjektsjef NMBU har nå igangsatt en prosess for å leie inn prosjektsjefkompetansen gjennom hele prosjektperioden og oppdraget lyses ut i disse dager. I mellomtiden har NMBU i perioden fra 4.mai 2015 leid inn Trond Furuberg fra Metier AS, i første omgang for 6 måneder, nå med en ytterligere forlengelse på 6 måneder ut april 2016, for å ivareta rollen som prosjektsjef. SAMLOKALISERINGSPROSJEKTET Se vedlagt statusrapport fra Statsbygg til siste prosjektrådsmøte 25.september 2015 «CAMPUS ÅS PROSJEKTENE Statusrapport august 2015» og «Status SLP Prosjektråd II». Viktige hendelser siste periode: Mottatt 5 tilbud på K210 del 1 og K210 del 2, kontraktsignering 23. september. Kostnadene ligger under budsjett. Mottatt revidert fremdriftsplan fra PG, som samordner prosjekterings og produksjonsforløpet. Mottatt kostnadsestimat for PGs arbeider som viser betydelig økt omfang. Prosess iverksatt for å redusere kostnadene. Plan for brukermedvirkning høsten 2015 fastsatt. K100 Byggherrerigg rigg etablert og byggeplassgjerde i hovedsak etablert. K205 Rivning alle arbeider er gjennomført. K207 Grunnarbeider - noen problemer med spunting i sør-østre hjørne. K270/K271 Fiskelab og miljøstasjon Noen forsinkelser vedrørende prosessanlegg. Prøvedrift utsatt til oktober Offisiell åpning av Fiskelab vil først arrangeres når det er levende fisk i anlegget. Dette vil ta noe tid da fisken først må klekkes. NMBU PC 49/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

10 3 Kjøling og nødstrøm for SLP Som prosjektstyret har blitt opplyst om i tidligere møter så har det vært en del uklarheter rundt hvorvidt kjøling og nødstrøm skal være en del av SLP eller kjøpeseksternt. NMBU og VI ønsket av driftsmessige årsaker, at dette legges inn igjen i byggeprosjektet. Som dere kan se av vedlagt korrespondanse («Campus Ås - SLP - kjøling og reservekraft inkl. vedlegg» og «SLP Campus Ås Oppdragsbrev fra KD Kjøling.msg»), er finansiering av dette nå på plass og Kunnskapsdepartementet har godkjent løsningen og sendt oppdragsbrev til Statsbygg. Landskapsplan Campus Ås Statsbygg arbeider med å implementere NMBUs tilbakemeldinger på landskapsplanen som ble presentert 23.juni. Dette arbeidet skal sluttføres før 1.november BRUKERUTSTYRSPROSJEKTET Se vedlagt statusrapport fra Statsbygg til siste prosjektrådsmøte 25.september 2015 «CAMPUS ÅS PROSJEKTENE Statusrapport august 2015». Vi er inne i Detaljprosjekt BUT med oppstart fra oktober Felles prosess med byggeprosjektet for gjennomgang med brukerne av rom- og funksjonsprogram (RFP) og utstyr rom for rom avsluttet. Det er besluttet at brukerne signerer RFP i juni, når alle parallelle prosesser er avsluttet Planlegging av prosess for registrering av medflyttbart utstyr pågår. Brukerne er sterkt involver. Arbeidet skal avsluttes innen mai. Startet prosess med instituttsektoren for kartlegging av mulige synergier vedrørende utstyr, som kan virke positivt inn på anskaffelsesbehovet Utstyrsbudsjettet er på ca. NOK 400 mill., dvs. at foreliggende liste må reduseres med NOK 160 mill. i den videre prosessen. SENTER FOR HUSDYRFORSØK Se vedlagt statusrapport fra Statsbygg til siste prosjektrådsmøte 25.september 2015 «CAMPUS ÅS PROSJEKTENE Statusrapport august 2015». Start prøvedrift og innflytting av dyr har i hovedsak fulgt fastsatt plan. Feil og mangler behandles og utbedres fortløpende. Prøvedriften pågår ut september Det arbeides sammen med Statsbygg med en plan for endelig overtakelsesforretning ca. 22 Oktober. Det vil da utarbeides en detaljert mangelliste med frister for ferdigstillelse. Det vil også holdes tilbake, fra Statsbygg, et beløp som ikke vil bli utbetalt entreprenør før alle feil er utbedret. URBYGNINGEN Se vedlagt statusrapport fra Statsbygg til siste prosjektrådsmøte 25.september 2015 « NMBU URBYGNINGEN». NMBU PC 49/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

11 4 Framdriften på byggeplass ligger på en del områder etter det som følger av revidert framdriftsplan, dette kan få innvirkning på «Oppstart prøvedrift» i månedsskiftet januar/februar En del sesongavhengige utomhusarbeider vil uansett utføres på våren 2016, en mulig løsning av trapp nord ses i sammenheng med dette arbeidet NMBU vil ta i bruk bygget gradvis i 1. halvår. Studentrettede virksomheter i plan 1 (Studentenes informasjonstorg og Studentdemokrati) vil trolig komme inn først. Det legges også opp til noen arrangementer, samt at forelesere gis mulighet til å legge noe undervisning til bygget. Full drift planlegges fra august Prøvedriftens lengde kan strekkes til ut 2016, hvis det viser seg behov for det. NMBU vurderer mulige tidspunkt for offisiell åpning, Statsbygg antar at tiden omkring semesterstart i august er et egnet tidspunkt. STRATEGISK CAMPUSPLAN Se egen sak PC 51/2015 om Strategisk Campusplan. ANDRE TERTIALRAPPORT 2015 FRA PROSJEKTSTYRET FOR PROSJEKT CAMPUS Rapport om prosjektets organisering Det er etablert en god dialog med Statsbygg med regelmessige formelle møter hvor generelle og spesifikke temaer diskuteres og avklares. Der er også en god kontakt av uformell karakter på ledernivå for å samkjøre utfordringer og styring av forventning. NMBU har i perioden fra 4.mai 2015 leid inn prosjektsjef fra Metier AS, i første omgang for 6 måneder, med en ytterligere forlengelse på 6 måneder ut april 2016, mens det arbeides for å anskaffe denne typen kompetanse for hele prosjektperioden. Økonomi Tertialrapport for 2.tertial 2015 (alle beløp i KNOK) Beløp i 1000 kr (A) (B) (C) (D = A-C) Budsjett Regnskap pr 2. tertial Prognose årsregnskap Forventet årsavvik 1. Prosjektleder brukerutstyr Delprosjektleder BUT/SLP/SHF Frikjøp brukermedvirkning Vetbio BUT/SLP Prosjektledelse og koordinering SLP Byggeplassprosjektleder IT-prosjektleder SLP* Driftsleder teknisk drift SLP* Brofinansiering tapt omsetning* NMBU PC 49/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

12 5 9. Kommunikasjonsrådgiver (1 årsverk)* Stilling optimal drift SLP (0,6 årsverk) Kvalitetssikr. elektro, VVS, park (0,4 årsverk)* Rådgivning byggeteknisk/vvs (1 årsverk)* Frikjøp brukermedvirkning SHF (0,5 årsverk)* Generell kompensasjon TA* Økonomicontroller BUT/SLP/SHF Innkjøper BUT/SLP/SHF Campusplan Prosjektledelse mm Prosjekt Campus Totalt *Hvorav 5,2 mill er forpliktet for hele Forventet årsavvik skyldes tre spesifikke forhold: grunnet at 50% av lønn til dekan VetBio blir belastet Prosjekt Campus grunnet at man ikke har funnet det riktig å tilsette dedikert økonomiressurs. I enighet med Økonomidirektør vil denne funksjonen ligge under økonomiavdelingen og timer belastes prosjektet. Dette vil først skje fra grunnet at man ikke har funnet det riktig å tilsette dedikert innkjøpsressurs. I enighet med Innkjøpsavdelingen vil denne funksjonen ligge under innkjøpsavdelingen og timer belastes prosjektet i forbindelse med Campusplan ser Prosjektstyret at noen av utgiftene kommer på et senere tidspunkt enn tidligere antatt. Dvs. at disse utgiftene vil først belastes i Prosjektstyret vil videre ha fokus på disse sakene i det neste tertial Strategisk Campusplan: Planen er godkjent av universitetet. Første og andre fase av planen er godt i gang og fokus er på gjennomføring av det videre arbeidet. SHF: Overtakelsesforretning etter prøvedrift med mangellister gjennomføres i samarbeid med Statsbygg. SLP/BUT: Hovedfokus vil være på følgende områder: o IKT (Informasjons og Kommunikasjons Teknologi): kartlegge og beskrive behov for organisasjon, utførelse og finansiering av IKT behov for SLP før innflytting i 2019 o Flytting av virksomheten fra Adamstuen til Ås: Det vil bli foreslått å leie inn ekstern ekspertise for å lage en overordnet plan for planlegging, forberedelse, utarbeidelse av konkurransegrunnlag, gjennomføring, testing/validering samt behov for finansiering av dette. o FDV (Forvaltning Drift og Vedlikehold): Utarbeide en plan som beskriver behov for bemanning, system, samarbeid med Statsbygg samt finansiering av Urbygningen: Organisering og plan for testing, overtakelse, innflytting og prøvedrift. NMBU PC 49/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

13 PROSJEKTETABLERING M CAMPUS ÅS PROSJEKTENE Statusrapport august 2015 Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 1 av 9 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 13

14 PROSJEKTETABLERING M INNHOLD: Campus Ås, SLP Side Campus Ås, SHF Side /6 Campus Ås, BUT Side 9 Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 2 av 9 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 14

15 PROSJEKTETABLERING M CAMPUS ÅS, SLP 1.1 Overordnet status Mottatt kostnadsestimat for PGs arbeider. Estimatet fra PG er vesentlig over vårt budsjett samt forrige prognose. Kostnadsreduserende tiltak utredes. Oppdatert prognose tar ikke full høyde for PGs kostnadsestimat. Revidert budsjett for PGs arbeider fastsettes neste periode. Rivning av gamle SHF-bygg er gjennomført. K207 Grunnarbeider. Store steinblokker skaper utfordringer for spunting i sørøstre hjørnet av byggegropa. Korrigerende tiltak utredes. K210 Råbygg del 1 og 2. Tilbud mottatt og evaluering pågår. Bra interesse i markedet. 1.2 Status i prosjektet Viktige hendelser siste periode: Mottatt 5 tilbud på K210 del1 og K210 del2, kontraktsignering 23. september. Kostnadene ligger under budsjett. Mottatt revidert fremdriftsplan fra PG, som samordner prosjekterings og produksjonsforløpet Mottatt kostnadsestimat for PGs arbeider som viser betydelig økt omfang. Prosess iverksatt for å redusere kostnadene Plan for brukermedvirkning høsten 2015 fastsatt K100 Byggherrerigg rigg etablert og byggeplassgjerde i hovedsak etablert K205 Rivning alle arbeider er gjennomført K207 Grunnarbeider - noen problemer med spunting i sør-østre hjørne K270/K271Fiskelab og miljøstasjon Noen forsinkelser vedrørende prosessanlegg. Prøvedrift utsatt til oktober Viktige hendelser neste periode: Omforene revidert styringsbudsjett med PG Signere kontrakter på råbygg Konkludere detaljert løsning for implementering av kjøling og reservekraft Oppstart av usikkerhetsanalyse K207 Grunnarbeider avklare utfordringer knyttet til store steinblokker i spuntlinjen, utgraving av byggegropen K270/K271 Fiskelab Testkjøring og opplæring, forberedelser for prøvedrift Spesielle utfordringer/fokusområder: PGs kostnadsestimat for egne arbeider beløper seg til 750 MNOK, kostnadsreduserende tiltak utredes og vil kunne medføre betydelig begrensninger i PGs arbeidsprosesser. Statsbyggs prognose er foreløpig satt til 705 MNOK og i tillegg er det avsatt en kontraktsreserve på 20 MNOK. Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 3 av 9 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 15

16 PROSJEKTETABLERING M 1.3 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø og ytre miljø Det har ikke vært skader i perioden Rapporteringsvillighet i perioden er 11,0 og akkumulert er 10,6 SHA parametre i henhold til skjema M5 Denne måned (antall) Akkumulert i prosjektet (antall) Fraværsskader (dvs. fravær utover skadedagen) 0 1 Loggførte SHA-avvik Loggførte ytre miljø-avvik 0 0 Rapporterte timeforbruk i prosjektet (totalt for samtlige entrepriser) Usikkerhet Usikkerhet Kostnadsutvikling - entreprisebudsjett Krevende brukerprosesser. Markedsutvikling Tiltak Besparelsesprosess med bruker og PG God planlegging av brukerprosessen, modell for overordnede beslutninger Tett dialog med entreprenørmarkedet Kalkyleusikkerhet Refusjon av mva vedrørende f.eks. parkeringsplasser, kantinearealer etc Teknisk løsning knyttet til dimensjonering av gjødsel og kadaverhåndtering Prosjekteringsomfanget øker Kartlegge juridiske føringer, omfanget av eventuell kommersiell drift. Beslutte endelig dimensjon på luthydrolyseanlegget, og konsept vedrørende vakuumsug av gjødsel. Detaljert styring av PG arbeidsprosesser, og effektivisering/begrensning av brukerprosessene. 1.5 Økonomi Kroneverdi Kostnadsramme (SLP +SHF) Styringsramme (P50) (SLP +SHF) Gjeldende styringsramme SLP Totalt utbetalt på totalprosjektet Forpliktet Sluttprognose 6 650,7 MNOK Inkl. SHF 5 661,8 MNOK Inkl. SHF 5 320,9 MNOK Kun SLP 856,3 MNOK Kun SLP 1 452,0 MNOK Kun SLP 5 661,8 MNOK Inkl. SHF Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 4 av 9 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 16

17 PROSJEKTETABLERING M 1.6 Fremdrift Sammendrag fremdrift: Start prøvedrift K280 Barnehage april 2015 K207Grunnarbeider tilbud inn mai 2015 Start prøvedrift K270 Fiskelab juli 2015 Oppstart K207 august 2015 K210 Betongarbeider - tilbud inn august 2015 Oppstart K210 Betongarbeider desember Brukermedvirkning Fokus på effektivisering av brukerprosessen fremdeles stor belastning på brukermiljøene 1.8 Kommunikasjon og informasjon Det har vært avholdt flere møter med entreprenørbransjen (inkl tekniske fag) hvor prosjektets kontraktsstrategi er presentert og innspill mottatt. 1.9 Kunstnerisk utsmykning Avholdt møter med KORO Myndighetsforhold Rammetillatelse er mottatt fra Ås kommune. Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 5 av 9 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 17

18 CAMPUS ÅS, SHF 2.1 Overordnet status Start prøvedrift og innflytting av dyr har i hovedsak følt fastsatt plan. Feil og mangler behandles og utbedres fortløpende. Prøvedriften er planlagt ut september PROSJEKTETABLERING M 2.2 Status i prosjektet Viktige hendelser siste periode: Utomhusarbeider med planering av kjørearealer og grøntarealer. Innflytting av dyr er startet og vil pågå frem til månedskiftet mai/juni Prøvedrift ble startet i mars og vil pågå til september 2015 Viktige hendelser neste periode: Offisiell åpning Utbedring av påviste feil og mangler fra overtagelsesbefaringen og løpende i forhold til feil som avdekkes i prøvedriftsperioden 2.3 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø og ytre miljø Ingen spesielle forhold rapportert (rapport er for februar). SHA parametre i henhold til skjema M5 Denne måned (antall) Akkumulert i prosjektet (antall) Fraværsskader (dvs. fravær utover skadedagen) 0 0 Loggførte SHA-avvik Loggførte ytre miljø-avvik 0 0 Rapporterte timeforbruk i prosjektet (totalt for samtlige entrepriser) Usikkerhet Usikkerhet Usikkerhet knyttet økonomisk konsekvens av tvistesak mellom Skanska og underleverandør. Saken skal behandles i Follo Tingrett 10. juni. Tiltak Bistå Skanska. Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 6 av 9 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 18

19 PROSJEKTETABLERING M 2.5 Økonomi Nøkkeltallene for prosjektet er med kroneverdi Kostnadsramme Styringsramme (P50) Gjeldende styringsmål (delmål for SHF mars 2015 kroner) Totalt utbetalt på totalprosjektet Forpliktet Sluttprognose Felles m/slp Felles m/slp 340,9 MNOK 299,9 MNOK 338,0 MNOK 340,9 MNOK 2.6 Fremdrift Prøvedrift vil pågå frem til september Brukermedvirkning Det har vært omfattende brukerprosesser både i forhold til overtagelsesbefaringer, oppstart prøvedrift og forhold rundt overflytting av dyr. 2.8 Kommunikasjon og informasjon Det har vært god interesse rundt ferdigstillelsen og åpningen av bygget. 2.9 Kunstnerisk utsmykning SHF inngår i helhetsplanen som utarbeides for SLP-prosjektet Myndighetsforhold Det jobbes med rammetillatelser vedrørende plansilo og redskapslager. Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 7 av 9 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 19

20 /6 Campus Ås, BUT PROSJEKTETABLERING 3.1 Overordnet status Prosjektet er vedtatt gjennomført med en styringsramme på 1060 MNOK og kostnadsramme på 1080 MNOK. Oppdragsbrev er mottatt. Tett samarbeid med SLP-byggeprosjekt M 3.2 Status i prosjektet Viktige hendelser siste periode: SLP: Felles prosess med byggeprosjektet for gjennomgang med brukerne av rom- og funksjonsprogram (RFP) og utstyr rom for rom avsluttet. Det er besluttet at brukerne signerer RFP i juni, når alle parallelle prosesser er avsluttet Planlegging av prosess for registrering av medflyttbart utstyr pågår. Brukerne er sterkt involver. Arbeidet skal avsluttes innen mai. Startet prosess med instituttsektoren for kartlegging av mulige synergier vedrørende utstyr, som kan virke positivt inn på anskaffelsesbehovet. SHF: Hovedtyngden av brukerutstyret var levert når prøvedrift startet. Noe utstyr blir levert etter start prøvedrift, men dette er avklart med NMBU Viktige hendelser neste periode: SLP: Gjennomføre prosess for avsetning av budsjettreserver hos NMBU og Veterinærinstituttet SHF: Fremdriftsplan for koordinering av brukerutstyrs- og byggeprosjektaktiviteter ferdigstilles. Anskaffelsesprosess for løst utstyr pågår ut mars Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø og ytre miljø Forhold knyttet til SHF: For utstyr som ligger innenfor kontrakten med Skanska (K101) forutsettes det at SHA ivaretas i henhold til føringer gitt i denne kontrakten. SHA-planlegging for SLP tas opp med rådgivergruppen. 3.4 Usikkerhet Usikkerhet Tilbakemeldinger fra bruker på forprosjekt Omfanget av overflyttbart utstyr Omfanget av sambruk med instituttsektoren redusert ansskaffelsesbehov. Koordinering med byggeprosjektet i rom for rom gjennomgangen kan avdekke arealutfordringer (ikke plass til alt utstyr) Tiltak Eventuelle konsekvenser søkes avklart fortløpende Tett dialog med bruker, tydelig strategi ved innkjøp av nytt utstyr i perioden frem til flytting. Klarlegge planlagt undervisning og drift på NVH våren Innlede møter med instituttsektoren for å klarlegge deres strategi for sambruk av utstyr på Campus Ås. Tett koordinering mellom PG og RG Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 8 av 9 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 20

21 PROSJEKTETABLERING M 3.5 Økonomi Kostnadsramme Styringsramme (P50) Gjeldende styringsramme Totalt utbetalt på totalprosjektet Forpliktet Sluttprognose 1080 MNOK 1060 MNOK 124,4 MNOK 64,3 MNOK 104,8 MNOK 1060 MNOK Kuttliste En prioritert kuttliste vil bli utarbeidet i samarbeid med brukerne i forbindelse med etablering av nettobudsjett. Utkast vil foreligge Fremdrift Brukerutstyrprosjektet har en stram fremdrift med tanke på utstyr knyttet til SHF. Det legges stor vekt på å koordinere arbeidet med brukerutstyr og byggeprosjektet for SLP. Fremdriftsplanen for SLP er styrende for fremdriften i BUT. 3.7 Brukermedvirkning Det har vært avholdt brukermøter vedrørende utstyr i SHF 3.8 Kommunikasjon og informasjon Ingen spesielle saker 3.9 Kunstnerisk utsmykking Ikke relevant 3.10 Myndighetsforhold Ingen spesielle forhold Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 9 av 9 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 21

22 CAMPUS ÅS PROSJEKTRÅD Møte 03, 25. september

23 SHA - CAMPUS ÅS, SLP Det har ikke vært skader i perioden Rapporteringsvillighet i perioden er 11,0. Akkumulert er 10,6 Denne måned (antall) Akkumulert i prosjektet (antall) Fraværsskader (dvs. fravær utover skadedagen) 0 1 Loggførte SHA-avvik Loggførte ytre miljø-avvik 0 0 Rapporterte timeforbruk i prosjektet (totalt for samtlige entrepriser)

24 OVERORDNET STATUS Entreprisestrategi optimalisert etter dialog med bransjen Rammer og budsjett for gjenværende arbeider indeksjustert for lønns- og prisstigning. Styringsramme økt fra 5 204,7 til 5 320,9 mill.kr. Prognose for K210 Råbygg redusert med 86 mill. kr, (konsekvens av mottatte tilbud) PG s budsjett økt med 131 mill. kr (se egen sak) Budsjett for byggeledelse øker med 28 mill. kr (konsekvens av endret entreprisestrategi) Prognose for K207Grunnarbeider økt med 11 mill. kr grunnet endret løsning for spunting 24

25 SLP - STATUS K207 Grunnarbeider noen problemer med spunting i sør-østre hjørne K210 Råbygg evaluering fullført, tildelingsbrev utsendt med klagefrist 21. september. Revidert prognose ligger 86 MNOK under forrige prognose K270/271 Fiskelaboratorium oppstart prøvedrift utsatt til oktober 2015 avklart med bruker Kjøling og reservekraft KD har gitt formell tilbakemelding om at dette skal innarbeides med brukers finansiering 25

26 Viktige milepæler neste periode(r): K210 Råbygg Del 1 og Del2 kontraktsinngåelse med Bundebygg 23. september K205 Rivning alle arbeider utført, demobilisering Oppstart prøvedrift K270/271 Fiskelaboratorium Kritisk gjennomgang av egne kostnader og oppdatering av budsjett bl.a. for å reflektere revidert entreprisestrategi Oppdatere entreprise budsjett Fastsette endelig styringsbudsjett for PGs arbeider Gjennomføre usikkerhetsanalyse Avklare ansvar for etablering av erstatningslokaler for verkstedbygg Avklare detaljer vedrørende etablering av anlegg for kjøling og reservekraft 26

27 Viktige milepæler neste periode(r): K207 Grunnarbeider - oppstart august 2015 K270/271 Fiskelab - start prøvedrift oktober 2015 K210 Betongarbeider del 1- oppstart november 2015 K210 Betongarbeider del 2 - oppstart januar 2016 K230 Tettbygg anbud ut januar

28 STATUS ØKONOMI SLP Utvikling ufordelt MNOK Kommentar 470,1 April ,0 Mai ,1 Juli ,0 August 2015: Prosjektering +131 MNOK, K MNOK, Byggeledelse +28 MNOK, K MNOK. LPS fordelt på entreprisene og rammen økt med 116 MNOK. 28

29 SHF - STATUS Viktigste feil fra prøvedriftsperioden er nå rettet, men det pågår fremdeles avklaringer rundt ventilasjon i hestestall og kalvefjøs Prøvedrift vil pågå frem til 20. september 2015, men forlenges på noen områder Økonomi, Prognosen for sluttkostnad ligger nå noe over styringsrammen. Dette fordi det fortsatt gjenstår noe usikkerhet knyttet til tvistesaker mellom Skanska og underleverandører som kan påvirke målsummen. Et mulig positivt element er at det har oppstått usikkerhet knyttet til LPS-regulering innenfor målsummen. Statsbygg mener at LPS har blitt fakturert grunnlag. Utspill er oversendt Skanska. 29

30 ØKONOMI SHF Kun mindre justeringer av prognosen Korreksjon av LPS kan være en oppside. 30

31 BUT - STATUS Utstyr til SHF: Alt utstyr er levert Retting av feil og mangler pågår Utstyr til SLP: Møteserier gjennomføres for koordinering av brukerutstyr i forhold til byggeprosjektet Oppstart av utarbeidelse av detaljert fremdriftsplan som er koordinert med behov for informasjon vedrørende byggpåvirkende utstyr Implementere utstyrskutt som følge av prosessen rundt kjøling reservekraft 31

32 STATUS ØKONOMI BUT Kostnadsramme 1 080,0 Styringsramme (P50) 1 060,0 Gjeldende styringsramme 124,4 Totalt utbetalt på totalprosjektet 64,3 Forpliktet 104,8 Sluttprognose 1 060,0 *Alle tall i millioner kroner 32

33 PROSJEKTETABLERING M NMBU URBYGNINGEN Statusrapport september 2015 V314 BC Beskrivelse Utarbeidet av Kontrollert Godkjent Statusrapport juli 2015 Terje Næss Erik Antonsen Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 1 av 7 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 33

34 PROSJEKTETABLERING M INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OVERORDNET STATUS STATUS I PROSJEKTET SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ OG YTRE MILJØ USIKKERHET ØKONOMI FREMDRIFT BRUKERMEDVIRKNING KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON KUNSTNERISK UTSMYKNING MYNDIGHETSFORHOLD... 7 Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 2 av 7 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 34

35 1 OVERORDNET STATUS PROSJEKTETABLERING Økonomi: Prosjektet styres i henhold til nye rammer vedtatt i RNB i juni Ny kostnadsramme er 470 mill.kr., og Statsbyggs styringsramme er 434 mill.kr. De generelle konsekvensene av ny framdriftsplan med hovedmilepel er avklart med generalentreprenør gjennom tilleggsavtale datert Konsekvenser før øvrige berørte parter er gjennomgått og reflektert i prognose. Det er i perioden oppstått noen nye usikkerheter knyttet til omfang/mengdeavregning, i første rekke knyttet til gjenbruk/restaurering. Gjenstående usikkerhet synes å stå i forhold til gjenstående reserver og Statsbyggs sluttprognose er i henhold til revidert styringsramme (434 mill.kr.). Fremdrift: Konsekvensene av ny hovedmilepel er avklart med NMBU, og planer for sluttfase, innflytting og prøvedrift utvikles i samarbeid i tilknytning til brukermøter og egne møter for sluttfase. Framdriften på byggeplass ligger på noen områder noe etter revidert framdriftsplan fra juni 2016, men det legges til grunn oppstart prøvedrift pr Noe sesongavhengig utomhusarbeid ferdigstilles på våren Dette er arbeider som ikke innvirker på innflytting og midlertidig brukstillatelse. Omfang/kvalitet: Omfattende kutt ble vurdert i 2. kvartal i forhold til overordnet økonomisk situasjon, men i praksis har kuttmulighetene vært meget begrenset, gitt at arealene skal ha planlagt funksjon. Overflater og enkelte løsninger i kjeller og loft er noe justert eller forenklet, blant annet på grunn av for dårlig tilstand på eksisterende og behov for effektiv byggeprosess. Grensesnittet utomhus mot SLP (mot nord) tilsier at deler av utomhustiltakene ferdigstilles av SLP, og dette grensesnittet er nærmere avklart i perioden M Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 3 av 7 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 35

36 PROSJEKTETABLERING M 2 STATUS I PROSJEKTET Viktige hendelser siste periode (juni-september 2015): Viktige delmilepeler og status i byggearbeidet: Ferdigstillelse av takforsterkingsarbeider i juli Utvendig tett tak i september Demontering av tak over tak Alt vesentligste av tekniske anlegg i kjeller og loft er på plass Etablering av «prøverom» i 3. etasje Ny rømningstrapp fra plan 2 til plan U er på plass Nytt amfi festsal er påbegynt Viktige hendelser forøvrig: Tilleggsavtale mellom generalentreprenør og Statsbygg knyttet til forlenget byggetid og økonomiske konsekvenser ble inngått Konsekvenser av justert framdriftsplan er nærmere avklart med NMBU, samt med andre berørte parter, herunder bl.a. KORO, prosjekteringsgruppe og byggeledelse Generalentreprenør har styrket sin SHA-bemanning SHA-inspeksjon med utvidet deltakelse fra ledelsen hos generalentreprenør og Statsbygg Viktige hendelser neste periode (4. kvartal 2015): Spesielt for grensesnittet NMBU/Statsbygg: Tett samarbeid mellom NMBU og Statsbygg knyttet til blant annet endelig programmering for blant annet dører, alarmanlegg og SD-anlegg Felles planlegging og gjennomføring av sluttfase inkludert innfasing av AV-utstyr og møbler, og gjennomføring av tester på tekniske anlegg. Videre avklaring av gjenstående brukerfinansierte tiltak Generelt byggeplass (ca. kronologisk): Avslutning montasje av tekniske anlegg og oppstart testing Avslutning av yttertak (skifer, utsmykning og flaggplattform) Avslutning av fasadearbeider og nedtaking av stillas Videreføring av generell etasjedrift og ferdigstillelse bygningsmessig (3,2,1), herunder antikvarisk maling Ferdigstillelse av loft og kjeller Forberedelser for AV-utstyr, møblering og kunst Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 4 av 7 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 36

37 PROSJEKTETABLERING M 3 SIKKERHET, HELSE OG ARBEIDSMILJØ OG YTRE MILJØ Prosjektet hadde en fraværsskade i august, ved fall på stillas med ribbeinsbrudd. I september ble det gjennomført en SHA-inspeksjon med deltakelse fra bl.a. adm.dir. Skanska og Statsbygg. Det gjennomføres ukentlige vernerunder på byggeplass. Organiseringen av vernerunder er i perioden endret, med økt fokus på befaringer på plassen med styrket deltakelse fra GE og UE. SHA er styrket som eget punkt i alle relevante møter. Sikker-jobb-analyse utføres i forkant av viktige arbeidsoperasjoner. SHA-planen oppdateres i september med tanke på risikoforhold knyttet til sluttfase. SHA parametre i henhold til skjema M5 Siste Akkumulert periode i prosjektet august t.o.m. (antall) august (antall) Fraværsskader (dvs. fravær utover skadedagen) 1 4 Loggførte SHA-avvik Loggførte ytre miljø-avvik 0 0 Rapporterte timeforbruk i prosjektet (totalt for samtlige entrepriser) USIKKERHET Usikkerhet Tiltak Økonomi - Følge opp og forsøke å avklare omstridte kontraktsforhold fortløpende - Avregne mengder fortløpende etter hvert som arbeider (kapitler) avsluttes - Unngå nye endringer i størst mulig grad - Understøtte effektiv byggeplass - Tung tilstedeværelse av PL/BL på byggeplass - Avklaringsmøter med entreprenør på ledernivå (Styringsgruppe videreføres) Fremdrift - Tett oppfølging av byggeaktiviteter og detaljplaner - Fokus på kritiske prosesser og kontrollområder - Tett dialog med NMBU om grensesnitt (AV, møbler) og innflyttingsplan Kvalitet - Fokus på å RTB og sikring av klargjorte soner. - Tett samarbeid med NMBU særlig mht. sluttfasen - Kontakt med nødvendige myndigheter ved evt. reviderte løsninger (Riksantikvar, Ås kommune..) Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 5 av 7 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 37

38 PROSJEKTETABLERING M 5 ØKONOMI Nøkkeltallene for prosjektet er pr Kroneverdi: november 2015 Kostnadsramme Styringsramme (P50) Gjeldende styringsramme (*) Totalt utbetalt på totalprosjektet (bokført pr ) Forpliktet Sluttprognose 470,0 Mill.kr. 434,0 Mill.kr. 434,0 Mill.kr. 283,6 Mill.kr. 409,5 Mill.kr. 434,0 Mill.kr. 6 FREMDRIFT Prosjektet jobber nå etter framdriftsplan, utarbeidet i mai 2015, basert på hovedmilepel oppstart prøvedrift , jfr. gjennomgang i prosjektråd Denne framdriftsplan er omforent med generalentreprenør i tilleggsavtale datert , og øvrige involverte leverandører. Framdriftssituasjonen er krevende og på en del områder ligger status på byggeplass noe etter framdriftsplanen. Tilpasninger mellom gammelt og nytt på loft har vist seg mer tid- og arbeidskrevende enn antatt og dette arbeidet er prioritert, slik at arbeider i kjeller har blitt noe forskjøvet. Loft og kjeller utgjør de største utfordringene mht. framdrift. I hovedetasjene (plan 1-3) er en del rom i plan 3 del 1 nærmest ferdig og fungerer som prøverom/mal for tilsvarende arbeider videre i plan 3, 2, 1. Det er noe forsinkelse på yttertak (skifer mm). Dette arbeidet har imidlertid ingen etterfølgende avhengigheter knyttet til hovedmilepel NMBU og Statsbygg har dialog om framdriftssituasjonen gjennom faste brukermøter og faste møter for sluttfase. Enkelte arbeider utomhus ferdigstilles etter hovedmilepel, dvs. på våren Dette dreier seg primært om overflater og beplantning. 7 BRUKERMEDVIRKNING NMBU har ikke hatt vesentlige forslag til endringer i perioden. En del mindre brukerfinansierte tiltak er under utredning og avklaring, jfr. referater fra brukermøter som gjennomføres hver annen uke. Det er lagt opp til et nært samarbeid i prosjektets sluttfase, med en egen møteserie knyttet til planlegging av testing av tekniske anlegg, dokumentasjon og koordinering av sluttfaseaktiviteter som møblering og AV-utstyr. ikke minst i tilknytning til testfasen og gjennomgang av FDV. Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 6 av 7 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 38

39 8 KOMMUNIKASJON OG INFORMASJON PROSJEKTETABLERING Det har ikke registrert noe ekstern omtale i media i perioden. Ny kostnadsramme ble vedtatt i RNB uten negativt fokus i media. Det vurderes noe lokal medierettet informasjon i forbindelse med markering av tett tak for alle som jobber på byggeplassen og nedtaking av stillas M 9 KUNSTNERISK UTSMYKNING Framdriftsplan for installasjon av kunst må samordnes med øvrig framdrift. Det er i september avholdt møte med kunstutvalget og det er gjort flere befaringer med kunstnerne. 10 MYNDIGHETSFORHOLD Ingen spesielle forhold. Godkjent dato: Godkjent av B direktør Side 7 av 7 Doculivenr: Dokumenteier: B direktør Revisjon Utgiver: BP 39

40 40

41 41

42 42

43 From: Wist Erling Weitemeyer Sent: 11. september :43 Cc: Postmottak Subject: Samlokaliseringsprosjektet Campus Ås Attachments: pdf Statsbygg Postboks 8106 Dep 0032 OSLO Deres ref Vår ref Dato 08/ Samlokaliseringsprosjektet Campus Ås - Kjøling og reservekraft - Bestilling Samlokaliseringsprosjektet (SLP) var planlagt med tilførsel av kjøling og reservekraft. Opprinnelig lå dette inne i prosjektet, men i forbindelse med de areal- og kostnadskutt som ble gjennomført i skisseprosjektet i 2011, ble disse funksjonene trukket ut av prosjektet, dette i forståelse med brukerne. Dette ble også bekreftet i samordningsmøte nr. 25, I brev datert 27. mai 2015 fra Veterinærinstituttet og Norges miljø- og biovitenskaplige universitet (NMBU) ber de om Statsbygg kan legge inn kjøling og reservekraft i prosjektet igjen, dette på bakgrunn av drifts- og miljøvurderinger. Statsbygg vurderte i samarbeid med PG mulighetene for å montere maskineri for kjøling i SLP-byggets base (U2). PG har vurdert dette, og konkludert med at dette er mulig. Byggekostnadene og kostnaden til anskaffelse av kjølemaskiner er ikke hensyntatt i den fastsatte økonomiske styringsrammen for SLP og dette er derfor en endring i prosjektet. Det ble i brev av presisert fra Kunnskapsdepartementet til Veterinærinstituttet og NMBU at det må foreligge en plan for finansiering innen 15. august 2015, seinere utvidet frist til 4.september, for at kjøling og reservekraft skal kunne inkluderes i prosjektet. Fristene ble satt i samråd med prosjektledelsen i Statsbygg. Kunnskapsdepartementet har mottatt brev av 4. september fra Veterinærinstituttet og NMBU som bekrefter at de vil ta ansvaret for finansieringen av kjøling og nødstrøm. Måten dette gjøres på for de to institusjonen er både gjennom egenfinansiering av brukerutstyr og/eller gjennom annen egenfinansiering. Kunnskapsdepartementet vil presisere at det helt og holdent er Veterinærinstituttet og NMBU som har ansvaret for de tiltak som gjøres for å sikre finansieringen. Statsbygg har fullmakt til å legge premissene for evt. mulige kutt eller endringer for å sikre at framdrift og økonomiske rammer holdes. 43

44 Vi ber på denne bakgrunn Statsbygg om å inkludere kjøling og reservekraft i SLP. Premissene i dette brevet gjelder, men vi ber Statsbygg om å legge til rette for løsninger som også er hensiktsmessige for de to institusjonene basert på deres brev med vedlegg av 4. september. Brevet er vedlagt. Med hilsen Anne Line Wold (e.f.) avdelingsdirektør Erling W.Wist spesialrådgiver Vedlegg Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Kopi: Veterinærinstituttet NMBU LMD KMD 44

45 PC 50/2015 Strategisk Campusplan Saksansvarlig: Prosjektsjef Trond Furuberg Saksbehandler(e): Kristin Kreul Arkiv nr: 15/03670 Vedlegg: Lenke til Prosjektsjefens anbefaling: Se lenket masterplan for UiOs eiendommer «Rom for et fremragende, grønt universitet og for kunnskapsbyen Oslo» (særlig de første 17 sidene). Dette synes å være en godt gjennomarbeidet plan med hensiktsmessig innhold og oppbygging, også for NMBU. Prosjektadministrasjonen ønsker prosjektstyrets tilbakemelding på om denne planen kan benyttes som utgangspunkt for det videre arbeidet med Strategisk Campusplan. Forslag til vedtak: «Prosjektstyret tar orientering om til etterretning og anbefaler at det arbeides videre med Strategisk Campusplan med utgangspunkt i UiOs masterplan.» Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 50/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

46 2 Saksframlegg Fremdriftsplan Interessentkartlegging Det ble i løpet av august-september foretatt en kartlegging av hvilke aktører og interessenter som berøres av arbeidet med Strategisk Campusplan. Arealbruksanalyse Signal ArkitekterAS er engasjert for å gjennomføre «Arealbruksanalyse - en analyse av hvordan eksisterende rom- og infrastrukturkapasiteten på campus Ås blir benyttet pr i dag». De har i løpet av uke 41 gjennomført observasjoner og kartlegging av hvordan utvalgte, sentrale deler av bygningsmassen på Campus ås benyttes pr. i dag. Formålet med kartleggingen er å skape innsikt i hvordan NMBUs bygninger brukes i dag. Ved å analysere hvilke aktiviteter som foregår når og på hvilken måte i bygningsmassen, vil man forsøke å få en bedre forståelse av dagens behov og praksis. Dette vil kunne bidra med viktige innspill til beslutninger om hvordan Campus Ås skal utvikles i fremtiden. For å styrke kvaliteten i innsamlet data vil Signal AS i tillegg kalle inn representanter for de aktuelle instituttene og enhetene studenter så vel som faglig og administrative ansatte til fokusgruppeintervjuer. Målet med disse intervjuene er å få nødvendig informasjon for å kunne vurdere funnene i kartleggingen i lys av sesongmessige variasjoner og endrede behov som følge av f.eks. eksamenstider, forskningsprosjekter mv. Fokusgruppeintervju vil foregå i uke 42. Arealbruksanalysen forventes ferdig gjennomført og analysert i oktober. NMBU PC 50/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

47 3 Videre arbeid med Strategisk Campusplan med utgangspunkt i UiOs masterplan? Universitet i Oslo vedtok i juni 2015 sin nye masterplan for UiOs eiendommer «Rom for et fremragende, grønt universitet og for kunnskapsbyen Oslo» (se vedlagt kortversjon) med følgende innhold 1. Bakgrunn og føringer for planarbeidet sammendrag 1.1 Mandat og arbeidsprosess 1.2 Føringer fra myndigheter og ledelse 1.3 Sammendrag 1.4 Dokumentets struktur 2. Dagens situasjon 2.1 UiOs bygninger og eiendommer 2.2 Tilstanden til bygningsmassen 2.3 Vedlikeholdsetterslep 2.4 Dagens finansieringsordning 2.5 Fredning og vern 2.6 Universell utforming 3. Rom for et fremragende, grønt universitet visjon og målbilde 3.1 Moderne læringsmiljø 3.2 Fremragende forskningsmiljøer 3.3 Utadrettet formidling 3.4 Åpen og levende campus 3.5 Forventet vekst 3.6 Fornyelse og oppgradering 3.7 Grønt UiO miljø og bærekraft 3.8 Visjon og målbilde oppsummert 4. Prioriterte prosjekter, kompetanse og finansieringsmuligheter 4.1 Roller og ansvar i eiendomsutvikling og -forvaltning 4.2 Kompetansebehov i eiendomsutvikling og -forvaltning 4.3 Prioriterte utviklingsprosjekter i egen regi 4.4 Prioriterte utviklingsprosjekter som krever ekstern finansiering 4.5 Finansieringsmuligheter 4.6 Leie eller eie - avveiinger 4.7 Finansieringsmuligheter egne eiendommer 4.8 Arealbruk som kostnadsdriver NMBU PC 50/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

48 4 4.9 Internhusleie som finansieringskilde 4.10 Ulike statlige virksomhetsformer 4.11 Økonomiske rammer oppsummert Områdevis gjennomgang 5. UiO:Sentrum 5.1 Utfordringer og brukerbehov 5.2 UiO:Sentrum i bybildet 5.3 Tiltak UiO:Blindern 6.1 Utfordringer og brukerbehov på Nedre Blindern 6.2 Utfordringer og brukerbehov på Øvre Blindern 6.3 Utfordringer og brukerbehov på Gaustad 6.4 UiO:Blindern i bybildet 6.5 Tiltak UiO:Blindern UiO:Tøyen 7.1 Utfordringer og brukerbehov 7.2 UiO:Tøyen i bybildet 7.3 Tiltak Universitetsmuseene 8.1 Utfordringer og brukerbehov 8.2 Tiltak Andre bygninger nasjonalt og internasjonalt 10. Litteratur og referanser 11. Vedlegg Dette synes å være en godt gjennomarbeidet plan med hensiktsmessig innhold og oppbygging, også for NMBU. Prosjektadministrasjonen ønsker prosjektstyrets tilbakemelding på om denne planen kan benyttes som utgangspunkt for det videre arbeidet med Strategisk Campusplan. NMBU PC 50/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato

49 PC 51/2015 Flytteprosjektet SLP Saksansvarlig: Prosjektsjef Trond Furuberg Saksbehandler(e): Knut Moksnes, Øystein Lie Arkiv nr: 15/03671 Prosjektsjefens anbefaling: Flytteprosjektet er et stort og komplisert prosjekt som ikke bare omfatter den fysiske flyttingen av utstyr fra Adamstuen til Ås, men som også omfatter flytting av en hel veterinærhøgskole med forskning, utdanning, klinikker, dyr, laboratorier, ansatte og studenter. Omfang/størrelse av bygninger og organisasjon, type virksomhet, økonomi, tidsmessige rammer samt kultur har innflytelse på flytteprosjektet. Jeg vil anbefale at vi knytter til oss ekstern konsulentbistand for å lede planleggingen og gjennomføringen av flytteprosjektet. Internt opprettes en prosjektleder-/flyttekoordinatorstilling som rapporterer til prosjektleder SLP/BUT. Estimerte årlige kostnader i perioden er: ekstern konsulentbistand; 2,5 mill. NOK, intern prosjektkoordinator; 1,0 mill. NOK; 2 mill. NOK brukermedvirkning. I tillegg kommer kostnader til den fysiske flyttingen i 2019; 8,0 mill. NOK. Totalt ca. 30 mill. NOK. Forslag til vedtak: Prosjektstyret ber prosjektsjefen utarbeide et konkurranseunderlag for flytteprosjektet i samarbeid med innkjøpsavdelingen ved NMBU. Prosjektsjefen gis samtidig fullmakt til å utlyse den interne stillingen som Prosjektleder/flyttekoordinator for flytteprosjektet. Kostnadene for disse aktivitetene må også legges inn i budsjettene for de år dette pågår Trond Furuberg Prosjektsjef NMBU PC 51/2015 Prosjektstyret Prosjekt Campus Møtedato